Основи обліку в бюджетних організаціях

Размещено на http://www.allbest.ru/

В.Я. Плаксієнко, доктор економічних наук, професор;

В.О. Гуня, кандидат економічних наук, професор.

П.Й. Атамас. Основи обліку в бюджетних організаціях: Навчальний посібник.-- Центр навчальної літератури, 2003,-- 284 с.

І5ВК 966-8253-49-3

Відповідно до програми дисципліни розглядаються проблеми організації та методики обліку основних господарських операцій з виконання кошторису доходів і видатків бюджетних установ, наводиться характеристика нового плану рахунків, форм облікових регістрів і балансу, порядок закриття рахунків і визначення результатів виконання кошторису. Розглядається облік фінансування, грошових коштів, доходів і видатків загального та спеціального фондів, необоротних активів, .запасів, розрахунків і .зобов'язань. Окремий розділ присвячено характеристиці звітності бюджетних установ та порядку її складання і подання.

Враховано всі зміни в обліку станом на 1 липня 2003 р.

Розраховано на студентів спеціальності Облік і аудит», може бути корисним бухгалтерам бюджетних установ і організацій.

ББК 65.1152

© П.Й. Атамас. 2003

С¹ Дніпропетровський університет економіки та права. 2003 © Центр навчальної літератури. 2003

облік бюджетний рахунок баланс

ЗМІСТ

Передмова

Розділ 1. Основи організації бухгалтерського обліку в бюджетних

установах

1.1 Роль і завдання бухгалтерського обліку в управлінні бюджетними установами та особливості його організації

1.2 Бюджетна система України та організація обліку виконання бюджету

1.3 Історія розвитку бюджетного обліку

1.4 Бюджетна класифікація: будова, роль і призначення видатків

1.5 Кошториси доходів і видатків бюджетних установ

1.6 План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ

1.7 Форми бухгалтерського обліку та облікові регістри в бюджетних установах

1.8 Бухгалтерський баланс бюджетної установи

Питання для самоперевірки

Розділ 2. Облік фінансування, грошових коштів, доходів і видатків загального фонду

2.1 Основні принципи і методи фінансування бюджетних установ

2.2 Облік фінансування за відомчою структурою

2.3 Обпік фінансування через органи Державного казначейства

2.4 Облік операцій на поточних (бюджетних) рахунках у банках та реєстраційних рахунках в органах Державного казначейства

2.5 Облік касових і фактичних видатків

2.6 Облік касових операцій

2.7 Облік операцій з іноземною валютою

2.8.Облік інших грошових коштів

Питання для самоперевірки

Розділ 3. Облік розрахунків з оплати праці, соціального страхування і стипендій

3.1 Організація і завдання обліку¹ праці та заробітної плати в бюджетних у станових

3.2 Облік чисельності та складу працівників і використання робочого часу

3.3 Документальне оформлення і порядок нарахування зарплати, різних доплат і надбавок та виплат з розрахунку середньої зарплати

3.4 Відрахування із зарплати. Порядок оформлення та аналітичного обліку розрахунків з працівниками з оплати праці

3.5 Синтетичний облік зарплати і пов'язаних з нею розрахунків

3.6 Облік розрахунків за стипендіями

Питання для самоперевірки

Розділ 4. Облік розрахунків з бюджетом та різними дебіторами і кредиторами

4.1 Оподаткування бюджетних установ та облік розрахунків за платежами в бюджет

4.2 Облік розрахунків з підзвітними особами

4.3 Облік розрахунків з відшкодування завданих збитків

4.4 Облік розрахунків у порядку планових платежів

4.5 Облік розрахунків з іншими дебіторами і кредиторами

4.6 Облік зобов'язань розпорядників бюджетних коштів

4.7 Інвентаризація розрахунків та порядок списання простроченої заборгованості

Питання для самоперевірки

Розділ 5. Облік необоротних активів

5.1 Поняття, класифікація та оцінка основних засобів бюджетних установ

5.2 Документальне оформлення руху основних засобів та інших необоротних активів

5.3 Синтетичний облік надходження та оприбуткування основних засобів

5.4 Аналітичний та інвентарний облік основних засобів

5.5 Облік зносу основних засобів

5.6 Облік ремонту і модернізації основних засобів

5.7 Облік вибуття і списання основних засобів

5.8 Облік нематеріальних активів

5.9 Інвентаризація основних засобів та інших необоротних матеріальних активів

Питання для самоперевірки

Розділ 6. Облік матеріалів, продуктів харчування, медикаментів та малоцінних і швидкозношуваних предметів

6.1 Поняття, класифікація та оцінка матеріальних цінностей бюджетних установ

6.2 Завдання та організація обліку матеріальних цінностей

6.3 Документальне оформлення надходження та вибуття матеріалів

6.4 Облік матеріалів за місцем їх надходження та зберігання (складський облік)

6.5 Аналітичний облік матеріалів у бухгалтерії

6.6 Синтетичний облік виробничих запасів і господарських матеріалів

6.7 Особливості обліку медикаментів і перев'язувальних засобів

6.8 Облік продуктів харчування у медичних закладах

6.9 Облік тварин на вирощу ванні і відгодівлі

6.10 Облік малоцінних та швидкозношуваних предметів

6.11 Інвентаризація матеріальних запасів та відображення в обліку її результатів

Питання для самоперевірки

Розділ 7. Облік доходів і видатків спеціального фонду

7.1 Склад, класифікація і завдання обліку коштів спеціального фонду

7.2 Облік спеціальних коштів

7.3 Облік сум за дорученнями

7.4 Облік інших власних надходжень та інших доходів бюджетних установ

7.5 Облік депозитних сум

7.6 Облік витрат і доходів виробничих (навчальних) майстерень

7.7 Облік підсобних (навчальних) сільських господарств

7.8 Облік науково-дослідних робіт за господарськими договорами та розрахунків із замовниками

Питання для самоперевірки

Розділ 8. Звітність бюджетних установ

8.1 Склад бухгалтерської звітності бюджетних установ та її регламентація

8.2 Податкова і соціальна звітність бюджетних установ

8.3 Статистична звітність

8.4 Закриття рахунків, порядок складання і подання річної бухгалтерської звітності

