Разработка программного обеспечения для менеджера ТОО "Трубстроймонтаж"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Предприятие, фирма или организация обладает своей организационной структурой. Эта структура многомерна и может быть расчленена на несколько взаимосвязанных и взаимозависимых подструктур, которые можно рассматривать как самостоятельные структуры: структура управления производством, кадровая, маркетинговая, финансово-экономическая, информационная структуры. Все они находятся в тесном взаимодействии, и именно их совокупность создаёт организационную структуру предприятия. Одно из важнейших мест в этой структуре занимает информационная система.

В принципе, любую систему управления можно представить как информационную систему с различными информационными потоками в виде документов, распоряжений, запросов, обращающихся внутри организации, исходящих или входящих из внешней среды.

В последние десятилетия резко увеличился объём информации в обществе вообще и информации, используемой на предприятии в частности. Это связано с растущими темпами развития науки и техники, появлением новых технологий, быстрой их сменяемостью. На рынках сырья и продукции сложились условия, требующие постоянного наблюдения за состоянием рынка, его изменениями, тенденциями его развития, необходимо уметь предвидеть дальнейшее развитие ситуации и быть готовым к смене стратегии, стиля деятельности, технологии производства для быстрейшего приспособления к новым внешним условиям.

Всё это ведёт к тому, что в современных условиях руководителям предприятий приходиться иметь дело с большим количеством информации, которая так быстро меняется, что её часто становится просто невозможно обработать "вручную". Кроме того, на больших предприятиях с большими оборотами продукции и численностью работников существует необходимость учёта и контроля большого объёма финансовой, производственной, кадровой, закупочно-сбытовой, маркетинговой информации.

В связи с этим появляется необходимость создания автоматизированных систем сбора, обработки, хранения информации. Они должны облегчить процесс работы с информацией, циркулирующей на предприятии.

Появление компьютерной техники позволяет создать подобные системы. На современных предприятиях практически вся работа с информацией автоматизирована, существуют специальные программы, позволяющие вести на компьютере бухгалтерский учёт, документооборот, маркетинговые исследования, проводить прогнозирование и стратегическое планирование, а также многое другое.

Наличие хорошо отлаженного автоматизированного рабочего места на предприятии значительно упрощает процесс работы предприятия. Позволяет вовремя собрать, отсортировать, обработать необходимую информацию.

Внедрение новых информационных технологий в организацию предприятия позволяет улучшить работу менеджера. В связи с этим выбрана данная тема дипломной работы. Основная цель дипломной работы предполагает создание автоматизированного рабочего места, рассчитанного на управление заранее определенной структурой информации и решение вполне определенного и ограниченного круга задач, который одновременно позволяет не отвлекаться будущим пользователям на изучение вопросов связанных с базами данных и средствами управления ими.

Целью дипломного проекта является разработка программного обеспечения для менеджера ТОО "Трубстроймонтаж".

Основной задачей, поставленной при разработке программного обеспечения для менеджера является создание автоматизированного рабочего места, способного удовлетворить всем требованиям. Также были определены сроки начала и окончания работ по созданию программного обеспечения и пояснительной записки: c 09.04.2012г. по 17.06.2012 г. Объектом исследования является ТОО "Трубстроймонтаж".

Дипломный проект включает в себя 5 разделов.

Раздел "Технико-экономическое обоснование" содержит краткий анализ текущего состояния выбранного информационного процесса, имеющиеся возможности по его оптимизации с учетом современного состояния и перспектив развития средств вычислительной техники, описание механизмов повышения эффективности процесса и ожидаемые результаты.

Раздел "Основная (аналитическая) часть" содержит название и назначение предприятия, описание используемой системы управления, наименование основных видов деятельности. Организация предметной области, анализ информационных процессов объекта исследования, анализ рынка программного обеспечения.

В разделе "Специальная часть" дипломного проекта дается обоснование технических, экономических, организационных, и социальных мероприятий, необходимых для реализации предлагаемых решений.

Данный раздел дипломного проекта содержит описание:

– качественного анализа и количественные расчеты;

– приводятся оценки последствий от реализации решений и эффективности предложенных мероприятий;

– разработан интерфейс экранных форм и алгоритмов преобразования информации;

– разработана инструкция пользователя.

В разделе "Расчет экономической эффективности автоматизированного рабочего места документооборота" осуществляется оценка экономической эффективности от внедрения, разработанной системы.

В разделе "Охрана труда и техника безопасности" производится расчет освещенности рабочего места менеджера.

В заключении сделаны выводы по дипломному проекту, определены пути его внедрения на объекте и направления дальнейшего совершенствования.

автоматизированный программный менеджер интерфейс

1.Технико-экономическое обоснование

На сегодняшний день рынок информационных технологий развивается быстрее всего. Пока на нем еще есть места для новых компаний, предлагающих свои услуги по строительству зданий. Например, недостаточно хорошо заполнена сфера услуг, связанных с реконструкцией или демонтажем зданий. К сожалению, сейчас тяжело найти организацию, в которой можно быстро и качественно выполнить небольшие заказы по ремонту или перепланировки жилых и нежилых помещений с согласованием во всех инстанциях. Также нелегко произвести качественный ремонт, модернизацию или обслуживание в короткие сроки и за небольшую сумму.

Товарищество с ограниченной ответственностью "Трубстроймонтаж" находится на рынке производства ремонтных работ и строительных услуг более 2 лет. За это время был накоплен опыт в организации и производстве отделки и ремонта квартир, офисов, коттеджей, любой сложности и доступности. Компания зарекомендовала себя как, предоставляющая услуги с оптимальным соотношением показателя: цена - качество и выполняющая свои гарантийные обязательства.

