Автоматизация движения документов в организации

Схема базы данных системы представлена на рисунке 2.4.

Рис. 2.4.Схема базы данных

На данной схеме представлены таблицы базы данных, первичные и внешние ключи, а так же наименования полей и их типы данных.

2.2 Проектирование архитектуры программной системы

Самой первоочередной задачей при разработке информационной системы является разработка ее архитектуры. Задача разработка архитектуры любой системы происходит в несколько этапов:

1. определение функций, которые должны выполняться;

2. на основе анализа функций системы определяется состав её компонентов;

3. определяется функциональность каждого из компонентов системы;

Затем данный процесс повторяется многократно до тех пор пока все участники группы разработки не придут к единому решению. Необходимо отметить и тот факт, что в группу разработки непременно должны входить представители от заказчика программной системы.

Так как функции были заданны при постановке задачи, сразу приведем структурную схему системы (Рисунок 2.5).

В процессе рассмотрения структурной схемы системы мы будем рассматривать ее в контексте взаимодействия ее с внешней средой. Поэтому все объекты на схеме можно разделить на две группы: подсистемы автоматизированной системы формирования номенклатуры дел в организации и объекты внешней среды. К объектам внешней среды можно отнести пользователей системы, операционную систему, в среде которой функционирует данная программа и другие приложения, взаимодействующие с системой.



Рис.2.5.Структурная схема системы

Начнем рассмотрение с внутренних подсистем:

1. Подсистема доступа к данным (ПДД). Слой программного обеспечения, предназначенный для организации связи приложения и базы данных. С помощью данной подсистемы осуществляется чтение и запись данных в базу данных. Выполнение специфических запросов к базе данных с помощью языка SQL. Данная подсистема реализована в виде модуля данных (TDataModule).

2. Подсистема настройки (ПН). Представляет собой совокупность классов в задачи которых входит обеспечение подсистемы доступа к данным информацией о местонахождении базы данных и протокол соединения с базой данных, а так же с помощью данной подсистемы можно изменить параметры подключения к базе данных в случае изменении ее местонахождения. Данная подсистема взаимодействует с внешним объектом - файловой системой.

3. Подсистема справочников (ПС). Совокупность классов системы предназначенных для поддержания справочников системы в актуальном состоянии. Под справочником в данном случае понимается совокупность некоторой информации имеющий достаточно длительный интервал между модификациями содержимого. В программе имеются справочники должностей исполнителей, видов документов и типов секретности. Данная подсистема позволяет редактировать (изменять, удалять и модифицировать) содержимое справочников.

4. Подсистема поиска (ПП). Подсистема, предназначенная для осуществления поиска в каталоге документов нужного пользователю документа.

5. Подсистема управления взаимодействием подсистем (ПУВП). Специальная программная подсистема, представляющая собой совокупность классов, и предназначенная для координации взаимодействия между остальными подсистемами и пользовательским интерфейсом. Необходимость данной подсистемой обусловлена тем, что программа предназначена для работы в ЛВС организации, то есть возникает необходимость согласовывать информацию клиентских частей программы.

6. Встраиваемые компоненты (ВК). Совокупность СОМ интерфейсов предназначенных для обеспечения интеграции разрабатываемого продукта с уже имеющимися в организации средствами автоматизации документооборота и хозяйственной деятельности. Данная подсистема обеспечивает доступ для чтения информации из каталога документов из программного обеспечения сторонних разработчиков.

7. Графический пользовательский интерфейс (ГПИ). Данная часть предназначена для организации взаимодействия с пользователями системы. ГПИ системы состоит из двух частей: ГПИ администратора и ГПИ пользователя. ГПИ пользователя имеют клиентские части системы, он не имеет средств редактирования документов в каталоге и предназначен только для поиска и чтения документов.

Кроме рассмотренных нами компонентов необходимо еще указать про следующие элементы, которые непосредственно не входят в состав системы, но взаимодействуют с ней:

1. Файловая система. Используется для хранения файла параметров. Доступ к файловой системе осуществляется с помощью подсистемы настройки.

2. База данных и СУБД. База данных предназначена для хранения всей информации, с которой взаимодействует система, а так же выдачи порций информаций подсистеме доступа к данным по ее запросу. База данных работает под управлением СУБД, которая координирует все одновременные подключения пользователей, обеспечивая целостность и сохранность данных.

3. Приложения. Приложения сторонних разработчиков, которые используют ресурсы системы. Взаимодействие с системой осуществляется через встраиваемые компоненты.

4. Пользователи системы. Сотрудники организации, использующие программу в процессе своей профессиональной деятельности.

Рассмотрим взаимодействия между подсистемами автоматизированной системы формирования номенклатуры дел на предприятии.

При загрузке программы ПУВП инициализирует ПН, которая находит фай настройки, читает из него параметры подключения к базе данных и передает их ПУВП. После того как параметры подключения прочитаны, ПУВП конфигурирует ПДД и осуществляется подключение к базе данных. Затем инициализируется ядро программы, которое заполняет элементы пользовательского интерфейса и отображает главное окно программы на экране. После этого программа переходит в состояние ожидания действий пользователя.

При поиске документа в каталоге в ПУВП приходит команд от ГПИ. ПУВП инициализирует ПП с помощью, которой, в совокупности с ГПИ, строится запрос на поиск документа. После того как запрос сформирован, ПУВП передает запрос ПДД и переходит в состояние ожидания ответа. ПДД перенаправляет запрос СУБД. После того как ответ от СУБД получен, содержимое запроса передается в ГПИ и отображается на экране монитора.

При модификации данных в системе запрос от ГПИ передается в ПУВП, которая инициализирует ядро и ПС. Пользователь, посредством диалоговых окон ГПИ вводит в систему необходимые команды, которые обрабатываются ПУВП и с помощью ПДД обновляется содержимое базы данных, а затем и информация на экране монитора.

2.3 Разработка и реализации объектной модели и алгоритмов работы системы

Рассмотреть все бизнес - процессы документооборота не представляется возможным в связи с ограниченным объемом пояснительной записки, поэтому в качестве примера приведем описание бизнес - процесса прохождения приказа в организации и укажем место разрабатываемой программы в структуре бизнес - процесса.

