Основи роботи з табличним процесором



Рис. 4.4.3. Команди встановлення умов фільтрування тексту та Користувацький автофільтр для Текстових фільтрів

У вікні Користувацький автофільтр у полях, розташованих ліворуч, умови можна лише вибирати зі списків, а в полях, розташованих праворуч, значення можна як вибирати зі списків, так і вводити з клавіатури. Причому можна для введених з клавіатури даних використовувати символи * і ?, утворюючи тим самим шаблони значень. Так, наприклад, для того щоб у деякій таблиці відображалися тільки дані про учнів, прізвища яких містять літеросполучення ен, можна для першого стовпця таблиці встановити умову дорівнює *ен*.

Фільтрування можна здійснювати послідовно для кількох стовпців таблиці. Тоді кожний наступний фільтр буде застосований уже тільки для тих рядків таблиці, які відображаються після застосування всіх попередніх фільтрів. Тобто загальна умова фільтрування - це умови фільтрування для кожного стовпця, об'єднані логічною операцією І. Наприклад, якщо провести фільтрування деякої таблиці за даними стовпця Сума з умовою більше 35, а потім фільтрування за даними стовпця Інформатика з умовою більше 8, то підсумкове фільтрування буде виконано з умовою (сума балів більше 35) І (бал з інформатики більше 8).

ІЦоб відмінити фільтрування, можна:

• виконати Дані => група Сортування й фільтр => Очистити; виконати Головна => група Редагування => Сортування й фільтр => Очистити;

• виконати команду Видалити фільтр із у списку стовпця, за даними якого було проведено фільтрування;

• установити позначку прапорця Виділити все у списку стовпця, за даними якого було проведено фільтрування, після чого вибрати кнопку ОК. Щоб взагалі відмінити режим, у якому можна проводити фільтрування, потрібно повторно виконати одну з команд, яка встановлює цей режим.

Розширений фільтр.

Способи фільтрування, розглянуті вище, дають змогу виконати фільтрування не для всіх випадків. Так, наприклад, розглянутими способами не можна виконати фільтрування за умовою, яка є об'єднанням умов фільтрування двох стовпців логічною операцією АБО, наприклад (сума балів більше 35) АБО (бал з інформатики більше 8). Виконати фільтрування за такою та іншими складеними умовами можна з використанням так званого розширеного фільтра.

Для встановлення розширеного фільтра і виконання фільтрування за таким фільтром необхідно:

1) Скопіювати у вільні клітинки електронної таблиці назви тих стовпців, за даними яких буде здійснюватися фільтрування.

2) Увести в клітинки під назвами стовпців умови фільтрування (якщо ці умови повинні об'єднуватися логічною операцією І, то вони мають розташовуватися в одному рядку, якщо логічною операцією АБО - у різних, рис. 3.4.4).

3) Виконати Дані => група Сортування й фільтр => Додатково.

4) У вікні Розширений фільтр:

а. Вибрати один з перемикачів для вибору області розташування результату фільтрування.

б. Увести в поле Вихідний діапазон адресу діапазону клітинок, дані в яких повинні фільтруватися (найпростіше це зробити з використанням кнопки Згорнути з подальшим виділенням потрібного діапазону клітинок).

в. Увести в поле Діапазон умов адресу діапазону клітинок, у яких розташовані скопійовані назви стовпців і умови (доцільно також використовувати кнопку Згорнути).

г. Якщо був вибраний перемикач скопіювати результат до іншого розташування, увести в поле Діапазон для результатів адресу діапазону клітинок, де має розміститися результат фільтрування.

д. Вибрати кнопку ОК.

Рис. 4.4.4. Умови фільтрування та вікно Розширений фільтр

На рисунку 4.4.5 представлено результат фільтрування, виконаного за умовами, наведеними на рисунку 4.4.4.

Рис. 4.4.5. Результат фільтрування за умовами, наведеними на рисунку 3.4.4.

Умовне форматування.

Ще одним способом вибрати в таблиці значення, які задовольняють певні умови, є так зване умовне форматування.

Умовне форматування автоматично змінює формат клітинки на заданий, якщо для значення в даній клітинці виконується задана умова.

Наприклад, можна задати таке умовне форматування: якщо значення в клітинці більше 10, установити колір тла клітинки - блідо-рожевий, колір символів - зелений і розмір символів - 12.

На відміну від фільтрування, умовне форматування не приховує клітинки, значення в яких не задовольняють задану умову, а лише виділяє заданим чином ті клітинки, значення в яких задовольняють задану умову.

В Excel 2010 існує п'ять типів правил для умовного форматування (рис. 4.4.6):

• Виділити правила клітинок;

• Правила для визначення перших і останніх елементів;

• Гістограми;

• Кольорові шкали;

• Набори піктограм.

Рис. 4.4.6. Кнопка Умовне форматування, список типів правил, а також список правил типу Кольорові шкали

Для встановлення умовного форматування необхідно:

1) Виділити потрібний діапазон клітинок.

2) Виконати Головна => група Стилі => Умовне форматування.

3) Вибрати у списку кнопки Умовне форматування необхідний тип правил (рис. 3.4.6).

4) Вибрати у списку правил вибраного типу потрібне правило.

5) Задати у вікні, що відкрилося, умову та вибрати зі списку форматів формат, який буде встановлений, якщо умова виконуватиметься, або команду Настроюваний формат.

6) Якщо була вибрана команда Настроюваний формат, то у вікні Формат клітинок задати необхідний формат і вибрати кнопку ОК.