Фирма "Трубстроймонтаж", призвана заполнить вышеуказанные бреши. Ее деятельность направлена на сферу услуг. Одним из важнейших условий успешного функционирования любой строительной организации является эффективный обмен информацией между подразделениями. В настоящее время при работе с клиентами, при проведении учета товара на складе, обновлении прайс-листов работники компании "Трубстроймонтаж" сталкиваются с трудоемким заполнением всевозможных накладных, приходных ордеров, расходных ордеров, при этом не исключены допущение ошибок и неточностей, достаточно сложен поиск информации о выполненных заявках.

Внедрение автоматизированного рабочего места повысит эффективность работы с клиентами, облегчит осуществление выбора товара со склада, упростит контроль за поступлением денежных средств бухгалтеру. Повышение эффективности работы, несомненно, приведет к повышению экономического эффекта деятельности компании "Трубстроймонтаж".

Современный этап автоматизации управления характерен развитием распределенной обработки информации. Наиболее перспективной сферой использования концепции распределенной обработки информации является автоматизация управленческих функций на базе персональных ЭВМ, установленных непосредственно на рабочих местах специалистов.

Современное понимание автоматизированного рабочего места предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации персонального компьютера.

Кроме того, техническое воплощение системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление.

1 Создание и использование автоматизированного рабочего места для любой организации нацелены на решение следующих задач:

2 Структура системы, ее функциональное назначение должны соответствовать целям, стоящим перед организацией.

3 Система должна контролироваться людьми, ими пониматься и использоваться в соответствии с основными социальными и этическими принципами.

4 Производство достоверной, надежной, своевременной и систематизированной информации.

Автоматизированное рабочее место определяется следующими свойствами:

- любая система может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения систем;

- динамичностью;

- выходной продукцией системы является информация, на основе которой принимаются решения;

- систему следует воспринимать как человека - компьютерную систему обработки информации.

Внедрение автоматизированного рабочего места может способствовать:

- освобождению работников от рутинной работы за счет ее автоматизации;

- обеспечению достоверности информации;

- замене бумажных носителей данных на магнитные диски или ленты, что приводит к более рациональной организации переработки информации на компьютере и снижению объемов документов на бумаге;

- совершенствованию структуры потоков информации и системы документооборота в фирме;

- уменьшению затрат на производство продуктов и услуг;

- предоставлению потребителям уникальных услуг;

- отысканию новых рыночных ниш;

- привязке к фирме покупателей и поставщиков за счет предоставления им разных скидок и услуг.

Основание для создания дипломного проекта является задание администрации ТОО "Трубстроймонтаж".

Дипломный проект направлен на создание автоматизированного рабочего места для менеджера компании, которое позволит:

- осуществлять регистрацию заказчиков;

- осуществлять поиск стройматериала в базе данных;

- формировать заявки на выполнение строительных и ремонтных работ;

- формировать акты о возобновлении эксплуатации восстановленного (отремонтированного) здания и сооружения

- формировать отчет по запросу пользователя;

- вести учет поставщиков и стройматериалов;

- вести учет заказчиков и заказов;

Основные требования к проекту:

- полученные данные заносить в базу данных (БД) и обеспечивать хранение данных в памяти ЭВМ;

- обеспечивать эффективность функционирования, т.е. обеспечивать требования системы на запросы и обновления БД;

- обеспечивать выборку из информационных массивов, данных согласно заданным критериям;

- формировать отчеты по запросам пользователя.

2. Основная часть

2.1 Организация предметной области

Фирма ТОО "Трубстроймонтаж" создана на основе учредительного договора, заключённого 25 февраля 2010 года на добровольном объединении вкладов в целях осуществления хозяйственной деятельности, предусмотренной уставом компании.

Фирма имеет своё фирменное наименование на русском языке - ТОО "Трубстроймонтаж".

Компания ТОО "Трубстроймонтаж" является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, может от своего имени заключать договоры, приобретать имущественные и личные неимущественные права и нести обязанности, является субъектом малого предпринимательства, по следующим признакам:

– со среднегодовой численностью работников - не более пятидесяти человек;

– общей стоимостью активов в среднем за год не более шестидесятитысячекратного месячного расчетного показателя.

Фирма ТОО "Трубстроймонтаж" имеет круглую печать, может иметь штамп и бланки с изображением своего наименования на русском языке, эмблему и товарный знак, а так же прочие атрибуты юридического лица, открывает расчётные и иные счета в банках.

Фирма ТОО "Трубстроймонтаж" отвечает по своим обязательствам всем своим имуществом.

Фирма ТОО "Трубстроймонтаж" вправе создавать вне места своего нахождения филиалы и открывать представительства, вступать в объединения с другими юридическими лицами, а так же быть учредителем иных юридических лиц.

Целью создания и деятельности компании, согласно уставу компании является извлечение прибыли.

Миссия компании:

– Мы строим надежные партнерские отношения, руководствуясь потребностями заказчика в области строительства и монтажа.

– Мы строим объекты, действуя с использованием своего потенциала на основе всех знаний и технологий.

– Наша безусловная компетенция - ответственность за требования заказчика.

Конкурентные преимущества:

– Предоставление полного комплекса проектных и строительных услуг (от идеи проекта до сдачи объекта "под ключ").

– Индивидуальный подход к каждому заказчику и решение самых сложных технических задач.

– Профессионализм и многолетний опыт работы специалистов стабильного квалифицированного коллектива обеспечивают оптимальные технические решения на основе применения современного оборудования.

