Государственная служба

Типовые сроки исполнения документов предприятия, если они не указываются в самом документе, устанавливаются в соответствии с ГСДОУ²⁷. Индивидуальные сроки устанавливает директор.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки -- принятием нового акта, индивидуальные - руководителями, которые их установили.

Результаты исполнения отмечаются в журнале. На самом документе отметка о снятии с контроля, надпись «В дело» с подписью и датой, проставляемой в нижнем правом углу оборотной стороны последнего листа исполненного документа, проставляется не на всех документах.

Секретарь учитывает и обобщает данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем. В случае существенною отставания, задержки исполнения, делается доклад руководителю для принятия экстренных мер.

В целях повышения уровня контроля необходимо использовать компьютерные базы данных в программе Microsoft Excel. В настоящий момент существуют программы, специально разработанные для выполнения этой функции, позволяющие вести контроль за исполнением документов централизованно, с более удобным поиском.

3.6 Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел -- систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке²⁸.

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел²⁹. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

Номенклатура дел - это классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для их оперативного поиска³⁰ .

При ее составлении учитываются требования, предъявляемые нормативно-методическими документами -- Государственной системой документационного обеспечения управления³¹, Основными правилами работы ведомственных архивов³², Перечнем документов с указанием сроков хранения³³, методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

В унифицированную форму номенклатуры дел следует включить такие реквизиты:

наименование организации;

наименование структурного подразделения;

латание вида документа;

место составления;

на какой год;

название разделов;

гриф утверждения;

гриф подписания.

Примерная номенклатура дел, разработанная для центра «Семья», представлена в Приложении №4.

3.7 Формирование дел

Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Делом называется совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку³⁴ .

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела³⁵. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документом массиве обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства. В центре «Семья» формирование дел проводится по номинальному признаку - названиям видов документов (приказы, акты, контракты). Для оперативного поиска предлагается вводить и другие признаки классификации. Например, контракты и договоры разделить на дела, содержащие контракты и договоры на оказание каких-либо услуг организациям, физическим лицам.

Формирование дел в организации проводит секретарь директора.

Анализируя работу секретаря по формированию дел, были выявлены следующие недостатки: папки с делами никак не оформлены, что является грубым нарушением «Основных правил работы ведомственных архивов»;

- для приложений к документам сформирована отдельная папка;

- документы, относящиеся к одному вопросу, расформированы по двум папкам;

- в дела помещаются лишние экземпляры и документы, не подлежащие регистрации;

- в дело со сроком хранения один год были подшиты документы с 5-ти летним сроком хранения.

Таким образом, при формировании дел, секретарю центра «Семья» необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов³⁷.

Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводятся секретарем.

В зависимости от сроков хранения секретарем проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление листа - заверителя дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; оформление реквизитов обложки дела³⁸.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.)³⁹. На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждого тома. При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год, или год, месяц, число⁴⁰.

Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

3.8 Подготовка документов к передаче в архив Подготовка документов к сдаче в ведомственный архив включает:

проведение экспертизы ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел;

составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

Определение экспертизы ценности документов дает ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения⁴¹: экспертиза ценности документов -- это изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора на государственное хранение. В своей деятельности комиссия руководствуется Основными правилами работы ведомственных архивов⁴². Помимо федеральных нормативных актов деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов организации должна регламентироваться положением о комиссии. В центре «Семья» такое положение до настоящего момента отсутствовало, сейчас проводятся работы по его составлению.

Основным содержанием и результатом работы экспертной комиссии является рассмотрение, представляемых делопроизводственной службой описей дел постоянного и временного хранения, описей документов по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения⁴³ .

В результате работы экспертной комиссии все документы, накопившиеся в организации за последние 3 года, разделили на 3 группы:

- документы, предназначенные для архивного хранения;

-документы, подлежащие уничтожению;

-документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве предприятия.

После утверждения номенклатуры дел и проведения экспертизы ценности документов должны быть составлены акты «Об уничтожении документов» в двух экземплярах. Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на дела всей организации. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе⁴⁴. Акт об уничтожении документов представлен в Приложении №3.