7) Вибрати кнопку ОК.

На рисунку 4.4.7 наведено, як приклад, вікно Між, у якому встановлено правило Виділити клітинки, у яких значення знаходиться між числами 160 та 180, зеленою заливкою та темно-зеленим текстом (Зелена заливка та темно-зелений текст вибрано з списку стандартних форматів, де також знаходиться команда Настроюваний формат), а також на рисунку видно попередній перегляд результату застосування вибраного правила умовного форматування.

Рис. 4.4.7. Вікно Між з умовою і списком стандартних форматів, а також попередній перегляд результату умовного форматування

Встановлення одного з правил умовного форматування типу Гістограми приводить до вставлення в клітинки виділеного діапазону гістограм, розмір горизонтальних стовпців яких пропорційний значенню в клітинці (рис. 4.4.8).

Рис. 4.4.8. Умовне форматування із вставленням у клітинки гістограм

Встановлення одного з правил умовного форматування типу Кольорові шкали приводить до заливки клітинок виділеного діапазону таким чином, іцо клітинки з однаковими значеннями мають одну й ту саму заливку.

Можна також вибрати правило умовного форматування зі списку Набори піктограм. За такого форматування в клітинках виділеного діапазону з'являтимуться піктограми з вибраного набору. Поява конкретної піктограми з набору в клітинці означає, що для значення в цій клітинці істинною є умова, встановлена для цієї иіктограми з набору.

Для видалення умовного форматування потрібно виконати Головна =>група Стилі => Умовне форматування => Правила очищення і вибрати необхідне правило видалення умовних форматів.

КОНТРОЛЬНІ ПИТАННЯ

1. Як викликати майстра діаграм?

2. Що таке ряди даних?

3. Яка послідовність дій при побудові діаграми?

4. Які типи діаграм можна побудувати?

5. Для чого використовується тип діаграми Точкова?

6. Як відформатувати діаграму?

7. Яка послідовність дій при побудові діаграми?

8. Що таке список?

9. Яких правил потрібно дотримуватись при створенні списку?

10. Як організувати перевірку при введенні даних?

11. Що таке Форма?

12. Як сортуються дані списку?

13. Які можливості фільтрації даних списку?

ЛЕКЦІЯ №5

Тема. Проміжні підсумки. Створення та редагування зведених таблиць.

Мета. Навчити знаходити проміжні підсумки, створювати зведені таблиці, редагувати та форматувати зведені таблиці; розвивати та виховувати уяву, уважність, логічне мислення, технічні навички роботи з ПК.

Часто в одному або кількох стовпцях таблиці містяться дані, що повторюються. Це можуть бути, наприклад, назви фірм-постачальників, назви товарів, назви пункту призначення руху потягів, назви гуртків, що відвідують учні, та ін.

На рисунку 5.1.1 наведено таблицю з даними про надходження і продаж книжок у деякому книжковому магазині. Звернемо увагу на дані в трьох стовпцях цієї таблиці: Прізвище, Жанр і Фірма. Можна побачити, що до магазину надходили різні книжки одного й то самого автора, різні книжки одного жанру і одна й та сама фірма постачала книжки різних жанрів і різних авторів. Тобто можна помітити, що в цих стовпцях є дані, що багаторазово повторюються.

Прізвище	Ім'я	Назва	Жанр	Надійш- ло	Фірма	Прода- но	Ціна	Прибу- ток	Оста- ча
Бедрик	Юрій	Свято небуття	Вірші	5	Орфей	4	15,5	62	1
Андрухович	Юрій	Середмістя	Вірші	8	Селена	5	25	125	3
Андрухович	Юрій	Дванадцять обручів	Проза	7	Орфей	3	30,5	91,5	4
Бердник	Олесь	Камертон Дажбога	Проза	10	Селена	10	21,7	217	0
Бердник	Олесь	Вогнесміх	Проза	12	Тріумф	8	19,8	158,4	4
Бураго	Дмитро	Эхо мертвото озера	Вірші	3	Орфей	1	15	15	2
Вороний	Микола	Ліричні поезії	Вірші	7	Орфей	5	26	130	2
Вінграновський	Микола	Первинка	Вірші	21	Орфей	16	30	480	5
Вінграновський	Микола	Київ	Вірші	15	Орфей	12	27	324	3
Забужко	Оксана	Сестро, сестро	Проза	10	Селена	8	32	256	2
Забужко	Оксана	Інопланетянка	Проза	28	Тріумф	12	35	420	16
Забужко	Оксана	Друга спроба	Вірші	25	Орфей	20	31	620	5
Забіла	Наталя	Яссочкина книжка	Проза	15	Орфей	12	12,5	150	3
Забіла	Наталя	Веселим малюкам	Вірші	12	Орфей	10	8,7	87	2
Кушнір	Віктор	Повернення	Вірші	11	Орфей	4	17	68	7
Павличко	Дмитро	Не зрадь	Вірші	15	Селена	4	21	84	11
Павличко	Дмитро	Сонети	Вірші	24	Селена	11	25	275	13
Павличко	Дмитро	Три строфи	Вірші	27	Тріумф	17	25	425	10
Симоненко	Василь	Вибране	Вірші	30	Орфей	25	20	500	5
Гончар	Олесь	Собор	Проза	40	Орфей	28	27,5	772,8	12
Щербак	Юрій	Чорнобиль	Проза	12	Тріумф	3	19,4	58,2	9
Хорунжий	Юрій	Вірую	Проза	14	Селена	2	32	64	12
Хорунжий	Юрій	Таємна грамота	Проза	9	Селена	1	30	30	8
Стельмах	Михайло	Чотири броди	Проза	23	Селена	14	24	336	9
Старицький	Михайло	Історичні романи	Проза	14	Тріумф	5	27,8	139	9