– Нашими партнерами по поставке материалов и оборудования являются ведущие казахстанские и зарубежные компании.

– Оптимальная модель современной компании позволяет решать:

а) Технические

б) Технологические

в) Управленческие задачи при строительстве, реставрации и реконструкции объектов недвижимости любой сложности, воплощать идеи заказчика в реальные объекты.

Строительством, принято считать отрасль материального производства; возведение и реконструкция зданий и сооружений различного назначения; строящееся здание (сооружение) с территорией для производства работ; в более широком смысле - процесс созидания. Продукцией строительства являются -законченные и подготовленные к эксплуатации производственные предприятия, жилые дома, общественные здания и сооружения и др. объекты.

Cтроительно-монтажная компания ТОО "Трубстроймонтаж" оказывает полный перечень услуг на рынке частного строительства и эксклюзивного ремонта. Успешное развитие обусловлено безупречным качеством нашей работы, особым подходом к каждому Клиенту, корректными ценами, а также ответственным отношением к подбору кадров, решению вопросов маркетинга и менеджмента. Большое внимание мы уделяем сотрудничеству с партнерами, которое носит неизменно плодотворный характер.

В своей деятельности они руководствуются тем, чтобы клиент всегда был доволен полученным результатом. Специалисты прилагают все усилия, чтобы был удовлетворен самый взыскательный спрос. Устойчивая репутация, высокий профессионализм, умение в точности выполнять требования заказчика, понимать движения его души и ход его мыслей - вот, что позволяет фирме оставаться конкурентоспособной и процветающей. Свой имидж они создали не словами, а мастерством и ответственностью.

Фирма хочет, чтобы каждый, кто становится их клиентом, почувствовал свою исключительность, получил максимум выгоды от сотрудничества и использовал все преимущества, которые это сотрудничество предоставляет.

В строительно-монтажной компании ТОО "Трубстроймонтаж" работают только ответственные и знающие работники, истинные профессионалы, которые умеют продуктивно сотрудничать друг с другом и с клиентами. Они ценят время своих заказчиков, поэтому комплексность в оказании услуг - их кредо. Они возьмут на себя любые дополнительные хлопоты в ходе основных работ.

Специалисты "Трубстроймонтаж" всегда соблюдают регламент проводимых работ: превышение временных затрат, халатность и брак исключены. Они заинтересованы в том, чтобы клиенты чувствовали себя с нами комфортно.

Все работники ТОО "Трубстроймонтаж" заботятся о повышении квалификации, пополнении запаса знаний и получении новых практических навыков. Быть лучшими в своем деле - задача нелегкая, но им она по плечу. У фирмы - лучшие специалисты, лучшие материалы и лучшее оборудование.

Для фирмы также важно, чтобы их клиенты доверяли им. Они не стремимся к получению разовой прибыли: за каждую потраченную сумму клиенту представляется подробный отчет. При желании клиента снизить расходы они всегда идут навстречу. При большом объеме работ - непременно делают скидку на ряд услуг.

Являясь ответственными в социальном плане, фирма стоит на страже экологии, поэтому рекомендуют экологически безопасные материалы.

ТОО "Трубстроймонтаж" располагает специалистами высокого уровня квалификации, обладающими достаточным опытом работы по своим специальностям. Фирма имеет собственные технические средства, а также устойчивые связи со специализированными предприятиями и опыт координирования проектов. Наличие этих факторов позволяют ей выполнять любые общестроительные контракты с высоким качеством.

ТОО "Трубстроймонтаж" выполняет общестроительные работы любого направления и в любом объеме. Изготавливает фундаменты, возводит коробки, конструирует стропильные системы, кладет кровли, выполняет работы по внутренней и внешней отделке, а также оказывает весь оставшийся перечень имеющихся на строительном рынке услуг.

Возводят загородные коттеджи и частные дома из кирпича, бетона, дерева, независимо от площади и инфраструктуры. Использует проверенные материалы, гарантирующие высокую экологическую безопасность и эксплуатационную надежность. Фирма не отдает предпочтение определенным стилям или направлениям. Они строят так, как предпочитаете Вы.

В своей работе специалисты фирмы применяют только прогрессивные технологии и опираются на последние достижения научно-технического прогресса. Такой подход дает возможность значимо снизить затраты на все разновидности работ, включая отделочные.

Фирма ТОО "Трубстроймонтаж", осуществляя монтажные работы в Рудном на протяжении небольшого времени, смело гарантирует вам оказание услуг на высокопрофессиональном уровне точно в срок и с соблюдением всех требований и стандартов, предъявляемых к качеству. Для нас важны не сложность проекта или объем работ, а стремление сделать все, чтобы наши клиенты остались довольны.

Видами деятельности компании является:

– строительно-монтажные работы;

– капитальный ремонт и реконструкция объектов, в том числе усиление несущих конструкций;

– отделочные работы при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте зданий и сооружений второго уровня ответственности;

– реализация строительных материалов и конструкций;

– осуществление иных видов деятельности, не запрещённых действующим законодательством;

– земляные работы;

– поставка труб;

– демонтаж труб;

– монтаж труб;

– работы по защите конструкций и оборудования;

– работы по отделке конструкций и оборудования;

– работы по благоустройству территории;

– контроль качества работ.

Фирма ТОО "Трубстроймонтаж" - это быстрые, надежные и качественные услуги. Они профессионально подходят к каждому проекту и несут за него ответственность, поэтому все виды их работ сертифицированы на территории Республики Казахстан. В арсенале компании только лучшие специалисты и лучшее оборудование. Поэтому они всегда готовы взяться даже за самые сложные и запущенные объекты.

