Автоматизация систем бухгалтерского учета

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Причины и тенденции автоматизации учета на предприятии

Причины. Бухгалтерский учет является самым сложным и трудоемким процессом учета, поэтому использование компьютерных технологий при обработке информации просто необходимо. Современные информационные системы предназначены для повышения эффективности работы предприятия.

Автоматизация бухучета - это процесс, при котором в результате перевода бухгалтерии на компьютер повышается эффективность и улучшается качество ведения бухучета на предприятии.

Выделяют следующие причины перехода к автоматизированным бухгалтерским информационным системам:

- облегчение работы при обработке документов, снижение трудоемкости

- снижение ошибок

- облегчение процесса подготовки баланса

- повышение эффективности и достоверности учета

- повышение оперативности

Тенденции. В начале 90-х БИС представляли собой простые программы, похожие на сложный калькулятор, с функциями не только сложения и вычитания, но и вывода баланса, просто помощник бухгалтеру. В середине 90-х масштабы деятельности многих предприятий выросли, появилась потребность в налаживании управленческого и оперативного учета. Сегодня автоматизация учета сильно расширяет возможности бухгалтера. С помощью средств автоматизации бухучет становится более масштабной задачей, т. к. может использоваться при принятии оперативных решений в реальном режиме времени.

Разработки по автоматизации бухгалтерского учета ведутся по трем направлениям:

1. автоматизация отдельных участков бухгалтерского учета (так называемая "кусочная" или "лоскутная" автоматизация);

2. комплексная автоматизация финансово-хозяйственной деятельности малых предприятий;

3. создание корпоративных информационных систем для комплексной автоматизации крупных предприятий;

Основная идея развития программного обеспечения на сегодняшний день - решение не только непосредственно бухгалтерских задач, но и анализ, планирование деятельности предприятия, реализация оперативного учета. Это происходит по причине ориентации сегодняшних систем не только на работников бухгалтерии, но также и на работников склада, менеджеров и руководителей. Причем преимущество отдается программным продуктам, которые позволяют автоматизировать целое направление деятельности фирмы. информационный бухгалтерский автоматизация программный

Таким образом, в настоящее время наметилась тенденция к разработке комплексных систем, предусматривающих помимо традиционного внешне ориентированного бухгалтерского учета включение развитых подсистем оперативно-хозяйственного и управленческого учета.

2. Предмет, задачи и значение автоматизации учета информации

Автоматизация учета информации - это процесс применения технических средств, экономико-математических методов и систем управления, освобождающих человека от участия в процессах получения, преобразования, передачи и использования информации, существенно уменьшающих степень этого участия или трудоёмкость выполняемых операций.

Предметом автоматизации учета информации является информация бухгалтерского, оперативного, статистического учета

Задачи автоматизации учета информации:

- облегчение работы при обработке документов, снижение трудоемкости

- снижение ошибок

- повышение эффективности и достоверности учета

- повышение оперативности

Значение автоматизации учета информации

Следствием внедрения систем автоматического учета информации на предприятии становятся:

- значительное повышение производительности труда и снижение трудозатрат.

- снижение количества ошибок в документации, отчетах и т. д.

- повышение эффективности и достоверности учета

- удобство в обработке большого объема информации.

3. АСБУ и их классификация

АСБУ - автоматизированная система бухгалтерского учета

Классификация АСБУ

По способу построения АСБУ можно (достаточно условно) разделить на следующие классы:

? интегрированные системы;

? инструментальные системы;

? комплексы АРМ.

В дополнение к этим трем основным классам иногда добавляют два дополнительных:

? мини-бухгалтерии;

? бухгалтерский модуль корпоративной системы.

Мини-бухгалтерии предназначены для автоматизации учета на малых предприятиях, не имеющих на балансе большого числа объектов, не обладающих товарными запасами широкой номенклатуры, с числом бухгалтеров 1-2 человека. Программы подобного типа позволяют вводить и обрабатывать проводки, формировать главную книгу, оборотную ведомость, журналы-ордера, готовить отчетность. Натуральный учет в этих программах обычно не ведется. Такие программы иногда используют и на крупных предприятиях для ведения сводного учета, учета кассовых и банковских операций.

К этому классу систем можно отнести такие продукты, как "Главный бухгалтер" (фирма "Паритет-Софт"), "Бухгалтерия" (ранняя разработка фирмы "Фолио"), "Бухгалтерия" (фирма "Рапс"), "Валютный баланс 1 +Мини-бухгалтерия" (фирма "Овионт").

Ранее к этому типу относили программы "1С: Бухгалтерия", "Инфо-Бухгалтер" и некоторые другие, но возможности этих программ гораздо шире.

Интегрированные системы выполняются в виде одного модуля, за исключением модуля учета зарплаты, который может использоваться отдельно.

Для того чтобы отразить специфику различных участков учета в проводки включается различная дополнительная информация, необходимая для организации развитого аналитического учета. Так, например, в системе "Парус" базовым элементом является не сама проводка, а запись о хозяйственной операции, которая может содержать не одну, а несколько проводок. Подобные программы также ориентированы на небольшие предприятия, но иногда используются на средних и крупных предприятиях. По сравнению с мини-бухгалтериями они обладают большей глубиной аналитического учета и развитыми функциями натурально-стоимостного и инвентарного учета.

Интегрированные системы поставляются и в сетевом варианте, но на каждом компьютере отображается вся система.

Представителями этого класса являются такие системы, как "Парус", "Инфин", "Интегратор" (фирма "Инфософт"), "Инотек".

