Бухгалтерский учет и аудит расчетов с подотчетными лицами на предприятии

Рассмотрим, когда Специалист ОАО "………." был направлен в командировку в Канаду на семинар. Срок командировки - с 14 по 18 декабря 2010 г.

9 декабря на командировочные расходы из обслуживающего банка было получено 1100 долл. США, а 11 декабря валюта выдана работнику.

По возвращении сотрудник представил авансовый отчет, согласно которому сумма документально подтвержденных расходов составила 1300 долл. США. Руководитель компании утвердил авансовый отчет в полной сумме 22 декабря 2010 г. Перерасход в сумме 200 долл. США был возмещен работнику 24 декабря.

Курс доллара США, установленный Банком России на дату:

- получения денег из банка - 30,1839 руб/долл. США;

- выдачи наличной валюты под отчет - 30,6268 руб/долл. США;

- утверждения авансового отчета - 30,5529 руб/долл. США;

- возмещения перерасхода - 30,5007 руб/долл. США.

Как отразить в учете возмещение сотруднику перерасхода по авансовому отчету?

Решение.

В бухгалтерском учете бухгалтер сделал следующие проводки:

9 декабря

Дебет 50 субсчет "Валютная касса. Доллары США", Кредит 52 субсчет "Доллары США",

- 33 202,29 руб. (1100 долл. США x 30,1839 руб/долл. США) - получена из банка валюта в кассу;

11 декабря

Дебет 71 Кредит 50, субсчет "Валютная касса. Доллары США",

- 33 689,48 руб. (1100 долл. США x 30,6268 руб/долл. США) - выдана из кассы валюта работнику на командировочные расходы.

Поскольку курс валюты на дату получения из банка и выдачи аванса из кассы различается, то в учете возникает курсовая разница:

Дебет 50, субсчет "Валютная касса. Доллары США"

Кредит 91-1 - 487,19 руб. [1100 руб. x (30,6268 руб/долл. США - 30,1839 руб/долл. США)] - начислена положительная курсовая разница.

В результате для целей бухгалтерского учета сумма расходов составила 39 800,06 руб. (1100 долл. США x 30,6268 руб/долл. США + 200 долл. США x 30,5529 руб/долл. США);

22 декабря

Дебет 20 Кредит 71 - 39 800,06 руб. - отражены расходы на командировку.

24 декабря

Дебет 71 Кредит 50 "Касса в рублях" - 6100,14 руб. (200 долл. x 30,5007 руб/долл. США) - работнику выдана в рублях сумма перерасхода по авансовому отчету.

Поскольку курс доллара США в период между датой утверждения авансового отчета и датой возмещения перерасхода по авансовому отчету снизился, в учете возникла отрицательная курсовая разница:

Дебет 91, субсчет "Прочие расходы", Кредит 71 - 10,44 руб. [200 долл. США x (30,5007 руб/долл. США - 30,5529 руб/долл. США)] - отражена отрицательная курсовая разница по возмещению командировочных расходов.

В налоговом учете общая сумма командировочных расходов, уменьшающих облагаемую базу по налогу на прибыль, определена по официальному курсу на дату утверждения авансового отчета - 22 декабря 2010 г. (п. 10 ст. 272 и п. 7 ст. 272 НК РФ). Подробнее о налоговом учете расходов на загранкомандировку я расскажу далее.

Напомним, что в бухгалтерском учете на расходы данная сумма отнесена в рублях по курсу на дату выдачи аванса. Таким образом, для целей налогового учета сформирован расход в сумме 39 718,77 руб. (1300 долл. США x 30,5529 руб/долл. США).

Перерасход наряду с суммой аванса учтен в составе прочих расходов (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Вернемся к бухгалтерскому учету.

В бухгалтерском учете организация признала расходы в сумме 39 800,06 руб., а в налоговом - 39 718,77 руб. В результате в бухгалтерском учете возникла постоянная разница и необходимость отразить постоянное налоговое обязательство (п. п. 4 и 7 ПБУ 18/02):

Дебет 99, субсчет "Постоянные налоговые обязательства", Кредит 68

- 16,26 руб. [(39 800,06 руб. - 39 718,77 руб.) x 20%] - отражено постоянное налоговое обязательство.

