Организационные структуры управления туристическим предприятием, формирование, особенности и условия управления

Введение

Одной из крупнейших и динамичных отраслей экономики является туристическая индустрия. Высокие темпы ее развития, большие объемы валютных поступлений активно влияют на различные сектора экономики, что способствует формированию собственной туристской индустрии. Туризм сейчас является одним из самых динамичных секторов как российской, так и мировой экономики. Изучение и практическое внедрение положительного опыта за-рубежных стран подтверждают возможность и эффективность комплексного маркетингового подхода к решению существую-щих проблем в турбизнесе. Все это требует от работника туристской сферы наличия специфических навыков, опыта работы и квалификации. Организация качественного обслуживания туристов - цель каждой современной туристской фирмы, стремящейся занять лидирующие позиции на рынке.  Для обеспечения же качественного обслуживания в первую очередь необходимо наличие квалифицированного персонала. 

Наиболее важным элементом в деятельности любой туристической фирмы является функция организации. Она заключается в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями фирмы, определении порядка и условий функционирования фирмы. Функция организации реализуется двумя путями: через административно-организационное управление и через оперативное управление.

Совершенствование организационной структуры управления предполагает уточнение функций подразделений, определение прав и обязанностей руководителя и сотрудника, устранение многоступенчатости, дублирования функций и информационных потоков. Основной задачей здесь является повышение эффективности управления. Организационные структуры управления туристическими фирмами отличаются большим разнообразием и зависят от многих факторов. К ним могут быть отнесены, в частности, размеры фирм (средняя, мелкая, крупная), профиль фирмы (специализация на одном конкретном направлении или нескольких направлений).

Туристическая фирма - хозяйственно обособленная производственная единица, выполняющая одну или несколько функций в производстве и сбыте туристского продукта и создании объектов.

В настоящее время число компаний сильно увеличилось, и жесткая конкуренция заставляет их занимать свои ниши на рынке. Существуют фирмы, занимающиеся отдельными странами или направлениями, есть фирмы, работающие только на прием туристов. Есть такие, что работают с группами, и те, что организуют поездки по индивидуальному заказу. Есть тур операторы, которые полностью организуют поездки и предлагают со скидкой другим тур фирмам готовые маршруты, и есть тур агенты, выступающие посредниками между тур оператором и клиентом. Все они индивидуальны, интересны своей непохожестью, но в каждой из них своя четко организованная структура управления, благодаря которой и реализуется эффективная деятельность фирм.

Актуальность выбранной темы заключается в том, что наиболее важным в управлении туристической фирмой является структура управления. От того, насколько грамотно, четко, правильно, логично будет организована структура управления туристической фирмы на прямую зависит эффективность всей деятельности организации.

Цель курсовой работы: определить преимущества и недостатки существующей организационной структуры управления туристической фирмой на примере ООО «Бюро путешествий».

Из данной цели вытекают следующие задачи работы: наиболее полно охарактеризовать существующие организационные структуры управления туристическими фирмами, рассказать об особенностях управления современными туристическими фирмами в современных условиях, произвести анализ действующей организационной структуры управления, произвести анализ эффективности данной системы управления, выявить явные преимущества и недостатки данной организационной структуры, описать кадровою составляющую.

Объект исследования: туристическая фирма ООО «Бюро путешествий» (г. Белгород).

Источниками информации являются труды и работы известных ученых-экономистов, менеджеров. Также используются периодические издания, газеты и журналы, Интернет источники. В приложении будут предоставлены балансовые данные организации.

Метод исследования, используемый при написании курсовой работы, - экономико-статистический.

Для обеспечения же качественного обслуживания в первую очередь необходимо наличие квалифицированного персонала. 

Она заключается в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями фирмы, определении порядка и условий функционирования фирмы. Функция организации реализуется двумя путями: через административно-организационное управление и через оперативное управление.

Совершенствование организационной структуры управления предполагает уточнение функций подразделений, определение прав и обязанностей руководителя и сотрудника, устранение многоступенчатости, дублирования функций и информационных потоков. Основной задачей здесь является повышение эффективности управления. Организационные структуры управления туристическими фирмами отличаются большим разнообразием и зависят от многих факторов. К ним могут быть отнесены, в частности, размеры фирм (средняя, мелкая, крупная), профиль фирмы (специализация на одном конкретном направлении или нескольких направлений).

Туристическая фирма - хозяйственно обособленная производственная единица, выполняющая одну или несколько функций в производстве и сбыте туристского продукта и создании объектов.

В настоящее время число компаний сильно увеличилось, и жесткая конкуренция заставляет их занимать свои ниши на рынке. Существуют фирмы, занимающиеся отдельными странами или направлениями, есть фирмы, работающие только на прием туристов. Есть такие, что работают с группами, и те, что организуют поездки по индивидуальному заказу. Есть тур операторы, которые полностью организуют поездки и предлагают со скидкой другим тур фирмам готовые маршруты, и есть тур агенты, выступающие посредниками между тур оператором и клиентом. Все они индивидуальны, интересны своей непохожестью, но в каждой из них своя четко организованная структура управления, благодаря которой и реализуется эффективная деятельность фирм.

Актуальность выбранной темы заключается в том, что наиболее важным в управлении туристической фирмой является структура управления. От того, насколько грамотно, четко, правильно, логично будет организована структура управления туристической фирмы на прямую зависит эффективность всей деятельности организации.

