Особенности расчетов с подотчетными лицами в бюджетных организациях

Наиболее часто подотчетные суммы в Государственной инспекции труда в г. Москве выдаются на оплату служебных командировок. Служебной командировкой, по определению статьи 166 ТК РФ, считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы [10] (рис.2.2).

Командировкой признается поездка работника на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Местом постоянной работы следует считать место расположения учреждения (его обособленного структурного подразделения).

Заметим, что служебные поездки специалистов, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются. А вот если работник направлен в обособленное подразделение учреждения (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, такая поездка командировкой признается.

Рис. 2.2 Распределение целевого назначение средств, выданных под отчет

Командировочное удостоверение оформляют в одном экземпляре. Оно подписывается и вручается командированному работнику. В течение всего срока поездки документ находится у него.

Отметим, что сроки командировки определяет руководитель Государственной инспекции труда в г. Москве с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. То есть, не предусмотрен предельный срок командировки. Основной документ, который подтверждает срок поездки, -- командировочное удостоверение (п. 7 Положения) [10].

Днем выезда считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки -- дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее -- последующие сутки. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Вопрос о явке командированного на работу в день выезда и в день приезда из командировки решается по договоренности с руководителем Государственной инспекции труда в г. Москве.

Так, инспектор Государственной инспекции труда в г. Москве 15 декабря (время отправки поезда -- 12 часов 15 минут) направлен в командировку в другой город. По согласованию с руководством в день отправки работник на рабочее место не выходил. К месту постоянной работы он прибыл в 23 часа 50 минут 18 декабря. Днями командировки засчитаны числа: 15, 16, 17, 18 декабря, то есть четыре дня.

В случае, если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, время, необходимое для проезда до них, также учитывается.

Так, аэропорт, из которого работник прибывает обратно, находится в сорока минутах езды на автотранспорте. Получается, что, прилетев в 23 часа 50 минут, работник потратил еще 40 минут на проезд (до постоянного места работы).

Следовательно, время прибытия -- 00 часов 30 минут. А это значит, что продолжительность служебной поездки составит пять дней: 15, 16, 17, 18 и 19 декабря.

Фактический срок пребывания в месте командирования определяют по отметкам о дате приезда и дате выезда из него в командировочном удостоверении. Их заверяют подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется организацией, в которую командирован работник [10].

В случае, если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда должны быть проставлены каждой организацией.

Средний заработок за период нахождения работника в командировке и в пути (в том числе за время вынужденной остановки в пути) сохраняется за все дни работы по графику, установленному в Государственной инспекции труда в г. Москве.

В случае привлечения человека к работе в выходные или нерабочие праздничные дни оплата труда производится не менее чем в двойном размере (п. 5 Положения, ст. 153 Трудового кодекса РФ).

Хотя размеры оплаты в такие дни могут быть дополнительно увеличены на основании коллективного, трудового договора, локального нормативного акта.

Если командированный заболеет, при подтверждении нетрудоспособности ему возмещают расходы по найму жилого помещения (кроме случаев стационарного лечения) и выплачивают суточные. Причем в течение всего времени, пока он не имеет возможности приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.

За период болезни работнику начисляют пособие по временной нетрудоспособности по общим правилам.

При направлении в командировку работнику в Государственной инспекции труда в г. Москве выдается аванс. Он необходим для оплаты расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздники). Заметим, что при командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачивают. Однако уточнено, что целесообразность ежедневных возвращений в каждом конкретном случае решает руководитель Государственной инспекции труда в г. Москве.

Если работник -- совместитель, то в таком случае ему при командировании сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. При направлении такого работника в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей. А вот возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по взаимному соглашению между ними [10].

Расходы, произведенные сверх выданного аванса, а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя Государственной инспекции труда в г. Москве, ему возмещают. Конкретные размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Расходы по проезду (а также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров, оплата услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) возмещают только при наличии подтверждающих документов. Из перечня видов транспорта не исключена возможность проезда и в такси. Следовательно, при документальном свидетельстве о таком расходе он будет оплачен.

Расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории России возмещают работникам (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, определенных коллективными договорами или локальным нормативным актом.

Если по просьбе командированного работника ему пересылают зарплату по почте, расходы по пересылке будет нести Государственной инспекции труда в г. Москве.

При направлении специалиста в загранкомандировку командировочное удостоверение не оформляют. Исключение -- командирование в страны -- участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.

Оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с загранкомандировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ [10].

Если командированный выбыл за рубеж и вернулся в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачивают в размере 50 процентов нормы расходов на выплату суточных для командировок на территории иностранных государств.

Кроме того, при загранкомандировках выплаты суточных в иностранной валюте, возмещение расходов по найму жилого помещения и других затрат проводят в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом (при представлении подтверждающих документов).

При направлении работника Государственной инспекции труда в г. Москве в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются (рис. 2.3):

Причем последний пункт дает широкие возможности для возмещения расходов, но, разумеется, документально подтвержденных и экономически обоснованных.

В течение трех рабочих дней по возвращении из командировки работник обязан представить:

-- авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему авансу;

-- отчет о выполненной работе, согласованный с руководителем структурного подразделения учреждения, в письменной форме.