Все лица, ответственные за делопроизводство в организации, обязаны завершенные дела постоянного и долговременного хранения в течение двух (и более) лет оставлять в подразделении для справочной работы, а затем только сдавать в архив. Таким образом, существующий порядок организации делопроизводства в центре «Семья» обладает рядом недостатков:

-отсутствует четкий порядок регистрации документов;

-встречаются нарушения правил оформления и подготовки документов;

-отсутствуют необходимые организационные документы для ведения делопроизводства: инструкция по делопроизводству, положение об Управлении делами и Общем отделе; положение об экспертной комиссии;

-отсутствует архив документов;

-при внутренней переписке сотрудники организации используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка - документ, не вошедший в существующую официальную классификацию, широко используется при сообщении и передаче информации от одного должностного лица другому. При этом докладная записка выполняет особую роль - информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка⁴⁵ .

Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации.

ГЛАВА 4. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ЦЕНТРА «СЕМЬЯ»

4.1 Совершенствование нормативной базы документационного обеспечения центра «Семья»

В результате анализа системы документационного обеспечения управления в центре «Семья» были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования делопроизводства.

Было выявлено отсутствие необходимых нормативно-методических документов, таких как инструкция по делопроизводству, экспертной комиссии, должностная инструкция секретаря директора.

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления⁴⁶ и Типовой⁴⁷ инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти РФ.

В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие разделы:

1 .Общие положения.

2.Правила подготовки и оформления документов. 3.Требования к реквизитам документов. 4.Организация документооборота:

4.1.Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции.

4.2.Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.

4.3.Организация контроля исполнения документов.

4.4.Поисковая система по документам.

4.5.Составление номенклатуры дел.

4.6.Формирование и оформление дел.

4.7.Экспертиза ценности документов.

4.8.Передача дел в архив⁴⁸.

Инструкция по делопроизводству должна быть составлена максимально конкретно и фиксировать все основные моменты работы с документами. Инструкция по делопроизводству позволит регламентировать основные делопроизводственные этапы, что позволит сделать работу с документами на предприятии более унифицированной, исключит возможность их утери, обеспечит оформление документов в соответствиями с требованиями современного законодательства. Проект инструкции по делопроизводству дан в Приложении №1.

В связи с тем, что в центре «Семья» создана комиссия по проведению экспертизы ценности документов, необходимо разработать положение, которое бы регламентировало ее деятельность.

Цель проведения экспертизы -- освободить организацию от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены в ходе составления заголовков при систематизации дел по структурным подразделениям⁴⁹ .

Постоянно действующая экспертная комиссия создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации. В каждой организации должна быть экспертная комиссия. Основным документом, регламентирующим деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов, является Положение о постоянно действующей экспертной комиссии⁵⁰.

При разработке положения следует учитывать рекомендации действующего законодательства. В структуру положения о постоянно действующей экспертной комиссии должны входить следующие пункты:

Общие положения (здесь приводится описание состава экспертной комиссии, указывается, кто руководитель комиссии, определяются основные нормативные акты, которыми должна руководствоваться в своей деятельности комиссия).

Основные задачи экспертной комиссии.

Основные функции.

Права экспертной комиссии.

Организация работы экспертной комиссии (здесь фиксируются взаимодействия в рамках совместной работы комиссии и структурных подразделений).

Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждаться директором организации. Проект положения приводится в Приложении № 5.

В процессе экспертизы ценности документов должны решатся две основные задачи:

- во-первых, отбираться для постоянного хранения ценные документы, а также документы длительных сроков хранения (свыше десяти лет), имеющие долговременное практическое значение;

- во-вторых, выявляются к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, а также малоценные материалы (черновики, дублеты, отклоненные варианты), утратившие практическое и справочное значение.

Среди нормативных документов центра «Семья» отсутствует должностная инструкция секретаря директора. Должностные обязанности нигде не закреплены и не регламентированы, поэтому секретарь выполняет каждую операцию и работу по мере необходимости.

Должностная инструкция - правовой акт, устанавливающий и регулирующий организационные стороны деятельности должностных лиц, специалистов и работников других категорий, составляющих персонал современных учреждений, организаций и предприятий⁵¹.

Должностная инструкция необходима секретарю для того, чтобы очертить круг его обязанностей, обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками в случае отсутствия или в связи с временной перегрузкой⁵².

Значение должностной инструкции как организационного документа заключается в том, что она:

закрепляет правовой статус и место работника в системе управления;

определяет его задачи, функции, права и обязанности;

позволяет обоснованно оценить результаты деятельности;

- является правовой основой для аттестации работника, определения его дисциплинарной и материальной ответственности;

- устанавливает организационные основы работы секретаря⁵³.

