Контроль и ревизия

Приемлемость методологии внутреннего контроля. Цели и задачи контроля должны быть рациональными, а контрольные функции и применяемые методы - целесообразными.

Приоритетность. Тотальный контроль за типичными незначительными операциями может отвлекать от боле важных задач. Необходимо руководствоваться принципом «затраты - эффект».

Оптимальная централизация. Организационная структура организации должна соответствовать ее размерам и степени сложность управления.

Единичная ответственность. Каждая контрольная функция должна быть закреплена за одним центром ответственности. Однако это требование не распространяется на ситуации, когда во избежание злоупотреблений должностных лиц принимается коллегиальное решение.

Потенциальное функциональное замещение. Каждый субъект внутреннего контроля должен уметь выполнять контрольную работу субъектов своего уровня во избежание потери адекватной связи с объектом контроля.

Регламентация. Эффективность системы внутреннего контроля связана с тем, насколько подчинена регламенту контрольная деятельность в организации.

Взаимодействие и координация. Контроль должен осуществляться на основе четкого взаимодействия всех подразделений организации.

Предотвращение несанкционированного доступа к активам и базам данных. Предусматривает выдачу разрешений на доступ сотрудников к активам и сведениям, составляющим коммерческую тайну.

Лимиты полномочий при заказе товаров (работ, услуг). Решение о совершении крупных сделок должно приниматься на высшем уровне управления организации.

Понимание взаимосвязи объектов контроля. Если в процессе контроля объекта выявлены отклонения, целесообразно подвергнуть контрольным процедурам объекты, непосредственно связанные с «проблемными». Это позволяет установить причины отклонений и предотвратить их повторное появление.

Приоритет предварительного контроля. Предварительный контроль позволит исключить возможные потери и затраты на приведение объекта контроля в требуемое состояние.

Непрерывность развития и совершенствования. Система внутреннего контроля должна быть построена таким образом, чтобы обеспечить возможность ее расширения и модернизации.

1.5 Порядок проверки смет (бюджетов), центров затрат, ответственности

Смета (бюджет) - это количественное выражение плана, инструмент координации и контроля над его выполнением.

Смета (бюджет) может быть как долгосрочной, охватывающей один год, пять лет, квартал, так и разовой.

Бюджет организации (главный бюджет) представляет собой систему взаимосвязанных бюджетов и выражает в структурированной форме ожидания руководителей относительно продаж, расходов и других хозяйственных операций в планируемом периоде. Он включает следующие блоки:

- система операционных бюджетов (плановые сметы основных бизнес-процессов);

- система финансовых бюджетов.

Система операционных бюджетов включает: бюджет продаж, бюджет запасов готовой продукции, бюджет производства, бюджет прямых материальных затрат, бюджет прямых производственных (операционных) затрат, бюджет общепроизводственных расходов, бюджет себестоимости реализованной продукции, бюджет коммерческих расходов, бюджет управленческих расходов.

Операционные бюджеты консолидируются и образуют систему финансовых бюджетов, включающую прогноз отчета о прибылях и убытках (бюджет доходов и расходов), бюджет движения денежных средств (кассовую смету), прогнозный бухгалтерский баланс.

Помимо операционных и финансовых бюджетов могут использоваться вспомогательные бюджеты (план капитальных затрат и кредитный план) и специальные бюджеты (например налоговый бюджет, бюджет распределения прибыли).

Набор этих бюджетов определяется руководителем организации в зависимости от специфики финансово-хозяйственной деятельности.

Бюджеты помогают руководителям конкретизировать поставленные задачи и проанализировать состояние дел в организации.

Бюджетирование применяется для повышения эффективности координации финансово-хозяйственной деятельности, управляемости экономических процессов в организации.

Бюджетирование - это система краткосрочного планирования, учета и контроля ресурсов и результатов деятельности организации по центрам ответственности и/или сегментам бизнеса, позволяющая анализировать прогнозируемые и полученные экономические показатели в целях управления бизнес-процессами.

Основные функции системы бюджетирования - это планирование деятельности организации, информирование, составление различных вариантов бюджетов, мониторинг и анализ исполнения бюджетов.

В целях осуществления контроля за исполнением бюджетов предлагается использовать двухуровневую систему бюджетного контроля:

· нижний уровень - контроль за исполнением бюджетов структурных подразделений организации;

· верхний уровень - контроль за исполнением бюджетов всех структурных подразделений, включая контроль составляющих их бюджетов по статьям затрат.

Основными элементами системы контроля за исполнением бюджетов являются:

· объекты контроля - бюджеты структурных подразделений;

· предметы контроля - отдельные характеристики состояния бюджетов (соблюдение лимитов расходов сырья и материалов и т.д.);

· субъекты контроля - структурные подразделения организации, осуществляющие бюджетный контроль;

· технология контроля бюджетов - осуществление контрольных процедур выявления отклонений.

В рамках контроля информация аккумулируется и анализируется по центрам возникновения затрат и центрам ответственности.

Центр возникновения затрат - это структурно обособленное подразделение (например, участок), по которому организуется планирование, учет затрат на производство в целях управления и контролирования издержек.

Центр ответственности - это структурно обособленное подразделение организации, возглавляемое руководителем, который отвечает за результаты работы. По функциональному признаку центры ответственности подразделяются на обслуживающие, материальные, производственные, управленческие и сбытовые.

Проверка смет центров затрат и ответственности позволит оценить синхронность поступления и расходования, выявить отклонения, проанализировать причины этих отклонений, тенденции показателей во временном отрезке, а также оценить эффективность оперативного и стратегического управления сметами и центрами.

