Главная Коллекция "Otherreferats" Программирование, компьютеры и кибернетика Информационная система автоматизированной обработки отчетной документации филиалов ФГУП "ЦентрИнформ"

Информационная система автоматизированной обработки отчетной документации филиалов ФГУП "ЦентрИнформ"

Деятельность отдела делопроизводтсва ФГУП "ЦентрИнформ": функции, потоки движения документов. Формализация и оценка бизнес-процесса обработки отчетной документации филиалов с помощью сетевых графиков. Проект базы данных информационной системы отдела.

Рубрика Программирование, компьютеры и кибернетика
Вид дипломная работа
Язык русский
Дата добавления 18.05.2017
Размер файла 2,6 M

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Страница:

Полученные заголовки, элементы данных и структурные связи между ними образуют структурное описание обрабатываемой таблицы. Приведенные на данной схеме задачи извлечения табличной информации -- обнаружение, анализ функций ячеек, сегментация и структурный анализ, выполняются в предлагаемой технологии в автоматическом и полуавтоматическом режимах.

Структурные описания таблиц преобразуются XML файлы унифицированного вида, содержащие извлеченные данные.

4.2 Алгоритм поиска документов и сведений в разрабатываемой системе

Проиллюстрируем алгоритм, на основе которого в разрабатываемой системе будет выполняться поиск документов и сведений (рисунок 17).

Рисунок 17. Алгоритм поиска сведений документов и сведений в разрабатываемой системе

Согласно приведенному алгоритму, механизм поиска сведений в документах и самих документов основывается на технологиях индексации. Это позволяет сделать процесс поиска быстрым и максимально эффективным.

4.3 Выбор среды программирования для реализации информационной системы отдела делопроизводства ФГУП «ЦентрИнформ»

Borland Delphi 2007 - эффективная среда разработки приложений для Microsoft Windows. Borland Delphi 2007 предоставляет исключительный "коэффициент повышения производительности", позволяя устранить утомительный труд и максимально увеличить производительность при помощи революционной среды разработки корпоративных приложений, библиотеки многократно используемых визуальных компонентов и полностью интегрированного пакета инструментов моделирования и управления жизненным циклом проектов (ALM).

Новая версия продукта C++Builder 2007, ведущей интегрированной среды для быстрой разработки приложений на С++, сочетает поддержку операционной системы Windows Vista API и технологий Web 2.0 с самыми последними стандартами: значительно выросшей производительностью, интегрированными функциями проверки и множеством сочетаний клавиш, позволяющих экономить время и значительно упрощать выполнение типовых задач.

C#(MS Visual Studio 2007) - являясь последним из широко распространенных языков программирования, впитал в себя весь имеющийся опыт и вобрал лучшие стороны существующих языков программирования, при этом являясь специально созданным для работы в NET. Сама архитектура NET продиктовала ему объектно-ориентированную направленность.

При сразу выделаются такие особенности, как возможность объявлять несколько классов в одном файле, из чего следует синтаксическая поддержка иерархической системы пространств имен. Из вещей, включенных в спецификацию языка, но не являющихся чисто "программистскими" необходимо отметить возможность использование комментариев в формате XML. Если комментарии отвечают специально описанной структуре, компилятор по ним может сгенерировать единый XML-файл документации.

Архитектурой проекта могут определяться локальные атрибуты, которые будут связанны с любыми элементами языка - классами, интерфейсами и т.д.

Таблица 25

Сравнение сред программирования

Критерии сравнения

Borland Delphi 2007

C++Builder 2007

C#(MS Visual Studio 2007)

Степень соответствия назначения языка и целей разработки

Ориентирован на разработку систем любой степени сложности

Ориентирован на разработку систем любой степени сложности

Ориентирован на разработку систем любой степени сложности

Использование международных стандартов

Имеет собственный стандарт

Полностью стандартизирован

Полностью стандартизирован

Поддерживаемые СУБД

InterBase 7.5, Oracle, IBM DB2, Microfost SQL Server 2000/2005, Informix, SQL Anywhere, MySQL, Sybase

MS SQL Server 2000/2005, My SQL, Oracle, Sybase, Interbase 2007, SQL Anywhere, DB2, Informix

InterBase 7.5, Oracle, IBM DB2, Microfost SQL Server 2000/2005, Informix, SQL Anywhere, MySQL, Sybase

Поддерживаемые ОС

Microsoft Windows 2000/ XP Professional (SP2 или выше)/ Vista Professional/ Microsoft Windows Server 2003.