На основе наблюдений и анализа должностных обязанностей секретаря директора предлагается его должностная инструкция (Приложение №6). При написании должностной инструкции, следует пользоваться рекомендациями ГСДОУ⁵⁴.

Структура текста должностной инструкции должна включать следующие разделы:

Общие положения;

Основные задачи и функции;

Обязанности;

Права;

Ответственность;

Взаимосвязи по должности;

Оценка деятельности⁵⁵ .

Гак как секретарь директора является помощником руководителя, к его профессиональной подготовке в организации предъявляются повышенные требования. В связи с этим в должностную инструкцию предлагается включить специальный пункт, в котором переделяются требования к профессиональным знаниям⁵⁶.

В целях совершенствования работы с документами в центре «Семья» предлагается ввести ряд изменений и дополнений в следующие этапы делопроизводства:

1) Первичная обработка входящих документов.

Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь затрудняется определить, к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. На предприятии должен быть перечень нерегистрируемой документации. А так как такой список отсутствует, то предлагается воспользоваться списком, разработанным на основе анализа работы секретаря по первичной обработке входящей документации (Приложение №2).

2) Регистрация.

Из-за отсутствия перечня документов, не подлежащих регистрации, регистрируются практически все поступающие в организацию документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д. Предлагается сортировать документы на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню документов, не подлежащих регистрации.

Также при анализе процесса фиксации документов было выявлено нарушение современных требовании⁵⁷: регистрация приказов по личному составу и по основной деятельности предприятия осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.

Также, отмечено, что ведется «Журнал регистрации исходящих факсов», где фиксируются все документы (бухгалтерские счета, поздравительные сообщения и т.д.), отправляемые по факсимильному аппарату, в том числе и исходящие письма, для которых это является повторной регистрацией. С точки зрения оптимизации документооборота, данный журнал является лишним, так как исходящие письма регистрируются в «журнале исходящих документов». Для фиксирования факта принятия документа, отправляемого по факсимильному аппарату, предлагается указывать на оборотной стороне должность и фамилию лица, принявшего документ.

3) Составление номенклатуры дел.

Систематизация документов - одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления. Номенклатура дел является основным классификационным справочником любого предприятия и используется при построении информационно-поисковой системы. Для составления номенклатуры дел необходимо знать требования, предъявляемые нормативно-методическими документами -

Государственной системой документационного обеспечения управления⁵⁸, Основными правилами работы ведомственных архивов⁵⁹, методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

Вопрос о составлении номенклатуры дел в современных негосударственных учреждениях возникает не сразу. Поручают эту работу, как правило, секретарю организации (или сотруднику службы документационного обеспечения). К моменту, когда возникла необходимость в составлении номенклатуры дел, накопленный объем документов уже велик.

Следовательно, в настоящий момент перед секретарем стоит не только задача составления номенклатуры дел на текущий и последующие годы, но и задача систематизации уже накопленных документов за все годы существования организации.

Номенклатура дел составляется по установленной форме; в конце текущего года на следующий календарный год⁶⁰.

Номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих направлениям деятельности организации. Номенклатура дел должна охватывать все документируемые участки работы предприятия. Это означает, что любой, созданный или полученный в организации документ, должен иметь свое «дело» в номенклатуре, в которое он должен быть помещен⁶¹. Также в номенклатуру дел надо включить все справочные журналы, электронные документы и базы данных.

При составлении номенклатуры дел центру «Семья» необходимо использовать, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие, так и созданные в процессе деятельности организации.

В унифицированную форму номенклатуры дел обязательно нужно включить следующие реквизиты:

наименование организации;

название вида документа;

место составления;

на какой год составляется номенклатура дел;

названия разделов;

гриф утверждения;

гриф подписания⁶².

При составлении номенклатуры дел организации необходимо указывать сроки хранения документов в соответствии с соответствующим Перечнем ⁶³.

Номенклатура дел, разработанная для центра «Семья», представлена в Приложении №4.

4) Формирование и оформление дел.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в

соответствии с номенклатурой дел⁶⁴.

В центре «Семья» формирование дел проводится по названиям видов документов (приказы, акты, контракты). Также при формировании дел секретарю предлагается помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, помещать приложения вместе с основными документами, группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения ⁶⁵.

