Выпуск контрольной партии продукции.

Под контрольной партией продукции подразумевают такую ее партию, выпуск которой организуется проверяющими со специальной, но заранее не объявляемой контрольной целью.

Важнейшие условия выпуска контрольной партии продукции как методического приема состоят в том, что он, как правило, организуется и осуществляется в тех же самых условиях, на том же самом оборудовании, с теми же самыми основными и подсобными рабочими и другим персоналом, из тех же видов сырья, которые были задействованы в выпусках предыдущих партий этой же продукции (подвергаемых контролю в течение проверяемого периода).

Контрольный запуск сырья в производство.

При контрольном запуске сырья в производство, как и при выпуске контрольной партии продукции, фактический контроль ориентирован на организацию и осуществление внешне обычного производственного процесса, но под наблюдением проверяющих.

Контрольный запуск сырья в производство необходимо осуществлять также по заранее продуманной программе, с привлечением опытных компетентных работников, являющихся независимыми по отношению к проверяемым экономическим субъектам (а также к персоналу, работающему на конкретном объекте, где этот запуск планируется осуществить). Заранее определяются и количество проверяющих, и места их расстановки при контрольном запуске сырья. Нужно, чтобы была возможность расставить их по всем узловым пунктам технологического процесса.

Лабораторный анализ качества товаров, сырья и материалов, готовой продукции.

Целью такой проверки является уточнение их сущностных характеристик и получение на этой основе качественно новой информации.

В некоторых отраслях для организации и проведения такого анализа содержится большое количество лабораторий, а также значительный штат сотрудников различной квалификации.

Начинается такой анализ, естественно, с обычного визуального осмотра поступающей с потока продукции.

Получение письменных объяснений и справок.

Письменные объяснения как особый методический прием фактического контроля практикуются довольно часто: при инвентаризации; осмотре, обследовании, контрольной покупке, выпуске контрольной партии продукции и контрольном запуске сырья в производство; экспертной оценке и лабораторном анализе качества товаров, сырья и материалов, готовой продукции.

3.8 Контроль и ревизия в условиях компьютерной обработки данных

Внедрение автоматизированной системы управления организацией на базе современной вычислительной техники вносит существенные изменения в организацию и методику финансово-хозяйственного контроля.

Как показывает опыт, наиболее эффективные пакеты прикладным программ (ППП), предназначены для автоматизации управления не только крупных, но и средних или малых предприятий, существенно помогают их учетно-управленческим структурам.

Применение ППП позволяют резко повысить эффективность использования управляющего персонала по многим вопросам, например:

· ведение бухгалтерского учета;

· анализ хозяйственной деятельности организации, предусматривающий: обработку данных с учетом затрат по отдельным договорам, расчет планируемой прибыли с интерпретацией тенденций развития организации и др.;

· учет кадров;

· делопроизводство (регистрация, хранение, быстрый поиск и корректировка всей деловой документации).

Переход на автоматизированную обработку данных оказывает влияние на учетно-аналитические и контрольные процедуры. К таким влияниям следует отнести:

· организационные изменения;

· изменения в наглядности информации;

· возможность появления ошибок.

Так, при переходе на автоматизированную обработку учетно-экономической информации потребуются следующие организационные изменения: модернизация организационной структуры бухгалтерии с перераспределением обязанностей, выбор и приобретение компьютеров, ППП, переквалификация персонала, подбор квалифицированных специалистов (программистов, операторов).

Изменения в наглядности учетной информации в связи с применением ППП могут усложнять работу поверяющего (табл. 3).

Таблица 3. Примеры изменений в наглядности информации при компьютеризированной обработке данных

Изменения в наглядности учетной и контрольной информации
Наименование	Примеры
Наглядность вводимой информации	Информация может вноситься в систему ППП через терминалы и базироваться не только на первичных документах. По этой причине, а также для восстановления некоторых первичных документов усложняются процедуры контроля.
Наглядность обработки данных	Не все операции и факты хозяйственной жизни находят свое непосредственное визуальное подтверждение для бухгалтера, поскольку некоторые из них могут определяться в автоматическом режиме (например, расчеты амортизации, начислений во внебюджетные фонды).
Наглядность отслеживания операций	В ППП затруднено отслеживание всех операций, поскольку некоторые расчеты и первичные документы могут существовать только в машинном представлении, и сама отчетность может быть составлена без возможности контроля этого процесса

Примерами появления возможных ошибок при переходе на автоматизированную обработку информации могут быть (табл. 4).

При работе с компьютером всегда существует вероятность сбоя, для этого рекомендуется архивировать данные. Для защиты от санкционированного доступа следует использовать индивидуальные пароли: рабочие -- для нескольких пользователей и привилегированный -- для квалифицированного пользователя.

Таблица 4. Примеры ошибок в учетной и контрольной информации при компьютеризированной обработке данных

Появление возможных ошибок контрольной информации
Наименование	Примеры
Уменьшение степени вовлеченности персонала	Если учетный персонал или проверяющий не имеют возможности непосредственного визуального наблюдения вводимой первичной информации, это повышает вероятность пропуска ошибок и неточностей
Единообразие обработки информации	В ППП при неправильном составлении бухгалтером или программистом определенного алгоритма часто повторяющихся расчетов повышается вероятность системных ошибок и неточностей
Несанкционированный доступ	Возможны утечка либо несанкционированное изменение информации
Потеря данных	Представление учетно-аналитической информации в форме большой базы данных обременено потенциальным риском искажения или даже утраты этой информации

Следовательно, хотя выше изложены преимущественно те группы факторов, по которым на практике у пользователей могут появляться и накапливаться ошибки, в целом все же системы компьютеризированной обработки данных потенциально дают и несравненно большую возможность качественного контроля учетно-аналитической информации.

