Главная Коллекция "Otherreferats" Программирование, компьютеры и кибернетика Разработка информационной системы "Кадровый учет"

Разработка информационной системы "Кадровый учет"

Возможности автоматизированных систем учета кадров. Общая характеристика объекта автоматизации. Проектирование автоматизированной информационной системы компании "Кирпич+". Внедрение программного комплекса "Бухсофт: зарплата и кадры" в организацию.

Рубрика Программирование, компьютеры и кибернетика
Вид курсовая работа
Язык русский
Дата добавления 28.06.2014
Размер файла 1,7 M

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Страница:

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«ЮЖНЫЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Экономический колледж

Специальность «Информационные системы»

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

На тему: Разработка информационной системы «Кадровый учет»

Научный руководитель:

Бордюгова Т.Н.

Выпускник:

Корочинская М.А., студентка группы АС2

г. Ростов-на-Дону

2014 г.

Содержание

  • Введение
  • Глава 1 Теоретические основы разработки информационной системы кадрового учета
    • 1.1Информациооные технологии в кадровой работе
    • 1.2 Возможности автоматизированных систем учета кадров
    • 1.3 Обзор программ автоматизации кадрового учета
  • Глава 2 Разработка информационной системы «Кадровый учет» фирмы «Кирпич+»
    • 2.1 Общая характеристика объекта автоматизации
    • 2.2 Проектирование автоматизированной информационной системы компании «Кирпич+»
    • 2.3 Внедрение Бухсофт: зарплата и кадры в компанию «Кирпич+»
  • Заключение
  • Список используемых источников
  • Приложение А
  • Приложение Б

Введение

Создание современных электронных вычислительных машин позволило автоматизировать обработку данных во многих сферах человеческой деятельности. Без современных систем обработки данных трудно представить сегодня передовые производственные технологии, управление экономикой на всех ее уровнях, научные исследования, образование, издательское дело, функционирование средств массовой информации, проведение крупных спортивных состязаний. Значительно расширило сферу применения систем обработки данных появление персональных компьютеров.

Одним из наиболее распространенных классов систем обработки данных являются информационные системы. Хотя назначение таких систем понятно каждому, для серьезного обсуждения технологий современных информационных систем необходимо более четко определить, в чем заключаются их специфические особенности, чем они отличаются от других систем обработки данных, какие функции они могут выполнять, какими ресурсами они располагают.

Любой вид деятельности основывается на информации о свойствах состояния и поведения той части реального мира, с которой связана эта деятельность. Для получения такой информации во многих случаях необходимо регулярно через некоторые интервалы времени проводить натурные измерения (или наблюдения), позволяющие определять характеристики состояния сущностей реального мира и протекающих процессов, соответствующие моментам времени, когда эти измерения производятся.

В других случаях удается воспользоваться «материализованной» информацией, содержащейся в различного рода бумажных документах, отчетах или публикациях, которые также выступают как часть реальности. Требуемую информацию можно извлечь из них путем своего рода «наблюдения».

Значительно сократить объем необходимых натурных измерений позволяет компьютерное моделирование реальности. Если компьютерная модель адекватно (относительно информационных потребностей пользователей) отражает состояние и динамику реальности, то многие необходимые сведения можно получать с помощью такой модели, избегая тем самым натурных измерений, с существенно меньшими затратами времени, а возможно, и при более низкой стоимости. Именно для поддержки таких моделей служит специальный класс систем обработки данных - автоматизированные информационные системы.

Автоматизированной информационной системой называется комплекс, включающий вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические средства и информационные ресурсы, а также системный персонал и обеспечивающий поддержку динамической информационной модели некоторой части реального мира для удовлетворения информационных потребностей пользователей.

Поскольку модель предметной области, поддерживаемая информационной системой, материализуется в форме организованных необходимым образом информационных ресурсов, она называется информационной моделью.

АИС не всегда функционирует самостоятельно. Она может входить в качестве компонента (подсистемы) в более сложную систему, такую, например, как система управления торговой компанией, САПР или система управления производством.

Актуальность данной работы обусловлена теоретической и практической значимостью проблем, связанных с реализацией кадровой политики любой компании в сфере учета кадров, как важнейшей гарантии укрепления законности и правопорядка.

Все это в совокупности и обусловило определение цели, задач, объекта и предмета данной работы.

Целью дипломной работы является создание автоматизированной информационной системы заданной предметной области - кадровый учет, определить состояние кадрового планирования в компании «Киприч +» и специфику органов управления по формированию и реализации кадровой политики как целостной системы.

Задачи исследования:

- рассмотреть использование информационных технологий в кадровой работе компании;

- выявить возможности автоматизации систем учета кадров;

- провести обзор программ автоматизации кадрового учета в компании;

- спроектировать автоматизированную информационную систему компании «Киприч+»;

- внедрить программный комплекс Бухсофт: зарплата и кадры в компанию. кадровый учет автоматизация бухсофт

Объект исследования - компания ООО «Киприч+», г.Ростов-на-Дону.

Предмет исследования - процесс разработки и внедрения информационной системы 2кадровый учет».

Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка используемых источников и приложений. В дипломной работе содержаться 3 таблицы, 8 рисунков и 34 источника.

В первой главе описаны теоретические основы разработки и внедрения информационной системы кадрового учета. Вторая глава посвящена описанию процесса внедрения в компанию «Кирпич+» информационной системы «Кадровый учет (Бухсофт: зарплата и кадры)».

