Автоматизация движения документов в организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

Задача накопления, обработки и распространения (обмена) информации стояла перед человечеством на всех этапах его развития. В течение долгого времени основными инструментами для ее решения были мозг, язык и слух человека. Первое кардинальное изменение произошло с приходом письменности, а затем изобретением книгопечатания. Поскольку в эпоху книгопечатания основным носителем информации стала бумага, то технологию накопления и распространения информации естественно называть “бумажной информатикой”.

Положение в корне изменилось с появлением электронных вычислительных машин (ЭВМ). Первые ЭВМ использовались как большие автоматические арифмометры. Принципиально новый шаг был совершен, когда от применения ЭВМ для решения отдельных задач перешли к их использованию для комплексной автоматизации тех или иных законченных участков деятельности человека по переработке информации.

Одним из первых примеров подобного системного применения ЭВМ в мировой практике были так называемые административные системы обработки данных: автоматизация банковских операций, бухгалтерского учета, резервирования и оформления билетов и т.п. Решающее значение для эффективности систем подобного рода имеет то обстоятельство, что они опираются на автоматизированные информационные базы. Это означает, что в памяти ЭВМ постоянно сохраняется информация, нужная для решения тех задач, на которые рассчитана система. Она и составляет содержимое информационной базы соответствующей системы.

При решении очередной задачи система нуждается во вводе только небольшой порции дополнительной информации, остальное берется из информационной базы. Каждая порция вновь вводимой информации изменяет информационную базу системы. Эта база (информационная, или база данных) находится, таким образом, в состоянии непрерывного обновления, отражая все изменения, происходящие в реальном объекте, с которым имеет дело система.

Хранение информации в памяти ЭВМ придает этой информации принципиально новое качество динамичности, т.е. способности к быстрой перестройке и непосредственному ее использованию в решаемых на ЭВМ задачах. Устройства автоматической печати, которыми снабжены современные ЭВМ, позволяют в случае необходимости быстро представить любую выборку из этой информации в форме представления на бумаге.

По мере своего дальнейшего развития административные системы обработки данных перерастают в автоматизированные системы управления соответствующими объектами, в которых, как правило, не ограничиваются одной ЭВМ, а в составе двух и более ЭВМ объединяют в вычислительный комплекс.

В этом ряду особое место занимают базы данных и другое программное обеспечение, связанное с их использованием в качестве инструмента для делопроизводства и рационализации труда. Их использование позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных процессов, уменьшить непроизводительные затраты при их реализации, исключить возможность появления ошибок в подготовке бухгалтерской, технологической и других видов документации.

1. ОБЩИЙ РАЗДЕЛ

документооборот электронный программа

1.1 Исследование предметной области

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Порядок прохождения документов и операций, производимые с ними в организации, регламентируются инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников.

При применении электронного документооборота службой документационного обеспечения управления (самостоятельно либо со службой автоматизации управления) разрабатываются маршруты движения документов. использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в организацию.

Доставка документов в организацию осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а так же печатных изданий. По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения электронной почты.

Поступившие документы на бумажных носителях проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставку исполнителям. Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками службы документационного обеспечения управления. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично») проверяется правильность доставки, ц6елостность упаковки документов. На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Руководители структурных подразделений организации обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса. При рассмотрении руководитель структурного подразделения выделяет документы, требующие срочного выполнения, и незамедлительно передает их исполнителям.

Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководству организации или руководителям соответствующих структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. При наличии ответственного исполнителя, все остальные исполнители ответственные за своевременный и качественный анализ информации и предоставления ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов.

Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными лицами передаются в юридическую службу для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем в службу документационного обеспечения управления, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей руководителя и его заместителей. Копии подписанных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство.

Документы, отправляемые организацией (исходящие документы), передаются адресатам так же посредством почтовой и электрической связи. документы для отправки передаются полностью оформленными и зарегистрированными, с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку.

Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а так же необходимость и порядок досылки их бумажных оригиналов адресату, определяется инструкцией по делопроизводству организации.

Таким образом происходит документооборот в любой организации.

Следует отметить, что в России сложилась единая технология работы с управленческими документами - государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), основными особенностями которой являются следующие моменты:

- Контроль за документом осуществляется с момента его поступления/утверждения;

- Контрольные функции являются максимально централизованными - документ спускается от руководства предприятия к непосредственным исполнителям;

- В наличии имеется единые нормы и детально регламентированные правила работы с документами независимо от сферы деятельности предприятия;

Фактически документооборот является механизмом, связывающим предприятие с внешним миром и интегрирующим его внутренние подразделения. В силу интеграционного характера документооборота его неэффективность (реально существующая, несмотря на столь жесткую регламентацию) может влиять на успешность функционирования как предприятия в целом, так и его отдельных подразделений в части:

- Принятия некорректных управленческих решений из-за неполноты и недостоверности информации;

- Повышения затрат на доступ к информации;

- Снижения эффективности выполнения бизнес-процессов и бизнес-функций;

Механизм документооборота включает в себя:

- Документальные формы (формы документов);

- Маршруты движения документов;

- Правила записи/чтения информации.

Отлаженный механизм документооборота позволяет сотрудникам грамотно следовать определенным правилам, которые однозначно определяют форму, код, класс, получателей, исполнителей, источники информации, маршрут движения обрабатываемого документа.

