Главная Коллекция "Otherreferats" Программирование, компьютеры и кибернетика Информационная система автоматизированной обработки отчетной документации филиалов ФГУП "ЦентрИнформ"

Информационная система автоматизированной обработки отчетной документации филиалов ФГУП "ЦентрИнформ"

Деятельность отдела делопроизводтсва ФГУП "ЦентрИнформ": функции, потоки движения документов. Формализация и оценка бизнес-процесса обработки отчетной документации филиалов с помощью сетевых графиков. Проект базы данных информационной системы отдела.

Рубрика Программирование, компьютеры и кибернетика
Вид дипломная работа
Язык русский
Дата добавления 18.05.2017
Размер файла 2,6 M

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Страница:

Размещено на http://www.Allbest.ru/

Инженерно-технологическая академия

Южный федеральный университет

Дипломная работа

На тему:

Информационная система автоматизированной обработки отчетной документации филиалов ФГУП «ЦентрИнформ»

Таганрог, 2014

АННОТАЦИЯ

В дипломной работе описаны решения по оптимизации бизнес-процессов обработки и обработки отчетной документации филиалов в отделе делопроизводства ФГУП «ЦентрИнформ». Решается проблема сокращения трудозатрат на преобразование отчетности между различными формами представления.

При выполнении работы исследованы сценарии, структура и функции отдела делопроизводства, выполняющего функции центрального узла передачи документов. Построена математическая модель и определены проблемы предметной области.

Бизнес-процессы представлены функциональной моделью в IDEF/DFD диаграммах. Проект информационной системы представлен архитектурой, схемой базы данных, набором алгоритмов и прототипом интерфейса.

Актуальность работы заключается в необходимости повышения эффективности деятельности предприятия современными методами, информационными технологиями.

РЕФЕРАТ

стр.120, рис.25, таб.33, библиогр.14

Информационная система, отчетная документация, конвертация, автоматизация, бизнес-процесс

Во введении рассматривается актуальность выполнения работы. Приводится краткая характеристика известных проблем в работе отдела делопроизводства ФГУП «ЦентрИнформ».

В первом разделе изложены результаты исследования отдела делопроизводства ФГУП «ЦентрИнформ», его структуры и деятельности. Описана математическая модель текущего положения дел. Указаны проблемы и производится полная постановка целей и задач дипломной работы.

Во втором разделе описана оптимизация математической модели. Рассматриваются пути оптимального решения выявленных проблем. С помощью методологий и средств моделирования строятся модели оптимизированных бизнес-процессов с учетом выбора варианта решения проблем.

В третьем разделе описываются результаты процесса проектирования информационной системы. Подробно рассматривается архитектура системы. Проектируется база данных.

В четвертом разделе описывается реализация информационной системы отдела делопроизводства ФГУП «ЦентрИнформ».

В пятом разделе рассматривается социальный аспект проектируемой системы, ее преимущества в социальной сфере.

В шестом разделе выполняется технико-экономическое обоснование работы.

В седьмом разделе описывается безопасность и экологичность проекта.

Основные результаты работы отражены в заключении.

СОДЕРЖАНИЕ

  • ВВЕДЕНИЕ
  • 1. Исследование деятельности отдела делопроизводтсва ФГУП «ЦентрИнформ»
    • 1.1 Описание организационной структуры объекта исследования. Место отдела делопроизводства в структуре ФГУП «ЦентрИнформ»
    • 1.2 Анализ функций и организации отдела делопроизводства ФГУП «ЦентрИнформ»
      • 1.2.1 Функции отдела делопроизводства ФГУП «ЦентрИнформ»
      • 1.2.2 Виды документации, существующей в ФГУП «ЦентрИнформ»
      • 1.2.3 Систематизация документов: формирование дел, информационно справочный аппарат, хранение документов в ФГУП «ЦентрИнформ»
      • 1.2.4 Потоки движения документов в ФГУП «ЦентрИнформ»
    • 1.3 Сценарий процесса обработки отчетной документации филиалов сотрудниками отдела делопроизводства ФГУП «ЦентрИнформ»
    • 1.4 Формализация и оценка бизнес-процесса обработки отчетной документации филиалов с помощью сетевых графиков
    • 1.5 Формулировка проблем, подлежащих решению в работе
    • 1.6 Постановка цели и задач дипломной работы
  • 2. Оптимизация бизнес-процессов обработки отчетной документации филиалов ФГУП «ЦентрИнформ»
    • 2.1 Оптимизация математической модели бизнес-процессов отдела делопроизводства
      • 2.1.1 Определение временных показателей оптимальной математической модели бизнес-процесса
      • 2.1.2 Модификация сетевого графика
    • 2.2 Модифицированный алгоритм обработки документа и выбор способа его выполнения
    • 2.3 Выбор CASE-средств моделирования
    • 2.4 Функциональное моделирование бизнес-процессов
  • 3. Проектирование информационной системы автоматизированной обработки отчетной документации филиалов ФГУП «ЦентрИнформ»
    • 3.1 Формирование требований и критериев для отбора систем аналогов
    • 3.2 Сравнительный анализ аналогов
      • 3.2.1 Выбор системы весовых коэффициентов
      • 3.2.2 Поиск программных продуктов
      • 3.2.3 Оценка программных продуктов с точки зрения предъявляемых основных функциональных и системно-технических требований
      • 3.2.4 Отбор программных продуктов, удовлетворяющих функциональным и системно-техническим требованиям
    • 3.3 Выбор архитектуры проектируемой информационной системы
    • 3.4 Проектирование структуры базы данных информационной системы отдела делопроизводства ФГУП «ЦентрИнформ»
  • 4. Реализация информационной системы автоматизированной обработки отчетной документации филиалов ФГУП «ЦентрИнформ»
    • 4.1 Описание алгоритма извлечения сведений из документов
    • 4.2 Алгоритм поиска документов и сведений в разрабатываемой системе
    • 4.3 Выбор среды программирования для реализации информационной системы отдела делопроизводства ФГУП «ЦентрИнформ»
    • 4.4 Описание работы пользователя с разрабатываемой информационной системой отдела делопроизводства ФГУП «ЦентрИнформ»
  • 5. Социальный аспект использования информационной системы автоматизированной обработки отчетной документации ФГУП «ЦентрИнформ»
  • ЗАКЛЮЧЕНИЕ
  • СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

