Планування проведення ревiзiй перевiрок

Реферат на тему:

«ПЛАНУВАННЯ ПРОВЕДЕННЯ РЕВІЗІЙ ПЕРЕВІРОК»

Планування контрольної роботи -- важлива умова її раціональної організації. Обгрунтоване планування забезпечує краще використання контрольно-ревізійних кадрів, робочого часу на проведення ревізій і перевірок, сприяє поліпшенню управління контрольно-ревізійними органами.

Плани складають у кожному контрольно-ревізійному органі в кінці звітного періоду на наступний рік або квартал на основі попередньої інформації про контрольно-ревізійну роботу, стану справ на підприємствах та з урахуванням необхідної черговості проведення контролю на підприємствах і деяких нормативів.

У планах передбачають перелік усіх підприємств і організацій, які підлягають ревізії, вказують відомості про попередні ревізії та перевірки, а також планові показники: ревізійний період, час і вид проведення ревізій і перевірок, виконавців. При цьому враховують, що комплексні ревізії і перевірки на підприємствах і в організаціях повинні проводитися не рідше одного разу в два роки * з обов'язковим залученням всіх необхідних спеціалістів підрозділів і служб управління сільського господарства і продовольства (комбінату, об'єднання тощо). Тривалість ревізії планують з урахуванням стану економічної діяльності, розміру і спеціалізації підприємств, періоду після останньої перевірки, але, як правило, не більше ЗО днів.

План складають виходячи з реальних можливостей кон тролера перевірити на належному рівні відповідну кількість підприємств (8--9 ревізій на рік). Певний резерв часу необхідно передбачити для здійснення непланових ревізій, тематичних перевірок за вимогою правоохоронних та вищих органів управління, а також на підготовку до ревізій і перевірок та контролю за виконанням рішень, прийнятих за результатами попередніх ревізій і перевірок, проведення семінарів, нарад, на облік і звітність по контролю.

Насамперед планують ревізії і перевірки на тих підприємствах, в яких тривалий час їх не було, є сигнал про недоліки і зловживання або заяви на проведення ревізій за проханням керівництва через неблагополучну економічну ситуацію на підприємстві.

Кожна ревізія, передбачена в плані, повинна охоплювати період, починаючи з дати закінчення попередньої і закінчуватися на перше число, незалежно від дати її початку, тобто з першого числа початку по перше число кінця ревізійного періоду. Ця вимога забезпечує принцип безперервності контролю.

План складає начальник контрольно-ревізійного апарату, затверджує керівник органу, до складу якого входить підрозділ контролю. Строки проведення контролю та його виконавці розголошенню не підлягають, Інспекції (ревізії та перевірки) повинні мати раптовий характер.

Для усунення паралелізму і дублювання строки проведення ревізій і перевірок на підвідомчих підприємствах і в організаціях узгоджують з відповідними органами й установами державного контролю (Державна контрольно-ревізійна служба, Державна податкова інспекція та ін.). Зразок плану наводиться нижче.

Можуть бути й інші варіанти планів. Зокрема, рекомендують складати річний план з поквартальною розбивкою, в якому зазначають перелік підприємств, що підлягають ревізіям і перевіркам у плановому році, відомості про попередню ревізію і квартал проведення ревізії, а в доповнення до нього -- квартальний план, де вказують дату початку і закінчення ревізії, виконавців, затрати людино-днів та ін. Доцільність такого підходу до планування контролю зумовлена тим, що напередодні планового року важко передбачити, а головне забезпечити виконання заходів по конкретних показниках (дата, виконавці тощо).

Основні плани контрольної роботи доповнюють плануванням додаткових заходів: проведення нарад, семінарів, підготовка програм, рекомендацій по проведенню ревізій та перевірок, строки проведення цих заходів та виконавців. У більшості випадків у програмах відображують лише детальний п^релік питань без зазначення строку їх перевірки І викоІ{авщВІ але вказують спосіб та порядок їх перевірки, У цьому випадку програму можуть доповнити ін-дцвідуальнш\( робочим планом перевірки господарських операцій. Програму складають на основі діючих інструкцій про пронедення ревізій і матеріалів, які вивчають у процесі підготовки до ревізій і перевірок. Складання проду-маної І чіткої програми -- один з важливих факторів підготовчої роботу д0 проведення ревізії. Особливо важливо передбачити перевірку питань, пов'язаних із змінами в законодавстві 1-а нормативних актах, новими законодавчими актами Ревізія -- це тривалий процес, який проводиться в кілька етапів: підготовка; проведення ревізійних процедур на об'єкті ревізії; систематизація матеріалів ревізії та оформлення її результатів; обговорення їх на обревізованому підприємстві; розгляд матеріалів ревізії та прийняття рішень вищестоящою організацією; контроль за виконанням прийнятих рішень за матеріалами ревізій.

Підготовку до ревізій починають із моменту затвердження плану документальної ревізії. Вона охоплює попереднє ознайомлення з матеріалами, що характеризують діяльність підприємства, яке підлягає ревізії, складання програми або робочого плану, систематизацію нових нормативних актів, підготовку макетів таблиць, відомостей та інших робочих документів по оформленню результатів ревізій.

Ревізор може одержати інформацію про дане підприємство з таких джерел: акт попередньої ревізії (перевірки); річні звіти, рішення балансової комісії при розгляді й обговоренні річного звіту; усна, письмова інформація від фахівців управління (об'єднання) -- агрономів, зооінженерів, начальника економічно-фінансового відділу та ін.; матеріали перевірок інших органів контролю, якщо налагоджена координація їх роботи і співробітництво; інформація від окремих підприємств та організацій, які мають ділові стосунки з підприємством, що підлягає ревізії; інформація з газет і журналів. Особливо важлива інформація актів попередніх ревізій і річного звіту. Ревізор звертає увагу на виявлені порушення й інші недоліки та обставини, за яких виникли порушення, робить попередній оглядовий аналіз показників звіту. На підставі цього виявляють вузькі місця, слабкі ділянки роботи підприємства і намічають напрями перевірки його виробничо-фінансової діяльності. Це дозволяє скоротити час на проведення ревізійних процедур безпосередньо на підприємстві, зосередити увагу на найважливіших питаннях, щоб забезпечити їх глибоку перевірку.