Все эти правила в совокупности представляют собой процедуру, состоящую из отдельных шагов по вводу и/или доработке информационных объектов, задающую алгоритмы выполнения каждого шага и порядок следования шагов. Оптимизация данной процедуры является подзадачей в рамках общей задачи реструктуризации бизнес-процессов и в основном осуществляются за счет:

- Исключением дублирования атрибутов документальных форм;

- Оптимизации маршрутов движения документов за счет исключения избыточных звеньев.

Итак, анализируя все выше сказанное, мы можем сделать вывод, что документооборот представляет собой процесс, охватывающий всю деятельность организации и соответственно имеет наибольшую важность при оптимизации деятельности организации. Совершенно очевидно, что только организации с четким и правильно поставленным документооборотом могут быть конкурентоспособными в условиях современной рыночной экономики.

Выше мы выделили, что включает в себя механизм документооборота, теперь необходимо определиться с чего начать внедрение и оптимизацию процессов документооборота в организации. По моему мнению, прежде чем определять маршруты и правила чтения/записи документов необходимо определиться с тем какие же все-таки реквизиты должен содержать документ. В ГОСТ Р 6.30-2004 определенны реквизиты печатной формы документа (Таблица 1.1).

Таблица 1.1. Реквизиты документа

01	Государственный герб Российской Федерации
02	Герб субъекта РФ
03	Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
04	Код организации
05	Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
06	Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет
07	Код формы документа
08	Наименование организации
09	Справочные данные об организации
10	Наименование вида документа
11	Дата документа
12	Регистрационный номер документа
13	Ссылка на регистрационный номер и дату документа
14	Место составления или издания документа
15	Адресат
16	Гриф утверждения документа
17	Резолюция
18	Заголовок к тексту
19	Отметка о контроле
20	Текст документа
21	Отметка о наличии приложения
22	Подпись
23	Гриф согласования документа
24	Визы согласования документа
25	Оттиск печати
26	Отметка о заверении копии
27	Отметка об исполнители
28	Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
29	Отметка о поступлении документа в организации
30	Идентификатор электронной копии документа

Анализируя выше приведенный список можно отметить, что не все из имеющихся реквизитов требуются для описания форм документов, а так же есть ряд реквизитов, которые будут использоваться только при компьютерной обработке форм документов. Что бы определиться с группами этих реквизитов, необходимо ограничить предметную область решаемой нами задачи. Что мы сейчас и сделаем.

Автоматизированная система формирования номенклатуры дел в организации (структуризатор документов) предназначена для структуризации всех документов организации, создания их шаблонов и предоставления шаблонов конечным пользователям для формирования конкретных документов. Целью внедрения данной компоненты является стандартизация документационного обеспечения организации.

Таким образом, структуризатор документов не ставит перед собой таких целей как формирование правильных шаблонов документов, за это отвечают работники службы делопроизводства организации. Структуризатор предназначен для хранения и упорядочивания уже готовых шаблонов документов, обеспечения контроля версий данных шаблонов, а так же предоставления шаблонов документов конечным пользователям, то есть исполнителям процесса документооборота.

Тем не менее, правильное расположение реквизитов документа является не менее важной задачей, чем структуризация всех документов. Расположение реквизитов и требования к бланкам документов приведены в приложении №1.

Мы определили, что первым этапом в постановке процесса документооборота в организации является выявление и структуризация документов. В следующих разделах пояснительной записки мы более подробно рассмотрим данный процесс. А сейчас для получения полной картины о процессе документооборота рассмотрим оставшиеся этапы, к которым относятся построение маршрутов движения документов и разработка правил чтения/записи документов. Сразу необходимо отметить, что хотя последний этап и не в ходит в техническое задание на дипломное проектирование, структуризатор документов позволяет сохранять уже готовые правила чтения/ записи документов, и это является одной из функций программы (более подробно функции программы будут определены в разделе 1.2 данной пояснительной записки). Кроме этого вопросы, связанные с разработкой правил чтения/записи документов носят специфический характер и составляются подразделениями, ответственными за исполнение документов данного вида, поэтому мы рассматривать данный процесс рассматривать не будем.

Таким образом, нам осталось рассмотреть один этап - определение маршрутов перемещения документов. Для описания маршрутов движения документов применяют так называемые оперограммы, которые описывают отдельную процедуру и определяют:

- Состав операций;

- Перечень служб, которые участвуют в выполнении операции;

- Состав документов и средства подготовки документов;

- Связи с другими процедурами;

Оперограмма изображается таким образом, что по вертикали отображаются все необходимые операции по реализации процедуры, а по горизонтали - исполнители каждой из операций. В поле оперограммы условными обозначениями отображаются взаимосвязи, виды документов и т.п., выполняемые при реализации соответствующих операций (пример оперограммы приведен в таблице 1.2).

Необходимо отметить, что создание оперограмм является более сложной задачей, чем описание циркулирующих в организации документов. Данную задачу можно классифицировать как типичную консалтинговую задачу в области управления организацией, так как кроме описания документов она связанна с построением бизнес-процессов и бизнес-функций, а так же связи их с другими бизнес-процессами происходящими в организации.

