У процесі господарської та іншої діяльності підприємства постійно вступають у взаємовідносини з іншими суб'єктами господарювання при здійсненні угод, що оформлюються і закріплюються договорами: з постачальниками - за одержані від них товарно-матеріальні цінності, з покупцями - за придбані ними товари, з банками - за одержання коштів і погашення кредитів, з іншими юридичними та фізичними особами - за транспортні та інші послуги, електроенергію, паливо тощо, з працівниками - із заробітної плати, наданих їм позик тощо.

Відносини між підприємствами, які виникають внаслідок кругообігу господарських засобів, називаються розрахунками. [22] Вони опосередковують розподіл і перерозподіл суспільного продукту, перехід його з товарної форми в грошову, і навпаки. Початковою і кінцевою ланкою кругообігу засобів, який включає придбання товарів, виробництво продукції, виконання робіт, надання послуг, а також їх продаж і отримання виручки, виступають грошові кошти, які є найбільш ліквідними активами.

Господарська діяльність складається з багатьох господарських операції, що є певними моментами безперервних змін коштів господарства або джерел їх утворення. Під час цієї діяльності у підприємства виникають найрізноманітніші господарські зв'язки і розрахунково-платіжні відносини з постачальниками матеріальних цінностей, підрядчиками, покупцями і замовниками своєї продукції, транспортними організаціями, фінансовими установами, працівниками фірми та іншими (як юридичними так і фізичними) особами.

Кошти, що їх використовують для розрахунків, виконуючи функцію міри вартості, засобу обігу, засобу платежу, здійснюють безперервний кругообіг (гроші - товар - виробництво - товар - гроші), повертаються при цьому до своєї первісної форми у вигляді виручки після реалізації продукції, тобто у вигляді грошових коштів.

Згідно з Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 4 "Звіт про рух грошових коштів" [7] під грошовими коштами розуміють готівку, кошти на рахунках в банках і депозити до запитання. Готівка (готівкові кошти) - це грошові знаки національної валюти України - банкноти та монети.

Порядок здійснення розрахунків грошовими коштами суворо регламентований чинним законодавством України.

Звичайно, що існують певні правила, установлений порядок для здійснення операцій з готівкою. Це - касова дисципліна. Основним документом бухгалтерського обліку встановленої форми, що застосовується для здійснення обліку готівки в касі підприємства є касова книга.

Платежі готівкою підприємств, підприємців і фізичних осіб за реалізовану продукцію (товари, виконані роботи, надані послуги) і за операціями, які безпосередньо не пов'язані з реалізацією продукції (товарів, робіт, послуг) та іншого майна, називаються готівковими розрахунками. Приміщення або місце, що призначене для приймання, видачі та зберігання готівкових коштів, інших цінностей і касових документів де, як правило, ведеться касова книга називається касою підприємства.

Касові операції - операції підприємств між собою та з підприємцями i фізичними особами, що пов'язані з прийманням і видачею готівкових коштів при проведенні розрахунків через касу підприємства з відображенням цих операцій у касовій книзі, книзі обліку розрахункових операцій.

Розрахунки можуть здійснюватися не тільки в готівковій, але й в безготівковій формі.

Безготівкові розрахунки - це перерахування грошових коштів з рахунку підприємства-платника на рахунок підприємства-отримувача. Фінансовим посередником у цих розрахунках виступає банк, який надає послуги своїм клієнтам-підприємствам на договірній основі.

За економічним змістом безготівкові розрахунки бувають товарного та нетоварного характеру. До товарних відносяться розрахунки між підприємствами за реалізовані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи і надані послуги, до нетоварних - розрахунки з бюджетом з платежів і податків, погашення банківських позик, відсотків, розрахунки з дебіторами, крім розрахунків за товарними операціями. [16, c. 206]

Порядок безготівкових розрахунків суворо регламентований законодавством. Здійснення розрахункових операцій через банк знижує потребу в готівці, сприяє концентрації в банку вільних грошових коштів для кредитування, забезпечує їх збереження і ефективніше використання, оптимізує й прискорює грошовий обіг держави.