При вивченні матеріалів попередньої ревізії потрібно проаналізувати інформацію про виконання рішень згідно з наказом, листом, лостановою, одержаною від підприємства, щоб перевірити її достовірність на місці.

У період підготовки до ревізії доцільно систематизувати нові.положення законодавства та зміни в ньому, інструкціях та інших нормативних актах, щоб перевірити проінформованїсть про, них на підприємстві та правильність застосування цих нових положень. Потрібно також ознайомитись із службовим листуванням, вказівками і розпорядженнями вищих органів управління, звернути увагу на наявність заяв, доповідних записок, скарг та інших сигналів про недоліки і правопорушення на підприємстві. Замітки про зібрану інформацію потрібно нагромаджувати в спеціальному робочому зошиті. При призначенні комплексних ревізій до них готуються всі члени ревізійної бригади (групи).

На основі зібраних даних і одержаних завдань по перевірці конкретних ділянок роботи керівництво вищим органом управління складає програму і робочий план ревізії. Останній включає перелік ревізійних операцій (процедур), які потрібно виконати, в хронологічному порядку, прийоми і способи їх виконання та виконавців.

Доцільно заготовити макети робочих таблиць, проміжних актів, відомостей для оформлення результатів ревізії для скорочення часу на цю роботу на підприємстві. Крім того, вдало розроблені таблиці, відомості, в яких закладено алгоритм розрахунків певних показників та їх зіставлення, полегшують роботу на об'єкті ревізії, несуть навантаження програмованого забезпечення контролю, є доброю допомогою для молодших і менш досвідчених контролерів. Підготовчий період завершується інструктажем і обміном пропозиціями всіх членів ревізійної бригади перед виїздом на об'єкт ревізії. Інструктаж проводить'начальник ревізійного відділу, керівник ревізійної бригади, головний бухгалтер, в окремих випадках -- керівник управління, об'єднання. Від якості підготовчої роботи значною мірою залежить ефективність ревізії. Цей етап -- один з важливих елементів наукової організації праці.

Призначення ревізії і перевірки оформляють наказом або розпорядженням керівника відповідного органу управління, в якому вказують вид ревізії, назву підприємства, період, за який необхідно перевірити виробничо-фінансову діяльність, прізвище та ініціали керівника та всіх членів ревізійної групи, строк проведення та подання матеріалів ревізій, кількість днів на перевірку кожному члену ревізійної групи. На основі наказу кожному з них виписують командировочне посвідчення із зазначенням місця, мети і строку відрядження. Керівнику ревізійної бригади вручають програму ревізії, копію наказу або виписку з наказу про проведення ревізії.

Прибувши на об'єкт ревізії (підприємство), керівник ревізійної групи пред'являє керівнику наказ про проведення ревізії. Керівник викликає головного бухгалтера та інших головних спеціалістів і керівників відповідних служб і проводить коротку нараду, на якій повідомляє про мету і завдання ревізії, дає відповідні розпорядження спеціалістам щодо участі в організації та проведенні ревізії на окремих ділянках, підготовки необхідної інформації тощо. Після цього члени ревізійної групи приступають до ревізії на своїх ділянках відповідно до програми.

На дошці оголошень або іншими засобами (по радіо, через керівників підрозділів) повідомляють про строки проведення ревізії та основне робоче місце ревізійної бригади. Одночасно вивішують скриньку для пропозицій і повідомлень працівників даного підприємства.

Зразу ж проводять інвентаризацію каси. В перші дні ревізії доцільно здійснити інвентаризацію і всіх інших матеріальних цінностей та худоби. До інвентаризації, яку проводять під керівництвом контролерів, залучають бухгалтерів та інших працівників, а також ревізійну комісію підприємства.

На початку ревізії роблять загальне обстеження підприємства: оглядають поля, ферми, підсобні цехи, сховища і склади матеріальних цінностей, гаражі, ангари та інші'місця зберігання сільськогосподарської техніки, будівельні майданчики, розміщення і склад виробничих підрозділів, з'ясовують, які форми організації праці й управління застосовують на даному підприємстві та ін. У результаті одержують загальну уяву про стан справ на підприємстві, уточнюють програму і завдання перевірки та загальний обсяг ревізійної роботи. Після цього приступають до ревізії програмних питань. Особливо складною і трудомісткою є перевірка документів, яку можна здійснювати у хронологічному, систематизованому, комбінованому порядку.

Хронологічна перевірка передбачає дослідження документів у послідовності, в якій вони підшиті, тобто за кожний місяць перевіряють всі документи: касові, банківські, по руху матеріальних цінностей та ін. Такий порядок перевірки рекомендують на невеликих підприємствах з незначною кількістю операцій.

Систематизовану перевірку здійснюють за однорідними операціями, згрупованими за економічною ознакою. Наприклад, за весь період, що підлягає ревізії, перевіряють всі касові документи, потім банківські і т. д. Такий порядок ви

вчення документів більш ефективний, ніж хронологічний, бо дозволяє зосередити увагу на певній ділянці роботи, що виконувалася протягом тривалого періоду, і виявити тенденції та типові відхилення. Тому систематизована перевірка використовується найчастіше,

Комбінований порядок дослідження документів передбачає поєднання хронологічного і систематизованого способу, використовуючи переваги кожного з них. Тому найефективніша комбінована перевірка, в основу якої покладено систематизований принцип. Вона зумовлена необхідністю зіставлення взаємопов'язаних операцій і дослідження їх у взаємозв'язку. Наприклад, вивчаючи касові операції, виникає потреба в залученні документів по розрахунках з підзвітними особами, по реалізації продукції, робіт та послуг за готівку тощо.

