Разработка автоматизированного рабочего места инспектора отдела кадров

Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

Введение

Глава 1. Проектирование информационной системы отдела кадров ДГУП «Рыбницкая почта»

1.1 Обследование предметной области

1.2 Разработка функциональной модели системы средствами BPwin

1.3 Разработка информационной модели средствами Erwin

1.4 Разработка объектно-ориентированной модели средствами Rational Rose

Глава 2. Разработка автоматизированного рабочего места инспектора отдела кадров «Рыбницкая почта»

2.1 Назначение, основные задачи разработки АРМ

2.2 Выбор средств для реализации программного продукта

2.3 Описание программного продукта

2.4 Тестирование и отладка программы

Глава 3. Анализ организации управления персоналом ДГУП «Рыбницкая почта»

3.1 Экономическая сущность задач управления персоналом

3.2 Кадровый потенциал предприятия

3.2.1 Количественная характеристика трудовых ресурсов (персонала)

3.3 Управление кадрами (персоналом)

Заключение

Литература

Введение

На современном этапе автоматизации управления общественным производством наиболее перспективным является автоматизация планово-управленческих функций на базе персональных ЭВМ, установленных непосредственно на рабочих местах специалистов.

Для реализации идеи распределенного управления необходимо создание для каждого уровня управления и каждой предметной области автоматизированных рабочих мест (АРМ) на базе профессиональных персональных ЭВМ.

Анализируя сущность АРМ, специалисты определяют их чаще всего как профессионально-ориентированные малые вычислительные системы, расположенные непосредственно на рабочих местах специалистов и предназначенные для автоматизации их работ.

Hа производственных предприятиях АРМ являются важной структурной составляющей АСУ как персональное средство планирования, управления, обработки данных.

Данная дипломная работа является актуальной, поскольку объективно существующие условия деятельности «Отдела кадров» привели к известным негативным явлениям: значительные потери информации, трудность оперативного и точного учета кадров.

Предметом исследования является разработка системы автоматизации рабочего места на базе персональных ЭВМ, способствующей повышению производительности труда.

Цель исследования - определение оптимальных средств и возможностей внедрения АРМ в работу отдела кадров.

Задачами дипломной работы являются:

1. Изучение организационной структуры ДГУП «Рыбницкая почта»;

2. Выявление входных и выходных информационных потоков;

3. Анализ сущности задач управления персоналом;

4. Обоснование выбора средств для реализации программного продукта;

5. Проектирование модели базы данных;

6. Построение информационной системы в пакетах Bpwin, Rational Rose;

7. Разработка программного продукта.

Практическая значимость исследования обусловлена возможностью использования автоматизированной информационной системы в условиях управления производством на предприятиях почтовой связи.

Глава 1. Проектирование информационной системы отдела кадров ДГУП «Рыбницкая почта»

1.1 Обследование предметной области

ДГУП ”Рыбницкая почта” находится в оперативном подчинении Государственного унитарного предприятия “Почта Приднестровья”. Предприятие входит в систему организаций, учреждений и предприятий, подведомственных Учредителю, на которое возложены координация и регулирование деятельности в области почтовой связи.

Предприятие является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в банках, круглую печать со своим наименованием, штамп, бланки.

ДГУП ”Рыбницкая почта” занимается следующими основными видами деятельности: оказание услуг почтовой связи на территории соответствующей административно- территориальной единицы ПМР; обработка отправлений по всем категориям предоставляемых почтовых услуг; заключение и выполнение договоров по доставке местных периодических подписных изданий, прием подписки стран СНГ, ПМР и их доставка; обработка входящих и исходящих переводов и их контроль; доставка и вручение всех видов почтовых отправлений; осуществление расчетов за почтовый обмен по заключенным договорам.

А также и неосновными видами деятельности:

а) коммерческая деятельность:

-осуществление рекламной деятельности;

-закупка и реализация товаров народного потребления и продукции производственно - технического назначения;

-коммерческая и посредническая деятельность;

-ксерокопирование

б) транспортные услуги;

в) прием платежей от юридических и физических лиц на основании договоров, заключенных с третьими лицами.

Предприятие состоит из следующих структурных подразделений:

- бухгалтерия;

- отдел планирования и маркетинга;

- участок доставки и обработки страховой почты;

- участок распространения печати;

- отел кадров;

- касса;

- отделения связи и др.

Рассмотрим деятельность отдела кадров с целью лучшего понимания сущности всех элементов данной предметной области: ресурсов и потоков данных, входных и выходных документов, рождающихся в данном подразделении.

Отдел кадров ДГУП “Рыбницкая почта” является самостоятельным структурным подразделением предприятия, подчиненный непосредственно его руководителю. К кадрам управления относят ту часть работников организации, которая выполняет какие-либо функции в системе управления этой организацией. Работа отдела кадров связана с накоплением большого количества информации.

В состав типовых функций отдела кадров входит:

· разработка, оформление, обеспечение использования и хранения штатного расписания организации;

· документирование оформления приема, увольнения, перевода, перемещения работников, предоставления им отпусков в соответствии с трудовым законодательством;

· ведение учета личного состава работников организации, оформление личных дел, внесение в них новых данных, характеризующих работника и т.д.

Информационная система служит связующим звеном между хозяйственной деятельностью и людьми, принимающими решения.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 1 - Информационная система отдела кадра

Информационная система должна обладать следующими требованиями:

гибкостью к изменениям; живучестью - способность функционировать при выходе из строя отдельных частей; расширяемостью - быстрое и простое добавление новых функций, услуг.

1.2 Разработка функциональной модели системы средствами BPwin

На основе анализа предметной области, выделим бизнес-процессы и виды работ, которые выполняются в данной системе.

К основным бизнес-процессам почты относятся: обслуживание клиентов, работа с корреспонденцией, учет личного состава. К вспомогательным - учет персонала, т.е. прием и увольнение, перемещение, отпускные.

Построение функциональной модели информационной системы ДГУП РП осуществим с помощью методологии IDEF0 с использованием CASE-средства BPwin [2]. Первым шагом в разработке функциональной модели является построение контекстной диаграммы (рис.2.). При этом будем придерживаться основного принципа: структурирование должно осуществляться в соответствии с деятельностями и бизнес-процессами предприятия. Это объясняется тем, что для пользователя будущей системы наибольшую ценность представляют именно бизнес-процессы; цель разработки системы заключается в их улучшении.

Верхний уровень модели должен отображать только контекст системы - взаимодействие моделируемого единственным контекстным процессом предприятия с внешним миром и ничего более. В контекст входит определение субъекта моделирования, цели и точки зрения на модель.

Рис. 2 - Контекстная диаграмма ИС ТМ

Контекстная диаграмма является вершиной древовидной структуры диаграмм и представляет собой самое общее описание системы и ее взаимодействие с внешней средой. После описания системы в целом проводится разбиение ее на крупные фрагменты, производится построение диаграмм декомпозиции [3].

На диаграмме декомпозиции первого уровня (рис.3.) отражаются основные деятельности предприятия и их взаимосвязи. Для почтового предприятия одним из решений может быть выделение следующих деятельностей:

- Обслуживание клиентов

- Работа с корреспонденцией

- Учет личного состава предприятия.

Диаграмма декомпозиции первого уровня будет иметь вид (см. рис. 3.).

Рис. 3 - Диаграмма декомпозиции первого уровня

Такое построение диаграммы декомпозиции соответствует разделению ИС ОУ на четыре подсистемы. Каждая из представленных на диаграмме деятельностей в свою очередь может быть детализирована. Декомпозиция работ первого уровня приводит к созданию диаграмм декомпозиции второго уровня.

Так для процесса «Обслуживание клиентов» (рис.4.) можно выделить следующие работы:

- «Оформление подписки»,

- «Учет денежных переводов»,

- «Прокат книг»

- «Розничная торговля».

Рис. 4 - Диаграмма декомпозиции 2 уровня для работы «Обслуживание клиентов»

На данной диаграмме видно, что входная стрелка «Клиент» разделяется, позволяя растолковать смысл входных данных, и является входом для всех указанных на диаграмме деятельностей. С целью облегчения понимания выходных данных однотипная информация объедена в общие выходные потоки.

Проведена декомпозиция деятельности «Работа с корреспонденцией» на бизнес-процессы «обработка заказа», «прием корреспонденции» и «сортировка» (рис.5.)



Рис. 5 - Диаграмма декомпозиции для деятельности «Работа с корреспонденцией»

На данной диаграмме вход «Заявка на издания» мигрирует с диаграммы первого уровня «Деятельность ДГУП «Рыбницкая почта»», где она является выходом из функции «Обслуживание клиентов», а именно из ее подфункции «Оформление подписки». Далее происходит обработка заказа, согласование заказа с поставщиком (в роли поставщика выступает головное предприятие ГУП «Почта Приднестровья»). Полученная от поставщика корреспонденция сортируется и отсортированные издания (выход) доставляются адресатам, в киоски и в отделения связи, если подписка была оформлена «До востребования». Следующий этап - это декомпозиция деятельности «Учет личного состава », которая включает в себя «учет персонала» и «начисление зарплаты» (рис. 6.).

Анализ деятельности «Учет личного состава » позволяет провести дальнейшую детализацию на бизнес-процессы согласно требованиям к ИС, а именно учет личного состава включает в себя:

– прием на работу и увольнение;

– перемещение;

– отпускные.

Тогда диаграмма А31 будет иметь вид (рис.7.)

– Процесс «Прием и увольнение» (рис.8.) деятельности «Учет персонала» содержит в себе функции:

– -предоставление заявления;

– -прохождение медицинского осмотра;

– -прохождение техники безопасности;

– - прием работника;

– заполнение личной карточки.

Рис. 6 - Диаграмма декомпозиции деятельности «Учет личного состава»

Рис. 7 - Диаграмма декомпозиции деятельности «Учет персонала»



Рис. 8 - Диаграмма декомпозиции деятельности «Прием и увольнение»

Исходя из данной диаграммы, видим, что сотрудник, устраиваясь на работу, предоставляет заявление о приеме на работу. Инспектор отдела кадров на основании медицинской справки и контрольного листа оформляет приказ. На основе приказа инспектор отдела кадров заводит личную карточку на сотрудника и заносится запись в трудовую книжку. Личная карточка заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки (для совместителей- копии трудовой книжки, заверенной в установленном порядке), диплома (свидетельство, удостоверение) об окончании образовательного учреждения и других документов, а также на основании опроса работника.

Сотрудник, уходя с данной работы, предоставляет заявление об увольнении и на основе этого выписывается приказ о прекращении трудового

договора. Работник имеет право расторгнуть трудовой договор по собственному желанию, предварительно предупредив об этом работодателя в письменной форме за 1 месяц.



Рис. 9 - Диаграмма декомпозиции деятельности «Перемещение»

В последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению работника и произвести с ним окончательный расчет.

Работник может быть переведен из одного структурного подразделения предприятия в другое. Для этого просматривается штатное расписание и если имеются вакансии, то оформляется приказ о переводе.

Процесс «Отпускные» (рис.10.) деятельности «Учет персонала» содержит в себе функции:

-предоставление заявления на отпуск;

-оформление приказа.

Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы и среднего заработка.

Ежегодно работникам предоставляется основной оплачиваемый отпуск продолжительностью в 28 календарных дней.



Рис. 10 - Диаграмма декомпозиции деятельности «Отпускные»

Таким образом, была сформирована полная функциональная модель с глубиной проработки до уровня действий должностного лица структурного подразделения, отображающая функциональную структуру объекта (ИС ДГУП РП), т.е. производимые им действия и связи между этими действиями.

На следующем этапе на основе описательных моделей данных, полученных на предшествующих этапах проектирования, строится концептуальная модель Entity-Relationship (ER-модели) в графической форме.

1.3 Разработка информационной модели средствами Erwin

Следующий шаг - это проектирование глобальной ER-модели. Здесь производится выявление и устранение эквивалентных сущностей, выявление категорий и синтез обобщающих сущностей, выявление и устранение дублирования атрибутов и связей. Строится графическое представление глобальной модели, специфицируются ограничения и правила поддержания целостности на уровне глобальной модели.

Глобальная ER-модель представлена на рис. 11.



Рис. 11 - Глобальная ER-модель

Диспетчер документально связан со всеми структурными подразделениями предприятия. Каждое утро начальники отделений связи звонят диспетчеру по телефону и сообщают об остатках денежных средств в кассе (эти данные диспетчер заносит в справку ф. МС-44), в случае необходимости, делают заявки на денежные подкрепления и заказ на продукцию, узнают у диспетчера курсы валют для осуществления денежных переводов. Полученные от начальников отделений связи заказы-справки диспетчер передает на склад, где оформляется расходная накладная, которая вместе с товаром поступает в отделение связи. В случае поступления заявок на денежные подкрепления, диспетчер оформляет распоряжение на высылку подкрепления денежной наличности в отделения связи ф. № МС-45 и передает его в Главную кассу. На основании этого кассир оформляет расходно-кассовый ордер ф. КО-2 препроводительное письмо ф. № МС-4, денежные подкрепления упаковываются в брезентовые сумки и вместе с письмом направляются в отделения связи. На основании распоряжения кассир составляет маршрутную накладную ф. 24, в которой указываются часы и минуты отправления автомашины на маршрут, фамилии сопровождающих, номера (наименования) отделений связи, номера брезентовых сумок с денежной наличностью с указанием суммы. Ежемесячно диспетчер сдает в планово-экономический отдел табель учета рабочего времени.

Отдел кадров документально связан с бухгалтерией. Желающий устроиться на работу пишет заявление на имя директора предприятия о приеме на работу и передает его инспектору отдела кадров. На основании этого инспектор по кадрам оформляет приказ о приеме на работу ф. № Т-1, типовой договор, заводится на этого работника личная карточка, выдается бланк о необходимости прохождения техники безопасности. Приказ о приеме на работу передается в бухгалтерию для начисления заработной платы работнику в зависимости от категории и тарифного разряда. Ежегодно работникам предоставляется отпуск. Инспектор отдела кадров оформляет отпускные листы ф. № Т-6 и передает их в бухгалтерию для расчета оплаты отпуска. На желающего расторгнуть трудовой договор инспектор оформляет приказ о прекращении трудового договора ф. № Т-8, который также передается в бухгалтерию для расчета.

Ведомость по заработной плате передается в кассу для расчета с работниками.

Бухгалтерия документально связана практически со всеми отделами. Касса сдает в бухгалтерию приходно-кассовый и расходно-кассовые ордера. УРП направляет в бухгалтерию кассовые справки, ведомость на прием выручки вместе с квитанцией к приходно-кассовому ордеру, склад предоставляет отчет по приходу и расходу.

Отделения связи сдают выручку и Расчет оператора с главной кассой ф. № МС-42 в УРП, где составляется приходно-кассовый ордер, передаваемый вместе с выручкой в кассу. Ежемесячно отделения связи и УРП сдают в планово-экономический отдел табеля учета рабочего времени и Бланк учета обмена ф. № 2-а. В этом бланке ведется учет входящих и исходящих почтовых отправлений, а также учет операций, выполненных отделениями связи за месяц в количественном и денежном выражении.

В УРП производится подписка на периодические журналы. Желающий подписаться на какое-либо издание оформляет заказ на подписку ФСП-7. на основании данного заказа заполняется ФСП-1 - абонемент и доставочная карточка. Квитанция о подписке передается в УДОСП. Абонемент вручается подписчику, а доставочная карточка передается почтальону, который в течение времени подписки доставляет периодические издания подписчику. Заказ на подписку ФСП-7 вместе с оформленной карточкой заказа направляется в Тирасполь, в ГУП «Почта Приднестровья».

При проектировании БД необходимо решить вопрос о наиболее эффективной структуре данных. Основные цели, которые при этом преследуются:

• - обеспечить быстрый доступ к данным в таблицах;

- исключить ненужное повторение данных, которое может явиться причиной ошибок при вводе и нерационального использования дискового пространства;

- обеспечить целостность данных таким образом, чтобы при изменении одних объектов автоматически происходило соответствующее изменение связанных с ними других объектов.

Логическая модель БД ИС ТМ будет иметь вид (рис.12.).

Рис. 12 - Логическая модель БД, разработанная средствами ERWIN

Для моделирования информационной системы было выбрано CASE-средство ERwin, позволяющее отразить структуру программного обеспечения. На данном этапе были построены диаграммы, моделирующие данные и взаимосвязи между ними.

Для организации информационной базы была выбрана реляционная СУБД. Из этого следует необходимость разработки логической структуры реляционной базы данных, на основе которой будет осуществляться решение поставленных задач.

