Организация документооборота на предприятии

83

Тема:

"Организация документооборота на предприятии"

Содержание

• Введение
• 1. Теоретические основы построения документооборота на предприятии
• 1.1 Основные виды документов, применяемых в управленческой деятельности
• 1.2 Системы документации
• 1.3 Порядок движения документов в организации
• 2. Анализ системы документооборота ООО «Х»
• 2.1 Общая характеристика предприятия
• 2.2 Характеристика технико-экономических показателей деятельности предприятия
• 2.3 Документы по учету личного состава, труда и его оплаты, документооборот при учете
• 3. Мероприятия по совершенствованию документооборота предприятия
• 3.1 Совершенствование документооборота распорядительной документации
• 3.2 Совершенствование документооборота бухгалтерии
• 3.3 Внедрение информационной поддержки документооборота
• 3.4 Расчет эффекта от совершенствования системы документооборота
• Заключение
• Список использованной литературы
• Приложения
• Введение

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Цель выпускной квалификационной работы - анализ организации документооборота на предприятии.

Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:

- отразить основные виды документов, применяемых в управленческой деятельности;

- выявить системы документации;

- отразить порядок движения документов в организации;

- дать общую характеристику предприятия;

- провести анализ системы документооборота предприятия;

- рассмотреть мероприятия по совершенствованию документооборота предприятия;

- провести расчет эффекта от совершенствования системы документооборота.

Объект работы - предприятие «Х».

Предмет работы - организации документооборота предприятия «Х».

Работа имеет традиционную структуру и включает в себя введение, основную часть, состоящую из 3 глав, заключение и библиографический список.

По результатам исследования был вскрыт ряд проблем, имеющих отношение к рассматриваемой теме, и сделаны выводы о необходимости дальнейшего изучения/улучшения состояния вопроса

В процессе подготовки работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Отечественные архивы».

1. Теоретические основы построения документооборота на предприятии

1.1 Основные виды документов, применяемых в управленческой деятельности

Обязательным условием эффективного управления, обеспечивающего устойчивую конкурентоспособную деятельность предприятия, является его информационная обеспеченность. Выделяется два вида информации:

· техническая, технологическая - методы изготовления продукции, программное обеспечение, основные производственные показатели, результаты испытаний и т.п.;

· деловая - прогнозы, стратегия действий, результаты исследований, база данных и пр Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело 2007. №2. С.16-20..

Под информацией понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. Носителем информации (т.е. результатом отражения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека) выступает документ.

Документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом ее передачи во времени и пространстве. Документ может быть получен различными способами: посредством письма, рисунка, графики, звукозаписи. Зафиксировав (отобразив) информацию, он тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно-поисковой работы. Таким образом, в управленческой деятельности документ выступает как предмет труда и результат труда. Учетно-отчетные документы поступаю с нижнего уровня управления на верхний; по ним можно оценить состояние дел в управляемых объектах. Эта информация является базой при планировании и прогнозировании. Организационно-распорядительные документы зарождаются на верхнем уровне управления и спускаются вниз.

Термины «документ» и «документированная информация» в законе рассматриваются как синонимы. Документированная информация определяется как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Под реквизитом документа понимается «обязательный элемент оформления официального документа» Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса // Делопроизводство, 2009. №2. С. 18-23..

Некоторые исследователи, подчеркивая значение реквизитов документов, указывают, что под документированной информацией понимается такая организационная форма, которая определяется как единая совокупность:

а) содержания информации;

б) реквизитов, позволяющих установить источник, полноту информации, степень ее достоверности, принадлежность и другие параметры;

в) материального носителя информации, на котором ее содержание и реквизиты закреплены.

В данном случае, однако, следует иметь в виду что вся зафиксированная на материальном носителе информация относится к тем или иным реквизитам и содержание информации складывается из отдельных реквизитов, таких, как "дата", "номер", "подпись", "печать" и др. Основную содержательную нагрузку несет реквизит "текст документа".

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления управленческих документов, которые установлены государственными нормативными актами (ГОСТ 6.30 -97 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации).

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

-юридическую силу документов;

-оперативное и качественнее составление и исполнение документов;

-организацию быстрого поиска документов;

-более активное использование ПЭВМ при составлении документов.

Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (даты, текста, подписи и т.д.), которые называются реквизитами.