Важливий організаційний момент -- встановлення послідовності перевірки документів, яка зумовлена черговістю виконання відповідних господарських операцій і взаємозв'язком документів. Тому послідовність перевірки документальних джерел повинна бути такою, при якій кожний наступний етап випливає з попереднього, Наприклад, після ревізії коштів доцільно переходити до ревізії розрахункових операцій, а після цього -- до реьізії матеріальних цінностей, оскільки дані операції тісно взаємопов'язані.

При перевірці відповідних господарських операцій також .важливо дотримуватися певної послідовності, зумовленої порядком формування інформації, починаючи з відображення її в первинних документах і закінчуючи звітністю. З урахуванням цього можна перевіряти документи за принципом «від документа до регістра» або «від регістра до документа», тобто від часткового до загального, або навпаки.'Вибір підходу в основному залежить від виду господарських операцій. Однак перевагу надають принципу «від загального до часткового». Цей вибір грунтується також на вибірковому способі перевірки документів, який є основним у ревізійній практиці. Наприклад, всі розрахункові операції доцільно починати з дослідження динаміки заборгованості в бухгалтерських регістрах за певний період. Виявивши організації або підприємства, які порушують розрахункову дисципліну, перевіряють первинні документи, враховуючи принцип суттєвості (матеріальності). Аналізуючи рух коштів по особових рахунках підзвітних осіб у журналі-ордері № 7 або в машинограмі, також можна виявити чимало порушень (видача коштів у підзвіт при наявності заборгованості підзвітної особи, наявність простроченої заборгованості, видача в підзвіт великих сум на придбання матеріальних цінностей, переавансування тощо), що беруть до уваги при виборі перевірки авансових звітів конкретних осіб. При перевірці виробництва, реалізації продукції слід починати з економічного аналізу, а потім переходити до перевірки записів у бухгалтерських регістрах, первинних документах по конкретних видах виробництва та реалізації продукції, рівень економічних показників якої низький або підлягає сумніву.

Оскільки касові і банківські операції згідно з Інструкцією потрібно перевіряти суцільним способом, то їх можна перевіряти за принципом «від документа до регістра». Вибір підходу залежить також від конкретних завдань і ревізійної ситуації на місці. У будь-якому випадку потрібно широко використовувати наскрізну перевірку господарських операцій, враховуючи, що викривлення інформації, приховування порушень може здійснюватися на всіх етапах її формування, починаючи з первинних документів і закінчуючи бухгалтерськими регістрами і звітністю.

Згідно з Інструкцією про проведення ревізій суцільним способом перевіряють всі документи і бухгалтерські реєстри по касових, банківських операціях і розрахунках з підзвітними особами. Вибірковій перевірці, як правило, підлягають всі інші господарські операції. Кількість документів, період, за який вони оформлені, встановлюють самі ревізори на місці. Однак для перевірки певних господарських операцій використовують документи періоду, найбільш характерного для цього роду операцій. Наприклад, перевірку операцій по оприбуткуванню продукції від урожаю логічно проводити за місяці її масового збирання (у липні-- вересні), виконання ремонтних робіт -- в осінньо-зимовий період і т, п. Розрахункові операції доцільно перевіряти за кожний останній місяць звітного кварталу. Найглибше слід перевірити господарські операції за останній місяць року, оскільки в грудні виконується така відповідальна робота, як інвентаризація, закриття рахунків, калькулювання собівартості продукції, складання річного звіту. При виявленні серйозних порушень і зловживать на окремих ділянках виробничо-фінансової діяльності проводять перевірку документів суцільним способом. Його ж використовують при наявності сигналів, заяв і скарг на конкретних матеріально відповідальних або службових осіб.

Таким чином, в основу вибіркового способу кладуть принцип суттєвості (матеріальності), суть якого полягає в тому, що насамперед зважають на такі факти, які визначають оцінку певних ділянок роботи або від яких залежить стан справ у конкретному випадку.

При перевірці документів використовують різні прийоми і способи в їх оптимальному поєднанні. Раціональна організація проведення ревізій визначається також широким застосуванням технічних засобів і особливо машинолічильної техніки, про що детальніше викладено вище.

Спеціалісти у складі ревізійної бригади при проведенні комплексної ревізії основну увагу звертають на перевірку організації і технології виробництва по галузях.

При організації економічного контролю потрібно враховувати особливості проведення ревізій і перевірок в умовах машинної обробки економічної інформації, яка набула значного поширення. Багато підприємств при плануванні й обліку використовують електронно-обчислювальні машини (ЕОМ) у централізованому порядку або персональні комп'ютери (ПЕОМ) безпосередньо на підприємствах. Тому в контролерів з'являється ряд нових функцій: вивчення діючої на підприємстві системи механізації та автоматизації планово-облікових робіт, перевірка правильності машинних носіїв інформації, забезпечення їх внутрішньогосподарського контролю та ін. Все це вимагає від контролерів спеціальної підготовки в освоєнні техніки експлуатації ЕОМ>,,і ПЕОМ, знання особливостей формування і використання інформації в умовах механізації та автоматизації обліку і звітності.

При проведенні ревізії (перевірки) на підприємствах, де запроваджена механізація обліку, контролеру необхідно вивчити: види обчислювальної техніки, яка використовується; програмне забезпечення; робочий кодифікатор облікових номенклатур; форму механізованої обробки економічної інформації та експлуатації техніки користувачами (індивідуальна, групова); порядок підготовки і передачі документів на механізовану обробку; види і зміст машинограм та ін. Особливу увагу контролер звертає на ефективність застосування способів контролю за правильністю складання і обробки інформації на різних етапах, починаючи з оформлення первинних документів і закінчуючи машинограмами. При механізації обліку помилки виникають через непристосованість окремих форм первинних документів до вимог механізації, неправильне оформлення документів, недостатній контроль за виконанням окремих операцій, порушення технологічних вимог експлуатації машин, навмисне викривлення інформації, неправильне шифрування документів, пропуск окремих документів, неправильне складання програм та ін. Конкретні причини помилок контролер з'ясовує під час ревізії чи перевірки, одночасно з'ясовуючи, які профілактичні заходи вживалися по запобіганню помилкам і притягненню винних до відповідальності.

