Бухгалтерский учет и аудит расчетов с подотчетными лицами на предприятии

учет аудит расчет подотчетное лицо

Глава 1. Теоретические основы учета расчетов с подотчетными лицами.

Таким образом, сотрудники организации, уполномоченные производить закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.

В соответствии с пунктом 2 Порядка[15] расчёты между юридическими лицами осуществляются, как правило, в безналичном порядке.

При приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт следует учитывать лимиты, установленные п.1[12]. Предельный размер расчётов наличными деньгами по одному платежу установлен с 22 июля 2007 года в следующих размерах:

между юридическими лицами в сумме сто тысяч рублей.

Для физических лиц размер расчетов не ограничен.

Это ограничение установлено для одной сделки. Поэтому по конкретной сделке можно оплатить наличными сто тысяч рублей и не более. Указанные выше нормативные ограничения обязательны для исполнения всеми юридическими лицами, а за их несоблюдение в соответствии со ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях нарушение порядка работы с денежной наличностью, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4 до 5 тысяч рублей, на юридических лиц - от 40 до 50 тысяч рублей. Налагает соответствующие взыскания Государственная налоговая инспекция. Меры финансовой ответственности за осуществление расчётов наличными деньгами сверх установленных предельных сумм применяются в одностороннем порядке к юридическому лицу, производящему платёж в адрес другого юридического лица.

1.4 Оформление и учет представительских расходов

Как известно, удачно заключенная сделка - важный момент в предпринимательской, хозяйственной деятельности, как небольшой организации, так и любого крупного хозяйствующего субъекта. Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, а также при проведении собраний акционеров, заседаний ревизионной комиссии, наблюдательных советов, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

Согласно пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ [2] представительские расходы, связанные с коммерческой деятельностью - это затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии. К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно - зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.

Если затраты организации на официальный прием и (или) обслуживание физических лиц, в том числе индивидуальных предпринимателей, направлены на получение дохода, экономически оправданны, документально подтверждены и, таким образом, соответствуют требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ[2], то их можно учитывать в целях налогообложения на основании п. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ[2]. Указанные расходы включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах, утвержденных советом (правлением) смет предприятия на отчетный год. Представительские расходы учитываются организацией в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в размере, не превышающем 4% от расходов организации на оплату труда за отчетный (налоговый) период (п. 22 п. 1, п. 2 ст. 264, абз. 3 ст. 320 Налогового кодекса РФ). Указанные расходы (п. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ) признаются на дату утверждения авансового отчета работника.

Предприятиям рекомендуется определить конкретный порядок расходования средств на представительство, их документального оформления и контроля. Главное, чтобы фактически произведенные организацией представительские расходы, превышающие пределы, установленные законодательством, не уменьшали налогооблагаемую прибыль. Руководитель предприятия должен издать приказ, в котором будет определен круг лиц, занятых приемом участников деловых встреч. Предприятию желательно вести журнал регистрации приглашенных, в котором следует указывать наименование организации, представители которой приглашены для переговоров; число приглашенных, участвующих в переговорах, и число участников со стороны предприятия; виды производственных расходов: приобретение продуктов или иных товаров для обслуживания представителей других фирм; приобретение билетов в театр, на выставку, в музей и на другие культурные мероприятия.

Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата и место, программа проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны предприятия, величина расходов. Если деньги на представительские расходы выдаются физическому лицу под отчет на основании приказа руководителя предприятия с установлением срока их возврата и эти расходы подтверждены документально, то такие суммы не являются доходом физического лица. Подтверждая документально произведённые представительские расходы, необходимо помнить, что принимать к исполнению можно только первичные документы, соответствующие п. 12 Положения [13]. Поэтому не являются документами, подтверждающими расходование наличных денежных средств, акты, служебные записки, приходные кассовые ордера без печати, товарные чеки без чека ККМ, счёт по проведению официального приёма. В случае непредставления подотчётным лицом соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведённые расходы, такие суммы подлежат включению в совокупный налогооблагаемый доход работника на общих основаниях в соответствии п. 1 ст. 210 НК РФ[2].

В других своих разъяснениях финансисты более пристальное внимание уделяют именно перечню возможных документов, подтверждающих представительские расходы. Так, в Письме от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807 финансисты разъяснили, что документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться, в частности:

- приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;

- смета представительских расходов;

- первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;

- отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются:

а) цель представительских мероприятий, результаты их проведения;

б) иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.

Аналогичная позиция министерства представлена и в Письме от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26.

