Тема 1. Бухгалтерський облік, його сутність і основи організації

1. Теоретичні та методичні засади бухгалтерського обліку

Облік - це процес, який складається з операцій спостереження, сприйняття, вимірювання та реєстрації фактів, явищ природи чи суспільного життя.

Бухгалтерський облік - це процес виявлення, вимірювання, реєстрації, накопичення, узагальнення, зберігання та передачі інформації про діяльність підприємства зовнішнім та внутрішнім користувачам для прийняття рішень.

Бухгалтерський облік дає інформацію про майно підприємства, його капітал, зобов'язання, господарські процеси та їх результати. Особливістю бухгалтерського обліку є те, що всі господарські операції реєструються на підставі первинних документів.

Теоретичною засадою бухгалтерського обліку є загальна економічна теорія, яка вивчає закони суспільного виробництва і процеси обміну та розподілу матеріальних благ на різних етапах розвитку людського суспільства.

Бухгалтерський облік відбиває цей процес, спираючись на закони суспільного виробництва, оскільки без знання цих законів не можна економічно правильно відобразити процес виробництва, обміну, розподілу та перерозподілу матеріальних благ. Отже, бухгалтерський облік організує відображення процесу створення та обміну суспільного продукту згідно із законами суспільного виробництва, обміну і розподілу матеріальних благ. Ці закони розкриває економічна теорія, що є теоретичним підґрунтям, засадою бухгалтерського обліку.

Методологічною засадою бухгалтерського обліку є діалектичний метод пізнання природи, суспільства та людського мислення, який розглядає всі явища природи і суспільства у взаємозв'язку та взаємозалежності, у безперервному русі та змінах.

Вивчення бухгалтерського обліку за його методологічними засадами слід розпочати з ознайомлення з основними термінами.

Стандарт обліку - облікові правила та процедури, що стосуються виміру, оцінки і надання облікової інформації, розроблені відповідними професійними організаціями, наприклад Комісією зі стандартів фінансового обліку.

Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку - нормативно - правовий акт, затверджений Міністерством фінансів України, що визначає принципи та методи ведення бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності, що не суперечать міжнародним стандартам.

Бухгалтерські стандарти як правило співпадають з бухгалтерськими принципами.

При організації ведені бухгалтерського обліку підприємства в своїй роботі керуються Положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку, які являють собою нормативно - правові акти, затверджені Міністерством фінансів України, що визначають принципи та методи ведення бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності, що не суперечить міжнародним стандартам.

Міністерство фінансів України розробило і затвердило Положення (стандарти) бухгалтерського обліку.

Національні стандарти бухгалтерського обліку

№ П(с)БО	Назва П(с)БО
1	Загальні вимоги до фінансової звітності
2	Баланс
3	Звіт про фінансові результати
4	Звіт про рух грошових коштів
5	Звіт про власний капітал
6	Виправлення помилок та зміни у фінансових звітах
7	Основні засоби
8	Нематеріальні активи
9	Запаси
10	Дебіторська заборгованість
11	Зобов'язання
12	Фінансові інвестиції
13	Фінансові інструменти
14	Оренда
15	Дохід
16	Витрати
17	Податок на прибуток
18	Будівельні контракти
19	Об'єднання підприємств
20	Консолідована фінансова звітність
21	Вплив змін валютних курсів
22	Вплив інфляції
23	Розкриття інформації відносно пов'язаних сторін
24	Прибуток на акцію
25	Фінансовий звіт суб'єкта малого підприємництва
26	Виплати працівникам
27	Діяльність, що припиняється
28	Зменшення корисності активів
29	Фінансова звітність за сегментами
30	Біологічні активи
31	Фінансові витрати

Закон "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні" від 16 липня 1999 року № 996 передбачає, що державне регулювання бухгалтерського обліку та фінансової звітності в Україні здійснюється з метою:

- створення єдиних правил ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності, які є обов'язковими для всіх підприємств, гарантують і захищають інтереси користувачів

- удосконалення бухгалтерського обліку та фінансової звітності.

Структура регулювання бухгалтерського обліку в Україні є наступною:

Перший рівень (основа) - загальні положення Закону.

Другий рівень - Стандарти і План рахунків, що базуються на Законі, затверджені Мінфіном і зареєстровані в Мін'юсті.

Третій рівень - накази та листи Мінфіну, що роз'яснюються, як застосовувати кожний стандарт в тій чи іншій конкретній ситуації.

2. Сутність господарського обліку

Господарський облік - це облік господарської діяльності підприємства, суспільства загалом, тобто це спостереження, сприйняття, вимірювання та реєстрація господарських фактів і явищ та господарських процесів (виготовлення продукції, надання послуг, реалізація, розподіл фінансових результатів).

В залежності від призначення облікової інформації господарський облік поділяють на:

оперативний

статистичний

бухгалтерський

Оперативний облік ведеться безпосередньо на місцях здійснення господарських операцій(реєстрація виходу працівників на роботу, щоденні витрати сировини, матеріалів), у тому числі тих, які не можуть бути відображені іншими видами обліку. Дані оперативного обліку необхідні для поточного спостереження за розвитком господарських процесів, їх оперативного планування, аналізу й управління.

Статистичний облік використовують при вивченні кількісних і якісних характеристик масових соціально - економічних явищ і процесів, закономірностей їх розвитку за конкретних умов місця і часу (перепис населення, використання робочого часу, якість виготовленої продукції, середня заробітна платня працівників). Дані про господарські факти, явища і процеси статистичний облік отримує з оперативного і бухгалтерського обліку.

Бухгалтерський облік - це процес виявлення, вимірювання, реєстрації, накопичення, узагальнення, зберігання та передачі інформації про діяльність підприємства зовнішнім та внутрішнім користувачам для прийняття рішень.