В ходе наблюдения выяснилось, что оформлению дел в центре «Семья» придавалось лишь формальное значение, не указывались обязательные реквизиты оформления обложек дел, что не соответствует основным требованиям Государственной системы документационного обеспечения управления⁶⁶ и Основных правил работы ведомственных Архивов⁶⁷ .

На обложках дел, как долговременного хранения, так и дел временного хранения, указывалось только приблизительное название дела («счета», «разное», «договоры»). В связи с этим секретарю необходимо оформить все реквизиты обложки дела:

наименование организации;

наименование структурного подразделения;

индекс дела;

номер Дела (тома, части);

заголовок дела;

дата дела (тома, части);

количество листов в деле;

срок хранения дела⁶⁸.

5) Составление описей дел.

В связи с ежегодным увеличением объема документации рекомендуется ежегодно составлять опись дел и согласовывать с руководителем.

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел⁶⁹.

В результате работы комиссии по проведению экспертизы ценности документов все документы поделены на две группы:

дела по основной (производственной) деятельности;

дела по личному составу предприятия.

На каждую группу дел предлагается составить отдельные описи:

в опись №1 (дела по основной деятельности) заносятся дела в следующей последовательности: Устав, приказы по основной деятельности, перспективные и годовые планы, отчеты, контракты;

в опись №2 заносятся дела по личному составу в следующем порядке: книга учета сотрудников, приказы по личному составу, личные дела и личные карточки, лицевые счета по заработной плате, невостребованные трудовые книжки.

На документы, выделенные к уничтожению вследствие работы комиссии по проведению экспертизы ценности документов, предлагается составить акт (Приложение №3). Акт и описи должны составляться членами экспертной комиссии и подписываться председателем, рассматриваться и утверждаться директором организации.

4.2 Совершенствование документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации

Повышение эффективности работы аппарата управления может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры, повышения квалификации кадров, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности. Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений.

На современном этапе можно отметить, что в связи с внедрением электронно-вычислительной техники значительно повысилась эффективность работы, но так как внедрение ВТ происходит постепенно (это связано с большими финансовыми, организационными и людскими затратами), то существуют участки, где работа строится традиционными методами.

Современные и перспективные направления совершенствования документационного обеспечения управления неотделимы от процесса массового внедрения достижений научно-технического прогресса. Эти достижения, связанные с созданием качественно новых видов вычислительной техники, средств связи, дают возможность перейти к принципиально иной и значительно более эффективной информационной технологии в органах управления, основанной на органичном включении комплекса технических средств в управленческий процесс.

Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников организации дисциплины работы с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

Итак, в ходе исследования и анализа процесса организации и технологии документационного обеспечения управления в центре «Семья» были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию делопроизводства. Были разработаны документы по совершенствованию и оптимизации работы с документами:

- разработаны нормативные документы для ведения делопроизводства: инструкция по делопроизводству, положение об экспертной комиссии;

- внесены предложения по оптимизации порядка регистрации документов;

- разработан список нерегистрируемой документации (Приложение №2);

- предлагается усилить контроль за соблюдением правил оформления и подготовки документов;

- разработана должностная инструкция секретаря Генерального директора;

составлена номенклатура дел организации с учетом сроков хранения документов в соответствии с Перечнем⁷⁰;

при распределении поступающей документации подлинники передавать ответственному исполнителю;

- рекомендуется проводить регистрацию документов только в компьютерной форме;

- предлагается автоматизировать процесс документационного обеспечения управления;

- при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

- правильно оформлять обложки дел (указывать все необходимые реквизиты);

- при составлении описи дел необходимо проставлять подпись составителя с указанием должности и отметку о согласовании с руководителем организации;

- при внутренней переписке сотрудников организации предлагается использовать только докладные записки и только по вопросам, которые невозможно решить путем устных переговоров;

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Проведенный анализ позволил сделать ряд выводов по совершенствованию нормативно-правовой базы и документационного обеспечения организации:

1. Следует разработать все необходимые нормативные документы: инструкцию по делопроизводству, положение о комиссии по проведению экспертизы ценности документов, должностную инструкцию секретаря директора.

2. Внесены изменения в следующие этапы документационного обеспечения управления:

первичная обработка поступающих документов (разработать и использовать список нерегистрируемой документации; при распределении поступающей документации подлинники передавать ответственному исполнителю; предлагается наделить секретаря дополнительным правом самостоятельно распределять входящую корреспонденцию);

регистрации документов (рекомендуется проводить регистрацию только в компьютерной форме);

формирование и оформление дел (необходимо все документы сформировать в дела и оформить их с учетом требований современного законодательства);

3. Внесены предложения по усилению контроля за соблюдением правил оформления и подготовки документов, установленных законодательством.