Проверка смет (бюджетов), центров затрат, ответственности и в целом процесса бюджетирования включает:

· анализ и оценку обоснованности принятых стратегий бюджетирования, используемых методов составления бюджетов или смет, методов расчета основных финансовых показателей бизнес-плана, методов оптимизации прибыли;

· анализ и оценку состава и видов бюджетов (бизнес-планов) организации и ее структурных подразделений, их форм, структуры, отражаемых в них данных;

· анализ и оценку временных (год, квартал, месяц и т.д.) и пространственных (взаимосвязи подразделений) параметров бюджетов;

· анализ и оценку широты применения (по сферам деятельности, подразделениям, центрам ответственности), структуры, уровня детализации и взаимосвязи различных бюджетов (смет);

· анализ и оценку процедур формирования (включая согласование показателей, утверждение и контроль) бюджетов и бизнес-планов, ответственности за их формирование и исполнение;

· анализ и оценку процедур контроля за правильностью заполнения бюджетных форм, соответствия значений бюджетных показателей утвержденным плановым лимитам (нормам), выполнения бюджетного регламента (например, на предмет оперативности контроля, анализа отклонений и установления их причин);

· анализ потребности в запасах, изменений уровня потребности и запасов в рамках бюджетного периода в бюджете производства и запасов;

· анализ влияния на процессы реализации рекламной деятельности, конъюнктуры рынка и т.д.;

· анализ динамики цен и роста или снижения затрат, причины изменений (в бюджете продаж);

· анализ норм расходов по видам прямых затрат в течение периода бюджета, оценка доли материальных затрат в стоимости производимой продукции;

· анализ уровня рентабельности, объемов производства, изменений в уровне получаемой прибыли в зависимости от изменений факторов, анализа сбалансированности производства и реализации в бюджетном периоде;

· анализ планируемых издержек в связи с изменениями объемов производства;

· оценку изменения ставок переменных расходов;

· анализ необходимого уровня затрат, заложенных в бюджете коммерческих издержек;

· анализ постоянных затрат, заложенных в бюджете управленческих затрат, анализ их распределения по видам производственной деятельности;

· анализ ожидаемой выручки, прибыли, рентабельности, изменений в соответствии с прошлыми периодами, резервов, фондов, оптимизации учетных процессов;

· анализ источников поступлений и целей расходования денежных средств в разрезах деятельности организации;

· анализ активов и пассивов организации;

· анализ и оценку принимаемых мер по отклонениям в бюджетах (например, оперативности представления информации по отклонениям руководству организации, корректировки бюджетов).

1.6 Внутренний контроль и внутрихозяйственный расчет коммерческих организаций

Внутрихозяйственный расчет является частью системы внутреннего контроля и организуется руководством организации в целях контроля за исполнением должностных обязанностей персонала и распоряжений руководства, увеличения объемов и рентабельности производства при сокращении себестоимости продукции.

Объектами внутрихозяйственного расчета являются циклы деятельности организации: циклы снабжения, производства и реализации.

Целями организации внутрихозяйственного расчета являются:

· осуществление упорядоченной и эффективной деятельности организации;

· обеспечение соблюдения политики руководства каждым работником организации;

· обеспечение сохранности имущества организации.

Основными принципами хозяйственного расчета называют:

· коллективную оплату труда по конечным результатам с учетом личного вклада в общий результат измеряемого отработанным временем и качеством выполненных работ;

· полную самостоятельность в вопросах организации труда и распределения коллективного дохода;

· хозрасчетный доход, основанный на положениях, отраженных в договоре о переходе на хозяйственный расчет.

Внутренний финансовый контроль организуется исходя из целей и задач управления организацией и осуществляется непрерывно. Однако отдельные контрольные мероприятия проводятся по мере необходимости. Состав, сроки, периодичность контрольных процедур устанавливаются руководством организации, исходя из принципов целесообразности и экономичности.

Внутренний финансовый контроль сводится к изучению хозяйственно-технологических связей, потоков ресурсов от организации к подразделению и наоборот, отслеживанию оценки этих ресурсов, контролю нормативных показателей, отслеживанию отклонений от норм с выяснением причин, анализу номенклатуры затрат.

Контролю подвергается определение валового дохода подразделения исходя из стоимости произведенной продукции, работ, услуг в оценке по учетным ценам за вычетом себестоимости ресурсов, отчислений в фонды, обязательных платежей. Остаток дохода и есть хозрасчетный доход, который направляется на оплату труда.

В процессе контроля при внутрихозяйственном расчете перед осуществляющими его работниками ставится семь задач:

1. Полнота учета данных. Данные по всем хозяйственным операциям должны быть отражены в бухгалтерских регистрах и соответствовать задачам анализа.

2. Точность учета данных. Данные по всем хозяйственным операциям должны быть отражены в бухгалтерских регистрах правильно и в соответствующий временной промежуток.

3. Законность хозяйственных операций. Данные по всем хозяйственным операциям, отраженным в бухгалтерских регистрах, должны отражать события экономического характера, которые действительно имели место, должны быть определенным образом организованы и утверждены персоналом, имеющим соответствующие полномочия.

4. Полнота записей. Данные, содержащиеся в архивах, документах и отчетах, должны отражать все хозяйственные операции.

5. Точность ведения записей. Данные по хозяйственным операциям должны быть отражены в нужных суммах.

6. Хранение бухгалтерских документов на бумажных носителях и (или) электронной базе данных.

7. Защита активов.

Приемы, используемые при осуществлении внутрихозяйственного расчета, весьма разнообразны и рассматриваются в третьей главе учебного пособия.

Контрольные вопросы:

1. В чем сущность и значение контроля в современных условиях?

2. Каковы основные функции контроля?

