Облік і аудит операцій, пов’язаних з інвентаризаційним процесом та їх комп’ютеризація (на прикладі Філії "Вінницький райавтодор"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

ДИПЛОМНА РОБОТА

На тему:

«Облік і аудит операцій, пов'язаних з інвентаризаційним процесом та їх комп'ютеризація» (на прикладі Філії «Вінницький райавтодор»)

Вінниця 2007

Вступ

Досягнення мети складання фінансової звітності, яка полягає в наданні користувачам для прийняття рішень повної, правдивої інформації про фінансовий стан, результати діяльності, рух коштів підприємства, неможливе без інвентаризації.

Метою цієї роботи є дослідження операцій, пов'язаних з інвентаризаційним процесом, а саме їх економічна сутність, нормативно - правове забезпечення обліку, аналіз і аудит.

Відповідно до Інструкції з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу, затвердженої наказом Головного управління Державного казначейства України від 30.10.1998 р. №90, «…інвентаризація з метою виявлення розходжень між даними поточного обліку та фактичною наявністю активів повинна проводитись періодично. Вона передбачає виконання таких робіт:

- підготовку до інвентаризації (перевірка наявності книг, карток, описів, регістрів обліку основних засобів, технічних паспортів, документів на основні засоби, що знаходяться в оренді чи тимчасовому користуванні);

- ревізію відібраних регістрів із метою виявлення помилок та неточностей в обліковій і технічній документації і внесення в неї необхідних уточнень чи виправлень;

- призначення керівником підприємства інвентаризаційної комісії;

- проведення перевірки основних засобів у місцях їх експлуатації з відображенням їх фактичної наявності у натуральному вираженні;

- передачу інвентаризаційних описів у бухгалтерію;

- виявлення розходжень між даними поточного обліку та фактичною наявністю основних засобів;

- рішення адміністрації щодо виявлених нестач або лишків основних засобів.

Під час інвентаризації основних засобів комісія проводить огляд об'єктів і заносить в описи повне їх найменування, значення, інвентарні номери та основні чи експлуатаційні показники. При інвентаризації будівель, споруд та іншої нерухомості комісія перевіряє присутність документів на земельні ділянки, водойми та інші об'єкти природних ресурсів, які знаходяться у власності підприємств. При виявленні об'єктів, не прийнятих на облік, а також об'єктів, по яким в регістрах бухгалтерського обліку відсутні чи вказані не правильні дані, що їх характеризують, комісія повинна включити в опис правильні відомості і технічні показники по цим об'єктам. Наприклад, по будівлям вказати їх значення, основні матеріали, з яких вони збудовані, об'єкти (по зовнішньому чи внутрішньому обміру), площу, кількість поверхів (без підвалів), рік будівництва та інші показники. Оцінка виявлених інвентаризацією не уточнених об'єктів повинна бути здійснена з урахуванням ринкових цін, а зношення визначено за діючим технічним станом об'єктів з оформленням відомостей про оцінку зношення відповідними актами. Основні засоби заносяться в описи за найменуваннями у відповідності з основним призначенням об'єкта. Якщо об'єкт підлягав відновленню, реконструкції, розширенню чи переустаткуванню і внаслідок цього змінилося його основне призначення, то він заноситься в опис під найменуванням, відповідним його новому призначенню. Машини, устаткування і транспортні засоби заносяться в описи індивідуально с вказаним інвентарним номером, заводським номером підприємства-виробника, роком випуску, виготовлення, потужності і т.д. Одно типові речі господарчого інвентарю, інструменти, станки однакової вартості, які надійшли одночасно в один із структурних підрозділів підприємств та враховані за типовою інвентарною карткою групового заліку, в описах проводяться за найменуваннями із вказаною кількістю цих речей. На основні засоби, які не пригідні в експлуатацію і не підлягають відновленню, інвентаризаційна комісія складає окремий опис із зазначеним часом введення в експлуатацію і причинами, що привели об'єкт у неприродність.

Операції, пов'язані з інвентаризаційним процесом розглядаються на прикладі філії «Вінницький райавтодор» дочірнього підприємства Державної акціонерної компанії «Автомобільні дороги України» створеної як відособлений структурний підрозділ дочірнього підприємства «Вінницький облавтодор» відкритого акціонерного товариства «Державна акціонерна компанія «Автомобільні дороги України», утвореного відповідно до наказу Державної служби автомобільних доріг України від 09.04.2002 №156.

Філія створена з метою забезпечення економічних інтересів та задоволення потреб держави, населення та оборони країни в удосконаленні і розвитку автомобільних доріг загального користування, розширення можливостей виробничого та соціального розвитку підприємства, підвищення ефективності використання матеріальних, фінансових та інших ресурсів на основі спільної діяльності, розподілу праці і кооперації.

Як зазначається в наказі про облікову політику даного підприємства для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності проводиться інвентаризацію активів та зобов'язань ВАТ «ДАК «Автомобільні дороги України» та дочірніх підприємств Компанії у відповідності до вимог Інструкції про інвентаризацію основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затвердженої наказом Міністерства фінансів України №69 від 11.08.94 року.

1. Теоретичні питання з обліку і аудиту операцій, пов'язаних з інвентаризаційним процесом

1.1 Економічна сутність операцій, пов'язаних з інвентаризаційним процесом

Інвентаризація на підприємствах являє собою складну і відповідальну ділянку роботи. Під дією різноманітних факторів в бухгалтерському обліку можуть виникнути невідповідності і розходження. Такими можуть бути різного роду помилки, природні зміни, зловживання матеріально-відповідальних осіб. Щоб виявити вплив даних факторів і проводиться інвентаризація. ЇЇ значення і роль дуже значна. Під час її проведення встановлюється фактична наявність цінностей і грошових засобів у матеріально відповідальної особи, наявність неповноцінного і непотрібного майна. Перевіряються умови збереження і стану основних засобів. Надалі їх фактичні залишки зіставляються з даними бухгалтерського обліку.