Рис. 5.1.1 Дані про книжки, що надійшли до магазину від фірм-постачальників, та про їх продаж

Аналізуючи дані цієї таблиці, можна з'ясувати, скільки примірників книжок кожного з авторів надійшло і скільки з них було продано, скільки продано книжок прози і скільки поезії, скільки книжок поставила кожна з фірм-постачальників і скільки з них було продано та ін. Такий аналіз дасть змогу власникам магазину визначити, який із жанрів (проза чи поезія) має більший попит, які з авторів більш популярні, а які менш, яка з фірм постачає книжки, що користуються більшими попитом, та ін., і на основі отриманих даних такого аналізу ефективніше планувати роботу магазину.

Щоб одержати відповіді на вищенаведені та інші запитання, потрібно згрупувати дані, що належать до кожного з повторюваних значень (наприклад, назва фірми або прізвище автора), і провести необхідні обчислення (наприклад, знайти суми, середні та найбільші значення тощо) вже всередині кожної групи окремо.

Одним зі способів виконати такі операції є знаходження проміжних підсумків.

Проміжні підсумки, на відміну від загального підсумку, - це підсумки не за всіма даними, а за їх частинами. Для розглянутого вище прикладу загальний підсумок - це, наприклад, кількість усіх проданих книжок, а проміжні підсумки - це кількості проданих книжок кожного автора окремо або окремо прози і окремо поезії тощо.

Щоб знайти проміжні підсумки, потрібно:

1. Виділити клітинки, для значень яких будуть обчислюватися проміжні підсумки.

2. Виконати сортування даних виділеного діапазону клітинок за значеннями в тому стовпці, за якими потрібно згрупувати дані.

3. Виконати Дані => група Структура => Проміжні підсумки.

4. Вибрати у вікні Проміжні підсумки (рис. 5.1.2) у списку поля Використовувати функцію ту функцію, за якою будуть опрацьовані дані.

5. Установити у вікні Проміжні підсумки в списку поля Додати підсумки до позначки прапорців поруч з назвами тих стовпців, для яких будуть обчислені проміжні підсумки.

6. Вибрати кнопку ОК.

Рис. 5.1.2. Вікно Проміжні підсумки

На рисунку 5.1.3 наведено результат виконання цього алгоритму для таблиці, розглянутої вище, із встановленими значеннями, указаними на рисунку 5.1.2. Рядки таблиці об'єднані в групи за значеннями в стовпці Прізвище, і для кожної групи утворився рядок Підсумок, у кожному з яких підраховані суми в стовпцях Надійшло, Продано, Прибуток і Остача. Кожна з груп повністю розкрита, про що свідчать кнопки зліва від кожної з них. Якщо вибрати одну з цих кнопок, то відповідна група рядків згорнеться, відображатиметься тільки рядок Підсумок, а кнопка ліворуч від групи набуде вигляду . У будь-який момент можна вибрати цю кнопку і знову розгорнути відповідну групу.



Рис. 5.1.3. Таблиця з проміжними підсумками за значеннями стовпця Прізвище

Над кнопками згортання/розгортання груп знаходяться три кнопки швидкого згортання/розгортання рівнів згрупованої таблиці: перший рівень - це вся таблиця, другий - групи, третій - члени груп.

2. Створення зведених таблиць.

Іншим способом аналізу даних в електронній таблиці є створення зведених таблиць.

Як і після створення проміжних підсумків, у результаті створення зведеної таблиці утворюється таблиця з проміжними підсумками, причому у зведених таблицях можна задавати складніші правила групування, ніж у проміжних підсумках.

Для створення зведеної таблиці необхідно:

1. Виділити діапазон клітинок, за даними в якому створюватиметься зведена таблиця (до цього діапазону мають увійти заголовки стовпців), або вибрати довільну клітинку об'єкта Таблиця.

2. Виконати Вставлення => група Таблиці => Зведена таблиця => Зведена таблиця.

3. За потреби змінити у вікні Створення зведеної таблиці (рис. 5.1.4) діапазон клітинок, за значеннями в яких створюватиметься зведена таблиця, або вибрати зовнішнє джерело даних.

Рис. 5.1.4. Вікно Створення зведеної таблиці

4. Вибрати у вікні Створення зведеної таблиці місце розташування зведеної таблиці: новий аркуш чи наявний аркуш. За потреби під час вибору наявного аркуша вказати початкову клітинку розташування зведеної таблиці.

5. Вибрати кнопку ОК. (У результаті відкривається панель Список полів зведеної таблиці (рис. 5.1.5) для створення її макета; якщо місцем розташування зведеної таблиці було обрано новий аркуш, то в книзі створюється новий аркуш порожньої електронної таблиці, на якому, починаючи з клітинки А1, буде розташована зведена таблиця.)

6. Перетягнути з верхньої області панелі Список полів зведеної таблиці в область Назви рядків назву того стовпця (поля), значення в якому будуть у зведеній таблиці назвами рядків.

7. Перетягнути з верхньої області панелі Список полів зведеної таблиці в область Назви стовпців назву того стовпця (поля), значення в якому будуть у зведеній таблиці назвами стовпців.

