Документ як засіб комунікації

Первинна облікова документація. Державним комітетом статистики України у 2003 р. був виданий Збірник облікової документації. До нього включено форми первинної облікової документації з обліку:

особового складу;

використання робочого часу;

розрахунків з робітниками та службовцями по заробітній платі;

основних засобів;

сировини та матеріалів;

малоцінних та швидкозношуваних предметів;

об'єктів промислової власності (винаходів, корисних моделей, промислових зразків), раціоналізаторських пропозицій;

касових операцій;

зовнішньої трудової міграції;

бланків суворої звітності в сільських (селищних) радах;

перевезень спирту етилового, коньячного і плодового, алкогольних напоїв та тютюнових виробів;

роботи автомобільного транспорту;

роботи будівельних машин та механізмів;

водокористування та заходів охорони атмосферного повітря.

Сфера застосування.

Цей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи (далі -- документи) -- постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності:

органів державної влади України, органів місцевого самоврядування;

підприємств, установ, організацій та їх об'єднань усіх форм власності (далі -- організацій).

Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташовування реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлювання документів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів.

Вимоги цього стандарту щодо оформлювання реквізитів можна поширювати на всі класи уніфікованих систем документації.

ДСТУ 3843-99 стандарт не поширюється на процеси створювання та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.

Нормативні посилання.

У цьому стандарті використані такі стандарти та інші нормативні документи:

ДСТУ 2732-94 «Діловодство й архівна справа.» Терміни та визначення ДК 010-99 Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) ГОСТ 9327-60 «Бумага й изделия из бумаги. Потребительские форматы».

Склад реквізитів документів.

Готуючи та оформлюючи документи використовують такі реквізити:

1. зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим;

2. зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування);

3. зображення нагород;

4. код організації;

5. код форми документа;

6. назва організації вищого рівня;

7. назва організації;

8. назва структурного підрозділу організації;

9. довідкові дані про організацію;

10. назва виду документа;

11. дата документа;

12. реєстраційний індекс документа;

13. посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;

14. місце складення або видання документа;

15. гриф обмеження доступу до документа

16. адресат;

17. гриф затвердження документа;

18. резолюція;

19. заголовок до тексту документа;

20. відмітка про контроль;

21. текст документа;

22. відмітка про наявність додатків;

23. підпис;

24. гриф погодження документа;

25. візи документа;

26. відбиток печатки;

27. відмітка про засвідчення копії;

28. прізвище виконавця і номер його телефону;

29. відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

30. відмітка про наявність документа в електронній формі;

31. відмітка про надходження документа до організації;

32. запис про державну реєстрацію;

Виготовляючи бланки документів, використовують такі реквізити: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, а також можливі відмітки для розташування реквізитів: 11, 12, 13, 14, 16, 19, 20, 21. Приклади наведено в додатку Б. У разі застосування трафаретних текстів документів використовують реквізит 21.

Документи, що їх складають в організації, повинні мати такі обов'язкові реквізити: назва організації (07), назва виду документа (10) (не зазначають на листах), дата (11), реєстраційний індекс документа (12), заголовок до тексту документа (19), текст документа (21), підпис (23).

Оформлюючи різні види документів відповідно до нормативних документів, крім зазначених обов'язкових реквізитів, використовують такі: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 08, 09, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32.

У документах, що їх оформлюють на двох і більше сторінках, реквізити 22--28 проставляють після тексту (21), а 29--31 -- на нижньому березі першої сторінки документа.

Вимоги до застосування та розташування.

Зображення Державного герба України розміщують на бланках документів відповідно до Постанови Верховної ради України «Про Державний герб України»; герба Автономної Республіки Крим -- відповідно до нормативно-правових актів Автономної Республіки Крим.

Зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим на бланках із кутовою розташованістю реквізитів розміщують на верхньому березі бланка над серединою рядків з назвою організації, а на бланках із поздовжньою розташованістю реквізитів -- у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота - 17 мм, ширина - 12 мм.

Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) відповідно до статуту (положення про організацію) розміщують з лівого боку від назви організації. Зображення емблеми реєструють згідно з установленим порядком. Емблему не відтворюють на бланку, якщо на ньому розміщено зображення Державного герба України.