К авансовому отчету следует приложить:

-- командировочное удостоверение;

-- документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и иных расходах, связанных с командировкой.

Рис. 2.3 Дополнительное возмещение расходов

2.3 Отражение операций в учете

Как было уже отмечено, денежные средства выдаются под отчет в Государственной инспекции труда в г. Москве на выплату заработной платы через раздатчиков, оплату наличными деньгами по заключенным договорам, оплату пособий, приобретение ценных бумаг и так далее. Для учета этих операций предназначены следующие субсчета [8]:

- 0 208 01 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда»;

- 0 208 08 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пособий по социальному страхованию населения»;

- 0 208 09 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пособий по социальной помощи населению;

- 0 208 10 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате социальных пособий, выплачиваемых организациями сектора государственного управления»;

- 0 208 15 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению ценных бумаг»;

- 0 208 16 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению акций и иных форм участия в капитале».

Так, раздатчик Селиванова И.И. получила из кассы Государственной инспекции труда в г. Москва под отчет 100 000 рублей для выдачи заработной платы сотрудникам сводно-аналитического отдела.

По истечении 3-х дней Селиванова И.И. представила в бухгалтерию инспекции отчет и сдала ведомости, по которым заработная плата выдана полностью.

При этом в учете были сделаны следующие записи (таблица 2.2).

Таблица 2.2 Учет выдачи заработной платы

Содержание операции	Корреспонденция счетов	Сумма, рублей
	Дебет	Кредит
Выданы из кассы денежные средства под отчет для выплаты заработной платы	1 208 01 560	1 201 04 610	100 000
Выдана заработная плата сотрудникам отдела	1 401 01 211	1 208 01 660	100 000

К хозяйственным расходам относятся расходы по приобретению материальных запасов, основных средств, нематериальных активов, а так же оплата коммунальных услуг, услуг связи, расходов по арендной плате за пользование имуществом и так далее.

Для отражения подотчетных сумм, предназначенных на хозяйственные расходы, используются счета (табл. 2.3):

Таблица 2.3. Счета для отражения подотчетных сумм

№ счета	Наименование счета
0 208 04 000	Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи
0 208 05 000	Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг
0 208 06 000	Расчеты с подотчетными лицами по оплате коммунальных услуг
0 208 07 000	Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование имуществом
0 208 08 000	Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг по содержанию имущества
0 208 09 000	Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих услуг
0 208 18 000	Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расходов
0 208 19 000	Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств
0 208 20 000	Расчеты с подотчетными лицами по приобретению нематериальных активов
0 208 21 000	Расчеты с подотчетными лицами по приобретению непроизведенных активов
0 208 22 000	Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материалов

Так, водитель Андриянов Ю.П. подал заявление в бухгалтерию Государственной инспекции труда в г. Москва с целью получить под отчет аванс, на приобретение запасных частей для ремонта легкового автомобиля, в сумме 4 000 рублей.

С разрешения руководителя, из кассы выдана сумма 4 000 рублей.

Водителем представлен авансовый отчет о приобретении запасных частей к автомобилю на сумму 3 900 рублей. Оставшаяся сумма сдана в кассу Государственной инспекции труда в г. Москва.

В учете будут сделаны следующие записи (таблица 2.4).

Таблица 2.4 Учет выдачи средств на хозяйственные нужды

Содержание операции	Корреспонденция счетов	Сумма, рублей
	Дебет	Кредит
Выданы под отчет денежные средства для приобретения запасных частей	1 208 14 560	1 201 04 610	4 000
Представлен авансовый отчет на сумму	1 105 05 340	1 208 14 660	3 900
Сданы в кассу оставшиеся денежные средства	1 201 04 510	1 208 14 660	100

К авансовому отчету по суммам, израсходованным на хозяйственные нужды в обязательном порядке должны прилагаться оформленные соответствующим образом документы, подтверждающие фактическое приобретение тех или иных товаров или оплату услуг.

К таким документам относятся (рисунок 2.4):

Рисунок 2.4 Приложения к авансовому отчету

Расходы по командировке оплачиваются по следующим подстатьям экономической классификации расходов [8] ( табл. 2.5).

Таблица 2.5 Подстатьи по оплате командировочных расходов

№ подстатьи	Наименование счета	Расходы
212	Прочие выплаты	расходы по оплате суточных
222	Транспортные услуги	расходы по оплате проезда к месту командировки и обратно
226	Прочие услуги	расходы по найму жилого помещения
290	Прочие расходы	расходы протокольного характера в соответствии с законодательством Российской Федерации при служебных командировках на территории иностранных государств

Так, работник Государственной инспекции труда в г. Москве Кутырев М.М. направлен в служебную командировку в город Белгород на 10 дней, с 17 по 26 января. Согласно личному заявлению Кутырева М.М., ему разрешен проезд до места командировки поездом в купейном вагоне, и выданы под отчет:

- на поезд 6 800 рублей,

- на оплату гостиничного номера 3 500 рублей,

- суточные 1 000 рублей.

После возвращения из командировки Кутырев М.М. представил авансовый отчет, к которому были приложены:

- проездные билеты до места командировки и обратно на сумму 6 800 рублей,

- счет за проживание в гостинице за 7 суток на общую сумму 2 800 рублей.