Питання для самоперевірки

Література

Додаток

ПЕРЕДМОВА

Бухгалтерський облік виконання кошторису доходів і видатків бюджетних установ суттєво відрізняється від обліку господарської діяльності підприємств виробничої сфери, що зумовлено самою специфікою їх діяльності: вони працюють не заради отримання прибутку, а для задоволення соціальних, культурних та інших потреб суспільства. Діяльність цих установ фінансується за рахунок коштів державного та місцевих бюджетів, які надаються їм безповоротно. У бюджетній сфері практично відсутні госпрозрахункові відносини, не обчислюється собівартість послуг, які надаються у більшості випадків безкоштовно. Бюджетні установи не мають статутного капіталу, а всі їхні активи с державною власністю. До бюджетної сфери належать установи різних галузей і видів діяльності, що зумовлює необхідність враховувати специфіку їхньої діяльності (освіта, охорона здоров'я, культура, наука, управління тощо). Починаючи з 2000 р. в бюджетній сфері відбулися значні зміни щодо організації обліку: впроваджено облік за новим планом рахунків, удосконалено облікові регістри та форми звітності, змінено порядок закриття рахунків та складання звітності і т. ін. Все це зумовлює необхідність спеціальної підготовки фахівців з обліку в бюджетних установах.

Курс «Основи обліку в бюджетних організаціях» студенти економічного факультету вивчають після засвоєння матеріалу таких дисциплін, як: «Теорія бухгалтерського обліку», «Фінансовий облік», «Управлінський облік» та «Облік зовнішньоекономічної діяльності», тому в цьому посібнику не розкидаються загальні питання організації бухгалтерського обліку і не пояснюється значення окремих бухгалтерських термінів та понять.

Посібник підготовлено з використанням значної кількості літературних джерел і нормативних документів, на які є посилання в тексті і які включено до списку літератури У посібнику враховані всі зміни в обліку станом на 1 липня 2003 р.

Видання посібника присвячується 10-річчю Дніпропетровського університету економіки та права.

Автор висловлює щиру вдячність професорам ВЛ. Плаксієнку та В.О. Гуні за цінні зауваження і поради, зроблені при рецензуванні посібника, а також співробітникам Дніпропетровського університету економіки та права за допомогу при його підготовці до видання.

Розділ 1. Основи організації бухгалтерського обліку в бюджетних

установах

1.1 Роль і завдання бухгалтерського обліку в управлінні бюджетними

установами та особливості його організації

До бюджетних належать організації, основна діяльність яких повністю або частково фінансується за рахунок коштів бюджету на підставі кошторису доходів і видатків. Належність організацій до бюджетних визначається їхнім статутом, установчими документами, відповідними фінансовими органами. Це школи, дитячі садки, вищі та середні спеціальні навчальні заклади, науково-дослідні установи, установи охорони здоров'я, соціального забезпечення, фізкультури, культури і мистецтва, оборони, державної влади та управління, юридичних установ і багато інших. Загальна кількість бюджетних установ в Україні становить близько 100 тисяч, з яких: 22 тисячі загальноосвітніх шкіл, 24 тисячі постійних дошкільних закладів, близько 24 тисяч закладів культури клубного тішу, 225 музеїв, близько 4 тисяч лікарень і т. ін. У Дніпропетровській області бюджетних установ понад 6 тисяч, у тому числі: 2320 накладів освіти, 1370 -- культури, 950 -- охорони здоров'я, 1388-- соціального захисту населення та ін.

Особливості бухгалтерського обліку в установах невиробничої сфери визначаються законодавством про бюджетний устрій і бюджетний процес в Україні, інструкціями з бухгалтерського обліку в установах і організаціях, що фінансуються з державного і місцевих бюджетів, іншими нормативними документами Міністерства фінансів України (МФУ) та Державного казначейства України (ДКУ).

До специфічних особливостей бюджетного обліку необхідно віднести:

контроль виконання кошторису видатків;

роздільний облік касових і фактичних видатків;

організацію обліку в розрізі статей бюджетної класифікації;

сувору відповідність обліку і звітності вимогам нормативних документів;

галузеву специфіку обліку в установах культури, науки, освіти, охорони здоров'я, управління, оборони і т. ін.

Збереження і розвиток установ бюджетної сфери вимагають підвищення віддачі фінансових, матеріальних і трудових ресурсів, що використовуються в цих установах, більш тісного зв'язку виділених з бюджету коштів з результатами їх використання. У той же час, враховуючи напруженість бюджету, для зменшення дефіциту коштів дія утримання бюджетних установ необхідно активніше запроваджувати комерційні відносини в системі бюджетних установ (в розумних межах). Поєднання бюджетного фінансування і комерційної діяльності сприяє більш раціональному використанню не лише бюджетних асигнувань, але й коштів інших джерел фінансування, що надходять на потреби установ невиробничої сфери. За допомогою коштів, отриманих від комерційної діяльності, з'являється можливість покращити якісні показники роботи цих установ, оптимізувати норми витрат, удосконалити систему оплати праці працівників невиробничої сфери, зміцнити матеріальну базу бюджетних установ, розширити сферу їхньої діяльності. З цією метою бюджетні установи поряд з основною діяльністю можуть займатися і підприємницькою (комерційною, бізнесовою) діяльністю у дозволених законодавством межах.

З метою залучення додаткових фінансових коштів для розвитку галузей невиробничої сфери держава передбачила цілу систему податкових пільг юридичним і фізичним особам (у т. ч. іноземним), що вкладають кошти у розвиток названих установ. Це ще одне з додаткових джерел фінансування діяльності невиробничої сфери.

Важлива роль у втіленні в життя цих заходів належить раціональній організації бухгалтерського обліку, звітності та аналізу господарської діяльності установ бюджетної сфери. Контрольні функції обліку мають бути безпосередньо пов'язані з усією обліковою роботою -- оформленням, прийманням і обробкою документів. Контроль повинен передбачати в першу чергу порядок перевірки:

- виконання постанов, розпоряджень і вказівок державних органів і вищих організацій;

- дотримання встановлених нормативів витрат;

- дотримання строків платежів;

- правильності і своєчасності приймання і відпуску товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ);

- правильності витрачання фонду оплати праці (ФОП), дотримання установлених штатів, посадових окладів, кошторисів витрат;

- збереження майна, ТМЦ, грошових коштів у місцях їх зберігання та використання;

- правильності здійснюваних під час обліку розрахунків.