Готівковий і безготівковий грошовий обороти органічно пов'язані між собою, що реалізується через перехід однієї форми в іншу. Наприклад, виручка надходить до каси підприємства, а потім здається до установи банку для зарахування на поточний або інший рахунки. З цих рахунків у банку проводяться розрахунки між господарюючими суб'єктами та надходить готівка в касу підприємства для видачі заробітної плати, авансу підзвітним особам тощо.

Бухгалтерський облік коштів покликаний вирішувати наступні основні задачі:

- вчасно і точно відбивати наявність і рух (надходження і вибуття) коштів у касі і на рахунках в установах банків;

- контролювати дотримання ліміту готівки в касі, схоронність і раціональне використання коштів;

- правильно відбивати розрахункові операції, забезпечити контроль за своєчасністю платежів і дотриманням установленого порядку розрахунків;

- правильно відображати отримані кредити, забезпечувати контроль за їх використанням по призначенню і за своєчасним погашенням.

Правильна побудова обліку грошових коштів дає можливість забезпечити інформацію про їхню наявність, цілеспрямоване використання і контроль за збереженням.

Основу обліку грошових коштів складає їхня класифікація:

1. По призначенню:

- засоби для обігу;

- для спеціального призначення.

2. По місцю збереження:

- засоби в банку;

- засоби в касі;

- засоби в підзвітних осіб;

- засоби в контрагентів (видані аванси);

- вкладені в цінні папери.

Таким чином, грошові кошти зв'язані з виробництвом і обсягом суспільного продукту, а також його невиробничим споживанням, є конкретним об'єктом бухгалтерського обліку.

1.3 Порядок організації готівкових розрахунків

Основним нормативно-правовим документом, який врегульовує питання обліку касових операцій, є затверджене Постановою Правління Національного банку України „Положення про ведення касових операцій у національній валюті України” № 72 від 19.02.2001 р.

Вимоги цього Положення поширюються на юридичних осіб (крім установ банків і підприємств поштового зв'язку) незалежно від їх організаційно-правових форм і форм власності, їх відокремлені підрозділи, представництва іноземних організацій і фірм, які здійснюють підприємницьку діяльність (далі - підприємства), а також на зареєстрованих у встановленому порядку фізичних осіб, які є суб'єктами підприємницької діяльності без створення юридичної особи (далі - підприємці), які здійснюють операції з готівкою в національній валюті та є обов'язковими для виконання ними.

Кожне підприємство для здійснення розрахунків готівкою повинно мати касу. Касою називається спеціально обладнане та ізольоване приміщення, або місце, призначене для приймання, видачі і тимчасового зберігання готівки. Керівники підприємств зобов'язані обладнати касу і забезпечити зберігання грошей у приміщенні каси, а також у разі доставки їх з установи банку і здавання в установу банку. Вони несуть у встановленому відповідним законодавством порядку відповідальність у тому разі, якщо з їх вини не були створені необхідні умови, що забезпечують схоронність коштів під час їх зберігання і транспортування. [26, c. 302]

Приміщення каси має бути ізольовано, а двері до каси під час здійснення операцій - замкнуті з внутрішнього боку. Доступ до приміщення каси особам, які не мають відношення до її роботи, забороняється.

Уся готівка на підприємствах зберігається, як правило, у вогнетривких металевих шафах, а в окремих випадках - у комбінованих і звичайних металевих шафах, які після закінчення роботи каси замикаються ключем і опечатуються сургучевою печаткою касира. Ключі від металевих шаф і печатки зберігаються у касирів, яким забороняється передавати стороннім особам або виготовляти невраховані дублікати.

Касир відповідно до чинного законодавства несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей.

Після видання наказу про призначення касира на роботу керівник підприємства зобов'язаний під розписку ознайомити його з Порядком ведення касових операцій, після чого з касиром укладається „Договір про повну індивідуальні матеріальну відповідальність”.

Касиру забороняється передовіряти виконання дорученої йому роботи іншим особам.

На підприємствах, які мають одного касира, у разі потреби тимчасової його заміни, виконання обов'язків касира покладається на іншого працівника за письмовим наказом керівника підприємства. З цим працівником укладається договір, про повну матеріальну відповідальність, на час виконання ним обов'язків касира.

На підприємствах, які мають велику кількість підрозділів або обслуговуються централізованими бухгалтеріями, оплата праці, виплати допомоги через тимчасову непрацездатність, стипендій і премій можуть проводитися за письмовим наказом керівника підприємства, іншими, крім касирів, особами, з якими укладається договір, і на яких поширюються всі права і обов'язки, встановлені для касирів зазначеним Положенням. Видача і приймання коштів такими особами здійснюється в приміщеннях каси.

