Государственная служба

3.8. Отметка о поступлении документа.

Она проставляется резиновым штемпелем и оформляется рукописным способом справа на нижнем поле первого листа документа, В отметке о поступлении указывается дата, индекс и сокращенное наименование комбината и структурного подразделения.

3.9. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Она должна включать слова: "В дело", индекс дела, в котором будет храниться документ, краткие сведения об исполнении документа, должность-исполнителя, его подпись и дату. Пример: В дело № 18. Дан ответ 25.02.04 № 21/140.

Директор (личная подпись) Г.К.Денисова

3.10. Утверждение документа.

Утверждение - способ удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу с момента утверждения. Утверждается, как правило, следующие виды документов:

Устав организации;

отчеты и балансы;

3) текущие и перспективные планы;

4) структура и штатные расписания;

5) акты.

Утверждение документов производится двумя способами: грифом утверждения или изданием распорядительного документа, если введение документа требует дополнительных действий и указаний. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа, элементами грифа утверждения являются:

слово УТВЕРЖДАЮ;

должность лица, утвердившего документ;

личная подпись и ее расшифровка (указание ФИО);

дата утверждения.

Пример: УТВЕРЖДАЮ

Директор центра «Семья»

Г.К.Денисова « » 200 г.

При утверждении документа приказом или другими распорядительными документами гриф утверждения оформляется по следующей форме: слово УТВЕРЖДЕНО, наименование документа, организации в творительном падеже, дата и индекс документа. Пример:

УТВЕРЖДЕНО

приказом Директора центра «Семья»

№ от

В грифе утверждения слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО печатаются прописными (заглавными) буквами без кавычек и двоеточия. 3.11. Адресование документа.

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу. Документы могут адресоваться конкретному должностному или частному лицу. В состав реквизита "Адресат" входит почтовый адресат, который включает почтовый индекс, город, область, улицу, номер дома. Пример:

Редакция журнала "Новый Мир" ул. Мира, д. 14 , Москва, 123457

Если документ адресуется руководителю организации, учреждения, предприятия или его заместителю, то наименование организации может входить в состав наименования должности адресата. Пример: Генеральному директору

Учебно-курсового комбината «УККОМ» А.Ф.Аюпову

ул.Крайнкжовская ,д.93,

г. Москва, 123457

Если документ адресуется частному лицу (например, ответ на жалобу), то вначале указывают инициалы и фамилия получателя, а затем почтовый адрес.

Пример:

В.С.Петрову

ул. Кирова, д. 6, кв. 12,

Новосибирск, 630102

Документ не должен содержать более четырех адресов, в противном случае составляется список рассылки, на каждом документе указывается только один адрес. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется.

3.12. Резолюция.

В резолюции делаются указания по исполнению документа. В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. В случаях, когда поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва исполнителей и координации их работы.

3.13. Оформление приложений.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме: Приложение на л. в экз. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. Пример: Приложение:

Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.

Смета расходов на 3 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. При наличии нескольких приложений, они нумеруются. Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты. На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Например: Приложение 1 к приказу Директора 00.00.00. №_

3.14. Проставление печати.

Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Печать следует проставлять на поле реквизита "Подпись" таким образом, чтобы она ложилась на часть слов наименования должности лица, подписавшего документ. Печать ставится на документах, где воспроизведение ее оттиска предусматривается нормативным актом (трудовые книжки, титульные листы и т.д.).

3.2. Виза согласования.

Она обязательно должна включать следующие элементы:

- слово СОГЛАСОВАНО;

должность лица, согласовавшего документ;

личная подпись и ее расшифровка;

дата согласования.

4. Организация документооборота

4.1. Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящих документов

4.1.1. Прием входящей корреспонденции осуществляется секретарем. При этом проверяется правильность доставки, наличие приложений, наличие обязательных реквизитов (координаты отправителя, текст, подпись отправителя с расшифровкой - указанием ФИО). Вся корреспонденция вскрывается, кроме корреспонденции с пометкой "лично", которая вручается адресату в конверте.