Глава 1. Теоретические основы разработки информационной системы кадрового учета

1.1Информациооные технологии в кадровой работе

Бурное развитие в последнее десятилетие информационных (компьютерных) технологий позволяет руководству современных организаций принципиально пересмотреть подход к организации процессов управления. Практически все руководители сегодня принимают управленческие решения на основе информации, содержащейся в базах данных. Внедрение информационных систем позволяет работать в едином информационном пространстве, быстро получать достоверную информацию, оперативно планировать и контролировать основные процессы. Информационная система становится мощным инструментом создания рациональной управленческой схемы, своего рода «нервной системой», которая пронизывает все «клетки» организации, во многом определяя ее состояние.

Применение автоматизированных систем в управлении кадрами в компании позволяет создать единую информационную среду и объединить все субъекты управления, повысить эффективность их работы. Использование современных информационных систем в деятельности по управлению кадрами создает ряд преимуществ по сравнению с традиционным подходом к организации работы кадровых служб и применением локальных кадровых программ.

Если кадровая политика в компании интегрирована с управленческой, финансовой политикой организации, то и автоматизированная система управления кадрами не должна существовать обособленно, а быть частью единой информационной системы, тем кадровым стержнем, без которого невозможна полная автоматизация процесса управления организацией, введение электронного документооборота, развитие внутренних и внешних коммуникаций.

В обычных условиях кадровую информацию чаще всего используют отдел кадров, отдел труда и заработной платы и расчетный отдел бухгалтерии. Здесь решаются конкретные задачи управленческого учета: планирование и контроль штатного расписания, прием, перемещение и увольнение кадров, учет отпусков и командировок; расчет заработной платы и т.д. Каждая из этих задач представляет собой определенную последовательность действий (по сути, это производственные технологии). Например, замещение вакантной должности может быть представлено как последовательность действий: образование вакансии - поиск кандидатур - получение данных о кандидатах (резюме, анкета, интервью и т.д.) - обработка данных - отсев неподходящих кандидатур - уточнение информации по реальным кандидатам - принятие решения (выбор кандидата) - прием/перевод сотрудника на вакантную должность - оформление трудового договора - заполнение вакансии в штатном расписании - расчет фонда оплаты труда - начисление зарплаты специалисту. В крупных государственных органах эффективно управлять таким процессом без информационной системы практически невозможно.

Кроме того, круг лиц, которые в той или иной степени нуждаются в качественной кадровой информации, гораздо шире. Это руководители всех уровней, сотрудники службы безопасности и др. Именно поэтому кадровый модуль в информационной системе, согласованный по структуре и формату данных с другими функциональными подсистемами, представляется более предпочтительным, чем локальная кадровая программа. С одной стороны, информационная система существенно расширяет число лиц, которые могут воспользоваться информацией со своего компьютера, а с другой - контроль и разграничение прав доступа гарантируют от превышения полномочий и несанкционированного обращения к кадровой информации.

Следует отметить, что учет кадров (а, точнее, кадровый документооборот) - только одна из кадровых функций, которая в достаточной степени формализована унифицированными документами, поэтому легко поддается автоматизации. При соответствующем уровне развития информационной системы могут успешно решаться и другие задачи управления кадрами служащих компании: разработка кадровой политики в аспекте четкого определения организационной структуры и функциональных обязанностей служащих, планирование потребностей в кадрах (в том числе по отдельным должностям, специальностям и т.д.), отбор и расстановка кадров в соответствии с организационной структурой, контроль организации труда (перемещений, изменений оплаты труда, отпусков и др.), планирование и контроль повышения квалификации служащих и др.

Отдельные направления деятельности по управлению кадрами компании успешно реализуются с применением информационных систем (таблица 1, Приложение А).

Так, на основе автоматизированного персонального учета возможно формирование служебного контракта и должностного регламента сотрудников компании.

Грамотно построив организационную структуру, определив функции, систематизировав права, обязанности и регламенты, возникающие в процессе исполнения этих функций, назначив ответственных за работу в ключевых областях, и внеся эту информацию в ИТ-систему, можно получить возможность на основе установленных форм документов в автоматическом режиме формировать основополагающие документы, вносить в них при необходимости коррективы и распечатывать для дальнейшего утверждения. Поскольку область деятельности каждого служащего в этом случае определяется кругом решаемых им задач и возложенных на него в рамках этих задач обязанностей, соответственно должностной регламент и служебный контракт формируются не на основе общих понятий о должностных обязанностях, а в соответствии с зонами ответственности и его функциональными обязанностями.

1.2 Возможности автоматизированных систем учета кадров

Автоматизированная система позволит хранить историю и получать отчеты об изменениях, например, в распределении должностных обязанностей. В случае перераспределения между служащими должностных обязанностей процесс разработки новых должностных регламентов и внесения изменений в служебные контракты занимает минимум времени, так как для этого потребуется лишь внести информацию о смене ответственных за перераспределяемыми функциональными обязанностями. Система сформирует новые должностные регламенты и внесет в случае необходимости, изменения в служебные контракты.

Автоматизация процесса подбора кадров делает его гораздо более эффективным. Помимо вышеперечисленного определения функций, информационная система может систематизировать внесенную информацию о навыках, квалификационных требованиях, предъявляемых или необходимых для исполнения конкретных функций. В этом случае работа с потенциальными кандидатами на замещение вакантных должностей будет более целенаправленной, т.к. появляется возможность проверки соответствия кандидата не просто определенной должности, а конкретным профессиональным и личностным требованиям, предъявляемым к решению определенных функциональных задач.