3. Мета і завдання бухгалтерського обліку

У бухгалтерському обліку для кількісного відображення руху засобів, коштів, обсягів здійснення господарських процесів використовують три види вимірників:

- натуральні

- трудові

- грошові (вартісні)

Натуральні вимірники застосовують для отримання даних про господарські засоби і процеси в їх натуральному вираженні і надають інформацію про кількість однорідних об'єктів обліку в кг, м², м³. Ці вимірники використовують для обліку матеріальних цінностей, готової продукції, товарів.

Трудові вимірники використовують для визначення кількості витраченої праці та виражаються в одиницях часу (людино-дні, людино-години). В поєднанні з натуральними вимірниками за їх допомогою розраховують заробітну плату, продуктивність праці, норми виробітку тощо.

Грошові вимірники використовуються для узагальненого відображення господарських засобів, джерел їх утворення, процесів і результатів в єдиній вартісній оцінці в грошових одиницях (гривні). Грошовий вимірник є найбільш універсальним і узагальнюючим.

У бухгалтерському обліку використовуються всі три види вимірників, але основним є грошовий, за допомогою якого можна узагальнити всі господарські факти, явища та процеси.

4. Функції бухгалтерського обліку

Бухгалтерський облік має на меті забезпечити управлінський апарат, відповідні служби і фахівців необхідними достовірними даними про господарські процеси та фінансовий стан підприємства.

Як складова частина інформаційної системи підприємства бухгалтерський облік повинен забезпечувати отримання точної, повної, оперативної і вірогідної економічної інформації про господарські процеси, стан та використання ресурсів підприємства, розрахункові взаємовідносини з покупцями, постачальниками, персоналом.

Бухгалтерська інформація потрібна апаратові управління підприємством для обґрунтованого прийняття короткотермінових і довготермінових управлінських рішень

Основними завданнями бухгалтерського обліку є:

- збір, обробка та відображення первинних даних про стан господарської діяльності

- систематизація, групування та зведення даних з метою одержання підсумкової інформації про фінансово - господарські операції підприємства

- забезпечення достовірною і своєчасною інформацією внутрішніх і зовнішніх користувачів облікової інформації про господарські процеси і явища

- формування інформаційної бази для планування, стимулювання, організації, аналізу і контролю фінансово-господарської діяльності підприємства

5. Принципи бухгалтерського обліку

Виходячи з вимог керівництва щодо реалізації поставлених завдань, виділяються наступні функції бухгалтерського обліку:

1) контрольна

2) інформаційна.

Контрольна функція бухгалтерського обліку пов'язана із забезпеченням виконання планових завдань і досягнення запланованих показників діяльності підприємства шляхом здійснення їх порівняння.

Інформаційна функція бухгалтерського обліку полягає у забезпеченні керівництва як структурних підрозділів, так і підприємства в цілому інформацією, яка необхідна для здійснення контролю, планування і прийняття оперативних управлінських рішень.

Для успішної реалізації функцій бухгалтерського обліку до нього висуваються наступні вимоги:

- порівняльність показників обліку з показниками плану

- своєчасність обліку

- точність і об'єктивність

- повнота і аналітичність облікових даних

- якість і доступність

- економічність обліку.

Вимога до бухгалтерського обліку щодо порівняльності показників обліку з показниками плану полягає в тому, що зібрана і узагальнена інформація повинна забезпечувати можливість контролю виконання планових завдань як у цілому по підприємству, так і у розрізі його структурних підрозділів. Поряд з тим система показників обліку будується відповідно до показників, передбачених у плані.

Забезпечення прийняття оперативних управлінських рішень неможливе без чітко організованої системи збору і обробки облікових даних, що в свою чергу висуває таку вимогу до бухгалтерського обліку, як своєчасність обліку.

Вимога до бухгалтерського обліку про точність і об'єктивність визначається необхідністю представлення правдивої і неупередженої інформації як для внутрішніх (менеджери, акціонери) так і для зовнішніх її споживачів (податкові органи, органи державної статистики, банки). Треба зазначити, що за приховування доходів, а також подання недостовірної звітності, законодавством України передбачено застосування до порушників відповідних стягнень.

Інформація яка надходить із первинних підрозділів до бухгалтерії підприємства, а також від обліковця до менеджера, повинна відповідати принципу повноти і аналітичності, тобто бути деталізованою в такій мірі, щоб на її основі можна було провести належний аналіз і прийняти необхідні рішення.

Вимога до бухгалтерського обліку про ясність і доступність облікової інформації для широких мас забезпечується публікацією у пресі таких звітних даних і показників діяльності акціонерного товариства, які в свою чергу дають змогу проаналізувати результати його діяльності навіть особам, які не мають спеціальної економічної освіти.

Організація збору і обробки облікової інформації на підприємстві має відповідати принципу економічності. Дана вимога забезпечується шляхом раціональної організації обліку, використанням прогресивних форм ведення обліку, застосуванням електронно - обчислювальної техніки.

6. Організація та ведення бухгалтерського обліку. (с.о)

Принципи бухгалтерського обліку - це основні засади, на яких здійснюються функції суб'єктів господарської діяльності у мікроекономічному середовищі.

Принцип автономності означає, що кожний суб'єкт господарювання як юридична особа веде облік майна і зобов'язань та складає фінансову звітність відокремлено від особистого майна та зобов'язань засновників. Суб'єкт господарювання повинен дотримуватись принципу автономності у всіх аспектах діяльності незалежно від його організаційно-правової форми.