Правила их составления и оформления, а также место расположения на документах фирмы должны соответствовать ГОСТу 6.30 - 97. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов Ларин М.В. Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии). Диссертация доктора исторических наук. М., 2009 - 413 с..

К наиболее важным реквизитам документов, используемым в современной практике, относятся:

1- эмблема организации;

2-наименование организации;

3- индекс предприятия связи, почтовый адрес, телефон, факс, номер расчетного счета в банке;

4- название вида документа;

5- дата;

6- индекс (№) документа;

7- ссылка на индекс и дату входящего документа;

8- гриф ограничения доступа к документу;

9- адресат;

10 - гриф утверждения;

11- резолюция;

12- заголовок к тексту;

13- отметка о контроле;

14-текст;

15- отметка о наличии приложений;

16- подпись;

17- визы;

18- печать;

19-отметка о заверении копии;

20- фамилия исполнителя и номер его телефона;

21- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

22- отметка о поступлении.

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов , как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Каждый документ можно разделить на три основные части:

- заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

-основную часть (текст и приложения);

-оформляющую часть (документы, расположенные ниже текста и приложения).

Эмблема предприятия - условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. В качестве эмблемы организации может быть использован товарный знак, рисунок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т.п.

При угловом расположении реквизитов эмблема располагается в левом верхнем углу, а при продольном ( центрованном) - в середине верхней части листа Ларин М.В. Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии). Диссертация доктора исторических наук. М., 2009 - 413 с..

Реквизит «наименование организации»

Юридическое лицо должно иметь фирменное наименование (ст.54 Гражданского кодекса РФ).

Наименование организации пишется в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах: уставе предприятия или учредительном договоре; свидетельстве Регистрационной палаты.

В наименовании используются сокращения типа ООО (общество с ограниченной ответственностью), ОАО (открытое акционерное общество) и т.п.

Реквизит «наименование организации» располагается под реквизитом «эмблема организации».

Реквизит «индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, факса, номер счета в банке»

Совокупность перечисленных в реквизите данных является юридическим адресом предприятия.

На бланках для писем, факсов юридический адрес проставляется типографским способом или с помощью ПК.

Данный реквизит располагается в левом верхнем углу под реквизитом « наименование организации» или на нижнем поле документа.

Реквизит «название вида документа»

Реквизит «название вида документа» располагают в заголовочной части документа после реквизита «наименование организации» и юридического адреса и печатают прописными буквами от границы левого поля, например, АКТ, СПРАВКА.

Этот реквизит является одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме писем и факсов. Для писем указание вида документа используется только в следующем сочетании: ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО.

Название вида документа дает общее представление о назначении документа, определяет состав его реквизитов, структуру текста, степень обязательности выполнения его требований Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень // Делопроизводство 2008. №1. С. 32-38.

Реквизит «дата»

Дата - один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.

Датой документа является:

- дата его подписания (для приказов, писем, факсов, справок);

- дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);

- дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).

Все даты в документе: в заголовочной части, в тексте, в реквизитах «резолюция», «визы», «гриф утверждения» и т.п. - оформляются цифровым способом в следующей последовательности: число (2 знака), месяц (2 знака), год (2 знака). Например, дату девятое мая 2005 года следует оформлять 09.05.05.

Реквизит « индекс № документа»

Индексом является условное обозначение документа, присваиваемое ему при регистрации ( например, порядковый номер).

Индекс № документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах рядом с реквизитом «дата».

Порядковые номера с начала года в возрастающей последовательности проставляются на таких документах, как справки, акты и т.п.

Индекс № документа в письмах состоит из порядкового номера самого письма, индекса структурного подразделения (или индекса должностного лица), подготовившего документ, и номера дела по номенклатуре, в которое подшивается письмо.

Реквизит «ссылка на индекс и дату входящего документа»

Место для этого реквизита определяется только на бланке для писем, факсов. Заполняется он при оформлении письма-ответа на инициативное (полученное фирмой) письмо.

Дата и номер для ссылки берутся из инициативного письма и оформляются следующим образом: На № 19/06 - 03 от 08.09.99.

Эта ссылка помогает фирме-контрагенту, получившей письмо-ответ, быстро найти копию инициативного письма. Реквизит «ссылки на индекс и дату входящего документа» размещается от границы левого поля под реквизитами «дата» и «индекс» Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень // Делопроизводство 2008. №1. С. 32-38.