Кутырев М.М. вернул в кассу учреждения остаток аванса в размере 700 рублей.

В бюджетном учете операции будут отражены следующим образом (таблица 2.6):

Таблица 2.6 Учет командировочных расходов

Корреспонденция счетов	Сумма, рублей	Содержание операции
Дебет	Кредит
1 208 05 560	1 201 04 610	6 800	Выдан под отчет аванс на приобретение проездных билетов
1 208 09 560	1 201 04 610	3 500	Выдан под отчет аванс на оплату гостиничных услуг
1 208 02 560	1 201 04 610	1 000	Выданы под отчет суточные
1 401 01 222	1 208 05 660	6 800	Списаны на основании авансового отчета расходы на проезд
1 401 01 226	1 208 09 660	2 800	Списаны расходы на оплату гостиницы
1 401 01 212	1 208 02 660	1 000	Списаны расходы по оплате суточных
1 201 04 510	1 208 09 660	700	Возвращена в кассу оставшаяся сумма аванса

Статьями 167 и 168 ТК РФ установлено, что при направлении работника в служебную командировку за рубеж ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Дата пересечения границы определяется по отметкам пограничных органов в загранпаспорте либо по отметкам в командировочном удостоверении, которое оформляется так же, как при служебной командировке на территории Российской Федерации.

Если работник направлен в служебную командировку в два или более иностранных государств, суточные за день пересечения границы между иностранными государствами выплачиваются в валюте и по нормам того государства, в которое направляется работник.

В случае если работник был в загранкомандировке всего один день, суточные выплачиваются в размере 50 процентов от установленных норм.

Если командированный работник в период командировки обеспечивается иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, то бюджетная организация суточные не платит. Если же принимающая сторона не выплачивает работнику деньги на расходы, но при этом обеспечивает его питанием, тогда бюджетное учреждение выдает ему суточные в размере 30 процентов от установленных норм.

В учете Государственной инспекции труда в г. Москве расчеты с подотчетными лицами, направленными в загранкомандировку будут отражаться следующим образом (табл. 2.7):

Таблица 2.7 Учет расходов на загранкомандировку

Корреспонденция счетов	Сумма, рублей	Содержание операции
Дебет	Кредит
0 201 07 510	0 201 01 610	10000	Произведен перевод рублей в иностранную валюту
0 201 04 510	0 201 07 610	20000	Получены наличные денежные средства в кассу учреждения
0 208 01 560	0 201 04 610	10000	Выданы денежные средства подотчет на оплату суточных
0 208 03 560	0 201 04 610	5000	Выданы денежные средства подотчет на оплату проезда
0 208 07 560	0 201 04 610	5000	Выданы денежные средства подотчет на наем жилья
0 401 01 211	0 208 01 660	10000	Отражен в учете авансовый отчет по расходам на оплату суточных
0 401 01 222	0 208 03 660	5000	Отражен в учете авансовый отчет по расходам на оплату проезда к месту командировки и обратно
0 401 01 226	0 208 07 660	4000	Отражен в учете авансовый отчет по расходам на наем жилья
0 201 04 510	0 208 01 660	1100	Возвращен в кассу остаток подотчетной суммы в иностранной валюте
0 201 07 510	0 201 04 610	1100	Сдана наличная валюта на валютный счет учреждения
0 201 01 510	0 201 07 610	1100	Произведен перевод иностранной валюты в рубли
0 401 01 226	0 201 07 610	200	Отражено комиссионное вознаграждение банка в валюте
0 201 07 510	0 401 01 171	100	Списана положительная курсовая разница по валютным счетам

К средствам, выдаваемым под отчет, относятся также и представительские расходы.

Использовать бюджетные средства на представительские расходы при приеме иностранных делегаций разрешено законодательно.

Постановлением Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 222, которым регулируется вопрос о размере представительских расходов, нормы затрат предусмотрены только для приема гостей из-за рубежа. Однако представительские расходы возможны за счет средств бюджета и при приеме отечественных делегаций. Для этого в смете Государственной инспекции труда в г. Москве предусмотрены соответствующие показатели, а траты должны быть экономически обоснованы, оправданы и не идти вразрез с его уставной деятельностью.

Таким образом, если для достижения уставной деятельности предусмотрена организация различных мероприятий, то необходимо их документально спланировать.

Четкий перечень документов, который требуется для подтверждения представительских расходов, нормативными актами не установлен. Минфин России в письме от 13 ноября 2007 г. № 03-03-06/1/807 рекомендует иметь:

- приказ (распоряжение) руководителя учреждения об осуществлении расходов на указанные цели; смету представительских расходов;

- первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;

- отчет о произведенных расходах, связанных с организацией представительских мероприятий [44].

Учитывая сложившуюся практику, в Государственной инспекции труда в г. Москве разработано Положение о проведении представительских мероприятий и список лиц, которые принимают участие в них.

К представительским расходам причисляют расходы на официальный прием и (или) обслуживание:

-- представителей других учреждений, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;

-- участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа учреждения, независимо от места проведения указанных мероприятий.

