Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

управление бизнес информационный

Проектная деятельность - это уникальная деятельность, имеющая определенную длительность, направленная на достижение конкретного результата, производство уникального продукта или создание услуги. По своему определению проекты подразумевают под собой ряд нововведений в область их реализации. В консалтинговой компании деятельность по созданию и реализации проектов способствует получению прибыли и опыта, формированию компетенций у сотрудников на высоком уровне, обеспечивает должное качество применения лучших практик ведения проектов.

Основным заказчиком итоговой системы является департамент систем управления проектами консалтинговой компании. Задачи, реализуемые данным департаментом, включают в себя проекты по созданию, внедрению и поддержке информационных систем для многих крупных компаний по всему миру. Поэтому руководству Департамента достаточно сложно контролировать изменения при выполнении работ. Кроме того, после окончания проекта проектная документация, как правило, хранится разрозненно и неунифицированно. По окончании проекта большинство команд расформировываются, сотрудники компании переходят к выполнению других задач и обеспечение процессов обмена опытом на постоянной основе становится практически невозможным. Таким образом, усложняется поиск необходимой информации и дальнейшее использование извлеченных уроков при выполнении работ на другом проекте.

Основными последствиями вышеуказанных факторов являются временные издержки на поиск и / или написание уже существующей документации. Одним из решений данной проблемы является систематический сбор наиболее важных знаний, организация их обмена между сотрудниками и обеспечение повторного использования данных извлеченных уроков при дальнейших работах на проектах. Актуальность данной работы обуславливается отсутствием в Компании системы, позволяющей эффективно управлять знаниями, накопленными в ходе выполнения предыдущих проектов опытными исполнителями и в доступной форме передавать эти знания другим специалистам.

Так как Департамент обладает программными и человеческими ресурсами, необходимыми для создания базы знаний по управлению проектами, проблему, которая существует в Компании и будет решаться в данной работе, можно сформулировать следующим образом: отсутствие унифицированного программного решения, обеспечивающего возможность управления знаниями посредствам организации обмена опытом, которые были получены при выполнении предыдущих проектных работ.

Объектом исследования является проектная деятельность в Компании, предметом исследования - автоматизация процесса обмена знаниями при выполнении проектных работ сотрудниками Департамента.

1. Управление знаниями и проектами

1.1 Управление знаниями

Знание и управление знаниями

На сегодняшний день существует ряд определений понятия «знание». Толковый словарь Ефремовой дает определение знанию как «проверенный практикой результат постижения действительности, ее отражение в сознании человека».

В Большом Энциклопедическом словаре под знаниями понимается форма существования и систематизации результатов познавательной деятельности человека [1].

Власов А.И., Лыткин С.Л. в работе «Краткое практическое руководство разработчика информационных систем на базе СУБД Oracle» дали определение «знанию» как «комбинация опыта, ценностей, контекстной информации, экспертных оценок, которая задает общие рамки для оценки и инкорпорирования нового опыта и информации» [2]. Предложенное определение удовлетворяет целям данной работы и, соответственно, является достаточным и будет использоваться в данной работе. Более того, в данной работе под знаниями понимаются не только сведения, собранные инженерами по знаниям от опытных специалистов в классических экспертных системах, но и необходимые для компании сведения, святые из международных и отраслевых стандартов по управлению проектами. Под знаниями понимаются и сведения о самих проектах и сопровождающих их документах, разработанных Департаментом.

Управление знаниями - это концепция, возникшая примерно 20 лет назад в 1990-х, в которой управление знаниями рассматривается как глобальное структурирование информации и знаний в организации, однако, это звучит не достаточно определенно.

В 1994 Дэвенпорт Т. предложил рассматривать управление знаниями как процесс формирования, распространения и эффективного использования знаний [3]. Данное определение является ценным с точки зрения того, что оно простое, но строгое.

В 1998 Духон Б. предложил сформулировать определение управление знаниями как дисциплину, которая определяет интегрированный подход к определению, оценке, получению и распространению всех информационных активов компании, к которым могут относиться базы данных, документы, политики, процедуры и ранее не определенные экспертные оценки и опыт работников [4]. Данной определение полностью соответствует принятому в работе определению знания.

Процесс управления знаниями

Эффективное управление знаниями невозможно достичь, слепо следуя каким-либо стандартам внедрения процессов, техник и инструментов. Более того, каждая организация и проектная команда в особенности должны вместе с консультантом по управлению знаниями (УЗ) определять и обсуждать используемые процессы и методики, разрабатывать и внедрять улучшения, которые, возможно, будут уникальными в рамках реализуемых работ.

Заинтересованность в данной сфере появилась у Компании после посещения 15-й Европейской конференции по управлению знаниями. По итогам анализа представленных материалов конференции было принято решение адаптировать 7 последовательных ступеней внедрения УЗ, которые применяются на всех уровнях организации одинаково [5]:

Ступень 1. Понимание и осознание.

Прежде всего, необходимо убедиться, что относительно управления знаний сотрудники правильно понимают особенности внедрение управления знаниями:

· понятие дисциплины;

· процессы и инструменты;

· преимущества, которое даст внедрение.

Ступень 2. Определение критических областей знаний.

Для каждой цели и приоритетной задачи организации необходимо определить области, в которые могут быть внесены изменения в целях повышения производительности компании в целом.

Ступень 3. Разработка базы знаний (БЗ) и сети обмена знаниями (СОЗ).

После определения критических областей знаний, их необходимо объединить в управляемые группы областей знаний с целью создания Сети обмена знаниями - эксперты или проектные сообщества, способные оказывать консультационную поддержку для каждого пользователя БЗ.

Ступень 4. Внедрение знаний в БЗ и СОЗ.

Для успешного внедрения знаний на всех уровнях организации используют процесс «9 шагов к управлению знаниями» для каждой разработанной БЗ и СОЗ. Однако, эффективность использования процесса необходимо постоянно измерять и оценивать в целях минимизации рисков допущения ошибки исполнителями и, соответственно, увеличения сроков работ.

Ступень 5. Реализовать процесс «9 шагов к управлению знаниями» (Рис. 1.1.).

Ступень 6. Описать компетенции, необходимые для эффективной работы с БЗ.

В целях эффективного выполнения описанных ступеней и дальнейшей работы, необходимо определить компетенции и, соответственно, требования к набираемым или уже работающим сотрудникам.