Цель курсовой работы: определить преимущества и недостатки существующей организационной структуры управления туристической фирмой на примере ООО “Бюро путешествий”.

Из данной цели вытекают следующие задачи работы: наиболее полно охарактеризовать существующие организационные структуры управления туристическими фирмами, рассказать об особенностях управления современными туристическими фирмами в современных условиях, произвести анализ действующей организационной структуры управления, произвести анализ эффективности данной системы управления, выявить явные преимущества и недостатки данной организационной структуры, описать кадровою составляющую.

Объект исследования: туристическая фирма ООО “Бюро путешествий” (г. Белгород).

Источниками информации являются труды и работы известных ученых-экономистов, менеджеров. Также используются периодические издания, газеты и журналы, Интернет источники. В приложении будут предоставлены балансовые данные организации.

Метод исследования, используемый при написании курсовой работы, - экономико-статистический.



1. Исследование современной концепции организационных структур управления туристической фирмой

1.1 Развитие, становление и особенности управления современными туристическими фирмами

Организационная структура управления предприятием представляет собой упорядоченную совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между собой в устойчивых отношениях, обеспечивающих их развитие и функционирование как единого целого.

Организационная структура управления складывается из состава, соотношения, расположения и взаимосвязи отдельных подсистем организации. Создание такой структуры направлено, прежде всего, на распределение между отдельными подразделениями организации прав и ответственностей. Совокупность управленческих звеньев в организационной структуре управления располагается в строгой соподчиненности и обеспечивает взаимосвязь между управляющей и управляемой системой.

В рамках организационной структуры управления протекает управленческий процесс, между участниками которого распределены функции и задачи управления. С этой позиции организационная структура - форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой происходит процесс управления, направленный на достижение целей организации. Структура управления включает в себя все цели, распределенные между различными звеньями, связи между которыми обеспечивают координацию их исполнения.

В структуре управления предприятием выделяются следующие элементы: звенья (отделы), уровни (ступени) управления и связи (разделение) - горизонтальные и вертикальные.

Горизонтальные связи являются одноуровневыми и носят характер согласования. Вертикальные связи - это связи подчинения в условиях иерархичности управления. Связи в структуре управления могут быть линейными и функциональными.

Линейные связи отражают движение информации между линейными руководителями (лицами, отвечающими за деятельность организации или ее структурных подразделений).

Функциональные связи имеются там, где происходит обмен информацией по тем или иным функциям управления.

Существуют иерархическая и органическая структуры управления туристической фирмой.

Иерархическая структура управления: нижестоящий уровень подчиняется вышестоящему и контролируется им; действуют формальные правила и нормы при выполнении менеджерами их обязанностей; найм на работу осуществляется в соответствии с квалификационными требованиями к данной должности.

Органическая структура управления характеризуется индивидуальной ответственностью каждого работника за общий результат. Данные структуры легко меняют форму при решении сложных вопросов и приспосабливаются к новым условиям. В большинстве случаев органические структуры формируются на временной основе для реализации конкретных проектов и программ.

Линейная организационная структура управления. Линейные связи в туристической фирме отражают движение управленческих решений и информации, исходящих от так называемого линейного менеджера, то есть лица, полностью отвечающего за деятельность туристической фирмы (как правило, небольшой) или ее структурных подразделений (в крупной). Это одна из простейших организационных структур управления. Она характеризуется тем, что во главе каждого структурного подразделения находится руководитель, наделенный всеми полномочиями, осуществляющий все функции управления (рис. 1.1.).

Рис. 1.1 Линейная структура управления организацией

При линейном управлении каждое звено и каждый подчиненный имеют одного руководителя, через которого по одному каналу проходят все команды управления. В этом случае управленческие звенья несут ответственность за результаты всей деятельности управляемых ими объектов. Речь идет об объектном выделении руководителей, каждый из которых выполняет все виды работ и принимает решения, связанные с управлением данным объектом. Поскольку в линейной структуре управления решения передаются по цепочке "сверху вниз", а сам руководитель нижнего звена управления подчинен руководителю более высокого уровня, формируется своего рода иерархия руководителей конкретной организации. В данном случае действует принцип единоначалия, суть которого состоит в том, что подчиненные выполняют распоряжения только одного руководителя. Вышестоящий орган управления не имеет права отдавать распоряжения каким-либо исполнителям, минуя их непосредственного начальника.

Линейная структура управления является логически стройной и формально определенной, но вместе с тем и менее гибкой. Каждый из руководителей обладает всей полнотой власти, но относительно небольшими возможностями решения проблем, требующих узких, специальных знаний.

Преимущества линейной оргструктуры управления: единство и четкость распоряжений; согласованность действий исполнителей; простота управления (один канал связи); четко выраженная ответственность; оперативность в принятии решений; личная ответственность руководителя за конечные результаты деятельности своего подразделения.

Недостатки линейной оргструктуры управления: высокие требования к руководителю, который должен быть подготовлен всесторонне, чтобы обеспечить эффективное руководство по всем функциям управления; отсутствие звеньев по планированию и подготовке решений; перегрузка информацией, множество контактов с подчиненными, вышестоящими и смежными структурами; концентрация власти в управляющей верхушке.

Иерархический тип структуры управления имеет много разновидностей, но самой распространенной является линейно-функциональная организация управления по так называемому «шахтному» принципу (рис. 1.2.). При этом специализация управленческого процесса происходит по функциональным подсистемам туристской организации (маркетинг, производство, финансы, персонал и т.д.). По каждой из них формируется иерархия служб (“шахта”).