Положение о проведении представительских мероприятий утверждается приказом руководителя Государственной инспекции труда в г. Москве. В нем отражают:

- порядок организации и финансирования мероприятия;

- предельные нормы расхода денежных средств на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для приглашенных лиц, а также официальных лиц учреждения-организатора, участвующих в мероприятии;

- транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и заседания руководящего органа и обратно;

- буфетное обслуживание во время переговоров;

- иные расходы, определенные главным распорядителем или учредителем.

Расходы на указанные цели осуществляются в пределах лимитов, выделенных Государственной инспекции труда в г. Москве на текущий год. (100000 руб.). Если в ходе организации мероприятия возникли расходы, не предусмотренные утвержденной сметой, то по его окончании она уточняется. Об этом упомянуто и в Положении о проведении мероприятия во избежание конфликтов с контролирующими органами.

Представительские расходы учитываются на счете 1 401 01 290 «Прочие расходы».

Бухгалтерские записи выглядят так (табл. 2.8):

Таблица 2.8 Учет представительских расходов

Содержание операции	Сумма, рублей	Дебет	Кредит
Выданы денежные средства из кассы подотчетному лицу на проведение мероприятия	10000	1 208 18 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате расходов»	1 201 04 610 «Выбытия из кассы»
Получен авансовый отчет подотчетного лица за проведенное мероприятие	10000	1 401 01 290 «Прочие расходы»	1 208 18 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате расходов»
Перечислен аванс предприятию по транспортным расходам по перевозке делегации	2000	1 206 18 560 «Увеличение дебиторской задолженности по выданным авансам на прочие расходы»	1 304 05 290 «Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по прочим расходам»
Зачтен аванс по транспортным расходам по перевозке делегации	2000	1 302 18 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим расходам»	1 206 18 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по выданным авансам на прочие расходы»
Получен счет-фактура, акт выполненных работ по транспортным расходам по перевозке делегации	2000	1 401 01 290 «Прочие расходы»	1 302 18 730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим расходам»
Перечислены денежные средства предприятию по транспортным расходам по перевозке делегации (по факту оказания)	2000	1 302 18 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим расходам»	1 304 05 290 «Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по прочим расходам»

В Государственной инспекции труда в г. Москве не установлены лимиты средств для проведения представительских мероприятий, а это является нарушением учета представительских расходов. Кроме того, о необходимости установления таких лимитов упомянуто в Положении о проведении мероприятия.

2.4 Контроль за расходованием средств

Контроль за расходованием средств Государственной инспекции труда в г. Москве проводится только в разрезе командировочных расходов. Остальные подотчетные суммы контролируются, только на этапе авансового отчета (Приложение Г).

При проверке соблюдения расходов Государственной инспекции труда в г. Москва на командировки учитывается то, что суточные при служебных командировках отражаются в смете доходов и расходов по подстатье 212 «Прочие выплаты» статьи 210 «Оплата труда и начисления на оплату труда», оплата проезда по служебным командировкам (разъездам) отражается по подстатье 222 «Транспортные услуги» статьи 220 «Приобретение услуг», найм жилых помещений - по подстатье 226 «Прочие услуги» статьи 220 «Приобретение услуг».

Проверяются следующие регистры бюджетного учета и первичные документы: карточка учета средств и расчетов, журнал по расчетам с подотчетными лицами, журнал операций по счету «Касса», авансовый отчет, приказы о командировании, журналы регистрации работников, прибывающих в командировку и выбывающих в командировку, командировочные удостоверения, первичные документы, подтверждающие расходы командированных.

В отношении командировочных выплат проверяются (рис. 2.5):.

1 Законность расходования средств на служебные командировки - предусмотрены ли они сметой доходов и расходов бюджетного учреждения.

2 Целесообразность командировок - цели командировки должны быть сформулированы конкретно и иметь прямое отношение к функциям учреждения (или функциям направляемого в командировку сотрудника), при этом следует ознакомиться с приглашением принимающей стороны (с условиями приема: за чей счет проезд, проживание, питание; при загранкомандировке необходим построчный перевод всех документов) или распоряжением вышестоящей организации.

3 Соблюдение порядка командирования - направление работников учреждений в командировку должно быть оформлено выдачей командировочного удостоверения и/или приказом.

4 Соблюдение выдачи денежных авансов (командированному работнику перед отъездом в командировку выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных) в части выдачи авансов сверх установленного размера.

5 Факты выдачи авансов под отчет при наличии задолженности по ранее выданным денежным средствам.

6 Соблюдение порядка возмещения командировочных расходов - в течение 3 дней по возвращении из командировки (при загранкомандировках 10 дней) работник обязан представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, к которому прилагаются командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке, документы о найме жилого помещения и фактических расходах по проезду.

7 Правильность заполнения подтверждающих документов, наличие необходимых реквизитов документов.

8 Имели ли место случаи не востребования с работника бюджетного учреждения - подотчетного лица задолженности по бюджетным средствам, выданным ему в подотчет.

9 Правильность оплаты командировочных расходов - возмещение расходов в пределах установленных норм.

10 Правильность расчетов и учета по суммам, выплаченным в иностранной валюте.

11 Имели ли место случаи командирования и оплаты командировочных расходов сторонних лиц без надлежащего оформления, в том числе:

- оплата командировочных расходов которых должна осуществляться за счет средств, поступающих из бюджетов других уровней;

- оплата командировочных расходов которых должна осуществляться за счет внебюджетных источников;

- оплата командировочных расходов которых должна осуществляться за счет коммерческих учреждений;

- оплата командировочных расходов которых должна осуществляться за счет частных лиц.