Принцип безперервності полягає у тому, що підприємство відповідно до його засновницьких документів має намір вести свою господарську діяльність безперервно і постійно. Майно підприємства, згідно цього принципу, відображаються в обліку і балансі за оцінкою їх фактичного придбання, власного виробництва, а не за ринковою ціною в окремі періоди року. Доходи і витрати відображаються в обліку і звітності безперервно, що дає змогу визначати на будь-яку звітну дату результати діяльності підприємства і забезпечує довіру до нього акціонерів та інвесторів при вкладанні капіталу.

Принцип доказовості ґрунтується на застосуванні суцільного документування всіх господарських операцій на підприємстві. При цьому первинні документи де зафіксовано факт здійснення господарських операцій повинні мати обов'язкові реквізити, які стверджують їх юридичну доказовість.

Принцип грошової оцінки полягає у відображенні господарських операцій у єдиному грошовому вимірюванні з метою їх узагальнення, групування та порівняння з нормативними показниками з суміжними звітними періодами.

Принцип собівартості - це відображення у бухгалтерському обліку сировини, матеріалів, засобів праці, виробленої продукції за собівартістю їх придбання або виробництва, тобто за фактичними витратами. Цей принцип ґрунтується на грошовому вимірнику використання фінансових, матеріальних і трудових ресурсів суб'єктом господарювання у створенні нового продукту.

Принцип обачності (обережності, консерватизму) - це відображення у бухгалтерському обліку витрат і доходів на підставі достовірно обґрунтованих первинною документацією господарських операцій. Обачність і обережність ґрунтуються на запобіганні зростанню витрат виробництва, можливих втрат у господарюванні від стихійного лиха, виробничих аварій та інших негативних явищ завдяки створенню страхових резервних фондів.

Принцип закріплення власності ґрунтується на суцільному і безперервному документуванні, на підставі документів які мають юридичну силу закріплюється власність фізичних і юридичних осіб у формі акцій, дивідендів, паїв, позик. Завдяки цьому принципу бухгалтерський облік забезпечує контроль за збереженням різних форм власності.

Принцип дискретності дає змогу до завершення звітного року скласти звітні регістри, головну книгу, баланс та фінансову звітність на дату облікового періоду.

Принцип нарахування застосовується в бухгалтерському обліку для визначення моменту проведення витрат і одержання доходів. За цим принципом витрати і доходи відображаються в обліку в тому періоді, у якому вони були нараховані.

Принцип облікової політики передбачає додержання у бухгалтерському обліку і фінансової звітності протягом тривалого часу обраних методів визначення доходу, нарахування амортизації основних засобів та нематеріальних активів.

Принцип періодичності обліку передбачає поділ безперервної господарської діяльності підприємства на звітні періоди (місяць, квартал) для виявлення результатів цієї діяльності за певні відрізки часу та складання звітності. Крім того, періодичність обліку дає змогу підготувати оперативну інформацію для фінансового менеджменту, маркетингової діяльності.

7. Стандарти бухгалтерського обліку. (с.о)

Бухгалтерський облік на підприємстві ведеться безперервно з дня реєстрації підприємства до його ліквідації. Питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві належать до компетенції його власників або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів.

Для забезпечення ведення бухгалтерського обліку підприємство самостійно обирає форми його організації:

- введення до штату підприємства посади бухгалтера або створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером

- користування послугами спеціаліста з бухгалтерського обліку, зареєстрованого як підприємець, який здійснює підприємницьку діяльність без створення юридичної особи

- ведення на договірних засадах бухгалтерського обліку централізованою бухгалтерією або аудиторською фірмою

- самостійне ведення бухгалтерського обліку та складання звітності безпосередньо власником або керівником підприємства.

Підприємство самостійно:

- визначає облікову політику підприємства

- обирає форму бухгалтерського обліку як певну систему регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них з додержанням єдиних засад, встановлених цим законом, та з урахуванням особливостей своєї діяльності і технології обробки облікових даних.

- затверджує правила документообороту і технологію обробки облікової інформації, додаткову систему рахунків і регістрів аналітичного обліку.

Керівник підприємства зобов'язаний створити необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку.

Обов'язки головного бухгалтера:

- забезпечує дотримання на підприємстві встановлених єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку, складання і подання у встановлені строки фінансової звітності

- організує контроль за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій

- бере участь в оформленні матеріалів, пов'язаних з нестачею та відшкодуванням втрат від нестачі, крадіжки і псування активів підприємства

- забезпечує перевірку стану бухгалтерського обліку у філіях, представництвах, відділеннях та інших відокремлених підрозділах підприємства.

Тема 2. Предмет і метод бухгалтерського обліку

1. Предмет бухгалтерського обліку та головні його об'єкти

Предметом бухгалтерського обліку є господарські засоби за їх складом і використанням, джерела їх утворення та господарські процеси, що відбуваються внаслідок виготовлення продукції чи надання послуг, витрати та результати господарської діяльності підприємства.

На підприємствах різних галузей народного господарства предмет бухгалтерського обліку має свої особливості. Так, на машинобудівному заводі предметом бухгалтерського обліку є весь процес виготовлення і реалізації машин та обладнання, у будівельній організації предметом бухгалтерського обліку є процес створення і реалізації будівельної продукції.

Предмет бухгалтерського обліку складається з окремих об'єктів. Об'єктами бухгалтерського обліку є господарські засоби, джерела утворення господарських засобів і господарські процеси. У бухгалтерському обліку відображають господарські факти, явища і процеси, що зумовлюють рух господарських засобів, коштів і джерел їх утворення. Об'єкти, що обліковуються, за економічним змістом та призначенням можна об'єднати в три групи:

1) господарські засоби (майно), які забезпечують корисну співпрацю людей в процесі господарської діяльності підприємства

2) джерела господарських засобів, які дають відповідь на питання, за рахунок чого сформовано господарські засоби.

3) господарські процеси та їх результати, що виражають в сукупності доцільність і напрямок діяльності підприємства.

