Автоматизация бухгалтерского учета с помощью системы 1С: Предприятие

При работе в программе 1С: Бухгалтерия достаточно часто требуется удалять какие-то некорректно введенные операции, записи в справочниках и т.д.

Задание. Удалите в окне Список подразделений организации подразделение Отдел снабжения.

Удаление происходит следующим образом. Открываем нужное окно (для нашего случая через пункт меню Предприятие - Подразделения организации) и с помощью кнопки помечаем соответствующую записи на удаление. При этом программа уточнит подтверждение пометки на удаление. В результате подтверждения:

Т.е. запись останется в справочнике, пока не будет проведена процедура физического удаления. Чтобы осуществить последнюю, следует выбрать пункт меню Операции -> Удаление помеченных объектов.

Диалог настройки удаления состоит из двух частей. В верхней - выводится список всех документов и элементов справочников, которые вы ранее пометили для удаления. В левой части каждой строки имеется установленный флажок. Если его снять - соответствующий элемент не будет удален из информационной базы.

Нажатием кнопки Контроль программа проверяет, можно ли удалять выделенные объекты. В ряде случаев оказывается, что выделенные объекты удалить невозможно, т.к. они используются в имеющихся документах. О чем будет сделано соответствующее предупреждение. При этом в нижней части диалога появляются ссылки на выделенный объект, из-за которых его нельзя удалить. В нашем случае, возможность удаления существует для обоих объектов:

Нажатием на кнопку Удалить производится физическое удаление объектов. При этом в окне сообщений появится оповещение:

После проведения предварительных настроек переходим к непосредственной работе с программой.

Начало работы с программой

Для автоматизации ввода некоторых операций в программе 1 С:Бухгалтерия имеется набор типовых операций.

Типовые операции - шаблоны стандартных, часто применяемых операций. В комплект стандартной поставки конфигурации входит готовый набор типовых операций.

Для ввода типовой операции следует выбрать команду меню.

Операции -> Типовые операции. Далее будет открыт диалог выбора типовой операции. Стандартный список типовых операций иерархический, содержащий в каждой папке отдельные вложенные папки и операции.

В нашем случае конфигурация не содержит списка типовых операций. И диалог выбора - пуст:

Если типовые операции отсутствуют их можно переписать из других конфигураций, если они имеются. Также пользователь самостоятельно может изменять существующие типовые операции и создавать новые.

Описание типовых операций с использованием шаблонов требует дополнительных навыков и знаний, поэтому лучше, чтобы шаблоны создавались специалистами по обслуживанию программы 1С:Бухгалтерия. Вместе с тем, простые шаблоны может создавать бухгалтер, работающий с программой.

Задание. Поскольку в текущей редакции типовой конфигурации типовые операции отсутствуют, создайте собственную типовую операцию: Операции по расчетному счету - > Денежный вклад в уставной фонд - перечисление на р/с.

Для этого в окне справочника Типовые операции щелкните кнопку создания новой группы типовых операций и создайте группу Операции по расчетному счету.

Открыв папку Операции по расчетному счету двойным щелчком мыши и нажав пиктограмму на панели инструментов окна, вы откроете Шаблон новой типовой операции. В самом простом случае типовая операция содержит только заполненный шаблон проводок.

Создавая шаблон типовой операции, вы должны заполнить ряд вкладок, создать нужные проводки, как и при ручном вводе операции. При этом для каждого поля можно задавать конкретное значение или оставить его пустым, чтобы заполнить при вводе типовой операции по данному шаблону. Обычно типовая операция, уже содержит корреспонденции счетов и впоследствии, для ее заполнения нужно будет только указать суммы и объекты аналитического учета.

Заполним первую вкладку Шаблона типовой операции - Операция и вторую вкладку Бухгалтерский учёт.

В поле Формула вводится формула для вычисления значений соответствующего реквизита при вводе типовой операции. Чаще всего вычисляется сумма проводок или суммы налогов, но могут рассчитываться и другие реквизиты. Обычно формулы вводятся с помощью синтаксис-помощника специалистами по обслуживанию программы.

Не забудьте записать созданную типовую операцию при помощи кнопок ОК или Записать.

Задание. Используя созданную типовую операцию отразите поступление вклада от Трехглавов на расчетный счет.

Дальнейшая работа с этими операциями, не отличается от работы с операциями, введенными вручную. После ввода всех нужных данных нажмите ОК и окно ввода закроется, а операция будет добавлена в журнал операций. При желании вы сможете отредактировать ее или удалить.

Задание. Для завершения отражения денежных средств учредителей на расчетном счете выполните один из следующих вариантов.