Рис. 2.5 Проверка командировочных выплат

В отношении прочих компенсационных выплат, предусмотренных в смете доходов и расходов по подстатье 212 Прочие выплаты статьи 210 Оплата труда и начисления на оплату труда, (приложение Г) проверяется законность расходования средств, правильность начисления и выплат на:

- подъемные пособия при переезде на новое место работы (службы);

- оплату стоимости проезда к месту отпуска и обратно;

- компенсацию расходов, связанных с переездом из районов Крайнего Севера;

- единовременное пособие при перезаключении трудового договора;

- компенсации за неиспользованное право на санаторно-курортное лечение;

- стоимости форменной одежды и обуви (вещевого имущества);

- стоимости проездных документов на все виды общественного транспорта;

- стоимости жилья, связанной с наймом (поднаймом) жилых помещений;

- за приобретение книгоиздательской продукции и периодических изданий;

- за установку телефона;

- взамен бесплатного обеспечения лекарственными средствами и лечебно-профилактического питания;

- за использование личного транспорта для служебных целей, обратив внимание на то, соблюдаются ли порядок и нормы компенсации за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок;

- ежемесячные пособия на ребенка;

- прием и обслуживание делегаций (представительские расходы), соблюдение установленного порядка и норм;

- другие аналогичные расходы.

2.5 Недостатки в деятельности организации

Недостатки в деятельности Государственной инспекции труда в г. Москве касательно учета подотчетных сумм, можно разделить на две основные группы:

- нарушения в части документального оформления;

- нарушения, связанные с направлением должностных лиц Государственной инспекции труда в г. Москве в командировки.

К первой группе нарушений относятся:

- выдача денежных средств в подотчет без письменного заявления получателя;

- нарушение сроков представления отчета об израсходованных суммах;

- передача подотчетных сумм от одного лица другому;

- превышение установленного Указанием ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1873-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или в кассу индивидуального предпринимателя» предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке. В соответствии с Письмом МНС России от 01.07.2002 г. N 24-202/252 и ЦБ РФ от 02.07.2002 г. N 85-Т «По вопросам осуществления расчетов между юридическими лицами наличными деньгами» предельный размер расчетов наличными деньгами относится к расчетам в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами. Расчеты наличными деньгами, осуществляемые между юридическими лицами по одному или нескольким денежным документам по одному договору, не могут превышать предельного размера расчетов наличными деньгами (100 000 руб.);

- возмещение произведенных расходов при отсутствии подтверждающих документов;

- выдача денежных средств работникам учреждения, имеющим задолженности по предыдущим авансам (п.11 Письма N 18, п. 155 Инструкции N 25н);

- невыполнение требования п.17 Приложения N 3 Инструкции N 25 в части заполнения обязательных показателей: табельный номер, количество приложений, N и дата приходных и расходных кассовых ордеров и т.д.;

- отсутствие в авансовом отчете подписи лица, представляющего отчет об израсходованных суммах.

Вторая группа нарушений связана с направлением должностных лиц Государственной инспекции труда в г. Москве в командировки. Данные нарушения составляют наибольший удельный вес среди всех нарушений, выявляемых в ходе проверки расчетов с подотчетными лицами.

При направлении в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: расходы на проезд, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Характерным нарушением при возмещении работнику расходов на проезд в Государственной инспекции труда в г. Москве является возмещение расходов, которые согласно законодательству возмещению не подлежат, либо подлежат, но не в том размере, в котором фактически были произведены.

Например, при приобретении проездных документов, в частности на железнодорожный транспорт, работник Государственной инспекции труда в г. Москве вместе с проездным документом нередко приобретает и полис добровольного страхования пассажиров на транспорте. Данные расходы возмещению не подлежат. Командированному работнику возмещаются расходы по страховым платежам только по обязательному государственному страхованию пассажиров на транспорте, которые входят в стоимость проездного билета. При возмещении расходов на проезд сотрудников в командировки следует учитывать нормы возмещения расходов на проезд.

Характерным нарушением при возмещении расходов по найму жилого помещения является превышение установленных норм.

Для государственных служащих отсутствует суммовое ограничение стоимости расходов по найму жилого помещения, данные расходы возмещаются по фактической стоимости, подтвержденной соответствующими документами, но со следующими ограничениями:

- гражданским служащим, замещающим высшие должности гражданской службы категории «руководители», - не более стоимости двухкомнатного номера;

- остальным гражданским служащим - не более стоимости однокомнатного (одноместного) номера.

При отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения гражданским служащим возмещаются в размере 30 процентов установленной нормы суточных за каждый день нахождения в служебной командировке.

Для работников Государственной инспекции труда в г. Москве расходы по найму жилого помещения возмещаются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не выше 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы - 12 рублей в сутки.

Следующим нарушением является выплата суточных в неустановленном размере или неправильное определение дней, за которые работнику положена уплата суточных.

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в служебной командировке, в том числе за время нахождения в пути.

К иным расходам, произведенным работником с ведома или разрешения работодателя, относятся оплата багажа, услуг связи, автостоянок и т. д. Данные расходы возмещаются работнику на основании подтверждающих документов.

