Документ як засіб комунікації

Размещено на http://www.allbest.ru/

Зміст

документ інформація комунікація персвазійний

Вступ

Розділ 1. Еволюція поняття «документ»

1.1 Перші уявлення про документ

1.2 Різні значення поняття «документ»

1.3 Походження та розвиток значень терміна «документ»

Розділ 2. Поняття та сукупність документа

2.1 Документ як засіб комунікації

2.2 Відношення поняття документ та інформація

Розділ 3. Стандартизація поняття «документ»

3.1 Стандартизація документів: поняття, цілі, призначення

3.2 Визначення документа в державному стандарті



Вступ

Сьогодні термін "документ" стає всеохопнішим, хоча й містить значну кількість як визначень, так і підходів до його вивчення. Насправді це досить складне й багатоаспектне поняття, нерозривно пов'язане з поданням і використанням релевантної інформації як в часі, так і в просторі.



Розділ 1. Еволюція поняття «документ»

1.1 Перші уявлення про документ

Перш за все документ уявляється як певна річ, як "матеріальний об'єкт", або "субстанціальний" (речовинний, на відміну від енергетичного) носій інформації. Тобто документ - це річ, яку можна побачити, до якої можна доторкнутися чи відчути іншими органами чуття.

По-друге, документ - це річ, яка має в собі яку-небудь інформацію, тобто документ може щось (певне знання) передати тому, хто буде знайомитися з ним, вивчати його, читати чи іншим чином "споживати інформацію". Документ потрібний людині саме для того, щоб ознайомитися з цією інформацією. З іншого боку, документ створюється людиною (точніше суспільством) для того, щоб зберегти повне знання в часі та передати його іншим людям (споживачам інформації).

Для того, щоб передати інформацію за допомогою документа, людина використовує різні засоби. По-перше, обирає ті матеріальні об'єкти, речі, що можуть бути "речовинним носієм" інформації. По-друге, встановлює, яким способом можна "закріпити інформацію" на даному носії. По-третє, розробляє способи видобування інформації з цього носія.

Усі ці властивості документа відображаються в його визначеннях. Наприклад, у таких: "документ - матеріальний об'єкт, що містить інформацію в закріпленому вигляді"[7 с. 103]; "документ - матеріальний об'єкт, що містить закріплену інформацію, спеціально призначений для її передавання в просторі та часі і такий, що використовується в суспільній практиці"[8 с. 46]; "документ - матеріальний об'єкт, що містить інформацію в заданому вигляді і спеціально призначений для її розповсюдження в просторі та часі"[9 с. 1196]; "документ - матеріальний об'єкт, що містить закріплену інформацію і спеціально призначений для її передавання та використання"[10 с. 122]; "документалістика тлумачить документ у широкому плані як інформацію, що зафіксована на матеріальному носії..."[11 с. 428]; документ - це інформація, закріплена на носії, який дає змогу здійснювати її передавання... Документ - це втілена у фізичну форму інформація"[12 с. 61].

Деякі вчені у визначеннях документа підкреслювали, що він створюється та використовується саме людиною, тобто суспільством, і тому містить не будь-яку інформацію, а саме "соціальну" чи "нооінформацію". Наприклад: "документ" - це будь-який матеріальний носій, на якому людиною зафіксована (закріплена) соціальна інформація"[13 с. 15]; "документом вважається будь-яка зафіксована в просторі та часі нооінформаїця (інформація, що створена людським розумом; на відміну від інформації, зафіксованої в явищах природи, біології тощо)"[14 с.69]; "документом вважають будь-яку нооінформацію (інформацію, створену людським розумом, на відміну від інформації, зафіксованої в явищах неживої природи або в біології), зафіксовану на спеціальному речовинному носії з метою її використання, передавання та зберігання. Форма та спосіб фіксації тут припускаються будь-які, тобто на папері, плівці, у вигляді кодексу, стрічки, диска тощо"[15 с. 20--21].

Російський дослідник М.Л. Комаро вважав, що при обміні відомостями про певні події люди передавали як підтвердження предмети (речі) із записами про ці події, факти, явища. Такі предмети почали називати документами і вважали, що вони виконують функції підтвердження та свідчення [19 с. 44-45].

Надалі, починаючи з середніх віків до кінця XIX ст., слово "документ" використовували для позначення будь-якого "писемного свідчення". Найбільш широко термін "документ" почали застосовувати в юридичних (правових) відносинах у такому значенні: "офіційний (чи державний) писемний акт, який підтверджує встановлення певних відносин, що стосуються виникнення, доказу чи виконання прав". Такий документ (що має юридичне значення) може підтверджувати певне правове становище людини, бути засобом доказу в суді, свідчити про певні зобов'язання юридичних осіб.

У XX ст. термін "документ" набуває найрізноманітніших значень. Серед них і відновлене широке значення, у якому термін "документ" почали використовувати засновники "документації" як практичної діяльності, що забезпечує збереження, пошук і використання документів з метою видобування інформації, яка міститься в них, - Поль Отле (1868-1944) та Анрі Лафонтен (1854-1943). У 1895 р. вони заснували Міжнародний бібліографічний інститут у Брюсселі, який пізніше (1931 р.) був перейменований у Міжнародний інститут документації. За ухвалою Міжнародного конгресу з документації (Париж, 1937 р.) на базі інституту була створена Міжнародна федерація з документації (МФД), що існує з 1938 р. донині (тепер вона називається Міжнародною федерацією з інформації та документації (МФІД)).

У працях П. Отле термін "документ" знову почав використовуватися в широкому значенні, і навіть у більш широкому, ніж у його попередників та послідовників. Його основна праця, присвячена вивченню систематизації та структуризації документа у власному розумінні, називається "Трактат про документацію".

Найширша дефініція "документа", яку дав П. Отле, така: "матеріалізована пам'ять людства, яка день за днем реєструє факти, ідеї, дії, почуття, мрії, що відбилися в свідомості людини" [21 с. 42]. П. Отле називав документом будь-який носій соціальної інформації, а не тільки субстанціальний (речовинний) об'єкт, у якому інформація зафіксована. Наприклад, до документів, на думку П. Отле, належали не тільки рукописні твори та друковані видання, а й театральні вистави, радіо- і телепередачі, тобто найрізноманітніші засоби передавання інформації.