На бланках документів недержавних організацій дозволено розташовувати зображення емблеми на верхньому березі документа, де на бланках документів державних організацій розміщують зображення Державного герба.

Зображення нагород відтворюють на бланках документів згідно із законодавством і розміщують на лівому березі бланка на рівні реквізитів 07 і 08.

Код організації проставляють за ЄДРПОУ після реквізиту довідкові дані про організацію (09).

Код форми документа (якщо він є) проставляють згідно з ДК 010 вище реквізиту назва виду документа (10).

Назву організації вищого рівня зазначають скорочено, а у разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення -- повністю.

Назва організації -- автора документа, повинна відповідати назві, зазначеній у його установчих документах. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в статуті (положенні про організацію). Скорочену назву подають у дужках (або без них) нижче повної, окремим рядком у центрі.

Назву філії, територіального відділення, структурного підрозділу організації зазначають тоді, коли вони -- автори документа, і розміщують нижче реквізиту 07.

Довідкові дані про організацію містять: поштову адресу та інші відомості (номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо), їх розміщують нижче назви організації або структурного підрозділу.

Назва виду документа має відповідати переліку, форм, які використовують в організації. Перелік містить назви уніфікованих форм документів згідно з ДК 010 та назви інших документів, що відповідають організаційно-правовому статусу організації.

У листі назву виду документа не зазначають.

Дата документа - це дата його підписання, затвердження, прийняття, зареєстрування, яку оформлюють цифровим способом. Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік.

У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлювання дати, наприклад: 29 січня 2001 року.

Дату документа ставлять нижче назви документа поряд із реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці на бланку.

Реєстраційний індекс документа складають з його порядкового номера, який можна доповнювати за рішенням організації індексом, справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавця тощо. Місце розташованості цього реквізиту залежить від бланка та виду документа.

Якщо документ підготували дві чи більше організацій, то реєстраційний індекс складають із реєстраційних індексів кожної з цих організацій, які проставляють через правобічну похилу риску згідно з послідовністю підписів авторів документа.

Посилання на реєстраційний індекс і дату документа містить реєстраційний індекс і дату того документа, на який дають відповідь. Цей реквізит розташовують нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціально відведеному місці на бланку.

Місце складення або видання документа зазначають на всіх документах крім листів, у яких ці відомості визначають із реквізиту «Довідкові дані про організацію», і розміщують на рівні або нижче реквізитів 11, 12.

Гриф обмеження доступу до документа (таємно, для службового користування) проставляють без лапок праворуч у верхньому куті на першій сторінці документа. За потреби його доповнюють даними, передбаченими нормативно - правовими актами, які регламентують порядок ведення діловодства, що містить інформацію обмеженого доступу.

Адресатами документа можуть бути організації, їхні структурні підрозділи, посадові особи та громадяни. У разі адресування документа організації або її структурному підрозділові без зазначення посадової особи їхні назви подають у називному відмінку.

У разі адресування документа керівникові установи або його заступникові назва установи входить до складу назви посади адресата.

Якщо документ надсилають посадовій особі, назву установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата--у давальному.

Якщо документ адресують багатьом однорідним організаціям, адресата зазначають узагальнено.

Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово «копія» перед зазначенням адресата не ставлять. За наявності більшої кількості адресатів складають список для розсилання, а на кожному документі зазначають тільки одного адресата.

До реквізиту «Адресат» входить поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про поштову адресу установи мають відповідати правилам надавання послуг поштового зв'язку.

Якщо документ надсилають фізичній особі, то у називному відмінку зазначають прізвище, ім'я. по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс.

Гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціалу(-ів) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні.

Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви, дати і номера затверджувального документа у називному відмінку.

Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа.

Резолюція, яку ставить на документі посадова особа, складається з прізвища виконавця (виконавців) у давальному відмінку, змісту доручення, терміну виконання, особистого підпису керівника, дати.

