Організація обліку і шляхи вдосконалення обліку і аудиту грошових коштів на прикладі ТОВ «Автополюс»

Організація обліку і шляхи вдосконалення обліку і аудиту грошових коштів на прикладі ТОВ «Автополюс»

Розділ І. Теоретичні основи обліку і аудиту грошових коштів

1.1. Економічна сутність грошових коштів і розрахунків

У процесі господарської та іншої діяльності підприємства постійно вступають у взаємовідносини з іншими суб'єктами господарювання при здійсненні угод, що оформлюються і закріплюються договорами: з постачальниками - за одержані від них товарно-матеріальні цінності, з покупцями - за придбані ними товари, з банками - за одержання коштів і погашення кредитів, з іншими юридичними та фізичними особами - за транспортні та інші послуги, електроенергію, паливо тощо, з працівниками - із заробітної плати, наданих їм позик тощо.

Відносини між підприємствами, які виникають внаслідок кругообігу господарських засобів, називаються розрахунками. [4] Вони опосередковують розподіл і перерозподіл суспільного продукту, перехід його з товарної форми в грошову, і навпаки. Початковою і кінцевою ланкою кругообігу засобів, який включає придбання товарів, виробництво продукції, виконання робіт, надання послуг, а також їх продаж і отримання виручки, виступають грошові кошти, які є найбільш ліквідними активами.

Господарська діяльність складається з багатьох господарських операції, що є певними моментами безперервних змін коштів господарства або джерел їх утворення. Під час цієї діяльності у підприємства виникають найрізноманітніші господарські зв'язки і розрахунково-платіжні відносини з постачальниками матеріальних цінностей, підрядчиками, покупцями і замовниками своєї продукції, транспортними організаціями, фінансовими установами, працівниками фірми та іншими (як юридичними так і фізичними) особами.

Кошти, що їх використовують для розрахунків, виконуючи функцію міри вартості, засобу обігу, засобу платежу, здійснюють безперервний кругообіг (гроші - товар - виробництво - товар - гроші), повертаються при цьому до своєї первісної форми у вигляді виручки після реалізації продукції, тобто у вигляді грошових коштів.

Згідно з Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 4 "Звіт про рух грошових коштів" [35] під грошовими коштами розуміють готівку, кошти на рахунках в банках і депозити до запитання. Готівка (готівкові кошти) - це грошові знаки національної валюти України - банкноти та монети.

Порядок здійснення розрахунків грошовими коштами суворо регламентований чинним законодавством України.

Звичайно, що існують певні правила, установлений порядок для здійснення операцій з готівкою. Це - касова дисципліна. Основним документом бухгалтерського обліку встановленої форми, що застосовується для здійснення обліку готівки в касі підприємства є касова книга.

Платежі готівкою підприємств, підприємців і фізичних осіб за реалізовану продукцію (товари, виконані роботи, надані послуги) і за операціями, які безпосередньо не пов'язані з реалізацією продукції (товарів, робіт, послуг) та іншого майна, називаються готівковими розрахунками. Приміщення або місце, що призначене для приймання, видачі та зберігання готівкових коштів, інших цінностей і касових документів де, як правило, ведеться касова книга називається касою підприємства [3].

Касові операції - операції підприємств між собою та з підприємцями i фізичними особами, що пов'язані з прийманням і видачею готівкових коштів при проведенні розрахунків через касу підприємства з відображенням цих операцій у касовій книзі, книзі обліку розрахункових операцій.

Розрахунки можуть здійснюватися не тільки в готівковій, але й в безготівковій формі.

Безготівкові розрахунки - це перерахування грошових коштів з рахунку підприємства-платника на рахунок підприємства-отримувача. Фінансовим посередником у цих розрахунках виступає банк, який надає послуги своїм клієнтам-підприємствам на договірній основі.

За економічним змістом безготівкові розрахунки бувають товарного та нетоварного характеру. До товарних відносяться розрахунки між підприємствами за реалізовані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи і надані послуги, до нетоварних - розрахунки з бюджетом з платежів і податків, погашення банківських позик, відсотків, розрахунки з дебіторами, крім розрахунків за товарними операціями.

Порядок безготівкових розрахунків суворо регламентований законодавством. Здійснення розрахункових операцій через банк знижує потребу в готівці, сприяє концентрації в банку вільних грошових коштів для кредитування, забезпечує їх збереження і ефективніше використання, оптимізує й прискорює грошовий обіг держави.

Готівковий і безготівковий грошовий обороти органічно пов'язані між собою, що реалізується через перехід однієї форми в іншу. Наприклад, виручка надходить до каси підприємства, а потім здається до установи банку для зарахування на поточний або інший рахунки. З цих рахунків у банку проводяться розрахунки між господарюючими суб'єктами та надходить готівка в касу підприємства для видачі заробітної плати, авансу підзвітним особам тощо.

1.2 Організація бухгалтерського обліку касових операцій і безготівкових розрахунків

Для забезпечення достовірної і точної інформації про рух коштів необхідно забезпечити їх чіткий, своєчасний та повний облік, тому основними завданнями бухгалтерського обліку грошових коштів є:

ь правильна організація, своєчасне й законне проведення безготівкових і готівкових розрахункових операцій;

ь своєчасне та правильне документування операцій з руху грошових коштів і розрахунків;

ь забезпечення збереження грошових коштів і цінних паперів у касі підприємства;

ь контроль за витрачанням грошових коштів;

ь своєчасне та точне ведення розрахунків з дебіторами та стягнення заборгованості;

ь періодичне проведення інвентаризацій грошових коштів і дебіторської заборгованості;

ь забезпечення схоронності коштів у місцях їх зберігання і контроль за їх цільовим використанням;

ь своєчасне і повне відображення у документах і реєстрах бухгалтерського обліку руху коштів у касі підприємства і на рахунках у банку;

ь суворе дотримання встановлених правил ведення касових операції і здійснення розрахунків між суб'єктами господарської діяльності;

ь забезпечення своєчасності взаєморозрахунків з метою запобігання штрафних санкцій. [5]

Підприємства, які відкрили поточні рахунки в установах банків, зберігають на цих рахунках свої кошти на договірних умовах і здійснюють розрахунки за своїми зобов'язаннями в безготівковій та готівковій формі в порядку, установленому нормативно правовими актами Національного банку України.