Рис.2.6.Бизнес - процесса прохождения приказа

Данный процесс происходит в несколько этапов:

ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТА ПРИКАЗА

Подготовку и оформление проектов приказов проводят должностные лица - Руководители подразделений (специалисты) по поручению Руководителя предприятия.

Подготовка проекта приказа:

При подготовке проекта приказа осуществляется изучение вопроса и составление текста проекта приказа. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагают основания (факты, события, документы и др.) и дают мотивировку цели издания приказа. Констатирующая часть приказа опускается, если его распорядительная часть не нуждается в разъяснении (т.е. причина издания приказа очевидна). Констатирующую часть приказа отделяют от распорядительной разделительным словом "ПРИКАЗЫВАЮ:", которое печатается на отдельной строке от нулевого положения табулятора, прописными буквами с двоеточием, без разрядки и кавычек. В распорядительной части приказа излагают "кому" (исполнителю или структурному подразделению - ответственные за выполнение), "что сделать" (указывают конкретную работу), "до какого числа" (сроки ее окончания). Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения может отсутствовать. Распорядительную часть текста приказа, как правило, делят на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В последнем пункте указывают лицо или структурное подразделение, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом. В случае необходимости отдельным пунктом в конце приказа перечисляются ранее изданные документы (приказы, Решения и др.) или части их, которые данным приказом отменяются, изменяются или дополняются. Отдельные задания (например, задание, содержащее цифровые данные) или вводимые в действие приказом нормативные документы (Инструкции, положения, правила и др.), как правило оформляются в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа. На первом листе приложения в правом верхнем углу делается надпись: "приложение к приказу Руководителя АО "ИМЯ ФИРМЫ" от 00.00.00 № 000". Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.

Оформление проекта приказа:

Оформление проекта приказа заключается в проставление в строго определенных местах бланка или стандартного листа необходимого (определенного для данного типа документов) набора реквизитов. Приказы по основной деятельности (первый лист) оформляют, как правило, на Общем бланке предприятия.

ПОДПИСАНИЕ ПРОЕКТА ПРИКАЗА

Согласование проекта приказа

Подписание проекта приказа начинается с его согласования. Должностное лицо, готовящее проект приказа, согласует его с:

- Руководителями структурных подразделений;

- Юристом;

- Главным бухгалтером;

- Другими заинтересованными должностными лицами.

Такое согласование оформляется в виде проставления реквизита "виза" в строго определенном месте Общего бланка или стандартного листа, на котором оформлен проект приказа (далее "на Бланке приказа"). Если при согласовании возникают замечания, то они указываются либо в самой визе (если замечание короткое), либо на отдельном листе с проставлением соответствующей пометки на бланке приказа ("Замечания прилагаются" рядом с визой). Визы собираются на последнем листе проекта приказа.

Передача проекта приказа в службу ДОУ

После завершения согласования проект приказа передается Должностным лицом, готовившим его, в службу ДОУ для подписания Руководителем предприятия (или его заместителем, имеющим соответствующие права - далее "его заместитель").

Проверка правильности оформления проекта приказа

Перед передачей проекта приказа на подпись Руководителю предприятия (его заместителю) сотрудник службы ДОУ проверяет правильность его оформления в соответствии с действующими государственными стандартами на организационно-распорядительную документацию. Неправильно оформленный проект приказа возвращается должностному лицу, готовившему его, на доработку.

Корректировка проекта приказа

В полученный от специалиста службы ДОУ для подписания проект приказа Руководитель предприятия (его заместитель) может вносить изменения и дополнения. Такие изменения и дополнения становятся неотъемлемой частью проекта приказа и не нарушают его юридической силы.

Проставление реквизита "Гриф ограничения доступа к документу"

При наличии в проекте приказа сведений, входящих в перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, на проекте приказа руководитель (его заместитель) проставляет реквизит "гриф ограничения доступа к документу".

Подписание проекта приказа

Приказ подписывает (проставляет реквизит "подпись" на бланке приказа) Руководитель предприятия (или его заместитель, имеющий соответствующие права). Подписывается первый экземпляр приказа (подлинник). Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указан иной срок.

РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗА

Регистрация приказа

Полностью подготовленный, оформленный и подписанный приказ перед передачей его исполнителю для работы (исполнения) регистрируется специалистами службы ДОУ. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, их оперативного поиска, учета и контроля. Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная (в данном материале не будем останавливаться на их подробной характеристике). Регистрация приказа - это фиксация факта его создания путем проставления на нем реквизитов "индекс" и "дата" (на бланке приказа) с последующей записью необходимых сведений о приказе в регистрационных формах (журналах и/или карточках). Приказ регистрируется только один раз - в день его подписания. При передаче зарегистрированного приказа из одного структурного подразделения предприятия в другое он повторно не регистрируется. Реквизит "дата" проставляется на приказе после его подписания (специалистами службы ДОУ). Реквизит "индекс" приказа, как правило, представляет собой арабские цифры без буквенных знаков, проставляемых в хронологическом порядке (простая порядковая нумерация) с начала календарного года. Данный реквизит проставляется на приказе (на бланке приказа) специалистами соответствующих структурных подразделений (служба ДОУ, структурное подразделение, руководитель которого готовил проект приказа), в зависимости от принятой на предприятии формы регистрации документов. На приложениях к приказу индексы не проставляются. Приказы по основной деятельности регистрируются в отдельных регистрационных формах (журналы регистрации приказов по основной деятельности). Форма журнала регистрации не регламентирована, т.е оптимальный состав и порядок расположения регистрационных граф (реквизитов) определяется службой ДОУ предприятия по своему усмотрению. Форма и порядок ведения таких журналов закрепляется в разрабатываемой предприятием "Инструкции по ведению журнала (карточек) регистрации приказов по основной деятельности". Как правило, в регистрационных формах используются следующие регистрационные графы:

- индекс и дата;

- автор (разработчик);

- кто подписал;

- заголовок и/или краткое содержание;

- приложения;

- резолюция (содержание поручения, исполнитель, автор поручения, дата);

- расписка исполнителя в получении Приказа;

- срок исполнения;

- отметка о контроле;

- ход исполнения;

- отметка об исполнении;

- номер дела;

- перенос данных на машинный носитель

При наличии в приказе сведений, входящих в перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, приказ регистрируется в специальной учетной (регистрационной) форме. Технология прохождения на предприятии документов, содержащих коммерческую тайну, в данном материале не рассматриваются.

