Организация документооборота на предприятии

2.3 Документы по учету личного состава, труда и его оплаты, документооборот при учете

Учетом личного состава предприятия занимается отдел кадров, а на предприятиях среднего и малого бизнеса специальный работник, назначенный руководителем предприятия, либо эти функции возлагаются на бухгалтера. Для учета личного состава используют унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 5.01.04г. № 1(11).

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма №Т-1) и приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма №Т-1а) применяются для оформления и учета, принимаемых на работу по трудовому договору. Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию. В приказах указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы). Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ объявляют работнику под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника Степанов Е.А. Контроль исполнения документов и поручений // Секретарское дело 2007. №2. С. 15-19..

Личная карточка (форма №Т-2) и личная карточка государственного служащего (форма №Т-2ГС) заполняются на лиц, принятых на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником. Личная карточка государственного служащего (форма №Т-2ГС (МС) применяется для учета лиц, замещающих государственные должности государственной службы.

Штатное расписание (форма №Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лица.

Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма №Т-4) применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников. Заполняется на основании соответствующих документов, а также сведений, сообщенных о себе работником. На каждого научного работника ведется также личная карточка (форма №Т-2).

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма №Т-5) и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма №Т-5а) используются для оформления и учета перевода работников на другую работу в организации. Заполняются работником кадровой службы с учетом письменного согласия работника, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании данного приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете, вносится запись в трудовую книжку.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма №Т-6а) применяется для оформления и учета отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с законодательством, коллективным договором, нормативными актами организации, трудовым договором. Составляются работником кадровой службы или уполномоченным лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству: М.: Издательство ПРИОР 2007 - 188 с..

График отпусков (форма №Т-7) предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков - сводный график. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работника. График отпусков подписывается руководителем кадровой службы, согласовывается с выборным профсоюзным органом и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. При переносе отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма №Т-8) и приказ (распоряжение) трудового договора с работниками (увольнении) (форма №Т-8а) применяется для оформления и учета увольнения работников. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работникам под расписку. На основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником по форме №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма №Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма №Т-9а) применяются для оформления и учета направлений работников в командировки. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилии и инициалы, структурное подразделение, профессии (должности) командируемых, а также цели, время и место командировок. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Командировочное удостоверение (форма №Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке. Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. После возвращения из командировки в организацию работником составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству: М.: Издательство ПРИОР 2007 - 188 с..

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (ф. №Т-12) и табель учета рабочего времени (ф. №Т-13) применяют для осуществления табельного учета, контроля трудовой дисциплины и составления статистической отчетности по труду. Форма №Т-12 предназначена для учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, а форма №Т-13-только для учета использования рабочего времени.

Форма №Т-13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных. Бланки табеля с частично заполненными реквизитами могут быть созданы с помощью средств вычислительной техники. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки данных. Табельный учет охватывает всех работников организации. Каждому из них присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы. Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причин, а также часов простоя и часов сверхурочной работы. Табели составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения и кадровой службы и передаются в бухгалтерию. Для упрощения табельного учета можно ограничиться лишь регистрацией в нем отклонений от нормальной продолжительности рабочего дня. Отметку о неявках или опозданиях делают в табеле на основании соответствующих документов-справок о вызове в военкомат, суд, листов о временной нетрудоспособности и др., которые работники сдают табельщикам; время простоев устанавливают по листкам о простое, а часы сверхурочной работы - по спискам мастеров. Учет выработки в организациях осуществляют мастера, бригадиры и другие работники, на которых возложены эти обязанности. Для учета выработки применяют различные формы первичных документов (наряды на сдельную работу, ведомости учета выполненных работ и др.). Учет выработки, а вместе с тем и выбор той или иной формы первичного документа зависят от многих причин: характера производства, особенностей технологии производства, организации и оплаты труда, системы контроля и качества продукции, обеспеченности производства мерной тарой, весами, счетчиками и другими измерительными приборами. Оформленные первичные документы по учету отработанного времени передаются бухгалтеру Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство 2009. №1. С. 21-25..

Рассмотрим особенности оформления некоторых документов в ООО «Х».

Для оформления и учета принимаемых на работу работников по трудовому договору на предприятии применяется форма № Т-1.

