ERP–система предприятия – участника внешнеэкономической деятельности

Специалисты, ответственные за соответствие системы требованиям действующего законодательства и корпоративным стандартам. Под эту категорию подпали: исполнительный директор, главный бухгалтер, начальник IT-службы.

Руководители отделов, которым предстоит работать в системе ERP. В их задачи будет входит консультирование внедрение на этапе изучения бизнес-процессов предприятия и организация работы подразделений по завершении процесса автоматизации.

IT-специалист широкого профиля. Его зоной ответственности стало техническое сопровождение проекта.

Кроме того, на организационном этапе организация определилась с источниками финансирования и компанией-интегратором.

На этом этапе, в организации определили техническое задание, для реализации проекта по внедрению SAP ERP.

На данном этапе вырабатывались общие требования к входным данным, функционалу, экранным формам и отчетам в системе; Техническое задание формировалось тремя сторонами: подрядчиками по внедрению SAP ERP, и ООО «ОмТем» с рабочей группой, сформированной в организации.

Главными целями на данном этапе, стали:

1) Количество приобретаемых модулей системы SAP, необходимых для достижения постеленного результата;

2) Срок внедрения системы на предприятии;

3) Стоимость затрат;

4) Ориентировочный срок окупаемости вложений.

2. Этап обследования предприятия.

По завершении организационных работ компанией интегратором системы, началось обследование бизнес-процессов предприятия. Данная процедура необходима была для точного определения сроков и стоимости внедренческих работ. В зависимости от масштабов проекта и поставленных задач IT-интегратор предложил ООО «ОмТем» следующий вариант обследования - экспресс-обследование.

Надо отметить, что основными инструментами обследования являлось анкетирование и опрос.

Проводилось в течение 1,5-2 месяцев. По его итогам составился документ «Пред проектный анализ». В нём отражаются особенности автоматизированного учёта и перечень задач, которые необходимо провести. Выбор варианта обследования определяется предпочтительной методикой внедрения ERP, предложенной компанией интегратором системы ERP.

3. Выбор модулей ERP системы.

По результатам обследования предприятия определись функциональные требования к ключевым модулям системы, потребности в загрузке начальных данных и настройке обмена с уже используемым программным обеспечением. В организации начались работы по системе проектирования основных бизнес-процессов компании, осуществлялись доработки стандартного функционала под специфику деятельности данного предприятия.

После анализа и обработки данных, полученных в результате обследования ООО «ОмТем», было принято решения о покупке и адаптации под нужду организации, следующих блоков системы SAP.

- модуль «Персонал»;

- модуль ФХД (финансово-хозяйственной деятельности) «Финансы»;

- модуль управления активами «Сбыт»

4. Подготовительная стадия

Отдел IT на данном этапе приступил к администрированию системы. Вход в систему SAP является авторизованным. Это поддерживает общую концепцию обеспечения безопасности в системе (рисунок 2.2).

Рисунок 2.2 - Окно авторизации системы SAP Business One

После осуществляется переход на рабочий стол системы. Заноситься сотрудники компании которые будут в ней работать, определяется их функциональная роль в системе (рисунок 2.3).



Рисунок 2.3 - Настройка меню пользователей SAP Business One

Распределяются их роли в системе, администратор-пользователь.

Администратор системы имеет полный доступ к администрированию. Он имеет возможность создавать новых пользователей, редактировать план счетов, прописывать новые модули и т.д.

Пользователь имеет ограниченный функционал в рамках своей прямой обязанности.

Данная система позволяет делегировать полномочия как в строгой вертикали, так и горизонтали, в рамках своего отдела.

Навигация по системе может осуществляться с помощью компактной
древовидной структуры, которую можно настроить в соответствии с
индивидуальными пожеланиями пользователя.

После чего осуществляется внесение первичных данных о компании ООО «Омтем» из первичных источников организации, таких как предыдущая система CRM, данные из бухгалтерской программы 1С, Excel таблиц и прочих источников. Так же в первичную информацию вошли реквизиты компании, расчетные счета, контрагенты и прочее (рисунок 2.4).



Рисунок 2.4 Настройка меню SAP

На данном этапе началось установка программного обеспечения на рабочие места сотрудников. Осуществлялась настройка прав доступа и отчётов. Производилась загрузка рабочих данных и справочной информации из старой системы, файлов Excel и т. п.

Так же на данном этапе необходимо было произвести установку и настройку каждого приобретенного блока SAP.

Блок «Управление персоналом».

Данный блок необходим для выполнения следующих функций:

- администрирование персонала, или кадровый учет;

- ведение организационной структуры компании;

- расчет заработной платы (в т.ч. сдельной) и формирование отчетности по форме, установленной законодательством;

- управление рабочим временем сотрудников;

- планирование затрат на персонал;

- управление командировками;

- развитие и управление талантами;

- управление политикой мотивации сотрудников;

- формирование и работа с кадровым резервом;

- анализ эффективности деятельности персонала;

- корпоративное обучение и пр.

Использование SAP «Персонал» позволяет:

- быстро получить полный доступ к данным;

- обеспечить информационную поддержку решений, принимаемых на различных уровнях, в основу которых положен всесторонний анализ ситуации;

- вовлечь в работу над достижением стратегических целей компании каждого ее сотрудника;

- обеспечить процесс непрерывного обучения персонала;

- повысить качество оперативного и стратегического планирования организационных изменений бизнеса и бюджета на содержание персонала.

Настройка блока «Управление персоналом».

Первым делом, при настройке данного блока необходимо внести сотрудником предприятия. Далее в табличные формы вноситься адрес сотрудника, штатная должность. Так же в данных пунктах можно внести семейное положение и медицинские данные.

На основе внесенных данных сотрудники компании создавали приказ о приеме на работу сотрудников.

Система управления персоналом призвана отображать иерархию и
организационные взаимосвязи между сотрудниками.

Её внедрение позволило ООО «ОмТем» собирать и обрабатывать данные персоналу и управлять ими.

Рассмотрим отдельные моменты при внедрении блока «Персонал» в организации ООО «ОмТем», компанией внедрения SAP, на основе раннее созданного ими плана по внедрению.

Структура данного предприятия подразделяется на организационные структуры на основе организационного плана и на административные структуры на основе структур предприятия и персонала. Организационный план предоставляет законченную модель структурной и кадровой среды предприятия, в которой четко представлена иерархия штатных должностей. Организационный план стал являться основой организационного менеджмента данной организации.