Контролери визначають порядок приймання перзиннпх документів від структурних підрозділів, дотримання графіку документообігу, здійснення бухгалтерією контролю за правильністю шифрування документів посадовими особами, правильність комплектування документів у пачки, своєчасність їх передавання на механізовану обробку.

При перевірці діючого порядку передачі первинних документів на машинну обробку виявляють канали і умови можливого повторного використання одного й того ж документа з метою привласнення коштів і матеріальних цінностей. Для попередження цього на всіх первинних документах після машинної обробки повинен бути штамп, або відповідна .відмітка, тобто застосовуватися спеціальна система гашення відпрацьованих документів. Контроль формування машинограм полягає у з'ясуванні правильності їх оформлення (наявність заголовків машинограм, штампів і підписів операторів, контролерів обчислювального центру). Далі перевіряють відповідність окремих машинограм первинним документам. Особливо ретельному контролю підлягають машинограми, в яких є виправлення помилок. Аналізують правильність кореспонденції рахунків і проводять взаємну звірку машинограм синтетичних і аналітичних рахунків.

На всіх етапах технологічного процесу машинної обробки економічної інформації перевіряють наявність контролю за виявленням помилок згідно з проектом механізації обліку. Для перевірки роботи комп'ютерних систем і вірогідності інформації машинограм за програмою машинної обробки документів виготовляють окремі машинограми в дублюючому режимі. Нарешті контролери перевіряють забезпечення збереження інформації в системі обробки даних, тобто організаційні заходи (система паролю), які призначені для виключення можливого несанкціонованого доступу до інформаційних масивів з метою знищення окремих даних або введення безпідставно додаткової інформації і таким чином викривлення її в корисливих цілях.

«ПРИЙНЯТТЯ РІШЕНЬ ЗА РЕЗУЛЬТАТАМИ РЕВІЗІЙ І ПЕРЕВІРОК ТА КОНТРОЛЬ ЗА ЇХ ВИКОНАННЯМ»

Рішення за результатами ревізій і перевірок приймають безпосередньо на підприємстві, а після їх закінчення -- в органі управління, який призначив ревізію. У міру виявлення порушень і недоліків у виробничо-фінансовій діяльності контролери інформують про них керівника підприємства .для оперативного прийняття рішень по відшкодуванню матеріального збитку, звільнення з посад тих працівників, які припустили особливо серйозні порушення або зловживання, а також для вжиття необхідних заходів по усуненню виявлених недоліків на різних ділянках виробничої діяльності. Крім того, контролери в процесі перевірки можуть вимагати від конкретних -осіб підприємства відшкодування матеріального збитку, виявленого при інвентаризації каси, матеріальних цінностей тощо, налагодження обліку згідно з діючим порядком, складського господарства, організації охорони праці і техніки безпеки, зберігання сільськогосподарської техніки, усунення порушень правил експлуатації техніки, зооветеринарного обслуговування тварин та ін.

Контролери повинні ставити перед собою мету якомога повніше реалізувати матеріали ревізій безпосередньо в ході ревізій підприємства.

Після завершення ревізійних процедур і перевірки всіх програмних питань контролери готують на основі акта ревізії інформацію про основні та найсуттєвіші факти порушень і недоліків, а також про розроблені разом із спеціалістами підприємства заходи по їх усуненню. Дану інформацію виносять для обговорення на виробничій нараді, розширеному засіданні правління сільськогосподарського підприємства, зборів трудових колективів. За результатами обговорення виносять відповідні рішення, які оформляють протоколом з додатком у необхідних випадках переліку заходів, які підлягають виконанню. Копію протоколу доцільно додати до акта ревізії, щоб потім перевірити виконання прийнятих рішень і розроблених заходів.

Якщо в процесі ревізії або перевірки зливживання і порушення кримінального характеру (зозкрадання майна, зловживання службовим становищем тощо), справу передають правоохоронним органам. Встановлені факти зловживань оформляють проміжними актами, які разом із заявою (листом) на адресу правоохоронних органів, вилученими із справ документами або їх копіями, поясненнями винних осіб, висновком контролера про ці пояснення направляють правоохоронним органам. Матеріали передають, як правило, ті органи управління, які призначили ревізію, але це можуть зробити і безпосередньо контролери з відома керівника органу управління або навіть сам керівник обревізованого підприємства.

Оскільки контролерам не завжди вдається домогтися відшкодування матеріального збитку та усунення інших недоліків під час ревізії на підприємстві, то на основі акта ревізії рішення приймає та організація, що призначила ревізію, у формі листа, розпорядження, наказу, постанови, передачі справ у правоохоронні органи. Рішення готують працівники контрольно-ревізійного апарату і галузеві спеціалісти, а остаточне рішення приймає керівник,

Лист направляють колективним сільськогосподарським підприємствам, а державним у тому випадку, якщо порушення є незначним і має індивідуальний характер. У листах вказують перелік основних недоліків, виявлених під час ревізій, та заходи щодо їх усунення в обревізованих підприємствах. Лист адресують на ім'я керівника і головного бухгалтера.

Розпорядження на відміну від листа є розпорядчим документом і містить заходи, обов'язкові до виконання. Розпорядження видає керівник органу управління, що призначав ревізію на підприємстві, і воно прирівнюється до наказу. В констатуючій частині відображують у стислій формі суть основних недоліків і порушень, а в розпорядчій -- обов'язкові до виконання заходи.

Основною формою прийняття рішень за результатами ревізії є наказ. Він також складається з констатуючої та наказної частини. В останній дається вказівка керівництву обревізованого підприємства усунути недоліки, притягти винних осіб до дисциплінарної, адміністративної чи матеріальної відповідальності, вжити необхідних організаційних заходів щодо поліпшення обліку, внутрішньогосподарського контролю і конкретних ділянок виробничо-фінансової діяльності. По кожному пункту наказу зазначають строки і відповідальних за виконання розроблених заходів, а також порядок контролю за їх виконанням, Наказ можуть направляти не тільки на обревізоване підприємство, айв усі інші підприємства, підпорядковані даному відомству, з метою профілактики, попередження і своєчасного усунення однотипних недоліків.