Развитие общества, рыночных отношений сопровождается созданием огромного объема различных видов документов, появлением новых носителей информации, способов ее записи, хранения и поиска. Требуется быстрота принятия решений, что напрямую зависит от правильно организованного документооборота, от применяемых технологий и техники. Поэтому организации стараются автоматизировать процесс делопроизводства.

В настоящее время на рынке автоматизированных систем существует несколько десятков программных предложений (информационных систем документационного обеспечения управления - далее ИС ДОУ), которые отличаются по возможностям, технологическим решениям, потому достаточно трудно подобрать оптимальную ИС ДОУ для конкретной организации.

Особенное внимание проблеме автоматизации уделяют в предприятиях, объединенных в холдинговую структуру (территориально-распределенные предприятия), где необходимо сокращать временные, трудовые затраты и увеличивать скорость обмена информацией.

ФГУП «ЦентрИнформ» является территориально-распределенным предприятием. Главная проблема при такой структуре - координация потоков документов и организация эффективного, корректно функционирующего механизма взаимодействия. С этой целью руководство приняло решение создать централизованный отдел документационного обеспечения, расположенный в головном офисе, и пропустить через этот отдел основной поток документации.

Ввиду такого подхода предприятие столкнулось с рядом трудностей: во-первых, обеспечение каналов передачи документов; во-вторых, координация потоков документов; в-третьих, преобразование документов при передаче из одного подразделения в другое.

Первые две задачи решены с помощью облачного сервиса Dropbox, в котором организовано централизованное хранилище документов, а система распределения прав доступа реализована через выдачу ссылок на отдельные папки. Полный доступ к аккаунту имеет только отдел документационного обеспечения, а информация от филиалов и клиентов поступает в общую папку.

Третья проблема на данном этапе не решена в принципе, перенос документов полностью выполняется силами сотрудников отдела документационного обеспечения. На текущий момент отдел уже с трудом справляется с объемом работ, однако поток клиентов растет, а руководство не желает расширять штат сотрудников.

Целью данной выпускной квалификационной работы является поиск и выработка решения проблемы обработки отчетной документации филиалов между различными стандартизированными формами в отделе делопроизводства ФГУП «ЦентрИнформ».

Потребуется решить следующие задачи и получить следующие результаты:

· описание, анализ деятельности, структуры и функций ФГУП «ЦентрИнформ»;

· характеристика отдела делопроизводства;

· описание уровня автоматизации отдела, характеристика внедренного решения на основе Dropbox, выявление достоинств и недостатков в ее функционировании;

· выбор наиболее подходящей по функциональным и системно-техническим требованиям системы автоматизации отдела делопроизводства.

Данная тема является актуальной, так как автоматизация делопроизводства является одним из направлений деятельности управления и существуют проблемы в работе отдела на предприятии ФГУП «ЦентрИнформ».

Прежде чем разрабатывать рекомендации по совершенствованию и автоматизации отдела делопроизводства ФГУП «ЦентрИнформ», необходимо было получить наиболее полное представление о состоянии бизнес-процессов на сегодняшний день. Для этого проводилось предпроектное обследование, в котором использовались следующие методы: наблюдение - непосредственное присутствие на рабочих местах руководителей, исполнителей, работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях; опрос - позволил уточнить данные и подтвердить результаты наблюдения, узнать мнение работников о существующей системе работы с документацией; было проведено интервью с начальником отдела делопроизводства, в котором выяснились недостатки существующей организации документооборота, проблемы обработки отчетной документации филиалов.

При анализе существующих систем автоматизации делопроизводства и правил их внедрения были изучены: рекомендации по выбору автоматизированных систем и руководства для пользователей автоматизированных систем документационного обеспечения управления в организациях, где описываются системы автоматизации, их функции, основные подходы при выборе, предлагаются критерии их оценки, характеризуется отечественный и зарубежный рынок информационных систем документационного обеспечения.

При изучении структуры и функций отдела делопроизводства были рассмотрены стандарты предприятия: «Управление документацией в подразделении», «Управление документацией внешнего происхождения»; должностная инструкция секретаря ФГУП «ЦентрИнформ»; должностная инструкция делопроизводителя ФГУП «ЦентрИнформ». В качестве дополнительных источников информации по данной теме послужили статьи в журнале «Делопроизводство и документооборот», где рассматривается теория и практика электронного документооборота, решаются вопросы параллельного функционирования бумажного и «безбумажного» документопотоков; даются практические советы по вопросам выбора и внедрения систем автоматизации документационного обеспечения; проводится информационное обследование в рамках внедрения автоматизированных систем; изучается и описывается документооборот в территориально-распределенных компаниях. Соответствующие сайты в Интернет содержат необходимую информацию об интересующих системах: демонстрационные материалы, руководства по внедрению и использованию, информацию о создателях систем, о достоинствах систем.