Случилось так, что командированный работник заболел в командировке.

Например, Специалист ОАО "Леноблгаз" С.Ю. Войцеховский был направлен в командировку на учебу с 18 по 28 января 2010 г. в г. Милан (Италия). Во время командировки работник с 21 по 23 января болел (лечился амбулаторно) и вернулся из командировки на три дня позже (31 января). В соответствии с коллективным договором размер суточных при командировке в Италию - 78 евро в день. На какие выплаты вправе претендовать работник? Дни болезни в срок командировки не включаются. Работнику будут начислены следующие выплаты:

- суточные за период с 18 по 31 января - 1092 евро (78 евро. x 14 дн.);

- пособие по временной нетрудоспособности за период с 21 по 23 января;

- компенсация расходов на жилье за период с 18 по 31 января.

Кроме того, за сотрудником сохраняется средний заработок за рабочие дни в периоды с 18 по 20 января и с 24 по 31 января.

Обратите внимание: если бы работник во время загранкомандировки (с 21 по 23 января) находился на лечении в стационаре, то за эти дни расходы по найму жилья не были бы компенсированы.

Нюансов в учете расчетов с подотчетными лицами очень много, в этой главе я рассмотрела некоторые из них: приобретение материальных ценностей для производственных нужд, особенность учета ГСМ за наличный расчет, представительские расходы. Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту -- суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам. Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.

Из авансовых отчетов и приложенным к ним документам видно, что затраты на представительские расходы не оформляются должным образом, а списываются обычным актом за счёт чистой прибыли.

Глава 3. Аудит расчетов с подотчетными лицами на предприятии ОАО

3.1 Цели и задачи аудиторской проверки учета расчетов с подотчетными лицами

Внутренние расчетные операции охватывают расчеты с подотчетными лицами. Эти расчеты производятся наличными денежными средствами и связаны с оплатой расходов организации. Поэтому внутренние расчеты относятся аудиторами к зонам с повышенным контрольным риском, а их проверке уделяется особое внимание.

Целью аудиторской проверки внутренних расчетов является формирования мнения о достоверности бухгалтерской отчетности в части показателей отражающих обязательства по внутренним расчетным операциям, и о соответствии применяемой методики учета и налогообложения действующим нормативным документам.

Практические цели проверки внутренних расчетных операций заключаются в установлении:

§ полноты - все ли операции внутренних расчетов учтены в бухгалтерской отчетности , не существует ли неучтенных расчетов;

§ существования - существуют ли обязательства по подотчетным суммам на дату составления баланса и существенна ли эта сумма обязательств;

§ прав и обязанностей - правомерны и верны ли суммы обязательств по внутренним расчетам исходя из трех критериев (формальности, законности и действительности);

§ оценки - оценены ли обязательства по расчетам с подотчетными лицами в соответствии с требованиями нормативных актов;

§ точности - правильно ли произведены начисления и удержания через заработную плату, расчет суточных по командировкам, соответствуют ли данные бухгалтерской отчетности записям в регистрах синтетического и аналитического учета операций;

§ ограничения учетного периода - все ли обязательства по расчетам отражены именно в тех учетных периодах, когда они имели место;

§ предоставления и раскрытия - все ли обязательства по расчетам раскрыты, классифицированы и представлены в отчетности в соответствии с нормативными документами по учету и отчетности.

Для достижения поставленных целей и задач объектами аудита должны быть решены следующие задачи:

-проверка достоверности учетных и отчетных данных по расчетам с подотчетными лицами .

Вопросы раздела программы « Аудит внутренних расчетных операций».

Обоснованность выдачи авансов в подотчет;

Своевременность представления авансовых отчетов;

Документальная обоснованность использования подотчетных сумм;

Обоснованность включения в состав затрат;

Правильность налогообложения;

Отражение в учете расчетов с подотчетными лицами.

3.2 Проверка учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии ОАО

Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки достаточно трудоемок. Общая схема проверки учета расчетов с подотчетными лицами представлена на рис. 2.