Реквизит «гриф ограничения доступа к документу»

Этот реквизит проставляют на документах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию. Реквизит располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «адресат» и «гриф утверждения» и состоит из слова (грифа «Конфиденциально» или «КТ» (коммерческая тайна).

Реквизит «адресат»

Этот реквизит оформляется на письмах, факсах и содержит указание почтового адреса получателя (адресата).

Максимальный набор этого реквизита состоит из следующих частей:

- наименование фирмы в именительном падеже;

- структурное подразделение в именительном падеже;

-должность, фамилия и инициалы в дательном падеже;

- почтовый адрес.

Реквизит «печать»

На документах, удостоверяющих права фирмы или должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных государственными правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должностного лица, подписавшего документ, часть его личной подписи и был хорошо читаемым.

Ответственного за хранение и место хранения печати определяет руководитель фирмы.

Реквизит «отметка о заверении копии»

В случае подписания руководителем только первого экземпляра документа остальные заверяются секретарем-референтом.

Реквизит «отметка о заверении копии» располагается ниже реквизита «подпись». Отметка о заверении копии включает: заверительную надпись «верно», наименование должностного лица, заверившего копию, его личную подпись с расшифровкой (инициалы и фамилия) и дату заверения.

При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче её на руки заверительную подпись удостоверяют печатью. В этом случае копия имеет юридическую силу оригинала.

Реквизит «фамилия исполнителя и номер его телефона»

Фамилия исполнителя (составителя) и номер его служебного телефона располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу после реквизитов «подпись», «визы».

Этот реквизит очень важен для оперативной связи с тем, кто составил документ, уточнения и разъяснения затронутых в документе вопросов.

Ниже фамилии исполнителя при необходимости могут указываться первые буквы имени и фамилии машинистки, количество отпечатанных экземпляров и дата печатания.

Реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»

Если документ исполнен, т.е. решены все вопросы, поставленные в нем, на документе ставят отметку об его исполнении и направлении документа в дело.

Этот реквизит располагается в левой нижней части первого листа документа ниже реквизита «фамилия исполнителя и номер его телефона».

Отметка включает в себя:

- слова «в дело» и «номер дела», в котором будет храниться документ;

- ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении ( в случае его составления);

- краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении;

- подпись исполнителя документа и дату проставления отметки.

Реквизит «отметка о поступлении»

Отметка о поступлении располагается в правой нижней части первого листа документа и состоит из следующих элементов: сокращенного наименования предприятия, получившего документ; даты поступления документа и его входящего номера.

Отметку о поступлении проставляют автоматическим нумератором содержащим все перечисленные компоненты реквизита.

Документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов.

Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться по: по административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству: М.: Издательство ПРИОР 2007 - 188 с..

Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по следующим признакам.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Вот лишь некоторые из них: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фотофоно-кинодокументы.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом "конфиденциально".

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно".

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб) Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству: М.: Издательство ПРИОР 2007 - 188 с..

По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т. к. экономят время на подготовку.

Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

Таблица - документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк.

Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству: М.: Издательство ПРИОР 2007 - 188 с..

1.2 Системы документации

Понятие организации лежит в основе всей управленческой деятельности. Эта функция, безусловно, является первичной по отношению к другим функциям управления, поскольку сначала нужно организовать систему, а затем планировать ее деятельность, регулировать и контролировать. В составе организационной функции выделяются подфункции, например создание организации, установление структуры и штатной численности, распределение обязанностей между руководством, регламентация деятельности подразделений и работников, установление системы оплаты труда, режима работы и др.

Содержанием организационной функции определяется назначение организационно-правовых документов - регламентировать деятельность организации во всех ее аспектах Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Как создать информационную документальную систему // Секретарское дело 2007. №1. С. 42-47..

К организационно-правовым документам относятся: устав организации (или положение об организации), штатное расписание, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах, регламенты работы, правила, положения, инструкции, регламентирующие отдельные направления деятельности организации, должностные инструкции.

Наиболее разнообразную и наименее регламентированную группу представляют собой правила, положения, инструкции.

Эти документы могут разрабатываться по любому направлению деятельности организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, инструкция по документационному обеспечению).