Резолюцію треба ставити безпосередньо на документі, нижче реквізиту «Адресат», паралельно до основного тексту або на вільній площі лицьового боку першого аркуша, але не на березі документа, призначеного для підшивання.

Якщо на документі немає вільного місця для резолюції, дозволено оформлювати її на окремих аркушах або спеціальних бланках.

Заголовок до тексту документа повинен бути узгоджений з назвою документа і містити короткий виклад його основного смислового аспекту.

Заголовок відповідає на питання «про що?», «кого?», «чого?». Наприклад, наказ (про що?) про створення установи; посадова інструкція (кого?) секретаря-референта; протокол (чого?) засідання правління.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволено подавати без заголовка.

Відмітку про контроль за виконанням документа позначають літерою «К», словом або штампом «Контроль» на лівому березі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту.

Текст документа містить інформацію, заради зафіксування якої було створено документ.

Організації здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування українською мовою. У населених пунктах країни, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловодстві, поряд із державною мовою можна складати мовою відповідної національної меншини у порядку, встановленому законодавством.

Документи, які надсилають зарубіжним адресатам, можна оформлювати українською або мовою країни адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.

Текст документа повинен бути викладений стисло, грамотно, зрозуміло, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть смислового навантаження.

Текст оформлюють у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти, або текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба розбити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу.

Відмітку, про наявність додатків розміщують під текстом документа. Наявність додатків, повну назву яких наводять у тексті, фіксують за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повних назв яких немає у тексті, то ці назви треба подати після тексту, зазначивши кількість аркушів у кожному додатку та кількість їхніх примірників.

Якщо додатки зброшуровані, то кількість їхніх аркушів не зазначають.

Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища.

Реквізит розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків.

Якщо документ підписують кілька (дві або більше) осіб, то їхні підписи розташовують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб.

Якщо документ підписують кілька осіб однакових посад, то їхні підписи розташовують на одному рівні.

Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар.

У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначено в документі, документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. У цьому випадку обов'язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом), наприклад: «Виконувач обов'язків», «Заступник».

Підписувати документ із прийменником «за» або ставити правобічну похилу риску перед назвою посади не дозволено.

Гриф погодження розміщують нижче реквізиту «Підпис». Він складається зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), назви посади особи, яка погоджує документ (разом з назвою організації), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища, дати погодження.

Візою оформлюють внутрішнє погодження документа. Віза складається з назви посади, особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, яка візує документ, дати завізування. Візу розміщують нижче реквізиту 23, як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа.

Візу ставлять на примірниках документів, які залишають в організації.

Відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи. Перелік документів на які ставлять відбиток печатки, визначає організація на підставі нормативно-правових актів. Його подають в інструкції з діловодства організації.

Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ.

Відмітку про засвідчення копії документа складають зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляють нижче реквізиту 23.

Прізвище або прізвище, ім'я та по батькові виконавця документа і номер його службового. телефону зазначають на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа.

Відмітку про виконання документа і направлення його до справи ставлять у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Вона містить такі дані: посилання на дату і номер документа про його виконання або коротку довідку про виконання, слова «До справи», номер справи, в якій документ буде зберігатися, дату направлення документа до справи, назву посади і підпис виконавця.

Відмітка про наявність документа в електронній формі містить повне ім'я файлу і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані.

Відмітка про надійдення (зареєстрування) документа до організації містить такі дані: скорочену назву організації, дату (за потреби -- годину і хвилину) надійдення документа і реєстраційний індекс документа, які ставлять у правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.

Відмітку про надійдення документа до організації доцільно ставити за допомогою штампа.

Запис про державну реєстрацію фіксують тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України «Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади».

Його розташовують після номера акта чи після грифа затвердження.

Вимоги до бланків документів та оформлення документів.

Для виготовляння бланків організаційно-розпорядчих документів як основні треба використовувати два формати паперу згідно з ГОСТ 9327 --А4 (210 х 297 мм) і А5 (210 х 148 мм). Дозволено використовувати бланки АЗ (297 х 420 мм) і А6 (105 х 148 мм).

Бланки документів повинні мати такі береги, мм:

30 - лівий;

10 - правий;

20 - верхній та нижній.