Подводя итоги, можно отметить следующее: мы рассмотрели процесс документооборота в типичной организации, определили важность его оптимального протекания и оказываемое им влияние на остальные процессы организации. Таким образом, можно с большой степенью уверенности утверждать, что программное обеспечение данного класса имеет большую важность для современной, постоянно развивающейся организации. В следующем разделе мы рассмотрим техническое задание на проектирование и требования, которым должен удовлетворять готовый программный продукт.

1.2 Анализ существующих систем документооборота

Любая система документооборота, независимо от ее сложности, обладает набором характеристик, которые необходимо учитывать при определении требований к системе.

На текущий момент руководитель предприятия при принятии решения об автоматизации делопроизводства сталкивается с проблемой выбора системы электронного документооборота (СЭДО), которая смогла бы с наибольшим успехом решать поставленные задачи и оправдала бы инвестиции на свое внедрение. На рынке программного обеспечения представлено множество продуктов данного класса, как зарубежных, так и отечественных производителей.

Мы рассмотрим три из представленных на рынке систем документооборота - ЕВФРАТ Документооборот, Директум и Кодекс: Документооборот.

Система управления документами «Директум» имеет следующие характеристики:

1. Организация хранения и поиска документов;

2. Организация работы с содержимым документа;

3. Организация конфиденциальности информации путем применении электронной цифровой подписи;

4. Организации коллективной работы с документами;

5. Управление деловыми процессами (разработка маршрутов движения документов и контроль исполнения);

6. Поддержка типовой работы канцелярии организации;

7. Возможность интеграции с другими системами. используемыми на предприятии.

К основным недостаткам системы можно отнести высокие требования к ресурсам компьютера, а так же высокая стоимость внедрения и сопровождения системs? Что делает невозможным использование данной системы на предприятиях малого и среднего бизнеса.

Основными функциями системы ЕВФРАТ - Документооборот являются:

1. Регистрация документов в системе (заполнение регистрационной карточки), присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата;

2. Постановка документов на контроль;

3. Возможность создания параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям;

4. Возможность проектирования типовых маршрутов движения документов;

5. Слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний;

6. Поиск документов по любому из полей регистрационной карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка;

7. Разграничение прав доступа к документам, в том числе с использованием ролей, что удобно при временном или постоянном замещении должностей;

8. Протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП;

9. Подготовка и печать журналов и отчетов;

10. Рассылка документов, переписка между пользователями системы при помощи встроенной почтовой службы.

11. Возможность автоматизации процессов хранения и списания документов в архив;

12. Доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира

Особенностью системы ЕВФРАТ-Документооборот является ее гибкость и простота настройки, обслуживания и администрирования. В комплект поставки системы входит набор инструментов для успешной адаптации к особенностям любой компании - Дизайнер форм и Генератор отчетов. Дизайнер форм позволяет создавать свои собственные регистрационные карточки для дальнейшего использования их при регистрации документов в системе. При помощи Генератора отчетов можно создавать новые шаблоны журналов и отчетов.

Уникальной особенностью программы является входящая в комплект поставки встроенная СУБД, обеспечивающая работу системы, что не требует дополнительных вложений в приобретение базы, а так же обусловливает ее оптимальное использование.

ЕВФРАТ-Документооборот не требует особых условий установки и эксплуатации, не нуждается в покупке и внедрении дополнительного программного обеспечения сторонних разработчиков. Гибкость и простота настройки позволяют пользователям своевременно модернизировать систему в зависимости от изменений российского законодательства и деловой практики.

К основным недостаткам данной системы так же можно отнести высокую стоимость внедрения и сопровождения системы. Кроме всего прочего встроенная СУБД ставит организацию в полную зависимость от разработчиков системы.

Кодекс: Документооборот - это комплексное решение проблем автоматизации делопроизводства и административного управления в органах государственной власти и других организациях, она обеспечивает:

1. Полная поддержка функций службы делопроизводства и контрольно- экспертных подразделений

2. Информационная поддержка принятия решений первым руководителем

3. Масштабируемость: возможность внедрения на крупных, средних и в малых организациях

4. Возможность интеграции с внешними информационными системами

5. Поддержка технологии доступа и информации Internet/Intranet

6. Интеграция с правовыми базами данных "Кодекс"

Автоматизация учета и контроля движения служебной корреспонденции(электронных и бумажных документов), циркулирующей между подразделениями организации. В системе реализованы необходимые функции контроля исполнения. Система обеспечивает формирование и вывод выходных форм по статистике, анализу и контролю за документооборотом.

Все документы готовятся с помощью текстового редактора MS-Word, интегрированного с системой полнотекстовых баз данных "Кодекс". При этом осуществляется автоматическое помещение создаваемых текство в банк документов(электронный архив). Система обеспечивает контроль версий, возможность использования стандартных бланков, учет использования бланков, средства контроля идентичности электронного и бумажного текста.

Система регистрации документов обеспечивает:

- учет проектов документов;

- регистрацию подписанных документов;

- автоматизированное помещение электронного текста подписанного документа в эталонный(протокольный)банк документов организации;

- электронную рассылку текста документа(уведомления со ссылкой на банк документов) исполнителям;

- передачу текста документа для электронного опубликования на www-сервер.