Таблиця 1.1. Дослідження сутності поняття інвентаризації

Характеристика терміну	Джерело
1	2
Інвентаризація-спосіб забезпечення достовірності бухгалтерського обліку та фінансової звітності на підприємствах.	Ф.Ф. Бутинець «Теорія бухгалтерського обліку» Житомир ПП «Рута» 2000 ст. 180
Інвентаризація-перевірка фактичної наявності з наступною оцінкою стану об'єкту, якій притаманний комплекс господарсько-правових ознак.	Ф.Ф. Бутинець, Н.М. Малюга «Особливості бух. обліку в торгівлі» Житомир ПП «Рута» 2000 ст. 397
Інвентаризація-перевірка наявності та стану об'єкту контролю, яка здійснюється шляхом спостереження вимірювання, реєстрації та порівняння отриманих даних з обліковими.	Ф.Ф. Бутинець «Бухгалтерський словник» Житомир ПП «Рута» 2001 ст. 76
Інвентаризація (лат. inventories-розпис, опис) - форма перевірки і контролю наявності, складу, стану та відповідності наявних господарських засобів даним бухгалтерського обліку на певну дату.	«Економічна енциклопедія» 1 том Київ, видавництво центр «Академія» 2000 Тернопіль АПГ 2000 ст. 630
Інвентаризація перевірка і оцінка фактичної наявності об'єкту контролю, якій притаманний комплекс наступних господарсько-правових ознак: наявність розпорядчого документу, здійснення дій колегіальним органом, виявлення кількісних і якісних характеристик об'єкту, реєстрація та оцінка фактів.	Ф.Ф. Бутинець «Бухгалтерський фінансовий облік» Житомир ПП «Рута» 2001 ст. 548
Інвентаризація-спосіб виявлення фактичної наявності та стану цінностей на певну дату шляхом реєстрації, вимірювання, зважування і т.д. з подальшим порівнянням отриманих даних із даними бухгалтерських записів.	М.М. Хмарук «Бухгалтерський облік» Вінниця 2003 ст. 28
Інвентаризація - фактичне виявлення активів (запаси, основні засоби, гроші) на певну дату	М.С. Пушкар «Фінансовий облік» Тернопіль «Карт-бланш» 2002 ст. 606
Інвентаризація-це елемент методу бух обліку, за допомогою якого забезпечується наявність облікових даних про засоби підприємства.	З.Г. Бурчак «Бухгалтерський облік» Вінниця 2003 ст. 72
Інвентаризація - перевірка і оцінка фактичної наявності основних засобів, нематеріальних активів та розрахунків, яка здійснюється шляхом спостереження, вимірювання, реєстрації з подальшим порівнянням отриманих даних з обліковими показниками.	Ф.Ф. Бутинець «Теорія бухгалтерського обліку» Житомир ПП «Рута» 2003 ст. 258
Інвентаризація - це перевірка в натурі наявності та стану матеріальних запасів і вкладень підприємства, розрахунків та зобовязань і звірка фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку	Л.К. Сук «Бухгалтерський облік», Київ «Знання», 2005 р.
Інвентаризація - це перевірка наявності грошових коштів у матеріально-відповідальної особи підприємства, наявності засобів, товарно-матеріальних цінностей на певну дату, шляхом перелічення, обміну, зваження і подальше зіставлення фактичних залишків з даними бухгалтерського обліку	В.К. Орлова «Бухгалтерський облік», 2-ге видання, Київ, 2004 р.
Інвентаризація - це спосіб виявлення фактичної наявності і звіряння його з даними бухгалтерського обліку	О.М. Гольцова «Університетська книга» Суми, 2006 р.
Інвентаризація - це процес, під час якого визначають фактичну наявність цінностей, виявляють відхилення від книг обліку і причини відхилень	В. Сопко «Бухгалтерський облік», Тернопіль СМП «Астон», 2005 р.
Інвентаризація - це спосіб бухгалтерського обліку майна, коштів підприємства, що забезпечує відповідність облікових даних їх фактичній наявності	Н.М. Ткаченко «Бухгалтерський облік на підприємствах з різними формами звітності», Київ, ВТОВ «А.С.К.», 1996 р.
Інвентаризація-спосіб виявлення (з наступним обліком) господарських засобів і джерел їх формування, не оформлених поточною документацією, для забезпечення достовірності показників обліку і звітності підприємства.	Н.М. Грайова «Теорія бухгалтерського обліку» Київ «А.С.К.» 2001 ст. 171

Аналізуючи поданий вище матеріал, можна зробити висновок, що інвентаризацією є перевірка в натурі наявності грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей, основних засобів, нематеріальних активів, матеріальних запасів і вкладень підприємства, а також складу, стану та відповідності наявних господарських засобів на певну дату, шляхом спостереження, вимірювання, перелічення, обміну, реєстрації і подальше зіставлення отриманих даних з обліковими показниками. Це спосіб забезпечення достовірності бухгалтерського обліку та фінансової звітності на підприємствах.

Розгляд історичного аспекту обліку інвентаризації можна розпочати зі Стародавнього Єгипту (XV ст. до н.е.), на згортках папірусу знаходили відображення елементи матеріального обліку. Так, уповноваженою особою відображались цінності, відпущені з комори і прийняті на зберігання, а також їх залишки. На сувоях складали інвентарі. У Єгипті, як і Вавилоні (XIII ст. до н.е.) характерне широке використання інвентарних описів з переліком об'єктів обліку. Описи можна вважати першою ознакою прояву системності в обліку. Інвентарна форма обліку стала переважаючою і в державному обліку господарських ресурсів.

До VII-XIII ст. н.е. в Китаї слалась досить розвинена система обліку матеріальних цінностей. Облікові працівники були зосереджені в трьох напрямках, де фіксувалось надходження, витрачання і залишок цінностей. Перший і другий відділ відображали рух цінностей, а третій здійснював інвентаризацію і виводив натуральний залишок, але не відображав облікового залишку.

Генуезький вчений А. Ді Пієтро, розповсюдив диграфізм на облік монастирського господарства і банків, при цьому з об'єктів поточного обліку він виключав основні засоби, останні враховувались тільки в інвентаризаційних відомостях. Він багато уваги приділяв вченню про інвентаризацію, вперше класифікував інвентаризацію на переоблік нерухомого майна і цінних речей.

Розглядаючи процедури інвентаризації (XVIII ст.), італійські бухгалтери рекомендували в якості регістрів використовувати як вільні листи, так і книги. На відміну від них, німецький вчений І. Готлі пропонував замість складання описів здійснювати записи про залишки в натурі прямо в товарних книгах по кредиту відповідних рахунків, що дозволяє бухгалтеру виконати операції, які відображаються в порівняльній відомості. З точки зору В. Швайкера, інвентар слід було складати на окремій сторінці, а потім переносити дані до окремої книги. Повністю позиції 2-ох шкіл співпадають в тому, що починати інвентаризацію необхідно з предметів, «які є більш цінними і легко втрачаються, такі як наявність грошей, коштовностей, срібних виробів тощо». Суттєвою обставиною процесу інвентаризації, слід вважати ту, що в ньому не використали єдиного вимірника, а інвентаризаційний опис носив тільки статистичний характер.

Французький вчений Саварі Жак показав необхідність двох балансів: одного - по рахунках Головної книги, другого - за даними інвентаризаційних описів.

В Росії історичні дані свідчать, що за часів 1864-1917 рр. вже приділялась особлива увага веденню первинної документації. З метою посилення контролю над роботою матеріально відповідальних осіб всі книги належним чином прошнуровувались і пронумеровувались, після чого опечатувались і підписувались контролером і комірником. В «Указе губернаторам и воеводам» від 12.09.1728 р. зазначалось, що записи слід було вести в спеціальних книгах, оскільки в іншому випадку «…будь-які непорядки можуть трапитись, і той, від кого надходить, і той, хто втрачає, можуть впасти у підозру». У випадку виникнення будь-яких підозр, щодо зловживань на складах проводилась повна інвентаризація: до кінця XVIII ст. було розроблено техніку її проведення.

Під час обліку в повоєнний період (1945-1991 рр.) застосовувались різні системи обліку матеріальних цінностей. Необхідність впорядкованості обліку матеріалів була визначена Інструкцією наркомфіну СРСР №639 від 30.10.1945 р. з бухгалтерського обліку матеріалів на підприємствах, яка встановлювала порядок перевірки прибуткових документів як у відділі постачання, так і в бухгалтерії підприємства. Інструкція вимагала ретельного аналізу виявлених при інвентаризації недостач і лишків, щоб попередити довільне їх списання за рахунок виробництва. У 1947 р. Міністерство фінансів СРСР створило нормативний документ «Основные положения по инвентаризации хозяйственных средств предприятий и хозорганов».

Бухгалтерія Ф.В. Єзерського випереджала свій час, висувала перед обліком ряд нових ідей, які не могли бути вирішені традиційними бухгалтерськими методами: проведення інвентаризації не є суцільним методом на певний момент часу. А продовжується послідовно і постійні виведення фінансового результату можливо тільки шляхом інвентаризації за період часу, що пройшов.

Хоча основною умовою облікових даних є правдивість і точність відображення стану господарських засобів, їх джерел утворення та результатів діяльності, реальні факти іноді не відповідають цій умові.

Основними причинами розбіжностей можуть бути:

1) природні втрати засобів в процесі їхнього зберігання, внаслідок впливу зовнішнього середовища. Зміни такого плану не оформляються в поточному обліку;

2) неточності і помилки в обліку, що виникають внаслідок неправильних арифметичних підрахунків та описок в первинних документах, а також неправильного відображення даних з первинних документів в аналітичному та синтетичному обліку;

3) неточності, помилки та зловживання матеріально відповідальних осіб при прийомі та відпуску засобів зі складу спричиняють прорахунки, проміри, недоваги, недосортицю, внаслідок чого об'єктивно створюється різниця між обсягами засобів, які вказані в документах, та залишками на складах, причому на останніх утворюються надлишки, нестачі або пересортиці товарно-матеріальних цінностей.

Для усунення вищенаведених розбіжностей між даними обліку та фактичною наявністю об'єктів господарювання застосовують один з основних елементів методу бухгалтерського обліку - інвентаризацію.

Для того, щоб провести інвентаризацію на підприємстві наказом керівника створюється інвентаризаційна комісія. За наслідками проведеної інвентаризації інвентаризаційною комісією складається протокол із зазначенням стану складського господарства, результатів інвентаризації, висновків та пропозицій щодо заліку нестач і лишків при пересортуванні, списання нестач в межах норм природного збитку, а також понаднормових нестач і втрат від псування цінностей та вжитих заходів щодо запобігання нестач і втрат в подальшому.

В залежності від призначення і характеру інвентаризації поділяють на планові та позапланові (раптові) (рис. 1.1).

Планові інвентаризації проводять за складеним заздалегідь планом у визначені строки.

Позапланові проводять за розпорядженням керівника підприємства, вищих органів, слідчих органів при встановленні фактів зловживань, крадіжок, скоєння пограбувань; при передачі цінностей однією матеріально відповідальною особою іншій; після стихійного лиха; при переоцінці товарно-матеріальних цінностей; при проведенні документальних ревізій за вимогою ревізора; при передачі основних засобів іншим власникам (фізичним, юридичним особам). При проведенні раптових інвентаризацій усі матеріальні цінності готують до інвентаризації у присутності інвентаризаційної комісії, в інших випадках - заздалегідь. Вони мають бути згруповані, розсортовані і розкладені за назвами, сортами, розмірами у порядку, зручному для підрахунку.

За часом проведення інвентаризації бувають разові та перманентні.

Разові інвентаризації проводять одноразово спеціально створеною для цього комісією.

Перманентні інвентаризації проводять постійно діючі комісії.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 1.1 Класифікація інвентаризацій

Залежно від повноти охоплення засобів (коштів, зобов'язань) підприємства розрізняють повну та часткову інвентаризації.

Повна інвентаризація охоплює всі товарно-матеріальні цінності, кошти і розрахунки підприємства. Вона проводиться у встановлені Інструкцією строки, як правило, один раз на рік, перед складанням річного звіту.

Часткова інвентаризація охоплює окремі види засобів господарства (основних засобів, товарно-матеріальних цінностей, грошових знаків в касі).

Проведення інвентаризації передбачає вирішення таких завдань, як виявлення фактичної наявності основних засобів, грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей, контроль за їх збереженням, перевірка додержання правил та умов зберігання та інші.

При проведенні інвентаризації потрібно дотримуватись принципів, які дають можливість ефективно працювати. Основні принципи інвентаризації такі:

1. Об'єктивність - на процес інвентаризації не повинні мати суттєвий вплив необ'єктивні фактори.

2. Своєчасність - своєчасна перевірка попереджує можливість виникнення зловживань.

3. Точність - достовірне відображення наявності майна та стану зобов'язань.

4. Зіставність - одиниці виміру мають бути однаковими у бухгалтерському обліку і в документах щодо інвентаризації.

5. Безперервність - почата інвентаризація має проводитися безперервно до її закінчення.

6. Повнота - суцільна перевірка об'єкта інвентаризації.

7. Ефективність - прийняття ефективних рішень за наслідками інвентаризації.

8. Економічність - на проведення інвентаризації мають бути мінімальні витрати праці та коштів. Вона не повинна створювати перешкод у діяльності підприємства.

9. Гласність - процес інвентаризації має бути гласним, щоб йому змогли допомогти зацікавлені особи.

10. Юридичність - дотримання положень щодо відображення наслідків інвентаризації в бухгалтерському обліку.

11. Матеріальна відповідальність - відповідальність за виявлені результати (лишки, нестачі) та об'єктивність проведення перевірок.

12. Документальне оформлення - оформлення результатів інвентаризації документами, які повинні мати доказову силу для підтвердження її підсумків.

У техніці проведення інвентаризації можна виділити чотири стадії (рис. 1.2): організаційну, підготовчу, технологічну, результативну. На кожній з них виконується відповідна робота.

Для виявлення результатів інвентаризації бухгалтерія складає порівняльні відомості. У них фіксують тільки ті матеріальні цінності, за якими виявлено відхилення від облікових даних. У відомості спочатку визначають попередній результат інвентаризації - недостачі або надлишки, тобто розбіжності між показниками бухгалтерського обліку і даними інвентаризаційних описів. До складання порівняльної відомості бухгалтерія повинна ретельно перевірити правильність усіх записів на рахунках.

Рис. 1.2 Стадії інвентаризації

Інвентаризаційна комісія разом з бухгалтерією перевіряє правильність порівняльних відомостей, з'ясовує причини виникнення надлишків, недостач, пересортиці, встановлює винних осіб.

За наслідками проведеної інвентаризації інвентаризаційною комісією складається протокол із зазначенням стану складського господарства, результатів інвентаризації, висновків та пропозицій щодо заліку нестач і лишків при пересортуванні, списання нестач в межах норм природного збитку, а також понаднормових нестач і втрат від псування цінностей та вжитих заходів щодо запобігання нестач і втрат в подальшому.

Після закінчення інвентаризації робоча комісія передає до центральної постійно діючої комісії всю супровідну документацію і протокол.

За наслідками проведення технологічної стадії інвентаризаційного процесу визначаються кількісні і вартісні характеристики об'єкту, що інвентаризується. Проте цим інвентаризаційний процес не закінчується, оскільки необхідно проаналізувати та узагальнити отриману інформацію, визначити характер виявлених нестач, втрат і псування майна, а також причини виникнення лишків. Виявлені нестачі та лишки майна, а також позитивні і негативні сумарні різниці повинні знайти відображення в бухгалтерському обліку.

Існує послідовність визначення, регулювання та відображення результатів інвентаризаційного процесу, а саме:

I. Визначення попереднього результату: визначення достовірності результатів інвентаризації > складання порівняльних відомостей > визначення різниць між обліковими та фактичними даними > встановлення причин відхилень фактичної наявності майна від даних обліку в кількісному, якісному та вартісному виразі.

ІІ. Регулювання попереднього результату: регулювання результатів інвентаризації: уточнення записів в обліку > регулювання різниці можливого пересортування > розрахунок розміру природного убутку.

ІІІ. Визначення кінцевого результату: оприбуткування лишків > списання природного убутку > віднесення нестач і втрат від псування майна на винних осіб > віднесення нестач і втрат від псування майна за рахунок підприємства в обліку.

Для виявлення результатів інвентаризації застосовують книгу залишків матеріалів, в якій відводять спеціальні графи для запису залишків матеріалів в натуральному вимірі за даними інвентаризаційних описів. Потім складаються порівняльні відомості, для чого можуть використовуватись також дані звітів матеріально відповідальних осіб.

Порівняльні відомості підписуються всіма членами інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальних особами. В них включаються тільки ті матеріальні цінності, за якими під час інвентаризації виявлені відхилення від залікових даних. На основі представлених пояснень і матеріалів інвентаризації інвентаризаційна комісія встановлює характер та причини виявлених нестач і лишків та в співвідношенні з цим визначає порядок регулювання різниць між даними інвентаризації і бухгалтерського обліку, а свої висновки та додатки фіксує у протоколі. Протоколи робочої інвентаризаційної комісії постійно розглядаються діючою інвентаризаційною комісією і затверджуються керівником підприємства.

Інвентаризація дозволяє перевірити достовірність документального оформлення господарських операцій і достовірність відображення в бухгалтерському обліку, а також занести необхідні виправлення і уточнення в облікові регістри. Там, де немає добре організованої інвентаризаційної роботи, факти зловживань не є одиничними, вони не виявляються роками.

Інвентаризація є складовим елементом методу бухгалтерського обліку, тому вона має більш широке значення, ніж просто техніка приведення даних біхгалтерського обліку відповідність до фактичного стану справ.

Інвентаризація як елемент методу бухгалтерського обліку використовується в єдності та суворій послідовності. В обліковому процесі вона передує балансу і звітності. Логічна послідовність застосування елементів методу бухгалтерського обліку в обліковому циклі така: Документація>Оцінка>Калькуляція>Рахунки>Подвійний запис>Інвентаризація>Баланс>Інша звітність.

Об'єктами інвентаризації є майно та зобов'язання. Майно включає необоротні активи (основні засоби, нематеріальні активи, довгострокові фінансові інвестиції, довгострокову дебіторську заборгованість) та оборотні активи (виробничі запаси, незавершене виробництво, готову продукцію, товари, векселі одержані, довгострокову дебіторську заборгованість, поточні фінансові інвестиції, грошові кошти). Зобов'язання поділяють на поточні та довгострокові (кредити банків, заборгованість перед постачальником, підрядниками, перед працівниками, бюджетом, позабюджетними фондами).

У світовій практиці розрізняють дві системи інвентаризації:

1) періодичної інвентаризації

2) постійної інвентаризації

Система періодичної інвентаризації полягає в тому, що протягом звітного періоду враховують лише купівлю (надходження) запасів, а їх вибуття не обліковують. За таких умов виникає необхідність наприкінці кожного періоду визначати наявність запасів у фізичному вираженні, оцінювати їх за цінами реалізації і таким методом визначити загальну вартість залишку запасів. Здійснення оцінки вартості реалізованих запасів показано на рис. 1.3

Недолік системи періодичної інвентаризації полягає в тому, що протягом періоду невідомий обсяг запасів на підприємстві, знижується контроль за запасами. Адже за такої системи, скільки виявлено предметів при інвентаризації, стільки, вважається, їх і має бути. Тобто така інвентаризація не передбачає виявлення лишків або нестач цінностей, що знижує контрольну функцію обліку.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 1.3. Оцінка вартості реалізованих запасів

Система постійної інвентаризації передбачає постійні записи щодо надходження та вибуття запасів. Отже, в системі бухгалтерського обліку на будь-який момент можна виявити наявність запасів. Таким чином, система постійної інвентаризації дає змогу виявляти лишки і нестачі запасів, що є на підприємстві. Це, по суті, система інвентаризації, яка діє на Україні.

1.2 Нормативно-правове забезпечення обліку і аудиту операцій, пов'язаних з інвентаризаційним процесом

Відповідно до статті 10 Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 №996-XIV проведення інвентаризації є необхідним для забезпечення даних як бухгалтерського обліку, так і фінансової звітності та документального підтвердження наявності, стану й оцінок активів і зобов'язань.

Відповідальність за проведення інвентаризацій несе керівник підприємства. Кількість, дати проведення, перелік майна і зобов'язань, що підлягають інвентаризації, самостійно визначаються підприємством, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим.

Відповідно до Порядку подання фінансової звітності (затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2000 р. №419) проведення інвентаризації є обов'язковим:

- при передачі майна державних підприємств в оренду, його приватизації і корпоратизації, при перетворенні державного підприємства в акціонерне товариство, а також в інших випадках, передбачених законодавством;

- перед проведенням господарських операцій, що пов'язані з реструктуризацією суб'єктів господарювання;

- при ліквідації підприємства;

- у разі пожеж, стихійного лиха чи аварії техногенного характеру, або інших надзвичайних ситуацій, викликаних екстремальними умовами;

- при встановленні фактів крадіжок або зловживань осіб (на день встановлення таких фактів);

- у випадках зміни керівника колективу (при колективній матеріальній відповідальності), вибуття із колективу більше половини її членів, а також письмовим зверненням (вимогою) хоча б одного з членів колективу;

- по тих матеріальних цінностях, по яких відмовлено постачальником в задоволенні претензій на їх недовантаження або по яких отримані від покупців претензії щодо недовантаження;

- при встановленні фактів зловживань, крадіжок або псування цінностей;

- за приписом судово-слідчих органів;

- при переоцінці майна;

- при передачі підприємств та їх структурних підрозділів (на дату передачі). Інвентаризація може не проводитись у разі передачі підприємств та їх структурних підрозділів у межах одного органу, до сфери управління якого входять ці підприємства;

- при зміні матеріально відповідальних осіб (на день приймання-передавання справ);

- перед складанням річної фінансової звітності, крім майна, цінностей, коштів, зобов'язань, інвентаризація яких проводиться не раніше 1 жовтня звітного року. Інвентаризація будівель, споруд та інших нерухомих об'єктів основних засобів може проводитись один раз у три роки, а бібліотечних фондів - один раз у п'ять років;

- при зміні керівника підприємства.

У випадках, коли проведення інвентаризації є обов'язковим, інвентаризації підлягають також майно і матеріальні цінності, що не належать підприємству та облік яких ведеться на позабалансових рахунках.

У разі одержання відмови постачальника задовольнити претензію щодо навантаження товарів або при одержанні від покупця претензії щодо недовантаження товарів проводиться вибіркова інвентаризація тих товарів, на які заявлені вказані претензії. На деяких підприємствах інвентаризації проводяться не як разові заходи, а мають форму постійного процесу.

Якщо встановлено, що нестачі та втрати виникли внаслідок зловживань, відповідні матеріали протягом п'яти днів після встановлення нестач і втрат підлягають передачі органам попереднього слідства, а на суму виявлених нестач і втрат подається цивільний позов.

Нестачу матеріальних цінностей згідно з Порядком визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, який затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 22 січня 1996 р. №116. Названим порядком передбачено, що розмір збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей визначається за їхньою балансовою вартістю (з вирахуванням амортизаційних відрахувань), але не нижче 50% від балансової вартості на момент встановлення такого факту, з урахуванням індексів інфляції, відповідного розміру податку на додану вартість і розміру акцизного збору, за формулою:

Р_з = [(Б_в - А) І_інф+ ПДВ + Азб)] 2,

де Р_з - розмір збитків;

Б_в - балансова вартість на момент встановлення факту розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей;

А - амортизаційні відрахування;

І_інф - загальний індекс інфляції;

ПДВ - розмір податку на додану вартість;

Азб - розмір акцизного збору.

Безпосереднього відображення в фінансовій звітності (форми №1-4) згідно П(С) БО результати проведених інвентаризацій не знаходять.

В Балансі підприємства (ф. №1) суми матеріальної шкоди, що підлягають відшкодуванню винними особами, знаходять відображення у складі іншої поточної заборгованості.

В Звіті про фінансові результати наслідки проведених інвентаризацій знаходять відображення у складі:

- інших операційних доходів;

- витрат на збут (в торговельних організаціях);

- інших операційних витрат;

- інших витрат;

- надзвичайних витрат.

В Звіті про рух грошових коштів (ф. №3):

- як зменшення (збільшення) оборотних активів;

- як рух коштів від надзвичайної діяльності.

В Звіті про власний капітал (ф. №4) у складі:

- інших змін в капіталі: списання невідшкодованих збитків;

- безкоштовно отриманих активів (додаток 5).

Порядок відображення результатів інвентаризації в бухгалтерському обліку залежить від інвентаризаційної курсової різниці та рішення інвентаризаційної комісії. Результати будуть відображені в обліку і звітності того місяця, в якому була завершена інвентаризація. Результати річної інвентаризації відображаються в річній звітності. Безпосереднього відображення в фінансовій звітності (форми №1-5) згідно П(С) БО результати проведених інвентаризацій не знаходять. Відображення результатів інвентаризації у звітності описано в таблиці 1.5

Таблиця 1.2. Відображення результатів інвентаризації

№ з/п	Форма звітності	Назви статей
1.	Баланс (ф. №1)	інша поточна дебіторська заборгованість
2.	Звіт про фінансові результати (ф. №2)	- інші операційні доходи; - витрати на збут (в торговельних організаціях); - інші операційні витрати; - інші витрати; - надзвичайні витрати
3.	Звіт про рух грошових коштів (ф. №3)	- як зменшення (збільшення) оборотних активів; - як рух грошових коштів від надзвичайної діяльності
4.	Звіт про власний капітал (ф. №4)	- інших змін в капіталі: списання невідшкодованих збитків; - безкоштовно отриманих активів

Операції, пов'язані з інвентаризаційним процесом знаходять своє відображення в МСБО 1 «Подання фінансових звітів» (переглянутий у 1997 р.). Цей стандарт слід застосувати при поданні всіх фінансових звітів загального призначення, які складаються та подаються згідно з Міжнародними стандартами бухгалтерського обліку.

Метою цього Стандарту є визначення основи подання фінансових звітів загального призначення для забезпечення їхньої зіставності з фінансовими звітами певного підприємства за попередні періоди, а також з фінансовими звітами інших підприємств. Для досягнення цієї мети Стандарт містить судження загального характеру щодо подання фінансових звітів, керівні положення щодо їхньої структури та мінімальні вимоги до змісту фінансових звітів. Визнання, оцінка та розкриття конкретних операцій і подій розглядається в інших Міжнародних стандартах бухгалтерського обліку.

Фінансові звіти є структурованим фінансовим відображенням фінансового стану підприємства та операцій, які здійснювалися цим підприємством. Метою фінансових звітів загального призначення є надання інформації про фінансовий стан, результати діяльності та рух грошових коштів підприємства, яка є корисною для широкого кола користувачів при прийнятті ними економічних рішень. Фінансові звіти також демонструють результати того, як керівництво підприємства розпоряджається ввіреними йому ресурсами. Щоб задовольнити цю вимогу, фінансові звіти надають інформацію про наявні у підприємства: активи, зобов'язання, власний капітал, дохід та витрати, в тому числі прибутки та збитки, рух грошових коштів.

Також слід виділити МСБО 10 «Події після дати балансу» (переглянутий у 1999 р.). Метою цього Стандарту є: 1) визначення коли підприємству слід корегувати фінансові звіти стосовно подій після дати балансу; 2) розкриття інформації, яку підприємству слід надавати про дату, коли фінансові звіти затверджені до випуску, та про події після дати балансу.

Операції, пов'язані з інвентаризаційним процесом тісно пов'язані з МСБО 16 «Основні засоби» (переглянутий у 1998 р.). Метою цього Стандарту є визначення облікового підходу до основних засобів. Основні обліку основних засобів - це вибір часу визнання активів, визначення їх балансової вартості та амортизаційних відрахувань, визнаних щодо них.

Згідно плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій, затверджено Наказом Міністерства фінансів України від 30 листопада 1999 р. №291. Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 21 грудня 1999 р. за №892/4185 та інструкції про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій, затверджено наказом від 30 листопада 1999 р. №129 рахунок 375 є субрахунком синтетичного рахунку 37 «Розрахунки з іншими дебіторами». На рахунку 37 ведеться облік за поточною дебіторською заборгованістю з різними дебіторами за авансами виданими, нарахованими доходами, за претензіями, за відшкодуванням збитків, за позиками членами кредитних спілок та за іншими операціями.

На субрахунку 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків» ведеться облік розрахунків за відшкодуванням підприємству завданих збитків у результаті нестач і втрат від псування цінностей, нестач та розкрадання грошових коштів, якщо винуватця виявлено.

В інструкції зазначено, що рахунок 947 є субрахунком рахунку 94 «Інші витрати операційної діяльності», на якому ведеться облік витрат операційної діяльності підприємства, крім витрат, які відображаються на рахунках 90, 91, 92, 93.

На субрахунку 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей» ведеться облік нестач грошових коштів та інших цінностей, що виявлені в процесі заготовлення, переробки, збереження та реалізації, якщо на час установлення нестачі винуватця не установлено. Одночасно із списанням цінностей, винних у нестачі яких не установлено, на витрати балансова вартість списаного активу зараховується на позабалансовий рахунок 07 «Списані активи».

Таблиця 1.3. Відображення інформації в облікових регістрах та звітностях

Шифр рахунку	Назва рахунку	Регістри синтетичного обліку	Відображення в звітності
		Повна журнально-ордерна форма	Скорочена журнально-ордерна форма	Спрощена форма обліку
010	«Основні засоби»	Журнал-ордер №10	Розділ 1 Журналу 4		Ф 1
375	«Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків»	Журнал-ордер №8	Розділ 1 Журналу 3 Розділ 2 Журналу 3	Відомість 3-м	Ф 1
974	«Нестачі і втрати від псування цінностей»	Журнал-ордер №10	Розділ 1 Журналу 5 і Журнал 5А		Ф 2

В Україні інвентаризація регулюється таким нормативним документом як: Інструкція «По інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків». Дана Інструкція встановлює єдині вимоги щодо порядку інвентаризації відповідних статей балансу міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, установами та організаціями, які утримуються за рахунок коштів бюджетів усіх рівнів. Затверджено наказом Міністерства фінансів України від 11 серпня 1994 №69.

Згідно з Інструкцією інвентаризацію проводить інвентаризаційна комісія, яка визначається наказом чи розпорядженням керівника підприємства, організації, установи. Відповідальність за організацію проведення інвентаризації покладено на першу особу підприємства, організації, установи.

Для того, щоб результати інвентаризації набули чинності, повинні виконатись наступні умови: наявність наказу (розпорядження) на проведення інвентаризації, комісійність проведення, раптовість, обов'язкова участь матеріально відповідальної особи. У разі недотримання хоча б однієї з цих умов інвентаризація може бути кваліфікована як перевірка, а отже, не матиме юридичної сили.

Перед початком інвентаризації членам робочої інвентаризаційної комісії вручається наказ керівника підприємства про її проведення, а голові комісії - контрольний пломбувач.

До початку проведення обов'язкової або визначеної підприємством, організацією, установою інвентаризації матеріально відповідальні особи в присутності комісії складають звіт про останні проведені операції, відображають їх у складському обліку і разом з описом документів під розписку здають до бухгалтерії. Всі місця зберігання цінностей запломбовуються і за одержаними матеріальними звітами і супровідними реєстрами прибуткових та видаткових документів визначаються залишки товарно-матеріальних, грошових цінностей на момент інвентаризації; перевіряється правильність ваговимірювальних приладів.

Дані про наявність тих чи інших цінностей із зазначенням їх назви, відмітних ознак, включаючи номенклатурний номер, одиниці виміру і кількості фактично виявлених натуральних одиниць заносяться до інвентаризаційного опису (додаток 9), який підписується (посторінково) всіма членами комісії та матеріально відповідальними особами. Наприкінці кожної сторінки цифрами і словами зазначається загальна сума натуральних одиниць, записаних на ній. На останній сторінці інвентаризаційного опису матеріально відповідальні особи підтверджують, що всі матеріальні цінності облічені і відображені в інвентаризаційному описі правильно, в повному обсязі, без пропусків і включень.

Після закінчення інвентаризаційні описи передаються в бухгалтерію для зіставлення дійсних залишків засобів з даними обліку. Для з'ясування результатів інвентаризації працівники бухгалтерії складають звірювальні відомості, в яких зіставляють дані бухгалтерського обліку з фактичними даними, які виявлені під час інвентаризації та зафіксовані в інвентаризаційних описах. У звірювальних відомостях виявляються результати інвентаризації - надлишки чи нестачі.

Результати інвентаризації попередньо розглядає головний бухгалтер, який складає висновок та передає керівникові. Керівник підприємства приймає остаточне рішення про порядок регулювання результатів інвентаризації.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 1.4. Визначення, регулювання й відображення результатів інвентаризації

При закінченні інвентаризації мають бути складені такі документи: інвентаризаційний опис, порівняльна відомість (у разі наявності відхилень від даних обліку), розрахунок природних втрат (за потреби), розрахунок щодо зарахування пересортування (за потреби), пояснення матеріально-відповідальної особи за фактами нестач, лишків, псування, пересортиці тощо, розрахунок матеріальної шкоди (у разі наявності нестачі).

Для вирішення завдань, що розв'язуються в процесі інвентаризації, необхідним є юридичне забезпечення. Воно пов'язано з вибором процедур і прийомів інвентаризації, що забезпечують повноцінну доказовість результатів, однозначність у визначення вини при небажаних відхиленнях.

1.3 Облік операцій, пов'язаних з інвентаризаційним процесом

Провівши літературний огляд обліку операцій, пов'язаних з інвентаризаційним процесом можна зробити висновок, що найбільш широко це поняття розкриває Л.К. Сук у своїй книзі «Бухгалтерський облік». Він зазначає такі моменти як, інструкція проведення інвентаризацій для комісії, робочий план рахунків, методика проведення інвентаризації, документальне оформлення процесу реалізації, результати інвентаризації (проводки), відображення результатів інвентаризації в облікових регістрах та відображення результатів інвентаризації у звітності. Але він не зазначає наказу про облікову політику та комп'ютеризацію операцій, пов'язаних з інвентаризаційним процесом.

В. Сопко та З. Гуцайлюк у книзі «Бухгалтерський облік» описують інструкцію проведення інвентаризацій для комісії, методику проведення інвентаризації, документальне оформлення процесу реалізації, результати інвентаризації (проводки), відображення результатів інвентаризації в облікових регістрах та відображення результатів інвентаризації у звітності.

Досить розкрито поняття операцій, пов'язаних з інвентаризаційним процесом у навчальному посібнику «Бухгалтерський облік» 2004 року видання. Він розкриває зміст наказу про облікову політику, інструкція проведення інвентаризацій для комісії, робочий план рахунків, методика проведення інвентаризації, документальне оформлення процесу реалізації.

Найменше поняття операцій, пов'язаних з інвентаризаційним процесом розкриває Ф.Ф. Бутинець в «Організації бухгалтерського обліку», де визначає лише документальне оформлення процесу реалізації, комп'ютеризацію операцій, пов'язаних з інвентаризаційним процесом та частково методику проведення інвентаризації.

Зовсім не описує операцій, пов'язаних з інвентаризаційним процесом С.Ф. Голов у книзі «Бухгалтерський облік за міжнародними стандартами».

1.4 Аудит операцій, пов'язаних з інвентаризаційним процесом

Сутність аудиторського дослідження матеріалів інвентаризаційної діяльності полягає в перевірці: стану інвентаризаційної роботи і якості проведених інвентаризацій на підприємствах; виконання плану проведених інвентаризацій; правильності виведення результатів інвентаризацій та відображення їх в обліку; своєчасності та повноти вжитих заходів щодо усунення виявлених недоліків.

Залежно від поставленої клієнтом мети аудиту, повноти охоплення об'єктів, що вивчаються, та необхідності отримання інформації про діяльність господарюючого суб'єкта, що перевіряється, при проведенні аудиту за згодою або дорученням замовника можуть використовуватись різні прийоми і способи, включаючи проведення інвентаризації.

Участь в інвентаризації або спостереження за нею дає змогу аудитору правильно оцінити ведення бухгалтерського обліку і стан внутрішньогосподарського контролю.

Завдання інвентаризаційної комісії - безпосереднє проведення інвентаризації в місцях зберігання і виробництва запасів, грошових коштів, цінних паперів та інших грошових документів. Відсутність хоча б одного з членів інвентаризаційної комісії або матеріально невідповідальної особи при проведенні інвентаризації є підставою для визнання результатів інвентаризації недійсними.

Письмове оформлення результатів аудиту - одне з найважливіших завдань аудиту. Своєчасне і якісне оформлення аудиторських документів - необхідна умова успішного та ефективного проведення аудиту. Аудит завершується складанням детального аудиторського висновку.

Таблиця 1.5. Літературний огляд аудиту операцій, пов'язаних з інвентаризаційним процесом

№ п/п	Автор	Назва книжки	Мета та завдання	Джерела інф-ції	Методика пров-ня	План, програма, ауд. висновок	Класифікатор помилок
10	Адамс Р.	«Основи аудиту»	-	*	+	+	+
5	Білуха М.Т.	«Курс аудиту»	-	-	-	-	-
1	Бодюк А.В.	«Метод. Основи й інформативно.-правові аспекти аудиту підпр. д-сті»	-	-	-	-	-
4	Бондаренко Н.О.	«Аудит суб'єктів підпр. д-сті»	-	-	-	-	-
8	Бутинець Ф.Ф.	«Аудит» 3-е вид. Житомир ПП «Рута», 2005	+	+	+	+	+
9	Бутинець Ф.Ф.	«Аудит» Житомир ПП «Рута», 2002	+	+	+	+	+
6	Дефліз Ф.Л.	«Аудит монтгомері»	-	-	+	+	*
2	Загородний А.Г.	«Аудит: теорія і практика»	-	-	-	-	-
3	Навч. Посібник	«Аудит підпр-ства»	+	+	+	+	-
7	Сопко В.В.	«Орг-ція і методика проведення аудиту»	-	-	*	*	-

Згідно з інформацією поданою в таблиці 1.5 можна зробити висновок, що найбільш детально питання щодо аудиту операцій, пов'язаних з інвентаризаційним процесом розглянуто у книзі Бутинця Ф.Ф. «Аудит» 2002 року. У ній зазначається поняття інвентаризації та її необхідність в аудиті; завдання; об'єкти і суб'єкти інвентаризації; нормативні вимоги до проведення інвентаризації; її методика проведення; перевірка правильності визначення, регулювання та відображення результатів інвентаризації. А також у книзі Бутинця Ф.Ф. «Аудит» 3-е видання 2005 року, в якій розкривається мета і завдання інвентаризації; методика її проведення; матеріали інвентаризації як суб'єкту аудиторського дослідження; джерела інформації, план, програма, аудиторський висновок; класифікатор помилок; приблизний перелік порушень порядку проведення інвентаризації.

У навчальному посібнику «Аудит підприємства» зазначається мета і завдання інвентаризації, джерела інформації, методика проведення, план, програма інвентаризації.

М.Т. Білуха описує планування спостереження за інвентаризацією; спостереження за процесом інвентаризації; альтернативні процедури для випадків, коли спостереження за інвентаризацією не здійснено.

Р. Адамс частково розкриває джерела інформації щодо інвентаризації; зазначає відповідальність за проведення інвентаризації; ЇЇ методи; процедуру проведення; додаткові зауваження; рекомендації по проведенню інвентаризації.

У книзі «Організація і методика проведення аудиту» В.В. Сопко частково визначає методику проведення, план і програму інвентаризації.

Такі книги як «Методологічні і нормативно-правові аспекти аудиту підприємницької діяльності» А.В. Бодюк, «Аудит: теорія і практика» Загородного А.Г., «Аудит суб'єктів підприємницької діяльності» Н.О. Бондаренко взагалі не описують аудиту операцій, пов'язаних з інвентаризаційним процесом.

2. Сучасний стан ведення обліку та аудиту на філії «Вінницький райавтодор»

2.1 Загальна організаційно-економічна характеристика філії «Вінницький райавтодор»

Законом передбачено, що основним документом, на підставі якого діє підприємство, є статут. Він затверджується власником (власниками) майна, а для державних підприємств - власником за участю трудового колективу. У статуті підприємства визначаються: власник і найменування підприємства, його місцезнаходження, предмет і цілі діяльності, органи управління, порядок їх формування, компетенція та повноваження трудового колективу та його виборних органів, порядок утворення майна, умови реорганізації та припинення діяльності підприємства.

Державне підприємство - це підприємство, яке засноване органом державного управління управляти державним майном. Первісний капітал підприємства створюється за рахунок бюджетних асигнувань і/або за рахунок інших державних підприємств.

Філія «Вінницький райавтодор» дочірнього підприємства Державної акціонерної компанії «Автомобільні дороги України» створена як відособлений структурний підрозділ дочірнього підприємства «Вінницький облавтодор» відкритого акціонерного товариства «Державна акціонерна компанія «Автомобільні дороги України», утвореного відповідно до наказу Державної служби автомобільних доріг України від 09. 04. 2002 №156.

Повне найменування філії - Філія «Вінницький райавтодор» дочірнього підприємства «Вінницький облавтодор» відкритого акціонерного товариства «Державна акціонерна компанія «Автомобільні дороги України».

Місце знаходження Філії: 21008, м. Вінниця, вул. Пирогова, 149.