Информационной система "1C: Бухгалтерия"

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. «Информационная система 1С: Бухгалтерия»

Цель: рассмотреть и изучить понятие информационной системы 1С: Бухгалтерия

План:

1. Основные понятия и объекты

2. Справочники

3. Документы и учетные регистры

Ключевые понятия: 1С:Бухгалтерия, налоговый учет, конфигурации, запас, расчет, контрагент, аутентификация, пароль, доступные роли, основной интерфейс.

В 1991 году была основана российская фирма «1С», которая занимается разработкой, распространением и поддержкой программного обеспечения и баз данных деловой ориентации, кроме того выпускает широкий спектр обучающих программ, компьютерных игр. Широкую известность фирме принесла программа «1С: Предприятие». Компонентой «Бухгалтерский учет» системы программ 1С:Предприятие является программа 1С:Бухгалтерия.

"1С:Бухгалтерия 8" - универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности. Это готовое решение для ведения учета в организациях, осуществляющих любые виды коммерческой деятельности: производство, строительство, оказание услуг, оптовую и розничную торговлю и т.д. Кроме того, с помощью "1С:Бухгалтерии 8" могут вести учет индивидуальные предприниматели, применяющие общеустановленный порядок или специальный налоговый режим на основе упрощенной декларации.

Бухгалтерский и налоговый учет реализованы в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан. В состав конфигурации включен план счетов бухгалтерского учета, настроенный в соответствии с Приказом Минфина РК "Об утверждении типового плана счетов бухгалтерского учета" от 23.05.2007 г. № 185.

Методика бухгалтерского учета обеспечивает одновременную регистрацию каждой записи хозяйственной операции, как посчетам бухгалтерского учета, так и по необходимым разрезам аналитического учета, количественного и валютного учета. Пользователи могут самостоятельно управлять методикой учета в рамках настройки учетной политики, создавать новые субсчета и разрезы аналитического учета.

"1С:Бухгалтерия 8" обеспечивает решение всех задач, стоящих перед бухгалтерской службой предприятия, если бухгалтерская служба полностью отвечает за учет на предприятии, включая, например, выписку первичных документов, учет продаж и т.д. Кроме того, информацию об отдельных видах деятельности, торговых и производственных операциях, могут вводить сотрудники смежных служб предприятия, не являющиеся бухгалтерами. В последнем случае за бухгалтерской службой остается методическое руководство и контроль за настройками информационной базы, обеспечивающими автоматическое отражение документов в бухгалтерском и налоговом учете.

1С: Бухгалтерия может поддерживать разные системы учета и вести учет по нескольким предприятиям в одной информационной базе, также реализована система учета по структурным подразделениям, что предполагает возможность составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов в разрезе Налоговых управлений.

Система 1С:Бухгалтерия может быть использована для ведения практически любых разделов бухгалтерского и налогового учета:

Ш операций по денежным средствам;

Ш запасов;

Ш основных средств и нематериальных активов;

Ш услуг и производства продукции;

Ш взаиморасчетов с контрагентами;

Ш расчетов по обязательствам;

Ш ведения кадрового учета и др.

Ввод информации в «1С:Бухгалтерия» может быть организован с разной степенью автоматичности:

Ш режим ручного ввода операций;

Ш режим типовых операций;

Ш режим автоматического формирования операций по документам.

Система «l С: Бухгалтерия» может работать в двух основных режимах:

Режим Конфигуратор позволяет разработчику настраивать компоненты системы автоматизации и запоминать их в специальной базе данных;

Режим пользователя (lС:Предприятие) предназначен для непосредственного использования созданной настройки в работе с целью ввода, обработки, хранения и выдачи сводной информации о деятельности предприятия. 1C бухгалтерия учет кассовый банковский операция

При настройках конфигурации кроме написания различных алгоритмов обработки информации настраиваются и функции администрирования информационной базы.

При конфигурировании системы можно создать роли и интерфейсы пользователей системы. Для каждого пользователя устанавливается определенный интерфейс и доступные ему роли, при этом один пользователь может иметь несколько доступных ролей.

К функциям администрирования также относятся:

- Просмотр списка активных пользователей;

- Ведение журнала регистрации действий пользователей;

- Выгрузка информационной базы;

- Тестирование и исправление информационной базы.

Ввод списка пользователей

Каждый пользователь системы должен иметь свободный доступ к общей информации, такой, как справочники, константы или перечисления. С другой стороны, необходимо, чтобы каждый пользователь имел дело только с той информацией, которая необходима ему для работы, и никак не мог своими неосторожными действиями повлиять на работу других пользователей или на работоспособность системы в целом.

В системе «1С: Предприятие» существует возможность создания списка пользователей, которым разрешена работа с системой. Этот список будет использоваться для авторизации пользователя при его входе в систему. Для каждого пользователя может быть установлен пароль.

Для редактирования списка пользователей необходимо в режиме конфигуратор открыть меню Администрирование - Пользователи.

Ввести нового пользователя можно следующими способами:

§ Открыть подменю командной панели Действuя - Добавить;

§ Нажатием пиктограммы на панели инструментов;

§ Нажатием клавиши «Iпsert»;

§ Вызвать контекстное меню нажатием правой клавиши мыши и выбрать команду Добавить.