Линейно-функциональные структуры наиболее эффективны там, где аппарат управления выполняет рутинные, часто повторяющиеся и редко меняющиеся функции. Эти функции связаны с кропотливой, тщательной работой. Наличие функциональных отделов облегчает деятельность всей организации. Недостатки данной структуры заключаются в невозможности быстро реагировать на изменяющиеся условия внешней среды, отсутствии гибкости во взаимоотношениях между подразделениями туристской фирмы из-за применения формальных правил и процедур. Все эти негативные моменты сказываются на скорости и своевременности принятия управленческих решений.

Юридическая служба		Главный менеджер		Сектор социологических исследований

Технический директор		Директор по размещению		Директор по питанию

Рис. 1.2 Линейно-функциональная структура управления

Аналогичные характеристики имеет и так называемая линейно-штабная структура управления, также предусматривающая функциональное разделение управленческого труда в штабных службах разных уровней.

Другая разновидность иерархического типа организации управления - дивизиональная структура, которая характеризуется сочетанием централизованной координации с децентрализованным управлением: главную роль в управлении туристской фирмой играют не руководители функциональных подразделений, а руководители отделений, производящих туристский продукт. Туристская фирма структурируется по отделениям таким образом: либо это продуктовая специализация, либо потребительская, либо региональная. Это позволяет обеспечить более тесную связь производителя туристского продукта с потребителем и быстрое реагирование фирмы на изменения во внешней среде, однако приводит к росту иерархичности управления, необходимости создания промежуточных уровней управления для координации работы отделений, группы и других единиц, дублированию функций управления на разных уровнях, росту затрат на содержание менеджмента.

Структурам органического типа являются: проектные, матричные, программно-целевые, бригадные.

Проектная структура необходима, если туристская фирма занимается новым проектом, например, разрабатывает новый туристский продукт. Главная идея такой структуры - создание на временной основе специального подразделения - проектной групп. В состав этой группы обычно включают специалистов, в том числе управленцев. Руководитель проектной группы несет ответственность за планирование, выполнение программы и графика работ, материальное поощрение сотрудников - членов группы. По завершении проекта проектная группа расформировывается, а сотрудники либо переходят в новую проектную группу, либо возвращаются на свою постоянную работу. Данная структура обеспечивает гибкость стратегии, но при наличии нескольких проектов приводит к рассредоточению персонала по разным направлениям, что усложняет деятельность туристской фирмы как единого целого.

Для координации деятельности разных проектных групп на фирме создаются штабные органы, в которые входят менеджеры проектов, или используются матричные структуры.

Матричная структура управления основана на принципе двойного подчинения исполнителя: непосредственному руководителю функциональной службы туристской фирмы, которая предоставляет персонал и другую помощь менеджеру проекта и руководителю проекта, который наделен необходимыми полномочиями для осуществления процесса управления. Поэтому менеджер проектной группы имеет в своем подчинении две группы сотрудников: постоянных членов группы и сотрудников функциональных отделов, которые подчиняются ему временно и по ограниченному кругу вопросов.

Структуры управления, относящиеся к органическому типу, неэффективны там, где не совершенствуется система контроля, планирования, стимулирования, не поддерживается стремление персонала к самовыражению и саморазвитию.

Разновидность органического типа организации управления - бригадная (командная) структура, которая характерна для больших промышленных предприятий. При такой структуре нарушается традиционное деление производственных, экономических, управленческих и других служб на изолированные системы со своими целевыми установками и интересами. Бригада (команда) состоит из специалистов и исполнителей разного профиля, знающих методы достижения целей фирмы и не нуждающихся во вспомогательных аналитических службах. Бригадная структура создает необходимые условия для более полного использования творческого потенциала сотрудников туристской фирмы.

Идея состоит в том, что выполнение отдельных функций возлагается на специалистов. В организации, как правило, специалисты одного профиля объединяются в структурные подразделения (отделы), например отдел маркетинга, отдел приема и обслуживания клиентов, плановый отдел и т.д. Таким образом, общая задача управления организацией делится, начиная со среднего уровня, по функциональному критерию. Отсюда и название - функциональная структура управления.

Вместо универсальных менеджеров, которые должны выполнять все функции управления, появляется штат специалистов, имеющих высокую компетенцию в своей области и отвечающих за определенное направление (например, планирование и прогнозирование). Такая функциональная специализация аппарата управления значительно повышает результативность деятельности туристической фирмы.

Преимущества функциональной структуры: высокая компетентность специалистов, отвечающих за осуществление конкретных функций; освобождение линейных менеджеров от решения некоторых специальных вопросов; стандартизация, формализация и программирование явлений и процессов; исключение дублирования и параллелизма в выполнении управленческих функций; уменьшение потребности в специалистах широкого профиля.

Недостатки функциональной структуры: чрезмерная заинтересованность в реализации целей и задач "своих" подразделений; трудности в поддержании постоянных взаимосвязей между различными функциональными службами; появление тенденций чрезмерной централизации; длительность процедур принятия решений; относительно застывшая организационная форма, с трудом реагирующая на изменения.

Недостатки как функциональной, так и линейной структуры в значительной степени устраняются линейно-функциональными структурами [2].

