Расчеты с подотчетными лицами проверяют, как правило, сплошным способом. При этом устанавливается: соблюдение правил выдачи авансов; своевременность предоставления авансовых отчетов; целесообразность и законность использования подотчетных сумм; правильность оформления документов, приложенных к авансовым отчетам; порядок погашения оправдательных документов с целью предотвращения их повторного использования; своевременность возврата неизрасходованных подотчетных сумм.

При проверке авансовых отчетов по командировочным расходам необходимо установить, соблюдается ли установленный порядок назначения и оформления командировок; представляются ли командированными работниками письменные отчеты о результатах командировки и утверждаются ли отчеты руководителем организации; подтверждаются ли авансовые отчеты надлежаще оформленными документами; не оплачиваются ли расходы по командировкам (суточные, проездные, квартирные) в завышенных размерах; правильно ли списываются расходы по командировкам на соответствующие счета затрат. При проверке надо обратить внимание на правильность оформления командировочных удостоверений и установить, имеются ли на них отметки о пребывании в пунктах командировок, нет ли подчисток или неоговоренных исправлений дат. С этой целью даты на удостоверении сверяются с датами на проездных билетах. При командировании водителей их командировочные удостоверения должны быть сверены с путевыми листами. Одновременно надо проверить, имеется ли в организации журнал регистрации командировок; утверждено ли приказом лицо, на которое возложено его ведение. На следующем этане проверки надо установить правильность возмещения и оплаты командировочных расходов (суточных, оплаты проезда, квартирных и др.). [6, с.218]

Срок командировки работников определяется нанимателем и не может превышать тридцати календарных дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается с разрешения нанимателя не более, чем на десять дней. Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ не должен превышать одного года.

При проверке возмещения расходов по командировкам следует руководствоваться нормами возмещения командировочных расходов, утверждаемыми Министерством финансов Республики Беларусь. Расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются в размере стоимости представленных подлинных проездных документов (включая расходы по бронированию билетов). В исключительных случаях, при нерегулярном транспортном сообщении в пределах одного административного района, с разрешения нанимателя оплата за проезд может быть компенсирована без представления проездных документов по минимальной стоимости проезда. Оплачиваются также расходы но проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

При проезде железнодорожным или водным транспортом возмещается стоимость пользования комплектом спальных принадлежностей, а также стоимость бронирования железнодорожных билетов и стоимость набора питания, выдаваемого в поездах международного сообщения, включенная в цену железнодорожного билета. [18]

Возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляется в размерах предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, установленных законодательством Республики Беларусь, при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале.

Командированному работнику расходы по бронированию мест в гостиницах, а также стоимость завтрака, включенная в счет за наем жилого помещения, возмещается в пределах норм расходов по найму жилого помещения. При этом порядок возмещения суточных не зависит от включенной в счет за наем жилого помещения стоимости завтрака.

При командировании работников в Российскую Федерацию и другие государства - участники Содружества Независимых Государств оплата расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов осуществляется в размере пяти процентов от нормы расходов по найму жилого помещения. При этом водителям грузовых автомобилей и лицам, командированным вместе с ними, учитывается время нахождения в пути следования. Кроме того, при командировании в указанные государства возмещение расходов по бронированию мест в гостинице и оплате местных сборов на право проживания в отдельных городах производится сверх установленных норм расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов.

Возмещение расходов по найму жилого помещения в случае проживания работника в нескольких гостиницах производится в пределах установленных норм расходов по найму жилого помещения по командировке в целом.

При предоставлении принимающей стороной за свой счет жилого помещения возмещение расходов по найму жилого помещения не производится.

Если условиями проведения международных мероприятий предусматривается предоставление участникам страной-организатором гостиницы, оплачиваемой путем безналичного перечисления или наличными, стоимость номера которой превышает установленную норму расходов по найму жилого помещения, к отчету принимаются фактические расходы по найму жилого помещения на основе подтверждающих документов. При этом выплата аванса на расходы по найму жилого помещения лицам, выезжающим на данные международные мероприятия и оплачивающим стоимость найма жилого помещения наличной иностранной валютой, производится исходя из расходов по найму жилого помещения, предусмотренных условиями проведения международных мероприятий. [18]

Водителям грузовых автомобилей и работникам, командированным вместе с ним, останавливающимся в соответствии с графиком движения в пути следования на отдых, и не представившим оплаченных счетов, расходы по найму жилого помещения за время нахождения в пути подлежат возмещению на общих основаниях.

Возмещение суточных при проезде по территории иностранного государства и за время пребывания командированного работника за границей 60 и менее дней осуществляется в размерах норм суточных, установленных законодательством Республики Беларусь для работников, направляемых в командировки.