В открывшемся окне необходимо заполнить следующие реквизиты:

Имя - краткое имя пользователя. Оно должно быть уникальным среди всех пользователей данной информационной базы. Это имя должно быть введено при старте «1С:Предприятия» в диалоге аутентификации пользователя;

Полное имя - произвольная информация о пользователе, полезная при просмотре списка пользователей. Используется только при отображении пользователей;

Аутентификация «lС:Предприятия» - пользователь может быть аутентифицирован средствами «1С:Предприятия» посредством ввода его имени и пароля;

Пароль - пароль пользователя для аутентификации. Используется, если включена Аутентификация 1С: Предприятия;

Подтверждение пароля - пароль пользователя для аутентификации. Требуется два раза ввести одинаковый пароль, чтобы избежать ошибок при написании пароля. Используется, если включена Аутентификация «1С:Предприятия»;

Пользователю запрещено изменять пароль - при установке данного признака, пользователю будет запрещено изменять пароль в режиме «1С:Предприятие». Процедуру изменения пароля в режиме «1С:Предприятие» сможет выполнить только тот пользователь, у которого этот признак не установлен, через меню Сервис - Настройка пользователя при нажатии на кнопку «Редактирование настроек пользователя БД»;

Показывать в списке выбора - если признак у пользователя установлен, то при авторизации доступа к программе, в списке выбора будет показываться данный пользователь. Этим признаком удобно пользоваться, когда один из сотрудников увольняется, и нет необходимости отражать в списке пользователей, того пользователя, который не работает с программой;

Аутентификация Windows - пользователь может быть аутентифицирован при запуске операционной системы;

Доступные роли - список ролей, определенных в данной конфигурации. Роли, доступные данному пользователю, должны быть помечены. Например, если у пользователя выбрано право «Право администрирования», то этот пользователь может выполнять администрирование информационной базы, например, добавлять новых пользователей, присваивать пароли пользователям, загружать обновление релизов конфигурации, выполнять тестирование информационной базы. Если у пользователя системы установлен признак «Право на завершение работы пользователей» в доступных ролях, то этот пользователь может завершить работу программы всех активных пользователей со своего рабочего места.

Основной интерфейс - основной интерфейс данного пользователя может быть выбран из интерфейсов, определенных в данной конфигурации;

Язык - язык и национальные настройки, используемые при работе данного пользователя.

Для работы по каждому направлению в конфигурации предусмотрены соответствующие интерфейсы. Для решения задач по управленческому учету:

Бухгалтерский - предназначен для ведения бухгалтерского учета. Отдельные подменю этого интерфейса соответствуют конкретным разделам учета и обеспечивают доступ ко всем необходимым объектам бухгалтерского и налогового учета;

Административный - обеспечивает доступ абсолютно ко всем объектам конфигурации и применяется при необходимости ввести (или получить) данные, недоступные в бухгалтерском интерфейсе. Интерфейс «Административный» состоит из единственного пункта меню «Операции». Меню «Операции», в свою очередь, состоит из нескольких подменю, соответствующих конкретным видам объектов: справочникам, планам счетов, регистрам сведений и т. д;

Полный - объединяет в себе возможности интерфейсов «Бухгалтерский» и «Административный». Фактически это копия бухгалтерского интерфейса с добавленным к нему меню «Операции».

Переключение интерфейсов производится через меню Сервис- Переключение интерфейса (в режиме «lС:Предприятие»).

Просмотр списка активных пользователей

В системе «lС:Предприятие 8.1» имеется возможность просмотра списка активных пользователей, то есть работающих в данный момент времени в системе «1С:Предприятие». Для получения списка необходимо в режиме Конфигуратор выбрать пункт меню Администрирование - Активные пользователи, в режиме «1С:Предприятие» можно просмотреть журнал активных пользователей через меню Сервис - Активные пользователи.

Ведение журнала регистрации действий пользователей

Не редко, при работе в системе «1С:Предприятие» возникает необходимость выяснить, какие события происходили в определенный момент времени или какие действия выполнял тот или иной пользователь. Для этих целей предназначен журнал регистрации. Открыть журнал регистрации, можно выбрав пункт меню Администрирование - Журнал регистрации.

Выгрузка информационной базы

Для предотвращения потери информации, хранящейся в базе данных, необходимо периодически выполнять сохранение данных. Для того чтобы сохранить архивную копию информационной базы, необходимо открыть меню Администрирование - Выгрузить информационную базу. В открывшемся окне необходимо присвоить имя сохраняемому файлу и указать путь для выгрузки информационной базы. Для сохранения архивов рекомендуется создать отдельный каталог, в котором в последующем и будут размещаться архивы с именами, содержащими имя базы данных и дату сохранения.

Загрузка информационной базы

При необходимости данные из архива можно восстановить. Данные восстанавливаются в режиме конфигуратор через меню Администрирование - Загрузить информационную базу. В открывшемся окне необходимо указать путь для восстановления информационной базы и выбрать восстанавливаемый файл.

Тестирование и исправление информационной базы

В процессе работы системы «lС:Предприятие» могут возникать различные ситуации отключение питания компьютера, отказ работы операционной системы, сбои оборудования и прочее. Такие ситуации, возникающие в процессе записи изменений в таблицы информационной базы, могут привести к некорректному состоянию информационной базы. Для корректировки данных в таких случаях можно произвести тестирование информационной базы, которое выполняется в режиме Конфигуратор через меню Администрирование - Тестирование и исправление.

Все изменения, сделанные в таблицах информационной базы в процессе тестирования, будут необратимыми. Поэтому перед запуском процедуры тестирования рекомендуется сделать резервную копию информационной базы на случай, если ее выполнение не приведет к желаемому результату.

При работе в режиме «1С:Предприятие» пользователь может вносить и обрабатывать информацию с учетом настроек, определенных на этапе конфигурирования. Каждая конкретная конфигурация может состоять из определенного перечня объектов системы.