Ступень 7. Измерение результатов и внесение изменений.

Данная ступень включает в себя использование инструментов / методик оценки эффективности выполнения работ, оценку потенциальных угроз и разработку плана мероприятий по улучшению производительности.

Основными областями знаний, на которые влияет внедрение систем управления знаниями в компаниях являются: интеграция, коммуникация, ресурсы, стоимость и риски. При внедрении БЗ такие процессы как Разработка стратегий и управление извлеченными уроками претерпят значительные изменения в ходе их выполнения сотрудниками компании. В рамках данной работы созданы алгоритмы реализации вышеуказанных процессов и методика прохождения всех семи ступеней с использованием предлагаемой информационной системы.

Процесс «9 шагов к управлению знаниями»

Эффективное управление знаниями достигается внедрением лучших процессов, техник, инструментов по управлению знаниями совместно с разработанными проектной командой методиками работы с знаниями, которые являются уникальными в рамках реализуемых работ.

Семь ступеней процесса управления знаниями подразумевают использование наиболее эффективных методов определения, хранения, разделения, применения, улучшения, измерения и поддержки знаний в организации. Для успешного воплощения этого процесса необходимо акцентировать внимание на 5-й ступени «Реализовать процесс «9 шагов к управлению знаниями». Данный подход, при условии фактического внедрения и постоянного мониторинга внутри бизнес-процессов и проектных групп, обеспечит повышение производительности организации в целом.



Рисунок 1.1. Процесс «9 шагов к управлению знаниями»

Ниже представлено краткое описание каждого шага процесса:

Шаг 1. Определение знания.

Этот шаг нацелен на выявление знания в процессе выполнения каждодневных задач. Знания, в свою очередь, могут содержать:

· опыт ведущих специалистов;

· проверенные идеи, предлагаемые к внедрение;

· возникшие проблемы и ошибки, допущенные сотрудниками;

· мнения и гипотезы экспертов и специалистов;

· новые методы выполнения работ и др.

Следует учесть, что сам факт определения и выявления знаний уже является новым знанием для организации.

Шаг 2. Хранение знаний.

После определения знаний, их необходимо хранить, систематически обновлять с целью обеспечить возможность дальнейшего применения знаний на практике. Система и используемый в ней метод хранения знаний может быть создана как для централизованного, общего использования на корпоративном уровне, так и на уровне каждого сотрудника - работник хранит знания в том виде, в каком это удобно и понятно ему.

Шаг 3. Разделение знаний.

Для всех знаний, которые были определены и сохранены, необходимо организовать хранилище, которое будет доступно всем заинтересованным в данных знаниях сотрудникам.

Шаг 4. Сотрудничество.

Для обеспечения более эффективного процесса создания или определения знаний существует ряд техник совместной выработки идей:

· Совместное обсуждение идей, проблем, целей, задач и т.д.

· Метод мозгового штурма, цель которого является объединение концепций и представлений различных людей.

В дополнение к физическим встречам людей, разработанные ИТ инструменты могут облегчить и ускорить процесс выработки идей, посредствам форумов, селекторов, порталов и т.д.

Шаг 5. Сбор знаний.

Уникальной чертой данного этапа является то, что при определении знаний необходимо убедиться, что они уникальны и не были определены в одной из предыдущих итераций работы проектной команды. Для этого, при завершении Шага 1 лидер рабочей группы или менеджер проекта проверяет уникальность знаний сам.

Шаг 6. Разработка Базы знаний.

База знаний - это лучший ресурс для обеспечения доступа сотрудников к знаниям в организации. Для обеспечения актуальности содержимого БЗ, контент постоянно необходимо улучшать, т.е.: первая версия БЗ - это просто набор знаний, который может состоять из нескольких определений и шагов выполнения работ, однако, систематический сбор знаний позволит развить этот набор в полноценную БЗ для обмена опытом и идеями среди работников.

Шаг 7. Формирование компетенций.

Данный шаг является тем же самым, что стадия 6 в Процессе управлениями знаний.

Шаг 8. Оценка и измерение эффективности.

Существует 4 способа оценки эффективности:

· Верхнеуровневая оценка. Данная оценка определяет каким образом внедрение УЗ повлияло на для достижение бизнес-целей организации.

· Измерение эффективности УЗ. Данное измерение определяет как эффективно организация реализовала (и реализовала ли вообще) Процесс «9 шагов к управлению знаниями».

· Оценка сформированных компетенций для работника. Данная оценка определяет соответствовали ли при выполнении данного процесса компетенции работников сформированным на Шаге 7 требованиям.

· Отчет интеллектуальных активов. Показывает как изменилось знаний в компании: увеличилось, уменьшилось, не изменилось.

Шаг 9. Сопровождение внедренной системы по управлению знаниями [5].

Данный процесс совместно с процессом управления знаниями (пункт 1.1.2) лежат в основе разработки любой ИС по управлению знаниями и были применены в ходе определения бизнес-правил и требований к разрабатываемой в рамках данной работы ИС.

Внедрение информационной системы по работе со знаниями подразумевает процессный подход самой организации к внедрению и подготовке сотрудников к управлению знаниями, для реализации чего существует ряд возможностей, на пути к внедрению одного из которых Компания находится на данный момент.

Эксперты Департамента в качестве подхода к внедрению знаниями выбрали Процесс управления знаниями (пункт 1.1.2) и Процесс «9 шагов к управлению знаниями» (пункт 1.1.3), на основании которых в Департаменте разрабатываются внутренние нормативные документы и были выработаны требования к разрабатываемой ИС.

1.2 Управление проектом

Проект и проектная деятельность

Проектная деятельность включает создание. утверждение, публикацию и реализацию различных проектов. В большинстве случаев на этапе создания под проектами понимается замысел, идея, образ, воплощённые в форму описания, обоснования, расчётов, чертежей, раскрывающих сущность замысла и возможность его практической реализации [1].

Если же обратиться к общепринятым стандартам, то, согласно ISO 21500, проект - это уникальный набор процессов, состоящих из скоординированных и управляемых задач с начальной и конечной датами, предпринятых для достижения цели [6]. Достижение цели проекта требует получения результатов, соответствующих определённым заранее требованиям, в том числе ограничения на получения результатов, таких как время, деньги и ресурсы.

Первое определение является более обобщенным и абстрактным, не учитывающим временные и другие ограничения, в то время как второе - общепринятое формальное определение стандарта ISO. Таким образом, в данной работе будет использоваться определение из стандарта ISO 21500.

