Расчеты с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям на примере УП "Минский парниково-тепличный комбинат"

Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами по служебным командировкам, средствам, выданным на операционно-хозяйственные расходы и прочим операциям в УП "Минский парниково-тепличный комбинат". Понятие материального ущерба и порядок его определения.

Рубрика Бухгалтерский учет и аудит
Вид дипломная работа
Язык русский
Дата добавления 01.12.2014
Размер файла 192,1 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Возмещение суточных при проезде по территории иностранного государства и за время пребывания командированного работника за границей 60 и менее дней осуществляется в размерах норм суточных, установленных законодательством Республики Беларусь для работников, направляемых в командировки.

В случае нахождения работника в командировке за границей более 60 дней выплата суточных, начиная с 61-го дня, осуществляется в размерах норм суточных, установленных законодательством Республики Беларусь для работников загранучреждений Республики Беларусь и других категорий работников при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение (далее - по нормам, установленным при командировках в пределах государства пребывания).

Возмещение суточных производится в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку.

За время следования по территории Республики Беларусь до дня отъезда из Республики Беларусь либо после дня прибытия в Республику Беларусь суточные за это время выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством Республики Беларусь по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь.

День пересечения границ государств, в том числе Государственной границы Республики Беларусь определяется по отметке в документе для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь. При командировании работников в Российскую Федерацию и другие государства, где при пересечении границы отметка в документы для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь не вносится, день пересечения границы определяется по документам на проезд с учетом расписания движения пассажирского транспорта.

При выезде в командировку и возвращении обратно в тот же день работнику выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 50 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку.

При направлении за границу в командировку в случае, если принимающая сторона согласно приглашению берет на себя расходы, связанные с обеспечением командированного работника питанием, транспортом и иностранной валютой на личные расходы, направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит, за исключением времени нахождения в пути.

Если принимающая сторона предоставляет командируемым работникам за свой счет питание, но не обеспечивает транспортом или не оплачивает расходы, связанные с проездом в городском транспорте страны пребывания от места проживания до места работы (службы, обучения и стажировки), и не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30 процентов, а при выплате иностранной валюты на личные расходы - 15 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку.

Если принимающая сторона берет на себя расходы, связанные с обеспечением командированных работников питанием и транспортом, но не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 15 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку. Указанный в настоящей части порядок выплаты суточных может применяться по решению нанимателя также и для работников, направленных в командировку для участия в международных мероприятиях.

В случаях, если работники, направленные в командировки, не обеспечиваются питанием, суточные выплачиваются в полном объеме, если принимающая сторона берет на себя расходы только по обеспечению одноразовым питанием, - в размере 70 процентов, двухразовым - в размере 30 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку.

При направлении в командировку работников для участия в международных мероприятиях, проводимых на условиях предварительного внесения взносов (включая оплату питания, найма жилого помещения), наниматель осуществляет оплату таких взносов путем безналичного перечисления на основе подтверждающих документов (уведомления соответствующих организаций, ответственных за проведение международных мероприятий, о сумме взносов) независимо от норм суточных и расходов по найму жилого помещения. При этом лицам, выезжающим на данные мероприятия, дополнительные выплаты не производятся.

Если при безналичной оплате в счет включены только расходы на питание, направляющая сторона по решению нанимателя может дополнительно выплатить командированному работнику на личные расходы суточные в размере 15 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку. В случае, если в счете не предусмотрена оплата питания или включены расходы на его частичную оплату, направляющая сторона по решению нанимателя может выплатить работнику суточные соответственно в полном объеме, 70 процентов от нормы - при одноразовом питании, 30 процентов от нормы - при двухразовом питании.

В случае, если принимающая сторона возмещает в последующем командированному работнику стоимость проезда, оплаченного нанимателем, указанные суммы в иностранной валюте полностью вносятся в кассу с приложением документов, подтверждающих их возврат.

Нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу устанавливаются Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь №7 от 30.01.2001 г. (ред. от 15.11.2007 г. № 165)

Командированному работнику возмещаются комиссионные по обмену в банке чека или одного вида иностранной валюты на другой, за совершение операций с использованием банковских пластиковых карточек, расходы по получению служебного паспорта гражданина Республики Беларусь, виз, страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу, по оплате обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах. В случае отмены служебной командировки по не зависящим от командируемого работника причинам возмещение расходов по оформлению виз, стоимости установленного перевозчиком тарифа при возврате приобретенных проездных билетов осуществляется на основании подтверждающих документов в оригинале.

В случае временной нетрудоспособности командированного работника за границей ему на общих основаниях возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, если командированный работник находится на стационарном лечении), по проезду до места командирования и обратно, а также выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного задания за границей или вернуться из командировки.

Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться из командировки должна быть подтверждена документально соответствующим медицинским учреждением иностранного государства.

Срок командировки продлевается на дни временной нетрудоспособности командированного работника за границей.

С 1 сентября 2010 года вступило в силу Постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30 июля 2010 года № 115 "Об утверждении инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу", которое отменяет Постановление Министерства труда Республики Беларусь от 14 апреля 2000 г. №55 "Об утверждении Положения о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу"

Существуют определенные отличия между этими постановления. Данные отличия указаны в таблице 1.

Таблица 1 - Отличительные особенности Положения №55 и Инструкции №115

Положение №55 (До 1 сентября 2010 года)

Инструкция №115 (С 1 сентября 2010 года)

До 1 сентября 2010 года наниматель обязан был выдать аванс только в иностранной валюте.

С 1 сентября 2010 года наниматель обязан выдать аванс в иностранной валюте и (или) в белорусских рублях.

До 1 сентября в обязанности нанимателя не входило ознакомление с расчетом на выданный аванс командированного работника.