Банк электронных документов организует доступ по технологии Internet/Intranet к электронным банкам документов органов государственной власти. Может обеспечить электронное опубликование документов с сети Internet. Включает поставку программного сервера "Кодекс-Сервер"

Система разработана на основе нормативно-правовых актов РФ, а также ГОСТов и других нормативов, установленных для делопроизводства.

После проведения анализа вышеописанных примеров систем документооборота можно отметить общий их недостаток: высокая стоимость внедрения и сопровождения, а так же высокие требования к технике на которой они будут установлены.

1.3 Обоснование выбора средств проектирования и реализации программной системы

Delphi - язык и среда программирования, относящаяся к классу RAD- (Rapid Application Development _ «Средство быстрой разработки приложений») средств CASE - технологии. Delphi сделала разработку мощных приложений Windows быстрым процессом, доставляющим вам удовольствие. Приложения Windows, для создания которых требовалось большое количество человеческих усилий например в С++, теперь могут быть написаны одним человеком, использующим Delphi.

Интерфейс Windows обеспечивает полное перенесение CASE-технологий в интегрированную систему поддержки работ по созданию прикладной системы на всех фазах жизненного цикла работы и проектирования системы.

Delphi обладает широким набором возможностей, начиная от проектировщика форм и кончая поддержкой всех форматов популярных баз данных. Среда устраняет необходимость программировать такие компоненты Windows общего назначения, как метки, пиктограммы и даже диалоговые панели. Работая в Windows , вы неоднократно видели одинаковые «объекты» во многих разнообразных приложениях. Диалоговые панели (например Choose File и Save File) являются примерами многократно используемых компонентов, встроенных непосредственно в Delphi, который позволяет приспособить эти компоненты к имеющийся задаче, чтобы они работали именно так, как требуется создаваемому приложению. Также здесь имеются предварительно определенные визуальные и невизуальные объекты, включая кнопки, объекты с данными, меню и уже построенные диалоговые панели. С помощью этих объектов можно, например, обеспечить ввод данных просто несколькими нажатиями кнопок мыши, не прибегая к программированию. Это наглядная реализация применений CASE-технологий в современном программировании приложений. Та часть, которая непосредственно связана с программированием интерфейса пользователя системой получила название визуальное программирование

Выгоды от проектирования АРМ в среде Windows с помощью Delphi:

· Устраняется необходимость в повторном вводе данных;

· Обеспечивается согласованность проекта и его реализации;

· Увеличивается производительность разработки и переносимость программ.

Визуальное программирование как бы добавляет новое измерение при создании создании приложений, давая возможность изображать эти объекты на экране монитора до выполнения самой программы. Без визуального программирования процесс отображения требует написания фрагмента кода, создающего и настрающего объект «по месту». Увидеть закодированные объекты было возможно только в ходе исполнения программы. При таком подходе достижение того, чтобы объекты выглядели и вели себя заданным образом, становится утомительным процессом, который требует неоднократных исправлений программного кода с последующей прогонкой программы и наблюдения за тем, что в итоге получилось.

Благодаря средствам визуальной разработки можно работать с объектами, держа их перед глазами и получая результаты практически сразу. Способность видеть объекты такими, какими они появляются в ходе исполнения программы, снимает необходимость проведения множества операций вручную, что характерно для работы в среде не обладающей визуальными средствами -- вне зависимости от того, является она объектно-ориентированной или нет. После того, как объект помещен в форму среды визуального программирования, все его атрибуты сразу отображаются в виде кода, который соответствует объекту как единице, исполняемой в ходе работы программы.

Размещение объектов в Delphi связано с более тесными отношениями между объектами и реальным программным кодом. Объекты помещаются в вашу форму, при этом код, отвечающий объектам, автоматически записывается в исходный файл. Этот код компилируется, обеспечивая существенно более высокую производительность, чем визуальная среда, которая интерпретирует информацию лишь в ходе исполнения программы.

1.4 Разработка технического задания на реализацию программной системы

При разработке программы «Автоматизированная система формирования номенклатуры дел в организации» преследовались следующие цели:

- Обеспечить средство для создания инфраструктуры комплексных интегрированных систем, реализующих весь комплекс задач, связанных со структуризацией документов.

- Обеспечить возможность поэтапного внедрения отдельных компонентов и реализации различных приложений, образующих интегрированную систему автоматизации документооборота.

- Существенно ускорить разработку приложений в области автоматизации документооборота.

- Создать набор законченных интегрированных между собой решений, автоматизирующих типовые процессы обработки документов и реализующих типовые задачи поддержки управления современной организации.

В основу разработки идеологии программы была положена концепция единой интегрированной системы автоматизации документооборота.

Данная система должна отвечать следующим требованиям:

1. Обеспечивать единые механизмы хранения и доступа к данным. В приложениях автоматизации документооборота используются данные, представленные в различном виде - в виде структурированной информации, файлы документов и их изображения, данные полнотекстовых индексов, а также справочная информация, а также записи каталога пользователей. Система должна обеспечить единый механизм доступа ко всем данным системы. Все данные должны быть доступны только прикладному сервису системы и не могут быть модифицированными пользователями и различными приложениями непосредственно.

2. Поддерживать единые механизмы разграничения и управления правами доступа. Система должна поддерживать единые механизмы аутентификации и разграничения прав доступа ко всей информации. В противном случае пользователю понадобится вводить множество паролей, а администратору вести большое количество списков пользователей для различных приложений.

