Автоматизация управленческого учета в торговом предприятии на примере ООО "Винарсенал"

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

Вопрос о возможности руководителя получать объективную информацию о внутреннем состоянии своего бизнеса далеко не праздный. Без адекватного представления о том, кто есть кто внутри предприятия, и как функционирует внутренний механизм компании, верные решения не принимаются. И если топ-менеджер, оценивая эффективность собственных подразделений, пользуется только итоговыми бухгалтерскими отчетами, значит, он готов сильно рисковать своим будущим. Ведь в результате использования неполной информации его бизнес развивается гораздо медленнее, доля "присутствия на рынке" сокращается, издержки нарастают подобно снежному кому.

В процессе деятельности организации для эффективного управления требуется получение точной и достоверной информации о финансовом состоянии предприятия, ведь только тогда возможно принятие верных стратегических управленческих решений.

Очевидно, что только лишь бухгалтерский учет не позволяет эффективно управлять компанией. Бухгалтерский учет - это, скорее, итоговый анализ для внешнего пользователя, чем помощь для руководителя.

Управленческий же учет предполагает сбор и анализ всей оперативно-тактической внутренней информации, в результате чего руководитель предприятия в состоянии принимать верные управленческие решения. Только в этом случае он получит полное представление о финансовых потоках внутри своей компании, а также увидит скрытые и явные недостатки. Важная характеристика управленческого учета - итоговая доступность документов для понимания руководителями. Ведь формат и методология внутреннего финансового учета должны быть понятны менеджеру, который находится в постоянном временном дефиците и к тому же не обладает обширными бухгалтерскими знаниями. Только при постановке управленческого учета топ-менеджмент получает: понятный баланс состояния предприятия на конкретный момент времени, учитывающий размер собственности владельцев; отчет о финансовых результатах, демонстрирующий эффективность работы компании за отчетный период; отчет о движении денежных средств.

Существующая на предприятии ООО «Винарсенал» система автоматизации бухгалтерского и оперативного учета не обладает достаточным функционалом для визуализации данных, необходимых руководителю для принятия управленческих решений, так как представление подобной информации требует определенной аналитической детализации, часто не достаточной в функционирующих на предприятии автоматизированных системах.

Для целей управленческого учета используется больший объем данных, вследствие чего отсутствие автоматизированной системы управления приводит к неимоверно большим и зачастую неоправданным затратам на обработку такого количества первичной информации, а сроки обработки настолько велики, что просто обесценивают полученные данные для целей принятия управленческих решений.

Целью данного проекта является обоснование необходимости разработки и разработка автоматизированной системы управленческого учета. Разработку системы предполагается делать на основе типовой конфигурации «1С:Управление торговлей 8» для системы «1С:Предпритие 8». Актуальность работы обусловлена тем, что в современных рыночных условиях эффективная деятельность любого предприятия возможна лишь при условии автоматизации деятельности предприятия. Автоматизация позволяет снизить издержки, повысить эффективность работы, достичь возможностей, недоступных ранее при использовании бумажного документооборота.

Объект исследования - общество с ограниченной ответственностью «Винарсенал».

Предмет исследования - предметная область документооборота предприятия, принятый на предприятии стандарт и механизм документооборота, установившаяся система отчетности.

Задачи исследования:

* Определение комплекса задач автоматизации, выбор места решаемой задачи в этом комплексе.

* Анализ существующих разработок для решения поставленной задачи.

* Формализация задачи, выбор стратегии автоматизации, постановка целей и задач автоматизации.

* Обоснование проектных решений решения задачи.

* Разработка информационного обеспечения задачи.

* Разработка программного проекта решения задачи.

* Тестирование полученного проекта, устранение недостатков.

1. Анализ деятельности ООО «Винарсенал»

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области

Характеристика предприятия.

Компания «Винарсенал» образована в 2008 году. Основными сферами деятельности предприятия является оптовая продажа алкогольной продукции. В качестве основной цели деятельности. которой является извлечение прибыли. ООО «Винарсенал» обладает самостоятельным балансом, имеет расчетный счет в банке, печать и штампы с собственным наименованием, и другие необходимые реквизиты.

Местонахождение предприятия: Россия, Свердловская область, г. Нижний Тагил, ул. Индустриальная, 3. Полное наименование - Общество с ограниченной ответственностью «Винарсенал».

Общество ведет бухгалтерскую и статистическую отчетность в порядке, установленном законодательством РФ, и несет ответственность за достоверность, осуществляет свою деятельность в соответствии с договором о хозяйственно-финансовых взаимоотношениях.

Трудовые отношения работников предприятия регулируются законодательством о труде. Продолжительность и распорядок рабочего дня, график предоставления выходных дней, ежегодных и дополнительных отпусков, трудовой деятельности работников устанавливаются в соответствии внутреннего трудового распорядка, разрабатываемыми и утверждаемыми самостоятельно в соответствии с действующим законодательством РФ. Предприятие обязано обеспечить своим работникам безопасные условия, и несет ответственность за причиненный ущерб их здоровью и трудоспособности.

Учредительным документом ООО «Винарсенал» является Устав, который утверждается директором.

ООО «Винарсенал» имеет Свидетельство органа статистики о присвоении кодов, Свидетельство о постановке на налоговый учет, а также в ПФР, ФСС, ФОМС, лицензию, штатное расписание. А также коллективный договор, где раскрываются трудовые отношения, оплата труда, рабочее время и время отдыха, охрана труда и здоровье, социальные гарантии и льготы.

Полномочия и ответственность распределяется следующим образом:

Директор организатор жизнедеятельности предприятия.

Финансовый директор определяет финансовую политику компании, разрабатывает и осуществляет меры по обеспечению ее финансовой устойчивости. Руководит работой по управлению финансами исходя из стратегических целей и перспектив развития компании, по определению источников финансирования с учетом рыночной конъюнктуры. Осуществляет анализ и оценку финансовых рисков, разрабатывает меры по сведению их к минимуму, обеспечивает контроль над соблюдением финансовой дисциплины, своевременным и полным выполнением договорных обязательств и поступлением доходов, порядком оформления финансово-хозяйственных операций с поставщиками, заказчиками, кредитными организациями, а также операций внешнеэкономической деятельности.

Бухгалтерия осуществляет регистрацию, обработку и учет документов, связанных с деятельностью организации.

