Основи обліку в бюджетних організаціях

Розрахунки з підзвітними особами обліковують на субрахунку 362 «Розрахунки з підзвітними особами» до синтетичного рахунка 36 «Розрахунки з різними дебіторами». На цьому ж субрахунку обліковують видані в підзвіт талони на бензин, талони па проїзд у міському транспорті та інші грошові документи, а також кошти на виплату зарплати (в окремих випадках).

Операції з обліку розрахунків з підзвітними особами оформляються такими бухгалтерськими проведеннями (табл. 4.2).

Зазначені господарські операції відображають у «Меморіальному ордері № 8 -- Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами» т.ф.№ 386 (бюджет), записи в якому здійснюють лінійно-позиційним методом, поєднуючи синтетичний та аналітичний облік. При цьому методі в одному рядку записують як суму виданого авансу окремій підзвітній особі, так і суму витрат згідно із затвердженим авансовим звітом, виводять залишок на кінець звітного періоду за підзвітною особою або за установою. При видачі одній особі декілька разів авансів протягом місяця її прізвище буде повторюватися у накопичувальній відомості відповідно до кількості отриманих авансів. Загальні підсумки накопичувальної відомості (за вирахуванням операцій з руху коштів у касі) переносять до книги Журнал-головна.

Таблиця 4.2. Кореспонденція субрахунків з обліку розрахунків з підзвітними особами

	Кореспондуючі
Зміст господарської операції	субрахунки
	Дт	Кт
1 . Видано з каси під звіт готівкою:
у національній валюті	362	301
в іноземній валюті	362	302
2. Подано авансовий звіт про витрачені підзвітні
сума;
а) на придбання матеріалів, продуктів харчування,
малоцінних та швидкозношуваних предметів
купівельна вартість (без ПДВ)	231--239, 221	362
сума ПДВ при використанні коштів	801, 802	362
загального фонду
сума ПДВ при використанні коштів
спеціального фонду
включена до податкового кредиту	641	362
не включена до податкового кредиту	811--813	362
одночасно другий запис на купівельну	«01, 802,	411
вартість МШП	811--813
б) на відрядження
за рахунок коштів загального фонду	801, 802	362
за рахунок коштів спеціального фонду	811--813	362
пов'язане з виробництвом продукції,	821--823	362
виконанням науково-дослідних робіт за
договорами із замовниками
пов'язане із заготівлею і переробкою	825	362
матеріалів
3. Повернено в касу невикористаний залишок	301,302	362
авансу
4. Видано під звіт талони на бензин	362	331
5. Подано авансовий звіт про витрачання талонів	801,802,	362
на бензин	811--813
6. Подано авансовий звіт про виплачену через	661,662	362
підзвітну особу заробітну плату, стипендію
7. Відраховано суму невикористаного авансу із	661	362
зарплати підзвітної особи

4.3 Облік розрахунків з відшкодування завданих, збитків

У діяльності бюджетних установ можуть бути випадки, коли , результаті проведених перевірок, ревізій, інвентаризацій виявлені нестачі, розкрадання, втрати від псування матеріальних цінностей, які повинні бути відшкодовані за рахунок винних осіб. Розмір збитків, що підлягають відрахуванню з винних осіб, визначається відповідно до затвердженого постановою КМУ від 22.01.1996р. № 116 «Порядку визначення розміру .збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей» (з подальшими доповненнями) та Закону України «Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), недостачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння або валютних цінностей» № 217/95-ВР.

Згідно з названим Порядком розмір збитків визначається виходячи з балансової вартості відсутніх (знищених, зіпсованих) цінностей (-І вирахуванням зносу), але не нижче 50% балансової вартості на момент встановлення такого факту з урахуванням індексів інфляції, які щомісячно визначає Держкомстат України, відповідного розміру податку на додану вартість і акцизного збору за формулою:

Рз=[(Бв-А)*Іінф+Азб+ПДВ]*К,

де Рз --розмір відшкодування збитків, грн.;

Бв -- балансова вартість на момент встановлення факту завданих збитків, грн.;

А -- сума нарахованого зносу (амортизації) за час використання об'єкта, грн.;

Іінф -- загальний індекс інфляції, що розраховується на підставі щомісячно визначених індексів інфляції;

Азб -- сума акцизного збору, грн.;

ПДВ -- сума податку на додану вартість, грн.;

К -- коефіцієнт відшкодування суми збитків винною особою.

Для більшості матеріальних цінностей коефіцієнт відшкодування К = 2. Проте для деяких видів цінностей він дещо інший (табл. 4.3). З визначеної таким чином суми збитку бюджетній установі відшкодовується .пише облікова вартість втрачених цінностей (первинна вартість за мінусом зносу), а решта перераховується до державного бюджету.

Таблиця 4.3. Коефіцієнт для розрахунку суми відшкодування завданих збитків

Вид матеріальних цінностей	База розрахунку збитків	Коефіцієнт
Спирт етиловий питний, скирт етиловий ректифікований, спирт етиловий сирець	Оптова ціна підприємства - виробника з урахуванням акцизного збору та податку на додану вартість	3
Плодово-ягідні соки, консервовані з використанням сірчаного ангідриду або бензокислого натрію	Оптова ціна підприємства-виробника з урахуванням податку на додану вартість	2
Тварини	Закупівельні ціни (па момент віденко давання збитків)	1,5
Вузли й агрегати, деталі, напівфабрикати тощо, які виготовляються дія внутрішньо виробничих потреб, а також продукція, виробництво якої не закінчено	Собівартість з нарахуванням середньої норми прибутку на дану продукцію	2
Продовольчі товари, роздрібні ціни на як: дотуються	Роздрібна ціна плюс дотація	--
Бланки цінних паперів, документів суворого обліку (1)	Номінальна вартість, зазначена на бланках цінних паперів (документах суворого облік}'), або вартісні цих документів, встановлена законодавством	5
Бланки цінних паперів, документів суворого облік}' (2)	Вартість придбання (виготовлення) бланків документів, па яких не зазначена номінальна вартість (або вартість не встановлена законодавством)	50
Банкнотний папір	Максимальна сума грошей, що може бути виготовлена на цьому банкнотному папері	1,5
Захищений папір, персоніфікована захисна стрічка	Вартість такої стрічки або паперу	5000
Дорогоцінні метали	Ринкова ціна, то діє на дату виявлення збитків	2
Дорогоцінне каміння (крім огранованого)	Ринкова ціна, що діє на дату виявлення збитків	2
Ограноване дорогоцінне каміння	Ринкова ціна, що діє на дату виявлення збитків	3
Алмазні інструменти та алмазні порошки	Ринкова ціна, що діє на дату виявлення збитків	2
Іноземна валюта та платіжні документи в Іноземній валюті	Вартість валютних цінностей, перерахована у валюту України за обмінним курсом НБУ на день виявлення завданих збитків	3
Матеріальні цінності, що підлягають списанню на видатки у міру їх придбання	Ринкова ціна на аналогічні матеріальні цінності, зменшена пропорційно фактичному зносу, але не нижче ніж на 50 відсотків ринкової ціни