Постанову приймають колегіальні органи управління: колегії, ради, президії міністерств і відомств. У постанові відображують результати всебічного обговорення і детального аналізу найбільш серйозних і типових порушень у підпорядкованих органах, підприємствах, радикальні заходи та основні напрями і завдання поліпшення організації контрольно-ревізійної роботи.

Рішення про передачу матеріалів ревізії правоохоронним органам вищі органи управління приймають після закінчення ревізії, якщо в акті ревізії відображені такі факти порушень і зловживань, які тягнуть за собою кримінальну відповідальність.

Рішення за результатами ревізії повинне бути прийняте не пізніше двотижневого строку. Відповідальність за прийняття рішень по акту ревізії несе керівник організації, яка її проводить. Він має право визначати міру відповідальності, приймати остаточну редакцію наказу (листа) за результатами ревізій. Підготовкою проекта наказу (листа) займаються працівники контрольно-ревізійного апарату із залученням галузевих спеціалістів під керівництвом керівника ревізійної групи.

У наказі, розпорядженні чи листі зазначається строк, в який обревізоване підприємство зобов'язане подати інформацію про виконання прийнятих рішень. З цього моменту починається контроль за виконанням розроблених заходів і відшкодуванням матеріального збитку. Головна відповідальність за його здійснення покладається на керівника обревізованого підприємства. Вищий орган управління контролює виконання рішень у різних формах: шляхом письмових запитів; в оперативному порядку через технічні засоби зв'язку (телефон, телетайп); при відрядженнях працівників апарату управління на підвідомчі підприємства з додатковим завданням по перевірці окремих питань по акту ревізії; призначенням спеціальної (тематичної) перевірки у разі виявлення особливо серйозних порушень, усунення яких є обов'язковим, з поданням довідки про результати перевірки; розгляду на балансових комісіях, які проводять за результатами квартальних і річних звітів, паралельно з -іншими питаннями; при наступній ревізії обов'язково проводять перевірку по матеріалах попередньої. В апараті економічного контролю ведуть журнал обліку ревізій і перевірок, в якому є спеціальні графи для відміток про дату по рації) і в хронологічному порядку, нагромаджуючи цю інформацію за конкретний рік (1994, 1995 р. і т. д.); реєструвати законодавчі і нормативні акти в спеціальному журналі, де вказувати зміни в них із зазначенням дати і характеру змін. Це забезпечить високу швидкість пошуку необхідної інформації, контроль за змінами в законодавстві, проінформованість з найновіших положень законодавчих актів, їх збереження, виключення втрат інформаційних джерел. Важливо також забезпечити своєчасність і повноту передавання інформації виконавцям, тиражування основних нормативних актів, а також контроль за цим процесом (вручають нормативні акти кожному контролеру під розписку в спеціальному журналі), У великих контрольно-ревізійних підрозділах збирання, формування, передавання і обробку інформації покладають на окрему особу.

Перспективним напрямом вдосконалення інформаційного забезпечення є комп'ютеризація, формування банку даних та його використання.

Окремий масив інформації формують з планів контрольно-ревізійної роботи: річних, квартальних, які є важливим засобом організації контрольного процесу. Плани брошуруються в окремі папки і зберігають постійно в справах контрольно-ревізійного апарату.

Основним інформаційним банком є матеріали ревізій і перевірок. До них належать: акти ревізій, довідки перевірок, проміжні акти, копії документів, письмові пояснення посадових і матеріально відповідальних осіб, довідки експертиз і лабораторних аналізів, копії письмових запитів, робочі записи ревізорів та ін. Тут же рекомендують зберігати копії рішень, прийнятих за результатами ревізій і перевірок, та інформацію про їх виконання.

На основі цієї інформації контролюють обгрунтованість прийнятих рішень та їх виконання, готуються до проведення наступних ревізій і перевірок, аналізують контрольну і господарську діяльність, а результати використовують для управління. Матеріали ревізій і перевірок брошурують у папки за роками, тобто в хронологічному порядку, які зберігаються постійно. Службове листування з питань контрольно-ревізійної роботи систематизується в окрему групу інформації, до якої належить листування контрольно-ревізійного органу з іншими організаціями та установами, накази, рекомендаційні листи, розпорядження тощо.

Книгу протоколів ведуть для записів короткого змісту питань, винесених на обговорення засідань ревізійних комісій або нарад штатних контрольно-ревізійних органів.

В окремих папках підшивають заяви і скарги працівників підприємств і організацій та матеріали (відповіді) за результатами їх розгляду.

У журналі реєстрації вхідної і вихідної кореспонденції в хронологічному порядку відображують всю кореспонденцію, яка надходить у відповідний контрольно-ревізійний апарат і яку відсилають для відповідей, запитів за конкретною адресою.

Ревізійні комісії підприємств і організацій звітуються перед зборами уповноважених трудових колективів про проведену роботу і наслідки ревізій і перевірок виробничо-фінансової діяльності. Ревізійні комісії, а також аудиторські фірми дають остаточний висновок по річному звіту для підтвердження достовірності звітної інформації і ліквідності підприємств.

Звіти й остаточні висновки ревізійних комісій і аудиторів по річному звіту розглядаються на засіданнях комісій і затверджуються зборами уповноважених. У цих документах міститься важлива інформація про підсумки виробничо-фінансової діяльності підприємств за звітний рік, виявлені факти непродуктивних витрат, порушень, безгосподарності тощо та пропозиції по усуненню недоліків, у тому числі і в організації контрольно-ревізійної роботи та окремих членів ревізійних комісій.

Вищенаведене свідчить, що контрольно-ревізійні органи потребують різнобічної інформації, яку використовують для управління підпорядкованими підприємствами відповідні міністерства, управління, об'єднання, з одного боку, і для управління безпосередньо контрольно-ревізійною роботою -- з другого.

