Внедрение электронного документооборота в государственном унитарном предприятии "Жилищно-коммунальное хозяйство Республики Саха (Якутия)"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

«РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА И ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ при ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»

Дальневосточный институт управления

Кафедра Государственного и муниципального управления и служебного права

Направление подготовки 38.03.04 Государственное и муниципальное управление

Отчет о выполнении исследовательской работы

Место прохождения: Дальневосточный институт управления - филиал федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации»

680000, Дальневосточный федеральный округ, Хабаровский край, г. Хабаровск, ул. Муравьева-Амурского, д. 33

Срок прохождения: с «06» октября 2017 г. по «19» октября 2017 г.

Петровой Александры Николаевны

4 курс обучения учебная группа № 144-взБ

Руководитель: От ДВИУ - филиала РАНХиГС Медведева Н.В. к.э.н., доцент

Отчёт подготовлен А.Н. Петрова

Содержание

Введение

1. Концепция исследовательской работы

1.1 Актуальность и проблематика исследования

1.2 Цели и задачи исследования

1.3 Объект и предмет исследования

1.4 Теоретическая и эмпирическая база исследования

2. Доклад по проблематике темы исследовательской работы

Заключение

Библиографический список



Введение

База исследовательской работы. Исследовательская работа проходила на базе Дальневосточного института управления - филиала федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации» в период с 6 по 19 октября 2017 года. За две недели исследовательской работы, были собраны необходимые материалы к формированию отчета в контексте индивидуального задания.

Тема концепции исследовательской работы - внедрение электронного документооборота в государственном унитарном предприятии «Жилищно-коммунальное хозяйство Республики Саха (Якутия)» (далее -- ГУП «ЖКХ РС (Я)»).

Актуальность, значимость исследуемой сферы.

Сегодня, внедрение электронного документооборота - один из ключевых способов повышения эффективности принятия управленческих решений любой организации, повышения конкурентоспособности, основа для оптимизации расходов.

Характерной чертой общества на современном этапе является его глубокая информатизация. Уровень информатизации определяется уровнем применяемых информационных технологий. Одним из основных направлений развития информационных технологий являются системы управления, которые применяются для автоматизации таких задач, как управление производством, учетом, сбытом, кадрами, финансами и информационными ресурсами.

Документооборот является одним из поддерживающих видов деятельности предприятия. Без него невозможно представить управление современным государственным предприятием.

Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения. При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития.

Значимость повсеместного внедрения электронного документооборота - значительна, т.к. это - ключевой элемент концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции.

Целью исследовательской работы является получение навыков аналитической работы и первичных умений исследовательской деятельности.

Задачи исследовательской работы:

1. Подготовить концепцию исследовательской работы по внедрению электронного документооборота на примере Государственного унитарного предприятия «Жилищно-коммунальное хозяйство Республики Саха (Якутия).

2. Подготовить доклад по проблематике темы исследовательской работы.

3. Сформировать и оформить отчет о выполнении исследовательской работы.



1. Концепция исследовательской работы

1.1 Актуальность и проблематика исследования

Делопроизводство является неотъемлемой частью информационного обеспечения любой системы управления от отрасли до отдельного предприятия. Движение документов во всех случаях отражает организационную структуру аппарата управления и распределение обязанностей между его составными частями. Поэтому совершенствование делопроизводства в значительной степени связано с совершенствованием самой структуры управления.

С 25 мая 2011 года в соответствии с Приказом № 433-п от 25.05.2011 г. «О системе электронного документооборота ЕВФРАТ» в ГУП «ЖКХ РС (Я)» стартовало внедрение системы электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов «Евфрат» (разработка компании Cognitive Technologies).

Для реализации проекта у разработчика программного продукта была приобретена лицензия на одновременную работу 85 пользователей и модуль «Web-Сервер». Работы по внедрению и настройке системы выполняют специалисты ГУП «ЖКХ РС (Я)».

Выбор в пользу автоматизированных систем документооборота произошел в связи с большим объемом документооборота (около 10 тыс. документов в месяц) и необходимостью повышения эффективности взаимодействия с удаленными подразделениями.

С 2012 года по настоящее время на предприятии реализуется первый этап внедрения системы «Евфрат» в ГУП «ЖКХ РС (Я)», предполагающий автоматизацию документооборота дирекции предприятия, находящейся в Якутске. После его завершения в электронный вид будут переведены согласование и обработка служебных записок, заявок и других внутренних документов дирекции, а также регистрация входящей и исходящей корреспонденции.

При внедрении СЭД, в ГУП «ЖКХ РС (Я)» столкнулись с техническими сложностями, на устранение которых, согласно Отчету о внедрении системы электронного документооборота «ЕВФРАТ», предприятием было затрачено много времени и трудовых ресурсов. Кроме того, некоторые технические проблемы до настоящего времени не устранены, что отражают многочисленные служебные записки в адрес ответственного по внедрению СЭД на предприятии.

