Государственная служба

Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

Введение

ГЛАВА 1. НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ БАЗА ПРОХОЖДЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ГРАЖДАНСКОЙ СЛУЖБЫ

1.1 Государственная служба как особый вид деятельности

1.2 Законодательная база, определяющая организацию прохождения государственной службы

1.3 Нормативная база, определяющая организацию прохождения государственной службы

ГЛАВА 2.ЦЕНТР «СЕМЬЯ»: СТРУКТУРА, ЗАДАЧИ, ФУНКЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ; СТРУКТУРА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

2.1 Задачи, функции и структура центра «Семья»

2.2 Организация службы ДОУ в центре «Семья»

2.3 Нормативная база, определяющая организацию документационного обеспечения в центре «Семья»

ГЛАВА 3. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ЦЕНТРЕ «СЕМЬЯ»

3.1 Организация документооборота

3.2 Порядок работы с входящими документами

3.3 Порядок работы с исходящими документами

3.4 Регистрация документов

3.5 Организация контроля исполнения документов

3.6 Составление номенклатуры дел

3.7 Формирование дел

3.8 Подготовка документов к передаче в архив

ГЛАВА 4. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ

ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ЦЕНТРЕ

«СЕМЬЯ»

4.1 Совершенствование нормативной базы документационного обеспечения центра «Семья»

4.2 Совершенствование документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЯ

Введение

государственный служба документация контроль

Развитию законодательства о государственной службе уделяется в настоящее время особое внимание как на федеральном, так и на региональном уровнях. Это обусловлено, прежде всего, теми изменениями, которые произошли и происходят в нашем обществе и государстве. В декабре 1993 года была принята новая Конституция - основной закон страны. Кардинально изменилась структура, функции органов государственной власти и на федеральном, и на региональном уровнях. Проводимые реформы привели к изменению роли и самого государственного аппарата и государственных служащих. Встала необходимость повышения эффективности функций государственного аппарата, обеспечения профессионализма государственных служащих, изучения новых аспектов и проблем государственной службы в целом. Задача законодателей, ученых, специалистов усложнена тем, что в советский период специального законодательства о государственной службе не было, а правовое положение работников государственного аппарата не отличалось от правового положения служащих других государственных и общественных учреждений, предприятий и организаций. Статус всех служащих определялся единообразно в трудовом законодательстве. Однако, как уже выше излагалось, изменение ситуации привело к выделению службы в органах государственной власти и управлений - как особого рода государственной деятельность.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. Поэтому огромное значение имеет в настоящее время качество оформления документации именно на государственном уровне.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения прохождения государственной службы (по нормативным актам).

Объект исследования - деятельность Территориального центра социальной помощи семье и детям (центр «Семья»).

Предмет исследования - нормативно-правовая база и документационное обеспечение деятельности территориального центра социальной помощи семье и детям «Семья».

Территориальный центр социальной помощи семье и детям «Семья» является одним из подвидов государственной службы.

В ходе выполнения выпускной аттестационной работы были изучены и проанализированы организация и технология документационного обеспечения деятельности центра «Семья».

Целью написания аттестационной работы является анализ организации документационного обеспечения деятельности центра «Семья», а также разработка и внесение рациональных предложений по ее совершенствованию.

Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

анализ законодательной и нормативно-правовой базы, определяющей организацию прохождения государственной службы.

ознакомление с организационной структурой центра «Семья»;

изучение функций, задач, основных видов деятельности организации;

рассмотрение места и значения службы документационного обеспечения в деятельности центра «Семья»;

изучение организации службы документационного обеспечения управления в организации, ее структуры и объемов работы, а также анализ документооборота;

изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих организацию документационного обеспечения;

7) разработка предложений по совершенствованию работы с документами с учетом рекомендаций нормативно-методических документов и специальной литературы;

8) внесение предложений по автоматизации документационного обеспечения и документооборота в организации.

С учетом недостаточной разработки темы, при написании настоящей аттестационной работы был использован широкий круг источников и научной литературы.

Практическая значимость исследования заключается в:

· возможности использования рекомендаций по усовершенствованию документационного обеспечения управления в других организациях;

· разработке методических пособий по усовершенствованию документационного обеспечения управления.