Если рассматривать процесс проведения аттестации кадров в традиционном смысле, то это, как правило, достаточно сложное мероприятие, требующее значительных временных затрат и связанное с определенными организационными трудностями. ИТ-система может решить большинство сопровождающих аттестацию проблем и повысить эффективность ожидаемых от аттестации результатов. Аттестацию возможно проводить с использованием локальной сети и типовых сценариев, позволяющих осуществить оценку служащего им самим, коллегами, руководителем и внешним экспертом.

При этом весь процесс аттестации будет проходить без отрыва служащего от рабочего места, с минимальными затратами рабочего времени его и руководства. Аттестация с применением ИТ становится обычным плановым и эффективным мероприятием. Полученная в процессе проведения аттестации информация и сделанные на ее основе выводы дают возможность принять взвешенные решения по формированию кадрового резерва, индивидуальных планов развития и т.п.

Подобным образом с помощью информационной системы может быть организован и квалификационный экзамен в форме компьютерного тестирования. На основе введенной в ИТ-систему базы тестовых заданий, программа автоматически сформирует вариант определенной сложности для конкретного госслужащего, обработает результат тестирования как с точки зрения общего итога, так и с точки зрения тех заданий, которые вызвали затруднения и соответствующих тем.

При проведении конкурсов на замещение вакантной должности или включения в кадровый резерв система позволит на основе оценок комиссии и экспертов сравнить кандидатов между собой и с показателями стандарта, выстроить рейтинг кандидатов.

ИТ-системы значительно облегчают ведение учета и соблюдение сроков прохождения сотрудниками компаний повышения квалификации и переподготовки, стажировок и других форм обучения, позволяет целенаправленно и планомерно реализовывать технологию обучения.

Таким образом, современные информационные системы могут применяться в основных функциональных областях деятельности по управлению кадрами и позволяют добиться снижения трудоемкости и повышения эффективности кадровой работы.

Рассмотренные возможности ИТ-системы дают общее представление о тех преимуществах, которые можно получить после их внедрения. Практический опыт показывает, что любой крупный проект по информатизации связан со значительными преобразованиями в структуре управления организацией. При автоматизации кадровой работы, требующей, как правило, совместных и согласованных между собой усилий сразу нескольких подразделений: отдела кадров, отдела организации труда и заработной платы, расчетного отдела бухгалтерии, отдела информационных технологий и других могут возникать проблемы, связанные с несогласованностью технологий работы, требующие предварительного обсуждения и поиска вариантов решения.

Наряду с решением задачи по выбору программного продукта для информационной системы, показателями высокого уровня готовности к внедрению выступают следующие критерии:

1) руководители всех уровней принимают цели информатизации и убеждены в ее необходимости, информационная система рассматривается как способ решения многих проблем;

3) на внедрение информационной системы выделено финансирование;

4) уровень компьютерной грамотности пользователей соответствует требованиям системы;

5) подразделение АСУ способно освоить и сопровождать информационную систему;

6) программно-аппаратная база ИТ развивается соответствующими темпами;

7) система взаимодействия готова к изменениям, связанным с внедрением информационной системы;

8) руководство компании готово передать кадровой службе необходимые полномочия и ресурсы для организации работы по внедрению информационной системы.

Внедрение ИТ-системы требует объединения деятельности взаимосвязанных подразделений, устранения несогласованности в технологиях работы. Так, в условиях традиционной неавтоматизированной или локально автоматизированной работы ответственность за правильность расчета заработной платы возложена на лицо, выполняющее расчет, т.е. на бухгалтера, который получает и всегда может проверить документы, поступающие из отдела кадров. В автоматизированной системе бухгалтер работает с внесенными в базу необходимыми данными, выполняет только свои профессиональные обязанности. Если кадровая служба будет действовать недостаточно ответственно, это приведет к ошибкам в расчете заработной платы.

В другом варианте противоречия возникают из-за разных временных параметров работы отдела кадров и расчетного отдела бухгалтерии. Специфика работы отдела кадров такова, что данные в системе о приеме, перемещении и т.п. отображаются практически сразу при изменении кадровой ситуации. Для расчета же заработной платы требуется определенная отсрочка: данные по расчету заработной платы за предыдущий месяц формируются, как правило, в начале следующего, и изменения в режиме он-лайн учитывать невозможно. Очевидно, что подобные проблемы должны быть решены преимущественно организационными методами.

Одним из вариантов комплексной автоматизации кадровой работы может стать внедрение корпоративной информационной системы, включающей подсистему с условным названием «Персонал», предназначенную для учета и управления фактическим кадровым составом, ведения штатного расписания и обеспечения их взаимного соответствия, планирования графиков работы и ведения табельного учета, а также для выполнения других действий, которые охватывают весь круг кадровых операций.

Подсистема «Персонал» позволяет эффективно обрабатывать личные дела основного состава, кандидатов на прием, уволенных сотрудников, внештатных сотрудников и др. и применяется для автоматизации работы кадровых подразделений и смежных служб. Подсистема «Персонал» должна быть интегрирована с другой подсистемой - «Зарплата», в которой используются данные личных карточек и табельного учета подсистемы «Персонал». Это позволяет эффективно проводить расчет заработной платы.

К основным задачам, решаемым с помощью подсистемы «Персонал», относятся: ведение штатного расписания и оргструктуры, учет личного состава и ведение табельного учета. При работе со штатным расписанием автоматически отслеживаются изменения в организационной структуре, системе квалификационных категорий, разрядов и т.д. Работа со штатным расписанием ведется по каждому подразделению.