Так, в настоящий момент, не решены такие технические проблемы как медленная обработка документа, от 3 и выше минут, невозможность обозначения статуса документа, отсутствие разработанных форм отчетности, оптимизация регистрационной карточки потоков и пр. возникновения данных проблем вызвано отсутствием взаимодействия и тесного сотрудничества ИТ-отдела предприятия и организационно-контрольного отдела, на которое возложены функции по дальнейшему продвижению системы «ЕВФРАТ». При внедрении программы на предприятии не были отработаны те бизнес-процессы, которые, вследствие, подверглись автоматизации, не была проведена работа программы в тестовом режиме. Отсутствие планомерности во внедрении системы электронного документооборота сыграло не последнюю роль в том, что на сегодняшний день система не работает в полном режиме, сотрудники предприятия не могут пользоваться всеми ее модулями. Кроме того, длительное внедрение было болезненно воспринято сотрудниками предприятия. В «пользу» длительности внедрения СЭД говорят незаинтересованность руководства и персонала, его отношение к вопросам организации документооборота как к несущественным.

Исходя из проведенного анализа служебных записок, изучения документации по внедрению СЭД на предприятии, можно выделить основные проблемы, с которыми столкнулось ГУП «ЖКХ РС (Я)» при внедрении системы электронного документооборота:

1. Организационная проблема - заключается в отсутствии четкого понимания причин внедрения СЭД, в не заинтересованности персонала ГУП ЖКХ РС (Я) в использовании новых принципов работы, не ясное понимание этих принципов работниками головного предприятия и его филиалов.

При отсутствии полного охвата, когда половина сотрудников предприятия работает с использованием СЭД, а вторая половина находится на бумажном документообороте - эффективность внедрения снижается в разы, т.к. задержки и потери остаются, а единая централизованная система не выстраивается. электронный документооборот информация

2. Экономические проблема - заключается в финансировании процесса внедрения СЭД. Так, ГУП «ЖКХ РС (Я)» приобрела лицензию на одновременную работу 85 пользователей и модуля «Web-Сервер». Последующую настройку продукта предприятие возложило на штатных специалистов Управления информатизации (ИТ-отдел) и Организационно-контрольного отдела, на которое возложена функция документооборота на предприятии: системных администраторов, программистов, специалистов по документообороту и документоведению. Экономия ресурсов на привлечение разработчика для последующей наладки и запуска в эксплуатацию программы и выделения новых рабочих мест на поддержание функционирования СЭД стала основной причиной длительного внедрения и неполного перехода на СЭД и, соответственно, низкой окупаемости системы

3. Недостаточная проработанность внутрикорпоративных документов, регламентирующих процессы документооборота в ГУП «ЖКХ РС (Я)» и слабое внимание со стороны руководства предприятия вопросу обучения конечных пользователей.

Так, подготовка нормативных правил по процессам электронного документооборота на предприятии не проводилась, как и тестовая эксплуатация СЭД. Обучение сотрудников, согласно Приказу № 433-п от 25.05.2017 года «О системе электронного документооборота», также не проводилась. Согласно данному приказу, сотрудников в ГУП «ЖКХ РС (Я)» с системой электронного документооборота только ознакомили.

Принцип «обучи одного, а он обучит других» - сомнителен. Вопросам обучения сотрудников должно уделяться самое пристальное внимание при развертывании СЭД. При этом обучение должно осуществляться на постоянной основе и на всех этапах внедрения. Необходимо четкое понимание со стороны руководства организации, что создание СЭД - достаточно длительные проект, и ее развитие и поддержка будет требовать постоянное вложение средств. По мнению М.Д.Д. Саттона, «достаточно сложно обучить даже 50% сотрудников без отрыва от производства, однако выходом из сложившейся ситуации будет организация дистанционного обучения непосредственно на рабочих местах». При ее создании и развертывании опору необходимо делать на интуитивно удобный и понятный интерфейс, описание и разбор типичных рабочих ситуаций на конкретных примерах, поскольку из-за высокой загруженности сотрудников по основной деятельности у них нет времени долго изучать различные справочные материалы.

Для успешного внедрения СЭД в ГУП «ЖКХ РС (Я)» необходимо обратить внимание к организационным вопросам. Самостоятельная разработка программы корпоративного масштаба силами Управления информатизации заранее обрекает предприятие на длительный процесс доработок и может привести к тому, что текущая ситуация с документооборотом будет законсервирована. Отсутствие высококвалифицированных профильных специалистов и рабочей группы по внедрению СЭД также могут помешать эффективному внедрению.

Для решения данных проблем в ГУП «ЖКХ РС (Я)» необходимо:

- пригласить разработчика для решения технических вопросов;

- создать рабочую группу по внедрению СЭД и обязать сотрудников Управления информатизации проводить работу по внедрению СЭД совместно (под кураторством) разработчика;

- обучить сотрудников предприятия работе в СЭД, моделируя при этом различные обстоятельства, которые могут возникнуть в процессе пользования системой «ЕВФРАТ»;

- подготовить и утвердить памятку (алгоритм) по работе с СЭД с применением различных рабочих ситуаций в соответствии с функционалом предприятия;

- разработать и подготовить нормативные правила по внедрению СЭД.

Не смотря на существующие проблемы внедрения СЭД в ГУП «ЖКХ РС (Я)», преимущества перехода на электронный документооборот очевиден.