В залежності від видів та розміщення вони поділяються на:

1) засоби сфери виробництва (сюди відносяться засоби праці (земельні ділянки, будівлі і споруди, машини і обладнання, транспортні засоби) і предмети праці (сировина, матеріали, паливо, незавершене виробництво))

2) засоби сфери обігу (предмети обігу (готова продукція, товари), грошові засоби (гроші у касі, на розрахунковому рахунку, інші рахунки в банках), засоби в розрахунках (заборгованість покупців і постачальників, підзвітних осіб))

3) засоби невиробничої сфери (будівлі та обладнання закладів освіти, житлово - комунального господарства)

4) вилучені засоби (дольова участь підприємства у різного роду фінансових проектах (придбані акції, облігації, ощадні сертифікати, векселі))

5) нематеріальні засоби (патенти, авторські права, ліцензії)

Джерела утворення господарських засобів поділяються на:

1) власні джерела утворення господарських засобів (капітал, прибуток, бюджетне фінансування)

2) залучені джерела утворення господарських засобів (кредити банків, зобов'язання по розподілу суспільного продукту, кредиторська заборгованість)

Третю групу об'єктів бухгалтерського обліку складають господарські процеси. Господарський процес являє собою частину кругообігу господарських засобів, який складається із певних господарських операцій. В свою чергу господарська операція - це дія, яка призводить до змін в структурі господарських засобів і джерел їх утворення.

Господарські процеси на підприємстві поділяються на:

1) постачальницько - заготівельний процес (передбачає витрату підприємством певної частини грошей на закупівлю основних засобів, виробничих запасів.)

2) виробничий процес (складає основну фазу кругообігу господарських засобів, в якій створюються матеріальні блага.)

3) реалізація (є завершальною фазою кругообігу господарських засобів, який забезпечує відновлення і розширення виробництва. Він виражається у передачі виробленої готової продукції шляхом купівлі - продажу. Результатом реалізації є отримання прибутку.)

2. Метод бухгалтерського обліку та характеристика складових

Метод бухгалтерського обліку - сукупність способів і прийомів, за допомогою яких господарська діяльність підприємства відображається в обліку.

Метод бухгалтерського обліку складається з окремих специфічних методичних прийомів.

До методичних прийомів бухгалтерського обліку належать:

Документування - спосіб первинного відображення об'єктів бухгалтерського обліку (господарських засобів, коштів, джерел їх утворення та господарських процесів) у первинних бухгалтерських документах (рахунках, накладних, чеках, ордерах).

Інвентаризація - це спосіб виявлення фактичної наявності і стану господарських засобів, коштів підприємства та джерел їх утворення на певну дату. Інвентаризація об'єктів обліку здійснюється через вимірювання, зважування, перерахунок, звірення. На основі даних інвентаризації роблять коригування облікових даних про наявність і стан об'єктів обліку, оскільки у процесі господарської діяльності можливі природне усунення, часткове псування та розкрадання майна підприємства.

Оцінка - це відображення об'єктів бухгалтерського обліку в єдиному грошовому вимірнику з метою узагальнення їх в цілому по підприємству.

Калькулювання - це метод обчислення собівартості виготовлення одиниці товарно - матеріальних цінностей або одиниці виконаних робіт. Суть методу полягає в тому, що обґрунтовують, визначають і розподіляють витрати, які належать до того чи іншого об'єкта калькування (виробу, процесу, замовлення).

Рахунки - спосіб групування за певною системою фінансово - економічної інформації для її поточного відображення у бухгалтерському обліку і для здійснення контролю за господарськими процесами, станом господарських засобів та джерел їх формування. Наприклад, на рахунку 01 відображається наявність, надходження і вибуття основних засобів підприємства, на рахунку 05 - наявність, надходження і вибуття матеріалів, на рахунку 70 - нарахування і виплата заробітної платні працівникам підприємства.

Подвійний запис - це подвійне відображення у бухгалтерському обліку кожної господарської операції: у дебеті одного чи декількох рахунків та одночасно у кредиті одного чи декількох рахунків на одну й ту саму суму. Подвійний запис дає змогу здійснювати балансовий контроль бухгалтерської інформації, тобто контролювати правильність і законність використання господарських засобів і джерел їх формування.

Бухгалтерський баланс - це спосіб узагальнення і групування інформації про майно підприємства та джерела його утворення на певну дату. Бухгалтерський баланс є однією з основних форм бухгалтерської звітності.

Бухгалтерська звітність - це система підсумкових взаємозв'язаних і взаємозумовлених показників, які характеризують господарську і фінансову діяльність підприємства, результати використання його активів та стан зобов'язань. Бухгалтерську звітність заповнюють на підставі даних рахунків бухгалтерського обліку з певною системою їх групування.

3. Взаємозв'язок між предметом і методом бухгалтерського обліку

Закон "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" визначив, що завдання бухгалтерського обліку є надання користувачам для прийняття рішень повної, правдивої та неупередженої інформації про фінансове становище, результати діяльності та рух грошових коштів підприємства.

Методологічні обов'язки полягають у забезпеченні правил ведення бухгалтерського обліку, тобто дотримання чинного законодавства. Контрольні обов'язки здійснюються через організацію контролю за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій, контролювання оформлення та руху справ, пов'язаних із недостачами, крадіжками і псуванням активів підприємства, проведення перевірок стану бухгалтерського обліку філіях та інших підрозділах підприємства.

Контрольні функції бухгалтерського обліку спрямовані на те, об контролювати законність і доцільність здійснюваних операцій, правильність ведення обліку і тим самим забезпечувати його достовірність.