На підприємствах, де за штатним розписом не передбачена посада касира, обов'язки останнього можуть виконуватися бухгалтером чи іншими працівниками за письмовим розпорядженням керівника підприємства за умови укладання з ними договору про повну матеріальну відповідальність.

У разі зарахування на роботу і призначення на посади, пов'язані з веденням касових операцій, обслуговуванням засобів охоронно-пожежної сигналізації, збереженням і транспортуванням коштів або періодичному залученню працівників підприємств до вказаних вище робіт, керівникам підприємств треба враховувати, що на зазначені вище посади не бажано брати:

- осіб, які раніше притягалися до кримінальної відповідальності за навмисні злочини, у яких судимість не погашена або не знята у встановленому порядку; за вироком суду позбавлені права займатися вищезазначеними видами діяльності;

- осіб, які страждають на хронічні психічні захворювання;

- осіб, які перебувають на спеціальному медичному обліку з приводу алкогольної або наркотичної залежності.

При перевезенні готівки в національній валюті, що належить підприємствам, установам і організаціям усіх форм власності, від кас підприємств до установ банків та у зворотному напрямку керівник такого підприємства, установи чи організації має забезпечувати касира охороною та транспортним засобом.

Підприємства та індивідуальні підприємці, які мають поточні рахунки в банку, зобов'язані зберігати свої кошти в установах банку. Готівка, яку вони одержують з власних поточних рахунків (як з основного, так і додаткових) в установах банків у межах наявних на них коштів, має витрачатися виключно на визначені в чеку цілі, що не суперечать чинному законодавству (у т.ч. нормативним актам НБУ). [20, c. 92]

Готівкові розрахунки підприємств та індивідуальних підприємців між собою, а також з громадянами можуть проводитись як за рахунок коштів, одержаних з каси банків, так і за рахунок виручки, а також інших касових надходжень.

Сума платежу готівкою одного підприємства (індивідуального підприємця) з іншим підприємством (індивідуальним підприємцем) не повинна перевищувати десяти тисяч гривень протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами. При цьому кількість підприємств (індивідуальних підприємців), з якими проводяться розрахунки, протягом дня не обмежується. Платежі підприємства іншому підприємству понад установлену граничну суму проводяться виключно в безготівковому порядку.

У разі здійснення підприємствами готівкових розрахунків з іншими підприємствами понад установлену граничну суму кошти у розмірі перевищення встановленої суми додаються до фактичних залишків готівки у касі на кінець дня, з подальшим порівнянням одержаної розрахункової суми із затвердженим лімітом каси.

Під час здійснення готівкових розрахунків підприємства-отримувачі готівкового платежу зобов'язані надати підприємствам-платникам обліковий розрахунковий документ (податкову накладну, рахунок-фактуру, товарний чек, акт виконаних робіт), які б підтверджували здійснені платниками витрати готівки.

Розрахунки готівкою підприємств усіх форм власності, а також індивідуальних підприємців з громадянами мають проводитися з оформленням прибуткових і видаткових касових ордерів, касового чи товарного чека, квитанції, договору купівлі-продажу, актів закупівлі, виконання робіт (надання послуг) або інших документів, що засвідчують факт купівлі товару, виконання роботи, надання послуги.

Підприємства та індивідуальні підприємці, які здійснюють розрахунки зі споживачами у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг за готівку - через належним чином зареєстровані електронні контрольно-касові апарати (ЕККА), повинні обов'язково видавати споживачеві касовий чек, а під час виходу з ладу ЕККА або на період тимчасового відключення електроенергії - товарний чек. Умови застосування ЕККА, порядок видачі споживачам касових і товарних чеків, відомості, які вони мають містити, контроль за проведенням вищевказаних розрахунків із споживачами регламентуються Положенням про порядок реєстрації і застосування електронних контрольно-касових апаратів при розрахунках готівкою у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг. [43, c. 24]

Ліміти залишку готівки в касі встановлюються усім підприємствам, які мають рахунки в установах банків і здійснюють касові операції з готівкою. Підприємства можуть зберігати у своїй касі готівку в межах лімітів залишку готівки в касі на кінець робочого дня, що встановлюються їм установою банку щорічно протягом першого кварталу (до встановлення ліміту каси на поточний рік і одержання його клієнтом продовжує діяти ліміт попереднього року). У разі звернення протягом року клієнта (або з ініціативи банку) щодо перегляду ліміту каси і поданні ним відповідного документа - заявки-розрахунку, остання має бути розглянута банком, і за умови її обґрунтованості встановлений раніше ліміт каси має бути переглянутий.