4. Необходимо составить номенклатуру дел организации с учетом сроков хранения документов в соответствии с Перечнем⁷¹.

5. Необходимо сократить количество внутренних документов (при внутренней переписке сотрудников предприятия предлагается использовать только докладные записки и только по вопросам, которые невозможно решить путем устных переговоров).

6. Предлагается внедрить автоматизированную систему

документационного обеспечения управления.

Оценка традиционных технологий приводит к осознанию необходимости использования для работы с документами новых методов. Основным направлением совершенствования технологии обработки документов является внедрение компьютерных систем обработки информации.

Эффективным также является применение нормативно-методических документов по документационному обеспечению управления в виде электронных текстов в корпоративной сети. Электронные сообщения являются наиболее оперативным, удобным и надежным средством документационного обеспечения управления.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

Источники

1.Конституция РФ // Российская газета 25 декабря 1993.

2.Федеральный закон РФ «Об основах государственной службы Российской Федерации». 31.07.95// СЗ РФ, 1995, №31, ст.2990.

3.Положение о государственной службе: Утв. Указом Президента РФ от 22.12.93 № 2267.

4.Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991, 75 с.

5.ГОСТ Р 1.5-92 «Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов». М., Издательство стандартов, 1992.

6.Положение о проведении конкурса на замещение вакантной должности федеральной государственной службы. Указ Президента РФ от 29 апреля 1996 г. №604.

7.О квалификационных требованиях по государственным должностям федеральной государственной службы. Указ Президента РФ от 30 января 1996 г. №123.

8.Постановление Правительства РФ от 03.04.1993 № 191 «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве»

9.Нормы времени на работу по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. М., 1993, 77 с.

10.Гражданский кодекс РФ. Ч. 1 и 2. М., 1994.

11.Федеральный закон «Об информатизации и защите информации». 20.02.95 г.// СЗ РФ, 1995, №8, ст.609.

12.Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.

13.Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М: ИПК Издательство стандартов,1995.

14.Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов). ВНИИДАД, 1998.

15.ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Издательство стандартов, М, 1998.

16.Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ. М., 2000.

17.Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств и ведомств, других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. Росархив. М, 2000.

18.Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 №1-ФЗ. Собрание законодательства РФ. 14.01.2002. №2

19.ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

20.Трудовой кодекс РФ. М., 2002.

21.Управление персоналом государственной службы. М. РАГС. 1997.

22.Устав центра «Семья» П.:2000.

23.Должностные инструкции сотрудников центра «Семья».

24.Распорядительные документы центра «Семья».

Литература

25. Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ). - М.: ЗАО «Бизнес школа «Интел-Синтез», 1997.- 144с.

26. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов//Секретарское дело, 1999.-№1 -.С. 79-83.

27. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А.

Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация

документов и дел в пределах архива // Секретарское дело, 2000.- №4.-

С. 81-85.

28. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А.

Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов //

Секретарское дело, 2001.- №2.- С. 90-101.

29. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А.

Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: каталоги и другие

информационно-поисковые справочники в архиве организации //

Секретарское дело, 2002.- №1.- С. 86-93.

30.Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы

регистрации // Секретарское дело, 1997.- №3.- С.23-26.

31.Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы //

Делопроизводство, 1999.- №1.- С. 34-39.

32.Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень // Делопроизводство, 2001 .-№1.-С. 32-38

33.Банасюкевич В.Д. Экспертиза ценности документов // Секретарское

дело, 1998.-№3.-С. 19-23.

34.Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело, 2000.- №3.-С.87-90.

35.Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство, 1999.- №2. - С. 45-49.

36.Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в

условиях использования автоматизированных систем //

Делопроизводство, 2001. -№1,- С. 36-41.

37.Бобылева М.П. и Гуськов В.А. Вопросы ведения номенклатуры дел в

условиях автоматизации делопроизводства // Делопроизводство, 1999.-

№1.- С. 29-32.

38.Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений // Секретарское дело, 2000.-№2.-С. 21-25.

39.Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело,

2000.-№2.-С. 16-20.

40.Государственная служба: теория и организация. Курс лекций. Ростов-на-Дону: "Феникс", 1998.