3. Предоставлять пользователям общие средства навигации и доступа к данным. Особенностью системы документооборота является то, что она реализует большое количество приложений на базе единой платформы. В связи с этим необходимо обеспечить пользователям системы унифицированные средства доступа к различным приложениям. Универсальное клиентское рабочее место должно обеспечивать навигацию по дереву папок приложений, средства поиска объектов системы, инициализацию обработки объектов, а также динамическое управление табличными представлениями данных и отчетов.

4. Поддерживать общую структуру справочников.. Справочные данные, как правило, дублируются в различных приложениях, внедряемых в компании, что приводит к существенному снижению эффективности использования информации, содержащихся в базах данных. Например, информация о контрагентах компании накапливается в системе управления контактами, базах данных рассылки, системе управления сбытом, бухгалтерской программе и пр., что не позволяет воспользоваться информацией, накапливаемой в данных системах с единой точки зрения, например, проанализировать зависимость объема продаж от проведенной рекламной компании. То есть справочная информация не может быть использована как источник для поиска и структурирования информации в системе. Помимо этого при централизации хранения и управления справочной информацией существенно снижается стоимость ее сопровождения.

5. Обеспечивать интегрированные средства поиска. Ключевой вопрос успешного использования приложений автоматизации документооборота в качестве источника знаний о работе компании -- наличие в них интегрированных средств поиска информацииНеобходимо обеспечение комбинированных средств поиска, включающих структурированные запросы, полнотекстовый поиск, поиск по классификаторам и пр. Система должна обеспечивать сохранение типичных запросов в качестве шаблонов, а также возможность разграничения прав доступа на различные типы поисковых запросов.

6. Поддерживать единые средства управления жизненным циклом приложений и маршрутизации документов. Приложения документооборота обеспечивают автоматизацию основных управленческих процедур компании. Данные, накапливаемые в них, содержат крайне важную информацию, которая позволяет судить об эффективности тех или иных бизнес процессов в организации. В связи с этим крайне важно обеспечить интегрированные средства управления жизненным циклом приложений данной группы. Наличие данных механизмов обеспечит:

- Наблюдаемость процессов

- Накопление и доступ к информации об эффективности процессов

- Экономию за счет сокращения простоев

- Возможность организации схем распределенной обработки информации, включение клиентов компании в бизнес процесс

- Обеспечение удобства пользователей за счет использования унифицированного доступа к заданиям

7. Обеспечивать интегрированные средства управления и администрирования приложений. Интегрированные средства управления различными приложениями обеспечивают существенное снижение совокупной стоимости владения информационной системой. Упрощается процесс внедрения каждого следующего приложения за счет сокращения сложности обучения администраторов, отсутствия необходимости инсталляции дополнительного программного обеспечения, средств резервного хранения данных и пр.

8. Наличие унифицированных средств разработки (настройки) приложений и общего набора компонентов, используемых для встраивания в различные приложения. Единые механизмы разработки приложений позволяют обеспечить преемственность при разработке и внедрении различных приложений на базе системы. Наличие подобных инструментов обеспечивает:

- Возможность экономии при расширении функциональности

- Однократное обучение разработчиков и специалистов по внедрению системы

- Предсказуемость развития системы

2. ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ РАЗДЕЛ

2.1 Проектирование и реализация инфологической модели программной системы

Процесс проектирования БД начинается с анализа того, какого рода информация будет в ней храниться и каковы взаимосвязи между элементами этой информации. Структура, или схема, базы данных определяется средствами различных языков или систем обозначений, пригодных для описания проектов. По завершении этапа уточнений и согласований проект преобразуется в форму, которая может быть воспринята СУБД, и база данных начинает собственную жизнь.

Наиболее распространенным средством представления структур баз данных является ER - модель, или модель «сущность - связь».

В ER - модели структуры данных отображаются графически в виде диаграмм сущностей и связей, состоящей из элементов трех основных типов:

1. множеств сущностей;

2. атрибутов;

3. связей;

Множество сущностей. Сущность - это абстрактный объект определенного вида. Набор однородных объектов образует множество сущностей. Понятие сущности обладает определенным сходством с понятием объекта в объектно - ориентированном программировании. Примерно таким же образом можно трактовать множество сущностей и класс объектов. ER - модель, однако, отображает статические объекты - она имеет дело со структурами данных, но не с операциями над данными. Поэтому предполагать, что в ней могут содержаться описания неких «методов», соответствующих множествам сущностей и аналогичных методам класса, нет никаких оснований.

Атрибуты. Множеству сущностей отвечает набор атрибутов, являющихся свойствами сущностей. Атрибуты представляют собой атомарные значения.

Связи. Связи - это соединения между двумя или большим числом множеств сущностей.

Диаграмма сущностей и связей, или ER - диаграмма - это графическое представление множества сущностей, их атрибутов и связей. Элементы названных видов описываются вершинами графа, и для задания принадлежности элемента к определенному виду используется специальная геометрическая фигура (рисунок 2.1). Ребра графа соединяют множества сущностей с атрибутами и служат для представления связей между множествами сущностей. ER - диаграммы представляют собой инструмент описания схем, или структур, баз данных. Базу данных, соответствующую определенной ER - диаграмме и содержащую конкретный набор данных, принято называть экземпляром базы данных.