Проставление реквизита "Отметка о контроле"

Регистрацию приказа можно рассматривать как начальный этап контроля за его исполнением. После указания руководителя (его заместителя) предприятия о постановке приказа на контроль, специалист службы ДОУ проставляет реквизит "отметка о контроле" на левом поле приказа напротив реквизита "заголовок к тексту" (реже - напротив контролируемых пунктов данного приказа).

ИСПОЛНЕНИЕ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ПРИКАЗА

Приказ, подписанный Руководителем (его заместителем) и зарегистрированный специалистами службы ДОУ, передают указанным в нем Исполнителям под расписку для проведения работ по его выполнению.

Размножение приказа

Если в приказе указано несколько исполнителей, то для обеспечения оперативности исполнения приказа допускается его размножение в необходимом количестве экземпляров. Необходимость размножения приказа и количество копий (список рассылки) определяется лицом, организующим его исполнение (Ответственным исполнителем). В списке рассылки указывают наименование приказа, фамилию исполнителя, структурное подразделение, количество передаваемых экземпляров, дату. Ответственность за определение тиража и правильность составления списка рассылки возлагается на должностное лицо, готовившее данный приказ.

Заверение размноженных копий приказа

Размноженные копии приказа заверяются специалистами службы ДОУ. Для заверения копии приказа специалист службы ДОУ проставляет на бланке приказа, на котором оформлена каждая копия приказа, реквизит "отметка о заверении копии".

Рассылка приказа (копий) исполнителям

Все размноженные и заверенные экземпляры приказа либо передаются специалистами службы ДОУ ответственному исполнителю для самостоятельной рассылки исполнителям, либо специалисты службы ДОУ сами раздают их каждому исполнителю. Экземпляры приказа передают исполнителям под личную подпись, которая проставляется ими в списке рассылки (обычно на оборотной стороне последнего листа подлинника приказа). В первом случае расписывается ответственный исполнитель с указанием количества полученных экземпляров, во втором - расписываются все исполнители, получившие копию приказа. Обработка приказов и передача их для работы (исполнения) исполнителям должна осуществляться в течении одного рабочего дня с момента их поступления после подписания в службу ДОУ.

Постановка приказа на контроль

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных приказов.

Ответственным за организацию контроля исполнения приказа является руководитель (его заместитель) предприятия. Основная цель организации контроля - обеспечение своевременного и качественного исполнения приказа. Контроль исполнения приказа осуществляют специалисты службы ДОУ и должностное лицо, готовившее данный приказ. Для постановки приказа на контроль специалисты службы ДОУ заполняют соответствующие графы в регистрационных формах (журналах и/или карточках).

Проверка своевременного получения приказа (копий) исполнителями

Если рассылку приказа (его копий) Исполнителям осуществлял самостоятельно Ответственный исполнитель, то специалисты службы ДОУ должны проверить их своевременное получение Исполнителями для начала проведения работ по исполнению записанных в нем поручений.

Исполнение приказа

Проведение конкретной работы исполнителем во исполнение поручения (задания), записанного в приказе.

Проверка и регулирование исполнения приказа

Ответственный исполнитель самостоятельно лично контролирует ход исполнения приказа. Специалисты службы ДОУ контролируют срок исполнения приказа. Срок исполнения приказа - это период времени, отведенный на исполнение приказа, или календареая дата, к которой назначено исполнение. Сроки исполнения приказа могут быть типовыми или индивидуальными. Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления. На рассмотрение и отчет о выполнении приказов типовыми сроками исполнения отводится 10 дней, если срок исполнения в приказе не указан. Индивидуальные сроки исполнения указываются автором приказа в его тексте или устанавливаются руководителем (его заместителем) предприятия. Типовые и индивидуальные сроки исчисляются в календарных днях с момента подписания (вступления в действие) приказа. Если индивидуальный срок исполнения приказа отличается от типового, то сроком исполнения считается индивидуальный срок. При необходимости выполнения пунктов приказа в различные сроки, по каждому пункту устанавливается свой срок исполнения. Контроль хода исполнения приказа производится ежедневно, если до установленного срока исполнения осталось от 1 до 5 дней, и дважды в течение срока - если до установленного срока исполнения осталось от 5 до 10 дней.

Доклад руководителю предприятия о выполнении приказа

Ответственный исполнитель и специалисты службы ДОУ по результатм контроля информируют руководителя (его заместителя) предприятия о ходе исполнения приказа, достигнутых результатах и возникших обстоятельствах, препятствующих исполнению приказа в установленные сроки.

Согласование изменения сроков и порядка исполнения приказа

В необходимых случаях руководитель (его заместитель) предприятия и Ответственный исполнитель согласуют изменение сроков и порядка исполнения приказа. Основанием для этого является докладная записка ответственного исполнителя с мотивировкой необходимости таких изменений. Решение об изменение сроков и порядка исполнения приказа отражается в резолюции руководителя (его заместителя) предприятия. Изменение сроков и порядка исполнения приказа должно быть оформлено не менее, чем за два дня до истечения срока исполнения приказа.

Изменение сроков и порядка исполнения приказа

На основании резолюции руководителя (его заместителя) предприятия специалисты службы ДОУ изменяют сроки и порядок исполнения приказа путем внесения необходимых корректировок в соответствующие графы в регистрационных формах (журналах и/или карточках).

Завершение исполнения приказа

Приказ считается исполненным, если фактически проведены предусмотренные в нем мероприятия (выполнено конкретное задание, подготовлен письменный ответ и др.) или во его исполнение составлен другой документ.