Данная форма составляется лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию на основании заключенного трудового договора. В нашем случае это инспектор отдела кадров.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме работника на работу указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). При заключении с работником трудового договора на неопределенный срок в реквизитах «Дата» (форма № Т-строка (графа) «по» не заполняется.

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) работником кадровой службы вносится запись в трудовую книжку о приеме работника на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке (форма № Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54).

Пример заполнения приказа на прием работника представлен в приложении 1.

По строке «Наименование организации» в нашем случае заполняется - ООО «Х». Затем в графе «Номер документа» проставляется порядковый номер приказа, а в графе «Дата составления», указывается дата составления этого приказа.

В нашем случае в ООО «Х», служащего принимают на работу сроком на один год, о чем делается запись в графе «Дата».

Вновь принятый работник будет работать в отделе маркетинга на должности «Специалист по маркетинговым исследованиям», о чем делается запись в соответствующих строках приказа.

Работник принимается с испытательным сроком три месяца, о чем также делается запись по строке «с испытанием на срок».

Также в приказе указывается должностной оклад (7600 руб.), а в графе «надбавкой» проставляется прочерк, так как принятой на предприятии формой оплаты труда не предусмотрено выплата надбавок.

Для данного документа обязательным является подпись работника, которая удостоверяет факт его ознакомления с приказом и с условиями приема на работу оговоренными в данном документе.

Рассмотрим документы, применяемые для оформления и учета отпусков.

Для оформления приказа на отпуск на предприятии применяется типовая унифицированная форма приказа № Т-6. Документ составляется инспектором отдела кадров. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма № Т-2), лицевом счете (форма № Т-54) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка - расчет о предоставлении отпуска работнику».

Пример заполнения приказа на оформление очередного отпуска в туристской фирме ООО «Х», представлен в приложении 2.

По строке «Наименование организации» в данном случае заполняется - ООО «Х». Затем в графе «Номер документа» проставляется порядковый номер приказа, а в графе «Дата составления», указывается дата составления этого приказа.

Оформляя приказ на очередной отпуск, инспектор отдела кадров в строке «За период работы», делает запись с 31 июля 2008 года по 31 мая 2009 года.

В данном рассматриваемом случае ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется на 28 календарных дней, о чем в строке «ежегодный основной оплачиваемый отпуск» делается запись, а также проставляется дата ухода в отпуск (01 июня 2009 года) и дата последнего дня отпуска (28 июня 2009 года). В нашем случае Мазалова Оксана Сергеевна должна выйти на работу 29 июня 2009 года.

Для этого документа обязательным является подпись руководителя предприятия и подпись работника, уходящего в очередной отпуск.

Личные карточки заполняются инспектором отдела кадров на лиц, принятых на работу, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (в ООО «Х» применяется унифицированная форма № Т-1); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Основными документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете», являются:

— военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;

— удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

На граждан, пребывающих в запасе:

п. 1 «Категория запаса» на офицеров запаса не заполняется;

п. 3 «Состав (профиль)» - заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы»);

п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» - записывается полное обозначение (шесть цифр, например «021101» или шесть цифр и буквенный знак, например, «113194А»);

п. 5 «Категория годности к военной службе» - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»;

в п. 7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом):

строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;

строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

пункты: п. 1 «Категория запаса», п. 3 «Состав (профиль)», п. 4 2Полное кодовое обозначение ВУС» и п. 7 «Состоит на воинском учете» не заполняются;

п. 2 «Воинское звание» - делается запись «подлежит призыву»;

п. 5 «Категория годности к военной службе» - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу;

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Инструкции, производится на основании информации из перечисленных документов.

В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья».

В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1a) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма N Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 форм.

В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов.

В ООО «Х» личные карточки заведены на каждого работника этой фирмы. Особое значение при принятии на работу имеет знание иностранного языка, так как в процессе работы приходится общаться с иностранными гражданами, приехавшими в Россию и не знающими русского языка. Поэтому при принятии на работу в ООО «Х», в графе 5 «Знание иностранного языка» делается отметка об этом. Высшее образование и знание английского языка сыграли не последнюю роль при принятии на работу данного сотрудника.

Так как бухгалтер 1 категории женщина, то раздел II «Сведения о воинском учете», не заполняется.

20 сентября 2009 года Мазаловой Оксане Сергеевне повысили оклад до 7000 рублей. Поэтому в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу» сделали соответствующую запись. Повышение оклада произошло в результате аттестации 19 августа 2009 года. Вследствие этого в разделе IV «Аттестация» была сделана запись о соответствии работником занимаемой должности.

Мазалова Оксана Сергеевна не состоит в браке, поэтому в графе 9 поставлена запись «не замужем», а в графе 10 «Состав семьи» перечислены родные работника (отец, мать, брат).

В рассматриваемом нами случае данный работник побывал в отпуске два раза, о чем записано в разделе VIII «Отпуск».

График отпусков (форма № Т-7) применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков - сводный график. При его составлении учитываются положения действующего законодательства Российской Федерации, специфика деятельности организации и пожелания работников.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, на основании документа, составленного в произвольной форме.

Пример заполнения графика отпусков (в сокращенном виде) представлен в приложении 4.

В ООО «Х» для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников применяется унифицированная форма № Т-7. При составлении этого графика каждый работник фирмы имеет право ознакомится с данными графика. Обсудить и согласовать со своим непосредственным начальником дату своего очередного отпуска. Если произошли какие ни будь события и необходимо поменять дату отпуска, то в график отпусков инспектор отдела кадров внесет изменения.

В ООО «Х» нет профсоюзной органа, поэтому график отпусков утверждает и подписывает генеральный директор ООО «Х».

3. Мероприятия по совершенствованию документооборота предприятия

3.1 Совершенствование документооборота распорядительной документации

Документация предприятий и их обработка составляют около 50% объема учетных работ, поэтому снижение затрат по составлению и обработке документов является резервом сокращения времени по ведению бухгалтерского учета.

На практике различают три направления совершенствования документооборота:

использование документов с заранее заполненными постоянными реквизитами (фирменные бланки) и широкое применение компьютерных программ с разовым вводом исходных данных и многократным получением выходной информации;

сокращение количества выписываемых и обрабатываемых документов в результате применения накопительных. многострочных документов, удобного расположения реквизитов, широкого применения унификации документов Ларин М.В. Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии). Диссертация доктора исторических наук. М., 2009 - 413 с..

Унификация документов представляет собой установление единой формы первичных документов для отражения в них однородных хозяйственных операций. Постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 35 “О первичных учетных документах” на Госкомитет РФ по статистике возложены функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной документации и их электронных версий. Унификация сокращает работу по ведению учета и упрощает работу с документами.

Совершенствованию документации способствует и стандартизация, под которой понимается установление одинаковых форм и размеров документов одного названия. Стандартизация облегчает хранение документов в архиве, способствует его быстрому усвоению, позволяет рационально использовать бумагу.

Третье направление совершенствования документооборота - рационализация его путем сокращения количества лиц, участвующих в составлении документа, ликвидации бесполезной документации, применение прогрессивных форм организации учета, предварительного планирования документооборота Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса // Делопроизводство, 2009. №2. С. 18-23..

3.2 Совершенствование документооборота бухгалтерии

Работа бухгалтера относится к категории бумажных. А как же иначе, если Налоговый кодекс РФ требует, чтобы все расходы предприятия были документально подтверждены. Это одно из главных условий для учета затрат при расчете налога на прибыль. Между тем с подтверждением расходов нередко возникают проблемы. И дело здесь не только в том, что документы поступают в бухгалтерию с ошибками или составленные не по той форме. Гораздо хуже, когда бухгалтер получает бумаги с опозданием или они не доходят до него вовсе.

Для того чтобы не возникало подобных ситуаций, главному бухгалтеру приходится заниматься оптимизацией документооборота между бухгалтерией и другими отделами предприятия.

Естественно, что единой схемы организации документооборота не существует. Каждой фирме придется разрабатывать ее самостоятельно. При этом многое зависит от размера предприятия, а точнее - от объема хозяйственных операций.

От того, как поставлен контроль за оформлением и движением первичных документов, в конечном счете зависит и достоверность отчетности предприятия, и четкость работы бухгалтерии. Кроме того, при проведении аудита наличие определенной схемы документооборота является свидетельством компетентности главного бухгалтера, качества системы учета и внутреннего контроля Максимович Г.Ю., Андреев А.М. Новые возможности автоматизации делопроизводства // Секретарское дело 2009. №4. С. 19-25..