При написании настоящей аттестационной работы был использован широкий круг авторов, занимающихся проблемами управления документацией и государственной службой, таких, как Кузнецов С.Л., Кузнецова Т.В., Мосягина О.В., Санкина Л.В., Старилов Ю.Н., Овсянко Д.М. и др.

Основными источниками для написания аттестационной работы явились следующие нормативные материалы центра «Семья»:

· Устав центра;

· должностные инструкции сотрудников;

· приказы и указания директора центра «Семья» и другие материалы.

Наряду с документационными материалами источником послужили личные наблюдения.

В соответствии с поставленными задачами данная аттестационная работа состоит из введения, четырёх глав, заключения, списка использованных источников и литературы, а также приложений.

ГЛАВА 1. НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ БАЗА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ГРАЖДАНСКОЙ СЛУЖБЫ

1.1 Государственная служба, как особый вид деятельности

Государственная служба появилась в системе социальных отношений как необходимое условие для нормальной жизнедеятельности общества и как средство обеспечения других видов социальной деятельности, прежде всего производства, обеспечения производства главным образом в интеллектуальном отношении. Недаром долгое время под службой вообще понималась сфера умственного труда. Однако в настоящее время такой тезис отвергается в качестве критерия для отграничения службы от других видов социальной деятельности.

Решающим фактором здесь является объект воздействия в процессе осуществления деятельности. Служба есть трудовая деятельность для других людей. Объектом воздействия в процессе службы выступает человек, личность, притом воздействие это -- непосредственное, а человек -- конкретный индивидуум. Служба зародилась и, развивалась вместе с обществом, в рамках общества и для общества.

Государственную службу можно рассматривать как объект теоретического исследования, с одной стороны, и в плане нормативно-правового понимания, с другой. Теоретически, государственная служба может быть представлена в аспектах: социальном, политическом, социологическом, правовом, организационном, нравственном. В правовом смысле исследуется юридическое установление государственно-служебных отношений, при реализации которых и достигается практическое выполнение задач государственной службы.

Государственная служба -- сложный социально-правовой институт. Этот институт представляет собой систему правовых норм, регламентирующих государственно-служебные отношения, т.е. права, обязанности, ограничения, запреты, стимулирование, ответственность служащих, прохождение государственной службы, порядок возникновения и прекращения служебных отношений. С точки зрения традиционной теории под государственной понимается служба в государственных учреждениях, предприятиях, организациях и объединениях.

Государственная служба по самому своему названию производна от понятия «государство» и от доступной народу государственной идеи, воплощаемой им в определенном типе государственности. Она является, прежде всего, институтом ведения публичных (государственных) дел, что находит правовое закрепление как во внутреннем законодательстве России, так и в международных правовых актах. Основываясь на нормах Всеобщей декларации прав человека и Международного пакта о гражданских и политических правах, государственную службу следует определять, как институт равнодоступного и непосредственного участия граждан в ведении государственных дел.

Государственная служба в Российской Федерации (РФ) создана в соответствии с положениями Конституции РФ об осуществлении власти народа непосредственно, а также через органы государственной власти и органы местного самоуправления. Государственная служба является комплексным публичным, социальным правовым, организационным институтом и профессиональной деятельностью. В качестве комплексного публичного и социального института государственная служба обеспечивает государственное управление, а также интеграцию и обслуживание интересов личности, общества и государства. Как правовой институт, государственная служба строится на основе законов и других нормативных правовых актов, образующих в совокупности законодательство о государственной службе РФ. Организационное строение государственной службы означает распределение государственной службы по функциям, видам, уровням, а также осуществление государственной службы в различных органах государственной власти. Наконец, граждане РФ, приверженные ценностям и интересам общественного служения, обладающие соответствующими потребностями и качествами, обеспечивают профессиональное исполнение функций государственного управления, что означает осуществление государственной службы как профессиональной деятельности.

Государственная служба может осуществляться как в государственных органах, так и в отдельных государственных учреждениях и организациях.