Учет личного состава осуществляется путем ведения личных карточек сотрудников, в которые заносятся базовые данные (биографические сведения, образование, имеющиеся специальности, награды и т.д.), а также информация, накопленная в течение работы в компании - изменения условий труда, отпуска, командировки и т.д.

Автоматизированная система табельного учета может осуществляться как «по факту», так и «по отклонениям». Учет рабочего времени ведется по записям об отклонениях от графика рабочего времени каждого сотрудника либо регистрацией фактически отработанных дней/часов.

Подсистема «Персонал» дает возможность формирования отчетов любой степени сложности, автоматизация статистической отчетности существенно облегчает деятельность кадровой службы.

Таким образом, внедрение информационной системы позволяет автоматизировать большую часть функций кадровой службы:

- учет личного состава;

- ввод информации о сотруднике при приеме, ведение истории изменения условий труда (перемещений, назначений, др.), повышения квалификации, аттестаций, поощрения и т.п.;

- ведение штатного расписания, истории его изменений, поддержка однозначного соответствия между фактическим составом и определенным в штатном расписании, расчет вакансий;

- учет и оформление всех видов отпусков, отслеживание недоиспользованных отпускных дней, назначение дополнительных отпусков сотруднику;

- ведение календаря с учетом выходных/рабочих дней,

- ведение графиков работ с произвольной настройкой видов рабочего времени;

- ведение табельного учета и военно-учетного стола;

- разработка первичных документов, используемых в делопроизводстве кадровой службы;

- формирование, просмотр и печать выходных документов по учету личного состава;

- создание отчетов любой степени сложности (рис. 1).

Переход на автоматизацию процессов оформления движения кадров дает возможность рационализировать выполнение трудовых операций, уменьшить затраты времени и упорядочить действия по кадровому учету.

Так, проведенный нами анализ данных по трудозатратам сотрудников кадровой службы на основные операции по учету кадров при выполнении работы вручную и при использовании ИТ-системы, показывает, что автоматизация функций специалиста отдела кадров позволила резко сократить временные затраты работников при выполнении многих кадровых процедур. Автоматический расчет количества дней и периода предоставления отпуска занимает 1-2 мин, а при ручной работе более 15 мин на 1 чел.; поиск любой информации о сотруднике в системе занимает не более минуты, при ручной работе необходимо найти личную карточку, личное дело, трудовую книжку и сопоставить имеющиеся сведения, что занимает до 20 мин на одного сотрудника.

Рис. 1. Информатизация кадровых технологий

Кроме того, расширились возможности по получению информации о сотрудниках. Автоматизированная система позволяет получать по запросу разнообразные статистические и иные отчеты (например о сотрудниках с высшим образованием, о работающих свыше трех лет, о военнообязанных и т.д.) за считанные минуты. Для ручной подготовки таких данных, как правило, требуется от нескольких дней до и 2-3 недель.

При использовании ИТ-системы происходит сокращение сотрудников, занимающихся ведением кадрового учета, снижается время на проверку табелей подразделений; уменьшается количество ошибок при расчете табеля, связанных с неполной или неточной информацией об отклонениях от графика по отдельным сотрудникам.

Таким образом, использование ИТ-системы в кадровой работе приводит к оптимизации деятельности по выполнению кадровых операций и процедур:

- значительно сокращается время на одну процедуру за счет автоматизации отдельных операций;

- сокращается количество участников технологической цепочки по оформлению кадровых документов;

- минимизируется количество ошибок за счет сосредоточения процедуры в руках одного исполнителя;

- достигается достоверность и сохранность кадровой информации, полнота и оперативность ее получения;

- сокращаются потери времени у служащих - инициаторов кадровых действий и, таким образом, достигается двойной эффект информатизации - совершенствование системы работы в целом.

Условием успешного внедрения ИТ-системы является соответствующая готовность всей системы управления кадрами госоргана и кадровой службы в частности. Следует отметить, что как успехи, так и проблемы информатизации кадровых технологий всегда обусловлены проведением подготовительной работы. Подготовительный этап должен иметь самостоятельное значение и занимать продолжительное время с тем, чтобы практически все кадровые процедуры были подготовлены к автоматизации, а работники, их выполняющие, уверенно владели компьютерными технологиями. Организация кадровой службы, создание ее четкой структуры и регламента деятельности, подбор и обучение специалистов могут обеспечить в целом совместимость организационной структуры и сотрудников с основными целями и этическими ценностями проекта внедрения ИТ. Необходимо, чтобы мотивация специалистов кадровой службы на использование ИТ была довольно высокой, а все работники имели хорошие навыки работы с компьютерными программами.

При реализации данных условий применение информационных систем при осуществлении кадровых технологий будет способствовать повышению эффективности кадровой работы в целом.

1.3 Обзор программ автоматизации кадрового учета

Программы кадрового учета нужны, прежде всего, специалистам по кадровому делопроизводству. Такие системы служат для решения двух задач: автоматизации оформления документов и расчета заработной платы.

Личное дело - совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу и содержит:

- личный листок по учету кадров;

-автобиографию;

- копии документов об образовании;

- копию документа об утверждении в должности;

- характеристики или рекомендательные письма;

- заявление о приеме на работу или трудовой договор;

- копию приказа о приеме на работу;

- список научных трудов и изобретений.

Кроме того, многие системы также позволяют сохранять информацию о семейном положении сотрудника и воинском учете.