Долженко Р.А. в статье «Проектная деятельность в организации: возможности денежной мотивации участников проекта» определяет проектную деятельность как «всегда командная деятельность, для которой характерна разделяемая ответственность за результаты труда [7]. В проектную команду входят те сотрудники, на которых возложено выполнение определенных задач в рамках проекта».

Алиеф Д.Ф. определяет проектную деятельность предприятия как «признанная во всех развитых странах методологии инновационно-инвестиционной деятельности» [8].

Понятие проектной деятельности Алиефа Д.Ф. не является четко сформулированным, так как зависит только от методологии проектного управления, в то время как Долженко Р.А. акцентирует значимость членов проектной команды. Таким образом, понятие проектной деятельности для рассматриваемой консалтинговой компании стоит сформулировать следующим образом: «это деятельность, уникальная либо описанная в общепринятых методологиях, имеющая начало и конец во времени, направленная на достижение заранее определённого результата или цели, создание определённого, уникального продукта или услуги, осуществляемого конкретными людьми, несущими ответственность за результат труда». Четко сформулированное понятие проектной деятельности для Компании является неотъемлемой частью данной работы, так как на неё ИС окажет ключевое воздействие и исходя из вышеуказанных особенностей будет проведена оценка эффективности работы системы спустя некоторое время после внедрения.

Методики управления проектами

Для того чтобы создать нужную нам информационную системы необходимо проанализировать наиболее часто используемые в Компании методики управления проектами и выделить ту часть данных, которые будут включены в разрабатываемую ИС:

· PMBOK.

· IPMA (ICB).

· PRINCE2.

· Agile Scrum.

· ГОСТ Р 54869-2011 по управлению проектом.

Исходя из практического опыта управления проектами, экспертами Департамента были определены наиболее важные для Компании показатели, составляющие основу для формирования показателей оценки и анализа методик. В данной работе исследованы следующие показатели:

· Тип стандарта.

· Размер организаций, в которых внедрение стандарта наиболее эффективно.

· Типы проектов, для которых эффективно применение стандарта.

· Процессы, описываемые в стандарте.

· Особенности стандарта.

· Достоинства.

· Недостатки.

Анализ методик по вышеуказанным показателям представлен в Приложении А. Такой подход позволяет пользователю информационной системы самостоятельно сформировать из этих показателей нужный ему критерий и положить его в основу диалога с информационной системой в ходе разработки своего проекта.

В рамках данной работы совместно с экспертами Компании были выбраны основные показатели эффективности внедрения стандартов при инициации проектов и определены их варианты для реализации в итоговой ИС:

· Тип проекта:

- Внедрение портальных решений.

- Разработка ПО.

- Инфраструктурные и организационные проекты.

· Длительность проекта:

- Меньше 6 месяцев.

- От 6 до 12 месяцев.

- От 1 до 3 лет

- Свыше 3 лет.

· Численность проектной команды:

- Менее 100 человек.

- От 100 до 1000 человек.

- Больше 1000 человек.

· Уровень зрелости компании (подробное описание представлено в Таблице 2.4): 1 - 5.

· Сложность текущей среды (подробное описание представлено в Таблице 2.4):

- Простая.

- Сложная.

- Запутанная.

- Хаос.

Главным результатом данной стадии является определение рангов эффективности применения методик согласно показателям (Приложение Б).

Более того, в разрабатываемую ИС будет включена информация о реализуемых бизнес-процессах (пункт 2.2.1) в виде предоставляемых пользователям возможностей системы.

Исходя из определенных руководством Департамента ограничений и требований, платформой для реализации ИС является SharePoint2013. Эта же платформа используется в Компании и в качестве системы управления бизнес-процессами.

Для выбора, оценки и анализа стандартов в области управления проектами экспертами Компании был определен ряд показателей (пункт 1.2.2), применение которого было выполнено и в данной работе. Более того, для выбора определенной методики для реализации проекта совместно с экспертами были определены ключевые показатели, их варианты и приоритеты эффективности внедрения методик, согласно которым была выполнена их оценка. Данная оценка реализована в разрабатываемой системе посредствам подхода «вопрос-ответ».

1.3 Выбор нотации для описания бизнес-процессов

Одной из главных стадий при проектировании ИС является описание бизнес-процессов, для чего необходимо выбрать нотацию, в которой оно будет выполнено. На данный момент существует ряд наиболее распространенных языков графического описания бизнес-процессов: IDEF, UML и ARIS. Для выбора наиболее подходящей для данной работы нотации описания бизнес-процессов, необходимо выполнить анализ каждой из них и оценить достоинства и недостатки.

IDEF - это семейство методов моделирования, состоящее из 15 подходов описания бизнес процессов (от IDEF0 до IDEF14). Данная нотация применяется для построения функциональной модели системы [12]. Несмотря на большое количество нотаций, входящих в эту методологию, наиболее часто применяемыми на практике являются IDEF0 и IDEF3, которые будут рассмотрены в рамках текущего анализа. Пример диаграммы IDEF0 отображающей функции и процедуры, а также потоки информации и материальных средств отображен на рис. 1.2.

Рисунок 1.2. Нотация IDEF0



Пример использования нотации IDEF3, описывающей логическую последовательность выполнения работ, представлена на рис. 1.3.

Рисунок 1.3. Нотация IDEF3

При отслеживании потоков документации при использовании методологии IDEF возникает необходимость совместного использования нотации DFD.

Вторая наиболее широко применяемая методология - это методология UML, являющееся объектно-ориентированный языком моделирования для описания сложных систем. Язык UML позволяет перейти от описаний системы непосредственно к написанию компьютерных программ и сформировать основу будущего средства автоматизации. Поэтому он содержит более 10 различных типов диаграмм, представленных на рис. 1.4.

Рисунок 1.4. Диаграмма языка UML



Для описания бизнес-процессов используется диаграмма деятельности.

ARIS - это технология описания предприятий, являющееся комплексом средств для анализа и моделирования деятельности предприятия. Пример диаграммы, описанной в нотации ARIS отображен на рис1.5.