41.Делопроизводство: Справ. Пособие - 4-е изд., доп. - Омск: Фирма

«ЛЕО», 1995.-56 с.

42.Документы и делопроизводство: Справ. Пособие/ Т.В; Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; Сост.: М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 1991.-271с.

43.Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел //

Секретарское дело ,1996.-№3.- С. 31-34.

44.Еремченко В.А. О проблеме электронных документов // Секретарское дело, 2001.-№3.-С. 23-26.

45.Ефимова О.А. Современные технологии работы с документами: автоматизация делопроизводства //Секретарское дело, 1998.- №3.-с.24-29.

46.Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации // Секретарское дело, 2000.- №4.- С. 23-28.

47.Иритикова B.C. Рекомендации по разработке должностных инструкций // Секретарское дело, 1998. -№3.-С.42-45.

48.Казуто А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство, 1998.- №1.- С. 35-39.

49.Короткий С. Современные технологии корпоративного

документооборота // Компьютерный еженедельник "Компьютера",

2000.-№3.-С. 13-19.

50.Крылов И.Ю. Документирование управленческой деятельности СПб:

«Бизнес-пресса», 2004 г.

51.Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные

технологии в делопроизводстве. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел -

Синтез», 2000. 232 с.

52.Кузнецов С.Л. Применение современных технологий в работе с документами //Секретарское дело, 1996.-№3.- С. 23-29.

53.Кузнецов С.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения // Секретарское дело, 1996.- №4.- С. 24-29.

54.Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап //

Делопроизводство, 2000.- №1.- С. 41-46.

55.Кузнецов С.Л. Проблема выбора программного обеспечения для

комплексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело, 2000. №4.-с.23-28.

56.Кузнецов С.Л. Российские программы комплексной автоматизации

делопроизводства // Делопроизводство, 2001.- №2.- С. 27-32. 52.Кузнецов С.Л. Прием и передача документов в автоматизированных системах // Секретарское дело, 2000.- №3,- С. 33-39.

57.Кузнецов С.Л. Автоматизированный контроль исполнения - важное условие успешной работы офиса // Секретарское дело, 1997.- №1.- С.

31-37.

58.Кузнецов С.Л. Новые программы для современного офиса //

Секретарское дело, 1999. -№3.- С. 27-31.

59.Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения - важнейшая задача секретаря // Секретарское дело, 1999.- №4.- С. 3-5.

60.Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические

документы по делопроизводству // Секретарское дело, 2002.№1.С.З-5.

61. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М, ЗАО «Бизнес-школа «Интел - синтез», 2002. - 384 с.

62.Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2001. - 324 с.

63.Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения - важнейшая

задача секретаря //Секретарское дело, 2000.- №1.- С.3-5.

64.Кузнецова Т.В. Инструкция по делопроизводству, порядок составления//Секретарское дело, 1999.- №2.- С. 3-6.

65.Кузнецова Т.В. Как составить должностную инструкцию секретаря // Секретарское дело, 1999.- №1.- С. 3-5.

66.Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. М. ВНИИДАД, 1998. - 137 с.

67.Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // Экономика и жизнь, 1999.- №4.- С. 56-59

68.Ларин М.В. Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии). Диссертация доктора исторических наук. М., 2000. -413 с.

69.Максимович Г.Ю., Андреев A.M. Новые возможности автоматизации делопроизводства//Секретарское дело, 1999. - №4.-С. 19-25.

70. Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Как создать информационную документальную систему // Секретарское дело, 2000.- № 1.- С. 42-47. 71.Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Компьютерные сети передачи данных - современное средство коммуникации // Секретарское дело, 1997. -№2.- С. 31 -35.

72.Мосягина О.В., Емышева Е.М. Современные требования к формированию и оформлению дел // Секретарское дело, 1996. -№4,- С. 32-36.

73.Овсянко Д.М. Государственная служба в РФ. М. Юрист. 1996.

74.Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса // Делопроизводство, 2001.- №2.- С. 18-23.

75.Санкина Л.В. Как составить должностную инструкцию секретаря-референта (рекомендации по составлению) // Секретарское дело, 1997.-№4.-С. 19-24.

76.Санкина Л.В. Как составить должностную инструкцию секретаря руководителя // Секретарское дело, 1998.- №2.- С. 30-34.

77.Санкина Л.В. Должностная инструкция: рекомендации по составлению// Трудовое право, 2002.- №2.- С. 10-13.