Кроме вышеперечисленных недостатков, необходимо указать слабую автоматизацию учета. В данный момент, в Государственной инспекции труда в г. Москве используется старая версия системы «Парус», которая не удовлетворяет того объема учета, который присутствует в организации.

Таким образом, авансы под отчет выдаются в Государственной инспекции труда в г. Москве по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается.

На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий счет аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют Авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Контроль подотчетных сумм ведется только в разрезе командировочных расходов. В тоже время при учете подотчетных сумм в Государственной инспекции труда в г. Москве имеются множественные нарушения.

3. Оптимизация учета расчетов с подотчетными лицами в государственной инспекции труда в г. Москве

3.1 Оптимизация документального оформления учета расчетов с подотчетными лицами

Основной документ, который регулирует взаимоотношения с подотчетниками, -- приказ руководителя Государственной инспекции труда в г. Москве. Им утверждают перечень лиц, которые имеют право на получение наличных под отчет. В документе должны быть установлены, в частности, сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, их предельный размер, а также порядок сдачи авансовых отчетов. Если такого приказа нет, то налоговые инспекторы посчитают, что срок выдачи наличных под отчет не установлен. Следовательно, расчеты с подотчетниками должны быть проведены в пределах одного рабочего дня. Так пояснила ФНС России в письме от 24.01.2005 № 04-1-02/704.

Для списания денег, выданных под отчет на административно-хозяйственные нужды, используют авансовый отчет (форма № АО-1). Его заполняют подотчетное лицо и работник бухгалтерии. К авансовому отчету должны быть приложены документы, которые подтверждают расходы. Например, кассовые или товарные чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам и т. п.

Как правило, заполнение самого авансового отчета сложностей не вызывает. А вот с подтверждающей расходы первичной документацией в Государственной инспекции труда в г. Москве избежать трудностей удается правильно справиться нечасто.

Например, подотчетники Государственной инспекции труда в г. Москве купил товар в магазине и не получил от продавца полного набора документов, подтверждающих покупку. Рассмотрим, к чему это может привести.

Во-первых, Государственная инспекция труда в г. Москве не вправе оприходовать товар и соответственно включить его стоимость в расходы.

Во-вторых, с суммы, выданной подотчетному лицу, придется удержать налог на доходы физлиц. И вот почему.

Поскольку подотчетное лицо не представит оправдательные документы на покупку товара, сумма, выданная под отчет, будет являться его доходом. Статьей 217 Налогового кодекса установлен исчерпывающий перечень выплат, которые налогом на доходы не облагают. Подотчетных сумм, на которые не представлены первичные документы, в нем нет. Следовательно, Государственная инспекция труда в г. Москве должна удержать с подотчетной суммы налог на доходы физлиц. Так, например, считает Управление ФНС России по г. Москве (письмо от 27.03.2006 № 28-11/23487).

Отметим, что с теми же проблемами придется столкнуться Государственной инспекции труда в г. Москве, если подотчетное лицо принесет от продавца документы, составленные с нарушением требований Закона «О бухгалтерском учете». Например, в бумагах будут отсутствовать обязательные реквизиты, предусмотренные этим законом.

Однако некоторые недочеты в первичных документах не помешают подотчетнику подтвердить затраты на покупку. Информацию по данному вопросу обобщим в следующей таблице 3.1.

Таблица 3.1 Допустимые нарушения в оформлении первичной документации для подтверждения расходов подотчетными лицами

Нарушения в первичном документе	Судебная арбитражная практика	Реквизиты документа
1 Отсутствие на товарном чеке его номера и печати	Эти данные не являются обязательными реквизитами товарного чека. А значит, организация не должна удерживать налог на доходы с выданных сумм. Поскольку деньги, потраченные подотчетником, подтверждены документально	Постановление ФАС Московского округа от 19.06.2006 № КА-А40/5456-06
2 Документы выставлены организацией-продавцом, не зарегистрированной в ЕГРЮЛ	По мнению судей, данное обстоятельство не является нарушением порядка составления и выставления первичных документов. Следовательно, подотчетные суммы не включают в базу по НДФЛ	Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 11.08.2005 № А58-6243/04-Ф02-3848/05-С1
3 Отсутствует чек ККТ	Суд посчитал, что отсутствие кассовых чеков при наличии других документов, подтверждающих факт расхода денег, не свидетельствует о получении дохода подотчетными лицами	Постановления ФАС Дальневосточного округа от 22.02.2007, 21.02.2007 № Ф03-А73/06-2/5577, от 26.07.2006, 19.07.2006 № Ф03-А73/06-2/1776, ФАС Московского округа от 13.01.2006, 12.01.2006 № КА-А40/12974-05
4 Несоответствие дат на товарных и кассовых чеках, отсутствие на кассовом чеке, приложенном вместе с товарным чеком, всех необходимых реквизитов ввиду плохого оттиска	Суд указал, что данные нарушения являются следствием ошибок (описок, опечаток), допущенных продавцами товаров. При этом в совокупности представленные документы подтверждают расходы работника. Следовательно, у него отсутствует доход, облагаемый НДФЛ	Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 02.04.2007 № Ф04-1827/2007(32937-А75-42)

Следующая ситуация также достаточно распространена. Так, подотчетное лицо приобретает товары у индивидуального предпринимателя. Не будет ли Государственной инспекции труда в г. Москве в таком случае являться налоговым агентом по НДФЛ в отношении доходов самого предпринимателя? А именно не должна ли она представить в налоговую сведения о выплаченных коммерсанту суммах? Какими документами можно подтвердить, что предприниматель зарегистрирован в налоговой инспекции?