1. Исследование деятельности отдела делопроизводства ФГУП «Центринформ»

1.1 Описание организационной структуры объекта исследования. Место отдела делопроизводства в структуре ФГУП «ЦентрИнформ»

ФГУП «ЦентрИнформ» -- системный интегратор в области информатизации и защиты информации. Филиальная сеть предприятия насчитывает 20 филиалов по всей России: от Калининграда на западе до Камчатки на востоке.

В портфеле решений предприятия инновационные программы и комплексы, современное оборудование и средства для защиты и оптимизации бизнеса, собственные разработки в области информационной безопасности на основе НИОКР.

Компании, которые сотрудничают с нами, могут воспользоваться следующими услугами:

· Разработка и внедрение информационных систем и программного обеспечения.

· Получение сертификатов ключей электронно-цифровой подписи.

· Защита информации. Защита персональных данных согласно №152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных».

· Сдача отчетности в электронном виде в государственные контролирующие органы.

· Заказ лицензионного программного обеспечения, компьютерного и телекоммуникационного оборудования.

· Проектирование, установка и сервисное обслуживание систем безопасности, телекоммуникационных и теле-аудио систем.

· Производство различных видов полиграфической продукции.

Около 200 тысяч государственных предприятий, коммерческих организаций, индивидуальных предприятий в России и странах ближнего зарубежья применяют услуги и решения ФГУП «ЦентрИнформ».

ФГУП «ЦентрИнформ» - крупное предприятие, структура управления которого содержит большое количество уровней управления, должностей, подразделений (смотрите рисунок 1).

Уровни управления:

1 - генеральный директор;

2 - директор по разработке;

3 - директоры (филиалов);

4 - директор по общим вопросам;

5 - начальники отделов;

6 - участки, управления (начальники цехов, служб);

Так как предприятие крупное и предоставляет различные виды услуг в области информатизации и защиты информации, то соответственно документация обладает определенной спецификой, особое значение имеет документация, циркулирующая между филиалами и руководством.

Для обеспечения эффективного документооборота функционирует отдел делопроизводства, находящийся в подчинении у директора по общим вопросам.

Рисунок 1. Организационная структура ФГУП «ЦентрИнформ»

Рисунок 1. – 1.2 Анализ функций и организации отдела делопроизводства ФГУП «ЦентрИнформ»

1.2.1 Функции отдела делопроизводства ФГУП «ЦентрИнформ»

Организация работ по документационному обеспечению осуществляется по смешанной форме [1] (централизовано, децентрализовано), т.е. часть функций выполняет отдел делопроизводства, часть структурные подразделения.

Процесс документооборота регламентируют государственные стандарты, стандарты предприятия и структурных подразделений. Их разрабатывает и внедряет сектор управления качеством и стандартизацией.

Отдел делопроизводства включает в себя ряд должностных единиц, которые подчиняются начальнику отдела, директору по общим вопросам и генеральному директору ФГУП «ЦентрИнформ». В состав отдела делопроизводства входят следующие должностные лица:

· Секретарь;

· Делопроизводитель;

· Инженер по стандартизации;

· Техник по работе с документацией;

· Операторы.

Все функции по организации документооборота выполняют секретарь и делопроизводитель. Структуру и штаты службы утверждает генеральный директор предприятия.

Функции отдела делопроизводства [2,3]

· Регистрацию документов осуществляет делопроизводитель;

· предварительное рассмотрение документов (передача на рассмотрение руководству, или на исполнение в структурное подразделение) выполняет секретарь;

· справочно-информационные работы по зарегистрированным документам осуществляют секретарь и делопроизводитель;

· учет документов выполняет делопроизводитель;

· работу по контролю исполнения документов (получение сведений о ходе исполнения, напоминание о сроках исполнения) осуществляет секретарь;

· регистрацию командировочных документов работников предприятия и лиц, командированных на предприятие, выполняют секретарь и делопроизводитель;

· проведение проверок организации работы с документами в структурных подразделениях, управлениях, участках, производственных базах осуществляют специалисты отдела управления качеством и стандартизацией;

· составление и ведение номенклатуры дел выполняет делопроизводитель;

· формирование и оформление дел осуществляет делопроизводитель;

· обеспечение хранения документов выполняют секретарь и делопроизводитель;

· тиражирование документов выполняет;

· прием, экспедиционную обработку, отправку документов осуществляет техник по работе с документами;

· секретарь принимает участие в подготовке созываемых руководством совещаний и организация их технического обслуживания.

1.2.2 Виды документации, существующей в ФГУП «ЦентрИнформ»

В ФГУП «ЦентрИнформ» используются следующие виды документации:

1. Организационно-распорядительная, в которую входят следующие группы документов:

- нормативные документы: стандарты предприятия, руководство, методики;

- учредительные документы: устав, учредительный договор, свидетельства о регистрации в государственных органах;

- распорядительные документы: приказы по основной деятельности, распоряжения, решения;

- организационные документы: структура и штатная численность, штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка;

- информационно - справочная документация: акты, письма, справки, служебные и докладные записки, протоколы, выписки из документов.

2. Плановая документация: сметы, планы работ, закупок.

3. Отчетная документация: отчеты по выполненным работам.

4. Документы по личному составу: трудовые договоры, личные карточки, дела, трудовые книжки.

5. Документы по снабжению и сбыту: накладные, договоры поставки, заявки на транспорт, акты.

6. Документы по материально-техническому обеспечению: требования, заявки.

7. Финансово-бухгалтерские документы: бухгалтерские балансы, отчеты, сметы, планы.

8. Договорная документация: договоры, протоколы согласования, письма к договорам, дополнительные соглашения.