3. Приведите примеры предварительного, текущего и последующего контроля.

4. Назовите основные виды контроля.

5. В каких случаях проводится служебное расследование. Как оформляются результаты?

6. Каковы основные задачи государственного контроля. Назовите известные Вам органы государственного финансового контроля и их функции.

7. В чем отличия внутриведомственного и внутрихозяйственного контроля?

8. Назовите субъектов внутреннего контроля.

9. Как оценивается эффективность системы внутреннего контроля организации?

10. Какие задачи решаются в процессе контроля при внутрихозяйственном расчете?

Глава 2. ОРГАНИЗАЦИЯ И ПЛАНИРОВАНИЕ КОНТРОЛЬНО-РЕВИЗИОННОЙ РАБОТЫ

2.1 Сущность ревизии

Слово «ревизия» происходит от латинского revision, что означает «пересмотр».

Ревизия является важнейшим методом последующего контроля и основана на специальных приемах выявления отрицательных и обобщения положительных сторон деятельности организации, изучения, сбора и фиксации хозяйственных нарушений с целью установления эффективности и законности деятельности организации.

Таким образом, ревизия - это форма последующего контроля, состоящего в углубленной и тщательной проверке деятельности организации с целью установления законности, достоверности, целесообразности и экономической эффективности совершенных хозяйственных операций.

Основные задачи ревизии:

1. Проверка сохранности имущества и эффективности его использования в хозяйственной деятельности организации.

2. Выявление нарушений, условий их возникновения и разработка мероприятий по предупреждению нарушений.

3. Проверка исполнительской дисциплины и оценка эффективности деятельности управленческого персонала организации.

4. Исследование систем внутреннего контроля, выявление ее «узких мест» и повышение эффективности ее функционирования.

Ревизия должна проводится при соблюдении следующих принципов:

1. Внезапность. Ревизор должен применять неожиданные для контролируемых лиц средства и способы проверки их действий. Условием достижения внезапности ревизии является неразглашение этапов ее подготовки и начала.

2. Активность. Ревизор должен проявлять инициативу в поиске приемов и средств проверки, высокую оперативность в работе, соблюдать сроки проверки. Медлительность в ревизии в ряде случаев позволяет скрыть нарушения: оформить недостающие документы, завезти и вывезти ценности, оприходовать неучтенное имущество.

3. Непрерывность. Начатые ревизионные действия должны вестись непрерывно до полного объяснения обнаруженных фактов, возмещения выявленного ущерба, привлечения виновных к ответственности, т.е. до выполнения намеченных в программе ревизии заданий.

4. Обоснованность. Вскрытые факты и выводы ревизии должны быть документально обоснованы, что предполагает дополнительную проверку любого факта, приводимого заинтересованными лицами в свое оправдание. Необъективность ревизии приводит к тому, что отдельные нарушения так и остаются до конца не выясненными. Несоблюдение правила обоснованности является причиной повторных и дополнительных ревизий, бухгалтерских экспертиз, возврата материалов ревизии следственными органами.

5. Гласность. Ревизоры с момента начала ревизии устанавливают контакт с работниками всех структурных подразделений организации. Первоначально результаты ревизии обсуждаются с руководством ревизуемой организации, затем о них информируют непосредственного заказчика данной работы (собственника, руководство вышестоящей организации). Правило гласности ревизии способствует устранению любой ошибки, допущенной ревизующими, и ориентирует их на объективную оценку материалов.

Результаты ревизии объявляются и обсуждаются в коллективе субъекта хозяйствования, после чего обязательно применяются соответствующие мероприятия.

Ревизия имеет четкий правовой статус, определяющий границы ее распространения, права и обязанности лиц, проводящих ревизию, и должностных лиц, деятельность которых проверяется, порядок оформления и рассмотрения результатов ревизии.

Ревизия - наиболее распространенная форма экономического контроля, поэтому судебно-следственные органы из всех форм экономического контроля применяют как процессуальное средство выявления состава преступления только ревизии.

2.2 Виды ревизий

Вопросы классификации ревизий остаются предметом споров специалистов. На основе обобщения отечественной теории и практики ревизионной работы выделим следующие основные виды ревизий (рис. 7).

Рис. 7. Виды ревизий

По ведомственным признакам обычно различают ведомственные, вневедомственные, внутрихозяйственные и смешанные ревизии.

Ведомственные ревизии проводятся контрольно-ревизионным аппаратом вышестоящих органов в подведомственных им организациях.

Вневедомственные ревизии проводятся органами государственного контроля (Счетной палатой РФ, Министерством финансов РФ, налоговыми органами и т.д.), которые наделены контрольными правами по отношению ко всем организациям, независимо от их ведомственной подчиненности.

Внутрихозяйственные ревизии - проводятся работниками организации, которые контролируют деятельность внутренних структурных подразделений, не имеющих юридической самостоятельности.

Смешанные ревизии - осуществляются органами ведомственного, государственного и общественного контроля.

По организационным признакам целесообразно выделить плановые, внеплановые и перманентные ревизии.

Плановые ревизии проводятся в соответствии с планом ревизионной работы вышестоящей организации или органа управления, но не реже одного раза в год.

Внеплановые ревизии проводятся по специальным заданиям собственника или вышестоящей организации (например, при ухудшении результатов работы по основным производственным и финансовым показателям, в случае стихийного бедствия), при смене руководителя или главного бухгалтера организации.

Перманентные ревизии проводятся непрерывно контрольным аппаратом организации в структурных подразделениях.

По объему проверки подразделяют сплошные, выборочные, частичные и комбинированные ревизии.