После запуска системы 1С:Предприятие на выполнение в режиме пользователя на экран выводится главное окно программы.

Верхняя строка окна называется заголовком окна. В ней выдается название программы, а также имя активного окна, открытого в программе.

Под строкой заголовка окна расположено главное меню программы. Главное меню служит для выполнения команд, необходимых для работы с программой. Команды объединены в группы, названия групп и составляют строку главного меню программы. Выбор какого-либо из пунктов главного меню открывает список команд этого меню.

При работе в каком-либо из режимов в строке главного меню появляется пункт Действия. Выбор этого пункта открывает список всех действий, которые можно выполнить в текущем режиме работы.

Под строкой главного меню программы располагаются панели инструментов. Они служат для быстрого вызова часто используемых команд.

Нижняя строка окна называется строкой состояния. Она используется для выдачи различной информации в процессе работы с программой.

Пространство между строкой меню и строкой состояния называется рабочим столом

Порядок работы с объектами конфигурации зависит от предметной области, для автоматизации которой создавалась конфигурация.

Перечислим основные объекты системы:

Константы - объект программы, имеющий постоянное значение. Константы в системе «lС: Предприятие», предназначены для хранения информации, которая редко подвергается изменениям либо остается неизменной. Однажды заданное значение константы может многократно использоваться при формировании документов, в расчетах, при построении отчетных форм.

Работа с константами ведется в специальной форме, которая определяется на этапе разработки конфигурации.

В режиме «1С:Предприятие» возможно только редактирование значений констант. Наиболее простым и ярким примером такой информации может выступать Валюта регламентированного учета.

Справочники - это объекты программы для хранения постоянной и условно-постоянной информации. Например, в справочнике «Номенклатура», хранится информация по товарам, материалам и услугам, в справочнике «Контрагенты» информация по организациям, с которыми ведутся взаиморасчеты. С помощью справочников можно организовать аналитический учет данных.

Документы - это объекты программы, с помощью которых в базе данных регистрируется информация о фактической хозяйственной деятельности предприятия.

Списки документов и журналы документов предназначены для регистрации информации о введенных документах. Каждый документ может регистрироваться в одном или нескольких журналах документов или не регистрироваться вообще, в зависимости от выбранных настроек указанных на этапе конфигурирования. В списках документов могут отображаться документы только одного вида. Например, в журнале кассовых документов хранятся документы «Прuxодный кассовый ордер», «Расходный кассовый ордер». В списке документов «Прuxодный кассовый ордер» хранятся только документы вида «Прuxодный кассовый ордер».

Отчеты - средство получения итоговой выходной информации, представляемой в табличной или графической форме. Источником данных для построения отчетов служат документы, справочники и регистры; также используется информация, хранящаяся в константах.

Обработки - обычно это некоторая сервисная процедура, также полностью определенная при конфигурировании, которая предназначена не для выдачи информации, а для изменения каких-либо данных в информационной базе. Примером обработки может служить выполнение некоторых служебных функций, это - конвертация данных из других программных продуктов и т.д.

План счетов - в конфигурации «1С: Бухгалтерия 8.1 для Казахстана» имеется два плана счетов, это типовой план счетов для организации ведения бухгалтерского учета и налоговый план счетов для организации учета налога на прибыль.

Планы видов расчета - объекты программы, предназначенные для описания множеств однотипных объектов механизма расчета. Примером может выступать план видов расчета «Основные начисления организации) или «Удержания организаций», в этих объектах содержится список начислений и основных удержаний, используемых при расчете заработной платы работников организаций.

Регистры сведений - объекты конфигурации, предназначенные для хранения информации, развернутой по комбинации измерений. Для хранения истории изменений этой информации используется периодический регистр сведений. Примером периодического регистра сведений может послужить регистр сведений «Курсы валют», который хранит курсы всех валют на каждый день.

Регистры накопления - это объект конфигурации, который служит для накопления информации по значениям и оборотам числовых величин в комбинации определенных измерений. Например, регистр накопления «Налог на добавленную стоимость», хранит информацию суммы оборота реализации, ставки НДС, покупателей, и ТМЗ, которые мы реализовали.

Регистры бухгалтерии - регистры бухгалтерии включают журнал проводок по бухгалтерскому учету и журнал проводок по счетам налогового учета. В журнале проводок есть возможность выполнить просмотр, отбор и редактирование проводок.

Перечисления - это объекты программы, предназначенные для описания структуры хранения постоянных наборов значений, не изменяемых в процессе работы. Определить значение реквизита можно путем выбора из какого-либо предопределенного списка. В качестве примера перечисления можно привести Пол физического лица (Мужской, Женский), Способы выплаты заработной платы (Через кассу, Через банк) и т.д.

Система «1С:Предприятие» позволяет вести практически неограниченное количество необходимых справочников.

Для удобства использования элементы справочника, могут быть сгруппированы по какому - либо принципу. Например, в справочнике Номенклатура могут быть созданы группы:

§ Готовая продукция;

§ Сырье и материалы;

§ Товары для продажи;

§ Услуги;

§ и т.д.

Возможность создания таких групп в справочнике задается свойством «Иерархический» объекта конфигурации Справочник. В этом случае элемент справочника, представляющий собой группу будет являться родителем для всех элементов и групп, входящих в эту группу. Такой вид иерархии называется Иерархией групп и элементов.

Возможен и другой вид иерархии - Иерархия элементов. В этом случае в качестве родителя выступает не группа элементов справочника, а непосредственно один из элементов справочника. Например, такой вид иерархии можно использовать при создании справочника Номенклатура, когда одна группа номенклатуры является родителем для нескольких других групп, входящим в его состав.

