При учете расходов с персоналом по прочим операциям главным образом учитываются расчеты по возмещению материального ущерба и расчеты по предоставленным займам.

Материальным ущербом считается недостача материальных ресурсов, выявленная инвентаризацией, порча, приведшая к невозможности дальнейшего хозяйственного использования, потеря потребительских качеств, утрата, хищение, уничтожение, ухудшение или понижение ценности имущества и возникновение необходимости для предприятия произвести затраты на восстановление и приобретение имущества или иных ценностей.

При проверке расчетов по возмещению материального ущерба в первую очередь используются счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба", по данным которых можно проанализировать изменение расчетов по возмещению материального ущерба на протяжении всего ревизионного периода. Такая проверка осуществляется, как правило, сплошным методом. В процессе ее необходимо изучить причины возникновения такой задолженности и ее реальность. Практика показывает, что основными причинами недостач, растрат и хищений являются: несоблюдение условий хранения товарно-материальных ценностей, отсутствие должного контроля за их сохранностью, несвоевременное и формальное проведение инвентаризаций. Следует внимательно проанализировать результаты проверок и инвентаризаций, проведенных за весь ревизуемый период, правильность принятых по ним решений и отражения в бухгалтерском учете установленных отклонений (недостач и излишков).

Особенно тщательно нужно проверить расчеты по недостачам, растратам и хищениям, выяснить причины их возникновения, полностью ли отнесены на виновных лиц суммы недостач, соблюдались ли сроки и порядок рассмотрения случаев недостач, потерь, растрат.

При проверке руководствуются действующим порядком учета регулирования выявленных недостач, потерь, растрат, списания различных долгов, по которым истекли сроки исковой давности.

Необходимо помнить, что выявленные при инвентаризациях и других проверках расхождения фактического наличия ценностей по сравнению с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке.

Недостача ценностей в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства, а сверх норм естественной убыли и потери от порчи ценностей относятся на виновных лиц. Если недостачи ценностей и потери были следствием злоупотреблений, руководитель предприятия, не позднее пяти дней со дня обнаружения недостач и хищений, должен направить дело в судебно-следственные органы и предъявить гражданский иск. Недостачи ценностей сверх норм естественной убыли и потери от порчи материалов и продукции в случаях, когда конкретные виновники недостач и порчи не установлены, предприятие списывает на издержки производства (издержки обращения).

На рассматриваемом предприятии УП "Минский парниково-тепличный комбинат" ежемесячно проводят инвентаризации по приходным и расходным документам готовой продукции при реализации водителями автомобиля, инвентаризации по остаткам топлива в баках автомобилей. Водители автомобиля являются материально-ответственными лицами, с ними заключены договора о полной индивидуальной материальной ответственности.

Согласно сличительным ведомостям по списанию естественной убыли по нормам и сверх норм по водителям в августе 2010 года были выявлены недостачи.

Данные результаты были доведены до сведения генерального директора Лецко С.Н. докладной запиской бухгалтера 2 категории Л.А. Евсиевич. В результате чего были взяты объяснительные записки с водителей автомобилей, вину свою водители автомобиля признают и просят об удержании недостачи из заработной платы.

Следует также проверить реальность задолженности по недостачам, растратам и хищениям. Для этого нужно установить правильность документального оформления инвентаризации (инвентаризационных описей, сличительных ведомостей, расписок материально ответственных лиц, протоколов заседаний инвентаризационных комиссий о регулировании отклонений); правильность расчета сумм, относимых на материально ответственных лиц; наличие обязательства материально ответственного лица о погашении недостачи (потерь) или решения суда.

Обязанностью проверяющего является анализ правильности исчисления суммы ущерба, подлежащего возмещению материально ответственными лицами. В случае недостачи, хищения, умышленного уничтожения или порчи государственных материальных ценностей ущерб определяется по действующим свободным ценам, сложившимся на день вынесения решения о его взыскании. При этом стоимость ценностей, приобретенных за иностранную валюту, исчисляется исходя из коммерческого курса рубля к иностранной валюте, устанавливаемого Национальным банком. По материальным ценностям, на которые установлены регулируемые цены, ущерб определяется по этим ценам, увеличенным на сумму дотации.

Важно проверить правильность бухгалтерского учета расчетов по недостачам, растратам и хищениям. В дебет субсчета 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" относят стоимость недостающих товарно-материальных ценностей с кредита счета 94" Недостачи и потерн от порчи ценностей" по балансовой стоимости и с кредита субсчета 98/4 "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью недостающих ценностей" на сумму разницы между взыскиваемой суммой и балансовой стоимостью недостающих и испорченных товарно-материальных ценностей.

Следует также проверить правильность оформления материалов по недостачам, потерям и хищениям, переданным в судебно-следственные органы, и установить, не имели ли место случаи возврата судебно-следственными органами материалов из-за некачественного их оформления и какие меры в таком случае были приняты к виновным лицам.

На рассматриваемом предприятии УП "Минский парниково-тепличный комбинат" в последнее время не обращался в суд.

В обязательном порядке проверяются полнота и своевременность взыскания сумм, числящихся по субсчету 73-2" Расчеты по возмещению материального ущерба". Особое внимание уделяется проверке обоснованного списания отдельных сумм на убытки ввиду имущественной несостоятельности должников. В этом случае обязательным документом, подтверждающим правильность такого действия, является наличие решения суда об имущественной несостоятельности ответчика. При решении суда о несостоятельности ответчика и невозможности обращения взыскания на его имущество списание долга на убытки не является полным аннулированием задолженности. Списанная в убыток задолженность должна учитываться на забалансовом счете 007 "Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов" в течение пяти лет с момента списания. В случае изменения имущественного положения должников предприятие обязано принять меры по возобновлению взыскания.

Изучая причины, вызвавшие недостачу, хищения и порчу материальных ценностей, следует установить, не требовало ли материально ответственное лицо принятия мер к обеспечению нормальных условий хранения, приемки и выдачи материальных ценностей. При этом уточняется, какие меры были приняты предприятием по устранению и недопущению в дальнейшем недостатков в сохранности товарно-материальных ценностей, сырья, готовой продукции.

Важная роль в обеспечении сохранности собственности предприятия принадлежит предварительному письменному оформлению материальной ответственности работников. Поэтому необходимо проверить, заключены ли письменные договоры с материально ответственными лицами о полной материальной ответственности за недостачу материальных ценностей, принятых под ответственность работника.

На рассматриваемом предприятии нет списка определенных должностей, с которыми заключаются договора о полной индивидуальной материальной ответственности.

Договоры о полной материальной ответственности должны заключаться с кассирами; заведующими складами, их помощниками и кладовщиками; агентами для денежных и товарных поручений; инкассаторами и экспедиторами; гардеробщиками; заведующими нефтехозяйствами (при выполнении ими обязанностей по приему, выдаче и учету горючего и смазочных материалов): комендантами (при выполнении ими обязанностей по приему, выдаче и учету материальных ценностей); заведующими столовыми и буфетчиками; заведующими хозяйством и кастеляншами детских дошкольных учреждений; заправщиками, учетчиками-заправщиками (при выполнении ими обязанностей по приему, выдаче и учету горючего и смазочных материалов); шоферами грузовых автомобилей, совмещающими обязанности агентов-экспедиторов по приему и сдаче грузов; другими лицами, выполняющими работы по приему и отпуску материальных ценностей.

Договора о полной индивидуальной материально ответственности в УП "Минский парниково-тепличный комбинат" заключаются с кладовщиками, водителями, начальниками цехов и прочими.

Типичные ошибки и нарушения:

· неверное определение размера причиненного вреда в случае, когда утраченное имущество относится к основным средствам;

· не заключены договоры о полной материальной ответственности;

· отсутствие объяснительных записок материально ответственных лиц по выявленным в результате инвентаризации отклонениям и нарушениям;

· неверное отражение на счетах бухгалтерского учета факта недостач;

· недостача ценностей в пределах норм естественной убыли удержана за счет виновного лица;

· недостача активов, произошедшая сверх норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, полностью либо частично не отнесена на виновных лиц;

· неверно отражена на счетах бухгалтерского учета разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и стоимостью имущества, принятой к бухгалтерскому учету, при выявлении недостачи;

· не включены в состав доходов от внереализационных операций для целей обложения налогом на прибыль поступления в счет возмещения организации;

· необоснованно списаны суммы недостач на убытки ввиду имущественной несостоятельности должников;

· не ведется счет 007 "Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов" по списанию в убыток задолженности неплатежеспособных дебиторов;

· не определен график инвентаризаций;

· отсутствует график документооборота;

· нарушается график документооборота;

· не соблюдены сроки и порядок рассмотрения случаев недостач, потерь, растрат;

· отсутствует протокол заседания инвентаризационной комиссии;

· отсутствуют данные аналитического учета по счету 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям";

· данные в разрезе субсчетов не соответствуют данным счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям";

· в бухгалтерском балансе отражено свернутое сальдо по счету 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям";

· возмещение ущерба работниками в размере, превышающем установленный ТК размер, проведено не в судебном порядке.

В рассматриваемой организации в августе 2010 года по результатам инвентаризации по приходным и расходным документам бухгалтером 2 категории Евсиевич Л.А. была выявлена недостача овощной продукции по материально-ответственным лицам - водителям: Бабей В.В., Русак Н.Н., Лисецкий А.В., Гусев Ю.С. Недостача произошла по вине водителей, в результате которой УП "Минский парниково-тепличный комбинат" причинен имущественный вред, выразившейся в утрате овощной продукции. Общая сумма составила 8 269 (Восемь тысяч двести шестьдесят девять) белорусских рублей.

По результатам инвентаризации был издан приказ генерального директора №85 от 08.09.2010 года об удержаниях из заработной платы водителей сумму недостачи.

Результаты проверки правильности составления бухгалтерских записей при выявленной недостаче за август 2010 года в УП "Минский парниково-тепличный комбинат" отражены в таблице 10.

Таблица 10 - Проверка правильности составления бухгалтерских записей по выявленной недостаче

Примечание - Источник: собственная разработка

В результате проведенной проверки нарушений по учету расчетов по возмещению материального ущерба не обнаружено.

При проверке правильности документального оформления и учета расчетов по возмещению материального ущерба в УП "Минский парниково-тепличный комбинат" нарушений не обнаружено. Следует заметить, что регулярное проведение инвентаризации складских помещений, топливных баков в автомобилях позволит избежать крупных потерь в организации.

Размещено на Allbest.ru