Контрольні функції - це конкретні дії фахівців щодо здійснення контролю за допомогою бухгалтерського, оперативного й статистичного обліку. Предмет бухгалтерського обліку завжди був і залишається тією ознакою, яка визначає його параметри. Від правильного визначення предмета залежить правильність визначення функціональних обов'язків працівників обліку.

Методологічне спрямування та спрямування контролю за організацією і веденням бухгалтерського обліку між собою пов'язані дуже тісно і окремо просто не існують. Водночас найважливіша роль належить саме контролю, який може забезпечити прямий зв'язок між предметом і методом.

Тема 3. Первинне спостереження, документація та інвентаризація

1. Поняття первинного документа

Господарські операції відображаються у бухгалтерському обліку методом їх суцільного і безперервного документування. Записи в облікових регістрах проводяться на підставі первинних документів.

Первинні документи - це письмові свідоцтва, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Первинні документи повинні бути складені у момент проведення кожної господарської операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення. При реалізації товарів за готівку допускається складання первинного документа не рідше одного разу на день на підставі даних касових апаратів, чеків тощо.

Документи, створені засобами обчислювальної техніки на машинозчитуваних носіях, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови надання їм юридичної сили і доказовості. Документ, виготовлений машинним способом, повинен бути записаний на матеріальному носії (магнітному, паперовому).

Фізичні та юридичні особи, які беруть участь у здійсненні операцій, пов'язаних з прийомом і видачею грошових коштів, цінних паперів, товарно - матеріальних цінностей та інших об'єктів майна, забезпечуються підприємством, установою, що виконує ці операції, копіями первинних документів про таку операцію.

Первинні документи складаються на бланках типових форм, а також на бланках спеціалізованих форм. Записи у первинних документах, облікових регістрах повинні здійснюватися тільки у темному кольорі чорнилом, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого терміну зберігання документів та запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень.

Вільні рядки в первинних документах підлягають обов'язковому прокреслюванню.

Керівником підприємства, установи затверджується перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов'язаної з відпуском (витрачанням) грошових коштів і документів, товарно - матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна.

Відповідальність за своєчасне і якісне складання документів, передачу їх у встановлені графіком документообороту терміни для відображення у бухгалтерському обліку, за достовірність даних, наведених у документах, несуть особи, які склали і підписали ці документи. Забороняється приймати до виконання первинні документи на операції, що суперечать законодавчим і нормативним актам.

Первинні документи для надання їм сили й доказовості повинні мати обов'язкові реквізити:

- назва підприємства (установи), від імені якого складено документ

- назва документа і код форми

- дата і місце складання

- зміст господарської операції, її обсяг та вимірники в натуральному й вартісному виразі

- посади, прізвища і підписи осіб, відповідальних за здійснення операції.

Залежно від характеру операцій до первинних документів можуть бути внесені додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства, номер документа, підстава для здійснення операцій, дані про документ, що засвідчує особу одержувача тощо. При відсутності будь - якого реквізиту первинний документ втрачає свою доказову силу і не може бути підставою для здійснення записів у системі рахунків бухгалтерського обліку.

За сприйняття будь - якого виду інформації має бути проведена відповідна її індексація, яка відповідала б органам відчуття людини.

В сучасних умовах обробки інформації застосовують такі форми індексації інформації:

1) цифрові (показники у документах записують цифрами)

2) алфавітні (словесний запис у документі)

3) символьні (штрихова система кодування)

4) предметно - візуальні (фотознімки, телевізійні зображення).

Первинні документи виконують різні функції. Першою функцією є доказовість. Друга функція - це зберігання даних. Завдяки бухгалтерським документам є можливість дістати відомості в майбутньому, а це дає змогу порівнювати, аналізувати тощо.

2. Класифікація документів

За призначенням документи поділяються на розпорядчі й виправдовувальні.

Розпорядчими називають документи, які містять розпорядження (наказ, інструкцію) на здійснення господарського факту - операції. Вони ще не підтверджують господарський факт, а є підставою для його здійснення. Тому їх не можна брати для запису в реєстри бухгалтерського обліку. Документ, який підтверджує факт здійснення операції, є виконавчий документ. До розпорядчих документів належать накази, розпорядження про надання відпустки, платіжні доручення банку на перерахування коштів, доручення на отримання матеріальних цінностей тощо.

Виправдовувальними є бухгалтерські документи, які підтверджують факт здійснення господарської операції. Вони містять дані про її виконання. До таких документів належать акти, накладні на передачу матеріальних цінностей, касовий видатковий ордер тощо.

За місцем написання документи поділяються на внутрішні та зовнішні.

Внутрішні - документи, які складаються в господарствах відповідно до проведених ними операцій. До цих документів належать вимоги, накладні, касові ордери, різні акти.

Зовнішні - це такі документи, які надходять у господарство від інших підприємств, установ і організацій. До цієї групи належать також документи, які пишуть в одному господарстві, але вони обертаються між різними господарствами. Сюди належать усі банківські документи - платіжні вимоги, доручення.

За масштабом охоплення кількості операцій документи поділяються на одноразові й нагромаджу вальні.

Одноразові - це документи, якими оформляють господарські факти (операції) у момент їх здійснення (заповнюють на одну операцію). Характерною особливістю цих документів є їх одноразове використання для початкової реєстрації господарських операцій.

Нагромаджу вальні документи - це такі, які дають змогу протягом дня, декади, тижня, місяця фіксувати однорідні господарські операції в міру їх здійснення (це документи, в яких записують однорідні господарські операції за певний проміжок часу).

За ступенем узагальнення господарських фактів бухгалтерські документи поділяються на первинні та зведені.

До первинних документів належать документи, які складають у момент здійснення операції або після її закінчення.

Зведеними є такі документи, які написані на підставі первинних документів за ознакою груп та інших ознак узагальнення (авансовий звіт, платіжна відомість).

