Внедрение электронного документооборота в государственном унитарном предприятии "Жилищно-коммунальное хозяйство Республики Саха (Якутия)"

15) Приказ «О внесении дополнений в Регламент работы с документами с использованием системы электронного документооборота «ЕВФРАТ», утвержденный приказом № 14-п от 12.01.2012 «Об утверждении Регламента СЭД «ЕВФРАТ» №513-п от 05.06.2012 г.

2. Доклад по проблематике темы исследовательской работы

Сегодня, внедрение электронного документооборота - один из ключевых способов повышения эффективности принятия управленческих решений любой организации, повышения конкурентоспособности, основа для оптимизации расходов.

Характерной чертой общества на современном этапе является его глубокая информатизация. Уровень информатизации определяется уровнем применяемых информационных технологий. Одним из основных направлений развития информационных технологий являются системы управления, которые применяются для автоматизации таких задач, как управление производством, учетом, сбытом, кадрами, финансами и информационными ресурсами.

Документооборот является одним из поддерживающих видов деятельности предприятия. Без него невозможно представить управление современным государственным предприятием.

На современном этапе выделить три основные проблемы внедрения СЭД:

1. Организационная проблема - заключается в отсутствии четкого понимания причин внедрения СЭД, в не заинтересованности персонала в использовании новых принципов работы, не ясное понимание этих принципов работниками предприятий. При отсутствии полного охвата, когда половина сотрудников предприятия работает с использованием СЭД, а вторая половина находится на бумажном документообороте - эффективность внедрения снижается в разы, т.к. задержки и потери остаются, а единая централизованная система не выстраивается.

2. Экономические проблема - заключается в финансировании процесса внедрения СЭД, т.к. покупка и настройка продукта подразумевает заметные затраты: привлечение разработчика для решения текущих проблем внедрения, выделение новых рабочих мест на поддержание функционирования СЭД и пр.

3. Техническая проблема вызвана тем, что в отдельных случаях предприятиям приходится дополнительно тратиться на новое оборудование, серверы, решение технических задач, неотделимых от внедрения СЭД.

Не смотря на существующие проблемы внедрения СЭД, преимущества перехода государственных и муниципальных предприятий на электронный документооборот очевиден.

Ожидаемым итогом повсеместного внедрения СЭД станет:

- обеспечение прозрачности бизнес-процессов. СЭД оперативно отслеживает этапы выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность компании абсолютно прозрачной и контролируемой. Внедрение системы электронного документооборота позволяет настроить бизнес-процессы силами бизнес-аналитика без привлечения дополнительных специалистов (программистов). СЭД становится мощным инструментом бизнес-аналитика и позволяет повысить эффективность работы организации;- повышение исполнительской дисциплины. По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Внедрение СЭД предоставляет полный контроль всех этапов работ для руководства, таким образом, СЭД напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников. Используя возможности системы, руководитель может быть уверен в том, что поставленные перед сотрудниками задачи не будут забыты или не выполнены;

- сокращение затрат времени руководителей и сотрудников. СЭД при качественном внедрении сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами - создание, поиск, согласование и т.д. Благодаря этому у сотрудников высвобождается время для выполнения ключевых функций дающих большую отдачу для предприятия. Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в организации;

- исключение утечки информации. Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, СЭД обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей;

- эффективная интеграция с ПО, уже установленным на предприятии. Часть функций «тяжелых» и дорогих ERP-решений могут быть перенесены в СЭД. Например, согласование бюджета, утверждение заявки на финансирование и т.д. Это позволит сократить затраты на расширение рабочих мест;

- рост конкурентных преимуществ. Внедрение системы электронного документооборота напрямую отражается на конкурентных преимуществах предприятия, повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных «незаменимых» сотрудников.

Сегодня деятельность разработчиков СЭД практически не регулируется. Развивая программные продукты и реализуя проекты по внедрению, разработчики и поставщики в той или иной степени ориентируются на ГОСТы.