Windows Vista/ Server 2003/ XP Professional/ 2000 Professional / 2000 Server

MS Windows OC

Квалификация разработчиков

Высокая

Высокая

Высокая

Стоимость продукта

900 у.е.

900 у.е.

900 у.е.

Проведем расчет выбора на основании технико-экономической эффективности.

Таблица 26

Оценка технико-экономической эффективности

Параметры сравнения / оценка

Весовой коэффициент

C++Builder 2007

Borland Delphi 2007

C#(MS Visual Studio 2007)

Ajk

kj •Ajk

Ajm

kj •Ajm

Aji

kj •Aji

Степень соответствия назначения языка и целей разработки

0,25

3

0,75

2

0,5

4

1

Использование международных стандартов

0,10

2

0,2

2

0,2

3

0,3

Поддерживаемые СУБД

0,20

2

0,4

2

0,4

3

0,6

Поддерживаемые ОС

0,15

2

0,3

3

0,45

4

0,6

Квалификация разработчиков

0,2

4

0,8

4

0,8

4

0,8

Стоимость продукта

0,1

3

0,3

3

0,3

3

0,3

Интегральный технико-экономический показатель, Q

Qc = 2,75

Qb = 2,65

Q# = 3,6

Вывод: Borland Delphi 2007 более удобная и доступная для нас среда и является наиболее подходящей по критериям оценки.

4.4 Описание работы пользователя с разрабатываемой информационной системой отдела делопроизводства ФГУП «ЦентрИнформ»

В данном разделе описана последовательность действий секретаря и делопроизводителя при обработке документов в зависимости от типа процесса: работа с входящими документами, работа с исходящими документами.

Работа с входящими документами

Получение документов, первичная обработка

Секретарь открывает общую папку в хранилище Dropbox и проверяет комплектность документов, определяет адресата и необходимость регистрации.

Если документ адресован в конкретное подразделение, то он обрабатывается и регистрируется делопроизводителем или лицом, ответственным за делопроизводство в подразделении.

Если документ поступил в отдел с указанием конкретного адресата-исполнителя, то документ обрабатывается с выборкой необходимых сведений и пересылается ему.

Форма карточки входящего отчета содержит три вкладки: вкладка Основная, вкладка Документы и карточки и вкладка Задания, показанные соответственно на рис. 18 и рис. 19.

Рисунок 18. Внешний вид карточки входящего отчета, вкладка Основная

Рисунок 19. Внешний вид карточки входящего отчета, вкладка Документы и карточки

Выделение сведений из документа

Из поступившего документа делопроизводитель создает электронный документ, используя извлечение сведений из электронного документа, для этого необходимо:

1. Открыть карточку документа.

Открыть вкладку Документы и карточки

На панели инструментов карточки документа выбрать в меню кнопки Добавить () команду Распознать. Появится диалоговое окно извлечения сведений из документа.

После завершения этого процесса в диалоговом окне появится результат распознавания документа, его необходимо сохранить в соответствующем формате с применением одного из шаблонов.

Работа с исходящими документами

Разработка проекта документа

Если есть документ-основание (входящий или внутренний) для создания исходящего документа, то он вкладывается в задание.

Разработка и согласование проекта документа

Ответственный сотрудник создает проект документа в системе в соответствующей папке - Проекты документов.

Если документ возвращается на этап разработки проекта документа на доработку после согласования, то ответственный сотрудник получает задание-контроль, исправляет документ и отправляет задание на доработку. Таким образом, документ может меняться несколько раз. На каждом этапе согласования, как правило, создается новая версия документа.

В задание на согласование вкладывается созданный документ. Документы-основания, если они есть, будут уже вложены, т.к. являются вложениями ведущего задания. В тексте задания указывается, какой вложенный документ и какая его версия согласуется.

У всех сотрудников, которые согласуют проект, должны быть права на изменение документа, чтобы они могли по тексту вставлять примечания. И на просмотр остальных документов.