1.2 Законодательная база, определяющая организацию прохождения государственной службы

Данное законодательство состоит из Конституции РФ, Федерального закона "Об основах государственной службы Российской Федерации", федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации. Конституция РФ закрепляет такие исходные основы, как верховенство Конституции РФ и федеральных законов на всей территории Российской Федерации (ч.2 ст.4); единство системы государственной власти, разграничение предметов ведения между Российской Федерацией и ее субъектами (ч.3 ст.5); приоритет прав и свобод человека и гражданина, их непосредственное действие (ст.18); обязанность государства признавать, соблюдать и защищать права и свободы человека и гражданина (ст.2); разделение законодательной, исполнительной и судебной власти (ст.10); равный доступ граждан к государственной службе (ч.4 ст.32); некоторые обязанности всех должностных лиц (ч.2 ст.24, ч.3 ст.41, ч.2 ст.46 и др.). Государственная служба связана с рядом правоограничений для лиц, состоящих на ней, а всякое ограничение прав личности допускается только по федеральному закону (ст.55 Конституции РФ).

Весьма важное значение имеет положение Конституции РФ (ч.2 ст.42) возможности обжаловать в суд решения и действия (или бездействие) органов государственной власти и должностных лиц. При этом и Конституция РФ, и иное законодательство (Закон РФ от 27 апреля 1993 г. «Об обжаловании в суд действий и решений, нарушающих права и свободы граждан») исходят из того, что в суде можно обжаловать любые действия и решения органов государственной власти и должностных лиц. Федеральный закон "Об основах государственной службы Российской федерации"¹- принципиально новый акт в системе законодательства о федеральной государственной службе. Будучи базовым, он содержит основы (начала) всех иных законодательных и нормативных правовых актов о федеральной государственной службе.

Закон регулирует весь комплекс основных вопросов федеральной государственной службы. В нем установлены базовые принципы организации государственной службы РФ и основы правового положения государственных служащих.

Положения Закона способствуют развитию правовой базы для борьбы с бюрократизмом, коррупцией, произволом центрального и местного чиновничества, практикой подбора кадров по принципу личной преданности. Закон направлен на повышение требований к государственным служащим, их обязанностям, на обеспечение их правовой и социальной защищенности. Что касается других федеральных законов, о которых говорится в п.1 ст.4 Закона как об источниках законодательства Российской Федерации о федеральной государственной службе, то в настоящее время законов, специально посвященных этой теме, еще нет.

Ранее вопросы федеральной службы детально регламентировались Положением о федеральной государственной службе.

Однако согласно Указу Президента РФ от 17 января 2000 г. N 72 вышеуказанное Положение утратило силу.

Под иными нормативными правовыми актами в п.1 ст.4 Закона подразумеваются акты Президента РФ и акты федерального Правительства. При этом в абз.2 указанного пункта содержится важное правило о том, что вопросы, регулируемые в соответствии с настоящим Законом нормативными актами Президента РФ и Правительства РФ, могут также регулироваться федеральным законом.

В количественном и, главное, в оперативном отношении именно акты Президента РФ составляют важнейший источник законодательства о государственной службе.

Закон распространяется на федеральных государственных служащих всех государственных органов. Вместе с тем в п.2 ст.4 Закона прямо указывается, что особенности службы в отдельных государственных органах устанавливаются федеральными законами на основании комментируемого Закона.

Так, федеральными законами регулируются отношения государственной службы в военизированных и правоохранительных органах, а также в органах, работники которых в силу служебных обязанностей соприкасаются с населением, различными предприятиями, учреждениями и организациями, осуществляют специальные контрольно-надзорные функции (транспорта, связи, различных инспекций и др.).

В данном случае речь идет не об изъятиях из Закона, а об учете специфики возлагаемых на отдельные государственные органы задач и функций, а также предоставленных для этих целей полномочий их работников. Поэтому законы, регулирующие особенности государственной службы, должны учитывать требования как комментируемого Закона, так и законов о правовом статусе соответствующих государственных органов.

Особенности государственной службы в отдельных государственных органах практически устанавливаются наряду с законами и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации. Пункт 3 статьи 4 предусматривает, что на государственных служащих распространяется действие законодательства Российской Федерации о труде, но с особенностями, установленными настоящим Законом.