Рисунок 1.5. Диаграмма ARIS

Методология поддерживает четыре типа моделей, отражающих различные аспекты системы:

· организационные модели, представляющие иерархию организационных подразделений, должностей и конкретных лиц, связи между ними, а также территориальную привязку структурных подразделений;

· функциональные модели, содержащие иерархию целей, стоящих перед аппаратом управления, с совокупностью деревьев функций, необходимых для достижения поставленных целей;

· информационные модели, отражающие структуру информации, необходимой для реализации всей совокупности функций системы;

· модели управления, представляющие комплексный взгляд на реализацию бизнес-процессов в рамках системы [13].

Каждая нотация предоставляет большое количество возможностей для описания бизнес-процессов. Однако моделирование событий в ARIS позволяет создавать более подробные и корректные описания процессов, но необходимо обратить внимание на сложность и трудоемкость описания по сравнению с другими рассмотренными нотациями (Таблица 1.1). Эффективность использования нотаций может варьироваться в зависимости от решаемых задач. Например, отсутствие четких соглашений по моделированию управляющих воздействий в рамках ARIS может привести к созданию моделей, не отвечающих на поставленные вопросы, в то время как нотация IDEF0 позволяет решить эту задачу. С другой стороны, процедура, выполняемая одним сотрудником, может быть более адекватно описана при помощи языка ARIS, чем при помощи IDEF0 или IDEF3.

Таблица 1.1. Сравнительная таблица нотаций описание бизнес-процессов

№	Показатель	IDEF0	IDEF3	UML	ARIS
1	Принцип построения диаграммы	Принцип иерархии	Временная последовательность выполнения процедур	Временная последовательность выполнения процедур	Временная последовательность выполнения процедур
2	Входящая информация	Стрелки сверху / слева	Нет	В диаграмме активности нет - отображается в отдельной диаграмме	Используется отдельный объект
3	Исходящая информация	Стрелка справа	Нет	В диаграмме активности нет - отображается в отдельной диаграмме	Используется отдельный объект
4	Наглядность модели	Да	Нет	Да	Да
5	Возможность взаимосвязи функциональной и информационной модели	Есть	Есть	Есть	Есть
6	Основная область применения методологий	Для построения модели бизнес-процессов	Для построения модели бизнес-процессов	Для разработки основы ИС и моделирования БП	Для разработки основы ИС и моделирования БП

Для выбора конкретной нотации для описания бизнес-процессов, необходимо определить критерии, удовлетворяющие требованиям данной работы:

· Возможность визуального отображения входящих / исходящих документов, информации, используемой инфраструктуры и т.д.

· Возможность описания деятельность компании с различных точек зрения.

· Возможность взаимосвязи моделей, построенных в различных нотациях.

Вышеуказанные возможности полностью реализованы в нотации ARIS, которая и будет использована для описания бизнес-процессов в данном исследовании.

В процессе разработки информационной системы необходимо учитывать комплекс условий и требований, предъявляемых к ней Департаментом - система должна носить комплексный характер и включать справочную, экспертную и аналитическую компоненты.

Для реализации такого комплексного подхода к определению разрабатываемой ИС хранилище системы должно включать базу знаний, базу документов и базу данных, собранных для анализа.

Разрабатываемая ИС удовлетворяет следующие требования:

· справочный характер ИС - разрабатываемая система в диалоговом режиме предоставляет пользователям необходимую в процессе реализации проектов информацию (советы, извлеченные уроки, шаблоны документов и др.);

· экспертный характер ИС - при заполнении системы начальными данными, в том числе определение показателей оценок методик и рангов проектов, применены опыт, мнения и советы ведущих экспертов Компании;

· аналитический характер ИС - для реализации системы были проанализированы методики управления проектами и выбраны наиболее критичные (в рамках данного исследования) данные для включения в систему;

· база знаний в ИС - при создании в системе нового проекта определение методики его ведения происходит посредствам семантических правил в режиме «вопрос-ответ», расчет и определение которых выполняется в соответствие с рангами методик по показателям (Приложение Б.);

· база документов в ИС - в системе хранится ряд документов в библиотеках узла: проектные процедуры, шаблоны календарных планов, уставов и т.п.;

· база данных в ИС - подход реализации узлов на порталах SharePoint можно представить как реляционную базу данных, в которой её таблицами являются списки SharePoint.

Системой управления реализуемых бизнес-процессов является платформа разработки ИС - MS SharePoint 2013.

Разработка информационной системы, описание бизнес-процессов и настройка системы на платформе SharePoint 2013 приведена в Главе 2.



2. Разработка информационной системы

2.1 Описание модели «As Is»

Организационная структура Компании

Формально организационная структура Компании является линейной, с четко выявленными функциональными отделами (департаментами), линейной зависимостью между ними и строгой иерархией между функциональными единицами и административно-управленческим аппаратом. Организационная структура Компании представлена в

В исследуемой компании для каждого отдельного проекта руководителем портфеля на должность менеджера назначается сотрудник, деятельность департамента которого больше соответствует специфике проекта. Члены проектной команды отбираются менеджером по тому же принципу: исходя из их должности и опыта с целью отбора более подходящих для выполнения работ ресурсов.

В сильной матричной организации наблюдается баланс, так как власть остается руководителю проекта. Он имеет возможность строго следить за функциональным менеджером, когда он расходует ресурсы на проект. Иногда в проекте накапливается больше ресурсов, чем необходимо, и тогда руководители проектов договариваются между собой о распределении этих ресурсов, не привлекая функционального менеджера,

Таким образом, организационная структура Компании совмещает в себе преимущества проектной и функциональной структур и наблюдается баланс управления, так как при работе над проектом власть остается руководителю проекта. Он имеет возможность строго следить за функциональным менеджером, когда он расходует ресурсы на проект. Следовательно, организационная структура Компании - это сильная матрица.

Процесс управления проектами в Компании

В соответствии с Методикой управления проектами, разработанной в Компании, процесс управления проектами в Компании базируется на фазовом подходе ведения проекта и состоит из 5 верхнеуровневых этапов:

· Определение рамок и границ проекта.

· Определение вариантов (альтернатив) реализации проекта и выбор одного из них.

· Проработка выбранной альтернативы.

· Реализация, т.е. выполнение работ.

· Эксплуатация - передача результатов предыдущего этапа другой команде для использования «в поле».

Процесс управления проектами в Компании представлен в Приложении Г.

Каждая методика управления проектом обязательно состоит из вышеуказанных этапов в том или ином виде и, соответственно, данный процесс будет реализован в разрабатываемой ИС.