После того, как документ создан, он распечатывается.

Создание регистрационной карточки документа

Включает в себя следующие этапы:

1. Необходимо перейти в папку, предназначенную для регистрации исходящих документов.

2. Нажать кнопку Добавить карточку () на панели инструментов приложения. Появится диалоговое окно Создание новой карточки. В этом окне выбрать тип карточки Исходящий документ. Затем нажать кнопку OK. В диалоговом окне Создание новой карточки отображаются только те типы карточек, которые были разрешены для текущей папки администратором. Вкладка Основная карточки входящего отчета включает три части: Регистрация, Содержание и Хранение. В первой части пользователь заполняет в карточке свойства документа, которые требуются для регистрации документа в системе. Причем дата регистрации, дата отправки документа и имя регистратора этого документа система устанавливает автоматически. Дата регистрации и отправки документа устанавливаются по умолчанию одинаковыми и соответствуют дате и времени создания карточки. Пользователь имеет возможность изменять, устанавливаемые автоматически, настройки.

Пример заполненной вкладки карточки исходящего документа на рисунке 20.

Рисунок 20. Пример заполненной вкладки Основная карточки исходящего документа

Поиск документов

Система обеспечивает два вида поиска:

Расширенный поиск (рис. 21-24), включающий:

o Полнотекстовый поиск -- поиск по строке в тексте документов и/или связанных с документами файлов.

o Атрибутивный поиск -- поиск по атрибутам.

o Параметрический поиск, являющийся разновидностью атрибутивного поиска, который предоставляет пользователям возможность ввода значений атрибутов (параметров) каждый раз перед выполнением поиска.

Поиск по представлению (рис. 25) -- контекстный поиск по ключевому слову или фразе в текущем представлении. В результате поиска в текущем представлении будет выделена первая найденная форма документа, отвечающая условию поиска. Для поиска по представлению может задаваться направление поиска (выше или ниже по списку).

Рисунок 21. Диалоговое окно Расширенный поиск, вкладка Запрос

Рисунок 22. Диалоговое окно Расширенный поиск, вкладка Дополнительно

Рисунок 23. Диалоговое окно Расширенный поиск, вкладка Папки

Рисунок 24. Диалоговое окно Расширенный поиск, вкладка Типы

Рисунок 25. Указание значений параметров в качестве условий поиска

Правила работы с электронными документами

Для удобной работы с документами, быстрой передачи данных, сохранения целостности и достоверности информации в системе необходимо придерживаться следующих правил.

Обязанности секретаря и делопроизводителя как авторов документа

В обязанности автора документа входит:

1. правильный выбор вида документа, типа и шаблона;

2. правильное формирование наименования документа;

3. правильное присвоение номера документа;

4. правильное назначение прав на документ;

5. размещение документа в соответствующей папке, если это необходимо.

Порядок присвоения наименований документов

При формировании наименования документа необходимо придерживаться следующих правил:

6. название должно быть уникальным и кратким, но при этом полно характеризовать содержание документа и быть понятным любому пользователю, имеющему права на данный документ, без привязки к контексту папки, в которой размещена ссылка на документ (на тот случай, если обращение к документу будет производиться не через папку, а через окно поиска);

7. название документа должно начинаться с заглавной буквы без ведущих пробелов, чтобы в дальнейшем обеспечить корректную (однотипную) сортировку документов внутри папки;

8. в названии документа желательно не использовать сокращений, за исключением общепринятых; список общепринятых в организации сокращений должен быть согласован и опубликован отдельно;

9. иностранные (английские) названия пишутся без перевода, или перевод в скобках, согласно правилам чтения. Например, Petrol (Петрол);

10. названия однотипных документов, имеющих четкую регистрацию (договоры, приказы, акты и т.п.), должны формировать по одному шаблону (например, «Договор №<номер> от <дата> с <Организация> <тема>»). В таких случаях карточки документов должны быть настроены таким образом, чтобы наименование документа формировалось автоматически на основании других реквизитов карточки и было не доступно для редактирования.