Ожидаемым итогом повсеместного внедрения СЭД для предприятия с широкой организационной структурой, включающей в себя 26 филиалов и 2 участка, фактической численностью 9,2 тыс. сотрудников станет:

- обеспечение прозрачности бизнес-процессов. СЭД оперативно отслеживает этапы выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность предприятия абсолютно прозрачной и контролируемой. По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Внедрение СЭД предоставляет полный контроль всех этапов работ для руководства, таким образом, СЭД напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников. Используя возможности системы, руководитель может быть уверен в том, что поставленные перед сотрудниками задачи не будут забыты или не выполнены;

- сокращение затрат времени руководителей и сотрудников. СЭД при качественном внедрении сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами - создание, поиск, согласование и т.д. Благодаря этому у сотрудников высвобождается время для выполнения ключевых функций дающих большую отдачу для предприятия. Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в организации;

- исключение утечки информации. Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, СЭД обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей;

- рост конкурентных преимуществ. Внедрение системы электронного документооборота напрямую отражается на конкурентных преимуществах предприятия, повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование такого крупного предприятия станет более мобильным и будет меньше зависеть от конкретных «незаменимых» сотрудников.

Отсутствие необходимости вручную размножать документы, отслеживать перемещение бумажных документов внутри организации, контролировать порядок передачи конфиденциальной информации существенным образом снижает трудозатраты делопроизводителей. Сквозной автоматический контроль исполнения на всех этапах работы с документами, кардинально повышает качество работы исполнителей, делает сроки подготовки документов более прогнозируемыми и управляемыми Калинин, А.Т. Реформирование структуры государственного управления: причины и технологии [Текст]: А.Т. Калинин // Общество и экономика, 2010, №7. - С.18-19. .

Совместное использование систем электронного делопроизводства и хранилищ информации позволяет систематизировать и объединять информацию, что облегчает ее анализ и составление отчетов. Для поиска скрытых закономерностей в больших массивах данных можно принимать более эффективные решения и действия, основанные на соответствующих технологиях извлечения информации из данных. Все это возможно только в системе управления, построенной на основе полностью электронному документообороту Доронина, Л.А. Новые информационные технологии хранения документов организации (к постановке проблемы) /[Текст]: Л.А. Доронина, Б.В. Черников // Управление персоналом. - 2009. - №2. - С.21.. Информационные безбумажные технологии облегчают процесс управления знаниями. Они создают основу решений, обеспечивающих автоматизированный и централизованный обмен знаниями, и получают только необходимую информацию из всех доступных источников. Системы электронного делопроизводства и документооборота могут способствовать созданию новой организационной культуры в органах власти, сделав работу государственных служащих более легкой, интересной и значимой.

1.2 Цели и задачи исследования

Для решения существующих проблем необходимо полноценно внедрять электронный документооборот на крупных предприятиях отраслевой значимости, в связи с этим возникает цель - исследование внедрения электронного документооборота на примере Государственного унитарного предприятия «Жилищно-коммунальное хозяйство Республики Саха (Якутия)».

Автоматизация процессов документооборота, формализация бизнес-процессов для предприятия штатной численностью в несколько тысяч сотрудников - задача более чем актуальная.

Работа с документами должна быть построена так, чтобы не тормозить основную деятельность организации. Как обеспечить сохранность и доступность документов с одновременным быстрым выполнением всех действий по их обработке и распространению? Для достижения этой цели и разработан электронный документооборот.

СЭД, работающая в полную мощь, позволит предприятию собирать необходимую информацию гораздо быстрее; упростит процедуру контроля исполнения документов и поручений по ним, автоматизируя данный процесс, формируя напоминания о приближении срока исполнения или извещения, если срок исполнения просрочен. Система позволит оперативно составлять отчеты о состоянии исполнительской дисциплины; повысить скорость движения документов, например из филиалов в головную организацию, избежать утери документов, экономить время на их подборке для проведения сверок расчетов или проверок надзорных органов.

В связи с описанными событиями, внедрение электронного документооборота является шагом к оптимизации деятельности предприятий в целом.

В первую очередь, руководство волнует вопрос об экономической эффективности использования систем электронного документооборота. На этапе принятия решения о выборе и внедрении системы электронного документооборота от представителя заказчика порой приходится слышать примерно такие рассуждения: "А зачем вообще надо внедрять системы электронного документооборота?"; "Какой экономический эффект даст внедрение СЭД?"; "Сотни лет люди работают с бумагой. Почему бы и нам не работать также?"; "Внедрение информационных систем вообще и электронного документооборота в частности требует серьезных капиталовложений. Лучше мы потратим эти деньги на модернизацию основных производственных фондов"... Иногда похожие рассуждения преподносятся в несколько провокационной форме: "Мол, я догадываюсь, что внедрение системы электронного документооборота - это модно, перспективно, современно и даже выгодно. Но вы убедите меня в этом!".

Говоря о различных факторах повышения эффективности деятельности организации при внедрении системы электронного документооборота, необходимо, прежде всего, договориться о том, как определяется та самая эффективность. В связи с этим возникает задача исследования и обоснования актуальности внедрения систем электронного документооборота на предприятии.