С 1 сентября 2010 года наниматель обязан ознакомить командированного работника с расчетом на выданный аванс, а также с порядком и сроками составления отчета о расходовании полученного аванса, ответственностью за нецелевое использование и (или) невозвращение в установленный срок неиспользованных денежных средств, выданных под отчет.

До 1 сентября 2010 года не предусматривалась оплата билета на проезд по тарифу 1-го класса без предварительного разрешения нанимателя, даже при изменении условий командирования, когда командированный работник вынужден приобретать такой билет.

С 1 сентября 2010 года в таких случаях предварительного разрешения нанимателя не требуется.

До 1 сентября 2010 года в задании по командировке указывались цель командировки, время нахождения за границей, план встреч и переговоров с представителями иностранных фирм и организаций, а в случае заключения договора (контракта) - предмет договора (контракта), условия поставки, форма и вид платежа. Задание подписывается руководителем и командированным работником

С 1 сентября 2010 года эти требования сохранились, однако в добавлении к этому задание должно носить конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок. Задание подписывается командированным работником и утверждается нанимателем.

До 1 сентября 2010 года возмещение суточных производилось:

при проезде по территории Республики Беларусь - в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь;

при проезде и за время пребывания на иностранной территории - в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую направлен работник в командировку

С 1 сентября 2010 года возмещение суточных производится в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку.

За время следования по территории Республики Беларусь до дня отъезда из Республики Беларусь либо после дня прибытия в Республику Беларусь суточные за это время выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством Республики Беларусь по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь

До 1 сентября 2010 года стоимость набора питания, выдаваемого в поездах международного сообщения, включенная в цену железнодорожного билета, а также стоимость завтрака, включенные в счета за наем помещения возмещению не подлежала.

С 1 сентября 2010 года стоимость питания в поездах подлежит возмещению, а также стоимость завтрака, включенная в счет за наем жилого помещения возмещается в пределах норм расходов по найму жилого помещения. При этом порядок возмещения суточных не зависит от включенной в счет за наем жилого помещения стоимости завтрака.

До 1 сентября 2010 года за время остановки в пути следования по иностранной территории продолжительностью менее суток, связанной с расписанием движения транспорта, суточные выплачивались по нормам страны командирования.

С 1 сентября 2010 года период такого нахождения сокращен до 12 часов, а также сделана пометка, что расходы по найму жилого помещения в таких случаях не возмещаются.

До 1 сентября 2010 года в Положении, утвержденном Постановление №55, не оговаривалось, сохраняется ли заработная плата, суточные, расходы по найму жилого помещения за время нахождения в пути без уважительных причин, произошедшая по вине работника.

С 1 сентября 2010 года в Инструкции, утвержденной Постановление №115, четко оговорено, что за время задержки в пути без уважительных причин, произошедшей по вине командированного работника, заработная плата (денежное довольствие) не сохраняется, суточные не выплачиваются и расходы по найму жилого помещения не возмещаются.

До 1 сентября 2010 года день пересечения границы определялся по отметке в паспорте.

С 1 сентября 2010 года день пересечения границы определяется в документе для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь.

Документами, по которым осуществляется выезд из Республики Беларусь и въезд в Республику Беларусь граждан Республики Беларусь, являются паспорт гражданина Республики Беларусь, дипломатические и служебные паспорта граждан Республики Беларусь, а также национальное удостоверение личности моряка.

До 1 сентября 2010 года работники, которые прибыли из служебной командировки, должны были предоставить письменный отчет об итогах командировки в двухнедельный срок со дня прибытия.

С 1 сентября 2010 года этот срок уточнен до 10 дней со дня прибытия.

Однако, нет оговорок календарные ли это дни или рабочие.

Приложение - Источник: собственная разработка

Существуют определенные отличия в документальном оформлении служебных командировок в пределах Республики Беларусь и за границу. Так, при служебных командировках в пределах Республики Беларусь командировочное удостоверение является обязательным документом, а при заграничной командировке необязательным, письменное задание по командировке, письменный отчет по командировке (о проделанной работе) напротив являются обязательными документами при служебной командировке за границу.

На рассматриваемом предприятии УП "Минский парниково-тепличный комбинат" водитель автомобиля направлялся в служебную командировку на автотранспорте нанимателя. Необходимость служебной командировки подтверждается служебной запиской заведующего ремонтно-механической мастерской Голубых Н.И. Требования, предъявляемые к служебной командировке на автотранспорте нанимателя соблюдены, однако, в приказе не указан маршрут следования.

Кроме расходов по найму жилого помещения, суточных работнику возмещены расходы, связанные с приобретением горюче-смазочных материалов, плата за дорогу, таможенные сборы, мойка автомобиля и прочие.

Таким образом, порядок отражения учетных записей на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" можно представить в таблице 2.

Таблица 2. Отражение соответствующих записей на счетах бухгалтерского учета по хозяйственным операциям с подотчетными лицами.

N п/п

Дебет

Кредит

Содержание хозяйственных операций

Первичный документ

1. Выдача сумм (денежных документов) под отчет:

1.1

71

50-1, 50-4

денежными средствами из кассы организации

Расходный кассовый ордер формы КО-2 (КО-2в), платежная ведомость, кассовая книга, журнал - ордер 7-АПК

1.2

71

50-3

денежными документами из кассы организации

Расходный кассовый ордер формы КО-2 (КО-2в), кассовая книга, журнал - ордер 7-АПК

1.3

71

51

с расчетного счета организации

Корешок чека чековой книжки, выписка банка по расчетному счету, журнал - ордер 7-АПК

1.4

71

52

с валютного счета организации

Заявление на снятие валюты, выписка банка по валютному счету, журнал - ордер 7-АПК

1.5

71

55

со специального счета в банке

Заявление на снятие валюты, выписка банка по специальному счету, журнал - ордер 7-АПК

2. Списание подотчетных сумм (расходов), связанных с:

2.1

07

71

приемкой оборудования у поставщика

Авансовый отчет, ТТН-1, ТН-2, кассовый чек, товарный чек, журнал - ордер 7-АПК

2.2

08

71

приобретением основных средств и нематериальных активов

Авансовый отчет, ТТН-1, ТН-2, кассовый чек, товарный чек, журнал - ордер 7-АПК

2.3

10

71

приобретением материалов

Авансовый отчет, ТТН-1, ТН-2, кассовый чек, товарный чек, журнал - ордер 7-АПК

2.4

15

71

заготовлением и приобретением материальных ценностей

Авансовый отчет, чеки, квитанции и иные документы, подтверждающие расходование денежных средств, журнал - ордер 7-АПК

2.5

16

71

отражение отклонений в стоимости материальных ценностей

Авансовый отчет, бухгалтерская справка-расчет, журнал - ордер 7-АПК

2.6

20

71

основным производством

Авансовый отчет, чеки, счета, проездные документы, бухгалтерская справка-расчет, журнал - ордер 7-АПК

2.7

23

71

вспомогательным производством

Авансовый отчет, чеки, квитанции и иные документы, подтверждающие расходование денежных средств, журнал - ордер 7-АПК

2.8

25

71

общепроизводственными расходами

Авансовый отчет, чеки, квитанции и иные документы, подтверждающие расходование денежных средств, журнал - ордер 7-АПК

2.9

26

71

общехозяйственными расходами

Авансовый отчет, ТТН-1, ТН-2 и др., журнал - ордер 7-АПК

2.10

29

71

обслуживанием производств и хозяйств

Авансовый отчет, чеки, квитанции и иные документы, подтверждающие расходование денежных средств, журнал - ордер 7-АПК

2.11

41

71

приобретением товаров

Авансовый отчет, чеки, ТТН-1, ТН-2, квитанции и иные документы, подтверждающие расходование денежных средств, журнал - ордер 7-АПК

2.12

44

71

сбытом продукции

Авансовый отчет, чеки, квитанции и иные документы, подтверждающие расходование денежных средств, журнал - ордер 7-АПК

3

92-2

71

Отражение курсовых разниц по кредиторской задолженности

Авансовый отчет, бухгалтерская справка-расчет, журнал - ордер 7-АПК

4

18

71

Отражение налога на добавленную стоимость

Авансовый отчет, кассовый чек, товарный чек, журнал - ордер 7-АПК

5. Возврат подотчетных сумм:

5.1

50-1, 50-4

71

в кассу организации

Приходный кассовый ордер формы КО-1 (КО-1в), кассовый отчет, журнал - ордер 7-АПК

5.2

51

71

на расчетный счет организации

Объявление на взнос наличными, мемориальный ордер, приложение к мемориальному ордеру, выписка по счету, журнал - ордер 7-АПК

5.3

52

71

на валютный счет организации

Заявление на взнос иностранной наличной валюты, мемориальный ордер, приложение к мемориальному ордеру, выписка по счету, журнал - ордер 7-АПК

5.4

55

71

на специальные счета

Мемориальный ордер, приложение к мемориальному ордеру, выписка по счету, журнал - ордер 7-АПК

6

70

71

Удержание из заработной платы подотчетных лиц не возвращенных в установленные сроки неиспользованных авансов

Авансовый отчет, заявление работника, журнал - ордер 7-АПК

7

94

71

Начисление задолженности по не возвращенным своевременно подотчетным суммам

Авансовый отчет, бухгалтерская справка-расчет, журнал - ордер 7-АПК

8

76

71

Списание командировочных расходов, возмещаемых иными организациями

Договор, авансовый отчет, документы, подтверждающие командировочные расходы, журнал - ордер 7-АПК

9

79

71

Списание расходов в интересах обособленных подразделений, находящихся на самостоятельном балансе

Авансовый отчет, бухгалтерская справка-расчет, журнал - ордер 7-АПК

10

91-2

71

Списание операционных расходов, связанных с продажей и прочим выбытием имущества организации

Авансовый отчет, бухгалтерская справка-расчет, журнал - ордер 7-АПК

11

92-2, 84

71

Списание внереализационных расходов по расходам, произведенным сверх норм

Авансовый отчет, бухгалтерская справка-расчет, журнал - ордер 7-АПК

12

97

71

Списание расходов будущих периодов (открытие нового производства, новых направлений работы, продвижение на рынок новых видов товаров (работ, услуг))

Авансовый отчет, документы, подтверждающие расходы, журнал - ордер 7-АПК

13

71

92-1

Отражение курсовых разниц по дебиторской задолженности

Авансовый отчет, бухгалтерская справка-расчет, журнал - ордер 7-АПК

Примечание - Источник: собственная разработка

В связи с тем, что на предприятии УП "Минский парниково-тепличный комбинат" существует собственный парк автомобилей, расходы связанные с содержанием этих автомобилей учитываются на счете 23 "Вспомогательные производства". В организации для учета расходов на содержание и эксплуатацию собственного грузового и легкового автотранспорта к счету 23 "Вспомогательные производства" открыт субсчет 8 "Автомобильный транспорт". Расходы, связанные со служебной командировкой водителя автомобиля относятся на счет 23 "Вспомогательные производства" субсчет 8 "Автомобильный транспорт". Расходы, связанные с приобретением горюче-смазочных материалов, учитываются на счете 10 "Материалы" субсчет 3 "Топливо". Расходы, связанные с приобретением автошины, учитываются на счете 10 "Материалы" субсчет 5 "Запасные части". Расходы, связанные с приобретением карты автомобильных дорог учитываются на счете 10 "Материалы" субсчете 6 "Прочие материалы".

Таким образом, при документальном оформлении служебных командировок УП "Минский парниково-тепличный комбинат" руководствуется законодательными актами Республики Беларусь, соблюдает требования законодательства. Направление в служебную командировку оформляется приказом, в котором указывают кого направляют в служебную командировку, производственная необходимость направления в служебную командировку, цель служебной командировки, сроки, а так же автомобиль нанимателя. Наниматель выдает аванс на командировочные расходы. Командировочное удостоверение оформляется при служебной командировке за границу, хотя и не является обязательным документом. К авансовому отчету прилагаются все оригинальные документы, подтверждающие расходы, произведенные работником. Также для подтверждения факта пересечения границы к авансовому отчету прилагается копия паспорта с отметками. Авансовый отчет подписывает подотчетное лицо, бухгалтер, занимающийся учетом расчетов с подотчетными лицами, проверяет отчет заместитель главного бухгалтера, утверждает отчет генеральный директор. Следует отметить, что, согласно законодательства, авансовый отчет должен составлять командируемый работник, проверять бухгалтер, однако, в условиях автоматизации бухгалтерского учета составлением и проверкой авансовых отчетов занимается бухгалтер, а командируемый работник только предоставляет все документы подтверждающие расходы.

1.2 Учет расчетов с подотчетными лицами по средствам, выданным на операционно-хозяйственные расходы

Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь определен срок выдачи наличных денег под отчет на предстоящие расходы:

· не более 3 рабочих дней - на расходы, производимые в месте нахождения организации;

· не более 10 рабочих дней - на расходы, производимые вне места расположения организации;

· до 30 рабочих дней - в сумме, не превышающей размер одной базовой величины.

Лица, получившие наличные деньги под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предоставить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

Физические лица, использовавшие личные средства на приобретение продукции (товаров, работ, услуг), обязаны также не позднее 3 рабочих дней со дня приобретения составить отчет об израсходованных суммах для возмещения средств, потраченных ими в интересах организации. Использование личных денежных средств физических лиц - работников предприятия в интересах организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя. Такие расчеты расцениваются как расчеты наличными деньгами между юридическими лицами.

Согласно Постановлению Правления Национального банка от 12.10.2010 года №428 юридическое лица, их обособленные подразделения, индивидуальные предприниматели вправе осуществлять расчеты наличными деньгами с другими юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями на территории Республики Беларусь, в том числе путем внесения наличных денег непосредственно в кассы банков с последующим зачислением их на текущие (расчетные) банковские счета получателей, в общей сумме не более 300 базовых величин на протяжении одного дня. [23]

К авансовому отчету прилагаются все оправдательные документы, подтверждающие расходы. На документах о приобретении материалов должны быть подписи лиц, принявших под свою ответственность материальные ценности, которые сдаются подотчетными лицами на склад по требованиям накладным.

В авансовом отчете указывается организация, фамилия, имя и отчество работника, котором осуществлены операционно-хозяйственные расходы, номер авансового отчета и дата составления отчета, сумма полученных и израсходованных средств, подписи бухгалтера. На обратной стороне указана дата, кому, за что и по какому документу уплачено и сумма, подписи подотчетного лица.

К документам, подтверждающим факт приобретения (поступления, изготовления, выполнения) продукции (товаров, работ, услуг), относятся: кассовый ордер (квитанция) ф. № КО-1, кассовый чек (он должен содержать номер, наименование предприятия, имя предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (работы, услуги), сумму и быть подписан лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (работ, услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов), другие приходные документы, утвержденные уполномоченными государственными органами. [3, стр.169].

К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически на предмет целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса и утвержденные руководителем организации. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

Предоставленные авансовые отчеты проверяются в бухгалтерии с точки зрения обоснованности произведенных платежей и их размеров.

Авансовые отчеты проверяются как по форме (полнота и правильность оформление отчетов, заполнения реквизитов), так и по существу (была ли необходимость в произведенных расходах, соответствовали ли назначению аванса и т.п.).

Прием авансового отчета завершается определением сумм, принятых к оплате (зачету в счет выданного аванса) расходов, а так же сумм, подлежащих возврату работником либо работнику.

Задолженность организации по авансовому отчету может погашаться как в иностранной валюте, так и в белорусских рублях в пересчете на единый курс Национального банка Республики Беларусь.

В случае непредставления в установленный срок отчетов о расходовании подотчетных сумм или не возврата организации неиспользованных авансов организация вправе производить удержания из заработной платы работников задолженности по подотчетным суммам в порядке, предусмотренным действующим законодательством. [29].

Абрамович Татьяна Ивановна, заместитель главного бухгалтера УП "Минский парниково-тепличный комбинат" понесла расходы при покупке книги учета проверок в сумме 2 700 (Две тысячи семьсот) рублей. Данные расходы были подтверждены оригиналом товарного чека, а также докладной запиской на имя генерального директора с просьбой о возмещении.

Шиманский Леонид Иванович, водитель УП "Минский парниково-Тепличный комбинат" произвел расходы на покупку свечей накаливания и накладок педалей для автомобиля в сумме 38 000 (Тридцать восемь тысяч) белорусских рублей. Данные расходы были подтверждены оригиналом товарного чека, а также докладной запиской на имя генерального директора с просьбой о возмещении.

Славниковым Сергеем Ивановичем, главным инженером УП "Минский парниково-тепличный комбинат" были куплены за наличный расчет анкер рамный, полотно по металлу, диск отрезной для проведения ремонтных работ в сумме 49 500) Сорок девять тысяч пятьсот) белорусских рублей. Данные расходы были подтверждены оригиналом товарного чека, а также докладной запиской на имя генерального директора с просьбой о возмещении.

В вышеизложенных примерах аванс на предстоящие расходы не был предоставлен, работники израсходовали собственные денежные средства, предоставили авансовый отчет, на основе данных авансового отчета организация должна сделать следующие записи:

Выдача денежных средств отражается по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и кредиту счетов 50 "Касса", 51 "Расчетный счет".

Использование подотчетным лицом денежных средств корпоративной карточки отражается по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами". и кредиту счета 55 "Специальные счета в банках".

При рассмотрении служебной командировки водителя 1 класса ремонтно-механической мастерской Мигаля Игната Игнатовича в Королевство Нидерландов в связи с производственной необходимостью, связанной с получением вспомогательных материалов для теплиц замечено, что приобретена карта автомобильных дорог. К авансовому отчету так же прилагалась докладная записка, в которой указывалась причина приобретения данной карты и просьба о возмещении. Данные расходы так же являются хозяйственными расходами и подлежат возмещению.

В рассмотренной ситуации была сделана бухгалтерская запись: Дебет счета 10 "Материалы" субсчет 6 "Прочие материалы" кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Выдача денежных средств отражается по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и кредиту счетов 50 "Касса", 51 "Расчетный счет".

При наличии задолженности (как дебиторской, так и кредиторской) в иностранной валюте по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" при изменении Национальным банком Республики Беларусь курсов валют про изводится переоценка. Декретом Президента Республики Беларусь "О порядке проведения переоценки имущества и обязательств в иностранной валюте при изменении Национальным банком курсов иностранных валют и отражения в бухгалтерском учете курсовых разниц" определен порядок отнесения и списания возникающих курсовых разниц. Изменение кредиторской, дебиторской задолженности в соответствии с действующим законодательством отражается на счете 92 "Внереализационные расходы и доходы".

Израсходованные подотчетные суммы согласно авансовым отчетам списываются со счета 71 в дебет счетов по учету затрат, материалов и денежных средств.

Расход подотчетных сумм отражается на основании авансовых отчетов по дебету счетов материальных ценностей, затрат на производство и др. и кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Неизрасходованные суммы должны быть возвращены подотчетным лицом в кассу организации, что находит отражение по дебету счета 50 "Касса" и кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Не возвращенные в установленные сроки подотчетные суммы отражают по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы могут удерживаться из заработной платы работников, что отражается по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и кредиту счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". При невозможности удержания таких сумм с заработной платы работников задолженность списывается в дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" с кредита счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". [3, стр.174]

Погашение задолженности организации подотчетным лицам (при перерасходе выданных сумм или использовании личных средств) отражается по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и кредиту счетов учета денежных средств. По истечении сроков исковой давности непогашенная кредиторская задолженность включается в состав внерелизационных доходов организации.

На данном счете могут отражаться операции по выдаче под отчет денежных документов, путевок, абонементов на питание и др., а также продукции для реализации ее на рынке.

В УП "Минский парниково-тепличный комбинат" возмещение расходов производится путем перечисления денежных средств на карт-счета работников организации.

Учет операций по движению подотчетных сумм и расчетам с подотчетными лицами отражаются в журнале-ордере ф. № 7-АПК. В этом регистре в результате применения линейно-позиционного способа записей совмещен аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами. Аналитический учет ведется по каждой выданной под отчет сумме.

В рассматриваемой организации используют автоматизированную форму журнала-ордера. [Приложение Д]

Журнал-ордер открывается на месяц, полугодие, год с использованием вкладных листов. В бланке, открытом на текущий период, из предыдущего регистра сначала записывают переходящие остатки по расчетам с каждым подотчетным лицом на начало месяца: в графу 2 - подотчетную сумму (дебет счета 71), в графу 3 - сумму не возмещенного перерасхода (кредит счета 71). При этом для справочных и контрольных целей в графе 1 проставляют дату возникновения дебиторской или кредиторской задолженности.

Для упрощения нахождения записей, отражаемых в журнале-ордере за прошлый месяц, в графе "В" журнала-ордера отчетного месяца отражают порядковый номер по записи в журнале-ордере прошлого месяца. После этого записывают операции текущего месяца. Дебетовые обороты по счету 71 отражают в графах 5-15, а кредитовые - в графах 17-25.

По каждой строке отражают дату и сумму выданного аванса (графы 4-7), возмещение перерасхода аванса (графы 8-10), возмещенную или удержанную сумму неиспользованного аванса (графы 12-15) и суммы расхода по предоставленному утвержденному авансовому отчету (графы 16-25). При этом общую сумму фактического расхода по каждому авансовому отчету записывают в графах 17-18, в разрезе дебетуемых счетов - в графах 19-25.

Таким образом, по одной строке находят отражение операции по одному авансовому отчету. При предъявлении и тем же работником за текущий месяц двух и более авансовых отчетов суммы использованных средств отражают в этих же графах по отдельным строкам, то есть для одного подотчетного лица в этом случае предусматривают несколько строк.

В случаях, если подотчетному лицу, находящемуся в длительной командировке направляют дополнительный аванс, то сумму и дату выдачи (перечисления) аванса отражают в свободных графах по той же строке (по дебета счета 71 с кредита соответствующих корреспондирующих счетов).

В целях получения итоговых данных по счету 71 суммы расходов по авансовым отчетам и возврат неиспользованных средств отражаются в журнале-ордере ф. № 7-АПК в корреспонденции с дебетуемыми счетами.

Использование вкладных листов позволяет применять журнал-ордер ф. № 7-АПК для отражения расчетов с каждым подотчетным лицом в течение квартала или полугодия независимо от количества подотчетных лиц. Дл отражения операций по каждому подотчетному лицу в этих случаях используется необходимое количество вкладных листов. При этом в графе 30 производится отметка о перенесении остатков по соответствующему подотчетному лицу на каждую страницу. При отсутствии в следующем месяце расчетов с конкретным отчетным лицом строка остается свободной, а при возобновлении расчетов с этим лицом через месяц и более записи производят по соответствующей строке. В целях уменьшения количества записей по переписыванию фамилий, имени, отчества подотчетных лиц можно использовать номером порядковой записи, отраженном в графе "А".

Если подотчетное лицо является материально-ответственным за реализацию продукции за наличный расчет, то полученную им выручку от реализации, отраженную по дебету счета 71 и кредиту счета 90 "Реализация", записывают в графах 5-7, а сумму выручки, внесенную в кассу или поступившую на расчетный счет, - в графах 13-15.

В графах 28-29 отражаются расходы на служебные командировки (графа 28), в том числе суточные, возмещенные командировочным лицам (графа 29). Эти данные используются для составления отчетности и анализа.

По окончании записей всех операции по расчетам с подотчетными лицами за отчетный период в журнале-ордере ф. № 7-АПК подсчитываются по всем графам, выводится остаток на конец месяца по каждому подотчетному лицу и производится сверка полученных данных с данными других журналов-ордеров и ведомостей.

Кредитовые обороты по счету 71 сверяются: с дебетом счетов 07, 10 - с данными ведомости ф. № 46-АПК, счета 18 - с данными ведомости ф. № 32-АПК, счетов 25 и 26 - с производственными отчетами ф. № 18-Д, 18-Г, счета 50 - с данными раздела дебетовых оборотов журнала-ордера ф. № 1-АПК, счета 70 - с данными ведомости ф. № 59-АПК и т.д. Дебетовые обороту по счету 71 сверяются: с кредитом счета 75 - с данными журнала-ордера ф. № 1-АПК, счета 51 - журнала-ордера ф. № 2-АПК, счета 90 - журнала-ордера ф. № 11-АПК.

На последней странице журнала-ордера ф. № 7-АПК указывается общая сумма кредитового оборота по счету 71 за месяц и нарастающим итогом сначала года, определяемый путем суммирования итоговых данный по графам 19-25. Здесь же приводится стоимость приобретенных материальных ценностей по учетным ценностям, которая сверяется с данными ведомости ф. № 46-АПК. Кредитовый оборот по счету 71 за месяц переносят в Главную книгу, а итоговые суммы по дебетуемым счетам записывают в Главную книгу по соответствующим счетам. [1]

По данным предприятия Журнал-ордер ф. № 7-АПК за сентябрь 2008 года (Приложение В) составлен на 15 листах, в нем указаны остатки по дебету и кредиту на 1 сентября 2008 года, а так же обороты по дебету и кредиту в разрезе корреспондирующих счетов по каждому подотчетному лицу. Поведены итоги и выведены остатки на конец месяца.

Таким образом, для учета расчетов с подотчетными лицами предусмотрен счет 71 "Учет расчетов с подотчетными лицами". Регистром аналитического и синтетического учета является журнал-ордер 7-АПК. Записи в нем ведут на основании авансовых отчетов. К авансовым отчетам подотчетные лица прилагают оправдательные документы, подтверждающие израсходованные суммы. В некоторых случаях работники организации при расчетах используют собственные денежные средства в интересах организации, которые возмещаются им в соответствии с предоставленными документами. За нарушения, связанные с использованием подотчетных сумм, законодательством предусмотрены штрафы.

Следует отметить, что на рассматриваемом предприятии УП "Минский парниково-тепличный комбинат", обязательным документом для возмещения расходов на административно-хозяйственные нужды является не только оригинал чека, а так же докладная записка с указанием необходимости приобретения того или иного материала.

2. Учет расчетов с персоналом по прочим операциям

2.1 Понятие материального ущерба и порядок его определения и возмещения

Под материальной ответственностью работника за причиненный нанимателю ущерб понимают обязанность работника возместить в установленных законодательством пределах и порядке ущерб, причиненный по его вине нанимателю, с которым он состоит в трудовых правоотношениях.

Материальная ответственность работника наступает в связи с причинением нанимателю ущерба и заключается в обязанности виновного лица возместить его в установленных законодательством пределах и порядке. Следует отличать материальную ответственность от обязанности работника погасить задолженность нанимателю, образовавшуюся в результате излишне полученных денежных сумм (например, в связи с авансом).

Материальный ущерб - это вред, причиненный государственному имуществу (включая денежные средства), в связи с утратой, повреждением (порчей), недостачей.

Условием привлечения работников к материальной ответственности является ущерб, причиненный нанимателю при исполнении трудовых обязанностей. При определении размера ущерба учитывается только реальный ущерб, под которым понимаются утрата, ухудшение или понижение ценности имущества, влекущие необходимость для нанимателя произвести затраты на восстановление, приобретение имущества или иных ценностей либо произвести излишние денежные выплаты.

Процедура привлечения работника предприятия к материальной ответственности может быть условно разделена на пять этапов:

1. Установление факта причинения материального ущерба имуществу предприятия.

Факт причинения материального вреда предприятию может быть зафиксирован следующими способами:

путем проведения инвентаризации;

вступившим в законную силу приговором суда по уголовному делу о взыскании в пользу организации ущерба, причиненного его работником;

вступившим в силу постановлением по делу об административном правонарушении;

решением, определением суда о привлечении работника к имущественной ответственности;

по результатам проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности, в ходе которых выявлены нарушения актов законодательства, регулирующих экономические отношения (составляется акт);

путем проведения аудиторской проверки, по результатам которой аудитором предоставляется письменный отчет.

На рассматриваемом предприятии УП "Минский парниково-тепличный комбинат" в марте 2010 года по результатам проведения инвентаризации было установлена недостача готовой продукции, а так же недостача горюче-смазочных материалов. На предприятии имеется собственный парк автомобилей.

2. Определение круга виновных лиц для привлечения их к материальной ответственности

Для привлечения работника к материальной ответственности необходимо одновременное наличие четырех условий:

ущерба, причиненного нанимателю при исполнении трудовых обязанностей. При определении размера ущерба, причиненного работником нанимателю, учитывается только реальный, действительный ущерб, упущенная выгода не учитывается.

Под реальным ущербом понимаются расходы, которые лицо, чье право нарушено, произвело или должно будет произвести для восстановления нарушенного права, утрата или повреждение имущества [5].

Недопустимо возложение на работника ответственности за ущерб, который может быть отнесен к категории нормального производственно-хозяйственного риска. Не может нести материальную ответственность работник за ущерб, причиненный в силу необходимой обороны или крайней необходимости (например, использование имущества для тушения пожара);

противоправности поведения (действия или бездействия) работника. Под противоправностью понимается нарушение или неисполнение работником его трудовых обязанностей, возложенных на него Трудовым кодексом Республики Беларусь, коллективным, трудовым договором, должностной инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка, приказами и распоряжениями нанимателя.

Противоправность поведения работника может заключаться как в действиях работника, так и в бездействии. Действие является противоправным, если оно запрещено законом, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка. Противоправное бездействие - это невыполнение возложенной на работника определенной обязанности. Поэтому наниматель должен однозначно, четко и полно определить обязанности работника в трудовом договоре, правилах внутреннего трудового распорядка, должностных инструкциях и других локальных нормативных актах.

Не являются противоправными действия, совершенные в состоянии крайней необходимости. Таким состоянием могут быть оправданы лишь действия, совершенные для устранения наличной (уже существующей или непосредственно предстоящей) и действительной (немнимой) опасности для охраняемого правом интереса.

Противоправное поведение работника может выражаться не только в ненадлежащем исполнении трудовых обязанностей, но и в нарушении норм уголовного, гражданского, административного права. Именно в силу этого работник может быть привлечен как к материальной ответственности, так и к дисциплинарной, уголовной, административной ответственности, имущественной ответственности по нормам гражданского права. Следует иметь в виду, что, если ущерб причинен преступлением, противоправность устанавливается следственными или судебными органами.

Если противоправность поведения работника, которое привело к возникновению ущерба, установлена вступившим в законную силу приговором суда по уголовному делу о взыскании в пользу организации ущерба, причиненного работником, то факт противоправности его действия (бездействия) считается доказанным;

прямой причинной связи между противоправным поведением работника и возникшим у нанимателя ущербом. Эта связь должна быть установлена не только как возможная или вероятная, но как, несомненно достоверная, прямая. Таким образом, в случаях, когда то или иное действие работника способствовало наступлению ущерба в силу случайного стечения обстоятельств, такие действия не могут быть основанием для возложения на него ответственности.

вины работника в причинении ущерба.

Наниматель обязан создавать работникам условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения сохранности вверенных им ценностей.

Таким образом, после установления факта причинения материального ущерба необходимо:

· наличие докладной записки от руководителя подразделения (иного должностного лица), с указанием обстоятельств и предполагаемых лиц, виновных в причинении ущерба;

· от работника, которому вменяется причинение ущерба, должно быть затребовано письменное объяснение. Если работник отказывается от дачи письменного объяснения, необходимо составить соответствующий акт;

· наниматель посредством издания приказа (распоряжения) может назначить служебное расследование обстоятельств, повлекших причинение материального ущерба, по результатам которого составляется акт.

В результате обнаружения недостачи на УП "Минский парниково-тепличный комбинат" была составлена докладная записка на имя генерального директора С.Н. Лецко о результатах проведения инвентаризации по приходным и расходным документам бухгалтером 2 категории Евсивевис Л.А. В связи с этим были взяты объяснительные записки с водителей автомобиля, с которыми заключены договора о полной индивидуальной материальной ответственности. В результате проведения внутреннего расследования выяснилась вина материально-ответственного лица. Недостачу сверх норм естественной убыли отнесли на виновное лицо и удержали из заработной платы.

3. Определение вида материальной ответственности работника

Работники, как правило, несут полную материальную ответственность за ущерб, причиненный по их вине нанимателю, за исключением случаев ограниченной материальной ответственности, установленных Трудовым Кодексом, коллективными договорами, соглашениями.

Материальная ответственность бывает полная и ограниченная.

Полная материальная ответственность в свою очередь делится на индивидуальную и коллективную.

Полная индивидуальная материальная ответственность возникает в следующих случаях:

· между работником и нанимателем заключен письменный договор о полной материальной ответственности;

· имущество и другие ценности были получены работником под отчет по разовой доверенности или по другим разовым документам;

· ущерб причинен преступлением;

· ущерб причинен работником, находившимся в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;

· ущерб причинен недостачей, умышленным уничтожением или умышленной порчей материалов, полуфабрикатов, изделий (продукции), в том числе при их изготовлении, а также инструментов, измерительных приборов, специальной одежды и других предметов, выданных нанимателем работнику в пользование для осуществления трудового процесса;

· ущерб (с учетом неполученных доходов) причинен не при исполнении трудовых обязанностей;

· ущерб, причиненный нанимателю по вине работника излишними денежными выплатами (за исключением случаев счетной ошибки), неправильным учетом и хранением материальных или денежных ценностей, их хищением, уничтожением.

Полная коллективная материальная ответственность наступает при совместном выполнении работниками отдельных видов работ, когда невозможно разграничить материальную ответственность каждого работника и заключить с ним договор о полной материальной ответственности, может вводиться коллективная (бригадная) материальная ответственность.