Информация о сотруднике будет неполной, если не хранить данные об истории его работы, о переводах на новые должности, поощрений и взысканий. Обычно возможность хранения подобных сведений называют возможностью отслеживания движения сотрудников, хранения организационной структуры и штатного расписания.

Учет рабочего времени сотрудников позволяет регистрировать действия сотрудника, автоматически выставляет нарушения, считает фактически отработанное время, составляет личные табели, отражает оперативную информацию. Также разработчики часто добавляют возможность регистрации в системе командировок, больничных и отпусков.

После того, как в систему занесены все вышеперечисленные данные, осталось ввести тарифные ставки и информацию о налогах, чтобы было достаточно сведений для автоматизации расчета заработной платы.

Ну и, конечно, намного полезнее будет система, которая умеет выводить все хранящуюся в ней информацию в виде стандартных форм, сформированных по правилам современного делопроизводства.

Оценка персонала.

Если системы кадрового учета более всего нужны сотруднику отдела кадров и бухгалтеру, то системы оценки персонала очень полезны также и менеджерам. Для наиболее разумного и эффективного использования сотрудников необходимо правильно оценить его. Различные системы, методы и методики оценки персонала позволяют выявить и раскрыть потенциал каждого сотрудника, и направить этот потенциал на реализацию стратегических целей компании Оценка всегда подразумевает наличие критериев оценки (шкалы, компетенции, KPI) и идеального «портрета» сотрудника, описанного в терминах критериев. С точки зрения построения системы можно выделить четыре объекта оценки (то, что оцениваем) и четыре группы методик оценки, от которых зависит организация процесса оценки: Объекты оценки:

- психологические характеристики личности;

- знания, умения и навыки сотрудника;

- поведение (ценности, отношения, мнения);

- эффективность труда.

Группы методик оценки:

- аттестация;

- тестирование и измерение, тренажеры;

- интервьюирование, опросы;

- деловые игры.

Объекты оценки часто называют компетенциями. С технической точки зрения оценка всех компетенций осуществляется одинаково, поэтому главное при выборе программы - реализация тех или иных методик. "Аттестация" - определение уровня соответствия. Аттестация является одной из наиболее распространенных форм оценки работы персонала, а точнее определения уровня соответствия работника занимаемой должности и (или) месту на которое он претендует.

Системы тестирования обычно включают систему хранения результатов тестирования, средства проведения тестирования, набор готовых тестов и конструктор новых. Интервьюирование и опросы обычно дают более полное представление о сотруднике, но их результаты труднее формально оценить и сохранить в структурированном виде для последующего поиска. Вернемся к основной цели оценки - подбору кадров и расстановке их на соответствующие должности. Решение этой задачи проще всего начинать с поиска сотрудников, обладающих определенными компетенциями и последующего анализа их личных качеств и реального опыта работы. Так как подобные системы находят свое место на компьютерах руководства, то необходимыми функциями являются: хранение истории обучения сотрудника, планирование потребностей в новых сотрудниках, контроль над адаптацией недавно принятых работников в коллективе. Кадровое агентство Системы для кадровых агентств чаще всего совершенно отдельные программные продукты. Но, всё же, у них есть ряд функций, сближающих их с другими кадровыми системами: хранение личной информации о работниках и, зачастую, их компетенций. В то же время, есть ряд специфических функций: хранение информации о работодателях, вакансиях, резюме в свободной и структурированной форме, расширенные возможности поиска.

Для повышения эффективности работы важны функции работы с интернетом: поиск и размещение вакансий, импорт резюме из различных систем. Некоторые системы для создания более полной картины позволяют сохранять информацию о сотрудниках после трудоустройства, записывать отзывы от работодателей и использовать эти сведения при повторном обращении этих людей.

Мы постарались обобщить информацию о программах управления персоналом с точки зрения приведенных выше функций. В дополнение к этому приведено немного общей информации в приложении Б.

С:Зарплата и управление персоналом 8.

Персонал - это наиболее ценный ресурс любой компании. И как любой ресурс он требует учета и эффективного управления. От того, как выстроено управление персоналом, во многом зависит эффективность работы предприятия в целом. Квалифицированные, инициативные и лояльные сотрудники способны существенно повысить качество работы и конкурентоспособность любой компании.

Управление данными о сотнях и тысячах работников, проведение мероприятий по подбору и обучению персонала, оценка квалификации производственного и управленческого состава являются трудоемкими процессами. Использование специализированных программных продуктов дает компании возможность сократить временные затраты на обработку большого количества информации и анализ данных, позволяет руководству эффективно планировать и осуществлять кадровую политику.

Для управления человеческими ресурсами предприятия фирмой "1С" разработан современный инструмент автоматизации задач управления персоналом, ведения кадрового учета и расчетов в соответствии с требованиями законодательства для коммерческих предприятий различного масштаба - 1С:Зарплата и управление персоналом 8.

Рис. 2. Функциональные возможности 1С:Зарплата и управление персоналом

В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 поддерживаются все основные процессы управления персоналом, а также процессы кадрового учета, расчета зарплаты, исчисления налогов, формирования отчетов и справок в государственные органы и социальные фонды, планирование расходов на оплату труда. Учтены требования законодательства, реальная практика работы предприятий и перспективные мировые тенденции развития подходов к управлению персоналом.