Важливою умовою успішного вирішення зазначених завдань є вдосконалення інформаційного забезпечення, скорочення затрат часу і коштів на нього. Це стосується насамперед документації по оформленню результатів ревізій і перевірок -- основного блоку інформаційної підсистеми контролю.

Акти ревізій сільськогосподарських підприємств складають у довільній формі, хоча з дотриманням певних правил їх складання. В багатьох випадках вони містять несуттєву, другорядну інформацію, перевантажені зайвими відомостями неконкретного характеру з недостатньо обгрунтованими висновками тощо. Це негативно впливає на оперативність і дієвість контрольно-ревізійної роботи та на її ефективність у цілому.

Основний напрям удосконалення оформлення матеріалів ревізії -- уніфікація і стандартизація документації, яка використовується в контрольно-ревізійній роботі, ТакийДосвід набутий у державних контрольно-ревізійних органах, зокрема Державній контрольно-ревізійній службі, у відділах Пенсійного фонду, банках та інших інспекціях. Наприклад, в усіх розрахункових документах по платежах у бюджет, дакі подаються в податкову інспекцію, є реквізити: за даними платника, за даними податкової інспекції; акти перевірки утримань податків із заробітної плати типової форми містять всі необхідні реквізити (так званий алгоритм перевірки). Подібні акти типової форми використовують банки, органи соціального страхування і забезпечення,

На оформлення таких документів різко скорочуються затрати часу, полегшується сама перевірка, оскільки ці докум'енти містять, так би мовити, програму, алгоритм перевірки.

У зв'язку з багатогалузевим характером сільськогосподарського виробництва важко запрограмувати і алгоритмізувати всі сторони перевірки діяльності сільськогосподарських підприємств, але по багатьох питаннях елементи уніфікації і стандартизації документів використовувати можна і потрібно, їх доцільно використовувати насамперед при оформленні результатів перевірки договірних зобов'язань та всіх інших розрахункових операцій (розрахунки з підзвітними особами, фінансовою системою та ін.). збереження матеріальних цінностей (акти інвентаризації, порівняльні відомості тощо), виконання планів і т. д.

*Уніфікація і стандартизація контрольної документації дозволить вирішити такі завдання: скоротити види документів, визначивши коло документації та інформації, необхідної для економічного контролю; виключити непотрібну і зайву інформацію; забезпечити дотримання чіткої регламентації проведення ревізій і перевірок; полегшити розгляд та прийняття рішень за наслідками перевірок; розвантажити виконавців контролю від технічних операцій; підвищити культуру документального оформлення; полегшити обробку інформації з економічного контролю і проведенню аналізу цієї інформації; впроваджувати механізовану обробку документації.

Принцип програмно-методичного забезпечення закладений в багатьох інформаційних підсистемах: в обліку -- в журналах-ордерах, пергинних і зведених документах; у плануванні -- в формах і таблицях планів економічного і соціального розвитку, госпрозрахункових завданнях тощо; в аналізі -- в аналітичних таблицях та ін. Цей принцип важливо використовувати і в контрольно-ревізійній роботі. Основним прийомом контролю є зіставлення, але проблема полягає у знанні, що з чим потрібно зіставити, як зістави ти. Дану проблему можуть вирішити висококваліфіковані спеціалісти, розробивши контрольно-аналітичні таблиці. По контролю за виконанням договірних взаємовідносин такі таблиці розроблені і рекомендовані для системи агропромислового комплексу.

Як уже зазначалося, потребує вдосконалення звітність про контрольно-ревізійну роботу. В ній закладені показники, які орієнтують головним чином на виявлення матеріального збитку та його відшкодування. Це звужує можливості контролю і недостатньо стимулює працівників цієї служби до розробки пропозицій і рекомендацій з різних питань виробничо-фінансової діяльності. Тому насамперед потрібно розширити і доповнити систему показниками, які характеризують ефективність економічного контролю: сума економії коштів за рахунок оптимізації планових завдань, норм, скорочення витрат у зв'язку з ліквідацією зайвих ланок в управлінській системі, штатних одиниць тощо за пропозиціями контролерів; кількість внесених пропозицій по вдосконаленню функцій управління, планування, обліку, економічного аналізу та економічний ефект від них; сума повернутих коштів обслуговуючими, заготівельними організаціями по виявлених приписках і обрахунках та ін. Одночасно потрібно розробити систему показників, що характеризують обсяг роботи контролерів та її ефективність (навантаження на одного контролера по перевірці підприємств, затрати часу на одне підприємство, розмір виявленого матеріального збитку з розрахунку на одне підприємство, його відшкодування). Це дозволило б вдосконалити систему оплати праці і матеріального стимулювання контролерів, краще контролювати виконання планових завдань по контрольно-ревізійній роботі. Становлення аудиторської діяльності пов'язане з розвитком ринкових відносин, реформуванням власності в колективну і приватну, формуванням ринкових економічних структур, появою широкого кола внутрішніх і зовнішніх користувачів інформації про ділову активність підприємств. Виникнення акціонерних, орендних, кооперативних, спільних підприємств, комерційних банків, страхових компаній зумовили необхідність проведення незалежного фінансового контролю -- аудиту.

Аудит Походить від латинського аисііо, що означає-слу-хати (.він слухає). У класичному розумінні цього слова -- це незалежний фінансовий контроль, який здійснюють спеціальні аудиторські фірми або окремі дипломовані аудитори на платних засадах.

Перші аудиторські організації з'явились ще у 1987 р. (акціонерне товариство «Інаудит») для контролю спільних підприємств, оскільки зарубіжні партнери вимагали об'єктивної інформації про достовірність бухгалтерської звітності спільних підприємств, що могла надати лише незалежна стороння аудиторська організація.