У вказаних напрямках необхідно здійснювати попередній, поточний і подальший контроль. Бухоблік не може бути ефективним, якщо не виконує контрольної функції. Але поряд з тіш система контролю не повинна завдавати додаткової роботи, ускладнювати документообіг.

Незважаючи на значні успіхи в організації обліку в установах невиробничої сфери, що спостерігаються в останні роки (цьому сприяла нормотворча діяльність ДКУ, введення відповідних курсів у навчальні плани підготовки бухгалтерських кадрів у вузах, технікумах і коледжах, систематичні публікації з бюджетного обліку у професійних періодичних виданнях), є ряд теоретичних, методологічних та організаційних проблем, що вимагають термінового вирішення:

у процесі економічної реформи відбувається переформування джерел фінансування установ невиробничої сфери -- із загально державного у місцеве;

зростає частка позабюджетних коштів у складі джерел фінансування бюджетних установ;

галузева специфіка окремих установ вимагає специфічного підходу до обліку їхньої діяльності;

подальше впровадження ЕОМ в обліковий процес не завжди науково й методологічно обгрунтоване;

поєднання в одній установі бюджетної і комерційної діяльності та її відображення в єдиній системі обліку.

Впровадження у невиробничій сфері нового господарського механізму, використання різних форм господарювання (орендна, кооперативна, індивідуальна трудова діяльність тощо) сприяли виникненню нових для бюджетних установ понять: колективний і орендний підряд, інтенсифікація виробництва, вартість підготовки спеціаліста, вартість медичних послуг, вартість послуг установ культури і т. ін.

Все це зумовлює специфіку і новизну в методології та організації обліку і вимагає відповідного теоретичного обґрунтування, що необхідно для посилення контролю за використанням ресурсів та покращення якісних показників роботи цих установ. Вирішуються ці проблеми по-різному: в одних установах створюють дві бухгалтерії (бюджетну і госпрозрахункову), в інших -- вводять два плани рахунків (один для обліку використання бюджетних коштів, а другий -- для обліку підприємницької діяльності), у третіх -- складають окремі облікові регістри і т. ін. У той же час законодавство пропонує об'єднання коштів, що надходять з різних, джерел, їх спільне планування в єдиному кошторисі і спільний облік використання. Але надходження позабюджетних коштів не повинно бути підставою для зменшення бюджетного фінансування, за рахунок якого часто здійснюються витрати, які неможливо перевести на комерційні засади (профілактичні медичні заходи, фундаментальні наукові дослідження тощо),

З метою забезпечення єдиних методологічних основ організації і ведення бухгалтерського обліку та звітності на всій території України в умовах різних форм власності та розвитку ринкових відносин Верховна Рада України прийняла Закон України № 996-XIV від 16.07.1999 р. «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні». Цей документ передбачає слині засади організації обліку і звітності для всіх підприємств, установ і організацій, що є юридичними особами за законами України. Згідно з п. 4 статті 6 цього Закону «порядок ведення бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності про виконання бюджетів і госпрозрахункових операцій бюджетних установ встановлюється Державним казначейством України відповідно до законодавства».

Державне казначейство України розробляє план рахунків бухгалтерського обліку і порядок його застосування, інструкції з обліку наявності та використання бюджетних і позабюджетних коштів, основних засобів, запасів, видатків, валютних операцій, проведення інвентаризацій, складання звітності тощо. Така сувора регламентація методології обліку забезпечує його єдність, порівнюваність показників установ різних галузей невиробничої сфери, можливість отримання зведених показників для контролю виконання кошторисів і бюджетів.

Одночасно треба зазначити, що на бюджетні установи не поширюється дія національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку, що розроблені і затверджені Міністерством фінансів України у період з 1999 до 2001 р.

Основними нормативними документами, відповідно до яких організовується облік у бюджетних установах України, є новий план рахунків бухгалтерського обліку та порядок його застосування, нова бюджетна класифікація видатків, інструкція про кореспонденцію рахунків бухгалтерського обліку для відображення основних господарських операцій бюджетних установ, інструкція про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання, інструкція з обліку запасів бюджетних установ та багато інших. У них викладено методику обліку операцій з виконання кошторису видатків за загальним і спеціальним фондами та з обліку іншої діяльності.

Ведення бухгалтерського обліку, здійснення контролю за виконанням кошторисів, складання звітності в бюджетних установах покладається на бухгалтерію, яка є, як правило, самостійною службою і має свою структуру. Існують дві організаційні форми обліку в бюджетних установах: 1) бухгалтерії окремих установ; 2) централізовані бухгалтери.

Зазвичай самостійні бухгалтерії мають великі установи: вищі навчальні заклади, науково-дослідні інститути, лікарні тощо.

Централізовані бухгалтерії -- найбільш поширена форма організації обліку в бюджетних установах. Вони створюються за відомчою чи міжвідомчою ознаками при територіальних і районних медичних закладах, управліннях місцевих державних адміністрацій, міністерствах, відомствах та їх управліннях і виконують усі функції з обліку та звітності бюджетних установ, які вони обслуговують.

Процес створення централізованих бухгалтерій почався в 60-ті рр. минулого (XX) століття. На теперішній час ними обслуговуються понад 90% бюджетних установ, що утримуються за рахунок місцевих бюджетів. Централізація обліку справила позитивний вплив на його організацію, методологію, оперативність: поліпшився функціональний розподіл обов'язків між обліковими працівниками, набули поширення прогресивні форми і методи обліку, скоротилися видатки на утримання апарату управління, прискорилося складання та узагальнення звітності, з'явилась можливість порівняння результатів аналізу і контролю виконання кошторисів однотипних установ, використання сучасної обчислювальної техніки тощо. Все не сприяло поліпшенню обліку і контролю виконання бюджету за видатками.