Контрольные вопросы:

1. Какие Вы знаете методы документального и фактического контроля.

2. Какие документы считаются доброкачественными. Дайте понятие материального и интеллектуального подлога.

3. Охарактеризуйте методические приемы проверки отдельного документа.

4. Назовите приемы проверки системных бухгалтерских записей.

5. Каковы основные направления использования компьютеров при контроле и ревизии.

Глава 4. КОНТРОЛЬ И РЕВИЗИЯ ОРГАНИЗАЦИЙ ТОРГОВЛИ И ОБЩЕСТВЕННОГО ПИТАНИЯ

4.1 Контроль и ревизия наличных денежных средств

Организации располагают денежными средствами в виде наличности в кассе, а также в виде безналичных денежных средств на расчетных и прочих счетах в банках.

Ведение операций с наличными денежными средствами возлагается на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность вверенных ему ценностей.

Основные задачи контроля денежных средств:

· выявить состояние сохранности денежных средств,

· проверить целесообразность и законность их использования,

· установить достоверность совершенных хозяйственных операций,

· проверить соблюдение расчетно-платежной и кассовой дисциплины;

· установить соблюдение условий хранения денежных средств.

Ревизия денежных средств начинается с инвентаризации денежной наличности в кассе.

В операционных кассах магазинов, организаций общественного питания инвентаризацию денежной наличности проводят одновременно с инвентаризацией в них товарно-материальных ценностей.

Инвентаризацию денежной наличности в кассе организации проводит ревизор в присутствии главного бухгалтера и кассира организации.

Необходимо получить от кассира расписку о том, что в кассе хранятся деньги, принадлежащие только организации. Если имеются приходные и расходные документы в кассе, кассир должен составить кассовый отчет перед инвентаризацией и дать расписку о том, что все кассовые документы приложены к отчету и неоприходованные денежные средства отсутствуют. Проверенные отчеты подписывает главный бухгалтер. Ревизор делает на отчетах пометку о том, что они составлены в присутствии комиссии.

Никакие расписки или неправильно оформленные первичные документы не принимаются. Они переписываются, пересчитываются и по ним составляется отдельный акт.

При проверке фактического наличия денежных документов устанавливается сумма, подлинность каждого денежного документа, а реквизиты сопоставляются с данными описей, хранящихся в бухгалтерии.

Денежные средства вначале подсчитывает кассир, а затем члены инвентаризационной комиссии. Деньги, упакованные в пачки, также вскрывают и пересчитывают.

В операционных кассах отражают сумму выручки по последнему кассовому отчету и показателям счетчика контрольно-кассовых машин.

Выплаты по платежным ведомостям помечают надписью «До начала инвентаризации по ведомости выплачено____». Результаты инвентаризации денежных средств в кассе оформляют актом по форме № 15-инв. (Приложение В).

Акт составляется в трех экземплярах для материально ответственного лица, бухгалтерии и ревизора.

При выявлении излишка или недостачи ревизор должен выяснить их причины, для этого истребуется объяснительная записка от кассира. Также может быть рекомендовано руководству организации отстранить кассира от исполнения обязанностей, а при крупных недостачах - оформить документы в следственные органы.

Ревизор проверяет, созданы ли условия контроля, и наличие необходимых средств для обеспечения сохранности денежных средств и документов. Для этого выясняется:

· имеются ли заключенные договоры о полной материальной ответственности с кассирами;

· не передает ли кассир выполнение своих функций другим лицам;

· выполняются ли требования по технической оснащенности и оборудованию кассы организации;

· выполняются ли рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке;

· как осуществляется кадровый отбор на должность кассира;

· соблюдаются ли должностные инструкции кассира и работников бухгалтерии;

· соблюдаются ли установленные сроки проведения плановых инвентаризаций кассы и правильно ли оформляются их результаты;

· соблюдается ли график документооборота по учету движения денежных средств в кассе.

Выявленные излишки подлежат оприходованию: дебет счетов 50 «Касса», 56 «Денежные документы» и кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы». Недостача отражается в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредит счетов 50 «Касса», 56 «Денежные документы».

Для выявления недостатков в системе внутреннего контроля ревизор проверяет:

· заполнение первичных документов по форме;

· законность первичных документов путем сличения печатей с названием организации, подписей с перечнем лиц, которым предоставлено право их подписи;

· своевременность и полноту оприходования наличных денежных средств, полученных в банке, путем сопоставления дат и сумм в выписках банка, кассовых ордерах и кассовой книге;

· своевременность и полноту оприходования выручки путем сопоставления дат и стоимости проданных товаров и учтенной выручки по приходному кассовому ордеру;

· соблюдение ежедневного лимита остатка наличности в кассе согласно договору с обслуживающим банком и своевременность сдачи кассовой выручки в банк;

· соблюдение лимита расчетов наличными денежными средствами с каждым юридическим лицом по одному договору;

· целевое поступление и использование наличных денежных средств, полученных в банке для выдачи заработной платы, на выдачу подотчет на командировочные расходы и хозяйственные нужды и т.д.

Особое внимание уделяется законности выдачи денег по доверенности, депонированной заработной платы.

Проверке подлежат записи в кассовой книге, неоговоренные исправления в которой не допускаются. Записи в кассовую книгу должны производиться своевременно, ежедневно подсчитываться итоги и выводиться остатки на следующее число. Отчет должен передаваться в бухгалтерию своевременно под расписку в кассовой книге.

Выявленные нарушения отражаются в рабочих документах ревизора, а затем в акте ревизии.

4.2 Ревизия товарных запасов и операций

Основной целью ревизии наличия и сохранности товаров в оптовых и розничных торговых организациях является изучение условий сохранности товарных ценностей, выявление фактов искажения учетных и отчетных данных, а также разработка мероприятий по предотвращению недостачи имущества.

Для достижения поставленной цели ревизор должен решить следующие задачи:

· определить уровень контроля за сохранностью товарных запасов;

· определить фактическое наличие и качественное состояние товарных запасов организации;

· выявить товарные запасы, полностью или частично потерявшие свое первоначальное качество;

· выявить сверхнормативные товарные запасы с целью последующей их реализации;

· проверить соблюдение правил и условий хранения товарных запасов;

· проверить реальность оценки стоимости товарных запасов организации.

Если ревизор пришел к выводу, что инвентаризация нецелесообразна (проверяемая организация осуществляет постоянные и своевременные инвентаризации), он может применить метод выборочной инвентаризации. В случае расхождения данных в результате контрольного сличения в межинвентаризационный период ревизор обязан провести полную инвентаризацию.

Приступая к проверке фактического наличия и сохранности, ревизор устанавливает перечень товарных запасов, которые будут инвентаризироваться, и наличие приказа о материальной ответственности.

Кроме этого, ревизор должен убедиться, что с материально ответственными лицами заключен договор о полной материальной ответственности. Проверка товарных запасов производится инвентаризационной комиссией, в состав которой должны входить должностные лица и работники бухгалтерской службы организации.

Перед началом проверки руководитель организации по согласованию с ревизором издает соответствующее распоряжение и вручает его членам инвентаризационной комиссии.

До начала проведения инвентаризации материально ответственное лицо составляет в двух экземплярах отчет по приходу и отпуску товаров на дату проведения инвентаризации, первый экземпляр которого сдается в бухгалтерию, а второй передается ревизору.

Отчет подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии в верхнем правом углу документа. Председатель комиссии или проверяющий должен получить расписку от материально ответственного лица о том, что все документы, относящиеся к приходу или расходу товаров, сданы в бухгалтерию и что неоприходованные или не списанные в расход товары отсутствуют. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение товаров.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на ____ (дата)», что служит основанием для определения остатков товаров к началу инвентаризации по учетным данным.

После этого комиссия приступает к проверке наличия товаров путем взвешивания, пересчета или перемеривания. Ревизор должен проверить пригодность используемого при этом весоизмерительного оборудования и мерного инвентаря. Подсчет и взвешивание товаров производит счетный работник или материально ответственное лицо, ревизор должен следить за правильностью проведения работы и сам записывать результаты. Материально ответственное лицо также ведет запись результатов инвентаризации, которую периодически сверяют с записями ревизора.

Количество товаров, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщика, может определяться на основании документов при обязательной выборочной распаковке части этих ценностей и проверке в натуре.

Осуществляя инвентаризацию, ревизор должен следить, чтобы на каждой странице описи были указаны порядковые номера ценностей и общий итог (контрольная сумма) количества в натуральных показателях, записанных на данной странице.

В случае допущения ошибки исправление производится во всех экземплярах описей путем оговоренных исправлений и подписания всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

При проведении инвентаризации товарных запасов ревизор должен следить за тем, чтобы в инвентаризационных описях записи группировались по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других данных -- артикула, сорта и др.

Инвентаризация товарных запасов, как правило, проводится в порядке их расположения в данном помещении. При хранении товарных запасов в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица ревизор должен организовать инвентаризацию последовательно по местам хранения.

Ревизор должен проследить, чтобы в описях не оставались незаполненные строки, они должны прочеркиваться.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. На последней странице описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии и отсутствие претензий к членам комиссии, а также делается отметка о проверке цен, таксировке и подсчете итогов, удостоверенная подписями членов инвентаризационной комиссии.

При инвентаризации товаров в течение нескольких дней помещения, где они хранятся, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. При инвентаризации в нескольких помещениях ревизор опечатывает те помещения, в которых инвентаризация в текущий день не осуществляется. После проверки товаров помещение, где проводилась инвентаризация, опечатывается.

В ходе ревизии подлежат инвентаризации товары, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями, находящиеся на складах других организаций и на ответственном хранении на своем складе. Инвентаризация таких товаров заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

На счетах учета товаров, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц (в пути, товары отгруженные и др.), могут оставаться только суммы, подтвержденные правильно оформленными документами:

· по находящимся в пути - расчетными документами поставщиков или другими, заменяющими их документами;

· по отгруженным - копиями предъявленных покупателям документов (платежных поручений, векселей и т.д.);

· по просроченным оплатой документам -- обязательным подтверждением учреждением банка;

· по находящимся на складах сторонних организаций -- сохранными расписками.

Комиссия составляет отдельно описи на товары, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.

В описях на товары, находящихся в пути, по каждой отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.

По товарам, которые хранятся на складах других организаций, должны составляться описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.