При знакомстве с потенциальным клиентом аудитор получает, в частности, материалы заседаний акционеров и отчетность по хозяйственной деятельности, уясняет направления и масштабы работы, проводит беседы с администрацией и персоналом бухгалтерии, получает необходимую информацию от банков, налоговой службы и других организаций, с которым клиент имеет деловую связь. В результате предварительного ознакомления аудитор делает вывод о степени деловой безупречности клиента и принимает решение о проведении аудиторской проверки или отказе от нее.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

В бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в кассу в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". Далее эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника). Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет. При выдаче работнику наличных денег из кассы организации на хозяйственные расходы аудитору необходимо удостовериться, что в бухгалтерском учете сделана запись:

Дебет 71, субсчет "ФИО", Кредит 50.

При утверждении авансового отчета по данной подотчетной сумме производится списание израсходованных подотчетных сумм, что отражается записью:

Дебет 44, 10, 08, Кредит 71.

Если организация является плательщиком НДС, то суммы налога, уплаченного поставщикам товаров (работ, услуг), собираются на счете 19 "Налог на добавленную стоимость". Если за приобретенное имущество (работы, услуги) расчет производится подотчетным лицом, то сумма НДС по таким расходам отражается записью: Дебет 19, Кредит 71.

Если подотчетное лицо не использовало всю сумму выданного аванса, то оно должно вернуть неиспользованный остаток в кассу. Данная операция должна быть отражена записью: Дебет 50, Кредит 71.

Если работник не израсходовал аванс и не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу организации, то остаток невозвращенного аванса должен быть отнесен на счет 94:

Дебет 94, Кредит 71.

В дальнейшем, если сумма неизрасходованного аванса удержана из заработной платы работника, то в бухгалтерском учете делается запись:

Дебет 70, Кредит 94.

При погашении работником суммы долга по подотчету можно также использовать счет 73. Например, если подотчетное лицо внесло деньги в кассу после просрочки, в бухгалтерском учете производятся записи:

Дебет 94, Кредит 73,

Дебет 73, Кредит 50.

Так как в настоящее время достаточно широкое применение получают расчеты с применением пластиковых карт, подотчетные лица нередко оплачивают командировочные или представительские расходы с помощью такого платежного средства. Для того чтобы иметь возможность рассчитаться карточкой, организация должна предварительно зачислить денежные средства на специальный счет в банке. При этом в учете делаются записи:

Дебет 55, Кредит 51 (52) - переведены денежные средства на специальный карточный счет,

Дебет 71, Кредит 55 - перечислены денежные средства работнику для оплаты командировочных (представительских) расходов.

Несмотря на то что практически любая организация достаточно часто осуществляет операции по расчетам с подотчетными лицами, анализ аудиторской практики показывает, что количество проблем и ошибок, допускаемых бухгалтерами при отражении подобных операций в учете, остается достаточно большим.

При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются такие аудиторские процедуры, как просмотр и сравнение документов, наблюдение за выполнением хозяйственных и бухгалтерских операций, устный опрос, получение письменных подтверждений, проверка документов по форме, проверка арифметических расчетов, анализ и др.

Типичные ошибки и нарушения, обнаруживаемые в процессе аудита

1. Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм:

- выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя организации могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;

- выдача денежных средств из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками организации;

- выдача денег под отчет лицам, не рассчитавшимся по ранее выданным авансам;

- выдача подотчетных сумм без определения срока, на который выдана подотчетная сумма;

- несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

- систематическая выдача подотчетных сумм без производственной необходимости с последующим возвратом их в кассу;

- списание подотчетных сумм по первичным документам неустановленной формы;

- списание подотчетных сумм по неправильно оформленным первичным документам;

- списание подотчетных сумм при отсутствии первичных документов;

- списание подотчетных сумм по первичным документам, выписанным на другое лицо.

2. Нарушения при оформлении командировочных расходов:

- отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;

- отсутствие командировочных удостоверений с отметкой в месте пребывания в командировке;

- несоблюдение установленных норм командировочных расходов;

- отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;

- отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

3. Нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов - некорректное выделение НДС в суммах командировочных расходов.

4. Нарушение при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами - выделение сумм НДС расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети и без приложения счета-фактуры.

