Облік, контроль та аналіз бюджетних коштів

У нижній частині мається переключающееся меню з наступними розділами:

Роздягнув «Додатково» - дозволяє відкрити поле для введення наступної інформації:

Зобов'язання - вибирається з довідника фінансових зобов'язань

Відновлення касових витрат - установити прапор у поле, якщо вид операції «Повернення від партнерів на розрахунковий рахунок» і типова операція «Повернення коштiв»

КФК - код функціональної класифікації вибирається з відповідного довідника

КВК - код відомчої класифікації вибирається з відповідного довідника

КПК - код програмної класифікації вибирається з відповідного довідника. Призначення платежу - уводиться користувачем вручну, або вибирається з довідника, при натисканні на кнопку «Призначення».

Роздягнув «Податки» - дозволяє вибрати податкову модель і створити податкову накладну. Податкова накладна формує відповідну запис у книзі продажів (покупок).Роздягнув «Проводки» - дозволяє переглянути сформовані проводки, виконати редагування, або додати нову проводки. Після заповнення всіх розділів, документ відправляється на печатку, для чого вибрати в меню «Сервіс» пункт «Печатка». Після печатки документа натиснути на кнопку «ОК». При цьому в діалоговому вікні “Документи банка” буде сформована відповідна запис, із сумою в колонку “Витрата” чи “Прихід” у залежності від виду операції. При статусі документа «Чернетка» сума в колонку «Витрата» не зміниться. Аналогічно створюються всі платіжні документи за дану дату. Для формування файлу експорту всіх платіжних документів за дану дату, вибрати в меню «Банк» головного діалогового вікна пункт «Експорт даних у казначейство». Відкриється відповідне діалогове вікно, у якому необхідно: вибрати дату, установити прапор у полях платіжні документи, юридичні зобов'язання, фінансові зобов'язання й у поле «Шлях до файлів» указати місце розташування цих файлів (Наприклад: при формуванні файлу на дискету). Для одержання виписок банку Казначейства необхідно файл, отриманий у банку (на чи дискеті по каналах «Інтернет») помістити в каталог “Pragmat”. Ім'я файлу виписок банку - «Код ОКПО організації+розширення .dbf» (наприклад 13419723.dbf). У меню “Банк” у головному діалоговому вікні вибрати пункт “Імпорт виписок банку з казначейства”. Через якийсь час програма введе отримані виписки в підсистему “Банк”. Документи банку по витраті, що мали статус “Чернетка”, по яких надійшла виписка банку, змінять свій статус на “Проведений”. Докумети банку по приходу будуть записані зі статусом “Проведений”. Якщо по прибуткових документах банку, контрагент відсутній у довіднику, то він буде внесений програмою автоматично. Варто мати на увазі, що програма аналізує дату документів зі статусом “Проведений” у підсистемі “Банк” з датою документів поступивших з банку. Дата документів, що надходять з банку, повинна бути як мінімум на один день більше. Наприклад: якщо в програмі присутні документи зі статусом “Проведений” (по конкретному розрахунковому рахунку) за 20.05.2002 м, ті документи, що надійшли з банку, повинні мати дату 21.05.2002м (чи вище), тобто не можна порушувати послідовність завантаження виписок банку по датах. Виходячи з вимог до якості робіт, проведених відділенням, не можна не відзначити, що ефективна робота його цілком залежить від рівня оснащення офісу електронним устаткуванням, таким, як комп'ютери, програмним забезпеченням, засобами зв'язку, копіювальними пристроями.

У цьому ряді особливе місце займають бази даних і інше програмне забезпечення, зв'язане з їх використанням як інструмент для діловодства і раціоналізації фінансової праці. Їхнє використання дозволяє скоротити час, необхідний на підготовку конкретних документів, виключити можливість появи помилок у підготовці бухгалтерської документації, що дає прямий економічний ефект.

Зрозуміло, для розкриття всіх потенційних можливостей, що несе в собі використання баз даних, необхідно застосовувати в роботі комплекс програмних і апаратних засобів максимально відповідним поставленим задачам. Тому в даний час велика потребу підприємств і організацій у комп'ютерних програмах, що підтримують і погодять роботу управлінської і фінансової ланок компанії, а також в інформації про способи оптимального використання наявного в компанії комп'ютерного устаткування.

При всім різноманітті на ринку програмного й апаратного забезпечення для локальних мереж, створення кожної системи спеціального призначення носить вузький прикладний характер і в зв'язку з цим, як правило, виникає потреба в додаткових розробках, що забезпечують нестандартні властивості системи. При цьому необхідно забезпечити її на всіх стадіях роботи системи, тобто при збереженні, обробці і передачі інформації. Ця задача реалізується як за допомогою стандартних засобів, так і за допомогою створеними в процесі проектування. Упровадження проекту дозволить значною мірою прискорити обмін інформацією в підрозділі, знизити витрати робочого часу на дії, що прямо не відносяться до посадових обов'язків.