1.2 Бюджетна система України та організація обліку виконання

бюджету

Основним законодавчим актом, що регулює процес складання, розгляду, затвердження, виконання бюджетів та розгляду звітів про їх виконання, є Бюджетний кодекс України, основні положення якого набули чинності з 25 липня 2001 р. Згідно з цим Кодексом до складу бюджетної системи України як самостійні складові частини входять: республіканський (державний) бюджет України, зведений бюджет АР Крим, зведені бюджети областей, зведені бюджети міст централізованого підпорядкування (Києва і Севастополя). У свою чергу зведені бюджети областей складаються з обласних бюджетів, зведених бюджетів міст обласного підпорядкування, зведених бюджетів районів і т. ін. (рис. 1.1).

Така будова бюджетної системи, при якій усім місцевим адміністраціям надано право мати власний бюджет, забезпечує найбільш повний облік джерел формування бюджету та їх раціональне використання. Єдність бюджетної системи забезпечується єдиною правовою базою, використанням єдиної бюджетної класифікації, єдністю форм бюджетної документації, поданням необхідної статистичної та бюджетної інформації з одного рівня бюджетної системи на інший для складання консолідованого бюджету території (району, міста, області) і держави в цілому, погодженням принципів бюджетного процесу, єдиною грошовою системою, створенням і функціонуванням єдиного казначейського рахунка і системи Державного казначейства.

Для забезпечення повного і своєчасного надходження доходів та використання бюджетних коштів за цільовим призначенням необхідна правильна організація бухгалтерського обліку виконання бюджету. Бухгалтерський облік виконання бюджету і кошторисів бюджетних установ називається бюджетним обліком.

Об'єктами бюджетного обліку є:

доходи і видатки бюджету;

грошова готівка у банках;

кошти у розрахунках між бюджетами;

фонди і резерви, що створюються у процесі виконання бюджету;

матеріальні цінності бюджетних установ і т. ін.

Бюджетний облік сприяє раціональному розподілу національного доходу на цілі розширеного відтворення і досягненню та підтриманню необхідних пропорцій у розвитку окремих галузей народного господарства, точному виконанню затвердженого бюджету.

Завданнями бюджетного обліку є:

точне виконання затвердженого бюджету;

дотримання фінансово бюджетної дисципліни і найсуворішого режиму економії у витрачанні бюджетних коштів;

охорона майна, державної власності;

мобілізація коштів у бюджет і виявлення додаткових доходів.

Бюджетний облік ведеться відповідно до чинного в Україні бюджетного устрою. Безпосередньо облік виконання бюджету покладено на ДКУ, створене у складі МФУ. Єдина система ДКУ складається з ГУ (Головного управління) ДКУ та підпорядкованих йому територіальних органів (ДК АР Крим, ДК міст централізованого підпорядкування. ДК областей). До складу обласних органів ДКУ входять районні та міжрайонні відділення ДКУ.

На органи ДКУ покладено виконання таких завдань:

організація, здійснення і контроль за виконанням державного бюджету України, управління доходами і видатками цього бюджету на рахунках ДКУ в банках, виходячи з принципу єдиного казначейського рахунка;

регулювання фінансових відносин між державним бюджетом і державними позабюджетними фондами, фінансове виконання цих фондів, контроль за надходженням і використанням позабюджетних коштів;

здійснення короткострокового прогнозування обсягів державних фінансових ресурсів, а також оперативне управління цими ресурсами в межах встановлених на відповідний період державних видатків;

збирання, обробка і аналіз інформації про стан державних фінансів та бюджетної системи країни;

розробка методологічних та інструктивних матеріалів, порядку ведення обліку в бюджетних установах, розробка бюджетної класифікації і т. ін.

ГУ ДКУ організовує і здійснює зведений, систематичний, повний і стандартизований облік операцій про рух коштів державного бюджету України, державних позабюджетних фондів і позабюджетних коштів на рахунках казначейства; розробляє і затверджує методологічні та інструктивні матеріали; встановлює порядок ведення обліку і складання звітності про виконання кошторисів бюджетних установ.

Бухгалтерський облік в бюджетних установах забезпечує відображення усіх операцій, пов'язаних з виконанням кошторису видатків бюджету, кошторисів спеціальних коштів та узагальнення даних обліку і звітності, що необхідно для оперативного управління, аналізу, контролю за цільовим використанням коштів на підставі кошторису, виявлення позапланових і незаконних витрат. З цією метою ведеться облік:

-- кредитів (асигнувань) і витрат бюджетних коштів;

-- надходження і витрачання спеціальних (позабюджетних) коштів;

збереження та ефективності використання грошових коштів, матеріальних цінностей, обладнання, продуктів харчування, медикаментів та інших цінностей;

розрахунків з дебіторами і кредиторами, утому числі з оплати праці.

Бухгалтерський облік виконання кошторисів доходів і видатків у бюджетних установах ведеться за подвійною системою, за меморіально-ордерною, журнально-ордерною, журнал-головною або комп'ютерною формою обліку.

Бухгалтерський облік виконання кошторисів витрат з бюджету і спеціальних коштів, а також інших позабюджетних коштів у бюджетних установах ведеться на єдиному балансі за єдиним планом рахунків. Але якщо при бюджетних установах є великі підсобні виробничі (учбові) майстерні або підсобні сільські і навчально-дослідні господарства, переведені на господарський розрахунок (мають самостійний баланс і рахунок у банку), то останні організовують і ведуть бухгалтерський облік відповідно до плану рахунків виробничих підприємств (промислових, сільськогосподарських тощо).

За дотримання правил бюджетної дисципліни і правильну організацію бухгалтерського обліку в бюджетних установах відповідальність несуть керівник установи і головний бухгалтер. Головний бухгалтер повинен керуватися Законом України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-ХІУ, іншими нормативними актами вищих органів державної влади і управління, вказівками та інструкціями ДКУ. У цих документах визначені обов'язки, права і відповідальність головного бухгалтера за правильну організацію обліку, які поширюються па працівників облікової служби всіх підприємств, установ і організацій, незалежно від форми власності і форм господарювання. Завданнями бухгалтерської служби установ є:

організація бухгалтерського обліку відповідно до діючих нормативних документів;

використання передових форм і методів облікової роботи та обробки бухгалтерських документів з використанням сучасної обчислювальної техніки і відповідного програмного забезпечення;

здійснення попереднього контролю за своєчасним, правильним оформленням документів і законністю, доцільністю здійснюваних операцій;

контроль правильності, раціональності, економності витрачання коштів відповідно до відкритого фінансування та їх цільового призначення за кошторисом і бюджетом;