8. Перетягнути з верхньої області панелі Список полів зведеної таблиці в область Значення назву того стовпця (поля), значення в якому будуть підсумовуватися у зведеній таблиці.

9. Вибрати кнопку ОК.

Після цього на аркуші утворюється зведена таблиця, а на Стрічці з'являється тимчасовий розділ Робота з зведеними таблицями з двома вкладками Параметри і Конструктор для роботи зі зведеною таблицею (рис. 5.1.5).

Рис. 5.1.5. Зведена таблиця і панель Список полів зведеної таблиці для створення макета зведеної таблиці

На рисунку 5.1.5 наведено зведену таблицю, створену на основі даних про постачання книжок в книжковий магазин трьома фірмами: Орфей, Селена та Тріумф (див. рис. 5.1.1). У цій зведеній таблиці обчислюється загальна кількість книжок кожного жанру, які надала магазину кожна з фірм-постачальників, а також Загальний підсумок для кожної фірми та жанру. Рядками утвореної зведеної таблиці є значення того стовпця (поля), назва якого знаходиться в області Назви рядків, а стовпцями - значення того стовпця (поля), назва якого знаходиться в області Назви стовпців.

За даними цієї самої таблиці можна створити й інші зведені таблиці, розмістивши в областях Назви рядків, Назви стовпців, Значення назви інших стовпців (полів) таблиці.

3. Редагування та форматування зведених таблиць.

Створену зведену таблицю можна редагувати. Так, замість знаходження суми у відповідних рядках і стовпцях знаходити іншу характеристику даних: кількість, середнє, максимум та ін. Для цього потрібно зробити поточною довільну клітинку зведеної таблиці і виконати Параметри => група Активне поле => Параметри поля. А далі у вікні Параметри значення поля (рис. 5.1.6) на вкладці Операція у списку поля Операція за можна вибрати інший тип обчислення для зведення даних з вибраного поля.

Рис. 5.1.6. Вікно Параметри значення поля

Це саме вікно можна відкрити, якщо в області Значення панелі Список полів зведеної таблиці вибрати кнопку відкриття списку справа від назви поля і вибрати команду Параметри значення поля.

Можна перетягнути в області Назви рядків і Назви стовпців назви інших полів або перетягнути з цих областей пазви включених туди полів назад до списку всіх полів. Зведена таблиця при цьому автоматично зміниться.

Якщо внести зміни до діапазону клітинок, за значеннями якого створена зведена таблиця, то дані в зведеній таблиці не переобчислюються автоматично. Щоб зміни даних відобразилися у зведеній таблиці, необхідно виконати Параметри => Дані => Оновити => Оновити (Оновити все). Створену зведену таблицю можна форматувати.

Клітинки зведеної таблиці Назви рядків і Назви стовпців містять кнопки розкриття списків команд для фільтрування даних.

Виділивши клітинки зведеної таблиці, які містять числові дані, можна виконати Параметри => група Активне поле => Параметри, у вікні Параметри значення поля (рис. 5.1.6), що відкриється, вибрати кнопку Числовий формат і у вікні Формат клітинок установити необхідний формат числових даних.

До зведеної таблиці можна застосувати один зі стилів бібліотеки стилів для зведених таблиць (вкладка Конструктор група Стилі зведеної таблиці).

Виконавши Конструктор => група Макет => Проміжні підсумки => Не показувати проміжні підсумки, можна приховати рядки Проміжні підсумки, а виконавши Конструктор => група Макет => Проміжні підсумки => Відображати всі проміжні підсумки у нижній частині (в заголовку) групи, - відновити їхнє відображення.

Аналогічно можна приховати або відновити відображення Загальних підсумків. Для цього потрібно використати відповідні команди зі списку кнопки Загальні підсумки групи Макет вкладки Конструктор.

КОНТРОЛЬНІ ПИТАННЯ

1. Що таке проміжні підсумки?

2. Чим проміжні підсумки відрізняються від загальних підсумків? Коли їх доцільно знаходити?

3. Поясніть, як знайти проміжні підсумки в Excel 2010.

4. Які таблиці називають зведеними?

5. Для чого утворюють зведені таблиці?

6. Поясніть, як створити зведену таблицю Excel 2010.

7. Поясніть, як редагувати зведену таблицю.

8. Поясніть, як форматувати зведену таблицю

ЛЕКЦІЯ №6

Тема. Організація інформації у книгах. Робота з аркушами та встановлення зв'язків між ними. Робота з кількома аркушами чи книгами. Захист аркушів та книг. Налаштування електронних таблиць.

Мета. Навчити встановлювати зв'язки між аркушами, працювати із кількома аркушами чи книгами. Ознайомитися із способами захисту аркушів та книг, налаштуваннями М.Excel, обробкою чисел у формулах та функціях; розвивати та виховувати уяву, уважність, логічне мислення, технічні навички роботи з ПК.

Організація інформації у книгах. Зв'язування - це процес динамічного оновлення даних в робочому листі на підставі даних іншого джерела (робочого аркуша або робочої книги). Пов'язані дані відображають будь-які зміни, що вносяться у вихідні дані.