Система организационно-правовой документации представлена большим количеством разновидностей документов, например:

Вид документа	Разновидности документа
Инструкция	Инструкция по документационному обеспечению управления
	Инструкция пользователя АБД «Канцелярия» и др.
Должностная инструкция	Должностная инструкция специалиста 2-й категории
	Должностная инструкция кассира и др.
Положение	Положение об отделе
	Положение о совете директоров и др.
Регламент	Регламент коллегии
	Регламент работы руководства и др.

Система плановой документации

Общим назначением плановой документации является установление целей и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам.

Плановые документы - это программы, планы, графики.

Планироваться может деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям.

Плановые документы могут иметь разную периодичность: год, полгода, квартал, месяц.

Как правило, плановые документы, устанавливающие общие показатели по организации в целом и по определенным направлениям деятельности, утверждаются руководителем организации или коллегиальным органом (советом, собранием и др.).

Планы, готовящиеся на их основе, например планы работы подразделений, не нуждаются в утверждении Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные технологии в делопроизводстве. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел - Синтез», 2009 - 232 с..

Система плановой документации также представлена большим количеством разновидностей документов:

Вид документа	Разновидности документа
План	План мероприятий по выполнению постановления…
	План социально-экономического развития коллектива организации
	План работы совета директоров
	Бизнес-план
	План работы отдела
	Индивидуальный план работы и др.

Система распорядительной документации

Система распорядительных документов призвана регулировать деятельность организации. Регулирование деятельности необходимо для выполнения поставленных задач (программ, планов). Деятельность по регулированию необходима для устранения возникающих помех, отклонений от параметров, заданных плановыми документами. Главная задача регулирования - обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации.

Решения, принимаемые в процессе регулирования, фиксируются в документах, составляющих систему распорядительной документации. Это документы следующих видов: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

Распорядительные документы также представлены большим количеством разновидностей документов:

Вид документа	Разновидности документа
Приказ	Приказ о распределении обязанностей между руководством
	Приказ о создании филиала (отделения, представительства)
	Приказ об утверждении (положения, правил, инструкции)
	Приказ о финансировании работ…
	Приказ о приеме на работу
	Приказ о командировании и др.

Система отчетной документации

Документы, входящие в систему отчетной документации, - это документы, с помощью которых реализуется управленческая функция контроля за деятельностью. Контроль как функция управления заключается в количественной и качественной оценке результатов деятельности организации. Именно контроль позволяет субъекту управления сравнивать полученные результаты с показателями, определенными планом или программой. Контрольная деятельность позволяет наладить своего рода обратную связь в системе управления, что позволяет корректировать ранее принятые решения, использовать результаты контроля при планировании.

Система отчетной документации представлена такими видами документов как отчет, справка (отчетного характера). Бухгалтерские отчеты принято называть балансом.

Несмотря на такую бедность в видовом отношении, система отчетной документации является весьма сложной по составу - включает, по меньшей мере, три самостоятельных класса систем: систему государственной статистической отчетности, системы ведомственной отчетности и внутриучрежденческую отчетность Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации // Секретарское дело 2008. №4. С. 23-28..

Таким образом, система отчетной документации представлена большим количеством разновидностей документов:

Вид документа	Разновидности документа
Отчет	Отчет о научно-исследовательской работе
	Отчет о командировке
	Отчет о работе структурного подразделения
	Отчет о проведении рекламной кампании и др.

Система информационно-справочной документации

Управленческие функции реализуются в деятельности учреждения через процесс принятия решения. Рассмотренные системы управленческой документации включают только те документы, которые фиксируют управленческие решения: система организационной документации включает документы, содержащие решения организационного типа, система плановой документации состоит из документов, содержащих плановые решения, и т.д. Процесс принятия решения в самом общем виде представляет собой преобразование некоторой исходной информации. В этом процессе выделяется два основных этапа: информационная подготовка решения (стадия «предрешения»), состоящая из сбора информации, ее анализа, классификации, обобщения, поиска альтернатив, и собственно принятие решения. Информация о положении дел в системе управления и о необходимости принятия решений того или иного типа поступает в управляющий орган в виде документов особого типа, отличных от рассмотренных выше. Это документы, которые в практике управления принято называть справочными, информационно-справочными, аналитическими или информационно-аналитическими.