Включить и отключить режим иерархического списка можно одним из способов:

Ш Открыть подменю командной панели Действия - Иерархический просмотр

Ш Нажатием пиктограммы на панели инструментов

Ш Вызвать контекстное меню нажатием правой клавиши мыши и выбрать команду Иерархический просмотр.

Существует два режима просмотра справочника:

Иерархический. В данном режиме можно видеть группы и элементы первого уровня, а при выборе одной из групп - элементы и группы второго уровня и т.д.;

Не иерархический. В этом режиме все элементы и группы представлены одним общим списком.

Рассмотрим основные функциональные возможности при работе со справочниками.

1. Создание новой группы. Для создания новой группы элементов справочника можно воспользоваться следующими способами;

Ш Открыть подменю командной панели Действия - Новая группа;

Ш Нажатием пиктограммы на панели инструментов

Ш Нажатием комбинаций клавиш «Ctrl+F9»;

Ш Вызвать контекстное меню нажатием правой клавиши мыши и выбрать команду Новая группа.

2. Создание нового элемента справочника. Создать новый элемент справочника можно следующими способами:

Ш Открыть подменю командной панели Действuя - Добавить;

Ш Нажатием пиктограммы на панели инструментов

Ш Нажатием клавиши «Iпsert»;

Ш Вызвать контекстное меню нажатием правой клавиши мыши и выбрать команду Добавить.

Если необходимо, чтобы новый элемент, вводимый в иерархический справочник, сразу попал в определенную группу этого справочника то, перед вводом элемента следует перейти в эту группу.

Для удобства регистрации элементов справочников с однотипным набором реквизитов в системе 1 С Предприятие предусмотрен механизм копирования данных.

3. Копирование группы и элемента справочника. Новый элемент или группа могут быть введены в справочник путем копирования уже существующего элемента или группы. Для копирования данных можно воспользоваться одним из способов, позиционировав при этом курсор на тот элемент или группу элементов, которые будут являться источником для копирования данных;

Ш Открыть подменю командной панели Действия - Скопировать

Ш Нажатием пиктограммы на панели инструментов

Ш Нажатием клавиши «F9»

Ш Вызвать контекстное меню нажатием правой клавиши мыши и выбрать команду Скопировать.

В результате в новом элементе справочника все реквизиты будут скопированы из реквизитов элемента образца. Новому элементу присвоится очередной порядковый номер.

Все элементы и группы элементов справочников открыты для редактирования в режиме 1 С Предприятие.

4. Редактирование элемента и группы справочника. Для редактирования элемента или группы элементов справочника можно выполнить одно из действий:

Ш Открыть подменю командной панели Действия - Изменить

Ш Нажатием пиктограммы на панели инструментов

Ш Нажатием клавиши «Eпter»

Ш Нажатием клавиши «F2»

Ш Открыть элемент (группу) двойным щелчком мыши

Вызвать контекстное меню нажатием правой клавиши мыши и выбрать команду -Изменить.

5. Пометка на удаление и Удаление элемента справочника. Для удаления объектов предусмотрено 2 режима - пометка объекта на удаление и непосредственное удаление объекта. Пометить элемент или группу справочника на удаление можно следующими способами:

Ш Открыть подменю командной Панели Действия - Установить пометку удаления;

Ш Нажатием пиктограммы на панели инструментов;

Ш Нажатием клавиши «Delete»;

Ш Вызвать контекстное меню нажатием правой клавиши мыши и выбрать команду Установить пометку удаления.

Непосредственное удаление элементов или группы элементов справочника можно выполнить с помощью сервисной процедуры через меню Операции - Удаление помеченных объектов.

Если на этапе конфигурирования предусмотрена возможность непосредственного удаления без пометки на удаление, то удалить элемент или группу элементов справочника можно одним из способов:

Ш Открыть подменю командной панели Действия - Удалить;

Ш Нажатием комбинаций клавиш «Shift+Delete»;

Ш Вызвать контекстное меню нажатием правой клавиши мыши и выбрать команду Удалить непосредственно.

6. Отменить пометку на удаление можно следующими способами:

Ш Открыть подменю командной панели Действия - Установить пометку удаления;

Ш Нажатием пиктограммы на панели инструментов;

Ш Нажатием клавиши «Delete»;

Ш Вызвать контекстное меню нажатием правой клавиши мыши и выбрать команду Снять пометку удаления.

7. Перенос элементов. Если справочник является многоуровневым и содержит в себе дерево групп, то при работе с ним может возникать необходимость переноса элементов из одной группы в другую, а также переноса целых групп.

Для переноса элемента или группы в другую группу справочника необходимо в списке справочника установить курсор на строку с тем элементом или группой, которую необходимо перенести в другое место справочника и воспользоваться одним из способов переноса данных:

Ш Открыть подменю командной панели Действия - Переместить;

Ш Нажатием пиктограммы на панели инструментов

Ш Нажатием комбинации клавиш «Ctrl+Shift+M»;

Ш Вызвать контекстное меню нажатием правой клавиши мыши и выбрать команду Переместить в группу;

Затем, после выбора одного из выше перечисленных способов, в открывшемся диалоге дерева групп справочника выберите наименование той группы, куда предполагается перенести выбранный элемент.

Открыть элемент справочника и в реквизите «Группа номенклатуры» указать новую группу. После выполнения данного действия элемент будет перенесен в новую группу.