Так как ГОСТы носят рекомендательный характер, то разработчики закладывают в свои решения максимальную гибкость, чтобы на базе системы можно было, в зависимости от заказчика, реализовать различные схемы работы с документами. Зачастую архитектура и логика работы системы должны обеспечивать различные и, порой, противоположные подходы к автоматизации документооборота. Отсутствие общепринятых стандартов является проблемой не только для разработчиков, но и для заказчиков, так как выбор требований к СЭД становится слишком субъективной задачей. Правила и регламенты работы с документами могут отличаться от предприятия к предприятию не только в рамках одной отрасли, но даже в рамках одной группы компаний. И хотя в целом комплекс задач электронного документооборота достаточно понятен, способы их реализации сильно разнятся. Получается, что одно из главных требований, предъявляемых к разработчикам современной СЭД, - предложить адекватное по цене, качеству и срокам внедрения решение независимо от специфики работы заказчика (другими словами - удовлетворяющее любой специфике).

Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности предприятия. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения. При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития.

Заключение

Таким образом, в ходе проведения исследовательской работы, подготовлена концепция исследовательской работы по внедрению электронного документооборота в ГУП «ЖКХ РС (Я)».

В ходе данной исследовательской работы сформированы навыки аналитической деятельности и первичных умений исследовательской деятельности.

Подводя итоги, можно сказать, что на современных предприятиях системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением Электронный документ и документооборот: правовые аспекты. Антология. - ИНИОН РАН, 2003. - С.65..

Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота) Назаренко, А. История и тенденции развития современных СЭД. - [электронный ресурс]. - Режим доступа: http: // itpractice.ru /theory /tehnology/ docflowecmedi/ 183-historyadevelopmentdocflow.htm.

Система электронного документооборота (СЭД) - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации Чернов, В.Н. Системы электронного документооборота. - М.: РАГС, 2009. - С.46-53..

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и организационно-распорядительными документами, но и с различными внутренними документами: договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.

СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.

Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности предприятия. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения. При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития.

Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции. В качестве особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности. Речь идет о построении (разработке) на базе тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного документооборота.

На современном этапе внедрения СЭД на исследуемом объекте предприятиях выделяются три основные проблемы:

- организационная;

- финансовая;

- техническая.

В заключении необходимо отметить, что полное внедрение системы электронного документооборота системы ЕВФРАТ-SQL в ГУП «ЖКХ РС (Я)» сократит затраты предприятия и позволит экономить ресурсы по многим позициям. Кроме того, подобное внедрение имеет долговременный стратегический эффект - совершенствование системы управления, результатом которого станет положительная динамика в характеристиках эффективности ГУП «ЖКХ РС (Я)»: произойдет качественное изменение работы жилищно-коммунального комплекса Республики. Так, уменьшатся затраты, повысится качество обслуживания, увеличится скорость обработки информации, откроются возможности контроля всех процессов в режиме реального времени. С внедрением электронного документооборота предприятие значительно оптимизирует расходы на фонд оплаты труда путем сокращения некоторых должностей, текущие ежемесячные расходы, такие как, телефонная и факсимильная связь, Внедрение СЭД приведет к созданию более эффективных деловых коммуникаций между структурными подразделениями предприятий, повысится уровень привлекательности для инвестиций.

Библиографический список

1. Об информации, информационных технологиях и о защите информации: федер. закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ // Собр. законодательства РФ. - 2006. - № 31. - Ст. 3448.

2. Об электронной подписи: федер. закон от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ // Собр. законодательства РФ. - 2011. - № 15. - Ст.2036.

3. О персональных данных: федеральный закон от 27.07.2006 г. № 152 -- ФЗ // Собрание законодательства РФ. - 2006. - № 31. - Ст.3451.

4. Об архивном деле в РФ: федер. закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ. // Собр. законодательства РФ. - 2004. - № 43. - Ст.4169.