Минфин России ответил на эти вопросы в письме от 07.05.2007 № 03-04-06-01/139. Прежде всего, финансовое ведомство отметило, что в данном случае организация не должна выполнять функции налогового агента. Ведь по пункту 2 статьи 230 Налогового кодекса сведения о доходах, выплаченных индивидуальным предпринимателям за приобретенные у них товары, в инспекцию не представляются. При этом коммерсант должен предъявить организации документы, которые подтверждают его госрегистрацию в качестве предпринимателя. Причем, как подчеркивается в указанном письме, такими документами могут быть товарные чеки и чеки ККМ (ККТ). Также подтвердить статус предпринимателя могут и другие бумаги. Главное, чтобы они были оформлены в установленном порядке и содержали информацию об ОГРН и ИНН коммерсанта.

Таким образом, множества нарушений в учете расчетов с подотчетными лицами Государственной инспекции труда в г. Москве можно было бы избежать правильно, отразив эти моменты в учетной политике организации.

Статьей 5 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" определено, что организации, руководствуясь законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет, самостоятельно формируют свою учетную политику исходя из своей структуры, отрасли и других особенностей деятельности. Бюджетные учреждения не являются исключением, поэтому им следует основываться на правилах составления учетной политики, закрепленных в ст. 6 Закона N 129-ФЗ.

Очень важным участком является учет расчетов с подотчетными лицами. От правильной организации этих расчетов зависит признание указанных расходов как для целей бюджетного, так и налогового учета.

В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации лица, получившие наличность под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы деньги, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Этот порядок утвержден Решением Совета директоров ЦБ РФ 22 сентября 1993 г. N 40. Из п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации следует, что срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды нормативно не ограничен.

В виде приложения к учетной политике руководителю Государственной инспекции труда в г. Москве необходимо издать приказ, устанавливающий срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды учреждения. Работник же должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через три рабочих дня после истечения этого срока.

Также в виде приложения к учетной политике руководителю Государственной инспекции труда в г. Москве необходимо издать приказ о перечне лиц, имеющих право получать денежные суммы в подотчет.

Деньги под отчет должны выдаваться заранее. На деле же подотчетные лица могут приобретать для учреждения ценности, а также оплачивать командировки за счет собственных средств. В дальнейшем организация просто возмещает понесенные работниками расходы. В Государственной инспекции труда в г. Москве подобная практика применяется из-за несвоевременного финансирования или других субъективных и объективных причин. Авансовый отчет применяется для подтверждения расходования и учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

Учитывая, что денежные средства под отчет выданы не были, можно ли оформлять авансовый отчет с целью возмещения израсходованных сотрудником сумм? Ведь строго говоря, сотрудника, потратившего свои деньги на нужды учреждения, нельзя назвать подотчетным лицом, т.к. отчитываться ему не за что.

Во избежание ненужных трений с контролирующими органами во время проверок, Государственной инспекции труда в г. Москве должно в обязательном порядке в своей учетной политике указать, что оно наделяет сотрудников правом осуществлять определенные действия от имени организации за свой счет, подробно расписать внутренние, специфические правила по проведению расчетов с сотрудниками - подотчетными лицами.

3.2 Оптимизация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в соответствии с изменениями законодательства

Исполнение бюджета по расходам в 2009 г. осуществляется в соответствии с Приказом Минфина России от 01.09.2008 N 87н "О Порядке санкционирования оплаты денежных обязательств получателей средств федерального бюджета и администраторов источников финансирования дефицита федерального бюджета" (далее - Порядок N 87н). Оплата денежных обязательств производится Федеральным казначейством или органом Федерального казначейства (ОФК) на основании Заявки на кассовый расход (код по КФД 0531801) или Заявки на получение наличных денег (код по КФД 0531802) (далее - Заявки), представленной в соответствующий орган в электронном или бумажном виде. Заявка проверяется на наличие в ней следующих реквизитов и показателей:

1) кода участника бюджетного процесса по Сводному реестру главных распорядителей, распорядителей и получателей средств федерального бюджета, главных администраторов и администраторов доходов федерального бюджета, главных администраторов источников финансирования дефицита федерального бюджета (далее - Сводный реестр) и номера соответствующего лицевого счета, открытого получателю средств федерального бюджета (ПСБ) или администратору источника финансирования дефицита федерального бюджета (АИФДБ);

2) кодов классификации расходов бюджетов (классификации источников финансирования дефицитов бюджетов), по которым необходимо произвести кассовый расход (кассовую выплату), а также текстового назначения платежа;

3) суммы кассового расхода (кассовой выплаты) и цифрового кода валюты в соответствии с Общероссийским классификатором валют <1>, в которой он должен быть произведен;

