Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

• Введение
• 1. Теоретические основы учета расчетов с подотчетными лицами
• 1.1 Определение подотчетного лица, классификация расходов, осуществляемых через подотчетных лиц
• 1.2 Документальное оформление операций с подотчетными лицами
• 1.3 Аналитический учет
• 1.4 Синтетический учет
• 1.5 Контроль за расходованием денежных средств
• 2. Особенности расчетов подотчетными лицами на примере государственной инспекции труда в г. Москве
• 2.1 Организационно-экономическая характеристика Государственной инспекции труда в г. Москве
• 2.2 Порядок ведения расчетов с подотчетными лицами
• 2.3 Отражение операций в учете
• 2.4 Контроль за расходованием средств
• 2.5 Недостатки в деятельности организации
• 3. Оптимизация учета расчетов с подотчетными лицами в государственной инспекции труда в г. Москве
• 3.1 Оптимизация документального оформления учета расчетов с подотчетными лицами
• 3.2 Оптимизация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в соответствии с изменениями законодательства
• 4.1 Обзор программных продуктов для учета в бюджетных учреждениях
• 4.2 Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях с помощью «Парус. Бюджет»
• 4.3 Особенности использования «Парус» при учете расчетов с подотчетными лицами
• 5. Правовое обеспечение
• Список использованных источников
• Приложения

Введение

На современном этапе совершенствования системы бухгалтерского и налогового учета в бюджетном секторе экономики Российской Федерации появляется острая необходимость научного анализа систем бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях. Практика указывает на наличие проблематики корректного учета операций, в частности операций с подотчетными лицами. Неточности прослеживаются как в отсутствии сформулированных на законодательном уровне нормативах в сфере бухгалтерского и налогового учета, так и в отсутствии практических рекомендаций к методикам и процедурам системы учета в бюджетных учреждениях.

Система бухгалтерского учета в некоммерческом секторе претерпевает ряд существенных изменений в учетных операциях и использовании новых видов деятельности в процессе функционирования бюджетных учреждениях. Это связано с использованием бюджетных учреждений в коммерческих схемах и осуществлении ими предпринимательской деятельности. Необходим новый подход к формированию системы бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях.

Система бухгалтерского учета бюджетного учреждения требует подробного научного анализа в первую очередь из-за практически обозначенной проблематики в области учета предпринимательской деятельности и учета целевого финансирования. При этом остро стоит вопрос учета расходования бюджетных средств, в частности через подотчетных лиц.

Результативность и эффективность в использовании утвержденной системы учета бюджетного учреждения в значительной степени зависит от уровня ее методической обеспеченности, использовании специализированных, основанных на практическом опыте методик.

Особенности законодательства, регулирующего бухгалтерский учет бюджетных учреждений, учитывая их разновидности, повышенное внимание государства, несовершенны в части разработки специальных методических основ, как регламентирующего, так и рекомендательного характера, в основе которых лежит практика бухгалтеров некоммерческих организаций.

Необходимость разработки рекомендаций и изменений к существующим методикам бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях и определяет актуальность темы исследования.

Требуется подробно исследовать современное законодательство и концептуальные основы становления системы бухгалтерского учета в бюджетного учреждения с целью определения проблем регулирования и особенностей функционирования. Также необходимо остановиться на практическом опыте бухгалтеров бюджетных учреждений с целью выявления характерной для отрасли проблематики в области учета операций с подотчетными лицами.

Целью работы является выявление на основе комплексного теоретического и практического исследования нормативно-правовых и организационно-методологических особенностей бухгалтерского учета в бюджетном учреждении операций с подотчетными лицами.

Для достижения выбранной цели, в работе решены следующие задачи: _ сформулировать определение подотчетного лица;

- провести классификацию расходов, осуществляемых через подотчетных лиц;

- изучить аналитический учет расчетов с подотчетными лицами;

- рассмотреть синтетический учет операций с подотчетными лицами;

- рассмотреть контроль за расходованием средств в бюджетной организации;

- дать характеристику исследуемой организации - государственной инспекции труда в г. Москве;

- изучить порядок ведения расчетов с подотчетными лицами в данной организации;

- рассмотреть отражение этих операций в учете Государственной инспекции труда;

- изучить контроль за расходованием средств в данной организации;

- выявить недостатки по учету операций с подотчетными лицами в Государственной инспекции труда г. Москва;

- дать рекомендации по улучшению учета операций с подотчетными лицами в государственной инспекции труда.

Предметом работы является бухгалтерский учет в бюджетной организации. Объектом работы выступает учет операций с подотчетными лицами.

учет расчет подотчетный лицо

1. Теоретические основы учета расчетов с подотчетными лицами

1.1 Определение подотчетного лица, классификация расходов, осуществляемых через подотчетных лиц

Подотчетным лицом считается работник предприятия, которому выданы наличные средства на административные и хозяйственные расходы. К административным и хозяйственным расходам относятся расходы, связанные с командировками, с приобретением материалов и других материальных ценностей на хозяйственные нужды.