Розрахунки готівкою підприємств між собою та з підприємцями і фізичними особами проводяться як за рахунок коштів, одержаних з кас банків, так і за рахунок готівкової виручки і здійснюються через касу підприємств з веденням касової книги встановленої форми.

Розрахунки готівкою підприємств (підприємців) та фізичних осіб здійснюються також через установи банків згідно з вимогами Інструкції з організації емісійно-касової роботи в установах банків України. Сума готівкового розрахунку одного підприємства (підприємця) з іншим підприємством (підприємцем) не повинна перевищувати три тисячі гривень протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами. Платежі понад установлену граничну суму проводяться виключно в безготівковому порядку. Кількість підприємств (підприємців), з якими проводяться розрахунки, протягом дня не обмежується. [37] Для здійснення розрахунків готівкою кожне підприємство повинно мати касу. Каса підприємства - це приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівкових коштів, інших цінностей, касових документів.

У касі підприємства може зберігатися готівка, цінні папери, придбані у інших підприємств (акції, облігації тощо), грошові документи, які є бланками суворого обліку (трудові книжки та вкладні листки до них, квитанції подорожніх листів автотранспорту, бланки довіреностей тощо). [45]

Грошовими документами вважаються документи, які знаходяться в касі підприємства: оплачені путівки в санаторії, пансіонати та будинки відпочинку; поштові марки; проїзні квитки тощо. Керівник підприємства зобов'язаний забезпечити обладнання каси і належне зберігання цінностей у касі та при їх транспортуванні.

Посадова матеріально відповідальна особа, яка завідує касою, видачею та прийманням грошей і цінних паперів на підприємстві, називається касиром. На цю посаду працівник призначається наказом керівника підприємства, який зобов'язаний під розписку ознайомити новопризначеного касира з Порядком ведення касових операцій і укласти з ним договір про повну матеріальну відповідальність за збереженість всіх прийнятих ним цінностей.

Існує певний порядок прийняття касира на роботу. Спершу керівник приймає наказ про прийняття касира на роботу. Касир ознайомлюється зі своєю посадовою інструкцією та Порядком ведення кавих операцій. Після цього укладається договір про повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих касиром цінностей.[6]

На підприємствах, де штатним розкладом не передбачена посада касира, обов'язки останнього може виконувати бухгалтер або інший працівник за письмовим розпорядженням керівника підприємства за умови укладання з ним угоди про повну матеріальну відповідальність. Про це в письмовій формі обов'язково повідомляється установа банку, яка здійснює розрахунково-касове обслуговування підприємства.

Касир несе відповідальність за збереженість грошових коштів, цінних паперів та інших цінностей, які знаходяться на зберіганні в касі. Йому

забороняється передовіряти доручені йому обов'язки іншим особам. У випадку раптової відсутності касира на роботі (з причини хвороби тощо) цінності, які знаходяться у нього під звітом, негайно перераховуються іншим касиром, якому вони передаються, у присутності керівника та головного бухгалтера підприємства або в присутності комісії, призначеної керівником підприємства, про що складається відповідний акт. [32]

Під час здійснення касових операцій двері до приміщення каси повинні бути замкнені зсередини. Доступ до приміщення каси особам, які не мають відношення до її роботи, забороняється. Вся готівка на підприємствах повинна зберігатися у вогнетривких металевих шафах, а в окремих випадках - у комбінованих і звичайних металевих шафах, які після закінчення роботи каси замикаються ключем і опломбовуються сургучною печаткою касира. Ключі від металевих шаф і печатки зберігаються у касира. Дублікати ключів у опечатаних касиром пакетах або скриньках зберігаються у керівника підприємства.[37]

Підприємства можуть зберігати в касі готівку тільки в межах готівки ліміту залишку готівки, тобто граничної суми розміру готівки, яка може залишатися в касі підприємства на кінець робочого дня і встановлюється установою банку або самостійно визначається підприємством. [11] Для кожного підприємства ліміт залишку готівки встановлюється банками з урахуванням режиму та специфіки роботи підприємства, його віддаленості від установи банку, розміру касових оборотів, встановлених строків і порядку здавання касової виручки на період дії договору на розрахунково-касове обслуговування до їх перегляду з ініціативи підприємства або банку. У випадку, якщо для підприємства ліміт залишку готівки в касі не встановлено, вся наявна в його касі на кінець дня готівка (крім розміру одного неоподатковуваного мінімуму доходів громадян) вважається понадлімітною, і повинна здаватися до банку.

Невидача громадянам здачі через відсутність або недостатню наявність розмінної монети на цих підприємствах протягом робочого дня є порушенням касової дисципліни, за що щодо винних осіб вищезазначених підприємств можуть застосовуватися штрафні санкції, визначені статтею 164-2 Кодексу України про адміністративні правопорушення.

Для якісного відображення в обліку господарських операцій затверджено План рахунків бухгалтерського обліку. [33]

Рахунок 30 "Каса" призначений для узагальнення інформації про наявність і рух грошових коштів у касі підприємства.

Рахунок 30 "Каса" має такі субрахунки: 301 "Каса в національній валюті"; 302 "Каса в іноземній валюті".

За дебетом рахунку 30 "Каса" відображається надходження грошових коштів до каси підприємства, за кредитом - виплата (витрачання) готівки. Рахунок 30 Каса кореспондує з нижче наведеними рахунками зазначеними в таблиці 1.1.

