Облік, контроль та аналіз бюджетних коштів

Таблиця 1.3 Облік операцій з грошовими коштами в установах банку

Таблиця 1.4 Облік операцій за розрахунками з іншими дебіторам

Таблиця 1.5 Облік розрахунків із заробітної плати

Меморіальний ордер № 6 - у накопичувальній відомості ведеться облік розрахунків з різними підприємствами, установами та організаціями, які є кредиторами бюджетної установи. Відомість складається за субрахунком 675 “Розрахунки з іншими кредиторами” окремо за кожним кредитором та в розрізі кодів економічної класифікації видатків. Записи в ній здійснюються позиційним методом - за кожною операцією, що підтверджена документом (платіжним дорученням, рахунком - фактурою тощо).Операції за розрахунками з кредиторами, що здійснюється за рахунок коштів спеціального фонду, ведуться в окремому ордері за даною формою. Отримані матеріальні цінності та послуги, за які установа розрахується в майбутньому, або зараховані грошові кошти за матеріальні цінності та послуги, що будуть відвантажені та надані установою в майбутньому, супроводжуються записами в кредит субрахунку 675 “Розрахунки з іншими кредиторами” та дебет кореспондентських субрахунків за графами 2, 5, 8 - 12 у рядку відповідного кредитора. “Залишок на кінець місяця за субрахунком 675” розраховується загальний та окремо за кожним кредитором у розрізі кодів економічної класифікації видатків. “Сума оборотів за меморіальним ордером” у вигляді відповідної кореспонденції рахунків переноситься до книги “Журнал-головна”. Меморіальний ордер підписується виконавцем, особою, що перевірила меморіальний ордер, та головним бухгалтером. Основні бухгалтерські записи по цьому меморіальному ордері показані нижче в таблиці.

Таблиця 1.7 Облік операцій за розрахунками з іншими кредиторами

Операції за розрахунками з підзвітними особами, що здійснюється за рахунок коштів спеціального фонду, ведуться в окремому ордері за даною формою. Операції з видачі грошових коштів під звіт і відшкодування перевитрат супроводжуються записами за дебетом субрахунку 362 “Розрахунки з підзвітними особами”. Дані про невикористані та повернені підзвітною особою до каси бюджетної установи авансові суми, а також про витрачені суми авансу та затверджені суми витрат відповідно до авансового звіту, записуються за кредитом субрахунку 362 .Другі записи здійснюються у випадках придбання підзвітними особами необоротних активів, малоцінних та швидкозношуваних предметів. “Залишок на кінець місяця за субрахунком 362” розраховується загальний та окремо за кожною підзвітною особою в розрізі кодів економічної класифікації видатків. При підрахуванні позиції “Сума оборотів за меморіальним ордером” вираховуються суми операцій з руху коштів у касі установи .Позиція “Сума оборотів за меморіальним ордером” у вигляді відповідної кореспонденції рахунків переноситься до книги “Журнал-головна”.

Меморіальний ордер підписується виконавцем, особою, що перевірила меморіальний ордер, та головним бухгалтером. Основні бухгалтерські записи по цьому меморіальному ордері показані нижче в таблиці.

Таблиця 1.8 Облік операцій за розрахунками з іншими кредиторами

Таблиця 1.9 Облік запасів

У відділі бухгалтерського обліку та звітності Краснодонського ВДК складаються картки аналітичного обліку: касових та фактичних видатків

Картка аналітичного обліку касових видатків - використовується для аналітичного обліку касових видатків у бюджетних установах та централізованих бухгалтеріях. Картка ведеться в розрізі кодів економічної класифікації видатків. За кожним кодом функціональної класифікації видатків, за загальним та спеціальним фондами, за кожним видом коштів спеціального фонду складаються окремі картки.