Зв'язування виконується за допомогою спеціальних формул, які містять так звані зовнішні посилання. Зовнішнє посилання може посилатися на клітинку з іншого робочого листа тієї ж книги або на рахунок будь-якого іншого робочого аркуша будь-якої іншої робочої книги. Наприклад, зв'язки між двома листами досягається за рахунок введення в один лист формули зв'язку з посиланням на клітинку в іншому аркуші. Excel дозволяє створювати зв'язки з іншими робочими листами та іншими робочими книгами трьох типів:

а) посилання на інший робочий лист у формулі зв'язування з використанням посилання на лист;

Щоб послатися на клітинку в іншому робочому аркуші, потрібно поставити знак оклику між ім'ям аркуша і ім'ям осередку (адресою комірки). Синтаксис виглядає так: = Аркуш1! Осередок. Наприклад, Аркуш2!А1 є посиланням на клітинку А1 аркуша Аркуш2.

Якщо лист має ім'я, то замість позначення аркуш використовують ім'я цього аркуша. Наприклад, Звіт! B5.

Якщо ім'я містить пробіли (наприклад, Звіт 11), то при створенні посилань на інші аркуші це ім'я необхідно укладати в одинарні лапки.

б) посилання на кілька робочих аркушів у формулі зв'язування з використанням тривимірного посилання;

Тривимірне посилання встановлюється шляхом включення діапазону аркушів (із зазначенням початкового і кінцевого листа) і відповідного діапазону комірок. Наприклад, формула, яка використовує тривимірне посилання, яка включає листи від Аркуш1 до Аркуш5 і комірки А4:А8, може мати наступний вигляд: = SUM (Аркуш1:Аркуш5! А4:А8).

Тривимірні посилання можна включити у формулу і іншим способом. Для цього досить клацнути на робочому аркуші, який потрібно включити до формули. Але спочатку починають формулу у клітинці, де хочуть отримати результат. Коли дійде черга до використання тривимірного посилання, клацають на ярличку першого аркуша, що підлягає включенню у зв'язування, потім натиснути і не відпускати клавішу Shift та клацнути на ярличку останнього листа, що підлягає включенню у зв'язування. Після цього виділяють потрібні клітинки. Завершивши побудову формули, натиснути клавішу Enter.

в) посилання на іншу робочу книгу у формулі зв'язування.

Робоча книга, яка містить формулу зв'язування, називається залежною робочою книгою, а робоча книга, яка містить дані, що зв'язуються - вихідною робочою книгою. Щоб встановити формульні зв'язки між книгами, необхідно відкрити книги, комірки яких будуть використані у формулах. Потім активізувати комірку залежної книги і створити формулу, наприклад, знаходження суми блоку комірок Аркуш1 книги Звіт1 у вільній комірці книги Звіт4: =СУММ([Звіт1.xls]Аркуш1!D4:D9).

Отже, якщо ж необхідно записати у формулі посилання на клітинку з іншої книги і вона відкрита, то перед адресою клітинки потрібно записати ім'я файлу книги в квадратних дужках й ім'я аркуша зі знаком оклику. Наприклад, [Накладна.хlsх]Аркуш2!С4 є посиланням на клітинку С4, яка знаходиться на аркуші Аркуш2 в книзі з іменем Накладна.хlsх, яка відкрита в поточний момент часу роботи з програмою Excel.

Якщо в імені файлу книги або в імені аркуша є пропуски, то таке ім'я потрібно взяти в одинарні лапки. Наприклад, '[Підсумки І семестру. xlsx]Математатика'!С15.

Інший спосіб - це встановлення зв'язків із закритими книгами, які зберігаються на диску, наприклад: =С:\MS Excel\[ Звіт1.xls]Лист1!$B$4.

Якщо потрібна книга закрита, то слід указати в одинарних лапках шлях до файлу, у якому записана книга, ім'я файлу книги в квадратних дужках та ім'я аркуша, а за лапками - знак оклику і адресу клітинки. Наприклад, 'D:\ТемаЗ\[Накладна.хlsх]Аркуш2'!С4 є посиланням на клітинку С4, що знаходиться на аркуші Аркуш2 у файлі Накладна.xlsx, який збережено в папці ТемаЗ на диску D. У цьому випадку, якщо імена папки, файлу або аркуша містять пропуски, то ніяких додаткових лапок ставити не потрібно.

Якщо формула містить ім'я клітинки і областю застосування імені є вся книга, то посилання на аркуш указувати не потрібно.

1. Робота з кількома аркушами чи книгами.

Табличний процесор надає можливість вводити інформацію відразу у декілька листів, працюючи у так званому груповому режимі. Якщо необхідно, наприклад, підготувати робочу книгу, де декілька листів (або усі) містять якусь однакову інформацію (можливо, назви фірм, послуги, вихідні показники), то немає рації вводити її у кожний лист окремо. При використанні групового режиму те, що вводиться в один з листів, буде включено у всі листи, що входять до групи.

Для роботи з групою листів:

а) Необхідно зібрати потрібні робочі листи у групу, використовуючи виділення листів.

б) Після того як листи згруповані (про це нагадує напис "Група" у заголовку робочої книги), можна вводити інформацію в один з листів групи.

в) Для скасування групового режиму потрібно викликати контекстне меню і виконати команду "Розгрупувати аркуші".

2. Захист аркушів та книг.

Часто доводиться захищати від доступу аркуш цілком або навіть всю робочу книгу. Для цього використовують команду Рецензування => група Зміни. При установці захисту на аркуш, Excel відкриє діалогове вікно, в якому прапорцями відмічаються дозволені користувачеві дії на цьому аркуші Крім цього, у відповідному вікні можна набрати символи пароля, який використовується при знятті захисту. У вікні, замість символів пароля, що вводяться відображаються символи зірочки. Це робиться для забезпечення секретності пароля, що вводиться. Його ніхто не повинен побачити під час введення. Після введення пароля відкривається діалогове вікно підтвердження пароля, в якому повторно вводиться той же самий пароль. Для того, щоб здійснити захист книги, використовують таку ж технологію.