Облік розрахунків з відшкодування завданих збитків ведуть на субрахунку 363 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків». За дебетом цього субрахунка записують суми завданих збитків з кредиту субрахунків грошових коштів, необоротних активів, виробничих запасів та ін. на підставі належним чином оформлених документів (актів перевірок, ревізій, інвентаризаційних описів тощо) та наказу керівника установи про порядок регулювання виявлених нестач і втрат. За кредитом субрахунка 363 записують суми, що надійшли в касу або відраховані із заробітної плати винної особи на відшкодування завданих збитків (табл. 4.4).

Операції з обліку розрахунків щодо відшкодування завданих збитків відображаються у різних меморіальних ордерах; на списання необоротних активів -- у меморіальному ордері № У, на списання продуктів харчування -- у меморіальному ордері № 12, на списання нестачі грошей та оприбуткування відшкодованої суми -- у меморіальному ордері № 1 і т. ін. Аналітичний облік розрахунків з винними особами ведеться у спеціальних картках або у відомостях (книгах) за кожною особою зокрема до повного погашення або списання суми заборгованості. Останні: можливе за рішенням суду або при неможливості відшкодування заборгованості з об'єктивних причин (безнадійна заборгованість, щодо якої минув термін позовної давності).

Таблиця 4.4. Бухгалтерські записи операцій з обліку розрахунків з відшкодування завданих збитків

Зміст операції	Кореспондуючі субрахунки
	Дт	Кт
1. Списана нестача необоротних активів, виявлена при інвентаризації і віднесена за рахунок винних осіб: на суму зносу на залишкову вартість на суму відшкодування за рахунок винних осіб	131--133 401 363	104--122 104--122 642
2. Списана і віднесена за рахунок вищих осіб нестача матеріалів і продуктів харчування: за обліковими цінами сума перевищення облікових цін	363 363	231--236, 238,239,642
3. Списана і віднесена за рахунок винних осіб нестача малоцінних та швидкозношуваних предметів за обліковою ціною за ціною відшкодування завданих збитків	411 363	221 642
4. Надійшли в касу суми відшкодування від винних осіб	301	363
5. Відрахована із зарплати сума відшкодування завданих збитків	661	363
6. Списання суми безнадійної заборгованості після закінчення терміну позовної давності	431,432	363

4.4 Облік розрахунків у порядку планових платежів

Розрахунки у порядку планових платежів застосовуються бюджетними установами за наявності постійних господарських зв'язків з різними установами і організаціями, що постачають матеріальні цінності (продукти харчування, медикаменти, навчальні та канцелярські товари) або надають послуги (харчування учнів, послуги автотранспорту тощо). Важливого умовою застосування таких розрахунків с. систематичний характер отримання бюджетною установою відповідних цінностей та послуг (щоденне завезення хліба, овочів, молочних продуктів, щоденне харчування учнів у їдальні і т. ін.) та неможливість точного прогнозування обсягу цих товарів або послуг (наприклад, щоденна потреба в продуктах харчування залежить від контингенту хворих у лікарні, який неможливо точно визначити наперед).

Розрахунки з постачальниками у порядку планових платежів здійснюються не за кожною окремою поставкою (послугою), а шляхом періодичного перерахування постачальникові коштів з поточних (реєстраційних) рахунків у терміни і в розмірах, попередньо обумовлених сторонами у відповідній угоді. Такі перерахування можуть здійснюватися періодично за фактично поставлені цінності, надані послуги (щодекадне, один або два рази на місяць).

Щомісячно постачальник і платник (бюджетна установа) звіряють стан розрахунків, результати якого оформляють спеціальним актом, на підставі якого здійснюють регулювання стану розрахунків. Це запобігає порушенням платіжної і фінансової дисципліни.

Облік розрахунків з постачальниками у порядку планових платежів ведеться на активно-пасивному субрахунку 361 «Розрахунки в порядку планових платежів». За дебетом цього субрахунка записують суми перерахованих платежів у кореспонденції з кредитом субрахунків обліку грошових коштів, а за кредитом -- вартість отриманих матеріальних цінностей, виконаних робіт та послуг у кореспонденції з дебетом рахунків обліку матеріальних цінностей або витрат. Аналітичний облік розрахунків у порядку планових платежів ведуть у накопичувальній відомості -- меморіальному ордері № 7 т. ф. № 410 (бюджет), в якій для кожного постачальника відводиться декілька рядків для відображення операцій протягом місяця. Записи у меморіальному ордері здійснюють за кожним документом зокрема у міру їх надходження в бухгалтерію, а залишок на кінець місяця виводять за кожним постачальником та за субрахунком у цілому. Підсумки оборотів і сальдо з накопичувальної відомості -- меморіального ордера № 7 переносять у книгу Журнал-головна.

4.5 Облік розрахунків з іншими дебіторами і кредиторами

Для обліку розрахунків з різними дебіторами призначений активний субрахунок 364 «Розрахунки з іншими дебіторами», а з різними кредиторами пасивний субрахунок 675 «Розрахунки з іншими кредиторами». Події різних підприємств, установ та організацій на дебіторів і кредиторів носить умовний характер і визначається бюджетною установою самостійно, виходячи зі змісту першої операції або переважності дебетового чи кредитової о сальдо. Так, якщо першою здійснюється операція попередньої оплати за очікувані послуги чи майбутні поставки матеріальних цінностей, то такі розрахунки обліковують на субрахунку 364 (як дебіторську заборгованість). Коли ж першою операцією буде отримання матеріальних цінностей чи послуг з їх подальшою оплатою, то такі розрахунки обліковують на субрахунку 675 (як кредиторську заборгованість).