У наш час ідеї П. Отле знову приваблюють науковців. Про це свідчить видання перекладів творів П. Отле російською мовою [20 с. 87], згадування прізвища П. Отле та його висловлювань у працях багатьох документознавців. Найвірнішим послідовником ідей П. Отле щодо визначення документа став Юрій Миколайович Столяров. Зокрема, він стверджує, що "є документи, які існують синхронно з їх створенням (театральна вистава, радіопередача), вони зникають по закінченні дії, трансляції, відтворення"[21 с. 57]. В його трактуванні документа ми бачимо певну непослідовність. Найширшим визначенням документа він вважає "записану інформацію" [22 с. 53], але до обсягу поняття "документ" у такому визначенні відносить "величезну кількість об'єктів "другої природи", тобто штучних - тих, у яких матеріалізувалася людська думка. Це і парковий ландшафт, і свійська тварина, і будь-який прилад, інструмент, машина". Очевидно, поняття "запис інформації" трактується тут надто широко. Крім того, на думку Ю.М. Столярова, у цьому переліку немає природних об'єктів, хоча важко погодитися з тим, що ландшафт і тварина - це штучні об'єкти.

1.2 Різні значення поняття «документ»

Аналіз різноманітної літератури, що стосується тлумачення значення поняття "документ", дає можливість зробити висновок про те, що для різних учених у різних контекстах, різних науках поняття "документ" має різний обсяг. "Обсяг поняття" - це "клас узагальнених у понятті предметів". Обсяг поняття взаємопов'язаний зі "змістом поняття", тобто "сукупністю (звичайно

істотних) ознак, за якими проведено узагальнення і виділення предметів у понятті"[23 c. 313].

Різні значення поняття "документ" мають спільне підґрунтя: найширше значення поглинає, охоплює всі інші, менш широкі. Тобто відношення між різними значеннями поняття "документ" будуються за "принципом матрьошки": кожне більш широке значення поглинає менш широке. Щоб довести це, позначимо різні значення поняття "документ" так:

Документ І

Документ II,

Документ III,

Документ IV,

Документ V,

Документ VI,

Документ VII,

ДокументVIII.

Документ І - це найбільш широке значення, що охоплює всі інші. Це будь-який матеріальний об'єкт, як штучний, так і природний, який може бути використаний для передавання інформації в суспільстві. Для цього він має бути включений у певне зібрання чи колекцію. До цього значення належать не тільки писемні документи чи інші документи, в яких інформація "записана" тим чи іншим способом, а й будь-які речі, предмети, що можуть бути представлені в музеях, на виставках і т. ін. До обсягу цього поняття включають навіть представників живої природи - тоді, коли вони використовуються для передавання знань (інформації) про них. Дефініцію Документа І подала, наприклад, Сюзанна Бріє, колишній віце-президент Міжнародної федерації з документації: це "будь-яке свідчення - конкретне чи символічне, закріплене чи зареєстроване, що є для представлення, відтворення або доведення певного фізичного чи інтелектуального явища"[24 c.48]. Вона дала також широковідомий коментар до цієї дефініції: "Документами є фотографії та каталоги зірок, камені в мінералогічному музеї, тварини, що описані в каталозі та виставлені в зоопарку".

Друге за обсягом поняття значення - Документ II - також охоплює різноманітні матеріальні об'єкти, але за винятком об'єктів природного походження. Документ II - це предмет матеріальної культури людства або будь-який матеріальний об'єкт так званої другої природи, створеної людиною. Це - речі, що свідчать про розум людини, про рівень розвитку людської цивілізації. У такому значенні використовував поняття "документ", наприклад, відомий німецький пропагандист ідей документації Отто Франк [25 c. 64].

Документ III - це матеріальний об'єкт, створений людиною спеціально для передачі інформації в суспільстві. З різноманітних творів людських рук та мислення до обсягу поняття Документ III належать лише такі, що створювалися саме для передавання певних знань, почуттів, уявлень людини. Це, крім різноманітних форм "запису інформації", також тривимірні твори образотворчого мистецтва (скульптури, архітектури), а також моделі, макети, муляжі, наочні посібники та інші подібні об'єкти.

Документ IV - це матеріальний об'єкт, у якому подано будь-який запис інформації, який може бути виконаний будь-яким розробленим людиною способом. Записом називають перш за все письмову фіксацію слів (мови) будь-якими знаками. З розвитком техніки різноманітність записів збільшилася завдяки можливостям запису звуку (у тому числі усної мови, музики, шумів і т. ін.); фотографічних "записів" зображень, кінематографічних записів зображень, що рухаються, і звуку тощо. Записом інформації є також її фіксація електронно-обчислювальною машиною на різноманітних носіях і різними способами, обумовленими технічними характеристиками застосовуваної для запису електронно-обчислювальної техніки.

Наталя Миколаївна Кушнаренко вважає, що визначення документа як записаної інформації "дозволяє зарахувати до документів всі матеріальні об'єкти, які можуть бути використані для передачі інформації в суспільстві (у тому числі експонати музеїв, архітектурні пам'ятки, зразки порід і т. п.)"[26 c. 20].

Коротка дефініція Документа IV формулюється так: "записана інформація". Немає потреби доводити, що запис інформації може здійснити лише людина, розробленим людиною (точніше суспільством) способом.

Документ V - це запис інформації, що є "залишком" (або безпосереднім результатом) певної людської діяльності і свідчить про неї. До обсягу поняття Документ V відносять перш за все матеріали діяльності державних установ, громадських організацій, посадових осіб, а також інші документи, що створюються в процесі певної адміністративної чи виробничої діяльності. За межами поняття Документа V залишаються матеріали, що описують ту діяльність, яка вивчається, але створюються поза нею. Таке розуміння "документа" є відносним, характерним саме для історичної науки.