3. Налаштування електронних таблиць.

Існує багато способів зміни зовнішнього вигляду робочого листа, які дозволяють чіткіше виділити ті або інші її дані. Наприклад, можна збільшити або зменшити саму таблицю або тільки її частину, а крім цього, зафіксувати заголовки стовпців і рядків так, щоб при прокручуванні даних вони весь час були на екрані. До такого роду змін можна віднести:

а) Зміну масштабів вікна.

Масштаб відображення робочого листа може змінюватися або вибором з меню Вид => група Масштаб (див. рис. 6.4.1).

.

Рис. 6.4.1.Команди зміни масштабу вікна

Команда Вид => група Масштаб => Масштаб приведе до відкриття діалогового вікна Масштаб, у якому можна вказати конкретний масштаб документу. В багатьох випадках для швидкого масштабування документу також можна використати елементи управління масштабом в рядку стану, розміщеному в нижній частині вікна.

Команда Вид => група Масштаб => Масштаб за виділеним приведе до зміни масштабу листа так, щоб виділений діапазон клітинок заповнив вікно цілком.

б) Розділення вікна.

Якщо електронна таблиця містить велику кількість клітинок з даними, то часто виникає необхідність перегляду таких її фрагментів, які не можуть бути одночасно відображені у видимій частині екрана у звичайному режимі перегляду. Це можна зробити шляхом розділення вікна. (Див. лекція № 1 пункт 4).

в) Закріплення панелей.

У таблицях, у яких заповнені даними клітинки не вміщуються на екрані, можна встановити режим Закріплення панелей. У цьому режимі за прокручування електронної таблиці певні стовпці (рядки) не зникатимуть з екрана. (Див. лекція № 1 пункт 4).

г) Зміну розмірів стовпця або рядка.

У тому випадку, якщо інформація, введена в комірку не вміщується в ній, то Excel дозволяє розширити кордони всього стовпця або всього рядка. Слід зазначити, що дану операцію не можна застосувати до окремої комірки. Якщо виділити декілька стовпців або рядків, то, перетягуючи межу будь-якого з виділених стовпця або рядка, можна одночасно змінити їхній розмір. Аналогічні дії можна виконати, використовуючи відповідні команди панелі інструментів. (Див. лекція № 2, пункт 8).

Для того, щоб всі комірки виділеного рядка або стовпця мали мінімально допустимі однакові розміри, то вибирають команду Автопідбір висоти або Автопідбір ширини. Excel змінить вибраний параметр всіх комірок таким чином, щоб в кожну з них міг вписатися вміст комірки з найбільшою кількістю інформації. Отже, для встановлення оптимальних значень ширини стовпчика та висоти рядка, щоб дані повністю вмістились у своїх клітинках, можна скористатися також командами Головна => група Клітинки => Формат => Автопідбір ширини стовпця (Автопідбір висоти рядка).

д) Приховання або відображення окремих елементів екрана.

Приховання або відображення окремих елементів екрана можна здійснити за допомогою команди: Головна => група Клітинки => Формат => Приховати або відобразити.

Для приховання стовпчиків і рядків можна, виділивши потрібні стовпчики або рядки, скористатися командами Головна => група Клітинки => Формат => Приховати або відобразити => Приховати стовпці (рядки) або комбінаціями клавіш Ctrl+0 для приховання стовпчиків та Ctrl+9 - для приховання рядків.

Можна також тимчасово приховати цілі аркуші, виконавши Головна => Клітинки => Формат => Приховати або відобразити => Приховати аркуш.

Щоб знову відобразити на екрані приховані стовпчики, рядки, аркуш потрібно виконати команди Головна => група Клітинки => Формат => Приховати або відобразити => Відобразити стовпці (рядки, аркуш).

КОНТРОЛЬНІ ПИТАННЯ

1. Яким чином можна змінити число листів, прийнятих за замовчуванням?

2. Як називається лист, який відкритий в даний момент в програмі?

3. Як здійсніть перехід з одного листа на інший?

4. Яким чином можна перейменувати лист?

5. Як видалити лист робочої книги?

6. Як можна вставити новий лист?

7. Перечисліть методи, які дозволяють виконати переміщення (копіювання) листа?

8. Яким чином можна приховати лист книги?

9. Що таке подложка листа?

ТЕСТОВИЙ КОНТРОЛЬ ЗНАНЬ

Ця помилка виникає, якщо табличний процесор не може розпізнати текст, ім'я у формулі.

- #NAME?

- #VALUE!

- #REF!

- #NUM!

Ця помилка виникає, якщо числові значення у формулі або функції неправильні, некоректне використання чисел.

- #NAME?

- #VALUE!

- #REF!

- #NUM!

Ця помилка виникає в разі використання неприпустимого типу аргументу або операнда; у формулі міститься посилання на клітинку, вмістом якої є текст.

- #NAME?

- #VALUE!

- #REF!

- #NUM!

В якій частині вікна можна побачити назву документа та програми, в якому він створений?