1.3 Нормативная база, определяющая организацию прохождения государственной службы

Важной составной частью нормативно-правовой базы государственной службы являются нормы права её прохождения. Эти нормы определяют порядок и основания приёма на государственную службу, испытания, исполнения должностных полномочий, вертикального и горизонтального передвижения, поощрения и применения дисциплинарных санкций, присвоения классных чинов, проведения аттестаций, а также прекращения государственной службы. Правовой и социальный институт прохождения государственной службы выполняет функции кадрового прогнозирования, стимулирования и профессионального развития, переподготовки и повышения квалификации кадров, их учёта и ранжирования по должностям, чинам и квалификационным разрядам. Практикой выработаны различные системы прохождения государственной службы: карьерная, должностная, профессиональная, партийная, патронажная.

В соответствии с федеральным законом «Об основах государственной службы Российской Федерации» принят Указ Президента РФ, которым утверждено «Положение о проведении конкурса на замещение вакантной должности федеральной государственной службы». Положением предусмотрен конкурс-испытание на замещение ведущих, высших и главных должностей и конкурс документов - для занятия старших должностей.³ При этом установлен ряд процедурных требований: направление сообщения о проведении конкурса в Совет по вопросам государственной службы при Президенте РФ; публикация от его имени объявления государственного органа; представление соискателями документов в течение месяца со дня опубликования; формирование конкурсной комиссии; привлечение, при необходимости, независимых экспертов; прохождение испытания на соответствующей должности; проведение государственного квалификационного экзамена; оформление результатов голосования официальны решением комиссии и его оформление приказом государственного органа или его руководителя; сообщение результата в письменной форме участникам конкурса в течение месяца и др. В тоже время отдельные статьи Положения о проведении конкурса требуют совершенствования с учётом практики его применения. Так, вряд ли будет способствовать реализация принципа равного доступа граждан к государственной службе положение о том, что «конкурс в государственном органе объявляется… при отсутствии резерва государственных служащих для замещения» вакантной должности. Представляется, что нахождение в резерве не даёт право отменять конкурс или не допускать к участию в нём других граждан.

С другой стороны, надо ли представлять право государственным служащим участвовать в конкурсе «независимо от того, какие должности они замещают в момент проведения конкурса» (ст. 2). Дело в том, что в Указе Президента РФ «О квалификационных требованиях по государственным должностям федеральной государственной службы» установлены требования по стажу пребывания на должностях определённых групп государственных должностей для занятия должностей более высоких групп. Так, для занятия высшей должности необходим стаж работы на главной должности более двух лет. Видимо те, кто имеет меньший стаж или занят на должностях более низких групп, не должны допускаться к участию в конкурсе.

В процессе прохождения государственной службы важное значение имеет организационное и правовое обеспечение перемещений государственных служащих на вышестоящие, равнозначные и порой нижестоящие должности. Мировая практика правового регулирования этого процесса идёт по пути реализации принципов «заслуг», ротации, мотивации, профессионального развития, установление чётких правил карьеры, её планирование и реализация. В российском законодательстве в этом направлении сделаны лишь первые шаги. Предпринята попытка дать правовое определение понятия «государственная должность», произведена классификация должностей по категориям, группам и квалификационным разрядам, утверждены реестр государственных должностей федеральных государственных служащих и Положение о проведении аттестации федерального государственного служащего.

Важное значение для укрепления нормативно-правовой базы государственной службы имеет утверждение реестра государственных должностей, который представляет собой классификатор, содержащий сведения о наименовании должностей, распределении их по категориям и группам, условия их исполнения, типовых характеристиках и квалификационных требованиях. Реестр должностей способствует формированию штатных расписаний государственных органов и определению должностных инструкций государственных служащих.

Неотъемлемой частью нормативно-правовой базы государственной службы и процесса её прохождения является Положение о проведении аттестации федерального государственного служащего⁵. Положение отражает тот факт, что «аттестация - юридическая обязанность государственных служащих проходить в установленной организационно-правовой форме периодическую проверку их профессиональных и

личностных качеств». Положение направлено на совершенствование деятельности государственных органов по подбору, повышению квалификации и расстановке служащих, определению уровня их профессиональной подготовки и соответствия замещаемой государственной должности, а также решения вопроса о присвоении служащему квалификационного разряда (классного чина, дипломатического ранга).

Положением установлены сроки аттестации, технологии её организации (формирование комиссий, утверждение графиков, составление списка аттестуемых, подготовка отзывов), порядок обсуждения, оценки, принятия решений и оформления результатов аттестации.