Товары, поступающие в торговую организацию во время инвентаризации, принимаются материально ответственным лицом в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или отчету после инвентаризации. Эти товары заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В этой описи указываются дата поступления, наименование поставщика, дата и номер документа, наименование товара, количество, цена, сумма стоимости товара. Одновременно на приходном документе за подписью председателя комиссии делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату.

На заключительном этапе инвентаризации ревизор должен изучить собранные в ходе проведения фактической проверки товаров объяснения и материалы. Необходимо убедиться в правильности составления сличительных ведомостей, а также инвентаризационных описей и выведенных книжных остатков.

Перед оформлением результатов инвентаризации ревизор должен отрегулировать инвентаризационные разницы на основе полученных сведений.

При пересортице товаров взаимный зачет излишков и недостач допускается по товарам одного и того же наименования, за один и тот же проверяемый период и у одного и того же лица при условии, что они явились результатом ошибок, просчета и т.п., по одной и той же группе, если товары имеют сходство по внешнему виду или упакованы в одинаковую тару при отпуске их без распаковки. Недостача товаров после зачета относится на виновных лиц, а излишки приходуются. За допущение пересортиц должны быть наложены дисциплинарные взыскания.

Взаимозачет пересортицы в учете отражается по дебету счета 41 «Товары», кредиту счета 41 «Товары» в аналитическом учете по определенным видам товаров. Излишки в учете отражаются по дебету счета 41 «Товары», кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Недостачи, порчи отражаются по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», кредиту счета 41 «Товары». При выявлении виновных лиц отнесение на них стоимости недостающих товаров, порчи производят по дебету счета 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Если с виновных лиц взыскивается стоимость недостающих товаров по ценам, превышающим их балансовую стоимость, то разница между стоимостью недостающих товаров относится в дебет счета 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» с кредита счета 98 «Доходы будущих периодов».

Окончательные результаты инвентаризации ревизор отражает и акте проверки, где он должен указать:

подробные сведения о причинах недостач и излишков;

меры, принятые по отношению к виновным лицам;

предложения по урегулированию инвентаризационных разниц.

В процессе инвентаризации ревизор изучает, как оборудованы складские помещения, наличие техники безопасности, имеется ли оборудование противопожарной и охранной сигнализации, выполняются ли требования санитарных условий по хранению товарных запасов (товарное соседство, соблюдение температурного режима и др.). Все выявленные факты нарушений отражаются в акте.

Результаты инвентаризации должны быть рассмотрены и отражены распоряжениями, приказами не позднее трех дней после их представления. Мелкие недостачи погашаются немедленно. По недостачам в крупных размерах и потерям вследствие злоупотреблений следует направить дела в следственные органы, предъявить гражданские иски и обеспечить взыскание ущерба.

Проведение ревизии товарных операций можно осуществлять поэтапно: поступление товаров; реализация товаров; переоценка товаров.

Каждый этап проверки включает следующие основные контрольные процедуры:

· проверка первичной документации на предмет правильности оформления и законности;

· установление своевременности и правильности отражения товарных операций в регистрах бухгалтерского учета;

· соответствие данных синтетического учета, отраженных в главной книге, данным аналитического учета;

· проверка системы внутреннего контроля за товарными операциями организации;

· проверка правильности налогообложения товарных операций.

Началом ревизии поступления товаров является ознакомление с первичными документами на предмет правильности их оформления, наличия подписи лиц, ответственных за оформление. Документы, которые вызывают сомнение, нужно тщательно проверить и только после этого приложить к отчету.

Товары в организациях оптовой и розничной торговли поступают от поставщиков, граждан-предпринимателей в пределах договоров купли-продажи (поставки) и мены или получения товаров по договорам комиссии, поручения.

Поставщики выписывают на отпущенные товары сопроводительные документы: товарно-транспортные накладные, счета-фактуры. К ним могут прилагаться и другие документы, подтверждающие количество (кипные карты, упаковочные ярлыки, отвесы и т.п.) и качество (качественные удостоверения, сертификаты, справки о результатах лабораторных анализов и т.п.) товаров.

Порядок приема товаров и его документальное оформление зависят от места приема (на складе поставщика, от транспортной организации, на складе покупателя); характера приема (по количеству, качеству и комплектности); степени соответствия условиям договора и сопроводительным документам, наличия или отсутствия сопроводительных документов.

При приеме товаров на складе поставщика, станции железной дороги, пристани или в аэропорту организация выдает своему работнику, с которым заключен договор о полной материальной ответственности, доверенность на получение товара. Доверенность выдается под расписку в журнале «Учет выданных доверенностей». Ревизор, проверяя документальное оформление товарных операций, обращает внимание на своевременность отчета лица, получившего доверенность.

Лицо, получившее доверенность, обязано не позднее следующего дня после каждого получения ценностей независимо от того, получены ли товары по доверенности полностью или частями, представить в бухгалтерию организации документы о получении и сдаче на склад (в кладовую) или соответствующему материально ответственному лицу полученных им ценностей. Неиспользованные доверенности должны быть возвращены на следующий день после истечения срока действия. Ревизор должен убедиться, что лицам, не отчитавшимся в использовании доверенностей, по которым истек срок действия, новые доверенности не выдаются.

При поступлении товаров по железной дороге или другим транспортом необходимо проверить правильность документального оформления: сделаны ли отметки в транспортном документе о том, что не обнаружены недостачи или повреждения. Если транспортные организации выдают груз без проверки массы, то это также отмечается в транспортном документе. Незатаренные товары при приеме перевешиваются, составляется отвес, в котором указывают состояние груза, количество товаров согласно транспортным документам и фактически принятым. Если в результате проверки установлены факты недостач или повреждения груза, превышающие нормы естественной убыли, то составляется коммерческий акт. В этом случае ревизор проверяет, предъявлен ли организацией-получателем иск (претензия) транспортной организации или поставщику-грузоотправителю.

Товары на складе поставщика принимают материально ответственные лица покупателя по доверенности путем проверки соответствия количества и качества товаров данным сопроводительных документов поставщика. В случаях приемки товаров на складе поставщика ревизор выясняет, были ли случаи передачи товаров без тары или без упаковки товара, подлежащего упаковке, или упакованных в ненадлежащей таре, и потребовал ли покупатель в таком случае от продавца соразмерного уменьшения покупной цены согласно ст. 475 ГК РФ [2].

Безвозмездное устранение недостатков товаров в разумный срок предусмотрено п. 2 ст. 482 ГК РФ [2], в котором установлено, что в случае существенного нарушения требований качества товара покупатель вправе отказаться от исполнения договора купли-продажи и потребовать возврата уплаченной за товар денежной суммы; потребовать замены товара ненадлежащего качества товаром, соответствующим договору.

Прием (сдача) товаров на складе поставщика оформляется распиской в товарном документе материально ответственного лица, получившего и сдавшего товар.

Доставка товара может производиться самостоятельно организацией-покупателем или транспортной организацией.

Перевозка товаров автомобильным транспортом оформляется товарно-транспортной накладной. При этом товары, поступившие в исправной таре, принимаются от перевозчика по числу мест и массе брутто или количеству единиц и массе нетто. Установление порчи или повреждения товаров оформляется актом и делается отметка в товарно-транспортной накладной. Сдача груза торговой организацией оформляется распиской водителя и получателя и штампом грузополучателя в товарно-транспортной накладной. В случае недостач или повреждения грузов по вине перевозчика торговая организация предъявляет ему претензию или иск.

Может осуществляться прием товара на складе покупателя. В случае обнаружения при приеме товаров недостачи и несоответствия комплектности, маркировки, тары или упаковки требованиям стандартов, технических условий, образцам (эталонам), условиям договора или данным, указанным в маркировке и сопроводительных документах, дальнейший прием товаров приостанавливается и обеспечивается их сохранность. О выявленной недостаче составляется акт первичного приема товаров за подписями лиц, его производивших.

При выявлении недостач, некомплектности, порче, бое организация-покупатель вызывает представителя поставщика для продолжения приема товаров и составления двустороннего акта, в котором указывается расхождение товаров в сопроводительных документах и фактически.

Одновременно с приемом товаров принимают тару, поступившую с товаром, по количеству и качеству с указанием ее маркировки, целостности тары, соответствия количества и вида тары сопроводительным документам.

Если товары поступили без сопроводительных документов поставщика, то прием осуществляется комиссией, составляется приемный акт, в котором отражают фактическое количество и качество принятых товаров.

Проверка расчетов наличными средствами ревизором осуществляется в том случае, если оптовая организация проводила прием и выдачу наличных денежных средств через кассу организации в процессе купли-продажи товара. При этом ревизор должен проверить, соблюдались ли установленные ограничения расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами, имеет ли оптовая организация розничный оборот.

4.3 Ревизия организаций розничной торговли

Наиболее общими процедурами ревизии для всех типов розничных торговых организаций являются следующие:

· одновременная инвентаризация товаров и кассы контрольно-кассовой машины (ККМ) торговой организации;

· проверка правильности оформления первичных документов по приемке и отпуску товаров, своевременности сдачи и правильности оформления товарных отчетов материально ответственными лицами;

· проверка правильности оформления и отражения в учете потерь от недостач, порчи, естественной убыли и переоценки товаров;

· проверка тождественности данных товарных отчетов и регистров синтетического и аналитического учета;

· проверка правильности организации реализации товаров, оформления ценников и использования ККМ.

Реализация товаров населению производится по договору розничной купли-продажи. В соответствии со ст. 493 ГК РФ [2] договор розничной купли-продажи является публичным договором. Публичным признается договор, заключенный организацией и устанавливающий ее обязанности по продаже товаров, выполнению работ или оказанию услуг, которые такая организация по характеру своей деятельности должна осуществлять в отношении каждого, кто к ней обратится. Он считается заключенным с момента выдачи продавцом покупателю кассового чека или иного документа, подтверждающего факт оплаты товара, если иное не предусмотрено законом или договором розничной купли-продажи.

Денежные расчеты с населением при осуществлении торговых операций ведутся с применением контрольно-кассовых машин.

Получение от населения наличных денег без применения контрольно-кассовых машин допускается в отдельных категориях организаций согласно перечню, утвержденному Правительством РФ. К ним относятся организации, осуществляющие мелкорозничную торговлю с ручных тележек, из цистерн, с лотков, из корзин, в развал овощами и бахчевыми культурами и т.д.

Выручку за день при использовании контрольно-кассовых машин определяют как разность между показаниями счетчиков на конец и начало дня. Следовательно, одним из важных моментов ревизии является инвентаризация денежной выручки.

При наличии в ревизуемой организации нескольких ККМ ревизор должен их опечатать, чтобы предотвратить возможность покрытия недостачи денег в одних кассах за счет наличных денег из других касс. Одновременно кассир должен составить кассовый отчет, вывести остаток денежных средств в кассовой книге и дать расписку о том, что к моменту ревизии кассы все приходные и расходные документы включены в отчет и к моменту ревизии денежной выручки вся наличность находится в кассе ККМ. Отчет визирует главный бухгалтер.

После проверки наличия денежных средств в кассе ревизор оформляет акт ревизии денежной выручки, который подписывают ревизор, кассир и главный бухгалтер. Величину денежной выручки ревизор проверяет по книге кассира-операциониста, в которой записи делаются на момент инвентаризации по показаниям контрольных и суммирующих счетчиков ККМ.

Фактическое наличие денег в операционной кассе сопоставляется с суммой выручки по кассовым чекам, находящейся в отделах и секциях розничной торговой организации. Определяются полнота сдачи и сохранность выручки за реализованные товары. Одновременно ревизор проверяет соответствие нумерации ККМ документам, свидетельствующим о регистрации данной ККМ в налоговых органах.

Ревизор должен установить, осуществлялась ли проверка показаний счетчика ККМ перед началом и окончанием работы. Руководитель розничной торговой организации или по его поручению главный бухгалтер должны производить проверку перед началом работы ККМ и после окончания на соответствие показателей счетчиков ККМ записям этих показателей в книге кассира-операциониста, показаниям суммирующих контрольных счетчиков и первого чека кассовой ленты с указанием на ней наименования организации, типа и номера кассовой машины на каждую конкретную дату.

Книга кассира-операциониста должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписями руководителя, главного бухгалтера и печатью организации. Записи в книге производятся в хронологическом порядке без неоговоренных исправлений.

Полноту и своевременность сдачи денежной выручки в центральную кассу организации проверяют путем взаимной сверки контроля документов на поступление денег в кассу и выдачу их. Вся торговая выручка в течение отчетного месяца, до зачисления ее на расчетный счет, должна учитываться на счете 90 «Продажи».

По результатам проверки операционных ККМ составляется акт в трех экземплярах, который подписывают ревизор, бухгалтер и кассир-операционист.

Для проверки правильности отпуска и точности расчетов с покупателями ревизор проводит внезапные контрольные покупки. При выявлении недовеса, недомера, недолива, обсчета составляет акт и требует объяснений. При отказе от подписи акта контрольной покупки составляет в присутствии двух свидетелей акт об отказе подписать документ.

Расчеты с покупателями должны производиться в следующеем порядке:

кассир четко называет сумму полученных денег и кладет их отдельно на виду у покупателя;

печатает чек на ККМ;

объявляет покупателю общую стоимость покупок;

называет сумму причитающейся покупателю сдачи и выдает ее вместе с чеком;

убирает полученные от покупателя деньги в кассовый ящик ККМ.

Результаты инвентаризации товаров отражаются в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете, которые подписывают все члены инвентаризационной комиссии, а материально ответственные лица помимо этого по каждой описи дают расписку: «Все ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи, комиссией проверены в натуре в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем, претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении».

При инвентаризации тары в розничной торговой организации ее заносят в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта). На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационная комиссия составляет акт на списание с указанием причин непригодности.

Оформленную опись ревизор передает в бухгалтерию для составления сличительной ведомости.

Сличительные ведомости составляются только по товарам, по которым выявлены отклонения от учетных данных. Их подписывает главный бухгалтер и материально ответственное лицо.

Если в магазине применяется стоимостная схема учета товаров, то стоимость реализованных товаров по покупным ценам рассчитывается по формуле:

Р=О_Н + П - О_К,

где Р - выручка;

О_Н - остаток товаров на начало периода;

П - поступление товаров за отчетный период;

О_К -- остаток товаров на конец периода.

Поступление товаров определяется как сумма оборотов по дебету счета 41 «Товары» за минусом внутреннего оборота. Остаток товаров в стоимостном выражении рассчитывается путем умножения остатков товаров, выявленных при инвентаризации, на цену каждого наименования товара исходя из способа оценки товаров, предусмотренного учетной политикой организации.

Если установлены недостача или излишки, материально ответственное лицо должно представить письменное объяснение по этому поводу. Недостачи товаров сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц, а излишки подлежат оприходованию.

В случае, когда конкретные виновники недостачи и порчи не установлены, недостача товаров сверх норм убыли и потери от порчи товаров могут быть списаны организациями на результаты хозяйственной деятельности. Окончательное решение о зачете принимает руководитель торговой организации.

При приеме товаров в розничной торговле следует знать, что по отдельным продовольственным товарам образуются безвозвратные отходы, которые вычитаются из массы товаров по нормам, например шпагат, нитки, узлы оболочек по мясокопченостям.

Имеются особенности в оформлении приема тканей, поступающих в кипах и кусках, которые до выпуска в продажу должны перемериваться комиссией. Результаты оформляются актом в двух экземплярах (один остается у материально ответственного лица, второй передается в бухгалтерию). Излишки тканей приходуются материально ответственным лицом, а по недостаче предъявляется претензия поставщику.

Стеклянная посуда (бутылки, банки и др.), поступившая с товаром и принятая от населения, приходуется аналогично поступившему товару, оплачивается через кассу или приемщиком пункта приема посуды. Принятая и оплаченная посуда оформляется приходной накладной.

Важным моментом ревизии является проверка правильности составления материально ответственным лицом отчетности о наличии и движении товаров, при этом обращается внимание на соблюдение сроков представления отчетности, установленных администрацией. В торговых организациях таким отчетом является товарный отчет, в котором указывается период, за который он составляется.

В его приходной части отражают каждый приходный документ (источник поступления товаров, номер и дату документа, стоимость поступивших товаров). В расходной части товарного отчета записывается каждый расходный документ (направление выбытия товаров, номер и дата документа, стоимость выбывших товаров). В отчете указываются остатки товаров и тары на начало и конец отчетного периода. Записи в товарном отчете подтверждаются документально. Ревизор проверяет наличие всех указанных в нем документов и соответствие в них даты отчетному периоду, правильность оформления документов и самого отчета (занесены ли все реквизиты, наличие подписей, неоговоренных исправлений, распорядительных подписей на внутреннее перемещение товаров и т.п.).

Выборочно ревизор проверяет правильность таксировки, верность цен. Если будут выявлены ошибки, ревизор должен углубить проверку и дать оценку этим ошибкам.

Проверяя товарные отчеты, необходимо произвести встречную проверку документов, что позволит установить своевременность и полноту оприходования и списания товаров. При этом товарные документы на поступление товаров от поставщика, приложенные к товарному отчету, сопоставляют с экземпляром расчетного документа на эту же партию товаров, представленного через банк или кассу.

Товары в соответствии с выбранной учетной политикой отражаются на счете 41, субсчет «Товары в розничной торговле». Записи в регистрах бухгалтерского учета по этому субсчету ведут в целом по отчетам материально ответственных лиц. Оборот по дебету счета 41, субсчет «Товары в розничной торговле» по каждой строке учетного регистра должен быть равен общей сумме прихода товара; оборот по кредиту - сумме расхода товара в том же отчете. Остатки товаров на начало и конец отчетного периода в учетном регистре также должны совпадать с соответствующими показателями в товарном отчете. Итоги записей по счету 41 подсчитываются ежемесячно и сопоставляются с показателями главной книги.

Следует выяснить, применяется ли счет 42 «Торговая наценка» (на сумму разницы между продажной и покупной ценой товаров), так как это может привести к недостоверности учета по счету 41 «Товары» и невозможности подтверждения достоверности статьи «Запасы» бухгалтерского баланса. Может также не производиться сторнировочная запись на сумму торговой наценки, относящейся к проданным товарам по счетам 42 «Торговая наценка» и 90 «Продажи».

Если организация использует учет товаров по продажным ценам, то исчисление торговой наценки необходимо отражать в учете проводкой по дебету счета 41 «Товары» и кредиту счета 42 «Торговая наценка».

При изменении первоначальной стоимости товара ревизор должен проверить правильность внесения изменения стоимости в учет.

Если ревизор обнаружит факты возврата товара от покупателей, то необходимо обратить внимание, были ли произведены сторнирнировочные записи на соответствующие счета; возвращены ли деньги покупателю или заменен товар, а также выяснить причину возврата товара.

Проверка выполнения плана товарооборота осуществляется ревизором в том случае, если в проверяемой организации существуют плановые задания. Проверка осуществляется путем сопоставления показателей планового задания и показателей, полученных ревизором в ходе проверки, т.е. с фактическими показателями. Ревизор должен ознакомиться с положениями, на основе которых в организации производится планирование товарооборота, и проверить обоснованность и точность таких расчетов.

4.4 Ревизия организаций общественного питания

Приступая к ревизии организаций общественного питания, ревизор должен знать не только особенности учета товаров, но и типы организаций общественного питания (ресторан, бар, кафе, столовая, закусочная) и общие требования к ним.

При определении типа организации учитывают следующие факторы: ассортимент реализуемой продукции, ее разнообразие и сложность изготовления; техническую оснащенность; методы обслуживания; квалификацию персонала; качество обслуживания (комфортность, этику общения, эстетику и т.д.).

Ревизор обязан ознакомиться с деятельностью организации общественного питания и выяснить, правильно ли она отнесена к определенному типу, имеются ли лицензии, сертификаты на пищевые продукты и продовольственное сырье, гигиенические сертификаты.

Проверяющие лица должны знать, что обязательной сертификации подлежат услуги питания, услуги по изготовлению кулинарной продукции и кондитерских изделий, услуги по реализации кулинарной продукции.

Каждая партия продукции общественного питания, реализуемая вне торгового зала, должна иметь удостоверение качества с указанием: наименования предприятия-изготовителя, нормативной документации, в соответствии с которой она производилась, даты изготовления, конечного срока реализации, массы упаковочной единицы, документа, содержащего информацию о цене одной штуки (килограмма) изделия.

Кроме того, при отпуске продукции магазинам розничной торговли в товарно-транспортной накладной должна быть отметка о сертификате соответствия и перечне услуг, оказываемых организацией общественного питания.

Организации общественного питания должны иметь гигиенический сертификат продукции. Он выдается на пищевое сырье, продукты питания, пищевые добавки, консерванты, материалы и изделия из них, контактирующие с пищевыми продуктами.

На кулинарные изделия, приготовляемые с применением нетрадиционных способов холодной и тепловой обработки пищевых продуктов, а также на новые торгово-технологические проекты разрабатывают стандарты. Построение и изложение стандартов должно соответствовать ГОСТ 1.5-92. Проекты стандартов согласовываются с санитарно-эпидемиологической службой. Стандарты организации должны содержать: титульный лист, содержание, наименование и область применения. Стандарт имеет разделы:

· перечень сырья, применяемого для изготовления блюда (изделия);

· требования к качеству сырья;

· нормы закладки сырья с массой брутто и нетто, выход полуфабриката и готового изделия;

· технологический процесс приготовления продукции и торгового обслуживания;

· требования к оформлению, подаче, реализации и хранению;

· транспортирование;

· упаковка и маркировка;

· показатели качества и безопасности;

· методы испытаний;

· требования охраны окружающей среды;

· данные о пищевой и энергетической ценности.

На первой странице стандарта указывают: наименование стандарта, кем и когда утвержден и введен в действие, дата введения. Если стандарт с ограниченным сроком действия, вместо даты введения указывают срок его действия.

Инвентаризацию на пищеблоке и в кладовой начинают одновременно. Закрывается и опечатывается кладовая и проверяется сначала пищеблок для того, чтобы продукты из кладовой вторично не были направлены на пищеблок с целью погашения недостачи.

Проверку пищеблока ревизор начинает с проверки наличия продуктов питания, не использованных для приготовления блюд.

Продукты взвешивают, сверяют с накладными, отчетами и меню-раскладками. Затем проверка проводится на продовольственном складе (кладовой) и заключается в снятии наличия продуктов питания. Результаты проверки оформляются актом. Следующий этап - проверка на соответствие отпуска продуктов в производство лимитам, обоснованность цен на них, соблюдение норм расхода продуктов.

При ревизии правильности ценообразования необходимо учитывать, что в учете товары могут оцениваться по нескольким вариантам.

В организациях общественного питания сырье, покупные полуфабрикаты, приобретенные или полученные от других юридических и физических лиц, а также от структурных подразделений, находящихся на одном или отдельном балансе для производства собственной продукции, оцениваются в учете по фактической себестоимости. Под фактической себестоимостью следует понимать затраты на их приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и других возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством РФ).

Материально-производственные запасы, приобретенные организациями общественного питания в качестве товаров для последующей их продажи, могут отражаться в бухгалтерском учете:

по стоимости их приобретения;

по продажной стоимости.

Продажная цена покупных товаров складывается из покупной стоимости и торговой наценки (надбавки) организации общественного питания.

Проверяя цену реализации на блюда, ревизор должен знать, что сырье, необходимое для производства блюд, приобретают по различным ценам, поэтому продажная цена будет ежедневно изменяться на одни и те же блюда. В целях сокращения объема работ по калькулированию продажных цен и упрощению учета сырья и материалов используют в качестве учетных цен средневзвешенные покупные цены.

Осуществляя ревизию обоснованности ценообразования, следует проверить:

· соблюдается ли порядок установления наценок на продукты, сырье, расходуемые на изготовление продукции собственного производства, для организаций различных категорий;

· покрывают ли наценки возмещение транспортных расходов, уровень издержек обращения и обеспечивают ли они плановые накопления;

· соответствуют ли цены на продукты, указанные в расходных документах на отпуск продуктов в кухню, ценам, которые приняты для калькуляции блюд; ведется ли заведующим кладовой количественный учет продуктов, товаров и тары;

· правильность составления калькуляций на отдельные блюда и другую продукцию (провести выборочную проверку);

· соблюдается ли в рецептурах на приготовление блюд вес брутто овощей и плодов, имеющих в зависимости от сезона различный процент отходов. Для проверки правильности составленных калькуляционных карточек сопоставляют данные записей с рецептурами на определенные блюда;

· при применении средневзвешенных цен на продукты, нормы закладки брутто которых для получения массы нетто и выхода готовой продукции, установленного сборниками рецептур, могут изменяться (мясо, рыба, овощи), ревизор должен проверить, применяется ли коэффициент выравнивания кондиций;

· включаются ли в калькуляцию блюд средневзвешенная цена с добавлением наценки;

· правильность применения цен по книгам регистрации окончательных продажных цен на продукты, товары и калькуляционным карточкам готовых изделий.

Необходимо проверить, составляют ли в случае допущения ошибок в определении продажных цен на блюда и кулинарные изделия новые калькуляционные карточки; акты, в которых отражают со ссылкой на карточку разницу в ценах изделий (блюд); количество реализованных и отпущенных готовых изделий; суммы завышения и занижения цен.

К актам прилагают неверные калькуляционные карточки с неправильными продажными ценами, а также новые - исправленные.

Кроме того, составляют ведомость отклонений от норм раскладок. На ее основе можно установить, как посредством нарушений норм раскладок, установленных сборниками рецептур, незаконно завышаются продажные цены на готовые изделия.

Правильность отражения в учете поступления и отпуска продуктов в кладовых, производстве и буфетах ревизоры могут установить на основании изучения первичных документов и данных регистров бухгалтерского учета. Так, записи в накладной на отпуск товара, дневном заборном листе сопоставляют с ведомостью учета движения продуктов и тары на кухне.

Проверка документов позволяет выявить факты запутывания учета, корреспонденции, не предусмотренных методологией учета, занижения доходов с целью сокрытия налогов, создания нереальной кредиторской задолженности и целях хищения.

Проверка документов заключается не только в выявлении соблюдения документального оформления поступления, отпуска сырья и материалов, товаров и тары в кладовых, производстве и буфетах, прежде всего ревизор должен убедиться в реальности имеющегося документа. Для этого необходимо выбрать определенные записи в бухгалтерском учете и проследить отражение операции до того первичного документа, который должен подтверждать реальность и целесообразность этой операции.