Крім того, на субрахунку 364 обліковують розрахунки за претензіями і боргами, переданими на розгляд судових органів, розрахунки зі студентами та учнями навчальних закладів за користування гуртожитком і постільними речами, з орендарями за передані в оренду приміщення, квартиронаймачами за квартирну плату, за виконані роботи і послуги на сторону (у тому числі і розрахунки з оплати за навчання у вищих навчальних закладах) та ін.

За дебетом субрахунка 364 відображається виникнення та збільшення дебіторської заборгованості, а за кредитом - її погашення. Відповідно за кредитом субрахунка 675 відображається виникнення та збільшення кредиторської заборгованості, а за дебетом -- її погашення (табл. 4.5).

Синтетичний і аналітичний облік розрахунків з річними дебіторами поєднується у накопичувальній відомості -- меморіальному ордері № 4т. ф. №408 (бюджет), а з різними кредиторами -- у накопичувальній відомості - меморіальному ордері № 6 т. ф. № 409 (бюджет). Облік розрахунків ведеться позиційним способом, сальдо виводиться з кожного випадку отримання товарів (послуг) та їх оплати. Аналітичний облік розрахунків зі студентами та учнями за користування гуртожитком, квартиронаймачами; а квартирну плату і комунальні послуги ведуть у спеціальних оборотних відомостях, підсумки яких, переносять до меморіального ордера № 4. Загальне сальдо розрахунків з дебіторами (субрах. 364) і кредиторами (субрах. 675) може бути розгорнутим (л дебеті і кредиті). У та кому ж вигляді загальне сальдо переноситься до книги «Журнал-головна книга» і до балансу.

Таблиця 4.5. Бухгалтерські проведення обліку розрахунків з іншими дебіторами і кредиторами

Зміст господарської операції	Кореспондуючі субрахунки
	Дт	Кт
1 . Відображається сума виручки від реалізації необоротних активів (крім будівель і споруд), придбаних за рахунок коштів спеціального фонду: на реалізаційну вартість на суму ПДВ	364, 675 364, 675	711 641
2. Перераховано постачальникам за матеріальні цінності і послуги: попередня оплата після одержання матеріальних цінностей	364 675	311,313,321., 323 та ін. 311,313,321, 323 та ін.
Одержані від постачальників матеріали і продукти харчування: вартість без ПДВ оплачених раніше оплачених після одержання на суму ПДВ з вартості матеріалів придбаних за рахунок колітів загального фонду придбаних за рахунок коштів спеціального фонду	231--239 231--239 801,802 641, 811--813	364 675 364,675 364, 675
4. Нарахована плата за надані послуги з оренди приміщень, квартирної плати, за роботу транс порі у та інші платні послуги	364	741
5. Надійшли кошти за оренду приміщень, квартирна плата, за роботу транспорт) й інші платні послуги і т. ін.	313,318, 323	364

4.6 Облік зобов'язань розпорядників бюджетних коштів

З метою здійснення контролю за станом кредиторської заборгованості та прийняттям поточних зобов'язань розпорядників коштів бюджету запроваджено облік таких зобов'язань в органах Державного казначейства.

Згідно з «Порядком обліку зобов'язані, розпорядників коштів бюджету в органах Державного казначейства», затвердженим наказом ДКУ від 19.10.2000 р. № 103, під зобов'язаннями розуміють відносини, що виникають з договорів (угод, замовлень), відповідно до яких розпорядник коштів бюджету (як споживач товарів, робіт, послуг) повинен сплатити певну суму виконавцю при умові реалізації таких договорів. Тобто такі зобов'язання можна назвати умовними, тому що погасити їх треба буде лише при умові виконання договору постачання. Зобов'язання ж розпорядника коштів бюджету сплатити гроші за одержані товари (послуги) або інші ідентичні операції на виконання зобов'язань чи відповідній до первинних фінансових документів називають фінансовими зобов'язаннями. Останні обліковуються розпорядниками коштів як кредиторська заборгованість.

Розпорядники коштів бюджету мають право приймати зобов'язання на витрачання бюджетних коштів тільки в межах асигнувань, виділених їм на бюджетний рік, а фінансові зобов'язання -- згідно з розписом асигнувань, встановлених планом асигнувань, наростаючим підсумком з початку року.

За зобов'язаннями і фінансовими зобов'язаннями розпорядників коштів складають «Реєстр зобов'язань розпорядників коштів бюджету» та «Реєстр фінансових зобов'язань розпорядників коштів бюджету». До названих реєстрів додають копії первинних документів про взяття зобов'язань та/або фінансових зобов'язань. Названі регістри з копіями первинних документів передаються органу ДКУ, який веде їх облік у спеціальних картках окремо за загальним і спеціальним фондами бюджету.

Аналогічні реєстри складають за зобов'язаннями, у яких не зазначено суми (наприклад, на комунальні послуги). У реєстрі суми таких зобов'язань розпорядника коштів проставляють розрахункове па підставі доведених прогнозних натуральних показників.

Фінансові зобов'язання, не оформлені конкретними угодами (наприклад, кредиторська заборгованість із заробітної плати, стипендій, нарахувань на зарплату, витрат на службові відрядження і

т. ін.) оформлюються розпорядниками коштів «Довідкою про суми фінансових зобов'язань» і подаються разом з відповідними реєстрами органам ДКУ протягом 3 днів з часу їх виникнення для резервування коштів на відповідні цілі.

Органи ДКУ перевіряють подані розпорядниками коштів реєстри та підтвердні документи на їх відповідність, звіряють суми реєстрів із залишками невикористаних асигнувань за відповідними кодами функціональної та економічної класифікації видатків. У випадках неякісного оформлення реєстрів, відсутності підтвердних документів, недостатку залишку асигнувань за відповідним кодом класифікації видатків органи ДКУ ці зобов'язання не обліковують, а повертають на доопрацювання розпорядникам коштів.