2.2 Описание модели «To Be»

Определение перечня изменяемых подпроцессов

Согласно перечню областей, на которые влияет внедрение систем по управлению знаниями (см. пункт 1.1.2) основные изменения будут внесены в процессы:

· Работа с извлеченными уроками.

· Разработка стратегии работы с поставщиками.

· Разработка стратегии реагирования на риски.

В Приложении Д. желтым цветом указаны подпроцессы, на которые внедряемая система может оказать существенное влияние в первую очередь.

Описание подпроцессов при внедрение системы

Работа с извлечёнными уроками

Работа с извлеченными уроками до внедрения базы знаний. В соответствии с Методикой управления проектами в Компании работа с извлеченными уроками является неотъемлемой частью процесса работы над проектом. В идеальном случае, анализ и применение результатов извлеченных уроков позволяет избежать повторного возникновения ошибок, допущенных в предыдущих проектах, оптимизирует подходы к управлению процессами в различных областей проектной деятельности и обеспечивает эффективный обмен документацией и, соответственно, накопленным сотрудниками опытом по работе со специфическими проектами. Весь процесс работы с извлеченными уроками можно разделить на 2 этапа: сбор извлеченных уроков и их анализ (Приложение Е).

При возникновении необходимости в сборе извлеченных уроков член команды, заранее оформив текст (описание и рекомендации) извлеченного урока, определяет его область знаний и отправляет его на согласование Риск менеджеру. При положительном результате согласования Риск менеджер загружает извлеченный урок на узел текущего проекта, или отправляет документ на доработку автору.

При анализе уже существующих извлеченных уроков член команды запрашивает (с уточнением области знаний) список интересующих его уроков у Риск менеджера. Менеджер пересылает ответ на запрос с портала члену команды для дальнейшего применения результатов на практике.

Работа с извлеченными уроками после внедрения базы знаний. Внедрение базы знаний изменит загруженность Риск менеджера, избавив его от необходимости участия в загрузке / выгрузке документов с портала. Члены команды смогут самостоятельно выбирать интересующую информацию и загружать её в систему. Предлагаемый алгоритм работы членов команды, разработанный в процессе проектирования ИС, представлен в Приложении Ж.

Разработка стратегии работы с поставщиками

Разработка стратегии работы с поставщиками до внедрения базы знаний. В соответствии с лучшими практиками компании, необходимость разработки и дальнейшего использования эффективном методики работы с поставщиками является актуальной для каждого проекта. Весь процесс выбора поставщика и разработки стратегии по работе с ним может быть разделен на 3 этапа: формирование списка поставщиков, их оценка и написание стратегии (см. Приложение З).

После принятия решения об инициации работ по выбору поставщика, менеджер проекта составляет список потенциальных поставщиков и разрабатывает критерии их оценки для выбора лучшего. Перечень критериев, впоследствии, может быть дополнен Куратором проекта, после чего Куратор и Менеджер совместно выполняют анализ поставщиков и последующий выбор лучших.

Далее, по требованию Менеджера Администратор проекта запрашивает у службы сопровождения проектов шаблон стратегии, который, будучи заполнен Менеджером, согласовывается с вышестоящим начальством и утверждается к качестве стратегии работы с поставщиками.

Разработка стратегии работы с поставщиками после внедрения базы знаний. Внедрение базы знаний позволит хранить информацию о предыдущем опыте работы с поставщиком и, соответственно, рекомендации о продолжении или прекращении работ с ним непосредственно в создаваемой ИС. Более того, у Менеджеров появляется возможность получения перечня уже использованных ранее критериев и, при необходимости, его дополнения. Это снижает загруженность Менеджера, уменьшая временные издержки на разработку стратегии. Новый алгоритм разработки стратегии по работе с поставщиком, созданный в ходе проектирования ИС, представлен в Приложении И.

Разработка стратегии реагирования на риски

Разработка стратегии реагирования на риски до внедрения базы знаний. В соответствии с Методикой управления проектами в Компании работа с рисками является неотъемлемой частью процесса работы над проектом. Весь процесс разработки стратегии реагирования на риски может быть разделен на 3 этапа: сбор, анализ рисков и определение мер минимизации их воздействия на проект (Приложение К).

После принятия решения о проработке рисков проекта и сбора команды для инициации рисков, каждый член команды высказывает потенциальные риски проекта, после чего Риск менеджер выполняет их анализ и группировку по степени воздействия на проект. Результатом данной операции является список наиболее критичных по влиянию рисков.

Для определения мер по минимизации рисков Менеджер проекта и Риск менеджер формируют список действий при возникновении триггеров рисков (признаков того, что превентивные действия не сработали и необходимо применять действия по минимизации влияния последствий риска). Менеджер проекта впоследствии определяет бюджет для выполнения запланированных работ. Риск менеджер объединяет полученную в ходе работ информацию в стратегию по работе с рисками.

Разработка стратегии работы с поставщиками после внедрения базы знаний. Внедрение базы знаний позволит собрать и систематизировать все данные о работе с рисками, провести их углубленный анализ и сохранить в информационной системе в формате, доступном для заинтересованных пользователей. Это позволить своевременно корректировать действия команды управления проектами и минимизировать негативное влияние рисков. Алгоритм работы с рисками после внедрения информационной системы представлен в Приложение Л.

Предлагаемые алгоритмы работы информационной системы обсуждены с ведущими специалистами консалтинговой компании и, после соответствующей корректировки, одобрены ими. Эти алгоритмы составили основу технического задания на разработку справочной информационной системы.



2.3 Проектирование базы знаний

Описание функций системы

Согласно техническому заданию на разарботку справочной информаицонной системы по управлению проектами (Приложение Р), проектируемая ИС предусматривает выполнение следующих функций:

· Добавление новых проектов.

· Определение методики ведения проекта.

· Формирование реестра проектов.

· Генерация необходимых для ведения проекта задач.

· Формирование реестра задач.

· Формирование базы шаблонов документов.

· Генерация необходимых проектных процедур.

· Формирование базы проектных процедур.

· Обработка и согласование добавленных пользователями задач и процедур.

· Автоматическая отправка необходимых уведомлений на согласование добавленных задач и процедур.

Упрощенная схема информационного взаимодействия участников процесса представлена на рис. 2.1.



Рисунок 2.1. Упрощенная схема информационного взаимодействия участников процесса

Четыре основных группы ролей будут являться непосредственными пользователя ИС:

· Менеджеры проектов.