Кроме описанных выше способов переноса элементов из группы в группу также используется механизм Drag & Drop («захвати и перенеси»). Для этого нужно установить курсор мыши, на элементе (группе) который следует переместить, и, удерживая левую клавишу мыши, перетащить его в нужную группу.

8. Отбор и сортировка. В справочниках можно производить отбор и сортировку по реквизитам. Для этого можно воспользоваться одним из способов:

Ш Открыть подменю командной панели Действия - Установить отбор и сортировку списка;

Ш Открыть подменю командной панели Действия - Сортировка - Упорядочить по...

Ш Нажатием пиктограммы на панели инструментов;

Ш Вызвать контекстное меню нажатием правой клавиши мыши и выбрать команду Установить отбор и сортировку списка;

Ш Вызвать контекстное меню нажатием правой клавиши мыши и выбрать команду Сортировка -Упорядочить по....

Кроме выше перечисленных действий над элементами и группами справочников можно также выполнять следующие операции: производить отбор по значению в текущей колонке, просматривать историю отборов, отключать отбор, выводить список, производить настройку списка, обновлять список. Предусмотрена возможность использования определенных на этапе конфигурирования критериев отбора, которые расширяют список отборов в системе и предназначены для «поиска» информации в справочниках и документах. Для выполнения данных операций можно воспользоваться соответствующими командами подменю командной панели Действия, комбинациями клавиш, пиктограммами панели инструментов или командами контекстного меню.

Информация о хозяйственных операциях предприятия в системе «1С:Предприятие 8.1» регистрируется с помощью документов и сохраняется в журналах документов. При конфигурировании производятся настройки по сохранению документов и принадлежности их к каким либо журналам.

Журналы документов предназначены для быстрого и удобного просмотра сохраненных документов. Один и тот же документ может отображаться в нескольких журналах или не отображаться ни в одном журнале, в зависимости от настроек определенных при конфигурировании.

При настройке конфигурации можно создать журналы для каждого вида документов, а также можно создать журналы, в которых будут отображаться все документы, и предусмотреть в них отбор по конкретному виду документов.

Для вывода на экран конкретного журнала могут использоваться пункты главного меню, кнопки панелей инструментов, кнопки выбора значений типа документ других форм, или другие действия, если это задано на стадии конфигурирования. По умолчанию журналы документов можно открыть через меню Операции - Документы. На экране будет отображен список всех журналов документов существующих в системе.

Для выбора необходимого журнала нужно встать на строку с его указанием и нажать на кнопку «ОК», после чего откроется выбранный журнал.

Вид того или иного журнала полностью зависит от настроек установленных при конфигурировании. Основные графы, которые, как правило, содержит любой журнал:

Дата - дата документа;

Время - время документа;

Документ - наименование документа;

Номер - номер документа.

Кроме этих граф для каждого журнала может быть определено неопределенное количество дополнительных граф. В заголовке журнала отражается имя журнала, присвоенное ему при конфигурировании.

В журналах можно просматривать состояние документов. Для этого в левой графе журналов отражаются соответствующие значки:

Документ записан, но не проведен;

Документ проведен;

Документ помечен на удаление.

Для некоторых видов документов не предусмотрен режим проведения. В таких случаях состояние документа отражается значком после его записи.

В журналах, в которых хранится большое количество документов, бывает трудно быстро найти необходимый документ. В таких случаях можно воспользоваться Интервалом видимости, который позволит установить видимость только тех документов, которые входят в указанный интервал дат. Установить интервал видимости можно одним из способов:

Ш Открыть подменю командной панели Действия - Установить интервал дат;

Ш Нажатием пиктограммы на панели инструментов;

Ш Вызвать контекстное меню нажатием правой клавиши мыши и выбрать команду Установить интервал дат.

Если это предусмотрено конфигурацией, в журналах можно выполнить отбор документов, по каким либо значениям их реквизитов или по видам документов. Отбор и сортировка документов в журналах выполняется по тому же принципу, как и при работе со справочниками, который был описан выше в разделе Работа со справочниками.

Структура документов задается при настройке конфигурации. Документ может иметь шапку и одну или несколько табличных частей. В шапке документа указываются общие реквизиты, например организация, контрагент, склад, договор и т.д. В табличной части регистрируются однотипные данные, такие как номенклатура, количество, цена, ставка НДС и т.д.

Принцип работы по вводу новых документов, копирования, удаления и редактирования документов схож с принципом работы со справочниками, который был описан выше в разделе Работа со справочниками.

При проведении документы могут изменять состояние тех или иных регистров. Для просмотра записей регистров, по которым выполняет движение конкретный документ можно воспользоваться одним из способов:

· Открыть подменю командной панели Действия - Перейти - Движения документов по регистрам;

· Открыть подменю командной панели Перейти и выбрать тот регистр, движение по которому необходимо просмотреть.

На основании данных документов одного типа можно вводить документы другого типа, при этом часть данных документа основания будет перенесена в вводимый документ. Для этого в конфигурации предназначен механизм «ввода на основании», который настраивается при конфигурировании для каждого типа документов. Для того чтобы ввести новый документ на основании другого документа необходимо позиционировать курсор на документ-основание и воспользоваться одним из способов:

Ш Открыть подменю командной панели Действия - На основании;

Ш Нажатием пиктограммы на панели инструментов;

Ш Вызвать контекстное меню нажатием правой клавиши мыши и выбрать команду На основании.

В выпадающем меню необходимо выбрать нужный вид документа из представленного списка возможных видов документов, которые могут быть созданы на основании данного документа. После этого на экран выведется форма нового документа, поля которого заполнены на основании документа-источника. Правила заполнения определяются на этапе конфигурирования.