Отдел продаж осуществляет контроль и координацию работ по продаже товаров, поиск клиентов.

Отдел закупок является функционально обособленным подразделением фирмы и входным звеном в логистической цепи/системы, поэтому ему необходимо устанавливать определенные взаимоотношения с другими структурными подразделениями компании для рациональной организации логистического процесса.

Склад получает товар от поставщиков и осуществляет контроль над их качеством; обеспечивает накопление товарных запасов и надлежащих условий их хранения; подсортировка и подготовка товаров к продаже;
комплектование заказов оптовых покупателей.

Программист внедряет информационные системы, обслуживает и дорабатывает их. Выполняет все функции системного администратора. Консультирует персонал.

Отдел подготовки и учета документации оформляет первичную документацию, ведет ее учет.

Краткая характеристика подразделения или видов его деятельностию

Непосредственным объектом автоматизации является управленческий учет на предприятии. Ведение управленческого учета лежит на плечах бухгалтерии. В обязанности подразделения входит:

До принятия решения об автоматизации, ведение управленческого учета производилось с помощью электронных таблиц Excel.

1.2 Экономическая сущность задачи

Принятие стратегических управленческих решений возможно только на основе оперативной и достоверной информации. Для этого и существует управленческий учет, ведение которого включает в себя такие функции бухгалтера, как:

· разработка рабочего (управленческого) плана счетов, методики осуществления операций, а также форм документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

· обеспечение руководителя и других пользователей сопоставимой и достоверной информацией по соответствующим направлениям (участкам) учета.

· проведение экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия по данным внутрифирменного управленческого учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов и осуществления режима экономии.

Рассмотрим понятие управленческого учета подробней.

Цикл управления предприятием состоит из нескольких этапов (таблица 1), которые соответствуют известным по учебникам менеджмента функциям управления:

Таблица 1. Этапы цикла управления предприятием

№ п/п	Этап цикла	Функция цикла
1	Принятие решения	Целеполагание и планирование
2	Организация	Организация и исполнение планов
3	Регулирование или контроль сверху	Контроль над исполнением
4	Учет	Сбор и обработка информации
5	Обратная связь (контроль снизу)	Анализ, управленческое воздействие на ход исполнения планов и корректировка планов и/или целей

Не останавливаясь на каждом из этапов, обратим внимание на функцию учета: это совершенно особая функция управления, смысл которой заключается в формировании представления о ситуации. Это деятельность руководства по сбору и обработке информации, как о предприятии, так и о самом управлении, и об окружающей их обоих, среде. От того, насколько отображение будет адекватным самой ситуации, решительно зависит эффективность управления предприятием. Именно эта функция предшествует осуществлению всех остальных и поэтому охватывает несколько этапов в цикле управления - планирование, исполнение, контроль над ним, анализ и корректировка планов или целей.

Бухгалтерский учет, который обязаны вести, все предприятия, имеет своей целью создание соответствующего образа предприятия в сознании, прежде всего государственных налоговых органов и только потом - в сознании руководства. С позиций бухгалтерского учета предприятия не просто равны, а одинаковы. Ни отраслевой специфике, ни тем более специфике предприятия здесь просто нет места. Поэтому для полноценного управления предприятием требуется постановка управленческого учета, что является во многих случаях обязательным условием принятия адекватных управленческих решений.

Управленческий учет был создан не как альтернатива бухгалтерскому, а как его новое издание, «улучшенное и дополненное» с целью облегчить жизнь лицу, принимающему решения (ЛПР).

С помощью управленческого учета можно выбирать и удобную методологию списания товаров со склада, и методологию отнесения коммерческим или административным расходов к себестоимости, например, предприятие, согласно отчету о прибыли и убытках имеет до странности высокие расходы по продаже своих услуг, несмотря на то, что реализация ведется по договорам, реклама практически отсутствует, и речь может идти только о доставке готовой продукции. Высокий уровень коммерческих расходов создает впечатление серьезных проблем с продвижением товара и обслуживанием клиентов, которых как будто и нет. Куда уходят деньги? Перераспределение расходов в соответствии с экономическим смыслом производимых хозяйственных операций меняет картину радикальным образом: если по данным бухгалтерского учета основной акцент в управлении должен быть сделан на коммерческих расходах, то по данным управленческого - на административных.

Отдельно следует упомянуть тонкости учета и начисления амортизации.

Во-первых, амортизация должна не ложиться целиком на расходы одного вида, а распределяться между себестоимостью, коммерческими и производственными расходами в зависимости от того, где находятся амортизируемые основные фонды и какую роль в деятельности предприятия выполняют. Логично, чтобы амортизация производственных цехов и оборудования была включена в себестоимость, амортизация автопарка, при помощи которого доставляется готовая продукция, - в расходы по продаже, а амортизация офисной техники - в административные расходы. На предприятии «Винарсенал» вся амортизация основных средств относится к расходам на продажу.

Во-вторых, если бухгалтерский учет предписывает рассчитывать амортизацию линейным методом со сроком, соответствующим определенной группе основных фондов, то управленческий учет вправе использовать любой другой метод и любой другой срок в зависимости от назначения и характера использования конкретных основных производственных фондов. Так, стандартный срок амортизации компьютеров - 3-4 года, но в управленческом учете может быть заложен срок в 2 года, который отражает действительную периодичность их модернизации. Если владельцы компании хотят возместить капитальные вложения преимущественно в первые годы эксплуатации нового оборудования, ему может быть приписана ускоренная амортизация. Если же оборудование планируется эксплуатировать долго, то логично выбрать замедленную схему, которая будет отражать рост расходов на ремонт и техобслуживание по мере старения агрегатов. Адекватное отражение дебиторской и кредиторской задолженности - еще одна задача, стоящая перед управленческим учетом и успешно им решаемая. Например, по законодательству списать просроченную дебиторскую задолженность можно только в особых случаях. А пока этих случаев не происходит, просроченные, безнадежные суммы «висят на дебиторах», даже если достоверно известно, что получить их не удастся. А вот отразить в данных управленческого учета реальные долги покупателей и заказчиков весьма и весьма целесообразно - не дожидаясь уведомления через печать и иные причастные органы.