Инструментальные системы, или бухгалтерские конструкторы, получили наиболее широкое распространение. Здесь так же, как и в интегрированных системах, применяется общая модель бухгалтерского учета. Но пользователь может самостоятельно описывать расчетные алгоритмы, макеты ввода документов, правила построения отчетов на специальном входном языке. При этом достигается адаптация системы для конкретных нужд предприятия и значительная независимость от разработчика, что, в свою очередь, обусловливает относительно низкие цены на системы такого вида.

Относительным недостатком инструментальных систем можно признать необходимость навыков программирования у бухгалтера, хотя программирование на входном языке таких систем существенно проще, чем на универсальном языке программирования.

К этому классу систем относятся "1С: Бухгалтерия", "Инфо-Бухгалтер", "Турбо-Бухгалтер" (фирма "ДИЦ"), "Компьютер-Сервис" и т. п.

Комплексы бухгалтерских автоматизированных рабочих мест (АРМ) ориентированы на бухгалтерии средних и крупных предприятий, где функции между бухгалтерами четко разделены. В такие комплексы входят отдельные АРМ по участкам учета (основные средства, зарплата, товарно-материальные ценности и т. п.).

Пользователь может приобрести лишь наиболее интересующие его компоненты, а по мере необходимости докупать и другие модули. Здесь нет единой модели представления данных: на каждом АРМ реализованы специфические функции обработки первичных документов и выдачи отчетных форм. Системы этого типа наиболее полно отражают специфику документооборота большой бухгалтерии.

Некоторые системы данного типа включают в себя, кроме чисто бухгалтерских АРМ, еще и АРМ делопроизводства, руководства, учета кадров, что делает их весьма похожими на корпоративные системы, но меньшей стоимости.

Данные с отдельных АРМ передаются на АРМ сводного учета по сети. Здесь можно привести примеры таких систем, как БЭСТ (фирма "Интеллект-Сервис"), "ФинЭко" (фирма "Авер"), "КомТех".

Корпоративные системы (комплексные системы автоматизации управления) ориентированы на крупные промышленные предприятия и включают в себя ряд модулей: управления закупками и продажами, планирования процесса производства, финансового анализа, кадрового учета, бухгалтерского учета и т. д. Примерами отечественных систем подобного класса являются "Галактика", "Флагман" (фирма "Инфософт"), NS2000 (фирма "Никос-Софт").

В течение последних нескольких лет самым покупаемым классом бухгалтерских программ является класс инструментальных систем, включающих мощные средства макропрограммирования. По некоторым оценкам, более половины бухгалтерий, ведущих компьютерный учет, пользуются программами "1С: Бухгалтерия", "Инфо-Бухгалтер" и "Турбо-Бухгалтер".

4. Бухгалтерские ИС, цели использования и место в системе управления предприятием

Учет финансового состояния и анализ динамики развития предприятия, базирующиеся на учетной информации, в настоящие время являются основами процесса управления. В целях получения информации, необходимой для управления производственной и хозяйственной деятельностью, предприятие на базе современных информационных технологий создает систему автоматизированной обработки учетной информации. Современные информационные технологии позволяют унифицировать и существенно облегчить трудоемкий процесс формирования учетной информации, обеспечить оперативность получения финансовой отчетности предприятия для принятия решений. В этой связи БИС рассматривается как существенный инструмент управления деятельностью предприятия в условиях рынка. Такая система служит связующим звеном между хозяйственной деятельностью и людьми, принимающими решения. В ней осуществляются сбор, регистрация данных о хозяйственной деятельности на предприятии в первичных документах, их обработка, накопление, формирование финансово-экономических показателей отчетов, передача информации пользователям для анализа и принятия решений. Таким образом, данные о хозяйственной деятельности являются входом в БИС, а полезная информация для лиц, принимающих решения, - выходом из нее.

Главная цель функционирования БИС на предприятии - обеспечить руководство предприятия финансовой информацией для принятия обоснованных решений при выборе альтернативных вариантов использования ограниченных ресурсов.

Структура БИС

В БИС выделяют 2 части: обеспечивающую часть ИС и функциональную.

1. Обеспечивающая часть ИС. Информационное обеспечение имеет целью организацию информации, необходимой для осуществления управленческой деятельности и подразделяется на внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение.

Техническое обеспечение представляет собой совокупность используемых технических средств, вычислительных сетей, технологий сетевой обработки данных. Структуру подсистемы образуют: технические средства сбора и регистрации информации, средства подготовки и передачи данных, средства ввода, обработки и вывода информации, средства оргтехники и другие; методические и руководящие материалы; техническая документация, обслуживающий персонал.

Программное обеспечение представляет собой совокупность программ, реализующих цели и задачи системы и обеспечивающих функционирование комплекса технических средств. Структуру подсистемы составляют: общесистемные, специальные прикладные и оригинальные программы и инструктивно-методические материалы по их применению.

Лингвистическое обеспечение представляет собой совокупность языковых средств, предназначенных для формализации естественного языка, построения и сочетания информационных единиц при общении персонала вычислительной системы со средствами вычислительной техники. Структуру подсистемы составляют: языки управления и манипулирования данными информационной базы, языковые средства информационно-поисковых систем, диалоговые языки специального назначения, системы терминов и определений, используемых в процессе разработки и функционирования систем.

Правовое обеспечение представляет собой совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения, возникающие при функционировании ИС и юридический статус результатов ее функционирования. Структуру подсистемы составляют различные нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика системы, правовым регулированием процессов, возникающих в ходе разработки системы.