Ограниченная материальная ответственность означает, что ущерб возмещается работником в полном размере, но размер его возмещения ограничивается какими-либо критериями. Так, для:

· работников - в размере причиненного по их вине ущерба, но не свыше своего среднего месячного заработка за порчу или уничтожение по небрежности материалов, полуфабрикатов, изделий (продукции), в том числе при их изготовлении, а также за порчу или уничтожение по небрежности инструментов, измерительных приборов, специальной одежды и других нанимателем работнику в предметов, выданных пользование для осуществления трудового процесса;

· руководителей организаций, их заместителей, руководителей структурных подразделений и их заместителей - в размере причиненного по их вине ущерба, но не свыше трехкратного среднего месячного заработка, если ущерб причинен неправильной постановкой учета и хранения материальных или денежных ценностей, непринятием необходимых мер к предотвращению простоев или выпуска недоброкачественной продукции;

· иных случаев предусмотренные коллективным договором, соглашением.

Наниматель вправе на основании коллективного договора, а при его отсутствии - самостоятельно утверждать перечни должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми могут заключаться письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности.

Договор о полной индивидуальной и коллективной (бригадной) материальной ответственности может быть заключен лишь с лицами, достигшими 18-летнего возраста, занимающими должность или выполняющим работу, непосредственно связанную с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей.

Не могут быть приняты на работу с полной материальной ответственностью лица, осужденные за корыстные преступления, если судимость не снята и не погашена в установленном порядке, а также лица, осужденные к наказанию в виде лишения права занимать материально ответственные должности.

Законодательством определены случаи, когда члены коллектива (бригады) освобождаются от возмещения ущерба, причиненного нанимателю:

если будет установлено, что ущерб причинен не по их вине;

при установлении конкретных виновников причиненного ущерба из числа членов данного коллектива (бригады);

если ущерб относится к категории нормального производственно-хозяйственного риска (экспериментальное производство, введение новых технологий и др.).

Условие о заключении договора о материальной ответственности работника может быть предусмотрено в заключенном с ним трудовом договоре (контракте). Помимо этого с работником может быть заключен договор о полной материальной ответственности как при приеме на работу, так и в дальнейшем. Отметим, что условие о заключении договора о полной материальной ответственности является существенным условием трудового договора.

Размер возмещения вреда определяется комиссией по инвентаризации. Она осуществляет:

определение идентичности или аналогичности имущества;

выбор обоснованного значения цены с использованием информации о ценах на имущество. При этом информация берется из средств массовой информации, прейскурантов, бюллетеней, каталогов, иных периодических и (или) официальных изданий, а также с использованием сведений о стоимости производства аналогичных видов имущества от организаций-изготовителей (с учетом расходов по приобретению, доставке, монтажу и установке) и сведений об уровне цен, поступивших от юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, на аналогичное или идентичное имущество.


Подобные документы

  • Учёт расчётов с подотчётными лицами в ОАО "Черлёна". Порядок оформления расходов по служебным командировкам. Учет займов, денежных средств, выданных под отчёт на хозяйственные и операционные расходы. Расчёт с персоналом по возмещению материального ущерба.

    курсовая работа [93,7 K], добавлен 23.05.2015

  • Рассмотрение особенностей учета расчетов с подотчетными лицами, подотчетных сумм при командировке работников за границу, с персоналом по прочим операциям (предоставленный заем, возмещение материального ущерба), за причиненный материальный вред.

    дипломная работа [491,9 K], добавлен 07.04.2010

  • Обзор финансового состояния предприятия. Документальное оформление и учет расчетов с подотчетными лицами по командировкам. Ограничения при направлении работников в служебные командировки. Особые категории командированных лиц. Учетная политика организации.

    курсовая работа [76,6 K], добавлен 21.01.2016

  • Синтетический и аналитический учёт расчётов с подотчётными лицами. Документальное оформление расчётов. Отражение информации в отчетности. Раскрытие информации о расчётах с подотчётными лицами и с персоналом по прочим операциям в отчетности предприятия.

    курсовая работа [95,3 K], добавлен 02.03.2016

  • Основные требования к учёту расчетов с подотчетными лицами: общие понятия. Порядок учёта расчётов по служебным командировкам в пределах Республики Беларусь. Учет расчетов по служебным командировкам за границу. Порядок выдачи наличных денег под отчет.

    курсовая работа [30,2 K], добавлен 07.04.2014

  • Характеристика расчетов с подотчетными лицами. Состав первичных документов и учетных регистров по расчетам с подотчетными лицами. Аудит расчетов с подотчетными лицами. Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами.

    курсовая работа [134,6 K], добавлен 28.11.2006

  • Понятие и характеристика учета расчетов с персоналом по подотчетным суммам, выданным на командировочные расходы по прочим операциям. Технико-экономическая характеристика организации ООО "КУБАНЬЮГ", методическое обеспечение данных операций на предприятии.

    курсовая работа [117,4 K], добавлен 07.02.2011

  • Учет операционно-хозяйственных расходов. Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами. Методика учета подотчетных сумм, выданных на хозяйственно-операционные и командировочные расходы. Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО "Тари-Авто".

    курсовая работа [53,1 K], добавлен 11.11.2010

  • Виды безналичных расчетов. Счета для учета обязательств. Последовательность оформления расчетных операций. Расчеты платежными поручениями, требованиями. Учет расчетов с покупателями и заказчиками, с подотчетными лицами, с персоналом по прочим операциям.

    реферат [160,5 K], добавлен 21.02.2015

  • Понятие наличных денежные средств под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. Расчеты с подотчетными лицами. Практика аудиторских проверок с подотчетными лицами. Проведение аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами.

    курсовая работа [61,8 K], добавлен 19.12.2008

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.