Таким чином, реалізація проекту дозволить значно зменшити витрати робочого часу на організаційні питання, а, отже, підвищити продуктивність праці й економічну ефективність проведених робіт.

У Краснодонському ВДК у Луганській області застосовується меморіально-ордерна система. Сутність меморіально-ордерної форми обліку полягає в тім , що на основі первинних документів складаються меморіальні ордера, в яких проставляється кореспонденція рахунків. Після реєстрації меморіальних ордерів у реєстраційному журналі дані їх використовуються для записів на синтетичних рахунках у Головній книзі. З метою забезпечення єдності бухгалтерського обліку, згідно з вимогами Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, Наказом Державного казначейства України від 27.07.2000р. № 68 затверджена інструкція про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання.

У відділі бухгалтерського обліку та звітності Краснодонського ВДК складаються картки аналітичного обліку: касових та фактичних видатків.

Автоматизація обліку бюджетних коштів у Краснодонському ВДК у Луганській області здійснюється згідно інструкція з формування платіжних документів у банк Казначейства для бюджетних організацій. Комплексна бухгалтерська програма “ПРАГМАТ”, - призначена для автоматизації бухгалтерського й оперативного обліку на підприємствах будь-якої форми власності. Програма дозволяє вести облік по декількох підприємствах. Програма веде суцільний, безупинний і взаємозалежний облік, здійснюваний у єдиній базі даних і, забезпечує уведення всіх господарських операцій у момент їхнього здійснення. Облік у програмі ведеться по періодах, обираним користувачем самостійно. Головним джерелом проводок у програмі є первинні документи, що вводяться користувачем у кожній підсистемі. Програма працює з будь-якими видами (і кількістю) валют і робить автоматичний перерахунок у національну валюту при зміні відповідних курсів валют, прийнятих за основу. У програмі реалізований автоматичний зв'язок із системами Клієнт-банк, що дозволяє користувачу імпортувати виписки банку в систему і формувати відповідні проводки в книгу обліку операцій. Що належить до удосконалення обліку бюджетних коштів у казначействі і виходячи з вимог до якості робіт, проведених відділенням, не можна не відзначити, що ефективна робота його цілком залежить від рівня оснащення офісу електронним устаткуванням, таким, як комп'ютери, програмним забезпеченням, засобами зв'язку, копіювальними пристроями. У цьому ряді особливе місце займають бази даних і інше програмне забезпечення, зв'язане з їх використанням як інструмент для діловодства і раціоналізації фінансової праці. Їхнє використання дозволяє скоротити час, необхідний на підготовку конкретних документів, виключити можливість появи помилок у підготовці бухгалтерської документації, що дає прямий економічний ефект. При цьому необхідно забезпечити її на всіх стадіях роботи системи, тобто при збереженні, обробці і передачі інформації. Ця задача реалізується як за допомогою стандартних засобів, так і за допомогою створеними в процесі проектування. Упровадження проекту дозволить значною мірою прискорити обмін інформацією в підрозділі, знизити витрати робочого часу на дії, що прямо не відносяться до посадових обов'язків.

2. Контроль бюджетних коштів Державного казначейства України

2.1 Організація контролю за правильністю складення і виконання бюджету

Ревізія - це метод документального контролю за фінансово - господарською діяльністю підприємства , установи, організації, дотримання законодавства з фінансових питань, достовірністю обліку і звітності, спосіб документального викриття недостач, розтрат, привласнень та крадіжок коштів і матеріальних цінностей, попередження фінансових зловживань. За наслідками ревізії складається акт.

Перевірка - це обстеження і вивчення ділянок фінансово - господарської діяльності підприємства , установи, організації, або їх підрозділів. Наслідки перевірок оформляються довідкою або доповідною запискою.

Ревізії та перевірки проводяться за методами контролю, які показані нижче у схемі.

Методичні прийоми фактичного контролю

До останніх належать такі, що складені з порушенням вимог чинних нормативних актів з бухгалтерського обліку щодо форми і заповнення реквізитів документа, застосовуваних способів внесення правомірних виправлень. Експертна перевірка документів доповнює формальну та арифметичну перевірки при виявленні в окремих реквізитах документа ознак підробки. Підроблені документи можуть визначатися сукупністю таких ознак: підчищення, дописування тексту, окремих цифр або букв, цифрових записів, закреслення, часткове чи повне видалення та виправлення написаного тексту. Наприклад, виправлення дати здійснення операції, ціни, кількості, вартості, підроблені підписи відповідальних службових осіб. Документи з ознаками підробки попередньо детально вивчаються для встановлення достовірності здійснених господарських операцій, які вони відображають, застосовуючи методи зустрічної перевірки документальних даних, взаємного контролю змісту різних документів, об'єктивної можливості виконання, здійснення.