Математическое обеспечение включает совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации. Структуру подсистемы образуют: средства математического обеспечения, средства моделирования процессов управления, типовые задачи управления, методы математического программирования, методы математической статистики и др.

Организационное обеспечение включает в себя совокупность документов, методов и средств, регламентирующих взаимодействие персонала системы и технических средств, задействованных в процессе обработки данных. Функции подсистемы: анализ существующей системы управления, выбор направлений совершенствования системы управления, выбор и постановка задач управления, формулировка требований к комплексу технических средств.

Эргономическое обеспечение - это совокупность методов и средств, используемых на разных этапах разработки и функционирования автоматизированной системы и предназначенных для создания оптимальных условий работы персонала.

2. Функциональная часть ИС. Функциональные компоненты составляют содержательную основу ИС и представляют собой совокупность функциональных систем, комплексов задач и процедур обработки, реализующих функции системы управления. В функциональном аспекте БИС должны обеспечивать: выполнение необходимых расчетов; подготовку, заполнение, проверку и распечатку документов; перенос данных из одной отчетной формы в другую; накопление итогов, обращение к данным прошлых периодов.

К комплексам задач БИС относится учет: труда и зарплаты, материальных ценностей, основных средств, готовой продукции, финансово-расчетных операций, затрат на производство, а также сводный учет и составление отчетности.

Автоматизация выполнения отдельных функций управления требует их расчленения на более мелкие части - функциональные задачи, для решения которых разрабатываются алгоритмы и пишутся программы.

Требования к БИС

В функциональном аспекте БИС должны:

- безошибочно производить арифметические расчеты;

- обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы;

- осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую;

- производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности;

- обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды (вести архив).

- простота использования (дружественность пользовательского интерфейса)

- полнота и уровень автоматизации функций в ПО означает, что отдельные расчетные функции, должны быть реализованы практически в любом пакете

- настраиваемость пакета - это наличие средств настройки на новые показатели

- гибкость, открытость и системность. Означает возможность добавления в нее новых данных, при этом не внося изменений в структуру и предполагает ведение БУ на всех его стадиях

- универсальность системы делает возможным учет особенностей БУ на предприятиях различных отраслей хозяйства

- надежность системы характеризует ее устойчивость к неправильным командам пользователя, отказам технических средств и возможность быстрого восстановления данных

Для того чтобы обеспечить указанные возможности, система должна иметь единую базу данных по текущему состоянию бухгалтерского учета на предприятии и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по запросу пользователя. В зависимости от особенностей учета на предприятии базы данных могут иметь раз личную структуру, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность. Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать расчетные нормативы, которые приняты в текущее время.

Надежность системы в компьютерном плане означает защищенность ее от случайных сбоев и в некоторых случаях от умышленной порчи данных. Как известно, современные персональные компьютеры являются достаточно открытыми, поэтому нельзя достоверно гарантировать защиту чисто на физическом уровне. Важно, чтобы после сбоя разрушенную базу данных можно было легко восстановить, а работу системы возобновить в кратчайшие сроки. Хорошие бухгалтерские системы отвечают этим требованиям.

Задачи БИС:

- обеспечение автоматизированного решения всего комплекса задач бухгалтерского учета, планирования, анализа финансово-хозяйственной деятельности, внутреннего аудита;

- получение достоверной оперативной информации о текущем состоянии дел на предприятии для принятия на ее основе необходимых управленческих решений;

- интеграция оперативного, бухгалтерского, статистического учета на основе единой первичной информации;

- получение достоверной информации для обратной связи, используемой при принятии управленческих решений;

- автоматизация обработки на всех стадиях техпроцесса, начиная со стадии первичного учета.

5. Особенности бухгалтерской информации: требования, характеристики и пользователи

Основу БИС составляет информация - совокупность количественных данных, необходимых для выполнения функций планирования, контроля, анализа и являющихся основой для принятия управленческих решений.

Требования, предъявляемые к бухгалтерской информации

Чтобы бухгалтерская информация достаточно однозначно воспринималась и понималась теми, кто участвовал в ее подготовке на предприятии, и теми, кто использует ее вне предприятия, она должна удовлетворять определенным требованиям.

Во-первых, бухгалтерская информация должна удовлетворять требованиям сравнения и постоянства. Т.е., нельзя в течение учетного периода использовать разные формы и методы бухгалтерского учета. В этом случае пропадает возможность сравнения данных. Однако это не означает, что устаревший или неудачно выбранный метод бухгалтерского учета должен использоваться бесконечно долго. Для изменения используемой формы учета должны быть веские основания. Такие изменения могут происходить в том случае, если они совмещены с началом нового учетного периода (года).

Во-вторых, бухгалтерская информация должна быть существенной. Не следует терять время на учет незначительных факторов. Т.е., если усилия по учету сравнимы со стоимостью учитываемых средств, то учет необходимо упростить. Каждое предприятие выбирает свой уровень существенности учета. Так, в зависимости от того, какое значение придается объекту учета, в одном случае он может быть отнесен к основным средствам, а в другом - к материально-производственным запасам и сразу списан на затраты.

В-третьих, бухгалтерская информация должна быть консервативной. Т.к. отражение фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете не всегда является однозначным, необходимо выбирать оценку, которая менее оптимистична. Это означает, что следует рассчитывать на отсутствие прибыли и учитывать возможные убытки. Данная особенность обеспечивает осторожность в оценке активов, имущества и в определении

величины прибыли.