Таблиця 1.1 - Типова кореспонденція рахунків з обліку грошових коштів в касі

Дебет 30 - кредит рахунків:
31 Рахунки в банках- одержано з банку гроші в касу
50 Довгострокові позики - надійшла в касу довгострокова позика
66 Розрахунки з оплати праці - повернуто в касу надлишково видану заробітну плату
70 Доходи від реалізації - надійшла в касу виручка від продажу товарів
74 Інші доходи - одержано доходи від реалізації необоротних активів
37 Розрахунки з різними дебіторами - одержані гроші від дебіторів
68 Розрахунки за іншими операціями - одержано гроші в касу від квартиронаймачів та інші
Кредит 30 - дебет рахунків:
31 Рахунки в банках-передані гроші з каси в банк
39 Втрати майбутніх періодів - проведено передоплату за газети і журнали
50 Довгострокові позики - погашено довгострокову позику
66 Розрахунки з оплати праці - видано з каси заробітну плату
33 Інші кошти - передано гроші інкасатору

Безготівкові розрахунки передбачають рух коштів по рахунках в банках юридичних чи фізичних осіб. Тому доцільно розглянути питання щодо видів рахунків та порядку їх відкриття [28].

Більшість розрахунків грошовими коштами здійснюються в безготівковій формі за допомогою платіжних доручень, чеків, акредитивів, векселів тощо. При цій формі розрахунків кошти підприємства зберігаються на розрахунковому і поточному рахунках в банку, який здійснює касове обслуговування підприємства і стежить за рухом коштів і та дотриманням законодавства. Така форма розрахунків проводиться згідно з Положенням про безготівкові розрахунки в господарському обороті в України.

Так підприємство в установі банку відкриває свій розрахунковий рахунок. Для відкриття цього рахунку підприємство подає у банк заяву на відкриття рахунку, копію свідоцтва про державну реєстрацію, копію рішення про створення, статут, картку із взірцями підписів та відбитком печатки встановленого взірця (зразка). При відкриття рахунку банк повідомляє про це державну податкову інспекцію за місцем реєстрації в триденний строк. Банк на договірній основі після відкриття рахунку проводить касово-розрахункове обслуговування своїх клієнтів і виконує їх розпорядження щодо перерахування з їх рахунків наявних коштів та здійснює інші банківські операції.[6]

Фінансовим посередником у безготівкових розрахунках виступає банк, який надає послуги своїм клієнтам - підприємствам. Банк, в якому відкрито рахунки підприємств і який здійснює для них на договірних засадах будь-яку з операцій чи послуг, передбачених Законом України “Про банки та банківську діяльність”, називається обслуговуючим. Клієнти банків самостійно обирають платіжні інструменти і вказують їх під час укладання договорів. На відкриття і обслуговування банківського рахунків укладається договір.[40]

Відповідно до Інструкції №3 “Про відкриття банками рахунків у національній та іноземній валюті”, [21] банки відкривають своїм клієнтам рахунки: розрахункові, поточні, позикові, депозитні, бюджетні і субрахунки.

Поточний рахунок - це рахунок, який відкривається в уповноважених

установах банків підприємствами усіх видів і форм власності для зберігання грошових коштів і здійснення усіх видів операцій за цими рахунками відповідно до чинного законодавства України в національній і іноземних валютах. Кількість поточних рахунків, що можуть відкриватися юридичними або фізичними особами в банківських установах чинним законодавством не обмежена.[46]

Підприємства (підприємці), що мають поточні рахунки в установах банків, одержують готівку з цих рахунків в установах банків у межах наявних коштів і витрачають її виключно на цілі, які визначені в грошовому чеку та не суперечать чинному законодавству України.

Кошти з рахунків підприємства списуються за розпорядженням власника рахунків у черговості, яка визначається керівником підприємства, якщо інше не передбачено чинним законодавством. У разі, якщо у підприємстві накопичились документи за платежами, у зв'язку із беззаперечним стягненням коштів згідно з чинним законодавством України, оплата їх має здійснюватися банками при надходженні коштів у примусовому порядку, за календарною черговістю надходження цих документів. [41]

Суб'єкти господарської діяльності мають здійснювати усі платежі з рахунків у безготівковій формі і в цілих грошових одиницях (без копійок).

Для своєчасного одержання в установі банку потрібної суми готівки підприємства (підприємці) у встановлені банком строки мають попередити (письмово або усно) установу банку про необхідну суму коштів у банкнотах та розмінній монеті. [23]

Підприємства (підприємці) можуть надавати на вимогу обслуговуючої установи банку при виникненні будь-яких сумнівів щодо проведення ними операцій, що не є економічно виправданими або суперечать чинному законодавству та в значних сумах копії розрахункових звітних документів (касові й товарні чеки, розрахункові квитанції, квитанції до прибуткових касових ордерів, проїзні документи), а також актів закупівлі, рахунків-фактур тощо, які підтверджували б здійснені цільові витрати одержаної в установах банків готівки (крім виплат, пов'язаних з оплатою праці та отриманням чистого доходу).

Об'єктом обліку операцій по рахунках в банках є вільні грошові кошти підприємства в національній та іноземній валюті, які знаходяться в установах

банків. Безготівкові розрахунки можуть здійснюватися у формах платіжних доручень, платіжних вимог-доручень, чеків, акредитивів, векселів.

Отже, проводячи організацію обліку безготівкових розрахунків слід звернути увагу на специфіку діяльності підприємства і організації взаємних відносин. Для початку визначимо реквізити які повинні мати документи, що подаються в банк для перерахування чи отримання коштів. Такі документи повинні мати реквізити: найменування, номер розрахункового документа; число, місяць, рік його виписки; чітко визначене повне або скорочене найменування платника, яке відповідає зареєстрованому в статуті, і одержувача коштів, їх номери рахунків; чітко визначені найменування, місцезнаходження, номер (код) банку платника і одержувача; суму платежу цифрами та прописом у цілих грошових одиницях (без копійок); мотив для перерахування чи отримання коштів (номери та дати договору, товарно-транспортних документів, найменування товарів та послуг і таке інше, засіб платежу або кодову позначку); підписи платників, яким за статутом надано право на ці підписи (і вони внесені у картку зразків підписів, представлену банку) для здійснення розрахунково-грошових операцій, на першому примірнику та відбиток його печатки. [6]

Розрахункові документи приймаються банком до виконання незалежно від їх суми, але не менше 100 гривень. При цьому розрахункові документи в сумах більше 100 тисяч гривень формуються платником та здаються в банк для виконання кожен окремо.