Общее назначение этих документов - доставлять в орган управления информацию о фактическом положении дел в системе, о сбоях в системе, о ситуациях, нуждающихся в корректировке посредством принятия решения. Информация о положении дел в системе может поступать из различных источников: от подразделений, отдельных работников, подведомственных и сторонних организаций, от специально созданных с различными целями комиссий и других источников. Отсюда большое видовое разнообразие этих документов: докладные, служебные, аналитические записки, служебные письма, справки (информационного и аналитического характера), сводки, акты, протоколы и др. Особенность информационно-справочных документов состоит в том, что они обслуживают все функции управления, на них основывается любое решение, по какому бы вопросу деятельности организации оно ни принималось. Строго говоря, этот комплекс документов следовало бы включить как составную часть в каждую из рассмотренных систем документации, но поскольку общее назначение этих документов одинаково (независимо от того, при реализации какой функции управления они создаются), более целесообразным, на наш взгляд, является выделение их в самостоятельную систему документации Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации // Секретарское дело 2008. №4. С. 23-28.. Каждый вид информационно-справочных документов представлен множеством разновидностей, например:

Вид документа	Разновидности документа
Акт	Акт ревизии
	Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности
	Акт приема-передачи дел
	Акт экспертизы и др.
Письмо	Письмо (напоминание) о приближении сроков исполнения договора
	Письмо (претензия) о нарушении условий договора
	Письмо (предложение) об оказании услуг (поставке товара)
	Письмо (приглашение) об участии в выставке и др.

Система договорной документации

В процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает во взаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров. Договоры могут заключаться по любому направлению деятельности организации. Решение о заключении договора принимает руководитель (подписывает договор тоже руководитель или уполномоченное им должностное лицо). Документы договорного типа называют договорами, контрактами, соглашениями. Использование того или иного названия в конкретной ситуации закреплено нормативными документами или сложившимися в управленческой деятельности традициями. Законодательство выделяет два основных вида договоров: гражданско-правовые договоры и договоры в сфере трудовых отношений. Наиболее богаты в видовом отношении гражданско-правовые договоры.

Вид документа	Разновидности документа
Договор	Договор купли-продажи
	Договор поставки
	Договор аренды (договор субаренды)
	Договор подряда (договор субподряда)
	Договор комиссии
	Договор перевозки и др.

Системы документации обеспечивающего типа

Рассмотренные системы документации можно отнести к системам, реализующим основные управленческие функции, но в деятельности любой организации образуются документы, в которых отражается основная (производственная) деятельность организации (торговая, образовательная, лечебная, редакционно-издательская, научно-исследовательская и др.). Состав этих документов определяется содержанием основной деятельности организации. Например, в высшем учебном заведении основная деятельность отражается в системе документации по высшему образованию - это значительная по объему и разнообразная по видовому составу система документов. В основной своей массе документы, отражающие образовательный процесс в вузе, - это документы учетного характера. Наиболее характерным примером такого рода документов являются ведомости учета успеваемости (зачетные, экзаменационные), списки, экзаменационные билеты и др.

Особенностью систем документации обеспечивающего типа является то, что основная масса документов, составляющих эти системы, представляет собой документы учетного характера, то есть документы, реализующие функцию учета, что отражается и в названиях этих документов: ведомость, лист, листок, табель, карта, карточка, книга, журнал (учета) и др Кузнецов С.Л. Применение современных технологий в работе с документами // Секретарское дело 2006. №3. С. 23-29..

1.3 Порядок движения документов в организации

Жизнь любой организации связана с обработкой управленческой информации, представленной в форме деловых документов. Однако чем крупнее фирма, тем хаотичнее могут оказаться пути ее распространения. Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом.

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между:

1) теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие) и

2) пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив) Ефимова О.А. Современные технологии работы с документами: автоматизация делопроизводства // Секретарское дело 2008. №3. С. 24-29.

По тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока - документопотока:

1. документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь (или канцелярия), адресована его руководителю (по экспертным оценкам от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% - заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям. Приведем схему распределения потока входящих документов.

Рисунок 1 - Схема распределения потока входящих документов

2. документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое (приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.)

3. документопоток исходящих документов - информация направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.) представлена на рисунке 2.

Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенная и отшлифованная системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Они называются Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

Этапы обработки исходящих документов

1. Исходящий документ готовится исполнителем в подразделении (составляется и согласовывается проект документа). Чаще всего исходящий документ исполнителем и оформляется, а секретарь проверяет правильность оформления.

2. Оформленный документ передается на подпись руководителю предприятия.

3. После подписания руководителем документ регисрируется секретарем или в канцелярии.