Существуют общие практически для любых организаций проблемы, которые приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота: консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота. Фактор директора "советского типа" - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы. Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов. Необходимость обеспечения юридической силы документов (после принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять свою значимость). Необходимость взаимодействовать с внешним "бумажным" миром, в особенности, если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа.

Кроме этих, существуют специфические проблемы для определенных типов организаций. В связи с чем, в рамках имеющихся проблемных вопросов и поставленной цели, возникает следующая задача - проанализировать внедрение СЭД в ГУП «ЖКХ РС (Я)».

Исследование и анализ методов внедрения электронных систем документооборота на примере ГУП «ЖКХ РС (Я)» позволит выявить и описать проблемы, имеющиеся на данном этапе внедрения СЭД и, на основании проведенного анализа, разработать рекомендации по эффективному внедрению системы электронного документооборота.

Исходя из поставленной выше цели, нами были сформулированы следующие задачи:

1. Исследовать внедрение электронного документооборота на примере предприятия. Детальное исследование данной темы поможет выявить специфические проблемы, с которыми сталкиваются предприятия при переходе на электронный документооборот. В условиях динамичности современного производства и общественного устройства управление предприятием должно находиться в состоянии непрерывного развития, которое сегодня невозможно обеспечить без исследования путей и возможностей этого развития, без выбора альтернативных направлений, к которому можно отнести автоматизацию процессов, в частности, документооборота. Необходимость в исследовании внедрения электронного документооборота продиктована достаточно большим кругом проблем, с которыми приходится сталкиваться многим организациям. От правильного решения этих проблем зависит успех работы этих организаций. Таким образом, можно сказать, что исследование по данной тематике ориентировано на перспективу, более глубокое понимание тенденций и закономерностей развития организаций, повышение качественного уровня предприятия и его эффективности в целом.

2. Проанализировать процесс внедрения системы электронного документооборота в ГУП «ЖКХ РС (Я)». Анализ позволит получить более детальные (точные) сведения о текущем состоянии документооборота и делопроизводства на предприятии. Внедрение электронного документооборота в ГУП «ЖКХ РС (Я)» происходит в течение 7 лет, в течение этого периода полный переход на автоматизированные системы не состоялся. Данный факт говорит о том, что на предприятии существуют определенные недостатки в организации делопроизводства и документооборота: длительный поиск документов; длительность сроков согласования, нарушение сроков согласования документов (высококвалифицированные специалисты вынуждены тратить время на хождение по кабинетам); потеря документов на бумажном носителе в длительной цепочке рассмотрения согласующими лицами (важные проекты договоров, бывало, терялись либо часто залеживались в куче других бумаг); увеличение объема документации на бумажных носителях (наличие многочисленных копий одного и того же документа в различных подразделениях); отсутствие общедоступной и простой в использовании базы знаний по внутренним стандартам и распорядительным документам предприятия. Таким образом, проведение детального анализа позволит выявить и учитывать все риски, чтобы в кратчайшие сроки перейти на работу в СЭД: риск отсутствия или некорректного определения задач и функций СЭД; риск недооценки необходимых ресурсов (денежных, временных); риск нарушения сроков реализации этапов проекта; риск недостаточного информирования сотрудников предприятия о ходе работ, а также риск пренебрежения, пассивности, сопротивления работников, слабой вовлеченности в проект руководителей; риск слабой технологической оснащенности; риск отсутствия нормативной базы. В последующем, на основании анализа можно будет определить цель и составить требования к СЭД применительно к ГУП «ЖКХ РС (Я)».

3. Разработать рекомендации по эффективному внедрению системы электронного документооборота в ГУП «ЖКХ РС (Я)». В настоящее время готовая методология по внедрению СЭД в территориально распределенных компаниях со сложной структурой управления отсутствует. То есть, несмотря на то, что проблеме внедрения СЭД в организациях посвящено значительное количество научных работ и исследований, публикаций и материалов научно-практических форумов и конференций, вопросы изучения принципов, определения методов, подходов при проведении работ по автоматизации документооборота предприятий, подобных ГУП «ЖКХ РС (Я)» остались малоизученными. Полученные материалы исследования могут быть применены в реальных условиях внедрения СЭД. Кроме того, практические рекомендации и предложения, сформулированные в ходе проведенного исследования, помогут в значительной сфере ускорить процесс внедрения СЭД, расширить методы и приемы, применяемые в ходе внедрения автоматизированной системы.

1.3 Объект и предмет исследования

Объектом нашего исследования является Государственное унитарное предприятие «Жилищно-коммунальное хозяйство Республики Саха (Якутия).

Государственное унитарное предприятие «Жилищно-коммунальное хозяйство Республики Саха (Якутия)» создано Указом Президента Республики Саха (Якутия) В.А. Штырова от 10 января 2003 года №694, путем присоединения действовавших в районах Республики предприятий ЖКХ.

ГУП «ЖКХ РС (Я)» является юридическим лицом с самостоятельным балансом и находится в ведомственном подчинении Министерства жилищно-коммунального хозяйства и энергетики РС (Я). С 25 ноября 2016 года Указом Главы Республики Саха (Якутия) на должность генерального директора назначен Омуков Виктор Викторович.

Со дня основания предприятие служит одной большой цели - обеспечению бесперебойного, устойчивого теплоснабжения населения и комфортного проживания людей республики.