Бланки документів виготовляють на білому папері високої якості, друкують фарбами насичених кольорів. Дозволено виготовляти бланки за допомогою комп'ютерної техніки.

Бланки документів проектують відповідно до додатка А, де у схемах позначено зафіксовані межі зон розташованості реквізитів. Кожну зону призначено для розташовування певних-реквізитів.

Можна використовувати два варіанти розташованості реквізитів -- кутовий і поздовжній. Реквізити розміщують у межах, встановлених схемами, з допуском ± 2 мм.

Реквізит 01 розташовують над серединою реквізиту 06 (за його-відсутності -- реквізиту 07). Реквізити 06, 07, 08, 09, 10, обмежувальні відмітки для реквізитів 11, 12, 13 у межах зон розташування реквізитів треба розміщувати одним із способів:

сцентрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташованості реквізитів);

прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташованості реквізитів).

Встановлюють такі види бланків;

загальний бланк для створювання різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа), крім листа;

бланк листа;

бланк конкретного виду документа (із зазначенням у бланку назви виду документа), крім листа.

На основі загального бланка організації можна розробляти бланки структурного підрозділу організації або бланки посадової особи у тому разі, якщо керівник підрозділу чи посадова особа має право підписувати документи.

Загальний бланк залежно від установчих документів організації містить реквізити 01, 02, 03, 04, 06, 07, 08, 09, 14. Дозволено розміщувати обмежувальні позначки для реквізитів 11, 12, 19, 20.

Бланк листа залежно від установчих документів організації містить реквізити 01, 02, 03, 04, 06, 07, 08, 09. На бланку листа рекомендовано розміщувати обмежувальні позначки для розташовування реквізитів 11, 12, 13, 16, 18, 19, 20, 21.

Бланк конкретного виду документа, крім листа, залежно від установчих документів організації містить реквізити 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 10, 14, а також обмежувальні позначки для розташовування реквізитів 11, 12, 19, 20.

На бланках організацій суб'єктів України, що мають право згідно із Законом України «Про мови в Українській РСР» [6, 7] використовувати поряд з українською мови національних меншин, друкують реквізити 06, 07, 08, 09 українською мовою та мовою національної меншини, на одному рівні поздовжнього бланка.

Організації, що ведуть листування з постійними закордонними кореспондентами, можуть виготовляти бланки двома мовами: ліворуч - українською, праворуч - іноземною.

Бланки, в яких використано іноземну мову, застосовувати в межах України не рекомендовано.

Залежно від характеру діяльності організації її бланки можна обліковувати. Порядкові номери, що їх проставляють нумератором, друкарським або іншим способом, рекомендовано розташовувати на нижньому березі зворотного боку бланка.

ДЕРЖАВНИЙ СТАНДАРТ УКРАЇНИ 3843-99 «ОСНОВНІ ПОЛОЖЕННЯ»

Зміни і доповнення вносяться у ДКУД у випадку реорганізації державного управління в Україні, зміни назв класів або скасування окремих форм, що входять до тієї чи іншої системи. Створення взаємопов'язаних комплексів документів, уніфікованих форм і систем є основою для уніфікації управлінських документів і результатом цілеспрямованої діяльності, загальні принципи якої визначаються в Україні таким державним стандартом як ДСТУ 3843-99 «Державна уніфікована система документації. Основні положення».

Цим стандартом встановлено, що визначений уніфікований перелік видів документів має створюватися шляхом заповнення відповідних уніфікованих форм. Уніфіковані форми традиційних паперових управлінських документів розробляються відповідно до загальної моделі побудови документа, якою визначається формат, корисні площі для розміщення обов'язкових елементів та обмежування для берегів. Така модель називається формуляром-зразком документа і являє собою креслення з розміченими горизонтальними і вертикальними лініями, що утворюють конструкційну сітку. Такий вигляд мають формуляри-зразки більшості управлінських документів, що функціонують у сучасному менеджменті.