· Администратор ИС.

· Специалист по УЗ.

· Владелец процесса.

Комплекс технических и программных средств

Предлагаемая информационная система реализована на базе тестового Портала Компании, с использованием платформы Microsoft SharePoint Server 2013, согласно требованиям руководства Компании по составу серверной части системы.

1. Перечень используемых клиентских приложений:

· Microsoft Internet Explorer 8 (и выше).

· Microsoft Office Outlook.

2. Перечень используемых приложений для настройщиков:

· Microsoft Office SharePoint Designer 2013.

· Microsoft InfoPath 2013.

Упрощенная схема состава комплекса технических и программных средств представлена на рис. 2.2.

Рисунок 2.2. Упрощенная схема состава комплекса технических и программных средств

Указанные средства позволяют:

1. С точки зрения пользователя - обеспечить использование системы без необходимости установки дополнительных средств на компьютер.

2. С точки зрения настройки системы - производить необходимые настройки системы стандартными возможностями SharePoint2013 без необходимости привлечения разработчика. Таким образом, минимизировать затраты на настройку, сопровождение и интеграцию системы.

3. С точки зрения платформы - обеспечить легкую, быструю и дешевую интеграцию с Корпоративным порталом Компании.

Структура информационной системы

В соответствие со стратегиями управления проектами, принятой в Компании и описанными в разделах 2.1 и 2.2, разрабатываемая ИС должна содержать следующие взаимодействующих между собой компоненты:

· стандартные списки;

· рабочие процессы;

· веб-служба InfoPath Form Services;

· библиотеки документов;

· настраиваемые представления;

· разработанные веб-страницы;

· разработки для SharePoint.

Отдельные компоненты информационной системы объединены в три подсистемы:

· Подсистема проектного управления.

· Подсистема согласования заявок.

· Подсистема отправки уведомлений.

Описание компонентов сервиса приведено в табл. 2.1.

Таблица 2.1. Компоненты справочной информацинной системы

Компоненты системы	Описание
Подсистема проектного управления
Форма создания проекта	Настроенная InfoPath форма для добавления / редактирования информации о записи в списке Проектов.
Список рангов эффективности внедрения методик согласно показателям	Список методик, показателей эффективности и соответствующих рангов.
Библиотека описания методик	Библиотека текстов стандартов методик.
Список фаз методик	Список фаз каждрй метдики.
Список созданных пользователями проектов	Список проектов, заполняемый рабочим процессом при создании элемента списка.
Библиотеки процедур	Библиотеки пользовательских и «по умолчанию» проектных процедур.
Списки задач проекта	Списки пользовательских и «по умолчанию» задач проекта.
Список ссылок на созданные проекты	Список элементов с иконками.
Рабочий процесс сохранения проекта в системе	Рабочий процесс преназначен для сохранения сохранения проекта и заполнения всех полей в списке.
Рабочий процесс перемещения проекта в Архив	Рабочий процесс предназначен для заполнения поля «В архиве» значением Истина.
Веб-часть отображения фаз проекта	Веб-часть для отображения иконок-стрелок последовательности фаз проекта.
Подсистема согласования заявки
Рабочий процесс создания задачи на согласование информации	Рабочий процесс предназначен для формирования задачи на согласование добавленной пользователем информации администратором базы знаний.
Список задач на согласование	Список задач для назначения задач на согласование документов и сбора итогов.
Форма согласования заявки	Настроенная форма задачи на согласование заявки.
Рабочий процесс согласования информации	Рабочий процесс предназначен для сбора и отправки значений «Статус подтверждения» (решение сотрудника отдела кадров) и комментариев в список заявок.
Список согласующих	Список сотрудников отдела кадров для назначения ответсвенного за согласование заявки на оформление визы или письма.
Подсистема отправки уведомлений
Список «Реестр отправки уведомлений»	Реестр всех необходимых уведомлений всех участников процесса для организации контроля отправки уведомлений и снижения рисков утери информации
Рабочий процесс отправки уведомлений	Рабочий процесс предназначен для отправки необходимых почтовых уведомлений участникам процесса, а также для контроля отправки уведомлений пользователям.

В соответствии со стратегиями управления проектами, принятыми в компании, разработана схема взаимодействия компонентов ИС, представленная на рис. 2.3.

Рисунок 2.3. Схема взаимодействия разделов Базы знаний по управлению проектами



Взаимодействие между подсистемами осуществляется посредствам выполнения рабочих процессов создания проекта в системе, перемещения проекта в архив, согласования заявки, создания задачи на согласование информации, отправки уведомлений, которые создают и обновляют элементы списков и библиотек системы.

Взаимодействие внутри подсистем осуществляется за счет полей постановки в списках, там самым обеспечена их связь по полям (реляционная база данных).

2.4 Настройка системы

Библиотеки и списки системы

Для реализации базы знаний по управлению проектами был создан и настроен ряд библиотек и списков, представленных в табл. 2.2.

Таблица 2.2. Перечень списков и библитоек системы

Название (url-адрес)	Описание
Библиотеки
MethodologiesDescr (https://demo2013.parma-telecom.ru/KnowledgeBase/MethodologiesDescr/Forms/AllItems.aspx)	Библиотека стандартов и дополнительной информации по методикам.
Procedures (https://demo2013.parma-telecom.ru/KnowledgeBase/Procedures/Forms/AllItems.aspx)	Библиотека проектных процедур.
UsersProcedures (https://demo2013.parma-telecom.ru/KnowledgeBase/UseersProcedures/Forms/AllItems.aspx)	Библиотека добавленных пользователями процедур.
MethodologiesDescr (https://demo2013.parma-telecom.ru/KnowledgeBase/_layouts/15/start.aspx#/MethodologiesDescr/Forms/AllItems.aspx)	Библиотека файлов с описанием стандартов и полезными ссылками.
Списки
Methodologies (https://demo2013.parma-telecom.ru/KnowledgeBase/Lists/Methodologies/AllItems.aspx)	Список методологий с кратким описанием.
MethodCriteriaPrior (https://demo2013.parma-telecom.ru/KnowledgeBase/Lists/MethodCriteriaPrior/AllItems.aspx)	Список рангов эффективности каждой методологии согласно показателей.
PhasesMethodology (https://demo2013.parma-telecom.ru/KnowledgeBase/Lists/PhasesMethodology/AllItems.aspx)	Список фаз каждой методологии.
Projects (https://demo2013.parma-telecom.ru/KnowledgeBase/Lists/Projects/AllItems.aspx)	Список всех проектов, созданных пользователями.
ProjectsLinks (https://demo2013.parma-telecom.ru/KnowledgeBase/Lists/ProjectsLinks/Tiles.aspx)	Список рекомендуемых ссылок, которые создаются системой при добавлении нового проекта.
Tasks (https://demo2013.parma-telecom.ru/KnowledgeBase/Lists/Tasks1/AllItems.aspx)	Список обязательных задач для каждой фазы каждой методологии.
UsersTasks (https://demo2013.parma-telecom.ru/KnowledgeBase/Lists/UsersTasks/AllItems.aspx	Список добавленных пользователями задач.
ConfirmationList (https://demo2013.parma-telecom.ru/KnowledgeBase/_layouts/15/start.aspx#/Lists/ConfirmationList/view.aspx)	Список задач на согласование.
Approvers (https://demo2013.parma-telecom.ru/KnowledgeBase/_layouts/15/start.aspx#/Lists/Approvers/AllItems.aspx)	Список согласующих добавляемой пользователями документации.