У централізованих бухгалтеріях для установ, що обслуговуються, складаються окремі картки за кожною установою в розрізі зазначених параметрів та загальна картка за всіма обслуговуючими установами. Картка відкривається щомісячно та заповнюється щоденно бухгалтером на підставі виписки органу Державного казначейства (установи банку). Суми відшкодованих касових видатків записуються на зворотному боці картки. Картка аналітичного обліку касових видатків підписується виконавцем та особою, що перевірила картку.

Картка аналітичного обліку фактичних видатків - використовується бюджетними установами та централізованими бухгалтеріями для аналітичного обліку фактичних видатків. Картка ведеться щомісячно в розрізі кодів економічної класифікації видатків. За кожним кодом функціональної класифікації видатків, за загальним та спеціальним фондами, за кожним видом коштів спеціального фонду складаються окремі картки. У централізованих бухгалтеріях для установ, що обслуговуються, складаються окремі картки за кожною установою в розрізі зазначених параметрів та загальна картка за всіма обслуговуючими установами. Записи про суми фактичних видатків установи здійснюються на підставі даних меморіальних ордерів. Суми відшкодованих фактичних видатків записуються на зворотному боці картки. Картка аналітичного обліку фактичних видатків підписується виконавцем та особою, що перевірила картку.

Картка аналітичного обліку отриманих асигнувань - використовується для аналітичного обліку отриманих асигнувань. Картка ведеться в розрізі кодів економічної класифікації видатків окремо за кожним кодом функціональної класифікації видатків. При отриманні від вищестоящої установи доходів зі спеціального фонду бюджету, картки ведуться окремо за загальним і спеціальним фондами бюджету. Картка відкривається на рік. За рядком “Затверджено кошторисом на рік” заповнюються кошторисні призначення. Протягом року вони можуть корегуватися на підставі змін, що вносяться до кошторисів у порядку, встановленому чинним законодавством України. Записи щодо отриманих асигнувань та доходів спеціального фонду, що надійшли від вищестоящої установи, здійснюються на підставі виписок органу Державного казначейства (установи банку) з реєстраційних, особових (поточних) рахунків, відкритих в органах Державного казначейства (установах банків). Суми відізваних асигнувань записуються зі знаком “мінус” або чорнилом червоного кольору. Щомісячно в картці підраховується підсумок “Усього асигнувань за місяць”, “Усього асигнувань за рік” та “Залишок річних бюджетних призначень”. Картка аналітичного обліку отриманих асигнувань підписується виконавцем та особою, що перевірила картку.

Книга аналітичного обліку асигнувань, перерахованих підвідомчим установам Використовується в бюджетних установах та централізованих бухгалтеріях для аналітичного обліку асигнувань, перерахованих розпорядникам коштів нижчого рівня. Ведеться в розрізі кодів економічної класифікації видатків. Книга відкривається на рік у розрізі підвідомчих установ. За кожним кодом функціональної класифікації видатків заводиться окрема книга. За рядками “Затверджено кошторисом на рік” заповнюються кошторисні призначення підвідомчої установи. Протягом року вони можуть корегуватися на підставі змін, що вносяться до кошторисів у порядку, встановленому чинним законодавством України.

Записи у книзі про перераховані підвідомчим установам кошти здійснюються на підставі виписок органу Державного казначейства (установи банку) з реєстраційних, особових (поточних) рахунків, відкритих в органах Державного казначейства (установах банків). Суми відізваних асигнувань записуються чорнилом червоного кольору або зі знаком “мінус”, а при веденні автоматичного обліку - тільки зі знаком “мінус”.

Щомісячно виводяться показники “Усього асигнувань за місяць”, “Усього асигнувань з початку року” та “Залишок річних бюджетних призначень”.

У випадках перерахування підвідомчим установам коштів спеціального фонду ведеться окрема Книга аналітичного обліку асигнувань, перерахованих підвідомчим установам.

Книга обліку асигнувань та прийнятих зобов'язань - призначена для реєстрації угод, укладених бюджетними установами у будь-якій формі, і контролю за відповідністю прийнятих зобов'язань бюджетним асигнуванням.