Сплошные ревизии предусматривают проверку финансово-хозяйственной деятельности путем изучения и анализа всех бухгалтерских документов и учетных записей организации за ревизуемый период. Сплошные ревизии могут применяться не только в целом по операциям финансово-хозяйственной деятельности организации, но и по отдельным однородным операциям (кассовым, банковским счетам, расчетам с поставщиками и заказчиками и т.д.). Как правило, к сплошным ревизиям прибегают в случаях установления хищений и злоупотреблений. Такие ревизии из-за затрат на них большого количества времени проводятся сравнительно редко.

Выборочные ревизии предусматривают проверку части хозяйственных операций, документов и регистров бухгалтерского учета по предварительно намеченному плану после общей проверки данного вида хозяйственных операций. При этом некоторые хозяйственные операции проверяются не за весь ревизуемый период, а за отдельные отрезки времени.

Частичные ревизии, в ходе которых проверяют лишь отдельные области деятельности или отдельные виды хозяйственных операций организации (ревизия затрат и выхода продукции, товарно-материальных ценностей и др.).

Комбинированные ревизии представляют собой сочетание видов ревизий по объему проверки. Например, в ходе полной ревизии поставлена задача проверки всей финансово-хозяйственной деятельности организации, при этом финансовая деятельность проверяется сплошным методом, а производство - выборочно.

По масштабам проверки обычно выделяют тематические (частичные), сквозные, однозвенные, отраслевые, комплексные и некомплексные ревизии.

Тематические (частичные) ревизии предусматривают проверку ряда организаций по отдельным специальным вопросам (темам) или проверку состояния отдельных разделов (частей, участков) экономической и социальной деятельности организации, например, ревизия сохранности и правильности использования материальных ценностей, ревизия правильности использования фонда оплаты труда и расчетов с рабочими и служащими. Цель тематической ревизии - получить общую характеристику состояния дел по данному вопросу. Такие ревизии назначаются по мере необходимости для выправления положения на проверяемых участках экономической и социальной деятельности организаций, а также по требованию правоохранительных органов.

Сквозные ревизии охватывают ряд подразделений, входящих в состав одной организации, при этом проверяется деятельность головной организации и входящих в ее состав подразделений. Цель сквозной ревизии - наряду с проверкой финансово-экономической деятельности подразделений организации установить качество управления их деятельностью. Сквозные ревизии трудоемкие и применяются в исключительных случаях, когда имеются данные о недостаточном уровне руководства деятельностью подразделений организации со стороны вышестоящего органа управления.

Однозвенные ревизии предполагают проверку деятельности одного хозяйственного звена, например, склада, цеха и т.п.

Отраслевые ревизии включают проверку деятельности организаций отрасли.

Комплексные ревизии - представляют собой всестороннюю и взаимосвязанную проверку всех участков деятельности организации. Проводятся группой специалистов разных профессий с целью наиболее полной оценки деятельности организации и поиска внутрихозяйственных резервов. Цель таких ревизий -- объективная, полная и правильная оценка работы анализируемой системы, разработка технически и экономически обоснованных предложений по ее совершенствованию и обеспечению успешного выполнения экономических показателей деятельности организации.

Некомплексные ревизии - это, как правило, документальная ревизия финансово-хозяйственной деятельности организаций. Ее проводят один или несколько специалистов определенного профиля.

По способу контроля за результатами ревизионной работы различают дополнительные и повторные ревизии

Дополнительные ревизии проводят, когда имеются данные о том, что при проведении плановой ревизии не полностью вскрыты факты нарушений финансово-хозяйственной деятельности организации.

Повторные ревизии практикуются для усиления контроля за качеством ревизионной работы. Обычно их проводят после плановой ревизии за тот же период. Цель повторной ревизии - выяснить, как организация ликвидирует замечания, отмеченные в акте плановой ревизии.

2.3 Характеристика комплексных ревизий

Комплексная ревизия основана на системном изучении финансово-хозяйственной деятельности организации, сохранности и рациональности использования денежных, материальных и трудовых ресурсов, а также взаимосвязей между финансово-экономическими показателями техники, технологии и организаций производства. Одновременно в ходе комплексной ревизии всесторонне изучаются и оцениваются выполнение планов как по количественным показателям, так и по показателям эффективности производства.

Комплексная ревизия включает проверку объективности плановых показателей.

Характерной особенностью комплексной ревизии является ее направленность на поиск внутренних резервов, разработку уточненных норм и расценок и, возможно, аргументация изменений положений и инструкций министерств и ведомств.

Комплексная ревизия - это не просто сумма проверок, а взаимосвязанный контроль экономических и технических сторон производства.

Комплексная ревизия проводится квалифицированными специалистами в различных областях, способными разбираться в технологии, организации и экономике производства. При этом максимально сочетаются различные методические приемы документального и фактического контроля с целью выявления законности, достоверности и экономической целесообразности хозяйственных и финансовых операций.

Участие в комплексной ревизии инженеров, технологов, нормировщиков, плановиков, товароведов и других специалистов (наряду с работниками контрольно-ревизионного, учетного и финансового профилей) позволяет квалифицированно изучить экономическую эффективность и хозяйственную целесообразность технических решений, проверить соблюдение технологической дисциплины, обоснованность плановых расчетов, нормативов материальных и трудовых затрат, вскрыть недостатки в производственной и экономической работе на том или ином участке и наметить меры к ее улучшению. Для решения каждой из этих частных задач комплексной ревизии технические и другие специалисты при удачном комплектовании ревизионных групп обладают необходимыми специальными знаниями. Это дает возможность существенно расширить диапазон исследуемых участков деятельности ревизуемого объекта.

Комплексные ревизии должны возглавляться руководителем структурных подразделений органа, назначившего ревизию, их заместителями или наиболее квалифицированными работниками контрольно-ревизионного аппарата.