Класифікація уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів здійснюється на основі загальних критеріїв, хоча має певні особливості, пов'язані з необхідністю документування кількох функцій управління. Якщо всі системи документації мають три рівні, то уніфікована система організаційно-розпорядчої документації має чотири рівні поділу. Наприклад, розкладемо кодове позначення уніфікованої форми організаційно-розпорядчого документа - 0273110 - наказ по особовому складу.

Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації, включена до ДКУД як самостійна система, являє собою сукупність стандартів, інструкцій і методичних рекомендацій щодо їх використання, спрямовану на встановлення обмежень і визначення вимог до побудови та оформлення певного виду документів. УСОРД включає такі уніфіковані форми документів: акт, графік відпусток, доповідна записка, інструкція, положення, постанова, правила, наказ, протокол, розпорядження, рішення та деякі інші-всього 73 уніфіковані форми документів. Ця система придатна для використання на всіх рівнях управління з метою забезпечення організаційно-розпорядчої функції менеджменту. Для забезпечення ефективності пошуку і використання уніфікованих форм документів, що входять до комплексу УСОРД, вони поділені на функціональні підсистеми. Ці підсистеми побудовані на функціональному поділу документних форм відповідно до конкретних завдань управління. УСОРД складається з таких підсистем:

підсистема, призначена для розв'язання завдань створення, реорганізації та ліквідації організацій, установ і підприємств;

підсистема для забезпечення кадрами організацій, установ і підприємств.

Обсяг УСОРД обмежений колом її завдань, хоча розширення системи забезпечується наявністю резервних кодів за рахунок як нових форм у межах існуючих функціональних підсистем, так і формування нових підсистем.

Організація системи управління і управлінських процесів нерозривно пов'язана з процесом обробки інформації як традиційним способом, так і за допомогою комп'ютерних мереж.

Уніфікація інформаційних складових документів, пов'язана з їх змістовою уніфікацією, передбачає розробку спільних лексико-граматичних засобів, що зробить їх загальнозрозумілими і придатними для обробки в електронному режимі. В сучасному менеджменті функціонують документи, які в залежності від сфери їх використання включають кілька десятків інформаційних блоків на певних носіях, що містять загальну або конкретну характеристику стану об'єкта управління. Для процесу управління відомості про сам документ є другорядним, тоді як достовірна інформація про стан системи управління та окремих її складових, що міститься в цих документах, має першочергове значення. На практиці ці поняття часто ототожнюються ,хоча вони не ідентичні: відмінність між ними визначається їх цільовою спрямованістю. Так, показниками оперують при обробці інформації за допомогою електронно-обчислювальної техніки. При цьому провідна інформаційна роль належить показникам, коли необхідність документа обумовлена його значенням як аргументу на користь цих показників чи підтвердження їх достовірності. Реквізит же виступає обов'язковим елементом управлінського документа, надаючи останньому інформаційної повноти і юридичної сили.

Розмежування термінів “показник” і “реквізит” має важливе значення для подальшої змістової уніфікації управлінських документів, у ході якої до кожного з них можуть бути висунуті різні вимоги. Особливо при одиничних перетвореннях у процесі технологічної обробки та використання інформації для потреб сучасної економік. Єдність методичного підходу до змістової уніфікації документів за галузевою чи функціональною ознакою і створення на цій основі уніфікованих систем документації можуть бути забезпечені шляхом розробки і використання як нормативних термінологічних словників галузевого призначення і загальнодержавного вжитку.

Обов'язковою умовою змістової уніфікації інформаційних складових управлінських документів на будь-якому рівні, від локального до міжнародного, є однакове тлумачення понять і термінів. Ті з них, що використовуються в процесі уніфікації документів, можна умовно поділити на дві групи: перша служить для визначення основних понять у сфері уніфікації документів (уніфікація і стандартизація документів, документ, уніфікований документ, уніфікована форма документа, вид документа, уніфікована система документації, формуляр-зразок тощо),друга ж призначення для використання в самих уніфікованих системах документації (бланк документа, реквізит, текст, анкета, трафарет, таблиця, табулятор). Перша група має теоретико-методично значення, а для управлінської практики провідну роль відіграє друга група термінів.

Размещено на Allbest.ru