Ліміт залишку готівки в касі для кожного підприємства (незалежно від того, перебуває чи не перебуває воно на самостійному балансі) встановлюється комерційними банками за місцем відкриття рахунку з урахуванням режиму і специфіки роботи підприємства, його віддаленості від установи банку, розміру касових оборотів, встановлених строків і порядку здавання касової виручки (надходжень) та графіка заїзду інкасаторів.

Колективні сільськогосподарські підприємства, колгоспи, сільськогосподарські кооперативи, селянські спілки самостійно визначають розміри готівки, що постійно знаходиться в їх касах, як це передбачено статтею 17 Закону України „Про колективне сільськогосподарське підприємство”, з відповідним повідомленням у першому кварталі кожного року обслуговуючих установ банків. Готівка понад визначені розміри має здаватися ними до банків і вільно отримуватися з кас банків на цілі, вказані у чеку.

Усю готівку понад встановлені ліміти залишку готівки в касі підприємства зобов'язані здавати у порядку і строки, встановлені установою банку для зарахування на їх рахунки. У разі, якщо ліміт залишку готівки в касі підприємства взагалі не встановлено, вся наявна готівка в його касі на кінець дня має бути здана до банку (незалежно від причин відсутності ліміту каси).

У разі неподання підприємством до 1 березня заявки-розрахунку, установа банку встановлює йому ліміт каси у розмірі одного неоподатковуваного мінімуму доходів громадян.

Готівкова виручка підприємств та індивідуальних підприємців може використовуватись ними для забезпечення господарських потреб. Зазначена виручка підприємств та індивідуальних підприємців, які не мають податкової заборгованості, може використовуватися ними і на виплату заробітної плати, заохочень, допоміг усіх видів, компенсацій (далі - виплати, пов'язані з оплатою праці).

Підприємства й індивідуальні підприємці, незалежно від наявності в них податкової заборгованості, можуть проводити розрахунки з бюджетами та державними цільовими фондами в готівковій формі за податками і обов'язковими платежами.

Підприємства, виконавчі органи селищних, міських та районних рад мають право зберігати протягом 3 робочих днів понад встановлений ліміт у касах готівку, що одержана в банку для виплат, пов'язаних з оплатою праці, пенсій, стипендій, відряджень, дивідендів (доходу); колективні сільськогосподарські підприємства, підприємства залізничного транспорту та морські порти для проведення таких виплат працівникам віддалених підрозділів, виконавчі органи сільських рад - протягом 5 робочих днів, включаючи день одержання готівки у банку. Після закінчення цих строків суми готівки, що не використані за призначенням, повертаються в банк не пізніше наступного робочого дня (клієнта та банку) і в подальшому видаються підприємствам за їх першою вимогою на ті самі цілі.

Видача готівки під звіт проводиться з кас підприємств за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданими під звіт сумами.

Особи, які одержали готівку під звіт (у т.ч. на відрядження у межах України), зобов'язані подати до бухгалтерії підприємства або централізованої бухгалтерії звіт про витрачені суми. Готівка, що видана під звіт, але з якихось причин не витрачена (частково або в повній сумі), має бути повернена до каси підприємства одночасно з авансовим звітом не пізніше наступного робочого дня після видачі її під звіт (за відрядженням - не пізніше 3 робочих днів після повернення з відрядження, на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини - не пізніше 10 робочих днів з дня видачі її під звіт). Якщо з каси підприємства його працівнику одночасно видано готівку на відрядження та кошти під звіт для вирішення у цьому відрядженні виробничих чи господарських питань (у тому числі і для закупівлі сільськогосподарської продукції та заготівлі вторинної сировини), то підзвітна особа незалежно від строку відрядження протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження повинна подати до бухгалтерії підприємства одночасно звіт про суму, що була їй видана для вирішення виробничих (господарських) питань, та авансований звіт про витраченні кошти безпосередньо на відрядження. [35, c. 67]

За перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки та за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів, за витрачання готівки з виручки на виплати, пов'язані з оплатою праці за наявності податкової заборгованості, а також у разі витрачання підприємствами та індивідуальними підприємцями одержаних в установі банку готівкових коштів не за цільовим призначенням та неотримання ними при здійсненні готівкового платежу від їх отримувача платіжного документа до них застосовуються фінансові санкції згідно з чинним законодавством.

При прийманні грошових білетів і монет до каси касири підприємств зобов'язані керуватися „Правилами визначення платіжності банкнот і монет Національного банку України”, затвердженими постановою Правління Національного банку України від 31.03.99 № 152.

Грошові білети Національного банку України, щодо справжності яких не виникає жодних сумнівів, повинні прийматись для оплати та обміну організаціями будь-яких форм власності без обмежень, навіть якщо на них є такі пошкодження:

- у будь-якому місці банкноти є плями, написи, надриви, а також ознаки природного зношення, забруднення, але від яких залишилось не менше ніж 3/4 їх початкового розміру та можуть бути прочитані номінал, літери серії та номер;

- порвані, надірвані та склеєні, якщо окремі частини банкноти безперечно належать тій же самій банкноті і на них збереглись серія та номер, якщо місце склеювання не заважає визначити справжність банкноти та номінал.

Банкноти з переліченими дефектами вважаються зношеними і повинні прийматись банками від організацій будь-яких форм власності та фізичних осіб і вилучатись банками з обігу.

З метою подальшого вдосконалення організації готівкового обігу, зміцнення касової дисципліни, підвищення ефективності контролю за додержанням суб'єктами господарської діяльності встановленого порядку ведення операцій з готівкою у національній валюті, посилення відповідальності за додержання ними норм з регулювання обігу готівки та виконання своїх зобов'язань перед бюджетами і державними цільовими фондами від 12.06.1995 р. № 436/95 було прийнято Указ Президента України „Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки”. Ним передбачено, що у разі порушення юридичними особами всіх форм власності, фізичними особами - громадянами України, іноземними громадянами та особами без громадянства, які є суб'єктами підприємницької діяльності, а також постійними представництвами нерезидентів, через які повністю або частково здійснюється підприємницька діяльність, норм з регулювання обігу готівки у національній валюті, що встановлюються Національним банком України, до них застосовуються фінансові санкції у вигляді штрафу:

- за перевищення встановлених лімітів залишку готівки в касах - у двократному розмірі сум виявленої понадлімітної готівки за кожний день;

- за неоприбуткування (неповне та/або несвоєчасне) оприбуткування у касах готівки - у п'ятикратному розмірі неоприбуткованої суми;

- за витрачання готівки з виручки від реалізації продукції (робіт, послуг) та інших касових надходжень (крім коштів, отриманих із кас установ банків) на виплати, що пов'язані з оплатою пращ (за винятком екстрених (невідкладних) обставин - соціальних виплат громадянам на поховання, допомоги при народженні дитини, одиноким та багатодітним матерям, на лікування в разі хвороби, компенсацій особам, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи), за наявності податкової заборгованості - в розмірі здійснених виплат;

- за перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів - у розмірі 25 відсотків виданих під звіт сум;

- за проведення готівкових розрахунків без подання одержувачем коштів платіжного документа (товарного або касового чека, квитанції до прибуткового ордера, іншого письмового документа), який би підтверджував сплату покупцем готівкових коштів. - у розмірі сплачених коштів;

- за використання одержаних в установі банку готівкових коштів не за цільовим призначенням - у розмірі витраченої готівки.

За невстановлення установами банків лімітів залишку готівки в касах з них стягується штраф у п'ятдесятикратному розмірі неоподатковуваного мінімуму доходів громадян за кожний випадок такого невстановлення.

Правила організації контролю за додержанням норм з регулювання обігу готівки встановлюються Національним банком України за погодженням з Державною податковою адміністрацією України.

Передбачені вищевказані штрафи в повному обсязі стягуються до державного бюджету в порядку, встановленому законодавством.

1.4 Порядок організації безготівкових розрахунків