1.2.3 Систематизация документов: формирование дел, информационно справочный аппарат, хранение документов в ФГУП «ЦентрИнформ»

Согласно СТП (стандарт предприятия) 1.02.02 (с изменениями от 01.10.2007 г.) вся поступающая (создаваемая) в приемную документация регистрируется в журнале входящей (исходящей) документации и направляется на рассмотрение руководителю подразделения.

Ознакомление заинтересованных работников с поступающей документацией осуществляется в соответствии с визой руководителя, документация формируется в дела по видам:

· общие приказы,

· приказы о командировании,

· распоряжения,

· стандарты предприятия,

· телефонограммы,

· акты проверок,

· исходящая документация,

· входящая документация,

· нормативные документы на оборудование,

· нормативные документы на готовую продукцию,

Все дела номеруются в соответствии с номенклатурой дел.

Лицо, ответственное за предоставление необходимой информации и осуществляющее контроль исполнения документов - секретарь. Секретарь контролирует своевременность исполнения документов в соответствии с резолюцией руководителя. На срочных, документах ставится отметка «Срочно», на документах с контрольными сроками исполнения ставится отметка «Контроль», секретарь направляет документ непосредственному исполнителю, получает информацию о перемещении и исполнении, доводит до сведения руководителя.

Дела хранятся в приемной, в специальных запирающихся шкафах в последовательности, закрепленной номенклатурой дел. Экспертная комиссия не организуются, создаются комиссии по мере надобности. Архив организации находится на стадии формирования. На документах, отобранных для хранения в архив, на титульном листе, ставится надпись «Архив». Дела, подлежащие долговременному и постоянному хранению, передаются в архив по описям дел.

1.2.4 Потоки движения документов в ФГУП «ЦентрИнформ»

В ФГУП «ЦентрИнформ» существует три основных потока документации [4]:

1. Входящий - документы, поступающие в организацию (документы вышестоящих организаций, органов власти и управления; документы подчиненных управлений и производственных баз; документы несоподчиненных организаций; обращения граждан).

2. Исходящий - документы, созданные в ФГУП «ЦентрИнформ» и направляемые за пределы организации.

3. Внутренний - документы, создаваемые и используемые в ФГУП «ЦентрИнформ».

Документы, поступающие в организацию, проходят следующие этапы обработки:

· Прием и первичная обработка документов;

· предварительное рассмотрение и распределение документов по структурным подразделениям (в случае, если документы не подлежат регистрации, и если не требуют рассмотрения руководством);

· регистрация документов;

· рассмотрение руководством (наложение резолюции);

· направление на исполнение (сначала документ с резолюцией возвращается секретарю, он переносит резолюцию в регистрационный журнал);

· исполнение и контроль исполнения;

· помещение исполненных документов в дело.

Документы, направляемые за пределы организации, проходят следующие этапы обработки:

· Составление черновика (с документом работает исполнитель);

· визирование (внутреннее согласование);

· подписание (утверждение) документов руководителем;

· регистрация исходящих документов;

· отправка исходящих документов;

· направление исходящих документов в дело.

На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренним документом такой же, как и с исходящим документом:

· Составление проекта документа (черновик) исполнителем;

· проверка правильности оформления проекта документа;

· согласование проекта документа;

· подписание (утверждение) документа руководителем;

· регистрация документа (регистрируются только документы по особо важным вопросам).

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами (см. рисунок 2):

· Передача документа исполнителю (снятие копий при наличии нескольких исполнителей);

· контроль исполнения документа;

· исполнение документа;

· подшивка (направление) исполненного документа в дело.

Если документ был зарегистрирован при поступлении в организацию, а теперь он передается в другое подразделение, в регистрационной карточке документа ставится отметка о его направлении в это подразделение, а также сведения о решении данного вопроса (резолюция).

Если документ создан внутри организации и предназначен для переписки между подразделениями (служебная записка), то он регистрируется в журнале внутренней переписки с указанием подразделения, которому предназначен данный документ.

После отметки в журнале регистрации документы раскладываются в ячейки с названиями подразделений.

1.3 Сценарий процесса обработки отчетной документации филиалов сотрудниками отдела делопроизводства ФГУП «ЦентрИнформ»

Изложенные выше вопросы работы с документационным обеспечением полностью покрывают организацию процесса, его ключевые моменты и точки прохождения документов, однако есть и так называемые «подводные камни». Самый большой «подводный камень» - это преобразование документов. Наиболее ярко этот момент выражается при обработке отчетов от филиалов и подготовке на их основании обобщенных данных.

При передаче документа исполнителю от сотрудников отдела делопроизводства нередко требуется выборка нужных сведений и отсечение лишнего. Так, например, при передаче отчета о проведенных мероприятиях по выдаче электронной цифровой подписи из нескольких филиалов требуется выборка только ключевых показателей и передача их вышестоящему руководству.

Документ может поступать как в электронном, так и в отсканированном виде, поэтому трудоемкость такого процесса сильно варьируется. Если документ представлен в электронной форме, то сотруднику отдела делопроизводства достаточно скопировать сведения из необходимых документов в заранее заготовленную форму. В противном случае делопроизводителю приходится заново впечатывать сведения в форму, тем самым повторяя уже выполненный на стороне отправителя процесс.

Схема, иллюстрирующая этот процесс, показана на рисунке 2.

Сценарий показывает, что обработка документа происходит неизбежно, вне зависимости от формы представления. И эта обработка выполняется делопроизводителем. Сама по себе задача преобразования сведений и создания документов не является проблемой, учитывая то, что это прямая обязанность делопроизводителя.

Рисунок 2. Сценарий процесса обработки отчетной документации филиалов в ФГУП «ЦентрИнформ»

Однако в данной ситуации, когда на стороне отправителя в любом случае происходит заполнение сведений в электронной форме, а делопроизводитель в любом случает просто дублирует этот процесс, это является проблемой.