Вариант 1. Отредактируйте операцию Денежный вклад в уставный фонд - перечисление на р/с таким образом, чтобы в рамках этой операции отражалось и зачисление ранее учтенных средств от КБ “Лесная шайка”.

Вариант 2. На основании соответствующей типовой операции отразите поступление на расчетный счет средств от КБ “Лесная шайка”.

Проверка правильности ввода

В бухгалтерском учете цена ошибки чрезвычайно высока, и практически все выполняемые действия рекомендуется проверять, чтобы не допустить искажения вводимых данных. Для проверки рекомендуется использовать различные отчеты, автоматически генерируемые программой 1С:Бухгалтерия.

Например, одним из основных документов бухгалтерского учета является - бухгалтерский баланс. Который содержит сведения о средствах предприятия (АКТИВ) и источниках их формирования (ПАССИВ). Поскольку каждому виду средств соответствует определенный источник его образования, то итог актива должен быть равен итогу пассива - это основное правило баланса и одновременно критерий его безошибочности.

Проверим состояние баланса на январь 2013 г. Для этого откройте диалог Регламентированные отчеты с помощью пунктов меню Отчеты -> Регламентированные.

В появившемся диалоге внизу страницы устанавливаем желательный период получения баланса

И в левой колонке выбираем пункт Бухгалтерская отчетность. В появившемся окошке Период составления отчёта появившегося окна формирования Бухгалтерского баланса с помощью кнопок и установите дату Январь 2013 г.

Затем нажмите кнопку Ок.

Не забудьте нажать кнопку а появившееся форме Бухгалтерского баланса.

В результате получим, что АКТИВ баланса = ПАССИВУ и составляет 1 500 000 руб.

Еще одним способом проверки правильности ввода является Анализ состояния бухгалтерского учета. Пункты меню Отчеты - Анализ состояния бухгалтерского учета. Проверим состояние бухучета на январь 2013 года.

Нажав кнопку получаем

Ещё один инструмент контроля Оборотно-сальдовая ведомость. По окончании каждого отчетного периода подсчитываются суммы оборотов по дебету и кредиту всех счетов. Суммы должны быть равны между собой. Неравенство сигнализирует об ошибке в записях или подсчетах! Для построения отборотно-сальдовой ведомости выберите команду меню Отчеты -> Оборотно-сальдовая ведомость Текущая оборотно-сальдовая ведомость имеет вид:

Поскольку дебетовые и кредитовые обороты по счетам равны - ошибки допущено не было. Иногда, если у вас возникают сомнения в правильности оборотов по какому-либо счету можно использовать такой отчет, как Оборотно-сальдовая ведомость по счету (вызывается с помощью пунктов меню Отчеты -> Оборотно-сальдовая ведомость по счету) или Анализ счёта (Отчеты -> Анализ счёта) или Карточка счёта (Отчеты -> Карточка счёта).

При этом в появляющихся окнах выбирается нужный счет и период за который вы планируете провести его проверку. Нажав кнопку Сформировать получаем необходимый анализ.

Ввод операций с помощью первичных документов

Практически вся информация в программу 1С:Бухгалтерия вводится не столько с помощью ручного ввода операций и ввода операций на основании типовых операций, сколько поступает из первичных бухгалтерских документов.

Когда вы создаете новые или вводите поступившие в бухгалтерию документы, программа автоматически заносит соответствующие записи в журнал операций. Одновременно формируются журналы документов, позволяющие просматривать, печатать и редактировать введенные ранее документы.

Например, фактическое зачисление на расчётный счёт организации поступающих от контрагентов сумм формируется при проведении документа Банковская выписка.

Задание. Отразите поступление на расчётный счёт сумм от учредителей с помощью документа Банковская выписка. Обратите внимание на проводки, которые будут сформированы.

Для выполнения этого задания необходимо выбрать пункт меню Банк - Банковские выписки и нажать клавишу . После чего система предложит выбрать вид документа.

В появившемся диалоговом окне выбрать Поступление на расчетный счет.

Выбор вида поступления документа в данном случае Прочие поступления.

После чего открывается отражение поступлений на расчетный счет.

Обратите внимание, что счет дебета уже установлен системой по умолчанию - 51. Нам необходимо только вести данные о контрагентах, от которых деньги поступали на счет + заполнить информацию о счете кредита.

После проведения документов данные платёжные поручения отражаются:

· в журнале опреаций (пункт меню Операции > Журнал операций):

· журнале банковских документов (пункт меню Банк > Банковские выписки):

Работа с журналом операций и журналом проводок. Исправление ошибок

Основным документом, с которым работает бухгалтер, является журнал операций. Все операции, введенные вручную или с помощью типовых операций, или с помощью первичных документов будут отражаться в этом журнале.

Открывается журнал через меню Операции -> Журнал операций.

С помощью пиктограммы в появляющемся окне Выбор вида документа можно выбрать вид документа, на основании которого будет формироваться та или иная операция и сопутствующие ей проводки.

В Журнале операций имеются широкие возможности отбора проведенных операций. Так для отбора операций по дате используется кнопка. Пиктограмма служит для поиска документа по номеру. Пиктограмма служит для отбора документов по виду. Дальнейшую работу с журналом операций рассмотрим на примере.

В сформированной нами выписке было указано поступление средств учредителей на расчетный счет, и выписка была проведена. В результате получилось, что два раза были проведены одни и те же суммы: поступления от Трёхглавова и КБ “Лесная шайка” - проведенные на основании выписки + поступления от Бессмертных и КБ “Лесная шайка” - проведенные на основании типовой операции.

Т.о. на счете у нас образовалось не 1 500 000 руб., а 3 000 000 руб. Эту информацию вы можете получить, построив Оборотно-сальдовую ведомость с детализацией по субсчетам

Для исправления ошибок можно использовать разные средства.

Способ 1. Вы можете просто удалить ошибочно сделанные операции, пометив их к удалению пиктограммой . В последствии вы сможете провести процедуру физического удаления, которая рассматривалась нами ранее. Если вы передумали удалять операцию установите курсор на помеченной к удалению строке и нажмите пиктограмму еще раз. Пометка к удалению будет снята.

Способ 2. Если вы хотите удалить проводки порожденные документом, следует выделить его и выбрать пиктограмму Отмена проведения. В дальнейшем вы можете открыть документ для редактирования и сохранить его, причем во время сохранения программа предложит вам провести документ. Такой способ работает только для проводок, порожденных документом.

Задание. Исправить ошибку, при которой было произведено двойное зачисление средств от учредителей на расчетный счет, для чего удалить введённое с помощью типовой операции зачисление денег от учредителей на Р/счёт.

Если при работе вам потребуется посмотреть все введенные документы и операции в виде списка проводок, можно воспользоваться журналом проводок (пункт меню Операции > Журнал проводок (бухгалтерский учёт)).

Наиболее интересная опция, применяющаяся для повышения эффективности работы с программой, в Журнале проводок - возможность проверки их корректности, вызываемая кнопкой . Использование списка корректных проводок позволяет проконтролировать правильность их ввода и облегчает ввод проводок, поскольку ограничивается их выбор. Вместе с тем, некоторые верные проводки могут отсутствовать в списке корректных проводок.

Итоги по этапу

Задание. Используя журнал операций, проведите процедуру удаления всех лишних операций в информационной базе, если это необходимо.

Задание. Примите на работу: кондитера-технолога. Приказ оформите 10 января 2011 года.

Обратите внимание:

· при выборе подразделения, в котором будет трудится новый сотрудник нужно выбрать подразделение Производство

· при выборе должности сотрудника в справочник Должности организации добавить новую должность - Кондитер - технолог;

Особенности учета различных операций

Для учета операций на расчетном счете в программе используются платежные документы для предоставления в банк, а также банковская выписка, которая предназначена для отражения в бухгалтерском учете зачисления или списания денежных средств.

Задание. На основании договора на закупку электропечи ваша организация 11 января 2013 г. сформировала платежное поручение на перечисление оплаты за нее в размере 59 000 рублей на счет ООО “Железный дровосек”. Создайте необходимое платежное поручение.

Выбрав команду меню Банк -> Платежное поручение, вы откроете окно с информацией о платёжных поручениях. С помощью пиктограммы вызовите диалог ввода информации о новом исходящем платёжном поручении.

При создании нового платёжного поручения программа автоматически заполняет отдельные поля значениями по умолчанию.

Обратите внимание на поле Оплачено. Документ проводится только в том случае, если платёжное поручение банком уже выполнено. Т.е. при подготовке документа флажок в поле Оплачено не ставится и, соответственно, документ не образует проводок. Он просто записывается.

Задание. Проведите оплату сформированного платёжного поручения 11.01.2013 г.

Для отражения фактической оплаты по сформированным платёжным поручениям необходимо вновь открыть сформированное на оплату платёжное поручение и нажав пиктограмму Ввести на основании - выбрать категорию Списание с расчетного счета. При этом на основе ранее оформленного Платежного поручения система сформирует документ списания.

Обратите внимание, что система автоматически подставила нужные счета списания - зачислениея денежных средств.

Так счет дебета будет 60.02 - расчеты по авансам выданным. Счет кредита 51 - Расчетный счет.

Затем с помощью кнопки провести документ.

При этом платежное поручение будет считаться проведенным:

Выписка банка примет вид:

Все созданные документы для учета движения безналичных денежных средств находят отражение в Журнале операций. Поэтому если открыть теперь Журнал операций.

Учет основных средств

Работа с основными средствами заключается в получении этих средств, приеме их на баланс, вводе в эксплуатацию, начислению амортизации, возможном перемещении в разные подразделения организации. Также основные средства подлежат списанию.

Учет основных средств начинается с поступления отдельных объектов основных средств в распоряжение вашей организации и их регистрации.

Задание. Установите рабочую дату 14 января 2013 года. В этот день “Железный дровосек” поставил вашему предприятию электропечь согласно договору от 11.01.2013 г. К документам поставщика приложен счёт-фактура №21 от 14.01.2013 г. Электропечь оприходована на общий склад. Отразите поступление электропечи на ваше предприятие.

Отражение этой операции происходит следующим образом. В списке документов Поступление товаров и услуг (Покупка > Поступления товаров и услуг) с помощью пиктограммы открываем окно выбора вида документа (в нашем случае это Оборудование).

После чего система откроет диалог формирования отражения поступления нового оборудования.

Некоторые поля формы программа заполнила автоматически. Другие заполняются бухгалтером.

Обратите внимание:

· для отражения сведений о поступившем в организацию оборудовании начнем со вкладки Оборудование. Пиктограмма приводит к необходимости заполнения колонки номенклатура, которое производится выбором из одноименного справочника. Нас интересует группа Оборудование (объекты основных средств).

Такое решение позволяет не указывать счета учёта для каждого объекта, поскольку по умолчанию используются те счета, которые указаны для группы в целом.

Итак, в появившемся справочнике Номенклатура выбираем группу Оборудование (объекты основных средств) и добавляем в данную группу новый объект - Электропечь

Записав информацию, введенную на вкладке По умолчанию нажатием клавиши обратимся к вкладке Счета учета.

Корректность введенных данных можно проверить вызвав План счетов (Операции - План счетов - Планы счетов бухгалтерского учета)

Нажав кнопку ОК. Продолжим заполнение диалога Поступление оборудования. Вручную заполните столбцы:

Количество - 1 штука,

Цена - 50 000 .

Остальные показатели программа рассчитает автоматически.

После этого с помощью пиктограммы документ можно провести.

Поскольку оборудование сопровождается счётом-фактурой необходимо отразить информацию о ней, нажав элемент в нижней части формы поступления и заполнив появившееся окно.

После нажатия кнопки ОК в документе Поступление товаров и услуг. Оборудование отразиться и информация о сопровождающем оборудование счете-фактуре.

При проведении документа Поступление оборудования формируются проводки по дебету субсчета 08.4 “Приобретение отдельных объектов основных средств” и кредиту субсчета 60.1 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками (в рублях)”. Если поставщику был перечислен аванс (предоплата), то дополнительно формируется проводка по дебету счета 60.1 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками (в рублях)” в корреспонденции с кредитом счета 60.2 “Расчеты по авансам выданным (в рублях)” на сумму зачтенного аванса.

Теперь необходимо оформить принятие оборудования к учёту. С помощью пункта меню ОС -> Принятие к учёту основных средств и нажав на пиктограмму и выбрав Вид операции документа - Оборудование заполните появившееся окно Принятие к учёту ОС: Оборудование

Обратите внимание, что заполняется не только верхняя часть документа ,но и нижняя табличная форма.

При этом отдельный объект основных средств выбирается из справочника Основное средство. В нашем случае справочник не содержит нужного нам элемента. Поэтому необходимо добавить Электропечь “Сказка наяву” в список объектов основных средств.

Переходим к заполнению вкладок Бухгалтерский учёт и Налоговый учёт.

Обратите внимание на счета учёта. Способа отображения расходов по амортизации. Для этого откройте план счетов и ответьте на вопрос: почему выбран именно счет 20.01.

После заполнения всех вкладок подтвердите проведение документа нажатием клавиши ОК. Журнал операций пополнится новой операцией.

Для автоматизации учета основных средств в типовой конфигурации 1С:Бухгалтерии предусмотрен и целый ряд других документов:

o Если основное средство перестает использоваться в связи с передачей в другую организацию или подразделение, но сам факт передачи еще не состоялся, следует ввести документ Подготовка к передаче основного средства. Вызывается командой меню ОС -> Подготовка к передаче ОС.

o При продаже основных средств, передаче их в виде вклада в уставный капитал или сторонним организациям следует использовать документ Передача основного средства. Вызывается командой меню ОС -> Передача ОС.

o Для отражения в учете выбытия основного средства в связи с моральным и физическим износом, а также при ликвидации в связи с чрезвычайной ситуацией используется документ Списание ОС. Вызывается командой меню ОС -> Списание ОС.

o В процессе эксплуатации основные средства могут перемещаться между подразделениями, а также менять свое назначение. Например, производственные ОС могут становиться непроизводственными. Для учета данных действий используется документ Перемещение ОС. Вызывается командой меню ОС - > Перемещение ОС

o Для учета оборудования требующего сборки и монтажа, следует создать документ Передача оборудования в монтаж. Вызывается командой меню ОС - > Передача оборудования в монтаж.

o Если основное средство модернизируется в процессе использования оформление соответствующего документа Модернизация основного средства происходит с помощью командой меню ОС - > Модернизация ОС

Учет нематериальных активов

Кроме учета основных средств, в программе предусмотрены средства учета нематериальных активов.

Задание. 14 января 2013г. в вашу организацию поступила лицензия от администрации на право осуществлять деятельность в сфере производства и реализации хлебобулочных изделий. Стоимость лицензии - 27 000 рублей. Лицензия сопровождалась счетом-фактурой. Отразите поступление лицензии и принятие ее к учету.

Для учета поступления нематериальных активов в организацию используется документ Поступление НМА, пункт меню НМА -> Поступление НМА. После нажатия в появившемся диалоговом окне клавиши Добавить возникает форма для ввода информации по поступившему НМА

В верхней части окна программа автоматически введет номер документа и рабочую дату, которую при необходимости можно изменить. В поле Контрагент выбирается контрагент, у которого приобретен данный нематериальный актив. Основание для поступления нематериальных активов выбирается из справочника Договоры.

Для нашего случая прежде, чем заполнять документ о поступлении лицензии необходимо ввести в справочник Контрагенты папку Прочие, а в неё - нового контрагента Администрация.

Не забудьте заполнить вкладку Счета и договоры.

Теперь в окне Поступление НМА выберем контрагента - Администрация (при этом информация о договоре появится в соответствующем поле автоматически). Далее следует ввести сведения о нематериальном активе, нажав пиктограмму и заполнив табличную часть документа. При этом выбор объекта внеоборотных активов производится из соответствующего справочника, в который вам нужно внести приобретаемую лицензию.

При заполнении табличной части не забудьте, что на приобретаемую лицензию НДС не начисляется.

Проведите полученный документ, нажав кнопку Записать. Поскольку лицензия сопровождалась счетом-факутрой, введем информацию о ней на основании формируемого документа. Нажмите элемент Ввести счет-фактуру и заполните пофвившееся диалоговое окно недостающими сведениями.

Проведение документа отразится в журнале проводок.

После того, как нематериальный актив поступил его необходимо принять к учету. Для этого выберите команду меню: НМА -> Принятие к учету НМА. Заполните информацию о НМА во всех вкладках: Нематериальный актив, Бухгалтерский учёт, Налоговый учёт.

Обратите внимание При заполнении вкладки Нематериальный актив обратите внимание на выбор статьи Способ отображения расходов по амортизации.

Объясните почему выбран именно счет 20.01

При заполнении вкладки Бухгалтерский учет нажмите кнопку Рассчитать сумму, после чего стоимость лицензии автоматически появится в строке Первоначальная стоимость.

При заполнении вкладки Налоговый учет нажмите кнопку Рассчитать сумму, после чего стоимость лицензии автоматически появится в строке Первоначальная стоимость.

После заполнения необходимых вкладок нажмите кнопку ОК.

Для автоматизации учета нематериальных активов в типовой конфигурации 1С:Бухгалтерии предусмотрены также документы:

o Для выбытия нематериальных активов в связи с истечением срока полезного использования используется документ Списание НМА. Вызывается командой меню НМА -> Списание НМА.

o Для отражения в бухгалтерском учете продажи нематериальных активов следует использовать документ Передача НМА. Вызывается командой меню НМА -> Передача НМА.

1. Установите рабочую дату 17 января 2013 года. Заполните документы о приеме на работу c 17 января 2013 - повара-кондитера.

2. Этой же датой выпишите платежное поручение на оплату лицензии от администрации (оплата по платёжному поручению пока не прошла).

Формирование платежного поручения на основании поступившего объекта основных средств можно автоматизировать. Для этого в Журнале операций найдите Поступление НМА (лицензии) и откройте проведенное поступление. С помощью пунктов меню Действия -> На основании -> Платежное поручение у вас откроется автоматически заполненное окно формирования Платежного поручения.