Обсяг поняття Документ V може змінюватися залежно від того, який вид діяльності вивчається істориком. Наприклад, при вивченні діяльності державної установи документами вважаються її плани, звіти, протоколи засідань і т. ін., а недокументальними матеріалами - наукові дослідження про цю установу, публіцистичні статті, навчальні посібники, спогади, що описують цю діяльність тощо.

Документ VI - це запис, що не тільки створюється в процесі певної діяльності, а й обов'язково містить відомості про певні юридичні факти. Юридичними фактами вважають передбачені законом обставини, що є підставою для виникнення (або видозміни чи припинення) конкретних правовідносин. Правовідносини - це відносини між окремими особами (чи особами та установами), що визначають їхні права та обов'язки, правила поведінки в суспільстві. Правовідносини закріплюються в договорах, угодах, адміністративних актах та інших офіційних письмових документах, спрямованих на регулювання суспільних відносин.

Документ VII - це запис про юридичні факти, який має необхідний набір засвідчень. Наприклад, протокол засідання, в якому немає підписів головуючого та секретаря, вже не вважається документом у такому розумінні. Для різних видів документів (у цьому значенні) потрібні різні форми засвідчень: підписи посадових осіб, печатки, спеціальні бланки документів і т. ін. Навіть внутрішня форма запису, наявність і послідовність певних відомостей має певну вагу при визначенні ступеня "документальності" таких матеріалів. Особливості підготовки та оформлення таких документів вивчають у курсах діловодства.

Документом VIII вважається тільки такий запис про юридичний факт, що засвідчує особу. Документи, що належать до цього значення, не є однорідними. Це можуть бути особисті документи офіційного походження, які офіційно засвідчують факти життя громадянина (свідоцтва про народження, шлюб, смерть), його суспільний стан, партійну належність (а також членство в різних громадських організаціях), нагороди, права (майнові, водія) тощо. Інший клас - службові (особові) документи, що посвідчують особу: службові посвідчення (у тому числі кодовані картки), посвідки (на відрядження), доручення (на ведення справ, представництво у суді, інші мандати). Саме в значенні Документа VIII використовують термін "документ", коли просять, наприклад, "пред'явити документи". Це значення поняття "документ" є найпоширенішим у побуті, відомим кожній людині. На перший погляд воно не має нічого спільного з Документом І чи з Документом IV, але виявляється, що певні спільні риси в них є. Безумовно, за межами поняття Документ VIII залишається безліч таких матеріальних об'єктів, що в інших значеннях теж вважаються документами.

Є деякі труднощі, що не дають змоги визначити в дефініції найсуттєвіші риси того документа, з яким мають справу певні установи, тому дефініція документа, як правило, доповнюється переліком предметів, що належать до "документа" в цьому значенні. Інколи дефініція терміна "документ" свідчить нібито про одне розуміння обсягу цього поняття, а характеристика явищ, що належать до документа, - про інше. Наприклад, наведене вище визначення документа в "Українській радянській енциклопедії" (як інформації, що зафіксована на матеріальному носії) можна віднести до найбільш широкого значення - Документа І, бо вона не містить жодних обмежень ані до характеру інформації, ані до характеру матеріального носія. Але далі в дужках наводиться перелік прикладів об'єктів, що належать до документів: "писемний текст, книга, часопис, перфокарта, магнітна плівка тощо"[27 c. 428].

Запропонований підхід нумерації різних значень поняття "документ" застосовують й інші автори, але не завжди враховують послідовність нумерації: від найширшого значення, що позначається як Документ І, до менших за обсягом поняття. Зокрема, в підручнику Н.М. Кушнаренко [26 c. 20]. Документом І названа дефініція, що характеризує документ як запис інформації, а Документом II - будь-який матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі та просторі. За нашою характеристикою "запис інформації" - це Документ IV, а "будь-який матеріальний об'єкт..." - Документ І. Названий Н.М. Кушнаренко Документом III "матеріальний об'єкт, що містить у закріпленому вигляді інформацію, оформлений у встановленому порядку і такий, що має відповідно до чинного законодавства правове значення" може трактуватися або як Документ VII, або ширше - як Документ IV.

1.3 Походження та розвиток значень терміна «документ»

Однією із суттєвих особливостей розуміння поняття "документ" є те, що воно має досить твердо усталені позначення. Китайці на документ кажуть веньцзянь, японці - бунсьо, євреї - місмах, араби - васіка. Більш-менш однаково говорять про документ слов'янськими, романськими та германськими групами мов, котрі сприйняли та адаптували латинське слово documentum, хоча останнім часом зустрічається й record.

Серед безліч наукових досліджень, направлених на вивчення поняття документа, заслуговує на увагу його розуміння як головного базового терміна в терміносистемах таких наук і наукових дисциплін, як історія, джерелознавство, археографія, архівознавство, документознавство.

У радянських енциклопедичних виданнях документ визначався як матеріальний об'єкт, що містить інформацію для її розповсюдження в просторі та часі. У словнику архівної термінології, підготовленому Міжнародною радою архівів і виданому в 1984 р., наведено два загальноприйняті терміни:

- Документ (document) - комбінація носія та інформації, що записана на ньому, яка може використовуватись для засвідчення або усвідомлення; обособлена одиниця архіву, документального фонду.

- Документ (record) - записана інформація, незалежно від форми або застосованого носія, що отримується або створюється агенцією, інститутом, організацією чи окремою особою для виконання їх статутних обов'язків або здійснення діяльності [29].

Досить глибоке дослідження походження терміна "документ" й подальшого розвитку його значень провів польський вчений Анджей Сускі (A. Suski). На його думку, корені цього слова слід шукати в індоєвропейській прамові, яка існувала приблизно за дві тисячі років до н.е. Слово "dek" у цій мові означало жест протягнутих рук, пов'язаний із передаванням або прийманням, одержанням чогось [25].

Німецький дослідник Гельмут Арнтц пояснює, що від слова "delc" (або "dec") походить також число "десять", оскільки на двох руках людини - 10 пальців [16]. Звідси походить "дека..." як перша частина складного слова, що означає "десять" (наприклад: "декада - десять днів, "декатлон" - десятиборство), або "деци...", що в складних словах відповідає поняттю "десята частина" (наприклад, "дециметр" - 1/10 метра, "децилітр" - 1/10 літра).

Унаслідок чергування голосних "е" - "о" корінь "dek (dec)" змінився на "doo" у слові "doceo", що означало "вчу", "навчаю". Від нього й походить слово "dokumentum" або "documentum", яке в перекладі з латини означає: "те, що вчить, є доказом, повчальним прикладом".

Обмінюючись відомостями, наші предки передавали один одному, як підтвердження, речі із записами про події, факти, явища. Такі предмети почали називати документами, що підтверджували та свідчили про те, що відбулось.

В історичному контексті побутування терміна "документ" обумовлено виконуваними ним функціями, територіальними й мовними особливостями, рівнем культури. Уже за античних часів у юридичній практиці як "доказ" усвідомлювалась важливість оригінальності офіційних документів, необхідність їх захисту від підробок.

Термін "документ" почали використовувати в правових відносинах як "офіційний (державний) писемний акт, який підтверджує встановлення певних відносин, що стосується виникнення, доказу чи виконання прав" [30].

Спільнокореневими до слова "документ" є слова "доктрина" - вчення, "доктор" - учений, науковець. У такому широкому значенні застосовувалось слово у працях Цицерона та Гая Юлія Цезаря. Надалі, починаючи з середніх віків і до кінця XIX ст., слово "документ" використовувалося для позначення будь-якого "писемного свідчення".

Вага та статус офіційного документа, як юридичного свідчення, значно підвищилась за часів феодального права, що врегульовувало взаємини членів європейського суспільства всіх рівнів, особливо у сфері володіння землею, будівлями, населеними пунктами та людьми, підтверджувало певне правове становище людини, свідчило про певні зобов'язання, було засобом доказу в судових установах.

Відомо, що, скажімо, у російську мову слово "документ" прийшло за часів Петра І як запозичене з німецької й польської мов - у значенні "письмове свідчення". А от як "повчальний приклад" документ почав виступати для підтвердження якогось факту в історичному творі, де його зміст міг стати ілюстрацією наведеного моралізуючого висновку.

За тривалий історичний період значення поняття "документ" постійно змінювалося. До сьогоднішнього часу застосовуються різні визначення, то надаючи йому найширше значення, то звужуючи його розуміння до одного конкретного виду документа.

Погляди на визначення цього поняття у свій час висловлювали й продовжують висловлювати відомі російські та українські науковці-дослідники: В.М. Автократов, В.Д. Банасюкевич, К.Б. Гельман-Виноградов, О.М. Зусьман, О.В. Єлпатьєвский, М.П. Ілюшенко, Т.В. Кузнецова, С.Г. Кулешов, Н.М.Кушнаренко, Н.С. Ларьков, Е.А. Плешкевич, А.М. Сокова, А.В. Соколов, Ю.М. Столяров, М.С. Слободяник, ЕЛ. Хан-Піра, Г.М. Швецова-Водка.

Так, для розуміння обсягів зазначеного поняття проф. Т.В. Кузнецова пропонувала розглядати його в трьох площинах:

- як документ в цілому;

- як службовий документ;

- як документ відповідної галузі використання [17].

Російський науковець проф. Ю.М. Столяров вважає за необхідне визначати поняття "документ" залежно від мети його використання, наприклад:

- для практичної діяльності,

- для правового регулювання,

- для загальної науки про документ [33].

Проф. Г.М. Швецова-Водка у своєму посібнику "Документознавство" пропонує розглядати відношення між різними значеннями терміна "документ" за "принципом матрьошки", коли кожне більш широке значення поглинає менш широке: тобто розташувати їх, починаючи від будь-якого матеріального (субстанціонального) об'єкта, що використовується для передачі інформації в суспільстві (Документ 1), до запису про юридичні факти, що засвідчують особу (Документ VІІ) [37].

Засновники інформатики приходять до висновку, що "документом у широкому значенні можна вважати не тільки рукописи та друковані видання, а й будь-який матеріальний об'єкт, що фіксує чи підтверджує будь-які значення й може бути включений у певне зібрання" [23]. Таку позицію підтримує Г.Г. Воробйов, підкреслюючи, що "для науковця документом є всі публікації, рукописи тощо, а для мистецтвознавця - всі твори живопису, прикладного мистецтва [15]. A.B. Соколов в загальній типології називає і документи трьох вимірів, тобто речові об'єкти, що виконують функції знаків [28].

Знову ж таки проф. Ю.М. Столяров пропонує два варіанти виходу з проблемної ситуації, що склалась:

1) найзагальніше визначення поняття "документ" дати в міждисциплінарному стандарті, а в стандартах, що відносяться до окремих дисциплін, лише конкретизувати загальне визначення, не заперечуючи його;

2) стандартизувати кілька визначень документа для кожної зацікавленої дисципліни [33].

За першим варіантом працює Міжнародна організація зі стандартизації (ISO). Стандарти, які вона приймає, погоджуються Міжнародною федерацією бібліотечних асоціацій та закладів, Міжнародною організацією з інтелектуальної власності, Міжнародною радою архівів, Міжнародною федерацією з інформації та документації (МФІД). Стандартам та термінології, зазначеній в них, може бути надано статус національних.

Так, Україна офіційно визнає стандарти, прийняті Міжнародною організацією зі стандартизації, тому маємо ситуацію, коли в державі офіційно прийнято й діє кілька визначень документа, починаючи з найширшого, прийнятого ISO, і завершуючи визначенням документа як основної одиниці в системі організаційно-розпорядчої документації.

Систематичний перегляд визначень поняття "документ" дозволяє запобігати неточностям їх уживання й довільного розуміння, що може призвести до небажаних юридичних, економічних та інших наслідків.

Можна погодитись з думкою проф. Г.М.Швецової-Водки, що обговорювати визначення поняття "документ" можна лише тоді, коли співрозмовники однаково його розуміють.



Розділ 2. Поняття та сукупність документа

2.1 Документ як засіб комунікації

У розвитку сучасного суспільства важливу роль відіграє інформація. Вона поширюється в часі та просторі певними каналами, засобами, методами. Особливе місце в цій системі належить комунікації.