- рядок стану

- меню програми

- панель інструментів

- рядок назви

Для надання грошового формату комірці потрібно виконати команду:

- Формат комірки/Число

- Формат комірки/Вирівнювання

- Формат комірки/Вигляд

- Формат комірки/Шрифт

Після введення формули в клітинці з'являється результат обчислень в режимівідображення результатів

- відображення формул

- редагування

- всі відповіді вірні

Логічна функція И має значення ХИБНІСТЬ, якщо

- всі умови виконуються

- всі умови не виконуються

- хоч одна з умов не виконується

- хоч одна з умов виконується

Щоб скопіювати фрагмент тексту, потрібно:

- виділити його і натиснути комбінації з клавіатури Ctrl+С, Ctrl+X

- виділити його і натиснути комбінації з клавіатури Ctrl+С, Ctrl+V

- виділити його і виконати дії: Правка / Замінити

- виділити його і натиснути комбінації з клавіатури Ctrl+X, Ctrl+V

Введення формули у комірку електронної таблиці Excel починається із символу

- _ ("підкреслення")

- = ("дорівнює")

- / ("коса риска")

- : ("двокрапка")

Документи (файли) Excel називаються

– Книгами

– електронними таблицями

– листками

– комірками

Стандартне розширення імен файлів, створених Excel

- .xlc

- .txt

- .xlsx

- .docx

Маркер заповнення знаходиться в

- правому нижньому куті комірки

- лівому нижньому куті комірки

- правому нижньому куті листка

- правому верхньому куті листка

При якій адресації змінюються адреси комірок у формулах при їх копіюванні?

- відносній

- абсолютній

- абсолютній і відносній

- відносній, змішаній та абсолютній

Для позначення абсолютної адреси комірки електронних таблиць у формулах використовується символ

– #

– @

– *

– $

Запис ####### в комірці Excel означає

- неправильна формула

- неіснуючий формат

- число заданого формату не вміщується в комірку

- текст заданого формату не вміщується в комірку

Після введення формули в комірку Excel потрібно натиснути

- Enter

- Shift

- Alt

- Ctrl

В комірці С5 записана формула =А5*В5-А$2*$В2. Якщо скопіювати цю формулу в комірку D5, то отримаємо

- = В5 * С5 - В$2 * $В2

- = А6 * В6 - А$2 * $В3

- = В5 * С5 - А$2 * $В2

- = А6 * В6 - А$2 * $В2

В комірці С5 записана формула =А5*В5-А$2*$В2. Якщо скопіювати цю формулу в комірку C6, то отримаємо

- = В5 * С5 - В$2 * $В2

- = А6 * В6 - А$2 * $В3

- = В5 * С5 - А$2 * $В2

- = А6 * В6 - А$2 * $В2

До логічних функцій в Excel належить функція

- ЕСЛИ (умова; вираз1; вираз2)

- ПИ ()

- СРОТКЛ (діапазон)

- СРЗНАЧ (діапазон)

Середнє значення в Excel обчислює функція

- КОРЕНЬ (число х)

- СРОКТЛ (діапазон)

- СРЗНАЧ (діапазон)

- СЛЧИС ()

Адреси комірок, які не змінюються при копіюванні формули називаються:

- відносними

- стандартними

- абсолютними

- остаточними

Якщо дані розміщені на іншому листку книги Excel, то адреса відповідної комірки вказується із знаком

- ! (знак оклику)

- : (двокрапка)

- ? (знак запитання)

- ; (крапка з комою)

Яке значення функцiї ЕСЛИ(1>2;1;2)?

- 2

- Функцiя задана невiрно

- 1

- ХИБНІСТЬ

Як обчислити суму числових даних в F5:F15?

- Виокремити клiтину F16 -- кнопка Автосумма

- Виокремити клiтину F15 -- функція СУММ

- Виокремити клiтину F5:F15 -- функція ЗНАЧ

- Правильної відповіді нема

Яке значення функцiї ЕСЛИ(2>1;10;20)?

- 10

- 20

- 25

- Функцiя задана невiрно

Яке значення функцiї ЕСЛИ(1=2;15;25)?

– 25

– 15

– 10

– Функцiя задана невiрно

Яке значення функцiї ЕСЛИ(2>1;ЕСЛИ(1>2;5;8);6)?

- 8

- 5

- 6

- 2

Які типи даних опрацьовує ЕТ?

- Числа, текст, формула, дата

- Текст, числа

- Текст, формула

- Тeкст, формула, дата

Яку стандартну функцію замінює Автосумма?

- СУММ

- ЕСЛИ

- ЗНАЧЕН

- АВS

Як виокремити несуміжні клітинки таблиці?

- Натиснути [Ctrl]

- Натиснути [+]

- Натиснути [Shift]

- Натиснути [Alt]

Вкажiть абсолютнi адреси клiтинок:

- $D$12

- A1

- A2,F2

- %A2%3

Як задати найменше число iз клiтинок D2, E5, i B6:С9?

- МИН(D2;E5;B6:C9)

- MINIM(D2,E5,B6,C9)

- MIN(D2,E5,B6:C9)

- Вірної формули немає

Яке значення функцiї СУММ(12;20;A12:B15)?

- Сума чисел 12, 20 i всiх значень, що знаходяться в А12:B15

- Сума чисел 12,20,12,15

- Сума чисел 12, 20, i значень з клiтин А12 i В15

- нема правильної відповіді

Вкажiть прямокутний дiапазон клiтинок:

– B6:E10

– E10;F10

– E10;F15

– E10.F15

Яке значення виразу МАКС(15;20;A3)+МИН(5;15)?

- Невiдомо

- 25

- А3+5

- А3

Яким символом вiдокремлюють аргументи у функцiях?

- ;

- ,

- :

- .