Примеры правильных названий:

11. Сводный бюджет предприятия на ИЮЛЬ 2003

12. Заявление Петрова А.П. от 02.02.2003 о предоставлении очередного отпуска

Порядок присвоения номеров документам

Некоторые виды документов подлежат нумерации для более быстрого поиска и однозначной идентификации (письма, приказы, договоры и т.п.). В связи с этим используются следующие правила нумерации.

Номер документа присваивается в карточке электронного документа и указывается в тексте документа на этапе создания (корректировки), а не при регистрации. Это обеспечивает соответствие электронного и бумажного документов, а также позволяет формировать единую нумерацию документов при создании любым пользователем.

Порядок назначения прав доступа на документ

Права на документ должны определяться в соответствии с действующими в организации правилами работы с конфиденциальной информацией и предполагаемым последующим использованием документа.

При назначении прав доступа к документу рекомендуется придерживаться следующих правил:

13. в общем случае права на просмотр должны даваться всем пользователям (группам пользователей), которым данная информация может понадобиться для исполнения должностных обязанностей;

14. права на изменение документов необходимо давать тем пользователям, которые будут участвовать в разработке или согласовании данного документа (писать примечания);

15. полный доступ к документу рекомендуется оставлять только автору документа и ответственному за данный документ.

Примечание. Замещающие имеют те же права на документы, что и замещаемые.

Организация работы с папками

Порядок использования папок для хранения документов

Для эффективного использования папок (как личных, так и общих) необходимо придерживаться следующих рекомендаций:

16. количество элементов в папке должно быть таким, чтобы помещаться на один экран Проводника документов и задач. Это сделает работу более удобной. Регулировать количество элементов можно выделением вложенных папок;

17. пользователь должен также поместить ссылку на данный документ в соответствующей общей папке, если данный документ может потребоваться для работы другим пользователям;

18. за каждую папку должен быть назначен один ответственный, который будет проводить контроль и оптимизацию размещенных в папке документов;

19. за размещение документов в папках отвечает пользователь, создавший документ (для исходящих и внутренних документов), или пользователь, получивший документ для исполнения (для входящих документов);

20. поскольку ссылка на один и тот же документ может находиться в нескольких папках, то папки следует создавать в различных разрезах, чтобы расширить возможности поиска (например, папка по конкретному проводимому мероприятию, куда собрать ссылки на документы разных отделов). Однако чтобы не затруднять раскладывание документов по папкам лучше использовать группировку папок;

21. для удобства работы по временным проектам рекомендуется создавать папки с подборками документов из других папок. В дальнейшем такие папки можно будет удалить (так как в папке хранятся не сами объекты, а только ссылки на них, то удаление папки повлечет за собой только удаление ссылок, расположенных в ней);

22. название папки должно быть содержательным само по себе, а не только в контексте конкретной папки. Это позволит правильно оценить ее содержание при обращении к ней через поиск папок;

23. название папки должно начинаться с заглавной буквы без ведущих пробелов, чтобы в дальнейшем обеспечить корректную (однотипную) сортировку подпапок внутри одной папки;

24. иностранные (английские) названия необходимо писать без перевода, или перевод указывать в скобках. Например, Petrol (Петрол).

Порядок назначения прав доступа к папке

Права доступа пользователей к папке следует делать менее жесткими, нежели к документам, т.к. папки носят более общий характер, нежели конкретный документ, и могут потребоваться большему числу пользователей. Отсутствие доступа к папке затруднит поиск, но не повысит конфиденциальность, поскольку на документы права задаются отдельно. Однако за папку всегда должен быть назначен один ответственный. При назначении прав доступа к папке рекомендуется придерживаться следующих правил:

25. права на просмотр папки необходимо давать всем пользователям, которым может потребоваться информация по данной теме (в большинстве случаев - всем пользователям системы);

26. права на изменение папки необходимо давать тем пользователям, которые могут пополнять ее содержимое;

27. полный доступ к папке рекомендуется оставлять только автору папки.

5. Социальный аспект использования информационной системы автоматизированной обработки отчетной документации ФГУП «Центринформ»

Социальный аспект работы состоит в результатах от использования системы. Получив инструмент, который может за него выполнять некоторые функции, сотрудники делопроизводства будут удовлетворены морально, смогут высвободить достаточно времени в своем рабочем дне либо для повышения качества выполняемых операций, либо для выполнения новых видов работ, полученных от начальства.