5. Нарушения порядка учета представительских расходов:

- несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете (или ее отсутствие);

- отсутствие учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами:

- некорректное составление бухгалтерских записей по операциям расчетов с подотчетными лицами;

- неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;

- ведение журнала-ордера N 7 не по каждому подотчетному лицу и выданной сумме;

- несоответствие записей в авансовых отчетах данным журнала-ордера N 7 или других регистров.

7. Нарушения в форме и реквизитах первичных документов.

Признаки отсутствия или недостаточности внутреннего контроля при ведении расчетов с подотчетными лицами для аудитора:

· отсутствие на предприятии утвержденного приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;

· несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчет;

· отсутствие на предприятии системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;

· несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах;

· задолженность подотчетных лиц, не погашенная в установленные сроки;

· списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении сроков исковой давности на финансовые результаты деятельности предприятия или за счет использования чистой прибыли;

· отсутствие утвержденных руководителем предприятия смет представительских расходов;

· отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;

· отсутствие визы руководителя предприятия или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчеты;

· выдача денег под отчет лицам, не являющимся работником предприятия, без соответствующего основания.

Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.

Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно использовать вопросник (таблица №1).

По результатам опроса ответственных работников проверяемого предприятия по вопроснику (таблица № 1) аудитор может сделать следующие выводы:

1. Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга, лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды.

2. В нарушение п.11 Порядка ведения кассовых операций в РФ лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы под отчет, выдаются новые авансы.

3. Приказы о направлении работников в командировки на оформляются , при это следует проверить, не допускается ли под видом командировочных расходов скрытое авансирование работников предприятия.

4. В нарушение Налогового Кодекса РФ главы № « О налоге на совокупный доход с физических лиц» суточные, возмещаемые сверх норм работникам предприятия, не облагаются налогом.

5. В нарушение Налогового Кодекса РФ главы № 25 « О налоге на прибыль» и главы № 21 «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет командировочных сумм в пределах норм с сверх норм не ведется.

6. В нарушение Положения о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг) сметы представительских расходов не разрабатываются и не утверждаются руководителем предприятия.

7. В нарушение Налогового Кодекса РФ главы № 25 « О налоге на прибыль» и главы № 21 «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет представительских расходов а пределах норм с сверх норм не ведется.

8. В нарушение п.11 Порядка ведения кассовых операций в РФ лицам, выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в суммах, превышающих необходимые.

По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Промежуточные выводы по вопроснику позволяют аудитору сделать основной вывод - о том, что порядок расчетов с подотчетными лицами неудовлетворителен.

Подобный вывод может быть основанием для следующих действий:

· если по результатам опроса сотрудников проверяемого предприятия и данным экспресс - анализа отчетности расчеты с подотчетными лицами составляют небольшой удельный вес в общем числе хозяйственных операций, то аудитор может планировать проверку этих расчетов в обычном порядке для оценки существенности статьи «Расчеты с подотчетными лицами» в отчетности предприятия;

· если удельный вес расчетов с подотчетными лицами велик, например, приобретение производственных запасов на суммы, превышающие лимит расчетов наличными деньгами; оплата работ и услуг сторонних организаций осуществляется через подотчетных лиц и размер задолженности за подотчетными лицами превышает разумные границы, погашение задолженности не производится, то такие факты могут стать для аудитора основанием для отказа от выражения своего мнения о достоверности отчетности предприятия и соответствии бухгалтерского учета Положению о бухгалтерском учете. В общем случае по результатам опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами и намечен состав процедур. При проверки расчетов с подотчетными лицами применяются практически все методы получения аудиторских доказательств, но к различным объектам контроля и для выявления одного или нескольких возможных нарушений.

Основные контрольные процедуры:

«Подотчет 1.1.1»- проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно - операционные расходы списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия;

«Подотчет 1.1.2»- проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам;

«Подотчет 1.1.3»- проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

«Подотчет 1.1.4»- проверка наличия подотчетных лиц в штате предприятия;

«Подотчет 1.1.5»- проверка правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.

«Подотчет 2.1.1»- проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.

«Подотчет 2.1.2»- проверка наличия приказов о направлении работников в командировку;

«Подотчет 2.1.3»-проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке;

«Подотчет 2.1.4»-проверка правильности возмещения командировочных расходов.

«Подотчет 2.1.5»-проверка правильности ведения учета командировочных расходов в пределах и сверх норм;

«Подотчет 2.2.1»-проверка удержания налога на доходы с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм.

«Подотчет 2.2.2»-проверка правильности выделения налога на добавленную стоимость (НДС) в сумме командировочных расходов.

«Подотчет 3.1.1»-проверка правильности отражения в учете НДС по приобретенным подотчетными лицами материальным ценностям в розничной торговой сети и населения.

«Подотчет 3.1.2»-проверка правильности отражения в учете сумм НДС от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле.

«Подотчет 4.1.1»- проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам.

«Подотчет 4.1.2»- проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм;

«Подотчет 5.1.1»- проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами.

«Подотчет 6.1.1»- проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале- ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами».

Вопросы для проверки расчетов с подотчетными лицами Таблица №4

№ пп\п	Вопрос	Вариант ответа	Информация или документ, который следует запросить	Назначаемая аудиторская процедура	Номер вывода
1	2	3	4	5	6
1	Имеется ли на предприятии список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды, утвержденный приказом по предприятию	Нет Да	Список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хознужды.	«Подотчет 1.1.1»	1 41
2	Выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам	Нет Да	Журнал-ордер №1	«Подотчет 1.1.2»	22
3	Оформляется ли письменные распоряжения руководителя предприятия (приказы) при направлении работников в командировки	Нет Да	Письменные распоряжения руководителя	«Подотчет 2.1.2»	43
4	Облагаются ли суточные сверх норм, возмещаемые по решению предприятия	Нет Да	Приказ руководителя о возмещении	«Подотчет 2.2.1»	5 4
5	Организован ли аналитический учет командировочных расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения	Нет Да		«Подотчет 2.1.5»	5 45
6	Имеются ли утвержденные письменным распоряжением руководителя предприятия сметы представительских расходов	Нет Да	Письменное распоряжение руководителя и сметы	«Подотчет 4.1.1»	46
7	Организован ли аналитический учет представительских расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения	Нет Да		«Подотчет 4.1.2»	8 7
8	Производится ли расчет сумм, причитающихся работнику на командировку	Нет Да			48

Делая вывод, можно сказать, что аудит расчетов с подотчетными лицами проводится на основе первичных документов по расчетам с подотчетными лицами. Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются: авансовые отчеты; приказы о направлении сотрудников в командировки; командировочные удостоверения; копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; оправдательные первичные документы. В этой главе были проанализированы методы получения аудиторских доказательств при аудиторской проверке расчетов с подотчетными лицами для выявления типичных ошибок, допускаемых в данной области бухгалтерского учета. К таким методам относятся: наблюдение или участие в инвентаризации; наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций; устный опрос; получение письменных подтверждений; проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц; проверка документов, подготовленных в Обществе; проверка арифметических расчетов; анализ. Были изучены методики проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами, предлагаемые такими авторами, как В.И. Подольский, В.П. Суйц, А.Д. Шеремет. Применение данных методик имеет целью выявление допускаемых в Обществе нарушений бухгалтерского учета расчетов с подотчеными лицами, в результате чего аудитор может дать руководству Общества соответствующие советы и разъяснения по исправлению и предупреждению в будущем допущенных нарушений. Изучение типичных ошибок, допускаемых в Обществе при расчетах с подотчетными лицами позволяет утверждать, что большниство таких ошибок происходит не из-за сложности в их бухгалтерском учете, а в результате небрежного его ведения и отсутствия контроля за расчетами с работниками.

Основными ошибками, допускаемыми в Обществе являются несоблюдение порядка выдачи денег под отчет; отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами; отсутствие смет и актов по представительским расходам. Отсутствуют приказы об утверждении смет. В результате указанных нарушений расходы, которые могли бы относиться на себестоимость, списываются за счёт чистой прибыли Общества, занижается налогооблагаемый доход, происходит скрытие платежей в фонды.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключении можно сдать выводы о том, в процессе написания работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы.