Решения 1С:Зарплата и управление персоналом 8 соответствуют требованиям Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О защите персональных данных". В программе реализована возможность регистрации событий, связанных с работой с персональными данными, в частности, доступ и отказ в доступе к персональным данным, включая информацию о том пользователе, с которым данное событие было связано.

Удобные и гибкие механизмы настройки отчетов позволяют получать полную и достоверную информацию в самых различных аналитических разрезах для различных категорий пользователей: руководства, службы управления персоналом, кадровой службы и других.

Варианты поставки

Учитывая различия в потребностях компаний разного уровня, фирма "1С" предлагает три программных продукта с различным функциональным наполнением и сложностью:

1С:Зарплата и управление персоналом 8. Базовая версия - продукт для небольшой организации, позволяющий на одном рабочем месте в полном объеме автоматизировать ведение кадрового учета, расчета заработной платы и исчисления необходимых налогов и взносов в соответствии с требованиями законодательства.

1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ позволяет не только вести кадровый учет и расчет заработной платы в компаниях, имеющих сложную юридическую структуру, но и автоматизировать базовые функции управления персоналом (подбор, обучение, мотивация).

1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП - комплексное решение для автоматизации всех задач управления персоналом на средних и крупных предприятиях, для которых эффективное управление человеческими ресурсами является необходимым условием успешной работы на рынке. Продукт позволяет решать задачи реализации кадровой политики предприятия и всесторонней оценки персонала на современном уровне, правильно и быстро обрабатывать информацию о состоянии персонала предприятия и давать на ее основе качественные и содержательные заключения о способностях работников, планировать обучение, развитие и карьеру, принимать обоснованные управленческие решения.

Программа учета рабочего времени и контроля работы сотрудников CS Polibase Bio предназначена для учета рабочего времени, объемов и сроков выполняемой работы и контроля работы сотрудников.

Программа учета рабочего времени и контроля работы сотрудников связана с расписанием работы сотрудников и журналом табельного учета, что позволяет отслеживать опоздания и внеурочные часы работы, а также рассчитывать повременную и сдельную составляющие заработной платы по объективным фактическим данным.

Рис. 3. Функциональные возможности 1С:Зарплата и управление персоналом 8. Базовая версия

Регистрация и учет рабочего времени может осуществляться с помощью сканера отпечатков пальцев(биометрический способ) и без помощи сканера отпечатков пальцев (традиционный способ), а также с помощью пластиковых карт с магнитной полосой, штрих-кодом или бесконтактных пластиковых карт. В отличие от других способов учета и контроля рабочего времени биометрический способ исключает ошибки и обман со стороны сотрудников при регистрации в журнале приходов и уходов.

Система учета и контроля работы сотрудников использует специальным образом организованные стандарты и регламенты работ, что позволяет учитывать и контролировать руководством предприятия правильность и своевременность выполнения работ.

Система может поставляться отдельным модулем или в составе системы комплексной автоматизации предприятияCS Polibase.

- Учет сотрудников и рабочего времени;

- Полноценная база данных о сотрудниках предприятия;

-Ведение штатного расписания работы сотрудников;

- Привязка позиций штатного расписания к подразделениям;

- Ведение почасового графика работы;

- Учет приходов и уходов сотрудников на рабочие места;

-Учет рабочего времени по сотрудникам, подразделениям и компании в целом;

-Табель работы сотрудников;

- Идентификация сотрудников и учет рабочего времени;

- Идентификация сотрудников на пункте регистрации по отпечаткам пальцев;

- Регистрация времени прихода на работу и ухода с работы;

- Расчет фактического времени пребывания сотрудника на работе.

Возможность прикрепления к контактам, задачам и действиям любых документов и внешних файлов любого формата (текст, электронные таблицы, электронные письма, файлы PDF, изображения, звук и др.)и их просмотр и редактирование в соответствующем этому формату редакторе (MS Word, MS Excel, MS Office Outlook, Acrobat Reader, редактор изображений, Media Player и др.) вызовом непосредственно из карточки контакта, задачи, действия.

Особенности графического интерфейса системы CS Polibase Control

В системе используется единая форма графического интерфейса, что существенно облегчает понимание системы и обучение персонала

Первичный графический интерфейс основан на списках, а не на формах. Списки позволяют оперировать на множествах данных и представлять результаты комплексных запросов. Формы данных используются при редактировании объектов учета

Единые правила работы со списками (добавление, изменение, удаление записей, прямая и обратная сортировка по любым столбцам, множественное выделение записей)

Оригинальный (не имеющий аналогов в других системах), удобный и наглядный механизм задания любых комплексных запросов с использованием унифицированных навигаторов поиска, позволяющих задавать широкий выбор комбинаций критериев поиска в любом сочетании

Унифицированные блоки статистической обработки информации и подготовки отчетов, разработанные по единым правилам и имеющие типовые интерфейсы, позволяют получать сводные и детальные отчеты в любом сочетании критериев запроса по всем основным показателям работы предприятия

Использование цветовой палитры для выделения данных в зависимости от контекста задачи

Наличие внутреннего векторного и текстового редакторов документов и использование векторной графики (например, для представления структуры предприятия)

Дополнительные возможности

Возможность организации нескольких пунктов биометрической регистрации сотрудников в одной локальной сети

Возможность организации единой системы учета рабочего времени для предприятия, имеющего территориально удаленные подразделения, с помощью системы удаленных обменов

Возможность регистрации любых других действий сотрудников только по биометрическому разрешению

Экспорт данных во внешних форматах (MS Excel, текст, HTML).

E-Staff Рекрутер.