1.4 Формализация и оценка бизнес-процесса обработки отчетной документации филиалов с помощью сетевых графиков

Проведем темпоральную оценку процессов обработки отчетной документации филиалов. Для этого составим сетевой график, определим критический путь и составим формулу для оценки временных затрат на прохождение документа от момента создания до попадания в руки исполнителю.

Мною проводилось предпроектное обследование, в котором использовались следующие методы: наблюдение - непосредственное присутствие на рабочих местах руководителей, исполнителей, работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях; опрос и интервьюирование.

Предпроектное обследование показало, что преобразования требуют только те документы, которые не требуют заверения у руководства. Также были получены временные оценки. Данные оценки вместе с описанием структуры процесса сведем для удобства в таблицу, на основании которой построим сетевой график. Временные оценки округлим в большую сторону до целого значения в минутах.

Таблица 1

Характеристика, последовательность и оценка процессов

№

Предшественник

Длительность, минут

Описание

1

нет

15

Заполнение документа отправителем

2

1

1

Сохранение документа в электронном виде

3

1

1

Печать и подпись документа

4

2

3

Сканирование подписанного документа

5

2,4

2

Отправка документа через Dropbox

6

5

10

Первичная обработка и регистрация документа

7

6

1

Передача на обработку делопроизводителю

8

7

45

Обработка скан-копии присланного документа

9

7

15

Обработка электронной версии документа

10

8,9

20

Создание нового документа с выборочными сведениями

По данным из таблицы построим сетевой график [5] для данной структуры процессов.

Указанный сетевой график может послужить удобным средством оценки. Для этого определим критический путь на этом графике, то есть выясним перечень задач, длительность которых напрямую влияет на срок выполнения процедуры передачи документа с преобразованием.

Рисунок 3. Сетевой график процесса преобразования входящего отчета в ФГУП «ЦентрИнформ»

Оценка операций и критический путь проекта показаны на рисунке 4.

Рисунок 4. Оценка критического пути по сетевому графику процесса преобразования входящего отчета в ФГУП «ЦентрИнформ»

Составим формулу, по которой можно оценить общее время на выполнение процесса. Очевидно, что оно будет складываться из времени всех этапов, лежащих на критическом пути:

Где: Ti - длительность i-ой задачи согласно таблице 1.

Отсюда следует, что общее время, требуемое для создания документа и передачи сведений из него исполнителю, составляет:

Критический путь для нашей задачи складывается из двух групп задач - первая связана с созданием и транспортировкой документа, вторая - с обработкой.

Вторая часть является вариативной, так как документ, будучи представлен в различных формах, требует различного времени на обработку.

Так, если пройти по цепочке задач 1>2>5>6>7>9>10 то длительность процесса создания и передачи документа исполнителю составит уже:

Разница составляет 33 минуты, что на 44% меньше первоначального показателя. Определим максимальное количество документов, которое способно пройти цепочку от создания до окончания обработки за один рабочий день:

Где: m - количество делопроизводителей

Tраб - длительность рабочего дня в минутах.

Известно, что продолжительность рабочего дня - 8 часов, количество штатных единиц делопроизводителя - 2.

Таким образом,

Если документ представлен скан-копией, то за день можно провести:

Если документ представлен в электронном виде, то за день можно провести:

То есть максимум, который способны сотрудники ФГУП «ЦентрИнформ» создать и обработать - 15 электронных или 9 сканированных документов за день.

В результате наблюдения установлено, что 7 из 10 приходящих документов являются отсканированными. Зная это соотношение, мы можем оценить среднее время выполнения процесса преобразования входящего отчета, а также среднее количество документов, которое способны сотрудники ФГУП «ЦентрИнформ» создать и обработать. Расчеты произведем по следующим формулам:

Определим значения показателей

То есть в среднем на создание и преобразования входящего отчета тратится 87,1 минуты, а среднее число документов, которые способны сотрудники ФГУП «ЦентрИнформ» создать и обработать - 11.

На диаграмме ниже визуально показана разница между максимальной, средней и минимальной оценками данных показателей.

Вывод, который можно сделать по результатам такого математического моделирования и проведенной оценки следующий - причина проблем заключается в форме представления документов. Именно из-за представления документов в сканированном виде на данный процесс тратится до 44% больше времени, и соответственно на 44% меньше документов может быть обработано.

Рисунок 5. Оценка процесса создания, обработки и передачи отчета

1.5 Формулировка проблем, подлежащих решению в работе

К числу проблем, выявленных на этапе исследования и подлежащих решению в работе относятся:

1. Дублирование процесса ввода данных. Одни и те же данные дважды вносятся в отчеты сначала отправителем, а затем делопроизводителем.

2. Сложность извлечения сведений из входящих документов. Как показала практика, 70% документов присылаются в сканированном формате, что требует на 44% больше времени при обработке.

3. Нерациональный расход рабочего времени делопроизводителей. Данная проблема является следствием наличия первых двух.

1.6 Постановка цели и задач дипломной работы

Целью данной выпускной квалификационной работы является поиск и выработка решения проблемы обработки отчетной документации филиалов в отделе делопроизводства ФГУП «ЦентрИнформ». Необходимо обеспечить возможность прохождения через отдел не менее 20 отчетов в день (по количеству филиалов).

Потребуется решить следующие задачи и получить следующие результаты:

· описание, анализ деятельности, структуры и функций ФГУП «ЦентрИнформ»;

· характеристика отдела делопроизводства;

· выбор наиболее подходящей по функциональным и системно-техническим требованиям системы автоматизации отдела делопроизводства.