Книга відкривається на рік на підставі затвердженого кошторису доходів і видатків установи в розрізі кодів економічної класифікації видатків, для кожного коду функціональної класифікації видатків відводяться окремі сторінки. Протягом року кошторисні призначення можуть корегуватися з урахуванням змін, що вносяться у порядку, встановленому чинним законодавством України.

Книга обліку асигнувань та прийнятих зобов'язань ведеться окремо за загальним та спеціальним фондами бюджету. У книзі реєструється кожна укладена угода, за наслідками виконання якої бюджетною установою повинні будуть сплачені кошти за отримані послуги та/або матеріальні цінності, і в тому числі довгострокові угоди минулих років, що передбачають сплату бюджетних коштів у поточному році.

Після кожної зареєстрованої угоди в книзі виводиться залишок кошторисних призначень у розрізі кодів функціональної та економічної класифікації видатків, у межах яких установа надалі може приймати зобов'язання. Угоди, за якими в поточному році зобов'язання були не сплачені, переносяться у Книгу обліку асигнувань та прийнятих зобов'язань наступного року.

У Краснодонському ВДК у Луганській області застосовується меморіально-ордерна система. Сутність меморіально-ордерної форми обліку полягає в тім , що на основі первинних документів складаються меморіальні ордера, в яких проставляється кореспонденція рахунків. Після реєстрації меморіальних ордерів у реєстраційному журналі дані їх використовуються для записів на синтетичних рахунках у Головній книзі. З метою забезпечення єдності бухгалтерського обліку, згідно з вимогами Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, Наказом Державного казначейства України від 27.07.2000р. № 68 затверджена інструкція про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання.

1.2.3 Облік кошторису видатків по Краснодонському ВДК у Луганській області - як контролюючого органу

План рахунків, розроблений відповідно до загальноприйнятих у міжнародній практиці принципів та міжнародних стандартів бухгалтерського обліку, є складовою частиною національної системи бухгалтерського обліку. При побудові Плану рахунків враховано особливості виконання державного та місцевих бюджетів, функціонування Єдиного казначейського рахунку, виконання місцевих бюджетів через органи Державного казначейства, з дотриманням загальних принципів і вимог щодо здійснення бухгалтерського обліку та звітності. Будова Плану рахунків базується на класифікації рахунків за економічним змістом з метою отримання інформації про виконання бюджетів та здійснення контролю за цим процесом. План рахунків бухгалтерського обліку виконання державного та місцевих бюджетів забезпечує відображення в бухгалтерському обліку операцій, повязаних з виконанням функцій, які покладаються на органи Державного казначейства та фінансові органи, тобто касове виконання державного та місцевих бюджетів за доходами та видатками, тощо.

План рахунків розроблено для забезпечення потреб ведення бухгалтерського обліку операцій по виконанню державного та місцевих бюджетів за касовим методом та складання фінансової звітності.

План рахунків надає змогу здійснювати детальний і повний облік операцій, пов'язаних з виконанням бюджетів, а також своєчасно надавати детальну, достовірну і змістовну інформацію керівництву органів Державного казначейства та фінансових органів, Міністерству фінансів України, статистичним відомствам, податковим органам та іншим користувачам.

План рахунків ґрунтується на міжнародних стандартах бухгалтерського обліку та звітності, що засновані за такими принципами:

ѕ законність - звітність повинна відповідати правилам та процедурам, які передбачені законодавчими та нормативними актами;

ѕ достовірність - правдиве відображення у бухгалтерській звітності фінансових операцій держави з дотриманням вимог відповідних нормативних актів;

ѕ повнота бухгалтерського обліку - всі операції по виконанню бюджетів в органах Державного казначейства підлягають реєстрації на рахунках бухгалтерського обліку без будь-яких винятків. Фінансова звітність повинна містити всю інформацію про фактичні результати операцій органів Державного казначейства, яка може впливати на рішення, що приймаються згідно з нею. Повнота та достовірність в обліку можливі тільки за умови, якщо облікова політика та процедури органів Державного казначейства забезпечать виконання всіх правил бухгалтерського обліку, а також, якщо ці правила застосовуються без відхилень, з урахуванням реальної оцінки операцій, подій та ситуацій;