1.2 Особенности зарубежного опыта формирования и управления организационных структур

Структура управления туристской фирмой постоянно меняется и совершенствуется в соответствии с изменяющимися условиями внешней и внутренней среды. Модификацию структуры управления нужно оценивать с точки зрения поставленных перед ней целей. Реорганизация системы управления направлена в первую очередь на повышение эффективности работы туристской фирмы посредством сокращения затрат, улучшения обслуживания клиентов, повышения качества туристского продукта и услуг, быстроты получения и обработки информации.

Для современной туристской индустрии характерно наличие двух тенденций в конкурентной борьбе фирм: переход от агрессивной ценовой конкуренции к конкуренции в области качества и оптимального соотношения качества и цены; сближение функций туроператора и турагента путем расширения туроператором собственной сбытовой сети или использования сбытовой сети других туристских фирм.

Специалистами предлагаются разные варианты решения проблем повышения качества туристского продукта и услуг и формирования каналов его сбыта, причем основное внимание уделяется: глобальным объединениям и стратегическим союзам.

Идея глобальных объединений начала активно пропагандироваться в США с середины 80-х годов. Исследования, проведенные университетами и фирмами по управленческому консультированию США, характеризовали глобальное объединение как верное средство завоевания главных иностранных рынков и повышения конкурентоспособности транснациональных компаний Америки.

Единства взглядов на сущность глобальных объединений, их достоинства, недостатки и перспективы нет. Понятие “глобальное объединение” определяется довольно широко и неоднозначно:

- работа в глобальном масштабе и координация деятельности всех отделений и филиалов вне зависимости от страны местонахождения корпорации (под глобальностью понимают интернациональность);

- сильные позиции на всех важнейших для корпорации рынках, наличие глобальной системы информации, адаптивность и сбалансированность с потребностями систем целостное образование, в котором не отдается предпочтение какой-то одной стране - это корпорация “без родины”;

- особый тип стратегического и организационного подходов;

- распоряжение огромными ресурсами по всему миру, глобальное мышление и локальные действия, разработка продукции, которая нужна всем, с учетом специфических потребностей клиентов отдельных регионов, использование ресурсов мирового класса, работа менеджеров как “граждан мира”;

- координация и интеграция деятельности корпорации в мировом
масштабе в целях получения экономии от увеличения масштабов производства или приобретения опыта (обучения), использования преимуществ своей торговой марки и обслуживания международных поставщиков и клиентов. При этом преимущества глобальной стратегии фирм соединяются с внутренними преимуществами фирм, делая их более устойчивыми. Внутренние преимущества связаны в основном с внедрением нововведений, совершенствованием технологии и постоянными изменениями организационных и управленческих структур в соответствии с новейшими требованиями. Фирмы, добившиеся международного успеха, не остаются пассивными наблюдателями в процессе создания конкурентных преимуществ: они все время ведут поиск новых преимуществ и борьбу с конкурентами.

Путем слияний, приобретений и поглощений фирм образуются глобальные объединения. В качестве примера можно привести концерн ТUI (Tounstik Union International), объединивший фирмы “Тouropa”, “Scharnow-Reisen”, “Dr. Tigges Fahrten”, “Hummel Reisen”, “Airtours International” и “Quelle”. Это позволило концерну ТUI , ставшему одним из крупнейших туроператоров ФРГ, диктовать свои условия сбыта большому количеству туристских фирм, которым запрещалось продавать турпродукт фирм, конкурирующих с ТUI. Для того чтобы противостоять политике ТUI, ряд крупных немецких туроператоров также вынуждены были объединиться: “GUT” и “NUR” в концерн NUR; “Kaufhol-Reisen”, “Gluks-Reisen”, “АDАК-Flugreisen” и “Рrima-Reisen” вошли в концерн ITS. Таким образом, на рынке ФРГ произошло разделение сфер влияния между тремя туроператорами ITS, ТUI и NUR, которые контролируют около 45% объема рынка организованного туризма страны. Для индустрии туризма, как и для других отраслей, характерен выход процесса концентрации предприятий за пределы национальных границ посредством создания транснациональных корпораций. В качестве примера можно привести два крупных туроператора “Кuon”, имеющего в Швейцарии 60 филиалов и 60 агентств в 16 странах мира, и “Hotelplan”, владеющего 50 филиалами в Швейцарии и 40 агентствами в 7 европейских странах.

По мнению специалистов, создание и управление глобальным объединением - это сложный процесс, требующий немало времени и ресурсов, поэтому многие фирмы за рубежом обращаются к другой форме организации международного сотрудничествах стратегическим союзам. В стратегические союзы фирмы входят с целью согласования и координации усилий для решения отдельных задач: проведения маркетинговых исследований, разработки и сбыта услуг. Такое объединение характерно тем, что оно непосредственно не затрагивает отношения собственности в сотрудничающих фирмах, они сохраняют автономию, Объединение туристских фирм позволяет им эффективно использовать возможности крупного туроператора и сохранять способность гибко реагировать на изменение спроса, присущую небольшим турфирмам. Например, это относится к сотрудничеству “NUR” и “АDAK-Reisen” в области авиатуров и морских круизов [14].

Суть стратегических союзов определяется такими понятиями, как “дружественные союзы”, “конкуренция”, “формы совместного предпринимательства” с “юридическим оформлением договоров, координацией действий партнеров”.

К видам межфирменного обмена в стратегических союзах, активно используемым в туристском бизнесе, в частности, относятся: соглашения о франчайзинге; управленческие контракты; контракты на маркетинг; совместные предприятия.

Выбор того или иного вида межфирменного обмена обусловлен рядом факторов: желаемая степень гибкости во взаимоотношениях партнеров, размеры расходов и рисков, связанных с организацией сотрудничества, необходимость получения быстрых результатов, стратегические цели партнеров и др. На практике редко применяется какой-то один вид межфирменного обмена, как правило, виды межфирменного обмена существуют в разных сочетаниях.

Суть соглашений о франчайзинге состоит в том, что головная компания заключает договор с фирмами о предоставлении им исключительного права на реализацию их услуг под торговой маркой головной компании. То есть небольшие и малоизвестные туристские фирмы включаются в сбытовую сеть известной туристской корпорации, что расширяет возможности последней контролировать рынки с минимальными затратами Управленческие контракты предполагают передачу оперативного контроля над туристской фирмой или над какой-то фазой ее деятельности специалистам другой фирмы за определенную плату. Такие соглашения могут касаться, например, управления производством туристских услуг или кадрами. Услуги оплачиваются в форме процентов от объема продаж или прибыли, разовых вознаграждений.

Контракты на маркетинг похожи на соглашения о предоставлении управленческих услуг: начинающая фирма делегирует туристскому концерну за определенную плату ответственность за все виды деятельности, связанные со сбытом всего или части ее туристского продукта.

Совместные предприятия (СП), что создает для инвестора следующие преимущества:

- для СП практически во всех странах предусмотрен довольно либеральный режим (будучи зарегистрированными, они пользуются теми же правами, что и национальные фирмы, долевое участие в уставном капитале СП снижает для инвестора риск, поскольку предполагается, что его ответственность ограничивается долей участия в капитале);

- организационная форма акционерных компаний (преобладающая
у СП) позволяет привлекать дополнительные (заемные) средства, т.е. ограничивает необходимость иметь достаточно высокий объем начального капитала;

- нередко привлечение местного партнера позволяет получить определенные льготы со стороны принимающего государства (льготные условия приобретения земельного участка, прямые государственные субсидии, налоговые льготы и т.д.).

Стратегические союзы имеют ряд преимуществ по сравнению с глобальными объединениями: их деятельность не требует значительных капиталовложений; для них существует возможность преодолеть барьеры антимонопольного законодательства; координация международнойдеятельности осуществляется менее сложно управляемыми организационными структурами.

С полной уверенностью сказать, как будет складываться дальнейшая судьба стратегических союзов, невозможно, поскольку складываться они стали не так давно, и пока однозначно трактовать результаты их деятельности нельзя. Однако некоторые моменты ясны уже сейчас:

- кооперация в рамках последовательных программ приводит к концентрации, т.е. к слиянию, перекрестному участию или другой форме перегруппировки собственности участников стратегических союзов. В этом случае союз является лишь переходным этапом на пути к концентрации;

- кооперация носит эпизодический характер и прекращается, не затронув стратегических позиций участников, независимо от результатов
сотрудничества. После завершения проекта каждый участник вновь становится автономным, хотя союз меняет условия конкуренции между партнерами;

- стратегические союзы развиваются во времени, выходя за рамки
первоначальных целей, но это не приводит к вертикальной интеграции. Каждый партнер сохраняет самостоятельность в области принятия решений и право выйти из союза. Существование таких “незаконченных” союзов свидетельствует о стремлении фирм-партнеров воспользоваться опытом совместной работы для повышения эффективности кооперации;

- структуры, создаваемые для осуществления совместной деятельности или кооперативных программ, постепенно выходят из-под контроля партнеров и начинают действовать как самостоятельные предприятия, логика развития которых вступает в конфликт с интересами партнеров;

- стратегические позиции одного из партнеров благодаря участию в стратегических союзах усиливаются в ущерб другим. Слабые партнеры пользуются союзами, чтобы преодолеть технологическое отставание, а сильные - для нейтрализации более слабых, препятствуя их превращению в конкурентов.

Для процессов становления новых организационных форм (глобальных объединений и стратегических союзов) в индустрии туризма характерны следующие тенденции:

проникновение предприятий транспорта в сферу деятельности туристских фирм, например, авиакомпания “Аir France” основала туристскую фирму “SOTAR”, которая вошла в первую тройку крупнейших туроператоров Франции, швейцарская “Swissair” создала туроператорскую фирму “Kuoni”, голландский туристский консорциум “HINT” был основан авиакомпанией “KLM”, морским концерном “NSU” и голландской
железнодорожной компанией;

создание многопрофильных отраслевых концернов, что предоставляет возможность перекрестного субсидирования, т.е. деятельность одних фирм, входящих в концерн, финансируется из прибыли фирм других отраслей этого же концерна. Формирование многоотраслевых концернов позволяет туристским фирмам избежать разорения. В туризм направляют капиталы нефтяные компании, торговые фирмы, являющиеся владельцами сетей крупнейших универмагов и рассылочной торговли. Имея разветвленную сбытовую сеть, торговые фирмы без значительных материальных затрат открывают офисы по продаже туристского продукта, располагая их в своих универмагах;

приобретение туристскими предприятиями собственных средств размещения. Так, французская турфирма “Сlub mediteranne” имеет 172 туристских комплекса (туристские деревни), расположенныхв 35 странах, а швейцарская турфирма “Ноtеlр1аn” располагает собственной гостиничной базой на 2739 мест;

участие в туристской индустрии финансовых структур. Во Франции банк Ротшильда финансирует деятельность туроператора “Сlub mediteranne”, в Нидерландах “RАВО Ваnk” занимается туристскими операциями.

Итак, наблюдается тенденция создания собственной заграничной сети у многих крупных туристских фирм, умелое присоединение и использование сбытовых каналов партнеров по кооперационным и коалиционным соглашениям, что обеспечивает им прочные позиции на рынках зарубежных стран [4].

1.3 Специфика управления туристическими фирмами в современных условиях

Туристские фирмы в России пока не уделяют должного внимания созданию продукции для конкретного потребителя, в результате чего возникают проблемы сбыта того или иного турпродукта. Это объясняется новизной решаемых задач и отсутствием практического опыта. Для расширения рынков сбыта российским туристским фирмам нужно объединять усилия и капиталы с предприятиями (близкими по технологической цепочке), финансовыми компаниями и банками, а также использовать возможность вхождения в стратегические союзы, что позволит российским турорганизациям удачно бороться с конкурентами на рынках сбыта.

Организационная структура управления складывается из взаимосвязи отдельных подсистем организации. Создание такой структуры направлено прежде всего на распределение между отдельными подразделениями туристической фирмы полномочий и ответственности.

В структуре управления туристической фирмой выделяются следующие элементы: звенья (отделы), уровни (ступени) управления и связи - горизонтальные и вертикальные.

К звеньям управления относятся структурные подразделения, а также отдельные специалисты, выполняющие соответствующие функции управления либо их часть (например, менеджеры, осуществляющие регулирование и координацию деятельности нескольких структурных подразделений). В основе образования звена управления лежит выполнение отделом определенной функции управления. Связи между отделами имеют горизонтальный характер.

Каждое туристическое предприятие приспосабливает структуру к собственным задачам и потребностям. Организационная структура предприятия должна быть подвижной и пересматриваться по мере необходимости (ежегодно или чаще) в зависимости от условий деловой активности, изменений объема должностных обязанностей персонала с учетом роста его квалификации и возможностей.

Эффективная оргструктура создается в результате многолетнего опыта функционирования предприятия на рынке и является одним из важнейших элементов динамичной стратегии.

Несмотря на то, что все руководители туристической фирмы выполняют управленческие функции, нельзя сказать, что они занимаются одним и тем же видом трудовой деятельности. Отдельным руководителям приходится тратить время на координирование работы других руководителей, которые, в свою очередь, координируют работу менеджеров более низкого уровня, и так до уровня руководителя, который координирует работу неуправленческого персонала - людей, производящих продукцию и оказывающих услуги [5].

В структуре управления организацией выделяются звенья (отделы), уровни (ступени) управления и связи - горизонтальные и вертикальные.

К звеньям управления относятся структурные подразделения, а так же отдельные специалисты, выполняющие соответствующие функции управления либо часть их. К звеньям управления следует относить и менеджеров, осуществляющих регулирование и координацию деятельности нескольких структурных подразделений. В основе образования звена управления лежит выполнение отделом определенной функции управления. Устанавливающиеся между, отделами связи имеют горизонтальный характер.

Под уровнем управления понимают совокупность звеньев управления, занимающих определенную ступень в системах управления. Ступени управления находятся в вертикальной зависимости и подчиняются друг другу по иерархии: менеджеры более высокой ступени управления принимают решения, которые конкретизируются и доводятся до нижестоящих звеньев. Пирамидальная структура управления организацией показана на рис. 1.4. Несмотря на то, что все руководители организации выполняют управленческие действия, нельзя сказать, что они занимаются одним и тем же видом трудовой деятельности. Отдельным руководителям приходится затрачивать время на координирование работы других руководителей, которые, в свою очередь, координируют работу менеджеров более низкого уровня, и так до уровня руководителя, который координирует работу неуправленческого персона - людей, производящих продукцию или оказывающих услуг. Такое вертикальное развертывание разделения труда и образует уровни управления. Форма пирамиды указывает на то, что на каждом последующем уровне управления находится меньше людей, чем на предыдущем.

Рис. 1.4 Уровни управления организацией

1 - низший уровень, управление низового звена или технический уровень;

2 - средний уровень управления среднего звена;

3 - верхний уровень- управление высшего звена или институциональный уровень.

Высший уровень управления организацией может быть представлен председателем Совета директоров, президентом, вице-президентом, правлением. Эта группа управленческих работников обеспечивает интересы и потребности владельцев акций, вырабатывает политику организации и способствует ее практической реализации. В связи с этим в высшем руководстве можно выделить два подуровня: полномочное управление и общее руководство.

Руководители среднего уровня управления обеспечивают реализацию политики функционирования организации, разработанной высшим руководством, и отвечают за доведение более детальных заданий до подразделений и отделов, а также за их выполнение. Специалисты, входящие в эту группу, имеют, как правило, широкий круг обязанностей и обладают большой свободой принятия решений. Это руководители отделений, бюро, директора предприятий, входящих в состав организации, начальники функциональных отделов.

Низший уровень управления представлен младшими начальниками. Это руководители, находящиеся непосредственно над работниками (не руководителями), - чаще всего младшие менеджеры, ответственные за доведение конкретных заданий до непосредственных исполнителей.

Следует отметить, что на всех уровнях управления руководители выполняют не только чисто управленческие, но и исполнительские функции. Однако с повышением уровня руководства удельный вес исполнительских функций понижается. Расчеты показывают, что на высшем уровне он занимает около 10%, на среднем - 50 и на низшем - около 70% общего времени менеджеров.

Приведенная классификация уровней имеет самый общий вид. В зависимости от размера и вида организации, ее отраслевых и территориальных особенностей, других факторов характеристики состава и функций менеджеров на каждом из трех уровней управления может существенно меняться [10].

Было бы неправильно утверждать, что существуют рецепты оптимальной организационной структуры, подходящей для всех организаций. Организацию следует формировать таким образом, чтобы в последующем можно было эффективно выполнять общие стратегии, выбранные руководством для достижения поставленных целей. Следовательно, чтобы стать экономически эффективными в процессе своего функционирования, организации должны изменить и количественно, и качественно не только свои производственно-экономические задачи, но и организационные структуры.

С одной стороны, речь идет о том, чтобы эффективно применить имеющиеся в наличии среде и обеспечить необходимые для рационального использования ресурсов порядок и стабильность; с другой стороны, организация должна быть достаточно гибкой, чтобы своевременно реагировать на изменения как внутренней, так и внешней среды. Наряду с целями и стратегиями туристской системы, являющимися детерминантами формирования организационных структур, особое внимание следует обратить на следующие аспекты этой проблемы:

- характеристику окружающего мира;

- характеристику организации;

- личные характеристики исполнителей.

С точки зрения рамочных условий они могут оказывать большое влияние на выбор формы туристской организации. Окружающий мир и туристская организация. Анализируя внешний мир, в котором функционируют туристские организации, Можно выделить следующие его характеристики: на рынках сбыта - средние показатели роста туристской отрасли; интенсивность конкуренции на туристических рынках, обусловленную преобразованием рынка продавцов в рынок покупателей; кратковременные изменения приоритетов и растущее многообразие структуры спроса. В связи с этим особенно заметны стремления к самореализации при планировании свободного времени, повышение экологического сознания и желание активно (или пассивно) использовать свой отпуск; на рынках занятости - несмотря на безработицу в некоторых их отраслях, в туризме приостановлена нехватка кадров; увеличились расходы за пользование сооружениями, энергией и сырьем, развиты технологии, позволяющие разрабатывать новые методы управления производством, а также ускоряющие обработку информации.

В связи с расширением этих тенденций большинство туристических организаций неуверенно представляют себе ближайшую перспективу, поэтому при их проектировании усиленное внимание уделяться постоянному изменению своих стратегических целей и формированию более гибких организационных форм.

Сама организация и ее показатели. На организационную структуру организации влияют такие факторы, как объем выполняемой работы, разнообразие услуг, производственные технологии и приемы обработки информации, ее правовая основа, географическое расположение ее филиалов.

Исполнители задач туристской организации. Уровень образования, структура потребности и позиция сотрудников являются условиями формирования организации, и прежде всего тогда, когда процесс организован с учетом личных качеств людей. Если определенная характеристика отражает организационную специфику всей отрасли, то она влияет и на формирование системы всех организаций. Необходимо также указать и на то, что нынешнее время перемен обусловливает необходимость поддержания у сотрудников чувства причастности к процессу управления, автономии и самореализации. На многих предприятиях такая тенденция приводит к отказу от неподвижной иерархической однолинейной системы. Все большее и большее значение приобретает личный авторитет, а традиционное мышление и иерархическая власть отступают на задний план. Чтобы начальник смог проявить себя в работе, он, прежде всего, должен быть признан коллективом. Преобладание инструментов управления, силы убеждения и профессионально-технических знаний становится основополагающим принципом эффективного менеджмента в туризме.

Решение о проектировании организационной структуры управления принимается тогда, когда действующая структура уже неэфїфективна. В процессе проектирования ставится задача создания такой структуры управления, которая бы наиболее полно отражали цели и задачи организации, т.е. речь идет о том, чтобы вновь созданная структура наилучшим образом позволяла организации взаимодействовать с внешней средой, продуктивно распределять и направлять усилия своих сотрудников и, таким образом, удовлетворять потребности клиентов и достигать своих целей с высокой эффективностью.

Процесс проектирования организационной структуры состоит из трех основных этапов:

Первый этап - анализ организационных структур. Анализ действующей структуры управления призван установить, в какой мере она отвечает требованиям, предъявляемым к организации, т.е. насколько эта структура рациональна с точки зрения установленных оценочных критериев, характеризующих ее качество. К оценочным критериям относятся следующие факторы:

- принципы управления - соотношение между централизацией и децентрализацией (сколько и какие решения принимаются на нижнем уровне? каковы их последствия? какой объем контрольных функций лежит на каждом уровне управления?);

- аппарат управления - перегруппировка подразделений, изменение взаимосвязей между ними, распределение полномочий и ответственности, выделение в самостоятельные структуры каких-то звеньев, изменение характера межфирменных связей, создание необходимых промежуточных звеньев и т.д.;

- функции управления - усиление стратегического планирования (корректировка “бизнес-плана”), усиление контроля за качеством продукции, изменение подходов к мотивации труда и пр.;

- хозяйственная деятельность - изменение технологического процесса, углубление межфирменного сотрудничества, техническое переоснащение организации и т.п.

В результате анализа можно выявить “узкие” места в деятельности организации. Это могут быть: большая звенность управления, параллелизм в работе, отставание в развитии организационной структуры от изменений, происходящих во внешней среде.

Второй этап - проектирование организационных структур. Вce модели проектирования организационной структуры управления в зависимости от заложенных в них сочетаний используемых методов можно условно объединить в четыре группы:

· метод аналогий предполагает использование опыта проектирования структур управления в аналогичных организациях;

· экспертный метод базируется на изучении предложений специалистов. Они могут (в зависимости от поставленных либо сами спроектировать варианты организационной структуры, либо оценить (провести экспертизу) структуры, разработанную другими проектировщиками;

· структуризация целей предусматривает выработку системы целей, преследуемых организацией, и ее последующее совмещение разрабатываемой структурой. В этом случае организационная структура управления строится на основе системного подхода, который проявляется в форме графических описаний данной структуры с качественным и количественным анализом и обоснованием вариантов ее построения и функционирования;

· организационное моделирование позволяет четко сформулировать критерии оценки степени рациональности организационных решений. Суть его состоит в разработке формализованных математических, графических или машинных описаний распределения полномочий и ответственности в организации.

В процессе проектирования структуры управления организацией решаются, как правило, следующие задачи: определение типа структуры управления; уточнение состава и количества подразделений по уровням управления; численность административно-управленческого персонала; характер соподчиненности между звеньями организации; расчет затрат на содержание аппарата управления. В итоге для каждого структурного подразделения устанавливаются управленческие функции, потоки информации, взаимосвязи и документооборот, полномочия, ответственность и права подразделений и работников.

Вместе с тем, проектируя новые организационные структуры управления, нельзя забывать о требованиях, предъявляемых к таким структурам, и о принципах их построения.

Организационные структуры должны удовлетворять следующим требованиям:

1. Оптимальности. Структура управления признается оптимальной, если между звеньями и ступенями управления на всех уровнях устанавливаются рациональные связи при наименьшем числе ступеней управления;

2. Оперативности. Суть данного требования состоит в том, чтобы за период от принятия решения до его исполнения в управляемой системе не успели произойти необратимые отрицательные изменения, при которых реализация принятых решений уже не нужна;

3. Надежности. Структура аппарата управления должна гарантировать достоверность передачи информации, не допускать искажения управляющих команд и других передаваемых данных, обеспечивать бесперебойность связи в системе управления;

4. Экономичности. Задача состоит в том, чтобы нужный эффект от управления достигался при минимальных затратах на управленческий аппарат. Критерием этого может служить соотношение между затратами ресурсов и полезным результатом;

5. Гибкости, т.е. способности изменяться в соответствии с изменениями внешней среды;

6. Устойчивости структуры управления, т.е. неизменности ее основных свойств при различных внешних воздействиях и целостности функционирования системы управления и ее элементов.

Совершенство организационной структуры управления во многом зависит от того, насколько при ее разработке соблюдались принципы проектирования. Основные из них можно сформулировать следующим образом: целесообразное число звеньев управления и максимальное сокращение времени прохождения информации от высшего руководителя до непосредственного исполнителя; четкое обособление составных частей организационной структуры (состава ее подразделений, потоков информации и пр.); обеспечение способности к быстрой реакции на изменения в управляемой системе; предоставление полномочий на решение вопросов тому подразделению, которое располагает наибольшей информацией по данному вопросу; приспособление отдельных подразделений аппарата управлении ко всей системе управления организацией в целом и к внешней среде в частности.

Следует иметь в виду, что на различных предприятиях (с учетом специфики их работы) используются и другие принципы построения организационных структур, наиболее полно отражающие особенности их функционирования.

Таким образом, в процессе проектирования организационных структур различают три стадии: аналитическую (изучение существующих требований к их построению), проектную (проектирование (моделирование) этих структур) и организационную (организации внедрения уже спроектированных структур).

Третий этап -- оценка эффективности организационных структур. Степень совершенства организационных структур проявляется и в быстродействии системы управления организацией. Оценка эффективности управления может быть произведена по уровню реализации задач, надежности и организованности системы управления, скорости и оптимальности принимаемых управленческих решений. Отдельные параметры эффективности организационной структуры можно определить, использовав ряд коэффициентов.

В конечном итоге вся работа по проектированию организационных структур управления сводится к выработке направлений по их совершенствованию, что относится к числу важнейших средств повышения эффективности управленческой деятельности организации [13].



2. Анализ действующей организационной структуры управления

2.1. Организационно-управленческая характеристика турфирмы “Бюро путешествий”

Туристическая фирма ООО “Бюро путешествий” является предприятием, которое будет рассматриваться в данной работе и на основании деятельности которого будет проводиться дальнейший анализ. Данная организация является одной из наиболее известных турфирм г. Белгорода.

Организация ООО «Бюро путешествий» была основана в 1998 году. Целью ее создания было организовать современное, комфортное, надежное агентство, которое удовлетворяло бы всем потребностям ее клиентов. Много сил и финансовых средств было вложено в воплощение этой идеи. ООО “Бюро путешествий” начал свое существование в небольшом помещений без необходимых условий для качественного обслуживания своих клиентов. Но уже в 2004 году компания переехала в новое здание в центре города, в котором она находится и сейчас.

Основной вид деятельности: продвижение и реализация туристического продукта.

Конечная цель - удовлетворение желаний клиентов, обеспечение наибольшей экономической эффективностью деятельность предприятия, максимальное получение прибыли.

Главной задачей ООО “Бюро путешествий” является удовлетворение потребностей населения в туристических услугах, обеспечение качественных и надежных услуг туристам. Компания должна строго соблюдать выполнение договорных обязательств по туристическому обслуживанию населения, реализовывать необходимые мероприятия, направленные на информирование населения.