В отдельных документах конфигурации имеется возможность изменения типа операции. Например, документ Платежное поручение исходящее может иметь тип «Оплаmа поставщику», «Перечисление налогов» или «Перечисление заработной платы». Изменить тип операции можно следующим способом: открыть подменю командной панели Операции и выбрать необходимый тип документа.

Дополнительно с документами можно выполнять и другие действия. Для этого на панели инструментов документа имеется набор пиктограмм:

Найти в списке - открывается список документов, курсор устанавливается на редактируемом документе.

Обновить текущий список - обновляется информация в документе (используется при сетевой работе для получения в документе реальных данных).

Провести - проводится документа.

Открыть справку - открывается окно со справочными данными по документу.

На нижней командной панели документов расположены кнопки, при нажатии на которые выполняются действия назначенные им:

Печать - при нажатии на стрелку рядом с кнопкой печати выпадает список возможных печатных форм документа.

ОК - при нажатии на данную кнопку предоставляется возможность сохранить, провести и закрыть документ.

Закрыть - при нажатии на данную кнопку предоставляется возможность закрыть документ без сохранения.

Записать - при нажатии на данную кнопку предоставляется возможность записать (сохранить) документ.

Форма - это окно, содержащее различные элементы данных для просмотра или заполнения (реквизиты, списки), а также управляющие элементы (кнопки, закладки). Рассмотрим общие принципы работы с некоторыми элементами формы:

Перемещение по элементам формы. Для перемещения по элементам управления диалога формы можно использовать следующие клавиши, сочетание клавиш или просто щелкать мышью на необходимый элемент:

Клавиша «Таb» - используется для перемещения вперед по элементам формы документа;

Сочетание клавиш «Shift+Tab» - позволяет перемещаться по элементам формы в обратном направлении;

Клавиша «Eпter» - позволяет завершить ввод очередного реквизита, при этом курсор будет автоматически переходить на следующий элемент.

Реквизиты и управляющие элементы формы:

Закладки - эти управляющие элементы используются для форм, которые содержат большое количество редактируемой информации, или для тех форм, в которых необходимо специально разделять информацию.

Флажок - используется для включения и выключения некоторых значений. Для изменения состояния значения флажка необходимо щелкнуть по нему мышью или воспользовавшись клавишами «Таb» или «Shift+Tab» сделать его активным и нажать клавишу «Пробел».

Переключатель - данный элемент формы предназначен для выбора одного из нескольких значений. Выбрать необходимое значение переключателя, можно щелчком по нему мышью или воспользовавшись клавишами «Таб» или «Shift+Tab» сделать его активным и нажать клавишу «Пробел».

Поле выбора - элемент формы предназначен для выбора значения из представленного списка значений.

Гиперссылка - элемент формы предназначен для выполнения некоторых действий (например, открытия других форм).

Произвести анализ взаиморасчетов с работниками, получить итоговую, сводную или детальную информацию в системе «lС: Предприятие» можно с помощью отчетов.

Условно можно разделить отчеты на следующие типы:

Специализированные отчеты - обычно создаются для конкретной конфигурации и предназначены для решения более узких задач и получения специфической информации. К специализированным отчетам относятся такие отчеты как «Расчетная ведомость (произвольная форма), «Расчетные листок» и т.д.

Регламентированные отчеты - отчеты, предназначенные для формирования данных, которые передаются в различные контролирующие органы. Например, такие как «Реестр счетов-фактур по товарам (работам, услугам), форма 307.00» и т.д.

Для формирования того или иного отчета могут использоваться главное меню, кнопки панели инструментов, кнопки различных форм системы или иные действия, предусмотренные конфигурацией. По умолчанию отчеты можно открыть через меню Операции - Отчет. На экране будет отображен список всех отчетов существующих в системе.

Для выбора необходимого отчета нужно встать на строку с его указанием и нажать на кнопку «ОК», после чего откроется выбранный отчет.

Внешний вид экранной формы отчетов может быть различным и определяется при конфигурировании. Но любой отчет может содержать набор стандартных кнопок для работы с отчетами конфигурации, такие как:

Сформировать - позволяет сформировать отчет с установленными параметрами.

Отбор - позволяет произвести отбор данных по определенному набору критериев отбора.

Заголовок - позволяет получить более компактный вид отчета, скрывая его заголовок.

Настройка - позволяет задавать все возможные параметры отчета, в том числе и те, которые задаются на главной форме.

Отображение позволяет представить отчет в виде таблицы или в виде диаграммы.

Сохранить значения и Восстановить значения - позволяют сохранять пользовательские настройки отчета и восстанавливать их при дальнейшей работе.

Вопросы для самоконтроля:

1. В каком году была основана российская фирма «1С»?

2. Как организуется ввод информации в «1С:Бухгалтерии»?

3. В системе «1С:Предприятие» сколько информаций можно ввести?

4. Сколько режимов существует в справочнике?:

5. С помощью каких журналов регистрируется «1С:Предприятие 8.1»?

2. Подготовка программы 1С: Бухгалтерия к работе

Цель: рассмотреть и изучить возможности ведения бухгалтерского и налогового учета в конфигурации «lС: Бухгалтерия 8.1 для Казахстана» и понятие информационной системы 1С: Бухгалтерия.

План:

1. Сведения об организации

2. Подготовка информационной базы

3. Настройки пользователя и параметров учета

Ключевые понятия: автоматизации, структура, администрация, способ расчета, оценка, сырья, взаиморасчеты, заказчики, организация, подразделения, валюта, банк, касса, подбор, кратность, курс, предприятие, коды, контрагент, ставка, учетная политика.