Основные задачи комплексных ревизий:

· всесторонняя проверка производственной и финансово-хозяйственной деятельности организации;

· проверка выполнения плановых показателей;

· проверка соблюдения государственной дисциплины;

· сохранность собственности;

· проверка соблюдения порядка ведения бухгалтерского учета и достоверности отчетных данных;

· проверка состояния бухгалтерского учета и внутрихозяйственного контроля.

Предельный срок ревизии - 30 дней. Этот срок может быть увеличен в исключительных случаях с разрешения руководителя ревизующей организации, а при проведении ревизии по требованию следственных органов - с их согласия.

Основанием для продления срока ревизии могут быть следующие причины: проведение ревизии за время, превышающее один год; изменение программы ревизии в ходе осуществления ревизии; необходимость сплошной проверки хозяйственных операций с целью установления полного размера причиненного материального ущерба; болезнь ревизора на срок до одного месяца и т.п.

Ревизия проводится за период деятельности организации, начинающийся со дня окончания предыдущей ревизии и заканчивающийся датой начала планируемой ревизии. Однако этот срок может быть изменен при необходимости или при наличии постановления следственных органов.

2.4 Планирование контрольно-ревизионной работы

Правильное планирование контрольно-ревизионной работы обеспечивает своевременную проверку, позволяет рационально использовать ревизоров и облегчает проведение мониторинга.

Контрольно-ревизионные службы составляют перспективные и текущие планы, различающиеся продолжительностью планируемого периода.

Перспективные планы составляются на три-пять лет и включают в себя мероприятия по организации контрольно-ревизионной работы, ее совершенствованию, по подготовке и повышению квалификации кадров, по разработке нормативно-справочных материалов.

Текущие планы составляются на календарный год с разбивкой по кварталам и включают в себя перечень работ, связанных непосредственно с осуществлением контрольных функций.

Текущий план составляется в одном экземпляре, утверждается руководителем ревизующего органа, является конфиденциальным документом, поскольку ревизия должна носить внезапный характер.

Текущий план состоит из двух разделов: документальные ревизии и тематические проверки. Объектами тематических ревизий являются отдельные организации или объединения со всеми подразделениями. Тематика проверок разрабатывается руководителем ревизионного подразделения.

К годовому плану прилагаются график отпусков ревизоров, список ревизоров, направленных на повышение квалификации.

На основе текущих планов каждым работником контрольно-ревизионного отдела разрабатывается индивидуальный план-график работы на предстоящий период, в котором указываются виды работ, подлежащих выполнению в этом периоде, даты и сроки их выполнения, фамилии соисполнителей.

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель

контрольно-ревизионного отдела

________________

«___» ____________20__г.

КАЛЕНДАРНЫЙ ПЛАН-ГРАФИК

работы ревизора_________________

Раздел 1. Документальные ревизии

№	Организация	Предыдущая ревизия	Планируемая ревизия
		дата окончания ревизии	период, охваченный ревизией	ФИО ревизора	ревизуемый период	дата начала	дата окончания	отметка о выполнении

Раздел 2. Тематические проверки

№	Организация	Тема проверки	Дата	Отметка о выполнении

Индивидуальные планы-графики подписываются исполнителями и утверждаются руководителем контрольно-ревизионного органа.

В целях равномерной загрузки работников контрольно-ревизионного органа в среднем на каждого ревизора закрепляется участие в 8-9 проверках в год (две три рабочего времени). Таким образом, резервируется время для подготовки к ревизиям, для внеплановых проверок, повышения квалификации ревизоров, очередного отпуска и т.п.

Для учета выполнения плана контрольно-ревизионной работы ведется журнал регистрации проведенных ревизий и проверок и принятых по ним решений. В журнале указывают наименование ревизуемой организации, вид ревизии, срок ревизии, дата акта ревизии, дата и номер приказа или письма по результатам ревизии, информация о выполнении решения.

В журнале отдельно подсчитывается число дел, переданных следственным органам, количество лиц, привлеченных к дисциплинарной и материальной ответственности. На основании этого журнала составляется «Отчет о контрольно-ревизионной работе» за первое полугодие и в целом за год, которое направляется в вышестоящую организацию.

Этот отчет включает четыре раздела:

1. Проведено ревизий и проверок.

2. Выявлено ущерба.

3. Принятые меры по результатам ревизий и проверок.

4. Мероприятия по работе с кадрами и совершенствованию контрольной деятельности.

2.4. Последовательность ревизионного процесса и процедуры его осуществления

Проведение ревизии - это последовательный процесс, который начинается с подготовки к проведению ревизии и заканчивается проверкой устранения недостатков, выявленных во время ревизии.

Схематично основные этапы ревизионного процесса можно представить следующим образом (рис. 8).

Подготовка членов ревизионной группы к предстоящей ревизии
Разработка программ, составление индивидуальных заданий, инструктаж членной ревизионной группы
Организация и непосредственное проведение ревизии на объекте
Предъявление руководителю организации полномочий и проведение инвентаризации денежных средств, материальных ценностей	Проверка обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей, обследование объектов
Документальная проверка операций в соответствии с программой ревизии
Оформление результатов (составление акта, выводы и предложения)
Реализация материалов ревизии (обсуждение и утверждение материалов ревизии и решений по ним)
Организация контроля за выполнением решений, принятых по результатам ревизии

Рис. 8. Этапы ревизионного процесса

Задание на ревизию дает заказчик, например:

· администрация организации;

· собственник организации;

· государственные органы.