2. Оптимизация бизнес-процессов обработки отчетной документации филиалов ФГУП «Центринформ»

2.1 Оптимизация формальной модели бизнес-процесса обработки отчетной документации филиалов

Оптимизировать математическую модель - значит находить экстремумы целевой функции - минимумы или максимумы [6]. Такой целевой функцией в моей работе является функция количества обрабатываемых документов в зависимости от времени прохождения одного документа от создания до обработки.

Как обозначено при постановке задачи дипломной работы, требуется обеспечить прохождение минимум 20 документов в день через систему. Кроме того, требуется устранить повторение введения данных при обработке документа.

В соответствии с этим, разделим задачу оптимизации на две подзадачи

1. Определение временных показателей процесса прохождения документа;

2. Модификация структуры сетевого графика для устранения повторения ввода данных при обработке документа

2.1.1 Определение временных показателей оптимальной математической модели бизнес-процесса

Известно, что минимальное требуемое значение количества документов N, проходящее цепочку от создания до окончания обработки должно быть не меньше 20. Составим неравенство, чтобы определить время, при котором данное условие будет выполняться.

Решим данное неравенство

Таким образом, чтобы обеспечить прохождение минимум 20 документов в день через цепочку создание > пересылка > регистрация > обработка, время прохождения должно составлять не более 48 минут.

2.1.2 Модификация сетевого графика

Модифицируем сетевой график, удалив из него операцию повторного ввода данных. Также проверим выполнение неравенства, обеспечивающего достижение цели работы.

Данные по новому сетевому графику показаны в таблице 2.

Таблица 2

Характеристика, последовательность и оценка процессов для модифицированного сетевого графика

№

Предшественник

Длительность, минут

Описание

1

нет

15

Заполнение документа отправителем

2

1

1

Сохранение документа в электронном виде

3

1

1

Печать и подпись документа

4

2

3

Сканирование подписанного документа

5

2,4

2

Отправка документа через Dropbox

6

5

10

Первичная обработка и регистрация документа

7

6

1

Передача на обработку делопроизводителю

8

7

45

Перепечатка данных из скан-копии присланного документа

9

7

15

Копирование данных из электронной версии документа

Таким образом, из сетевого графика удаляется процесс №10. Построим график, соотнеся его с осью времени, чтобы проверить выполнение неравенства (рисунок 8).

Рисунок 6. Модифицированный сетевой график и его оценка

Из рисунка видно, что после устранения процедуры повторного ввода из сетевого графика, требуемое время может быть обеспечено только для электронных документов. Поэтому следует обратить внимание на процедуру передачи и формат представления данных. Кроме того, просто устранить процесс ввода данных мы не можем, так как фактически теперь не будет создаваться новый выходной документ. Следует пересмотреть алгоритм работы с документами.

2.2 Модифицированный алгоритм обработки отчета и выбор способа его выполнения

Построим алгоритм работы с документом в электронной версии до применения модификации и новую его версию, чтобы увидеть изменения и обозначить требования для средства его осуществления (рисунок 9)

Рисунок 7. Алгоритмы работы с отчетом до и после оптимизации

На рисунке 7 показаны старый и обновленный алгоритмы работы с электронными версиями документов. Указаны измененные, добавленные и удаленные процессы.

Проведем оценку работы с документами для текущих механизмов и с условием использования информационной системы, чтобы определить предпочтительный вариант

Таблица 3

Сравнение временных затрат на выполнение модифицированного алгоритма работы с отчетом

Способ обработки / Процесс

вручную, t, мин

с помощью ИС, t, мин

Запуск текстового редактора

1

1

Открытие шаблона

1

1

Заполнение формы

10

10

Сохранение документа

1

1

Проверка корректности

5

1

Загрузка в общую папку Dropbox

2

1

Регистрация документа

10

10

Передача на обработку

1

1

Открытие нового документа для обработки

1

1

Выборка сведений

10

2

Сохранение нового документа со всеми необходимыми сведениями

1

1

Общее время выполнения

43

30

Максимальное количество обрабатываемых в день документов

22

32

Рутинность

Высокая

Низкая

Требуемое время

48

Количество док-ов в день

>20

Оба способа выполнения обработки документа позволяют выполнить поставленную задачу и обеспечивают обработку более чем 20 документов в день. Однако обработка вручную позволяет провести за рабочий день на 10 документов меньше и характеризуется большей рутинностью для делопроизводителя. Поэтому следует сделать выбор в пользу информационной системы.

2.3 Выбор CASE-средств моделирования

Среди всего многообразия средств решения данных задач в методологиях структурного анализа наиболее часто и эффективно применяемыми являются следующие нотации [7]: IDEF0; DFD (Data Flow Diagrams); IDEF3.

Все они содержат графические и текстовые средства моделирования: первые - для удобства демонстрирования основных компонент модели, вторые - для обеспечения точного определения ее компонент и связей.

IDEF0

Начало моделирования в SADT означает создание диаграмм АО и А-0, которые затем могут быть отрецензированы. Эти две диаграммы полностью рассказывают все об изучаемой системе с минимальной степенью детализации. Создавая их, аналитик предпринимает начальную попытку декомпозировать систему и затем обобщить полученную декомпозицию. Декомпозиция (диаграмма АО) освещает наиболее важные функции и объекты системы. Объединение (диаграмма А-0) трактует систему как "черный ящик", дает ей название и определяет наиболее важные входы, управления, выходы и, возможно, механизмы.

В IDEF0 система представляется как совокупность взаимодействующих работ или функций. Такая чисто функциональная ориентация является принципиальной - функции системы анализируются независимо от объектов, которыми они оперируют. Это позволяет более четко смоделировать логику и взаимодействие процессов организации.