У країнах з розвинутою ринковою економікою аудит виник понад 200 років тому і пройшов три стадії: на першій стадії він полягав у перевірці і підтвердженні достовірності бухгалтерських документів і звітності; на другій --- аудит стає системним, крім першої функції, наголос почали робити на підвищенні ефективності системи управління і внутрішнього контролю, аудиторські фірми більше уваги приділяли консультаційній діяльності, ніж безпосередньо аудиторським перевіркам; на третій -- орієнтація спрямована на можливий ризик при проведенні перевірок і консультаційної діяльності, попередження і уникнення ризику. Особливе значення ризику аудиту пояснюється не тільки можливостями втрати аудиторами репутації та клієнта, а й великими штрафами (до сотні тисяч доларів) у випадках неправильного висновку або недобросовісності аудитора, внаслідок чого фірмі-клієнту наноситься матеріальний збиток. Наприклад, у ФРН з аудитора для відшкодування збитку може бути стягнуто 500 тис. марок.

"Вивчаючи і враховуючи світовий досвід аудиторської діяльності, при формуванні аудиторської служби в Україні потрібно взяти за основу принцип не лише перевіряти достовірність і законність фінансової звітності і виявляти порушення та недоліки, а й надавати консультації, поради з різних питань законодавства про оподаткування та фінансової політики, організації і ведення обліку, захищати інтереси власника і всіляко сприяти підвищенню ефективності підприємницької діяльності.

Аудиторська діяльність регулюється Законом України про аудиторську діяльність від 22 квітня 1993 р., який визначає правові засади здійснення такої діяльності в Україні і спрямований на створення незалежного'фінансового контролю з метою захисту інтересів власника. У Законі дається визначення аудиту: аудит -- це перевірка публічної бухгалтерської звітності, обліку, первинних документів та іншої інформації щодо фінансово-господарської діяльностісуб'єктів господарювання з метою визначення достовірності їх звітності, обліку, його повноти і відповідності чинному законодавству та встановленим нормативам.

Аудиторська діяльність регулюється й іншими законодавчими і нормативними актами України по відповідних напрямах виробничо-фінансової діяжйоеті. У випадках, якщо міжнародним договором, в якому бере участь Україна, встановлено інші правила, ніж ті, Ідо містить Закон про аудиторську діяльність, то застосовуються правила міжнародного договору.

Зміст і завдання аудиторської діяльності включають: організаційне та методичне забезпечення аудиту; практичне виконання аудиторських перевірок (аудит); аудиторські послуги, пов'язані з проведенням аудиту --* експертизи, консультації з питань бухгалтерського обліку, звітності, оподаткування, аналізу фінансово-господарської діяльності та інших видів економіко-правового забезпечення підприємницької діяльності фізичних та юридичних осіб (налагодження обліку, складання звітності, впровадження комп'ютеризації обліку та управління, наукових розробок з питань приватизації і роздержавлення, нових форм і методів управління і господарювання та ін.); освітня діяльність (проведення семінарів, організація курсового навчання, підготовка аудиторських кадрів у спеціальних школах тощо).

Багато консультацій надають з питань приватизації (оцінка май-на, об'єкти приватизації, персоніфікація власності та ін.); методів аналізу й оцінки діяльності підприємств з погляду інвестиційного ризику; якості цінних паперів; економіко-математичних методів прогнозування і моделювання економічної ситуації підприємства у співвідношенні з курсом цінних паперів.

Таким чином, аудиторська діяльність -- поняття більш широке, ніж аудит, власне перевірка. Це потрібно враховувати при оформленні засновницьких документів (договору і статуту) при створенні аудиторської фірми.

Аудиторські перевірки покликані активно сприяти збільшенню грошових нагромаджень; раціональному і економному використанню матеріальних, трудових і фінансових ресурсів; поліпшенню організації обліку, внутрішньогосподарського контролю; дотриманню законності фінансових операцій; збереженню коштів і майна; попередженню непродуктивних витрат у вигляді штрафів, пені, неустойок та інших стягнень за порушення законодавства і нормативних актів. Важливим завданням аудиту є проведення експертиз стратегії економічної політикиВиконаний наведених завдань покладається на аудитора і аудиторські фірми. Аудитором може бути громадянин України, який має кваліфікаційний сертифікат про право на заняття аудиторською діяльністю на території України індивідуально або в складі аудиторської фірми. Аудитори мають право створювати аудиторські фірми, об'єдьуватись у спілки. Для здійснення аудиторської діяльності аудитор повинен на підставі чинного сертифікату одержати ліцензію в Аудиторській палаті. Аудиторам забороняється безпосередньо займатися торговельною, посередницькою та виробничою діяльністю, що не виключає їх права одержувати дивіденди від акцій на доходи від інших корпоративних прав. Аудитором не може бути особа, яка має судимість за корисливі злочини.

Сертифікація (визначення кваліфікаційної придатності) аудиторів здійснюється Аудиторською палатою України. Право на одержання сертифікату мають громадяни України, які здобули вищу освіту, певні знання з питань аудиту та мають досвід роботи не менше трьох років підряд на посадах аудитора, ревізора, бухгалтера, юриста, фінансиста або економіста і склали успішно іспит. Особи, які не склали іспиту, мають право на повторну його здачу не раніше, ніж через рік після прийняття рішення Аудиторською палатою. Строк чинності сертифікату не може перевищувати п'яти років.

Ліцензія (дозвіл) на заняття аудиторською діяльністю видається Аудиторською палатою України строком на п'ять років окремим аудиторам або аудиторським фірмам після державної реєстрації як суб'єктів підприємницької діяльності. Клопотання про одержання ліцензії подається до Аудиторської палати України: За видачу ліцензії встановлена плата у розмірі п'яти мінімальних заробітних плат, яка спрямовується до державного бюджету.

Аудиторська фірма -- це організація, яка має ліцензію на право здійснення аудиторської діяльності на території України і займається виключно наданням аудиторських послуг. Такі фірми можуть створюватися на основі будь-яких форм власності. До їх складу можуть залучатися спеціалісти, які не є аудиторами, але загальна частка серед засновників (учасників, акціонерів) цих осіб у статутному фонді не може перевищувати ЗО %. Аудиторська фірма має право на існування, якщо у ній працює хоча б один аудитор, її керівником може бути тільки дипломований аудитор. Плата за аудиторські послуги визначається в договорі між аудиторською фірмою і клієнтом (підприємством, фірмою, комерційним банком тощо). Прибуток (доход) від аудиторської діяльності оподатковується згідно з чиннкм законодавством. Витрати на проведення аудиту відносяться на собівартість продукції, робіт та послуг.