В-четвертых, бухгалтерская информация должна быть полной, содержать максимум того, что необходимо пользователю.

В мировой практике выделяют 4 основные характеристики бухгалтерской информации, которые должны быть обеспечены действующей системой бухгалтерского учета:

1. релевантность: информация должна способствовать принятию решения, т.е. иметь предсказательную ценность, свойство обратной связи, своевременность

2. надежность - свойство информации, предполагающее ее достаточную свободу от ошибок и пристрастности:

- репрезентативность - наличие прямой связи между явлением и его оценкой

- нейтральность - на оценку явления не оказывает влияние то, каких целей желает добиться пользователь/эксперт, проводя оценку

- проверяемость - означает, что различные эксперты, проводя сбор и обработку информации придут к одним и тем же результатам.

3. сопоставимость - свойство формы представления информации, которая повышает ее полезность за счет возможности ее сравнения с аналогичными показателями или данными. Предельная форма - единообразие

4. последовательность - постоянство в применении любого учетного принципа и способа учета после его принятия в отношении конкретного объекта

Пользователи:

1. Внутренними пользователями бухгалтерской информации являются:

- администрация (совет директоров, менеджеры, служащие),

- собственники

2. Внешними пользователями бухгалтерской информации являются:

- пользователи с прямыми финансовыми интересами (настоящие инвесторы, потенциальные инвесторы, кредитующие банки),

- пользователи с косвенными финансовыми интересами (финансовые органы, налоговые органы, обслуживающие банки, другие правительственные органы, профсоюзы, страховые компании, заказчики),

- пользователи без финансового интереса (органы статистики, арбитраж, аудиторские фирмы)

Внутренние пользователи используют учетную информацию с целью управления организацией. Внешние пользователи, изучая предоставленную (публичную) информацию бухгалтерского (финансового) учета (финансовую отчетность), производит оценку финансового состояния и финансового положения организация в зависимости от финансовых интересов.

6. Общие и специфические принципы построения и функционирования БИС

При проектировании БИС необходимо учитывать, что они имеют как черты, свойственные всем системам автоматизированной обработки экономической информации, так и специфические.

К общим принципам построения и функционирования БИС относят:

- принцип первого лица,

- принцип системного подхода,

- принцип надежности,

- принцип непрерывного развития,

- принцип экономичности,

- принцип совместимости.

Принцип первого лица определяет право принятия окончательного решения и порядок ответственности на различных уровнях управления.

Принцип системного подхода предполагает в процессе проектирования АСБУ проведение анализа объекта управления в целом и системы управления им, а также выработку общих целей и критериев функционирования объекта в условиях его автоматизации. Данный принцип предусматривает однократный ввод информации в систему и многократное ее использование, единство информационной базы, комплексное программное обеспечение.

Принцип надежности обеспечивается с помощью различных способов, например, дублированием структурных элементов системы или их избыточности.

Принцип непрерывного развития системы требует возможности ее расширения без существенных организационных изменений.

Принцип экономичности заключается в том, чтобы выгоды от новой БИС не превышали расходы на нее.

Принцип совместимости предполагает, что проектируемая БИС будет учитывать организационную структуру предприятия, а также интересы и квалификацию людей, осуществляющих бухгалтерский учет, при условии их подготовленности к работе в этой системе.

Для БИС свойственны и специфические черты. Так, в БИС осуществляется интеграция различных видов учета (оперативного, бухгалтерского и статистического) на основе единой первичной информации. При этом слияния этих видов учета не происходит, так как каждый из них выполняет свои функции и решает свои задачи.

Принцип обратной связи является одним из основных принципов любой системы управления. Однако, только решив задачи бухгалтерского учета, можно осуществить обратную связь. БИС - единственный источник достоверной информации для обратной связи. Именно эту информацию руководители предприятия используют для принятия решений.

Кроме того, для БИС характерной является возможность автоматизации обработки учетной информации на всех участках учета, начиная с процесса сбора, регистрации информации (автоматизация первичного учета).

7. Классификационные признаки БИС

Выделяют следующие классификационные признаки БИС:

1. В зависимости от масштаба производства предприятия:

- БИС малого предприятия,

- БИС среднего предприятия,

- БИС крупного предприятия

2. В зависимости от степени охвата функций бухгалтерии:

- мини бухгалтерия,

- интегрированные системы,

- комплексные бухгалтерские системы

3. В зависимости от уровня автоматизации всей системы управления предприятия:

- простая бухгалтерия,

- подсистема "бухучет" в комплексной системе автоматизации

4. В зависимости от архитектуры технического обеспечения:

- локальные АРМ,

- БИС сетевой архитектуры и обработки информации

5. В зависимости от принципа построения:

? БИС на основе единого программного ядра

- комплексы АРМ

6. В зависимости от технологии внедрения:

? БИС на основе параметрической алгоритмизации

- БИС на основе прямой алгоритмизации

БИС малого и среднего предприятия. При создании БИС на небольших предприятиях использование ПЭВМ позволяет автоматизировать все процедуры по обработке информации на рабочем месте бухгалтера.

Существует несколько подходов к автоматизации бухгалтерского учета при создании таких БИС. Это связано с тем, что небольшие предприятия с простой и слаборазвитой структурой не требуют ведения управленческого учета как отдельной подсистемы.

При первом подходе создается система, автоматизирующая только финансовый учет. Такую БИС относят к классу мини-бухгалтерий. Как правило, бухгалтерский учет в этой системе ведется одним человеком - бухгалтером.