4. Зарегистрированный документ отправляется адресату. Отправка должна быть произведена в день поступления документа в канцелярию.

5. Копийный экземпляр документа секретарь подшивается в дело Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений // Секретарское дело 2007. №2. С. 21-25..

Рисунок 2 - Схема потока исходящих документов

Таким образом, можно сделать вывод, документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом ее передачи во времени и пространстве. Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.

2. Анализ системы документооборота ООО «Х»

2.1 Общая характеристика предприятия

Телекоммуникационная компания ООО «Х» создана в 1996 году. Компания ООО «Х» является оператором связи и предоставляет корпоративным и частным пользователям широкий спектр телекоммуникационных услуг: подключение к интернету, телефония, передача данных, организация виртуальных частных сетей, защита бизнес-приложений, виртуальный, физический хостинг и регистрация доменных имен. Число клиентов компании превышает 12 000.

Компания ООО «Х» предоставляет услуги фиксированной связи на базе собственной опорной сети, охватывающей территорию всей Москвы. Услуги хостинга предоставляются на базе собственной высокотехнологичной площадки Telehouse Caravan, общая площадь которой превышает 1000 кв.м.

Компания ООО «Х» входит в состав комитета регистраторов Координационного центра национального домена сети интернет и обладает статусом официального регистратора имен в доменной зоне RU.

Преимущества телекоммуникационной компании ООО «Х»:

- Более чем 13-летний опыт предоставления телекоммуникационных услуг,

- Широкий спектр телекоммуникационных услуг и сервисов,

- Высокое качество услуг,

- Высокое качество обслуживания,

- Оперативность в подключении услуг и решении вопросов,

- Индивидуальный подход. Каждому клиенту предоставляется персональный менеджер,

- Комплексный и гибкий подход в удовлетворении потребностей заказчиков,

- Круглосуточная квалифицированная техническая поддержка.

С 2003 года компания ООО «Х» является сертифицированным Премьер-партнером корпорации Cisco Systems. Данный статус гарантирует, что уровень услуг компании отвечает запросам современного бизнеса в области технологий связи. Среди партнеров компании: TeliaSonera, Comptek, Kraftway, APC и другие.

Деятельность компании осуществляется на основании лицензий, выданных Федеральной Службой по надзору в сфере связи и Федеральным агентством по строительству и жилищно-коммунальному хозяйству.

2.2 Характеристика технико-экономических показателей деятельности предприятия

Проведем анализ источников средств ООО «Х».

Для их предварительной оценки по данным пассива баланса составим таблицу 1. Данные таблицы 1 показывают, что общий прирост источников в 2009 году составил 1,09 %. Этот прирост получен за счет роста собственного капитала на 4,08%, при уменьшении заемных источников на 14,07%. В структуре источников значительных изменений за год не наблюдалось.

Таблица 1 - Анализ источников средств ООО «Х» за 2009 г.

Источники средств	Сумма, тыс.р.	Структура, %	Темп роста, %	Изменение структуры, %
	на начало года	на конец года	на начало года	на конец года
Собственные	117723,00	122531,00	83,52	85,99	+4,08	- 2,47
Заемные	23235,00	19966,00	16,48	14,01	-14,07	+2,47
Всего источников	140958,00	142497,00	100,00	100,00	+1,09	0,00

К числу основных показателей, характеризующих структуру источников средств, относятся коэффициент независимости, коэффициент финансовой устойчивости, коэффициент финансирования.

На ООО «Х» коэффициент независимости равен:

-на начало 2009 года: 83,52%;

-на конец 2009 года: 85,99%.

Данные бухгалтерского баланса анализируемого предприятия свидетельствуют о высоком значении коэффициента независимости (более 60%) и тенденции к его увеличению. Увеличение коэффициента означает, что предприятие является экономически самостоятельным и не зависимым от своих кредиторов. Долги предприятия обеспечены собственными средствами.

Проведем анализ собственных источников средств.

Для анализа собственных источников предприятия по данным бухгалтерского баланса составим таблицу 2.