4.1.2. Регистрация входящих документов осуществляется централизованно секретарем.

В Журнал регистрации входящей документации заноситься следующая информация: входящий номер/дата, исходящий номер/дата, организация - отправитель, краткое содержание документа, исполнитель, примечания (роспись исполнителя о получении документа и др. информация).

На полученных документах в правом нижнем углу лицевойстороны документа проставляется штамп с наименованием центра «Семья», указанием даты поступления документа и его порядкового входящего номера (с начала года).

Если к поступившему документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается об этом отметка. Пример: "Вх. № 243 +приложение на 2 л.".

После регистрации входящие документы передаются адресантам. Если получено письмо-ответ, находится инициативное письмо (ксерокопия) и прикрепляется к нему.

4.1.7. Документы, поступившие на имя директора, передаются секретарем ему на рассмотрение.

В ходе рассмотрения документов директор проставляет на них резолюцию, содержание которой (исполнитель, поручение, срок исполнения) заносится секретарем в Журнал регистрации входящих документов. Затем документ передается исполнителю под роспись.

Не позднее указанного в резолюции срока исполнитель обязан предоставить секретарю директора информацию об исполнении документа с указанием даты исполнения. В случае составления ответного документа сообщается дата, номер документа и номер дела, в которое он подшит.

4.1.10. На первом листе исполненного документа в левом нижнем углу исполнитель делает отметку "В дело" и о том, когда и как решен вопрос, заверяет подписью, ставит дату и подшивает в соответствующее дело.

4.1.11. Исполненные документы и копии писем-ответов должны подшиваться в дела не позднее следующего дня после исполнения или отправки ответа.

4.1.12. Внутренняя документация (докладные записки, заявки и т.д.) поступающая на имя директора регистрируется секретарем в Журнале учета внутренней документации. Сотрудникам центра «Семья» следует не допускать переписки по вопросам, которые могут быть решены путем личного общения или по телефону.

4.2. Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов

Исходящие документы готовятся на бланках для писем центра «Семья», служебные письма должны быть написаны кратко, ясно, обоснованно. Формулировки в письмах не должны допускать различных толкований. Внутренние документы составляются на общем бланке. Документы как правило, должны составляться только по одному вопросу, что обеспечивает более оперативное их рассмотрение получателем.

Внесение в подлинник документа после его подписания каких-либо добавлений или изменений может производиться только лицом, подписавшим его.

4.2.3. При оформлении исходящих писем наименование адресата и почтовый адрес проставляют в правой верхней части документа. Дата документа и исходящий номер - в левой верхней части.

При составлении письма-ответа обязательно заполняется реквизит "На № от " с указанием даты и номера инициативного письма (письма-запроса). В левом нижнем углу указываются фамилия и номер телефонаисполнителя (при отсутствии места на лицевой стороне они указываются на обороте листа).

4.2.4. Для писем, содержащих более 8 строк текста, обязательным реквизитом является заголовок, который начинается с предлога «О» содержит краткое резюме документа. Например: «О направлении технической документации».

4.2.5.Документ не должен содержать более 4 адресатов. При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список на их рассылку и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес. Слово «Копия» перед 2,3,4 адресатом не проставляется.

4.2.6.После проверки правильности оформления исходящих или внутренних документов, секретарь передает их на подпись директору 4.2.7.После подписания проставляется исходящий или внутренний номер документа. Если документ подписан директором, то копия остается в деле. В случае необходимости исполнитель может подготовить рабочий экземпляр документа для хранения в своем деле.

4.2.8.Данные об исходящих или внутренних документах заносятся в Журнал регистрации исходящих документов секретарей. Журнал включает в себя: номер и дата исходящего документа, организация - получатель, краткое содержание документа, ФИО исполнителя, готовившего документ, примечания.

4.2.9.Подписанные руководителем документы должны передаваться сотрудникам не позднее первой половины дня, следующего за днем подписания. При отправке документов по факсу, следует на обороте последнего листа указывать фамилию принявшего документ.