Для виявлення додаткових доказів про підроблені документи ревізор направляє їх у спеціальні лабораторії на криміналістичну експертизу, яка готує експертний висновок. Складання підроблених документів класифікується як кримінальний злочин. При виявленні таких документів ревізор повинен терміново довести це до відома правоохоронних органів та вжити заходів щодо їх збереження як доказів порушень.

Зустрічна перевірка документів -- один з ефективних прийомів документального контролю достовірності відображення в документах господарських операцій.

Суть такої перевірки полягає в дослідженні достовірності документів шляхом зіставлення їх і записів у облікових реєстрах, що належать до одних і тих самих або різних, але взаємопов'язаних господарських операцій ревізованого підприємства та організацій, з якими воно має виробничі (господарські) відносини.

Наприклад, документи складаються, як правило, у 2-х, 3-х примірниках, один з яких передається іншим взаємопов'язаним організаціям (постачальник -- покупець; клієнт, замовник -- виконавець). Порівняння даних різних примірників одного й того ж документа дає можливість установити факти порушень, які завуальовані виправленнями в документах ревізованого підприємства окремих реквізитів чи складанням підставних документів, заміни ними дійсних документів.

Логічна перевірка документів як методичний прийом контролю застосовується при дослідженні достовірності господарських операцій, коли в ревізора виникають сумніви щодо обсягів у кількісному та вартісному значеннях окремих показників.

Суть методу -- у порівнянні господарської операції, відображеної в документі, з різними взаємозв'язаними показниками інших господарських операцій на предмет того, чи існувала об'єктивна можливість її виникнення. Наприклад, зіставлення даних про обсяги перевезеного вантажу в дорожніх листках водія автомашини і накладних постачальника сировини чи матеріалів; обсяги випуску готової продукції з виробничою потужністю устаткування.

Контрольні порівняння на збалансованість окремих показників, що застосовуються для контролю правильності оприбуткування та списання на витрати, видатки окремих сортів, матеріальних цінностей, достовірності аналітичного обліку, якщо в бухгалтерії ведеться тільки вартісний (сумовий) облік матеріальних цінностей, а також, коли аналітичний облік у запущеному стані. Суть даного прийому полягає в порівнянні залишку на початок ревізованого періоду з документованим надходженням матеріальних цінностей, з однієї сторони, і документованих витрат та залишку на кінець ревізованого періоду, з іншої сторони (залишок на початок + надходження = залишок на кінець + витрати).

Перевірка правильності відображення господарських операцій з даних документів у реєстрах .бухгалтерського обліку. При цьому контролюється правильність визначення кореспонденції рахунків, виходячи зі змісту господарської операції, відображеної в документі, повнота наявності та відповідності документів за здійсненими в облікових реєстрах записами на рахунках бухгалтерського обліку. Допущені порушення можуть виражатися в неправильній кореспонденції рахунків, невідповідності сум у реєстрах бухгалтерського обліку і прикладених до них документах, відсутності бухгалтерських записів по окремих прикладених документах, повторі кореспонденції рахунків у однакових сумах за одним і тим самим документом, необґрунтованих документами додаткових чи сторнованих записах на рахунках бухгалтерського обліку. Тільки досконале володіння методикою здійснення бухгалтерського обліку дозволяє ревізору виявити такі приховані зловживання, як крадіжки грошових коштів і матеріальних цінностей. Аналітична (камеральна) перевірка звітності і балансів. Суть цього методичного прийому полягає в дослідженні обґрунтованості показників звітності і балансів даними бухгалтерського аналітичного і синтетичного чи податкового обліку. .Він застосовується в поєднанні з іншими метричними прийомами і способами контролю та аналізу для дослідження фінансового стану підприємства, фінансових результатів діяльності та взаємовідносин по платежах до бюджету, цільових спеціальних державних фондів, розрахунків з банками по позичках, а також з іншими підприємствами та організаціями. До основних прийомів аналізу, які мають широке застосування при здійсненні контролю фінансово-господарської діяльності належать: техніко-економічні розрахунки, порівняння даних, відносні та абсолютні величини, групування даних, тематичні обстеження. При проведенні ревізій контроль документів та облікових реєстрів здійснюється суцільним чи вибірковим способом. Суцільний спосіб більш ефективний, але має обмежене застосування через високу трудомісткість контрольного процесу. Він застосовується при ревізії грошових коштів по касових та банківських операціях підприємства, а також на тих ділянках діяльності ревізованих підприємств, де викрито зловживання і необхідно встановити повний обсяг матеріальних збитків, реальний оподаткований оборот за видами податків для визначення повноти нарахування податків до бюджету.

У практичній роботі ревізори використовують різні варіанти вибіркового контролю. Як критерії вибору інформації для контролю, залежно від виду об'єктів, ревізором можуть визначатися:

а) однорідні господарські операції з визначеним інтервалом

вибору (наприклад, 1 00--200 операцій);

б) усі господарські операції підприємства за останній місяць кожного кварталу за різні визначені періоди часу;

в) частина операцій за ревізований період.