Возможности ведения бухгалтерского и налогового учета в конфигурации «lС: Бухгалтерия 8.1 для Казахстана» будет рассмотрено на примере предприятия ТОО «Зодиак». На момент автоматизации организация ужевелафинансово-хозяйственную деятельность и имеет входящий баланс по счетам бухгалтерского учета.

ТОО «Зодиак» является коммерческим предприятием, и занимается несколькими видами деятельности: оказывает сервисные услуги (ремонт двигателя, диагностика транспортного средства, правка элементов кузова, покраска автомобиля), торговлей автозапчастями и производством ремонтных комплектов.

Структура предприятия включает в себя несколько структурных подразделений:

Администрация;

Магазин;

Производственный цех;

СТО;

Токарный цех.

Торговая деятельность (торговля автозапчастями) осуществляется через подразделение «Магазин».

Изготовление ремонтных комплектов, которые в дальнейшем могут быть, как реализованы сторонним организациям, так и использоваться в производственном процессе другими структурными подразделениями предприятия, например станцией технического обслуживания при оказании услуг по ремонту автомобилей, осуществляется в производственном цехе. Производственный цех изготавливает продукцию не только из собственного сырья, но и занимается переработкой давальческого сырья.

Переработка сырья из материала заказчика состоит из следующих этапов:

Ш Поставка материала заказчика;

Ш Изготовление ремонтных комплектов из материала заказчика;

Ш Возврат неиспользованных материалов, которые остались после изготовления готовой продукции;

Ш Отгрузка готовой продукции.

В свою очередь предприятие тоже обращается к сторонним организациям, которые занимаются изготовлением ремонтных комплектов. Предприятию-изготовителю сторонней организации передаются материалы, из которых изготавливается готовый комплект, неиспользованные материалы возвращаются на склад.

На станции технического обслуживания осуществляется текущий ремонт автомобилей. В случае необходимости при ремонте автотранспортных средств могут использоваться запчасти, которые выписываются со склада предприятия.

Токарный цех является вспомогательным подразделением. Это подразделение оказывает услуги станции технического обслуживания и цеху по изготовлению ремонтных комплектов, занимается механической обработкой деталей.

В организации «Зодиак» утверждено следующее штатное расписание:

Наименование подразделений	Должность	Количество ставок
Администрация	Руководитель	1
	Главный бухгалтер	1
	Кассир	1
Магазин	Менеджер по продажам	1
Станция технического обслуживания	Механик	1
Цех по производству рем. комплектов	Мастер	1
Токарный цех	Токарь	1

Оплата труда работников предприятия осуществляется по установленному размеру оклада. А также возможно различные дополнительные выплаты, такие как премия, прочие дополнительные начисления и т.д.

Учет денежных средств

Организация Зодиак имеет две кассы:

Основная касса- валюта учета, тенге;

Касса (валютная) - валюта учета, российские рубли.

А также для учета безналичных денежных средств открыты два расчетных счета:

№ 004581450 в Банке ТуранАлем, валюта учета - тенге;

№ 09854870 в Альянс Банке, валюта учета - российские рубли.

Учет налога на добавленную стоимость и корпоративного налога

ТОО «Зодиак» является плательщиком корпоративного подоходного налога и налога на добавленную стоимость. При отнесении НДС в зачет, используется пропорциональный метод, декларация по НДС предоставляется один раз в квартал в налоговый комитет. Для расчета сумм отложенных налогов, предприятие ведет учет временных разниц.

Способ расчета товарно-материальных запасов

На предприятии учет товарно-материальных запасов (далее по тексту ТМ3) на складах ведется в количественно-суммовом выражении.

Оценка себестоимости сырья и материалов производится по методу средневзвешенной стоимости в целом по предприятию. У остальных видов ТМ3, таких как товары, готовая продукция, себестоимость учитывается по методу ФИФО.

Взаиморасчеты с покупателями и заказчиками

Взаиморасчеты с покупателями и поставщиками ведутся по договорам, по каждому контрагенту в отдельности. При покупке ТМ3 используется тип цен «Приходная», при реализации используется тип цен «Розничная», которая рассчитывается по следующей схеме: розничная цена = приходная цена + 30% * приходная цена. Например, если закупочная цена товара = 1000 тг., то розничная цена в этом случае будет рассчитана как 1000 + (1000*30%) = 1300 тг.

Учет ОС и нематериальных активов

Для расчета суммы износа по ОС и нематериальным активам на предприятии применяется прямолинейный метод, кроме транспортных средств. Для группы ОС «Транспортные средства» используется - производственный метод. Сумма амортизации по транспортным средствам определяется в зависимости от пройденного километража. Для корректного отражения суммы износа по каждому транспортному средству материально ответственное лицо, за которым числится данное транспортное средство, ежемесячно представляет отчет, который содержит информацию по количеству километров пробега автомобиля за отчетный период.

Учет по производству готовой продукции и выполненных работ

Расчет фактической себестоимости выпущенной готовой продукции и производственных услуг ведется по переделам. Базой распределения косвенных расходов являются материальные затраты. Сумма общепроизводственных накладных расходов в конце месяца закрывается на счет 8110 - Основное производство, и распределяется по всем подразделениям, номенклатурным группам и статьям затрат.

На первом этапе работы с конфигурацией необходимо ввести сведения о предприятии, заполнить классификаторы и справочники, осуществить ввод списка пользователей и настроить параметры текущего пользователя, ввести остатки на счетах и операции, если к моменту установки программы предприятие уже вело финансово-хозяйственную деятельность.