ѕ дата операції - операції по виконанню бюджетів реєструються в бухгалтерському обліку в момент проведення відповідних платежів, що відповідає касовому методу ведення бухгалтерського обліку;

ѕ прийнятність вхідного балансу - залишки за рахунками на початок поточного звітного періоду мають відповідати залишкам за станом на кінець попереднього звітного періоду;

ѕ превалювання сутності над формою - операції обліковуються та розкриваються у звітності відповідно до їх суті та економічного змісту, а не за їх юридичною формою;

ѕ суттєвість - у фінансових звітах має відображатись уся істотна інформація, корисна для прийняття рішень керівництвом. Інформація є суттєвою, якщо її відсутність або перекручення може вплинути на економічні рішення користувачів звітності;

ѕ доречність - корисність інформації для підготовки та прийняття економічних рішень;

ѕ відкритість - фінансові звіти мають бути достатньо зрозумілими і детальними, щоб уникнути двозначності, правдиво відображати операції з необхідними поясненнями в записках. Операції повинні відповідати змісту статей звітів. Звітність має бути чітко викладена і зрозуміла для користувача;

ѕ сталість - постійне, протягом бюджетного року, застосування обраних методів. Зміна методів обліку потребує додаткового обґрунтування і розкриття у фінансових звітах.

ѕ правильність - сумлінне застосування прийнятих правил та процедур;

ѕ обережність - обґрунтована, розсудлива оцінка фактів;

ѕ незалежність - відокремленість фінансових бюджетних років (звітних періодів);

ѕ співставність - можливість визначення тенденцій виконання бюджету через співставлення інформації, що міститься у бухгалтерському обліку і звітності за певний період часу;

ѕ своєчасність - забезпечення своєчасною інформацією органів законодавчої та виконавчої влади, які приймають рішення, здійснюють оцінку виконання бюджету, готують пропозиції щодо складання бюджету, тощо, та інших користувачів;

ѕ безперервність - оцінка активів здійснюється, виходячи з того, що процес виконання бюджетів є постійним;

ѕ консолідація - складання зведеної фінансової звітності про виконання бюджетів в цілому по системі Державного казначейства України з урахуванням підвідомчих управлінь та відділень в розрізі бюджетів, за винятком залишків за внутрішньосистемними розрахунками; окреме відображення активів та пасивів - цей принцип передбачає, що всі рахунки активів та пасивів оцінюються окремо і відображаються в розгорнутому вигляді. Усі рахунки є активними або пасивними за винятком клірингових (рахунків за розрахунками), технічних та транзитних рахунки Балансові рахунки в Плані рахунків класифікуються за активами та зобов'язаннями

Аналітичний облік забезпечується за допомогою аналітичних рахунків. Відкриття будь-яких аналітичних рахунків передбачає обовязкові параметри, згідно з вимогами Державного казначейства України. Додаткова інформація, необхідна для органів фінансової системи, може бути забезпечена за допомогою додаткових параметрів, визначених самостійно. Органи фінансової системи можуть самостійно збільшувати кількість необхідних їм параметрів.

Кожний клас розподілений на:

ѕ рахунки ІІ порядку (двозначні-розділ);

ѕ рахунки ІІІ порядку (трьохзначні-група);

ѕ рахунки ІV порядку (чотиризначні-балансовий рахунок).

План рахунків поділяється на три логічні частини: баланс, бюджетні рахунки ( доходи і видатки) меморандні і позабалансові рахунки.

ѕ Балансові рахунки:

ѕ Клас перший. Активи

ѕ Клас другий. Зобовязання.

ѕ Клас третій. Кошти бюджетів та розпорядників бюджетних коштів.

ѕ Клас четвертий. Розрахунки.