Якщо сума зобов'язання та/або фінансового зобов'язання перевищує загальну річну суму асигнувань на відповідні цілі, то реєстрація зобов'язання органом ДКУ не проводиться, а фіксується у спеціальному журналі і повідомляється органам Контрольно-ревізійного управління (КРУ) та вищому органові ДКУ.

Оплата рахунків розпорядників коштів бюджету здійснюється тільки за наявності в обліку органів ДКУ їхніх зобов'язань та залишку коштів на рахунках розпорядників. Бюджетні установи мають право на визначення черговості оплати рахунків самостійно, виходячи з необхідності забезпечення виконання пріоритетних заходів.

Таким чином, наявність взятих на облік в органах ДКУ реєстрів фінансових зобов'язань розпорядників коштів бюджету і копій підтвердних документів є обов'язковою підставою для здійснення видатків.

З метою контролю за відповідністю обліку зобов'язань в органах ДКУ та у розпорядників бюджетних коштів введено форми щомісячної фінансової звітності № 7м «Звіт про заборгованість бюджетних установ» та № 8м «Звіт про зобов'язання бюджетних установ».

4.7 Інвентаризація розрахунків та порядок списання простроченої

заборгованості

Для контролю за своєчасністю погашення заборгованості та правильністю її відображення в обліку і звітності бюджетні установи повинні періодично проводити інвентаризацію стану розрахунків. Згідно з «Інструкцією з інвентаризації основних засобів, нематеріальних актинів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу», затвердженою ДКУ 30.10. 1998р. № 90 (зі змінами) бюджетні установи проводять інвентаризацію розрахунків за платежами в бюджет та з вищою організацією не менше одного разу па квартал, розрахунків у порядку планових платежів і з депонентами -- не менше одного разу на місяць, з іншими дебіторами та кредиторами -- не менше двох разів на рік.

Інвентаризація розрахунків полягає у звіренні документів і записів у регістрах обліку та перевірці обґрунтованості сум, відображених на відповідних рахунках. Комісія встановлює термін виникнення заборгованості, її реальність та винних осіб у випадках пропуску термінів позовної давності. Усім дебіторам установа-кредитор повинна передати письмові дані про їхню заборгованість. Дебітори зобов'язані протягом 10 днів з часу отримання такого повідомлення підтвердити заборгованість або заявити свої заперечення. Розбіжності, що виникають, мають бути врегульовані шляхом звіряння розрахунків, про що складається окремий акт. На рахунках розрахунків з дебіторами і кредиторами повинні залишатися тільки узгоджені суми.

Результати інвентаризації розрахунків оформлюються актом, в якому окремо вказуються суми безнадійних боргів та дебіторської і кредиторської заборгованості, щодо якої термін позовної давності минув. За цими видами заборгованості до акта слід додати довідку з найменуванням та адресами дебіторів і кредиторів, сумою заборгованості, за що, з якого часу та на підставі яких документів вона обліковується, а також із зазначенням винних осіб у пропущені термінів позовної давності.

Дебіторська заборгованість, щодо якої термін позовної давності минув, списується за рішенням керівника установи на зміни результатів виконання кошторису доходів та видатків за звітний рік. Але списання боргу внаслідок неплатоспроможності боржника не є підставою для скасування заборгованості. Таку заборгованість слід відображати поза балансом на рахунку 07 «Списані активи та зобов'язання» не менше п'яти років з часу списання для вистежування можливості її стягнення у разі змін майнового стану неплатоспроможних дебіторів.

Списання кредиторської заборгованості, щодо якої минув термін позовної давності, здійснюють відповідно до «Порядку списання кредиторської заборгованості бюджетних установ, строк позовної давності якої минув», затвердженою наказом ДКУ від 08.05.2001 р. >й 73. Згідно з ним Порядком, бюджетні установи здійснюють щоквартально списання кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув. Для цього наказом керівника установи має бути створена постійно діюча інвентаризаційна комісія, яка щоквартально проводить інвентаризацію розрахунків з метою виявлення кредиторської заборгованості з пропущеним строком позовної давності, що е. безнадійною для погашення. За результатами інвентаризації розрахунків комісія складає акт у довільній формі, який затверджує керівник установи.

Акт інвентаризації кредиторської заборгованості, що виникла з розрахунків за загальним або спеціальним фондами бюджету (крім власних надходжень), щодо якої минув термін позовної давності і яка є безнадійною до погашення, передасться вищому органові за відомчого підпорядкованістю для прийняття рішення про доцільність списання. Установа вищого рівня розглядає подані акти і у випадку прийняття позитивного рішення видає наказ про списання з обліку підвідомчої бюджетної установи відповідної заборгованості.

Списання кредиторської заборгованості, що виникла з розрахунків за власними надходженнями, оформляється аналогічно, але наказ про її списання видає сам керівник бюджетної установи. Одночасно інформація про списання такої заборгованості доводиться до відома установи вищого рівня.

У бухгалтерському обліку списання кредиторської заборгованості зараховується на результати виконання кошторису доходів і видатків (табл. 4.6).

Таблиця 4.6. Відображення в обліку операцій списання заборгованості, щодо якої минув строк позовної давності

Зміст господарської операції	Кореспондуючі субрахунки
	Дт	Кт
1. Списання дебіторської заборгованості після закінчення терміну позовної давності	431,432	363, 364
2. Списання кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув	675	431,432
3. Списання депонентської заборгованості після закінчення терміну позовної давності	671	431,432

ПИТАННЯ ДЛЯ САМОПЕРЕВІРКИ

1. Назвіть види платежів у бюджет, які сплачують бюджетні установи, та поясніть порядок їх визначення.

2. Особливості оплати витрат на відрядження та їх обліку в бюджетних установах.

3. Облік підзвітних сум і розрахунків у підзвітними особами в бюджетних установах.

4. Порядок визначення сум відшкодування за відсутні (знищені, зіпсовані) цінності та їх відображення в обліку.

5. Організація та облік розрахунків у порядку планових платежів.

6. Дайте характеристику зобов'язань та фінансових зобов'язань розпорядників коштів, розкрийте порядок їх обліку.

7. Як проводиться інвентаризація стану розрахунків та списуються суми простроченої заборгованості?

Розділ 5. Облік необоротних активів

5.1 Поняття, класифікація та оцінка основних засобів бюджетних

установ

Основні засоби бюджетної установи -- це матеріальні цінності, які використовуються у діяльності установи протягом періоду, що перевищує один рік, і вартість яких поступово зменшується у зв'язку з фізичним та моральним зносом. До основних засобів належать будинки, споруди, передавальні пристрої, робочі, силові машини та обладнання, вимірювальні і регулювальні прилади та пристрої, обчислювальна техніка, транспортні засоби, інструмент, виробничий і господарський інвентар, робоча та продуктивна худоба, багаторічні насадження, бібліотечні фонди, музейні цінності (крім музейних експонатів), експонати тваринного світу, документація з типового проектування та ін. До основних засобів зараховують земельні ділянки, що на правах власності належать даній установі, і капітальні вкладення на покращання земель з метою їх сільськогосподарського використання (меліоративні, осушувальні, іригаційні та інші роботи), а також капітальні вкладення у багаторічні насадження, незалежно від ступеня готовності їх до експлуатації.

Крім того, до основних засобів під загальною назвою «Інші необоротні матеріальні активи» віднесено також білизну, постільні речі, одяг та взуття (у тому числі спеціальні та спортивні) у закладах охорони здоров'я, освіти, соціального забезпечення тощо, а також тимчасові нетитульні споруди, прилади і пристрої, витрати на зведення яких включають до собівартості будівельно-монтажних робіт і які за раніше діючою методикою належали до оборотних активів.

До основних засобів належать також (незалежно від вартості) сільськогосподарські машини та знаряддя, будівельний механізований інструмент, усі види засобів пересування, призначені для переміщення людей і вантажів, сценІчно-постановочні засоби вартістю за одиницю понад 10 гри (декорації, меблі і реквізити, бутафорія, театральні і національні костюми, головні убори, білизна, взуття, перуки), службові собаки, декоративні та піддослідні тварини, навчальні кінофільми, магнітні диски, касети, усі види спортивного транспорту тощо. Керівництво установи маг право самостійно вирішувати питання, які із засобів віднести до необоротних та щорічно нараховувати їх знос, а які -- до малоцінних та швидкозношуваних предметів і списувати їх лише після закінчення терміну доцільного використання {враховуючи, звичайно, розрахунковий термін їх корисного використання). Але і в тому, і в іншому випадку необхідно забезпечити належний контроль за збереженням та раціональним використанням них засобів.

Основні засоби бюджетних установ класифікують за такими ознаками:

1)за характером участі у процесі відтворення:

--виробничі, тобто задіяні у сфері матеріального виробництва (засоби підсобного сільського господарства, виробничої майстерні тощо);

--невиробничі (засоби освіти, культури, охорони здоров'я тощо);

2)за належністю:

--власні)

--орендовані;

3)за призначенням і характером виконуваних функцій:

земельні ділянки;

капітальні вкладення на поліпшення земель;

будівлі;

споруди;

передавальні пристрої;

машини і обладнання;

транспортні засоби;

інструменти;

виробничий інвентар і приладдя;

господарський інвентар;

робоча худоба;

продуктивна худоба:

багаторічні насадження;

бібліотечні фонди;

музейні цінності;

експонати зоопарків, виставок;

інші основні засоби.

Необоротні активи відображаються у бухгалтерському обліку та звітності за первинного (історичною) вартістю, тобто за фактичними витратами на їх придбання, спорудження або виготовлення. Іншими словами, первинна вартість -- це сума грошових коштів і їх еквівалентів та інших форм компенсації, наданих у момент одержання активу. Об'єкти (предмети), первинна вартість яких змінювалась внаслідок проведених переоцінок, індексацій тощо, обліковуються за відновлювальною (поточною) вартістю. Під останньою розуміють суму грошових коштів і їх еквівалентів та інших компенсацій, яку необхідно було б надати для придбання (створення) такого ж або аналогічного активу на поточний момент (на дату проведення оцінки або складання звітності). Зміна первинної вартості об'єктів основних засобів можлива також у випадках їх добудови, дообладнання, реконструкції та часткової ліквідації відповідних об'єктів.

Облік усіх основних засобів у бюджетних установах, за винятком бібліотечних фондів, ведеться у повних гривнях, без копійок. Сума копійок, сплачених за придбані основні засоби, зараховується зразу ж на видатки установи. Витрата на капітальний ремонт на збільшення вартості основних засобів не зараховуються, а списуються на видатки установи за рахунок відповідних асигнувань. Суми податку на додану вартість (ПДВ), які сплачуються при отриманні (купівлі) основних засобів, також не враховуються до вартості основних засобів і відносяться на статтю видатків па придбання цих засобів.

Основні засоби, отримані безоплатно у встановленому законом порядку, відображаються в обліку за балансовою вартістю. При цьому що до основних засобів, які були у використанні, обов'язково зазначається сума нарахованого зносу. Основні засоби, отримані безоплатно але гуманітарна допомога, оцінюються за ринковими вільними цінами на аналогічні види. Одночасно визначається і вказується процент їх зносу.

Необхідно звернути увагу на те, що вартість витрат на перевезення придбаних або одержаних безоплатно основних засобів (у тому числі власним транспортом), встановлення, державну реєстрацію, страхові платежі при їх транспортуванні також не зараховують до вартості цих засобів, а списують безпосередньо за рахунок відповідної статті кошторису видатків на утримання установи. _ Книги, посібники та інші видання, що входять до фонду бібліотек, обліковуються за номінальними цінами, включаючи вартість початкових палітурних робіт, незалежно від вартості окремих екземплярів книг. Витрати на ремонт і реставрацію книг, у тому числі на повторні палітурні роботи, на збільшення вартості книг не зараховують і списують на видатки за кошторисом установи.

Таким чином, у загальному підсумку можна сказати, що основні засоби бюджетних установ оцінюються в основному «а первісною купівельною вартісні.

5.2 Документальне оформлення руху основних засобів та інших

необоротних активів

Для того, щоб своєчасно і повністю маги правдиві дані про стан і ефективність використання основних засоби) та інших необоротних активів, необхідно правильно організувати їх облік. В установах невиробничої сфери перед бухгалтерським обліком необоротних активів постають такі завдання:

-- забезпечити контроль за наявністю і збереженням основних засобів та інших необоротних активів;

-правильно, повністю і своєчасно оформляти первинними документами та відображати в обліку операції руху необоротних активів, їх зносу, ремонту, реставрації і модернізації;

--забезпечити правильну, об'єктивну оцінку основних засобів та інших необоротних активів у поточному обліку, заключному балансі і звітності;

--поточне і своєчасне визначення суми зносу основних засобів та їх відображення в обліку і звітності;

--своєчасне і якісне проведення інвентаризації необоротних активів, правильне оформлення її результатів та їх відображення в обліку і звітності;

--контроль за виконанням планів поточного і капітального ремонтів основних засобів, за дотриманням кошторисів витрат на ремонти та їх відображення в обліку;

контроль за ефективним використанням приміщень, машин, обладнання, транспортних засобів, виробничого і господарського інвентар тощо; своєчасне виявлення надлишкових та непотрібних установі необоротних активів :! метою їх реалізації або передачі іншим організаціям;

правильне оформлення і відображення в обліку вибуття основних засобів та інших необоротних активів, визначення результатів їх списання (реалізації), повне оприбуткування одержаних від ліквідації цих активів матеріалів та грошових коштів і їх віднесення за призначенням.

Для раціональної організації обліку основних засобів та інших необоротних активів перш за все необхідно забезпечити своєчасне і правильне оформлення первинних документів на всі операції їх надходження в установу, використання, внутрішнього переміщення, ремонт, знос, вибуття або списання. Вимоїн до документального оформлення господарських операцій на підприємствах усіх галузей народного господарства України регламентуються «Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку», затвердженим Міністерством фінансів України 24травня 1995 р. № 88 з подальшими змінами і доповненнями.

Документи (у перекладі з латинської -- доказ, свідоцтво) є основою організації облікового процесу в бюджетних організаціях. Вони стверджують факт здійснення господарських операцій і е підставою для записів у регістри бухгалтерського обліку. Без правильно складеного і відповідним чином оформленого первинного документа не може бути здійснено жодного запису в бухгалтерському обліку.

Документи складаються з окремих показників, які називають реквізитами (з латинської-- необхідне). Сукупність реквізитів визначає зміст документа, а їх розміщення -- його форму. Щоб документ відповідав своєму призначенню, його необхідно скласти відповідно до форми, прийнятої для даної категорії документів. Від повноти і якості оформлення документів залежить їх доказова (юридична) сила, адже вони к свідченням, доказом, підтвердженням реальності конкретних господарських явищ, фактів, подій.

Усі реквізити первинних документів поділяються на обов'язкові та необов'язкові. Згідно із Законом «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996- XIV до обов'язкових реквізитів належать: назва документа (форми); дата і місце його складання; назва підприємства, від імені якого складено документ; зміст і обсяг господарської операції та одиниці її вимірювання; посади осіб, відповідальних за здійснення операції та правильність її оформлення; особисті підписи або інші дані, що дозволяють ідентифікувати осіб, які брали участь у здійсненні господарської операції та її оформленні.

Первинні документи повинні складатися у момент здійснення операції, а якщо таке неможливо, то негайно після й завершення. За достовірність даних, що становлять зміст документа, та якість його складання відповідальність покладається на посадових осіб, які підписали документ. У документах не повинно бути незастережних виправлень, підчисток, помарок. Усі числа повинні бути написані чітко, розбірливо. Зміст операції треба наводити лаконічно і конкретно, запобігаючи можливості подвійного розуміння. Усі необхідні реквізити документа повинні бути заповнені, а відсутні показники -- прокреслені. Складені документи необхідно своєчасно (відповідно до графіка документообігу) передавати до бухгалтерії для їх опрацювання, використання в оперативному управлінні та поточному обліку і для складання звітності. Опрацьовані документи підлягають зберіганню в поточному архіві бухгалтерії не менше трьох років, після чого можуть бути ліквідовані (І дотриманням установлених вимог).

Для обліку руху необоротних активів використовується порівняно невелика кількість первинних документів. Це, її першу чергу, документи з обліку основних засобів, передбачені «Інструкцією зі складання типових форм з обліку та списання основних засобів, що належать установам і організаціям, які утримуються за рахунок державного або місцевих бюджетів», затвердженою ГУ ДКУ та ДКСУ 02.12.1997 р. № 125/70, а також документи типових міжвідомчих форм з обліку розрахункових операцій та матеріальних цінностей (рахунки-фактури, накладні, акти тощо). В окремих випадках застосовують документи довільної форми.

З первинних документів, що застосовуються бюджетними організаціями для обліку основних засобів, найбільш поширені такі: - ф. № 03-1 (бюджет) «Акт приймання - передавання основних засобів» складається на кожний окремий об'єкт основних засобів, який надходить шляхом придбання або безоплатної передачі від інших організацій. На об'єкт, що раніше був у використанні, робиться запис про суму зносу. Акт складається у двох примірниках (один -- для установи, яка здає; другий -- для установи, яка приймає засоби) комісією, створеною за наказом керівника установи. Акт затверджує керівник установи. Акт складається, як правило, на кожен об'єкт зокрема, складання загального акта на прийняття декількох об'єктів основних засобів дозволяється ліпне при обліку господарського інвентарю, інструментів, обладнання та інших однотипних об'єктів, які маніть однакову вартість і прийняті одночасно під відповідальність однієї й тієї ж особи;

-- ф. № 03-2 (бюджет) «Акт приймання-здавання відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів» застосовується для приймання-з давання основних засобів після капітального ремонту, реконструкції чи модернізації. Складається у двох примірниках і підтісується представником установи, уповноваженим на приймання основних засобів після ремонту, та представником підприємства (організації), що виконувало їх ремонт, реконструкцію чи модернізацію. В акті вказується кошторисна та фактична вартість виконаних робіт з ремонту (реконструкції, модернізації). Перший примірник акту здасться в бухгалтерію установи, а другий -- підприємству, яке виконувало ремонт;

--ф. № 03-3 (бюджет) «Акт про списання основних засобів» застосовують для оформлення вибуття окремих інвентарних об'єктів, предметів основних засобів у разі повної або часткової їх ліквідації. Акт складається у двох примірниках постійно діючою комісією, призначеною керівником установи, і затверджується у встановленому порядку. Витрати на ліквідацію об'єктів основних засобів та вартість матеріальних цінностей, які надійшли від розбирання будівель і споруд, демонтажу обладнання та інших основних засобів, показують в акті у розділі «Розрахунок результатів списання об'єкта». Перший примірник акта передається в бухгалтерію, другий -- залишається у матеріально відповідальної особи і с підставою для здачі на склад металобрухту, запчастин та матеріалів, які одержані при ліквідації об'єкта основних засобів;

- ф. № 03-4 (бюджет) «Акт про списання автотранспортних засобів» застосовують для оформлення вибуття транспортних засобів внаслідок їх зносу, морального старіння, знищення в результаті аварії, стихійного лиха тощо. Акт складається членами постійно діючої комісії у двох примірниках. В акті вказують найменування транспортного засобу, який підлягає списанню, причини списання, первісну вартість, термін фактичного використання, кількість і вартість капітальних ремонтів, пов'язані з його ліквідацією витрати й отримані матеріальні цінності;

ф. № 03-5 (бюджет) «Акт про списання з балансу бюджетних установ і організацій вилученої з бібліотеки літератури» складається у двох примірниках на підставі опису та загальних списків книг, що підлягають вилученню з бібліотек. Опис робиться під час чергового перегляду (або інвентаризації) книжкових фондів і виявлення застарілих видань. Окремо складається опис на зношену літературу (порвані книги, загублені сторінки, які не підтягають відновленню). Списання літератури з балансу установи проводиться на підставі затвердженого розпорядником коштів акта і квитанції про здачу її в макулатуру;

ф. № 03-12 (бюджет) «Відомість нарахування зносу на основні засоби» застосовується для обрахування суми зносу основних засобів за повний календарний рік (незалежно від того, в якому місяці звітного року вони придбані або ліквідовані) за нормами зносу, визначеними відповідно до діючого законодавства. Сума нарахованого зносу не може перевищувати 100% первісної (відновної) вартості основних засобів.

Крім перелічених, типових форм первинних документів, у практиці облікової роботи бюджетних установ можуть застосовуватися й документи довільної форми, але вони повинні відповідати вимогам, що ставляться до бухгалтерських документів.

Так, надходження на склад обладнання до установки оформлюється (поряд із супровідними документами) «Актом про приймання обладнання», в якому вказують його найменування, тип, марку, кількість одиниць, виявлені дефекти. Акт складає приймальна комісія у двох примірниках.

Передачу обладнання будівельно-монтажній організації оформлюють «Актом приймання-передавання обладнання для монтажу». Акт підписують представники замовника і монтажної організації, а також матеріально відповідальні особи (та, що передала, і та, що прийняла обладнання під свою відповідальність).

На дефекти, виявлені у процесі ревізії, монтажу або випробування обладнання, складають «Акт про виявлені дефекти обладнання», в якому вказують виявлені дефекти з кожного найменування обладнання та заходи або роботи, необхідні для усунення цих дефектів.

Видача основних засобів зі складу або інше їх переміщення в межах установи може оформлятися накладною (вимогою) або ж актом довільної форми, які затверджуються керівником установи. Накладну виписують у двох примірниках: перший передають у бухгалтерію для запису в облікові регістри, а другий залишається у матеріально відповідальної особи, яка передає засоби, для запису про вибуття об'єкта в інвентарному списку за місцем зберігання (або у регістрах складського обліку).

Для обліку малоцінних необоротних матеріальних активів, білизни, постільних речей, одягу та взуття застосовують ті ж форми первинних документів, що й для обліку малодійних та швидкозношуваних предметів. Типові форми цих документів затверджено МСУ 22.05.1996р.; вони використовуються в усіх галузях народного господарства, в тому числі і в бюджетних установах. Серед них найбільш поширені такі:

ф. № МШ -4 «Акт на вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів» застосовується для оформлення поломки та втрати МШП ч вини робітника, складається у двох примірниках, один з яких передається до бухгалтерії для розрахунку суми, що підлягає стягненню з винуватця втрати, поломки чи псування цінностей. Другий примірник акта залишається у місці використання МШП і потім додається до-акта на їх списання;

- ф. № МШ-6 «Особова картка обліку спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв» використовується для обліку засобів, що видаються працівникам для індивідуального користування. Облік чергового спецодягу і спецвзуття колективного використання, виданого працівникам тільки на час виконання робіт, для яких вони передбачені, ведеться у спеціальній картці ф. № МШ-6 з поміткою «Чергова». Такі предмети повинні зберігатися у коморі і видаватися під відповідальність майстра або робітників, перелік яких затверджується керівником установи;

-- ф. № МШ-7 «Відомість обліку видачі (повернення) спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв» застосовується для обліку виданого або поверненого на склад спецодягу та спецвзуття робітниками підприємства. У відомості обов'язково вказують дату надходження кожного предмета в експлуатацію та нормативний строк його використання;

- ф. № МШ-8 «Акт на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів» застосовується для оформлення списання морально застарілих, зношених і непридатних для подальшого використання засобів та здавання їх у комору для утилізації. Акт складає комісія, призначена керівником установи, па підставі разових актів на вибуття МШП (ф. № МШ-4).

Документами, що є. підставою для оприбутковування нематеріальних активів, можуть бути: рахунки-фактур й, платіжні доручення, акти, довідки, посвідчення, угоди тощо. Для списання нематеріальних активів, що вибувають з експлуатації за непридатністю, складають акт довільної форми.

Усі документи, якими оформляється рух необоротних активів, повинні складатися відповідно до вимог «Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку», своєчасно затверджуватися керівником установи і передаватися до бухгалтерії дія відображення в облікових регістрах і звітності.

5.3 Синтетичний облік надходження та оприбуткування основних

засобів

У процесі здійснення статутної діяльності в установах невиробничої сфери постійно відбуваються господарські операції щодо надходження й оприбуткування основних засобів та інших необоротних матеріальних активів. Основні засоби в установу надходять внаслідок їх придбання, будівництва за рахунок бюджетних асигнувань, безоплатного одержання (від інших установ за розпорядженням вищих керівних органів, від спонсорів, як гуманітарна допомога), виготовлення у власних майстернях, вирощування тварин у власному господарстві, вирощування багаторічних насаджень, оприбуткування надлишків, виявлених при проведенні інвентаризації, не повністю використаних засобів при виконанні госпдоговірних науково-дослідних робіт і залишених замовником у користування установі, тощо.