При этом на предприятиях с небольшим документооборотом все можно свести к составлению отдельных памяток для сотрудников (какие документы привезти из командировки, потребовать от контрагента при закупке товара или при его доставке, как отчитаться за выданные деньги и т. д.). Принцип составления такой памятки очень прост. Работнику следует подробно расписать, какие документы он должен оформить, чтобы к нему не было претензий со стороны бухгалтерии. Например, сотрудник отправляется забирать оплаченный товар от поставщика. В памятке должно быть написано, какие документы он должен привезти, а также срок, в течение которого их нужно представить в бухгалтерию. Нелишним будет приложить к памятке и образцы необходимых бумаг.

В организации ООО «Х» значительно упорядочить обмен документами между сотрудниками и бухгалтерией можно с помощью обычных памяток. Как правило, они составляются для водителей, экспедиторов, а также работников, получающих денежные средства под отчет или отправляющихся в командировку. Помимо перечисления комплекта документов, которые должен привезти работник, памятка должна содержать и указания на то, как должны быть оформлены эти документы. Кроме того, совсем нелишним будет напомнить в ней и об обязанности сотрудника отчитаться за выданные деньги в течение трех дней по истечении срока, на который они выданы, либо в такой же срок после возвращения из командировки.

Кроме этого, в организации ООО «Х» необходима оптимизация документооборота. Необходимо начать с составления графика документооборота. Из него должно быть понятно, кто, в какие сроки и кому сдает те или иные документы, кто их подписывает. При этом работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер ООО «Х», а утверждает своим приказом руководитель предприятия.

Примерная структура такого графика есть в довольно старом, но до сих пор не отмененном Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном еще Минфином СССР 29 июля 1983 г. под № 105. Некоторые фирмы при составлении графика используют именно это Положение, большинство же разрабатывают собственную структуру графика. Также необходимо создать график сдачи первичных документов в ООО «Х», который ежегодно будет утверждаться приказом генерального директора и будет являться неотъемлемым элементом учетной политики предприятия.

График необходимо построить по такому принципу: наименование (вид) документа - кто сдает (отвечает) - срок сдачи - куда представлять. Например, сдать в бухгалтерию счета-фактуры по приобретенным сырью, материалам, услугам финансовый отдел должен в течение 5 дней после отгрузки в наш адрес товаров (работ, услуг). Акты ликвидации основных средств из цехов нужно оформить до 1-го числа следующего месяца и т. д.

Для большей эффективности график документооборота можно увязать с должностными инструкциями сотрудников ООО «Х», в которых должна быть четко описана последовательность действий при составлении, оформлении и передаче первичных учетных документов в бухгалтерию.

Отметим, что знакомить с общим графиком документооборота всех сотрудников необязательно. Для каждого сотрудника можно подготовить выписку из графика, которая касается лично его. В ней нужно перечислить документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и наименования подразделений, в которые должны быть переданы указанные документы.

Однако, составить график документооборота или просто подготовить памятки для сотрудников - это только полдела. Важно добиться от сотрудников четкого выполнения того, что в них написано. Здесь возможно два варианта. Во-первых, можно действовать уговорами. На предприятиях с небольшим документооборотом это вполне оправданно. Как правило, достаточно просто напомнить работнику о его долгах.

Например, за несоблюдение графика можно установить материальную ответственность. Правда, просто установить штрафы или понизить зарплату за нарушение сроков представления документов не позволяет Трудовой кодекс РФ. Дело в том, что таких дисциплинарных взысканий в нем просто нет. Однако администрация ООО «Х» вправе предусмотреть в положении о премировании или ином внутреннем документе такой вид наказания, как снижение или даже лишение премии для особо забывчивых работников.

Реализуя данные мероприятия, мы повысим совершенствование документооборота бухгалтерии, что положительно скажется на работе всей организации ООО «Х».

3.3 Внедрение информационной поддержки документооборота

Современные и перспективные направления совершенствования документационного обеспечения управления неотделимы от процесса массового внедрения достижений научно-технического прогресса. Эти достижения, связанные с созданием качественно новых видов вычислительной техники, средств связи, дают возможность перейти к принципиально иной и значительно более эффективной информационной технологии в органах управления, основанной на органичном включении комплекса технических средств в управленческий процесс Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации // Секретарское дело 2008. №4. С. 23-28..

Для такой организации как ООО «Х» наиболее эффективной формой использования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятия, является внедрение электронного документооборота. Это позволило бы все документы представлять в виде электронных текстов, доступ к которым может быть возможен с любого рабочего места.

С вступлением в силу закона об электронной подписи Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 № 1-ФЗ. Собрание законодательства РФ. 14.01.2002. №2., стало возможным обеспечение правовых условий для использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается юридически равнозначной собственноручной подписи человека (гражданина или индивидуального органа юридического лица) в документе на бумажном носителе.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы // Делопроизводство 2009. №1. С. 34-39..

В число основных автоматизируемых функций, которые должна обеспечивать система входят следующие:

- регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

- регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов;

-списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

- осуществление контроля за исполнением поручений;

- поиск документов.

К выбору системы электронной документации (СЭД) следует подходить исходя из потребностей организации. Для начала нужно определится со следующим набором критериев для классификации:

- на каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой предприятия в этой области;

- какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации;

- какова организация распределенния, хранения и обмена документами между офисами Компании, эффективность сетевого взаимодействия;

- определиться с финансовыми затратами.

При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации.

Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных возможностей. Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для ООО «Х». Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.

Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:

Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

Единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

Регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

Контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

Поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;

Формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и филиалов, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.

Современные корпоративные СЭД позволяют настраивать свой пользовательский интерфейс в полном соответствии с требованиями клиентов. Это относится, например, как к визуальному проектированию регистрационно-контрольных карточек - важнейшего атрибута систем автоматизации делопроизводства, так и к формализации процессов коллективной разработки сложных документов (проектов, сборок, спецификаций) с контролем исполнительской дисциплины. Такая гибкость, приобретенная благодаря модульному принципу построения СЭД (каждый модуль реализует лишь часть взаимосвязанных функций, но может слаженно функционировать вместе с другими модулями) и поддержке промышленных стандартов межпрограммного взаимодействия, гарантирует долгую жизнь информационному комплексу на базе СЭД Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ ). - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2007. - 144 с..

При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска.

Итак, в ходе исследования и анализа процесса организации и технологии документационного обеспечения управления, ООО «Х» были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию делопроизводства. Рассмотрим эффект от совершенствование системы документооборота на предприятии ООО «Х».

3.4 Расчет эффекта от совершенствования системы документооборота

Произведем расчет эффективности от совершенствования системы документооборота.

Таблица 9- Оценка показателей эффективности применения СЭД по фактору «Экономия стоимости ресурсов и материалов»

Показатель	Числовое выражение показателя
Сокращение затрат на копирование документов	Минимум 10 раз
Степень использования бумажных носителей информации сокращается на	40 %
Сокращение затрат на расходные материалы для принтеров и копировальных аппаратов при обработке входящих и исходящих документов	До 3-х раз
Снижение затрат на хранение бумажных документов, за счет освобождения мест в шкафах для бумаг, сокращение покупок папок для бумаг, копировальной бумаги и т.д.	На 80%

Для ООО «Х» с развитым документооборотом при переводе существенной части документооборота в электронный вид, происходит действительное и ощутимое сокращение затрат на поддержание документооборота.

Более существенным фактором снижения затрат организации в результате внедрения системы электронного документооборота может быть экономия рабочего времени сотрудников организации.

Всю работу сотрудников организации ООО «Х» с документами можно разделить на две части:

- Творческая, производительная часть;

- Рутинная, непроизводительная часть работы.

По статистике: 7,5% всех документов теряются 3,0% оставшихся - создаются ошибочно. Специалисты тратят 5-15 % своего времени на чтение информации и до 50% на ее поиск.

Исходные данные для расчета возврата инвестиций по модели «Поиск документов»:

- «Средний» сотрудник ООО «Х» выполняет в день 10 операций по поиску различных документов.

- Поиск одного документа занимает в среднем 2 минуты.

- В 10 % случаев сотрудник не находит нужный документ.

В случае, если документ не был найден сразу на его повторные поиски тратится еще 2 минуты.

- Если документ все-таки найден, сотрудник переключается на иную работы.

Средняя годовая заработная плата 168 000 руб. в год (14 000 руб. в месяц)

Накладные расходы на содержание сотрудника (налоги и пр.) 100 %

Пример расчета:

(10 раз/день*2 мин..+10 раз/день*10%*2 мин.)*1/(8 час.+60 мин.) *336 00 р.

Итого, экономия в год на одного сотрудника составит - 15 400 р.

Таблица 10 - Оценка показателей по фактору «Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников организации»

Показатель	Числовое выражение показателя
Время регистрации одного документа	Не более 1 мин.
Исключение случаев множественной перерегистрации документов в подразделениях организации	100 %
Исключение случаев множественного ввода и дублирования документов в подразделениях организации	100 %
Время поиска документов по известным атрибутам	Не более 1 мин, или сокращение трудозатрат на поиск на 40 %
Время поиска документа с неизвестными атрибутами	Не более 1 мин, или сокращение трудозатрат на поиск на 40 %
Время выполнения контрольных операций по документам и поручениям	Не более 1 мин, или сокращение трудозатрат на поиск на 40 %

Таким образом, вклад данного фактора в экономический эффект прямо пропорционален числу участников электронного документооборота организации.

Чем больше сотрудников ООО «Х» пользуется в своей работе системой электронного документооборота, тем более масштабны и значимы результаты экономии.

1. - регистрация и учет бумажных документов

2. смешанный документооборот

3. электронный документооборот

4. корпоративный электронный документооборот.

Рисунок 3 - Эффективность системы электронного документооборота.

От того, как быстро организация способна обрабатывать поступающую и внутреннюю информацию, зависит:

- насколько она мобильна и динамична;

- с какой скоростью принимаются управленческие решения и как быстро они реализуются;

- насколько быстро организация способна реагировать на изменения внешней среды.

Скорость обработки информации влияет на эффективность принятия решений и определяет конкурентоспособность организации.

Внедрение систем электронного документооборота в ООО «Х» приводит к сокращению на 25-30 % непроизводительных затрат рабочего времени.

Высвобождение резервов рабочего времени сотрудников не означает, что в организации ООО «Х» должно автоматически последовать сокращение штатов. Силами тех же сотрудников будет выполняться существенно больший объем работ - растет интенсификация труда.

Таблица 11 - Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников ООО «Х»

Наименование показателя	Время (в мин.) ДО	Время (в мин.) ПОСЛЕ	Число сотрудников	Кол-во операций в месяц	Сумма затрат ДО	Сумма затрат ПОСЛЕ
Регистрация входящего документа	3	1	4	3000	75	25
Регистрация внутреннего документа	3	1	2	500	6	2
Регистрация исходящего документа	3	1	3	2000	38	13
Размножение документа по резолюции	5	0	1	3000	31	0
Подготовка типовых отчетов	120	1	5	60	729	104
Поиск документов с известными атрибутами	7	1	50	1000	113	1
Поиск документа с неизвестными атрибутами	180	1	10	30	113	1
Подготовка типового отчета	240	180	300	10	1500	1125
Согласование типового документа	60	60	60	60	60	60
Организация и подготовка совещаний	60	45	100	80	1000	750
Выдача напоминаний о приближении срока исполнения документа	10	0	2	300	13	0
Передача документа на исполнение или ознакомление	5	0	5	1200	63	0
итого	4392					2414

Таким образом, проект внедрения в организацию ООО «Х» системы электронного документооборота предполагает не только экономию ресурсов предприятия, улучшения деловых коммуникаций, изменений в корпоративной культуре, но и уменьшения рисков получения убытков и повышения уровня конкурентоспособности предприятия на основе повышения их управляемости в современных условиях.

Заключение

Документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом ее передачи во времени и пространстве.

Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.

Телекоммуникационная компания ООО «Х» создана в 1996 году. Компания ООО «Х» является оператором связи и предоставляет корпоративным и частным пользователям широкий спектр телекоммуникационных услуг: подключение к интернету, телефония, передача данных, организация виртуальных частных сетей, защита бизнес-приложений, виртуальный, физический хостинг и регистрация доменных имен. Число клиентов компании превышает 12 000.

Деятельность компании осуществляется на основании лицензий, выданных Федеральной Службой по надзору в сфере связи и Федеральным агентством по строительству и жилищно-коммунальному хозяйству.

Рассмотрим особенности оформления некоторых документов в ООО «Х».

Для оформления и учета принимаемых на работу работников по трудовому договору на предприятии применяется форма № Т-1.

Личные карточки заполняются инспектором отдела кадров на лиц, принятых на работу, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (в ООО «Х» применяется унифицированная форма № Т-1); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

В ООО «Х» личные карточки заведены на каждого работника этой фирмы. В ООО «Х» для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников применяется унифицированная форма № Т-7. В ООО «Х» нет профсоюзной органа, поэтому график отпусков утверждает и подписывает генеральный директор ООО «Х».

Работа бухгалтера относится к категории бумажных. От того, как поставлен контроль за оформлением и движением первичных документов, в конечном счете зависит и достоверность отчетности предприятия, и четкость работы бухгалтерии. Для совершенствования документооборота бухгалтерии ООО «Х» необходимо:

- Составить отдельные памятки для сотрудников (какие документы привезти из командировки, потребовать от контрагента при закупке товара или при его доставке, как отчитаться за выданные деньги и т. д.). В памятке должно быть написано, какие документы он должен привезти, а также срок, в течение которого их нужно представить в бухгалтерию. Нелишним будет приложить к памятке и образцы необходимых бумаг.

- Кроме этого, в организации ООО «Х» необходима оптимизация документооборота. Необходимо начать с составления графика документооборота. Из него должно быть понятно, кто, в какие сроки и кому сдает те или иные документы, кто их подписывает. При этом работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер ООО «Х», а утверждает своим приказом руководитель предприятия.

- Для большей эффективности график документооборота можно увязать с должностными инструкциями сотрудников ООО «Х», в которых должна быть четко описана последовательность действий при составлении, оформлении и передаче первичных учетных документов в бухгалтерию.

Реализуя данные мероприятия, мы повысим совершенствование документооборота бухгалтерии, что положительно скажется на работе всей организации ООО «Х».

Для такой организации как ООО «Х» наиболее эффективной формой использования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятия, является внедрение электронного документооборота. При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска.

Проведя расчет эффективности внедрения СЭД выяснили, что:

- более существенным фактором снижения затрат организации в результате внедрения системы электронного документооборота может быть экономия рабочего времени сотрудников организации; итого, экономия в год на одного сотрудника составит - 15 400 р.

- чем больше сотрудников ООО «Х» пользуется в своей работе системой электронного документооборота, тем более масштабны и значимы результаты экономии.

- внедрение систем электронного документооборота в ООО «Х» приводит к сокращению на 25-30 % непроизводительных затрат рабочего времени.

Таким образом, проект внедрения в организацию ООО «Х» системы электронного документооборота предполагает не только экономию ресурсов предприятия, улучшения деловых коммуникаций, изменений в корпоративной культуре, но и уменьшения рисков получения убытков и повышения уровня конкурентоспособности предприятия на основе повышения их управляемости в современных условиях.

Список использованной литературы

1. Гражданский кодекс РФ.

2. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации». 20.02.95 г. // СЗ РФ, 1995, № 8, ст. 609.

3. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М.: ИПК Издательство стандартов, 2005.

4. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 № 1-ФЗ. Собрание законодательства РФ. 14.01.2002. №2.

5. Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ ). - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2007. - 144 с.

6. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов // Секретарское дело 2009. №1. с. 79-83.

7. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива // Секретарское дело 2008. №4. С. 81-85

8. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: каталоги и другие информационно-поисковые справочники в архиве организации // Секретарское дело 2008. №1. С. 86-93.

9. Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации // Секретарское дело 2007. №3. С.23-26.

10. Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы // Делопроизводство 2009. №1. С. 34-39.

11. Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень // Делопроизводство 2008. №1. С. 32-38

12. Банасюкевич В.Д. Экспертиза ценности документов // Секретарское дело 2008. №3. С. 19-23.

13. Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело 2007. №3.С.87-90.

14. Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 2009. №2. С. 45-49.

15. Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство 2008. №1. С. 36-41.

16. Бобылева М.П. и Гуськов В.А. Вопросы ведения номенклатуры дел в условиях автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 2007. №1. С. 29-32.

17. Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений // Секретарское дело 2007. №2. С. 21-25.

18. Веселов П.В. Вы - секретарь. М.: Изд-во стандартов, 2007. - 120 с.

19. Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело 2007. №2. С.16-20.

20. Делопроизводство: Справ. Пособие - 4-е изд., доп. - Омск: Фирма «ЛЕО», 2005. - 56 с.

21. Документы и делопроизводство: Справ. Пособие/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; Сост.: М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 2008. - 271 с.

22. Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел // Секретарское дело 2006. №3. С. 31-34.

23. Еремченко В.А. О проблеме электронных документов // Секретарское дело 2007. №3. С. 23-26.

24. Ефимова О.А. Современные технологии работы с документами: автоматизация делопроизводства // Секретарское дело 2008. №3. С. 24-29.