Использование информационных технологий в процессе документооборота повышает компьютерную грамотность сотрудников ФГУП «ЦентрИнформ». Отправитель документа может лучше прочувствовать и оценить важность правильного формирования электронных документов.

Применение электронных документов кроме всего прочего позволяет сократить негативное влияние на окружающую среду. Так как создавая только финальные версии документов в твердой (бумажной) версии, сотрудники способствуют экономии лесных ресурсов.

Наибольший эффект ощутит на себе делопроизводитель. Во-первых, ему больше не надо будет перепечатывать сведения из скан-копий документов, напрягая зрение и шейный отдел позвоночника. Во-вторых, формирование документов будет производиться автоматически, по указанному шаблону, а роль делопроизводителя будет лишь в контроле процесса формирования и в случае недочетов - корректировки выходного документа. В-третьих, каждый документ будет храниться в базе данных информационной системы, а это облегчает поиск необходимых сведений и сокращает временные затраты на него до нескольких десятков секунд.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В дипломной работе проведено улучшение бизнес-процессов в отделе делопроизводства ФГУП «ЦентрИнформ», отражающееся в оптимизации процесса обработки отчетной документации филиалов. Данного повышения можно добиться при использовании спроектированной информационной системы.

В процессе работы решены следующие задачи

Проведена оптимизация математической модели и найдены временные показатели, при которых количество документов, проходящих цепочку от создания до обработки, составит более 20 в день;

Создан новый алгоритм обработки документа и новая функциональная модель бизнес-процессов автоматизированной обработки отчетной документации. Создан проект информационной системы, отражающий архитектуру и структуру базы данных

Определены алгоритмы выполнения основных функций и описаны действия пользователя при работе с информационной системой.

Проведена оценка социальной значимости, подготовлено технико-экономическое обоснование и выполнен анализ безопасности и экологичности разработки.

Данная тема является актуальной, так как автоматизация делопроизводства является одним из направлений деятельности управления и существуют проблемы в работе отдела на предприятии ФГУП «ЦентрИнформ».

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: ВНИИДАД, 1991;

2. Должностная инструкция секретаря ФГУП «ЦентрИнформ».

3. Должностная инструкция делопроизводителя ФГУП «ЦентрИнформ».

4. Стандарт предприятия 01.02.2002 (с изменениями от 01.10.2007 г.). Управление документацией в подразделении; стандарт предприятия 01.08.2003 (с изменениями от 01.10.2007 г.). Управление документацией внешнего происхождения;

5. Шапкин, А.С. Математические методы и модели исследования операций: учеб. / А.С. Шапкин, Н.П. Мазаева. - М.: Дашков и Ко, 2003.

6. Ю.И. Рогозов, Л.Н. Стукотий, А.С. Свиридов. Моделирование систем. Учебное пособие. Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2004.

7. С.В. Маклаков. BPwin и ERwin. CASE-средства разработки информационных систем. Москва: Диалог-МИФИ, 1999

8. Бобылева М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота: использование многокритериального подхода // Делопроизводство. - 2002. - №2. - С. 21--26

9. Рекомендации по выбору автоматизированных систем документационного обеспечения управления в организациях. Россархив, ВНИИДАД. Москва, 2003.

10. А.Д. Хомоненко «Базы данных» Учебное пособие Санкт - Петербург КОРОНА-принт 2000 г.

11. Хмельнов А.Е. Метод извлечения статистических таблиц из неформатированного текста // Труды XII Всероссийской конференции Информационные и математические технологии в науке и управлении. - Иркутск, 2007. - Ч. 2. - С. 91-99

12. Бабикова А.В., Корсаков М.Н. Методические указания по выполнению технико-экономического обоснования дипломных работ студентов инженерных специальностей. - Таганрог: Изд-во ТТИ ЮФУ, 2010;

13. Бакаева, Т.Н. «Безопасность жизнедеятельности»: Учебное. Пособие. Таганрог: ТРТУ, 2005.

Размещено на Allbest.ru

Страница:


Подобные документы

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.

© 2000 — 2023, ООО «Олбест» Все права защищены