Аттестация призвана способствовать повышению эффективности прохождения службы. По её результатам могут быть предложены комиссией и реализованы руководителем государственного органа меры, способствующие карьере служащего: повышение в должности; присвоение классного чина, квалификационного разряда; увеличение надбавки за особые условия труда; включение служащего в резерв кадров; направление на переподготовку или повышение квалификации. На аттестационную комиссию возложено также проведение государственного квалификационного экзамена для присвоения классного чина, квалификационного разряда.

Принципиально важно, что Положением предусмотрено право аттестуемого заявить о несогласии с представленным отзывом о нём и перенесении аттестации на очередное заседание комиссии (п. 8 Положения). В то же время требуют дальнейшего уточнения вопросы правового обеспечения прав служащих на должностное и профессиональное развитие, меры против использования аттестации для расправы с неугодными работниками. Отсутствуют правовые нормы, связанные с планированием карьеры.

В интересах обеспечения профессионализма государственных служащих и выбора наиболее эффективных путей управления персоналом важное значение имеет законодательное закрепление принципа стабильности кадров государственной службы. При условии добросовестного выполнения своих обязанностей государственный служащий должен быть гарантирован от потери работы. Создание таких правовых основ решит проблему стабильного функционирования всего государственного аппарата, плавной и постепенной преемственности при переходе от одной политической программы к другой. Постоянный контингент государственных служащих сможет обеспечивать компетентное руководство государством, внутреннюю стабильность соответствующего государственного органа. Конкретная на определённый срок или на срок не более 5 лет система приёма на службу закреплённая в федеральном законе «Об основах государственной службы Российской Федерации», может оттолкнуть от государственной службы наиболее квалифицированных специалистов.

Совершенствованию нормативно-правовой базы государственной службы, реализации государственными служащими своего опыта, знаний и деятельности при исполнении различных государственных должностей способствует активное использование других категорий и институтов прохождения государственной службы - личного дела, стажа государственной службы, трудового договора, служебного места, резерва кадров и др.

Нормативно-правовая база государственной службы включает также правила её прекращения. Это право предоставлено руководителю государственного органа, в связи с увольнением по инициативе руководителя или в связи с достижением предельного возраста, выходом на пенсию.

Нормативно-правовая база государственной службы пополнилась нормами, установленными Правительством РФ, о сроках учёбы государственных служащих. Повышение квалификации проводится не реже одного раза в пять лет. При этом в зависимости от групп должностей и форм обучения устанавливаются следующие сроки повышения квалификации: от двух до шести недель - с отрывом от государственной службы и от шести недель до шести месяцев - без отрыва от этой службы.

Что касается переподготовки, то она организуется руководителем соответствующего органа при необходимости назначения на государственную должность иного профиля и проводится в следующие сроки: от трёх до шести месяцев - с отрывом от государственной службы и от шести месяцев до одного года - без отрыва от этой службы.

В нормативно-правовую базу государственной службы входят также Указы Президента РФ «О мерах по усилению социальной защищённости работников центральных органов федеральной исполнительной власти и повышению их профессионального уровня» (1993 г.), «Положение о повышении квалификации и переподготовке федеральных государственных служащих, увольняемых из аппаратов органов государственной власти РФ в связи с ликвидацией или реорганизацией этих органов, сокращением штата» (1994 г.), «О квалификационных требованиях по государственным должностям федеральной государственной службы» (1996 г.).

Единство правил документирования управленческих действий на

всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), унифицированных систем документации (УСД) и Общесоюзных классификаторов технико-экономической информации (ОКТЭИ).

УСД - комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

УСД предназначены для использования как в условиях применения средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Общесоюзные классификаторы представляют собой систематизированные перечни наименований и кодов объектов

классификации и классификационных группировок, разработанных и утвержденных в установленном порядке, обязательных для применения при обеспечении автоматизации процессов обработки информации.

Порядок утверждения, внедрения, ведения и регистрации УСД

общесоюзного назначения, унифицированных форм документов других уровней управления и ОКТЭИ устанавливается Госстандартом СССР.

Управленческие документы по наименованию, форме и составу

реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации и другим нормативным документам, содержащим правила документирования.

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы:

Советы Министров СССР, союзных и автономных республик: постановления, распоряжения и дают поручения; Министерства ССР, союзных и автономных республик: приказы, инструкции, указания; Государственные комитеты, комитеты и комиссии: постановления, приказы, инструкции, указания; Главные управления и управления при Советах Министров СССР, союзных и автономных республик: приказы, инструкции, указания; Исполкомы Советов народных депутатов, их управления и отделы: решения, распоряжения (исполкомы); приказы, инструкции, указания (правления и отделы); Администрация предприятий (объединений), учреждений, организаций: приказы, инструкции, указания; Кооперативные организации - решения. Общественные организации - постановления, распоряжения.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Правовое, а соответственно и документационное регулирование государственно-служебных процессов в настоящее время отстает от темпов развития тенденций и закономерностей в реформировании системы государственного управления, аппарата государства.

К сожалению, нормативно-правовая база, регулирующая порядок прохождения государственной службы на федеральном, а следовательно и на региональном уровне, не совершенна и требует доработки.

ГЛАВА 2. ЦЕНТР «СЕМЬЯ»: СТРУКТУРА, ЗАДАЧИ, ФУНКЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ; СТРУКТУРА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

2.1 Задачи, функции и структура центра «Семья»

Как уже упоминалось ранее, Территориальный центр «Семья» является одним из подвидов государственных органов.

Территориальный центр социальной помощи семье и детям (центр «Семья») был организован в июле 1993 года. Является государственной организацией, предназначенной для комплексного обслуживания семей и детей, нуждающихся в социальной поддержке, путем оказания своевременной и квалифицированной социальной помощи различных видов: социально - экономической, психологической, педагогической, медико-социальной, социально-реабилитационной.

В своей деятельности центр руководствуется Конституцией РФ, Семейным кодексом РФ, Федеральными законами, Указами Президента РФ, региональными законами, региональными постановлениями и распоряжениями, а также Уставом центра.

Центр является юридическим лицом, имеет свои банковские счета, самостоятельную смету, печать, штамп и бланк с наименованием центра.

В основном организационно-правовом документе, Уставе, определены основные цели и виды деятельности центра:

1.1 Цель деятельности центра - способствовать реализации права семьи и детей на защиту и помощь со стороны государства, содействовать развитию и укреплению семьи как социального института, улучшению социально-экономических условий жизни, показателей социального здоровья и благополучия семьи и детей, гуманизации связей семьи с обществом и государством, установлении гармоничных внутрисемейных отношений.

1.2 Основными задачами деятельности центра «Семья» являются:

1.2.1. Анализ социально-демографической ситуации в районе.

1.2.2. Выявление совместно с государственными и общественными организациями / органами образования, здравоохранения, внутренних дел, занятости, миграции, ассоциации многодетных семей, неполных семей, родителей детей-инвалидов и другими/ причин и факторов социального неблагополучия конкретных семей и детей, их потребности в социальной помощи.

1.2.3. Определение и предоставление конкретных видов и форм медико-социальных, социально-психологических, социально-педагогических, юридических и иных услуг семьям и детям, нуждающимся в социальной помощи.

1.2.4. Поддержка семей и отдельных граждан в решении проблем их самообеспечения, реализации собственных возможностей по преодолению сложных жизненных ситуаций.

1.2.5. Социальный патронаж семей и отдельных граждан, нуждающихся в социальной помощи, реабилитации и поддержке.

1.2.6. Участие в работе по профилактике безнадзорности несовершеннолетних, защите их прав.

1.2.7. Анализ уровня социального обслуживания семей с детьми в районе, прогнозирование их потребностей в социальной помощи и подготовка предложений по развитию сферы социальных услуг.

1.2.8. Привлечение различных государственных и неправительственных организаций.

Возглавляет центр «Семья» директор. Он является единоличным исполнительно-распорядительным лицом организации, представляет во вне интересы организации и действует от его имени без доверенности. В компетенцию директора входит совершение всякого рода сделок, выдача доверенностей, утверждение структуры, штатного расписания, должностных инструкций сотрудников организации, подписание приказов и указаний, обязательных для исполнения всеми работниками центра.

В центре работают директор, секретарь, социальные педагоги (5 человек), психолог, бухгалтер и водитель.

Трудовые отношения работников центра «Семья» регулируются действующим трудовым законодательством, коллективным трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка, должностными инструкциями работников.

2.2 Организация службы ДОУ в центре «Семья»

Согласно основным положениям Государственной службы документационного обеспечения управления⁶ в состав делопроизводственной службы, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив.

Служба делопроизводства в центре «Семья» представлена секретарем, который осуществляет документационное обеспечение организации, методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства. Основными функциями секретаря являются:

- прием и первичная обработка документов, поступающих на имя руководителя и специалистов,

регистрация документов,

распределение телефонных звонков,

отправка документов,

информационно-справочная работа с документами;

осуществление контроля за оформлением необходимых реквизитов, наличием и комплектности приложений;

- разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел;

- организация машинописных, копировальных работ с документами и оперативного использования документной информации⁷.

Секретарь в своей деятельности руководствуется законами РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями государственной архивной службы РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом центра и работает в тесном взаимодействии с другими сотрудниками организации.

2.3 Нормативная база, определяющая организацию документационного обеспечения в центре «Семья»

Основным нормативным документом по делопроизводству любой организации является инструкция по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением. Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления⁸ и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ⁹. Утверждается инструкция директором центра. В структуру Инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:

Общие положения.

Правила подготовки и оформления документов.

Требования к реквизитам документов.

Организация документооборота.

Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции

Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних

документов.

Организация контроля исполнения документов.

Поисковая система по документам.

Составление номенклатуры дел.

Формирование и оформление дел.

Экспертиза ценности документов.

Передача дел в архив¹⁰.

Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации¹¹. Проект инструкции по делопроизводству дан в Приложении № 1.

Сотрудники центра «Семья» осуществляют свою деятельность на основе Устава центра. Круг обязанностей, прав, установление взаимоотношений, должностные обязанности работников организации и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.

Подводя итоги данной главы, необходимо отметить, что в центре «Семья» присутствуют организационно-распорядительные документы - Устав организации, в котором закреплены все основные моменты организации центра «Семья» (основные виды деятельности, цели и задачи), штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции специалистов.

Но также следует отметить, что до настоящего момента отсутствуют такие основные нормативные документы, регламентирующие документационное обеспечение деятельности организации, как инструкция по делопроизводству и должностная инструкция секретаря.

Рассматривая службу делопроизводства в центре «Семья» следует отметить, что отсутствует такая служба как архив.

ГЛАВА 3. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ЦЕНТРЕ «СЕМЬЯ»

3.1 Организация документооборота

Документационное обеспечение управления -- деятельность, охватывающая организацию документирования и управления

документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

Несмотря на то, что центр «Семья» существует много лет, работы по организации технологии документационного обеспечения управления не проводятся должным образом. Документационное обеспечение управления в организации осуществляется секретарем руководителя, организация работы с документами включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу их в архив.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ¹² установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.

Документационное обеспечение - важнейшая функция управления, нуждается в тщательно продуманной организации.

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства организации документной информацией.

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между сотрудниками организации. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами¹³.

Под объемом документооборота предприятия понимается количество документов, полученных и созданных за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности,

Анализируя документооборот центра «Семья» за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту (табл.1). В документационном обеспечении организации выделяют три группы документов:

-поступающие (входящие);

-отправляемые (исходящие);

-внутренние.

Табл.1

ГОД	КОЛИЧЕСТВО ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ	КОЛИЧЕСТВО ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ	КОЛИЧЕСТВО ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ	ИТОГО
2001	118	129	12	259
2002	153	167	17	337
2003	179	212	27	418

Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширением сферы деятельности.

Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества. Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний, семинаров, тренингов.

Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р 51141-98¹⁴, - это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности центра «Семья», оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Применяются следующие виды бланков:

-бланк организации для письма;

-общий бланк для всех других видов документов (справка, докладная записка и т.д.). Внутренний документ - это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его¹⁵. Внутренние документы по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

-организационные документы, которые регламентируют деятельность предприятия (Устав, штатное расписание, инструкции и т.п.);

-распорядительные документы, издаваемые директором и его заместителем;

-информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные , акты, справки и т.д.).