суворий контроль за раціональним і економним використанням матеріальних, трудових і фінансових ресурсів, боротьба з безгосподарністю і марнотратством, запобігання подібним негативним явищам;

своєчасне фінансування установ, які ведуть облік самостійно, контроль за їхньою діяльністю і постановкою обліку в цих установах;

забезпечення обліку доходів і видатків за спеціальними коштами та іншими позабюджетними коштами;

своєчасне виявлення і відвернення негативних явищ в господарській і фінансовій діяльності, виявлення і мобілізація внутрішньогосподарських резервів покращання використання ресурсів і фінансування;

формування і своєчасне подання необхідної інформації для внутрішньогосподарського управління та для зовнішніх користувачів (постачальників, замовників, банку, податківців, казначейства тощо);

своєчасне нарахування і видача зарплати, стипендій, допомоги, пенсій і т. ін;

облік і контроль стану розрахунків щодо зарплати, стипендій, а також з іншими дебіторами і кредиторами;

участь у проведенні інвентаризації та своєчасне і правильне оформлення її результатів;

-періодичні інструктажі матеріально відповідальних осіб (МВО) з питань обліку і забезпечення збереження ТМЦ, грошових коштів, що знаходяться на їхньому відповідальному зберіганні;

складання звітності і подання її відповідним органам в установлені строки, забезпечення достовірності, повноти й об'єктивності звітних даних і балансів;

дотримання установленого порядку зберігання бухгалтерських документів, облікових регістрів, кошторисів і розрахунків до них; своєчасна підготовка і передача їх до архіву тощо.

Керівник установи повинен створити необхідні умови для правильної організації бухгалтерського обліку, забезпечити безумовне виконання усіма структурними підрозділами і службами, співробітниками установи вимог головного бухгалтера з питань оформлення і подання до бухгалтерії необхідних документів, звітів, кошторисів і т. ін.

Головний бухгалтер установи, централізованої бухгалтерії призначається або звільняється з посади керівником установи і безпосередньо йому підпорядковується. Він забезпечує, контроль за всіма господарськими операціями та їх відображення в обліку, складання і своєчасне подання бухгалтерської звітності, підписує (разом з керівником) документи про фінансово-розрахункові операції, на видачу ТМЦ, грошей і т. ін. Якщо працівники установи передають головному бухгалтеру для виконання документи щодо операцій, що суперечать законодавству або порушують договори, угоди, фінансову дисципліну, то головний бухгалтер зобов'язаний письмово повідомити про таке керівника установи. Одержавши від керівника письмове розпорядження щодо виконання названих документів, головний бухгалтер його виконує. При цьому вся відповідальність за здійснення незаконних операцій покладається на керівника установи. Головний бухгалтер візує заяви, накази про призначення на роботу та переміщення МВО (зав. складами, комірників, касира та ін.), угоди, контракти, договори на виконання робіт, постачання ТМЦ і т. ін.

При звільненні головного бухгалтера повинна бути проведена перевірка етапу бухгалтерського обліку і правдивості, достовірності звітності, наявності бухгалтерських документів і облікових регістрів, справ в архіві тощо. Передача справ новопризначеному головному бухгалтеру проводиться на підставі спеціального акта приймання-передавання, який затверджує керівник установи.

1.3 Історія розвитку бюджетного обліку

Існують архівні свідчення про те, що в Росії вже у 1645 р. застосовувалися як міські, так і загальні кошториси витрат, але якихось визначених правил їх складання не було. Не існувало й звітності про виконання кошторисів. Прикази збирали гроші, витрачали їх, решта -- залишалась у їх розпорядженні на наступні періоди. При дефіциті грошей їх могли позичити в іншого приказу. Оприлюднення, розголошення даних про стан фінансових справ приказу не допускалось.

З 1802р., після створення Міністерства фінансів (МФ), стали складати розпис доходів і витрат на підставі кошторисів міністерств. Але знову ж таки загальних (єдиних) правил складання таких кошторисів не існувало.

У 1811 р. видано «Наказ Міністерству фінансів», в основу його покладено «План фінансів», відповідно до якого витрати поділялися на необхідні, корисні, надмірні, зайві та некорисні. Згідно з цим наказом міністерства подавали до 15 листопада до МФ кошторис за глиною формою. МФ складало зведений кошторис, який подавало в Державну Раду, а остання -- на затвердження государеві. Фінансові справи держави були таємницею. Недоліки діючих правил довели державні фінанси до хаотичного стану. Тоді МФ відрядило спеціальну комісію для вивчення бюджетної справи у країнах Західної Європи. Результатом такого вивчення стали підготовлені комісією і затверджені МФ «Правила складання, розгляду, затвердження і виконання державного розпису» від 22,05.1862р. Ці правила передбачали складання кошторисів для всіх управлінь за єдиною методикою з обов'язковим обґрунтуванням необхідності тих або інших статей витрат і сум; розмежування постійних і тимчасових витрат; спеціалізацію витрат за основними напрямками; порівняння кошторисних, показників зі звітними показниками минулого року. Пізніше було прийнято доповнення до цих правил, яке передбачало суворе дотримання розподілу доходів і витрат на параграфи і етапи, що застосовується і до цього часу.

Бюджетні правила 1906 р. дали право міністерствам перекладати попередній розгляд кошторисів на комісії Державної Думи і Державної Ради. Усі зміни або нові асигнування на виникаючі потреби були можливі лише після прийняття відповідного закону. Якщо розпис не затверджувався, то залишався у силі розпис попереднього року.

