Применение инновационных технологий для организации контроля за движением грузового транспорта

В структуре активов баланса за анализируемые периоды не наблюдается значительных изменений. Наибольшую долю в структуре активов занимают долгосрочные активы (87,16% по состоянию на 31.12.2018 года - и 77,20% по состоянию на 31.12.2019 года). В составе долгосрочных активов произошло незначительное снижение доли основных средств, связанное с увеличением доли долгосрочных финансовых инвестиций.

Рисунок 2.1 - Структура АО Казтемиртранс

Основной причиной увеличения в структуре активов баланса текущих активов с 26,77% по итогам деятельности в 2018 году до 32,84% по состоянию на 31.12.2019 года послужило увеличение доли краткосрочных финансовых инвестиций на 12,2%.

2.2 Особенности применения информационных технологий при перевозочном процессе

Информационная технология - представленное в проектной форме концентрированное выражение научных знаний и практического опыта, позволяющее рациональным образом организовать тот или иной достаточно часто повторяющийся процесс.

Информационные технологии управления организацией - это системно организованная совокупность методов и средств поиска, сбора, обработки, хранения, передачи и защиты информации и знаний для решения задач управления на базе развитого программного обеспечения и средств вычислительной и телекоммуникационной техники. В современном управлении все чаще используются автоматизированные информационные технологии, т.е. управленческие технологии, реализуемые с применением технических и программных средств. Каждая из таких технологий призвана реализовать тот или иной механизм принятия управленческих решений, необходимый для достижения оптимальных рыночных параметров объекта управления.

Основные функции современных информационных технологий управления предприятиями - поиск, сбор, обработка, хранение необходимых данных, выработка новой информации, решение тех или иных оптимизационных задач. При этом ставится задача не только отобрать и автоматизировать трудоемкие, регулярно повторяющиеся рутинные операции переработки большого количества данных, но и путем переработки данных получить принципиально новую информацию, которая необходима для принятия эффективных управленческих решений.

Разработке информационных технологий управления организацией предшествуют детальное обследование и анализ управляемого объекта, задач и структуры управления, содержания и потоков информации. На основе анализа материалов обследования разрабатывается информационная модель управления организацией, фиксирующая связь между задачами обработки данных и новыми потоками информации. Лишь затем производится выбор технических средств и разрабатывается соответствующая информационная технология.

Рис. 2.2 Основные функции современных информационных технологий

Информационные технологии управления, достигшие в последнее десятилетие нового качественного уровня, в значительной степени расширяют возможности эффективного управления, поскольку предоставляют в распоряжение менеджеров всех уровней и руководителей организаций новейшие методы обработки и анализа экономической и социальной информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Они существенно снижают трансакционные издержки в управлении. Уже сегодня затраты на внедрение информационных технологий в большинстве случаев не только окупаются, но и дают прибыль. Известно, что крупные западные корпорации тратят на эксплуатацию и развитие своих корпоративных информационных систем от 1,5 до 4% годового оборота или в пересчете на одного работающего от 3 до 12 тыс. долл. в год. Рентабельность от инвестиций в информационные технологии может составлять 80%. Информационные технологии являются функциональными компонентами других видов технологий (к примеру, производственных, организационных, социальных) и исполняют роль их интеллектуального ядра. Использование информационных технологий позволяет значительно сократить затраты других видов ресурсов общества.

Научный базис информационных технологий основан на интеграции кибернетики, информатики и современных методов административного управления. Основными принципами использования информационных технологий управления являются следующие:

1. Принцип оперативного управления (управление в реальном времени).

2. Принцип сквозного управления (информационная поддержка полного цикла управления, включая сбор и анализ информации о состоянии объекта управления, моделирование и прогнозирование его состояния, планирование управляющих воздействий, непосредственная поддержка принятия решений по их реализации, доведение решений до исполнителей, контроль исполнения).

3. Принцип адаптивного управления, обеспечивающий динамическую адаптацию технологии управления с учетом изменения воздействия внешней и внутренней среды.

4. Принцип сетевого управления, позволяющий реализовать взаимодействие "вертикальных" и "горизонтальных" линий коммуникации и потоков деятельности предприятия.

Основанная на таких принципах информационно-управляющая система может взять на себя функции "интеллектуального конвейера", предоставив в распоряжение сотрудников и руководства достаточно простые по использованию, но емкие по внутреннему содержанию компьютерные решения, и оказать существенную помощь в решении основных проблем управления предприятием.

В настоящее время в практике управления фирмами наиболее часто используются следующие информационно-управляющие системы:

1. Системы планирования ресурсов предприятия ERP (Enterprise Resource Planning). Это класс интегрированных систем управления, представляющих собой унифицированную централизованную базу данных, единое приложение и общий пользовательский интерфейс для управления финансово-хозяйственной деятельностью. Они охватывают такие области деятельности предприятия, как планирование и прогнозирование, управление продажами, управление запасами, управление производством, закупками, финансами и пр. (ремонты, управленческая отчетность, консолидация).

2. Системы управления взаимоотношениями с клиентами CRM (Customer Relationship Management). Это класс систем управления внешними отношениями предприятия. Системы управления взаимоотношениями с клиентами CRM включают в себя методы управления, позволяющие повысить эффективность продаж. В таких системах нашли свое отражение многие достижения современного маркетинга. Они обеспечивают управление взаимоотношениями компании с ее клиентами (заказчиками), партнерами, дилерами и внешним миром. Это средство для автоматизации работы отделов маркетинга, продаж и обслуживания клиентов, а также набор дополнительных сервисов в виде корпоративных порталов, call-центров, онлайновых справочных бюро для клиентов, корпоративных баз знаний и пр.

3. Системы информационной поддержки аналитической деятельности BI {Business Intelligence). Эти системы являются хранилищем аналитических данных; они также включают в себя набор средств обработки информации. Также они могут называться OLAP-системами (On Line Processing Systems) в отличие от OLTP-систем (On Line Transactions Systems), к которым относятся системы планирования ресурсов предприятия ERP и системы управления взаимоотношениями с клиентами CRM. Они представляют собой хранилище данных с набором инструментов для получения данных из ERP и других систем и методы последующего анализа собранных данных.

Наряду или в составе вышеперечисленных систем в практике деятельности предприятий используются некоторые специальные системы.

1. Системы управления логистическими цепочками SCM (,Supply Chain Management). При производстве сложных изделий, в состав которых входят комплектующие от разных поставщиков, для компаний важно оперативно программировать поставку нужных деталей в нужном объеме и к нужному сроку. Иными словами, система обеспечивает процессы планирования и координации снабжения, транспортировки и складирования.

2. Системы планирования материальных потоков MRP (Material Requirements Planning). Это класс систем управления закупками, производством и сбытом материалов.

3. Системы управления человеческим фактором HRM (Human Resources Management), задачи которых - рекрутинг, управление и эффективное использование потенциала всех сотрудников предприятия. Эти системы обеспечивают информационную поддержку в процессе планирования карьеры и обучения, оценку персональных достижений и сводят данные о персонале.

Все эти системы - не замкнутые самостоятельные системы, а лишь относительно самостоятельные виды информационных систем. При этом каждая конкретная система может нести в себе отдельные признаки каждой из вышеперечисленных. В последнее время наметилась тенденция создания гибридных интеллектуальных систем, когда в уже хорошо известные компьютерные программы и комплексы встраиваются элементы систем искусственного интеллекта. Получают развитие и "когнитивные информационные технологии", которые включают в себя информационные технологии, специально разработанные для развития творческих способностей человека и информационной поддержки творческих процессов.

Современные информационные технологии имеют существенную особенность. Если на заре их появления средства автоматизации обработки информации в основном применялись к уже существующим процедурам управления, то в последнее время ситуация в корне изменилась. Информационные технологии становятся своеобразным катализатором распространения передового управленческого опыта и современных технологий менеджмента. При этом они оптимизируют бизнес-процессы в соответствии с последними достижениями теории и практики менеджмента.

Главный результат, который получает заказчик, - эффективная система управления предприятием, основанная на сетевых компьютерных технологиях. За счет оптимизации бизнес-процессов, механизмов поддержки принятия управленческих решений удается получить дополнительные ресурсы для развития и серьезные конкурентные преимущества.

инновационный информационный грузовой вагонный казтемиртранс

3. Внедрение инновационных технологий в деятельности АО «Казтемиртранс»

3.1 Внедрение автоматизированной системы ИС «СТЖ - Комплекс»

В 2020 году в целях автоматизации расчета тарифных условий был внедрен Тарифный калькулятор во внутриреспубликанском, экспортном, импортном и транзитном сообщениях на базе ИС СТЖ - Комплекс.

Для повышения уровня клиентоориентированности был разработан новый корпоративный сайт Общества https://qaztt.kz/, на котором также был внедрен Тарифный калькулятор во внутриреспубликанском, экспортном, импортном и транзитном сообщениях.

В целях повышения удобства работы Личного кабинета был разработан модуль ЭЦП, который был успешно внедрен в эксплуатацию. С помощью ЭЦП можно подписать такие документы как заявка на перевозку, протокол цены, письма, обращения, претензии. Также, в Личном кабинете был внедрен Тарифный калькулятор.

В 2020 году АО «Казтемиртранс» при содействии Центра трансформации бизнеса АО «НК «ЌТЖ» была внедрена система управления взаимоотношениями с клиентами Elma CRM+, которая была с интегрирована ИС «СТЖ - Комплекс» для более оперативной обработки запросов на расчет ставки.

В рамках Сервисного обслуживания грузовых вагонов внедрен блок по расчету вагоно-суток между ТТС и АО «Казтемиртранс» по согласованной методике в ИС АСУ КТТ. Кроме того, в АСУ КТТ были внедрены такие модули как, мониторинг отцепок вагонов в нерабочий парк, слежение за передислокацией вагонов в ремонтное депо, внесение данных по количеству и сумме отремонтированных вагонов с разделением по видам ремонта, внесение данных по количеству и сумме замены запчастей, узлов и деталей, внесение данных по количеству образованного металлолома, внесение сканированных первичных документов по отремонтированным вагонам, документооборот с ВРД, Контроль выхода вагонов из ремонта.

Внедрение автоматизированной системы ИС «СТЖ - Комплекс» позволило значительно ускорить время обработки документов, увеличить производительность и точность работы крупнейшего оператора вагонов АО «?азтеміртранс». «СТЖ-Комплекс» был внедрен вместо устаревшей системы «АСУ ОПЕРАТОР», которая не удовлетворяла потребностям времени. Ежемесячно Компания производит более 130 тысяч вагоноотправок и перевозит более 8 миллионов тонн груза. Если все эти процессы не автоматизировать, то высоки риски провалов и потерь.

Поэтому IT-решения способствуют, чтобы стать лидирующей операторской компанией с современной IT-платформой, куда будет стекаться весь парк, не только инвентарный, но и, возможно, частный, в том числе попутный. «СТЖ-Комплекс» функционирует в АО «?азтеміртранс» с февраля 2020 года. Он пришел на смену системе «АСУ Оператор», которая не удовлетворяла всем потребностям компании.

Сегодня в «СТЖ-Комплексе» осуществляется вся операционная работа компании - от заключения договора до выдачи акта выполненных работ. В автоматическом режиме в системе формируются отчеты, телеграммы, инструкции по заполнению накладной, с помощью интерактивной карты можно отслеживать вагоны и в табличной форме видеть их дислокацию. Обновление происходит в режиме «онлайн» всякий раз, когда меняется статус вагона. Сейчас в компании работают над дополнением системы по вагонной части - чтобы контролировать ремонт и запчасти, их сменяемость, учет. Кроме того, разработан сайт, с помощью которого карту дислокации вагонов можно открыть на любом мобильном устройстве.

Все договора, которые Компания заключает с клиентами, отражаются в «СТЖ-Комплексе». В процессе необходимо получить заявку, которая также заводится в систему, после чего в системе автоматически формируется инструкция по заполнению накладной. Клиенту предоставляется счет на оплату тоже через «СТЖ-Комплекс», а через интеграцию с банком-клиентом можно узнать о поступлении оплаты от клиента. То есть, никуда не обращаясь, менеджер видит в системе оплату. В системе также работает внутренний тарифный калькулятор. Менеджер выбирает станцию отправления и назначения, груз и нажимает кнопку «рассчитать», после чего сразу выдается сумма и формируется коммерческое предложение, которое можно отправить клиенту PDF-файлом сразу из системы «СТЖ-Комплекс». После оплаты формируется телеграмма для товарного кассира, чтобы он понимал, что клиент оплатил перевозку. При формировании телеграммы важную роль играет встроенный документооборот: после прохождения внутренней схемы согласования ответственный за телеграммы нажимает кнопку «подписать». Интеграция с действующей в АО «НК «?ТЖ» системой АСУ ДКР позволяет диспетчерам видеть эти телеграммы и отправлять вагоны в нужном направлении.

Компания имеет прейскурант цен по Казахстану, и АСУ ДКР может автоматически взымать с клиента денежные средства. Если же туда поступает телеграмма из «СТЖ-Комплекса», значит, клиент уже оплатил перевозку и деньги АСУ ДКР не спишет. Некоторые клиенты не обращаются к системе, а оформляют перевозку через товарных кассиров, с них списываются средства по стандартному прейскуранту системой АСУ ДКР, и это их вполне устраивает. Если же грузоотправитель не хочет «ехать» по стандарту в силу разных обстоятельств, то обращается к руководству Компании и присылает заявку. Весь этот процесс прозрачен. После того как перевозка состоялась, накладная попадает обратно в «СТЖ-Комплекс», ее номер автоматически привязывается к номеру отправленной ранее телеграммы, что значительно упрощает процесс выставления счетов-фактур. Раньше это была огромная работа - поиск накладных и клиентов. Например, были накладные грузоотправителей, которые отправляли груз, но приходилось искать клиента, который заключал договор. Сейчас система понимает, что это за клиент и сразу начисляет деньги, остается только сформировать акты выполненных работ, распечатать и предоставить их клиенту. Интеграция с АСУ ДКР позволяет видеть в «СТЖ-Комплексе» также новых контрагентов и договоры с ними.

Зарегистрировавшись на сайте Казтемиртранс и получив доступ к личному кабинету, клиент сможет оформить заявку на заключение договора, то есть менеджерам не придется заводить ее в «СТЖ-комплекс» вручную. При этом у клиента есть возможность следить за дислокацией своих вагонов, видеть статусы, остатки предоплаты на расчетном счете. В планах - обмениваться документами «онлайн», внедрив использование ЭЦП.

Одним из основополагающих бизнес-процессов в деятельности Компании является процесс Планирования перевозок. Целью данного Бизнес-процесса является обеспечение эффективного планирования перевозок грузов, перевозимых в парке АО Казтемиртранс, а также рациональное распределение вагонов. Бизнес-процесс применяется для определения действий при проведении работ по организации планирования перевозок, осуществляемых функциональным направлением по планированию перевозок Департамента по оперативной работе и другими причастными структурными подразделениями Общества.

В компетенцию функционального направления по планированию перевозок Департамента по оперативной работе входит:

Утверждение сводного плана и плана обратной загрузки осуществляется Обществом, решения Общества в обязательном порядке оформляются протоколами по согласованию с ответственными за формирование проекта сводного плана и плана обратной загрузки.

Департамент по оперативной работе и региональные филиалы ежемесячно обеспечивают сбор месячных заявок от клиентов на следующий (планируемый) месяц. На основе месячных заявок, поступивших от клиентов, Общество разрабатывает проект сводного плана. В проекте сводного плана указывается потребность вагонов по их роду для обеспечения перевозок грузов с учетом использования грузоподъемности и вместимости вагона;

Департамент по оперативной работе на основе заявок в течение одних суток с момента предоставления региональными филиалами месячных заявок осуществляет расчет потребного парка вагонов на планируемый месяц, определяет планируемое наличие и ожидаемый подход вагонов в разрезе отделений погрузки на планируемый месяц;

В случае, когда потребный парк вагонов, рассчитанный на основе сводного плана, превышает количество вагонов, которое может обеспечить Общество в планируемом месяце, Департамент по оперативной работе в течение одного рабочего дня формирует и согласовывает с Департаментом по работе с клиентами проект сводного плана, исходя из соответствия месячных заявок критериям, приведенным ниже в порядке их приоритетности:

· объемы перевозок, согласованные с клиентом на долгосрочной основе;

· фактическая доходность перевозки, исходя из анализа фактического оборота вагонов по заявленным направлениям;

· объем перевозок и вид отправки;

· исполнение согласованных месячных заявок клиента в предыдущем периоде;

Департамент по оперативной работе при формировании проекта сводного плана учитывает исполнение клиентом договорных обязательств, таких как своевременная оплата за оказанные услуги, своевременная выгрузка по заявленным маршрутам, осуществление погрузки исключительно по разрешающей телеграмме Департамента по работе с клиентами, своевременное предоставление отгрузочной информации, своевременное предоставление оригиналов коммерческих и расчетно-финансовых документов и других обязательств;

Утвержденный сводный план Департамент по оперативной работе в течение одних суток с момента его утверждения и не позднее, чем за пять календарных дней до начала планируемого месяца доводит посредством электронных средств связи до региональных филиалов и в департамент по работе с клиентами;

Региональные филиалы на основании утвержденного сводного плана на согласованные объемы перевозок - в течение одного рабочего дня с момента получения утвержденного сводного плана подписывают месячную заявку, заверяет ее печатью и возвращает клиенту, на несогласованные - направляют клиенту отказ;

В случае, отказа от выполнения заявленного плана грузоотправителями, а также клиентами категории А, (определенного на основании утвержденной методики категорирования клиентов Общества), Департамент по оперативной работе уведомляет Департамент по работе с клиентами, в течение одного рабочего дня с момента получения данных от КТЖ ГП, вносит корректировки в сводный план.

Региональные филиалы собирают отказные письма с ДС КТЖ ГП и ежедекадно направляют менеджеру функционального направления по планированию перевозок.

В случае отказа клиента от перевозки при фактически поданном вагоне, Департамент по оперативной работе фиксирует данный факт (через НПФ, СТЖ Комплекс и Wintern) и направляет для взыскания штрафов в Департамент по управлению рисками и внутреннему контролю.

В целях увеличения объема погрузки в вагонах Обществом рассматриваются и принимаются заявки на дополнительный объем перевозок вне утвержденного Месячного плана;

Клиенты самостоятельно без участия Общество заявляют в АО КТЖ ГП (далее-Перевозчик) план перевозок грузов в вагонах Общество установленным порядком;

В случае, если клиент предоставил Департаменту по работе с клиентами заявку вне согласованной месячной заявки, Департамент по оперативной работе обеспечивает вагонами данные заявки по остаточному принципу после исполнения заявок, предоставленных клиентами на основании месячной заявки. Департамент по работе с клиентами направляет заявку в систему СТЖ Комплекс на согласование Функционального направления по планированию перевозок. Менеджер функционального направления по планированию перевозок в суточный срок должен согласовать или отклонить данную заявку.

Общество обеспечивает вагонами перевозки по заявке, поданной клиентом вне месячной заявки, без ущерба для выполнения заявок, поданных клиентом в рамках согласованной месячной заявки, за счет отказных и недогрузов по другим грузам, и за счет повышения эффективности использования подвижного состава

Обеспечение подвижным составом может осуществляться Обществом в исключительном случае вне утвержденного сводного плана при возникновения дополнительных объемов перевозок по поручению/инициативе государственных органов, Перевозчика, Общества и иных лиц в части обеспечения загрузки/отгрузки грузов по стратегическим, градообразующим объектам и объектам жизнеобеспечения.

При обеспечении подвижным составом заявок вне утвержденного сводного плана Общество вправе руководствоваться принципами коммерческой эффективности перевозки, в частности:

1) обеспечить перевозки при попутной загрузке вагонов, исключающей расходы на порожний пробег,

2) обеспечить перевозки по заявкам с близлежащих станций относительно фактической дислокации вагонов, что предопределяет низкий уровень расходов на порожний подсыл вагонов.

На основании заявок клиентов, поступающих через АСУ ДКР, ДИИП формирует план перевозок грузов на предстоящий месяц с разделением подвижного состава по принадлежности и предоставляет его в Департамент по оперативной работе Казтемиртранс за 12 дней до начала месяца. В течении суток функциональное направление по планированию перевозок рассматривает заявленные объемы в вагонах Казтемиртранс, производит расчет потребного парка. В случае превышения потребного парка фактического наличия вагонов, функциональное направление по планированию перевозок производит корректировку сводного основного плана исходя из категорийности клиентов.