При вводе данных о сотруднике присваивался инфо-тип 0001, этот сотрудник становиться балансовой единицей. Осуществлялось и выполнялось также назначение сотрудников штатным должностям. В результате происходило присвоение этого сотрудника организационной единице, должности и месту возникновения затрат.

Организационный план создавался с использованием организационных единиц и штатных должностей. Организационный план представляет собой всеобъемлющую динамическую модель структурной и кадровой среды предприятия, обеспечивающую возможность ее анализа в любой требуемый момент времени. Организационный план компании состоит из следующих элементов: организационная единица, должности, штатные должности, сотрудники.

Цикл сотрудника в организации представляет собой поток операций
Управления персоналом. Основными операциями HR являются: Набор
новых сотрудников, Прием на работу, Организационное присвоение, Профессиональный рост персонала, Аттестация, Компенсация и льготы, предоставляемые работодателем.

Блок «Персонал» очень емкий и многоуровневый блок. Так же данный блок позволяет создать заявку на поиск нового сотрудника для компании.

Основная структура блока «Управления персоналом» представлена можно отобразить следующим рисунком [40] (рисунок 2.5).



Рисунок 2.5 - Основные задачи выполняемые модулем SAP Управление персоналом.

Модуль SAP «Финансы».

Модуль предназначен для организации основной бухгалтерской отчетности, отчетности по дебиторам, кредиторам и вспомогательной бухгалтерии. Он включает в себя: главную книгу, бухгалтерию дебиторов, бухгалтерию кредиторов, финансовое управление, специальный регистр, консолидацию и информационную систему учета и отчетности.

Основными функциями данного блока является:

- учёт финансово-хозяйственных операций согласно требованиями Российской системы бухгалтерского учёта;

- расчёты с контрагентами;

- управление основными средствами;

- формирование бухгалтерской отчётности по стандарту МСФО;

- решения по учету НДС;

- система контроля просроченной дебиторской и кредиторской задолженности;

- автоматизация обработки банковской выписки;

- создание и хранение первичных документов по объектам учёта;

- автоматизация учёта объектов основных средств в соответствии с классификатором ОКОФ.

Преимущества использования блока SAP “Финансы” (рисунок 2.6).

Основными преимуществами внедрения модуля «Финансы» для ООО «ОмТем» можно выделить следующее:

- обеспечение улучшений показателей оборачиваемости капитала, дебиторской и кредиторской задолженности;

- обеспечилась точная картина финансового состояния компании в реальном времени;

- сократилась скорость обработки финансовых документов;

- уменьшилось количество ошибок ручной обработки;

- обеспечилось взаимодействие с другими системами компании (1С, система «банк-клиент»).

Работу блока SAP “Финансы” можно представить схематично. Так как вся работа системы SAP является блоками, и её работу представляем схемами.

Рисунок 2.6 - Преимущества использования модуля SAP “Финансы



Взаиморасчеты с кредиторами (рисунок 2.7).

Рисунок 2.7 Схема закупки товара в системе SAP Business One

Реализация товара юр. лицам (рисунок 2.8).

Рисунок 2.8 Схема реализации товара юр. лицам в система SAP Business One

Закупка товара (рисунок 2.9).

Рисунок 2.9 Схема закупки товара в системе SAP Business One



Инвентаризация товара (рисунок 2.10);

Рисунок 2.10 Инвентаризация в системе SAP Business One

Переоценка товара при повышении, снижении цены (рисунок 2.11);

Рисунок 2.11 Переоценка товара в системе SAP Business One

Как видно из выше перечисленных схем система блока «Финансы» не сильно отличается от бухгалтерских проводок. Исходя из этого, переход в систему SAP и работа в ней не составляет больших затрат на переобучение персонала. Тем самым сокращается время внедрения системы SAP в организации ООО «ОмТем».

Надо сказать, что данный этап является очень трудоемкой процедурой, связанной со значительными трудозатратами. Вноситься первичная информация, прописываться взаимосвязи между отелами и т.д.

Модуль “Управление активами”, он же модуль Сбыта.

После установки и на стройки данного модуля специалистами организации внедрения, стало заметно легче оформлять продажи, планировать цели (рисунок 2.12).

Рисунок 2.12 - Экран модуля “Сбыт”

Прогнозировать будущие расходы и доходы. (рисунок 2.13).

Рисунок 2.13 - Анализ прогноза выручки и расходов.

Общую первоначальную настройка модуля «Финансы» можно представить следующей структурой (приложение Б).

Расширенные возможности SAP “Сбыт” позволяют ООО «ОмТем» более продуктивно работать как с поставщиками, таки с покупателями (рисунок 2.14). информационный автоматизированный бизнес



Рисунок 2.14 - Структура меню продаж и закупок SAP ERP.

Система ERP SAP имеет большой количество отчетов, необходимых для продуктивной работы исследуемого предприятия.

Наиболее важные отчеты системы объединены в дерево отчетов, с
помощью которого осуществляется навигация по структуре отчетов и выбор
отчетов. Перемещение по дереву осуществляется нажатием левой кнопки мыши на пиктограмме, расположенной слева от названия узла дерева. Перед выполнением отчета пользователь имеет возможность задать критерии выбора данных, с помощью которых можно ограничивать список выводимых значений. Отчеты-списки могут быть экспортированы для использования другими приложениями, например, MS Word и MS Excel. Для того чтобы выполнить отчет необходимо выполнить следующие действия: выбрать в пользовательском меню Информационные системы; выбрать узел, которому присвоен требуемый отчет; запустить нужный отчет; ввести критерии выбора; выполнить отчет.

Основные настройки данного модуля представлены в Приложении В.

Надо сказать, что на данном этапе проходило обучение персонала ООО «ОмТем», симуляция работы системы с тестовыми данными с целью проверки работоспособности модулей и экранных форм, а также в обучающих целях, миграция реальных данных в продуктивную систему.

Данное обучение проводили как сотрудники компании интегратора системы, так и сотрудники ООО «Омтем», прошедших обучение заранее.

1. Опытная эксплуатация.