Сучасні автори теорії комунікації К. Шеннон та У. Вівер дають таке визначення комунікації: "Це всі дії, коли один розум впливає на інший". Розглядаючи комунікацію як явище, ми можемо виділити такі складники комунікації: суб'єкт комунікації, предмет комунікації, комунікативні засоби, комунікативний процес тощо.

Комунікація є явище системне, структурне, соціальне, історичне, психологічне й т.д. Так, предметом комунікації є комунікат. Комунікативними засобами можуть бути знакові системи. Комунікативний же процес є, власне, суттю спілкування; у нашому визначенні це безпосередньо процес встановлення й підтримання контактів. Але погляди на природу й структуру комунікативного процесу (комунікативної взаємодії) у науці різні. Ці погляди представлені у моделях комунікації.

У процесі комунікації виділяють п'ять основних елементів:

комунікант - відправник документного повідомлення, з якого саме і починається акт комунікації

комунікат - документне повідомлення (фіксована інформація, закодована певним чином за допомогою символів, знаків, кодів).

канал (спосіб передачі інформації).

реципієнт - отримувач повідомлення (особа, якій призначена інформація і яка певним чином інтерпретує її, реагує на неї).

зворотний зв'язок - реакція реципієнта на отримане повідомлення.

Елементарна модель комунікації подана на рис. 1.



Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 1. Модель комунікації

Між комунікантом та реципієнтом встановлюється канал комунікації, без якого неможливий зв'язок (спосіб обміну, передачі інформації). Це - зустрічі, конференції, радіо, і телебачення, Internet, видавництво, редакція журналу, бібліотека та інші канали, що забезпечують можливість безпосередньої чи опосередкованої комунікації.

Модель персвазійного акту (акту переконання), або модель Лассвелла. Американський політолог та дослідник пропаганди Гарольд Лассвелл розуміє процес спілкування як акт, що складається з п'яти основних складників: “Хто говорить, що, яким засобом, до кого і з яким результатом?”

Модель Лассвелла стосується таких актів спілкування, під час яких комунікант чітко формулює комунікативну мету, знає, що він хоче від комуніката, яких змін позицій чи поведінки. Комунікативний процес при цьому розглядається як одновекторний опосередкований акт впливу на комуніката.

Є багато підходів до класифікації комунікації. Її поділяють на пряму (безпосереднє спілкування) і опосередковану (комунікація між людьми черезпевні документи); вертикальну (наприклад, між науковим керівником і дисертантом) і горизонтальну (пов'язує здобувача з представниками наукової школи) та ін. За формою представлення інформації соціальні комунікації поділяються на документні та недокументні.

Соціальна комунікація є найбільш дослідженим видом комунікації. У процесі соціальної комунікації повідомлення передається між людьми, тобто між суб'єктами.

Іноді комунікант не присутній фізично перед реципієнтом у ході комунікації; тоді зв'язок між ними здійснюється опосередковано, наприклад, через документ, автор якого фіксує інформацію в документі, а одержувач отримує інформацію шляхом декодування використаних для фіксації інформації знаків. Тоді для споживача інформації канал комунікації (документ) уявляється як комунікант, тобто як джерело інформації, або як комунікат, тобто передане повідомлення.

Соціальна комунікація має певну цілеспрямованість: комунікант хоче передати, а реципієнт отримати певні знання, дані, відомості про факти чи ідеї тощо. Тому соціальна комунікація - це "цілеспрямована взаємодія двох суб'єктів [ст. 16] Соколов А.В. Социальные коммуникации: учеб.-метод. пособие. Ч. 1 / А.В. Соколов. - М.: Профиздат, 2001. - 222 с. - (Соврем. б-ка; вып. 16).". Однак вона не завжди є "опосередкованою взаємодією", тому що вона може відбуватися без посередника, навіть такого, як документ.

А.В. Соколов розрізняє види соціальної комунікації залежно від кількісної характеристики комунікаторів:

1) мікрокомунікація;

2) мідікомунікація;

3) макрокомунікація.

За його визначенням, мікрокомунікація відбувається між окремими особами; мідікомунікація - між соціальними групами; макрокомунікація - між певними суспільствами, державами, народами [ст. 40-51].

Поділ соціальної комунікації на види відповідно до характеристики реципієнтів передбачає виділення виду масової комунікації - як передачу повідомлення великій кількості людей (масовій аудиторії); або реципієнтам, неоднорідним за індивідуальними характеристиками [191-200] Партико З.В. Теорія масової інформації та комунікації : навч. посіб. / З.В. Партико. - Л.: Афіша, 2008. - 290 с..В.О. Ільганаєва визначає масову комунікацію як "одночасний вплив на великі гетерогенні аудиторії певних символів, що передаються безособовими засобами через організоване джерело, для якого члени аудиторії є анонімними [ст. 191]" Социальные коммуникации (теория, методология, деятельность): слов.-справочник / авт.-сост. В.А. Ильганаева. - Харьков: КП "Гор. типогр.", 2009. - 391 с..

Деякі автори вважають зворотний зв'язок обов'язковим для соціальної комунікації. На наш погляд, обов'язковим він є тільки для певних її різновидів. Комунікації, яка має зворотний зв'язок, можна протиставити, за дихотомічним принципом класифікації, інший вид комунікації - яка не має зворотного зв'язку. Елементарна (проста) комунікація завжди спрямована в один бік, від відправника до одержувача комуніката. Зворотна реакція - зворотний зв'язок - характерна і обов'язкова лише для комунікаційних процесів, що мають завдання управління, тому що управління передбачає не один комунікаційний акт.

Зворотний зв'язок у соціальній комунікації (від реципієнта до комуніканта) повинен дати оцінку наданої інформації, а також шляху (способу) її передачі. Не кожна комунікація має такий зв'язок, але його наявність дає можливість значно підвищити ефективність комунікації через удосконалення повідомлень і каналу комунікації, усунення чи послаблення дії можливого джерела шуму відповідно до зауважень та побажань реципієнта.

Іноді словом комунікація позначають саме процес спілкування. На наш погляд, спілкування - це різновид соціальної комунікації, в якому комунікатори послідовно міняються ролями. Інакше кажучи, спілкування обов'язково передбачає зворотний зв'язок від реципієнта до комуніканта.