Документами системы нормативного регулирования бухгалтерского учета не определен перечень должностей работников организации, которые могут быть подотчетными лицами.

При формировании соответствующего перечня, утверждаемого впоследствии приказом по организации, следует исходить из следующего соображения: по общему правилу, работа с денежной наличностью предполагает полную материальную ответственность. Иными словами, в общем случае с работником, который может быть подотчетным лицом, должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Исключение могут составлять случаи выдачи подотчетных сумм командированным работникам ввиду того, что в данной ситуации материальная ответственность возникает в результате выполнения работником служебных обязанностей[11].

Таким образом, при формировании перечня работников, которые могут быть подотчетными лицами, за основу могут приниматься перечни должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, утвержденные постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85.

В соответствии с вышеуказанными перечнями договоры о полной материальной ответственности могут заключаться со следующими работниками:(которые могут являться и подотчетными лицами, имеющими право на получение подотчетных сумм) (рисунок 1.1).

Рисунок 1.1- Работники, с которыми могут заключаться договора о материальной ответственности [46]

Кроме того, при формировании перечня подотчетных лиц организациям можно ориентироваться на перечень работ, при выполнении которых с исполнителями могут заключаться договоры о полной материальной ответственности.

В частности, к таким видам работ могут быть отнесены операции:

- по приему и выплате всех видов платежей; по расчетам при продаже (реализации) товаров, продукции и услуг (в том числе не через кассу);

- по изготовлению и хранению всех видов билетов, талонов, абонементов, включая абонементы и талоны на отпуск пищи (продуктов питания), и других знаков (документов), предназначенных для расчетов за услуги;

- по купле, продаже, разрешению на оплату, а также иным формам и видам оборота денежных знаков, ценных бумаг, драгоценных металлов, монет из драгоценных металлов и иных валютных ценностей;

- с денежной наличностью при обслуживании банкоматов и обслуживании клиентов, имеющих индивидуальные сейфы в хранилище, учетом и хранением ценностей и иного имущества клиентов в хранилище;

- по эмиссии, учету, хранению, выдаче и уничтожению банковских, кредитных, дисконтных карт, кассовому и иному финансовому обслуживанию клиентов, по подсчету, пересчету или формированию денежной наличности и валютных ценностей;

- по выполнению инкассаторских функций и по осуществлению перевозки (транспортировке) денежных средств и иных ценностей;

- по купле (приему), продаже (торговле, отпуску, реализации) услуг, товаров (продукции), подготовке их к продаже (торговле, отпуску, реализации);

- по приему на хранение, обработке (изготовлению), хранению, учету, отпуску (выдаче) материальных ценностей на складах, базах, в кладовых, пунктах, отделениях, на участках, в других организациях и подразделениях;

- по выдаче (приему) материальных ценностей лицам, находящимся в санаторно-курортных и других лечебно-профилактических организациях, пансионатах, кемпингах, мотелях, домах отдыха, гостиницах, общежитиях, комнатах отдыха на транспорте, детских организациях, спортивно-оздоровительных и туристских организациях, в образовательных организациях, а также пассажирам всех видов транспорта;

- по экипировке пассажирских судов, вагонов и самолетов;

- по приему от населения предметов культурно-бытового назначения и других материальных ценностей на хранение, в ремонт и для выполнения иных операций, связанных с изготовлением, восстановлением или улучшением качества этих предметов (ценностей), их хранению и выполнению других операций с ними;

- по выдаче напрокат населению предметов культурно-бытового назначения и других материальных ценностей;

- по приему и обработке для доставки (сопровождения) груза, багажа, почтовых отправлений и других материальных ценностей, их доставке (сопровождению), выдаче (сдаче);

- по выращиванию, откорму, содержанию и разведению сельскохозяйственных и других животных[44].

Работники, занятые вышеперечисленными видами работ, могут получать наличные денежные средства для приобретения материально-производственных запасов, объектов основных средств и иных внеоборотных активов, оплаты работ и услуг сторонних организаций, расчетов с населением за приобретенные товары (включая сельскохозяйственную продукцию и животных для выращивания и откорма).

Порядок заключения договоров о полной материальной ответственности, а также перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться вышеуказанные договоры, а также типовые формы этих договоров утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.

Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности приведена в приложении № 2 к постановлению Минтруда России от 31.12.2002 № 85[44].

Если в организации практикуется выдача заработной платы через специально назначенных лиц (раздатчиков), с ними тоже должен быть заключен договор о полной материальной ответственности и они должны быть включены в перечень подотчетных лиц.

Трудовым законодательством установлено ограничение, связанное с оформлением договора о полной материальной ответственности.

В общем случае заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими возраста шестнадцати лет. Однако на основании других статей настоящего Кодекса можно сделать вывод, что существует фактически прямой запрет на прием на работу материально ответственных лиц, не достигших возраста восемнадцати лет.