Внутренние документы центра «Семья» оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название организации, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 97.

Секретарь руководителя организации контролирует правильность оформления документов в соответствии с требованиями Типовой инструкции в федеральных органах власти¹⁶.

Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники центра «Семья» используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка - документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника организации другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка¹⁷.

3.2 Порядок работы с входящими документами

Прием всей входящей корреспонденции и вся её последующая обработка в центре «Семья» осуществляется централизованно секретарем директора.

При первичной обработке корреспонденции проверяется, по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно, секретарь возвращает или пересылает по назначению.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.

Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:

адрес отправителя;

время отправки и получения документа;

при поступлении личных документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату.

Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В организации должен быть список нерегистрируемой документации.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно сотрудникам.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно сотрудникам центра «Семья».

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные от органов местного самоуправления, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям. Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Корреспонденция, поступившая на имя директора организации, передается ему лично.

После рассмотрения документов директор наносит резолюцию - распределяет поручения между сотрудниками. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь директора ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.

В соответствии с существующими требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. В центре «Семья» подлинники подшиваются в дело, а исполнителям передаются копии, что в принципе является противоречием ГСДОУ¹⁸.

3.3 Порядок работы с исходящими документами

Отправляемые организацией документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

- составление проекта документа исполнителем;

- проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

- согласование проекта документа;

подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);

регистрация документа;

отправка документа адресату;

подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем. Директор вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре¹⁹.В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами. Такое согласование оформляется визой.

После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю для регистрации.

Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

порядковый номер документа, включающий номер дела;

дата;

адресат (корреспондент);

краткое содержание или заголовок;

отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов ответов);

исполнитель;

примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

3.4 Регистрация документов

Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».²⁰

Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам организации, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов²¹.

Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления²² и Типовой инструкции по делопроизводству²³. В обоих документах регистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам организации и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

В центре «Семья» принята централизованная система, при которой регистрация документов, поступивших в организацию производится однократно секретарем.

В центре «Семья» регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: секретарь разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. При этом (из-за отсутствия перечня документов, не подлежащих регистрации) регистрируются практически все поступающие в организацию документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д.

На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку.

Регистрация входящих документов в организации осуществляется путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов.

Форма регистрационного журнала для входящих документов:

Дата поступления	Входящий №	Дата и № документа	Корреспондент/ кто подписал	Заголовок	Исполнитель
1	2	3	4	5	6

Регистрация исходящих документов в организации ведется в журнале, содержащем следующие графы:

Дата документа	Исходящий №	Адресат	Краткое содержание кто подписал	Исполнитель/ кто принял	Примечание (кто принял)
1	2	3	4	5	6

В центре «Семья» регистрацией внутренних документов занимается

секретарь. Все внутренние документы, поступающие на имя директора, а также приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности регистрирует секретарь.

Журналы регистрации внутренних документов содержат следующие графы:

Дата и номер поступления	Дата и номер документа	Структурное подразделение	Вид док-та	Содержание	Исполнитель
1	2	3	4	5	6

При анализе регистрации документов в центре «Семья» была выявлена серьезная ошибка в процессе регистрации: регистрация приказов по личному составу и приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Это является грубым нарушением ГСДОУ²⁴. Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.

Для регистрации исходящих документов предлагается использовать только электронную форму с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов. Базу, которая будет образовываться при регистрации документов, можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это позволило бы сделать информационно-поисковую работу более упорядоченной и централизованной.

3.5 Организация контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов²⁵. Контролю подлежат документы, требующие исполнения.

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручении, зафиксированных в документах²⁶ .

Технологическое обеспечение контроля за исполнением осуществляет секретарь.

После указания руководителя о постановке документа на контроль секретарь проставляет красным фломастером букву «К» на левом поле документа напротив реквизита «Заголовок». Затем в регистрационном журнале делаем отметку о контроле, сроках исполнения, ответственном исполнителе. Эти сведения берутся из резолюции руководителя на документе.

Затем снимает копию для исполнителя и подшивает в папку с текущими документами, поставленными на контроль. Сроки подготовки, представления и типовые сроки исполнения должны быть закреплены в инструкции по документационному обеспечению.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций -- с даты их поступления.