В чем-то аналогичным образом обстоит дело и с кредиторской задолженностью. Конечно, речь не идет о том, чтобы не платить по собственным счетам. Но предприятие в отдельных случаях может иметь договоренность с кредитором о том, чтобы возвращать долг услугами, посредством поставки товаров по сниженным ценам и т.п. Кредиторская задолженность также может содержать в себе прибыль, которая реализуется у контрагентов и потом возвращается предприятию в других формах.

Справедливости ради надо сказать, что все эти договоренности могут быть отражены и в бухгалтерском учете, но иной раз это становится настолько запутанным, что проще отразить процессы только в управленческом учете, предоставив бухгалтерию самой себе.

За счет накопления искажений бухгалтерский учет может в итоге показать финансовый результат, достаточно далеко отстоящий от реальности. И только управленческий учет способен учесть, помимо всех перечисленных нюансов, еще и специфическую для данного предприятия методику формирования финансового результата с учетом расходов, относимых на себестоимость или оплачиваемых после налогообложения. За несколько лет расхождение величины накопленной прибыли может достигнуть принципиально размера и восстановить реальные данные можно будет только с помощью управленческого учета.

В общем, на вопрос «Зачем предприятию управленческий учет?» можно дать очень простой ответ: он дает руководителю возможность управлять.

1.3 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи

На предприятии «Винарсенал» не было обособленной системы внутрифирменного управленческого учета. Анализ велся на основе данных бухгалтерского учета, который осуществляется на базе программного продукта «1С: Бухгалтерия 8.2».

Входными документами являлись все первичные документы бухгалтерского учета (приходные, расходные накладные, кассовые ордера, платежные поручения). Результатными - формы бухгалтерского баланса, а также отчет о прибыли и убытках.

Руководителем организации было принято решение о раздельном ведении управленческого и бухгалтерского учета, так как, как уже говорилось ранее, в результате искажений бухгалтерский учет может в итоге показать не тот финансовый результат, который есть на самом деле.

Управленческая политика включила в себя управленческий план счетов, специфический свод проводок, введение новых аналитик, которые позволяют получать информацию в разных разрезах, а также методику расчета заработной платы сотрудников. Введены формы управленческой отчетности: управленческий отчет о финансовых результатах, управленческий баланс и отчет для учредителей.

Использование только бухгалтерского учета не позволяло получать быстро и достоверно такого рода отчетов, как сравнения, сколько фирма заработала фактически (то есть то, что оплачено) и сколько заработала так называемо «по отгрузке» (то есть то, что еще должны заплатить). Не существовало также и нужных аналитик, соответствующих направлениям деятельности компании, и из-за этого невозможно было правильно распределять затраты и выручку. На формирование таких данных уходило очень много времени, и из-за трудоемкости процесса не исключались ошибки бухгалтеров.

Так как программный продукт «1С:Бухгалтерия 8.2» является рабочей программой для предприятия, которой пользуются все сотрудники фирмы, и которая требует минимум ресурсов, как технического, так и материального характера (не требует дополнительного обучения сотрудников, и нет необходимости покупать еще один программный комплекс, достаточно приобрести только дополнительную базу), то целесообразно использовать возможности именно этой программы для создания подсистемы управленческого учета.

1.4 Постановка задачи

Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи.

Целью дипломного проекта является разработка подсистемы внутрифирменного управленческого учета ООО «Винарсенал».

В результате анализа деятельности фирмы был сделан вывод, что существующая система ведения управленческого учета на предприятии является неполной, так как осуществляется только на анализе бухгалтерских данных, которых явно недостаточно для отражения действительности, и во многом неудобной для поиска, обработки и анализа информации.

Имеющаяся программа была доработана с целью практического применения утвержденной системы управленческого учета, а также с целью упрощения труда бухгалтера и получения актуальных и точных внутрифирменных отчетных данных, в частности непосредственно информации о финансовых результатах организации.

Назначением решения задачи является автоматизация управленческого учета компании «Винарсенал», а именно:

· автоматизация обработки входной информации согласно методике управленческого учета;

· автоматизация составления управленческой отчетности.

1.5 Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования

В данный момент на рынке информационных технологий растет спрос на системы автоматизации управленческого учета, а значит, растет и предложение. Но функционал автоматизированных систем управления во многом различается.

Для трансформации бухгалтерской отчетности в управленческую многими компаниями давно и успешно используется продукт Audit Expert, предлагаемый российской компанией Про-Инвест. Данная программа поддерживает импорт готовой отчетности из различных бухгалтерских программ. Стоимость программы от 300 до 1100 долларов, в зависимости от версии.

Для ведения учета в единой базе данных в настоящее время предлагается множество программных комплексов различной мощности и стоимости. Как правило, это сложные и дорогие корпоративные системы, и каждая требует отдельного подробного освещения. Если пропустить таких дорогостоящих монстров, как SAP/R3, Baan, Oracle Applications, то можно условно разделить эти продукты на отечественные и зарубежные. Зарубежные системы: Axapta, Exact, Platinum, Hansa Solutions, Scala, Accpac, SunSystems.

Системы производства СНГ: БОСС-Корпорация, Парус, Магнат, Альфа, Эталон, Инотек, 1С.

Стоимость зарубежных колеблется от десяти до нескольких сот тысяч долларов, российские системы в несколько раз дешевле. Но при покупке таких программ нужно руководствоваться не только и не столько ценой, сколько функциональностью, надежностью, адаптированностью и наличием поддержки.

Трансформация проводок между несколькими планами счетов поддерживается в относительно небольших бухгалтерских программах, таких как БЭСТ, некоторые конфигурации 1С-Предприятия (например, производства фирмы «Рарус»). Их стоимость с внедрением колеблется от одной до нескольких тысяч долларов.

И, наконец, для схемы с использованием нескольких программ возможно применение любых учетных комплексов, начиная с Excel и заканчивая отдельными модулями крупных корпоративных систем. В качестве программы непосредственно для управленческого учета можно использовать небольшие зарубежные комплексы (например, MYOB Accounting, BS/1, Sage), либо специально настроенные 1С-Предприятие, Инфо-Бухгалтер, или даже Access.

Так, для получения первого опыта автоматизации управленческого учета существуют простые системы автоматизации управления, имеющие уже готовую настройку для ведения управленческого учета, но обладающие возможностью изменения и настройки параметров ведения учета. Одним из таких решений является система автоматизации управленческого учета «1С: Финансовое планирование 7.7».

Для ведения более полного управленческого учета можно использовать уже более функциональные системы, такие как, например, типовое решение для автоматизации управленческого учета на основе платформы «1С: Предприятие 8.2 ».

«1С:Управление Торговлей" - дополнение к типовыми и нетиповым конфигурациям на платформе "1С: Предприятие 8.2", предназначенное для расширения возможностей конфигураций "1С" и внедрения управленческого учета и планирования на предприятии.

Область применения:

· постановка управленческого учета на предприятии;

· учет фактической деятельности предприятия;

· анализ финансового состояния предприятия;

· анализ эффективности каждого из видов деятельности, подразделений, филиалов;

· учет и управление затратами;

· мотивация сотрудников;

· финансовое планирование;

· ведение учета по различным стандартам;

· расширение возможностей текущей учетной системы;

Так как рабочей программой ООО «Винарсенал» является «1С: Предприятие 8.2», имеющей достаточно гибкие возможности для доработки и устраивающей работников, то было принято решение о приобретении дополнительной конфигурации имеющейся программы.

1.6 Возможности 1С:Управление Торговлей 8.2»

Управление отношениями с клиентами.

Управление отношениями с клиентами, известное также как CRM или Customer Relationship Management, является неотъемлемой функциональной областью современной комплексной информационной системы предприятия.

CRM -- это концепция управления отношениями с клиентами в условиях активной конкуренции, нацеленная на максимальное освоение потенциала каждого клиента и партнера в интересах предприятия.

Концепция CRM предполагает регулярный сбор и анализ информации о каждом клиенте, реальном и потенциальном: как клиент отреагировал на деловое предложение. Доволен ли он качеством обслуживания, меняются ли его предпочтения со временем, насколько аккуратно он выполняет взятые на себя обязательства, и в конечном итоге, сколько дохода клиент приносит (или мог бы принести) предприятию.

Отслеживаются все стадии отношений с клиентом. Тщательно улавливаются признаки опасного ухудшения отношений, поскольку, как известно, на конкурентном рынке затраты на привлечение нового клиента на порядок превышают затраты на удержание имеющегося клиента.

Концепция CRM предусматривает гармоничное сочетание формального подхода и индивидуального отношения к каждому клиенту. Но если количество активных клиентов предприятия измеряется в десятках или сотнях, а количество потенциальных клиентов -- соответственно в сотнях или тысячах, то полная реализация концепции CRM приведет к накоплению огромных массивов информации, работать с которыми без привлечения специальных средств автоматизации будет просто невозможно.

Конфигурация содержит средства автоматизации концепции CRM. Функциональные возможности конфигурации позволяют предприятию успешно управлять отношениями с покупателями, поставщиками, смежниками и любыми другими контрагентами.

Предусматривается регистрация всех действий по заключению и исполнению сделок, регистрация всех контактов с клиентами как реальными, так и потенциальными.

Конфигурация позволяет делать следующее:

· использовать персонифицированный подход к нуждам и требованиям каждого клиента;

· хранить полную контактную информацию по контрагентам и их сотрудникам, историю взаимодействия с ними;

· управлять процессом продаж с использованием механизма бизнес-процессов (сделки с клиентом);

· анализировать незавершенные и планировать предстоящие сделки с покупателями и потенциальными клиентами;

· регистрировать каждое обращение потенциального клиента и в дальнейшем анализировать процент привлечения клиентов, а также производить анализ удовлетворения первичного спроса;

· оперативно контролировать состояние запланированных контактов и сделок;

· проводить интегрированный BCG-анализ отношений с клиентами;

· регистрировать и оперативно отрабатывать претензии клиентов;

· анализировать и оценивать эффективность работы менеджеров с клиентами.

Автоматизированные механизмы управления отношениями с клиентами можно использовать не только как эффективное орудие в конкурентной борьбе за выгодных клиентов. Предоставляется хранилище информации о клиентах предприятия. Сотрудник, принявший звонок незнакомого ему клиента, может прямо в процессе телефонного разговора войти в курс дела, оперативно пролистав сведения о клиенте и о последних контактах с ним на экране своего компьютера (досье клиента).

Возможности конфигурации по управлению отношениями с клиентами могут быть востребованы коммерческим директором, директором по маркетингу, сотрудниками маркетинговых, сбытовых и снабженческих подразделений предприятия.

Сбор и хранение информации о клиентах.

Конфигурация обеспечивает сбор и упорядочивание больших объемов информации.

Используется следующая контактная информация о клиентах:

· адреса,

· телефоны,

· адреса электронной почты,

· произвольные сведения.

В карточку клиента можно добавить любое количество дополнительных сведений о клиенте, используя встроенный механизм дополнительных свойств (дополнительных сведений и реквизитов).

В информационную базу может быть введена информация о нескольких контактных лицах, представляющих интересы клиента. Также одно контактное лицо может представлять интересы нескольких клиентов.

Предусматривается регистрация всех взаимодействий с клиентом, как планируемых, так и произошедших.

Регистрируется информация, как поступающая от самих клиентов (входящая информация), так и инициируемая пользователем (исходящая информация). Сводную информацию о контактах с клиентом можно просмотреть в окне общего списка взаимодействий. Взаимодействия могут быть сгруппированы по предметам взаимодействия. В программе хранится вся история взаимодействия с клиентом, начиная от первичного звонка до момента заключения сделки и продажи товаров клиенту.

Регистрацию нового клиента можно производить непосредственно из списка взаимодействий. Для быстрой регистрации используется помощник ввода новых партнеров, с помощью которого регистрируется вся доступная информация о партнере (контактная информация о самом клиенте, его контактных лицах, сведения о юридическом лице клиента).

Списки контрагентов разделены в понимании регламентированного учета (юридические и физические лица) и объектов бизнес-взаимодействий (клиенты, поставщики, конкуренты и прочие партнеры). Это позволяет вести учет продаж и истории отношений не только по "формальным" контрагентам, но и по компаниям - группам лиц, "сетевым магазинам", работающим от имени одного юридического лица, самостоятельно работающим подразделениям клиентов и т.д.

При регистрации нового клиента автоматически контролируется наличие "дублей" клиентов в соответствии с введенной для клиента информацией (наименование, ИНН, телефон, адрес электронной почты и т. д.).

Поддерживается ведение информации о связях между партнерами и между физическими лицами (контактными лицами) партнеров.

По любому клиенту в любой момент времени доступна вся информация о нем: контактная информация, история взаимодействий, информация о продажах и т.д.

Классификация клиентов.

Прикладное решение содержит средства классификации клиентов по двум критериям: по привлекательности (ABC-классификация) и по стадиям отношений с клиентами (XYZ-классификация). Данные средства классификации предназначены для формирования стратегии отношений.

ABC/XYZ-классификация является базисом для анализа зависимости от клиентов, лояльности клиентов и BCG-анализа.

Анализ зависимости от клиентов проводится с помощью ABC-классификации, которая позволяет разбить клиентов на три группы важности по объему продаж (выручке, прибыли или количеству операций по продаже):

· высокая (класс "А"),

· средняя (класс "В"),

· низкая (класс "С").

ABC/XYZ-классификация клиентов производится автоматически с помощью регламентного задания.

Анализ лояльности клиентов проводится с помощью XYZ-классификации, оценка которой базируется на стабильности покупок.

Различаются следующие стадии отношений с клиентами:

· потенциальный клиент,

· разовый клиент,

· постоянный клиент,

· потерянный клиент.

Переходы клиентов из одной стадии в другую можно представить в виде следующей схемы.

Рисунок 1. Схема перехода клиентов

Для стадии "Постоянный клиент" предусмотрена дополнительная классификация по регулярности закупок:

· стабильные закупки (X-класс),

· нерегулярные закупки (Y-класс),

· эпизодические закупки (Z-класс).

Для анализа клиентской базы с точки зрения стадий отношений используется отчет Анализ лояльности клиентов.

Рисунок 2. Анализ лояльности клиентов

С помощью этого отчета можно наглядно оценить соотношение между вновь приобретенными (разовыми) клиентами и потерянными клиентами.

BCG-анализ строится на пересечениях ABC- и XYZ-классификации. Отчет показывает также переходы между классами по результатам текущей и предыдущей классификаций.



Рисунок 3. Комплексный BCG-анализ

Комплексный BCG-анализ позволяет разделить клиентов на различные группы и на основании этих данных строить отношения с клиентами.

· Звезды (AZ). Клиенты, купившие неожиданно много. Их должны обслуживать самые лучшие продавцы, их можно раскручивать на постоянные большие объемы.

· Коровы (AX). Покупают постоянно и много. Их должны обслуживать исполнительные продавцы, точно и аккуратно исполняющие их заказы.

· Собаки (CZ). Покупают редко и мало. Лучше не продолжать с ними отношения.

· Вопросы. К этой группе относятся все остальные клиенты. Ее должен мониторить руководитель отдела продаж. Пока непонятно, как с ними поступить, но отнестись к ним нужно внимательно, ведь впоследствии они могут стать звездами или коровами.

Любой показатель в таблице можно расшифровать. Например, можно вывести подробный список потерянных клиентов, чтобы возобновить с ними работу.

Управление правилами продаж.

Программа позволяет задавать правила продаж, индивидуальные для клиентов или типовые для групп клиентов.

К ним относятся различные условия по оплате, ценовые условия, условия по скидкам.

Типовые соглашения, определяющие правила продаж для групп клиентов, могут быть детализированы до каждой группы (сегмента) номенклатуры.

Использование типовых соглашений и сегментов позволяет быстро менять правила продаж и те условия, при которых они предоставляются в условиях конкуренции.

Программа контролирует соблюдение правил продаж: продажа с отклонением от правил продаж доступна только после дополнительного согласования с руководителями, обладающими правами на отклонение от условий продаж.

Для важных клиентов могут быть оформлены индивидуальные соглашения о правилах продаж.

Все возможные варианты оплаты, которые применяются в торговом предприятии, фиксируются с помощью графика оплаты.

Условия оплаты, которые применяются при продаже, фиксируются в соглашении.

Фактические этапы оплаты с конкретными суммами и датами заполняются автоматически в заказе клиента в соответствии с графиком оплаты, указанным в соглашении.

Управление процессами продаж.

В программе полностью отслеживаются процессы управления продажами. При этом продажи можно оформлять как по полному циклу оформления продажи (начиная с момента согласования коммерческого предложения на основании данных о первичном интересе клиента в оформленной с ним сделке), так и без предварительно оформленных коммерческих предложений и заказов клиентов, по так называемой "упрощенной схеме". Схемы документооборота продаж представлены на рисунке 4.

Рисунок 4. Схема документооборота

Управление складом.

В прикладном решении реализован детальный оперативный учет товаров на складах. Обеспечивается полный контроль запасов товаров на предприятии.

Прикладное решение позволяет:

· управлять остатками товаров в различных единицах измерения на множестве складов;

· вести раздельный учет собственных товаров, товаров, принятых и переданных на реализацию;

· детализировать расположение товара на складе по местам хранения, что позволяет оптимизировать сборку товаров на складе;

· учитывать серии товаров (серийные номера, сроки годности и т.д.);

· задавать произвольные характеристики товаров (цвет, размер и т. д.);

· учитывать ГТД и страну происхождения;

· оформлять операции сборки/разборки товаров;

· резервировать товары.

Организация складского хозяйства может быть различной, структура может быть как простой, так и достаточно иерархически сложной. Склады или места хранения могут быть как на территории предприятия, так и расположены удаленно.

Рисунок 5. Схема складского учета

Сведения о складских запасах могут вводиться в информационную систему с высокой степенью детализации: до уровня характеристик товаров (цвет, размер, габариты и т.д.), до уровня серийных номеров и сроков годности товаров.

Для ускорения процессов поступления, отгрузки и инвентаризации товаров на складах можно использовать различные виды торгового оборудования: сканеры штрих-кодов, терминалы сбора данных.

В программе реализована схема ордерного складского учета. Она может включаться для операций отгрузки и поступления независимо. Складские ордера выписываются на основании документов-распоряжений, в качестве которых могут выступать заказы или накладные. Ведется учет полученных, но невыполненных распоряжений; технология работы склада может строиться целиком "от электронных распоряжений".

В программе реализовано адресное хранение товаров, т е. ведение остатков товаров в разрезе "мест хранения" (ячеек, полок, стеллажей), и упаковок товара.

Система позволяет управлять раскладкой товара по местам хранения при поступлении, сборкой с мест хранения при отгрузке, перемещением и разупаковкой товара.

Алгоритмы, заложенные в систему, автоматически подбирают оптимальные места хранения при размещении и сборке, следят за отсутствием коллизий при большой интенсивности складских операций.

При этом возможно как справочное размещение по ячейкам, когда указывается только в каких ячейках, товар в принципе может находиться, так и контроль остатков по ячейкам, когда ведется точный учет по количеству товара в каждой ячейке.

В любой момент можно проконтролировать процесс сборки товаров на складе в соответствии с выданными "электронными" распоряжениями или процесс размещения поступившего товара.

Реализован многошаговый процесс инвентаризации товара, включающий формирование приказов на инвентаризацию, выдачу распоряжений на пересчет остатков в местах хранения, раздельное отражение излишков и недостач в оперативном и финансовом учете.

2. Программная реализация системы автоматизации управленческого учета

2.1 Типовая конфигурация «1С:Управление Торговлей 8.2»

Программа автоматизирует:

· управление продажами;

· управление закупками;

· управление отношениями с клиентами (CRM);

· анализ цен и управление ценовой политикой;

· управление складскими запасами;

· управление финансами;

· управление организационными мероприятиями;

· учет коммерческих затрат;

· учет НДС;

· анализ и планирование торговой деятельности.

Рисунок 6. Интерфейс программы

«1С:Управление Торговлей 8.2» повышает эффективность работы предприятия за счет автоматизации рутинных операций, за счет ведения учета в реальном времени, за счет быстрой и удобной подготовки информации для принятия решений на разных уровнях.

2.2 Обмен данными с «1С:Бухгалтерией 8.2»

«1С:Бухгалтерия 8.2» используется для ведения регламентированного учета и сдачи отчетности, а «1С:Управление Торговлей 8.2» - для оперативного и управленческого учета в компании.

Успех совместного использования этих программных продуктов во многом зависит от организации обмена данными между конфигурациями «1С:Бухгалтерия 8.2» и «1С:Управление Торговлей 8.2»

Прежде всего, следует учесть, что из конфигурации «1С:Бухгалтерия 8.2» в конфигурацию «1С:Управление Торговлей 8.2» могут выгружаться только документы, связанные с операциями движения наличных и безналичных денежных средств. К ним относятся: Приходный кассовый ордер, Расходный кассовый ордер, Поступление на расчетный счет и Списание с расчетного счета.

2.3 Структура отчетов

Так как в типовой конфигурации есть не все виды отчетов, которые требуются для ООО «Винарсенал». Возникла необходимость доработать существующую конфигурацию.

2.4 Отчет продажи

Так как не во всех документах продажи заполнен грузополучатель, отсюда имеем первую строку отчета с пустым значением группировки. Допустим, что если грузополучатель в документе не заполнен, то считаем его равным контрагенту.

Чтоб добавить такую группировку надо в модуле объекта ОтчетПродажи в функции УстановитьНачальныеНастройки.

прописать следующий вызов.

УниверсальныйОтчет.ДобавитьПолеГруппировка("КонтрагентГрузополучатель","ДокументПродажи","Грузополучатель", |"Грузополучатель, если пусто, то контрагент",, |"ВЫБОР КОГДА ДокументПродажи.Грузополучатель = NULL или |ДокументПродажи.Грузополучатель = |ЗНАЧЕНИЕ(Справочник.Контрагенты.ПустаяСсылка) |ТОГДА ДокументПродажи.Контрагент |ИНАЧЕ ДокументПродажи.Грузополучатель |КОНЕЦ"

2.5 Отчет валовая прибыль

Для принятия решений необходима уверенность в том, что инициируемые действия будут сопровождаться необходимыми финансовыми ресурсами в нужные моменты.

В отчете «Валовая прибыль» можно посмотреть количество продаж, выручку от продаж, себестоимость проданных товаров, эффективность (процент наценки) и рентабельность (маржа).

| ВЫБРАТЬ | Продажи.Номенклатура КАК Номенклатура, | Продажи.ХарактеристикаНоменклатуры КАК ХарактеристикаНоменклатуры, | Продажи.Стоимость КАК СуммаПродажи, | Продажи.Стоимость - ЦеныНоменклатурыСрезПоследних.Цена * Продажи.Количество КАК Прибыль, | Продажи.ДокументПродажи КАК ДокументПродажи, | ЦеныНоменклатурыСрезПоследних.Цена КАК ЦенаСебестоимость, | Продажи.ДокументПродажи.Склад КАК ДокументПродажиСклад, | Продажи.Количество КАК Количество, | Продажи.Стоимость / Продажи.Количество КАК ЦенаПродажи, | ЦеныНоменклатурыСрезПоследних.Цена * Продажи.Количество КАК СуммаСебестоимость |ИЗ | РегистрНакопления.Продажи КАК Продажи | ВНУТРЕННЕЕ СОЕДИНЕНИЕ РегистрСведений.ЦеныНоменклатуры.СрезПоследних(&ДатаПо, ) КАК ЦеныНоменклатурыСрезПоследних | ПО Продажи.Номенклатура = ЦеныНоменклатурыСрезПоследних.Номенклатура | И Продажи.ХарактеристикаНоменклатуры = ЦеныНоменклатурыСрезПоследних.ХарактеристикаНоменклатуры |ГДЕ | ЦеныНоменклатурыСрезПоследних.ТипЦен = &ТипЦен | И Продажи.Период МЕЖДУ &ДатаС И &ДатаПо | |УПОРЯДОЧИТЬ ПО | Номенклатура, | ХарактеристикаНоменклатуры, | ЦенаСебестоимость, | СуммаПродажи, | Прибыль, | ДокументПродажи |{УПОРЯДОЧИТЬ ПО | Номенклатура.*, | ХарактеристикаНоменклатуры.* КАК Характеристиканоменклатуры, | ЦенаПродажи КАК Ценапродажи, | ЦенаСебестоимость КАК Ценасебестоимость, | СуммаПродажи КАК Суммапродажи, | СуммаСебестоимость КАК Суммасебестоимость, | Прибыль, | ДокументПродажи.* КАК Документпродажи} |ИТОГИ | СУММА(СуммаПродажи), | СУММА(Прибыль), | СУММА(Количество), | СУММА(СуммаСебестоимость) |ПО | ОБЩИЕ |{ИТОГИ ПО | СуммаСебестоимость, | СуммаПродажи, | Количество}

2.6 Универсальный отчет

Рассмотрим реквизиты, элементы формы и процедуры модулей универсальных отчетов. Состав реквизитов, функций у отчетов несколько отличаются, поэтому отличия «Список / кросс таблица (ОтчетСписокКроссТаблица)» от «Отчет остатки и обороты (ОтчетОстаткиИОбороты)» будем приводить ниже описания общих реквизитов, функций, элементов формы.

Реквизиты универсального отчета:

· «ИмяРегистра» - строка, наименование регистра накопления из которого получаем данные.

· «ДатаНач» - дата, с которой начинается выборка данных.

· «ДатаКон» - дата, по которую производится выборка данных. Т.е. период формирования отчетов с «ДатаНач» по «ДатаКонк».

· «ПостроительОтчета» - тип ПостроительОтчета, данный реквизит содержит в себе экземпляр объекта ПостроительОтчета с помощью которого формируется вывод информации в табличную часть, производится управление настройками отчета (группировками, отборами, сортировкой), а также происходит управление внешним видом отчета (вывод итогов по всем уровням, раскрашивание группировок).

· «ИспользоватьСвойстваИКатегории» - булево, предназначен для уточнения выборки данных отчета по свойствам и категориям объектов. После указания данного параметра в настройках отчета предоставляется возможность выбирать те или иные свойства и категории объектов для группировок, отборов и упорядочивания.

· «СохраненныеНастройки» - структура, в которую помещаются настройки, которые сохраняются при закрытии отчета и восстанавливаются при последующем открытии.

· «РаскрашиватьИзмерения» - булево, установка данного реквизита в Истина указывает на то что нужно при выводе строк группировок и полей их раскрашивать для лучшего представления информации на экране.

· «ВыводитьПоказателиВСтроку» - булево, указывает на возможность выводить группировки в одну строку.

· «ВыводитьДополнительныеПоляВОтдельнойКолонке» - булево, если в настройках отчета указаны дополнительные поля их нужно выводить в разных колонках.

· «ВыводитьИтогиПоВсемУровням» - булево, для некоторых группировок можно специально запретить выводить цифры по показателям, данный реквизит снимает данный запрет.

· «ПоказыватьЗаголовок» - булево, указывает выводить или не выводить заголовок на экран (регулируется кнопкой «Заголовок» на форме отчета).

· Табличная часть «Показатели» - содержит в себе список выводимых на экран показателей.

2.7 Отчет просроченная задолженность

Основные характеристики отчета:

1. Учет в разрезе организаций.

2. Возможность отчета по документам расчетов.

3. Дни задолженности из: из поля договора, из свойства контрагента.

4. Уровни детализации: по контрагентам, по договорам, по сделкам (только по сделкам)/договорам, по документам расчетов/договорам.

5. Дебетовая и кредитовая задолженности.

6. Управленческая и валюта взаиморасчетов.

7. Отбор по свойствам контрагентов.

8. Дополнительная информация: оплата за период, продажи за период, процент просроченной задолженности, дней просрочено, дней с задолженности, средневзвешенной число дней долга, допустимое число дней задолженности, долг по таре.

9. Вывод расшифровки в отдельной вкладке.

10. Сравнение 2х период (и вывод разницы показателей).

11. Получение отчетов за произвольное число дат и вывод в одной таблице.

Процедура Сформировать()

Перем Запрос, ТекстЗапроса, Таб;

СпрДоговора = СоздатьОбъект("Справочник.Договоры");

Таб = СоздатьОбъект("Таблица");

Таб.ИсходнаяТаблица("Отчет");

Док = СоздатьОбъект("Документ");

ДокОплата = СоздатьОбъект("Документ");

//Тз = СоздатьОбъект("ТаблицаЗначений");

Тз.НоваяКолонка("Покупатель");

Тз.НоваяКолонка("Город");

Тз.НоваяКолонка("КредДок");

Тз.НоваяКолонка("СуммаНакл","Число",15,2);

Тз.НоваяКолонка("ПрСумма","Число",15,2);

Тз.НоваяКолонка("ДнОтсрочки");

Тз.НоваяКолонка("Долг");

Запрос = СоздатьОбъект("Запрос");

ТекстЗапроса =

"//{{ЗАПРОС(Сформировать)

|с ВыбНачПериода по ВыбКонПериода;

|Покупатель = Регистр.РасчетыСПокупателями.Контрагент;

|Город = Регистр.РасчетыСПокупателями.Контрагент.Город;

|Долг = Регистр.РасчетыСПокупателями.Долг;

|Функция ДолгКонОст = КонОст(Долг);

|Группировка Покупатель;

|"//}}ЗАПРОС

;

Если ВыбПокупатель.Выбран() = 1 Тогда

ТекстЗапроса = ТекстЗапроса + "Условие(Покупатель в ВыбПокупатель);";

КонецЕсли;

Если ВыбГород.Выбран() = 1 Тогда

ТекстЗапроса = ТекстЗапроса + "Условие(Город = ВыбГород);";

КонецЕсли;

Если спсПокупателей.РазмерСписка() > 0 Тогда

ТекстЗапроса = ТекстЗапроса + "Условие(Покупатель в спсПокупателей);";

КонецЕсли;

Если ВидКонтрагента.Выбран() = 1 Тогда

Сообщить("Выбран!");

ТекстЗапроса = ТекстЗапроса + "Условие(Покупаетль.ВидКонтрагента = ВидКонтрагента);";

КонецЕсли;

Если Запрос.Выполнить(ТекстЗапроса) = 0 Тогда

Сообщить("Ошибка при выполнении запроса!","!");

Возврат;

КонецЕсли;

//Таб.ВывестиСекцию("Заголовок");

//Таб.Опции(0,0,Таб.ВысотаТаблицы(),0);

Пока Запрос.Группировка("Покупатель") = 1 Цикл

Если (Запрос.Покупатель.Покупатель = 0) или (Запрос.ДолгКонОст <=0 ) Тогда

Продолжить; КонецЕсли;

ТекПокупатель = Запрос.Покупатель;

СпрДоговора.ИспользоватьВладельца(ТекПокупатель);

Если СпрДоговора.НайтиПоРеквизиту("НаПоставку",Да,1) = 1 Тогда

ДнОтсрочки= СпрДоговора.ГлубинаКредита;

КонецЕсли;

//Док.ОбратныйПорядок(1);

Док.ВыбратьПоЗначению(ВыбНачПериода,ВыбКонПериода,"Контрагент",Тз.Покупатель);

Пока Док.ПолучитьДокумент() = 1 Цикл

Если (Док.Вид() <> "РасходнаяНакдладная") Тогда

Продолжить; КонецЕсли;

Предел = Док.ДатаДок + ДнОтсрочки;

Если Предел<=ВыбКонПериода тогда

Продолжить; КонецЕсли;

ТекДокумент = Док.ТекущийДокумент();

ДокОплата.ВыбратьПодчиненныеДокументы(ВыбНачПериода,ВыбКонПериода,ТекДокумент);

Оплачено = 0;

Пока ДокОплата.ПолучитьДокумент() > 0 Цикл

Оплачено = Оплачено + ДокОплата.Сумма;

КонецЦикла;

Контроль = ТекДокумент.Итог("Сумма") - Оплачено;

Если Контроль<=Оплачено Тогда

Продолжить; КонецЕсли;

Тз.НоваяСтрока();

Если ПоГородам = 1 Тогда

Тз.Город = ТекПокупатель.Город;

КонецЕсли;

Тз.УстановитьЗначение(Тз.НомерСтроки,"Покупатель",ТекПокупатель);

Тз.УстановитьЗначение(Тз.НомерСтроки,"КредДок",ТекДокумент);

Тз.ДнОтсрочки = ДнОтсрочки;

КонецЦикла;

КонецЦикла;

2.8 Отчет остатки на складах

1) Вычисляется среднее количество продаж в день за определенный период. По умолчанию период выбирается "Текущий месяц". Можно выбрать произвольный период.

2) Статистика по скорости продаж групп номенклатуры (обобщенный результат продаж группы). По умолчанию самые продаваемые группы номенклатуры расположены вверху. Есть возможность выключать/выключать иерархию.

3) Статистика по скорости продаж номенклатуры внутри группы номенклатуры. Ходовые товары внутри группы расположены сверху вниз.

4) Анализ продаж общий и/или в разрезе складов (см. настройки отчета).

5) Товары, проданные за выбранный период и закончившиеся на складе, выделяются красным цветом текста. Требуется немедленная закупка/доставка на склады.

6) Товары на складе, непроданные за период, выделяются синим цветом текста.

ВЫБРАТЬ

ТоварыНаСкладахОстаткиИОбороты.Номенклатура КАК Номенклатура,

СУММА(ТоварыНаСкладахОстаткиИОбороты.КоличествоПриход - ТоварыНаСкладахОстаткиИОбороты.КоличествоРасход) КАК КоличествоКонечныйОстаток,

СУММА(ТоварыОрганизацийОстаткиИОбороты.КоличествоПриход - ТоварыОрганизацийОстаткиИОбороты.КоличествоРасход) КАК КоличествоОрганизаций,

ТоварыНаСкладахОстаткиИОбороты.Склад КАК Склад,

ТоварыОрганизацийОстаткиИОбороты.Организация КАК Организация

ИЗ

РегистрНакопления.ТоварыНаСкладах.ОстаткиИОбороты(, , Регистратор, , ) КАК ТоварыНаСкладахОстаткиИОбороты

ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ РегистрНакопления.ТоварыОрганизаций.ОстаткиИОбороты(, , Регистратор, , ) КАК ТоварыОрганизацийОстаткиИОбороты

ПО ТоварыНаСкладахОстаткиИОбороты.Регистратор = ТоварыОрганизацийОстаткиИОбороты.Регистратор

И ТоварыНаСкладахОстаткиИОбороты.Номенклатура = ТоварыОрганизацийОстаткиИОбороты.Номенклатура

И ТоварыНаСкладахОстаткиИОбороты.ХарактеристикаНоменклатуры = ТоварыОрганизацийОстаткиИОбороты.ХарактеристикаНоменклатуры

И ТоварыНаСкладахОстаткиИОбороты.СерияНоменклатуры = ТоварыОрганизацийОстаткиИОбороты.СерияНоменклатуры

СГРУППИРОВАТЬ ПО

ТоварыНаСкладахОстаткиИОбороты.Номенклатура,

ТоварыНаСкладахОстаткиИОбороты.Склад,

ТоварыОрганизацийОстаткиИОбороты.Организация

ИТОГИ

СУММА(КоличествоКонечныйОстаток),

СУММА(КоличествоОрганизаций)

ПО

Номенклатура,

Склад,

Организация

3. Обоснование экономической эффективности

3.1 Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности

Оценка экономической эффективности проекта является неотъемлемой частью процесса установки программного средства. Развитие средств автоматизации должно осуществляться в тесной привязке к потребностям в области управления компанией. При этом их никогда не следует определять только необходимостью внедрения технологических новшеств. Разработчику нужно понять реальные потребности подразделения, а заказчики должны трезво оценивать возможности разработчиков. Для принятия окончательного решения о разработке новой системы также необходимо сравнить существующий метод обработки данных и внедряемый. Но также экономическая эффективность внедрения информационной системы определяется степенью достижения поставленной цели вне зависимости от ее характера.

Существует несколько направлений расчета экономической эффективности:

- сравнение вариантов организации различных систем обработки экономической информации по комплексу задач (например, сравнение системы обработки информации, предлагаемой в проекте, с ныне существующей);

- сравнение вариантов организации информационной базы комплекса задач (файловая организация и организация базы данных);

- сравнение различных вариантов организации технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации;

- сравнение технологий проектирования систем обработки экономической информации (например, индивидуальное проектирование с методами, использующими пакеты прикладных программ);

- сравнение технологий внутримашинной обработки данных.

Реализация настоящего проекта предполагает, прежде всего, изменение системы обработки, передачи и хранения информации. Вследствие этого было выбрано первое направление расчета экономической эффективности.

3.2 Характеристика проекта

В этом разделе делается детальная экономическая оценка созданного программного средства - автоматизированного управленческого учета.

3.3 Расчет сметы затрат, цены и прибыли (эффекта) при разработке данного программного средства