В соответствии со ст. 242 ТК РФ работники в возрасте до восемнадцати лет несут полную материальную ответственность только за умышленное причинение ущерба, за ущерб, причиненный в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, а также за ущерб, причиненный в результате совершения преступления или административного проступка. Следовательно, договор о полной материальной ответственности с ними заключен быть не может, что, в свою очередь, обуславливает невозможность выдачи таким лицам подотчетных сумм.

Подотчетные суммы для оплаты командировочных расходов работникам моложе восемнадцати лет также выдаваться не могут, так как трудовое законодательство запрещает направление несовершеннолетних лиц в служебные командировки.

Следует подчеркнуть, что трудовым законодательством предусмотрены дополнительные основания для расторжения трудового договора с работниками, осуществляющими операции с материальными и денежными ценностями в случае утраты доверия к ним со стороны руководства.

Бюджетные учреждения выдают денежные средства под отчет для следующих видов расчетов (рисунок 1.2)



Рисунок 1.2- Расчеты, для которых выдают денежные средства под отчет [44]

Движение денежных средств, выданных под отче отражается в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами на основании Приходных и Расходных кассовых ордеров и Авансовых отчетов.

Учет подотчетных сумм ведется по отдельным счетам, в зависимости от цели, на которую выдается аванс, что позволяет контролировать целевое расходование денежных средств.

Пунктом 166 Инструкции №148н предусмотрено, что для получения денежных средств под отчет работник должен написать заявление с указанием назначения аванса и срока, на который выдаются денежные средства.

Выдача денежных средств под отчет производится из кассы бюджетного учреждения по расходному кассовому ордеру формы 0310002. При этом следует иметь в виду, что денежные средства в подотчет могут выдаваться только работнику данного учреждения на основании распоряжения руководителя учреждения. Запрещается передача полученных подотчетных сумм одним работником другому. Если у работника имеется задолженность по ранее выданным подотчетным суммам, выдача нового аванса не допускается [8].

В соответствии с правилами ведения кассовых операций, подотчетное лицо, не позднее трех рабочих дней после окончания срока, на который был выдан аванс, должен представить в бухгалтерию авансовый отчет или вернуть денежные средства в кассу учреждения.

Если подотчетное лицо не представило авансовый отчет в установленные сроки или не возвратило остаток аванса в кассу, бюджетное учреждение вправе удержать сумму задолженности из заработной платы подотчетного лица, получившего аванс на основании статьи 137 ТК РФ.

Для отражения операций по учету подотчетных сумм Инструкцией №148н предусмотрен счет 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами».

1.2 Документальное оформление операций с подотчетными лицами

Для выдачи из кассы заполняется расходный кассовый ордер (форма № КО-2 «Расходный кассовый ордер», утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88). После оформления документ подписывается руководителем, главным бухгалтером или уполномоченными лицами [47].

Организация может перечислить средства и путем безналичного перечисления, например, на счет, открытый работнику в банке в рамках «зарплатного проекта». Однако во избежание возникновения конфликтного поля с проверяющими организациями лучше оформить для подотчетных лиц специальные карточные счета в банке.

Подотчетное лицо при всех вариантах выдачи ему денежных средств (на хозяйственные нужды, на приобретение материальных ценностей, при направлении в служебную командировку и другие) обязано заполнить авансовый отчет об израсходованных денежных средствах.

Согласно пункту 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.1993 № 40, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения этих лиц из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. При этом срок, на который выдаются денежные средства под отчет, определяется руководителем организации.

Выдача наличных денег под отчет производится только лицу, находящемуся с организацией в трудовых отношениях. Выдача иным лицам запрещается. Выдача наличных денег производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет денег одним лицом другому запрещается.

Итак, работники, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.

Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам, применяется авансовый отчет (форма № 0504049).

Авансовый отчет применяется для учета расчетов с подотчетными лицами. Подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняют графы 1-6 на оборотной стороне авансового отчета о фактически израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, целевого расходования средств, и заполняются графы 7-10 оборотной стороны авансового отчета, содержащие сведения о расходах, принимаемых бухгалтерией к учету. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублях по курсу Центрального банка Российской Федерации. Погашение суммы задолженности в иностранной валюте подотчетными лицами и отражение этой суммы в авансовом отчете в рублевом эквиваленте производятся по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату утверждения авансового отчета руководителем учреждения[47].

Суммы полученного аванса приводятся с указанием даты получения и кодов соответствующих аналитических счетов бюджетного учета.

Основанием для выдачи денег под отчет в любом случае является заявление на выдачу денег. В заявлении подотчетное лицо обязано указать конкретную цель получения аванса, срок получения денег. Заявление направляется руководителю организации. После соответствующего визирования руководителем заявление поступает в бухгалтерию для выдачи денег. При этом бухгалтер обязан проверить отсутствие остатка по предыдущему авансу.

При направлении в командировку основанием для выдачи денег является приказ руководителя организации о направлении работника организации в служебную командировку. После ознакомления с приказом работник составляет заявление с предварительным расчетом средств, которые понадобятся ему в командировке.