Таблица 2 - Анализ собственных источников ООО «Х»

Собственные источники	Сумма, тыс.р.	Структура, %	Темп роста, %	Изменение структуры, %
	на начало года	на конец года	на начало года	на конец года
Добавочный капитал	7989,00	8032,00	4,49	6,55	+0,53	+2,07
Фонд социальной сферы	81227,00	75041,00	68,99	61,24	- 7,62	- 7,74
Целевые финансирования и поступления	15103,00	26487,00	12,82	21,61	+75,38	+8,79
Нераспределен- ная прибыль прошлых лет	13404,00	0,00	13,70	0,00	-100,00	- 13,70
Нераспределен-ная прибыль отчетного года	0,00	12971,00	0,00	10,60	100,00	+10,60
Всего источников	117723,00	122531,00	100,00	100,00	+4,08	0,00

По данным таблицы 2 можно сказать, что в 2009 году произошло значительное изменение структуры собственных источников предприятия в сторону увеличения удельного веса целевого финансирования (на 8,79%), а также нераспределенной прибыли отчетного года. При этом произошло уменьшение фонда социальной сферы (на 7,62%) вследствие передачи ее части на баланс города.

Особое внимание при оценке структуры источников имущества предприятия должно быть уделено способу их размещения в активе. Считается оптимальным, если за счет собственных источников (собственного капитала) сформированы основные средства и часть оборотных.

С этой целью рассчитывается показатель инвестирования -- отношение собственного капитала к основному. В нашем случае на начало 2009 года показатель инвестирования равен 1,22 (117723:96345); на конец 2009 года 1,15 (122531:106156). Такое положение считается идеальным, так как собственные средства покрывают весь основной капитал и небольшую часть оборотных средств.

Анализ коэффициента обеспеченности (0,67 -- на начало 2008 года; 0,64 - на конец 2009 года) говорит о том, что предприятие вполне укладывается в установленный норматив, равный 0,1.

Проведем анализ заемных источников.

Для анализа целесообразно объединить заемные средства в родственные группы, приведенные в таблицу 3.

Данные таблицы 3 свидетельствуют, что в 2009 году у филиала произошло увеличение кредиторской задолженности на 78,85 % , которое наблюдалось по всем группам, кроме задолженности по социальному страхованию.

Наибольший удельный вес в кредиторской задолженности предприятия занимает задолженность перед другими предприятиями. Ее рост оценивается положительно, так как сопровождается ростом запасов и ростом объема оказываемых услуг. Отрицательно оценивается рост задолженности перед бюджетом, так как этот вид задолженности является платным с первого дня просрочки. Рост задолженности по оплате труда нежелателен, но этот источник является бесплатным, поэтому незначительное его увеличение можно расценить положительно.

Таблица 3 - Анализ заемных источников

Заемные источники	Сумма, тыс.р.	Структура, %	Темп роста, %	Изменение структуры, %
	на начало года	на конец года	на начало года	на конец года
Кредиторская задолженность всего	6133,00	10969,00	100,00	100,00	+78,85	0,00
Задолженность перед другими предприятиями	2094,00	5730,00	34,14	52,24	+173,63	+18,1
Задолженность по оплате труда	2029,00	3191,00	33,08	29,09	+57,27	-3,99
Задолженность по социальному страхованию	1059,00	1052,00	17,27	9,59	- 0,66	- 7,68
Задолженность перед бюджетом	951,00	996,00	15,51	9,08	+4,73	- 6,43

Проведем анализ размещения средств предприятия

Анализ активов по данной группировке проведем в таблице 4.

Таблица 4 - Анализ активов по направлениям использования

Активы предприятия	Сумма, тыс.р.	Структура, %	Темп роста, %	Изменение структуры, %
	на начало года	на конец года	на начало года	на конец года
Средства, используемые внутри предприятия	119084,00	123583,00	93,01	93,71	+3,77	+0,70
Средства, используемые за пределами предприятия	8947,00	8297,00	6,99	6,29	- 7,27	- 0,70
Всего активов	128031,00	131880,00	100,00	100,00	+3,00	0,00

Анализируя данные таблицы 4 можно отметить следующее: общая сумма средств предприятия увеличилась на 3,00%, наибольшее влияние на этот рост оказала группа средств, используемых внутри предприятия. Следует отметить, что отвлечение средств не приносит предприятию прибыли, так как наибольший удельный вес в данной группе средств принадлежит дебиторской задолженности. Проведем анализ о степени ликвидности активов.

Анализ активов по степени ликвидности сведем в таблицу 5.