ПЕРЕНОС ИСПОЛНЕННОГО ПРИКАЗА В ДЕЛО

Возврат исполненного приказа в службу ДОУ

Приказ, зарегистрированный специалистами службы ДОУ, после исполнения должен быть возвращен Ответственным исполнителем в службу ДОУ для подшивки в дело (формирования дел).

Запись об исполнении приказа

Результат исполнения приказа представляют в письменном отчете или отмечают в краткой форме на самом Приказе (Ответственный исполнитель и/или специалисты службы ДОУ заполняют на бланке приказа поле "краткие сведения об исполнении" реквизита "отметка об исполнении документа и направлении его в дело"). Кроме этого, специалисты службы ДОУ делают необходимые отметки (записи) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и/или карточках).

Снятие исполненного приказа с контроля и подшивка его в дело

Приказ снимается с контроля после его исполнения. Если необходимость в исполнении приказа отпала, то он снимается с контроля лицом, поставившим его на контроль. При этом специалисты службы ДОУ делают необходимые отметки (записи) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и/или карточках). Подшивка приказа в дело (формирование дел) - это группировка исполненных приказов в дела в соответствии с номенклатурой дел предприятия. Формирование дел осуществляет специалист службы ДОУ под непосредственным контролем руководителя предприятия. На бланке приказа, подшиваемого в дело, специалисты службы ДОУ проставляют реквизит "отметка об исполнении документа и направлении его в дело" и делают необходимые отметки (записи) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и/или карточках). При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

- в дело помещаются только исполненные и правильно оформленные приказы;

- приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

- в дело группируются, как правило, приказы одного года (за исключением переходящих);

- в дело включается один (подлинный) экземпляр приказа;

- приказы внутри дела располагаются в нумерационной (по возрастанию их регистрационных (порядковых) номеров) последовательности;

- приложения (на документе проставлена отметка "приложение") к приказу подшиваются в деле совместно с соответствующим приказом;

- документы к приказам группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты;

2.4 Разработка плана тестирования программной системы и тестовых случаев

Как известно, полностью протестировать программу невозможно по следующим причинам:

1. Количество всех возможных комбинаций входных данных слишком велико, чтобы его можно было проверить полностью.

2. Количество всех возможных последовательностей выполнения кода программы также слишком велико, чтобы его можно было протестировать полностью.

3. Пользовательский интерфейс программы (включающий все возможные комбинации действий пользователя и его перемещений по программе) обычно слишком сложен для полного тестирования.

Т.е. написать тесты для полного тестирования продукта -- просто невозможно. Мы можем разработать миллионы тестов, но будет ли время их выполнить? Вероятнее всего -- нет. Поэтому приходится тщательно выбирать тесты, которые будут проводится тестировщиком. Т.к. основой проводимых испытаний служат требования к программному продукту, то практическим правилом для определения границ обследования конкретного теста может служить критерий, по условиям которого на каждое такое требование полагается, по меньшей мере, один тест.

Тест представляет собой набор операций, предназначенных для получения одного или большего числа ожидаемых результатов в некоторой программной системе. Если получены все ожидаемые результаты, считается, что тест прошел (т.е. выполнен успешно). Если фактический результат отличается от ожидаемого, считается, что тест не прошел (т.е. завершился неудачно).

Каждый тест состоит из следующих компонентов:

1. идентификатор;

2. имя теста - описательное название теста, которое упрощает его поиск и понимание его содержания;

3. описание (начальные условия и описание того, что тест проверяет);

4. идентификатор требования, который проверяет тест;

5. последовательность шагов, необходимых для выполнения теста;

6. последовательность событий, которые должны произойти в результате выполнения каждого шага - ожидаемые результаты;

7. последовательность событий, которые произошли в результате выполнения каждого шага - фактические результаты;

8. результат выполнения каждого шага.

Поле Фактический результат заполняет тестировщик данными, полученными при проведении теста, затем каждый шаг теста отмечается результатом выполнения Пройден/Провален. Результат выполнения устаналивается тестировщиком на основе анализа соответствия полученного фактического результата ожидаемому. Если шаг отмечается результатом Провален, то дальнейшее проведение теста прекращается, тестировщик регистрирует дефект.

Таблица 2.3. тестовое требование «поиск документа в каталоге»

Идентификационный номер	1
Название	поиск необходимого документа в каталоге
Описание	Приложение позволяет произвести поиск необходимого документа в каталоге. Если документы будут найдены, то они должны отобразятся в списке «Результаты поиск по запросу».
Приоритет	3

Перед тестами, относящимся к этому требованию, можно поставить следующие цели:

- проверить, что приложение позволяет произвести поиск необходимого документа в каталоге.

Таблица 2.4. Тестирование программной системы

Идентификатор	1
Название	поиск необходимого документа в каталоге
Описание	Начальные условия: 1. актуальная версия приложения 2. доступ к базе данных ORGWARE Описание: Тест проверяет, позволяет ли приложение произвести поиск необходимого документа в каталоге.
Идентификатор требования	1
Шаги выполнения
Название	Описание	Ожидаемый результат	Фактический результат	Результат выполнения
1. Поиск документов	поиск необходимого документа в каталоге.	Если документы будут найдены, то они должны отобразятся в списке «Результаты поиск по запросу».	поиск необходимого документа заведомо содержащегося в каталоге осуществлен	Пройден

Таблица 2.5. тестовое требование «хранение шаблонов документов»

Идентификационный номер	2
Название	Хранение шаблонов документов
Описание	Приложение позволяет хранить шаблоны документов. Документы, введенные в программу, отображаются в списке под номенклатурой дел.
Приоритет	3

Перед тестами, относящимся к этому требованию, можно поставить следующие цели: - проверить, что приложение позволяет хранить шаблоны документов.

Таблица 2.6. тестирование программной системы

Идентификатор	2
Название	Хранение шаблонов документов
Описание	Начальные условия: 3. актуальная версия приложения 4. доступ к базе данных ORGWARE Описание: Тест проверяет, позволяет ли приложение хранить шаблоны документов .
Идентификатор требования	2
Шаги выполнения
Название	Описание	Ожидаемый результат	Фактический результат	Результат выполнения
1. хранение шаблонов документов	Документы, введенные в программу, отображаются в списке под номенклатурой дел.	Документы, введенные в программу, должны отобразиться в списке под номенклатурой дел.	Введенные в программу, документ отображается в списке под номенклатурой дел.	Пройден

Как видно из таблиц фактический результат совпадает с ожидаемым, поэтому специалист по тестированию зафиксировал результат выполнения как «пройден».