В Порядке ведения кассовых операций, которым устанавливаются правила выдачи наличных денежных средств под отчет, нет ограничений размеров выдаваемых сумм. Следовательно, организация может выдать под отчет любую сумму.

Однако необходимо иметь в виду, что с учетом ограничений предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами (100 тыс. руб.), в случаях, когда подотчетное лицо совершает, например, закупку товаров у сторонней организации, действуя при этом от имени своего предприятия, размер одного платежа не должен превышать установленного предела [47].

По возвращении сотрудника из командировки (или после приобретения товарно-материальных ценностей, получения услуг и прочее) им составляется авансовый отчет по унифицированной форме. Отчет сдается в бухгалтерию. Напоминаем, что это необходимо сделать не позднее трех дней после возвращения из командировки.

Если было потрачено меньше, чем получено, то остаток неизрасходованных сумм возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру.

Если было потрачено больше, чем получено, то перерасход по авансовому отчету выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру.

Бухгалтер проверяет целевое расходование средств, выданных работнику.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом.

В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Федеральный закон № 129-ФЗ) все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Федерального закона № 129-ФЗ. По истечении установленного срока сотрудник организации, получивший денежные средства под отчет, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.

При покупках за наличный расчет в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) два документа - кассовый чек и товарный чек (накладную).

Кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:

- наименование организации, выдавшей чек;

- идентификационный номер организации-налогоплательщика (ИНН);

- заводской номер контрольно-кассовой машины (ККМ);

- порядковый номер чека;

- дату и время покупки (оказания услуги);

- стоимость покупки (услуги) [45].

Вместо кассового чека допускается выдача номерного бланка строгой отчетности по формам, утвержденным Минфином России по согласованию с Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам (ГМЭК по ККМ), с указанием предусмотренных формой бланка реквизитов.

Товарный чек (накладная) должен содержать следующие реквизиты:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- название и измерители приобретенного товара в натуральном и денежном выражении;

- должность и личную подпись ответственного лица (продавца);

- штамп (печать) продавца [45].

Счет-фактура должен отвечать требованиям положений пунктов 5 и 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ и выписывается по форме, установленной постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 «Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (с учетом изменений и дополнений), с обязательным заполнением всех указанных в нем реквизитов (при отсутствии информации соответствующие строки, графы прочеркиваются).

При покупках за наличный расчет у граждан-предпринимателей продавец обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) кассовый и товарный чеки (или накладную) со всеми вышеперечисленными реквизитами.

Покупки за наличный расчет собственного имущества граждан, не являющихся предпринимателями, оформляются договорами купли-продажи личного имущества. В договорах должны быть указаны паспортные данные гражданина. Договор может быть заключен только лицом, которому директором выдана доверенность на право заключения таких договоров. Выплата денег по таким договорам производится непосредственно гражданам-продавцам только через бухгалтерию с разрешения главного бухгалтера после проверки документального оформления таких хозяйственных операций.

Приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы должны отвечать следующим основным требованиям:

- подтверждающие документы подаются в оригинале;

- по форме они должны соответствовать принятым требованиям для оформления и заполнения первичных документов;

- по характеру операций должна быть установлена связь подтверждающих документов с целевым назначением выданного подотчетному лицу денежного аванса[42].

1.3 Аналитический учет

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале по расчетам с подотчетными лицами либо в Карточке учета средств и расчетов. Журнал операций расчетов с подотчетными лицами применяется для отражения движения средств по счету "Расчеты с подотчетными лицами" на основании авансовых отчетов, приходных или расходных ордеров. По каждой строке графы "Наименование показателя" журнала записываются фамилия подотчетного лица, суммы выданного аванса, произведенного расхода, поступившего остатка неиспользованного аванса.

При отражении сумм в иностранной валюте, в следующей строке показывается сумма в валюте Российской Федерации, при этом в графе "Наименование показателя" приводится запись: "в рублевом эквиваленте"[9].

В главную книгу переносятся обороты, за исключением операций по выдаче и возврату подотчетных сумм, которые отражаются в журнале операций по счету "Касса".

Журналы операций подписываются главным бухгалтером и бухгалтером, составившим журнал операций.

По истечении месяца данные оборотов по счетам из журналов операций записываются в Главную книгу.

В органах казначейства и в финансовых органах ведется Журнал по прочим операциям, данные из которого записываются в Главную книгу ежедневно.

При кассовом обслуживании бюджетов бюджетной системы Российской Федерации органами казначейства учет операций ведется в отдельной Главной книге по каждому обслуживаемому бюджету на соответствующих счетах.

Исправление ошибок, обнаруженных в регистрах бюджетного учета, производится в следующем порядке (рис. 1.3):

- ошибка за отчетный период, обнаруженная до момента представления баланса и не требующая изменения данных в журналах операций, исправляется путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм и текста так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и написания над зачеркнутым исправленного текста и суммы. Одновременно в регистре бюджетного учета, в котором производится исправление ошибки, на полях против соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делается надпись "Исправлено";

- ошибочная запись, обнаруженная до момента представления баланса и требующая изменений в журнале операций, в зависимости от ее характера оформляется по способу "Красное сторно" и дополнительной бухгалтерской записью последним днем отчетного периода;

- ошибка, обнаруженная в регистрах бюджетного учета за отчетный период, за который бюджетная отчетность в установленном порядке уже представлена, оформляется по способу "Красное сторно" и дополнительной бухгалтерской записью датой обнаружения ошибки.

Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также исправления способом "Красное сторно" оформляются Cправкой (ф. 0504833), в которой делается ссылка на номер и дату исправляемого журнала операций, документа, обоснование внесения исправления.

Рис. 1.3 Исправление ошибок, обнаруженных в регистрах бюджетного учета

По истечении каждого отчетного месяца первичные учетные документы, относящиеся к соответствующим журналам операций, должны быть подобраны в хронологическом порядке и сброшюрованы. При незначительном количестве документов брошюровку можно производить за несколько месяцев в одну папку (дело). На обложке следует указать: наименование учреждения (органа казначейства, финансового органа); название и порядковый номер папки (дела); отчетный период - год и месяц; начальный и последний номера журналов операций; количество листов в папке (деле)[9].

В случае пропажи или уничтожения первичных учетных документов и регистров бюджетного учета руководитель учреждения (органа казначейства, финансового органа) назначает приказом комиссию по расследованию причин их пропажи или уничтожения. При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем учреждения (органа казначейства, финансового органа). Копия акта направляется в вышестоящее учреждение (орган) по ведомственной принадлежности.

Карточка учета средств и расчетов применяется для аналитического учета бухгалтерских операций (рисунок 1.3) с финансовыми активами и обязательствами в разрезе счетов бюджетного учета, а при необходимости - в разрезе дебиторов и кредиторов.

Карточка открывается записями сумм остатков на начало года. Текущие записи производятся не позднее следующего дня после совершения операции[9].

В конце месяца в карточке подсчитываются итоги по остаткам.



Рисунок 1.3 - Применение карточки учета средств и расчетов

1.4 Синтетический учет

Для синтетического учета расчетов с подотчетными лицами предназначен счет 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами». На счете учитываются расчеты с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам.

Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий счет аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют Авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к Авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Операции по счету оформляются следующими бухгалтерскими записями ( таблица 1.1):

Таблица 1.1- Синтетический учет операций с подотчетными лицами [8]

Наименование операции	Дебет	Кредит
Выдача сумм подотчетным лицам	счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020801560, 020802560, 020803560, 020804560, 020805560, 020806560, 020807560, 020808560, 020809560, 020815560, 020816560, 020817560, 020818560, 020819560, 020820560, 020822560, 020823560, 020824560)	счета 020104610 «Выбытия из кассы», 020105610 «Выбытия денежных документов», счета 030405000 «Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами»
Приняты к бюджетному учету суммы произведенных расходов согласно утвержденного руководителем авансового отчета	счета 010500000 «Материальные запасы» (010501340, 010502340, 010503340, 010504340, 010505340, 010506340), 010600000 «Вложения в нефинансовые активы» (010601310, 010602320, 010604340), счета 030200000 «Расчеты по принятым обязательствам» (030201830, 030202830, 030203830, 030204830, 030205830, 030208830, 030209830, 030215830, 030216830, 030217830, 030218830, 030219830, 030220830, 030221830, 030222830), 030403830 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда», 020402530 «Увеличение стоимости акций и иных форм участия в капитале», 020403520 «Увеличение стоимости ценных бумаг, кроме акций и иных форм участия в капитале», счета 040101200 «Расходы учреждения»	счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020801660, 020802660, 020803660, 020804660, 020805660, 020806660, 020807660, 020808660, 020809660, 020815660, 020816660, 020817660, 020818660, 020819660, 020820660, 020822660, 020823660, 020824660)
Возвращены остатки подотчетных сумм	счета 020104510 «Поступления в кассу», 020105510 «Поступления денежных документов»	счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020801660, 020802660, 020803660, 020804660, 020805660, 020806660, 020807660, 020808660, 020809660, 020815660, 020816660, 020817660, 020818660, 020819660, 020820660, 020822660, 020823660, 020824660)

1.5 Контроль за расходованием денежных средств

Контроль расчетов с подотчетными лицами производится сплошным методом, т.е. проверке подлежат все расчеты с подотчетными лицами в хронологической последовательности, и включает контроль операций по расходованию средств на операционные и хозяйственные нужды, а также на служебные командировки работников.

Ревизуя расчеты с подотчетными лицами, необходимо проверить, как соблюдаются отдельные положения порядка ведения данных расчетов и кассовая дисциплина, достоверны ли, законны и целесообразны совершенные операции с денежными средствами.

Целью проверки является контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении бюджетным учреждением операций по расчету с подотчетными лицами, их обоснованностью и сохранностью.

Источниками информации при проверке служат нормативные документы и документы хозяйствующего субъекта.