В каждой библиотеке и списке были добавлены поля и настроено их взаимодействие посредством их заполнения рабочими процессами. Более того, список ConformationList взаимодействует с рабочим процессом отправки уведомлений пользователям:

· Администратору систему - уведомление о публикации заявки на добавление извлеченного урока.

· Пользователю - уведомление о согласовании и публикации извлеченного урока в системе.

Формы создания и редактирования элементов списков

При настройке базы знаний в программном продукте MicroSoft InfoPath2013 были созданы и настроены следующие веб-формы:

· форма добавления и редактирования проектов;

· форма добавления задач проекта;

· форма запуска рабочего процесса для перемещения проекта в Архив;

· форма согласования извлеченного урока.

Краткое описание форм списков с отображаемыми полями и выполненными настройками представлено в табл. 2.3

Таблица 2.3. Краткое описание форм списков системы

Наименование	Описание	Параметры
Форма добавления / редактирования задач проекта	Настроенная форма SharePoint	Поля: 1. Имя задачи. 2. Фаза проекта. Настройки: Фазы проекта автоматически отображаются согласно выбранной методике. Подключения к данным: · Metgodologies - подключение к списку «Методологии». Тип: извлечение данных; сайт SharePoint: https://demo2013.parma-telecom.ru/KnowledgeBase; тип источника данных: дополнительный источник данных. · UsersTasks - подключение к списку «Пользовательские задачи». Тип: извлечение данных; сайта SharePoint: https://demo2013.parma-telecom.ru/KnowledgeBase; тип источника данных: дополнительный источник данных; извлечение данных. · UsersProcedures - подключение к списку «Пользовательские процедуры». Тип: извлечение данных; сайта SharePoint: https://demo2013.parma-telecom.ru/KnowledgeBase; тип источника данных: дополнительный источник данных; извлечение данных. Пример формы приведен на рис. М.1.
Форма добавления / редактирования информации о проекте	Шаблон формы InfoPath	Поля: 1. Название. 2. Тип проекта. 3. Длительность проекта. 4. Численность проектной команды. 5. Уровень зрелости компании. 6. Сложность текущей среды. 7. Наиболее эффективная методика. 8. Вторая наиболее эффективная методика. 9. Третья наиболее эффективная методика. Подключения к данным: · Metgodologies - подключение к списку «Методологии». Тип: извлечение данных; сайт SharePoint: https://demo2013.parma-telecom.ru/KnowledgeBase; тип источника данных: дополнительный источник данных. · MethodCriteriaPrior - подключение к списку «Ранг эффективности методик». Тип: извлечение данных; сайта SharePoint: https://demo2013.parma-telecom.ru/KnowledgeBase; тип источника данных: дополнительный источник данных; извлечение данных. Пример формы приведен на рис. М.2.
Форма запуска рабочего процесса для перемещения проекта в Архив	Шаблон формы InfoPath	Подключения к данным: · Основное подключение к данным. Тип: извлечение данных. Сайт SharePoint: https://demo2013.parma-telecom.ru/KnowledgeBase; тип источника данных: основной источник данных. Пример формы приведены на рис. М.3.
Форма согласования извлеченного урока	Шаблон формы InfoPath	Поля: 1. Имя задачи 2. Ссылка на элемент 3. Статус 4. Комментарий Подключения к данным: · ConformationList - подключение к списку «Задачи на согласование». Тип: извлечение данных; сайт SharePoint: https://demo2013.parma-telecom.ru/KnowledgeBase; тип источника данных: дополнительный источник данных. · Approvers - подключение к списку «Согласующие». Тип: извлечение данных; сайта SharePoint: https://demo2013.parma-telecom.ru/KnowledgeBase; тип источника данных: дополнительный источник данных; извлечение данных. Пример формы приведен на рис. М.4. Также для страницы был реализован скрипт, который определяет выбранную фазу проекта и меняет её стиль отображение (компонент фазы проекта).

Для создания формы добавления / редактирования информации о проекте был использован Microsoft InfoPath. Данный продукт позволяет создавать и настраивать формы работы со списками SharePoint стандартными возможностями InfoPath без включения дополнительного программного кода. Согласно проведенному анализу требований к реализуемой системе (Приложение Р.), был определен перечень показателей, влияющих на выбор методики управления проекта. Атрибуты, отображаемые на форме представлены в табл. 2.4.