На данном этапе сотрудники компании уже полноценно работали в системе, с реальными данными, фиксируя все ошибки и недостатки в работе SAP ERP с помощью специального инструмента «Создание инцидентов». Каждая такая ошибка или такой недостаток (инцидент) фиксировался, и, в случае невозможности его оперативного исправления, заносился в специальный перечень. Такой перечень рассматривался на совещаниях, и принималось решение либо о существенной доработке системы в рамках дальнейших корректировок, либо о корректировке технического задания.

Так же на данном этапе выявилось необходимость в изменении технического задания. В частности было принято решение о модернизации технического оснащения компании. Сюда вошли покупка новых компьютеров и модернизации существующей информационной сети компании.

2. Ввод в эксплуатацию.

На данном этапе анализировались все созданные в системе инциденты и, если текущее ведение бизнес-процессов в SAP ERP полностью совпадало с Техническим заданием, принималось решение об окончательном вводе системы в постоянную эксплуатацию.

Внедрение модулей блока «Персонал», блок финансово-хозяйственной деятельности (ФХД) и блока управления сбытом проходило одновременно, однако их ввод в эксплуатацию был разделён во времени.

Первыми было принято решение вводить модули блока «Персонал» и блока ФХД. Они не затрагивали процесс производства непосредственно и обеспечивали кадровый, налоговый, бухгалтерский, складской и договорной учет. Ввиду особенностей блока управления активами, было принято решение о поэтапном внедрении данной системы.

К ним относятся:

- непосредственное влияние на процесс анализа, планирования и приобретения товара, работ и услуг по гарантийному и пост гарантийному ремонту, что подразумевает повышенные требования по надежности и корректности функционирования организации;

- большое количество обрабатываемых бизнес-процессов, каждый из которых имеет свои особенности;

- значительное количество торгового и сервисного оборудования, необходимого для работы.

Также необходимо отметить, что в ООО «ОмТем» практически
все бизнес-процессы жестко закреплены внутренними нормативными
актами и документами, в которых полностью описана периодичность и порядок разработки, согласования, корректировки и исполнения всех видов планов и программ, таких как, например, план закупок и реализации товаров и услуг. На март 2019 года в компании числятся действующими 14 нормативных документа, включающих в себя внутренний распорядок, руководящие документы и прочее. Причем данные нормы действуют на всю организацию ООО «ОмТем». Для ООО «ОмТем», внедрение системы ERP означало, что возможности для корректировки бизнес-процессов с целью подстроить их под «лучшие практики», заложенные в SAP ERP, представлялось затруднительным, так как на этапе обследования, выяснилось следующее. Отделы, строго придерживаясь регламентов и нормативных документов, составленных без учета специфики данного предприятия (сторонней организацией), принятых руководящим составом, что вызывало затруднение в коммуникации между отделами.

Так как по данным регламентам в реальном времени работает более 9 крупных отделов ООО «ОмТем». Более того, порядок функционирования различных бизнес процессов (разработка, согласование, отчетность) мог значительно различаться, так как в большей степени устанавливался исторически, как правило, внутри структуры «оптовый отдел» располагался отдельно, и имел своего руководителя - отдел розничной торговли - другого руководителя, которое, часто не могли согласовать какое-либо решение (рисунок 2.15).

Рисунок 2.15 Существующая структура документооборота

Таким образом, перед всеми участниками процесса внедрения SAP в ООО «ОмТем» встала задача совместить жесткую и разнообразную структуру предприятия с глобальными возможностями ERP-системы. Одним из основных требований к ERP-системе, сформулированных компанией ООО «ОмТем» являлось централизованное ведение всех данных, регулирующих торгово-хозяйственную деятельность в SAP. На практике это означает, что для корректного вывода итоговой информации системой (например, плана закупок на следующий квартал). Результаты должны быть обработана внутри системы (с помощью заранее настроенных алгоритмов), согласованы внутри системы (компетентными пользователями, в соответствии с заранее заданными ролями) и, что самое важное, первоначально введены в систему (с самого нижнего уровня). Именно такая схема - снизу вверх - от ввода потребности на уровне /службы/отдела/конкретного рабочего места была принята за основу, поскольку обеспечивает централизованную обработку всех данных.

Вышеперечисленные процессы потребовали существенной переработки бизнес-процессов, существовавших в ООО «ОмТем» ранее. Функционал планирования, прогнозирования, обработки и согласования каких-либо данных в ней отсутствовал, либо не отвечал предъявляемым требованиям. Необходимая для планирования закупок, работ, услуг, загрузки персонала информация формировалась децентрализовано, каждым функциональным подразделением отдельно, зачастую в виде таблиц в приложениях Microsoft Word или Excel, без закрепления в единой системе.

Проверка на соответствие регламентным требованиям (например, на достаточную периодичность определенных видов закупок) проводилось постфактум, в случае необходимости, а не закладывалась на этапе планирования. Во многом качество такой работы зависело от компетенции одного-двух человек в функциональном подразделении, проверить которое заранее было практически невозможно. При таком подходе единственным способом проверки правильности планирования загрузка складских помещений и торговых площадей. Переход планирования производства в SAP ERP заставил практически все отделы и службы компании по-новому взглянуть на ежедневные бизнес-процессы, указал на слабые места в организации текущей деятельности компании. Приведем некоторые примеры ключевых объективных преимуществ, достигнутых за счет внедрения SAP ERP в ООО «ОмТем»:

По системе блоку «Персонал»:

1. Повысилась точность планирования численности персонала а так же его обучения. Например, если раньше периодичность обучения список курсов и план обучения на год был не формализован, то с вводом блока «Персонал» стало достаточно заносить план обучения и прикреплять к ним сотрудников предприятия (по виду деятельности). На основании этих данных, план обучения на год формируется автоматически.

2. Сократилось время на подготовку выходных форм документов для учета кадровых операций: при проведении операции выходные формы (например, приказы на прием, перевод или увольнение сотрудников) печатаются автоматически.

По системе блока Финансы:

1. Повышение системы контроля за текущей кредиторской и дебиторской задолженностью, включая планирование такой задолженности. Ведение такой работы стало возможно за счет создания в системе единой базы данных договоров, в которой для каждого договора создавалась отдельная карточка. При этом процессы учета товара или сервисных работ, отражаемые в бюджете доходов и расходов, и процессы оплаты, отражаемые в бюджете движения денежных средств, разделены в рамках карточки, что и позволяет планировать и управлять задолженностью на уровне конкретного договора.