«РИНОК АУДИТОРСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ ТА ВИДИ АУДИТУ»

Аудит може проводитися з ініціативи підприємств і організацій на добровільних засадах та в обов'язковому порядку, тобто він може бути добровільним і обов'язковим. Згідно із Законом про аудиторську діяльність -проведення аудиту є обов'язковим для:

підтвердження достовірності та повноти річного балансу і звітності комерційних банків, фондів, бірж, компаній, підприємств, кооперативів, товариств та інших суб'єктів господарювання незалежно від форми власності та виду діяльності, звітність яких офіційно оголошується;

перевірки фінансового стану засновників комерційних банків, підприємств з іноземними інвестиціями, акціонерних товариств, холдингових компаній, інвестиційних фондів, довірчих товариств та інших фінансових посередників; емітентів цінних паперів; державних підприємств при здачі в оренду цілісних майнових комплексів, приватизації, корпоратизації та інших змінах форм власності; порушення питання про визначення неплатоспроможним або банкрутом, а також в інших випадках, передбачених законами України.

Не підлягають обов'язковому аудиту установи та організації', що повністю утримуються за рахунок бюджету і не займаються підприємницькою діяльністю, а мкож підприємства з річним господарським оборотом у розмірі не більш як двісті мінімальних заробітних шґат.

Аудиторські перевірки не виключають здійснення державними податковими інспекціями контролю за дотриманням податкового законодавства та виконання контрольних * функцій іншими суб'єктами, .уповноваженими на це законами України.

Щодо інших аудиторських послуг, то вони виконуються на добровільних засадах з ініціативи будь-яких підприємств і організацій. Аудиторські фірми можуть виконувати замовлення на проведення ревізій і перевіро" правоохоронних органів.

Крім зовнішнього аудиту, може бути організований внутрішній. Така практика поширена в багатьох зарубіжних країнах. Внутрішні аудитори розцінюються як консультанти з питань. На підприємстві створюють спеціальну службу або вводять посаду аудитора. Необхідність внутрішнього аудиту пов'язана р аналізом функцій управлінських структур. Потреба в такому аудиті виникає тому, що вища ланка керівництва ке займається контролем повсякденної діяльності підприємства і потребує інформації про цю діяльність, яка збирається на нижчих рівнях управління, або для підтвердження достовірності звітності менеджерів нижчого рівня.

Внутрішній аудит може розглядатись як діяльність, причетна до управлінського контролю, яка є невід'ємною частиною системи управління. Характер і масштаби можуть бути різними, але в цілому акцент нині переміщується з виконуваної раніше в основному захисної функції (забезпечення збереження активів) до розширення сфери діяльності, спрямованої на оцінку якості інформації як основи для прийняття управлінських рішень. Клієнтами внутрішнього аудиту є: рада директорів компанії, адміністрація підприємства, головні спеціалісти, менеджери-фінансисти та ін. Внутрішні аудитори виконують функції консультантів з питань управління і економічної політики підприємства (фірми). Крім ревізії документів, вони здійснюють перевірку дотримання адміністративного порядку, виконання наказів, розпоряджень; аналізують інформацію з метою розробки заходів щодо вдосконалення організаційної структури компанії, підтримання стабільного фінансового стану; стежать за діяльністю дільниць і цехів, повідомляють керівництво про результати діяльності підрозділів і причини недоліків у роботі; відають усіма питаннями фіскального характеру; дають необхідні консультації з підвищення ефективності виробництва; спостерігають за розвитком\._. економічних, соціальних і політичних тенденцій, аналізують їх вплив на господарську діяльність і своєчасно повідомляють про це керівництво компанії; аналізують ситуації і попереджують банкрутство; стежать за збереженням майна. Таким чином, внутрішній аудиторська діяльність може бути різнобічною. Все залежить від того, наскільки вигідними і корисними для фірми чи підприємства є відповідні напрями діяльності внутрішнього аудиту.

В Україні внутрішні аудиторські служби не створені, їх роль певною мірою виконують ревізійні комісії та функціональні служби (планово-економічна, бухгалтерська). На основі експерименту і узагальнення зарубіжного досвіду доцільно розробити положення про внутрішній аудит і організувати діяльність такої служби. Аудитори та інші фахівці, які вирішили створити аудиторську фірму, повинні прийняти про це рішення на зборах, а також одночасно обговорити питання про мету і види діяльності, розмір внесків до статутного фонду та інші фінансові та майнові питання, про права і обов'язки учасників фірми (акціонерного товариства), органи управління, їх функції тощо. Після узгодження членами майбутньої фірми організаційних питань складають засновницькі документи: засновницький договір і статут.

У засновницькому договорі вказують місце і дату його складання; перелік усіх членів із зазначенням адреси проживання; найменування фірми; мету і види діяльності фірми та її юридичну адресу; розмір статутного фонду, загальний та індивідуальний вклад кожного члена в йо^о спільне створення; права й обов'язки членів фірми (акціонерного товариства); розподіл і використання прибутку; умови і порядок ліквідації фірми. Договір підписують всі члени-засновники, підписи яких засвідчує нотаріальна контора. На зборах приймають статут фірми (акціонерного товариства), в якому визначають організаційні і правові засади аудиторської діяльності згідно з чинним законодавством. Зокрема, тут передбачаються такі обов'язкові пункти: склад учасників і засновників, місцезнаходження, мета і вид діяльності; майно, фонди і прибуток фірми (склад, джерела майна, розмір статутного фонду); порядок поповнення, чи зменшення статутного фонду, права й обов'язки засновників; порядок використання прибутку та створення резервних фондів; організація та оплата праці; органи управління, їх функції і компетенція; контроль за діяльністю фірми; припинення діяльності та ліквідація фірми.