ѕ Рахунки доходів та видатків бюджету (бюджетні рахунки):

ѕ Клас пятий. Результат виконання бюджету.

ѕ Клас шостий. Доходи бюджету.

ѕ Клас сьомий. Видатки бюджету.

ѕ Меморандні і позабалансові рахунки:

ѕ Клас восьмий. Управлінський облік.

ѕ Клас девятий. Позабалансовий облік.

Перший клас Плану рахунків визначає активи бюджетів Цей клас включає кореспондентський рахунок Державного казначейства в НБУ, кошти бюджетів у інших банках, розміщені депозити, цінні папери, надані бюджетні кредити, інші активи (кошти в дорозі та заблоковані на рахунках, товарно-матеріальні цінності), субкореспондентські рахунки, відкриті в органах Державного казначейства. Всі рахунки першого класу активні.

Другий клас Плану рахунків визначає зобов'язання, які виникають в процесі виконання бюджетів. Цей клас включає зобовязання, що повязані з випуском в обіг цінних паперів, за отриманими кредитами та депозитами, за іншими зобовязаннями. Всі рахунки другого класу пасивні.

У третьому класі Плану рахунків відображені зобов'язання за операціями Державного казначейства за коштами бюджетів та розпорядників бюджетних коштів. Цей клас включає операції за коштами: державного бюджету, місцевих бюджетів; які підлягають розподілу між рівнями бюджетів; тимчасово віднесеними на доходи бюджету; на рахунках розпорядників бюджетних коштів, органів Державного казначейства. Рахунки третього класу пасивні.

У четвертому класі Плану рахунків відображаються розрахунки, які виникають між бюджетами в процесі їх виконання, розрахунки за векселями, позицію Державного казначейства щодо іноземної валюти та балансуючі рахунки. Всі рахунки четвертого класу активно-пасивні.

Пятий клас Плану рахунків визначає результат виконання бюджетів. Він включає результат виконання загального та спеціального фондів бюджетів. Рахунки пятого класу активно-пасивні.

У шостому класі Плану рахунків відображаються доходи. Цей клас включає доходи: державного та місцевих бюджетів, доходи, які підлягають розподілу; кошти тимчасово віднесені на доходи бюджетів. Всі рахунки шостого класу пасивні, крім рахунку 6911 “Контррахунок за операціями за доходами бюджетів”, який є контрпасивним.

У сьомому класі Плану рахунків відображаються видатки. Цей клас включає видатки державного та місцевого бюджетів. Всі рахунки сьомого класу активні за винятком рахунків: 713 групи “Кредитування державного бюджету за вирахуванням погашення”, 723 групи “Кредитування місцевого бюджету за вирахуванням погашення” які є активно-пасивні та 7911 “Контррахунок за видатковими операціями” який є контрактивний і 7921 “Контррахунок за операціями з кредитування за вирахуванням погашення”, який є активно-пасивним.

Восьмий клас Плану рахунків включає меморандні (технічні) рахунки, які є елементом управлінського обліку і не входять в баланс про виконання бюджету. Цей клас включає кошти передані та кошти отримані органами Державного казначейства в процесі виконання бюджетів. Рахунки 81 розділу “Кошти отримані” пасивні, рахунки 82 та 83 розділів - активні, а рахунки 8911 “Контррахунок за операціями управлінського обліку за переданими коштами” - контрактивний і рахунок 8921 “Контррахунок за операціями управлінського обліку за отриманими коштами” - контрпасивний. Плану рахунків відображаються позабалансові статті. Цей клас включає: тимчасові планові показники, пропозиції та інші планові показники; кошторисні призначення; асигнування; планові показники за доходами бюджету; зобовязання розпорядників бюджетних коштів; розрахункові документи, не оплачені в строк; нараховані доходи і витрати; зобовязання і вимоги за кредитуванням та всіма видами гарантій. Рахунки 90, 91, 92, 94, 95 розділів - пасивні; рахунки 93 розділу - активні. Рахунки: 9911 “Контррахунок для активних рахунків позабалансового обліку” - контрактивний та 9921 “Контррахунок для пасивних рахунків позабалансового обліку”- контрпасивний .Основні бухгалтерські записи по обліку кошторису видатків по Краснодонському ВДК у Луганській області - як контролюючого органу показані нижче у таблиці.