Под моделью в IDEF0 понимают описание системы (текстовое и графическое), которое должно дать ответ на некоторые заранее определенные вопросы.

Процесс моделирования какой-либо системы в IDEF0 начинается с определения контекста, т. е. наиболее абстрактного уровня описания системы в целом. В контекст входит определение субъекта моделирования, цели и точки зрения на модель.

Наиболее важным принципом данной методологии IDEF0 является принцип "функциональной декомпозиции" блоков. Данный принцип представляет собой модельную интерпретацию той практической ситуации, что любое действие (тем более такое сложное, как бизнес-процесс) может быть разбито (декомпозировано) на более простые операции (действия, бизнес-функции). Или, другими словами, функция может быть представлена как совокупность элементарных функций.

DFD

Диаграммы потоков данных (DFD) являются основным средством моделирования функциональных требований проектируемой системы. С их помощью эти требования разбиваются на функциональные компоненты (процессы) и представляются в виде сети, связанной потоками данных. Главная цель таких средств - продемонстрировать, как каждый процесс преобразует свои входные данные в выходные, а также выявить отношения между этими процессами.

В основе данной методологии (методологии Gane/Sarson) лежит построение модели анализируемой ИС - проектируемой или реально существующей. В соответствии с методологией модель системы определяется как иерархия диаграмм потоков данных (ДПД или DFD), описывающих асинхронный процесс преобразования информации от ее ввода в систему до выдачи пользователю. Диаграммы верхних уровней иерархии (контекстные диаграммы) определяют основные процессы или подсистемы ИС с внешними входами и выходами. Они детализируются при помощи диаграмм нижнего уровня. Такая декомпозиция продолжается, создавая многоуровневую иерархию диаграмм, до тех пор, пока не будет достигнут такой уровень декомпозиции, на котором процесс становятся элементарными и детализировать их далее невозможно.

Главная цель построения иерархического множества DFD заключается в том, чтобы сделать требования ясными и понятными на каждом уровне детализации, а также разбить эти требования на части с точно определенными отношениями между ними.

IDEF3

Наличие в диаграммах DFD элементов для описания источников, приемников и хранилищ данных позволяет более эффективно и наглядно описать процесс документооборота. Однако для описания логики взаимодействия информационных потоков более подходит IDEF3, называемая также workflow diagramming - методологией моделирования, использующая графическое описание информационных потоков, взаимоотношений между процессами обработки информации и объектов, являющихся частью этих процессов.

IDEF3 - это метод, имеющий основной целью дать возможность аналитикам описать ситуацию, когда процессы выполняются в определенной последовательности, а также описать объекты, участвующие совместно в одном процессе.

Техника описания набора данных IDEF3 является частью структурного анализа. В отличие от некоторых методик описаний процессов IDEF3 не ограничивает аналитика чрезмерно жесткими рамками синтаксиса, что может привести к созданию неполных или противоречивых моделей.

IDEF3 может быть также использован как метод создания процессов. IDEF3 дополняет IDEF0 и содержит все необходимое для построения моделей, которые в дальнейшем могут быть использованы для имитационного анализа.

Каждая работа в IDEF3 описывает какой-либо сценарий бизнес-процесса и может являться составляющей другой работы. Поскольку сценарий описывает цель и рамки модели, важно, чтобы работы именовались отглагольным существительным, обозначающим процесс действия, или фразой, содержащей такое существительное.

Точка зрения на модель должна быть задокументирована. Обычно это точка зрения человека, ответственного за работу в целом. Также необходимо задокументировать цель модели - те вопросы, на которые призвана ответить модель.

CASE-средство моделирования должно отвечать следующим требованиям:

1. Поддержка методологии структурного анализа и проектирования;

2. Возможность русификации интерфейса;

3. Поддержка процедуры декомпозиции;

4. Наличие бесплатной или ознакомительной версии.

Под указанные критерии попадают следующие CASE-средства:

? All Fusion ERWin Process modeler (бывший BPWin);

? Design/IDEF;

? График-студио Лайт.

Дадим характеристику каждому CASE-средству.

All Fusion Process Modeler (BPwin)

Данный программный продукт относится к малым интегрированным средствам моделирования, которые поддерживают несколько типов моделей и методов.

BPwin имеет достаточно простой и интуитивно понятный интерфейс пользователя, дающий возможность аналитику создавать сложные модели при минимальных усилиях. BPwin автоматизирует задачи, связанные с построением моделей развития, обеспечивая семантическую строгость, необходимую для гарантирования правильности и непротиворечивости результатов.

Из существующих CASE-средств, ориентированных на построение моделей по методологии IDEF0, BPwin является наиболее известным и распространенным, а удобный интерфейс пользователя облегчает работу с программой [8].

Design/IDEF

CASE-пакет Design/IDEF автоматизирует все этапы проектирования сложных систем различного назначения: формулировку требований и целей проектирования, разработку спецификаций, определение компонентов и взаимодействий между ними, документирование проекта, проверку его полноты и непротиворечивости. Наиболее успешно пакет применяется для описания и анализа деятельности предприятия; он позволяет оценить такую структуру, как единый организм, сочетающий управленческие, производственные и информационные процессы. В основе пакета лежит методология структурного проектирования и анализа сложных систем IDEF0/SADT. Design/IDEF строит иерархические модели сложных систем посредством декомпозиции ее компонентов, поддерживает коллективную разработку IDEF-модели, позволяя в любой момент объединять различные подмодели в единую модель системы, создает словарь данных для хранения всей информации о функциях и структурах данных проекта. Кроме IDEF0, пакетом поддерживаются методологии моделирования данных IDEF1, IDEF1X (основанные на диаграммах "сущность-связь"), а также методология моделирования динамики систем IDEF/CPN, основанная на "цветных" или "раскрашенных" сетях Петри.