Согласно федеральному закону №161-ФЗ от 14.11.2002 г. «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» собственником имущества ГУП «ЖКХ РС (Я)» является Республика Саха (Якутия) в лице Министерства имущественных отношений РС (Я), которое находится на праве хозяйственного ведения и все имущественные операции должны быть согласованы. Годовая валовая выручка превышает 17,4 млрд. рублей или около 1/3 от выручки всех организаций коммунального комплекса республики. Балансовая стоимость основных фондов - 19,5 млрд. рублей.

ГУП «ЖКХ РС (Я)» занимает лидирующее положение на рынке коммунальных услуг республики по территориальному присутствию, количеству обслуживаемых источников теплогенерации, охвату теплоснабжением бюджетных учреждений. Предприятие обеспечивает теплоснабжением 74% территории Республики Саха (Якутия), предоставляет жилищно-коммунальные услуги в 26 муниципальных районах (из них 4 арктических района - Аллаиховский, Анабарский, Булунский, Нижнеколымский) и в 339 населенном пункте.

В целях реализации стратегии развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденной Президентом Российской Федерации 07.02.2008 №Пр-212, «Концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года», руководствуясь Федеральными законами «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 г. №149-ФЗ. «О персональных данных» от 27.07.2006 г. №152-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 г. №63-ФЗ руководством предприятия было инициировано внедрение системы электронного документооборота.

Так, 27 мая 2011 года был издан приказ «О системе электронного документооборота «ЕВФРАТ» №433-п, согласно которому в исполнительной дирекции ГУП «ЖКХ РС (Я)» вводится в эксплуатацию система электронного документооборота. Данным приказом также утвержден регламент порядка работы с документами с использованием системы электронного документооборота. Контроль исполнения приказа был возложен на Директора по управлению персоналом и организационно-правовой работе.

12 января 2012 года «в целях усиления контроля за прохождением и исполнением документов, совершенствованию организации электронного документооборота» был издан Приказ «Об утверждении Регламента СЭД «ЕВФРАТ». Согласно данному приказу, контроль за выполнением Регламента и ознакомление «всех пользователей программы» было возложено на организационно-контрольный отдел предприятия (служба заместителя генерального директора по управлению персоналом и организационной работе).

05 июня 2012 года был издан Приказ «О внесении дополнений в Регламент работы с документами с использованием системы электронного документооборота «ЕВФРАТ», утвержденный приказом №14-п от 12.01.2012 «Об утверждении Регламента СЭД «ЕВФРАТ». Данный приказ был издан в связи с внедрением электронного согласования приказов посредством СЭД «ЕФВРАТ».

Служба заместителя Генерального директора по управлению персоналом и организационной работе состоит из трех отделов (отдел по работе с персоналом, отдел административно-хозяйственного обеспечения, организационно-контрольный отдел), сектора информации и общественных связей и мобилизационного сектора, управления информатизации, который, в свою очередь, имеет в своей структуре два отдела - отдел прикладного программного обеспечения, связи и системного администрирования и отдел программирования.

Под предметом исследования следует обозначить - деятельность Службы заместителя Генерального директора по управлению персоналом и организационной работе по внедрению электронного документооборота на предприятии.

Внедрение электронного документооборота в ГУП «ЖКХ РС (Я)» началось в 2010 году. Ответственным за внедрение была назначена Служба заместителя Генерального директора по управлению персоналом и организационной работе. Именно этим периодом датируются первые Служебные записки по программе «ЕВФРАТ».

Приказа о назначении ответственных или создания рабочей группы на предприятии не издавалось.

Анализ служебных записок показал, что внедрением СЭД занимались Управление информатизации и Организационно-контрольный отдел.

Организационно-контрольный отдел является структурным подразделением ГУП «ЖКХ РС (Я)» при заместителе Генерального директора по управлению персоналом и организационно-правовой работе ГУП «ЖКХ РС (Я)».

На отдел возложены функции ведения делопроизводства; внедрения и совершенствование автоматизированной системы делопроизводства и контроля; формирования сводной номенклатуры дел предприятия; регистрации и учета приказов предприятия; разработки унифицированных шаблонов, форм, проектов бланков документов; обеспечения технической и информационно-технологической поддержки всех видов работы с документами и поручениями; экспедиционной обработки, приема, регистрации, учета, хранения, доставки и рассылки корреспонденции; разработки и реализации технологии внутреннего безбумажного документооборота; выполнения оперативных работ и поручений, связанных с изготовлением специальной полиграфической продукции на основе автоматизированных технологий; организационно-методического руководства службами делопроизводства на предприятиях и филиалах; документационного обеспечения совещаний и иных мероприятий, проводимых на предприятии и организуемых вне предприятия; обеспечения соответствующего режима доступа к документам и использования информации, содержащихся в них; анализа и обобщения информации, предоставляемых подразделениями предприятия и его филиалами о ходе исполнения постановлений, распоряжений, протоколов органов власти РС (Я) и других протокольных ведомств вышестоящего руководства.

Управление информатизации является структурным подразделением ГУП «ЖКХ РС (Я)» при заместителе Генерального директора по управлению персоналом и организационно-правовой работе ГУП «ЖКХ РС (Я)».

Основные функции Управления - обеспечение качественных информационных услуг; модернизация, развитие, администрирование и эксплуатация электронных сетей и систем предприятия, обеспечение доступа пользователей к ресурсам; предоставление подключения к сети Интернет для структурных подразделений и исполнительной дирекции; организация выполнения мероприятий по разработке, внедрению и сопровождению системы электронного документооборота; техническое и программное обслуживание предприятия; внедрение и сопровождение программного обеспечения; учет всей компьютерной и периферийной техники, программного обеспечения для предоставления данных статистической отчетности.

1.4 Теоретическая и эмпирическая база исследования

При подготовке работы использовались результаты теоретических исследований, полученные различными авторами по проблемам, имеющим отношение к теме исследования:

1) Практическую значимость для нашей исследовательской работы имели труды Клименко С.В. (Клименко, С.В. Электронные документы в корпоративных сетях / Клименко, С.В., [и др.]. - М.: Анкей-Экотрендз, 1999). В монографии изложены основы и вопросы повышения эффективности автоматизации делопроизводства учреждения, включая специфические проблемы, связанные с переходом на безбумажную технологию. Рассмотрены принципы построения современных систем управления электронными документами (СУД) и тенденции их развития. Приведены описания наиболее передовых зарубежных продуктов в области СУД. Приведены стандарты в области кодирования, сжатия, обмена, интеграции различных видов информации.

2) В работе Майкл Дж. Д. Саттона (Саттон, М.Д.Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения. - С-Пб.: Азбука, 2002 г.) содержатся теоретические концепции и многочисленные практические рекомендации по оптимизации системы управления документооборотом, распределению обязанностей между менеджерами и техническим персоналом, как на этапе создания, так и при эксплуатации системы, организации экономичного хранения и высокоэффективного поиска документов и многое другое. Все эти советы основаны на богатом практическом опыте автора - ведущего канадского специалиста в области оптимизации документооборота, работавшего по заказам правительственных органов своей страны и ведущих мировых корпораций. Ключевая идея состоит в том, что грамотно построенная система документооборота не отнимает много ресурсов, но помогает принимать эффективные решения, повысить конкурентоспособность предприятия за счет того, что нужная информация становится легкодоступной и всегда "под рукой". Технология построения действенной системы документооборота предприятия описана в данной книге.

3) В работе Чернова В.Н. (Чернов, В.Н. Системы электронного документооборота. - М.: РАГС, 2009) изложены принципы и особенности создания автоматизированных систем документационного обеспечения управления. Осуществлен выбор критериев и сравнение характеристик автоматизированных систем документационного обеспечения управления фирм-разработчиков, которые длительное время работают на российском рыке и имеют большое количество успешных практических внедрений. Рассматриваются вопросы нормативно-правового обеспечения систем электронного документооборота.

4) Теоретические и прикладные аспекты документооборота и вопросы взаимодействия базами данных, пользовательского интерфейса изложены в антологии «Методы и средства работы с документами» (Методы и средства работы с документами. Антология. - Едиториал УРСС, 2000 г.).

5) Технология создания системы управления базами данных, рассмотрение информационных технологий, применяемых при компьютеризации делопроизводства, изложены в «Информационных технологиях и компьютеризациях делопроизводства» Сапкова В.В. (Сапков, В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства. - С-Пб.: Академия, 2006). Работа данного автора содержит примеры с анализом их исполнения, для приобретения практических навыков.

6) Основные понятия о системах ЭД и анализ современного состояния мирового рынка электронного документооборота наиболее полно отражен в работе А. Глинских (Глинских Александр. Мировой рынок систем электронного документооборота. - [электронный ресурс]. - Режим доступа: http:// citforum.ru /consulting/ docflow/ market/). Здесь, автор наиболее четко описывает ситуацию российского рынка систем электронного документооборота, раскрывает особенности выбора и внедрения СЭД. А. Глинских приводит в своей работе примеры применения систем электронного документооборота в мире, интеграции СЭД с другими приложениями. Кроме того, автором подняты вопросы оптимизации и контроля обработки информации.

7) Вопросы сущности и особенностей конфиденциальности делопроизводства освещены в работе Куняева Н.Н. (Куняев, Н.Н., Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот/ Куняев, Н.Н., Демушкин, А.С., Фабричнов, А.Г.. - М.: Логос, 2011). Здесь рассматриваются вопросы документирования конфиденциальной информации, оформления конфиденциальных документов, их учета, организации конфиденциального документооборота, классификации и систематизации конфиденциальных документов, обеспечения разрешительной системы доступа и режима конфиденциальной информации, подготовки конфиденциальных документов для передачи в архив и уничтожения. Дан анализ современных нормативных правовых актов в сфере информации ограниченного доступа и конфиденциальной документированной информации: персональных данных; служебной, профессиональной, коммерческой тайн; секретов производства и др.

8) Государственные инициативы вокруг электронного документа, стандарты в области СЭД, технические возможности современных систем электронного документооборота, их сравнительные характеристики рассмотрены к.т.н. Леонидом Рейнгольдом (Леонид Рейнгольд, к.т.н., Обзор систем электронного документооборота. - [электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml).

9) История подхода к разработке, развитие функциональности, позиционирование и современная функциональность СЭД, будущее рынка систем электронного документооборота изучены в работе Алексея Назаренко «История и тенденции развития современных СЭД» Алексей Назаренко, История и тенденции развития современных СЭД. - [электронный ресурс]. - Режим доступа: http: // itpractice.ru /theory /tehnology/ docflowecmedi/ 183-historyadevelopmentdocflow.htm.

10) В сборнике «Электронный документ и документооборот: правовые аспекты» (Электронный документ и документооборот: правовые аспекты. Антология. - ИНИОН РАН, 2003 г.) анализируются проблемы документирования информации и организации документооборота в условиях современных информационных технологий. Освещаются вопросы классификации документов в социальной сфере, юридическая сила электронных документов, их правовой статус и обеспечение сохранности, роль в правовых отношениях, прежде всего в гражданском обороте и процессуальном законодательстве и практике, исследуются роль и место Федерального закона "Об электронной цифровой подписи" в системе организации документооборота в РФ, зарубежный опыт в сфере электронного документооборота.

11) В книге Кузнецовой Т.В. (Кузнецова, Т.В. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления. - М.: Интел-Синтез, 2002 г.) рассматриваются вопросы составления и оформления документов на основании ГОСТов, составление и оформление наиболее часто встречаемых в управленческой деятельности видов организационно-распорядительных документов, движение документа и его обработка с момента получения и до отправки, порядок текущего хранения документов, проведение экспертизы ценности документов и их уничтожения.

12) В статье Дорониной Л.А. (Доронина, Л.А. Новые информационные технологии хранения документов организации (к постановке проблемы) / [Текст]: Л.А. Доронина, Б.В. Черников // Управление персоналом. - 2009. - №2.) дано обоснование целесообразности совершенствования управления организацией на основе внедрения электронного документооборота. Для достижения цели решен ряд задач, в том числе рассмотрены особенности электронного документооборота; выявлены предпосылки формирования системы электронного документооборота в органах государственной власти; рассмотрено состояние систем электронного документооборота в органах государственной власти России.

13) В настоящей статье (Калинин, А.Т. Реформирование структуры государственного управления: причины и технологии [Текст]: А.Т. Калинин // Общество и экономика, 2010, №7.) автор показывает проблему, существующую в управлении на государственном уровне, описывает преимущества автоматизации систем управления.

14) Книга Романова Д.А. (Романов, Д.А. Правда об электронном документообороте / Романова, Д.А., Ильина, Т.Н., Логинова, А.Ю. - М.: Книга по требованию, 2002.) рассказывает о том, как развивалось отечественное делопроизводство, от чего зависят его специфические черты и особенности, какие законодательные акты и положения определяют современные деловые отношения, а также о типовых процессах, стандартах и регламентах, современных технологиях в области электронного документооборота. Специальные главы посвящены обзору продуктов и решений от ведущих компаний-поставщиков российского рынка информационных технологий.

15) В книге Бобылевой М.П. (Бобылева, М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики. - М.: Термика, 2016.) комплексно рассмотрены теоретические и практические вопросы применения электронного документооборота в сфере управления, включая информационно-технологические, коммуникационные, документоведческие, правовые, организационно-управленческие и другие аспекты. Значительное внимание уделяется жизненному циклу бумажных и электронных документов, использованию средств электронной подписи, развитию организационно-технологических форм электронного документооборота и информационного взаимодействия, а также оценке их эффективности.

16) Работа Евдокимовой Е.Л. (Евдокимова, Е.Л. Электронный документооборот и обеспечение безопасности стандартными средствами Windows / Евдокимова, Л.М. [и др]. - М.: - Курс, 2017.) позволяет пристально рассматреть вопросы организации и сопровождения электронного документооборота на основе использования собственных механизмов защищенного документооборота и делопроизводства стандартными средствами Windows.

17) «Электронное правительство» Кабашова С.Ю. (Кабашов С.Ю. Электронное правительство. Электронный документооборот. - М.: Инфра-М, 2015.) содержит понятия, термины и определения по вопросам создания и функционирования электронного правительства при оказании гражданам и юридическим лицам государственных (муниципальных) услуг в электронной форме, организации межведомственного и внутреннего электронного документооборота в органах государственной власти и местного самоуправления.

18) В сборнике статей Иларии Бачило (Бачило, И. Электронный документооборот: правовые аспекты / Бачило, И. [и др]. - М.: ИНИОН РАН, 2003.) собраны статьи многих авторов, в своих статьях они анализируют проблемы документирования информации и организации документооборота в условиях современных информационных технологий. Освещаются вопросы классификации документов в социальной сфере, юридическая сила электронных документов, их правовой статус и обеспечение сохранности, роль в правовых отношениях, прежде всего в гражданском обороте и процессуальном законодательстве и практике, исследуются роль и место Федерального закона "Об электронной цифровой подписи" в системе организации документооборота в РФ, зарубежный опыт в сфере электронного документооборота.

19) В сборнике «Информационные технологии в управлении предприятием» (Крылович, А. Информационные технологии в управлении предприятием / Крылович, А. [и др]. - Три квадрата, 2004.) представлены избранные статьи и интервью сотрудников и руководителей компании TopS Business Integrator, отражающие опыт и компетенцию компании TopS BI в области внедрения информационных систем для управления бизнесом и повышения эффективности производственно-коммерческой деятельности средствами информационных технологий.

20) В монографии Глущенко П.В. (Глущенко, П.В. Модели систем электронного документооборота на предприятии - М.: Вузовская книга, 2011.) освещаются наиболее актуальные аспекты электронного оборота документов на предприятии. Автором рассмотрены основные вопросы моделирования СЭД, их применения и программного обеспечения, эволюции парадигм управления и электронного оборота документов на предприятии.

Эмпирической базой нашего исследования стали:

1) В соответствии с действующим федеральным законодательством основополагающим законодательным актом, который регулирует отношения, возникающие при использовании информационных технологий (в том числе систем электронного документооборота), а также обеспечении защиты информации, является Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ. Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, при применении информационных технологий, а также при обеспечении защиты информации, за исключением отношений, возникающих при охране результатов интеллектуальной деятельности и приравненных к ним средств индивидуализации. В статье 11 говорится, что электронное сообщение, подписанное электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью. Также устанавливается, что обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.

2) Следующим не менее важным законодательным актом в области электронного документооборота является Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ, который обеспечивает правовые условия использования электронной подписи в электронных документах в качестве аналога собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Иными словами электронная подпись как реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, идентификации владельца сертификата ключа подписи применяется для удостоверения электронных документов, в том числе при использовании СЭД и ЭД. В данном законе также дается понятие «электронного документа» как документа, в котором информация представлена в электронной форме. Подробнее данный закон, а также его отличия от предыдущего закона об электронно-цифровой подписи, рассмотрим в следующем пункте.

3) Следует также отметить Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ. Этот закон регулирует отношения, возникающие при обработке персональных данных, в том числе с использованием средств автоматизации. Руководствоваться положениями данного закона в организации необходимо, прежде всего, при работе с документами по личному составу.

4) Естественно, СЭД должна поддерживать весь жизненный цикл документов, включая организацию архивного хранения документов с доступом к электронным архивам. В свою очередь, отношения, возникающие в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов регулирует Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. В ст. 5 закона говорится, что в состав Архивного фонда входят находящиеся на территории РФ архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, формы собственности и места хранения, в том числе электронные и телеметрические документы.

5) При использовании СЭД и ЭД появляется острая необходимость в обеспечении информационной безопасности и защиты обрабатываемой и хранящейся информации. Кроме ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», в этой связи необходимо знать положения Федерального закона «О государственной тайне» от 21.07.1993 г. № 5485-1 и Федерального закона «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ (если в деятельности организации создается информация, составляющая данные виды тайн).

6) ГОСТ Р 52294-2004 «Информационная технология. Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения» распространяется на автоматизированные системы обработки информации и управления учреждений, предприятий и организаций независимо от форм собственности и подчинения и определяет основные положения по созданию, внедрению, эксплуатации и сопровождению электронного регламента их административной и служебной деятельности. Положения стандарта следует учитывать при создании новых или совершенствовании существующих технологий управления организацией.

7) ГОСТ 24.601-90 «Автоматизированные системы. Стадии создания», который определяет стадии создания автоматизированных систем, содержит требования к автоматизированной системе (АС), техническому заданию, эскизному, техническому проекту, рабочей документации. В том числе закрепляет порядок ввода в действие и сопровождение АС.

8) ГОСТ 34.602-89 «Техническое задание на создание автоматизированной системы» устанавливает состав, содержание, правила оформления документа «Техническое задание на создание системы», а также рекомендует порядок его разработки, согласования и утверждения.

9) ГОСТ 34.603-92 «Информационная технология. Виды испытаний автоматизированных систем» описывает процесс проверки выполнения заданных функций системы, определения и проверки соответствия требованиям ТЗ количественных и (или) качественных характеристик системы, выявления и устранения недостатков в действиях системы, в разработанной документации.

10) ГОСТ 24.201-89 «Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем» определяет виды, наименование, комплектность и обозначение документов, разрабатываемых на стадиях создания АС. Может использоваться в сочетании с РД 50-34.698-90 «Автоматизированные системы. Требования к содержанию документов».

11) ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению» Стандарт устанавливает формат, состав и содержание электронного сообщения, обеспечивающего информационное взаимодействие систем управления документами. Использование единого формата обмена документами позволяет обеспечить пересылку электронных документов без потери информации и без необходимости ее дополнительной обработки.

12) ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности». Настоящий стандарт содержит описание рекомендуемой практики электронного хранения деловой и иной информации в электронной форме. Описывает порядок внедрения и эксплуатации систем управления информацией и документами, которые могут рассматриваться как надежно, заслуживающим доверия образом, хранящие электронную информацию.

Кроме федеральных законов и нормативно-технических регламентов в исследовании были использованы все имеющиеся нормативно-правовые акты ГУП ЖКХ РС (Я) относительно внедрения СЭД.

13) Приказ «О системе электронного документооборота «ЕВФРАТ» № 433-п от 27.05. 2011 г.

14) Приказ «Об утверждении Регламента СЭД «ЕВФРАТ» № 14-п от 12.01.2012 г.