В число документов хозяйствующего объекта входят (рисунок 1.4)



Рисунок 1.4- Состав документов хозяйствующего объекта

Основными направлениями проверки являются (рис. 1.5):

Рис. 1.5 Направление проверки операций с подотчетными лицами

Кроме инвентаризации для правильного переноса остатков подотчетных сумм на счета аналитического учета счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» необходим также тщательный анализ целевого назначения выданных сумм.

Контроль за полнотой и своевременностью оприходования средств выданных под отчет, полученных из банка, осуществляется путем сверки сумм по каждому чеку. Идентичные суммы записаны в корешках чеков и выписках банка (казначейства) с указанием кода бюджетной классификации. При обнаружении случаев неоприходования средств или разрыва между датой их получения согласно выписке банка (казначейства) и датой оприходования по отчету кассира ревизор выясняет причины этого и устанавливает виновных лиц, у которых он берет письменное объяснение.

Прием в кассу денежных средств от подотчетных лиц может производиться по бланкам строгой отчетности - квитанциям без применения контрольно-кассовой техники (далее - ККТ) либо приходными кассовыми ордерами с чеками ККТ (приказ № 148н). ККТ, используемая учреждениями, должна быть зарегистрирована в налоговых органах по месту учета, исправна, опломбирована в установленном порядке, а также должна иметь фискальную память и эксплуатироваться в фискальном режиме[31].

Проверяя движения денежных средств в кассе, ревизор должен просчитать правильность оборотов по приходу и расходу средств по отчетам кассира и выведенных остатков. Обороты по кассовой книге следует сопоставить с оборотами за соответствующие дни в журнале операций по счету 201.04 «Касса».

Контроль проводится на протяжении всей ревизии при рассмотрении первичных кассовых документов и регистров, где указывается корреспонденция счетов. Убедившись в правильности схемы записей, ревизор проверяет произведенную по отчету кассира группировку сумм, относимых на соответствующие счета перед записью в учетных регистрах. Изучение этого вопроса заканчивается встречной проверкой, а именно суммы, отраженные по дебету счета 201.04, сопоставляются с записями по кредиту корреспондирующих счетов в соответствующих учетных регистрах расчетов с подотчетными лицами (счет 208.00 «Расчеты с подотчетными лицами»).

Следует отметить, что законодательство ограничений на размер сумм, выдаваемых под отчет, не устанавливает.

Срок, на который выдаются наличные деньги на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен, но такой срок может установить руководитель организации.

Если руководителем такой срок установлен, то работник должен отчитаться за расходованные деньги не позднее трех рабочих дней после истечения установленного срока.

В организациях часто встречается ситуация, когда сотрудники фактически не получают денег под отчет. Они оплачивают товарно-материальные ценности за счет собственных средств. Затем на основании авансового отчета организация компенсирует им произведенные расходы.

По сути, такую операцию нельзя назвать подотчетом, а сотрудника, расходовавшего свои деньги на нужды организации, - подотчетным лицом. Отчитываться ему не за что - никаких средств от организации он до совершения операции не получал. Напротив, это сам сотрудник какое-то время кредитовал организацию.

Законодательство подобных операций напрямую не запрещает. Напомним, что о подотчетных операциях говорится только в Порядке ведения кассовых операций.

В частности, в пункте 11 данного документа указано, что предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

Операции, когда работник использует собственные денежные средства на хозяйственные нужды предприятия, могут повлечь за собой неприятные налоговые последствия.

Позиция налоговых органов такова, что случаи, когда работник использует собственные денежные средства на хозяйственные нужды предприятия, можно рассматривать либо как заем, либо как куплю-продажу. Все зависит от того, как оформлены первичные документы: на организацию или на имя самого сотрудника ( рисунок 1.6).

Рисунок. 1.6- Трактовка использования на хозяйственные нужды собственных средств сотрудника

1 Если документы оформлены на организацию. Из практики налоговых проверок можно сделать вывод, что по мнению ФНС России, в этом случае работник, по сути, кредитует организацию. Ведь он за свой счет покупает ценности для организации, а организация затем возвращает ему эту сумму. Это не что иное, как заем.

Так как заем беспроцентный, то объекта налогообложения по НДФЛ у работника не возникает. Также не возникнет проблем и с вычетом НДС (разумеется, если все условия для вычета выполнены: есть счет-фактура, документы, подтверждающие фактическую уплату и т.д.).

Единственная неприятность, подстерегающая организацию, связана с налогом на прибыль. С точки зрения ФНС России, при получении беспроцентного займа у организации возникает доход как при безвозмездном получении услуги (в размере неуплаченных процентов по займу).

В соответствии с требованиями пункта 8 статьи 250 НК РФ безвозмездно полученные услуги являются внереализационными доходами налогоплательщика. При получении услуг безвозмездно оценка доходов осуществляется исходя из рыночных цен, определяемых с учетом положений статьи 40 НК РФ. Информация о ценах должна быть подтверждена налогоплательщиком-получателем услуг документально или путем проведения независимой оценки [43].

Ценой займа является процентная ставка по договору. Поэтому в качестве рыночной цены в данном случае можно принять процентную ставку по возмездным договорам займа, выданным на сопоставимых условиях в том же отчетном периоде.