За характером оформлення бухгалтерські документи поділяються на документи бухгалтерського, не бухгалтерського й комбінованого оформлення.

Документи бухгалтерського оформлення повністю пишуть працівники бухгалтерії. До цих документів належать меморіальні ордери, групувальні відомості.

Документи не бухгалтерського оформлення пишуть працівники виробничих підрозділів: комірники, майстри, виконроби. Головною ознакою таких документів є те, що в них працівники бухгалтерії записують лише бухгалтерське проведення.

Документи комбінованого оформлення - це такі документи, в яких частина даних заповнюється не бухгалтерами, а частина - працівниками бухгалтерії. Наприклад, акти на введення в експлуатацію основних засобів заповнює комісія, а вартісні дані записують у бухгалтерії.

За технікою написання й опрацювання бухгалтерські документи поділяються на такі, які пишуть вручну, на клавішних або на ЕОМ.

Документи, які пишуть вручну являють собою традиційні паперові аркуші.

Частина бухгалтерських документів може бути написана з допомогою клавішних машин, які мають алфавітний пристрій.

При використанні ЕОМ документи пишуть автоматично за певними програмами.

3. Бухгалтерське оброблення первинних документів та їх збереження

Усі первинні бухгалтерські документи з місць їх оформлення у встановлені терміни передають у бухгалтерію. Кожен первинний документ у бухгалтерії підлягає:

перевірці

обробленню

погашенню

Перевірку первинних документів здійснюють за суттю (чи відповідає господарська операція чинному законодавству), формою (правильність і повнота заповнення усіх реквізитів, цифрових і текстових записів, дотримання термінів оформлення і подання документів у бухгалтерію) та арифметичним підрахунком (перевірка цифр, підсумків).

Оброблення первинних документів полягає у їх кодуванні, таксуванні і групуванні.

Суть кодування полягає у тому, що всі показники первинного документа позначають чинною на підприємстві системою кодів.

Таксування - це визначення грошової оцінки операції, яка виражена в первинному документі в натуральних або трудових вимірниках.

Групування документів - це об'єднання їх у групи за однорідними ознаками (касові, розрахункові тощо) за певний звітний період.

Закінчується оброблення первинних документів їх погашенням.

Погашені первинні документи передають на збереження до поточного архіву, в якому вони зберігаються у спеціальних шафах під замком протягом звітного періоду.

Після закінчення звітного періоду всі документи передають під розписку на збереження до постійного архіву. Первинні документи з архіву видають за постановою органів прокуратури, слідчих органів, контрольно - ревізійної служби, державної податкової адміністрації та спеціальним запитом і з дозволу керівника підприємства.

Після закінчення терміну зберігання та за умови проведення ревізії документів їх знищують, при тому складають акт на знищення документів, які не підлягають збереженню.

Вимоги щодо зберігання на підприємствах бухгалтерських документів викладено у Положенні про документальне забезпечення записів бухгалтерського обліку. Первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов'язковій передачі до архіву. Первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси до передачі їх до архіву підприємства, установи повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.

Бланки суворої звітності повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх сторонність.

Первинні документи поточного місяця, що пройшли обробку ручним способом і відносяться до відповідного облікового регістру, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються і супроводжуються довідкою для архіву.

Термін зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів та балансів у архіві підприємства, установи визначається згідно з Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної представницької і виконавчої влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств із зазначенням термінів зберігання документів, затверджених Головним архівним управлінням при КМУ.

Терміни зберігання бух. документів в архіві підприємства

Типи документів бухгалтерського обліку	Термін зберігання
Бухгалтерські звіти й баланси організацій та пояснювальні записки до них:
- Зведені річні	Постійно
- Річні	Постійно
- Квартальні	3
Касові, банківські документи, виписки банків, наряди на роботу, табелі, авансові звіти	3
Особові рахунки робітників та службовців	75
Розрахункові та розрахунково - платіжні відомості	5
Інвентарні картки та журнали обліку основних засобів	3
Довіреності на одержання грошових сум і товарно - матеріальних цінностей	3
Облікові регістри (головна книга, журнали - ордери)	3

Видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів з бухгалтерії і з архіву підприємства, установи працівникам інших структурних підрозділів може проводитися тільки за рішенням головного бухгалтера.

Вилучення первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів у підприємств, установ може бути здійснено тільки за постановою органів прокуратури і судів, державної - контрольно - ревізійної та податкової служб відповідно до чинного законодавства України. Вилучення оформлюється протоколом, копія якого вручається під розписку відповідній посадовій особі підприємства, установи.

Якщо вилучаються томи документів, які недооформлені (не переплетені, не пронумеровані) то з дозволу і в присутності представників органів, які проводять вилучення, відповідні посадові особи підприємства, установи можуть до оформити ці томи (зробити опис, пронумерувати аркуші, прошнурувати, опечатати, засвідчити підписом і печаткою).

У разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення.

4. Документація, як складова частина методу бухгалтерського обліку

Всі документи з моменту їх створення до передачі в архів проходять певний шлях. Процес від складання бухгалтерського документа або отримання документа від іншого підприємства, до його здачі в архів називається документооборотом або документообігом.

Документ - латинське слово, що означає свідоцтво, доказ. У теорії і практиці під документом розуміють матеріальний носій, що його використовують у процесі спілкування, на якому за допомогою різних засобів і способів зафіксована в доцільній для сприйняття формі інформація.

Документація - сукупність документів, що їх складають на всі господарські операції.

Документування - це процес суцільного й неперервного відображення об'єктів бухгалтерського обліку в первинних бухгалтерських документах.

Документування є важливою частиною методу бухгалтерського обліку.