У більшості випадків надходження складних і дорогоцінних основних засобів оформлюють «Актом приймання-пер є давання основних засобів» т. ф. № 03-1 (бюджет). Ті ж предмети, справність і придатність до експлуатації яких легко визначається і не потре-бук висновків спеціальної комісії, які не містять дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння і вартість яких порівняно невелика, а кількість значна (наприклад, господарський інвентар, нескладний інструмент, бібліотечні фонди і т. ін.), оприбутковують на підставі супровідних документів постачальника (рахунка-фактури, товарно-транспортної накладної тощо), на яких робиться відмітка матеріально відповідальної особи про взяття їх на облік за місцем використання.

Для оприбуткування і синтетичного обліку основних засобів «Планом рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ» передбачено рахунки 10 «Основні засоби» та 11 «Інші необоротні матеріальні активи». Необхідність застосування двох рахунків для них цілей зумовлена великою різноманітністю, різним призначенням та вартістю таких засобів.

Рахунок 10 «Основні засоби» поділяється на такі субрахунки:

«Земельні ділянки»;

«Капітальні витрати на поліпшення земель»;

«Будинки та споруди»;

«Машини та обладнання»;

«Транспортні засоби»;

«Інструменти, прилади та інвентар»;

«Робочі і продуктивні тварини»;

«Багаторічні насадження»;

«Інші основні засоби».

Рахунок 11 «Інші необоротні матеріальні активи» у своєму складі має такі субрахунки:

111 «Музейні цінності, експонати зоопарків, виставок»;

112 «Бібліотечні фонди»;

113«Малоцінні необоротні матеріальні активи»;

«Білизна, постільні речі, одяг та взуття»;

«Тимчасові нетитульні споруди»;

«Природні ресурси»;

«Інвентарна тара»;

«Матеріали довготривалого використання для наукових цілей»;

119«Необоротні матеріальні активи спеціального призначення».

Зупинимося детальніше на характеристиці наведених субрахунків.

На субрахунку 101 «Земельні ділянки» обліковується земля, яка згідно з чинним законодавством придбана або надана установі для користування, у тому числі здана в оренду.

На субрахунку 102 «Капітальні витратиш поліпшення земель» обліковують витрати неінвентарного характеру, тобто витрати, не пов'язані з будівництвом споруд, на покращання земельних ділянок для сільськогосподарського призначення, які проводяться за рахунок капітальних вкладень (планування земельних ділянок, корчування площ під ріллю, очищення полів від каменів і валунів, зрізання купин, розчищення чагарників, очищення водойм тощо).

На субрахунку 103 «Будинки та споруди» обліковують такі підгрупи засобів:

будинки виробничо-господарського призначення;

будинки, призначені для проживання;

3)споруди.

На субрахунку 104 «Машини та обладнання» обліковують:

силові машини та обладнання, машини-генератори, то виробляють теплову й електричну енергію, і машини -двигуни, що перетворюють різного роду енергію (енергій) води, вітру, теплову, електричну енергію та ін.) в механічну, тобто в енергію руху;

робочі машини та обладнання, машини, апарати та їх обладнання, то призначені для механічного, термічного й хімічного впливу на предмети праці в процесі створення продукту чи послуг виробничого характеру та переміщення предметів праці у виробничому процесі за допомогою механічних двигунів, сили людини і тварин;

вимірювальні прилади: дозатори, амперметри, барометри, ватметри, водоміри, вакуумметри, вапориметри, вольтметри, висотоміри, гальванометри, геодезичні прилади, гігроскопи, індикатори, компаси, манометри, хронометри, спеціальні ваги, мірники, касові апарати та ін.;

регулювальні прилади та пристрої -- киснево-дихальні прилади, регулювальні, електричні, пневматичні та гідравлічні пристрої, пульти автоматичного управління, апаратура централізації та блокування, лінійні пристрої диспетчерського контролю та ін.;

лабораторне обладнання -- пірометри, регулятори, калориметри, прилади дня визначення пологи, перегінні куби, лабораторні копри, прилади для випробування на газопроникність, мікроскопи, термостати, стабілізатори, витяжні шафи та ін.;

обчислювальна техніка -- електронно-обчислювальні, керуючі та аналогові машини, цифрові обчислювальні машини та пристрої;

медичне обладнання -- зуболікувальні крісла, операційні столи, ліжка зі спеціальним обладнанням, спеціальне дезинфекційне та дезинсекційне обладнання, обладнання молочних кухонь та молочних станцій, станцій переливання крові та ін.;

комп'ютерна техніка та комплектуючі -- комп'ютери, монітори, периферійне і сітьове обладнання комп'ютера;

інші машини та обладнання -- обладнання стадіонів, спортмайданчиків та спортивних приміщень (у тому числі спортивні снаряди), обладнання кабінетів і майстерень в учбових закладах, кіноапаратура, освітлювальна апаратура, обладнання сцен, музичні інструменти, телевізори, радіоапаратура, спеціальне обладнання науково-дослідних та інших установ, які займаються науковою працею, обладнання АТС, телефони, факси, копіювальна техніка, пожежні машини на автомобільному та кінному ходу, пожежні автоцистерни, механічні пожежні драбини, пральні та швейні машини, холодильники, пилососи та ін.

На субрахунку 105 «Транспортні засоби» обліковують усі види засобів пересування, які призначені для переміщення людей і вантажів незалежно від вартості з виділенням окремих підгруп:

1)рухомий склад залізничного, водного, автомобільного транспорту (електровози, тепловози, паровози, мотовози, мотодрезини, вагони, платформи, цистерни, теплоходи, пароплави, дизель-електроходи, буксири, баржі, барки, човни та судна службово-допоміжні, рятувальні, пристані плавучі, судна парусні, автомобілі вантажні та легкові, причепи, автосамоскиди, автоцистерни, автобуси, трактори-тягачі та ін.);