5. О государственной тайне: федер. закон от 21.07.1993 г. № 5485-1 // Собр. законодательства РФ. - 1997. - № 41. - Стр.8220-8235.

6. О коммерческой тайне: федер. закон от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ // Собр. законодательства РФ. - 2004. - № 32. - Ст.3283.

7. ГОСТ Р 52294-2004. Информационная технология. Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения. - Москва: Изд-во стандартов, 2005.

8. ГОСТ 24.601-90. Автоматизированные системы. Стадии создания. -- Москва: [б.и.], 1990.

9. ГОСТ 34.602-89. Техническое задание на создание автоматизированной системы. - Москва: [б.и.], 1990.

10. ГОСТ 34.603-92. Информационная технология. Виды испытаний автоматизированных систем - Москва: [б.и.], 1993.

11. ГОСТ 24.201-89. Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем. - Москва: [б.и.], 1990.

12. ГОСТ Р 53898-2010. Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению. - Москва: Изд-во стандартов, 2011.

13. ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009. Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности. - Москва: Изд-во стандартов, 2010.

14. Бачило, И. Электронный документооборот: правовые аспекты / Бачило, И. [и др]. - М.: ИНИОН РАН, 2003.

15. Бобылева, М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики. - М.: Термика, 2016.

16. Глущенко, П.В. Модели систем электронного документооборота на предприятии - М.: Вузовская книга, 2011.

17. Евдокимова, Е.Л. Электронный документооборот и обеспечение безопасности стандартными средствами Windows / Евдокимова, Л.М. [и др]. - М.: - Курс, 2017.

18. Кабашов С.Ю. Электронное правительство. Электронный документооборот. - М.: Инфра-М, 2015.

19. Клименко, С.В. Электронные документы в корпоративных сетях / Клименко, С.В., [и др.]. - М.: Анкей-Экотрендз, 1999.

20. Крылович, А. Информационные технологии в управлении предприятием / Крылович, А. [и др]. - Три квадрата, 2004.

21. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления. - М.: Интел-Синтез, 2002.

22. Куняев, Н.Н., Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот/ Куняев, Н.Н., Демушкин, А.С., Фабричнов, А.Г.. - М.: Логос, 2011.

23. Методы и средства работы с документами. Антология. - Едиториал УРСС, 2000.

24. Романов, Д.А. Правда об электронном документообороте / Романова, Д.А., Ильина, Т.Н., Логинова, А.Ю. - М.: Книга по требованию, 2002.

25. Сапков, В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства. - С-Пб.: Академия, 2006.

26. Саттон, М.Д.Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения. - С-Пб.: Азбука, 2002.

27. Чернов, В.Н. Системы электронного документооборота. - М.: РАГС, 2009.

28. Электронный документ и документооборот: правовые аспекты. Антология. - ИНИОН РАН, 2003.

29. Глинских, А. Мировой рынок систем электронного документооборота. - [электронный ресурс]. - Режим доступа: http:// citforum.ru /consulting/ docflow/ market/

30. Назаренко, А. История и тенденции развития современных СЭД. - [электронный ресурс]. - Режим доступа: http: // itpractice.ru /theory /tehnology/ docflowecmedi/ 183-historyadevelopmentdocflow.htm

31. Рейнгольд, Л. к.т.н., Обзор систем электронного документооборота. - [электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

32. Доронина, Л.А. Новые информационные технологии хранения документов организации (к постановке проблемы) /[Текст]: Л.А. Доронина, Б.В. Черников // Управление персоналом. - 2009. - №2.

33. Калинин, А.Т. Реформирование структуры государственного управления: причины и технологии [Текст]: А.Т. Калинин // Общество и экономика, 2010, №7.

34. Филенко, Е.Н. Развитие понятия «документ» с внедрением новых информационных технологий / [Текст]: Е.Н. Филенко// - Делопроизводство. - 2006. - №3.

Размещено на Allbest.ru