У становленні і розвитку бюджетного обліку в радянський період можна виділити такі етапи;

1) 1917--1938 рр. -- бюджетний облік ведеться за простою системою відповідно до трьох планів рахунків: а) дня обліку операцій з виконання кошторису витрат за бюджетом; б) для обліку операцій з позабюджетними коштами; в) для обліку операцій в нестатутних підсобних господарствах. Облік регламентувався «Інструкцією з рахівництва і звітності для урядових адміністративних установ» (1923 р.), «Інструкцією з ведення обліку за простою системою» (1927 р.), «Інструкцією про бухгалтерський облік за простою системою в установах, що знаходяться па Державному бюджеті СРСР» (1932р.);

1939--1955рр. -- запроваджується подвійна система обліку. У 1938р. затверджується «Інструкція про бухгалтерський облік за подвійною системою обліку в установах, що знаходяться на державному і місцевих бюджетах» та «Інструкція про бухгалтерський облік (за простою системою) в установах, що знаходяться на державному і місцевих бюджетах». Перша передбачала роздільний облік виконання кошторису за бюджетом і позабюджетними коштами, операцій щодо капітальних вкладень і підсобних господарств на госпрозрахунку. У цьому ж році затверджений єдиний план рахунків для обліку виконання кошторисів. Підсобні господарства повинні були користуватися планами рахунків відповідних галузей народного господарства. У зв'язку з цим бюджетні установи стали складати і подавати два окремі баланси. Таким чином у країні було створено єдину систему бюджетного обліку;

1955--1987рр. Вперше в СРСР у 1955р. затверджується МФ «Положення про бухгалтерську звітність і баланси в установах і організаціях, що знаходяться на Державному бюджеті СРСР», видано нові інструкції з бухобліку за подвійною і простою системами. Для установ, які ведуть облік за подвійною системою, затверджено єдиний план рахунків, вони стали складати один баланс з виконання кошторису витрат. У 1958р. МФ затверджує «Методичні вказівки з бухгалтерського обліку в централізованих бухгалтеріях бюджетних установ». Пізніше було розроблено облікові регістри для машинної обробки облікової інформації.

Період 1988-1999рр. охоплює останні радянські і перші пострадянські роки. Розвиток бюджетного обліку в цей час характеризується:

централізацією і децентралізацією обліку;

широким використанням сучасних обчислювальних машин (ЕОМ) для обробки облікової та економічної інформації;

переведенням бюджетних установ на подвійну систему обліку;

принциповою переробкою нормативних актів з організації бухобліку в бюджетних установах;

обліком показників комерційної діяльності бюджетних установ і позабюджетних джерел їх фінансування;

інтеграцією обліку, фінансової та планово-економічної роботи в централізованих бухгалтеріях;

відновленням установ державного казначейства.

З 2000 р. починається новий період в розвитку бюджетного обліку, який визначається:

впровадженням нового плану рахунків бухгалтерського обліку в бюджетних установах;

впровадженням, нових облікових регістрів і форм звітності;

будовою балансу за принципом «нетто» тощо.

Історія розвитку бюджетного обліку тісно пов'язана з історією органів казначейства. Адже виконання бюджету Російської імперії, контроль за надходженням і витрачанням коштів у країні традиційно здійснювалися казначейськими установами. Головне казначейство -- у Петербурзі, губернські -- у губерніях, повітові -- у повітах. Казначейства -- виконавчі органи. Вони збирають, зберігають, пересилають державні доколи, здійснюють платежі, продають гербові марки, папери, видають свідоцтва на право торгівлі тощо. З 1862 р. казначейства пересилають готівку до Держбанку, а в 1896 р. досягнуто злиття касової готівки казначейства та обігової готівки Держбанку.

Після 1917 р. на базі установ казначейства були створені прибутково-видаткові каси Народного Комісаріату Фінансів, які з середини 20-х рр. підпорядковувалися Держбанкові.

Історія повторюється. У період становлення ринкової економіки бюджетні кошти були розпорошені у значній кількості комерційних банків, внаслідок чого облік і контроль за їх витрачанням фактично було втрачено. Саме тому й виникла необхідність відтворення органів держказначейства і створення єдиної системи обліку надходження і витрачання бюджетних коштів, що й здійснено у Російській Федерації відповідно до Указу Президента РФ від 8.12.1992 р., а в Україні -- починаючи з 1997 р. (відповідно до Постанови КМУ і НБУ від 14.01.1997р.№ 13).

1.4 Бюджетна класифікація: будова, роль і призначення видатків

Правильність обліку доходів і витрат бюджету забезпечується єдністю системи бюджетного обліку, в основу якої покладено бюджетну класифікацію, введену в дію Постановою ВРУ «Про структуру бюджетної класифікації України» від 12.07.1996 р. № 327/%-ВР з 1 січня 1998 р., а також наказу МФУ «Про запровадження нової бюджетної класифікації» від 13.12.1997 р. № 265 зі змінами і доповненнями. Значна увага бюджетній класифікації приділяється у Бюджетному кодексі України.

Бюджетна класифікація передбачає науково обґрунтоване, обов'язкове групування доходів і видатків бюджетів усіх рівнів за однорідними ознаками, закодованими у попередньо визначеному порядку, що забезпечує порівнянність, зіставність та можливість узагальнення показників бюджетів усіх рівнів (від сільського до загальнодержавного), складання консолідованого бюджету територій та країни в цілому, контроль за його виконанням і складання зведеного звіту про виконання бюджету.

Бюджетна класифікація має організуюче і правове значення. Перше полягає у тому, що вона дає змогу однаково (за єдиною методикою) обраховувати доходи і витрати бюджету, складати звітність про виконання бюджету, здійснювати контроль і аналіз за кожним видом доходів і витрат, кодувати показники бюджетів при їх автоматизованій обробці з використанням ЕОМ. Правове значення бюджетної класифікації полягає в тому, що всі показники доходів і витрат, передбачені у бюджеті і вказані у відповідних підрозділах класифікації, є фінансовими планами, обов'язковими для виконання на всіх рівнях управління.

Бюджетна класифікація передбачає окремо класифікацію доходів бюджету і окремо -- класифікацію витрат бюджетних коштів. Відповідно до статей 8--12 Бюджетного кодексу складовими бюджетної класифікації є:

класифікація доходів бюджету;

класифікація видатків бюджету;

класифікація фінансування бюджету;

класифікація боргу.

Класифікація доходів поділяється на групи, підгрупи, статті та підстатті. Усі доходи поділяються на податкові, неподаткові, доходи від операцій з капіталом та безоплатні перерахування (трансферти). Доходи бюджету формуються головним чином за рахунок оподаткування фізичних та юридичних осіб, платежів за використання природних ресурсів, державного мита, доходів від приватизації державного майна, ліцензійних зборів за право виробництва і продажу спиртних напоїв, надходжень від проведення лотерей, реалізації державних облігацій, іноземних та внутрішніх позик тощо.