При отсутствии документального подтверждения указанные расходы не учитываются для целей налогообложения прибыли, так как не соответствуют принципам признания расходов в целях налогообложения прибыли согласно п. 1 ст. 252 НК РФ [2]. В Письме от 12.04.2007 N 20-12/034115 столичные налоговики в качестве документов, подтверждающих произведенные расходы, приводят еще и акт об осуществлении представительских расходов. Данный документ должен быть подписан руководителем организации с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов. В отчете о представительских расходах, составленном конкретно по проведенным представительским мероприятиям, отражаются:

- цель представительских мероприятий и результаты их проведения;

- дата и место проведения;

- программа мероприятий;

- состав приглашенной делегации;

- участники принимающей стороны;

- величина расходов на представительские цели.

Таким образом, необходимо проверить, не было ли во время командировок произведено «представительских расходов». Данные расходы могут быть возмещены командированному работнику из суточных либо за счет прибыли предприятия. Если указанные расходы возмещены за счет прибыли предприятия, следует эту сумму включить в совокупный доход работника для удержания подоходного налога.

Расходование подотчётных сумм на закупку ТМЦ у юридических и физических лиц, предпринимателей, приобретение ГСМ за наличный расчёт представитель предприятия может осуществить и находясь в командировке, к тому же расходы на командировки - неотъемлемая часть состава затрат почти каждого предприятия; они находятся под пристальным вниманием налоговых органов. Поэтому на командировочных расходах следует остановиться подробнее.

1.5 Учет служебных командировок по Российской Федерации

Несмотря на то, что тема расчетов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в специальных изданиях, у бухгалтеров довольно часто возникают вопросы по поводу правильного отражения и налогообложения командировочных расходов.

Для того чтобы найти правильное решение при возникновении сложных и неоднозначных ситуаций, бухгалтеру необходимо, прежде всего, четко представлять, какими отраслями законодательства регулируются те или иные аспекты правоотношений, возникающих при направлении работников в командировку.

Так, все отношения, возникающие между работодателем и работником, направляемым в служебную командировку, регулируются нормами трудового законодательства и находятся в ведении Правительства РФ, Министерства труда РФ, Министерства социальной защиты населения РФ, Федеральной службы занятости РФ, органов по труду субъектов РФ, глав администраций и органов местного самоуправления.

В соответствии со ст. 166 ТК РФ [3] поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы является служебной командировкой. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. В соответствии со ст. 167 ТК РФ[3] при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. В служебную командировку могут направляться работники любых категорий (управленческий персонал, технические и обслуживающие работники, рабочие) и профессий. Чаще всего в командировку направляются представители управленческих служб, а также при определенных условиях - рабочие и представители обслуживающего персонала. Иными словами, при формировании себестоимости продукции (работ, услуг) расходы, осуществленные во время командировки, могут быть отнесены на любой из счетов учета производственных затрат (20, 23, 25, 26, 28, 29, 44, 91). Кроме того, если командировки непосредственно связаны с приобретением материально-производственных запасов, объектов основных средств или иных активов, командировочные расходы могут относиться на увеличение стоимости приобретенного имущества.

Приведу типовые проводки по отражению в бухгалтерском учете операций по учету командировочных расходов (приложение ).

Порядок направления работников в командировки приведен в Инструкции № 62 [31], изданной на основании постановления [18]Совмина СССР и действующей в части, не противоречащей ТК РФ.

В отношении некоторых групп работников трудовым законодательством установлены ограничения в части возможности направления в командировку.

В любом случае не могут быть направлены в командировку:

- беременные женщины (ст. 259 ТК РФ);

- работники в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТК РФ). ТК РФ [3] сделано исключение в отношении творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле - и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, профессиональных спортсменов в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утверждаемыми Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений;

- работники в период действия ученического договора - в служебные командировки, не связанные с ученичеством[3](ст. 203 ТК РФ). Только с письменного согласия могут быть направлены в командировку:

- женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет. При этом женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку;

- матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;

- работники, имеющие детей-инвалидов. В соответствии со ст. 264 ТК РФ гарантии и льготы, предоставляемые женщинам в связи с материнством (в частности, направление в служебные командировки), распространяются на отцов, воспитывающих детей без матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних;

- работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением[3] (ст. 259 ТК РФ).

Право направлять работников в командировки предоставлено руководителям организаций. Перечень документов, служащих основанием для направления работника в служебную командировку, может быть установлен приказом или иным внутренним распорядительным актом организации. В частности, это может быть приказ о командировании и (или) выдача командировочного удостоверения. Рассмотрим сначала учет расходов по командировкам внутри страны.