Якщо в процесі вибіркового контролю документації буде встановлено факти зловживань, то застосовується суцільний контроль. Здійснюючи контрольні дії, ревізор повинен мати на увазі, що нерідко зловживання та порушення приховано за зовнішньо правильно оформленими документами. Тому при встановленні найнезначніших ознак зловживань ревізор зобов'язаний зосередити свою увагу на їх повному викритті, застосовуючи комплекс методичних прийомів та способів контролю.

Організація контролю за правильністю складення і виконання бюджету ведеться згідно інструкцій нормативних документів та Законів Украйни. Ревізії в органах державного казначейства проводяться організацією в даному випадку Обласним Управлінням Державного казначейства у Луганській області чи Контрольно - ревізійним управлінням міста Краснодона. Відповідно до вимог Закону про Державну контрольно-ревізійну службу в Україні всі структурні підрозділи Державної контрольно-ревізійної служби складають піврічні плани контрольно-ревізійної роботи. У цьому плані передбачаються:

ѕ перелік об'єктів контролю( назва організації);

ѕ підстави для включення до плану;

ѕ дата, на яку об'єкт попередньо було обревізовано;

ѕ плановий термін виконання (назва місяця, затрати часу в днях); особа керівника ревізійної групи.

Об'єкти для ревізій і перевірок включаються до планів контрольно-ревізійної роботи за дорученням контрольно-ревізійного управління вищого рівня, поданням правоохоронних органів, дорученням органів державної влади і за власною ініціативою.

При плануванні контрольно-ревізійної роботи треба враховувати, що ревізія підприємства, організації в плановому порядку чи за ініціативою органів контролю може проводитися не частіше ніж один раз на рік, а за поданням правоохоронних органів -- незалежно від кількості раніше проведених на цьому об'єкті ревізій і перевірок. Плановий термін проведення ревізії -- ЗО робочих днів.

Складання плану контрольно-ревізійної роботи передбачає рівномірне навантаження працівників ревізійного відділу, виділення резерву часу для виконання позапланових завдань, перевірки виконання рішень за раніше здійсненими ревізіями.

Державна контрольно-ревізійна служба повинна координувати плани контрольно-ревізійної роботи з іншими контрольними органами. Щоб неплановий контроль ревізованого підприємства, організації здійснювався комплексно, причому одночасно всіма державними контролюючими органами один раз на рік, термін проведення ревізій координує територіальний орган податкової інспекції.

Плани контрольно-ревізійного органу повинні бути складені в установлені строки і передані на затвердження керівникові структурного підрозділу державної контрольно-ревізійної служби вищого рівням Зміни до планів контрольної роботи можуть вноситися не пізніше ніж за місяць до закінчення поточного півріччя на підставі обґрунтованих пропозицій про необхідність внесення таких коректив.

Права, обов'язки і відповідальність Державної контрольно-ревізійної служби. Законом України «Про Державну контрольно-ревізійну службу в Україні» та Положенням про Державну контрольно-ревізійну службу, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 05.07.93 №515 визначено права, обов'язки і відповідальність Державної контрольно-ревізійної служби (див. статті 10, 11, 12).

Отже, Державна контрольно-ревізійна служба (ДКРС) має право:

1) ревізувати і перевіряти в міністерствах, державних комітетах та інших органах державної виконавчої власних фондах, на підприємствах, в установах та організаціях грошові та бухгалтерські документи, звіти, кошториси й інші документи, що підтверджують надходження і витрачання коштів і матеріальних цінностей, проводити перевірки фактичної наявності цінностей;

2) безперешкодного доступу на склади, у сховища, виробничі та інші приміщення для їх обстеження і з'ясування питань, пов'язаних з ревізією або перевіркою. Припиняти на розрахункових, поточних рахунках у банках операції в разі, коли керівництво об'єкта, на якому необхідно провести ревізію або перевірку, Перешкоджає працівнику ДКРС виконувати свої обов'язки;

3) залучати на договірних засадах кваліфікованих фахівців відповідних міністерств, державних комітетів, інших органів державної виконавчої влади, державних фондів, підприємств, установ та організацій до проведення контрольних обмірів будівельних, монтажних, ремонтних та інших робіт, контрольних запусків сировини і матеріалів у виробництво, контрольних аналізів сировини, матеріалів і готової продукції, інших перевірок з оплатою за рахунок спеціально передбачених на ці цілі коштів;

4) вимагати від керівників ревізованих підприємств та організацій проведення інвентаризацій матеріальних цінностей, грошових коштів, розрахунків, у необхідних випадках опечатувати каси, склади, архіви, а при виявленні зловживань вилучати необхідні документи на термін до закінчення ревізії або перевірки, залишаючи в справах акт про вилучення та копії або реєстри вилучених документів;

5) одержувати від банків та інших фінансових і кредитних установ необхідні відомості, копії документів, довідки про банківські операції та залишки коштів на рахунках об'єктів, що ревізуються або перевіряються, у тому числі недержавних форм власності, довідки і копії документів про операції та розрахунки з Підприємствами, установами, організаціями, що ревізуються;

6) одержувати від службових і матеріально відповідальних осіб ревізованих об'єктів письмові пояснення з питань, які виникають у ході контролю, стягувати в дохід держави кошти, одержані міністерствами, відомствами, підприємствами та організаціями за незаконним угодами, з порушенням чинного законодавства;

Серед обов'язків ДКРС -- суворе додержання положень Конституції України, законів України, дотримання прав та інтересів громадян, підприємств, установ, організацій, що охороняються законом. Однак основний службовий обов'язок працівників ДКРС, тобто ревізорів, є якісне й своєчасне проведення ревізій і перевірок. Вони повинні досконало знати чинне законодавство, що стосується діяльності ревізованого підприємства, і безумовно керуватися ним у практичній роботі; володіти всім комплексом методичних прийомів контрольно-ревізійної роботи та вміло їх використовувати в процесі здійснення контрольний дій.

Службові особи ДКРС повинні:

ѕ об'єктивно висвітлювати виявлені факти порушень та зловживань, їх причини, розмір матеріального збитку, винних осіб;

ѕ пред'являти документ на право проведення ревізії керівним працівникам ревізованого підприємства, установи, організації;

ѕ у випадках виявлення зловживань і порушень чинного законодавства передавати правоохоронним органам матеріали ревізій, а також повідомляти про виявлені зловживання і порушення державним органам;

ѕ при вилученні документів у зв'язку з їх підробкою або виявленими зловживаннями негайно повідомляти про це правоохоронні органи. Належно оформляти вилучення документів і передачу їх правоохоронним органам, повернення їх після закінчення ревізії, якщо правоохоронними органами не прийнято рішення про виїмку цих документів;

ѕ дострокове розголошення матеріалів ревізії, які потім не підтвердилися чи їх розголошення призвело до знищення доказів, а також несвоєчасне і неякісне вивчення господарських операцій.

Обов'язки, права і відповідальність посадових осіб ревізованих підприємств та організацій. Посадові особи, службова "Діяльність яких контролюється органами державного контролю. Повинні на вимогу відповідальних службових осіб ДКРС (ревізорів) пред'являти для перевірки документи, облікові реєстри, грошові кошти, матеріальні цінності, давати пояснення в усній і письмовій формах з питань, які мають відношення до ревізії чи перевірки.

Організація ревізійного процесу в системі Державного контрольно-ревізійної служби України регламентується Інструкцію про порядок проведення ревізій і перевірок Державною контрольно-ревізійною службою в Україні, затвердженою наказом ГКРУ від 03.10.97 № 121.

Основні етапи ревізії:

1) підготовка до проведення ревізії;

2) проведення ревізії;

3) оформлення, матеріалів ревізії;

4) реалізація матеріалів ревізії і контроль виконання прийнятих рішень.

На етапі підготовки до проведення ревізії підприємства, організації керівник ревізійної групи знайомиться з матеріалами попередньої ревізії, вивчає дані контролю інших контрольних органів. На підставі цих матеріалів розробляється програма ревізії (перевірки), в якій визначається період проведення ревізії, її мета та основні питання, на яких слід зосередити увагу. Треба врахувати, що плани контрольної роботи є документами для службового користування, не підлягають розголошенню, проте за 10 днів до початку планової річної ревізії суб'єкту контролю повинно бути письмово повідомлено про строк її проведення. На основі затвердженої керівником ревізійного органу програми ревізії (перевірки):

а) складається план її проведення з визначенням конкретних завдань, виконавців, термінів виконання;

б) готуються наказ про проведення ревізії (на ревізованому об'єкті) і спеціальні посвідчення кожному члену ревізійної групи;

в) проводиться службова нарада з повним складом ревізійної групи з питань організації і методики здійснення програми ревізії.

Другий етап ревізії -- безпосереднє її проведення -- починається з прибуття ревізійної групи на ревізоване підприємство чи в організацію, пред'явлення повноважень на здійснення ревізії і проведення наради з адміністрацією підприємства, на якій керівник ревізійної групи представляє всіх її членів, повідомляє мету, завдання та програму ревізії, а керівник підприємства, у свою чергу, знайомить ревізорів з керівниками структурних підрозділів. Протягом 1--2 днів члени ревізійної групи як виконавці відповідно до передбачених планом конкретних завдань здійснюють обстеження об'єктів контролю, стану бухгалтерського обліку, уточнюють обсяги робіт, вирішують організаційні питання проведення ревізії, складають індивідуальні робочі плани ревізорі». які затверджує керівник ревізійної групи.

Після проведення такої підготовчої організаційної роботи на ревізованому підприємстві члени ревізійної групи приступають до безпосереднього здійснення ревізії, застосовуючи методичні прийоми і способи документального та фактичного контролю. Для збору і систематизації матеріалів проведеного контролю кожний ревізор повинен вести журнал (відомість) ревізора, де реєструються виявлені факти недоліків і порушень з необхідною деталізацією підстав для складання висновку ревізора про суть порушень (назва документа, №, дата, назва облікового реєстру, розрахунки сум, винні службові особи, № пунктів нормативних актів, які порушено). Після закінчення перевірки за ревізований період ревізор систематизує зібрану інформацію з журналу ревізора, складаючи для узагальнення однорідних порушень і недоліків за ревізований період довідки, групувальні відомості, розрахунки як додатки до акта ревізії. Щоб мати юридичну силу доказу про суть виявлених порушень і недоліків, вони повинні бути оформлені як документи. Упродовж проведення ревізії матеріали контролю фактичної наявності грошей та матеріальних цінностей оформляються проміжними актами, які є також додатками до основного акта. Кожен член ревізійної групи результат (звіт) про виконану роботу оформлює як розділ акта ревізії з необхідними додатками до нього і подає його керівникові ревізійної групи. Таким чином, другий етап ревізії закінчується здачею членами ревізійної групи розділів акта ревізії керівнику ревізійної групи.

Третій етап -- оформлення ревізії -- є завершальним в її безпосередньому проведенні. Керівник ревізійної групи вивчає повні йому розділи акта ревізії, перевіряє повноту виконання програми, планів проведення ревізії, їх якість, у разі необхідності призначає додаткові перевірки для уточнення висновків по суті порушень і недоліків. Потім він складає загальний акт ревізії як документ про результати ревізії фінансово-господарської діяльності ревізованого підприємства. Акт складається з двох частин: загальна (вступ) і результативної. У загальній (вступній) частині вказуються: повна назва цього документа (дата, місце складання); підстава для проведення ревізії (дата, № наказу організації, яка призначила ревізію); ревізійний період; персональний склад ревізійної групи; керівні посадові особи (керівник та головний бухгалтер підприємства) з визначенням терміну їх роботи за ревізований період; дані про їх ревізію (ким проведена, за який період); термін проведення даної ревізії. Додатково можуть бути вказані розділи фінансово-господарської діяльності, види, групи господарських операцій, які перевірено вибірковим або суцільним способами. Вступна частина закінчується стереотипною фразою «Ревізією встановлено:».

Результативна частина акта ревізії являє собою систематизований перелік виявлених, у ході ревізії порушень і недоліків, зловживань у фінансово-господарській діяльності ревізованого підприємства чи організації. Систематизація результатів ревізії в акті здійснюється за розділами (ділянками) ревізійної роботи, а всередині розділів -- за основними напрямами контролю по цьому розділу. Таким чином, у результативній частині акта можуть бути виділені такі розділи:

1. Грошові кошти.

2. Розрахункові операції.

3. Основні засоби, нематеріальні активи.

4. Товарно-матеріальні цінності. .

5. Виробництво і реалізація.

6. Витрати, собівартість.

7. Фінансові результати, фонди, резерви.

8. Капітальні вкладення.

9. Бухгалтерський облік і звітність.

10. Виконання рішень за результатами попередньої ревізії.

11. Додатки до акта.

Треба зауважити, що структура акта ревізії нормативно не регламентована.

Основні вимоги до змісту результативної частини акта ревізії:

а) до акта ревізії повинні включатися тільки перевірені документально обґрунтовані факти порушень;

б) факти порушень мають викладатися чітко, ясно, доступно для розуміння;

в) стосовно кожного факту порушень, відображеного в акті ревізії, треба стисло викласти суть порушення з посиланням на конкретні нормативні документи уряду, а також докази (додатки до акта, первинні документи, облікові реєстри, суми, посадові особи, які видали неправомірні розпорядження, та особи, які їх виконали);

г) в акті не повинно бути виправлень, підчисток, помарок;

д) у висновках про суть порушень не можна кваліфікувати дії посадових осіб ревізованого підприємства висловами типу «антидержавна політика», «крадіжки», «розбазарювання коштів», «злочинець», «шахрай», «привласнив державне майно», «зловживання службовим становищем», «безвідповідальне ставлення», «безгосподарність».

Акт ревізії складається в трьох примірниках. Його підписують: керівник ревізійної групи, керівник і головний бухгалтер ревізованого підприємства, організації, які на першому примірнику акта ставлять підписи, дату про одержання акта.

При наявності заперечень або зауважень по акту ревізії (перевірки) керівник чи головний бухгалтер роблять про це застереження перед своїми підписами і не пізніше ніж через 5 днів з дня підписання подають з цього приводу пояснення чи заперечення. Ревізори повинні в 15-денний термін дати по цих документах письмовий висновок, який затверджується керівником контрольно-ревізійного відділу.

У разі відмови посадових осіб від підписання акта по наслідках ревізії або перевірки службові особи Державної контрольно-ревізійної служби засвідчують це відповідним актом та своїми Підписами.

Керівник ревізійної групи повинен здати матеріали ревізії керівникові відповідного підрозділу контрольно-ревізійної служби для розгляду і приймання. У разі неякісного проведення ревізії має бути призначена додаткова перевірка чи навіть повторна ревізія. Про розгляд і прийняття матеріалів ревізії (перевірки) керівник контрольно-ревізійного відділу робить запис на останній Сторінці акта: «Акт ревізії прийнято» та ставить дату і підпис.

Четвертий етап ревізії -- реалізація матеріалів ревізії і контроль виконання прийнятих рішень -- є завершальною стадією ревізійного процесу. Реалізація матеріалів ревізії (тематичної перевірки) проводиться, за можливості, у міру виявлення зловживань, істотних порушень та недоліків у діяльності підприємства, організації, що ревізується, не чекаючи закінчення ревізії. У разі потреби матеріали ревізії (перевірок) виносяться на обговорення в трудових колективах перевірених підприємств, організації, оприлюднюються через засоби масової інформації.

Якщо заходами, ужитими у період ревізії, не забезпечено повного усунення виявлених ревізією порушень, ревізори готують за псом керівника ревізійного органу вимогу про усунення виявлених порушень і вжиття заходів щодо повного відшкодування сів, притягнення винних у допущених порушеннях до дисциплінарної і матеріальної відповідальності. При виявленні істотних порушень фінансової дисципліни, грошей і матеріальних цінностей, інших зловживань ревізії передаються правоохоронним органам. Одночасно порушується питання про звільнення від обійманих посад. Перед керівником ревізованого підприємства чи вищої за підпорядкованістю організації належить висунути вимоги стосовно пред'явлення цивільних позовів до винних службових осіб навіть у тих випадках, коли заподіяні ними матеріальні збитки державі або юридичній особі вчинені діями або бездіяльністю, що не класифікуються як кримінальні. Крім цього, інформація про наслідки контрольно-ревізійної роботи подається органам місцевої державної адміністрації. За результатами проведеної ревізії (перевірки) контрольно-ревізійні підрозділи оформлюють рішення про застосування фінансових санкцій і накладання адміністративних стягнень відповідно до чинного законодавства. Це рішення вручається під розписку керівнику ревізованого підприємства. При невиконанні його у триденний термін контрольно-ревізійний відділ оформлює документи на безспірне стягнення грошових коштів.

Органи Державної контрольно-ревізійної служби здійснюють контроль усунення виявлених недоліків і порушень за виконанням своїх вимог, відшкодуванням збитків у вигляді письмової інформації ревізованих підприємств і організацій з наступною перевіркою на місці достовірності поданих відомостей. У разі невиконання їх у встановлені терміни застосовуються додаткові заходи впливу залежно від суті порушень. Ефективність контролю визначається результативністю заходів з реалізації наслідків ревізії .Усі територіальні структурні підрозділи системи Державної контрольно-ревізійної служби України ведуть оперативний облік виконання планів контрольно-ревізійної роботи, на підставі яких складають установлену статистичну звітність. Оперативний облік здійснює відповідальна особа, призначена наказом керівника контрольного підрозділу (відділу, управління) у спеціальній книзі чи машинограми відомості) згідно з показниками статистичної звітності за розділами: ревізії, тематичні перевірки, завдання правоохоронних органів. Основні показники оперативного обліку: перелік суб'єктів контролю; дата закінчення попередньої ревізії; прізвище, посада керівника ревізійної групи; термін проведення поточної ревізії; ревізований період; прізвище, посада керівника ревізійної групи; основні результати контролю (донарахування податків у бюджет, штрафні санкції, найбільш значні порушення чинного законодавства з питань обліку, розрахунків, використання матеріальних і фінансових ресурсів, виявлені нестачі, крадіжки, неправомірне використання державних коштів .); дата прийняття рішень за матеріалами ревізії; термін подання інформації про виконання цих рішень; відмітки про контроль виконання. Записи в книзі оперативного обліку вносяться на підставі даних інформаційної карти, яку складає керівник ревізійної групи, Використовуючи матеріали з акта проведеної його групою ревізії чи Тематичної перевірки. Треба зазначити, що на кожен суб'єкт контролю ведеться справа, де групуються всі матеріали ревізії, прийняті рішення, службове листування за визначений період часу, як правило, 5--10 років. Ця документація зберігається в металевих шафах або сейфах і призначена для службового користування. Інформація оперативного обліку узагальнюється за півріччя дня складання звітності про виконану контрольно-ревізійну роботу та аналітичних таблиць для аналізу ефективності контролю, Його результативності. Систематизація даних звітності дозволяє мати базу даних для розробки пропозицій щодо вдосконалення чинного законодавства, а також методичних рекомендацій з напрямів контролю, методики виявлення порушень, що має важливе значення для підвищення ділової кваліфікації працівників, якості та ефективності контрольних дій.

2.2 Порядок проведення ревізій та перевірок

Інструкція про порядок проведення ревізій і перевірок державною контрольно-ревізійною службою в Україні розроблена на підставі Закону України "Про державну, контрольно-ревізійну службу в Україні", введеного в дію постановою Верховної Ради України від 26.01.93р., та Положення "Про державну контрольно-ревізійну службу в Україні", затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 05.07.93р. №515, і визначає порядок проведення ревізій і перевірок державною контрольно-ревізійною службою в Україні. Державна контрольно-ревізійна служба у своїй діяльності керується Конституцією і законами України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, Положенням про державну контрольно-ревізійну службу в Україні, а також наказами Мінфіну України. Ревізії і перевірки повинні сприяти зміцненню державної фінансової дисципліни, поліпшенню фінансового стану підприємств, установ та організацій, збереженню державного майна, попередженню зловживань, поповненню доходів бюджету.

Ревізія або перевірка проводиться на підставі документа , підписаного начальником держаної контрольно-ревізійної служби або керівником вищестоячої організації , в нашому випадку це буде Обласне Державне Управління Казначействами , в якому є ревізійний відділ. Який займається перевіркою відділень казначейств.

За ініціативою державної контрольно-ревізійної служби або Обласним Державним Управлінням Казначейства ревізія чи перевірка відділення може проводитися не частіше одного разу на рік. Ревізію або перевірку за дорученнями правоохоронними органів може бути проводитись у будь - який час. Службові особи КРУ зобов'язані пред'явити документ на право проведення ревізії або перевірки керівникам відповідного відділення .

Ревізії або перевірки повинні проводитись за планом роботи контрольно-ревізійного відділу. У планах роботи треба вказати періодичність перевірок виконання рішень, пропозиції, вимог, що прийняті за раніше здійснимим ревізіями чи перевірками.

2.2.1 Головне завдання Державної контрольно-ревізійної служби

Ревізія (перевірок) виконання бюджетів, стану роботи фінансових органів і органів Державного казначейства областей, районів - перевірка дотримання чинних нормативних актів щодо виконання бюджетів відповідних рівнів, стану роботи фінансових органів і органів Державного казначейства Ревізія поточного рахунку відповідного бюджету, позабюджетних і валютних коштів органів виконавчої влади чи органів місцевого самоврядування у випадках, передбачених чинним законодавством. Ревізія правильності витрачання коштів на утримання фінансових органів і органів Державного казначейства, апарату відповідних державних адміністрацій та органів місцевого самоврядування..

При проведені ревізії в органах Державного казначейства ревізором перевіряється забезпечення керівництвом установи виконання чинних законодавчих актів та інших нормативних актів щодо фінансів і фінансової діяльності, окрема , указів Президента України, Постанов Кабінету Міністрів України, які стосуються підвищення ефективності витрачання бюджетних коштів, оплати праці працівників окремих галузей бюджетної сфери, посилення фінансово - бюджетної дисципліни. Правильність та обґрунтованість розрахунків кошторисних призначень, виконання кошторисних витрат і основних виробничих показників, використання коштів за цільовим призначенням, забезпечення ощадливого витрачення та забезпечення коштів і матеріальних цінностей, дотримання фінансової дисципліни, правильність і достовірність ведення бухгалтерського обліку та складання звітності.

2.2.2 Планування та організація перевірок за виконанням бюджетних коштів.

Правильний підбір об'єктів і своєчасного проведення на них ревізій чи перевірок великою мірою впливають на ефективність роботи контролюючих органів.

Об'єкти для ревізій включаються в плани контрольно-ревізійної роботи з урахуванням встановленої періодичності ревізій бюджетних установ, за поданням правоохоронних органів, дорученням органів державної влади і власною ініціативою в межах чинного законодавства. Непланові ревізії та перевірки проводяться, як правило, за окремими дорученнями органів державної влади та правоохоронних органів. Державна контрольно-ревізійна служба координує свою діяльність з місцевими органами виконавчої влади, фінансовими органами, державними податковими адміністраціями, іншими контролюючими органами, органами прокуратури, Міністерства внутрішніх справ, Служби безпеки України.

Ревізія (перевірка) міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, підприємства, установи, організації у плановому порядку чи за ініціативою органів державної контрольно-ревізійної служби може проводитись не частіше ніж один раз на рік. Ревізія чи перевірка за поданням правоохоронних органів може проводитись у будь-який час, тобто незалежно від кількості раніше проведених на цьому об'єкті ревізій і перевірок. При плануванні та проведенні ревізій і перевірок працівники державної контрольно-ревізійної служби зобов'язані забезпечувати дотримання службової і комерційної таємниць. Ревізії виконання бюджету та стану роботи фінансових органів і органів Державного казначейства Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва і Севастополя проводяться комплексно Головним контрольно-ревізійним управлінням України разом з Міністерством фінансів України, Головним управлінням Державного казначейства України за узгодженим між ними планом.