2. Сократить время на формирование и согласование заявок на оплату.

Ранее заявки на оплату создавались в Microsoft Word полностью вручную, распечатывались и подписывались на бумаге у проверяющих лиц и руководства. При этом зачастую возникали трудности, связанные с утерей заявок, необходимостью переделывать и пере подписывать заявку в случае отсутствия кого-либо из согласующих. Также значительными были временные затраты на перемещение и ожидание согласования заявок «на бумаге». С вводом в действие системы блока «Финансов», формирование и согласование заявок на оплату осуществляется в системе, в электронном виде. При этом сумма оплаты и максимально возможная информация о платеже (контрагент, банковские реквизиты, номер договора) подтягиваться из сформированной в системе задолженности (для пост оплаты) или из карточки договора (для авансов).

По системе управления сбытом:

1. Исключение возможности ошибок при планировании закупок товара для выполнения плана продаж. Система SAP позвала, на основании прошлых лет, прогнозировать количество покупки сезонного товара заранее. Также с переходом на SAP ERP для каждой операции по послегарантийному ремонту были разработаны так называемые «Технологические карты» (например, «Технологическая карта среднего ремонта мелкой бытовой техники»), в которых указывалось, сколько для выполнения операции необходимо материалов, по видам

2. Адекватное планирование трудовой загрузки персонала. Все трудозатраты определялись по факту, с использованием исследований, определяющих конкретную загруженность персонала. Эта большая работа в конечном итоге позволила формировать равномерную загрузку персонала, исключив возможность планировать работ, которые требуют больше трудозатрат, чем есть в фонде рабочего времени.

На протяжении всех этапов внедрения ERP-системы, необходимо было определить эффективность фактического внедрения.

Проект внедрения ERP-системы на предприятии требует вложения достаточного большого количества денежных средств. В данном проекте основными статьями расходов являются:

- затраты на заработную плату сотрудникам + социальные отчисления;

-затраты на ПО и оборудование

Таблица 2.1 - Затраты на ЗП сотрудникам и социальные отчисления

Должность	Период участия в проекте (в нед.)	Сумма ЗП за период внедрения	Размер отчислений
Руководитель проекта	29	130 000	39 000
Помощник РП	29	80 000	24 000
IT-специалист	15	60 000	48 000
	370 000	111 000
ИТОГО	481 000

Итого, затраты на ЗП сотрудникам и социальные отчисления составляют 481 000 руб.

Надо сразу заметить, что планирование осуществляемого проекта внедрения SAP Business One еще не закончено, и соответственно сроки могут существенно сдвинуться как в сторону уменьшения, таки в сторону увеличения. Соответственно ЗП сотрудников за период внедрения системы могут измениться. Соответственно подсчет ЗП производился из планового времени.

Таблица 2.2 - Смета проекта

Наименование	Кол-во (шт.)	Цена (руб.)	Сумма (руб.)
Лицензия на 1 раб, место	1	1 280 000	1 280 000
Дополнительная лицензия на 5 раб, место	1	1 260 000	1 260 000
Компьютер	6	26 000	156 000
Интернет-кабель	2	3 600	7 200
ИТОГО	2 703 200

Итого, затраты на оборудование и ПО составляют 2 703 200? руб.

Таблица 2.3 - Полная смета проекта

Статья расходов	Сумма. (руб.)
Затраты на персонал	481 000
Оборудование	156 000
Лицензия ПО	2 703 200
Дополнительные затраты	12 200
ИТОГО	3 352 400

Таким образом, предварительные затраты на реализацию проекта составляют: 3 352 400 руб.

Достаточно сложно точно оценить срок окупаемости проекта с учетом специфики оптово-розничной торговли. Затраты и прибыль торговой компании зависит от количества и типов проектов. Однако, в среднем затраты ООО «ОмТем» на персонал и технику составляют приблизительно 2600000-3000000 руб. в месяц. Зарубежный опыт показывает, что внедрение ERP-систем в торговых компаниях позволяют сократить расходы на персонал, технику примерно на 20%. Отсюда, при удачном внедрении системы, она окупится приблизительно от 9,5 месяцев, до 1,5 лет.

2.3 Рекомендации по внедрению ERP-системы па предприятии

Внедрение системы SAP ERP в отделах ООО «ОмТем» запланировано на период до конца 2020 года. Проект внедрения системы ERP для ОО «ОмТем» состоял из нескольких этапов, во-первых, произведена первоначальная настройка системы, во-вторых, созданы основные экранные формы, схемы согласования и исполнения бизнес-процессов, и, в-третьих, был опробован сам процесс внедрения как обучение и работа сотрудников в рамках новых условий. По результатам проведенного в работе общего анализа ERP-систем и конкретного примера внедрения, могут быть сформулированы следующие блоки рекомендаций:

- рекомендации по предварительной оценке бизнес-процессов;

- рекомендации по подготовительной стадии внедрения;

- рекомендации по функциям ERP-системы;

- рекомендации по изменениям внутри компании.

- рекомендации по предварительной оценке бизнес-процессом:

1. Рекомендации по предварительной оценке бизнес-процессов.

При проведении оценки экономической эффективности от внедрения ERP-систем рекомендуется не предполагать сокращение трудозатрат на ведение бизнес-процессов в компании, а также сокращение численности сотрудников. Конкретные примеры результатов внедрения ERP-системы показывают, что для сопровождения данного процесса необходим ввод дополнительной численности сотрудников, как для целей обучения и поддержки пользователей, так и с целью дальнейшей работы в системе. Сокращение трудозатрат возможно в том случае, если в ERP переводятся первичные данные, идентичные формам, которые велись в организации раннее.

Если предполагается разработка новых форм, отчетов и ввод новых данных, с которыми ранее, вне системы, работа не производилась - то это неминуемо приведет в увеличению трудозатрат в компании. Более того, ввод дополнительной численности персонала при внедрении ERP-системы является одним из факторов, способствующих успешной реализации проекта в целом.

При оценке продолжительности внедрения проекта не следует закладывать на внедрение период времени меньший, чем рекомендовано аналогичными проектами, либо компанией подрядчиком внедрения системы. Более того, необходимо быть готовым к увеличению сроков внедрения, в связи с чем, не стоит привязывать его завершение к какой-либо критической для компании дате. Период миграции данных и ввода системы в эксплуатацию (из тестовой версии в продуктивную среду) необходимо планировать на время наименьшего оборота финансово-хозяйственной деятельности.

2. Рекомендации по подготовительной стадии внедрения:

При выборе из двух подходов к внедрению ERP-систем методом «Большого взрыва» и фазовым методом - необходимо учитывать степень интеграции процесса в будущую ERP.

Метод «Большого взрыва» - вид интеграционного тестирования, в котором элементы программного или аппаратного обеспечения, или и то и другое, собираются в компонент или в целую систему сразу, а не по этапам.

Фазовый метод - разделение этапов на определенные фазы.

Если процессы сбыта интегрируются в ERP в значительной степени, и есть вероятность, что при сбое системы компания может понести убытки, связанные, например, с несвоевременной поставкой продукции - следует придерживаться наименее рискового, фазового метода. Если взаимодействие с клиентами слабо интегрировано в ERP и не носит кратковременно-периодический характер, то внедрение методом «Большого взрыва» не несет в себе значительного риска внешних издержек.

При обоих методах внедрения важно предусмотреть длительную фазу полного тестирования всего функционала ERP-системы. Крайне желательно, чтобы тестирование проходило не на реальных финансово-хозяйственных операциях, а на виртуальных отделах, материалах, договорах и прочем. Чем больше различных вариаций бизнес-процессов будет протестировано, тем меньше доработок будет необходимо вносить в систему для её нормального функционирования в дальнейшем.

Крайне важно предусмотреть максимально полное обучение сотрудников работе в системе. Необходимо отнестись к этому также серьёзно, чтоб сократить возможные ошибки при работе с данной системой.

В конечном итоге, ERP-система является единственным инструментом, с которым будет работать офисный сотрудник в компании. От того, насколько грамотно сотрудник компании будет обращаться с ERP-системой, зависит качество планирования, учета и исполнения, например, бюджета организации, что по значимости значительно превышает прочие бизнес процессы. В данном вопросе рекомендуется использование всех современных подходов к обучению. Значительно повысить эффективность обучения помогут: гибкий набор курсов (базовый, расширенный, модули по функционалу, которые можно выбрать по желанию), видео обучение, мультимедийные и интерактивные обучающие программы.

Несмотря на то, что грамотное внедрение ERP-системы объективно дает преимущества в быстроте и точности проведения ежедневных рутинных операций, сотрудники предприятия субъективно могут не почувствовать данных изменений. Более того, нужно быть готовым к негативному восприятию внедрения ERP-системы и принимать контрмеры. Для сохранения здорового климата в коллективе необходимо проводить разъяснительную работу, примером показывая рост эффективности выполнения операций. Это повысит мотивацию сотрудников к использованию ERP и окажет влияние на продуктивность их работы.

3. Рекомендации по функциям ERP-системы.

Практика внедрения и использования ERP-систем показывает, что большинство из них (ввиду их гибкости и возможности настройки под любое производство) обладают избыточным функционалом. В конечном итоге это отражается на сложности интерфейса системы, её экранных форм. Это один из главных факторов, который снижает эффективность внедрения ERP на предприятии. Для снижения рисков, рекомендуется проработка экранных форм на предмет удобства использования, исключение всех экранных элементов, не задействованных в выполнении необходимых операций (лишние поля, кнопки, строки, меню и прочее). Значительно облегчить работу сотрудников в системе могли бы подсказки к заполнению, либо указание порядка заполнения полей и форм.

При внедрении ERP-системы в одной из организаций необходимо сразу учитывать требования по исключению дублирования работы вне системы и в системе. Характерным является пример, при котором отчетность (например, по наличию остатков на складах) в ERP системе формируется по одной форме, в то время как регламентными требованиями для отчета в головную компанию требуется другая форма. Такие противоречия в реальности приводят к дополнительным трудозатратам сотрудников предприятия. Рекомендуется на этапе реализации функционала системы сразу приводить отчетные формы в соответствие с действующими регламентными требованиями в организации, и строго придерживаться данного правила, особенно в крупной организации с большим количеством филиалов.

Функционал ERP-системы необходимо обсуждать максимально широким кругом лиц. Даже в случае, если решение в конечно итоге принимается менеджерами компании, мнение рядовых сотрудником также может быть принято во внимание.

Предварительное ознакомление сотрудников с функциями будущей системы поможет подготовить персонал к обучению дальнейшей работе.

4. Рекомендации по изменениям внутри компании:

Внедрение ERP-системы на предприятии подразумевает значительные денежные затраты, большая часть из которых - это оплата услуг предприятий-подрядчиков. Как правило, это компании, в область компетенций которых входит знание направлений IT и экономики предприятия. Такие компании редко говорят на языке бизнеса и понимают специфику конкретного предприятия. В таких условиях значительно повышаются риски по неудачному внедрению проекта. С целью минимизации данного фактора, рекомендуется создавать в компании отдельное структурное подразделение, ответственное за взаимодействие с подрядными организациями, внедряющими ERP. Сотрудники такого подразделения должны владеть как терминологией ERP, так и спецификой производства. Такой подход позволит сэкономить как время на обучение рядовых сотрудников предприятия особенностям ERP систем, так и снизит риски внедрения и оплаты избыточного функционала.

В случае если внедряется нетиповое ERP-решение, и необходима первоначальная настройка системы, дополнительную численность сотрудников рекомендуется также предусматривать в структурных подразделениях, которые являются ключевыми при работе в ERP. Конструирование бизнес-процессов в ERP-системе - это крайне важная задача, от качества выполнения которой зависит качество ведения бизнеса после внедрения. На выполнение данной задачи требуются дополнительные трудозатраты, пренебрегать которыми не следует.

При внедрении ERP-системы в организации, в которой действует большое количество регламентных требований (нормативных документов, локальных нормативных актов), в соответствии с которыми исторически организована эффективная работа всех структурных уровней, не рекомендуется изменение таких требований в пользу уменьшения объема настройки ERP системы.

5. Рекомендации по предварительной оценке бизнес-процессов.

Финансово-экономическая оценка прогнозируемых затрат и доходов занимает центральное место в процессе обоснования и выбора возможных вариантов вложения средств. В значительной степени это основывается на проектном анализе. Цель проектного анализа: определить результат (ценность) того или иного бизнес процессов. Для этого используют выражение:

Результат проекта = цена проекта - затраты на проект.

Принято различать техническую, финансовую, коммерческую, организационную (институциональную), социальную, экономическую и другие оценки протекающих бизнес-процессов.

Прогнозная оценка любого бизнес-процесса в компании является достаточно сложной задачей, что подтверждается рядом факторов:

- расходы могут осуществляться либо в разовом порядке, либо на протяжении достаточно длительного времени;

- период достижения результатов реализации проекта может быть больше или равен расчетному;

- осуществление длительных операций приводит к росту неопределенности при оценке затрат и предполагаемых доходов.

Эффективность проекта характеризуется системой показателей, отражающих соотношение затрат и результатов в зависимости от интересов его участников.

Надо понимать, что средства, вложенные во внедрение системы автоматизации, таких как ERP, должны иметь экономическую эффективность. Целесообразность внедрения той или иной системы определяет предприятие, на основе предполагаемых получаемых результатов.

Вывод по второй главе. Во второй главе был описан процесс внедрения ERP системы SAP Business One на предприятии ООО «ОмТем». Процесс внедрения осуществлялся согласно методике, рекомендованной разработчиком SAP и компанией подрядчиком, которая занималась данным внедрением.

Во второй главе произведено описание предприятия, основные проблемы, которые возникли при внедрении, а так же описаны сам модули, которые использовались для внедрения.

Процесс внедрения системы SAP Business One для предприятия ООО «ОмТем» сказался положительно. Сократился излишний документооборот, а соответственно и сократилось время принятия управленческих решений. Сократились издержки по плану закупок сезонных товаров, путем оптимизации поставщиков и четкому прогнозированию плана продаж, полученных на основе выводов системы SAP. Стало удобней производить оптимизацию численности предприятия, создавать планы обучения персонала.

На данное время предприятие ООО «ОмТем» продолжат дорабатывать систему SAP Business One под нужды предприятия.



Заключение

В данной дипломной работе был проведен анализ рынка ERP-систем, выявлены основные тенденции, проблем и перспективы данного рынка, достоинства и недостатки внедрения ERP-системы на предприятии. Также были проанализированы подходы к оценке экономической эффективности внедрения ERP-систем, обобщен опыт внедрения конкретных предприятиях, оценена эффективность таких проектов, разработаны рекомендации по внедрению ERP-систем. Практическая часть данного исследования акцентировала свое внимание на опыте внедрения системы SAP ERP в ООО «ОмТем».

По результатам выполнения данной дипломной квалификационной работы можно сделать следующие выводы

На российском рынке ERP-систем наблюдается процесс расширения взаимодействия отечественных предприятий с передовыми иностранными компаниями. При этом российские компании активизируют использование передовых методов управления, необходимых для внешнеэкономической деятельности, применяемых их зарубежными партнерами. Следствием такого взаимодействия является появление на отечественном рынке систем управления ресурсами предприятия (ERP-систем), таких как SAP, Oracle, и других. Данный процесс носит выраженный поступательный и необратимый характер.

Внедрение ERP-систем является дорогостоящим и ресурсоемким процессом, который отвлекает управленческий и производственный персонал компании от основной деятельности на продолжительное время. В связи с этим актуальными являются исследования механизмов снижения данных затрат.

Однако существующая практика внедрения таких систем показывает, что каждый проект реализуется на отечественных предприятиях как индивидуальный и уникальный, что, по сути, является дополнительным источником высоких затрат. Типизация процесса внедрения ERP-систем позволит снизить перечисленные выше негативные факторы.

На сегодняшний день отечественными производителями программного обеспечения («1С», «Галактика», «Парус», и др.) накоплен значительный опыт по внедрению типовых экономических систем. Однако этот опыт преимущественно относится к специализированным системам, автоматизирующим некоторые отдельные бизнес-процессы управления и учета. Если речь идет о масштабных проектах внедрения интегрированных ERP-систем, таких как SAP, Oracle, и др., то такие методики оказываются неприменимы - существует необходимость в их модернизации и приведения к новым требованиям рынка. Учет таких отличий необходим для выявления типовых элементов процесса внедрения, а также для разработки инструментов, позволяющих определять соотношение типовых и уникальных на ранних этапах внедрения ERP-систем.

Качественная оценка эффективности внедрения ERP-системы в компании позволяет не только оценить, насколько эффективно использование ERP, но и может использоваться как полноценный инструмент управления проектом внедрения, на всех этапах жизненного цикла проекта. Применение проектного подхода позволяет оценить эффективность использования, как отдельных функций, так и всей системы в целом, в том числе и на ранних стадиях, а также контролировать отклонения реальных показателей от плановых.

Рынок использования ERP-систем на предприятиях за рубежом развит гораздо больше, чем в Российской Федерации, и уже имеет классические положительные и отрицательные примеры внедрения. Анализ внедрения ERP на иностранных предприятиях показывает, что различные временные и организационные подходы могут дать полностью противоположные результаты, как увеличив прибыль компании, так и значительно сократив долю на рынке.

Внедрение SAP ERP позволило предприятию ООО «ОмТем» не только качественно улучшить ключевые бизнес-процессы, но и повысить информированность и заинтересованность сотрудников подразделений, сделать их взаимодействие согласованным и эффективным; возросла ответственность персонала за конечные результаты деятельности предприятия.

Внедрение системы SAP ERP в ООО «ОмТем» в целом является значимым проектом. Основными сложностями для проекта являются большой объем заявленных функциональных требований к системе, значительное количество бизнес-процессов, для которых требуется переход в ERP, большое количество внутренних нормативных документов, исполнение требований которых обязательно для функционирования компании.

В конце дипломной работы даны рекомендации по внедрению и продвижению ERP систем организации.



Библиографический список

Литература

1. Титоренко Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник для вузов / Г.А. Титоренко. - М.: Юнити, 2010. - 267 с.

2. Андерсон Дж.В., Ларокка Д. SAP за 24 часа. Издательство: Баланс Бизнес Букс. Перевод с: пер. с англ, 2007. - 210 с.

3. Багриновский К.А., Хрусталев Е.Ю. Информационные технологии современной российской экономики. М.: Альфа-Пресс, 2006. - 287 с.

4. Беляцкая Т. Н. Анализ интеллектуальных информационных систем на примере CRM и ERP; Синергия - М.: 2015. - 294 c.