А именно, рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Определены основные направления расходования подотчетных сумм: на хозяйственные нужды, на командировочные и представительские расходы. Так же основные первичные документы и нормативные акты, применяемые в оформлении расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете с учетом последних изменений.

Основным первичным документом, отражающим расчеты с подотчетными лицами, является авансовый отчет. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71. Были проверена правильность бухгалтерских записей по отражению полученных сумм и их списанию. Проверена правильность подсчета оборотов и выведения сальдо в тех регистрах, в которых ведется аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами. В Обществе встречаются случаи числящейся за подотчетным лицом задолженности без документальных обоснований, что можно расценивать, как скрытое кредитование работников путем выдачи им авансов. Имеет место несвоевременное принятие мер к принудительному взысканию задолженности подотчетного лица, не отчитавшегося о своих расходах или не вернувшего остаток средств в кассу, путем удержания его долга из оплаты труда.

В первой главе дипломной работы я освоила теоретические основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами, обратив основное внимание на законодательное и нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами, на документальное оформление покупок для организаций за наличный расчет, на налогообложение командировочных расходов. Ознакомилась с материалом по оформлению и учету представительских расходов и с правовым регулированием командировок за границу. На основе изучения учебной, научной и нормативной литературы в первой главе я сделала вывод, что основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

- своевременное, полное и достоверное отражение на счетах фактических затрат на командировочные расходы.

- документальная обоснованность использования подотчетных сумм и включения их в состав затрат

- контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

Во второй главе я представила материал по организации бухгалтерского учета в ОАО «…………..» с подотчетными лицами. Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета для обобщения информации с работниками по суммам, выданных подотчет, используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Сальдо дебетовое этого счета отражает сумму задолженности работника предприятия, а кредитовое сальдо - задолженность предприятия работнику. Кассир на основании приказа руководителя (приложение № 1) выдает подотчетному лицу денежные средства и производится бухгалтерская запись:

Дебет 71 Кредит 50 - выданы наличные из кассы подотчетному лицу

В приказе указывается срок, на который выданы денежные средства.

В бухгалтерском учете приобретение материальных ценностей для производственных нужд оформляется проводкой:

Дебет 10 Кредит 71 - списаны расходы на материальные ценности

Дебет 20 Кредит 10 - материальные ценности списаны на производство

Все подотчетные суммы списываются на основании авансового отчета работника с приложением подтверждающих расходы документов (приложение № 4) При неполном израсходовании подотчетной суммы работник сдает остаток в кассу. Бухгалтерская запись:

Дебет 50 Кредит 71 - деньги сданы в кассу по приходному ордеру (приложение № 3) Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче конкретного подотчетного лица. В этой главе отражена особенность учета приобретения ГСМ за наличный расчет. Список лиц, имеющих право на получение денег на покупку ГСМ, максимальная сумма, которая выдается под отчет и сроки составления авансовых отчетов установлены приказом руководителя ОАО «………». Работник, которому в соответствии с приказом разрешено расходовать представительские средства, получает их из кассы по расходному кассовому ордеру, подтверждает свои расходы предъявлением в бухгалтерию товарного чека, счета или накладной на отпуск товара. В бухгалтерском учете представительские расходы отражаются записью:

Дебет 71 Кредит 50 - выдано под отчет на представительские расходы

Дебет 26 Кредит 71 - списаны представительские расходы по предъявленным документам.

Сумма представительских расходов включается в себестоимость без НДС в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда за отчетный период. Отличу, что в ОАО «…………» из авансовых отчетов и приложенным к ним документам видно, что затраты на представительские расходы не оформляются должным образом, а списываются обычным актом.

В третьей главе освещен материал по аудиту расчетов с подотчетными лицами на предприятии ОАО «………………..», я отметила цели и задачи аудиторской проверки учета расчетов. Внутренние расчетные операции с подотчетными лицами относят аудиторами к зонам с повышенным контрольным риском и их проверке уделяют особое внимание. В план проверки должно входить:

1. проверка достоверности учетных и отчетных данных по расчетам с подотчетными лицами.

2. обоснованность выдачи авансов под отчет и своевременность предоставления авансовых отчетов.

3. документальная обоснованность использования сумм.

4. обоснованность включения подотчетных сумм в состав затрат.