4) суммы кассового расхода (кассовой выплаты) в валюте РФ, в рублевом эквиваленте, исчисленном на дату оформления Заявки;

5) суммы НДС (при наличии);

6) вида средств (средства федерального бюджета, средства дополнительного бюджетного финансирования, средства для финансирования оперативно-розыскных мероприятий);

7) предельной даты исполнения Заявки;

8) наименования, банковских реквизитов, идентификационного номера налогоплательщика (ИНН) и кода причины постановки на учет (КПП) получателя денежных средств по Заявке;

9) номера учтенного в ОФК бюджетного обязательства ПСБ (при его наличии);

10) номера и серии чека (при наличном способе оплаты денежного обязательства);

11) срока действия чека (при наличном способе оплаты денежного обязательства);

12) фамилии, имени и отчества получателя средств по чеку (при наличном способе оплаты денежного обязательства);

13) данных документов, удостоверяющих личность получателя средств по чеку (при наличном способе оплаты денежного обязательства);

14) данных для осуществления налоговых и иных обязательных платежей в бюджеты бюджетной системы РФ (при необходимости);

15) реквизитов (номер, дата) и предмета договора (изменения к договору) либо государственного контракта (изменения к государственному контракту) на поставку товаров, работ, услуг для государственных нужд или договора аренды и (или) реквизитов (тип, номер, дата) документа, подтверждающего возникновение денежного обязательства (накладная, акт приемки-передачи, акт выполненных работ, счет при оказании услуг (в том числе по аренде), исполнительный лист, судебный приказ), иных документов, подтверждающих возникновение денежных обязательств, предусмотренных федеральными законами, указами Президента РФ, постановлениями Правительства РФ и правовыми актами Минфина.

Для оплаты денежных обязательств по государственным контрактам на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, по договорам аренды в Заявке указываются реквизиты и предмет соответствующего государственного контракта, договора аренды, а также реквизиты документа, подтверждающего возникновение денежного обязательства. В случае если заключение государственных контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг законодательством РФ не предусмотрено, в Заявке указываются только реквизиты соответствующего документа, подтверждающего возникновение денежного обязательства.

Для оплаты денежных обязательств по авансовым платежам в соответствии с условиями государственного контракта, а также денежных обязательств по договору аренды в Заявке реквизиты документов, подтверждающих возникновение денежных обязательств, могут не указываться.

Вместе с Заявкой в ОФК представляется государственный контракт на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг или договор аренды и (или) документ, подтверждающий возникновение денежного обязательства. При наличии электронного документооборота в ОФК представляется электронная копия документа-основания (п. п. 7, 9 Порядка N 87н).

В соответствии с п. 11 Порядка N 87н при санкционировании оплаты денежного обязательства, возникающего по государственному контракту или по договору аренды, осуществляется проверка соответствия информации, указанной в Заявке, реквизитам и показателям бюджетного обязательства:

1) на идентичность кода участника бюджетного процесса по Сводному реестру по бюджетному обязательству и платежу;

2) на идентичность кода (кодов) классификации расходов федерального бюджета по бюджетному обязательству и платежу;

3) на идентичность предмета бюджетного обязательства и содержания текста назначения платежа;

4) на идентичность кода валюты, в которой принято бюджетное обязательство, и кода валюты, в которой должен быть осуществлен платеж;

5) на непревышение суммы кассового расхода над суммой неисполненного бюджетного обязательства;

6) на соответствие кода классификации расходов бюджетного обязательства и платежа, исходя из вида средств;

7) на идентичность наименования, ИНН, КПП получателя денежных средств, указанного в Заявке, и банковских реквизитов по бюджетному обязательству и платежу;

8) на непревышение размера авансового платежа по бюджетному обязательству и платежу;

9) на наличие в показателях бюджетного обязательства ссылки на уникальный номер реестровой записи в реестре государственных контрактов;

10) на идентичность реквизитов и показателей бюджетного обязательства по государственному контракту сведениям о нем в реестре госконтрактов;

11) на соответствие информации, содержащейся в Заявке по указанному государственному контракту исходя из их электронных копий, сведениям о государственном контракте в реестре госконтрактов.

Если Заявка не соответствует указанным требованиям, ОФК регистрирует ее в Журнале регистрации неисполненных документов (код по КФД 0531804) и возвращает ПСБ (АИФДБ) в трехдневный срок с указанием причины возврата (п. 14 Порядка N 87н).

Вышеуказанные положения п. п. 11 и 14 Порядка N 87 в части проверки ОФК соответствия информации по денежному обязательству ПСБ по государственному контракту или договору аренды реквизитам и показателям учтенного ОФК бюджетного обязательства, а также информации об указанном государственном контракте, отраженной в реестре государственных контрактов, заключенных от имени РФ по итогам размещения заказа, вступают в силу с 1 января 2010 г.

В соответствии со ст. 219 БК РФ принятые бюджетные обязательства отражаются в бюджетном учете:

1. По заключенным договорам на поставку продукции, выполнение работ, оказание услуг - при поступлении договорной документации в бухгалтерию в размере договорной стоимости.

2. При начислении оплаты труда, пособий, иных выплат - по дате утверждения документа о начислении (расчетные ведомости, расчетные листы, приказы и т.д.) в размере сумм, начисленных в пользу работников.