2.5 Разработка и реализация отчетов в программной системе

ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА

\DocGroup:Name\

Код	Наименование	Секретность	Вид	Автор	Исполнит.	Подпись	Срок хранения	Кол -во листов	Признак униф.
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

\scan(Document)\

\DocProp:PREFIX\	\Document:NAME\	\DocProp:Security\	\DocProp:Vid\	\DocProp:AutorName\	\DocProp:WorkerName\	\DocProp:MarkName\	\DocProp:TimeStore\	\DocProp:COUNTPAGE\	\DocProp:DOCCLASS\

\endscan\

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел	Срок хранения и № статьи по перечню	Примеч
1	2	3	4	5

\scan(GDela)\

\GDela:PREFIX\ \GDela:NAME\

\scan(Dela)\

\GDela:PREFIX\-\Dela:PREFIX\	\Dela:NAME\		\Dela:TIMESTORE\

\endscan\

\endscan\

2.6 Текст программы

Данный раздел дипломной работы посвящен описанию исходных текстов программы. К сожалению, размер пояснительной записки не позволяет привести здесь полные исходные тексты. В данном разделе будет приведен листинг только главного окна программы. Все остальные исходные тексты находятся на сопровождающем компакт диске.

Листинг 1. Исходный текст главной формы приложения.