4.2.10.Копии отправленных документов в день отправки подшиваются в дела. Если отправленный документ является ответом, на инициативном документе должна быть проставлена отметка об исполнении, содержащая следующее: "В дело №_. Отправлено письмо от №_.

Подпись исполнителя, дата".

4.3. Организация контроля исполнения документов

4.3.1. В центре «Семья» устанавливается контроль за исполнением в указанные сроки документов и поручений руководства.

Ставить документы на контроль имеет право директор центра «Семья».

Осуществление контроля за сроками исполнения документов, поступающих на имя директора возлагается на секретаря.

На документы, взятые на контроль, на левом поле у заголовка ставится отметка "Контроль". Вся информация о них заносится в БД (база данных) (журнал контроля) секретарем директора.

Задание снимается с контроля только с указания директора.

4.3.6. В течение установленного срока исполнения, поставленные в резолюции вопросы, должны быть полностью решены.

Если на документ требуется дать письменный ответ, то документ считается исполненным после отправки ответа по назначению. Направление дополнительных запросов в процессе исполнения документа не дает основания считать вопрос решенным.

4.3.7. Исполнитель обязан давать секретарю директора точные ответы на все вопросы, связанные с ходом исполнения документов.

4.3.8. Сведения об исполнении контрольного задания должны передаваться секретарю директора не позднее установленной даты исполнения для внесения информации в Журнал контроля и снятия документа с контроля.

4.3.9. Если документ не исполнен в срок, то исполнитель обязан до истечения контрольного срока предоставить информацию о причине задержки. Ответственность за неисполнение документа (поручения) несет исполнитель.

4.3.10. Об изменении срока исполнения документа, согласованного с директором, необходимо сообщить секретарю, который вносит новый срок в Журнал контроля.

4.3.11. Для исполнения документов устанавливаются типовые и индивидуальные сроки. Индивидуальный срок может быть определен в тексте документа или установлен руководством центра «Семья». При определении срока исполнения необходимо учитывать сложность вопросов, содержащихся в документе.

Если в документе или резолюции руководства срок исполнения не указан, документ должен быть исполнен в течение 14 дней. Срок исполнения исчисляется в рабочих днях со дня, следующего за резолюцией руководства.

4.3.12. В тех случаях, когда подготовка документа поручается нескольким исполнителем, виза или замечания соисполнителей даются в течение одного рабочего дня после получения подготовленного проекта документа от основного исполнителя.

4.4. Составление номенклатуры дел

4.4.1. Номенклатура дел - это систематизированный список наименований дел, образующихся в делопроизводстве центре «Семья». Номенклатура дел центра «Семья» должна отражать полный комплекс дел и быть оформленной согласно общим требованиям Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (п. 9.1.З.).

4.4.2. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информация и другие подобные материалы.

4.4.3. Номенклатура дел подготавливается секретарем и утверждается директором.

4.4.4. Заголовки дел в номенклатуре должны кратко, четко и конкретно отражать состав и содержание документов, которые предполагается группировать вдела. Заголовок содержит:

наименование вида (видов) документа (распоряжение, протоколы, переписка и т. п.), включенного в дело;

определение участка работы или опроса деятельности, уточняющие сведения об авторах документа, корреспондентах, подлинности и документов и т. п.

Если дело содержит переписку, следует указывать - с кем и по какому вопросу она ведется, вид переписки (исходящая, входящая). При формулировании заголовка употребляются термины "дело" и "документы", если в дело включены документы различных видов.

4.4.5. Составление заголовков "Разная переписка", "Дело с отчетностью", "Руководящие материалы", "Документы по общим вопросам" и т. п. не допускается.

4.4.6. Образец номенклатуры дел:

номенклатура дел на 200_год
Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во частей	Срок хранения	Примечание

Директор

Подпись

Г.К. Денисова

4.4.7. Номенклатура дел на следующий год представляется не позднее 15 декабря текущего года. Ведение дел вне номенклатуры не допускается.