5. правильность налогообложения.

По результату аудиторской проверки в ОАО «…………..» за 2009 год можно сделать вывод, что основными ошибками, документальными в этой организации, являются: несоблюдение порядка выдачи денег под отчет, отсутствие инвентаризации расчетов с подотчетными лицами, отсутствие смет и актов по представительским расходам.

Основные ошибки, возникающие в Обществе при оформлении расчетов с подотчетными лицами, связаны с несвоевременным предоставлением авансового отчета и возвращения остатка денег в кассу, выдача подотчетных сумм лицу, имеющему задолженность по ранее полученному авансу, с несоблюдением норм оформления оправдательных документов, подтверждающих расходы подотчетного лица по представительским расходам; отсутствием необходимых первичных документов регламентирующих суммы произведенных расходов, а также правомерности подотчетного лица совершать данные расходы, что ведет к сознательным или случайным ошибкам в определении налогооблагаемой базы при расчете налогов на прибыль, НДС, НДФЛ и ЕСН.

Чтобы ликвидировать указанные ошибки и повысить эффективность бухгалтерского учета с подотчетными лицами предлагаю:

- разработать внутренний документ, регламентирующий учет расходов при проведении представительских мероприятий, назначить ответственных лиц и обязать их оформлять план представительского мероприятия (смету, протоколы, акты), подтверждающие производственную значимость этих расходов.

- усилить контроль над выданными авансами под отчет, чтоб исключить скрытое кредитование работников.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Нормативные правовые акты и нормативные документы

1. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть I - принят ГД ФС РФ 21.10.1994, в ред. Федерального закона от 09.02.2009г. № 7-ФЗ; часть II - принят ГД ФС РФ 22.12.1995, в ред. Федерального закона от 30.12.2008г. № 105-ФЗ, в ред. Федерального закона от 27.12.2009г. № 352-ФЗ)

2. Налоговый кодекс РФ часть I - принят ГД ФС РФ от 16.07.1998, в ред. Федерального закона от 26.11.2008г. № 224-ФЗ, в ред. Федеральным законом от 27.12.2009 № 374-ФЗ, в ред. Федерального закона от 29.12.2009г. № 383-ФЗ; часть II - принят ГД ФС РФ от 19.07.2000, ред. Федерального закона от 30.12.2008г. № 323-ФЗ, в ред. Федерального закона от 29.12.2009 № 379 ФЗ) Федеральный Закон об аудиторской деятельности № 119 ФЗ.

3. Трудовой кодекс РФ от 21.12.2001г. Введен в действие с 01.02.2002г

4. Закон РФ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ (ред. от 03.11.2006 в ред. Федерального закона от 23.11.2009 № 261ФЗ)

5. Федеральный закон от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (в ред. Федеральных законов от 03.06.2009 N 121-ФЗ (ред. 17.07.2009), от 17.07.2009 N 162-ФЗ, от 27.07.2010 N 192-ФЗ)

6. Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ. «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. с изм., внесенными Федеральным законом от 27.12.2009 N 352-ФЗ).

7. Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ "Об акционерных обществах"

8. Федеральный закон от 12 января 1996 г. N 7-ФЗ "О некоммерческих организациях" (в ред. Федеральных законов с последними изм. от 22.07.2010 N 164-ФЗ)

9. Федеральный закон от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле" (в ред. Федеральных законов с последними изм. от 22.07.2008 N 150-ФЗ).

10. Федеральный закон от 07.08.2001 N 119-ФЗ (ред. от 30.12.2008) "Об аудиторской деятельности" (принят ГД ФС РФ 13.07.2001) (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.01.2010) Документ утрачивает силу с 1 января 2011 года в связи с принятием Федерального закона от 30.12.2008 N 307-ФЗ.

11. Указ Центрального банка Российской Федерации от 14.11.2001г N 1050 «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами».

12. Указания Центрального банка РФ от 20.06.2007 № 1843-У «Об установлении предельного размера расчётов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке

13. Приказ Минфина РФ от 29.07.98 №34н «Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ» (в ред. 26.03.2007г.)

14. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н, ред. От 07.05.2003 № 38н).

15. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации Письмо Центрального банка Российской Федерации от 22.09.93 N 40 (в ред.24.03.2000г).

16. Приказ Минфина России № 64н от 2 августа 2004 года «Об установлении выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран».

17. Постановление Совмина-Правительства РФ от 30.07.93 № 745 «Положение по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» (в ред. от 08.08.2003г.)

18. Постановления Совмина СССР от 18.03.1988 № 351 (действует в части не противоречащей действующему ТК)

19. Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (в ред. Постановления Правительства РФ от 28.03.2008 N 221)

20. Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»

21. Постановление Минтруда России от 31.12.2002 № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности»

22. Постановление Правительства РФ от 23.09.2002 N 696 (ред. от 02.08.2010) "Об утверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности"

23. Постановление Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет».

24. Постановление Президиума ВАС РФ от 18 марта 2008 г. N 10840/07

25. Положение по бухгалтерскому учету 1/2008 «Учетная политика организации» (утв. Приказом Минфина России от 06.10.2008г. № 106н)

26. Инструкция Центрального банка Российской Федерации от 14 сентября 2006 г. "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)".

27. Положение по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» ПБУ 3/2006, утвержденным приказом Минфина России от 27.11.2006 № 154н

28. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ» (утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, ред. от 26.03.2007 № 26н)

29. Положение по ведению бухгалтерского учета ПБУ 10/99 « Расходы организаций». Утвержденный Приказом Минфина Российской Федерации от 06.05.1999г. № 33 н. (В редакции Приказов Минфина РФ от 30.12.1999 № 107н, от 30.03.2001 № 27н)

30. Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н, ред. от 18.09.2006 г. № 115н).

31. Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР»

32. Письмо Минфина РФ от 24.09.93.№ 110 «О нормах возмещения командировочных расходов в инвалюте.

33. Письмо Минтруда РФ, Минфина РФ от 17.05.1996 N 1037-ИХ.

34. Письмо Центробанка от 16.05.2001 N 31 "Обобщение практики применения нормативных актов Банка России по вопросам валютного регулирования"

35. Письмо Госналогслужбы РФ от 14 июня 1996г. № ВГ-8-08/442 .

36. Письмо Минфина России от 1 февраля 2008 г. N 03-04-06-01/27

37. Письмо ГНИ по г. Москве № 11-13/991 от 23.01.95

38. Письмо ЦБ РФ от 30.07.2007 N 36-3/1381

39. Письмо Минфина России от 23.12.2009 N 03-07-11/323

40. Письмо Минфина России от 7 августа 2009 г. N 03-01-15/8-400

41. Письма Минфина России от 31.12.2008 N 03-07-11/391, УФНС России по г. Москве от 11.12.2008 N 19-11/115222

42. Письмо Минфина России от 29 октября 2009 г. N 03-04-06-01/274

43. Письмо УФНС России по г. Москве от 30 июня 2008 г. N 20-12/061156

2. Монографии, сборники, учебники и учебные пособия

44. Аудит: Учебник / Под ред. Подольского В.И. -2 издание; дополнено и переработано. -М.: ЮНИТИ. -2005. -656 с.

45. Бабаева, В.А. Терехова, Т.Н. Шеина., Бухгалтерский учет финансово-хозяйственной деятельности организаций: методология, задачи, тесты, учебное пособие:2005.-544с.

46. Боровкина Н.Д. Определение существенности в аудите//Аудит и налогообложение, 2005-№6

47. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учеб. пособие. - 4-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2006. - 640 с. - (Серия «Высшее образование»)

48. Суйц В.П., Ахметбеков А.Н., Дубровина Т.А. Аудит: общий, банковский, страховой: Учебник. - М.: ИНФРО-М, 2007. - 556 с. - (Серия «Высшее образование»)

49. Парушина Н.В. Аудит расчетов с персоналом по оплате труда и с подотчетными лицами // Аудитор- 2006, №1.

50. Богаченко В.М., Кириллова Н.А., Бухгалтерский учёт. Издательство «Феникс», 2010г. - 464 стр.

Интернет-ресурсы

51.www.Audit-it.ru

52.www.bestnet.ru

53.www.finanalis.ru

Размещено на Allbest.ru