При втором подходе кроме финансового учета частично автоматизируется управленческий учет. В этом случае бухгалтерский учет ведут два человека (бухгалтер и его помощник): либо на одном рабочем месте путем разграничения доступа, либо на двух рабочих местах.

Автоматизация финансового и управленческого учета достигается при третьем подходе. В такой системе при значительных объемах обрабатываемой информации вводится многопользовательский режим. Несколько компьютеров объединяются в локальную сеть, а каждый из компьютеров рассматривается как отдельное рабочее место бухгалтера.

Выбор подхода зависит от типа предприятия и его размеров.

В отличие от крупных на небольших предприятиях основное внимание уделяется ведению финансового учета, который по трудоемкости и значимости занимает главное место. Он направлен на обобщение и синтез учетной информации. Ведение же учета по отдельным участкам, например, таким, как учет труда и заработной платы, учет готовой продукции и ее реализации, учет основных средств и нематериальных активов, учет материальных ценностей, сводный учет и другим, осуществляется посредством применения отдельных программных модулей (блоков).

БИС крупного предприятия должна обеспечивать выполнение следующих функций:

- автоматизированное решение всего комплекса задач бухгалтерского учета, планирования, анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия, а также внутреннего аудита;

- получение оперативной, постоянно меняющейся информации о текущем состоянии дел на предприятии. Основной акцент при этом должен быть сделан на получение оперативных аналитических отчетов и сводок по использованию вложенных финансовых ресурсов;

- возможность консолидированного управления и получения консолидированных финансовых отчетов. Крупные предприятия могут иметь филиалы или удаленные склады. Кроме того, финансы такого предприятия могут принадлежать группе собственников. Поэтому актуальным является наличие в такой системе удаленных рабочих мест с возможностью осуществлять обмен данными для оперативного управления из центра.

8. Бухгалтерские комплексы: историческое место, сущность и недостатки

Первые БИС были созданы на базе больших вычислительных машин и представляли бухгалтерские комплексы - отдельные программы для каждого раздела учета, созданные еще до появления персональных компьютеров. Они использовались в основном для обработки больших объемов учетной информации на крупных промышленных предприятиях, в министерствах, т.к. были дорогими, требовали значительных площадей и специально подготовленный персонал для их эксплуатации. Данный этап развития БИС характеризовался автоматизацией отдельных задач бухгалтерского учета. Автоматизировались наиболее трудоемкие участки, такие как учет труда и заработной платы, учет материальных ценностей, учет затрат на производство, калькулирование себестоимости продукции. Обработка информации в таких БИС велась централизовано, а с появлением мини-ЭВМ - децентрализовано.

Дальнейшее развитие БИС было связано с экономическими переменами в России и с появлением ПЭВМ. Использование ПЭВМ приблизило источник информации к пользователю этой информации - бухгалтеру, минуя посредников (вычислительные центры), привело к созданию на базе ПЭВМ автоматизированных рабочих мест (АРМ). Широкое распространение получила децентрализованная обработка учетной информации и распределение баз данных между пользователями.

Среди БИС данного класса в настоящее время наибольшее развитие получили бухгалтерские комплексы для автоматизации складского учета и учета труда и заработной платы. Они могут использоваться на крупных и средних предприятиях с большим оборотом хозяйственных средств и значительной численностью персонала.

Из известных на российском рынке программ данного класса можно выделить: "Учет товаров и материалов" (фирма "Паритет-Софт"), "Склад" (фирма "Фолио"), "Торговый склад" (фирма "Инфин"), "Парус - Реализация и Склад" (корпорация "Парус"); "1С - зарплата" (фирма "1С"); "Заработная плата" (фирма "Паритет-Софт"); "Мини-зарплата", "Макси-зарплата", "Супер-зарплата" (фирма "Инфин"), "Зарплата" (корпорация "Парус") и другие.

В силу своей специфики такие БИС обеспечивают автоматизацию первичного учета и связаны с автоматизацией управленческого учета.

Для комплексной автоматизации бухгалтерского учета на предприятии необходимо наличие нескольких программ по участкам учета, а также сводной программы, осуществляющей разноску по счетам, составление оборотно-сальдового баланса и подведение итогов. При этом информация, поступающая с различных участков в сводную программу, должна быть сопоставимой.

9. Мини-системы и комплексные бухгалтерские системы: причины, особенности, тенденции

В начале 90-х годов появление в России большого количества коммерческих структур потребовало программного обеспечения для ведения простой бухгалтерии. На рынке бухгалтерского программного обеспечения появились так называемые мини-системы или мини-бухгалтерии - разработки ряда фирм, позволяющие работать бухгалтерам самой разной квалификации. В этой связи появились такие системы как: "1С-Бухгалтерия Проф" (фирма "1С"); "Интегратор-Cоло" (фирма "Ифософт"); "ДиаСофт BALANS" (фирма "ДиаСофт"); "АУБИ - мини бухгалтерия" (фирма "О'Стрим"); "Инфо-Бухгалтер" для малых предприятий (фирма "Информатик") и другие.

Дальнейшее развитие бизнеса, деловых процессов, происходящих внутри предприятий потребовало от БИС расширенных возможностей и перехода от упрощенного учета к универсальному. Для пользователей БИС - квалифицированных бухгалтеров была необходима автоматизация не только всех учетных задач, но и получение своевременной, и оперативной финансовой информации для повышения эффективности управления предприятием, сохранения финансового равновесия, получения стабильной прибыли. Поэтому потребовались бухгалтерские системы, работающие в сети.

В этой связи появились комплексные бухгалтерские системы такие как "ABACUS", рассчитанный на бухгалтерию в 50 - 60 человек (фирма "Омега"); "Интегратор" (фирма "ИнфоСофт"); "БЭСТ" - для комплексной автоматизации предприятий (фирма "Интеллект Сервис"); "Парус - предприятие" - вариант для крупных и средних предприятий (корпорация "Парус"); "Суперменеджер" (фирма "Ланкс"); "Турбо Бухгалтер" (фирма "Диц") и другие.

Данный класс бухгалтерских систем, относится к универсальным системам, которые легко настраиваются на специфику ведения бухгалтерского учета на промышленном предприятии и могут работать как в сети, так и на отдельных рабочих местах учетных работников. Поэтому подобные системы занимают самый большой сектор на рынке финансово-экономического программного обеспечения.

Такие БИС представляют широчайшие возможности для ведения бухгалтерского учета на предприятии. Благодаря использованию различных современных информационных технологий, они обеспечивают:

- возможность настройки на особенности любой бухгалтерии, как для малых предприятий, так и для корпоративных структур;

- ведение расширенного аналитического учета за счет добавления к отдельным балансовым счетам аналитических признаков;

- регистрацию хозяйственных операций несколькими способами. Наиболее часто встречаются два подхода при регистрации хозяйственных операций - "от проводки" и "от первичного документа".

- несколько вариантов ввода информации, что облегчает и ускоряет процесс регистрации учетной информации (вручную, путем копирования хозяйственной операции из журнала, на основе типовых операций посредством использования справочника типовых операций, путем заполнения бланков первичных документов, выбранных из справочника);

- формирование любых отчетных первичных документов, и оперативных сводок, а также форм финансовой отчетности в любой момент времени и за любой период

- формирование графических иллюстраций результатов финансово-хозяйственной деятельности посредством использования графического редактора;

- сбор информации обо всех этапах работы для контроля за деятельностью работников бухгалтерии.

- формирование оперативной информации о состоянии дел на предприятии, возможность консолидированного управления и получение консолидированных финансовых отчетов на основе использования сетевых технологий;

- надежность и сохранность информации путем определения для каждого пользователя уровня доступа (администратор, главный бухгалтер, бухгалтер, работник склада и др.);

- введение многовалютного бухгалтерского учета;

- ведение учета на предприятиях розничной торговли, обеспечение связи системы с электронными кассовыми аппаратами.

Среди финансово-экономического программного обеспечения на российском рынке особое место занимают западные системы. Они демонстрируют комплексный подход к управлению финансами и бизнесом. Наиболее широко зарекомендовали себя программные комплексы для крупного бизнеса ("Scala", "Sun System", "Platinum", "SAP", "Avalon", "Triton").

Основной причиной распространения западных программ на российском рынке явилась возможность ведения бухгалтерского учета в международных стандартах. Российские пакеты изначально создавались для российского рынка и не были предназначены для расширения своих функций до ведения западного варианта учета. Западные пакеты с момента выхода их поставщиков на российский рынок в начале 90-х годов сумели успешно перестроиться для удовлетворения требований российского учета. В своем большинстве они способны поддерживать два варианта учета - западный и российский, однако очень громоздки и сложны для изучения, а также очень дорогостоящи. Российские производители подобных систем мало известны широкой общественности. Наиболее известным сейчас является отечественный комплекс "Галактика" (фирма "Галактика").

Дальнейшее развитие возможностей БИС вызвано необходимостью аналитической обработки учетной информации, накапливаемой в этих системах и используемой менеджерами и руководителями в повседневной деятельности для принятия управленческих решений. Использование известных экономико-математических методов, методов математической статистики, соответствующих инструментальных средств программирования в условиях жесткой конкуренции на российском рынке привело к появлению финансово-аналитических программ, позволяющих вести анализ финансового состояния и результатов деятельности предприятия. К ним можно отнести такие программы, как - "Экспресс Анализ" (фирма "Телеком-Сервис"); "ФинЭксперт" (фирма "РосЭкспертиза"); "Альт-Финанс" (фирма "Альт"), "Audit Expert" (фирма "Pro-INVEST Consalting") и другие.

10. Интегрированные системы: принципы организации и перспективы развития

В настоящее время создание современных БИС ориентировано на интегрированность в отношении автоматизации бухгалтерского учета, анализа отчетности и планирования деятельности предприятия. Интегрированные БИС - это многофункциональные системы для управлением предприятием. Необходимость создания таких систем очевидна сегодня уже для значительной части отечественных предприятий, как производственной, так и торговой сферы.

Подобные системы должны обеспечивать решение всего комплекса задач по обработке учетной информации, от сбора и проверки корректности информации, поступающей в базу данных, ее обработки по соответствующим алгоритмам, до анализа данных. Причем от пользователя в таких системах не требуется специальных знаний в области баз данных, факторного анализа или методов оптимизации.

Для создания интегрированных БИС целесообразно использование компьютерной технологии "клиент- сервер". Разработка интегрированной БИС для комплексного бухгалтерского учета, финансового анализа и планирования на предприятии с использованием приложений, построенных в архитектуре "клиент-сервер", имеет ряд преимуществ:

? чрезвычайно низкие требования к производительности рабочих станций.

? возможность распределить задачи по обработке данных среди нескольких серверов приложений.

? незначительные требования по модернизации сети.