Таблиця 1.10 Операції за доходами

Таблиця 1.11 Операції за депозитними сумами

Таблиця 1.12 Операції за видатками

1.3 Автоматизація обліку бюджетних коштів у Краснодонському ВДК у Луганській області

Автоматизація обліку бюджетних коштів у Краснодонському ВДК у Луганській області здійснюється згідно інструкція з формування платіжних документів у банк Казначейства для бюджетних організацій. Комплексна бухгалтерська програма “ПРАГМАТ”, - призначена для автоматизації бухгалтерського й оперативного обліку на підприємствах будь-якої форми власності. Програма дозволяє вести облік по декількох підприємствах, цехам, складам, ділянкам, магазинам і іншим структурним підрозділам.

Програма має легкий користувальницький інтерфейс, зручна в експлуатації, працює під керуванням операційних систем Windows 95, 98, 2000, XP, NT4,0, Linux. У програмі використана СУБД InterBase 6,01.

Програма є автоматизованою системою і складається з наступних підсистем:

ѕ бюджет,

ѕ облік розрахунків з банком,

ѕ облік касових операцій,

ѕ бухгалтерський облік,

ѕ облік ТМЦ (товарно-матеріальних цінностей),

ѕ облік основних засобів,

ѕ облік заробітної плати,

ѕ податковий облік,

ѕ облік продажів,

ѕ облік закупівель,

ѕ керування доступом,

ѕ редактор форм документів і звітів.

Програма “Прагмат” виконана за технологією клієнт-сервер, що дозволяє їй легко працювати одночасно на 1-50 комп'ютерах і обробляти великі обсяги інформації в реальному масштабі часу. Ці можливості дозволяють програмі знайти застосування, як у малому, так і у великому бізнесі.

У розробці програми використовувалися вимоги Українського законодавства і стандартів бухгалтерського обліку України.

Програма дозволяє встановлювати пароль кожному користувачу, для доступу в чи систему до окремих її підсистем, довідникам і звітам у двох режимах - чи читання редагування і фіксує ім'я користувача, що виконав ту чи іншу операцію в будь-якій підсистемі.

Програма працює в локальному і мережному режимах. У програмі мається власний редактор форм документів і звітів, що дозволяє користувачу створити самостійно новий чи документ звіт Програма не вимагає складного настроювання і спеціальних знань для її експлуатації. Для початку роботи необхідно ввести дані про організації і початкові залишки. Убудована електронна допомога підкаже користувачу, що йому необхідно зробити на кожнім етапі експлуатації При установці програми автоматично формується план рахунків, відповідно до законодавства України, типові операції проводок і всі необхідні форми документів і звітів.

Програма веде суцільний, безупинний і взаємозалежний облік, здійснюваний у єдиній базі даних і, забезпечує уведення всіх господарських операцій у момент їхнього здійснення. Облік у програмі ведеться по періодах, обираним користувачем самостійно Головним джерелом проводок у програмі є первинні документи, що вводяться користувачем у кожній підсистемі. Програма працює з будь-якими видами (і кількістю) валют і робить автоматичний перерахунок у національну валюту при зміні відповідних курсів валют, прийнятих за основу.

У програмі реалізований автоматичний зв'язок із системами Клієнт-банк, що дозволяє користувачу імпортувати виписки банку в систему і формувати відповідні проводки в книгу обліку операцій. Реалізовано можливість автоматичного формування звіту 8ДР на дискети.

Комплексна бухгалтерська програма «ПРАГМАТ» захищена законом України «Про правову охорону програм для електронних обчислювальних машин і баз даних». Свідчення про державну реєстрацію прав авторів на програму ПА № 1998 від 25.05.1999р.