4.5. Формирование и оформление дел

4.5.1. Исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии с номенклатурой дел центра «Семья».

4.5.2. В дело, как правило, подшиваются документы одного года, за исключением личных и переходящих на следующий год дел. Если в дело включены документы за разные годы, они разделяются между собой индикаторами-разделителями с указанием года. На обложке дела также следует указать, за какие годы подшиты документы.

4.5.3. В дело подшиваются только исполненные документы с отметкой об исполнении и подписью исполнителя, что свидетельствует о завершении работы над документом.

4.5.4. Если в процессе отбора документов на хранение обнаружится недостача отдельных документов, должны быть приняты меры к их розыску.

4.5.5. Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра ЭК дел, законченных делопроизводством три года назад. Дела, отобранные в результате экспертизы на долговременное или постоянное хранение, вносятся в опись и передаются в архив.

Форма описи:

Центр «Семья» ОПИСЬ №

долговременного хранения За 200 г.

УТВЕРЖДЕНО Протокол заседания ЭК От №

№ п/п	Индексы дел	Заголовок дела	Кол-во листов	Примечание

В опись №

Включены дел

(цифрами и прописью)

с № по №

Председатель ЭК

Подпись

И.О.Фамилия

Члены ЭК

Подпись Подпись

И.О.Фамилия И.О.Фамилия

4.5.6. После утверждения описей дел долговременного хранения производится отбор документов и дел на уничтожение. Отобранные дела включаются в акт.

Форма акта:

Центр «Семья» АКТ

УТВЕРЖДАЮ Директор центра «Семья»

№ о выделении документов к уничтожению

И.О.Ф.

200 г.

ЭК центра «Семья» отобрала к уничтожению следующие дела и документы, утратившие практическое значение:

№	Заголовок дела (групповой заголовок дел)	Дата дела или крайние даты дел	Кол-во дел (томов)	Примечание
п/п

Итого дел за годы

Описи дел загоды утверждены ЭК.

Председатель ЭК Подпись

И.О.Фамилия

Члены ЭК

Подпись Подпись

И.О.Фамилия И.О.Фамилия

4.5.7. Акт на уничтожение подписывается председателем и членами ЭК и утверждается директором.

4.5.8. Дела, подготовленные для архивного хранения, должны иметь заголовки, пронумерованные листы, прямой хронологический порядок расположения документов в деле, заверительный лист с указанием количества листов.

4.5.9. Уничтожение документов производится после сдачи-приема дел на архивное хранение. Уничтожение документов, содержащих конфиденциальную информацию, производиться измельчением документов в машине для уничтожения бумаг и проводится в присутствии членов ЭК.

4.5.10. Работа ЭК проводится ежегодно в первой декаде января. Описи и акты представляются на утверждение директору не позднее 20 января.

4.6. Передача дел в архив.

4.6.1. Законченные делопроизводством дела хранятся у секретаря, который несет ответственность за сохранность документов

Приложение 2

Список нерегистрируемой корреспонденции:

Графики.

Документы по материально-техническому снабжению.

Материалы справочного и информационного характера.

Отчеты месячные, квартальные и полугодовые.

5. Отчеты по формам, рекламные извещения, книги, плакаты,

газеты.

Письма, присланные для сведения (о проведении совещаний и т.д.).

Поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты.

Проекты планов.

Проекты смет расходов.

Расчеты.

11 .Сообщения о различных заседаниях, совещаниях.

12.Учебные планы и программы.

Приложение 3

(название и выходные данные перечня

документов с указанием сроков хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие практического значения и научно-исторической ценности документы:

Центр «Семья» АКТ

« » 200 г. №_

о выделении документов к уничтожению

На основании перечня

УТВЕРЖДАЮ Директор центра «Семья»

И.О.Ф.

« » 200 г.

№ п/п	Заголовок дела или групповой заголовок	Дата дела или крайние даты дел	Кол-во дел (томов)	Срок хранения и №№ статей по перечню	Примечание

Итого годы. дел за

(цифрами и прописью)

Описи дел за предприятия.

годы утверждены Генеральным директором

Председатель ЭК Члены ЭК

И.О.Ф. И.О.Ф.

И.О.Ф.

Центр «Семья» НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

№ На год

Приложение 4

УТВЕРЖДАЮ Директор центра «Семья» И.О.Ф.

« » 200 г.

Индекс Дела	Заголовок дела	Кол-во Дел	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5
Управление делами
01. Общий отдел
С-01	Приказы руководства по основной деятельности		Постоянно
С-02	Протоколы общих собраний сотрудников организации		Постоянно
С-03	Внутренняя документация		3 года
С-04	Письма входящие 2004 г.		3 года
С-05	Письма исходящие 2004г.		3 года
С-06	Журнал регистрации исходящих документов		3 года
С-07	Журнал регистрации входящих документов		3 года
С-08	Журнал регистрации внутренних документов		3 года
С-09	Журнал регистрации приказов руководства по основным видам деятельности		3 года
02 . Юридическая служба
ЮС-01	Арбитражно-процессуальные дела		10 лет
ЮС-02	Договоры, находящиеся на согласовании		10 лет

Индекс Дела	Заголовок дела	Кол-во Дел	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5
юс-оз	Подрядные договоры		10 лет
ЮС-04	Договоры аренды помещений		10 лет
ЮС-05	Договоры на оказание услуг		10 лет
ЮС-06	Прочие договоры		10 лет
ЮС-07	Исполненные договоры		10 лет
ЮС-08	Журнал регистрации договоров		10 лет
ЮС-09	Журнал регистрации согласований договоров		J0 лет
03. Административно-хозяйственный отдел
АХО-01	Переписка с ООО «Комус»		1 год
АХО02	Заявки на канцелярские товары		1 год
АХО-03	Документы, подтверждающие получение материальных ценностей (копии)		1 год
АХО -04	Договоры на поставку канцелярских товаров и мебели (копии)		1 год
04. Главная бухгалтерия
БУХ-01	Письма входящие/исходящие.		1 год
БУХ-02	Договоры по машинам и механизмам		Постоянно
БУХ-03	Квартальные статистические отчеты по основным видам деятельности		6 лет
БУХ-04	Годовые и квартальные бухгалтерские отчеты и балансы		Постоянно
БУХ-05	Банковские документы, фиксирующие хозяйственные операции. Годовой и квартальный кассовые планы		6 лет
БУХ-06	Кассовые документы, фиксирующие хозяйственные операции.		6 лет
БУХ-07	Акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов		6 лет
БУХ-08	Счета-фактуры и накладные по учету товарно-материальных ценностей		6 лет
Индекс Дела	Заголовок дела	Кол-во Дел	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5
БУХ-09	Авансовые отчеты		6 лет
БУХ-10	Кассовая книга		6 лет
БУХ-11	Договоры материально ответственных лиц и образцы подписей материально ответственных лиц		6 лет
БУХ-12	Месячные ведомости по заработной плате		75 лет
БУХ-13	Книга покупок		6 лет
БУХ-14	Накладные и акты от поставщиков		6 лет
БУХ-15	Договоры поставки		Постоянно
БУХ-16	Материальные отчеты		6 лет
БУХ-17	Акты выполненных работ по услугам		6 лет
БУХ-18	Договоры аренды помещений		Постоянно
БУХ-19	Договоры на оказание услуг		Постоянно
05. Отдел кадров
ОК-01	Личные дела сотрудников		75 лет - «В» ст.498в
ОК-02	Личные дела сотрудников-совместителей (или работающих по трудовым соглашениям, договорам ГП)		5 лет
ОК-03	Личные дела уволенных сотрудников		75 лет - «В» ст.498в
ОК-04	Личные карточки работников (Т - 2)		75 лет ЭПК ст. 189
ОК-05	Подлинные личные документы рабочих и служащих (трудовые книжки, дипломы, аттестаты и др.)		До востребования	Не востребованные не менее 50 лет
ОК-06	Приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе,		75 лет ст. 196
Индекс Дела	Заголовок дела	Кол-во Дел	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5
	увольнении, длительных командировках)
ОК-07	Документы, являющиеся основанием к приказам по кадрам (заявления, справки, докладные записки др.)		3 года ст.429
ОК-08	Трудовые договоры		3 года
ОК-09	Трудовые соглашения		3 года
ОК- 10	Договоры гражданско-правового характера		3 года
ОК-11	Документы табельного учета		3 года
ОК-12	Должностные инструкции работников предприятия		3 года после замены новыми
ОК-13	Переписка с организациями о подготовке, переподготовке и повышении квалификации кадров		5 лет ЭПК ст.2С
ОК-14	Бланки документов по оформлению приема и увольнения сотрудников		До минования надобности
ОК-15	Служебные записки		1 год
OK-I6	Штатное расписание и структура организации		Постоянно ст. 52 а
ОК-17	Книга учета приема, перемещения, увольнения работников		75 лет ст.508
ОК- 18	Книга учета выдачи и движения трудовых книжек и вкладышей к ним		50 лет ст.526а

Индекс Дела	Заголовок дела	Кол-во Дел	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5
OK-19	Журнал регистрации приказов по кадрам		5 лет
ОК-20	Журнал регистрации приказов по личному составу		75 лет
ОК-21	Журнал регистрации распоряжений о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы		5 лет
ОК-22	Журнал регистрации листков нетрудоспособности		3 года

Итоговая запись о количестве дел, заведенных в году

Долговременного хранения;

Временного хранения:

Итого:

Директор И.О.Ф.

Приложение 5

Центр «Семья» УТВЕРЖДАЮ

Положение о постоянно Директор центра «Семья»

Действующей экспертной комиссии И.О.Ф.

« » 200 г. « » 200_г.

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации.

1.2. Постоянно действующая экспертная комиссия являетсясовещательным органом при директоре центра «Семья». Решениякомиссии вступают в силу после их утверждения директором организации В необходимых случаях решения комиссии утверждаются после ихпредварительного согласования с соответствующим учреждением Государственной архивной службы России.

1.3. В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивномфонде РФ, Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, распорядительными документами Росархива и архивного органа субъекта РФ, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, настоящим положением.

1.4. Состав экспертной комиссии утверждается директором.

2. Основные задачи ЭК

Основными задачами ЭК являются:

Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению

Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической документации.

3. Основные функции ЭК

В соответствии с возложенными на нее задачи ЭК выполняет следующие функции:

3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной службой работу по отбору документов организации для дальнейшего хранения и уничтожения.

Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов организации и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по этим вопросам.

Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на утверждение директора: описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации; перечни проектов, научно-техническая документация, по которым подлежит передаче на государственное хранение, акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой «ЭПК» в перечне; номенклатуру дел организации; описи дел по личному составу; акты об утрате или неисправимом повреждении документов; акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

3.3. Проводит для сотрудников организации консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

4. Права ЭК

Экспертная комиссия имеет право:

В пределах своей компетенции давать рекомендации сотрудникам организации по вопросам разработки номенклатуры дел и их формирования в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

Запрашивать от сотрудников:

письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

Заслушивать на своих заседаниях секретаря о ходе подготовке документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда России, о причинах утраты документов.

Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов учреждений Государственной Архивной службы России.

4.5. ЭК в лице ее председателя имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Информировать руководство организации по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

5. Организация работы ЭК

5.1. Экспертная комиссия работает в тесном контакте со специалистами организации.

5.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на заседании не позднее чем через 10 дней.

5.3. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют. Решение принимается' простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство предприятия.

5.4. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагается на председателя комиссии начальника Общего отдела.

Директор центра «Семья» И.О.Ф.

(подпись)

Секретарь И.О.Ф.

(подпись)

Приложение 6

Центр «Семья» УТВЕРЖДАЮ

Должностная инструкция Директор центра «Семья»

секретаря директора И.О.Ф.

« » 200 г. « » 200_г.

1. Общие положения

1.1. Секретарь руководителя является специалистом по делопроизводству, принимается на работу и освобождается от нее приказом директора.

1.2. На должность секретаря назначается лицо, имеющее высшее или среднетехническое образование.

1.3. В, своей работе секретарь руководствуется; действующим законодательством РФ, Уставом организации, распорядительными документами руководства предприятия, правилами трудового распорядка, указаниями руководителя, положением о секретариате, государственными нормативными документами в области делопроизводства (ГСДОУ, ГОСТ на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, разработки Росархива, регламентирующие делопроизводство и др.), инструкцией по делопроизводству организации, правилами техники безопасности, настоящей должностной инструкцией.

1.4. Секретарь должен знать организационную структуру организации, фамилии, имена и отчества сотрудников и распределение обязанностей между ними, правила подготовки документов, технологию делопроизводственных операций, правила эксплуатации вычислительной и организационной техники, средств связи установленных в организации, нормы служебного этикета

1.5. Секретарь должен уметь:

работать на компьютере в среде Windows, Word, Excel

печатать на компьютере со скоростью 150 слов в минуту.

2. Основные задачи и функции

Основной задачей секретаря является документационное обеспечение деятельности центра «Семья», для выполнения которой секретарь осуществляет следующие виды работ:

2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проверяет правильность регистрации, выбирает документы, требующие немедленного, рассмотрения, готовит их к докладу директору центра «Семья».

Готовит проекты резолюций на поступившие документы.

Готовит по поручению директора проекты документов.

Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов.

2.5. Контролирует сохранность документов в приемной директора, правильность формирования дел.

2.6. Организует выполнение указаний и поручений директора.

Контролирует подготовку дел приемной к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов.

Выполняет машинописные работы, проводит набор на компьютере текстов служебных документов, их редактирование и распечатку.

2.9. Выполняет копировальные работы.

2.10. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов, находящихся на исполнении у специалистов.

2.11. По поручению директора принимает и передает документы по факсимильной связи.

2.12. Ежедневно раскладывает исполненные документы в папки в соответствии с номенклатурой дел, контролирует наличие в них отметки о списании документов в дело, визы и подписи, своевременную сдачу исполненных документов сотрудниками .

Принимает и передает по телефону информацию для руководителя и сотрудников; организует телефонные переговоры руководителя.

Обеспечивает сохранность документов.

Следит за исправным состоянием вычислительной и организационной техники, средств связи.

Протоколирует совещания и заседания.

3. Обязанности

Для выполнения возложенных на него функций секретарь обязан:

Сохранять конфиденциальность служебной информации.

Безоговорочно выполнять распоряжения руководства.

Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов.

Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию.

Обеспечивать сохранность документов.

4. Права

Секретарь имеет право:

4.1. Обращаться к руководителю и сотрудникам организации за информацией по вопросам подготовки документов.

4.2. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями посетителей, телефонными звонками.

4.3. Визировать проекты документов, предоставляемых на подпись директору.

5. Ответственность

Секретарь несет административную ответственность за:

Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов

Сохранение конфиденциальности служебной информации

5.3. Нарушение служебной субординации, некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей.

5.4. Нарушение правил трудового распорядка, инструкции по делопроизводству организации.

5.5. Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях.

6. Взаимосвязи по должности

Секретарь руководителя взаимодействует:

со специалистами организации по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов

со сторонними организациями, органами власти и управления по вопросам получения и предоставления документов, организации встреч и контактов.

Оценка деятельности

Секретарь в своей деятельности обязан:

руководствоваться настоящей должностной инструкцией;

качественно и своевременно выполнять возложенные на него функции и обязанности.

8. Порядок пересмотра должностной инструкции

8.1. Инструкция подлежит пересмотру и утверждению один раз в год. Директор центра «Семья» Ф.И.О.

С инструкцией ознакомлен

секретарь директора Ф.И.О.

« » 200 г.

Размещено на Allbest.ru