Программный продукт E-Staff Рекрутер предназначен для рекрутинговых агентств, а также для кадровых служб компаний, осуществляющих подбор сотрудников. E-Staff Рекрутер - система полного цикла, автоматизирующая большинство рутинных операций в рекрутинге.

E-Staff Рекрутер может использоваться как комплексная программа для HR, занимающихся подбором персонала, так и программа для кадровых агентств. В обоих случаях E-Staff Рекрутер позволяет автоматизировать большинство операций, связанных с подбором персонала, включая обработку резюме, ведение базы кандидатов, управление вакансиями, работу с заказчиками, получение аналитических данных и т.д.

Глава 2. Разработка информационной системы «Кадровый учет» фирмы «Кирпич+»

2.1 Общая характеристика объекта автоматизации

«Кирпич+» ИП Глинкина В.В., г. Ростов-на-Дону, ул. 1-й Конной Армии, 15, Ростов-на-Дону, Ростовская область, Россия.

Основным направлением компании "Кирпич+" является осуществление поставок стеновых материалов: кирпич облицовочный, кирпич забутовочный, кирпич керамический, газосиликатные блоки. Компания постоянно расширяем ассортимент предлагаемой продукции, отслеживаем появление новинок и старается соответствовать требованиям быстроразвивающегося строительного спроса, предлагая только лучшую и проверенную продукцию.

Сотрудники компании "Кирпич+" отобрали для производителей, предлагающих экологичную, долговечную, эстетичную и высококачественную продукцию.

Кирпич облицовочный представлен в широкой цветовой гамме: желтый, красный, белый, коричневый, соломенный, золотистый, шоколадный, персиковый, янтарный, слоновой кости. Также имеются различные фактуры кирпича: гладкая, рустированная (под дикий камень), под ручную формовку, так называемый «тростник» и «бархат».

Для возведения внутренних стен и фундаментных работ компания "Кирпич+" предлагает Вам: строительный кирпич полусухого прессования и пластического формования Маркой М-100, М-125, полнотелый, пустотелый и с технологическими пустотами.

В качестве альтернативы забутовочному (строительному) кирпичу готовы предложить крупноформатные поризованные керамические камни POROMAX (ПОРОМАКС), а также газосиликатные блоки.

Забутовочный кирпич, сделает Ваш дом прочным и теплым. Облицовочный кирпич придаст ему желанный вид, поможет воплотить в жизнь любую мечту.

Также всегда готовы предложить своим покупателям:

- поставку точно и в срок;

- систему постоянных и накопительных скидок;

- отличный сервис, включающий доставку и разгрузку строительных материалов;

- качественную и полноценную консультацию опытных специалистов;

-индивидуальный подход к каждому клиенту - как оптовому, так и розничному заказчику кирпича.

2.2 Проектирование автоматизированной информационной системы компании «Кирпич+»

Целью разработки информационной системы в компании «Кирпич +» является:

- создание автоматизированной информационной системы «Отдел кадров», которая поможет юридически правильно оформить нового сотрудника на определенную должность;

- контроль законных прав и интересов при увольнении сотрудника;

- контроль законных прав и интересов при переводе сотрудника на другую должность или другое предприятие (организацию, учреждение);

- ускорить процесс оформления нового сотрудника на предприятие (организацию, учреждение), оснащенную проектируемой автоматизированной системой «Отдел кадров»;

- контроль соблюдение законных прав и интересов нового сотрудника с точки зрения Российского законодательства - Конституции РФ, Гражданского кодекса РФ, Трудового кодекса РФ и других нормативно-правовых актов);

- замена бумажных архивов более современными электронными архивами, соответствующих современным этапам компьютеризации, что позволит не только ускорить обработку информации, но и ускорить процесс доступа к ней;

- сокращение трудовых и материальных затрат на предприятии (организации, учреждении), обеспечивающих учет информации о сотрудниках;

- повышение оперативности, точности учета сведений о работниках предприятия, повышения правовой точности документов;

-повышение оперативности, надежности и правовой обоснованности оформления документации, связанной с документооборотом при заключении трудового договора между работником и работодателем;

- сокращение времени заведения, поиска и обработки необходимой информации и документов;

- упрощение доступа к информации;

- минимизация временных затрат на оформление документов.

Функции, разрабатываемой системы.

Функции автоматизированной информационной системы «Отдел кадров»:

- контроль законности прав и интересов трудящихся при приеме, переводе и увольнении (Конституция РФ, Трудовой Кодекс РФ, Гражданский Кодекс РФ, Уголовный Кодекс РФ, указы Президента РФ, постановления правительства РФ);

- ввод и контроль входных документов;

- система ведение личных дел сотрудников предприятия (организаций, учреждений) (Трудовой Кодекс РФ, Гражданский Кодекс РФ, указы Президента РФ, постановления Правительства РФ, иные Федеральные законы);

- ведение штатного расписания;

- система планирования деятельности (подготовка приказов на поощрение, вознаграждение, пенсия) на предприятии (организации, учреждений);

- система ведение личных дел сотрудников предприятия (организаций, учреждений) (Трудовой Кодекс РФ, Гражданский Кодекс РФ, указы Президента РФ, постановления правительства РФ);

- система регистрации отпусков (Трудовой Кодекс РФ, постановления правительства РФ);

- система ведения трудовых книжек (Трудовой Кодекс РФ, Правила ведения трудовых книжек);

- система учета рабочих часов, сверхурочных часов, часов работы в ночное время (Трудовой Кодекс РФ);

- система учета накопленных отгулов (Трудовой Кодекс РФ);

Назначение информационной системы в фирме «Кирпич+».

Разрабатываемая автоматизированная информационная система «отдел кадров» предназначена для организаций всех организационно-правовых форм, с помощью которой департаменту управления персоналом предоставляется возможность юридически правильно оформить, перевести или уволить работника, не нарушая при этом права и свободы ни одной из сторон (работника и работодателя). Система способна не только хранить, но и обрабатывать данные, формируя отчеты нужной формы и нужного образца, используя типы бланков, установленные законодательными актами РФ.

Предпроектная стадия.

На предпроектной стадии было проведено исследование работы департамента управления персоналом на преддипломной практике, где были рассмотрены и изучены программы для хранения и обработки данных работников организации. Были изучены способы и методы их занесения и обработки, рассмотрен документооборот, используемый организацией в отношении данных работника.

Ознакомление с основными задачами и функциями департамента управления персоналом.

Предназначение рядового отдела кадров обычно сводится к ведению кадрового делопроизводства и подбору персонала [8]. Отделы кадров в крупных компаниях осуществляют разработку системы кадровой политики, обучение, адаптацию, расстановку персонала, проведение тренингов, учет движения персонала внутри компании, формирование команды и корпоративной культуры, разработку схем мотивации. Функции отдела кадров включают в себя: планирование комплектования штата сотрудников компании в перспективе, исследование кадрового потенциала работающих сотрудников, планирование продвижения перспективных специалистов внутри компании. Менеджеры отдела кадров осуществляют оценку профессиональных и личностных качеств специалистов, находящихся в резерве, организуют процессы обучения и повышения квалификации, а также аттестации сотрудников. Также менеджеры отдела кадров занимаются разработкой должностных инструкций, поиском кандидатов, проведением собеседований и подбором персонала на необходимые вакансии.

Инспектора отдела кадров оформляют документы, связанные с приемом, переводом и увольнением сотрудников в соответствии с кадровым законодательством, а также занимаются оформлением и ведением трудовых книжек, учетом личного состава предприятия. Инспектора отдела кадров также занимаются подготовкой документов для представления их в пенсионный фонд и налоговую инспекцию [4].

Кадровый учет является необходимой составляющей в организации работы предприятия.

Кадровый учет предполагает ведение следующих видов работ:

- документальное оформление приема, перевода, увольнения сотрудников;

- кадровый учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;

- заполнение трудовых книжек, ведение установленной документации по кадрам;

- подготовка приказов и распоряжений по персоналу;

- организация табельного учета, составление графика отпусков;

- подготовка правил внутреннего трудового распорядка, коллективного договора, трудовых контрактов;

- составление установленной отчетности по работе с кадрами;

- составление штатного расписания и замещения;

- ведение личных карточек;

- составление должностных инструкций;

- консультации.

Кадровый учет ведется сотрудниками кадрового отдела или человеком, отвечающим за кадровое делопроизводство.

Кадровое делопроизводство - это комплекс методов и процессов работы с кадровыми документами, осуществляемый предприятием при выполнении им своих функций и задач. Кадровое делопроизводство является составной частью управления [15]. Кадровое делопроизводство предусматривает составление и оформление документов по определенным кадровым задачам: прием на работу, увольнение, перевод, перемещение, совместительство, временный перевод для замещения отсутствующего работника, поощрение, взыскание, предоставление отпуска, командирование, аттестация и т.п. Кадровое делопроизводство регулируется нормативно-методической базой. При ведении кадрового делопроизводства необходимо учитывать требования Федеральной инспекцией труда. Кадровое делопроизводство ведется по установленным требованиям, закрепленным в инструкции. Информацию о документах, касающихся кадрового делопроизводства можно получить в специальной литературе, на специализированных семинарах, курсах. Сотрудник кадрового отдела должен своевременно знакомиться со всеми изменениями в кадровом делопроизводстве[19]. Штатное расписание - организационно-распорядительный документ, содержащий перечень наименований должностей постоянных сотрудников с указанием количества одноименных должностей и размеров должностных окладов. Штатное расписание утверждается собственником предприятия, руководителем или вышестоящим органом. Стандартная форма штатного расписания содержит следующие разделы [5]:

1. Наименование структурного подразделения.

2. Наименование должности.

3. Код профессии.

4. Количество штатных единиц.

5. Месячный оклад или тарифная ставка (диапазон).

Правильно составленное штатное расписание включает в себя название предприятия, дату составления, подпись утвердившего штатное расписание лица и печать предприятия. При возникновении необходимости в новых сотрудниках издается приказ о внесении в штатное расписание новых единиц. Особенно важно штатное расписание для бюджетных организаций (оно должно быть составлено и утверждено до начала нового календарного года, иначе финансирование будет невозможно) [16]. Небольшие компании могут обходиться без штатного расписания, довольствуясь списком сотрудников. Для автоматизации кадрового учета созданы специальные компьютерные программы, в которых работа со штатным расписанием облегчена и регламентирована.

Ознакомление с основными правовыми положениями, относящиеся к работе департамента управления персоналом.

В своей работе отдел кадров руководствуется:

- Трудовым кодексом Российской Федерации;

- Законодательными, нормативными и нормативно-методическими актами Правительства РФ;

- Пенсионным законодательством;

- Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей;

- Основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления;

- Основами делопроизводства;

Страница:


Подобные документы

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.

© 2000 — 2023, ООО «Олбест» Все права защищены