Банк приймає, документи від підприємства протягом операційного дня, залежно від часу роботи банку з клієнтами. [22] При цьому документи, прийняті банком від підприємства в операційний день, проводяться ним за рахунками в цей самий день.

Розрахункові платіжні документи виписуються, як правило, з використанням технічних засобів за один раз під копіювальний папір у кількості примірників, потрібних банку та усім сторонам, які беруть участь у розрахунках. Виправлення і підчистки у розрахункових документах не припускаються. Списання коштів з рахунку платника здійснюється на підставі першого примірника розрахункового документа.

Розрахунки із застосуванням платіжного доручення:

Платіжне доручення - це доручення підприємства обслуговуючому його банку на перерахування визначеної суми із свого рахунку. Доручення складаються на бланках встановленої форми.

Банки приймають до виконання доручення протягом десяти календарних днів з дати його заповнення. Доручення приймається банком до виконання тільки в сумі, яка може бути сплачена за наявними коштами на рахунку або за рахунок кредиту. Доручення на перерахування коштів у доходи бюджетів і на відрахування платежів податкового характеру державних цільових фондів, включаючи відрахування на утримання доріг, приймаються банками незалежно від наявності коштів на рахунку клієнтів. У разі відсутності коштів доручення враховуються на окремому позабалансовому рахунку.

Підприємства можуть здійснювати перекази коштів через підприємства зв'язку без обмеження суми за допомогою платіжних доручень, акцептованих банком: на ім'я окремих громадян: пенсії, аліменти, заробітну плату, витрати на відрядження, авторський гонорар та інші платежі; підприємствам на виплату заробітної плати, за організований набір робітників, для заготівлі сільськогосподарської продукції у населених пунктах, де немає банків; для зарахування на рахунки у банках торгової виручки, податків та інших коштів.

Розрахунки за допомогою платіжних доручень, акцептованих банком, можуть здійснюватися між філіями одного банку або при встановленні між юридичне незалежними банками кореспондентських відносин, в яких передбачена ця форма розрахунків. [46]

При рівномірних і постійних поставках між постачальниками і покупцями розрахунки між ними можуть здійснюватись у порядку планових платежів на підставі договорів, угод з використанням у розрахунках платіжних доручень. Платіжні доручення застосовуються для здійснення попередньої оплати за отримані товари, надані послуги, а також для завершення розрахунків за актами звірки взаємної заборгованості суб'єктів господарської діяльності. [7]

Розрахунки чеками:

Чек є письмовим розпорядженням чекодавця банку, який веде його рахунок, оплатити чекодержателю вказану в чеку суму коштів. Чеки використовуються юридичними та фізичними особами при розрахунках. Не допускаються розрахунки чеками між фізичними особами. Допускається прийом чеків від юридичних осіб на перерахування коштів на вклади громадян на їх особові рахунки в банках на умовах, які визначені банком-емітентом або банком-кореспондентом. Бланки чеків та чекові книжки виготовляються за зразком, який затверджений Національним банком України, видаються банками-емітентами юридичним та фізичним особам, яким відкриті рахунки у банках.[1] Порядок їх використання передбачається угодами між банками з виконанням вимог розділу передбачених при розрахунках чеками. Строк дії чекової книжки встановлюється установою банку за погодженням з підприємством.

3 метою забезпечення платежів за чеками разом із заявою на видачу чекової книжки надається платіжне доручення для депонування коштів на окремому рахунку чекодавця.

Чек має бути пред'явлений чекодержателем в установу банку протягом 10 днів з моменту його заповнення, не враховуючи день його запевнення. Якщо після закінчення строку день пред'явлення чека в банк припадає на неробочий день, тоді останнім строком визнається наступний робочий день. Після закінчення зазначеного строку чек банком не приймається.

Чек завіряється підписом чекодавця або його представника в момент здійснення оплати (вручення чека одержувачу). Право чекодавця на доручення підпису своєму представнику повинно бути передбачено його статутом. У разі, якщо чек завіряється представником, на чеку робиться напис За дорученням.

Установи банку не несуть відповідальності перед чекодавцями за оплату з їх рахунків чеків, які підписані особами, не уповноваженими на це чекодавцями.

Виписаний для оплати чек при поданні його банку одержувача повинен

бути завірений підписом службових осіб чекодержателя та його печаткою, що підтверджує факт одержання товару або надання послуг.

Після перевірки правильності складання реквізитів чеків та реєстру банк зараховує кошти на рахунок чекодержателя на підставі реєстру чеків і залишає у себе перший примірник цього реєстру. Чек, погашений штампом банку чекодержателя, разом з дебетовим авізо і одним примірником реєстру чеків надсилається в банк чекодавця. Банки зобов'язані приймати від клієнтів чеки і інкасувати їх у ті банки, які обслуговують чекодавця. В цьому випадку кошти на рахунок пред'явника чека можуть бути зараховані тільки за умови отримання їх із банку-емітента чека. Тобто чек пересилається банку платника. [45]

Розрахунки векселями:

Вексель - це цінний папір, складений з дотриманням суворо встановлених правил і містить нічим не зумовлену обіцянку сплатити визначену суму (звичайний вексель) або нічим не зумовлену пропозицію сплатити визначену суму (переказний вексель). Звичайний (простий) вексель виписує і підписує сам боржник.

Переказний вексель (тратту) виписує і підписує кредитор (трасант) і він є наказом боржникові (трасату) про оплату у визначений строк певної суми грошей третій особі. Передавальний напис (індосамент), який роблять на зворотній стороні векселя або на прикладеному до нього аркуші, засвідчує право передачі власності на вексель до іншої особи (ремітента). Індосамент може не зазначати особи, на користь якої він зроблений або він може складатися з одного підпису індосанта (бланковий індосамент).Аваль - це вексельна запорука юридичної особи (аваліста), як правило, банку, за якою вона приймає на себе відповідальність за виконання зобов'язань по векселю будь-якої із зобов'язаних сторін, векселедавця, індосанта, акцептанта. Аваль оформляють у вигляді гарантійного запису на векселі.[7]

Для обліку наявності та руху грошових коштів, що знаходяться на рахунках в банку, які можуть бути використані для поточних операцій слугує рахунок 31

Рахунки в банках. Порядок здійснення та оформлення операції на ньому

регулюється Правилами Національного Банку України.

Рахунок 31 Рахунки в банках має такі субрахунки:

311 Поточні рахунки в національній валюті;

312 Поточні рахунки в іноземній валюті;

313 Інші рахунки в банку в національній валюті;

314 Інші рахунки в банку в іноземній валюті.

За дебетом рахунку 31 Рахунки в банках відображається надходження

грошових коштів, за кредитом - їх використання [26]. Рахунок 31 Рахунки в банках кореспондує з наступними рахунками зазначеними в таблиці 1.2.

Таблиця 1.2 - Типові проведення операцій по рахунках банку

Дебет 31 - кредит рахунків:
31 Рахунки в банках-передані гроші з каси в банк
50 Довгострокові позики - надійшла на поточний рахунок довгострокова позика
48 Цільове фінансування і цільові надходження - одержання цільового фінансування на будівництво із зовнішні джерел
373 Розрахунки за нарахованими доходами - отримані нараховані доходи по інвестиціях
Кредит 31 - дебет рахунків:
31 Рахунки в банках- одержано з банку гроші в касу
641 Розрахунки за податками - податок на прибуток
685 Розрахунки з іншими кредиторами - оплачено чеком транспорті послуги
50 Довгострокові позики - погашено довгострокову позику з поточного рахунка

У випадку необхідності суб'єкти підприємницької діяльності одержують готівку з власних рахунків у банку в межах наявних на них коштів на цілі, зазначені у чеку на отримання готівки. Для одержання коштів у касу на виплату заробітної плати підприємства повинні складати касові заявки, в яких вони повідомляють установу банку про строки виплати заробітної плати. Банк задовольняє вимоги клієнтів на одержання готівки та не допускає видачі коштів на виплату заробітної плати раніше встановлених строків, за винятком окремих випадків.

Готівкова виручка - це сума готівкового розрахунку одного підприємства (підприємця) з іншим підприємством (підприємцем) через їх каси, каси банків, інших фінансових установ, які надають послуги з переказу грошей, та підприємств поштового зв'язку. Вона не повинна перевищувати 10 тисяч гривень протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами.

Підприємства, установи та організації всіх форм власності, а також фізичні особи-суб'єкти підприємницької діяльності, які здійснюють розрахунки (розрахункові операції) зі споживачами в сфері торгівлі, громадського харчування та послуг за готівку, зобов'язані здійснювати такі розрахунки через належним чином зареєстровані реєстратори розрахункових операцій, якими є пристрої або програмно-технічні комплекси, в яких реалізовано фіскальні функції, та які призначені для реєстрації розрахункових операцій при продажу товарів (наданні послуг), проведенні операцій з купівлі-продажу іноземної валюти та/або реєстрації кількості проданих товарів (наданих послуг). До реєстраторів розрахункових операцій відносяться: електронний контрольно-касовий апарат, електронний контрольно-касовий реєстратор, комп'ютерно-касова система, електронний таксометр, автомат з продажу товарів (послуг) тощо.

Вся готівка понад суми встановлених лімітів підприємства повинна здаватися для зарахування на поточний рахунок у порядку і в строки, встановлені та узгоджені з установою банку, в якому відкрито поточний рахунок одним із наступних способів: до денних і вечірніх кас банківських установ; інкасаторам Національного банку України або установ комерційних банків до наступної здачі до банків;до об'єднаних кас при підприємствах для подальшої здачі до відповідних банківських установ. Гроші, здані до банку або інкасаторам, але не зараховані на поточний рахунок (до 24-ої години наступного дня), є грошовими коштами в дорозі.

В умовах ринкової економіки, для інвесторів, постачальників, кредиторів і акціонерів, що вклали свій капітал у розвиток підприємницької діяльності підприємства, стабільність підприємства має велике значення, адже це в інтересах самих акціонерів, кредиторів, постачальників, інвесторів, а також керівництва і працівників даного підприємства. Тому організація обліку грошових коштів завжди посідає перше місце.

1.3 Контроль та облік грошових коштів і грошових потоків підприємства

Органи державної податкової служби України здійснюють контроль за виконанням підприємством вимог Положення № 637, пов'язаних з дотриманням встановлених лімітів каси, термінів здачі готівкової виручки з каси, веденням касової книги та оформленням операцій з прийому та видачі готівки з каси, веденням відповідних касових документів. Правила організації контролю за виконанням норм з регулювання обігу готівки встановлюються НБУ.

За результатами перевірки складається акт у 3 примірниках, в якому викладається суть порушення з відповідним обґрунтуванням.

Керівник підприємства або особа, що заміщає його, має право під час складання акта не погодитися з результатами перевірки і в письмовій формі подати відповідні аргументовані зауваження (пояснення), які додаються до акту. Штрафні санкції за порушення норм з регулювання обігу готівки викладені в Указі № 436 [47]. Контроль операцій на поточному рахунку ведеться в такій послідовності: Розпочинаючи аудит обліку грошових коштів на поточному та інших рахунках у банку, слід розробити детальну програму аудиторської перевірки, яка повинна включати такі питання: установлення кількості поточних, валютних, розрахункових та інших рахунків в установах банку, відповідності господарських операцій, які відображаються на вказаних рахунках, чинному законодавству; перевірка повноти і своєчасності оприбуткування грошових коштів, що надійшли на рахунки підприємств, своєчасності перерахування податків до бюджету й обов'язкових платежів; перевірка правильності кореспонденції рахунків за банківськими операціями. [49] Під час проведення аудиту звертається увага на можливі випадки відкриття рахунку в банку тільки за наявності документа, що засвідчує їх реєстрацію як платежів соціальних внесків, та інших рахунків, включаючи валютні, позикові, депозитні, - у разі пред'явлення документа про повідомлення органів Фонду соціального страхування від нещасних випадків про намір відкрити відповідні рахунки, а також довідки про внесення підприємства до Єдиного державного реєстру підприємств і організацій України, Причому копії цих документів мають бути засвідчені нотаріально або органом, що їх видав, фізичній особі - довідку про ідентифікаційний номер [25]. Вивчаючи банківські документи, визначають законність та обґрунтованість операцій і правильність віднесення витрат на відповідні рахунки. Трапляються випадки порушень, коли для приховування зловживань окремими бухгалтерськими працівниками і касирами здійснювалися заміни виписок банку іншими сфальсифікованими виписками чи виправлення відповідних сум. У таких випадках потрібно здійснити зустрічну перевірку документів і зіставити між собою взаємозв'язані господарські операції, відображені на рахунках обліку і виписках банку. При цьому вивчають порядкову нумерацію виписок банку і правильність перенесення підсумків та їх залишків в облікові регістри. Якщо у клієнта відсутні окремі виписки банку, то важливо отримати з банку завірені їх копії «Документи» додані до виписок, вивчають передусім на предмет їх законності. Аудит наявності і руху грошових коштів на рахунках у банку починається з перевірки дотримання підприємством порядку відкриття рахунків в банку, передбаченого Інструкцією про порядок відкриття га використання рахунків в національній та іноземній валюті, затвердженою постановою Правління Національного банку України від 18.12.1998 р, № 527, При цьому аудитор використовує зустрічну перевірку, надсилаючи лист-запит банку, що обслуговує підприємство, з проханням підтвердити наявність відкритих для підприємства рахунків. Грошові кошти та залишки на банківських рахунках є ліквідними активами. Через свою ліквідність грошові кошти є найбільш вразливими з усіх активів підприємства, тому розтрати та крадіжки грошових коштів більш вірогідні, ніж інших активів. Аудитор проводить дослідження виписок банку та одночасно вивчає документи підприємств-клієнтів, додані до виписок. При цьому необхідно перевірити порядкову нумерацію виписок банку, правильність перенесення підсумків і залишків в облікові реєстри, визначити чинність та обґрунтованість операцій і правильність віднесення витрат на відповідні бухгалтерські рахунки. Якщо у підприємства відсутні окремі виписки банку, то необхідно отримати з банку засвідчені копії. При перевірці залишку грошових коштів на банківському рахунку аудитор повинен врахувати можливість зловживань. Тому він повинен збільшити обсяг процедур перевірок грошових коштів в кінці звітного періоду, особливо, якщо система внутрішнього контролю неефективна. Суттєвим моментом перевірки залишку на рахунку грошових коштів є отримання письмового банківського підтвердження. Дані із банківського підтвердження повинні бути звірені з сумами у відповідній банківській виписці. Аналогічно і вся інша інформація із банківських виписок повинна бути перевірена. Якщо при перевірці аудитор виявить зловживання, вони повинні бути досліджені стосовно причин їх виникнення та сум. Серед процедур, завдяки яким можна викрити зловживання в сегменті грошових надходжень і витрат, ефективними є оглядова перевірка записів в Головній книзі по рахунках 31 “Рахунки в банках”, 33 “Інші кошти” на нестандартні бухгалтерські проводки, звірка замовлень на реалізацію з наступними грошовими надходженнями, перевірка фактів і супровідної документації по безнадійних боргах, доходів від реалізації. При проведенні аудиту досліджується використання раціональних форм розрахунків і чи забезпечують вони наближення моментів отримання покупцями матеріальних цінностей і здійснення платежу. [48] Важливо також здійснити перевірку товарності розрахункових документів, що передаються до оплати в банк. Дослідження розрахункових операцій є важливою складовою аудиту фінансово-господарської діяльності підприємства і здійснюється в нерозривному зв'язку з іншими операціями (касовими, виробничими, кредитними операціями, операціями з інвестиційної діяльності підприємства). Це пояснюється тим, що більшість із вказаних операцій прямо або непрямо впливають на розрахункові взаємовідносини між підприємствами, що виникають в процесі діяльності, та внаслідок розрахунків на кінець періоду вони утворюють дебіторську або кредиторську заборгованість. Облік касових операцій: Для приймання, зберігання і витрачання готівки підприємство має касу. Каса підприємства - це приміщення або місце проведення готівкових розрахунків, а також приймання, видавання, зберігання готівки, інших цінностей та касових документів. Порядок ведення касових операцій визначається Положенням про ведення касових операцій у національній валюті України, затвердженим постановою правління НБУ від 19.02.2001 за № 72 зі змінами та доповненнями [33]. Розмір сум, що можуть зберігатися в касі, обмежуються лімітом, що визначається банком за узгодженням з підприємством. Понад установлений ліміт готівки в касі може зберігатися в день виплати заробітної плати, включаючи день її одержання в банку. Порядок визначення ліміту залишку готівки в касі регулюється Інструкцією НБУ № 4 „Про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України”, затвердженою постановою Правління НБУ від 19.02.2001р. [19]. Для встановлення ліміту каси підприємство подає в банк заяву-розрахунок, в якому визначає потребу в готівці. У разі неподання заяви-розрахунку банк встановлює ліміт каси самостійно. Якщо підприємство має відокремлені підрозділи, то визначений банком підприємству ліміт розподіляється між підрозділами за наказом керівника підприємства. Визначений ліміт каси може переглядатись як зі сторони підприємства, так і зі сторони банку. Якщо підприємство має кілька рахунків у банках, то воно самостійно вибирає банк, в який подає заяву-розрахунок для визначення суми ліміту, копії якої після затвердження банком передає в усі відділення банків, в яких має відкриті рахунки. Усі готівкові кошти, що є в касі підприємства понад визначений ліміт, повинні здаватись у банк в терміни, визначені в заяві-розрахунку. Якщо ж ліміт каси не визначено, то всі кошти, що є в касі на кінець дня, обов'язково треба здавати на рахунок у банк. Документування касових операцій регламентується наказом Міністерства статистики України від 15.02.1996 за № 51 „Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій” [20]. Наказом визначено форми первинних документів з обліку касових операцій та порядок їх ведення. Усі підприємства залежно від виду діяльності та форми власності повинні використовувати такі документи для обліку касових операцій:

а) форма № КО-1 „Прибутковий касовий ордер”;

б) форма № КО-2 „Видатковий касовий ордер”;

в) форма № КО-3 „Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів”;

г) форма № КО-4 „Касова книга”.

Касир приймає готівку за прибутковими касовими ордерами, які заповнюються бухгалтером і реєструються в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів, де їм присвоюються порядкові номери. Виписаний ордер підписується головним бухгалтером і передається касиру, який приймає гроші в касу. Касир перевіряє правильність заповнення ордера та приймає готівку в касу. У момент оприбуткування коштів він реєструє прибутковий касовий ордер у касовій книзі, вказуючи, від кого і за що прийняті гроші та суму надходження. Особі, що здала гроші, видається квитанція до прибуткового касового ордера з печаткою підприємства, завірена підписами головного бухгалтера та касира. [50]

Підставою для оприбуткування коштів, одержаних з банку, є грошовий чек (додатку Н), на основі якого також виписується прибутковий касовий ордер.

Видача готівки з каси здійснюється на підставі видаткових касових ордерів, які виписуються бухгалтером і попередньо реєструються в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів. На додаток до ордера можуть оформлятись інші належно оформлені документи, за якими здійснюється видача готівки: платіжні відомості, розрахунково-платіжні відомості. На загальну суму виплачених за відомостями грошей складається видатковий касовий ордер. Після завершення операцій видачі коштів за відомостями він візується керівником та головним бухгалтером підприємства (або іншими уповноваженими особами). Якщо видача грошових коштів здійснюється на підставі видаткового касового ордера, то особа, яка їх отримує, повинна мати паспорт або документ, що його заміняє, і має внести реквізити з документа у спеціальний рядок видаткового касового ордера.

У момент здійснення операції видачі грошей ордер реєструється в касовій книзі. Гроші за касовими ордерами видаються й оприбутковуються лише в день їх заповнення.

Після здійснення операцій і реєстрації ордерів у касовій книзі касир ставить на документах, які додаються до видаткових ордерів, штамп „Оплачено” або робить на них напис уручну, щоб уникнути їх повторного використання.

Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів побудований таким чином, щоб за його даними можна було контролювати факти надходження та виплати грошей. Не маючи права заповнювати ордери, касир не зможе оприбуткувати надходження коштів або здійснити несанкціоновану видачу коштів на непередбачувані потреби.

До обов'язків касира входить заповнення касової книги.

Касова книга - документ бухгалтерського обліку визначеної форми та графлення, який використовується для обліку наявності та руху готівки в касі підприємства.

Кожне підприємство може мати тільки одну касову книгу. Аркуші книги нумеруються, шнуруються, їх кількість завіряється на останній сторінці підписами керівника та головного бухгалтера підприємства, а також круглою печаткою підприємства.

Записи в касовій книзі здійснюються кожного дня, в якому відбуваються операції руху готівки. Для записів на один день відводиться один аркуш. Аркуш касової книги заповнюється вручну у двох примірниках через копіювальний папір. Жодні виправлення та підчищення в касовій книзі не допускаються. У кінці дня, в якому відбувались операції руху готівки, касир виводить залишок коштів у касі. Другий примірник аркуша касової книги є відривним і називається звітом касира. Звіт касира служить реєстром аналітичного обліку касових операцій. Після закінчення робочого дня він разом з доданими документами на одержання і видачу грошей передається в бухгалтерію. Передача звіту бухгалтеру здійснюється під розписку в касовій книзі. Після одержання звіту касира бухгалтерія робить перевірку всіх записів, зіставляє їх з журналом реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів, первинних документів. Перевіряється також правильність заповнення всіх реквізитів первинних документів, їх сум та підсумків, своєчасність їх занесення до звіту касира, здачі надлишку готівки в банк.

Відокремлені підрозділи підприємства ведуть касову книгу лише за умови, що вони здійснюють операції, пов'язані з необхідністю заповнення прибуткових та видаткових касових ордерів (виплати заробітної плати, сум на відрядження та господарські витрати).

Касову книгу можна вести в електронному форматі з додержанням форми, розміру, графлення та порядку заповнення, передбачених до її заповнення в паперовому вигляді. Вона повинна бути надрукована за вимогою контролюючих органів.

Готівкова виручка - сума фактично отриманої готівки від реалізації продукції, товарів, робіт, послуг, а також позареалізаційні надходження. Позареалізаційними вважаються надходження від іншої операційної, фінансової та інвестиційної діяльності (окрім виручки від реалізації, отриманої від основної операційної діяльності). Готівкова виручка повинна у повній сумі оприбутковуватись у момент надходження її в касу підприємства.

Здача готівки в банк оформляється об'явою на внесок готівкою. Цей документ складається з трьох частин: об'яви, що є підставою для зарахування внесених коштів на рахунок, квитанції, яка підтверджує внесення працівником підприємства коштів на рахунок, ордера, який додається до виписки банку як підстава зарахування коштів на рахунок.

Здача виручки інкасатору оформляється супровідною відомістю, яка складається в трьох примірниках. Перший примірник кладуть разом з грішми, другий - вручають інкасатору, третій - залишають у касі підприємства як підставу для видачі коштів. У цьому примірнику супровідної відомості інкасатор робить відмітку про час і кількість отриманих коштів для здачі в банк на рахунок підприємства.

Виплати коштів підприємствами здійснюються як за рахунок коштів, отриманих з банку, так і з отриманої готівкової виручки.

Отримання готівки з банку оформляється грошовим чеком. Бланки чеків, зброшуровані в чекові книжки (по 25 або 50 чеків), підприємство купує за поданою заявою в установі банку, в якій обслуговується. Чек заповнюється бухгалтером підприємства, завіряється підписами осіб, (підписи яких є на картці із зразками підписів в установі банку) та печаткою підприємства. У чеку вказується, для яких потреб і в яких сумах буде отримана готівка в банку та загальна сума її отримання. Разом з чеком заповнюється корінець до нього. Заповнений чек дається касиру чи працівнику бухгалтерії, що виконує його функції, для отримання готівки. Отримана в банку готівка оприбутковується на підставі прибуткового касового ордера. Повнота і своєчасність оприбуткування готівки в касу перевіряється головним бухгалтером, про що робиться відмітка у корінці грошового чека. Жодні виправлення в чеку, навіть обумовлені, не допускаються [21].

Видача готівки з каси здійснюється для виплати заробітної плати, для придбання товарів і послуг, для покриття витрат на відрядження, на інші цілі.

Видача коштів на заробітну плату здійснюється на підставі платіжних або розрахунково-платіжних відомостей у триденний термін з дня отримання коштів з банку (включаючи день отримання). Терміни виплати підприємством заробітної плати та авансу встановлюються підприємством і подаються у відділення банку. На загальну суму виплаченої працівникам заробітної плати складається видатковий касовий ордер. Якщо частина заробітної плати працівниками не отримана, то вона вважається депонованою і здається в банк. Списання депонованої заробітної плати з каси здійснюється також на підставі видаткового касового ордера.

Видача коштів на придбання товарів і послуг та на відрядження здійснюється в день отримання коштів у банку на підставі видаткових касових ордерів або платіжних відомостей. Про їх витрачання підзвітні особи повинні відзвітуватись:

а) за кошти, отримані для придбання товарів і послуг, не пізніше наступного дня після їх отримання в банку;

б) за кошти, отримані для відряджень, у триденний термін після повернення з відрядження.

Невикористаний залишок готівки повертається підзвітною особою в касу з оформленням прибуткового касового ордера та здається в банк на підставі об'яви на внесок готівкою.

Не дозволяється використовувати готівку, отриману за цільовим призначенням для інших потреб.

Облік наявності та руху готівкових грошових коштів ведеться на рахунку 30 „Каса”; він має такі субрахунки:

а) 301 „Каса в національній валюті”;

б) 302 „Каса в іноземній валюті”.

За дебетом рахунка 30 „Каса” відображається надходження грошових коштів у касу підприємства, за кредитом - виплата грошових коштів з каси підприємства.

Відображення операцій бухгалтерського обліку з руху грошових коштів в касі підприємства представлено в таблиці 1.3.

Інвентаризація каси проводиться з метою контролю наявності готівкових грошових коштів підприємства. При цьому виявляється відповідність залишків коштів та грошових документів з даними за записами касира. При проведенні інвентаризації каси касир складає касовий звіт за поточний день, додає до нього всі документи, які підтверджують оприбуткування та виплату коштів, надає розписку про те, що всі операції відповідним чином відображені в касовій книзі на підставі первинних документів, та надає для перевірки готівкові кошти та інші цінності, що зберігаються в касі. Інвентаризаційна комісія перераховує покупюрно грошові кошти та перевіряє наявність цінних паперів та бланків суворої звітності, які зберігаються в касі, та складає акт інвентаризації.

В акті вказується фактичний залишок готівки та залишок за даними касової книги.

Таблиця 1.3 - Журнал господарських операцій по рахунку 301 „Каса в національній валюті”

Зміст операції	Кореспонденція рахунків	Сума, грн.
	дебет	кредит
1Оприбутковано кошти в касу від СПД Таран В.П. відповідно до угоди про оренду приміщення № 789	301	377	1800,00
2 Повернено невикористані підзвітні суми від Коваленко П.К.	301	372	100,00
3 Видано на відрядження Ромченко В.С.	372	301	450,00
4 Отримано готівку в оплату за товари	301	361	1260,00
5 Видано кошти під звіт Уланову С.Ю.	372	301	1032,00
6 Оприбутковано гроші з банку в касу	301	311	1200,00
7 Виплачено працівникам заробітну плату	661	301	2500,00
8Оприбутковано невикористаний залишок готівки від підзвітної особи	301	372	356,00
9 Видано працівнику позику	377	301	553,00
Разом	1475,00

При цьому звіряється правильність виведення та перенесення залишку на початок дня та використання касиром лише прибуткових та видаткових касових ордерів, складених бухгалтером та зареєстрованих у журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів. Виявлені надлишки готівки оприбутковуються в касу, а недостачі утримуються з винної особи.

Облік грошових коштів на рахунках у банках: Згідно з порядком ведення касових операцій у народному господарстві України всі підприємства незалежно від форм власності і виду діяльності повинні зберігати вільні грошові кошти на рахунках у банку (за винятком сум, які дозволяється зберігати в касі підприємства).

За інструкцією про відкриття банками рахунків у національній та іноземній валюті, затвердженою постановою Правління НБУ від 18.12.1998 № 527, банки за заявами підприємств відкривають їм поточні рахунки для зберігання грошових коштів та їх використання. Поточні рахунки відкриваються підприємствам, їхнім відокремленим підрозділам, підприємцям-фізичним особам, фізичним особам [22].

Підприємство має право самостійного вибору банку. Воно може відкрити потрібну для діяльності кількість поточних рахунків у національній та іноземній валютах. Поточні рахунки в іноземній валюті відкриваються для кожного виду валюти. Один з рахунків визначається підприємством як основний.

Поточні рахунки юридичним особам відкриваються за подання в банк таких документів:

а) заяви на відкриття рахунка за підписом керівника і головного бухгалтера (якщо посада головного бухгалтера передбачена штатним розкладом);

б) копії свідоцтва про державну реєстрацію підприємства в органах виконавчої влади;

в) копії довідки про прийняття до обліку в ДПА;

г) оригіналу та копії нотаріально завіреного статуту;

д) картки зі зразками підписів осіб, що мають право розпоряджання коштами на рахунку, завіреної печаткою підприємства;

е) довідку про реєстрацію в органах Пенсійного фонду України.

Картка із зразками підписів заповнюється в присутності працівника банку. У ній вказуються особи, що мають право розпоряджатись коштами на рахунках підприємства: керівник підприємства і головний бухгалтер або уповноважені ними особи. Право підпису документів, за якими здійснюється рух грошових коштів підприємства, може мати лише один його представник - як правило, керівник або власник. Картка завіряється печаткою підприємства і використовується операціоністом банку для звіряння ідентичності підписів (підпису) та печатки на первинних документах, які подаються його представником для перерахування коштів або отримання готівки [21].