В случае нахождения работника в командировке за границей более 60 дней выплата суточных, начиная с 61-го дня, осуществляется в размерах норм суточных, установленных законодательством Республики Беларусь для работников загранучреждений Республики Беларусь и других категорий работников при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение.

Возмещение суточных производится при проезде в государство, куда работник направлен в командировку, и за время пребывания на территории иностранного государства - в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку.

День пересечения Государственной границы Республики Беларусь определяется по отметке в документе для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь. При командировании работников в Российскую Федерацию и другие государства, где при пересечении границы отметка в документы для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь не вносится, день пересечения границы определяется по документам на проезд с учетом расписания движения пассажирского транспорта.

При выезде в командировку и возвращении обратно в тот же день работнику выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 50 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку.

При направлении за границу в командировку в случае, если принимающая сторона согласно приглашению берет на себя расходы, связанные с обеспечением командированного работника питанием, транспортом и иностранной валютой на личные расходы, направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит, за исключением времени нахождения в пути.

Если принимающая сторона предоставляет командируемым работникам за свой счет питание, но не обеспечивает транспортом или не оплачивает расходы, связанные с проездом в городском транспорте страны пребывания от места проживания до места работы (службы, обучения и стажировки), и не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30 процентов, а при выплате иностранной валюты на личные расходы - 15 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку.

Если принимающая сторона берет на себя расходы, связанные с обеспечением командированных работников питанием и транспортом, но не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 15 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку. Указанный в настоящей части порядок выплаты суточных может применяться по решению нанимателя также и для работников, направленных в командировку для участия в международных мероприятиях.

В случаях, если работники, направленные в командировки, не обеспечиваются питанием, суточные выплачиваются в полном объеме, если принимающая сторона берет на себя расходы только по обеспечению одноразовым питанием - в размере 70 процентов, двухразовым - в размере 30 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку.

При направлении в командировку работников для участия в международных мероприятиях, проводимых на условиях предварительного внесения взносов (включая оплату питания, найма жилого помещения), наниматель осуществляет оплату таких взносов путем безналичного перечисления на основе подтверждающих документов (уведомления соответствующих организаций, ответственных за проведение международных мероприятий, о сумме взносов) независимо от норм суточных и расходов по найму жилого помещения. При этом лицам, выезжающим на данные мероприятия, дополнительные выплаты не производятся.

Если при безналичной оплате в счет включены только расходы на питание, направляющая сторона по решению нанимателя может дополнительно выплатить командированному работнику на личные расходы суточные в размере 15 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку. В случае, если в счете не предусмотрена оплата питания или включены расходы на его частичную оплату, направляющая сторона по решению нанимателя может выплатить работнику суточные соответственно в полном объеме, 70 процентов от нормы - при одноразовом питании, 30 процентов от нормы - при двухразовом питании.

В случае если принимающая сторона возмещает в последующем командированному работнику стоимость проезда, оплаченного нанимателем, указанные суммы в иностранной валюте полностью вносятся в кассу с приложением документов, подтверждающих их возврат.

Нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу устанавливаются Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь №7 от 30.01.2001 г. (ред. от 15.11.2007г. № 165)

Командированному работнику возмещаются комиссионные по обмену в банке чека или одного вида иностранной валюты на другой, за совершение операций с использованием банковских пластиковых карточек, расходы по получению служебного паспорта гражданина Республики Беларусь, виз, страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу, по оплате обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах, при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (счета, квитанции и т.п.), за исключением расходов, связанных с получением служебного паспорта и виз. В случае отмены служебной командировки по независящим от командируемого работника причинам возмещение расходов по оформлению виз, стоимости установленного перевозчиком тарифа при возврате приобретенных проездных билетов. [18]

При командировании работника на автомобильном транспорте имеются определенные особенности оформления командировки. Существует разница при направлении работника на служебном автотранспорте нанимателя и на личном автотранспорте, используемом в служебных целях, связанная со спецификой учета затрат.

В случае направления в командировку работника на автотранспорте нанимателя оформляются:

- приказ (распоряжение) о направлении работника в служебную командировку. Приказ в том числе содержит упоминание об автотранспортном средстве (марка, номерной знак и т.д.), используемом при командировании работника. Кроме того, в приказе указывается маршрут следования;

- командировочное удостоверение;

- задание на командировку, предусматривающее: ее цель, время нахождения в командировке, план встреч и переговоров, маршрут следования автотранспортного средства;

- путевой лист на автотранспортное средство;

- доверенность на представление интересов организации (при необходимости).

При командировании работников на автотранспорте нанимателя суточные и расходы по найму жилого помещения возмещаются в установленном порядке. При командировании работников на автотранспорте нанимателя в Российскую Федерацию и другие страны СНГ, где при пересечении границы отметка в паспорте не делается, подтверждением для выплаты иностранной валюты являются путевой лист с отметками о выездах и заездах на предприятие в месте командирования, а также сопроводительные документы.

Работникам, командированным на автотранспорте нанимателя, также выдаются авансы в иностранной валюте на расходы по:

- приобретению горюче-смазочных материалов;

- плате за стоянку;

- уплате дорожных и таможенных сборов за границей;

- страхованию автотранспорта;

- страхованию гражданской ответственности перевозчика;

- вынужденному мелкому ремонту.

Если расходы водителя, связанные с перевозкой, превысили сумму аванса, выданного ему в валюте, то произведенные расходы возмещаются в валюте аванса. При отсутствии на предприятии данного вида валюты расходы по решению нанимателя могут возмещаться как в иностранной валюте, так и в белорусских рублях по курсу Национального банка Республики Беларусь на дату авансового отчета.

Кроме того, законодательством исходя из фактических затрат на основе подтверждающих оригинальных документов предусмотрено возмещение расходов по:

- оплате разрешений на проезд по территории иностранных государств;

- ветеринарному контролю;

- фитосанитарному контролю;

- мойке транспортных средств;

- услугам по приграничной обработке транспортных средств на объектах приграничного сервиса (терминал);

- конвоированию грузов, находящихся под таможенным надзором;

- экологическим налогам и сборам;

- факсимильной связи;

- эвакуации транспортных средств в случаях аварий и технических неисправностей. [18]

Данные расходы относятся на затраты по производству и реализации продукции (работ, услуг).

С 27 сентября 2010 года согласно Указа Президента Республики Беларусь от 23.09.2010г. №484 "О признании утратившим силу Указа Президента Республики Беларусь от 5 февраля 1997 г. № 132" (рег. № 1/11966 от 24.09.2010) отменяется право правительства определять состав затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), а также порядок выплаты зарплаты юридическими лицами, основанными на госсобственности.

Теперь Основные положения по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), ранее утвержденные совместным решением соответствующих министерств, будут носить только рекомендательный характер.

Организации могут самостоятельно определять методологию формирования себестоимости продукции.

В соответствии с действующим законодательством работник должен отчитаться в течение трех дней по возвращении из командировки. Для указанных целей предназначен авансовый отчет, составляемый работником и утверждаемый руководителем предприятия. К отчету прилагаются командировочное удостоверение с отметками о времени выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы, документы о найме жилого помещения и фактических расходах на проезд и других расходах (служебные переговоры по телефону, отправка телеграмм и т.п.). Руководитель предприятия или его заместитель обязан не позднее пяти дней принять решение по отчету командированного.

Согласно Постановления Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001г №38 (ред. от 01.11.2010 N 86)"Об утверждении Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения" срок хранения авансовых отчетов - 3 года; приказов о направлении в служебную командировку в пределах Республики Беларусь - 3 года, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля и после проведения налоговыми органами проверки соблюдения законодательства. Срок хранения отчетов о служебных командировках за границу и рабочих визитах - 10 лет, приказов о направлении в длительные (более месяца) служебные командировки в пределах Республики Беларусь и служебные командировки за границу - 75 лет. [16]

На рассматриваемом предприятии УП "Минский парниково-тепличный комбинат" авансовый отчет на командировочные расходы предоставлен 6 августа 2010 года, командируемый работник вернулся из служебной командировки 5 августа 2010 года. Мигаль Игнат Игнатович согласно приказа №21-кк от 26 июля 2010 года был направлен в командировку в Королевство Нидерландов на 10 дней, с 27 июля 2010 года по 5 августа 2010 года с автомобилем МАЗ-MAN гос. номер КС 2323 в связи с производственной необходимостью связанной с получением вспомогательных материалов для теплиц. В связи с этим был составлен расчет финансовых средств на командировку. Согласно расчету командируемому работнику были предоставлены средства на командировочные расходы: суточные, топливо в общей сумме 6 589 716 руб. Авансовый отчет предоставлен на сумму 14 793 439 руб.

В командировочном удостоверении проставлены печати о прибытии командируемого работника в Королевство Нидерландов, а так же о выбытии. Авансовый отчет утвержден руководителем организации. Суточные оплачены командированному работнику в пределах норм и порядке установленных законодательством на дату составления авансового отчета.

На УП "Минский парниково-тепличном комбинате" был представлен авансовый отчет № 31 от 18 мая 2010 года по суммам, выданным на хозяйственные расходы. Согласно оригиналу чека заместителем главного бухгалтера была приобретена книга учета проверок на сумму 2 700 руб. Расходы были произведены 18 мая 2010 года. Аванс на административно-хозяйственные и операционные расходы не выдавался, в результате чего заместитель главного бухгалтера Абрамович Татьяной Ивановной была написана докладная записка на имя Генерального директора с просьбой о возмещении расходов, понесенных при покупке книги учета проверок.

Все нарушения, которые могут встречаться среди операций с подотчетными суммами, делятся на две группы: допускаемые администрацией предприятия; возникающие по вине подотчетных лиц при недосмотре или попустительстве администрации. [26, с.238]

К первой группе нарушений относятся:

· выдача подотчетных сумм лицам, не имеющим трудовых отношений с контролируемым предприятием;

· выдача подотчетных сумм на расходы, которые могут быть оплачены из кассы или через банк;

· скрытое кредитование работников путем выдачи им авансов ранее наступления потребности в деньгах или вообще без всякой потребности;

· выдача подотчетных сумм лицу, имеющему задолженность по ранее полученному авансу;

· превышение предельных размеров авансов;

· несвоевременное принятие мер к принудительному взысканию задолженности подотчетного лица, не отчитавшегося о своих расходах и не вернувшего остаток средств в кассу, путем удержания его долга из оплаты труда.

· отсутствие приказов о направлении работников в командировку;

· отсутствуют приказы об оплате суточных сверх норм;

· отсутствие в командировочном удостоверении отметки о прибытии и выбытии с места пребывания;

· авансовые отчеты не утверждены руководителем организации;

· неправильно выведена задолженность по авансовому отчету;

· нарушен порядок удержания подоходного налога с сумм сверх установленных норм командировочных расходов;

· несоответствие записей в авансовых отчетах данным бухгалтерских регистров и бухгалтерской отчетности;

· неправильное выведение остатков расчетов с подотчетными лицами на конец отчетного периода;

· несоблюдение норм на командировочные расходы;

Ко второй группе нарушений относятся:

· несвоевременное предоставление авансового отчета и возвращения остатка денег в кассу;

· передача денег другому подотчетному лицу;

· расходование аванса не по назначению;

· неправильное оформление документов, подтверждающих использование аванса;

· предоставление оправдательных документов, искажающих размеры или направления действительного расходования средств.

Для контроля за движением и использованием подотчетных сумм приказом руководителя организации должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право на получение средств под отчет. В приказе должны быть установлены:

· Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер;

· Порядок предоставления авансовых отчетов;

· Запрещение выдачи денег под отчет при условии неполного отчета по ранее выданному авансу;

· Запрещение передачи подотчетных денежных средств от одного работника другому.

Перечисленных в приказе сотрудников нужно ознакомить с ним в обязательном порядке по роспись.

Данный приказ должен согласовываться с полученным в обслуживающем банке лимитом расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования Республики Беларусь.

Наряду с вышеперечисленными аспектами проверяется правильность документального оформления, своевременность и целевой характер отражения таких расходов.

Типичные ошибки при проведении ревизии расчетов с подотчетными лицами по административно-хозяйственным и операционным расходам:

· выдача подотчетных сумм лицам, не имеющим трудовых отношений с контролируемым предприятием;

· выдача денежных сумм под отчет лицам, не указанным в списке, утвержденном руководителем организации;

· выдача подотчетных сумм лицу, имеющему задолженность по ранее полученному авансу;

· несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они выданы;

· списание подотчетных сумм за счет собственных источников организации

· выделение сумм НДС расчетным путем от стоимости активов, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети;

· и прочие.

При контроле расчетов с подотчетными лицами необходимо проверить правильность бухгалтерских записей по отражению полученных под отчет сумм и их списанию. Корреспонденция по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" представлена в таблице 4

Таблица 4 - Корреспонденция по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами

Примечание - Источник: собственная разработка

Результаты проверки правильности составления бухгалтерских записей по авансовым отчетам №40 от 06 августа 2010 года, №31 от 18 мая 2010 года представлены в таблице 5.

Таблица 5 - Проверка правильности составления бухгалтерских записей по принятым авансовым отчетам

Приложение - Источник: собственная разработка

При проверке правильности составления бухгалтерских записей по принятым авансовым отчетам №31 от 18 мая 2010 года и №40 от 06 августа 2010 года отклонений не установлено.

Результаты проверки правильности расчетов с подотчетным лицом согласно авансовому отчету №40 от 6 августа 2010 года представлены в таблице 6.

Таблица 6 - Ведомость проверки правильности расчетов с подотчетным лицом