За 3-5 дней до начала ревизии издается приказ (постановление, распоряжение) руководителя ревизующей организацией о назначении ревизии (Приложение А). В нем указывается полное наименование ревизуемой организации, вид, период ревизии, фамилия, имя, отчество каждого члена ревизионной группы, определяется ее руководитель и срок ревизии.

После получения задания, начинается подготовка к ревизии. Изучаются документы, имеющиеся по ревизуемой организации: бухгалтерская и статистическая отчетность, акты предыдущих ревизий и проверок и пр.

На основании задач, поставленных перед данной ревизией или проверкой, руководитель ревизионной группы разрабатывает программу ревизии (Приложение Б).

В программе ревизии могут также отражаться следующие разделы:

· цель ревизии - формулируются главные задачи ревизии, перечисляются объекты ревизии;

· вопросы, подлежащие проверке, - перечисляются направления поверки, например, основные средства, денежные средства;

· средства и условия, необходимые для проведения ревизии, - указывается перечень оргтехники, условия и время работы;

· сроки и место исполнения - конкретизируется время начала и окончания ревизии, промежуточные контрольные сроки, место расположения объектов ревизии;

· состав участников ревизии - дается перечень лиц, допущенных к проведению ревизии;

· формы документального оформления ревизии - приводятся образцы описей, актов, ведомостей, форма итогового акта ревизии.

Программа разрабатывается на основе действующего инструктивного материала и опыта, накопленного ревизующим органом. Программу утверждает руководитель ревизующего органа или заказчик. Первый экземпляр программы остается в делах ревизующей организации, второй - передается руководителю ревизии.

Полная, правильно составленная программа ревизии концентрирует внимание ревизующего на основных вопросах ревизии. Недостаточно продуманная программа может привести к бессистемной проверке документов, результаты которой часто сводятся к случайному обнаружению нарушений в деятельности организации.

Подготовка ревизоров к ревизии завершается инструктивным совещанием, которое проводит руководитель ревизии. На этом совещании руководитель ревизии имеет возможность нацелить участников ревизии на основные вопросы, которые необходимо решить, дать ревизорам ряд практических советов по организации работы на месте ревизии, их личному поведению во время ревизии, выслушать каждого участника ревизии и ответить на его вопросы.

На совещании проверяется готовность ревизоров к ревизии. Если выяснится, что участники ревизии плохо знают необходимые нормативные материалы, недостаточно глубоко изучили информацию, характеризующую деятельность намеченного к ревизии объекта, нужно отложить ревизию. Лучше приступить к ней позже, а до этого более тщательно подготовиться.

По прибытии в ревизуемую организацию руководитель ревизионной группы предъявляет руководителю этой организации распоряжение о проведении ревизии. Каждый ревизор должен иметь копию распоряжения. Приходя на место ревизии, он обязан предъявлять копию распоряжения и по просьбе проверяемого - документы, удостоверяющие его личность.

При проведении комплексной ревизии руководитель организации обязан созвать совещание с руководителями отделов и служб, на котором руководитель ревизионной группы представляет всех ее членов, сообщает о цели, задачи ревизии. Ревизор оповещает работников ревизуемой организации о начавшейся ревизии и ее сроках.

Руководитель ревизуемой организации издает распоряжение, согласно которому работники обязаны предъявлять по требованию ревизора денежные средства и товарно-материальные ценности для их фактической проверки, а также первичные документы, учетные регистры, отчеты и другие документы, давать в устной и письменной форме необходимые объяснения и справки, своевременно принимать необходимые меры для устранения выявленных нарушений.

После этого проводится инвентаризация кассы и оформляется акт (Приложение В).

Когда имеются сведения, сигналы о хищениях материальных ценностей или нарушении правил их отпуска, ревизию следует начинать с инвентаризации товарно-материальных ценностей.

Во время обследования организации руководитель ревизионной группы изучает размещение аппарата управления отдельных служб, цехов и др. структурных подразделений, место хранение оборудования и товарно-материальных ценностей и т.п. Он должен также решить, где и какие товарно-материальные ценности следует подвергнуть контрольной инвентаризации. Результаты контрольной проверки правильности проведения инвентаризации ценностей оформляются актом (Приложение Д).

Контрольные инвентаризации проводятся, как правило, в начале ревизии, хотя они широко применяются и входе ее осуществления при выявлении нарушений или расхождений в документальных данных.

Затем на основе программы ревизии руководитель ревизионной группы составляет рабочий план ревизии, который привязан к специфике конкретной организации, поэтому план составляется на месте ревизии.

ПЛАН

проведения ревизии

финансово-хозяйственной деятельности

за период с «__» _________20__ г. по «___» ________ 20__ г.

Состав ревизионной группы:

1._______________

2._______________

3. ______________

№	Наименование работ	Способ проведения ревизии	Срок исполнения	Дата представления материала	Исполнитель
			начало	окончание
1.	Ревизия кассовых операций	Сплошной
2.	Ревизия операций по счетам в банках и т. д.	Выборочный

План ревизии должен обладать определенными характеристиками:

· действенность - в нем должны содержаться точные указания на исполнителей, сроки ревизионных мероприятий, что позволяет контролировать эффективность работы ревизоров;

· конкретность - вопросы программы в плане конкретизируются до такого вида, чтобы можно было определить срок выполнения и назначить исполнителей;

· реальность - план выверяется с позиции реальных возможностей выделенных для ревизии людей и материальных ресурсов;

· гибкость и мобильность - в ходе ревизии план совершенствуется, дополняется, уточняется.

До начала проведения документальной ревизии следует ознакомиться с состоянием бухгалтерского учета. Одновременно с этим следует выслать всем поставщикам, покупателям, прочим дебиторам и кредиторам извещения о проводимой инвентаризации с просьбой сообщить о состоянии расчетов и имеющихся претензиях к ревизуемой организации.

После проведения подготовительной работы ревизор приступает непосредственно к ревизии, в ходе которой используются приемы документального и фактического контроля.

Помещение, которое занимают ревизоры, должно опечатываться и сдаваться под охрану.

Для систематизации материалов ревизии ревизор должен иметь рабочую тетрадь, в которую регистрируются вскрытые факты нарушений и другие недостатки в работе организации.

Регистрация установленных фактов в рабочей тетради производится по отдельным вопросам ревизии в соответствии со структурой акта документальной ревизии.

На последующих этапах ревизионного процесса оформляются материалы ревизии, реализуются материалы ревизии и организуется контроль за выполнением решений, принятых по результатам ревизии.

2.5 Обобщение материалов ревизии

Для оформления результатов ревизии ревизор должен систематизировать накопленные материалы и факты. По результатам ревизии ревизоры составляют акты ревизии, которые подразделяются на основные, промежуточные и разовые.

Основной акт отражает результаты ревизии финансово-хозяйственной деятельности организации. Его составляют по завершении ревизии, когда все остальные факты найдут отражение в других видах актов.

Промежуточные акты составляются в тех случаях, когда выявленные нарушения требуют срочного принятия мер по их устранению. Промежуточные акты подписывают руководитель и члены ревизионной группы, а также виновное должностное лицо. К акту прилагается объяснительная записка.

Разовые акты составляют при проверке отдельных операций: проверка цен, контрольная покупка и т.п.

Выявленные факты нарушений целесообразно отражать в Ведомости установленных ревизией нарушений (табл. 1). В этой ведомости все факты нарушений фиксируются со ссылкой на документ с указанием нарушенного положения и лица, виновного в нарушении. Итоги ведомости нарушений включают в обобщающий акт, а ведомость прилагают к акту.

Таблица 1. Ведомость установленных ревизией нарушений

№	Документ	В чем состоит нарушение	Сумма нарушения	Должность, ФИО виновных лиц
	Наименование	№	дата
					фактически	по закону

__________ __________________ _____________________

^{(должность) (подпись) (расшифровка подписи)}

На основании промежуточных актов, разовых актов, накопительной ведомости нарушений и других документов, составленных членами ревизионной группы составляется обобщающий акт ревизии. Акт ревизии составляется руководителем ревизионной группы.

Акт ревизии состоит из общей (вводной) и основной (описательной) частей.

В общей части указывается:

· Полное наименование документа.

· Дата и место его составления.

· Основание для проведения ревизии, ее начало и окончание.

· Состав ревизионной группы.

· Наименование ревизуемой организации.

· Период ревизии.

· ФИО должностных лиц ревизуемого субъекта, ответственных за его производственную и финансово-хозяйственную деятельность.

Если в ревизуемом периоде произошла смена руководящих работников, в акте указываются фамилия лица, занимавшего ранее должность и место его работы, а также фамилия, имя, отчество вновь назначенного лица и даты назначения. Это необходимо для объективного установления меры ответственности.

Затем приводятся сведения о предыдущей ревизии (кем проведена, за какой период). Указывается, что ревизия проведена с ведома руководителя организации и в присутствии главного бухгалтера.

В общей части приводятся краткие сведения о ревизуемой организации, ее организационной структуре и виде деятельности, указываются способы документальной проверки, какие операции проверены сплошным путем, а какие выборочным. Заканчивается общая часть акта фразой: «В ходе ревизии установлено следующее…»

АКТ

комплексной ревизии деятельности

_____________________________________________________________

(наименование организации)

«__»___________20__ г. гор.____________

На основании____________________________ от «__»_________20__г. №__

(приказа, распоряжения организации)

ревизионной группой в составе________________________________________

__________________________________________________________________ (указываются должности, фамилии и инициалы, а также руководитель ревизионной группы)

______________________________________________________________________________________________

проведена комплексная ревизия производственной и финансово-хозяйственной деятельности__________________________________________

(указывается полное наименование ревизуемой организации)

за период с «__»____________20__ г. по «__»____________ 20__ г.

Ревизия проведена с «__» ____________ 20__ г. по «__»___________20__г.

с ведома руководителя

______________________________________________

(фамилия, инициалы)

в присутствии бухгалтера

____________________________________________

(фамилия, инициалы)

Предыдущая ревизия проведена с «__»_______20._ г. по «__»________20__ г.

(должность, инициалы ревизора)

Ответственными за производственную и финансово-хозяйственную деятельность за ревизуемый период являлись:

_____________________________________________________________

(должности, фамилии, инициалы)

_____________________________________________________________

(излагаются краткие данные о ревизуемой организации, ее организационная структура)

В ходе ревизии установлено следующее________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Основная часть акта ревизии представляет собой систематизированный перечень выявленных нарушений в процессе производственной и финансово-хозяйственной деятельности организации и состоит из отдельных разделов, соответствующих числу тем программы ревизии.

Перед каждым разделом ставится соответствующая римская цифра и его название:

Денежные средства.

Товарные операции.

Материальные ценности.

Расчеты.

Основные средства, вложения во внеоборотные активы.

Расчеты с персоналом по оплате труда.

Расходы.

Реализация.

Финансовые результаты.

Фонды и резервы.

Кредиты и финансирование.

Забалансовые счета.

Эффективность учета и надежность внутреннего контроля.

Выполнение решений по результатам предыдущей ревизии.

Приложение к акту.

Записи в акте должны быть бесспорными и точными. Нельзя излагать личные выводы и замечания ревизора. Оценку дает только руководитель ревизующей организации. Нельзя использовать такие выражения: «допустил безответственное отношение», «проявил халатность» «расхитил», «похитил» и т.п.