Таблица 5 - Анализ активов по степени ликвидности

Активы предприятия	Сумма, тыс.р.	Структура, %	Темп роста, %	Изменение структуры, %
	на начало года	на конец года	на начало года	на конец года
А1 наиболее ликвидные активы	8528,00	2665,00	6,66	2,02	- 68,75	- 4,64
А2 быстрореализуемые активы	9031,00	8320,00	7,05	6,31	- 7,87	- 0,74
А3 медленно реализуемые активы	14130,00	14739,00	11,04	11,18	+4,31	+0,14
А4 трудно Реализуемые	96342,00	106156,00	75,25	80,49	+10,19	+5,24
Всего активов	128031,00	131880,00	100,00	100,00	+3,00	0,00

Данные таблицы 5 показывают, что наибольший удельный вес в структуре активов занимает группа А4 - труднореализуемые активы (75,25% на начало года и 80,49% на конец года), наименьший А1 - наиболее ликвидные активы (6,66% и 2,02%), то есть большинство средств предприятия невозможно превратить в денежные средства за короткий период времени.

По длительности оборота активы бывают: долгосрочные и текущие. Их анализ произведем в таблице 6.

Таблица 6 - Анализ структуры активов по длительности оборота ООО «Х»

Активы предприятия	Сумма, тыс.р.	Структура, %	Темп роста, %	Изменение структуры, %
	на начало года	на конец года	на начало года	на конец года
Долгосрочные	96345,00	106156,00	75,25	80,49	+10,18	+5,24
Текущие	31686,00	25724,00	24,75	19,51	- 18,81	- 5,24
Всего активов	128031,00	131880,00	100,00	100,00	+3,00	0,00

Данные таблицы 6 показывают, что распределение средств между долгосрочными и текущими активами на начало года составило 75,25 и 24,75% соответственно. На конец года существенных изменений не произошло. Прирост долгосрочных активов составил 10,18%, а текущие активы уменьшились на 18,81%. Уменьшение удельного веса текущих активов расценивается отрицательно, так как уменьшается мобильность активов, замедляется оборачиваемость, то есть снижается их отдача, а, следовательно, и прибыль.

Для определения ликвидности баланса следует сопоставить итоги групп по активу и пассиву баланса. Анализ ликвидности баланса сведем в таблицу 7.

Таблица 7 - Анализ ликвидности баланса

Актив	Сумма, тыс.р.	Пассив	Сумма, тыс.р.	Платежный излишек (недостаток)
	на начало года	на конец года		на начало года	на конец года	на начало года	на конец года
А1	8528,00	2665,00	П1	6133,00	10969,00	+2395,00	- 8304,00
А2	9031,00	8320,00	П2	17102,00	8997,00	- 8071,00	- 677,00
А3	14130,00	14739,00	П3	0,00	0,00	+14130,00	+14739,00
А4	96342,00	106156,00	П4	117723,00	122531,00	- 21381,00	-16375,00

Из данных таблицы 7 можно видеть, что в перспективе предприятие вполне платежеспособно. Платежеспособность предприятия можно определить и методике, использующей финансовые коэффициенты, отражающие соотношение различных статей актива и пассива баланса. Критерии для оценки платежеспособности предприятий приведены в таблице 8.

Таблица 8 - Критерии для оценки платежеспособности предприятий

Коэффициенты	Первый класс	Второй класс	Третий класс
Кал	0,20 и выше	0,15 - 0,20	Менее 0,15
Кпл	0,80	0,50 - 0,80	Менее 0,50
Кп	2,00	1,00 - 2,00	Менее 1,00
Кнез, %	Более 60,00	40,00 - 60,00	Менее 40,00

Кал, Кпл, Кп относятся к группе коэффициентов покрытия. Их экономический смысл заключается в том, что они показывают кратность покрытия краткосрочных пассивов предприятия разными группами его активов (денежными средствами, средствами в расчетах, всеми оборотными активами). Чем выше коэффициенты покрытия, тем в большей степени долги предприятия могут быть покрыты его активами.

На начало года Кал =0,36 ; на конец года Кал =0,13.

Предприятие к концу году сможет покрыть денежными средствами 13% своих краткосрочных обязательств.

На начало года Кпл = 0,75; на конец года Кпл = 0,54.

Коэффициент показывает, какую часть краткосрочных обязательств фирма может погасить при условии, что дебиторы вовремя рассчитаются с ними.

На начало года Кп = 1,36; на конец года Кп = 1,28.

Согласно рассчитанным коэффициентам на конец года предприятие принадлежит ко второму классу, и является не вполне платежеспособным.