Каждому множеству сущностей в базе данных отвечает некоторый частный конечный набор сущностей, а каждая из таких сущностей обладает определенными значениями каждого из атрибутов. Уместно отметить, что информация о сущностях, атрибутах и связях носит абстрактный характер: содержимое ER - модели не может быть сохранено в базе данных непосредственно. Однако представление о том, что такие данные будто бы реально существует, помогает на начальной стадии проекта - пока мы не перейдем к отношениям, и структуры данных не приобретут физическую форму.

Рис. 2.1.Условные обозначения ER - диаграммы

Экземпляр базы данных так же включает определенные экземпляры связей, описываемых диаграммой. Связи R, которая соединяет n множеств сущностей E₁, E₂, E₃, … , E_n, соответствуют экземпляр, состоящий из конечного множества списков (e₁, e₂, e₃, … , e_n), где каждые элемент e_i выбранный из числа сущностей, присутствующих в текущем экземпляре множества сущностей E_i. Мы говорим, что элементы каждого из таких списков, охватывающих n сущностей, «соединены» посредством связи R.

Рассмотрим, как будет выглядеть модель «сущность - связь» для автоматизированной системы формирования номенклатуры дел на предприятии. Для начала выделим сущности рассматриваемой предметной области.

Таблица 2.1. Множества сущностей

Код сущности	Наименование	Описание и комментарии
Е1	Документы	Главная сущность разрабатываемой системы. Содержит наименования всех документов организации.
Е2	Группы документов	Назначение данной сущности - объединение документов в группы (дела), так же в группы могут быть объединены и сами группы.
Е3	Характеристики	Данная сущность предназначена для описания реквизитов документов в соответствии со стандартами по делопроизводству.
Е4	Виды документов	Множество сущностей, характеризующее все применяемые в организации виды документов.
Е5	Типы секретности	Множество сущностей, характеризующее типы секретности документов, применяемых в организации.
Е6	Должности	Множество сущностей, характеризующее должности всех исполнителей документов в организации.
Е7	Содержимое	Сущность - содержащая непосредственно сам шаблон документа.

После описания множеств сущностей информационного обеспечения мы можем построить первый вариант ER - диаграммы (рисунок 2.2).



Рис. 2.2.Первый вариант ER -диаграмы

Следующим этапом разработки является определение атрибутов для каждой сущности и связи. Атрибуты приведены в таблице 2.2.

Таблица 2.2. Атрибуту множеств сущностей

М - во сущностей (связь)	Атрибут	Примечание
Е1 - Документы	Наименование (А1)	Наименование документа
	Описание (А2)	Комментарий к документу (для чего предназначен, в каких случаях создается и т.п.)
Е2 - Группы документов	Наименование (А1)	Наименование группы (дела) документов.
	Описание (А2)	Описание дела.
	Префикс дела (А3)	Префикс дела - используется при нумерации документов.
	Срок хранения (А4)	Срок хранения документов данного дела.
Е3 - Характеристики
Е4 - Типы секретности	Наименование (А1)	Наименование группы секретности
Е5 - Виды документов	Наименование(А1)	Наименование вида документа.
Е6 - Должности	Наименование (А1)	Наименование должности исполнителя документов.
	Описание (А2)	Описание должности - для чего существует эта должность среди всех должностей организации.
Е7 - Содержимое	Шаблон (А1)	Шаблон документа
	Расширение файла шаблона (А2)	Расширение файла - используется ОС для идентификации приложения открывающего данный документ.

Особенный интерес представляет множество сущностей «Характеристики (Е3)», поэтому рассмотрим его атрибуты более подробно. В качестве атрибутов данного множества сущностей можно выделить следующие атрибуты:

1. А1 - Код документа;

2. А2 - Номер дела;

3. А3 - Время исполнения;

4. А4 - Время хранения;

5. А5 - Автор документа;

6. А6 - Исполнитель документа;

7. А7 - Кто подписывает;

8. А8 - Количество листов в документе;

9. А9 - Вид документа;

10. А10 - Класс секретности;

11. А11 - Класс унифицированности;

12. А12 - Памятка по заполнению документа;

13. А13 - Ссылки на юридические акты.

Как видно из приведенного описания, данные характеристики практически не содержат реквизитов определенных стандартом. Это связанно с тем, что в структуре информационного обеспечения есть множество сущностей «Содержимое (Е7)», которое в сущности и содержит формы документов в которых будут все необходимые реквизиты документов. Поэтому мы можем использовать сущности характеристик документов для расширения реквизитов документов. Кроме этого анализируя набор атрибутов данного множества сущностей можно всех исполнителей на три класса: авторы - те кто создает документ; исполнители - те кому документ предназначается; контролеры - те кто отвечает за правильное исполнение положений документа.

После определения всех атрибутов документов. Необходимо определить первичные и внешние ключи множеств сущностей. Анализируя атрибуты множеств сущностей можно сделать вывод, что ни один из определенных нами атрибутов не подходит на роль первичного ключа, исходя из соображений избыточности. В связи с этим мы добавляем к набору атрибутов каждой сущности еще по одному атрибуту А0 - код строки, который будет являться первичным ключом множества сущностей.