График-студио Лайт

Программный продукт График-студио Лайт является упрощенной версией модуля График-студио программного продукта Бизнес-инженер и предназначен для разработки локальных графических диаграмм (График-студио диаграмм), сохраняемых в виде локальных файлов и их дальнейшего импорта в Бизнес-инженер.

"Лайт" также может использоваться независимо от программного продукта Бизнес-инженер и распространяется бесплатно. Основными пользователями продукта являются неспециалисты по бизнес-моделированию.

В типовую конфигурацию программного продукта График-студио Лайт включены 15 График-студио диаграмм, соответствующих наиболее часто применяемым на практике методологиям и нотациям процессного описания:

? БИТЕК Диаграмма бизнес-процесса

? IDEF0

? Data flow diagram в нотации Гейна-Сарсона

? Data flow diagram в нотации Йордона-Де Марко

? IDEF3

? ORACLE diagram

? BAAN diagram

? Swimmer lanes

? Process variant matrix diagram

? ARIS Function tree

? ARIS Value-added chain diagram

? ARIS Process selection diagram

? ARIS eEPC

? ARIS Information flow diagram

? ARIS Material flow diagram

а также включены 20 График-студио диаграмм, которые используются для моделирования стратегии, продуктов и услуг, системы BSC, ключевых показателей - KPI, оргструктуры, ИТ-системы, моделирования и анализа других элементов организации.

Используем метод анализа иерархий для выбора CASE-cредства по указанным в начале пункта критериям:

- Поддержка SADT;

- Русскоязычный интерфейс;

- Декомпозиция элементов;

- Trial-версия.

Сравним критерии (см. таблицу 4).

Таблица 4

Сравнение критериев

Критерии

Поддержка SADT

Русско-язычный интерфейс

Декомпозиция элементов

Trial-версия

Оценка компонент собственного вектора

Нормализованные оценки вектора приоритета

Поддержка SADT

1

6

4

3

2,91295063

0,557183179

Русскоязычный интерфейс

1/6

1

1/4

1/3

0,343294524

0,065664667

Декомпозиция элементов

1/4

3

1

1/2

0,78254229

0,149683073

Trial-версия

1/3

3

2

1

1,189207115

0,22746908

Далее попарно сравним альтернативы по каждому из критериев.

Таблица 5

Оценки по критерию «Поддержка SADT»

BPwin

Полная (IDEF0, IDEF3, DFD)

Design/IDEF

Частичная (только IDEF0)

График-студио Лайт

Полная (IDEF0, IDEF3, DFD)

Таблица 6

Сравнение альтернатив по критерию «Поддержка SADT»

Критерии

BPwin

Design/IDEF

График-студио Лайт

Оценка компонент собственного вектора

Нормализованные оценки вектора приоритета

BPwin

1

4

1

1,58008262

0,4437561

Design/IDEF

1/4

1

1/4

0,40053493

0,1124876

График-студио Лайт

1

4

1

1,58008262

0,4437561

Таблица 7

Данные по критерию «Русскоязычный интерфейс»

BPwin

Через сторонний русификатор

Design/IDEF

Нет

График-студио Лайт

Полностью русифицирована

Таблица 8

Сравнение по критерию «Русификация интерфейса»

Критерии

BPwin

Design/IDEF

График-студио Лайт

Оценка компонент собствен. вектора

Нормализов. оценки вектора приоритета

BPwin

1

2

1/2

1

0,286561

Design/IDEF

1/2

1

1/4

0,503478

0,144277

График-студио Лайт

2

4

1

1,986185

0,569162

Таблица 9

Данные по критерию «Декомпозиция элементов»

BPwin

Встроенный инспектор, декомпозиция в рамках проекта

Design/IDEF

В рамках одного проекта, нет инспектора объектов

График-студио Лайт

Декомпозированные объекты - это разные файлы. Нельзя создать один проект с несколькими диаграммами

Таблица 10

Сравнение альтернатив по критерию «Декомпозиция элементов»

Критерии

BPwin

Design/IDEF

График-студио Лайт

Оценка компонент собственного вектора

Нормализованные оценки вектора приоритета

BPwin

1

2

8

2,49666109

0,6130815

Design/IDEF

1/2

1

4

1,25701337

0,3086729

График-студио Лайт

1/8

1/4

1

0,31864015

0,0782454

Таблица 11

Данные по критерию «Trial-версия»

BPwin

30-дневная бесплатная версия

Design/IDEF

Бесплатная программа

График-студио Лайт

Бесплатно-распространяемое средство с ограничением по возможностям

Таблица 12

Сравнение альтернатив по критерию «Trial-версия»

Критерии

BPwin

Design/IDEF

График-студио Лайт

Оценка компонент собственного вектора

Нормализованные оценки вектора приоритета

BPwin

1

1/4

1/2

0,50347777

0,1442769

Design/IDEF

4

1

2

1,98618499

0,5691624

График-студио Лайт

2

1/2

1

1

0,2865606

Чтобы узнать результат выбора, сопоставим значения векторов приоритета рассмотренных альтернатив с векторами приоритета по каждому критерию (см. таблицу 13) и подсчитаем значения глобального приоритета для каждой из альтернатив.

Таблица 13

Сравнение и окончательный выбор альтернатив

Альтернатива

Критерии

Глобальные приоритеты

Поддержка SADT

Русскоязычный интерфейс

Декомпозиция элементов

Trial-версия

Численное значение вектора приоритета

0,51275082

0,27549331

0,13774665

Страница:


Подобные документы

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.

© 2000 — 2023, ООО «Олбест» Все права защищены