? возможность дешевой и в то же время эффективной реализации удаленного доступа пользователей.

Использование локальных и глобальных вычислительных сетей, средств телекоммуникации определят особенности дальнейшего развития современных БИС.

11. Классификация БИС по принципу построения

По принципу построения БИС можно разделить на следующие классы:

- БИС на основе единого программного ядра

- комплексы АРМ

Примером БИС на основе единого программного ядра может быть 1С: Бухгалтерия

Комплексы бухгалтерских автоматизированных рабочих мест (АРМ) ориентированы на бухгалтерии средних и крупных предприятий, где функции между бухгалтерами четко разделены. В такие комплексы входят отдельные АРМ по участкам учета (основные средства, зарплата, товарно-материальные ценности и т. п.).

Пользователь может приобрести лишь наиболее интересующие его компоненты, а по мере необходимости докупать и другие модули. Здесь нет единой модели представления данных: на каждом АРМ реализованы специфические функции обработки первичных документов и выдачи отчетных форм. Системы этого типа наиболее полно отражают специфику документооборота большой бухгалтерии.

Некоторые системы данного типа включают в себя, кроме чисто бухгалтерских АРМ, еще и АРМ делопроизводства, руководства, учета кадров, что делает их весьма похожими на корпоративные системы, но меньшей стоимости.

Данные с отдельных АРМ передаются на АРМ сводного учета по сети.

Здесь можно привести примеры таких систем, как БЭСТ (фирма "Интеллект-Сервис"), "ФинЭко" (фирма "Авер"), "КомТех".

Программный комплекс "БЭСТ" ориентирован на малые предприятия (не более 3-5 пользователей) и обеспечивает ведение оперативного, бухгалтерского и управленческого учета. Структурными блоками "БЭСТ" являются планирование, оперативный и бухгалтерский учет и информационно-аналитическая система, представляющая информацию для управления предприятием (принятия решений) и анализа хозяйственных процессов. Таким образом, в этом комплексе охватывается весь цикл управления предприятием.

В рамках управленческого учета в комплексе "БЭСТ" реализованы функции финансового и оперативного планирования, контроля исполнения планов, а также анализа плановых и фактических данных, Система "БЭСТ" состоит из нескольких функциональных подсистем:

- закупки

- запасы

- продажи

- финансы

- персонал

- расчеты по обязательствам

- бухгалтерия

- налоги

- финансовое и оперативное планирование

- контроль и анализ

Бухгалтерский учет в системе "БЭСТ" ведется на основании первичных документов, зарегистрированных при оперативном учете. Проводки по документам можно формировать двумя способами - либо автоматически, с применением механизма типовых операций, либо вручную. В программе поддерживается многоуровневый синтетический и аналитический учет и формируются внутренние, внешние и налоговые отчеты.

12. Классификация БИС по технологии внедрения

По технологии внедрения БИС можно разделить на следующие классы:

- БИС на основе параметрической алгоритмизации

- БИС на основе прямой алгоритмизации

БИС на основе параметрической алгоритмизации. В данных БИС пользователь не может ничего менять, самостоятельно описывать расчетные алгоритмы, макеты ввода документов, правила построения отчетов на специальном входном языке. Единственное, что может пользователь - это устанавливать параметры (например, выбор параметра: начислять амортизацию или нет).

К этому классу систем относят "БЭСТ"

БИС на основе прямой алгоритмизации. В данных БИС пользователь может самостоятельно описывать расчетные алгоритмы, макеты ввода документов, правила построения отчетов на специальном входном языке. При этом достигается адаптация системы для конкретных нужд предприятия и значительная независимость от разработчика.

Относительным недостатком инструментальных систем можно признать:

- высокая цена

- необходимость навыков программирования у бухгалтера, хотя программирование на входном языке таких систем существенно проще, чем на универсальном языке программирования.

К этому классу систем относятся "1С: Бухгалтерия", "Инфо-Бухгалтер", "Турбо-Бухгалтер" (фирма "ДИЦ"), "Компьютер-Сервис" и т. п.

13. Организация БИС на основе программного комплекса 1С: Предприятие

Программа "1С: Предприятие" - инструментальная система, состоящая из трех компонент ("Бухгалтерский учет", "Оперативный учет", "Расчет"), каждая из них в отдельности или их сочетание определяют группы однородных гибких универсальных модулей, из которых строится бухгалтерский комплекс.

1С: Предприятие является универсальной системой автоматизации деятельности предприятия.

За счет универсальности система 1С: Предприятие может быть использована для автоматизации самых разных участков экономической деятельности предприятия:

- учет товарных и материальных средств,

- взаиморасчеты с контрагентами,

- расчет заработной платы,

- расчет амортизации основных средств,

- бухгалтерского учета по любым разделам и т. д.

По концепции построения информационной модели 1С: Предприятие относится к системам с универсальной моделью учетных данных, по способу построения программы - к системам, имеющим единое программное ядро.

1С: Предприятие относится к классу полностью реконфигурируемых систем. Конфигурирование позволяет создавать любые приложения, начиная с автоматизации отдельных разделов бухгалтерского учета и заканчивая автоматизацией бухгалтерского учета корпоративных информационных систем управления экономическим объектом.

Функционирование системы делится на два процесса:

- конфигурирование (описание модели предметной области средствами системы)

- исполнение (обработку данных предметной области).