unit frmMainDoc; interface uses Windows, Messages, SysUtils, Variants, Classes, Graphics, Controls, Forms, Dialogs, ToolWin, ComCtrls, Menus, ExtCtrls, ImgList, StdCtrls, Mask, DBCtrls, UStructDoc, UDocument, jpeg, UDBConnect; type TMainDoc = class(TForm) MainMenu: TMainMenu; N1: TMenuItem; ToolBar1: TToolBar; StatusBar1: TStatusBar; Splitter1: TSplitter; btnNew: TToolButton; btnEdit: TToolButton; btnDelete: TToolButton; ilMain: TImageList; ToolButton4: TToolButton; btnProperties: TToolButton; N2: TMenuItem; N3: TMenuItem; mnuDocType: TMenuItem; mnuDocSecType: TMenuItem; mnuDocVid: TMenuItem; mnuNew: TMenuItem; mnuEdit: TMenuItem; mnuDelete: TMenuItem; N7: TMenuItem; mnuRefresh: TMenuItem; N9: TMenuItem; mnuProperties: TMenuItem; mnuExit: TMenuItem; N4: TMenuItem; mnuAbout: TMenuItem; N6: TMenuItem; mnuHelp: TMenuItem; Panel1: TPanel; mnuSave: TMenuItem; N8: TMenuItem; btnSave: TToolButton; ToolButton2: TToolButton; Panel3: TPanel; tvDocGroup: TTreeView; Splitter2: TSplitter; lvDoc: TListView; pmNew: TPopupMenu; mnuGroup: TMenuItem; mnuDoc: TMenuItem; Label13: TLabel; N5: TMenuItem; N10: TMenuItem; btnFind: TToolButton; mnuProp: TMenuItem; btnMove: TToolButton; pmDoc: TPopupMenu; mnuNewDoc: TMenuItem; mnuEditDoc: TMenuItem; mnuDeleteDoc: TMenuItem; N14: TMenuItem; mnuMoveDoc: TMenuItem; mnuPropDoc: TMenuItem; Pages: TNotebook; Label1: TLabel; Panel2: TPanel; Label9: TLabel; Label10: TLabel; Label2: TLabel; Label3: TLabel; Label11: TLabel; Bevel1: TBevel; Label4: TLabel; Label5: TLabel; Label8: TLabel; Label12: TLabel; Label15: TLabel; Label6: TLabel; lbPrefix: TLabel; Label7: TLabel; DBLookupComboBox1: TDBLookupComboBox; DBLookupComboBox2: TDBLookupComboBox; DBEdit3: TDBEdit; DBEdit4: TDBEdit; DBEdit6: TDBEdit; btnTemplate: TButton; btnRule: TButton; btnWrite: TButton; DBRadioGroup1: TDBRadioGroup; DBLookupComboBox3: TDBLookupComboBox; DBLookupComboBox4: TDBLookupComboBox; DBEdit1: TDBEdit; DBLookupComboBox5: TDBLookupComboBox; Panel4: TPanel; Label14: TLabel; Label18: TLabel; Label19: TLabel; mnuFind: TMenuItem; N11: TMenuItem; mnuNom: TMenuItem; mnuOpis: TMenuItem; mnuDolgn: TMenuItem; procedure FormShow(Sender: TObject); procedure lvDocSelectItem(Sender: TObject; Item: TListItem; Selected: Boolean); procedure btnNewClick(Sender: TObject); procedure btnEditClick(Sender: TObject); procedure btnDeleteClick(Sender: TObject); procedure mnuDocTypeClick(Sender: TObject); procedure mnuDocSecTypeClick(Sender: TObject); procedure mnuDocVidClick(Sender: TObject); procedure btnPropertiesClick(Sender: TObject); procedure btnSaveClick(Sender: TObject); procedure btnTemplateClick(Sender: TObject); procedure btnRuleClick(Sender: TObject); procedure btnWriteClick(Sender: TObject); procedure mnuAboutClick(Sender: TObject); procedure FormCreate(Sender: TObject); procedure FormDestroy(Sender: TObject); procedure mnuGroupClick(Sender: TObject); procedure tvDocGroupChanging(Sender: TObject; Node: TTreeNode; var AllowChange: Boolean); procedure mnuPropClick(Sender: TObject); procedure btnMoveClick(Sender: TObject); procedure btnFindClick(Sender: TObject); procedure mnuExitClick(Sender: TObject); procedure mnuNomClick(Sender: TObject); procedure mnuOpisClick(Sender: TObject); procedure mnuDolgnClick(Sender: TObject); private CurDocument : TDocument; public MainGroup : TDocGroupTreeNode; CurGroup : TDocGroupTreeNode; end; var MainDoc: TMainDoc; implementation uses frmModDocument, dmData, frmDocType, frmDocSecType, frmDocVid, frmDocProperties, frmTemplate, frmRule, frmWrite, frmAbout, frmSplash, UGlobal, frmProp, frmMoveDoc, frmFind, frmModDocGroup, frmDolgnList; {$R *.dfm} procedure TMainDoc.FormShow(Sender: TObject); begin Splash.Free; Splash := nil; lbPrefix.Caption := ''; end; procedure TMainDoc.lvDocSelectItem(Sender: TObject; Item: TListItem; Selected: Boolean); begin try try CurDocument := TDocument(Item.Data); CurDocument.Locate; lbPrefix.Caption := CurDocument.GetPrefix; Pages.PageIndex := 1; except CurDocument := nil; end; if CurDocument = nil then begin btnTemplate.Enabled := false; btnRule.Enabled := false; btnWrite.Enabled := false; btnMove.Enabled := false; btnProperties.Enabled := false; lvDoc.PopupMenu := nil; mnuProperties.Enabled := false; Pages.PageIndex := 0; end else begin btnTemplate.Enabled := true; btnRule.Enabled := true; btnWrite.Enabled := true; btnMove.Enabled := true; btnProperties.Enabled := true; lvDoc.PopupMenu := pmDoc; mnuProperties.Enabled := true; end; except end; end; procedure TMainDoc.btnNewClick(Sender: TObject); begin CurGroup.AddDocument(TModDocument.Create(Self)); end; procedure TMainDoc.btnEditClick(Sender: TObject); begin if tvDocGroup.Focused then begin if CurGroup <> nil then begin CurGroup.Edit(TModDocGroup.Create(Self)); lbPrefix.Caption := CurGroup.GetPrefix; end; end else if CurDocument <> nil then CurDocument.Edit(TModDocument.Create(Self)); end; procedure TMainDoc.btnDeleteClick(Sender: TObject); begin if tvDocGroup.Focused then begin if CurGroup <> nil then CurGroup.Delete; end else if CurDocument <> nil then CurDocument.Delete; end; procedure TMainDoc.mnuDocTypeClick(Sender: TObject); begin DocType := TDocType.Create(Self); DocType.ShowModal; DocType.Free; DocType := nil; end; procedure TMainDoc.mnuDocSecTypeClick(Sender: TObject); begin DocSecType := TDocSecType.Create(Self); DocSecType.ShowModal; DocSecType.Free; DocSecType := nil; end; procedure TMainDoc.mnuDocVidClick(Sender: TObject); begin DocVid := TDocVid.Create(Self); DocVid.ShowModal; DocVid.Free; DocVid := nil; end; procedure TMainDoc.btnPropertiesClick(Sender: TObject); begin if CurDocument <> nil then CurDocument.Properties; end; procedure TMainDoc.btnSaveClick(Sender: TObject); begin Data.MainTr.CommitRetaining; end; procedure TMainDoc.btnTemplateClick(Sender: TObject); begin CurDocument.ShowTemplate(TTemplate.Create(Self)); end; procedure TMainDoc.btnRuleClick(Sender: TObject); begin CurDocument.ShowRule(TRule.Create(Self)); end; procedure TMainDoc.btnWriteClick(Sender: TObject); begin CurDocument.ShowWrite(TWrite.Create(Self)); end; procedure TMainDoc.mnuAboutClick(Sender: TObject); begin AboutBox := TAboutBox.Create(Self); AboutBox.ShowModal; AboutBox.Free; AboutBox := nil; end; procedure TMainDoc.FormCreate(Sender: TObject); begin DBConnect := TDBConnect.Create; Data := TData.Create(Self); DocGroupTree := tvDocGroup; DocList := lvDoc; while Data.Connect <> 0 do begin if MessageDlg('Хотите установить параметры подключени сейчас?', mtInformation, mbOKCancel, 0) = mrOk then DBConnect.SetParameter else begin Application.Terminate; break; end; end; Data.OpenTable; Data.MainDocGroup.Open; MainGroup := TDocGroupTreeNode.Create(nil,Data.MainDocGroup); CurGroup := MainGroup; CatalogDir := ExtractFilePath(Data.PropDOCCATALOGPATH.Value); end; procedure TMainDoc.FormDestroy(Sender: TObject); begin try tvDocGroup.SaveToFile(Data.PropDOCCATALOGPATH.Value); Data.MainTr.Commit; Data.Free; Data := nil; MainGroup.Free; MainGroup := nil; DBConnect.Free; DBConnect := nil; except end; end; procedure TMainDoc.mnuGroupClick(Sender: TObject); begin CurGroup.NewChild(TModDocGroup.Create(Self)); end; procedure TMainDoc.tvDocGroupChanging(Sender: TObject; Node: TTreeNode; var AllowChange: Boolean); begin try CurGroup := TDocGroupTreeNode(Node.Data); CurGroup.RefreshDocuments; lbPrefix.Caption := copy(CurGroup.GetPrefix,1,length(CurGroup.GetPrefix)-1); if lvDoc.Items.Count = 0 then begin btnTemplate.Enabled := false; btnRule.Enabled := false; btnWrite.Enabled := false; btnMove.Enabled := false; btnProperties.Enabled := false; lvDoc.PopupMenu := nil; mnuProperties.Enabled := false; Pages.PageIndex := 0; end; except CurGroup := nil; end; end; procedure TMainDoc.mnuPropClick(Sender: TObject); begin Data.Prop.Edit; Prop := TProp.Create(Self); Prop.ShowModal; CatalogDir := ExtractFilePath(Data.PropDOCCATALOGPATH.Value); Prop.Free; Prop := nil; end; procedure TMainDoc.btnMoveClick(Sender: TObject); begin CurDocument.Move(TMoveDoc.Create(Self)); end; procedure TMainDoc.btnFindClick(Sender: TObject); begin Find := TFind.Create(Self); Find.ShowModal; Find.Free; Find := nil; end; procedure TMainDoc.mnuExitClick(Sender: TObject); begin Application.Terminate; end; procedure TMainDoc.mnuNomClick(Sender: TObject); begin Data.GDela.Open; Data.Nom.OutFile := 'НоменклатураДел.doc'; Data.Nom.InFile := ExtractFilePath(Application.ExeName) + 'Templates\Nom.rtf'; Data.Nom.ExecuteOpen([Data.GDela, Data.Dela],SW_SHOWNORMAL); end; procedure TMainDoc.mnuOpisClick(Sender: TObject); begin Data.DocList.OutFile := 'ОписьДела.doc'; Data.DocList.InFile := ExtractFilePath(Application.ExeName) + 'Templates\DocList.rtf'; Data.DocList.ExecuteOpen([Data.DocGroup, Data.Document, Data.DocProp],SW_SHOWNORMAL); end; procedure TMainDoc.mnuDolgnClick(Sender: TObject); begin DolgnList := TDolgnList.Create(nil); DolgnList.ShowModal; DolgnList.Free; DolgnList := nil; end; end.