Таблица 2.4. Атрибуты формы создания и редактирования информации о проекте

№	Атрибут	Описание	Тип поля
11	Название	Название проекта, согласно предпочтениям менеджера	Однострочный текст
22	Тип проекта	Присвоенный на стадии определения проекта тип	Поле выбора: внедрение портальных решений, разработка ПО, инфраструктурные организационные проекты
33	Длительность проекта	Предполагаемая длительность проекта	Поле выбора: до 6 мес., от 6 до 12 мес., от 1 до 3 лет., от 3 лет
44	Численность проектной команды	Предполагаемая численность проектной команды (включая ближайшее внешнее окружение)	Поле выбора, до 100 чел., от 100 до 1000 чел., от 1000 чел.
55	Уровень зрелости	1 - Отсутствуют внутренние регулирующие документы; бизнес-процессы в организации не описаны. 2 - Появляются внутренние стандарты, описывающие основные бизнес-процессы компании; 6 выполнение новых проектов основывается на опыте выполнения предыдущих проектов. 3 - В организации задокументированы и стандартизированы все бизнес-процессы; существует «свод законов», которому следует весь персонал организации, включая топ-менеджмент. 4 - В компании вводится количественная система оценки эффективности бизнес-процессов и используется определенная система оценки работы персонала. Обе системы, описание бизнес-процессов и оценки персонала синхронизированы между собой. 5 - На основе анализа количественных показателей в компании проводится реинжиниринг бизнес-процессов на постоянной основе - коррекции отражаются во внутренних документах	Поле выбора: 1, 2, 3, 4, 5
66	Сложность текущей среды	Отражает результаты анализа неопределенности организационной среды Простая - небольшое количество схожих внешних факторов; факторы остаются теми же и меняются медленно и предсказуемо. Сложная - большое количество несхожих внешних факторов; факторы остаются теми же и меняются медленно и предсказуемо. Запутанная - большое количество несхожих внешних факторов; факторы постоянно и непредсказуемо меняются. Хаос - небольшое количество схожих внешних факторов; факторы постоянно и непредсказуемо меняются.	Поле выбора: просто, сложно, запутанно. хаос

В зависимости от ввода вышеописанных атрибутов добавляемого проекта, определяются наиболее эффективные методики его ведения согласно определенным в пункте 1.2.2 оценкам эффективности внедрения методик. Для реализации данной возможности на форме InfoPath для добавления проекта был добавлен ряд правил, алгоритм работы которых отображен на рис. 2.4.

Посредствам формирования общих рангов каждой из методик, определение результата происходит в диалоговом режиме, благодаря которому пользователь определяет ряд условия в форме «вопрос-ответ». Таким образом, данные правила позволяют воплотить концепцию семантического подхода определения результата, лежащую в основе научных баз знаний.

Рисунок 2.4. Блок схема работы алгоритма определения наиболее эффективных методик

Представления списков Базы знаний

Перечень и описание настроенных представлений списков Раздела приведены в табл. 2.5.

Таблица 2.5. Перечень и описание настроенных представлений списков ИС

Наименование	Источник данных	Описание	Перечень полей	Настройки отображения
Мои текущие проекты	ProjectLinks	Отображение списка текущих проектов пользователя	Название, Расположение фонового изображения, описание, ссылка, поведение при загрузке, начало кластера фонового изображения по горизонтали, начало кластера фонового изображения по вертикали, InArchv

Страница:

•  1 
•  2 

курсовая работа "Справочная информационная система" скачать

Подобные документы

• Проектирование информационной системы гостиницы

  Выделение бизнес-процессов, контекстная диаграмма потоков данных. Разработка информационной системы, содержащей сведения о номерах гостиницы: категория, количество мест, стоимость проживания за сутки. Диаграммы декомпозиции в нотации DFD, IDEF3.
  
  курсовая работа [3,0 M], добавлен 28.06.2011
  

• Разработка ЭИС управления проектами для ЗАО "Диакон"

  Разработка системы управления проектами для компании ЗАО "Диакон". Экономические параметры разработки и внедрения электронной информационной системы. Технология разработки программного обеспечения. Выбор типа графического интерфейса, его составляющие.
  
  дипломная работа [1,4 M], добавлен 10.06.2014
  

• Разработка информационной системы для магазина

  Характеристика объектов автоматизации информационных систем. Требования к документированию. Порядок контроля и приемки системы. Описание потоков данных и бизнес процессов. Структура информационной системы, состав функциональных и обеспечивающих подсистем.
  
  курсовая работа [1,9 M], добавлен 18.09.2013
  

• Бизнес-процессы компании

  Анализ текущих процессов и потребностей организации, обусловленность внедрения информационной системы. Критерии выбора методологии по управлению требованиями к информационной системе. Выбор релевантной методологии и состав требований для организации.
  
  дипломная работа [994,3 K], добавлен 09.09.2017
  

• Построение модели бизнес-процессов гостиницы в среде All Fusion

  Проектирование модели информационной системы "Гостиница" в стандарте IDEF0. Разработка диаграммы потоков данных (Data Flow Diagramming), предназначенной для описания документооборота и обработки информации. Создание диаграммы декомпозиции в нотации IDEF3.
  
  курсовая работа [3,8 M], добавлен 14.12.2012
  

• Разработка информационной системы управления проектами (на примере ТОО "D-ARC")

  Проектирование базы данных "Менеджер". Выбор системы проектирования и реализации. Задачи, выполняемые приложением. Технические требования, предъявляемые к базе данных. Ее информационно-логическая структура. Основные принципы работы с приложением.
  
  дипломная работа [2,5 M], добавлен 20.05.2013
  

• Автомобильное производство

  Основные бизнес-процессы производства автомобилей в нотации IDEF0. Технические характеристики сервера, рабочей станции, маршрутизатора. Выбор программного обеспечения для автоматизации управления. Общие требования к корпоративной информационной системе.
  
  курсовая работа [473,9 K], добавлен 16.12.2015
  

• Разработка АИС ведения учета и реализации автозапчастей битых автомобилей "Auto Crash"

  Проектирование информационной системы, используемые в данном процессе методики и модели. Требования к возможностям и функциональности. Описание хранилища данных. Разработка классов, архитектуры, расширений. Формирование руководства пользователя.
  
  дипломная работа [2,7 M], добавлен 02.08.2015
  

• Проектирование и разработка информационной системы библиотеки

  Оптимизация математической модели и реинжиниринг бизнес-процессов. Основные методологии, используемые в BPwin. Выбор архитектуры информационной системы. Обоснование подбора языка программирования. Установка и запуск программы в среде MS-DOS и Windows.
  
  дипломная работа [1002,3 K], добавлен 13.04.2014
  

• Разработка информационной системы накопления, хранения и выборки данных о проектах, выполняемых предприятием и разработчиком web-приложений

  Система управления базами данных задач и составляющих их процессов предприятия. Требования к информационной системе. Состав запросов к базе данных. Связи и отношения между информационными объектами. Алгоритмы работы и архитектура информационной системы.
  
  курсовая работа [727,5 K], добавлен 02.02.2014
  

Другие документы, подобные "Справочная информационная система"

• главная
• рубрики
• по алфавиту
• вернуться в начало страницы
• вернуться к началу текста
• вернуться к подобным работам