Діловодство соціальних служб

У разі зміни назви Установи (її структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої Установи (структурного підрозділу) на обкладинці зазначається нова назва Установи (структурного підрозділу).

Написи на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю.

За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу.

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого строків зберігання разом з реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками на документи передаються до архіву Установи через два роки після завершення їх у діловодстві ( наприклад: справи за 1997рік передаються до архіву у 2000 році). Справи тимчасового строку зберігання передаються в архів Установи на розсуд директора Установи.

Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, архів Установи оформляє видачу справ у тимчасове користування.

Справи постійного і тривалого строку зберігання передаються в архів за описами (додаток 11). При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться помітка про її наявність. В кінці кожного примірника опису працівник, відповідальний за архів Установи, розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до архіву справ, проставляє дату.

Справи тимчасового строку зберігання можуть передаватися в архів Установи за номенклатурою справ. Справи передаються до архіву Установи зв'язаними належним чином. Схоронність документів в Установі забезпечується наявністю архіву Установи.

Висновок

В процесі роботи було з'ясовано, що організація діловодства в Центрах соціальних служб для молоді здійснюється на підставі відповідної Інструкції.

Спеціаліст, відповідальний за ведення діловодства та контролю, надає організаційно-методичну допомогу, виконує нормативно-правові акти з питань організації документів у діловодстві, має право вимагати від працівників Установи усунення виявлених внаслідок перевірок недоліків.

В Установі застосовується часткова централізація діловодства.

Відповідальність за організацію, ведення діловодства в Установі відповідно до вимог державних стандартів несе спеціаліст, відповідальний за ведення діловодства та контролю Установи. Директор здійснює загальне керівництво та контроль за організацією та станом діловодства Установи.

Спеціаліст, відповідальний за ведення діловодства та контролю Установи, в межах наданих йому прав зобов'язаний:

ѕ забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства Установи;

ѕ всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів, вживати необхідних заходів до оснащення діловодної служби сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями і локальними обчислювальними мережами на базі ПК;

ѕ здійснювати контроль за обов'язковим додержанням в Установі вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та цією Інструкцією.

У разі звільнення працівника, а також у разі його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з інших причин усі неоформлені службові документи за вказівкою директора Установи передаються особі, що його заміщає, з відміткою в реєстраційно-контрольних довідниках.

Особи, які приймаються на роботу, повинні бути ознайомлені з порядком роботи з документами, визначеним Інструкцією.

Діловодство, документація і листування ведеться державною мовою.

Список використаних джерел

1. Конституція України. Прийнята Верховною Радою України 28 червня 1996 р. // Відомості Верховної Ради України. -- 1996. -- № З0. -- Ст. 141.

2. Закон України „Про соціальну роботу з дітьми та молоддю” від 21.06.2001 р. // Відомості Верховної Ради України. -- 2001. -- № 42. -- Ст. 213.

3. Постанова Кабінету Міністрів України „Про розвиток центрів соціальних служб для молоді” від 3 жовтня 2001 р. № 1291.

4. Наказ Державного комітету України у справах сім'ї та молоді від 21.06.2001 р. „Про затвердження положення про державний центр соціальних служб для молоді” від 04.02.2002 р. № 10.

5. Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена Постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 № 1153.

6. Наказ Державного комітету України у справах сім'ї та молоді та Українського державного центру соціальних служб для молоді „ Про організацію загального діловодства в центрах соціальних служб для молоді” від 10.09. 1999 р. № 137.

7. Інструкція з загального діловодства Чернігівського міського центру соціальних служб для молоді.

8. Указ Президента України „Про додаткові заходи щодо вдосконалення соціальної роботи з дітьми, молоддю та сім'ями від 23 червня 2001 року № 467/2001.

Додаток 1

Перелік документів, що не підлягають реєстрації У діловодній службі*

1. Листи, що надійшли в копії до відома.

2. Телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки.

3. Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний.

4. Графіки, наряди, заявки, рознарядки. *

5. Зведення та інформація, надіслані до відома.

6. Навчальні плани, програми (копії). *

7. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференції тощо.

8. Прейскуранти (копії).

9. Норми витрати матеріалів.

10. Поздоровні листи і запрошення.

11. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені). *

12. Наукові звіти за темами. *

13. Місячні, квартальні, піврічні звіти. *

14. Форми статистичної звітності. *

_____________________________________________
* документи, зазначені у пунктах 4, 6, 11, 12, 13, 14, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах Установи (бухгалтерії, кадровій службі, методичній бібліотеці).

Додаток 2

від “___” _____2003 р. № ______ на №_____ від “____” _________ 200_ р.		Ректору Чернігівського державного інституту права, соціальних технологій та праці Кубраку В.М.
Про участь у профілактичній акції

Шановний Василю Михайловичу!

Просимо Вашого дозволу залучити студентів “Юридичної клініки” та соціально-економічного відділення (список додається) для участі в профілактичній акції для учнівської та студентської молоді з питань формування здорового способу життя за темою: “Профілактика алкоголізму та наркоманії", яку проводить Чернігівський міський центр соціальних служб для молоді 11.11.2003 з 14.30 до 16.00.

Заздалегідь вдячна

З повагою

Директор центру О.С.Сердюк

Вик.Василенко Н.І.

178-607

Додаток 3

(Зразок другого примірника листа)

		Ректору Чернігівського державного інституту права, соціальних технологій та праці Кубраку В.М.
Про участь у профілактичній акції

Шановний Василю Михайловичу!

Просимо Вашого дозволу залучити студентів “Юридичної клініки” та соціально-економічного відділення (список додається) для участі в профілактичній акції для учнівської та студентської молоді з питань формування здорового способу життя за темою: “Профілактика алкоголізму та наркоманії", яку проводить Чернігівський міський центр соціальних служб для молоді 11.11.2003 з 14.30 до 16.00.

Заздалегідь вдячна

З повагою

Директор центру О.С.Сердюк

Вик. Василенко Н.І.

178-607

Додаток 4

УКРАЇНА

НАКАЗ

від “__” _____ 2003 р.	м. Чернігів	№ ________

Про проведення благодійної акції

до Дня Святого Миколая для вихованців

Будинку матері та дитини жіночої

виправної колонії № 44

На виконання комплексної програми ЦССМ „Соціальна підтримка сімей”

НАКАЗУЮ:

1. 19.12.2003 року провести благодійну акцію до Дня Святого Миколая для вихованців Будинку матері та дитини жіночої виправної колонії № 44.

План підготовки до проведення акції (додаток 1) затвердити.

Програму проведення акції (додаток 2) затвердити.

Кошторис на проведення заходу (додаток 3) затвердити.

5. Контроль за виконанням наказу покласти на начальника відділу соціальної роботи Л.О. Мазур.

Директор центру О.С. Сердюк

Додаток 5.

(Зворотній бік наказу)

Директор С

ПОДАЄ:

Провідний спеціаліст відділу

соціальної роботи Н.І. Василенко

ПОГОДЖЕНО:

Начальник відділу соціальної роботи Л.О. Мазур

Головний спеціаліст, юрисконсульт С.В. Дасюк

ОЗНАЙОМЛЕНО:

Провідний спеціаліст відділу

соціальної роботи Б.А. Процко

Додаток 6

ПЕРЕЛІК ДОКУМЕНТІВ ЩО НЕ ПІДЛЯГЯЮТЬ ЗАТВЕРДЖЕННЮ

Акти (перевірок і ревізій, прийому закінчених будівництвом об'єктів, списання; експертизи; передачі справ; ліквідації Установ) .

Завдання (на відрядження тощо).

Звіти (про виробничу діяльність, відрядження тощо).

Кошториси витрат (на проведення заходів, поточний ремонт тощо).

Нормативи (чисельності працівників тощо).

Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових документальних матеріалів, що створюються в Установі із зазначенням строків зберігання документів тощо).

Плани (річні; квартальний; місячний тощо).

Положення про Установу.

Структура і штатна чисельність.

Форми уніфікованих документів.

Штатні розписи.

Додаток 7

ПЕРЕЛІК ДОКУМЕНТІВ, НА ЯКІ СТАВИТЬСЯ ГЕРБОВА ПЕЧАТКА УСТАНОВИ

Акти (виконання робіт: списання; експертизи тощо).

Довідки (лімітні; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану і належну зарплату тощо).

Довіреність на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення.

Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про здійснення робіт тощо).

Заявки (на обладнання тощо).

Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.

Посвідчення про відрядження.

Кошторис витрат (на реалізацію програм проведення заходів; на калькуляцію за договором, на поточний ремонт тощо).

Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо).

Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; преміями).

Протоколи.

Реєстри (чеків, бюджетних доручень).

Специфікації (виробів, продукції тощо).

Положення про Установу.

Штатні розписи.

Додаток 8

Найменування установи НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ _____________№ __________ на ___________________ рік	ЗАТВЕРДЖУЮ Найменування посади керівника установи Підпис Розшифровка підпису Дата

Найменування структурного підрозділу

Індекс справи	Заголовок справи (тому, частини)	Кількість справ, томів, частин	Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком *	Примітки

Спеціаліст, відповідальний Підпис Ініціали, прізвище

за ведення діловодства та контролю

Віза особи, відповідальної за архів Установи

ПОГОДЖЕНО Протокол ЕК ____________№ ______________

_______________________________

* Назва переліку із зазначенням строків зберігання документів та його вихідні дані.

Підсумковий запис категорії та кількість справ, заведених у _________ році в установі.

За строками зберігання	Усього	У тому числі
		таких, що переходять	з позначкою "ЕК"

Постійного

Тимчасового (понад 10 років)

Тимчасового (до 10 років включно)

Доки не мине потреба

Разом

Спеціаліст, відповідальний за ведення діловодства та контролю	Підпис	Ініціали, прізвище

Дата

ПОГОДЖЕНО:

Завідувач архівного відділу Чернігівської

міської ради Підпис Ініціали,

прізвище

Дата

Додаток 9

Найменування установи АКТ _____________№ __________ ____________________________ (місце складання)		ЗАТВЕРДЖУЮ Найменування посади керівника установи Підпис Розшифровка підпису Дата

Про виділення для знищення документів,
що не підлягають зберіганню

На підставі (назва і вхідні дані переліку документів із зазначенням строків їх зберігання) відібрані до знищення як такі, що не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення, документи фонду № (найменування фонду)

№№ пп	Заголовок справи або груповий заголовок справ	Дата справи або крайні дати справ	Номери описів (номенклатур) за рік (роки)	Індекс справи (тому, частини) за номенкла-турою або номер справи за описом	Кількість справ (томів, частин)	Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком	Примітки

Разом ___________________________ справ за _____________________________ роки

(цифрами і літерами)

Описи справ постійного зберігання за _________________________ роки затверджені, а з особового складу погоджені з ЕК (найменування архівної установи)

(протокол від __________________№ _____________________)

Найменування посади особи, яка проводила експертизу цінності документів Підпис Розшифровка підпису

Дата

СХВАЛЕНО

Протокол ЕК

від ________________ № ________________

Документи у кількості _________________________________________________________ справ

(цифрами і літерами)

вагою ______________________________ кг здано в (найменування установи)

на переробку за приймально-здавальною накладною від __________________ №__________________

Найменування посади особи, яка здала документи Підпис Розшифровка підпису

Дата

Додаток 10.

Чернігівський міський

центр соціальних служб для молоді

СПРАВА № ____том №___

(назва справи)

_______________________________

(рік)

На арк.

Зберігати

Додаток 11

(найменування установи)

(найменування структурного підрозділу

ЗАТВЕРДЖУЮ

Найменування посади керівника структурного підрозділу

Підпис Розшифровка підпису Дата

ОПИС №

(назва розділу)

№№ пп	Індекс справи (тому, частини;	Заголовок справи (тому, частини)	Дата справи (тому, частини)	Кількість аркушів у справі (томі, частині)	Строк зберігання справи (тому, частини), стаття за переліком *	Примітки

У цей опис включено __________________________________________ справ з № _____по № ________, у тому числі: літерні номери:
пропущені номери:

Найменування посади укладача опису Підпис Розшифровка підпису

Дата

ПОГОДЖЕНО

Спеціаліст, відповідальний за ведення

діловодства та контролю Підпис Розшифровка підпису

___________________

* Графа шоста опускається в описах справ постійного зберігання.