5. Владимир Печерских Внедрение ERP-решений на платформе "1С: Предприятие 8". Руководство; БХВ-Петербург - М.: 2015. - 137 c.

6. Гаврилов Д.А. Управление производством на базе стандарта MRP II. Принципы и практика. - СПб.: Питер, 2008. - 416 с.

7. Горбачев М. И., Егорова М. С. Инновации и энергоэффективность предприятия // Молодой ученый. 2015. №4. С. 2224.

8. Гуриев В., Питеркин С. Системы класса ERP для «чайников». Компьютера. 2001. № 11. - 205 с.

9. Дэниел О'Лири. ERP-системы. Современное планирование и управление ресурсами предприятия. - М.:Вершина, 2004 г. - 272 с.

10. Елашкин М. SAP Business One: Строим эффективный бизнес. СПб.: Кудиц Пресс, 2007. - 240 с.

11. Ильин В. В. Внедрение ERP-систем: управление экономической эффективностью; Теревинф - М.: 2015. - 141 c.

12. Информационные системы в экономике: Учебник / под ред. В.В.Дика. -М.: Фининсы и статистика, 1996 г. - 316 с.

13. Карпов Д.В. Проблемы внедрения ERPсистем / Вестник Нижегородского университета им. Н.И. Лобачевского,2010. - №4, - 239 с.

14. Кукушкина К.В. Проблемы и особенности внедрения ERP-систем в Росии // Научное сообщество студентов XXI столетия. ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ: сб. ст. по мат. XXVI междунар. студ. науч.-практ. конф. № 11(25). - 49 с.

15. Карминский А.М., Черников Б.В., Информационные системы в экономике: В 2-х ч. Ч.1. Методология создания: Учеб, пособие. М.: Финансы и статистика, 2006. - 336 с.

16. Катулев А.Н., Северцев Н.А. «Математические методы в системах поддержки принятия решений», М.: «Высшая школа», 2005. - 314 с.

17. Когаловский В. Происхождение ERP // COMPUTER WORLD - директору. 2000. - № 5 - 103 с.

18. Костенко Д. Алгоритм выбора аппаратных средств для ERP систем; LAP Lambert Academic Publishing - М.: 2013. - 184 c.

19. Костров А.В. Основы информационного менеджмента. Учеб, пособие. - М.: Финансы и статистика, 2003. - 336 с.

20. Ковени М. Стратегический разрыв: Технология воплощения корпоративной стратегии в жизнь / Майкл Ковени, Денис Гэнстер, Брайан Хартлен, Дейв Кинг; Пер. с англ. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2004. - 232 с.

21. Лямов Г.В. Чистов Д.В. Шуремов Е.Л. Информационные системы управления предприятием. - М.: Бухгалтерский учет, 2006. - 205 с.

22. Мухтарова Г. Внедрение ERP-систем. Основные ошибки. М.: Директор-Инфо. 2013. №9 - 240 с.

23. Ньютон Р. Управление проектами от А до Я / Р. Ньютон. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2007. - 180 с.

24. Питеркин С.В., Оладов Н.А. Точно вовремя для России. Практика применения ERP-систем М.: Альпина Паблишер, 2010. - 368 с.

25. О'Лири Д. ERP-системы. Современное планирование и управление ресурсами предприятия. Выбор, внедрение, эксплуатация. М.: Вершина, 2014. - 272 с.

26. Савельев И.В. О проблемах внедрения ЕRР-систем в России// Экономическая наука современной России. 2011. №3 (54). С. 187-189.

27. Терехов А. М. Эффективность внедрения ERP-систем - М.: 2013. - 269 с.

28. Учебное пособие по дисциплине «Введение в ERP-системы. SAP, «ГАЛАКТИКА ERP»» // Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский государственный университет им. А.М. Горького» сост. О.Г. Бунтова. Екатеринбург, 2007. - 167 с.

29. Ушаков К. Нам не жить друг без друга (о внедрении ERP-систем на российских предприятиях). ИНФО-Бизнес. - 2003. - № 5. - 57 с.

30. Хвоичкина О.А. Проблемы типового внедрения ERP-систем в представительствах зарубежных компаний. Управление персоналом. 2008. - №16 (194). - 108 c.

31. Хвоичкина О.А. Роль человеческого фактора при внедрении ERP систем Новые информационные технологии в образовании. - №16. -2008. - 100 с.

32. SAP R/3: Менеджмент (2-е издание) / под ред. М. Ребштока, К. Хильдебранда. Издательство "Новое знание. - 2003. - 208 с.



Приложение

Структура ООО "ОмТем"

Рисунок А.1 - Организационная структура предприятия ООО «ОмТем»

Настройка модуля SAP “Финансы”

1. Копирование данных стандартной балансовой единицы (БЕ) RU01 в новую БЕ. Копируется план счетов, валюта и др. настройки.

1.1. Меню: SPRO-Структура предприятия-Определение-Финансы-Обработка, копирование, удаление БЕ.

1.2. Выбираем пункт Копирование, удаление, проверка БЕ.

1.3. На экране идем в меню Орг. объект-Скопировать орг. объект. Выбираем RU01 и задаем новую БЕ (4 символа).

1.4. На вопрос Вы согласны скопировать данные БЕ основных счетов? отвечаем Да.

1.5. На вопрос Вы согласны присвоить другую валюту? отвечаем Нет. (Нам нужна RUB)

2. Изменение созданной БЕ.

2.1. Меню SPRO-Структура предприятия-Определение-Финансы-Обработка, копирование, удаление БЕ.

2.2. Выбираем пункт Обработка данных БЕ.

2.3. Выделяем нашу БЕ. Двойной клик на ней.

2.4. Вводим название фирмы, город, страну, валюту, язык.

2.5. Нажимаем Сохранить.

3. Определение Компании.

3.1. Меню: SPRO-Структура предприятия-Определение-Финансы-Определение Компании

3.2. Нажимаем кнопку Новые записи.

3.3. Вводим код (4 символа), название, улицу, страну, город, язык, валюту.

4. Присвоение компании балансовой единице.

4.1. Меню: SPRO-Финансы-Параметры настройки Финансы-Проверка и дополнение глобальных параметров

4.2. Двойной клик на нашей БЕ.

4.3. В поле Компания вводим нашу компанию.

4.4. Снимаем галку Балансы бизнес-сфер.