Конфигурирование представляет собой описание модели предметной области. Результатом этого процесса является конфигурация, представляющая собой модель предметной области. Проектирование конфигурации требует глубоких знаний, как в сфере программирования, так и в предметной области. В этой связи комплект поставки программы включает готовое решение, так называемую типовую конфигурацию, где реализована методология ведения бухгалтерского учета в соответствии с законодательством РФ. При изменении текущего законодательства типовая конфигурация актуализируется разработчиком, обновленный вариант передается пользователям в централизованном порядке.

Исполнение - обработка данных предметной области, т.е. непосредственная работа пользователя с информационной системой: заполнение справочников, ввод документов, выполнение различных расчетов, формирование отчетов.

Состав установленных компонент определяет функциональные возможности системы.

1. Компонент "Бухгалтерский учет" предназначен для ведения учета на основе бухгалтерских операций, обеспечивает ведение плана счетов, ввод проводок, получение бухгалтерских итогов.

Она манипулирует такими понятиями, как бухгалтерские счета, операции и поводки. Возможности компоненты "Бухгалтерский учет" позволяют вести учет параллельно в нескольких планах счетов, вести многомерный и многоуровневый аналитический учет

Компонента "Бухгалтерский учет" предоставляет возможность ведения бухгалтерского учета для нескольких предприятий в одной информационной базе

2. Компонент "Оперативный учет" предназначен для автоматизации и оперативного учета наличия и движения средств. Позволяет регистрировать движения и получать информацию о движениях и остатках товарных, материальных, денежных и других средств предприятия в реальном времени в самых различных разрезах

Поддерживает механизм регистров, который и обеспечивает запись движений и получение остатков в различных разрезах. Использование этого механизма позволяет автоматизировать учет взаиморасчетов с клиентами, учет складских запасов товаров и многое другое.

Одна из главных областей применения данной компоненты - автоматизация учета складских и торговых операций

3. Компонент "Расчет" содержит механизмы для выполнения периодически выполняемых сложных расчетов и предназначен для расчета заработной платы.

Возможности этой компоненты позволяют выполнить расчеты различной сложности, в частности - с пересчетом результатов "задним число", и вести архив расчетов за прошедшие периоды

Эти возможности реализуются журналами расчетов, поддерживаемыми данной компонентой. Одна из основных областей применения компоненты - расчет заработной платы.

14. Общие принципы подготовки БИС к эксплуатации. Создание структуры организации. Ввод остатков

Подготовка информационной базы к автоматизированному ведению учета включает:

- ввод сведений об организации

- ввод сведение об учетной политики организации для целей бухгалтерского и налогового учета

- заполнение справочников

- настройку параметров конфигурации для конкретного пользователя.

Сведения об организации относятся к категории постоянной или условно-постоянной информации. Сведения об организации в бухгалтерской системы, которая не поддерживает параллельный учет, выносятся в константы - объекты конфигурирования, используемый для хранения значений условно-постоянных параметров учета.

Если есть поддержка параллельного учета, то информация вносится в справочник "Организации" (Предприятие - Сведения об организации).

Сведения об организации:

- организационно-правовая форма организации

- ИНН, КПП, ОГРН

- контакты: адрес (юридический, почтовый, фактический), телефоны

- ФИО руководителя, бухгалтера, кассира и других ответственных лиц

- банковские реквизиты (наименование счета, наименование банка, корр. счет, БИК, город, адрес и телефон банка, номер и вид счета, дата открытия, валюта счета)

- подразделения

- склады, места хранения

- список касс

Вся поля формы сведений об организации можно условно разделить на обязательные и необязательные для заполнения.

В обязательном порядке заполняются поля Наименование и Код организации. Эти данные характеризуют организацию как элемент справочника Организации. Если в информационной базе планируется вести бухгалтерский и налоговый учет для нескольких организаций, то обязательно заполняется реквизит Префикс.

Также на форме сведений об организации есть поля полное наименование организации, юр./физ. лицо, основной банковский счет, головная организация. Внизу формы есть 5 вкладок:

- основные

1. Реквизиты: ИНН, КПП, ОГРН, Дата регистрации

2. ИФНС: Код ИФНС, Наименование ИФНС

3. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе

- контактная информация (адреса, телефоны и прочая контактная информация)

- коды (ОКАТО, ОКПО, ОКОНХ)

- фонды (Регистрационный номер в ПФР, ФСС)

- прочее

Учетная политика организации

Отдельные элементы учетной политики организации в программе 1С: Предприятие поддерживаются в автоматизированном режиме. Для описания учетной политики организации необходимо открыть регистр командой меню Предприятие - Учетная политика - Учетная политика организации.

Окно Учетная политика организаций состоит из нескольких вкладок. В заголовочной части окна задаются следующие поля:

- Организация - название организации, учетная политика которой настраивается;

- Применяется с - дата начала применения учетной политики. Там же указана дата окончания действия учетной политики. Учетная политика в организациях подвергается ежегодным изменениям, или, если изменений в нее внесено не было, на новый год принимают "старую" учетную политику.

- Система налогообложения

В нижней части окна расположены 6 вкладок:

- бухгалтерский учет

- производство

- налог на прибыль

- НДС

- НДФЛ

- ФСС

Обязательным является указание учтенной политики организации по бухгалтерскому и налоговому учету.

Бухгалтерский учет:

- Способ оценки стоимости МПЗ

- Способ оценки товаров в рознице

- Используется метод "директ-костинг"

- Применяется ПБУ 18/02 "Учет расчетов по налогу на прибыль"

По налоговому учету:

- выбранная система налогообложения

- способ оценки стоимости МПЗ