1.4 Разработка объектно-ориентированной модели средствами Rational Rose

Для иллюстрации объектно-ориентированного подхода к проектированию ИС РП разработаем с некоторыми упрощениями, модель для автоматизации деятельности учета персонала. Основными задачами, которые должна решать разрабатываемая модель, является прием и увольнение, перемещение, отпускные [4].

Данная диаграмма (рис. 13.) показывает работу отдела кадров.

Рис .13 - Диаграмма вариантов использования ИС ТМ

Был проведен анализ требований и определено внешнее функционирование проектируемой системы, и ее взаимодействие с внешним миром путем построения диаграммы использования.

Из диаграммы Вариантов Использования можно получить довольно много информации о системе. Этот тип диаграмм описывает общую функциональность системы.

Далее определяем общую последовательность их взаимодействия и строим диаграмму (рис.14.).

Рис. 14 - Диаграмма последовательностей для блока «Работы кадров»

Объектно-ориентированный подход позволил сосредоточить основное внимание на выделение задач и функций различных программных объектов.

Исходя, из вышеизложенного, можно сделать вывод, что на основе обследования предметной области были выделены бизнес-процессы. К основным бизнес-процессам почты относятся: обслуживание клиентов, работа с корреспонденцией, учет личного состава. К вспомогательным - учет персонала, т.е. прием и увольнение, перемещение, отпускные.

Сформирована полная функциональная модель с глубиной проработки до уровня действий должностного лица структурного подразделения, отображающая функциональную структуру объекта (ИС ДГУП РП), т.е. производимые им действия и связи между этими действиями.

Спроектирована база данных, которая использовалась в качестве основы для разработки программного продукта.

Объектно-ориентированная модель разработанная средствами Rational Rose, позволила сосредоточить основное внимание на распределении обязанностей.

А также и неосновными видами деятельности:

а) коммерческая деятельность:

-осуществление рекламной деятельности;

-закупка и реализация товаров народного потребления и продукции производственно - технического назначения;

-коммерческая и посредническая деятельность;

-ксерокопирование

б) транспортные услуги;

в) прием платежей от юридических и физических лиц на основании договоров, заключенных с третьими лицами.

Предприятие состоит из следующих структурных подразделений:

- бухгалтерия;

- отдел планирования и маркетинга;

- участок доставки и обработки страховой почты;

- участок распространения печати;

- отел кадров;

- касса;

- отделения связи и др.

Рассмотрим деятельность отдела кадров с целью лучшего понимания сущности всех элементов данной предметной области: ресурсов и потоков данных, входных и выходных документов, рождающихся в данном подразделении.

Отдел кадров ДГУП “Рыбницкая почта” является самостоятельным структурным подразделением предприятия, подчиненный непосредственно его руководителю. К кадрам управления относят ту часть работников организации, которая выполняет какие-либо функции в системе управления этой организацией. Работа отдела кадров связана с накоплением большого количества информации.

В состав типовых функций отдела кадров входит:

· разработка, оформление, обеспечение использования и хранения

штатного расписания организации;

· документирование оформления приема, увольнения, перевода, перемещения работников, предоставления им отпусков в соответствии с трудовым законодательством;

· ведение учета личного состава работников организации, оформление личных дел, внесение в них новых данных, характеризующих работника и т.д.

Информационная система служит связующим звеном между хозяйственной деятельностью и людьми, принимающими решения.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 15 - Информационная система отдела кадра

Информационная система должна обладать следующими требованиями:

гибкостью к изменениям; живучестью - способность функционировать при выходе из строя отдельных частей; расширяемостью - быстрое и пДГУП ”Рыбницкая почта” занимается следующими основными видами деятельности: оказание услуг почтовой связи на территории соответствующей административно- территориальной единицы ПМР; обработка отправлений по всем категориям предоставляемых почтовых услуг; заключение и выполнение договоров по доставке местных периодических подписных изданий, прием подписки стран СНГ, ПМР и их доставка; обработка входящих и исходящих переводов и их контроль; доставка и вручение всех видов почтовых отправлений; осуществление расчетов за почтовый обмен по заключенным договорам.

А также и неосновными видами деятельности:

а) коммерческая деятельность:

-осуществление рекламной деятельности;

-закупка и реализация товаров народного потребления и продукции производственно - технического назначения;

-коммерческая и посредническая деятельность;

-ксерокопирование

б) транспортные услуги;

в) прием платежей от юридических и физических лиц на основании договоров, заключенных с третьими лицами.

Предприятие состоит из следующих структурных подразделений:

- бухгалтерия;

- отдел планирования и маркетинга;

- участок доставки и обработки страховой почты;

- участок распространения печати;

- отел кадров;

- касса;

- отделения связи и др.

Рассмотрим деятельность отдела кадров с целью лучшего понимания сущности всех элементов данной предметной области: ресурсов и потоков данных, входных и выходных документов, рождающихся в данном подразделении.

Отдел кадров ДГУП “Рыбницкая почта” является самостоятельным структурным подразделением предприятия, подчиненный непосредственно его руководителю. К кадрам управления относят ту часть работников организации, которая выполняет какие-либо функции в системе управления этой организацией. Работа отдела кадров связана с накоплением большого количества информации.

В состав типовых функций отдела кадров входит:

· разработка, оформление, обеспечение использования и хранения

штатного расписания организации;

· документирование оформления приема, увольнения, перевода, перемещения работников, предоставления им отпусков в соответствии с трудовым законодательством;

· ведение учета личного состава работников организации, оформление личных дел, внесение в них новых данных, характеризующих работника и т.д.

Информационная система служит связующим звеном между хозяйственной деятельностью и людьми, принимающими решения.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 16 - Информационная система отдела кадра

Информационная система должна обладать следующими требованиями:

гибкостью к изменениям; живучестью - способность функционировать при выходе из строя отдельных частей; расширяемостью - быстрое и простое добавление новых функций, услуг.

Обоснование предметной области Диаграмма декомпозиции первого уровня

Такое построение диаграммы декомпозиции соответствует разделению ИС ОУ на четыре подсистемы. Каждая из представленных на диаграмме деятельностей в свою очередь может быть детализирована. Декомпозиция работ первого уровня приводит к созданию диаграмм декомпозиции второго уровня.

Так для процесса «Обслуживание клиентов» (рис.4.) можно выделить следующие работы:

- «Оформление подписки»,

- «Учет денежных переводов»,

- «Прокат книг»

- «Розничная торговля».

Глава 2. Разработка автоматизированного рабочего места инспектора отдела кадров «Рыбницкая почта»

2.1 Назначение, основные задачи разработки АРМ

Автоматизированное рабочее место (АРМ) можно определить как комплекс информационных ресурсов, программно-технических и организационно-технических средств индивидуального и коллективного пользования, объединенных для выполнения определенных функций профессионального работника управления [].

С помощью АРМ специалист может обрабатывать тексты, посылать и принимать сообщения, хранящиеся в памяти ЭВМ, организовывать и вести личные архивы документов, выполнять расчеты и получать готовые результаты в табличной и графической форме.

Для каждого объекта управления нужно предусмотреть автоматизированные рабочие места, соответствующих их функциональному назначению. Однако принципы создания АРМ должны быть общими: системность, гибкость, устойчивость, эффективность [].

Согласно принципу системности АРМ следует рассматривать как системы, структура которых определяется функциональным назначением.

Принцип гибкости означает приспособляемость системы к возможным перестройкам благодаря модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов.

Принцип устойчивости заключается в том, что система АРМ должна выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних, возможных факторов. Это значит, что неполадки в отдельных ее частях должны быть легко устранимы, а работоспособность системы - быстро восстановима.

Эффективность АРМ следует рассматривать как интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного к затратам по созданию и эксплуатации системы.

Функционирование АРМ может дать численный эффект только при условии правильного распределения функций и нагрузки между человеком и машинными средствами обработки информации, ядром которых является ЭВМ. Лишь тогда АРМ станет средством повышения не только производительности труда и эффективности управления, но и социальной комфортности специалистов.

Создание автоматизированного рабочего места преследует следующие цели:

- сокращение трудозатрат на выполнение типовых информационных процессов предметной области: сбора, регистрации, передачи данных по различным каналам связи, хранение, поиск и выдача информации, обработка с использованием средств вычислительной техники;

- сокращение численности управленческого персонала;

- внедрение новых информационных технологий, существенно изменяющих условие и характер деятельности управленческого персонала и позволяющих принимать обоснованные и эффективные решения;

- создание и дальнейшее совершенствование автоматизированных информационных систем, обеспечивающих повышение эффективности систем управления предметной областью;

- повышение качества информации для принятия управленческих решений.

Наиболее эффективной организационной формой использования ПЭВМ является создание на их базе АРМ конкретных специалистов (экономистов, статистиков, бухгалтеров, руководителей), поскольку такая форма устраняет психологический барьер в отношениях между человеком и машиной [].

Автоматизированное рабочее место должно отвечать следующим требованиям:

- своевременное удовлетворение информационной и вычислительной потребности специалиста;

- минимальное время ответа на запросы пользователя;

- адаптация к уровню подготовки пользователя и его профессиональным запросам;

- простота освоения приемов работы на АРМ и легкость общения, надежность и простота обслуживания;

- возможность быстрого обучения пользователя.

Создание автоматизированного рабочего места может осуществляться в различных масштабах - от отдельных информационных процессов и процедур обработки данных, задач или комплексов задач управления до создания функционально полных автоматизированных информационных систем.

Обобщенная схема АРМ представлена на рис. 1.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 17 - Схема автоматизированного рабочего места.

Общее программное обеспечение (ПО) обеспечивает функционирование вычислительной техники, разработку и подключение новых программ. Сюда входят операционные системы, системы программирования и обслуживающие программы.

Профессиональная ориентация АРМ определяется функциональной частью ПО (ФПО). Именно здесь закладывается ориентация на конкретного специалиста, обеспечивается решение задач определенных предметных областей.

При разработке ФПО очень большое внимание уделяется вопросам организации взаимодействия “человек-машина”. Пользователю интересно и увлекательно работать на ЭВМ только в том случае, когда он чувствует, что он занимается полезным, серьезным делом. В противном случае его ждут неприятные ощущения. Непрофессионал может почувствовать себя обойденным и даже в чем-то ущемленным только потому, что он не знает неких “мистических” команд, набора символов, вследствие чего у него может возникнуть глубокая досада на все программное обеспечение или служителей культа ЭВМ.

Первыми появились программные средства для автоматизации труда технического персонала, что обусловлено, вероятно, большой формализацией выполняемых ими функции. Наиболее типичным примером являются текстовые редакторы (процессоры). Они позволяют быстро вводить информацию, редактировать ее, сами осуществляют поиск ошибок, помогают подготовить текст к распечатке. Применение текстовых редакторов позволяет значительно повысить производительность труда машинисток.

Специалистам часто приходится работать с большими объемами данных, с тем, чтобы найти требуемые сведения для подготовки различных документов. Для облегчения такого рода были созданы системы управления базами данных: СУБД, ORACLE и др. СУБД позволяет хранить большие объемы информации, и, что самое главное, быстро находить нужные данные. Так, например, при работе с картотекой постоянно нужно перерывать большие архивы данных для поиска нужной информации, особенно если карточки отсортированы не по нужному признаку. СУБД справиться с этой задачей за считанные секунды.

Большое число специалистов связано также с обработкой различных таблиц, так как в большинстве случаев экономическая информация представляется в виде табличных документов. КЭТ (крупноформатные электронные таблицы) помогают создавать подобные документы. Они очень удобны, так как сами пересчитывают все итоговые и промежуточные данные при изменении исходных. Поэтому они широко используются, например, при прогнозировании объемов сбыта и доходов.

Достаточно большой популярностью в учреждениях пользуются программные средства АРМ для контроля и координации деятельности организации, где вся управленческая деятельность описывается как совокупность процессов, каждый из которых имеет даты начала, конца и ответственных исполнителей. При этом деятельность каждого работника увязывается с остальными, таким образом, создается план - график работ.

Важную роль в учрежденческой деятельности играет оперативный обмен данными, который занимает до 95% времени руководителя и до 53% времени специалистовинформационный система программный персонал

В настоящее время наблюдается тенденция к созданию так называемых интегрированных пакетов, которые вмещают в себя возможности и текстовых редакторов, и таблиц, и графических редакторов. Наличие большого числа различных программ для выполнения в сущности одинаковых операций - создания и обработки данных обусловлено наличием трех различных основных видов информации: числовой, текстовой и графической. Для хранения информации чаще всего используются СУБД, которые позволяют соединять все эти типы данных в единое целое.

2.2 Выбор средств для реализации программного продукта

VisualFoxPro 5.0 является системой управления реляционными базами данных, которые в наше время являются наиболее распространенными и фактически стали промышленным стандартом [7].

VisualFoxPro - это визуально программируемый язык, управляемый по событиям и в полной мере соответствующий новым требованиям, предъявляемым к современным средствам проектирования.

В нем имеются несколько уровней разработки приложений. При необходимости данная программная среда позволяет в кратчайшее время разработать простое приложение, для этого существуют средства быстрой разработки приложений, которые представлены многочисленными мастерами для создания форм, отчетов, почтовых этикетов и многого другого. Если данных средств будет недостаточно, существуют конструкторы для создания форм отчетов, меню, запросов [8].

Преимущества Visual FoxPro:

- обеспечение высокой скорости поиска необходимой информации, несмотря на ее огромный объем. Пользователь таких баз данных может выполнить поиск по любому интересующему его параметру;

- базы данных, содержащая несколько тысяч записей, может поместиться на одной дискете;

- возможность просмотра отчетов за предыдущие периоды.

С помощью средств СУБД можно:

- на основе запроса можно выбрать информацию, предоставляющую для пользователя интерес;

- напечатать всю таблицу или только выбранные записи и поля в различных форматах;

- выполнить различные вычисления в процессе подготовки отчетов или выборку данных из таблиц.

Visual FoxPro позволяет сэкономить ваше время и деньги на каждом этапе процесса создания приложения. При работе возможно сохранение каждого прототипа в качестве класса и использование его при создании новых форм. На следующих стадиях разработки приложения (и даже после того, как работа над приложением уже завершена) можно в любой момент вернуться к нужному объекту и изменить или расширить его свойства, не нарушая целостности других объектов.

В связи с этим данная программная среда была использована для решения задач управления персоналом; в частности, для автоматизации рабочего места инспектора отдела кадров.

2.3 Описание программного продукта

База данных выполняет две наиболее важные функции. Во-первых, она предоставляет данные из базы данных в удобном для пользователя виде, а во-вторых, производит различные манипуляции с хранящейся информацией (расчет, поиск, печать и т.д.).

База данных была создана в интерактивном режиме с помощью конструктора базы данных, она позволяет

- создавать и модифицировать таблицы, представления данных;

- добавлять созданные ранее таблицы;

-устанавливать отношения между таблицами, которые поддерживаются при создании форм и отчетов.

Все данные описанного программного продукта хранятся в базе данных, которая состоит из таблиц и отношений между ними.

Данная база данных (рис.15.) состоит из следующих таблиц: people, obrazovanie, perepodgotovka, kfalifikazia, attestazia, lgotu, nagradu, otdel, rasspisanie, type-sem, voin-ychet, otpyck, yvolnenie и др.



Рис. 18 - « Структура база данных»

Таблицы составляют основу базы данных. В них хранится вся необходимая информация. В дальнейшем данные в таблице будут дополняться новыми сведениями, редактироваться или исключаться из нее. Каждая таблица имеет уникальное имя.

Чрезвычайно удобным и полезным средством доступа к базе данных являются представления данных. Представления данных позволяют объединять данные таблиц и отображать их более удобном виде. Возможно, выбрать только интересующие поля таблиц, объединить несколько полей в одно поле, вычислить итоговые значения. По мере эксплуатации базы данных их число непрерывно растет.

Между таблицами существует отношение один-ко-многим. Например, отношение между человеком и его образованием (рис.16.) и т.д.

Из двух связанных таблиц одна является главной, а другая - подчиненной. Главную таблицу называют родительской, а подчиненную - дочерней. Важным требованием, которое предъявляется к базе данных является целостность данных.



Рис. 19 - «Отношение между таблицами»

Для определения условий целостности данных в базе данных проекта необходимо выявить установленные отношения между таблицами.

Структура меню.

После того как определена структура данных, спроектированы таблицы, входящие в базу данных, была разработана структура меню (рис.17.).

Работа с программой начинается с запуска приложения, в котором с помощью меню легко “передвигаться” из одного документа в другой.

При выборе пункта меню «Сотрудники» открывается форма, в которой перечислен весь кадровый состав. На этой форме осуществляется поиск нужного сотрудника. Для выбранного сотрудника открывается форма «Личная карточка», которая содержит следующие сведения:

- Образование;

- Семья;

- Воинский учет;

- Повышения квалификации;

- Профессиональная переподготовка;

- Аттестация;

- Награды и поощрения;

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 20 - « Структура меню»

Вкладка «Образование», позволяет просмотреть информацию, какое имеется у данного сотрудника образование. Вкладка «Семья» - о составе семьи, а «Аттестация» - результаты проведенной аттестации и др.

На личной карточке также имеются приказы: прием и перевод, отпуск, увольнение. Чтобы узнать, в какое структурное подразделение, на какую должность назначен сотрудник, открываем форму «Прием и перевод». На форме «Отпуск» дается информация о предоставляемом отпуске. «Увольнение» содержит дату и причину ухода с работы.

Второй пункт меню, «Штатное расписание», где указывается отдел, должность, количество единиц и оклад. Отдел можно выбрать из предложенного списка, если такого нет, то открывается связанная форма, где можно добавить и удалить отдел.

При выборе пункта «Статистика» необходимо ввести начало и конец периода для формирования отчета. Данные станут параметрами для запроса, благодаря которому осуществляется выборка нужной информации из базы данных.

Пункт меню «Отчеты» имеет подменю: график отпусков; центр занятости.

«График отпусков» позволяет просмотреть информацию о запланированном и фактическом отпуске сотрудников разных отделов.

Отчет, предоставляемый в «Центр занятости », содержит сведения о наличии на предприятии вакантных мест на текущий момент времени.

В пункте меню «Договор» также перечислены все сотрудники предприятия. При выборе нужной позиции из списка можно просмотреть заключенный с данным сотрудником договор.

В «Табеле рабочего времени» для всех сотрудников выбранного отдела из имеющегося списка можно увидеть количество отработанного времени по дням за определенный период времени, который также можно выбрать на этой форме.

Для завершения работы с приложением предусмотрен пункт меню «Выход».

Данные заносятся в базу данных через специально разработанные формы.

Ведение данных по сотруднику осуществляется в форме личной карточки, которая содержит сведения о сотруднике: фамилия, имя, отчество, биографические данные, табельный номер сотрудника, сведения о выполняемой в настоящее время работе, паспортные данные, семейное положение и т.п.

Личная карточка сотрудника представляет собой специальный бланк, содержащий необходимые сведения о работнике данной организации. Прежде всего, это индивидуальные данные работника, его гражданство, степень знания языков, образование.

Личная карточка также включает в себя дополнительную информацию, а именно: наименование организации образования, квалификация по документу образования, направление или специальность по диплому. В личной карточке указаны всяческие передвижения по службе, сведения о благодарностях, выговорах, о награждениях. Данные о повышении квалификационного уровня работника также находят отражения в его личной карточке. После прохождения аттестации учреждения в личной карточке работника указывается соответствие занимаемой должности.

Пользователь имеет возможность вводить новые данные в личную карточку.

В открывающейся форме «Личная карточка» (рис.21.) существует стандартный набор кнопок, таких как «Первая», «Следующая», «Предыдущая», «Последняя», «Добавить», «Удалить», «Изменить», «Выход». Выход из любого режима осуществляется при нажатии указателем мыши на кнопке «Выход ».

Рис. 21 - Форма «Личная карточка»

На форме личной карточки имеются приказы: прием (рис.18), отпуск (рис.22), увольнение.

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) руководителя, изданным на основании заключенного трудового договора. Работник может быть переведен из одного структурного подразделения предприятия в другое. Для этого просматривается штатное расписание и если имеются вакансии, то оформляется приказ о переводе

Рис. 23 - Форма «Прием и перевод»

Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы и среднего заработка.

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно.

При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.

Рис. 24 - Форма «Отпускные»

Форма «отпуск» позволяет просмотреть имеющиеся у данного сотрудника отпуска, а также вводить очередной отпуск.

Форма «штатное расписание» предназначена для разработки штатного расписания предприятия с возможностью распределения планируемых работ между штатными должностными единицами. Она применяется для планирования загруженности штатных должностей предприятия на основании описанных работ и формирования приказов о перераспределении работ. Также она позволяет оперативно изменять загрузку персонала, обоснованно формировать требования, инструкции и условия работы для набора, расстановки и увольнения персонала по штатным должностям.

Должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы закрепляется в штатном расписании (рис.25). В нем ведется список штатных единиц, диапазон оплаты труда и должностные инструкции по каждой штатной единице. Спланированное штатное расписание может загружаться в текущее штатное расписание кадровой подсистемы.

Рис. 25 - Форма «Штатное расписание»

Необходимым документом, на основании которого начисляется заработная плата работникам, является табель учета рабочего времени. Он представляет собой соответствующий бланк, где указаны фамилии работников и степень их загруженности в процессе работы.

В табеле также даны сведения о наличии больничных листов, дополнительных замен, отпусков. Табель подписывается руководителем данного отдела и передается в бухгалтерию.

Рис. 26 - Форма «Табель рабочего времени»

В программе возможно формирование отчетов и вывод их на печать. Отчетом можно считать выведенную на печать отобранную личную карточку сотрудника. приказы, штатное расписание и табель рабочего времени (см.приложение 1):

- приказ о приеме работника на работу;

- приказ о прекращении трудового договора с работником;

- приказ о переводе работника на другую работу;

- приказ о предоставлении отпуска работнику;

- личная карточка, трудовой договор;

- график ежегодных отпусков, содержащиеся в графическом виде сведения об использованном и планируемом отпуске.

2.4 Тестирование и отладка программы

Перепроектирование базы данных привело ее к дополнению ее таблицами: perepodgotovka, kfalifikazia, attestazia, lgotu, nagradu. База данных построена таким образом, чтобы пользователь мог по необходимости заполнить таблицы нужной информацией.

Если личная карточка до разработки програмнного продукта содержала такие сведения, такие как: общие сведения, воинский учет, семья, прием и перемещение, отпуска, то с появлением новых стандартов документов дополнилась такими данными, как аттестация, профессиональная переподготовка, повышение квалификации, льготы, награды. Таблицы были заполнены частично вследствие отсутствия на предприятии выше перечисленной информации.

База данных была заполнена информацией с первичных документов. Было промотрено более 25 личных карточек сотрудников, штатное расписание. В каждую таблицу было введено около 10 записей.

Если до тестирования программного продукта в деятельность отдела кадров специалист затрачивал массу времени на поиск необходимой информации (из архива, текущей документации), то при помощи автоматизированного рабочего места эта операция проходит за считанные секунды.

Для написания программного продукта был выбран VisualFoxPro 5.0., который позволяет выбрать информацию, предоставляющую для пользователя интерес; напечатать всю таблицу или только выбранные записи и поля в различных форматах; выполнить различные вычисления в процессе подготовки отчетов или выборку данных из таблиц. Также было разработано приложение, в котором с помощью меню легко “передвигаться” из одного документа в другой. Меню состоит из следующих пунктов: Сотрудники, Штатное расписание, Договор, Табель, Статистика, Отчеты, Выход.

Глава 3. Анализ организации управления персоналом ДГУП «Рыбницкая почта»

3.1 Экономическая сущность задач управления персоналом

Управление персоналом является средством реализации кадровой политики организации. В условиях рыночной экономики одним из решающих факторов эффективности и конкурентоспособности предприятия является обеспечение высокого качества кадрового потенциала. Цель кадровой политики - обеспечение оптимального соотношения процессов обновления и сохранения численности, а также качественного состава кадров.

Кадровая политика предусматривает:

- разработку общих принципов кадровой политики, определение ее целей;

- планирование потребности в трудовых ресурсах, формулирование структуры и штата, назначения, перемещения;

- создание и поддержку системы движения кадровой информации;

- оценку результатов деятельности, анализ соответствия кадровой политики стратегии организации, выявление проблем в кадровой работе, оценку кадрового потенциала.

В рамках предприятия технологии и методы управления персоналом подразделяются на два основных направления:

1) формирование кадрового состава;

2) поддержание его работоспособности.

1. Формирование кадрового состава начинается с проектирования структуры организации. Именно она определяет степень включенности людей в дела предприятия, типы и принципы формирования рабочих групп и управленческих команд. В зависимости от типа выбранной структуры формируются информационные связи, которые составляют основу автоматизированной системы управления, в том числе управления персоналом.

Частью общего процесса планирования в организации является планирование потребности в персонале. Успешное кадровое планирование основано на информации, включающей в себя ряд оценок:

- сколько работников, какой квалификации, когда и где потребуется;

- каким образом можно привлечь нужных работников и сохранить или оптимизировать использование излишнего персонала;

- как лучше использовать персонал в соответствии со способностями и умениями работников и их внутренней мотивацией;

- каким образом обеспечить условия для развития персонала;

- каких затрат потребуют запланированные мероприятия.

Особое место занимает проблема привлечения кандидатов на работу в организацию. Цель набора персонала состоит в создании резерва кандидатов на все рабочие места с учетом возможных организационных и кадровых изменений, увольнений, перемещений и других факторов. Задача службы персонала состоит в осуществлении контроля за соответствием кадрового состава организации стоящим перед ней производственным задачам.

2. Методы поддержания работоспособности персонала включают в себя:

-нормирование труда и мероприятия, направленные на повышение его производительности;

-аттестацию (оценку труда и персонала);

-формирование кадрового резерва.

Деятельность по нормированию труда в управлении персоналом преследует несколько целей:

-Планирование производства и определение потребности в персонале.

-Расчет затрат на заработную плату.

Полезно изучать движение кадров на предприятии, поскольку оно предназначено для приведения в равновесие потребности относительно замещения вакантных рабочих мест и потребности в труде соответствующего качества, в продвижении и т.д.

3.2 Кадровый потенциал предприятия

Выбор организационной структуры предприятия позволяет перейти к построению системы его органов и аппарата управления. Аппарат управления современных предприятий состоит из высшего звена управления (Совет директоров, Правление), среднего уровня (центральные службы), и низового уровня, включающего оперативно-хозяйственные подразделения.

Опыт работы западных предприятий показывает, что 90% неудач в осуществлении предпринимательских проектов и в работе фирм связаны с плохой организацией управления, незнанием законов управления, некомплектностью персонала, его узким профессионализмом, недостатком управленческого опыта и личными качествами руководителей. Поэтому предприниматель должен очень тщательно подбирать управленческие кадры. Должен указываться также персональный состав работников руководящего звена, главных специалистов с характеристикой их опыта, прошлых заслуг и т.д.

Кадры, или трудовые ресурсы предприятия - это совокупность работников различных профессионально - квалификационных групп, занятых на предприятии и входящих в его списочный состав. В списочный состав включаются все работники, принятые на работу, связанную как с основной, так и неосновной его деятельностью.

Трудовые ресурсы (кадры) предприятия являются главным ресурсом каждого предприятия, от качества и эффективности использования которого во многом зависят результаты деятельности и его конкурентоспособность.