3. РУКОВОДСТВО ПО ИСПОЛЬЗОВАНИЮ ПРОГРАММЫ

3.1 Руководство пользователя программной системы

После загрузки программы на экране пользователь увидит на экране диалоговое окно, подобное приведенному на рисунке (в вашем случае окно может незначительно отличаться в зависимости от релиза программы).

Рис. 2.7.Диалоговое окно

Окно состоит из следующих частей:

1. главное меню;

2. панель быстрого доступа;

3. дерево каталога;

4. список документов;

5. карточка свойств документов.

Рассмотрим состав и назначение элементов главного окна программы.

Главное меню.

Система

Сохранить - синхронизация информации с ИБД.

Настройка - настройка путей к базе данных и каталогу документов.

Поиск - поиск необходимого шаблоны документа.

Выход - завершение работы программы.

Операции

Добавить - добавление нового элемента в каталог.

Изменить - изменение выбранного элемента.

Удалить - удаление выбранного элемента.

Обновить список - обновляет список документов выбранного дела.

Свойства - отображает на экране окно свойств выбранного документа.

Справочники

Типы секретности - справочник типов секретности документов.

Виды документов - справочник видов документов.

Справка

О программе … - диалоговое окно сведений о программе.

Справка - справочная система.

Панель быстрого доступа. На панели быстрого доступа сосредоточены наиболее часто используемые команды меню.

	Кнопка предназначена для добавления нового элемента в каталог. Кнопка имеет выпадающее подменю, команды которого предназначены для добавления группы и документа.
	Кнопка предназначена для изменения выделенного элемента каталога.
	Кнопка предназначена для удаления выделенного элемента каталога.
	Кнопка предназначена для открытия формы свойств документа.
	Поиск - поиск необходимого шаблоны документа.
	Сохранить - синхронизация информации с ИБД.

Рис.2.8.Панель быстрого доступа

Дерево каталога. Дерево каталога предназначено для отображения номенклатуры дел организации в виде иерархического списка дел организации. Навигация по дереву осуществляется стандартным для ОС Windows способом. Если рядом с наименование дела стоит значок +, то это значит, что данная ветвь содержит дочерние элементы. Что бы отобразить дочерние элементы необходимо два раза щелкнуть на данной ветви дерева. Выделение ветви в дереве осуществляется щелчком по ней один раз левой кнопкой мыши.

Список документов. Список документов предназначен для отображения документов относящихся к тому или иному делу. Если для какого-нибудь дела определены шаблоны документов, то при выделении данной ветви в дереве в списке документов будут отображены данные документы. Выделение документа осуществляется щелчком по нему один раз левой кнопкой мыши. При выделении документа отображается карточка свойств документа.

Карточка свойств документа. Карточка свойств документа предназначена для отображения свойств выбранного документа.

Рис. 2.9. Карточка свойств документа

Вы можете создать локальную копию документа из окна поиска. Для этого, после того как он будет найден, необходимо выделить его в списке результатов и нажать на кнопку «Копия» в окне поиска.

Работа с номенклатурой дел.

Для обеспечения правильного формирования и учета дел в каждой организации должна составляться номенклатура дел.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включают все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме технической документации и печатных изданий.

В программе «Структуризатор документов» номенклатура дел представляет собой трех уровневый иерархический список.

Рис. 3.Структуризатор документов

Для изменения номенклатуры дел предназначены команды главного меню и кнопки панели быстрого доступа. Для добавления нового дела или группы к номенклатуре дел необходимо в дереве выделить группу родитель и нажать на кнопку «Добавить». В ответ на это программа загрузит окно редактирования характеристик дела или группы.



Рис. 3.1.Структуризатор документов

Кнопка «Применить» сохраняет информацию в базу данных, кнопка «Отмена» отменяет сделанные изменения. После сохранения изменений новое дело или группа появляется в списке и становится доступным для добавления в него нового дела либо документов.

Для изменения дела или группы необходимо выделить нужное дело в дереве и нажать на кнопку «Изменить». В появившемся окне (оно аналогично окну добавления нового элемента) необходимо откорректировать характеристики и сохранить изменения.

Удаления дела либо группы происходит аналогичным образом.

Работа со списком документов.

Кроме формирования номенклатуры дел в данном программном комплексе вы можете создавать и сохранять шаблоны документов. Документы, введенные в программу, отображаются в списке под номенклатурой дел.



Рис. 3.2.Список документов

Для добавления нового документа в систему необходимо выделить дело, которому будет принадлежать документ, и нажать на кнопку «Добавить». В появившемся окне необходимо ввести наименование и описание документа.

Рис. 3.3.Изменение справочника документов

Кнопка «Сохранить» предназначена для сохранения информации в базу данных, кнопка - «Отмена» для отмены внесенных изменений. После сохранения документа в базе данных вам сразу будет предложено заполнить карточку свойств документа.

Для изменения документа необходимо выделить документ в списке и нажать на кнопку «Изменить». Форма и порядок работы с ней не отличается от формы добавления документа в систему.

