3. При начислении единого социального налога и страховых взносов обязательного пенсионного страхования - ежемесячно в последний день месяца.

4. При расчетах с подотчетными лицами - на основании утвержденных руководителем учреждения письменных заявлений получателя аванса с дальнейшей корректировкой на суммы произведенных расходов по принятому и утвержденному руководителем авансовому отчету.

При поступлении документов, корректирующих стоимость отраженных расходов, затрат, проводятся соответствующие корректировочные записи по операциям санкционирования на дату поступления документов.

Суммы предварительной оплаты при приобретении продукции, работ, услуг операциями санкционирования не отражаются, так как принятые бюджетные обязательства должны быть сформированы до кассовых расходов.

С учетом Письма Минфина России от 12.02.2008 N 02-14-10А/282 операции по санкционированию расходов в учете у получателей средств бюджета отражаются следующим образом (таблица 3.2).

Таблица 3.2 Операции по санкционированию расходов в учете у получателей средств бюджета для Государственной инспекции труда в г. Москве

N	Содержание операции	Дебет	Кредит
1	Получены в установленном порядке суммы ЛБО, а также суммы изменений, внесенных в течение финансового года (увеличение со знаком "плюс", уменьшение со знаком "минус")
1.1	На текущий финансовый год	1 501 15 xxx*	1 501 13 xxx
1.2	На очередной финансовый год, следующий за текущим годом (первый год планового периода)	1 501 25 xxx	1 501 23 xxx
1.3	На второй финансовый год планового периода	1 501 35 xxx	1 501 33 xxx
2	Отражены суммы бюджетных обязательств, принятых в пределах доведенных ЛБО, а также суммы изменений, внесенных в течение финансового года (увеличение со знаком "плюс", уменьшение со знаком "минус")
2.1	На текущий финансовый год	1 501 13 xxx	1 502 11 xxx
2.2	На очередной финансовый год, следующий за текущим годом (первый год планового периода)	1 501 23 xxx	1 502 21 xxx
2.3	На второй финансовый год планового периода	1 501 33 xxx	1 502 31 xxx
3	Получены в установленном порядке суммы бюджетных ассигнований (увеличение со знаком "плюс", уменьшение со знаком "минус")
3.1	На текущий финансовый год	1 503 15 xxx	1 503 13 xxx
3.2	На очередной финансовый год, следующий за текущим годом (первый год планового периода)	1 503 25 xxx	1 503 23 xxx
3.3	На второй финансовый год планового периода	1 503 35 xxx	1 503 33 xxx
4	Отражены суммы бюджетных обязательств, подлежащих исполнению за счет доведенных ПСБ бюджетных ассигнований, а также суммы изменений, внесенных в течение финансового года (увеличение со знаком "плюс", уменьшение со знаком "минус")
4.1	На текущий финансовый год	1 503 13 xxx	1 502 11 xxx
4.2	На очередной финансовый год, следующий за текущим годом (первый год планового периода)	1 503 23 xxx	1 502 21 xxx
4.3	На второй финансовый год планового периода	1 503 33 xxx	1 502 31 xxx

* классификации операций сектора государственного управления

Таким образом, указанным Письмом Минфин ввел для ПСБ новый порядок бюджетного учета санкционирования расходов бюджета с 1 января 2008 г. Учет бюджетных ассигнований, лимитов бюджетных обязательств и принятых бюджетных обязательств осуществляется по соответствующим счетам аналитического учета санкционирования расходов бюджетов с указанием в коде аналитического счета Плана счетов бюджетного учета (в 22-м разряде номера счета) кода соответствующего финансового года:

1 - текущий финансовый год;

2 - очередной финансовый год за текущим (первый финансовый год планового периода);

3 - второй финансовый год планового периода.

Обороты по счетам санкционирования расходов бюджетов ведутся в продолжение текущего финансового года. Остатки по соответствующим аналитическим счетам санкционирования расходов по завершении текущего финансового года на очередной финансовый год не переносятся.

Таким образом, в результате оптимизации документального оформления расчетов с подотетными лицами и оптимизации согласно законодательных изменений предполагается 10% экономия бюджетных средств Государственной инспекции труда в г. Москве

4 .Функциональные возможности программы парус для бюджетных учреждений

4.1 Обзор программных продуктов для учета в бюджетных учреждениях

Еще несколько лет назад автоматизация бухгалтерского учета являлась областью интереса исключительно коммерческих структур. Очень немногие бюджетные организации могли пересадить своих бухгалтеров от счетов и калькуляторов за компьютеры. И на это были как объективные, так и субъективные причины.

Но все течет, все меняется. И сейчас все чаще можно услышать, что то или иное госпредприятие проводит тендер на автоматизацию своей финансово-хозяйственной деятельности. Однако бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях и организациях вовсе не то же самое, что учет в коммерческих структурах. О трудностях, возникающих при автоматизации бюджетных предприятий, методах их преодоления, поддержке корпоративных клиентов и политике ценообразования для данной группы заказчиков мы побеседовали с российскими разработчиками бухгалтерского ПО.

Правила ведения бухгалтерского учета в учреждениях и организациях, состоящих на бюджетном финансировании, регламентируются специальными инструкциями и подзаконными актами Министерства финансов РФ, в частности Инструкцией № 148н. Бюджетный бухгалтерский учет отличается от коммерческого способом отражения основных средств (износ вместо амортизации), ведением мемориально-ордерной или журнально-ордерной системы, использованием кодов бюджетной классификации, работой со сметой расходов и др. Среди наиболее значимых отличий, имеющих существенное значение при внедрении автоматизированной системы учета в бюджетной организации, назовем следующие:

1. Другие планы счетов, набор документов и отчетов.

2. Трудоемкость и сложность материального учета. В отличие от малых предприятий, зачастую арендующих основные средства, в бюджетных организациях сосредоточено большое количество материальных ценностей, а в оперативном управлении находится федеральная собственность, собственность субъектов РФ и муниципальных образований, за которую организация несет материальную ответственность.

3. Различия в учете материальных ценностей, приобретенных за счет разных источников финансирования.

4. Необходимость ведения многоаспектного аналитического учета.

5. Учет кассовых и фактических расходов производится в разрезе Экономической классификации бюджетов РФ.

6. Использование мемориально-ордерной и журнально-ордерной систем учета.

Этим перечень особенностей бюджетного учета далеко не исчерпывается. И естественно, что разработчики программных продуктов для автоматизации бюджетных организаций стараются учесть специфику данного рынка.

Каковы особенности бюджетного учета и как они отражены в программных продуктах различных производителей.

"1C" : Во-первых, велик объем текущей и регламентированной отчетности. С точки зрения автоматизации это связано с трудоемкой работой по созданию форм документов. Типовые решения, предусмотренные в программных продуктах "1C" для бюджетных организаций, в полной мере учитывают данную особенность.

Во-вторых, учет кассовых и фактических расходов ведется в разрезе Экономической классификации бюджетов РФ, регламентированная отчетность об исполнении сметы, расходов формируется в разрезе видов расходов Экономической классификации бюджетов РФ. Для отражения в учете этих особенностей в программных продуктах фирмы "1C", предназначенных для бюджетных учреждений, проведена предварительная настройка плана счетов, позволяющая вести аналитический учет с той степенью детализации, которая необходима для автоматического получения регламентируемой отчетности.

"Аверс" : При автоматизации финансово-хозяйственной деятельности бюджетных учреждений необходимы:

- обработка и организация хранения большого объема разнотипных первичных бухгалтерских документов, охватывающих практически все разделы бухгалтерского учета в бюджетном учреждении;

- разграничение функциональных обязанностей между различными категориями бухгалтеров;

- соответствие выходных форм отчетных документов, генерируемых компонентами программного комплекса, альбому форм периодической бухгалтерской отчетности, утвержденному Министерством финансов РФ и Госкомстатом России;

- обработка информации по различным типам банковских счетов с формированием учета по каждому из них и консолидированной отчетности по учреждению в целом;

- формирование отчетности в соответствии с разделами бюджетной классификации. Программный комплекс "Аверс-Бухгалтерия" позволяет бухгалтеру самостоятельно настроиться практически на любые особенности учетной политики, принятой в учреждении.

"ДИЦ" : В соответствии с требованиями Минфина России по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях и организациях в программе "ТурбоБухгалтер 6.5" заложены алгоритмы, основанные на технологии работы, принятой в бюджетных учреждениях, и реализующие мемориально-ордерную форму ведения бухгалтерского учета. Бюджетный план счетов и бюджетный классификатор, аналитические справочники, типовые операции, корреспонденции субсчетов по основным бухгалтерским операциям, а также формы основных отчетных документов также реализованы в соответствии с этими нормативными документами.

В "ТурбоБухгалтере 6.5" имеются все основные формы отчетности для бюджетных организаций, заполнение которых автоматизировано. В том случае, если пользователи программы используют алгоритм заполнения форм отчетности, отличный от заданного "по умолчании", можно перенастроить параметры автоматического расчета.

"Ипотек" : В комплект программ для бюджетных организаций входят типовой бюджетный план счетов, типовые хозяйственные операции и настроенные отчетные формы. Пользователи могут самостоятельно производить настройку программ под специфику предприятия и создавать любые формы отчетов.

"Инфософт" : В поставку программы "Интегратор" входит набор специальных выходных форм, утвержденных для бюджетных организаций. Поддерживается мемориально-ордерная и журнально-ордерная системы бухгалтерского учета. Месячная, квартальная и годовая отчетности формируются в соответствии с требованиями действующих инструкций и нормативных документов Министерства финансов РФ для бюджетных организаций и учреждений.

"Овионт" : Специфика бухгалтерского учета для бюджетных организаций обусловлена наличием различных бюджетных классификаторов РФ, отчетностью перед вышестоящими организациями и другими особенностями учета. Все программные продукты, разработанные нашей фирмой для бюджетных организаций, учитывают эти особенности.

"ПАРУС" : Все особенности ведения бухгалтерского учета в бюджетных организациях, регламентируемые специальными инструкциями и подзаконными актами, учтены в наших программных продуктах.

Как следует из ответов компаний-разрабочиков, "бюджетная" отчетность существенно отличается от "коммерческой". При этом добиться полного соответствия ПО требованиям нормативных актов необходимо, но не достаточно. Второй этап работы с бюджетными клиентами - внедрение, а проще говоря, продажа продукта и сервисного обслуживания. И тут на пути разработчика встают новые особенности бюджетных организаций.

"1C" : В бюджетных организациях благодаря строгой и единообразной регламентации учета более широкое распространение получают типовые решения. Недостаток средств, выделяемых на автоматизацию, приводит к тому, что руководство бюджетных организаций часто отдает предпочтение варианту внедрения и сопровождения программных продуктов собственными силами. Автоматизация при этом может быть локальной, когда компьютеризируется работа только на наиболее трудоемких участках (например, из-за нехватки компьютеров на рабочих местах не применяются сетевые решения). При внедрении современного ПО приходится считаться с низкой в среднем квалификацией бухгалтеров, занятых в бюджетном секторе, - увы, такова реальность. Вместе с тем довольно часто бюджетные организации (например, воинские части) располагают неплохими техническими специалистами, сведущими в информационных технологиях.

"Аверс" : Довольно часто приходится думать о возможности работы программных компонентов в полном объеме заложенных в них функциональных возможностей на морально устаревших компьютерах. Приходится сталкиваться и с разным уровнем профессиональной подготовки бухгалтеров.

"Инотек" : Как правило, большинству бюджетных предприятий присущ консерватизм в выборе аппаратных средств, обусловленный ограниченными финансовыми возможностями.

"Инфософт" : Бюджетные предприятия обычно отличаются большим прагматизмом при выборе технических решений. Если в коммерческих структурах на выбор программы большое влияние оказывает эмоциональная оценка лица, принимающего решение, то для бюджетных обычно требуется подробное рассмотрение всех особенностей программного продукта.

"Овионт" : Сложность автоматизации бюджетных организаций состоит в том, что они ведут учет по разным источникам финансирования и соответственно по нескольким расчетным счетам.

"ПАРУС" : Особенности автоматизации бюджетных предприятий вытекают из различий в нормативных документах, определяющих правила ведения бухгалтерского учета в бюджетных и коммерческих организациях. Эти особенности учтены в бухгалтерских программах корпорации, предназначенных для бюджетных предприятий.

Стоит отметить, что все фирмы, участвовавшие в опросе, внедряют собственные разработки или программные продукты своих партнеров - тоже российских компаний. Это видно из ответов респондентов на следующий вопрос.

Итак, проблемы соответствия ПО требованиям нормативных актов, внедрения и дальнейшего сопровождения продуктов как в Москве, так и за ее пределами решаются компаниями-разработчиками достаточно успешно. Но остается еще один вопрос: "А сколько это стоит?" Ведь финансовое положение бюджетных структур по-прежнему остается сложным: при постоянном недофинансировании эти организации не в состоянии выделять большие средства на автоматизацию учета. Было бы логично предположить, что при таком положении дел производители пойдут навстречу клиентам и снизят цены.

Есть ли особенности ценообразования на программные продукты для бюджетных организаций (скидки, бонусы и пр.)? Как оплачиваются работы госпредприятиями ("живыми" деньгами, бартером)?

"1C" . Фирма "1C" традиционно работает на массовом рынке, поэтому и в бюджетной сфере имеет дело не с централизованным заказчиком, а с отдельно взятыми учреждениями. При назначении цен на рассматриваемую категорию программ нельзя не учитывать, что современное финансовое положение бюджетных организаций является достаточно тяжелым и, к сожалению, очень часто от них самих не зависит. Дополнительных источников дохода, например, у детского дошкольного учреждения, музея или войсковой части не так уж много. Поэтому на программные продукты фирмы "1C", предназначенные для автоматизации бюджетного учета, установлены весьма низкие цены.

"Аверс" . Работа с бюджетными организациями ведется на основании заключаемых с ними договоров. Для корпоративных клиентов существует гибкая система скидок. Возможно выполнение работ с последующей их поэтапной оплатой.

"ДИЦ". Ценообразование для госпредприятий не отличается от ценообразования коммерческих, сезонные, выставочные и другие скидки предоставляются на равных условиях.

"Инотек" . К каждому клиенту мы подходим индивидуально.

"Инфософт" . Особенности оплаты проектов вытекают из способа финансирования бюджетных предприятий - как правило, покупка ПО или оплата услуг происходит осенью, в период получения бюджетных средств. Зачастую в этот период осуществляется не только покрытие задолженности, но и предварительные оплаты.

"Ланке" . В плане ценообразования к бюджетным организациям мы применяем индивидуальный подход - скидки, отсрочки платежей и пр.

"Овионт" . Бюджетным организациям мы предлагаем специальные скидки и бонусы.

"ПАРУС" . Значительная часть госпредприятий оплачивает заказы не авансом, а по факту их выполнения. При этом мы не работаем ни с бартером, ни с наличными деньгами - все расчеты ведутся только через банк. Цены для корпоративных заказчиков предлагаются по стандартным прайс-листам, но расчетный курс доллара в них ниже, чем для коммерческих организаций, возможна рассрочка платежа.

И последнее. Решая задачу автоматизации предприятия, руководители бюджетных организаций исходят в первую очередь из оценки целесообразности. Понятно, что автоматизация учета в крупной организации с десятком бухгалтеров и в детском саду не одно и то же. Поэтому в каждом конкретном случае компании-разработчики предлагают своим клиентам либо однопользовательские, либо многопользовательские версии продуктов. В принципе все бюджетные организации, если им позволяют финансовые средства, предпочитают брать полный комплекс программных продуктов и услуг по автоматизации учета.

4.2 Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях с помощью «Парус. Бюджет»

В ходе проводимых реформ бюджетной системы значительно изменился порядок ведения бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях. Из-за перехода к ведению учета по методу начисления увеличилось число регистрируемых операций. Более того, появились новые объекты учета и новые виды операций, подлежащие отражению в учете. Так, например, на плечи работников финансово-хозяйственной группы бюджетных учреждений легла дополнительная нагрузка, связанная с:

- ведением учета санкционирования расходов, лимитов бюджетных обязательств и ассигнований;

- ведением учета разделенных окончательных и авансовых расчетов;

- ведением учета операций по централизованному снабжению;

- отражением на балансе объектов, относящихся к имуществу казны;

- проведением сложных операций по составлению и консолидации бюджетной отчетности.

Важно отметить и те изменения бюджетного учета, которые направлены на придание ему свойств управленческого. Так, осуществляется переход к бюджетированию, ориентированному на результат, значительно повышаются требования к оперативности получения различных сведений на основе учета.

С учетом интеграции бюджетной классификации в план счетов, частоты её изменений и уточнений крайне важным становится повышение степени интеграции учетных процессов (всех участков бюджетного учета в рамках учреждения), что обеспечивает применение данного решения.

Решение «Корпорации ПАРУС» реализовывалось для использования в любых бюджетных учреждениях РФ и обеспечивает ведения учета в соответствии с требованиями актуальных нормативных документов, для чего постоянно ведется работа по совершенствованию и доработке программных модулей входящих в состав решения.

Основные нормативные документы, требованиям которых соответствует решение:

- Гражданский кодекс РФ от 30.11.1994 № 51-ФЗ;

- Налоговый кодекс РФ от 31.07.1998 № 146-ФЗ;

- Бюджетный кодекс РФ от 31.07.1998 № 145-ФЗ;

- Трудовой кодекс РФ от 30.12. 2001 года № 197-ФЗ;

- Закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996г. № 129-ФЗ;

- Приказ Минфина России «Об утверждении Инструкции по бюджетному учету» от 30.12.2008 № 148н;

- Приказ Минфина России «Об утверждении Инструкции о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации» от 13.11.2008 № 128н;

- Приказ Минфина России «О порядке доведения бюджетных ассигнований, лимитов бюджетных обязательств при организации исполнения федерального бюджета по расходам и источникам финансирования дефицита федерального бюджета и передачи бюджетных ассигнований, лимитов бюджетных обязательств при реорганизации участников бюджетного процесса федерального уровня» от 30.09.2008 № 104н;

- а также положения нормативных правовых актов федеральных ведомств и органов власти субъектов РФ, регулирующие новые системы оплаты труда, ряд других ведомственных приказов и распоряжений.

Решение является комплексным и позволяет автоматизировать все участки учета в рамках единого информационного пространства, общей системы классификаторов и справочной информации, которая не требует дополнительной синхронизации. Всё это позволяет, осуществляя ведение всех учетных процессов в соответствии с положениями единой учетной политики, оперативно получать информацию высокой степени достоверности.

В состав решения включены следующие функциональные блоки:

- Бухгалтерский учет в бюджетных организациях,

- Централизованное материально-техническое снабжение,

- Бюджетное планирование и финансирование,

- Расчет заработной платы,

- Кадры и штатное расписание,

- Консолидация и сведение отчетности,

- Тарификация в образовании,

- Подушевое финансирование в образовании,

а также ряд специализированных приложений:

- Учет лекарственных средств,

- Учет родительской платы,

- Учет вещевого обеспечения,

- Учет продуктов питания,

- Управление автотранспортом,

- Управление техническим обслуживанием и ремонтами,

- Учет договоров.

Состав решения может быть ограничен требованиями заказчика в зависимости от задач, возникающих перед его специалистами. В дальнейшем состав решения может быть постепенно расширен путем установки блоков и модулей без осуществления дополнительного переноса данных или перенастройки системы.

Каждый из перечисленных модулей предназначен для решения определенного круга задач и сам по себе обладает рядом преимуществ, отмеченных специалистами соответствующих отделов бюджетных учреждений, применяющих в своей работе решение «Корпорации ПАРУС» для бюджетных учреждений.

Внедрение программно-методического решения «Корпорации ПАРУС» для бюджетных учреждений позволит:

- перейти на качественно новый уровень ведения учетных процессов в соответствии с потребностями учреждения;

- значительно сократить количество технических и математических ошибок при вводе и использовании информации;

- сократить время, необходимое для формирования регламентированной отчетности, установленной действующим законодательством, а также получения дополнительных аналитических данных, необходимых для осуществления деятельности бюджетного учреждения;

- автоматизировать процессы осуществления перечислений средств со счетов, сбора, консолидации и подачи всей отчетности бюджетного учреждения, а также целый ряд других операций посредством передачи сведений в электронном виде по каналам связи.

Всё это с учетом невысокой стоимости и отсутствия необходимости привлечения большого количества высококвалифицированных специалистов для работы в финансово-экономических отделах в связи с простотой использования программного продукта позволит значительного повысить качество ведения учета и подготовки отчетности в бюджетном учреждении и сократить расходы на эти цели.

Для быстрого и эффективного внедрения решения «Корпорации ПАРУС» для бюджетных учреждений желательно предварительное согласование с заказчиком ряда методологических и организационно-распорядительных документов:

- регламентов взаимодействия структур бюджетного учреждения,

- графика документооборота и альбома форм, применяемых в учреждении,

- должностных инструкций и перечня должностных обязанностей сотрудников,

- учетной политики учреждения;

- коллективного трудового договора и положения по оплате труда;

- положений об отделах и т.д.

4.3 Особенности использования «Парус» при учете расчетов с подотчетными лицами

Модуль «Бухгалтерский учет» предназначен для автоматизации ведения бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях любого уровня. В модуле реализован документооборот всех участков бухгалтерского учета, которые ведут главные распорядители, распорядители и получатели бюджетных средств, в соответствии с положениями действующих нормативных документов.

Данный модуль разработан в соответствии с действующими нормативными документами, регулирующими порядок ведения бюджетного учета:

1.Налоговый кодекс РФ.

2.Бюджетный кодекс РФ.

3.Гражданский кодекс РФ.

4.Закон о бухгалтерском учете ФЗ № 129 от 21.11.1996г.

5.Инструкция по бюджетному учету № 148н от 30.12.2008г.

В модуле реализованы учетные регистры для учета всех видов первичных документов и учетной информации, ведение которых предусмотрено нормативными документами, регулирующими ведение бухгалтерского учета.

Благодаря широкому набору функциональных возможностей модуль позволяет полностью автоматизировать:

1. Учет операций по санкционированию расходования бюджетных средств (рис. 4.1):

- учет лимитов бюджетных обязательств;

- контроль непревышения принимаемых бюджетных обязательств над лимитами;

- учет государственных и муниципальных контрактов;

- контроль исполнения сметных назначений.

Рис. 4.1 Учет операций по санкционированию расходования бюджетных средств

2.Учет финансовых активов (операций с денежными средствами) ( рис. 4.2):

- электронное взаимодействие с отделениями Федерального казначейства;

- учет кассового исполнения по бюджетной и внебюджетной деятельности;

- учет расходования средств на лицевых и расчетных счетах, формирование банковских документов;

- учет расчетов наличными с детализацией по источникам, формирование кассовых документов.

Рис. 4.2 Учет операций с денежными средствами

3.Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками (рис. 4.3):

- контроль расчетов с поставщиками с возможностью произвольной детализации расчетов;

- зачет авансов;

- администрирование доходов;

- учет расчетов с подотчетными лицами.



Рис. 4.3 Расчеты с поставщиками и подрядчиками

4.Учет нефинансовых активов:

- учет основных средств с учетом стоимостных критериев и сроков полезного использования (рис. 4.4);

- автоматический расчет амортизационных начислений;

- учет операций по переоценке, ремонту, модернизации;

- учет нематериальных и непроизведенных активов.

5.А также:

- учет денежных документов и бланков строгой отчетности, расчётов с бюджетом;

- учет расчётов по налогам на прибыль, НДС;

- другие (рис. 4.5).



Рис. 4.4 Учет основных средств

Рис. 4.5 Учет в Парус.Бюджет

Упрощённая схема модуля «Бухгалтерский учет» и его взаимодействие с другими модулями представлено на рисунке 4.1.

Рисунок 4.1 Архитектура. Взаимодействие с другими модулями

Модуль имеет целый ряд преимуществ перед аналогичными продуктами, представленными на рынке.

Например:

- возможность ведения наряду с бухгалтерским учетом, управленческого учета и налогового учета;

- мультивалютный и расширенный аналитический учет;

- дополнительные разделители учетных данных, для детализации учета по сущностям, которые не являются самостоятельными балансовыми единицами;

- использование для оценки материальных ценностей методов "Учетные цены", "Средние цены", "FIFO", "LIFO" (учет методом последним пришел - первым ушел), «Партионный учет";

- гибкая настройка системы с учетом ведомственной специфики позволяет пользователю оперативно уточнять порядок отражения операций при изменении нормативных документов без программирования и привлечения специалистов;

- широчайшие возможности по отбору и сортировке документов для отображения только нужной информации в удобном виде;

- большой набор дополнительных отчетных форм, которые удобно использовать для анализа состояния учета (например, ведомости аналитического учета, ряд оборотно-сальдовых ведомостей, карточки учета расчетов);

- удобное формирование первичных документов (например, платежных поручений или актов на списание материальных ценностей) на основе данных бюджетного учета, по образцам или на основе других документов, что значительно ускоряет работу бухгалтеров, работающих на таких участках, как расчеты с поставщиками и подрядчиками или учет материальных ценностей;

- специальный раздел для работы главного бухгалтера, в котором сразу видно состояние учета и можно получить детализацию до первичных документов, а также информацию в различных разрезах.

5. Правовое обеспечение

Основным документом, регулирующим наличные денежные расчеты в организациях, является Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций).

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций предприятия и организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, расходы отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. При выдаче денег под отчет необходимо учитывать следующие требования:

- выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;

- лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Подотчетное лицо не вправе передавать полученные в подотчет денежные средства другому работнику;

- выдача вновь наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Исходя из норм, изложенных в вышеприведенном документе, на каждом предприятии и организации должен быть приказ, устанавливающий порядок выдачи и списания подотчетных сумм, в котором определены:

- перечень лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет;

- срок, на который выдаются подотчетные суммы;

- порядок представления и утверждения авансовых отчетов.

В Порядке ведения кассовых операций, которым устанавливаются правила выдачи наличных денежных средств под отчет, нет ограничений размеров выдаваемых сумм. Следовательно, организация может выдать под отчет любую сумму. Однако необходимо иметь в виду, что с учетом ограничения предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами в 100 000 руб. (Указание Банка России от 20.06.2007 N 1843-У) в случаях, когда подотчетное лицо совершает, например, закупку товаров у сторонней организации, действуя при этом от имени своего предприятия, размер одного платежа не должен превышать установленного предела.

Выдача кассиром денежных средств в подотчет осуществляется по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу (платежной ведомости) на основании предъявленных документов, удостоверяющих личность получателя.

Следует заметить, что, если выдача денежных средств из кассы не подтверждена распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе она не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира (п. 27 Порядка ведения кассовых операций).

Основанием для списания денежных средств с подотчетного лица является авансовый отчет с приложением к нему первичных оправдательных документов. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Как правило, документами, подтверждающими произведенные расходы, являются кассовые и товарные чеки. Если в кассовом чеке не отражено, за что произведена плата, к нему должен быть приложен товарный чек, в котором указывается направление использования денежных средств. Бухгалтеру при проверке авансовых отчетов необходимо обращать внимание на следующее:

- даты, наименование организации на кассовом и товарном чеках должны совпадать, даты не должны приходиться на субботу, воскресенье или праздничный день. Если подотчетное лицо согласно представленным документам приобрело материальные ценности в эти дни, оно в письменной форме указывает причину совершения расхода подотчетных сумм;

- в товарном чеке должны быть заполнены все реквизиты в соответствии с имеющимися данными (прописью написана общая сумма приобретенных товаров, поставлены подпись кассира, печать организации);

- товарный чек должен содержать конкретный перечень приобретенных подотчетным лицом материальных ценностей, а не обобщающее их наименование ("хозяйственные товары", "канцелярские товары"), количество и стоимость. Если подотчетное лицо представило товарный чек, в котором указано обобщающее наименование приобретенных товаров, на его обратной стороне должны быть перечислены конкретные хозяйственные или канцелярские товары, приобретенные этим лицом. Данная подотчетным лицом расшифровка приобретенных материальных ценностей подтверждается его подписью.

Все приложенные к авансовому отчету документы должны быть пронумерованы согласно произведенным записям (п. 166 Инструкции N 148н). После того как авансовый отчет будет проверен, он утверждается руководителем учреждения или уполномоченным лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные денежные суммы в установленном порядке. Причем дата утверждения авансового отчета руководителем организации является датой признания расходов на командировки, содержание служебного транспорта, представительских расходов и иных подобных расходов не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Часто средства под отчет выдаются при направлении сотрудника в служебную командировку. Работники могут быть направлены в командировку только по распоряжению руководства Государственной инспекции труда в г. Москве. Постановлением от 13 октября 2008 г. № 749 Правительство РФ утвердило Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, в котором не установлена какая-либо форма такого распоряжения. Получается, что руководитель Государственной инспекции труда в г. Москве должен выбрать вариант сам. Однако рекомендуем все же оформить письменный приказ. Он послужит дополнительным основанием и для подтверждения сроков командировки, ее целей, обоснования расходов и при необходимости позволит привлечь работника к ответственности в случае невыполнения задания.

Цель командировки работника определяется руководителем Государственной инспекции труда в г. Москве и указывается в служебном задании, которое утверждает руководитель. На основании его решения работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт назначения и дата выезда из него), за исключением случаев направления в зарубежные страны (п. 15 Положения).

Если денежных средств было потрачено меньше, чем получено, остаток неизрасходованных сумм возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру. Если денежных средств было потрачено больше, чем получено, перерасход по авансовому отчету выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру.

Ситуация, когда работнику выдали в подотчет денежные средства, а он, израсходовав не всю сумму, не вернул излишек в кассу, встречается на практике довольно часто, именно поэтому читателям будет небезынтересно узнать мнение Роструда, изложенное в Письме от 11.03.2009 N 1144-ТЗ, где был рассмотрен аналогичный случай.

Как уже было отмечено выше, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (п. 11 Порядка ведения кассовых операций). Если данные требования законодательства не выполнены, то в соответствии со ст. 137 ТК РФ работодатель имеет право удержать из заработной платы работника задолженность по авансовому отчету. Об этом говорит Роструд в Письме от 11.03.2009 N 1144-ТЗ.

Однако на практике не все так просто, как кажется на первый взгляд. Существует несколько моментов, на которые следует обратить внимание.

Во-первых, работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника задолженность не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса.

Во-вторых, общая сумма удержания не должна превышать 20% от суммы причитающейся работнику заработной платы.

В-третьих, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Доказать, что работник не против удержания суммы из заработной платы, возможно только при наличии его письменного заявления об этом (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0).

Таким образом, если вышеуказанное заявление отсутствует, работодатель не имеет права взыскивать необходимую сумму долга по авансовому отчету, в противном случае удержание из заработной платы работника без его согласия может обернуться для организации разбирательством в суде.

Заключение

Развитие коммерческих связей бюджетных организаций с российскими и иностранными партнерами приводит к неизбежности командировочных и представительских расходов. Ведь для ведения деловых переговоров, заключения контрактов, приобретения товара или какого-либо имущества, в иных целях представителям российских бюджетных организаций нередко приходится выезжать в командировки, как по России, так и за рубеж. Кроме того, для установления устойчивых экономических связей невозможно обойтись без представительских расходов. А командировочные и представительские расходы неизменно связаны с подотчетом.

Осуществляя хозяйственную деятельность, любая организация неизменно сталкивается с необходимостью выдачи наличных денежных средств под отчет своим сотрудникам. Помимо командировок и представительских расходов, выдачи наличных денежных средств под отчет в организации торговли, как правило, связана с приобретением ГСМ, канцелярских или хозяйственных принадлежностей. Именно этим и обусловлена актуальность темы данной работы.

Исследование проводилось на базе Государственной инспекции труда в г. Москве.

Авансы под отчет выдаются в Государственной инспекции труда в г. Москве по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается.

Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют Авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Контроль подотчетных сумм ведется только в разрезе командировочных расходов. В тоже время при учете подотчетных сумм в Государственной инспекции труда в г. Москве имеются множественные нарушения.

Недостатки в деятельности Государственной инспекции труда в г. Москве касательно учета подотчетных сумм, можно разделить на две основные группы:

- нарушения в части документального оформления;

- нарушения, связанные с направлением должностных лиц Государственной инспекции труда в г. Москве в командировки.

В качестве мер по оптимизации учета расчетов с подотчетными лицами предложена оптимизация документального обеспечения данного процесса и совершенствование расчетов в свете изменения законодательства.

В качестве средства автоматизации учета расчетов с подотчетными лицами предложена программа «Парус» «Бухгалтерия для бюджетных организаций», которая разработана в соответствии с требованиями и положениями действующих нормативных документов и инструкций Министерства финансов Российской Федерации по ведению бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях и реализует стандартную методологию учета для бюджетных учреждений в соответствии с текущим законодательством Российской Федерации.

Внедрение программно-методического решения «Корпорации ПАРУС» для бюджетных учреждений позволит:

- перейти на качественно новый уровень ведения учетных процессов в соответствии с потребностями учреждения;

- значительно сократить количество технических и математических ошибок при вводе и использовании информации;

- сократить время, необходимое для формирования регламентированной отчетности, установленной действующим законодательством, а также получения дополнительных аналитических данных, необходимых для осуществления деятельности бюджетного учреждения;

- автоматизировать процессы осуществления перечислений средств со счетов, сбора, консолидации и подачи всей отчетности бюджетного учреждения, а также целый ряд других операций посредством передачи сведений в электронном виде по каналам связи.

Всё это с учетом невысокой стоимости и отсутствия необходимости привлечения большого количества высококвалифицированных специалистов для работы в финансово-экономических отделах в связи с простотой использования программного продукта позволит значительного повысить качество ведения учета и подготовки отчетности в бюджетном учреждении и сократить расходы на эти цели.

Список использованных источников

1. Гражданский кодекс Российской Федерации

2. Бюджетный кодекс Российской Федерации.

3. Налоговый кодекс Российской Федерации

4. Трудовой кодекс Российской Федерации

5. Федеральный закон от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»

6. Федеральный закон от 22.05.03 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»

7. Указания о порядке применения бюджетной классификации, утвержденные приказом Минфина России от 24.08.07 г. № 74н

8. Приказ Министерства финансов РФ от 30.12.2008 N 148н "Об утверждении Инструкции по бюджетному учету"

9. Приказ Министерства финансов РФ от 23.09.2005 N 123н "Об утверждении форм регистров бюджетного учета"

10. Постановление от 13 октября 2008 г. № 749 Правительства РФ «Об утверждении Положения об особенностях направления работников в служебные командировки».

11. Абалкин Л.И. Назревшие перемены // Вопросы экономики.-2004.- 11.

12. Алексеева И.В. Бюджетный учет шаг за шагом. - М.: Издательский дом, 2007.

13. Анализ хозяйственной деятельности бюджетных организаций / под общей ред. Д. А. Панкова, Е. А. Головковой; - 3-е изд. - М. : Новое знание, 2004.

14. Аронов А.В. Налоговая система: реформы и эффективность // Налоговый Вестник.-2005г.

15. Белов А.Н. Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях. - 4-е изд., перераб. и доп. - М.: Экзамен, 2005.

16. Бирючев О.И. О некоторых вопросах оптимизации налогообложения // Финансы.-2004г.- 7.

17. Бурдилов А.В. Налогообложение бюджетных учреждений - Учебник МЦФЭР,2005г.

18. Бухгалтерский и налоговый учет в бюджетных учреждениях / В.М. Родионова [и др.]; под. ред. В.М. Родионовой. М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004.

19. Бухгалтерский учет в некоммерческих и бюджетных организациях. // №2 (218). - 2009.

20. Бюджетная система Российской Федерации: Учебник / Под ред. Проф. М.В. Романовского - М.: Юрайт, 2005г.

21. Вишневский В.Д. Оценка возможностей снижения налогового бремени в переходной экономике // Вопросы экономики.-2004г.- 4.

22. Волкова Н.Д. Налоговая система России. Москва: МГГУ, 2004г.

23. Воловик Е.М. Налог на добавленную стоимость// Налоговый вестник. 2005г.

24. Воробьева Л.П. Бухгалтерский и налоговый учет в бюджетных учреждениях: практ. пособие. - М.: МГИУ, 2008

25. Воробьева Л.П. Бюджетный и налоговый учет в бюджетных учреждениях. Практическое пособие. - М.: МГИУ, 2007.

26. Воробьева Л.П. Новые принципы и элементы в бюджетном учете // Советник бухгалтера в сфере образования и науки, 2006, N 3.

27. Голощапов Н.А., Соколов А.А. Контроль и ревизия. - М.: Альфа-Пресс, 2007.

28. Гронь Т.М. Перерасход подотчетных сумм// Бюджетный учет, 2008, №7

29. Данилов, Е. Н. Анализ хозяйственной деятельности в бюджетных и научных учреждениях /Е. Н. Данилов, В. Е. Абарникова, Л. К. Шипиков. - М. : Интерпресссервис ; Экоперспектива, 2005.

30. Долгая В.М. Бухгалтерский учет и налогообложение в бюджетных организациях// Комментарий. 2-е изд., перераб. и доп.М.: Книжный мир,2005г.

31. Зайцев В.К., Ушаков А.С. Бюджетные учреждения как балансодержатели государственного имущества // Финансы. 2006. № 1.

32. Захарьин В. Экономика и жизнь. Бухгалтерские приложения. 2006. № 18, 19, 21, 24.

33. Кантеровский А. Организация и учет платной деятельности, осуществляемой военными образовательными учреждениями // Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение, 2006, N 7.

34. Касьяновой Г.Ю. Комментарии к новому Плану счетов Новая Инструкция по бюджетному учету. Москва.2005г.

35. Каширина М.В. Налоги и налогообложение: Учебное пособие. М.: МГЭИ, 2005г.

36. Колеватова О.А. Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях. - М.: Бух. учет, 2005.

37. Колесников С.И. О предмете и методе бюджетного учета // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях, 2006, N 23.

38. Кондраков Н.П., Кондраков И.Н. Бухгалтерский учет в бюджетных организациях. - 6-е изд., перераб. и доп. - М.: Проспект, 2009. - 384 с.

39. Кондраков Н.П., Кондраков И.Н. Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях. 4-е изд., перераб. и доп. М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2006. 248с.

40. Кондраков Н.П., Кондракова И.Н. Бухгалтерский учет в бюджетных организациях. - М.: Проспект, 2008.

41. Кучеров И.И. Налоговое право России: Курс лекций. М. Учебно-консультационный центр ЮрИнфоР, 2005г.

42. Лазутина О.В. Совершенствование методики бухучёта в высших учебных заведениях Московской области // Изд-во МГУП, 2006.

43. Лейман Н.И. Положения по бюджетному учету // Бюджетный учет, 2006, N 11.

44. Люсов А.Н./Налоговая система России. М.: Учебный центр Банкцентр, 2005г.

45. Маклева, Г. И. Бюджетный учет и отчетность: в 2 ч. / Г. И. Маклева, Р. Е. Артюхин. ? М. : ЭКАР, 2005. Ч. 1. С. 9 ? 26, 29, 30, 34 ? 52.

46. Маслова Т.С. Теоретические аспекты организации и методики бухгалтерского учета бюджетных учреждений // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях, 2007, N 6.

47. Нагаева Н.В. Изменены правила командирования//Учет в бюджетных учреждениях, 2008, №12.

48. Налоги и налогообложение: Учебное пособие для вузов/ под ред. И.Г. Русаковой. М.: Финансы, ЮНИТИ, 2005г

49. Налоговые системы зарубежных стран/ под ред. Князева В.Г. М.: ЮНИТИ, 2005г.

50. Пансков В.Г. О некоторых назревших проблемах налогового законодательства//Налоговый вестник. 2005г.

51. Перов А.В.: Учебник. Налоги и налогообложение, 2005г.

52. Петренко Е.А. Кассовые операции в бюджетном учете. - http://www.iterum.ru/47/88339

53. Писконин М.И. Бюджетный учет// Учебное пособие. Москва2005г

54. Правила учета расходов на командировки в бюджетных учреждениях. - http://www.klerk.ru/buh/articles/149530/

55. Предпринимательская деятельность бюджетных учреждений / Сергеева И.В., Сергеев Е.А. - М.: ООО "Статус-Кво 97", 2006.172 с.

56. Румянская С.В. Недостачи: оформление и учет // Главбух. Приложение "Учет в сфере образования", 2005, N 4.

57. Савицкая, Г. В. Экономический анализ / Г. В. Савицкая. - 11-е изд., испр. и доп. ? М. : Новое знание, 2005.

58. Середа К.Н. Бухгалтерский учет и налогообложение в бюджетных организациях. Серия "Справочник". Ростов н/Д: Феникс, 2005.

59. Середа К.Н. Бухгалтерский учет и налогообложение в бюджетных организациях. Ростов н/Д: Феникс, 2002. (Справочник).

60. Слом. В.И. Что такое налоговое законодательство//Налоги. 2004. - 1.

61. Созарукова Г.А. Современный бухгалтерский учет в некоммерческой общественной организации // Аудит и финансовый анализ - 2008г., № 5.

62. Созарукова Г.А. Становление и развитие бухгалтерского учета в некоммерческой общественной организации // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях - 2009, № 2 (218).

63. Созарукова Г.А., Чая В.Т. Нормативно-правовая база и законодательное регулирование бухгалтерского учета в некоммерческой организации // Аудит и финансовый анализ- 2008. № 5.

64. Созарукова Г.А., Чая В.Т. Порядок организации бухгалтерского учета в некоммерческой общественной организации // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях - 2009г. № 1 (217).

65. Теория и практика финансового контроля//Бюджетный учет, 2008, №7

66. Токарев Н.Н. Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях. 3-е изд., переработ. и доп. -М.: НД ФБК-ПРЕСС, 2008.

67. Токарев Н.Н. Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях. 3-е изд., перераб. и доп. М.: НД ФБК-ПРЕСС, 2003.

68. Учет денежных средств в бюджетных учреждениях. - http://www.audit-it.ru/articles/account/otrasl/a100/44736.html

69. Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях. - http://www.audit-it.ru/articles/account/otrasl/a100/44855.html

70. Фадеева Ю.Л. Практическое руководство бюджетных учреждений. - М.: «BKR Интерком-Аудит», 2007.

71. Хабаев С.Г. Бюджетный учет по новому плану счетов - М.: Актион-Медиа, 2006.

72. Химичева Н.И. Правовые особенности бюджетного процесса// Москва.2005г

73. Черник Д.Г. К вопросу о Налоговом кодексе РФ//Налоговый вестник. 2005г.

74. Чернов М.В. Бюджетные организации. Экономика и учет // 12, 2005г.

75. Чернюк А.А. Бухгалтерский учет в бюджетных организациях. - Минск: Высшая школа, 2008. - 505 с.

76. Шедина О.В. Об авансовом отчете//Советник бухгалтера, 2008, №12.

Приложение А

Смета доходов и расходов

Приложение Б

Приложение В

Приложение Г

Расчет расходов по подстатье 212 «Прочие выплаты»:



Размещено на Allbest.ru