Документообіг можна поділити на чотири етапи:

1) складання документів в первинних підрозділах

2) передача оформлених документів для перевірки і опрацювання до бухгалтерії підприємства.

3) рух документів при обробці і здійсненні на їх підставі облікових записів

4) рух документів від місця обробки до місця зберігання - архіву.

Ефективність прийнятих управлінських рішень на підприємстві прямо залежить від оперативності організованого документообороту. Для отримання вчасної і якісної інформації необхідно організувати таку систему збору і обробки документів, яка б забезпечувала прискорення документообороту.

З метою упорядкованості руху та своєчасного одержання первинних документів для записів у бухгалтерському обліку наказом керівника підприємства, установи встановлюється графік документообороту, в якому вказується дата створення або одержання від інших підприємств та установ документів, прийняття їх до обліку, передача в обробку та до архіву.

Графік документообороту оформляється у вигляді схеми або переліку робіт із створення, перевірки та обробки документів, що виконуються кожним підрозділом підприємства, установи, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв'язку і термінів виконання робіт. Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообороту на підприємстві здійснюється головним бухгалтером. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку подання до бухгалтерії або на обчислювальну установку необхідних документів та відомостей є обов'язковими для усіх підрозділів і служб підприємства.

5. Суть і завдання інвентаризації

Одним із основних методів бухгалтерського обліку є інвентаризація. Вона проводиться з метою забезпечення достовірності бухгалтерського обліку та звітності на підприємствах.

Інвентаризація - це спосіб виявлення фактичної наявності та стану цінностей на певну дату шляхом реєстрації, вимірювання, зважування і т.д. з подальшим порівнянням отриманих даних із даними бухгалтерських записів.

Інвентаризація дозволяє перевірити достовірність документального оформлення господарських операцій і достовірність відображення в бухгалтерському обліку, а також занести необхідні виправлення і уточнення в облікові регістри.

В сучасних умовах господарювання мета інвентаризації полягає у виявленні фактичної наявності і стану об'єкту, що перевіряється, виявленні відхилень від тих нормативних, планових і багатьох інших характеристик, у відповідності з якими він може функціонувати, та їх нормативно - правовому регулюванні.

Завданнями інвентаризації є:

> забезпечення контролю за наявністю і станом майна, його рухом, використанням матеріальних, фінансових, природних та енергоресурсів у відповідності із затвердженими нормами, планом тощо;

> встановлення реального фізичного стану і оцінки необоротних активів та інших засобів праці, що обліковуються на балансі;

> перевірка дотримання правил і умов збереження майна;

> контроль за станом обліку і звітності матеріально відповідальних осіб;

> перевірка дотримання діючих положень про матеріальну відповідальність.

Проведення інвентаризації є обов'язковим, а саме в таких випадках:

> при переданні майна державного підприємства в оренду, приватизації майна державного підприємства, перетворенні державного підприємства в акціонерне товариство;

> перед складанням річної бухгалтерської звітності;

> при зміні матеріально відповідальних осіб;

> при встановленні фактів зловживань, крадіжок або псування цінностей;

> у випадках техногенних аварій, пожежі, стихійного лиха;

> у разі ліквідації підприємства.

Для проведення інвентаризації згідно з наказом керівника на підприємстві створюють інвентаризаційну комісію. До складу комісії неодмінно входить головний бухгалтер або представник бухгалтерії. Склад комісії затверджують наказом.

6. Види інвентаризації. Відображення результатів інвентаризації в бухгалтерських документах

За повнотою охоплення засобів, коштів і розрахунків підприємства інвентаризації поділяють на:

- повні, які охоплюють усе майно і розрахунки підприємства (річна інвентаризація)

- часткові, у процесі яких роблять інвентаризацію окремих видів господарських засобів і розрахунків

За часом проведення інвентаризація буває:

1) планові, передбачаються планом поточного контролю збереженням цінностей$

2) позапланові, здійснюються в строки передбаченого плану при зміні матеріально відповідальних осіб у зв'язку із стихійним лихом, у випадку викрадання цінностей, коли необхідно терміново і раптово перевірити наявність і стан певної групи цінностей

Особливим видом планових інвентаризацій є перманентна інвентаризація, які проводяться на підприємстві безперервно за спеціальним графіком з метою запобігання недолікам і псуванню цінностей.

Результати інвентаризації оформляють типовими формами документів, затверджених статистичними органами, до такої документації відносять:

- інвентаризаційний опис

- інвентарний ярлик

- акти інвентаризації

- порівняльна відомість

- протокол інвентаризаційної комісії.

Документи, які відображають результати інвентаризації є доказом наявності і фактичного стану цінностей на певну дату, підтвердженого підписами членів інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальних осіб у зв'язку з цим при перевірці до цих документів, ставляться вимоги аналогічні до вимог первинної документації.

Тема 4. Рахунки бухгалтерського обліку і подвійний запис

1. Поняття бухгалтерського рахунку

Рахунки - це один з методів бухгалтерського обліку. Вони призначені для реєстрування змін у наявності та стані господарських засобів, джерел їх утворення, які виникають у процесі виробничо - господарської діяльності підприємств.

Рахунок - це спосіб групування, поточного обліку і контролю за наявністю і рухом майна підприємства, джерел його утворення, господарських процесів та їх результатів.

Бухгалтерський рахунок має вигляд двосторонньої таблиці: в одній фіксується збільшення, в другій - зменшення. Ліва сторона називається дебет, а права сторона - кредит. Кожен бухгалтерський рахунок має свій номер та назву, передбачені Планом рахунків. По кожному відкритому рахунку неодмінно показують початковий розмір господарських засобів чи їх джерел станом на початок звітного періоду. Цей залишок називають початковим сальдо. Періодично на рахунках підсумовують обсяги здійснених протягом місяця операцій. Ці підсумки називають оборотами. Розрізняють дебетовий оборот і кредитовий оборот. У кінці місяця визначають новий залишок з урахуванням здійснених за місяць операцій. Цей залишок називають кінцевим сальдо.