Фирма ТОО "Трубстроймонтаж" быстро и качественно составляет сметы, чтобы сориентировать вас в стоимости ремонтных или отделочных работ. Вы также можете заказать услуги профессиональных дизайнеров, проконсультироваться по вопросам выбора материалов или вызвать мастера на дом.

На данный момент существует много компаний, которые выполняют строительно-монтажные работы с нуля до ввода здания в эксплуатацию. Здесь клиенту готовы предложить полное сопровождение: начиная от разработки дизайн-проекта, до поиска и доставки нужных материалов, эксклюзивного оформления помещения.

2.2 Организационная структура компании

Организационная структура предприятия представляет собой совокупность компонентов предприятия и связи между ними которые прямо или косвенно воздействуют на предприятие или подверженных его воздействию.

Внутренняя среда организации это та часть общей среды, которая находится в рамках организации. Она оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации. Внутренняя среда имеет несколько срезов, каждый из которых включает набор ключевых процессов и элементов организации, состояние которых в совокупности определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает организация.

Главная цель предприятия, по мнению директора, занятие лидирующего положения среди строительно-монтажных фирм и получение максимальной прибыли, а также удовлетворение общественных потребностей. Для осуществления это цели предприятие стремится обеспечивать физических лиц качественной продукцией. Долгосрочной целью фирмы является расширение площади, увеличение объемов продаж, привлечение новых клиентов. Это позволит фирме выйти на новый уровень обслуживания.

Для сотрудников фирмы созданы хорошие условия:

- Созданы высококачественные условия труда: постоянно приобретается новейшее высокотехнологичное оборудование, работа ведется в теплых цехах и ремонтно-механических мастерских, для проживания на трассе приобретены современные мобильные вагоны, ведется постоянное обновление автопарка современным транспортом, способствующему уменьшению утомляемости водителей, для доставки сотрудников к месту работы обновлен автобусный парк комфортабельными автобусами, на предприятии организовано питание сотрудников.

- Руководство ТОО "Трубстроймонтаж" создает условия для профессионального развития сотрудников, повышения квалификации и уровня их компетентности. Ежемесячно проводятся корпоративные семинары и тренинги, направленные как на личностный рост, так и на развитие общего дела.

- В целях популяризации здорового и спортивного образа жизни предприятие организует и компенсирует оплату досуговых и спортивных мероприятий для работников и членов их семей.

На данном предприятии действует линейно-функциональная организационная структура управления. Это разделение предприятия на структурные подразделения, каждое из которых выполняет одну задачу и во главе, которого находится конкретный руководитель, но это не запрещает генеральному директору контролировать непосредственно все производство, а не только финансы и административные вопросы предприятия. Данная структура управления устраняет недостатки линейной и функциональной структур управления и объединяет их достоинства в одно целое.

Организационная структура предприятия вследствие малой численности персонала предельно проста. На данный момент численность работающих ТОО "Трубстроймонтаж" составляет 45 человек.

Руководство производственной, технической и финансовой деятельностью предприятия осуществляет генеральный директор.

Являясь доверенным лицом директор на основе предоставленных ему прав обязан обеспечивать выполнение планов по производству и поставке продукции в установленной номенклатуре, ассортименте и высокого качества при наименьших затратах ресурсов; выполнение планов капитального строительства; внедрение в производство новой техники и технологии, улучшение организации производства и труда; снижение себестоимости продукции, повышение ее качества; выполнение обязательств перед государственным бюджетом.

Бухгалтерия ведет текущий бухгалтерский учет и отчетность, осуществляет контроль за расходованием средств, материальных ценностей и соблюдением финансовой дисциплины.

Бухгалтерия делится на материальный отдел, в функции которого входит учет материальных ресурсов на складе и их использование, и расчетный отдел, который ведет начисление заработной платы рабочих и служащих предприятия и расчеты с ними, а также несет ответственность за составление и сдачи отчетов.

Также на предприятии существуют производственные рабочие, которыми руководит прораб.

Мастер строительных и монтажных работ относится к категории руководителей, принимается на работу и увольняется приказом директора.

В своей деятельности мастер строительных и монтажных работ руководствуется:

- законодательными и нормативными документами, регламентирующими производственно-хозяйственную деятельность участка;

- методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;

- уставом предприятия;

- правилами трудового распорядка;

- приказами и распоряжениями директора предприятия (непосредственного руководителя);

- настоящей должностной инструкцией.

Мастер отделочных и монтажных работ должен знать:

Во время отсутствия мастера строительных и монтажных работ его должностные обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, который несёт полную ответственность за качественное, эффективное и своевременное их выполнение.

На мастера строительных и монтажных работ возлагаются следующие функции:

- руководство производственным участком;

- организация внедрения передовых методов и приемов труда;

- организация по повышению квалификации и профессионального мастерства рабочих и бригадиров;

- контроль за соблюдением правил охраны и техники безопасности.

2.3 Задачи и функции, подлежащие автоматизации

Организацию деятельности компании можно представить в виде описания процессов рисунок 2: Основными направлениями деятельности компании являются:

1 Прием заявок на выполнение работы. Данный процесс выполняют секретарь-менеджер по работе с заказчиками. Менеджер лично от заказчика принимает заявку, фиксирует под определенным номером в журнале "Регистрации заявок" дату поступления заявки, адрес, телефон, РНН, СИК, БИК, фамилию (компанию) заказчика. Менеджер обязан своевременно ставить в известность о заявке сметчика и проектировщика, а также информировать заказчика об изменении времени выполнения заявки. В некоторых случаях менеджер для уточнения проблемы, возникшей у заказчика, может направить клиента к директору компании.