5. Создание Контроллинговой единицы

5.1. Меню: SPRO-Структура предприятия-Определение-Контроллинг-Ведение КЕ

5.2. Выбрать пункт ведение КЕ

5.3. Нажать кнопку Новые записи

5.4. Ввести код КЕ (4 символа), название, управление присвоением, тип валюты, валюту, план счетов, вариант финансового года

5.5. Нажимаем Сохранить.

6. Присвоение БЕ контроллинговой единице.

6.1. Меню: SPRO-Структура предприятия-Присвоение-Контроллинг-Присвоение БЕ контроллинговой единице.

6.2. Справа выбираем контроллинговую единицу.

6.3. Слева двойной клик на меню Присвоение БЕ.

6.4. Нажать Новые записи.

6.5. Вводим нашу БЕ.

6.6. Нажимаем Сохранить.

7. Присвоение БЕ вариантов финансового года. Например финансовый год это 12 мес и 4 особых периода для закрытия года.

7.1. Меню: SPRO-Финансы-Параметры настройки Финансы-Книги-Финансовый год и периоды проводки-Присвоение БЕ варианту фин. года.

7.2. Присвоить нашей БЕ Вариант фин. года K4(12 мес. + 4 особых периода).

7.3. Сохранить

8. Проверка и дополнение параметров БЕ.

8.1. Меню: SPRO-Финансы-Параметры настройки Финансы-Глобальные параметры для БЕ-Проверка и дополнение глобальных параметров.

8.2. Двойной клик на БЕ.

8.3. Ввести и проверить данные: план счетов CARU, компания ZUCH, вар. фин. года K4, вариант статуса поля 0001, вариант периодов проводки 0001 и т.д.

8.4. Нажать кнопку Доп. данные.

8.5. Ввести на второй странице ИНН, ОКПО, ОКВЕД, ОКФС, ОКОПФ, КПП, ОГРН, ФИО директора, ФИО главного бухгалтера.

9. Просмотр плана счетов.

9.1. Запустить транзит SE38 отчет RFSKPL00.

9.2. Или запустить транзит S_ALR_87012326.

9.3. Заполнить поле План счетов (например CARU).

9.4. Нажать Выполнить (иконка Часы, F8).

10. Просмотр плана счетов для БЕ.

10.1. Запустить транз SE38 и отчет RFSKVZ00.

10.2. Или Запустить транз S_ALR_87012328.

10.3. Заполнить поле План счетов, БЕ.

10.4. Нажать Выполнить.

11. Перевод названия основного счета на русский язык.

11.1. Запустить транзакцию SMLT.

11.2. Нажать кнопку Пополнить язык.

11.3. Установить галочку Заполнение независимых от манданта таблиц.

11.4. Установить галочку Заполнение зависимых от манданта таблиц.

11.5. Нажать кнопку справа Запустить. Долго ждать.

12. Перевод названия основного счета на русский язык. Часть 2.

12.1. Меню: S000-Учет и отчетность-Главная книга-Основные данные-Основные счета-Создание и обработка основных счетов-Обработка основных счетов (отдельная обработка) -Обработать данные плана счетов.

12.2. Или транзакция FSP0.

12.3. Ввести номер основного счета и план счетов.

12.4. Выбрать Изменить.

12.5. Выбрать вкладку Ключевое слово/перевод.

12.6. Введите перевод краткого и подробного текста на требуемые языки в группу полей Перевод.

13. Создание счета Главной книги.

13.1. Меню: S000-Учет и отчетность-Финансы-Главная книга-Основные данные-Основные счета-Отдельная обработка.

13.2. Транзакция FS00 - централизованно.

13.3. Указать новый номер счета и БЕ.

13.4. Нажать - По образцу.

13.5. Указать номер счета-образца и БЕ.

13.6. Изменить данные. Удалить Альтернативный номер счета на вкладке Управляющие данные.

13.7. Сохранить.

14. Изменение, просмотр счета Главной книги.

14.1. Меню: S000-Учет и отчетность-Финансы-Главная книга-Основные данные-Основные счета-Отдельная обработка.

14.2. Транзакция FS00 - централизованно.

14.3. Указать номер счета и БЕ.

14.4. Изменить данные.

14.5. Сохранить.

15. Активация просмотра отдельных позиций для счета. Активирует просмотр либо подробных данных в счете, либо суммовых данных.

15.1. В транзакции FS02 заблокировать счет.

15.2. Запустить отчет RFSEPA01.

16. Создание МВП

16.1. Меню: S000-Учет и отчетность-Финансы-Главная книга-Основные данные-МВП-Отдельная обр-Создать

16.2. Меню: Дополнительная инф-Установить КЕ. Ввести требуемую КЕ.

16.3. Ввести МВП нажать Enter.

16.4. Ввести название и тд

16.5. Сохранить и активировать.

16.6. Не создается - нет станд. иерархии

17. Создание групп счетов дебиторов.

17.1. Меню SPRO-Финансы-Бухг. дебиторов и кредиторов-Счета дебиторов-Основные данные-Подготовка ввода-Определение групп счетов.

17.2. Выделить DEBI и нажать Скопировать.

17.3. Ввести новый код 4 знака, переименовать.

17.4. Нажать Enter и Сохранить.

18. Присвоение диапазона номеров для групп счетов дебиторов (т.е. для дебиторов).

18.1. Меню SPRO-Финансы-Бухг. дебиторов и кредиторов-Счета дебиторов-Основные данные-Подготовка ввода-Присвоение диапазонов номеров.

18.2. Ввести нужный диапазон напротив нашей группы счетов.

18.3. Сохранить.

19. Создание групп счетов кредиторов.

19.1. Меню SPRO-Финансы-Бухг. дебиторов и кредиторов-Счета кредиторов-Основные данные-Подготовка ввода-Определение групп счетов.

19.2. Выделить KRED и нажать Скопировать.

19.3. Ввести новый код 4 знака, переименовать.

19.4. Нажать Enter и Сохранить.

20. Присвоение диапазона номеров для групп счетов кредиторов (т.е. для кредиторов).

20.1. Меню SPRO-Финансы-Бухг. дебиторов и кредиторов-Счета кредиторов-Основные данные-Подготовка ввода-Присвоение диапазонов номеров.

20.2. Ввести нужный диапазон напротив нашей группы счетов.