Відповідно до складових частин балансу бухгалтерські рахунки поділяють на активні, пасивні та активно - пасивні.

Активні (клас 1 - 3, 8 - 9) - відображають майно підприємства за його складом і розміщенням. Їх сальдо записують в активі бухгалтерського балансу. Початкове і кінцеве сальдо на активних рахунках записують у дебеті.

На активних рахунках дебет означає збільшення, а кредит - зменшення, на пасивних рахунках навпаки. Пасивні (клас 4 - 7) - характеризують джерела утворення господарських засобів. Їх сальдо є у пасиві бухгалтерського балансу. Початкове і кінцеве сальдо на пасивних рахунках записують у кредиті. Активно - пасивні рахунки - це рахунки, на яких сальдо може бути і в дебеті, і в кредиті. Якщо на активно - пасивному рахунку сальдо в дебеті, то його слід розмістити в активі балансу, а якщо в кредиті - то відповідно він повинен бути розміщений у пасиві балансу. Здебільшого активно - пасивними є рахунки розрахунків. Бухгалтерські записи на активних і пасивних рахунках мають спільну методологічну основу. Відкриваючи рахунок на ньому зверху над таблицею вказують найменування рахунку, записують залишок коштів на початок місяця, відображають операції протягом місяця, підсумовують оборот коштів на рахунок за місяць і виводять залишок, який переходить на наступний місяць як вступний (початковий або сальдо). Сума записів на рахунку за певний період називається оборот. Існує оборот по дебету і кредиту.

Приклад.

Залишок на початок місяця 300.

1) Надійшло коштів за поточний місяць 5000.

2) Видано коштів за поточний місяць 5200.

Залишок коштів на рахунках бухгалтерського обліку називають сальдо. Залишок на початок місяця початковим сальдо. Залишок на кінець місяця кінцевим сальдо.

В активних рахунках кінцеве сальдо виводиться так: початковий залишок по дебету + оборот по дебету - оборот по кредиту і буде кінцевий залишок по дебету.

В пасивних рахунках навпаки: початковий залишок по кредиту + оборот по кредиту - оборот по дебету і буде кінцевий залишок по кредиту.

2. За способом групування і узагальнення облікових даних бухгалтерські рахунки поділяють на синтетичні й аналітичні.

Синтетичні рахунки - це бухгалтерські рахунки, на яких облік господарської діяльності підприємств ведеться узагальнено.

Синтетичні рахунки призначені для обліку інформації про склад і рух майна підприємства, коштів, джерел їх утворення в узагальненому вигляді і в грошовому вимірнику. Облік, який здійснюють на таких рахунках, називається синтетичним обліком. Дані синтетичного обліку використовують при заповненні бухгалтерського балансу та інших форм фінансової звітності. Синтетичними рахунками є: "Основні засоби", "Виробничі запаси", "Розрахунки з підзвітними особами".

Для детальної характеристики об'єктів бухгалтерського обліку використовують аналітичні рахунки, в яких, крім грошового вимірника, застосовують натуральні і трудові вимірники. Облік, здійснюваних на підставі аналітичних рахунків, називають аналітичним обліком. Наприклад, до синтетичного рахунку "Розрахунки з підзвітними особами" відкривають аналітичні рахунки за прізвищами підзвітних осіб.

Між синтетичними й аналітичними рахунками існує нерозривний зв'язок:

- на рахунках синтетичного й аналітичного обліку сальдо розміщується на одній і тій самій частині рахунки,

- якщо дебетується (кредитується) синтетичний рахунок, то однаково дебетуються його аналітичні рахунки,

- кожну операцію на рахунках синтетичного обліку записують загальною сумою, а на відповідних аналітичних рахунках частковими сумами,

- сума залишків і оборотів по всіх аналітичних рахунках повинна дорівнювати залишку й оборотам відповідного синтетичного рахунку.

Аналітичний облік має важливе контрольне значення. Його показники використовують для складання калькуляцій на виготовлення продукції.

Крім синтетичних і аналітичних рахунків, у бухгалтерському обліку використовують субрахунки, які застосовують для додаткового групування усередині синтетичного рахунку. Вони є синтетичними рахунками другого порядку. Наприклад, синтетичний рахунок 30 "Каса" має два субрахунки 301, 302. Синтетичні рахунки називаються рахунками першого порядку, а субрахунки - рахунками другого порядку.

3. Подвійний запис

Оборотні відомості по аналітичних рахунках Різні види господарських засобів та джерел їх утворення знаходять своє відображення на окремих бухгалтерських рахунках, - відображення операцій, які відбуваються на рахунках бухгалтерського обліку, здійснюється способом подвійного запису. Суть подвійного запису заключається у тому, що кожна господарська операція у хронологічній послідовності знаходить своє відображення як мінімум на двох взаємопов'язаних бухгалтерських рахунках в одній і тій самій сумі: на одному - по дебету, на іншому - по кредиту.

Відображення кожної господарської операції на рахунках способом подвійного запису забезпечує:

повноту відображення і рівність змін по дебету одного і кредиту іншого рахунку

здійснення контролю за рухом господарських засобів і джерел їх утворення

Взаємозв'язок, який виникає при здійсненні господарських операцій між рахунками бухгалтерського обліку, називається кореспонденцією рахунків. Встановити кореспонденцію рахунків означає визначити дебет одного і кредит іншого рахунку.

Відображення господарської операції на рахунках із зазначенням відповідної суми називається бухгалтерською проводкою. В свою чергу бухгалтерські проводки поділяються на два види: