Діловодство соціальних служб

53

53

Діловодство соціальних служб

Зміст

Вступ

Розділ І. Складання номенклатур і формування справ

1.1 Складання номенклатур справ

1.2 Формування справ

1.3 Оперативне зберігання документів

Розділ ІІ. Ведення діловодства в центрах соціальних служб для молоді

2.1 Документування управлінської діяльності установ

2.2 Приймання, розгляд і реєстрація документів

2.3 Складання та оформлення службових документів

2.4 Організація контролю за виконанням документів

2.5 Підготовка справ до зберігання та використання

Висновок

Список використаних джерел

Додаток 1

Додаток 2

Додаток 3

Додаток 4

Додаток 5

Додаток 6

Додаток 7

Додаток 8

Додаток 9

Додаток 10

Додаток 11

Вступ

Ведення діловодства в Центрах соціальних служб для молоді у встановленому, визначеному законодавством порядку забезпечує належне оформлення всіх поточних документів та їх належне зберігання, що позитивно впливає на діяльності Установи в цілому.

З метою впорядкування роботи з документами з моменту їх створення або надходження до формування у справи для збереження Державний комітет України у справах сім'ї та молоді та Український державний центр соціальних служб для молоді затвердив Примірну інструкцію з загального діловодства Республіканського (Автономна Республіка Крим), обласних, районних, міських, районних у містах центрів соціальних служб для молоді.

На основі Примірної інструкції директора Центрів соціальних служб для молоді розробили і затвердили інструкцію з загального діловодства у власних центрах.

Директори Центрів соціальних служб для молоді зобов'язані забезпечити неухильне додержання інструкції з загального діловодства, здійснювати систематичні перевірки стану діловодства в підвідомчих центрах ССМ. Тобто значення організації діловодства в Центрах соціальних служб для молоді дуже велике, та забезпечує належне функціонування Установи.

Загальні правила документування діяльності міського центру соціальних служб для молоді встановлює та регламентує Інструкція з діловодства, яка визначає порядок діловодства з моменту надходження або створення документів до формування їх у справи та збереження документів.

Вищезазначена Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію.

Викладені в роботі правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів базуються на Законах України, що встановлюють порядок організації діяльності державного апарату та відповідають Примірній інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 № 1153.

Таким чином, метою даної роботи є з'ясування порядку здійснення діловодства в Центрах соціальних служб для молоді. Для вирішення цієї мети були поставлені наступні завдання:

ѕ проаналізувати порядок складання номенклатур і формування справ;

ѕ визначити поняття документування управлінської діяльності, що полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів;

ѕ з'ясувати порядок приймання, розгляду і реєстрації документів;

ѕ охарактеризувати організацію контролю за виконанням документів та порядок підготовки справ до зберігання та використання.

Розділ І. Складання номенклатур і формування справ

1.1 Складання номенклатур справ

Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві Установи, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

Установа має індивідуальну номенклатуру справ.

Номенклатура справ є обов'язковим для Установи документом, який складається для створення в Установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

Номенклатура справ Установи розробляється спеціалістом, відповідальним за діловодство та контроль.

Розміщення справ у номенклатурі повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчої документації самої Установи (накази, розпорядження, рішення тощо), планово-звітна документація і листування.

Кожна справа, включена до номенклатури справ Установи, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.

У кінці діловодного року номенклатура справ Установи обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом спеціаліст, відповідальний відповідальним за ведення діловодства та контролю Установи Наказ Державного комітету України у справах сім'ї та молоді та Українського державного центру соціальних служб для молоді „ Про організацію загального діловодства в центрах соціальних служб для молоді” від 10.09. 1999 р. № 137..

Номенклатура справ Установи складається у двох примірниках:

ѕ перший примірник - недоторканий, зберігається в діловодній службі Установи;

ѕ другий примірник - використовується для формування справ і пошуків потрібного документа.

До номенклатури справ Установи включаються найменування справ, що відображають всі документовані ділянки роботи Установи.

До номенклатури справ включаються не закінчені діловодством справи, що надійшли від інших установ для їх продовження, у тому числі довідково-контрольні картотеки, номенклатури справ, документи, створені за допомогою ПК.

Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ кожного року протягом всього терміну їх вирішення.

До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.

Номенклатура справ Установи погоджується з ЕК Установи, після чого затверджується директором Установи (додаток 8).

У номенклатурі справ Установи протягом діловодного року в графі "Примітка" робляться відмітки про зведення і включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в архів Установи та інші установи для їх продовження тощо.

У кінці діловодного року номенклатура справ Установи обов'язково закривається підсумковим записом. Підсумковий запис скріпляє своїм підписом спеціаліста, відповідального відповідальним за ведення діловодства та контролю. Про наявність заведених за рік справ повідомляється архів Установи.

Номенклатура справ Установи щорічно (не пізніше листопада-грудня) переглядається, аналізується і уточнюється. Після внесення змін номенклатура справ передруковується і затверджується директором Установи.

1.2 Формування справ

Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ Наказ Державного комітету України у справах сім'ї та молоді та Українського державного центру соціальних служб для молоді „ Про організацію загального діловодства в центрах соціальних служб для молоді” від 10.09. 1999 р. № 137..

Під час формування справ слід дотримуватись таких правил:

ѕ групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності - засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;

ѕ групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом всього часу роботи особи в Установі;

ѕ групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання;

ѕ включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім всі інші в логічній послідовності;

ѕ якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов'язковим внесенням її в найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру справ;

ѕ документи, створені за допомогою ПК, групуються у справи на загальних підставах;

ѕ справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки) .

Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні.

Розпорядчі документи разом з додатками групуються у справи за їх характером і хронологією.

Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.

Накази з основної діяльності; про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надання відпусток; про накладення стягнення на працівника, відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань тощо групуються у різні справи.

Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності Установи. При невеликій кількості таких документів вони формуються в одну справу. Всередині справи документи систематизуються за датами доручень.

Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.

Документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження у такій послідовності: внутрішній опис документів, включених до справи; заява про прийняття на роботу; направлення або подання; особовий листок обліку кадрів; автобіографія, документи про освіту, витяги з наказів про призначення, переведення, звільнення; доповнення до особового листка обліку кадрів; доповнення до особового листка про заохочення; довідки та інші документи. Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.

Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не включаються у зв'язку із внесенням відомостей про це у доповнення до особового листка обліку кадрів.

Особові рахунки працівників та інші подібні документи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку Інструкція з загального діловодства Чернігівського міського центру соціальних служб для молоді..

Контроль за формуванням справ в Установі здійснюється спеціалістом, відповідальним за ведення діловодства та контролю.

1.3 Оперативне зберігання документів

Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архів Установи зберігаються спеціалістом, відповідальним за ведення діловодства та контролю.

З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

У разі зберігання справ у структурному підрозділі схоронність документів і справ забезпечується керівником структурного підрозділу.

З метою забезпечення схоронності документів справи повинні зберігатися у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.

Документи, створені за допомогою ПК, зберігаються на загальних підставах.

Видача справ у тимчасове користування стороннім установам здійснюється з дозволу директора Установи. На видану справу заводиться карта-замінник справи, у якій зазначається структурний підрозділ, номер справи, дата її видачі, кому справа видана, дата її повернення. Передбачаються графи для підписів в одержанні і прийомі справи.

Вилучення документа із справи постійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу директора Установи з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа.

Розділ ІІ. Ведення діловодства в центрах соціальних служб для молоді

2.1 Документування управлінської діяльності установ

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів в Установі є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

В Установі визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування їх діяльності.

Управлінська діяльність Установи здійснюється шляхом видання розпорядчих документів Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена Постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 № 1153..

Видання розпорядчих документів Установи визначається актами законодавства, Положенням про неї.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.

Підставами для прийняття розпорядчих документів в Установі є:

ѕ Конституція Конституція України. Прийнята Верховною Радою України 28 червня 1996 р. // Відомості Верховної Ради України. -- 1996. -- № З0. -- Ст. 141. і закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;

ѕ провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання Установою покладених на неї завдань і функцій;

ѕ потреба у правовому регулюванні діяльності.

Розпорядчі документи, що надходять до Установи від органів вищого рівня, доводяться до центрів ССМ. Установа має право розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня центрам ССМ разом із супровідним листом.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

Хід обговорення питань і рішення, що приймаються в колегіальних органах, на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань.

Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і організацій, що належать до сфери управління Установи, шляхом надсилання їм рішень Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена Постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 № 1153..

Рішення колегіальних органів Установи впроваджуються в життя наказами Установи (директора Установи).

Установа під час здійснення оперативних зв'язків з іншими установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.

Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки (особисті або по телефону), провести інструктування тощо.

Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися по телефону, телеграфу, телефаксу або електронною поштою.

2.2 Приймання, розгляд і реєстрація документів

Всі документи, що надходять до Установи, у тому числі створені за допомогою ПК, приймаються спеціалістом, відповідальним за ведення діловодства та контролю Установи.

Спеціалістом, відповідальним за ведення діловодства та контролю Установи, розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто".

У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі.

Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.

Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

Всі документи, що надійшли до Установи, підлягають обов'язковому попередньому розгляду.

Попередній розгляд документів здійснюється спеціалістом, відповідальним за ведення діловодства та контролю Установи.

Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом Установи або виконавцями відповідно до функціональних обов'язків, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.

Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день одержання.. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

Під час попереднього розгляду документів слід керуватися Положенням про Установу та її структурних підрозділів, посадовими інструкціями, класифікаторами ділянок та питань діяльності Установи, номенклатурами справ, схемами проходження документів.

Керівництву Установи передаються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, Державного комітету України у справах сім'ї та молоді, органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності Установи і потребують вирішення керівництвом.

Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

Реєстрація документів здійснюється в Установі спеціалістом, відповідальним за ведення діловодства та контролю Установи Наказ Державного комітету України у справах сім'ї та молоді та Українського державного центру соціальних служб для молоді „ Про організацію загального діловодства в центрах соціальних служб для молоді” від 10.09. 1999 р. № 137.

.

Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в Установі, так і ті, що надходять від інших установ і громадян.

Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створені за допомогою ПК.

Перелік документів, що не підлягають реєстрації, наведено у додатку 1.

Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в даній Установі лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження.

В Установі застосовується журнальна форма реєстрації документів.

2.3 Складання та оформлення службових документів

Для складання службових документів в Установі повинен використовуватися папір форматів АЗ (297х420 мм), А4 (210х297 мм) та А5 (148х210 мм).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

Як правило, всі службові документи повинні оформлятися на бланках Установи. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї Інструкції з обов'язковим додержанням таких правил:

ѕ встановлюється два види бланків: бланк для листів формату А4, А5 та бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів;

ѕ бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

ѕ бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору;

ѕ бланки документів повинні мати такі поля: ліве - 20 міліметрів; верхнє - не менш як 10 міліметрів: праве і нижнє - не менш як 8 міліметрів.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) оформляються не на бланках Інструкція з загального діловодства Чернігівського міського центру соціальних служб для молоді.

.

З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання.

Винятком є складання протоколів, розпоряджень, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів.

Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

Зміст документа має бути пов'язаний із змістом раніше виданих з даного питання документів.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, в другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину без констатуючої, лист - прохання без пояснення.

Посади в розпорядчих документах повинні мати повну назву або загальноприйняте скорочення назви. Якщо керівнику дається пряме доручення, то його прізвище пишеться разом з ініціалами. У випадках, коли прізвище подається в дужках, ініціали відсутні.

Наприклад:

"Головному бухгалтеру Івановій М.І. надати …"

"Бухгалтерії (Іванова) надати…"

Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.

Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

У таблицях і анкетах, призначених для оброблення ПК, об'єкти, ознаки та їх показники у разі потреби кодуються.

Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на керівників структурного підрозділу Установи.

Відповідальність за зміст документа, який візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці особи.

Оформлення документів

Службовий документ, що складається в Установі, повинен мати обов'язкові реквізити: дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання контрольного документа і направлення його до справи.

Листи оформляються у двох примірниках (з додатками):

ѕ перший на бланку Установи з обов'язковою вказівкою прізвища виконавця та номеру телефону;

ѕ другий на звичайному аркуші з обов'язковою вказівкою візи керівника структурного підрозділу, прізвища виконавця та номеру телефону.

Прізвище виконавця проставляється на всіх примірниках.

Накази оформляються на встановлених бланках в одному примірнику.

На зворотному боці проекту наказу оформляється внутрішнє погодження та візування проекту документа, наприклад:

Погодження проектів наказів з керівником структурного підрозділу та головним спеціалістом, юрисконсультом обов'язкове.

Зразки оформлення листа та наказу Установи подані в додатках 2-5.

Нормативно-правові акти, які відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992р. № 493 "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади" заносяться до державного реєстру, повинні мати у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа затвердження вільне місце (6х10) для запису про державну реєстрацію Інструкція з загального діловодства Чернігівського міського центру соціальних служб для молоді.

.

Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на питання "про що?", "чого?". Наприклад: розпорядження (про що?) про створення Установи; протокол (чого?) засідання експертної комісії.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

Заголовки до текстів машинограм формулюються за тими ж правилами.

У разі складання документа на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка.

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

Всі службові документи підлягають датуванню. Датою документа є дата його підписання; для документа, що затверджується, - дата затвердження.

Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 13 січня 2003 року слід писати: 13.01.03.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад: 3 квітня 2003 року слід писати: 03.04.03. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 30 травня 2003 року.

Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

Всі документи індексуються. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Погодження може здійснюватися як в Установі (із структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа) - внутрішнє, так і за її межами - зовнішнє Інструкція з загального діловодства Чернігівського міського центру соціальних служб для молоді..

Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи, наприклад:

Віза:

Начальнику відділу соціальної роботи (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата

Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для цього на лицьовому боці останнього аркуша документа не вистачає.

Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в Установі.

Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою:

Начальник відділу соціальної роботи (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Зауваження і пропозиції додаються.

Дата

Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.

Проекти нормативно-правових актів Установи перевіряються головним спеціалістом, юрисконсультом на відповідність їх законодавству і візуються ним на першому примірнику на зворотному боці останнього аркуша проекту акта.

Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування Установи), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Директор Чернігівського міського

центру соціальних служб для молоді

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата

У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох Установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у самому документі на місці грифу погодження, наприклад: Аркуш погодження додається. Аркуш погодження оформляється за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва документа

Найменування посади Найменування посади

(Підпис) (Ініціали, прізвище) (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата

Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища.

Наприклад:

Директор Чернігівського міського

центру соціальних служб для молоді (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Директор (Підпис) (Ініціали, прізвище)

У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня директор підписує всі примірники.

У разі надсилання документа одночасно кільком центрам ССМ, підписується тільки оригінал, який залишається у справі Установи, а на місця розсилаються засвідчені діловодною службою примірники або ксерокопії.

Документи підписуються, як правило, однією особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), двома або більше особами. При цьому їх підписи розміщуються один під іншим у послідовності відповідно до посади.

Наприклад:

Директор (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Головний бухгалтер (Підпис) (Ініціали, прізвище)

У разі підписання документа кількома особами однакових посад, їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад:

Провідний спеціаліст відділу Провідний спеціаліст відділу

соціальної роботи соціальної роботи

(Підпис) (Ініціали, прізвище) (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: "в. о.",.

Не допускається підписання документа з прийменником "за" або з проставленням косої риски перед найменуванням посади.

Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах (додаток 6).

Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися відповідним розпорядчим документом Установи, що видала акт.

Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор Чернігівського міського центру соціальних служб для молоді

______________ (Ініціали, Прізвище)

(Підпис, дата)

Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Чернігівського міського

центру соціальних служб для молоді

від 01.08.99 № 86

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа Наказ Державного комітету України у справах сім'ї та молоді та Українського державного центру соціальних служб для молоді „ Про організацію загального діловодства в центрах соціальних служб для молоді” від 10.09. 1999 р. № 137..

На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою Установи.

Гербова печатка Установи ставиться також на положенні про Установу, договорах, посвідченнях, довіреностях.

Перелік інших документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою Установи, визначається додатком 7.

Гербову печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

Документи адресуються Установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа Установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку, наприклад:

Чернігівське обласне відділення Фонду

України соціального захисту інвалідів

Головне управління охорони здоров'я

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування Установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

Державний комітет України

у справах сім'ї та молоді

Управління у справах молоді

Начальнику управління

(Прізвище, ініціали)

У разі адресування документа керівнику Установи або його заступнику найменування Установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

Голові Державного комітету України

у справах сім'ї та молоді

(Прізвище, ініціали)

У разі потреби в реквізиті "Адресат" можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.

Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресата необхідно зазначити узагальнено, наприклад:

Директорам загальноосвітніх шкіл

м. Чернігова

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку і на кожному документі зазначаються тільки один адресат.

До реквізиту "Адресат" може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу Установи повинні відповідати правилам користування поштовим зв'язком.

Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Редакція журналу "Архіви України"

252ІІО,МСП,Київ-110, вул. Солом'янська, 24.

У разі надсилання документа громадянину спочатку зазначається поштова адреса, а потім прізвище та ініціали одержувача, наприклад:

01070, Київ-70,

Контрактова площа, 4, кв. 16

(Прізвище, ініціали)

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти із завчасно надрукованими адресами.

Резолюція

Резолюція - це напис на документі, зроблений керівником Установи, що містить вказівки щодо виконання документа.

Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У разі коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.

Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на документі, нижче реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивки. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається у разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці.

Під час проходження документа в Установі обов'язково робляться такі помітки:

ѕ про надходження (реєстрацію) документа - на нижньому правому полі першого аркуша документа (скорочене найменування Установи, дата надходження документа, індекс документа);

ѕ про взяття документа на контроль - на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) проставляється штамп "Контроль" ;

ѕ про виконання документа і направлення його до справи - на нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання, слово "До справи" і номер справи, в якій документ буде зберігатися, дата направлення документа до справи, найменування посади і прізвище виконавця), наприклад:

До справи 01-06

Питання вирішено позитивно

у телефонній розмові 05.03.99

(Посада, прізвище)

Відмітка "До справи" свідчить про те, що робота над документом закінчена;

ѕ про перенесення даних на машинний носій - на нижньому правому полі першого аркуша документа слова "Перенесено на машинний носій", дата перенесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних) Інструкція з загального діловодства Чернігівського міського центру соціальних служб для молоді..

Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа, наприклад:

Петренко 277 12 64

Оформлення копій документів

Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу директора Установи або керівника відповідного структурного підрозділу. Установа може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній.

Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ працівників Установа може виготовляти копії документів, виданих іншими Установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Копія документа виготовляється рукописним, машинописним способами або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописним і машинописним способами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка і засвідчується підписом посадової особи, .яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка "Копія" зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складається із слова "Згідно", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту "Підпис", наприклад:

Згідно

Головний спеціаліст, юрисконсульт (підпис) (Ініціали, прізвище)

01.01.99

На копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців; Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

Додатки до документів можуть бути трьох видів: додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

ѕ додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

ѕ додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад:

"1. Створити комісію щодо службового розслідування у складі згідно з додатком 1".

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка, наприклад:

Додаток до наказу МЦССМ від 29.01.03 № 85

У разі наявності кількох додатків, на них зазначаються порядкові номери, наприклад:

Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак № перед цифровим позначенням не ставиться.

Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватись керівниками структурних підрозділів Установи на лицьовому боці останнього аркуша додатка. Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку:

ѕ якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.;

ѕ якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Довідка про виконання плану основних заходів на ІІ квартал 1999 р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік проведення атестації працівників на 2 арк. в 1 прим.;

ѕ якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:

Додаток: Висновок санітарно-епідеміологічної комісії 25.01.99 № 4 і додаток до нього, всього на 21 арк. у 2 прим.;

ѕ якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається;

ѕ при великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на ___ арк.;

ѕ якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність документа оформляють за формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

Додатки повинні мати підпис. Додатки, які направляються до Кабінету Міністрів України, Державного комітету України у справах сім'ї та молоді підписуються директором або першим заступником директора Установи, всі інші додатки підписуються заступниками директора або керівниками структурних підрозділів.

2.4 Організація контролю за виконанням документів

Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена Постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 № 1153.

Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.

Обов'язково контролюється виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, запитів та звернень народних депутатів України, наказів Державного комітету України у справах сім'ї та молоді.

Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника та безпосередні виконавці. У разі коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, який у резолюції зазначений першим.

Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на спеціаліста, відповідального за діловодство та контроль.

У структурному підрозділі безпосередній контроль за виконанням документів здійснює керівник.

Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства Наказ Державного комітету України у справах сім'ї та молоді та Українського державного центру соціальних служб для молоді „ Про організацію загального діловодства в центрах соціальних служб для молоді” від 10.09. 1999 р. № 137.

.

Перелік документів із зазначенням строків виконання:

Депутатський запит - не пізніш як у 15-денний строк з дня його одержання або інший строк, Установлений Верховною Радою України.

ѕ Звернення народного депутата України та депутата місцевої Ради народних депутатів - протягом не більш як 10 днів з дня одержання.

ѕ Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до зазначеного в них терміну або протягом 30 днів.

ѕ Звіт бухгалтерський і баланс річний: розгляд, затвердження і повідомлення рішень за ними у 15-денний строк з дня одержання.

ѕ Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення - до 2 днів, решта - протягом 10 днів.

Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніш як за 30 календарних днів, а документи з позначкою "терміново" - протягом 7 робочих днів від дати одержання документа.

Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає. У разі потреби строк може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніш як за 3 робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначення строку - до закінчення 30-денного строку від дати його одержання.

Здійснення контролю за виконанням документів Установою

Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

ѕ постановку документів на контроль, формування переліку контрольованих документів;

ѕ перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

ѕ попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

ѕ облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів;

ѕ інформування керівника про хід та підсумки виконання документів;

ѕ повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданні колегіальних органів;

ѕ зняття документів з контролю;

Під час взяття документа на контроль на лівому полі його першого аркуша проставляється штамп "Контроль", після чого копія документа передається виконавцеві, а оригінал залишається у діловодній службі.

Контроль за виконанням документів покладається на спеціаліста, відповідального за діловодство та контроль.

Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені і кореспонденту дано відповідь по суті.

Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його контроль.

Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів щомісячно узагальнюються спеціалістом, відповідальним за ведення діловодства та контролю, і доповідаються керівництву Установи.

2.5 Підготовка справ до зберігання та використання

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні здаватися в архів Установи для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архів Установи за погодженням з її директором.

Підготовка документів до передачі в архів Установи включає: експертизу цінності документів; оформлення справ; складання описів справ; передачу справ до архіву Установи і забезпечення схоронності документів.

Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і відбору їх на зберігання.

Для організації та проведення експертизи цінності документів в Установі створюється постійно діюча експертна комісія (ЕК).

Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатури справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазначенням строків зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного і тривалого термінів зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

Виділення документів для знищення і складання про це акта провадиться після підготовки описів справ постійного і тривалого строків зберігання за цей же період; акти про виділення документів для знищення, що не підлягають зберіганню, розглядаються на засіданнях ЕК одночасно з описами справ (додаток 9).

Після затвердження акта про виділення документів для знищення зазначені документи знищуються Інструкція з загального діловодства Чернігівського міського центру соціальних служб для молоді..

Документи Установи групуються у справи після закінчення діловодного року. Справи постійного і тривалого строків зберігання підлягають такому оформленню:

ѕ підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі;

ѕ складання підсумкового напису;

ѕ складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів;

ѕ оформлення обкладинки справи.

Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не провадиться.

Окремі групи справ постійного строку зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, розпорядженнями, наказами, рішеннями тощо), повинні мати внутрішній опис документів у справі. Опис розміщується на початку справи і містить зазначення індексів документів у справі, їх короткий зміст, дату і номери аркушів у справі.

Обкладинка справ постійного і тривалого строків зберігання оформляється за встановленою формою (додаток 10).

Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності тощо).

Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: "є документи за ... роки".

На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати вказується число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом Наказ Державного комітету України у справах сім'ї та молоді та Українського державного центру соціальних служб для молоді „ Про організацію загального діловодства в центрах соціальних служб для молоді” від 10.09. 1999 р. № 137..

На обкладинці справи проставляється номер справи за описом і, за погодженням з архівним підрозділом Установи, номер опису і фонду.