Формування документів банку здійснюється в підсистемі «Бюджет» у розділі «Фінансові зобов'язання». Банківські документи проходять три етапи - від створення платіжного доручення до одержання виписки по проведених документах банку. При цьому той самий документ, приймаючи різні статуси, обирані користувачем, забезпечує його необхідне функціональне призначення.

Існують три статуси банківського документа: «чернетка», «проведений» і «контирован». Кожен статус визначає стан конкретного банківського документа. Статус «чернетка» є підготовленим платіжним дорученням, статус «проведений» - це документ, прийнятий банком, статус «контирован» - це документ по який бухгалтер сформував відповідні проводки.

Сформовані користувачем документи зі статусом чернетка, друкуються у твердій копії і потім автоматично формуються у файл (FPLAT.DBF), що надходить у банк Казначейства разом з документами у твердій копії. Разом з файлом платіжних документів автоматично формуються ще два файли - «Юридичні зобов'язання» (FOOOU.DBF) і файл «Фінансові зобов'язання» (FOOOF.DBF), що створюються в підсистемі «Бюджет». Формування відбувається за допомогою функції «Експорт даних у Казначейство» з меню підсистеми «Банк». Сформовані файли надходять у казначейство двома шляхами: передаються клієнтом у банк на дискеті, разом із твердою копією, чи пересилаються по каналах «Інтернет» (за узгодженням з Казначейством).

Виписки банку по проведених платіжних документах і по платежах, що надійшли, передаються з банку Казначейства клієнту також на чи дискеті по каналах «Інтернет». Отриманий файл виписки з ім'ям «Код ОКПО організації + розширення dbf» (наприклад: 13419723.dbf) користувач поміщає в каталог «Pragmat» і, використовуючи в підсистемі «Банк» функцію «Імпорт виписок банку з казначейства» (у поле шлях до файлу форми повинне бути заповнене c:\pragmat) автоматично завантажує їх у підсистему «Банк». Усі документи, що надійшли з банку, будуть зі статусом «проведений».

Формування юридичних і фінансових зобов'язань

У меню «Бюджет» головного діалогового вікна вибрати пункт «Юридичні зобов'язання». Відкриється відповідне діалогове вікно. З меню “Виправлення” вибрати пункт “Створити”, або натиснути на знак “+” навігатора. При цьому відкриється діалогове вікно «Юридичне зобов'язання», у якому необхідно ввести інформацію в полючи: документ - номер і дата зобов'язання реєстр - номер і дата реєстру підстава - вибирається з довідника при необхідності (рахунок на закупівлю, договір на закупівлю)Контрагент - вибирається з довідника розрахунковий рахунок - заповнюється автоматично, якщо він уведений для даного контрагента. КФК (код функціональної класифікації) - вибирається з довідника КВК (код відомчої класифікації) - вибирається з довідника КПК (код програмної класифікації) - вибирається з довідника

У нижній частині розташоване переключающееся меню з наступними розділами: «специфікація», «фінансові зобов'язання», «додатково». Вибір відповідного розділу дозволяє ввести необхідну інформацію.

Вибрати розділ специфікація і натиснути на знак “+” навігатора. Відкриється вікно введення інформації “Сума зобов'язання”. Заповнити: КЄКР - код економічної класифікації витрат - вибрати з довідника і ввести суму зобов'язання. Сума передоплати і сума виконання - заповнюється автоматично з підсистеми “Банк”. Натиснути кнопкою миші на розділ «Фінансові зобов'язання». Активізувати таблицю і натиснути на знак “+” навігатора. Відкриється діалогове вікно «Фінансові зобов'язання». У розділі фінансові зобов'язання інформація з умовчання встановлюється з юридичного зобов'язання. У нижній частині розташоване переключающееся меню з наступними розділами: «специфікація», «платежі», «додатково».( додаток 1). Вибір відповідного розділу дозволяє ввести необхідну інформацію. Вибрати розділ специфікація і натиснути на знак “+” навігатора. У таблицю автоматично завантажиться інформація з юридичного зобов'язання, яку необхідно відредагувати відповідно до планованих платежів.