78.Старилов Ю.Н. Государственная служба в РФ. Воронеж, 1996.

79.Сокова А.Н. Электронное делопроизводство (Практический взгляд на проблему в реальных условиях) // Делопроизводство, 2000. № 1. С. 32-37.

80.Сокова А.Н. Электронные документы и электронные технологии в делопроизводстве // Делопроизводство, 2001. № 1. С. 29-34.

81.Сотов П.В., Тихомиров А.Н. Делопроизводство: образцы документов:

Инструкции, ГОСТы. М.: Проспект, 2000.- с.80.

82. Степанов Е.А. Контроль исполнения документов и поручений //

Секретарское дело, 1997.-№2.-С. 15-19.

83.Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и

документооборота для автоматизации российских органов

государственной власти, предприятий и учреждений. Методическое

пособие. М., ВНИИДАД, 1998. - 73 с.

84.Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству: М.: Издательство ПРИОР, 1997.- 188 с.

85.Шатина Н.В. Составление номенклатуры дел // Секретарское дело,

2000. -№1.- С. 18-24.

86. Шатина Н.В. Функции секретаря - помощника руководителя //

Секретарское дело, 1997.-№4.-С. 16-19.

87.Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство, 2001.-№1.-С.21-25.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1

Центр «Семья» УТВЕРЖДАЮ

ИНСТРУКЦИЯ Директор

По делопроизводству центра «Семья»

_____ № И.О.Ф.

« »

1.Общие положения

1.1 Настоящая Инструкция устанавливает в центре «Семья» единую систему подготовки и качественного оформления документов, рациональную организацию их учета, поиска, контроля исполнения и хранения.

1.2 Выполнение требований настоящей инструкции обязательно для всех сотрудников центра «Семья».

1.3. Обеспечение сотрудников центра «Семья» техническим оборудованием и средствами осуществляет директор; необходимыми бланками, штампами и канцелярскими принадлежностями - секретарь.

2. Правила подготовки и оформления документов

Документы оформляются в соответствии с ГСДОУ и образцами документов центра «Семья».

Бланки документов.

Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь строго определенный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Бланки документов изготавливаются двух форматов: А4 (210x297 мм), А5 (148x210 мм).

В делопроизводстве организации устанавливаются следующие виды бланков: бланк для письма, общий бланк для всех других видов документов (приказов, распоряжений, докладных записок и т.д.).

Исходящая корреспонденция за пределы организации оформляется на простых бланках с центрованным расположением реквизитов за подписью директора.

2.3. Документы центра «Семья» приобретают юридическую силу только с момента подписания или утверждения их директором.

2.4. Подготовка и оформление приказов (по основной деятельности) и распоряжений:

Приказ - правовой акт, издаваемый директором центра «Семья». Приказ издается для решения основных задач, стоящих перед организацией. Посредством приказа директор ставит основные задачи перед сотрудниками, указывает пути решения наиболее важных вопросов.

Распоряжения являются документами, касающимися конкретного разового случая, и издаются для решения главным образо^оперативных вопросов.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях .

В протоколе заполняют следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа (протокол), дату, индекс, грифы утверждения, заголовок, текст, подписи председателя и секретаря.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется в следующей последовательности: указывается фамилия и инициалы председательствующего лица (слово «Председатель» печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с прописной буквы; после тире указывают фамилию председателя, инициалы), секретаря, присутствующих сотрудников организации в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных (если таковые есть). Если присутствующих более 10, то указывается их общее количество.

Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос "о чем?", например: 1. Об итогах работы организации за первое полугодие 2004 г.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Протокол подписывается председателем и секретарем.

Письмо - одно из основных средств связи между гражданами, учреждениями, организациями, предприятиями.

Текст письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос и состоять из двух логически связанных частей. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случаях их взаимосвязанности. В первой части письма указывают мотивы, факты, события, причины, послужившие основанием для написания письма, а также приводятся ссылки на документы, в которых эти факты и причины изложены. Во второй части излагаются выводы, предложения, просьбы, решения, заключения и т.д.

Составитель письма кроме текста должен сформулировать заголовок письма (отвечающий на вопрос "О чем?"), дату и регистрационный номер документа, ссылку на регистрационный номер и дату документа (заполняется для ответных писем и полностью переписывается из бланка инициативного документа, на который дается ответ), место составления, адресат (указывается наименование организации в именительном падеже, наименование структурного подразделения (в именительном падеже), должность получателя (в дательном падеже), фамилию и инициалы (в дательном падеже), почтовый адрес (указывается только для разовых, не постоянных корреспондентов), отметку о наличии приложений (при наличии таковых), подпись, отметку об исполнителе.