Але не можна стверджувати, що кожна комунікація має (чи повинна мати) зворотний зв'язок. Реакція на повідомлення може бути дуже повільною, і тоді відповідь отримує вже не автор, а суспільство загалом, причому ця відповідь може бути дуже замаскованою.

Деякі зв'язки між видами комунікації вважаються обов'язковими, але це не так. Наприклад, письмова комунікація не завжди є документальною, бо вона можлива і в той час, коли знаки письма не закріплюються на матеріальному носії (наприклад, на шкільній дошці).

З іншого боку, усна комунікація не завжди є недокументальною, тому що усне повідомлення може бути зафіксоване як документ в аудіальній формі у вигляді фонозапису. Формальна комунікація не завжди є документальною, тому що вона може здійснюватися за допомогою інших засобів (наприклад, через конференцію). А неформальна комунікація може бути як недокументальною, так і документальною (наприклад, через особисте листування).

Враховуючи незалежність всіх названих ознак поділу комунікації на види, можна передбачити, що документальна комунікація може поділятися на види такі самі, як і соціальна комунікація взагалі.

Соціальна комунікація за Чарльзом Кулі це механізм, завдяки якому забезпечується існування та розвиток людських відносин, який включає в себе всі розумові символи, засоби їх передачі у просторі та збереження у часі. Можна говорити про існування двох підходів до визначення сутності комунікації - механістичного та діяльнісного.

Механістичний підхід розглядає комунікацію як однонаправлений процес передачі та прийому інформації.

Діяльнісний підхід розглядає комунікацію як процес спілкування, обміну думками, знаннями, почуттями, схемами поведінки, а також як спільну діяльність учасників комунікації, в ході якої виробляється спільний погляд на речі та дії з ними.

Теорія комунікації розглядає соціальне значення комунікації, яке означає та характеризує різноманітність зв'язків та відносин, що виникають у людському суспільстві (комунікаційні процеси у суспільстві).

Найважливішою підсистемою соціальних комунікацій є документна комунікація, яка являє собою процеси та засоби обміну інформацією в суспільстві за допомогою документів Коршунов О.П. Еще раз о терминологии / О.П. Коршунов // Библиография. - 1999. - № 5. - С. 156-157.. Вона забезпечує рух соціальної інформації у часі і просторі шляхом створення, зберігання та розповсюдження документів. Документ є засобом передавання інформації, якщо його розглядати як елемент комунікаційного процесу вцілому, або джерелом інформації (комунікантом), якщо його розглядати з позиції реципієнта. Столяров Ю.М. Соціальні комунікації: розвиток в інформацій-ному просторі / Ю. Столяров // Вісник Харківської державної ака-демії культури : зб. наук. пр. -- 2000. -- Вип. 2. -- С. 4--7.

Документна комунікація виникла на певному етапі соціального прогресу людства і нині охоплює всі сфери суспільного життя. Поширенню середовища функціонування документної комунікації сприяє інформатизація суспільства, яка охоплює всі сторони сучасного суспільного. Впровадження новітніх інформаційних технологій, удосконалення засобів документування та розповсюдження інформації постійно розширюють документне середовище ноосфери та збагачують документні ресурси суспільства.

Сформовані відповідні документальні структури (соціальні інститути): бібліотеки, інформаційні центри, редакції газет і журналів, видавництва, архіви тощо.

Щодо трактування документної комунікації, то існує декілька наукових підходів. Ю.Столяров сформулював закон документаційного супроводу соціальних комунікацій, суть якого полягає в тому, що кожна соціальна комунікація обов'язково опосередковується документом, і всі соціальні інститути за своєю сутністю є документальними, оскільки кожен із них зайнятий або виробництвом, або транспортуванням, або одержанням, опрацюванням та зберіганням документа, наданням його користувачам тощо Столяров Ю.М. Соціальні комунікації: розвиток в інформацій-ному просторі / Ю. Столяров // Вісник Харківської державної академії культури: зб. наук. пр. -- 2000. -- Вип. 2. -- С. 4--7.. Наприклад, органи державної влади -- це соціальний інститут із вироблення законодавчих документів, банки -- також суто документаційна інституція, оскільки вся їхня фінансова діяльність супроводжується документально, університети -- так само соціальні інститути, освітня діяльність яких нерозривно пов'язана із виробництвом навчальної документації у процесі їхнього функціонування.

Функціонування документної комунікації передбачає постійний рух документів комунікаційними каналами від до реципієнта.

За А. Соколовим, документальна комунікація відповідає елементарній схемі комунікаційної діяльності тільки у випадку безпосереднього листування між комунікантом та реципієнтом Соколов А.В. Общая теория социальной коммуникации / А.В. Соколов. -- СПб.: Изд-во Михайлова В.А., 2002. -- 461 с.. На думку науковця, поява пошти означає підключення до комунікації посередницької ланки. Якщо комунікант використовує видавничі служби для публікації свого твору, а реципієнт звертається до книгарні або бібліотеки, щоб отримати цей твір, у цьому випадку необхідні спеціальні посередницькі служби, за А. Соколовим -- соціально-комунікаційні інститути, які мають професійні кадри та матеріально-технічні засоби. До складу документаційно-комунікаційної системи науковець відносить інститути документальної комунікації та документальні канали Соколов А.В. Общая теория социальной коммуникации / А.В. Соколов. -- СПб.: Изд-во Михайлова В.А., 2002. -- 461 с.. Окрім документальної комунікації, А. Соколов виділяє електронну комунікацію та окремо визначає Інтернет як глобальну соціально-комунікативну комп'ютерну мережу, призначену для задоволення особистісних та групових комунікаційних потреб за рахунок використання телекомунікаційних технологій. Враховуючи це, науковець зазначає, що всі функції документальної комунікації можуть так само або і краще виконуватися електронною комунікацією Соколов А.В. Общая теория социальной коммуникации / А.В. Соколов. -- СПб.: Изд-во Михайлова В.А., 2002. -- 461 с., що ми і спостерігаємо нині, у час прогресивних інформаційних технологій, але електронна комунікація сьогодні не може повністю відмінити документальну, вони взаємодоповнюють одна одну.