Служебной командировкой[31] признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Из этого определения можно сделать вывод, что в командировку могут быть направлены только работники, состоящие с данным предприятием в трудовых соглашениях на основании главы III «Трудовой договор (контракт)» КЗоТ РФ, то есть те, для которых данное предприятие является либо основным местом работы, либо местом работы по совместительству, так как только такие работники должны подчиняться распоряжениям руководителя и внутреннему трудовому распорядку в целом (КЗоТ РФ). В том случае, когда руководитель предприятия направляет в командировку своего работника или совместителя, документально подтвержденные расходы по командировке относятся (в пределах действующих норм) на себестоимость продукции (работ, услуг) и в совокупный доход командированного лица не включаются. В том случае, когда в командировку направляется физическое лицо, выполняющее работу по договорам гражданско-правового характера, расходы по командировке (в пределах действующих норм) также относятся на себестоимость продукции (работ, услуг), но сам факт поездки командировкой не признается в силу отношений, определяемых договором гражданско-правового характера, а следовательно, и все расходы по ней должны включаться в доход физического лица[37].

В тех случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав предприятия, находятся в другой местности, местом постоянной работы работника считается то производственное подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором. При этом отмечено, что служебные поездки работника, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер не считаются командировками. Срок командировки работников определяется руководителями предприятий, однако, он не может превышать 14 дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается в исключительных случаях с письменного разрешения Руководства управляющей организации, общества. Продолжительность командировок для проведения ревизий и проверок не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Срок командировки рабочих, руководителей, специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.

Направление работников предприятий в командировку производится руководителями этих предприятий и оформляется выдачей командировочного удостоверения по установленной форме (форма №Т-10), которое выписывается отделом кадров на основании приказа руководителя. При заполнении командировочного удостоверения указываются все необходимые реквизиты (Ф.И.О. выезжающего, пункт назначения командировки, наименование принимающей организации, цель и срок командировки). Цель командировки, указываемая в Приказе или Указании о командировании, а также в командировочном удостоверении, должна носить строго производственный характер. Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Вместе с тем, дословно следуя инструкции[31] фактическое время пребывания в командировке определяют по отметкам в командировочном удостоверении, поэтому рекомендуется все же оформлять этот документ во избежание споров с налоговым инспектором.

По усмотрению руководителя организации направление работника в командировку наряду с командировочным удостоверением может оформляться приказом, в котором отражается причитающийся к выдаче аванс, обычно рассчитываемый по смете. Аванс на командировочные расходы выдается работнику в пределах сметы обычно из кассы предприятия по расходному кассовому ордеру. Порядок выдачи наличных денежных средств под отчет регулируется Пунктом 11 [15] предусмотрено, что предприятия выдают наличные деньги под отчет на командировочные расходы в размерах и сроки, определяемые руководителями предприятий. В течение 3 дней по возвращении из командировки работник обязан представить отчет о выполнении задания, утвержденный руководителем предприятия и авансовый отчет о расходовании полученных под отчет сумм вместе с командировочным удостоверением с отметками из мест назначения и документами, подтверждающими оплату проезда, найма жилого помещения и других расходов, связанных с командировкой.

Днем выезда работника в командировку считается день отправления самолета, поезда, автобуса, или любого другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При этом в случае отправления средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция (пристань, аэропорт) находятся за чертой населенного пункта - учитывается время, необходимое для проезда до соответствующего пункта отправления. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

При принятии к рассмотрению отчета по командировке фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. При этом отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности то или иное предприятие для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

В министерствах, ведомствах и на предприятиях регистрация лиц, отбывающих в командировки, и прибывающих в командировки на данное предприятие ведётся, в специальных журналах по установленной форме.

Следует отметить, что на работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и отдыха тех предприятий, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, неиспользованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются. Однако если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работы в эти дни производится в общеустановленном порядке в соответствии с законодательством. В случае, когда по распоряжению руководителя предприятия работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке. Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и день прибытия из командировки решается по договоренности с администрацией предприятия. За командированным работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок за время командировки, в том числе и за время нахождения в пути (за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы) в соответствии со статьей 116 КЗОТ РФ. Заработная плата пересылается командированному работнику по его просьбе за счет организации, которой он командирован. При командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок сохраняется в той организации, которая его командировала. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе, средний заработок сохраняется по обеим должностям, расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними.

Командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а также оплачиваются суточные. Расходы по найму и бронированию жилого помещения в месте командировки подлежат возмещению по фактическим расходам, согласно предоставленных документов. За время вынужденной остановки в пути, подтвержденной соответствующими документами, возмещаются в тех же размерах, что и во время пребывания в пункте назначения командировки.

В случаи утери работником подтверждающих документов руководитель организации, может принять решение о возмещении расходов по найму жилого помещения на основании заявления работника. В пределах норм возмещения расходов по найму жилья подлежат возмещению также затраты работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за пользование телевизором, холодильником и другими предметами культурно-бытового назначения, включенными в состав гостиничного номера). Расходы по стирке, подаче обедов в номер и т.п. не возмещаются.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно, к месту постоянной работы, возмещаются командированному работнику в размере:

-стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;

-оплату услуг по предварительной продаже проездных документов;

-расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.