Приказы и распоряжения печатаются на общих бланках центра «Семья». Тексты состоят из двух частей: вводной и распорядительной. Во вводной части излагаются основания для издания документа. Распорядительная часть должна содержать конкретные задания, поручения или мероприятия с указанием исполнителей и сроков исполнения. Распорядительная часть начинается словами "ПРИКАЗЫВАЮ" (в приказе) и "ОБЯЗЫВАЮ" (в распоряжении).

Первые экземпляры приказов и распоряжений формируются в соответствующие дела и доводятся до ознакомления (под роспись) с лицами, перечисленными в приказе на листе ознакомления.

3. Требования к реквизитам документов

Документ должен иметь следующие обязательные реквизиты:

3.1 Наименование организации - автора документа, название вида документа (не указывается на письмах), заголовок к тексту, дату, индекс, текст, визы, подпись, отметку об исполнении документа и направлении в дело.

3.2 Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа - краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?) - о совершенствовании структуры управления; карточка (чего?) - учета движения основных средств. Объем заголовка не должен превышать 5 строк машинописного текста с длиной строки 28 печатных знаков. Допускается не указывать заголовок к тексту на документе формата А5.

3.3. Дата документа.

Датой документа является дата подписания; для документа, принимаемого коллективным органом - дата его принятия; для утверждаемого документа - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающий документ. Документы вступают в силу с момента их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: 30.03.99. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 30 марта 2004 года.

3.4. Индекс документа.

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который исходя из задач поиска, дополняется индексами структурных подразделений при регистрации исходящих и входящих документов. Например: 21/55, где 21 - индекс технического отдела, 55 - порядковый номер документа.

3.5. Текст документа.

Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий. Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию. В документах, оформленных на двух и более листах, второй и последующие листы должны быть пронумерованы. Номера листов (страниц) должны проставляться посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слов и знаков препинания. Расстояние от номера листа до обреза листа не должно превышать 15 мм. Документы временного срока хранения (до 10 лет) допускается печатать на двух сторонах листа. Текст документа может делиться на нумеруемые части (разделы, подразделы, пункты, подпункты). Нумерация этих частей производится арабскими цифрами. Таблицы в текстах документов должны иметь номер и заголовок, либо в последнем абзаце перед таблицей должна быть ссылка на эту таблицу. Большие по объему таблицы оформляются в виде приложений к документу.

3.6. Согласование документа.

При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования; при необходимости указывается должность визирующего. Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в организации, ниже реквизита "подпись" на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты приказов, постановлений и другие акты визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа. Замечания или дополнения излагаются на отдельном листе. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово "Согласовано", наименование организации и должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, ее расшифровки и даты. Пример: СОГЛАСОВАНО

Бухгалтер центра «Семья»

И.О. Фамилия

«_ » 200 г.

3.7. Подпись документа.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, сторонним организациям, подписываются директором и специалистами. Документ, как правило, подписывает одно должностное лицо в соответствии с компетенцией, установленной функциональными обязанностями или иным правовым актом. Две и более подписей ставится в том случае, если за содержание документа несут ответственность несколько лиц (акты, финансовые документы и документы, исходящие от нескольких организаций). Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного или аналитического характера могут подписываться исполнителем в пределах его полномочий. В состав реквизита "Подпись" входят:

- наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ составлен на простом листе бумаги и сокращенное - на документах, составленных на фирменных бланках);

- личная подпись и ее расшифровка (без скобок, инициалы ставятся перед фамилией и пробел между ними не делается).

Пример: Директор И.О.Ф.

При подписании документов, согласованных комиссией, указываются не должности лиц, составляющих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии. Пример:

Председатель комиссии А.Г.Астафуров

Члены комиссии Е.К.Калюжнова

Н.В.Алонова

Протоколы совещаний организации подписывают председатель и секретарь. Акты комиссии подписывают все члены комиссии. В том случае, когда документы подписывают несколько должностных лиц, то их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименование должностей разделяются между собой 2-3 межстрочными интервалами. Если документ подписывают несколько лиц равных должностей, то их подписи располагаются на одном уровне.