Документальне повідомлення, будучи зафіксованим на речовинному носії, не змінюється з перебігом часу і не зникає, в чому і полягає відмінність документа від інших каналів комунікації: телефонного, радіо, телевізійного чи усної комунікації. Документ постає перед людиною - споживачем інформації - як певна річ, матеріальний об'єкт. З погляду реципієнта саме цей об'єкт є джерелом інформації, бо він не завжди в уяві реципієнта пов'язується з особою комуніканта, який розпочав комунікаційно-інформаційний процес. Саме тому документні комунікації є дуже важливими в наш час.

2.2 Відношення поняття документ та інформація

Головною складовою документа виступає інформація, тобто найрізноманітніші дані, відомості, повідомлення, знання, призначені для передачі в процесі комунікації. У Федеральному законі "Про інформацію, інформатизації і захисту інформації" закріплено наступне визначення поняття "інформація": "Інформація - це відомості про осіб, предмети, факти, події, явища і процеси незалежно від форми їх подання".

Інформація має велике значення, так як на її основі приймаються рішення, що залежать від повноти інформації, її достовірності та своєчасності надання.

Документ (від лат. « Документум » - свідоцтво) - це матеріальний носій даних із записаною на ньому інформацією , призначений для її передачі в часі і просторі. Документи можуть містити зображення , тексти , звуки та іншу інформацію.

Документування - процес запису інформації на різних носіях за встановленими правилами. Документи забезпечують закріплення, збір і обробку інформації, передачу і використання інформації, а також її зберігання.

В даний час суспільство переживає інформаційний бум. Будь-яка організація, також як і кожна людина окремо, може існувати, тільки обмінюючись інформацією. У нинішніх умовах дуже важливо вчасно отримати потрібну інформацію в необхідному обсязі. Іншими словами , хто володіє інформацією, той володіє ситуацією.

Будь-яка сфера людської діяльності, так чи інакше, пов'язана з документної інформацією, тобто інформацією, що міститься в документі. Інформація, що міститься в документі, має певну специфіку, що виражається в наступному:

а ) документ є носієм соціальної інформації , створеної людиною для використання в суспільстві;

б) документ припускає наявність семантичної (смислової) інформації, що є результатом інтелектуальної діяльності людини. Наявність змісту - один з головних відмінних ознак документа . Безглузда інформація документом бути не може;

в) інформація передається дискретно, тобто у вигляді повідомлень. Повідомлення, зафіксоване на якому-небудь матеріальному носії (папірусі, папері, пластмасі, фотоплівці), стає документом. Для документа характерна завершеність повідомлення. Незавершене, фрагментарне повідомлення не може бути повноцінним документом. Виняток становлять незакінчені літературні твори , ескізи, начерки, чернетки, що характеризують творчий процес їхнього творця (письменника , вченого , художника);

г) як будь-який об'єкт, що має знакову природу, повідомлення являє собою закодований текст. Значення або зміст закодованого тексту можна зрозуміти, лише знаючи знакову систему кодування і декодування інформації. Фіксоване повідомлення має знакову форму тому, що тільки в такому вигляді можна передати в повідомленні знання, емоції, вольові впливу автора (комуніканта), надаючи читачеві (реципієнту) можливість декодувати і опановувати відповідними знаннями. Знаковість - обов'язкова властивість будь-якого документного повідомлення;

д) документ - це інформація, яка зафіксована на матеріальному носії способом, створеним людиною, - за допомогою листа, графіки, фотографії, звукозапису і т.д.;

е) документ має субстанціональності (вещностью). Для документа важлива стабільна речова форма.



Розділ 3. Стандартизація поняття «документ»

3.1 Стандартизація документів: поняття, цілі, призначення

Стандартизація - це діяльність по встановленню правил і характеристик з метою їх добровільного багаторазового використання, спрямована на досягнення впорядкованості в сфері виробництва та обігу продукції і підвищення конкурентоспроможності продукції, робіт або послуг. У стандартах на управлінську документацію встановлюється склад окремих елементів документа (реквізитів), їх розташування і правила оформлення. Стандартизація документів - це форма юридичного закріплення проведеної уніфікації і рівня її обов'язковості. Встановлено такі категорії стандартів: державні стандарти (ГОСТ), галузеві стандарти (ОСТ), республіканські стандарти (РСТ).

Цілями стандартизації є:

- Підвищення рівня безпеки життя і здоров'я громадян, майна фізичних та юридичних осіб, державного і муніципального майна, об'єктів з урахуванням ризику виникнення надзвичайних ситуацій природного і техногенного характеру, підвищення рівня екологічної безпеки, безпеки життя і здоров'я тварин і рослин;

- Забезпечення конкурентоспроможності та якості продукції (робіт, послуг), єдності вимірювань, раціонального використання ресурсів, взаємозамінності технічних засобів (машин і устаткування, їх складових частин, комплектуючих виробів і матеріалів), технічної та інформаційної сумісності, порівнянності результатів досліджень (випробувань) і вимірювань, технічних та економіко-статистичних даних, проведення аналізу характеристик продукції (робіт, послуг), виконання державних замовлень, добровільного підтвердження відповідності продукції (робіт, послуг);

- Сприяння дотриманню вимог технічних регламентів;

- Створення систем класифікації та кодування техніко-економічної та соціальної інформації, систем каталогізації продукції (робіт, послуг), систем забезпечення якості продукції (робіт, послуг), систем пошуку і передачі даних, сприяння проведенню робіт з уніфікації.

Таким чином, мета стандартизації - це досягнення оптимального ступеня упорядкування в тій чи іншій області за допомогою широкого і багаторазового використання встановлених положень, вимог, норм для вирішення реально існуючих, планованих або потенційних завдань. Основними результатами діяльності по стандартизації повинні бути підвищення ступеня відповідності продукту (послуги), процесів їх функціональному призначенню, усунення технічних бар'єрів у міжнародному товарообміні, сприяння науково-технічному прогресу і співпраці в різних областях.