Для удаления документа необходимо выделить документ в списке и нажать на кнопку «Удалить». При этом будет выдано подтверждение удаления документа. Если вы ответите положительно, то документ будет удален из системы.

Кроме наименования документа вы можете ввести так же и другие сведения о документе. Для этих целей предназначена экранная форма «Карточка свойств документа».

Рис. 3.4.Карточка свойств документа

Данную форму можно активизировать, выделив документ в списке и нажав на кнопку «Свойства». Данная форма состоит из 4-х закладок: основные, ссылка на юридический документ, шаблон и порядок заполнения. Рассмотрим сведения расположенные на данных закладках.

Основные.

Закладка основные предназначена для ввода основных сведений по документу. Поля код документа, вид документа, тип секретности и признак унифицированности являются обязательными для заполнения. Заполнение полей вид документа, и тип секретности осуществляется путем выбора необходимого значения из выпадающего списка. Если значения нет в списке, вам необходимо откорректировать соответствующий справочник. Это можно сделать с помощью кнопки «…», расположенной справа от выпадающего списка.

Шаблон.

Закладка шаблон предназначена для определения шаблона документа. Для задания шаблона вам необходимо выбрать файл шаблона. Это можно сделать с помощью панели выбора файла.

Рис. 3.5.Панель выбора файла

С помощью кнопки () открывается стандартное окно выбора файла, при помощи кнопки () можно очистить сведения о шаблоне.

Порядок заполнения.

Закладка порядок заполнения предназначена для описания процесса подготовки документа. Эти сведения могут быть введены как в виде обычного текстового файла, и так же как и шаблон документа ввести путь к файлу с данными сведениями.

Ссылка на юридический документ.

Закладка ссылка на юридический акт предназначена для описания процесса подготовки документа. Эти сведения могут быть введены как в виде обычного текстового файла, и так же как и шаблон документа ввести путь к файлу с данными сведениями.

Поиск документов

Для поиска необходимого документа в каталоге предназначена команда поиска. Данную команду можно активизировать при помощи меню Система - Поиск, либо при помощи кнопки «Поиск» на панели быстрого доступа. В ответ на это загрузится экранная форма поиска документов в хранилище.

Рис. 3.6.Поиск документов

Далее необходимо ввести искомое слово в поле ввода «Ключевое слово» и определить где будет происходить поиск. Для этого предназначена группа флажков «Искать в…». Поиск ключевого слова может происходить в заголовках и комментариях документов. После того, как вы заполнили все параметры необходимо нажать на кнопку «Искать». Если документы будут найдены, то они отобразятся в списке «Результаты поиск по запросу». При выделении документа в списке результатов он автоматически выделяется в главном окне программы. При помощи кнопки «Копия» вы можете сделать локальную копию документа для дальнейшего использования. Кнопка «Закрыть» закрывает данное диалоговое окно.

3.2 Руководство но установке и настройке программной системы

Перед практическим применением программного комплекса в организации необходимо произвести его первичную настройку. Настройку программного комплекса можно условно разделить на два этапа:

1. Настройка путей подключения.

2. Настройка справочников.

Настройка путей подключения.

Для настройки путей подключения к базе данных и каталогу документов предназначено диалоговое окно «Настройка программы», которое вы можете вызвать при помощи команды меню Настройка - параметры. В данном диалоговом окне вы можете указать путь к глобальному каталогу - хранилищу документов и настроить пути подключения к базе данных (БД).

Рис. 3.7.Настройка путей подключения

Настройка параметров БД осуществляется после нажатия на кнопку «Настройка подключения к базе данных».

Рис. 3.8.Настройка подключения к базе данных

В данном окне вам необходимо задать имя сервера, протокол соединения и путь к базе данных. Необходимо помнить, что при работе с удаленным сервером путь к БД необходимо писать относительно дисков сервера. Кнопка «Применить» устанавливает выбранные параметры подключения, кнопка «Отмена» - отменяет. Кнопка «Тест» предназначена для тестирования подключения. Если все параметры заданы правильно то изменения внесутся в файл настроек программы и будут использоваться автоматически при ее следующем запуске.

Настройка справочников.

При работе с системой используются справочники. Все справочники системы можно вызвать с помощью команд меню «Справочники».

1. Справочник типов секретности - предназначен для определения типов секретности документов, циркулирующих в организации.

2. Справочник видов документов - предназначен для определения видов документов, циркулирующих в организации.

Для работы со справочником используется экранная форма справочника. Дальнейшее рассмотрение будет вестись на примере справочника видов документов.

Рис. 4.Справочник видов документов

Для управления содержимым справочника предназначены кнопки расположенные под заголовком справочника. Кнопки имеют названия по выполняемым действиям.

Для добавления нового элемента в справочник необходимо нажать на кнопку «Новый» и заполнить форму характеристик элемента.

Рис. 4.1.Изменение справочника

В данной форме кнопка «Сохранить» - сохраняет изменения в базу данных, а кнопка «Отмена» предназначена для отмены изменений.

Для изменения элемента справочника необходимо выделить нужный элемент в списке и нажать на кнопку «Изменить». В ответ на это программа загрузит на экран форму характеристик элемента (смотри рисунок выше).

Удаление элемента происходит аналогичным образом.

Кнопка «Обновить» предназначена для обновления списка элементов.

4. ЭКОНОМИЧЕСКИЙ РАЗДЕЛ

4.1 Календарное планирование разработки

4.1.1 Определение количества и содержания этапов по проектированию базы данных

Для определения трудоёмкости каждого этапа была создана экспертная комиссия из сотрудников предприятия, где проходила практика. В результате работы комиссии была определена трудоёмкость работы при наилучших стечениях обстоятельств (tmin - чел/час) и при наихудших стечениях обстоятельств (tmax - чел/час).

Ожидаемая трудоёмкость определяется по формуле:

T_ож = 3 tmin + 2 tmax (чел/час) (4.1)

5

4.1.2 Построение графика

Проведённый анализ работ и событий даёт возможность построения линейного графика выполнения проекта.

Для построения линейного графика необходимо определить продолжительность каждого этапа разработки. Для этого используем формулу: