Основи обліку в бюджетних організаціях

На підставі первинних документів матеріально відповідальна особа щоденно робить відповідні записи у книзі або у картках складського обліку про надходження і відпуск товар по матеріальних цінностей і визначає залишок на кінець дня. Записи у книгу або картки здійснюються за кожним документом зокрема. Підсумки накопичувальних документів (забірних карток, відомостей на видачу матеріалів тощо) заносяться в книгу або картку складського обліку один раз після їх закриття, але не пізніше останнього дня місяця. Матеріально відповідальні особи повинні контролювати щодня дотримання норм запасів і при істотних відхиленнях фактичних запасів від Встановлених норм повідомляти у відділ постачання та керівництву установи.

Періодично завідувач складом на підставі первинних документів складає «Реєстр приймання-здавання документів» (т. ф. № М-18) і разом з доданими до нього документами здає у бухгалтерію під розписку бухгалтера на другому примірнику реєстру. Бухгалтер перевіряє правильність оформлення документів для складання реєстру, ведення книги (карток) складського обліку і використовує документи для бухгалтерського обліку руху товарно-матеріальних цінностей та фактичних видатків установи.

За рішенням головного бухгалтера матеріально відповідальні особи можуть складати замість реєстру приймання-з давання документів «Звіт про рух матеріальних цінностей на складі», до якою записувати лигає ті цінності, за якими відбувалися надходження та відпуск протягом звітного місяця. До такого звіту заносять кожен документ про надходження та відпуск матеріалів, вказують залишок цінностей на початок і кінець місяця, тому він може виконувати роль регістра аналітичного обліку.

При наявності в установі електронних обчислювальних машин (ЕОМ) складський облік може бути повністю автоматизований шляхом створення автоматизованого робочого місця (АРМ) завідувача складу. У такому разі всі облікові регістри і звіти формуються автоматично, можуть бути надруковані на паперових носіях інформації у вигляді машинограм або ж автоматично (на магнітних носіях) передані для використання на центральну ЕОМ у бухгалтерію. Це значно полегшує облік товарно-матеріальних цінностей та підвищує його якість і оперативність.

6.5 Аналітичний облік матеріалів у бухгалтерії

Аналітичний облік матеріалів у бухгалтерії можна вести трьома різними способами: паралельно-картковим (книжковим), в оборотних відомостях, оперативно-бухгалтерським (сальдовим). Останній метод вважають найбільш раціональним. Зупинимося коротко на характеристиці особливостей кожного з цих методів.

Паралельно-картковий (або паралельно-книжковий) метод передбачає, що в бухгалтерії ведеться кіль кісно-сумовий облік за всіма номенклатурними номерами товарно-матеріальних цінностей, для чого для кожного виду (облікової групи) відкривають картку кількісно-сумового обліку (т. ф. № 3-7) або відповідну кількість сторінок у «Книзі кількісно-сум свого обліку» (т. ф. № 3 - 6). Записи у ці регістри аналітичного обліку здійснюють на підставі первинних документів, що надійшли від матеріально відповідальних осіб. У кінці місяця визначають обороти і залишки з кожного аналітичного рахунка і складають «Оборотні відомості» (т. ф. № 3-1 І), підсумки яких звіряють -і даними синтетичного обліку. Таким чином, при цьому методі кількісний облік матеріалів у бухгалтерії і на складі дублюється, що значно підвищує його трудомісткість та вартість і викликає часте відставання аналітичного обліку від синтетичного. Але він забезпечує подвійний контроль за рухом та збереженням матеріалів, постійне порівняння даних обох видів обліку (складського й аналітичного), своєчасне виявлення помилок, підвищення достовірності облікових даних. Тому в невеликих бюджетних установах цей метод застосовують досить часто і успішно.

Метод оборотних відомостей передбачає, що в бухгалтерії ведуться лише «Оборотні відомості» (т. ф.№ 3-11) кількісно-сумового обліку за матеріально-відповідальними особами і видами цінностей (залишок на початок місяця, надійшло, вибуло, залишок на кінець місяця -- кількість і сума). Записи в такі оборотні відомості виконують на підставі первинних документів та їх реєстру за місяці, (окремо з надходження і видатку), який складають для кожної матеріально відповідальної особи у розрізі номенклатурних номерів. Дані такого реєстру звіряють з картками складського обліку. Замість реєстру можна використовувати з цією ж метою «Звіт про рух матеріалів на складі», який більше відповідає цьому методові обліку. Залишки на початок місяця у такому звіті звіряють із залишками па кінець попереднього місяця в оборотній відомості, надходження та вибуття матеріалів -- з доданими до звіту первинними документами, залишки на кінець звітного місяця виводять у звіті та порівнюють з даними карток складського обліку. Підсумки звіту переносять до оборотної відомості. Підсумки оборотних відомостей за всіма матеріально відповідальними особами звіряють з даними синтетичного обліку. Оборотні відомості за цим методом ведуть у вигляді зшитка з вкладними аркушами. Найменування матеріалів та їхні номенклатурні номери записують лише один раз на початку року, а щомісяця заносять на вкладні аркуші дані про рух матеріалів та їх залишки на кінець місяця.

Оперативно-бухгалтерський (сальдовий) метод обліку матеріалів широко застосовують у бюджетних установах, що мають значну облікову номенклатуру матеріалів, та в централізованих бухгалтеріях. Цей метод поєднує в одному процесі аналітичний облік матеріалів у бухгалтерії з оперативним обліком на складах, шо сприяє поліпшенню обліку матеріалів та посиленню контролю за їх використанням, зменшенню кількості бухгалтерських записів з обліку матеріалів, усуненню дублювання кількісного обліку матеріалів па складах і в бухгалтерії. Все це значно підвищує оперативність і точність бухгалтерського обліку матеріалів, знижує його трудомісткість та підвищує ефективність праці облікових працівників.

При цьому методі облік матеріалів на складах ведеться тільки в натуральних вимірниках, а в бухгалтерії -- тільки у грошовому виразі за твердішими (постійними) обліковими цінами у розрізі місць зберігання, матеріально відповідальних осіб та груп матеріалів.

Впровадження сальдового методу передбачає проведення відповідної підготовчої роботи: розробку номенклатури-цінника на всі матеріали, що використовуються в установі; визначення єдиних планово (розрахунково)-облікових цін; планування системи документообігу і суворого дотримання порядку оформлення первинних документів; систематичну (щотижневу) перевірку працівниками бухгалтерії правильності ведення складського обліку.

Матеріально відповідальні особи передають первинні документи у бухгалтерію після попередньої перевірки бухгалтером повноти і правильності їх рознесення у регістри складського обліку. У кінці місяця завідувач складу виводить залишки у цих регістрах і переносить їх з карюк складського обліку в «Сальдову книгу (відомість)», яку передає до бухгалтерії. У бухгалтерії залишки матеріалів таксують (розцінюють) :іа твердими цінами і визначають суму залишків за окремими групами матеріалів у розрізі матеріально відповідальних осіб. Ці залишки звіряють з даними аналітичного обліку, який ведеться у І тминовому вимірнику за тими ж обліковими групами матеріалів і за тими ж постійними (твердими) цінами. При виявленні розбіжностей у конкретній групі перевіряють первинні документи щодо кількості матеріалів, які надійшли та вибули, правильності застосування ціни і таксування. Виявлені помилки в аналітичному обліку виправляють методами додаткових записів або «червоного сторно». Помилки у картках складського обліку виправляють коректурним способом.

Досвід роботи бюджетних установ показує, що оперативно-бухгалтерський (сальдовий) метод обліку матеріальних цінностей сприяє значному поліпшенню якості як складського, так і всього матеріального обліку і забезпечує підвищення реальності бухгалтерських балансів та звітності.

Відхилення від облікових цін, що закономірно з'являються при цьому методі обліку, можуть відображатися в обліку двома способами. Якщо вони незначні (в умовах стабільності економіки), їх можна зразу ж при надходженні матеріалів та виникненні відхилень відносити за рахунок відповідних джерел фінансувати, тобто списувати на видатки, В умовах нестабільної економічної ситуації, при значних коливаннях цін на матеріали (в умовах інфляції тощо) для обліку відхилень бажано відкривати окремі аналітичні рахунки «Відхилення від облікових цін» до кожного синтетичного рахунка або субрахунка. Щомісячно суми таких відхилень необхідно розподіляти і списувати на витрати пропорційно вартості витрачених матеріалів за обліковими пінами. При такій організації обліку залишок матеріалів на синтетичному рахунку (субрахунку) буде відображено за їхньою фактичною собівартістю.

При автоматизації обліку всі необхідні регістри складають на підставі робочих масивів інформації автоматично згідно із заданою програмою обробки документів, але і в цьому випадку доцільним є використання оперативно-бухгалтерського (сальдового) методу обліку матеріальних цінностей.

6.6 Синтетичний облік виробничих запасів і господарських матеріалів

Для обліку виробничих запасів і господарських матеріалів планом рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ передбачено синтетичні рахунки класу 2 «Запаси»: 20 «Виробничі запаси»; 23 «Матеріали і продукти харчування». До кожного з цих рахунків відкриваю ті, ся субрахунки за видами товарно-матеріальних цінностей.

На рахунку 20 «Виробничі запаси» обліковується обладнання, яке підлягає встановленню на об'єктах, що будуються або реконструюються, будівельні матеріали, конструкції, деталі та інші матеріальні цінності, придбані за рахунок коштів, виділених на капітальне будівництво, матеріали для науково-дослідних робіт, а також спеціальне обладнання, придбане для виконання науково-дослідних робіт за господарськими договорами. До цього рахунка передбачено такі субрахунки:

«Сировина і матеріали»;

«Обладнання, конструкції і деталі до установки»;

«Спецобладнання для науково-дослідних робіт за господарськими договорами»;

«Будівельні матеріали»;

«Інші виробничі запаси».

На субрахунку 201 «Сировина і матеріали» обліковуються сировина та матеріали короткотермінового використання для науково-дослідних робіт і капітального будівництва.

На субрахунку 202 «Обладнання, конструкції і деталі до установки» обліковують будівельні конструкції і деталі, зокрема: металеві, залізобетонні і дерев'яні конструкції, блоки і збірні частини будівель і споруд; збірні елементи; обладнання дія опалювальної, вентиляційної, санітарне-технічної системи (опалювальні котли, радіатори і т. ін.). На цьому субрахунку також обліковується вітчизняне та імпортне обладнання, що потребує монтажу і призначене для встановлення, інші матеріальні цінності, необхідні для будівництва. До обладнання, яке потребує монтажу, належить таке, що може бути введено в дію тільки після збирання його частин і прикріплення до фундаменту або опор будівель і споруд, а також комплекти запасних частин такого обладнання. До складу обладнання включається і контрольно-вимірювальна апаратура або інші прилади, призначені для монтажу в складі встановленого обладнання.

На субрахунку 203 «Спецобладнання дня науково-дослідних робіт за господарськими договорами» у науково-дослідних установах і вищих навчальних закладах обліковується спецобладнання, придбане для виконання науково-дослідних робіт за господарськими договорами :»а конкретною темою замовника з метою подальшої передачі його до наукового підрозділу,

На субрахунку 204 «Будівельні матеріали» обліковуються будівельні матеріали, що придбані за рахунок коштів, призначених на капітальне будівництво, і використовуються у процесі виконання будівельних та монтажних робіт. До них належать:

1)силікатні матеріали (цемент, пісок, гравій, вапно, камінь, цегла, черепиця); лісові матеріали (ліс круглий, пиломатеріали, фанера і т. ін.); будівельний метал (залізо, жерсть, сталь, цинк листовий і т. ін.); металовироби (цвяхи, гайки, болти, залізні вироби і т. ін.);

2)санітарно-технічні матеріали (крани, муфта, трійники і т. ін.); електротехнічні матеріали (кабель, лампи, патрони, ролики, шнур, провід, запобіжники, ізолятори тощо); хімічно-москательні (фарба, оліфа, толь і т. ін.) та інші аналогічні матеріали.

На цьому ж субрахунку в підсобних сільських господарствах обліковується посадковий матеріал, придбаний за рахунок капітальних вкладень для закладати садів, ягідників, виноградників тощо.

На субрахунку 205 «Інші виробничі запаси» обліковуються усі інші запаси, які використовуються для науково-дослідних робіт за господарськими договорами та капітального будівництва і не увійшли до субрахунків 201--204.

На суму придбаних запасів дебетується субрахунок рахунка 20 «Виробничі запаси» і кредитується відповідний субрахунок рахунків класу 3 «Кошти, розрахунки та інші активи» або класу 6 «Поточні зобов'язання». За використаними запасами кредитується субрахунок рахунка 20 і дебетується відповідний субрахунок рахунків класу 8 «Витрати».

На рахунку 23 «Матеріали і продукти харчування» обліковують різні матеріальні цінності і продукти харчування, що знаходяться в установах, за їх предметною характеристикою, незалежно від коду економічної класифікації видатків, за рахунок якого вони були придбані. Цей рахунок поділяється на такі субрахунки:

«Матеріали для учбових, наукових та інших цілей»;

«Продукти харчування»;

«Медикаменти і перев'язувальні засоби»;

«Господарські матеріали і канцелярське приладдя»;

«Паливо, пальне і мастильні матеріали»;

«Тара»;

«Матеріали в дорозі»;

«Запасні частини до машин і обладнання»;

«Інші матеріали».

На субрахунку 231 «Матеріали для учбових, наукових та інших цілей» обліковуються реактиви і хімікати, скло і хімпосуд, метали, електроматеріали і радіоматеріали, радіолампи, фотоприладдя, папір, призначений для видання навчальних програм, посібників та наукових робіт, піддослідні тварини та інші матеріали для навчальної мети і науково-дослідних робіт, а також дорогоцінні та інші метали дія протезування.

Облік дорогоцінних металів для протезування ведеться відповідно до «Положення про порядок збирання і здавання відходів і брухту дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння», затвердженого спільним наказом МФУ, МЕУ, ДКУ з матеріальних ресурсів, НБУ, ДКУ з рідкісних, дорогоцінних металів та дорогоцінного каміння від 23.06.1994р. № 54/11/161-9!/15 та зареєстрованого у МЮУ 09.07.1994 р. за № 158/367.

На субрахунку 232 «Продукти харчування» обліковуються продукти харчування в установах, у кошторисах яких передбачено асигнування за кодом економічної класифікації видатків 1133 «Продукти харчування».

На субрахунку 233 «Медикаменти і перев'язувальні засоби» обліковують медикаменти, бактерицидні препарати, сироватки, вакцини, кров та перев'язувальні засоби в лікарнях, лікувально-профілактичних, лікувально-ветеринарних та інших закладах, у кошторисах яких передбачено асигнування за кодом економічної класифікації видатків і 132 «Медикаменти та перев'яз увалі) ні матеріали». На ньому субрахунку також обліковують допоміжні та аптекарські матеріали у лікувальних закладах, які мають свої аптеки.

На субрахунку 234 «Господарські матеріали і канцелярське приладдя» обліковують господарські матеріали, що використовуються для поточних потреб установ (електричні лампи, мило, щітки та ін.). будівельні матеріали для поточного ремонту. Тут обліковують медикаменти і перев'язувальні засоби установ, у кошторисах яких асигнування на цю мету передбачаються за кодом економічної класифікації видатків 1131 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар».

На субрахунку 235 «Паливо, горючі і мастильні матеріали» обліковуються всі види палива, пального і мастильних матеріали), що знаходяться на складах аби в коморах (дрова, вугілля, торф, бензин, гас, мазут, автол та ін.), а також безпосередньо у матеріально відповідальних осіб.

На субрахунку 236 «Тара» обліковують поворотну тару, обмінну тару (бочки, бідони, ящики, банки скляні, пляшки і т. ін.), як порожню, так і ту, що вміщує матеріальні цінності.

На субрахунку 237 «Матеріали в дорозі» обліковують матеріали, оплачені установами та поставками, які не надійшли до кінця місяця на складі за якими надійшли транспортні документи, а також матеріали, одержані на склади груп централізованого постачання і не розподілені за установами. При надходженні матеріалів вони розписуються за субрахунками.

На субрахунку 238 «Запасні частили до машин і обладнання» обліковують запасні частини, призначені для ремонту і заміни спрацьованих частин машин (медичних, електронно-обчислювальних та ін.), обладнання, тракторів, комбайнів, транспортних засобів (мотори, автомобільні шини, включаючи покришки, камери і обідні стрічки тощо), що не обліковуються на субрахунку 105 «Транспортні засоби».

На субрахунку 239 «Інші матеріали» Обліковують сіно, овес, інші види кормів і фуражу для худоби та інших тварин, а також насіння, добрива й інші матеріали.

За дебетом субрахунків рахунка 23 «Матеріали і продукти харчування» обліковують матеріали і продукти харчування, придбані установою, у кореспонденції і кредитом відповідного субрахунки рахунків класу 3 «Кошти, розрахунки та інші активи» або класу 6 «Поточні зобов'язання». За кредитом субрахунків рахунка 23 здійснюють списання матеріалів і продуктів харчування на дебет відповідного субрахунка рахунків класу 8 «Витрати» (табл. 6.1).

Таблиця 6.1 Господарські операції з обліку руху матеріальних цінностей бюджетних установ

Зміст господарської операції	Кореспондуючі субрахунки
	Дт	Кт
1	2	3
1. Одержано від постачальників (за купівельною вартістю): будівельні матеріали обладнання для монтажу на суму ПДВ	204 202 801,802	631 631 631
2. Оприбутковано лишки будівельних матеріалів, виявлені при проведенні інвентаризації	204	701
3. Придбано спеціальне обладнання для виконання науково-дослідної роботи за договірною темою. Обладнання надійшло на склад. Рахунок оплачено з реєстраційного рахунка спеціальних коштів: на купівельну вартість (без ПДВ) на суму ПДВ, включену в податковий кредит на суму ПДВ, не включену в податковий кредит	203 641 811--813	323, 364, 675 323, 364, 675 323, 364. 675
Спеціальне обладнання для виконання договірних науково-дослідних робіт передано зі складу в лабораторію (науковому підрозділу)	823	203
5. Після закінчення науково-дослідної роботи за договором спеціальне обладнання за згодою замовника залишено в установі для використання за призначенням (оцінено за цінами можливого використання) і прибуткується: у складі основних засобів залишкова вартість сума зносу (за розрахунками) у складі малоцінних та швидкозношуваних предметів у складі матеріалів для наукових досліджень	104 104 221 231	401 131 411 701
6. Списано використані па капітальне будівництво господарським способом за рахунок державних асигнувань будівельні матеріали обладнання до установки	801 801	204 202
7.Частина виробів навчальної майстерні, передана на склад для використання на власні потреби установи	231	241
8.Передано для власного використання м'ясо, отримане від забою тварин у підсобному сільському господарстві	232	251
9.Одержано продукти харчування, оплачені за рахунок коштів державного фінансування а реєстраційного рахунка	232	321,361
10.Списано господарські матеріали, витрачені на основну статутну діяльність установи	801,802	234
11.Списано продукти харчування, витрачені відповідно до кошторису бюджетної установи	801,802	232
12.Списано нестачу продуктів харчування у межах норм природних втрат	681,701, 702	232
13.Списано різні господарські матеріали, витрачені на роботу навчальної майстерні за договором на сторону	821	234
14.Надійшли на склад матеріали для учбових цілей, оплачені в централізованому порядку вищим розпорядником	231	681,682

Облік операцій з витрачання матеріалів, крім продуктів харчування, ведуть у накопичувальній відомості з витрачання матеріалів т. ф. № 396 (меморіальний ордер № 13). Записи у що відомість здійснюють та кожним документом, зокрема у розрізі субрахунків. Після закінчення місяця підсумки субрахунків переносять до киши Журнал-головна.

6.7 Особливості обліку медикаментів і перев'язувальних, засобів

Медикаменти та перев'язувальні засоби е досить вагомою складовою частиною матеріальних цінностей бюджетних установ, зокрема медичних закладів.

Облік медикаментів та перев'язувальних засобів здійснюються за наказом Міністерства охорони здоров'я СРСР «Про затвердження Інструкції з обліку медикаментів, перев'язувальних засобів і виробів медичного призначення у лікувально-профілактичних установах охорони здоров'я, що знаходяться на державному бюджеті СРСР» ВІД 02.06.1987 р. № 747.

Відповідно до вказаного нормативного документа організація обліку медикаментів та інших лікарських засобів у медичних установах залежить передусім від наявності у зазначеній установі такого структурного підрозділу, як аптека. Крім того, облік лікарських засобів здійснюється по-різному залежно від їх виду, призначення та вартості. Звичайні лікарські засоби обліковуються у сумарному Грошовому) виразі, а засоби за спеціальним переліком -- у предметне-кількісному обчисленні. Розглянемо порядок обліку кожного з цих видів лікарських засобів зокрема.

За наявності у медичному закладі аптеки лікарські засоби, що не підлягають предметно-кількісному обліку, обліковуються як у бухгалтерії, так і в аптеці за роздрібними пінами у сумарному грошовому обчисленні. При цьому придбані і отримані аптекою лікарські засоби оприбутковуються на підставі рахунків постачальника після їх перевірки на відповідність кількості і якості. Отримані і перевірені рахунки постачальників реєструються у «Книзі реєстрації рахунків, що надійшли до аптеки» (ф- № 6-МЗ), підписуються відповідальною особою, яка здійснила перевірку і приймання медикаментів, і передаються до бухгалтерії, дена їх підставі складається бухгалтерський запис:

Д-т субрах. 233 «Медикаменти і перев'язувальні засоби»,

К-т субрах. 361 «Розрахунки в порядку планових платежів».

Відпуск лікарських засобів матеріально-відповідальним особам з аптеки здійснюється за накладними (вимогами) т. ф. № 3-3, які оформляються у двох примірниках і містять такі дані: повну назву лікарського засобу, розмір, фасування, лікарську форму, дозування, упаковку, кількість, тну, вартість. Перший примірник накладної залишається в аптеці, а-другий -- передається матеріально відповідальній особі того відділення, яке одержує лікарські .засоби. Обидва примірники підписують одержувач медикаментів та завідувач аптеки чи його заступник. Кожна накладна на видачу лікарських засобів таксується завідувачем аптеки чи його заступником, після чого накладні фіксуються у порядку номерів у «Книзі обліку протаксованих накладних (вимог)» (ф. № 7-МЗ). Наприкінці місяця у цій книзі підраховується загальна сума за кожною групою ліків і загальна сума за місяць та складається «Звіт аптеки про надходження та витрачання медикаментів, перев'язувальних засобів та виробів медичного призначення» (ф. № 1 )-МЗ), який служить підставою для списання видатків з лікарських засобів: Д-т субрах. 801 (802) «Видатки -, державного (місцевого) бюджету на утримання установи та інші заходи»,

К-т субрах. 233 «Медикаменти і перев'язувальні засоби».

Склад лікарських засобів, що підлягають предметно-кількісному обліку, визначений наказом МОЗ України від 20.09.1995 р. № 172 та Переліком МОЗ України від 30.06.1994 р. № 117 (з подальшими змінами і доповненнями). До зазначеної категорії препаратів належать: наркотичні лікарські засоби; психотропні лікарські препарати; отруйні лікарські засоби; лікарські засоби, що мають одурманюючу властивість; спирт етиловий. Відповідно до наказу МОЗ України «Про затвердження Порядку обігу наркотичних засобів, психотропних речовин та прекурсорів у державних та комунальних закладах охорони здоров'я» від 18.12.1997 р. № 356 медичні заклади, що мають свої аптеки, повинні закуповувати зазначені препарати з аптечних складів (відповідно до попередньо укладених з ними угод).

Облік зазначених препаратів в аптеці здійснюється як у грошовому виразі, так і у кількісному в розрізі відповідних найменувань у «Книзі предметно-кількісного обліку аптекарських запасів» (ф. № 8-МЗ). Для нього в книзі ф. № 8-МЗ на кожне найменування, фасування, лікарську форму, дозування лікарських засобів відкривається окрема сторінка (або декілька сторінок при необхідності). Видача зазначених лікарських засобів у відділення оформляється спеціальними накладними (вимогами), затвердженими керівником установи; в них проставляються штамп і печатка установи, зазначаються номери історій хвороби, прізвища, ім'я та по батькові хворих, для яких виписано ліки. Отримує такі лікарські засоби тільки матеріально відповідальна особа певного відділення, кабінету. На підставі накладних (вимог) на відпущені з аптеки лікарські засоби складається «Відомість вибірки витрачених лікарських засобів, що підлягають предметно-кількісному обліку» (ф. № 1 МЗ), записи у якій здійснюють за кожним найменуванням. Загальна кількість відпущеник препаратів (відповідно до вибірки за день) переноситься до книги ф. № 8-МЗ. У бухгалтерії на підставі отриманих з аптеки документів облік зазначених препаратів здійснюється у грошовому виразі за окремими позиціями.

Медичні заклади, що не мають своїх аптек, повинні закуповувати лікарські засоби в державних та комунальних аптеках у порядку, передбаченому угодою між ними. Надходження лікарських .засобів при такій формі організації медичного закладу здійснюється у вигляді планових поставок. Це означає, що розрахунки між аптекою і медичним закладом носять систематичний характер. Як правило, медичний заклад періодично (наприклад, один раз на декаду) перераховує постачальнику обумовлену угодою суму коштів. Постачальник (аптека) систематично відпускає медичному закладові лікарські препарати на його вимогу (за дорученням), не вимагаючи оплати за кожним випадком відпуску медикаментів. На відпущені за певний період (як правило, за місяць) лікарські засоби постачальник виставляє рахунок з додаванням підтвердних документів. Бухгалтерія медичної установи перевіряє виставлені рахунки та приймає їх до виконання. При цьому уточнюється і регулюється стан розрахунків з постачальником (аптекою) .за отримані лікарські засоби.

Лікарські засоби, що не підлягають предметно-кількісному обліку, відпускаються з аптеки до медичної установи за накладними (вимогами) т. ф. № 3-3, які виписує старша медична сестра кожного відділення закладу за групами препаратів у чотирьох примірниках. Отримання лікарських засобів з аптеки здійснюється матеріально відповідальними особами відділень (старшими медичними сестрами) за дорученням. Отримані лікарські засоби зберігаються у відділеннях.

Отримання :( аптек га порядок зберігання і обліку лікарських засобів, що підлягають предмети о-кількісному обліку, мають певні особливості. Накладні (вимоги) па їх відпуск з аптеки виписуються у 5 примірниках, два з яких отримує установа за підписом працівника аптеки. Ці накладні (вимоги) мають більш деталізовану форму. У відділеннях, куди надходять зазначені засоби, вони зберігаються у вогнетривких сейфах або в металевих шафах (відповідно до наказу МОЗУ № 356 від 18.12.1997 р.).

Облік лікарських засобів, що підлягають предметно-кількісному обліку, у відділеннях здійснюється головною (старшою) медичною сестрою у книзі ф. № 8-МЗ. Наприкінці кожного місяця зазначені матеріально відповідальні особи на підставі даних первинного обліку складають «Звій про рух лікарських засобів, що підлягають предметно-кількісному обліку» (ф. № 2-МЗ), який г підставою Для списання цих засобів І підзвіту матеріально-відповідальної особи на витрати установи:

Д-т субрах. 801 (802) «Видатки з державною (місцевого) бюджету на утримання установи та інші заходи»,

К-т субрах. 233 «Медикаменти і перев'язувальні засоби».

Усі витрати з транспортування лікарських засобів прямо списуються на фактичні видатки установи і не зараховуються на збільшення вартості медичних засобів. Крім того, всі операції з продажу лікарських засобів та виробів медичного призначення відповідно до Закону України «Про податок на додану вартість» від 03.04.1997 р. звільняються від оподаткування цим податком. Тому облік надходження та витрачання медикаментів ведеться за цінами придбання.

Медикаменти, що надійшли до медичного закладу у вигляді гуманітарної допомоги, обліковуються матеріально відповідальними особами окремо від придбаних за рахунок бюджетних асигнувань, а на їх витрачання складається окремий звіт. У бухгалтерії оприбуткування медикаментів і перев'язувальних засобів, що надійшли до установи у вигляді гуманітарної допомоги, оформляють бухгалтерський запис відповідно до «Порядку бухгалтерського обліку та звітності в бюджетних установах гуманітарної допомоги», затвердженого ГУДКУ 10.12.1999р. № 113:

Д-т субрах. 233 «Медикаменти і перев'язувальні засоби»,

К-т субрах. 713/1 «Доходи за іншими коштами в частині сум за дорученнями».

Списання витрачених медикаментів, що надійшли до установи як гуманітарна допомога, оформляють записом:

Д-т субрах. 813/1 «Видатки за іншими коштами в частині сум за дорученнями»,

К-т субрах. 233 «Медикаменти і перев'язувальні засоби».

Останнім часом набули поширення випадки придбання медикаментів і перев'язувальних засобів за рахунок коштів, внесених хворими, або за їх дорученням. Облік лікарських засобів, придбаних за рахунок коштів за дорученнями, ведеться окремо від засобів, придбаних за рахунок бюджетних асигнувань або у вигляді гуманітарної допомоги. У первинних документах на їх надходження та витрачання необхідно зазначати, за рахунок яких (чиїх) коштів придбано пі лікарські засоби та для лікування якого хворого призначені (витрачені), У бухгалтерському обліку придбання та витрачання лікарських засобів за дорученням оформляється такими ж записами, як і гуманітарна допомога.

6.8 Облік продуктів харчування у медичних закладах

Продукти харчування, як і лікувальні засоби, становлять окрему статтю видатків медичних установ, що утримуються за рахунок бюджетних асигнувань, їх облік здійснюється відповідно до наказу МОЗ СРСР «Про затвердження інструкції з обліку продуктів харчування у лікувально-профілактичних та інших закладах охорони здоров'я, що знаходяться на державному бюджеті СРСР» від 05.05.1983 р. №530. Весь процес обліку продуктів харчування в медичних закладах умовно можна поділити на три стадії: складський облік, облік у харчоблоці, облік у бухгалтерії.

Закупка та доставка продуктів харчування здійснюються відповідно до угод, укладених з постачальниками. Вони можуть відбуватися у централізованому порядку спеціалізованим транспортом постачальника за кільцевим графіком (центрозавезення) або ж експедитором установи (за дорученням). Систематичні поставки здійснюють, як правило, у порядку центрозавезення (наприклад, щоденне завезення хліба, овочів тощо). Розрахунки за систематичні поставки здійснюють у формі планових платежів а використанням у бухгалтерському обліку для їх відображення субрахунки 361 «Розрахунки у порядку планових платежів».

Куплені продукти харчування оприбутковують за ціною придбання (купівельною вартістю) без врахування витрат на їх транспортувати та суми сплаченого ПДВ при придбанні. Останні записують на видатки установи за рахунок відповідних асигнувань.

Надходження продуктів харчування в установу оформляється розпискою матеріально відповідальної особи (комірника, завідувача складу) у документах постачальника після ретельної перевірки відповідності кількості, асортименту та якості продуктів супровідним документам. Облік надходження та відпуск}' продуктів харчування на складі здійснюється на підставі первинних документів у «Книзі складського обліку запасів» (т. ф. № 3--9) у розрізі найменувань, номенклатурних номерів, сортів у кількісному виразі. Після запису даних первинних документів до книги складського обліку матеріально відповідальна особа складає реєстр прибуткових та видаткових документів (т. ф. № М-13) і разом ч документами передає до бухгалтерії на перевірку. Бухгалтер розписується про приймання документів на другому примірнику реєстру.

Відпуск продуктів харчоблоку проводиться через шеф-кухаря на підставі «Меню-вимоги на видачу продуктів харчування» (т. ф. № 3-4). Дані меню-вимоги носять превентивний і дещо ймовірний характер, оскільки формуються на підставі попередніх статистичних даних щодо кількості хворих у відділеннях. Підготовка інформації про наявність хворих, розрахунок необхідної кількості продуктів харчування за видами та складання вимоги на їх відпуск здійснюється у такій послідовності:

-старші медичні сестри відділень складають відомості про наявність хворих станом па 9-ту годину ранку поточного дня за формою № 22-МЗ за групами хворих і номерами столів (дієти) та передають їх дієтсестрі;

дієтсестра на підставі одержаних даних з відділень складає зведену форму № 22-МЗ по лікарні в цілому з розбивкою за дієтстолами;

на підставі зведених даних про наявність хворих та рецептів і норм харчування дієтсестра складає меню-розкладку (ф. № 44-МЗ), яка являє собою розрахунок необхідної кількості певного продукту в порції відповідної страви та загальної кількості продуктів;

-на підставі підсумкових даних форми № 44-МЗ виписується «Вимога на видачу продуктів харчування зі складу (комори)» за ф. № 45 МЗ або меню-вимога за т. ф. № 3-4;

--видача районів харчування з харчоблоку (після їх приготування) у відділення здійснюється за «Відомістю на відпуск у відділення раціонів харчування для хворих» (ф. № 23-МЗ). Складає; що відомість дієтсестра, підписує укладач і шеф-кухар. Факт отримання відділеннями сніданків, обідів та вечерь підтверджується підписом уповноваженої особи.

У бухгалтерії облік надходження продуктів харчування здійснюється у «Накопичувальній відомості І надходження продуктів харчування» (т. ф. № 3 12), яку складають окремо за кожного матеріально відповідальною особою у кількісному і сумарному (грошовому) вираженні па підставі первинних документів, отриманих від завідувача складу (комірника). Після закінчення місяця у цих відомостях підбивають підсумки і па цій підставі складають «Зведення накопичувальних відомостей про надходження продуктів харчування - меморіальний ордер № 11 т. ф. № 398 (бюджет). Підсумки цього зведення звіряють з рахунками постачальників і переносять до книги Журнал -головна.

Облік виданих продуктів харчування ведеться у «Накопичувальній відомості витрачання продуктів харчування» (т. ф. №3-13), яка складається на підставі вимог на видачу продуктів харчування зі складу (або меню-вимог) кожною матеріально відповідальною особою. Після закінчення місяця підсумки цієї відомості звіряють з даними про фактичну наявність хворих і переносять до «Зведення накопичувальних відомостей про витрачання продуктів харчування -- меморіальний ордер № 12» т. ф, № 411 (бюджет), а підсумки останнього --До книги Журнал-головна за кореспондуючими субрахунками.

Аналітичний облік продуктів харчування ведеться за найменуваннями, сортами, кількістю та вартістю і матеріально відповідальними особами в оборотних відомостях (ф. №3-11), записи до яких здійснюють на підставі даних накопичувальних відомостей т. ф. № 3-12 і 3-13. В оборотних відомостях щомісяця підраховуються обороти і визначаються залишки, підсумки яких звіряють з даними книги Журнал-головна.

Для синтетичного обліку продуктів харчування у бюджетних установах призначений субрахунок 232 «Продукти харчування», який стосовно балансу є активним, основним, матеріальним. Рух продуктів харчування у синтетичному обліку в бюджетних установах відображається такими записами на рахунках (табл.6.2).

Таблиця 6.2. Господарські операції а обліку руху продуктів харчування у медичних закладах

	Кореспондуючі
Зміст господарських операцій	субрахунки
	Дт	Кт
] . Перераховано постачальникам за продукти
харчування:
за рахунок коштів загального фонду	361	311,321
за рахунок коштів спеціального фонду	361	313,323
2. Одержано від постачальників продукт харчування:
придбані за рахунок коштів загального фонду:
на купівельну вартість без ПДВ	232	361
на суму ПДВ	801,802	361
придбані за рахунок коштів спеціального фонду:
на купівельну вартість без ПДВ	232	361
на суму ПДВ. включену в податковий кредит	641	361
на суму ПДВ, не включену в податковий	811,813	361
кредит
3. Оприбутковані продукти харчування, одержані	232	713/1
установою як гуманітарна допомога
4. На підставі виправдних документів списуються
витрачені продукти харчування:
придбані за кошти загального фонду	801,802	232
придбані за кошти спеціального фонду	811	232
одержані як гуманітарна допомога	813/1	232

Працівники бухгалтери повинні систематично перевіряти ведення складського обліку та обліку у харчоблоці і періодично організовувати інвентаризацію продуктів харчування у місцях їх зберігання.

6.9 Облік тварин па вирощуванні і відгодівлі

Облік тварин на вирощуванні і відгодівлі ведеться у тих бюджетних установах, які мають у своєму складі підсобні (навчальні, навчально-дослідні) сільськогосподарські підрозділи, не переведеш на самостійний баланс, У таких установах дорослі продуктивні і робочі тварини обліковуються на субрахунку 107 «Робочі і продуктивні тварини», а молодняк тварин і тварини, вибраковані з основного стада і поставлені на відгодівлю з метою подальшої реалізації або забою па м'ясо, птиця, звірі, кролики обліковуються на синтетичному рахунку 21 «Тварини на вирощуванні і відгодівлі». До цього рахунка передбачено такі субрахунки:

«Молодняк тварин на вирощуванні»;

«Тварини на відгодівлі»;

«Птиця»;

«Звірі»;

«Кролі»;

«Сім'ї бджіл»;

«Доросла худоба, вибракувана з основного стада»;

«Худоба, прийнята бід населення для реалізації».

На субрахунку 211 «Молодняк тваринна вирощуванні» ведеться облік наявності, надходження і вибуття молодняка великої рогатої худоби, свиней, овець, кіз га коней за такими статево-віковими та господарськими групами:

велика рогата худоба: телички (за роками народження); бички (за роками народження); нетелі; корови-первістки для реалізації;

свині: поросята до двох місяців (до відлучки від матки); поросята від двох до чотирьох місяців; ремонтні свинки; ремонтні кабанчики; свиноматки, що перевіряються; молодняк свиней на відгодівлі;

вівці: молодняк народження поточного року; молодняк народження минулих років і ярки (до переведення в основне стадо). Облік за кожною віковою групою ведеться окремо за рунами: тонкорунні; напівтонкорунні; напівгрубововняні; грубововняні;

кози: молодняк народження поточного року; молодняк народження минулого року;

коні: молодняк робочих коней (за статтю і роками народження); молодняк племінних коней (за стигло і роками народження).

Молодняк племінних тварин усіх видів (великої рогатої худоби, свиней, овець, кіз і коней) обліковується також за породами.

На субрахунку 212 «Тварини на відгодівлі» ведеться облік наявності, надходження і вибуття дорослої худоби, переведеної з основного стада на відгодівлю і нагул, за видами худоби:

велика рогата худоба на відгодівлі і нагулі;

свині на відгодівлі;

вівці на відгодівлі і нагулі;

кози на відгодівлі і нагулі.

На субрахунку 213 «Птиця» ведеться облік наявності, надходження і вибуття всіх видів птиці, як молодняка, так і дорослої, за такими обліковими групами:

кури яєчного напрямку використання: молодняк; маточне стадо несучок; промислове стадо несучок; ремонтний молодняк;

кури м'ясного напрямку використання: молодняк; м'ясні курчата (бройлери); маточне стадо;

качки: молодняк; доросле стадо;

гуси: молодняк; доросле стадо;

індики: молодняк; доросле стадо;

цесарки: молодняк; доросле стадо;

перепілки: молодняк; доросле стадо.

На субрахунку 214 «Звірі» ведеться облік наявності, надходження і вибуття хутрових звірів за видами (лисиці, нутрії тощо), окремо молодняка і дорослого (основного) стада.

На субрахунку 215 «Кролі» ведеться облік наявності, надходження і вибуття кролів за породами, окремо молодняка і основного стада.

На субрахунку 216 «Сім'ї бджіл» ведеться облік наявності, надходження і вибуття бджолиних сімей за кількістю і вартістю, в цілому по пасіці.

На субрахунку 217 «Доросла худоба, вибракувана з основного стада» ведеться облік поголів'я і балансової вартості вибракуваних з основного стада продуктивних тварин і робочої худоби, призначеної для реалізації або забою па м'ясо в господарстві без відгодівлі (нагулу), за видами.

На субрахунку 218 «Худоба., прийнята від населення для реалізації» ведеться облік руху тварин, прийнятих від населення для реалізації на сторону за їх дорученням, за видами.

Облік тварин на вирощуванні і відгодівлі здійснюють на підставі первинних документів, оформлених, відповідно до вимог і правил, що діють у сільськогосподарських підприємствах і затверджені відповідними галузевими органами.

При одержанні приплоду завідуючий фермою, бригадир або зоотехнік складають у двох примірниках «Акт на оприбуткування приплоду тварин» (с.-г. об. ф. № 95). Записи в ньому здійснюють індивідуально за кожною головою приплоду великої рогатої худоби і коней, а з решти тварин -- в цілому із зазначенням статі. На одержаний приплід звірів і кролів складають «Накопичувальний акт на оприбуткування приплоду звірів» (с.-г. об. ф. № 96), в якому зазначають кількість виявленого в кожному гнізді молодняка (живого і мертвою). Оприбутковують лише живих звірят (кроленят). Тварин, придбаних в інших підприємств ах, прибуткують на підставі товарно-транспортної накладної та рахунка-фактури постачальника. Надходження тварин і птиці від населення, визначення порядку розрахунків :щ надані послуги з вирощування або відгодівлі поголів'я відображують у «Приймально-розрахунковій відомості на худобу і птицю, прийняту від населення» (с.-г. обл. ф, № 95а) або ж «Актом на передачу (продаж) і закупівлю худоби і птиці за договорами з громадянами» (с.-г. об. ф. № 956).

Переведення тварин з молодшої групи в старшу, молодняка в основне стадо, на відгодівлю здійснюють у відповідні строки. Так, нетелей переводять у групу корів у день отелення, перевірюваних свиноматок у групу основних -- після відлучення поросят, одержаних від першого опоросу, а ремонтних свинок у групу перевірюваних -- у віці 9--10 міс. живою масою 100--120 кг. Усі змінив групах оформляють «Актом на переведення тварин з групи в груп)'» (с.-г. об, ф. № 97), в якому записують основні зоотехнічні дані про тварин, прізвища працівників ферми, за якими перезакріплюється поголів'я (вони розписуються в документі). У процесі переведення тварин з групи в групу беруть участь працівники зоотехнічної! ветеринарної служб.

При русі тварин (народження, переведення з групи в групу або основне стадо, постановка на відгодівлю, зняття з неї при забої або вибутті, передача іншій матеріально відповідальній особі) їх зважують. Молодняк, відгодівельне поголів'я великої рогатої худоби, свиней треба зважувати що місяця. Результати зважування, а також кличку, інвентарний номер, живу масу до і після зважування, приріст тварин за місяць записують у «Відомості зважування тварин» (с.-г. об. ф. № 98) .за відповідальними особами і відповідними, видами тварин. Для визначення приросту живої маси за відповідною групою тварин за певний період складають «Розрахунок визначення приросту» (с.-г. об. ф. № 98а).

Особливої уваги з боку бухгалтерської служби вимагають облік і контроль вибуття тварин і птиці з ферми чи господарства. Причини вибуття бувають різні: з технологічних потреб; у зв'язку з плановою необхідністю, внутрішньогосподарським переміщенням; у непередбачуваних і екстремальних ситуаціях; внаслідок реалізації, забою на м'ясо тощо.

Відпуск молодняка і тварин на відгодівлі іншим організаціям оформляють «Товарно-транспортною накладною на відправлення-приймання тварин і птиці» (ф. № 1-сг), яку виписують у 4 примірниках на кожну групу худоби, свиней, птиці та інших видів тварин. До накладної додають ветеринарне свідоцтво. У товарно-транспортній накладній обов'язково записують такі дані: кількість голів, живу масу, категорію вгодованості, дату і годину відправлення, пункт призначення, найменування одержувача товару.

У разі вимушеного дорізування або загибелі тварин, птиці, ліквідації поголів'я з інших причин у день вибуття обов'язково складають «Акт на вибуття тварин і птиці (забій, дорізування і загибель)» (с.-г. об. ф. № 100). На всі випадки загибелі і вимушеного забою тварин ветеринарна служба господарства разом із спеціалістами ветеринарної дільниці складам акт (висновок) про причини такого стану поголів'я. В акті записують порядок і мету використання одержаних внаслідок дорізування тварини продуктів.

Продукти від забою тварин у господарстві, на забійному пункті інших організацій здають у комору (на склад) відповідно до накладної, в якій про приймання розписується комірник або інша особа. Один примірник накладної додають до звіту про рух тварин і птиці.

Усі документи про вибуття тварин і птиці затверджує керівник підприємства.

Вибракування тварин з основного стада для наступної постановки на відгодівлю або забій, а також для реалізації, тобто зарахування до оборотних активів, відображують в «Акті на вибракування тварин з основного стада» (с.-г. об. ф. № 57).

Для оперативного обліку і контролю за рухом поголів'я завідую чий тваринницькою фермою чи обліковець веде «Книгу обліку тварин і птиці» (с.-г. об. ф. № 34), в якій за кожною статево-віковою групою тварин визначають надходження і вибуття поголів'я.

Основним документом, який підтверджує рух худоби, свиней, птиці, інших видів тварин за певний період, є. «Звіт про рух худоби і птиці на фермі» (с.-г. об. ф. № 102). Складають 2 примірники звіту щомісяця. З них один здають разом з первинними документами в бухгалтерію установи для складання бухгалтерських проведень та обліку. Разом ї даними про рух худоби і птиці за обліковими групами, кількістю голів та живою масою у звіті також зазначають кількість кормо-днів, затрачених на утримання поголів'я.

На підставі звіту та доданих до нього первинних документів у бухгалтерії складають меморіальний ордер і визначають кореспонденцію рахунків з обліку тварин на вирощуванні та відгодівлі. Підсумки меморіального ордера переносять до книги Журнал-головна. Аналітичний облік руху тварин у бухгалтерії бюджетних установ ведуть у «Книзі обліку тварин» (т. ф. № 3-8).

Основні господарські операції з обліку руху молодняка тварин у підсобних (навчальних, навчально-дослідних) сільськогосподарських підрозділах бюджетних установ, облік діяльності яких ведеться на єдиному балансі бюджетної установи, наведено у табл. 6.3.

Таблиця 6.3. Відображення в обліку господарських операцій руху молодняка тварин у бюджетних установах

Зміст господарської операції	Кореспондуючі субрахунки
	Дт	Кт
1	2	3
1 Прибуткується приплід і приріст живої маси молодняка тварин, одержаний у підсобному сільському господарстві	211	822
2. Одержано молодняк для вирощування і відгодівлі від постачальника, оплачений за рахунок спеціальних коштів	211	323,364,675
3. Прибуткується м'ясо, одержане від -й бою тварин на відгодівлі	251	212
4. Прибуткуються надлишки молодняка тварин, виявлені при інвентаризації: народження поточного року народження минулих років	211 211,212	822 711
1	2	3
5. Переведено молодняк тварин у доросле стадо на фактичну собівартість молодняка одночасно другий запис на створення фонду в необоротних активах	107 811	211 401
6. Вибракувано дорослих тварин з основного стада і поставлено на відгодівлю на вартість вибракуваних тварин одночасно другий запис на оприбуткування тварин на відгодівлі	401 212	107 711
7. Реалізовано тварин, вибракуваних з основного стада
на вартість реалізованих тварин на суму виручки від реалізації (без ПДВ) на суму ПДВ, включену в податкові зобов'язання на суму прибутку від реалізації (в кінці року)	722 364,323 364,323 722	217 722 641 732
8. Списано падіж тварин на відгодівлі, віднесений за рахунок винних осіб: на облікову вартість тварин на річницю між сумою утримання та обліковою вартістю	363 363	212 642

6.10 Облік малоцінних та швидкозношуваних предметів

До малоцінних та швидкозношуваних предметів (МШП) зараховують засоби праці, що придбані для використання у статутній діяльності установи па строк менше одного року. За функціональною роллю у процесі відтворення вони належать до оборотних активів, тому для них характерні всі ознаки, що стосуються ціп групи засобів. У той же час малоцінні та швидкозношувані предмети, як засоби праці, мають певну специфіку використання: вони можуть використовуватися у діяльності установи тривалий час (протягом декількох місяців), не змінюючи при цьому зовнішнього вигляду та основних фізичних властивостей. До таких засобів зараховують дрібний господарський інвентар, інструменти, сценічно-постановчі засоби вартістю до 10 грн за одиницю (комплект), посуд тощо.

Для обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів планом рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ передбачено окремий синтетичний рахунок 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети», облік за яким ведеться па двох субрахунках: 221 «Малоцінні та швидкозношувані предмети, що знаходяться на складі і в експлуатації»; 222 «Малоцінні та швидкозношувані предмети спеціального призначення».

Рух малоцінних та швидкозношуваних предметів у бюджетних установах оформляється первинними документами типових міжвідомчих форм, затверджених наказом Міністерства статистики України від 22.05.1996 р. № 145:

--ф. № МШ-1 «Відомість на поповнення (вилучення) постійного запасу інструментів (пристроїв)»;

-ф. № МШ-2 «Картка обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів»;

--ф. № МШ- 3 «Замовлення на ремонт або заточування інструментів (пристроїв)»;

--ф. № МШ -4 «Акт вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів»;

--ф. № МШ-5 «Акт на списання інструментів (пристроїв) та обмін їх на придатні»;

--ф.№МШ-6 «Особова картка №обліку спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв»;

--ф.№ МШ 7 «Відомість обліку видачі (повернення) спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв»;

--ф.№ МШ-8 «Акт на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів».

Крім того, в бюджетних установах за необхідності можуть використовуватися відомчі (галузеві) форми первинних документів з обліку МШП та форми документів і регістрів, затверджені ДКУ. такі як «Журнал реєстрації битого посуду» т. ф. № 3--10 та ін.

У процесі документування руху малоцінних та швидкозношуваних предметів, як і інших об'єктів, розрізняють документи оперативного і бухгалтерського обліку. До перших належать документи, що відображають передачу зазначених предметів у ремонт, поповнення їх запасу в роздавальних коморах, видачу предметів робітникам у тимчасове користування та повернення тощо.

Це, перш за все, документи типових форм № МШ 1, МШ-2. МЩ-3. МШ -6 та МШ-7. Складають їх, як правило, керівники підрозділів, комірники для оперативного контролю за збереженням, рухом, станом і використанням малоцінних та швидкозношуваних предметів.