2 Ремонт или восстановление зданий и сооружений собственными силами без изменения видов использования, архитектурно - планировочных и конструктивных решений.

3 Восстановительные работы на основании дефектной ведомости и с последующим оформлением отчетной документации.

4 Строительство домов и коттеджей.

5 Ремонт или восстановление кровли.

6 Ремонт или восстановление канализационных стоков.

7 Учет ТМЦ на складе. Менеджер по продаже пересчитывает имеющийся товар на складе, остаток товара фиксируется в журнале "Остаток на складе". Проверяет соответствие количества товара поступившего на склад и использованного товара остатку. После этого он анализирует спрос на комплектующие для дальнейшего формирования заказа. Менеджер по продаже обязан своевременно вести учет ТМЦ, подготавливать список заказываемого материала.

8 Выполнение заявки. Директор компании знакомится со списком поступивших заявок, и ориентируюсь на количестве текущей работы, распределяет между бригадами заявки на выполнение работы у заказчиков. Главный инженер обеспечивает необходимым оборудование и инструментом. В случае нехватки времени, переносит заявку на другое время, согласовывая его с заказчиком.

Анализ процессов предприятия показал, что при работе с заказчиками, регистрации заявок, при проведении учета товара на складе, обновлении каталогов по строительству домов, работники компании "Трубстроймонтаж" сталкиваются с трудоемким заполнением всевозможных журналов, при этом не исключены допущение ошибок и неточностей, достаточно сложен поиск информации о выполненных заявках, о произведенном ремонте зданий, кровли и канализационных стоков, а так же косметических ремонтов домов. Так как менеджер непосредственно работает с заказчиками необходимо создание автоматизированного рабочего места, которое позволило бы оперативно обрабатывать входную информацию, минимизировать количество бумажной работы, облегчить поиск информации об отремонтированном здании, восстановительных работах, о ТМЦ имеющимся в наличии и т.п. Программный продукт должен отвечать ряду требований:

- выдавать данные по запросу пользователя;

- выводить на печать данные из запросов;

- иметь удобный интерфейс пользователя;

- осуществлять корректное занесение данных в базу данных.

Так же автоматически создавать заявки по заказанному материалу со всеми реквизитами заказчиков, заполнять акты по сдачи объектов. Для директора и главного инженера предприятия должны быть предусмотрены возможность контроля и учета движения ТМЦ, поступления денежных средств за счет выполнения заявок, произведенного ремонта и строительства здания.

В настоящее время можно выделить следующие основные функции компании:

- проектирование и строительство домов, зданий, строительство коттеджей любой сложности;

- ремонт помещений любого типа;

- устройство и капитальный ремонт кровли, теплоизоляции любой сложности;

- проектирование и дизайн жилых и нежилых помещений;

- перепланировка жилых и нежилых помещений с согласованием во всех инстанциях;

- осуществление функций генерального подрядчика при строительстве административных зданий, коттеджных поселков;

- технический надзор за качеством работ на всех этапах строительства;

- отделка домов, коттеджей;

- производство сантехнических и электромонтажных работ;

- реконструкция или демонтаж зданий, строений.

2.4 Анализ информационных процессов объекта исследования

Основную роль при предоставлении услуг клиентам играет информированность клиента о строительной фирме, об её работе и видах услуг, которые она предоставляет в рамках своей деятельности. Сколько бы ни тратила компания на улучшение обслуживания, эти затраты окупятся лишь в том случае, если имеющиеся и потенциальные клиенты знают о сервисе фирмы. Кроме того, их необходимо информировать о предлагаемых фирмой услугах и регулярно напоминать о возможности воспользоваться ими. Правильно изложенная и доведенная до сведения клиента информация во многом предупреждает необходимость его обращения в компанию за дополнительными разъяснениями.

По возможности, строительная фирма должна предоставлять клиентам возможность получить услугу или информацию удобным для клиента способом: как при личном посещении офиса обслуживания, так и по телефону или с помощью интерактивных сервисов. Вся информация, доводимая до сведения заказчиков, должна быть просто изложена и доступна к восприятию.

Представления клиентов о качественном обслуживании сегодня - это удобное месторасположение, оперативность. Люди хотят от сотрудников компании вежливости, знания продукта, помощи и энтузиазма. Качественный сервис -- это концентрация всех ресурсов и всех сотрудников фирмы на удовлетворении потребностей заказчиков. Именно всех сотрудников, а не только тех, которые непосредственно общаются с клиентом -- лично, по телефону или через Интернет.

Автоматизация документооборота предполагает сбор информации, анализ и генерацию решений в области оптимизации документооборота в конкретной строительной организации на основе широкого применения современных информационных технологий. Основой автоматизации документооборота является понятие электронного документа, вытесняющее понятие документа на бумажном носителе, во всех сферах использования последних.

Автоматизация управления - направление развития информационных технологий в рамках концепции виртуального информационного офиса, предполагающее внедрение в практику принятия управленческих решений в области производственных процессов и специфики их организации систем с элементами искусственного интеллекта (ИИ), экспертных систем (ЭС) и систем поддержки принятия решений (СППР).

Автоматизация проектирования отражает, главным образом, особенности проектных строительных организаций и ориентирована на использование средств современных компьютерных технологий Computer Aided Design (CAD), Computer Aided Acquisition and Logistics Support (CALS) и ряда других в целях интеграции задач и решений в области автоматизированного проектирования в элементы и структуры виртуального информационного офиса.