Кодекс встановлює зокрема, що із застосуванням кодів класифікації доходів бюджету складаються додатки до законів про Державний бюджет України. Наприклад, прибутковий податок з громадян має код ПОЮ 000 з деталізацією за видами підприємств і Доходів, а податок на прибуток підприємств -- код 11 020 000 з деталізацією за видами підприємств тощо. Ці коди застосовують всі підприємства при перерахуванні податків та інших платежів до бюджету.

Витрати бюджетна класифікація поділяє:

- за функціонального ознакою (за головними розділами і підрозділами бюджету);

- за відомчою структурою (освіта, наука, культура, мистецтво, охорона здоров'я і т. ін.);

- за економічними ознаками (група, підгрупа, стаття, підстаття);

- за бюджетними програмами.

Коди функціональної класифікації складено відповідно до функцій держави. Наприклад, утримання Збройних Сил України має код 050200 з деталізацією за видами витрат; загальна середня освіта -- код 070200 з легалізацією за видами закладів (ніколи, ліцеї, інтернати) тощо.

Коди відомчої класифікації надано головним розпорядникам бюджетних коштів. Так, Міністерству економіки України присвоєно код 120, Державній митній службі України --код 516 і т. ін. Тим самим визначається галузі, до якої належить дане підприємство.

Коди економічної класифікації видатків бюджету застосовують при складанні видаткової частини кошторисів розпорядників бюджетних коштів, розписів бюджетів, планів асигнувань відповідно до видів видатків, як поточних (наприклад, на оплату праці працівників бюджетних установ код 1110), так і капітальних, а також нерозподілених видатків та кредитування з вирахуванням погашення платежів до бюджету.

Класифікація видатків за бюджетними програмами передбачає програмно-цільовий підхід до складання бюджету, тобто затвердження бюджету з урахуванням конкретних цільових програм головних розпорядників коштів, яким і надаватимуться відповідні коди.

Класифікація фінансування бюджету застосовується у разі визначення джерел покриття дефіциту бюджету за рахунок внутрішніх або зовнішніх позик (за типом кредитора) чи при випуску облігацій та векселів (за типом боргового зобов'язання), а також визначення напрямків витрачання фінансових ресурсів, які можуть утворитися при Перевищенні доходів бюджету над його видатками.

Класифікація боргу систематизує Інформацію про всі боргові зобов'язання держави (як внутрішні, так і зовнішні), а також Автономної Республіки Крим та органів місцевого самоврядування.

Для бухгалтера важливе значення має економічна класифікація видатків, за кодами якої організовується аналітичний облік фактичних видатків бюджетної установи.

Економічна класифікація видатків бюджету багаторівнева і являє собою розмежування видатків за економічними ознаками. Під видатками розуміють державні платежі, які не підлягають поверненню, тобто такі платежі, які не створюють і не компенсують фінансові вимоги. Видатки можуть передбачатися або на поточні потреби (код 1000), або для здійснення капітальних витрат (код 2000). Вони бувають відплатними, тобто здійсненими в обмін на товар чи послугу, або невідплатними.

На першому рівні видатки бюджету поділяють на такі групи:

поточні видатки (1000);

капітальні видатки (2000);

нерозподілені видатки (3000);

кредитування з вирахуванням погашення (4000).

На другому рівні поточні видатки поділяються на підгрупи:

видатки на товари і послуги (1100);

виплата процентів (доходу) за зобов'язаннями (1200);

субсидії та поточні трансфертні виплати (1300).

На третьому рівні видатки на товарні послати поділяються на статті:

--оплата праці працівників бюджетних установ (1110);

--нарахування на заробітну плату (1120);

--придбання предметів постачання і матеріалів, утримання бюджетних установ (1130);

--видатки па відрядження (1140);

--матеріали, інвентар, будівництво, капітальний ремонт та заходи спеціального призначення (1150);

оплата комунальних послуг та енергоносіїв (1160);

дослідження і розробки, державні програми (1170).

На четвертому рівні оплата праці працівників бюджетних установ поділяється на:

заробітну плату (1111);

грошове утримання військовослужбовців (1112);

виплати з тимчасової непрацездатності (1113).

Стаття «Оплата праці працівників бюджетних установ» (код 1110) включає оплату праці в грошовій формі всіх працівників бюджетних установ за посадовими окладами, ставками або розцінками, а також річні доплати до цих ставок (за ранг, стаж, вислугу років, науковий ступінь, надурочні години і т. ін.). Видатки за цим кодом мають досить значну питому вагу в кошторисі бюджетної установи і є захищеною бюджетною статтею.

До статті «Нарахування на заробітну плату» (код 1120) належать збори на обов'язкове пенсійне страхування та всі види обов'язкового соціального страхування. Це також захищена бюджетом стаття.

Дуже широкою за своїм змістом є стаття «Придбання предметів постачання і матеріалів, утримання бюджетних установ» (код 1130), до якої належать видатки на придбання усіх матеріальних цінностей, необхідних для функціонувати установи: канцтоварів, облікових документів і регістрів, інформаційних видань, господарських матеріалів, медикаментів, продуктів харчування, малоцінних предметів, постільної білизни, спецодягу, книг для бібліотек тощо.

Для кожного з наведених видів видатків призначається окремий класифікаційний код з чотирьох знаків (заробітна плата код 1111, грошове утримання військовослужбовців -- код 1112 і т. ін.).

У такому ж порядку деталізуються всі інші види видатків бюджетних установ. За цими кодами виділяються і обліковуються видатки бюджетів усіх рівнів та всіх бюджетних установ.

1.5 Кошториси доходів і видатків бюджетних установ

Кошти з бюджету на утримання установи та проведення різних заходів виділяються на підставі затвердженого кошторису витрат. Кошторис витрат -- основний плановий і фінансовий документ, який визначає обсяги, цільові напрямки та поквартальний розподіл коштів, що виділяються з бюджету на утримання установи. Передбачені у кошторисах асигнування є граничними і витрачання коштів понад ці суми не дозволяється: не можна здійснювати витрати, не передбачені кошторисом, якщо відсутня економія коштів. Форма кошторису, основні показники, за якими він складається, норми і розцінки для визначення розміру окремих витрат повідомляються бюджетній установі вищою організацією.