Вирази у формулах утворюються з

- Адрес клiтинок, чисел, математичних операцій, круглих дужок

- Адрес клiтинок, математичних функцiй, квадратних дужок

- Адрес клiтинок, коми, знаку рiвностi

- Всі відповіді рівні

Що відображає «Рядок формул»?

- Те, що записано в активній комірці

- Тільки математичні формули

- Ім'я активної комірки

- нема однозначної відповіді

Текстові дані в Excel вирівнюються по лівій стороні

- Так

- Ні

- нема однозначної відповіді

- інколи

Числові дані в Excel вирівнюються по лівій стороні

- Не вірно

- Вірно

- нема однозначної відповіді

- інколи

Вкажiть вiдноснi адреси клiтинок:

- D12

- $D12

- $D$12

- %D%12

Як задати колiр i узор діапазону клітинок А1:F1 у табличному процесорі

- Виокремити A1:F1 -- Формат клітинки - Вигляд

- Виокремити A1:F1 -- Вигляд -- Заливка

- Виокремити A1:F1 -- Вигляд -- Представлення

- Виокремити A1:F1 -- Вікно -- Розмістити

Нехай в А3 i В3 записано число 2, а в С3=А3+В3/2. Яке дане буде записано в С3?

- 3

- 2

- С3

- 1

Для того, щоб використати Розширений фільтр у Excel спочатку необхідно

- Створити допоміжну таблицю з критерієм фільтрації

- Виділити рядок з назвами полів (стовпчиків)

- Відсортувати дані таблиці за заданим критерієм

- Відсортувати дані таблиці за алфавітом

Яка клiтинка називається активною?

- Клiтинка, в якiй знаходиться табличний курсор

- Клiтинка, в якiй записанi данi

- Клiтинка, в якiй записано формулу

- Клiтинка, яка виділена червоним кольором

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

1. Офіційний сайт компанії Microsoft Corp. в Internet: http://www.microsoft.com/rus

2. Джинжер Саймон "Аналіз даних в Excel" / Джинжер Саймон: видавництво - "Діалектика", 2004р.

3. Рудикова Л.В. "Microsoft Office Excel для студента" / Л.В. Рудикова: видавництво - " Бхв-Петербург"; 2005р.

4. Симонович С. "Excel"./ . Симонович С., Євсєєв Г. - М.: ИНФРА - М, 1998.

5. "Навчання. Excel 2000". - М.: Видавництво "Media", 2000.

6. Морозевич А.Н. "Основи інформатики: Учеб. Посібник" / А.Н. Морозевич, Н.Н. Говядинова й ін.; Під ред. А.Н. Морозевича. - Мн.: "Нове знання", 2001.

7. Ланджер М. «Microsoft Office Excel 2003 для Windows»./ Ланджер М. - «НТ Пресс» - 2005.

8. Верлань А.Ф. Інформатика. / А.Ф. Верлань, Н.В. Апатова- К., Квазар-Мікро, 1998.

9. Новейшая энциклопедия персонального компьютера 2000. -2-е ицд., перераб. и доп. -М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2000. -с.394-430.

10.Руденко В.Д. Практичний курс інформатики / Руденко В.Д., Макарчук О.М., Патланджоу М.О. - К., за ред. Маціона, Фенікс, 1997.

11. Ковтанюка Ю.С. Самоучитель работы на персональном компьютере / под ред. Ю.С. Ковтанюка, Соловьяна С.В. - К: Юниор, 2001. - с.231-304.

12.Симонович С.В. Практическая информатика: Учебное пособие для средней школы. Универсальный курс./ С.В. Симонович, Г.А. Евсеев - М.: АСТ-ПРЕСС: Инфорком-Пресс. 1999.

13. Фигурнов В.Э. IBM PC для пользователя. / В.Э. Фигурнов - М.: Инфрам, 1995.

14. Глушаков С.В. Персональный компьютер.-5-е изд., доп.и перераб. / С.В. Глушаков, А.С. Сурядный - Харьков: Фолио, 2003.-500 с.

15. Дибкова Л.М. Інформатика та комп'ютерна техніка: Посібник для студентів вищих навч.закладів. / Л.М. Дибкова. - К.:"Академвидав", 2002.-320 с.

16. Енгель П.С. Інформатика та комп'ютерна техніка: Навч. посібник для студ. кооп. вищих навч. закладів/ П.С. Енгель, М.В. Макарова, Є.Я. Єлізаров та ін. -К.: НМЦ “Укоопосвіта”, 2000.

17. Інформатика та комп'ютерна техніка: програмне забезпечення ЕОМ: Навч. посібник / За ред. П. А. Щербакова .-Х., 2001.-292с

18. Колесников А. Excel 97 (руссифицированная версия). - К.: BHV, 1998.

19. Малинська Л.В. Основи роботи у табличному процесорі MS Excel 97. Методичні вказівки для проведення практичних занять студентам економічних спеціальностей з дисциплін “Комп'ютерна техніка та програмування” та “Програмне забезпечення ЕОМ”. - Полтава, 1999.

20. Протас Н.М. Автоматизація розв'язання економічних задач засобами Microsoft Excel. / Н.М. Протас, Л.В. Малинська, О.М. Чехлатий. - Полтава, 2004.

21. Тхір І.Л. Посібник користувача ПК. /, В.П. Калушка, А.В. Юзьків, І.Л. Тхір. - Тернопіль, СМП ”Астон”, 2002.

Размещено на Allbest.ru