Представление информации отражает возможности современных программных и аппаратных средств в области проектирования и реализации презентации производственных процессов и их элементов в строительной организации, а также результатов таких процессов на всех стадиях.

Распределенный доступ отражает специфику современных строительных организаций, офисы которых могут быть рассредоточены как в пределах одного города, так и по всему миру. Это направление развития информационных технологий тесно связано с понятием виртуальной проектной организации.

Безопасность информации - неотъемлемая, а иногда и самая важная, часть проектирования и организации любых информационных процессов на современном этапе развития информационных, компьютерных и телекоммуникационных технологий.

Другие средства Multimedia и Information Technology (IT) - это весь спектр возможностей современных компьютерных технологий, позволяющих проектировать информационные процессы на качественно новом уровне.

Для менеджмента любой строительной организации необходимо своевременно получать исчерпывающую информацию о ходе строительства, постоянно контролировать исполнение планов по строительству. Но есть более простой и быстрый способ получения информации для принятия управленческих решений.

К любым строительным проектам: коммерческие объекты, многоэтажные здания, мосты, коттеджные поселки и т.д. По каждому строительному объекту настраиваются свои этапы выполнения и показатели.

Данное решение позволяет:

- Получать сводные оценки по выполнению строительного проекта.

- Контролировать каждый этап строительства любого объекта.

- Связать показатели по результатам строительства с бизнес-процессами строительной компании для контроля места возникновения критических ситуаций в бизнес-процессе.

- Контролировать выполнение планов по строительству.

- Контролировать расходование денежных средств и исполнение бюджетов.

- Выстроить систему мотивации персонала на основании результатов выполнения планов по строительству.



2.5 Анализ выбранного информационного процесса

2.5.1 Наименование процесса и его место среди других процессов

Строительная фирма, как предприятие, ставящее перед собой конкурентные цели на рынке, как правило, осуществляет собственную инновационную деятельность. Наиболее развитые строительные организации, выполняющие большие объемы строительно-монтажных работ, уделяют существенное внимание инновационному процессу исследований и разработок.

Совершенствование институциональной среды строительного рынка, методов его законодательного регулирования, становление деловых отношений участников строительного рынка с зарубежными партнерами настоятельно требуют стандартизации строительной деятельности. Уже на стадии формирования процессы строительной фирмы подразделяются на основные и поддерживающие.

Для производства собственной продукции в рамках основных бизнес-процессов организации требуются высококачественные поддерживающие действия, которые выполняются в рамках поддерживающих процессов. К ним, в первую очередь, следует отнести тщательный отбор поставщиков и партнеров и установление взаимовыгодных отношений с ними, включая "втягивание" их в собственную систему качества. Сюда также относится процесс отбора, обучения и развития персонала и создание такой корпоративной культуры, которая будет позитивно принята как собственным коллективом, так и потребителями и обществом, что послужит укреплению позиций компании на рынке.

Этапы реализации поддерживающего процесса "Исследования и разработки".

Начальным шагом процесса является обоснование разработки нововведения, назначается руководитель разработки и создается временный творческий коллектив и группа экспертов. Начало работы команды обычно связывается с уточнением задачи и созданием и утверждением календарного плана-графика проведения исследований и разработок. Проведению собственно исследований и разработок должны предшествовать еще два этапа. Это описание и утверждение пакета итоговых документов и форм, и описание и утверждение способов презентации и оценки. От способа презентации и оценки в большой мере зависит, как стартует, а затем и продолжит свою жизнь разработанное нововведение.

Следующим шагом является анализ адекватности разработки поставленным задачам и ее оформление как элемента перспективного плана развития организации. Проведению пробной презентации предшествует рассмотрение результатов в кругу специалистов. Для участия в презентации наряду с руководителями данного процесса приглашаются эксперты, не участвовавшие в разработке, но являющиеся специалистами в данной или смежных областях деятельности. Процедура презентации должна начинаться с детального доклада представителя рабочей группы. В процессе обсуждения проекта могут возникнуть существенные замечания и предложения, необходимые доработки. Этим вызвана необходимость следующего шага - проведение корректирующих и предупреждающих действий. Корректирующие и предупреждающие действия производятся в соответствии с документированной процедурой системы менеджмента качества, определенной требованиями международного стандарта ISO 9001:2000. После проведения корректирующих и предупреждающих действий производится окончательное рассмотрение, утверждение и сдача разработки процессу-заказчику.

В соответствии с требованиями стандарта, последовательность действий при осуществлении процесса "Исследования и разработки" представляется следующей:

- Вход из процесса "Маркетинг и PR"

- Описание модели продукта и условий его создания

- назначение руководителя проекта

- создание рабочей группы и определение групп экспертов

- уточнение задачи

- создание и утверждение календарного плана-графика проведения исследования и разработки

- описание и утверждение пакета итоговых документов и форм

- описание и утверждение способов презентации и оценки

- собственно исследования и разработки

- анализ на адекватность и оформление работы

- предварительное рассмотрение результатов

- пробная презентация с участием экспертов

- корректирующие действия

- окончательное рассмотрение и утверждение

- сдача разработки заказчику

- выход во внутренние процессы.

Опыт мировых российских и западных лидеров бизнеса показывает, что инновационные исследования и разработки играют ключевую роль для развития и процветания фирмы. При этом в строительных фирмах инновациям могут и должны подвергаться все составляющие процесса производства: техника, технологии, материалы, организация производства, развитие персонала. Строительная фирма может использовать инновационную составляющую для улучшения организации производства и развития персонала.

Передача разработки процесса заказчику является, как правило, благоприятным событием для разработчика - он выполнил работу, завершив исследование, получил вознаграждение. А вот в бизнес-процессе с этого момента начинаются известные трудности. Ведь внедрение нововведения может повлечь за собой перестройку ряда процессов организации. Могут возникнуть проблемы с неподготовленностью персонала к работе в новых условиях. Таких проблем не возникает, если внедрение сопровождается программой обучения персонала, но так бывает далеко не всегда.

Предлагаемый ниже методологический подход позволяет предупредить возможные сложности. При этом предполагается, что один из акцентов в процессе внедрения и встраивания нововведения в общую схему взаимодействия процессов организации делается на развитии и обучении персонала фирмы. Каждая разработка должна сопровождаться специальными учебно-практическими курсами для подготовки персонала всех уровней фирмы, которой предстоит выполнять бизнес-процесс в новых условиях. При проектировании специализированного курса и при внедрении этого нововведения используется особая процедура. Ее основой является обеспечение процесса проектирования нового учебно-практического курса процессами, документами и персоналом:

- Описание модели продукта (курса) и условий его создания

- Подготовка персонала к обучению

- Итоговые документы и разработки

- Поддерживающие мероприятия и техническое обеспечение

- Преподаватели, тренеры и ассистенты

- Адресная база, рассылка и реклама (если требуется)

- Презентация курса, анализ, корректировки и улучшения.

Поиском клиентов, занимаются менеджеры из отдела по сбыту и реализации. Заказчиком рекламной акции может быть как крупная организация, так и малое предприятие. Чаще в необходимости проведения рекламной программы нуждаются товары новые, еще не известные потребителям, но также не стоит сбрасывать со счетов товары, которые на рынке уже достаточно давно. Эта категория продукции тоже нуждается в рекламе для поддержания к ней интереса у потребителей.

Процедура поиска имеет индивидуальный характер, т.е. каждый сотрудник выбирает удобный для себя способ. При первой встрече с клиентом, как правило, обговаривается общее содержание проекта; на что направлена данная акция; каких результатов хочет добиться заказчик после проведения программы. После этого заказ рассматривается в фирме всеми отделами; рассчитывается стоимость и работа компании; количество промоутеров необходимых для данного заказа, а также просчитываются стоимость дополнительных материалов (как правило материалы для акции предоставляет заказчик). Если все условия программы удовлетворяют заказчика, то компания составляется окончательный договор, который подписывается обеими сторонами в двойном экземпляре. Сроки выполнения программы обговариваются еще на начальном этапе формирования заказа. Договора с магазинами, торговыми центрами и рынками являются обязанностью менеджера ведущего заказ.

В случае если заказчиком является производитель, который уже обращался в данную компанию, то его заказ принимает менеджер, работавший с ним в прошлый раз. Таким образом, у каждого менеджера есть своя клиентская база. Менеджер сформировавший заказ получает 3% от его стоимости, а это является стимулом к заключению крупных сделок.

2.5.2 Анализ этапов сбора, передачи, хранения и обработки информации в выбранном процессе

Существенным как по содержанию, так и по трудоемкости разделом строительного проектирования является так называемое организационно-технологическое проектирование, т.е. проектирование самого процесса создания будущего объекта. Собственно выпуск организационно-технологической документации ведется в два этапа.

На первом этапе создается проект организации строительства (ПОС). В этот момент у проектировщиков-технологов еще нет полной информации об объекте, строительной площадке, предполагаемом генеральном подрядчике и т.д. Основу принимаемого решения составляют укрупненные нормативы, дающие средние цифры на единицу площади, единицу объема здания. По этим данным ведется оценка потребности в конструкциях, изделиях, материалах и др. В состав ПОС входят:

- календарный план строительства;

- строительный генеральный план с расположением постоянных и временных зданий, подъездных путей, инженерных сетей, складских площадок и.т.д.;

- организационно-технологические схемы с указанием технологической последовательности работ;

- ведомость объемов строительных, монтажных и специальных работ;

- ведомость потребности в строительных конструкциях, материалах, изделиях с распределением по календарным периодам строительства;

- график потребности в строительных машинах, механизмах, кадрах строителей;

- пояснительная записка.

На втором этапе создается проект производства работ (ППР), уточняющий ПОС по основным позициям на базе конкретных данных о строительной площадке и подрядчике.

Разработка ПОС - это обычно прерогатива проектных организаций, а ППР создается в генподрядных трестах и управлениях, трестах "Оргтехстрой", проектно-конструкторских и технологических институтах

ППР - это основной документ, определяющий технологию, сроки выполнения и порядок обеспечения ресурсами строительно - монтажных работ и содержащий решения по организации производственных процессов по возведению частей зданий (сооружений) с учетом конкретных условий производства работ. В ППР с учетом конкретной специфики возведения объекта решается целый комплекс расчетных, графических и организационных задач. Типизация этих задач в полном объеме вряд ли возможна и соответственно невозможно автоматизировать разработку всех разделов ППР, хотя комплекс наиболее трудоемких типовых задач выделить можно.

С задачами формирования организационно-технологической документации тесно смыкаются задачи инженерной подготовки производства, материально-технического обеспечения, планирования и управления строительным производством и подрядной строительной организацией.

Специалисты сметно-договорных, производственных отделов, групп ППР, отделов подготовки производства, отделов снабжения и комплектации, бухгалтерии подрядных и субподрядных строительных организаций взаимодействуют друг с другом в процессе работы, оперируя общими данными, что определяет интенсивность информационных потоков на всех этапах решения производственных и управленческих задач. При этом основной задачей комплексной компьютеризации является организация этих потоков, их стыковка, взаимоувязка, исключение дублирования информации, обеспечение ее непротиворечивости.

Программное обеспечение задач организационно-технологического проектирования и управления строительным производством - это разработки отечественных производителей.

- Комплексность: информация должна комплексно отражать все стороны деятельности службы: техническую, технологическую, организационную, экономическую и социальную во взаимосвязи с внешними условиями.

- Оперативность: получение входной информации должно происходить одновременно с протеканием процесса в управляемой системе или совпадать с моментом ее завершения.

- Систематичность: требуемая информация должна поступать систематически и непрерывно (по возможности).

- Достоверность: информация должна формироваться в ходе достаточно точных измерений.

Такая классификация информационного обеспечения может быть использована только при том условии, что в подразделениях службы управления имеются средства вычислительной техники (непосредственно, например, персональные компьютеры или используемые вычислительные ресурсы организации).

К разработке информационного обеспечения процесса управления предъявляется ряд организационно-методических требований:

1 рациональная интеграция обработки информации в информационной базе, сокращение числа форм документов;

2 возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутримашинной сфере;

3 необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.

В основу организации информационного обеспечения положены следующие принципы:

совместимость информационных массивов;

терминологическая однотипность понятий информационной базы;

однообразие способов представления величин (реквизитов) в памяти ЭВМ, включая совместимость по кодам;

сопрягаемость представления информации между различными звеньями управления, в том числе совместимость показателей при агрегировании на различных уровнях управления производством;

совместимость по структуре и содержанию информационных массивов в памяти ЭВМ; по программному обеспечению, используемому для формирования и обработки информационных массивов;

однократный ввод данных и многократное их использование, агрегация и фильтрация данных, зависимость степени агрегации от уровня принятия решения;

единство информационного обеспечения, предполагающий интеграцию данных в общей для всех задач информационной базе, централизацию основных функций управления хранимыми данными.

Этап формирования входной документации. Состав и структура форм оперативных входных документов определяются исходя из требований задач, используемых периферийных технических средств и существующих на предприятии оперативных документов. Создаваемые первичные документы подлежат оформлению в соответствии с требованиями унифицированных систем документации. Документы, предназначенные для создания информационной базы, должны быть пригодны как для ручной, так и механизированной обработки, к заполнению средствами оргтехники и последующей обработке на ЭВМ. Соответственно должна быть обеспечена простота ручного заполнения и удобства чтения.

Этап формирования выходных документов. Состав и структура форм выходных документов определяются организационно-экономической сущностью задач, целями и параметрами управления, возможностями средств обработки и вывода информации, а также требованиями используемого программного обеспечения. Выходные документы не должны содержать кодовых обозначений, требующих последующего декодирования.

Правильно разработанные документы повышают эффективность управляющих воздействий, уменьшают время и трудозатраты по выработке, снижают вероятность неправильного считывания информации с документа и записи на документ. При разработке выходных документов необходимо учитывать, что последующая их обработка и использование должны быть предельно просты.

2.6 Анализ рынка программного обеспечения

Первые фирмы, оказывающие услуги по выполнению ремонтных и отделочных работ в квартирах, появились в нашей стране только в девяностых годах прошлого века. Однако бизнес этот существовал и раньше, просто он не был легализован. Если нам требовалось выполнить ремонтные или отделочные работы, то мы просто искали специалистов среди своих знакомых или договаривались с бригадой на соседней стройке.

На сегодняшний день существует большое количество частных фирм, занимающихся ремонтом квартир, но спрос на их услуги просто огромный. Ежегодно сдаются миллионы квадратных метров новых площадей, имеющих только черновую отделку, владельцам новых квартир периодически требуется косметический ремонт, а квартиры из старого жилищного фонда нуждаются в изменениях капитального характера. Кроме того, регулярные сделки купли-продажи на вторичном рынке жилья также подразумевают то, что новые хозяева квартир будут проводить ремонтно-отделочные работы в новом жилище. По статистике, только чуть больше 5% наших сограждан готовы провести ремонт собственными силами, большинство всё-таки приглашает для выполнения подобных работ специалистов.

Создать фирму, выполняющую ремонтно-отделочные работы, достаточно просто, необходимо лишь учесть, что ремонт может быть: косметическим, класса "эконом" и класса "люкс". Если вы хотите занять нишу по проведению высококачественного (и самого дорогого) люксового ремонта, то и специалистов вам потребуется подбирать самой высокой категории, а не низкоквалифицированных рабочих из ближнего зарубежья.

Большой популярность пользуется программный продукт "1С:Предприятие" на Платформе v.7.7, такой как конфигурация "1С:Подрядчик строительства 2.3", разработанная фирмой "ИМПУЛЬС-ИВЦ". Данная конфигурация предназначена для автоматизации деятельности предприятий и организаций, выполняющих функции подрядчиков строительства. Конфигурация позволяет автоматизировать основные участки управления заказчика строительства: планирование и учет капитальных вложений, учет источников финансирования и взаиморасчетов, комплектация материалами и оборудованием, бухгалтерский учет деятельности предприятия. Учет выполнения строительно-монтажных работ в разрезе объектов строительства, статей затрат на строительство, технологической структуры затрат подрядчиков. Формирование справки о стоимости выполненных работ по форме КС-3. Сокращение затрат времени на обмен с документами и информацией достигается за счет обмена данными со сметными программами "1С:Смета".