Воспользуемся определением долговых обязательств, выданных на сопоставимых условиях, приведенным в пункте 1 статьи 269 НК РФ. Под долговыми обязательствами, выданными на сопоставимых условиях, понимаются долговые обязательства, выданные в той же валюте на те же сроки под аналогичные по качеству обеспечения.

Следовательно, если организацией получен беспроцентный заем, то возникает налогооблагаемая база по налогу на прибыль в размере процентов по возмездным договорам.

2 Если документы оформлены на имя сотрудника. В этом случае налоговые органы могут расценить операцию так, что сотрудник приобретал ценности для себя лично, а затем решил продать их организации. То есть налицо договор купли-продажи, заключенный в устной форме. Делается вывод о том, что авансовый отчет оформляется для отвода глаз, а на самом деле сотрудник получил доход.

Значит, возникает объект налогообложения по НДФЛ. Удерживать и перечислять в бюджет налог организация не должна (подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). Однако организация обязана отразить выплаченный доход в справке по форме 2-НДФЛ.

В этой ситуации сотруднику следует по окончании года подавать налоговую декларацию. В данном случае сотрудник имеет право на имущественный налоговый вычет в соответствии со статьей 220 НК РФ, максимальная величина которого 2 000 000 руб. Если сумма покупки не превышает предусмотренный законодательством налоговый вычет, то налог платить не придется [43].

Как известно, физические лица не являются плательщиками этого налога. Если сотрудник продает организации имущество, приобретенное на свое имя, "входного" НДС не будет. Даже если сотрудник передаст организации все документы, полученные от поставщика. К тому же среди этих документов не будет счета-фактуры (п. 7 ст. 168 НК РФ).

При реализации товаров за наличный расчет организациями (предприятиями) и индивидуальными предпринимателями розничной торговли и общественного питания, а также другими организациями, индивидуальными предпринимателями, выполняющими работы и оказывающими платные услуги непосредственно населению, согласно пункту 7 статьи 168 НК РФ предусмотрено следующее. Требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур в данном случае считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.

Организация, которая учла в целях налогообложения расходы на основании документов, оформленных на имя сотрудника, рискует тем, что эти расходы не будут признаны налоговыми органами. Налоговики будут опираться на требования пункта 1 статьи 252 НК РФ. Согласно этому пункту расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком (в приведенном случае именно предприятием, а не его сотрудником).

Чтобы обезопасить себя от налоговых рисков, должностным лицам организации требуется осуществлять контроль за тем, чтобы первичные учетные документы были оформлены правильно. А именно:

1) следует разъяснить сотрудникам, которые берут денежные средства в подотчет на нужды производства, ответственность за соблюдение правил оформления первичных документов, полученных от поставщиков. Данные документы должны быть оформлены не на имя сотрудника, а на организацию. Можно указать наименование организации рядом с фамилией сотрудника, непосредственно приобретавшего товары (работы, услуги);

2) следует оформить приказ, распоряжение руководителя организации, другой локальный документ организации, детально регламентирующий выдачу подотчетных сумм [31].

В пункте 11 Порядка ведения кассовых операций говорится о том, что деньги выдаются сотрудникам под отчет в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Приказ руководителя предприятия должен содержать в себе информацию о размерах и сроках выдачи денег под отчет, список лиц, имеющих право получать подотчетные суммы.

Утвержденный порядок проведения подотчетных операций может являться частью учетной политики организации.

Также следует контролировать соблюдение и других требований по оформлению первичных документов, а именно:

- документы должны быть оформлены согласно унифицированным формам;

- все необходимые реквизиты должны быть заполнены;

- каждая сумма должна быть подтверждена документально.

- фамилия подотчетного лица, указанная на авансовом отчете, должна совпадать с фамилией лица, приобретающего ценности и указанного в первичных документах.

- первичные документы должны быть датированы более ранним числом, чем авансовый отчет сотрудника и т. д.[31]

Таким образом, подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам учреждения из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций.

Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий счет аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в журнале по расчетам с подотчетными лицами либо в карточке учета средств и расчетов.

Запись в журнал операций расчетов с подотчетными лицами осуществляется на основании авансового отчета, приходного или расходного ордера. По каждой строке графы "Наименование показателя" записываются фамилия подотчетного лица, суммы выданного аванса, произведенного расхода, поступившего остатка неиспользованного аванса, номер счета бюджетного учета по дебету и кредиту, количество приложений.

В конце месяца в журнале операций расчетов с подотчетными лицами подводятся итоговые суммы по дебету и кредиту счетов бюджетного учета с входящими и исходящими остатками по каждому подотчетному лицу и в целом по учреждению, которые переносятся в Главную книгу.

При отражении сумм в иностранной валюте в соответствующей строке графы "Наименование показателя" приводится запись: "В рублевом эквиваленте".

2. Особенности расчетов подотчетными лицами на примере государственной инспекции труда в г. Москве

2.1 Организационно-экономическая характеристика Государственной инспекции труда в г. Москве

Государственная инспекция труда в г. Москва (далее - Инспекция) является территориальным органом Федеральной службы по труду и занятости (далее - Служба) по государственному надзору и контролю за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.

Инспекция в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации (далее - Министерство), индивидуальными правовыми актами Службы, а также Положением о Государственной инспекции труда в г. Москва.

Инспекция имеет единый баланс по бюджетным средствам и средствам, полученным за счет внебюджетных источников.

Инспекция имеет смету доходов и расходов, утверждаемую Службой (Приложение А).

Имущество Инспекции является федеральной собственностью и находится в ее оперативном управлении.

Инспекция осуществляет свою деятельность во взаимодействии с полномочным представителем Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами исполнительной власти г. Москвы, органами местного самоуправления, органами прокуратуры, общественными объединениями и организациями.

Инспекция осуществляет государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, на территории г. Москвы, а также на других территориях в соответствии с решениями Службы.

Государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, осуществляют следующие должностные лица Инспекции (рис. 2.1):

Рис. 2.1 Государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства

Должностные лица Инспекции, осуществляющие государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, имеют удостоверения единого образца, утвержденного Службой, и подписанные руководителем Службы, а также личные печати (штампы) с указанием наименования Инспекции, наименования должности, фамилии и инициалов.

Инспекцию возглавляет руководитель, назначаемый на должность Министром здравоохранения и социального развития Российской Федерации по представлению руководителя Службы, согласованному с высшим должностным лицом г. Москвы (руководителем высшего исполнительного органа государственной власти г. Москва) и полномочным представителем.

Место нахождения Инспекции: 115582, Москва, ул. Домодедовская д. 24, корп. 3.

Надзорно-контрольная деятельность Государственной инспекции труда в г. Москве осуществлялась в соответствии с требованиями Конституции Российской Федерации, Трудового кодекса Российской Федерации, Положения о Государственной инспекции труда в городе Москве, утвержденного приказом Роструда от 24.03.2005г. № 156.

В II квартале 2009 года государственной инспекцией труда проведено 2506 проверок, из них 1369 проверок (54,6%) проведено государственными инспекторами по охране труда, и 1110 проверок (44,2% проведено государственными инспекторами труда (по правовым вопросам).

Из общего числа хозяйствующих субъектов доля обследованных государственными инспекторами труда в II квартале 2009г. хозяйствующих субъектов составила 0,42 % от общего числа зарегистрированных хозяйствующих субъектов (таблица 2.1).

Таблица 2.1-Количество проверок

Из общего количества проверок проведено в организациях:
по формам собственности:
Государственных	265
Муниципальных	36
Иных форм собственности, всего:	2205
по видам экономической деятельности:
Сельское и лесное хозяйство	3
Рыболовство и рыбоводство	0
Добыча полезных ископаемых	4
Обрабатывающие производства	112
Строительство	447
Транспорт и связь	276
Производство и распределение электроэнергии, газа и воды	22
Оптовая и розничная торговля; ремонт автотранспортных средств, бытовых изделий и предметов личного пользования	325
Гостиницы и рестораны	42
Финансовая деятельность и страхование	128
Образование	97
Здравоохранение и предоставление услуг социального характера	94
Операции с недвижимым имуществом, аренда и предоставление услуг организациям	189
Предоставление коммунальных, социальных (организация отдыха и развлечений) и персональных (бытовых услуг)	188
Государственное управление и обеспечение безопасности	21
Другие виды экономической деятельности	558

По данным Единого государственного реестра предприятий и организаций число зарегистрированных хозяйствующих субъектов в Москве на 31.12.2008г. составляет 1072,19 в том числе 150412 индивидуальных предпринимателей. Из них к торговле и общественному питанию относятся 50,6%, промышленности - 7,0%, строительству- 7,4%, транспорт и связь - 4,0%, образованию и здравоохранению - 2,2%.

Проверки, проведенные госинспекторами труда, показали, что наиболее распространенными нарушениями трудового законодательства, допускаемыми работодателями, являются невыплата либо несвоевременная выплата заработной платы и других сумм, причитающихся работникам, в том числе за сверхурочную работу, работу в выходные и праздничные дни, при увольнении с работы, выплата заработной платы один раз в месяц; не выдача работнику трудовой книжки при увольнении, не оформление либо ненадлежащее оформление трудовых отношений с работниками; необоснованные и незаконные увольнения с работы; нарушение правил охраны труда и техники безопасности и некоторые другие виды нарушений. Массовый характер, нарушений говорит о низком правосознании значительного числа работодателей.

2.2 Порядок ведения расчетов с подотчетными лицами

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами суммы в Государственной инспекции труда в г. Москве ведется в Журнале по расчетам с подотчетными лицами (Приложение Б).

В главную книгу Государственной инспекции труда в г. Москве переносятся обороты, за исключением операций по выдаче и возврату подотчетных сумм, которые отражаются в журнале операций по счету "Касса" (Приложение В).