При первом запуске информационной базы система предлагает произвести первоначальное заполнение, а также для последующего ее обновления предлагается воспользоваться специальной обработкой Обновление информационной базы, форма открывается автоматически и содержит описание действий, которые рекомендуется выполнить на первом этапе работы с информационной базой.

При первоначальном запуске информационной базы программа автоматически выполняет заполнение справочников, таких как Организации, Подразделения, Кассы и т.д. Заполнение информационной базы следует начинать с заполнения справочной информации и классификаторов. Классификаторы могут быть заполнены в любой момент работы с информационной базой, но некоторые из них система рекомендует заполнить при первом запуске.

В справочнике Валюты хранится информация по курсам и кратности валют, по которым организация ведет учет, открыть этот справочник для просмотра и корректировки можно через меню Банк и касса - Валюты. При первом запуске, справочник Валюты содержит две валюты, это казахстанские тенге и евро. Добавить новую валюту в этот справочник можно из классификатора валют. Для этого в справочнике валют имеется кнопка «Подбор», при нажатии на эту кнопку откроется текстовый файл, в котором необходимо найти нужную запись и с помощью двойного нажатия левой кнопки занести новую валюту. При заполнении справочника Валюты необходимо указать параметры прописи валюты, значения этих параметров будут отражаться в печатных формах документа, а также заполнить курс и кратность. В поле Кратность указывается количество единиц валюты, принятое к котированию, а в поле Курс - сумму в тенге, соответствующую этому количеству единиц валюты.

Сведения об организациях относятся к категории постоянной или условно-постоянной информации. В конфигурации «lС: Бухгалтерия8.1 для Казахстана»в одной информационной базе можно вести учет для нескольких юридических лиц. Взаиморасчеты ведутся отдельно от имени каждой организации. Отчетность можно будет получить как в разрезе организаций, входящих в состав предприятия, так и по предприятию в целом.

Для ввода данных по каждой организации предназначен справочник Организации, который можно открыть через меню Предприятие - Организации. При первом запуске справочник Организации уже содержит одну организацию с названием «Наша организация», установленную в качестве основной. На первом этапе работы важно открыть этот элемент справочника и занести информацию по организации, по которой предполагается вести учет в этой информационной базе.

В справочнике Организации указываются основные значения такие как: РНН, КБе, Налоговый комитет, основной банковский счет, свидетельство о постановке на учет по НДС. На закладке «Контактная информация» отражается информация по юридическому, почтовому адресу организации, электронный адрес, и контактные телефоны организации. На закладке «Коды» указываются данные, которые отражаются в печатных формах документов и отчетах. Если организация имеет филиалы на закладке «Прочее» в поле Контрагент из справочника Контрагенты выбирается значение, которое идентифицирует организацию при расчетах с ней в филиалах. В поле Головная организация - для филиалов, представительств и других подразделений, не являющихся самостоятельными юридическими лицами, в данном реквизите указывается головная (материнская) организация. Для элементов справочника можно задать дополнительные аналитические признаки - свойства и категории, которые задаются на соответствующих закладках «Свойства» и «Категории».

На закладке «Кассы» при первом запуске информационной базы, по умолчанию программа создает запись с наименованием «Основная касса», необходимо открыть эту запись и внести соответствующие изменения, например, установить ответственное лицо (кассира), и выбрать валюту учета, в которой предполагается ведение учета по этой кассе. На этой закладке, вводится информация и по другим кассам организации.

Для каждого пользователя системы можно указать отдельные настройки и значения по умолчанию (меню Сервис - Настройки пользователя) такие как:

Группа «Другие настройки»:

При открытии документов позиционироваться на дату - если установить флаг по этому реквизиту, то при создании нового документа пользователем, для которого были выполнены настройки, курсор автоматически будет позиционироваться на поле «Дата». Этот признак целесообразно устанавливать в настройках для тех пользователей, которые выполняют ввод первичных документов «задним числом».

Формировать отчеты без данных по валютам - если признак установлен по этому реквизиту, то во всех отчетах, по счетам бухгалтерского учета, для которых установлен признак «Валютный» информации в отчетах будет выходить без отражения валюты и валютной суммы в валюте регламентированного учета.

Группа «Основные значения для подстановки в документы и справочники»:

Запрашивать вид операции при вводе нового - если будет установлен флаг по этому реквизиту, то при создании новых документов, у которых присутствует реквизит «Операция» будет запрашиваться конкретный вид операции;

Не отражать документы в налоговом учете - при установке этого признака, во всех документах, которые формируют доходную и расходную часть признак «Отражать в налоговом учете» будет отключен;

Основная валюта взаиморасчетов - валюта по умолчанию по договорам с контрагентами, которые вводятся данным пользователем;

Основная единица измерения классификатору - единица измерения будет устанавливаться по умолчанию в справочник Номенклатура при вводе новых записей;

Основная организация - организация, от имени которой по умолчанию оформляются новые документы;

Основная ставка акциза - основная ставка акциза в документах по реализации ТМЗ;

Основная касса - касса, которая будет устанавливаться по умолчанию при создании новых кассовых документов;

Основная ставка НДС - ставка НДС, которая будет устанавливаться по умолчанию при вводе в справочник Номенклатура новых записей;

Основное подразделение организации - подразделение организации, которое будет устанавливаться во вновь созданных документах, в которых встречается реквизит Подразделение;

Основной вид оборота - вид оборота при отнесении НДС в зачет;

Основной вид операции облагаемой акцизом - основной вид операции по акцизу для корректного отражения в Декларации по акцизу в документах по реализации ТМЗ;