По каждому факту, отраженному в акте, должно быть указано:

· суть нарушения со ссылкой на нормативные акты;

· кто допустил нарушение;

· по чьему указанию или разрешению;

· когда и где допущены нарушения;

· каким способом совершено нарушение и чем оно вызвано;

· последствие нарушения.

Внутри разделов акта факты излагаются не по хронологии, а по степени их значимости.

Объем акта ревизии не ограничивается, но ревизующие должны стремиться к разумной краткости изложения при обстоятельном отражении в нем ясных и полных ответов на все вопросы программы ревизии.

Вскрытые факты должны подтверждаться подлинными документами или их копиями, а также промежуточными актами, расчетами, объяснительными записками.

Подлинники документов прилагаются, если их сохранность вызывает опасение, а также в случаях выявления подложных документов на основании письменного распоряжения судебно-следственных и других органов, имеющих на это право.

На изъятых документах пометок делать нельзя, поскольку возможно потребуется проведение графической экспертизы.

Взамен изъятых документов в делах ревизуемой организации оставляются их копии с указанием на обороте основания и даты изъятия или описи, заверенные подписями ревизора и ответственных лиц ревизуемой организации. В акте обязательно перечисляют изъятые документы.

Если выявленное нарушение может быть сокрыто или необходимо принять неотложные меры по его устранению, то составляется промежуточный акт, который подписывается руководителем ревизионной группы и должностными лицами, причастными к нарушению. Один экземпляр акта передается руководителю проверяемой организации.

Результата экономического анализа ревизуемой организации оформляются в виде таблиц, прилагаемых к акту ревизии.

К акту ревизии прилагаются также объяснительные материально ответственных и должностных лиц ревизуемой организации. Если лицо отказывается дать объяснительную, то ее истребование производится служебной запиской: первый экземпляр передается этому лицу, второй прилагается к акту ревизии.

Приложения к акту ревизии нумеруются, а в конце акта все приложения перечисляются.

Оформляется не менее двух экземпляров акта ревизии. Приложения остаются при первом экземпляре, направляемом в ревизующую организацию. К экземпляру акта, передаваемого ревизуемой организации прилагаются копии документов, на которых имеются подписи должностных лиц ревизуемой организации.

Руководитель ревизионной группы обязан ознакомить с актом руководителя и главного бухгалтера ревизуемой организации, которые ставят свои подписи в акте.

2.6 Принятие решений по результатам ревизии

На ознакомление с актом ревизии отводится, как правило, пять рабочих дней. Акты подписываются руководителем ревизионной группы, руководителем и главным бухгалтером ревизуемой организации, а при необходимости и другими участниками ревизии.

При наличии возражений или замечаний по акту ответственные лица ревизуемой организации делают об этом оговорку перед своей подписью и одновременно представляют письменные возражения или замечания, приобщаемые к материалам ревизии.

Ревизором проверяется обоснованность возражений и по ним составляется в срок до пяти рабочих дней письменное заключение, с которым должны быть ознакомлены должностные лица проверяемой организации.

При вручении руководителю ревизуемой организации акта ревизии берется расписка, данная им на первом экземпляре акта: «Один экземпляр акта ревизии со всеми перечисленными в нем приложениями получил» с указанием подписи и даты.

Приложением к акту ревизии могут быть:

· промежуточные акты по результатам ревизии товарно-материальных ценностей, денежных средств;

· инвентаризационные описи, сличительные ведомости;

· объяснительные записки материально ответственных и других должностных лиц, виновных во вскрытых ревизией нарушениях;

· ведомости нарушений, в которых указывается краткое содержание каждого нарушения, дата и номер документа, фамилия и должность виновного лица, сумма причиненного ущерба т.д.

Один экземпляр акта ревизии вручается руководителю ревизуемой организации.

В случае отказа должностных лиц ревизуемой организации получить акт ревизии, руководитель ревизионной группы в конце акта приводит соответствующую запись.

В этом случае акт ревизии может быть направлен ревизуемой организации по почте заказным письмом или иным способом, свидетельствующим о дате его получения. При этом к экземпляру акта, остающемся у ревизующей организации, прилагаются документы, подтверждающие факт отправки акта.

Результаты ревизии обсуждаются на совещании или собрании учредителей, и оформляется протокол обсуждения результатов ревизии.

При выявлении нарушений, влекущих уголовную ответственность, материалы ревизии предаются в десятидневный срок правоохранительным органам в оригиналах. Ответственность за эту передачу несет руководитель ревизующей организации.

Правоохранительные органы могут принять решение о возбуждении уголовного дела или об отказе в возбуждении уголовного дела. В любом случаи в ревизующую организацию направляется копия постановления.

Оформленный акт ревизии направляется должностному лицу контролирующего органа в срок по позднее трех рабочих дней после подписания его в ревизуемой организации. На последней странице акта ревизии руководителем контрольно-ревизионного органа делается отметка: «Материалы ревизии приняты» с указанием даты и подписи.

Решение должно быть вынесено не позднее тридцати дней со дня получения материалов.

Основными формами реализации материалов ревизии являются:

1. Устранение недостатков по мере их выявления в ходе ревизии.

Ревизор в ходе проверки принимает меры к устранению выявленных нарушений и возмещению материального ущерба, а также к созданию условий, не допускающих подобных нарушений в других организациях. Он сообщает о них руководителю ревизуемой организации и ставит вопрос о мере ответственности виновных, а при необходимости и об освобождении от должности материально ответственных лиц. Руководитель ревизуемой организации обязан принять меры к устранению выявленных в результате ревизии нарушений, не ожидая окончания ревизии, что отмечается в акте.