У розділі «Платежі» створюються платіжні документи банку для даного фінансового зобов'язання. Для введення інформації установити курсор у поле введення і натиснути на знак «+» навігатора. Відкриється діалогове вікно документ банкуdokument. У ньому автоматично заповниться вся інформація з фінансового зобов'язання. При необхідності сума платежу може бути відредагована користувачем. Призначення платежу вводиться користувачем самостійно, або вибирається з довідника, при натисканні на кнопку «Призначення». Наступний платіж по даному фінансовому зобов'язанню проводиться аналогічно.

У розділі «додатково» установлюється термін дії зобов'язання, заповнюється поле “Інші істотні умови” і “Примітка”. Після уведення всієї інформації натиснути на кнопку “ОК”.

Робота з платіжними документами в підсистемі «Банк»:

У меню «Банк» головного діалогового вікна вибрати пункт «Документи банку». Відкриється відповідне діалогове вікно, що містить реєстр усіх банківських документів, за обраний користувачем період часу. Тут сформовані підготовлені платіжні документи в розділі «Фінансові зобов'язання».Діалогове вікно складається з двох частин. Верхня частина - це реєстр документів банку по датах, з підсумковими значеннями по витраті і приходу. Інформація розподілена по стовпчиках: “Дата”, “Валюта”, “Вхідний залишок”, “Витрата”, “Прихід” і “Вихідний залишок”. Нижня частина містить конкретні документи за визначену дату.

Якщо в меню “Вид” у пункті “Показати угруповання по датах” зняти прапор (виконати щиглик лівою клавішею миші), тоді інформація буде виведена по всіх датах одночасно. Це надає користувачу додаткові можливості по сортуванню, фільтруванню й угрупованню інформації, використовуючи можливості додаткового настроювання колонок.

Документи в підсистему надходять автоматично. Видаткові документи створюються користувачем безпосередньо у фінансових зобов'язаннях (дивитися розділ 2. Формування юридичних і фінансових зобов'язань). Прибуткові документи імпортуються з банку «Скарбниця» .

Для чи перегляду редагування документа перемістити курсор у нижню частину (активізувати необхідний рядок запису) і вибрати з меню “Виправлення” пункт “Правити”. Відкриється діалогове вікно «Документ банку». Документ банку містить наступні полючи:

Банк - формується з довідника розрахункових рахунків при натисканні на кнопку в поле.

Вид операції - вибирається з довідника видів операцій при натисканні на кнопку в поле. По кожнім виді операції створюється свій шаблон проводок у довіднику типових операцій.

№ документа і дата встановлюються користувачем.

Підстава - вибирається зі списку при натисканні на кнопку в поле. Підставою служать: рахунок на продаж (Сч/П), рахунок на закупівлю (Сч/З), договір продаж (Дг/П) і договір на закупівлю (Дг/З), при відсутності підстави вибирається «Ні». При виборі відповідного документа підстави - відкривається необхідний довідник, відповідно до обраного виду підстави.

Розрахунковий рахунок (контрагента) - встановлюється автоматично, або вибирається з довідника, якщо рахунків у контрагента трохи Валюта, курс і сума встановлюються користувачем. КЕК - код економічної класифікації витрат вибирається з відповідного довідника. Статус - вибирається зі списку при натисканні на кнопку в поле. Статус може бути трьох видів чернетка, проведений чи контирован. За замовчуванням при формуванні документа вручну встановлюється статус «чернетка». Цей статус має на увазі підготовку платіжного документа. При уведенні вручну виписок банку, в існуючих документах, статус «чернетка» змінюється на статус «контирован». При виборі статусу «контирован» - автоматично формуються проводки, відповідно до типової операції. Якщо документи банку імпортуються з банку Казначейства, то статус за замовчуванням буде «проведений» і користувач змінює його на статус «контирован», для створення необхідних проводок.