Порядок складання кошторису бюджетними установами України регламентує «Порядок складання, розгляду, затвердження та основні вимоги до виконання кошторисів бюджетних установ», затверджений Постановою КМУ № 228 від 28 лютого 2002 р.

Відповідно до цього порядку формування єдиного кошторису доходів і видатків установи здійснюється на підставі показників лімітної довідки про бюджетні асигнування на наступний рік, яку вища організація надсилає усім підпорядкованим установам у тижневий термін після затвердження бюджету, з якого проводиться фінансування установи. У цій довідці вказується загальний зміст фінансування з бюджету на наступний рік за відповідним розділом бюджетної класифікації, у тому числі з найважливіших статей витрат: «Оплата праці», «Нарахування на зарплату», «Капітальні видатки». Сума асигнувань із загального фонду бюджету наводиться з помісячним розподілом. Тут же вказується дата, до якої повинні бути подані на затвердження проекти кошторису доходів і видатків, штатного розкладу із зведеними даними та розрахунками.

Єдиний кошторис доходів і видатків складається всіма установами на календарний рік і затверджується керівниками вищих організацій не пізніше ніж через місяць після затвердження відповідного бюджету, з якого проводиться фінансування установи. Кошторис і штатний розклад затверджується у двох примірниках, один з яких повертається установі, а другий залишається у вищій організації. Кошториси і штатні розклади установ, які не мають вищої галузевої організації (центральні районні лікарні, центральні міські лікарні тощо), затверджується районними державними адміністраціями або виконавчими органами місцевих рад. Кошториси міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, а також обласних і прирівняних до них державних адміністрацій затверджуються КМУ після попередньої експертизи (перевірки) в МФУ.

Зміни до затвердженого кошторису і штатного розкладу у процесі їх виконання можуть вноситися лише з дозволу вищої організації, яка затвердила кошторис і штатний розклад.

Єдиний кошторис установи складається з двох розділів -- доходів і видатків. Доходна частина складається з бюджетних асигнувань і позабюджетних коштів. Видаткова частина поділяється на видатки, які провадяться за рахунок бюджетних асигнувань, і на видатки, які покриваються за рахунок інших (позабюджетних) надходжень, з виділенням видатків, які провадяться установою за рахунок прибутку, що залишається в її розпорядженні.

Формування доходної частини єдиного кошторису здійснюється на підставі індивідуальних розрахунків доходів і платежів (крім асигнувань з бюджету, які показуються загальною сумою згідно з лімітною довідкою) та відрахувань до бюджету з кожного виду (джерела) доходів, що передбачаються на плановий період. За основу таких розрахунків беруться показники про обсяги запланованих платних послуг та інші розрахункові показники (площа приміщень, вартість обладнання, що здається в оренду; кількість місць у гуртожитках; кількість відвідувань музеїв, виставок тощо) і розмір плати з розрахунку на одиницю показника, який повинен враховувати чинне законодавство з ціноутворення. На підставі цих даних визначається сума доходів на плановий період з кожного джерела їх утворення з поквартальним розподілом та врахуванням конкретних умов роботи установи. При плануванні доходів повинні враховуватися рівень їх фактичного виконання за останній звітний рік (відповідно до показників бухгалтерського звіту) та очікуване виконання за перед плановий період. Розрахунки доходів з кожного їх виду (джерела утворення), а також зведення доходів, платежів і відрахувань до бюджету за всіма позабюджетними коштами з урахуванням їх залишку на початок року, додаються до єдиного кошторису доходів і видатків бюджетної установи.

У видатковій частині єдиного кошторису зазначається загальна сума витрат установи з розподілом їх за статтями бюджетної класифікації (поквартальне), у тому числі витрат за рахунок бюджетних асигнувань і позабюджетних коштів (окремо). Передбачені асигнування повинні забезпечити стовідсоткове фінансування витрат установи. Перевищення суми видатків у єдиному кошторисі над обсягами коштів, що виділяються установі з бюджету, можливе лише за рахунок прибутку від госпрозрахункової діяльності, що залишається у розпорядженні установи і може бути спрямований на покриття такого перевищення видатків над бюджетними асигнуваннями. У кошторисі установи повинні бути враховані галузеві особливості її діяльності (освіта, культура, наука, охорона здоров'я і т. ін.).

Витрати бюджетних установ складаються з витрат на капітальні вкладення і витрат на поточне утримання установи (поточну діяльність). Останні складаються: адміністративно-господарських і операційних витрат. Адміністративно-господарські витрати -- це витрати на утримання управлінського, господарського і допоміжного персоналу, на відрядження, придбання інвентар, оплату комунальних послуг і т. ін. Операційні витрати -- це виграти, пов'язані зі здійсненням основної діяльності установи (втрати на зарплату педагогам, лікарям, на медикаменти, продукти харчування у лікарнях і т. ін.).

Розрахунки суми витрат за кошторисом здійснюють, виходячи з обсягу діяльності установи, визначеної планом її розвитку, та фактичного їх рівня за попередні періоди. Розміри операційних витрат визначають на підставі норм витрат, тобто втрат на розрахункову одиницю (одного учня, ліжко-день, одне відвідування поліклініки і т. ін.). Норми витрат можуть бути натуральні (матеріальні) і грошові (вартісні). Правильно визначені типові норми витрат мають важливе значення для розподіл; бюджетних асигнувань на освіту, охорону -здоров'я, культуру, науку між окремими регіонами. Обґрунтування окремих сум витрат наводиться у додатках до єдиного кошторису.

Кошториси витрат, які складають бюджетні установи у розрізі статей бюджетної класифікації, називають індивідуальними. При обслуговуванні установи централізованими бухгалтеріями останніми складається загальний кошторис, де видатки плануються у розрізі груп однотипних установ (шкіл, училищ, дитячих закладів, лікарень тощо). Для визначення і фінансування витрат на проведення нарад, конференцій, придбання літератури та інші заходи міністерства, центральні відомства і управління місцевої адміністрації складають кошториси на централізовані заходи. Шляхом підсумовування всіх видатків на утримання міністерства або центрального відомства, всіх індивідуальних, загальних та кошторисів на централізовані заходи складають зведений кошторис відповідного відомства (галузі), який і є підставою для фінансування з бюджету.