Стандартизація пов'язана з такими поняттями, як об'єкт стандартизації та область стандартизації. Об'єктом (предметом) стандартизації зазвичай називають продукцію , процес або послугу, для яких розробляють ті чи інші вимоги, характеристики, параметри, правила і т.п. Стандартизація може стосуватися або об'єкта в цілому, або його окремих складових (характеристик). Областю стандартизації називають сукупність взаємопов'язаних об'єктів стандартизації. Наприклад, машинобудування є областю стандартизації, а об'єктами стандартизації в машинобудуванні можуть бути технологічні процеси , типи двигунів , безпека і екологічність машин і т.д.

Стандартизація здійснюється на різних рівнях. Рівень стандартизації розрізняється залежно від того, учасники якого географічного, економічного, політичного регіону світу беруть стандарт. Так, якщо участь в стандартизації відкрито для відповідних органів будь-якої країни, то це міжнародна стандартизація. Регіональна стандартизація - діяльність, відкрита тільки для відповідних органів держав одного географічного, політичного або економічного регіону світу. Регіональна та міжнародна стандартизація здійснюється фахівцями країн , представлених у відповідних регіональних та міжнародних організаціях, завдання яких будуть розглянуті нижче. Національна стандартизація - стандартизація в одному конкретному державі. При цьому національна стандартизація також може здійснюватися на різних рівнях: на державному, галузевому рівні, в тому чи іншому секторі економіки (наприклад, на рівні міністерств), на рівні асоціацій, виробничих фірм, підприємств (фабрик, заводів) і установ.

3.2 Визначення документа в державному стандарті

ДЕРЖАВНИЙ СТАНДАРТ УКРАЇНИ 2732-94. «ДІЛОВОДСТВО Й АРХІВНА СПРАВА»

В Україні існують кілька нормативних документів, що встановлюють правила, загальні принципи та характеристики відносно об'єктів стандартизації в бухгалтерському обліку. В даному випадку мова йде про такий найважливіший організаційно-методичний об'єкт стандартизації, як термінологія. Саме сучасний стан в Україні з термінологічними системами такої галузі знань, як бухгалтерський облік, ускладнює гармонізацію вітчизняних нормативних документів з міжнародними стандартами. Таким чином організація документообігу повинна починатися із розуміння сутності того чи іншого терміну.

Комунікація та інформація. ДСТУ 2392-94 включає в себе великий перелік термінів та визначень, які стосуються інформації та документації. Наведу кілька з них.

Науково-технічна документація - документація, яка фіксує процес і результати досліджень, технічних розробок, а також напрямки й методи їх впровадження у виробництво.

Документознавство - наукова дисципліна, яка вивчає закономірності створення документів, розробляє методи створення документів, принципи організації документообігу й побудови систем документації.

Документування - створення документів.

Архівознавство - комплексна наукова дисципліна, яка розробляє теоретичні, правові й методичні основи архівної справи.

Вид письмового документа - сукупність письмових документів, об'єднаних усередині певної системи документації спільністю ознак, які характеризують структуру змісту документів, залежно від їхнього цільового призначення (наказ, звіт, акт)

Документна інформація - інформація, яка міститься в документі.

Автор (документа) - організація або особа, яка створила документ.

Текст (документа) - мовна інформація, зафіксована будь-яким видом письма чи будь-якою системою звукозаписування.

Текстовий документ - текстовий документ, інформація якого зафіксована будь-яким видом письма.

Рукописний документ - письмовий документ, який створюється шляхом нанесення знаків письма рукою.

Машинозчитуваний документ - документ, призначений для автоматичного відтворення інформації, які знаходяться в ньому.

Машинописний документ - письмовий документ, який створюється нанесенням знаків письма за допомогою друкарської машини

Автограф - оригінал, написаний власноручно

Чернетковий документ - рукописний чи машинописний документ, який відображує роботу автора над текстом документа.

Чистовий документ - рукописний чи машинописний документ, текст якого переписаний чи передрукований з чернеткового документа без помарок та виправлень.

Зображальний документ - документ, який містить інформацію, передану за допомогою зображення будь-якого об'єкта чи об'єктів.

Графічний документ - документ, в якому зображення об'єкта передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні.

Фотодокумент - документ, зображення на якому передано способом фотографування.

Аудіовізуальний документ - документ, який містить зображувальну і звукову інформацію.

Кінодокумент - зображувальний або аудіовізуальний документ, створений способом кінематографії.

Фотодокумент - документ, який містить звукову інформацію, зафіксовану будь-якою системою звукозаписування.

Істинний документ (правдник) - документ, відомості про час і місце створення якого та (або) про автора, які містяться в самому документі або виявлені будь-яким іншим шляхом, відповідають дійсності.

ДЕРЖАВНИЙ СТАНДАРТ УКРАЇНИ 3844-99. «ФОРМУЛЯР-ЗРАЗОК. ВИМОГИ ДО ПОБУДОВИ»

Діловодство на підприємстві, що представляє собою діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності, має вестись з дотриманням такого стандарту як ДСТУ 3844-99.

Дотримання цього стандарту дає можливість створювати на підприємстві первинні документи, які відповідають за своєю формою та змістом типовим формам первинно-облікової документації та підготувати автоматизовані системи до роботи в умовах електронного документообігу.

Первинний документ - це документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення.

Первинні документи - це письмові свідоцтва, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Первинна документація - це сукупність облікових документів, які фіксують здійснення виробничо-господарських операцій і розпорядження на їх проведення.

Створюючи первинні документи необхідно дотримуватися вимог групи стандартів, які було наведено вище.

Врахування вказівок переліку набуває великого значення в організації документообігу в управлінському обліку. Це викликано тим, що застосування переліку документів в управлінському обліку на відміну від фінансового обліку визначається суб'єктом господарювання самостійно, і деякі керівники вимагають створення документа, який не існує. В управлінському обліку необхідно максимально використовувати документи, типові форми первинного обліку та облікові регістри, що розроблені відповідними центральними органами виконавчої влади, щоб не створювати зайвих документів. Визначимося з сучасним станом типових форм первинного обліку в Україні.