На этом процесс разработки модели «сущность - связь» можно считать завершенным, а результатом данного этапа является диаграмма сущность связь с указанием атрибутов и первичных ключей множества сущностей, которая приведена на рисунке 2.3.

Рис. 2.3.Полная ER - диаграмма

Далее следуют процессы преобразования ER - диаграммы в реляционную модель.

Реляционная модель представляет единственный способ представления данных - в виде набора двумерных таблиц, называемых отношениями.

В первом приближении процесс «превращения» ER - диаграммы в реляционную схему довольно прямолинеен:

§ Преобразовать каждое множество сущностей в отношение с тем же набором атрибутов;

§ Заменить каждую связь отношением, атрибуты которого являются ключами множеств сущностей, соединяемых этой связью.

Хотя названные правила охватывают изрядную часть предмета, существует несколько особых ситуаций, с которыми приходится считаться.

1. слабые множества сущностей не могут быть преобразованы в отношения непосредственно;

2. связи isa и подклассы требуют специального подхода.

3. иногда целесообразно объединять в составе отношения два других.

Для каждого множества сущностей, не являющегося слабым, можно создать отношение с тем же именем и набором атрибутов. Такое отношение не будет содержать каких бы то ни было сведений о связях, в которых участвует исходное множество сущностей; информация о связях отображается в отдельных отношениях.

Связи ER - модели также представляются отношениями. Отношения для заданной связи R.

Должно охватывать атрибуты, перечисленные ниже:

§ в схему отношения для связи R заносятся ключевые атрибуты для каждого из множеств сущностей, соединяемых связью R.

§ Если связь обладает собственными атрибутами, они так же входят в набор атрибутов для отношения этой связи.

Если одно и то же множество сущностей в контексте одной связи упоминается многократно, каждый из ключевых атрибутов вводится в отношение столько раз, в скольких ролях он участвует. При этом во избежание конфликтов имена атрибутов должны быть изменены. Переименование атрибутов выполняется в случаях, когда атрибуты с одинаковыми именами встречаются в наборе атрибутов самой связи или среди атрибутов тех множеств сущностей, которые охватываются этой связью.

Иногда отношения, получаемые после преобразований нельзя считать наилучшей формой представления определенных элементов данных. Один из распространенных вариантов подобных ситуаций таков. Имеется множество сущностей Е, соединенных посредством связи R типа «многие к одному» с множеством F, направленной от Е к F. Реляционная схема каждого из отношений, полученных на основе множества Е и связи R, будут содержать ключ множества E. Кроме того, в схему отношения для множества Е, будут введены атрибуты Е, не относящиеся к ключевым, а в схему отношения для связи R - собственные атрибуты R и ключевые атрибуты множества F. Поскольку связь R относится к типу «многие к одному», все указанные атрибуты обладают значениями, которые однозначным образом определяются на основе ключа множества Е, и их можно объединить в одной схеме отношения, которая будет содержать:

§ Все атрибуты множества Е;

§ Ключевые атрибуты множества F;

§ Собственные атрибуты связи R;

В качестве среды реализации информационного обеспечения автоматизированной системы формирования номенклатуры дел в организации был выбран сервер InterBase. Рассмотрим его основные преимущества по сравнению с другими коммерческими СУБД.

1. Низкие требования к аппаратному обеспечению компьютера, на котором он будет установлен. По сравнению, например с MS SQL Server его можно использовать и в локальных приложениях баз данных.

2. Простота настройки. Сервер становится доступен сразу после установки его на ЭВМ и не требует настройки и оптимизации.

3. Простота сопровождения. Для подключения базы данных к серверу необходимо просто скопировать ее на компьютер, где установлен сервер.

4. Наиболее полная поддержка стандарта SQL - 92. Что обеспечивает совместимость программного обеспечения с различных СУБД.

Далее необходимо рассмотреть особенности реализации основных объектов баз данных на сервере InterBase.

Таблица это структура, состоящая из множества неупорядоченных горизонтальных строк , каждая из которых содержит одинаковое количество вертикальных столбцов . Пересечение отдельной строки и столбца называется полем , которое содержит специфическую информацию. Многие принципы работы реляционной базы данных взяты из определений отношений между таблицами.

InterBase хранит информацию о метаданных в специальных таблицах, которые называются системными таблицами. Системные таблицы имеют специальные столбцы, которые содержат информацию о типе метаданных в этой таблице. Имена всех системных таблиц начинаются с "RDB$". Пример системной таблицы - RDB$RELATIONS, которая содержит информацию о каждой таблице в базе данных.

Системные таблицы имеют такую же структуру, как и определенные пользователем таблицы и расположены в той же самой базе. Так как метаданные, пользовательские таблицы, и данные все вместе расположены в одном и том же файле базы данных, каждая база данных является законченным модулем и может быть легко перенесена между различными машинами.

Системные таблицы могут быть изменены подобно любой другой таблице базы данных. Если вы не понимаете всех взаимосвязей между системными таблицами, то непосредственное изменение их может иметь негативный эффект на другие системные таблицы и разрушить вашу базу данных. Создание таблицы главным образом подразумевает определение столбцов таблицы. Главные атрибуты столбца включают:

- Имя столбца;

- Тип данных столбца или домен, на котором он базируется;

- Может или нет поле столбца принимать значение NULL;

- Факультативно справочные ограничения целостности.