Затраты на пользование в поездах постельными принадлежностями командированному работнику подлежат возмещению по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами.

Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

Размер суточных рассчитывается исходя из фактического количества дней пребывания в командировке на основании отметок, сделанных в командировочном удостоверении.

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за время пребывания в месте командировки.

Следует помнить, что суточные и расходы по найму жилого помещения (как при предоставлении документов, подтверждающих такую оплату, так и без них) должны возмещаться работнику в пределах установленных действующим законодательством норм, которые имеют тенденцию к постоянному увеличению в связи изменением уровня цен. С 1 января 2009 г. нормирование суточных для коммерческих организаций в целях налогообложения прибыли отменено (Федеральный закон от 22 июля 2008 г. N 158-ФЗ). В настоящее время указанные расходы возмещаются по нормам, установленным в следующих размерах:

Нормы командировочных расходов Таблица 1

Министерству финансов РФ предоставлено право, корректировать эти нормы с учетом изменения индекса цен.

Руководители предприятий и организаций могут разрешать, повышенный размер суточных, производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх норм, предусмотренных законодательством:

в бюджетных учреждениях - за счет экономии по сметам на их содержание;

в организациях, финансируемых из специальных фондов и других источников, - в пределах имеющихся средств;

в других организациях и на предприятиях - за счет прибыли, остающейся в их распоряжении после уплаты установленных действующим законодательством налогов и прочих обязательных платежей в бюджет.

Разработка внутренних нормативов при оплате предприятием командировочных в повышенном размере является необходимой, так как такие нормы дисциплинируют персонал и позволяют бухгалтерии осуществлять жесткий контроль при принятии к рассмотрению авансовых отчетов. Решение об установлении таких нормативов принимается полномочным органом, состоящим из представителей собственников (правление, собрание учредителей и т.п.), или руководителем предприятия и оформляется соответствующим распорядительным документом (протокол, приказ, распоряжение и т.п.) имеющим законную силу для бухгалтерии

Возмещение работникам командировочных расходов ниже установленных норм или не возмещение их целиком следует рассматривать как нарушение законодательства о труде.

Что касается возмещения работникам затрат по проезду в мягких вагонах, в каютах I - IV групп тарифных ставок морского и I, II речного флота, а также на воздушном транспорте I класса, то они возмещаются в каждом отдельном случае с разрешения руководителя организации. Таким образом, оплату расходов по проезду высоким классом следует подтвердить приказом руководителя либо разрешительной визой на проездных документах или заявлении подотчетного лица, при отсутствии которых данные суммы могут быть не приняты в целях налогообложения. Расходы за пользование внутригородским транспортом должны покрываться суточными. В случае возмещения данных затрат дополнительно они производятся за счет использования прибыли с соответствующим налогообложением доходов работника. Следует отметить, что руководитель предприятия, организации имеет право возместить работнику расходы на оплату проезда без предоставления проездных документов по минимальной стоимости проезда.

Если работником утеряны проездные документы, подтверждающие оплату им проезда к месту назначения или обратно, то работнику необходимо получить от предприятия пассажирского транспорта, услугами которого он пользовался, справку в письменном виде о стоимости проезда от места постоянной работы к месту командировки на дату совершения им поездки. Личное заявление работника на имя руководителя предприятия с просьбой о возмещении расходов на оплату проезда без подтверждающих документов с приложенной справкой транспортного предприятия представляется на рассмотрение руководителю предприятия. Руководитель выносит резолюцию, в соответствии с которой бухгалтер действует при возмещении работнику командировочных расходов. Если резолюция руководителя положительная, то бухгалтер вправе при возмещении работнику расходов по командировке на основании справки транспортного предприятия включить стоимость проезда в себестоимость продукции (работ, услуг) без проездных документов. В этом случае подтверждающим документом будет служить справка транспортного предприятия.

Нередко встречается следующая ситуация: сотрудник предприятия приобрел, например, авиабилет для поездки в командировку, которая впоследствии была отменена, и сотрудник получил от авиакомпании за сданный билет сумму меньшую, чем та, которая была уплачена при приобретении билета. За счет, каких источников может быть компенсирована указанная разница? Руководитель предприятия может принять решение о компенсации работнику понесенных расходов, учитывая, что они связаны с исполнением трудовых обязанностей. Однако данная компенсация не относится к командировочным расходам (так как командировка фактически не состоялась) и к другим видам компенсаций, предусмотренных действующим законодательством, следовательно, она должна возмещаться за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты налогов.

1.6 Правовое регулирование командировок за границу