Данные сохранены в определенном формате, который называется типом данных. Типы данных могут быть классифицированы по четырем категориям: числовые, символьные, даты и BLOB. Числовые данные включают в себя все числа, начиная с целых вплоть до чисел двойной точности с плавающей точкой. Символьные данные содержат строки текста. Даты используются для хранения дат и времени.

В то время как числовые, символьные и даты являются стандартными типами данных, BLOB-тип заслуживает специального внимания.

InterBase поддерживает такой тип данных, как большие бинарные объекты, которые могут хранить данные неограниченного размера. Тип BLOB это расширение стандартной реляционной модели, которая обычно обеспечивает только типы данных фиксированной длины.

Тип данных BLOB аналогичен последовательному файлу, BLOB данные могут быть сохранены в любом формате (к примеру, бинарном или ASCII). BLOB, однако, это не отдельный файл. BLOB данные хранятся в базе данных наряду со всеми другими данными. Так как BLOB столбцы часто содержат большие и переменные объемы данных, BLOB столбцы хранятся в отдельных сегментах.

InterBase не поддерживает непосредственно преобразование BLOB данных в другие форматы, но на некоторых платформах, BLOB фильтры могут транслировать BLOB данные из одного формата в другой.

В добавление к явному определению типа данных столбцов, InterBase обеспечивает глобальные определения столбцов или домены, на которых могут базироваться определения столбцов. Домен содержит информацию о тип данных, устанавливает атрибуты и ограничения целостности столбцов. В последующем при создании таблиц, возможно, использовать домены для определения столбцов.

InterBase позволяет вам определять правила обеспечивающие целостность информации хранящейся в столбцах, эти правила названы справочными ограничениями целостности. Ограничения целостности управляют связями типа столбец-таблица и таблица - таблица, а также проверкой ввода данных. Они выполнены через первичные ключи, внешние ключи и проверочные ограничения. Обычно первичный ключ это столбец (или группа столбцов), которые используются, чтобы уникально идентифицировать строку таблицы. Внешний ключ это столбец, чьи значения должны соответствовать значениям столбца в другой таблице. Проверочные ограничения - ограничивают ввод данных определенным диапазоном или набором значений.

Индексы это механизм для улучшения быстродействия поиска данных. Индекс определяет столбцы, которые могут быть использованы для эффективного поиска и сортировки в таблице. InterBase автоматически определят уникальные индексы для первичных и внешних ключей таблицы.

Вид это виртуальная таблица, которая не сохранена физически в базе данных, но ведет себя точно также как "реальная" таблица. Вид может содержать данные из одной или более таблиц или других видов и используется для хранения часто используемых запросов или множества запросов в базе данных. Виды могут также обеспечивать ограниченные средства защиты, так как они могут обеспечивать доступ пользователей к подмножеству доступных данных при скрытии других связанных и чувствительных данных.

Сохраненные процедуры это отдельные программы, написанные на языке процедур и триггеров InterBase, который является расширением SQL. Сохраненные процедуры являются частью метаданных базы данных. Сохраненные процедуры могут получать входные параметры, возвращать значения приложению и могут быть вызваны явно из приложения или подстановкой вместо имени таблицы в инструкции SELECT.

Сохраненные процедуры обеспечивают следующие возможности:

- Модульный проект: сохраненные процедуры могут быть общими для приложений, которые обращаются к той же самой базе данных, что позволяет избегать повторяющегося кода, и уменьшает размер приложений.

- Упрощают сопровождение приложений: при обновлении процедур, изменения автоматически отражаются во всех приложениях, которые используют их без необходимости их повторной компиляции и сборки.

- Улучшают эффективность работы: Особенно для удаленных клиентов. Сохраненные процедуры выполняются сервером, а не клиентом, что снижает сетевой трафик.

Триггеры это отдельная программа, ассоциированная с таблицей или видом, которая автоматически выполняет действия, при добавлении, изменений или удалений строки в таблице или виде.

- Триггеры могут обеспечивать следующие возможности:

- Автоматическое ограничение ввода данных, что бы гарантировать, что пользователь ввел только допустимые значения в поля столбцов.

- Упрощение сопровождения приложений, так как изменение в триггере автоматически отражается во всех приложения, которые используют таблицы со связанными с ними триггерами.

- Автоматическое документирование изменений таблицы. Приложение может управлять логом изменений с помощью триггеров, которые выполняются всякий раз, когда происходит изменение таблицы.

Когда триггер вызван, он имеет непосредственный доступ к добавлению, изменению или уничтожению данных. Триггеру могут быть так же доступны данные из других таблиц. Вы можете разрабатывать триггеры для:

- Завершения операции, возможно с сообщением об ошибке.

- Установки значений в записи, к которой вы обращаетесь.

- Добавления, изменения или удаления строк в других таблицах.

Генератор это механизм, который создает последовательный уникальный номер, который автоматически вставляется в столбец базой данных, когда выполняются операции INSERT или UPDATE. Генератор обычно применяется для создания уникальных значений, вставляемых в столбец, который используется как PRIMARY KEY. Для базы данных может быть определено любое число генераторов, каждый генератор должен имеет уникальное имя.