Размещено на http://www.allbest.ru/

170

Содержание

• Введение
• Глава I. Характеристика предприятия, анализ его деятельности и организации управления
• 1.1 Общие сведения об организационной структуре и хозяйственной деятельности общества с ограниченной ответственностью (ООО) «Энерго»
• 1.2 Организация документооборота ООО «Энерго»
• 1.3 Обоснование необходимости автоматизации комплекса задач складского учета в генподрядной строительной организации ООО «Энерго»
• Глава II. Проектирование комплекса задач автоматизации складского учета в генподрядной строительной организации
• 2.1 Описание состава задач, подлежащих автоматизации
• 2.2 Внешняя спецификация
• 2.3 Разработка состава и структуры БД
• 2.4 Выбор пользовательского интерфейса
• 2.5 Обоснование выбора программно-технической платформы для решения комплекса задач автоматизации управления производственной деятельностью
• 2.6 Построение алгоритма решения задачи
• 2.7 Построение информационно-технологической схемы формирования документа «Накладная на внутреннее перемещение»
• Глава III. Реализация комплекса задач и технико-экономические расчеты
• 3.1 Описание комплекса задач
• 3.2 Инструкция пользователя и контрольный пример решения задачи складского учета (подзадач прихода и расхода материалов)
• 3.3 Расчет показателей экономической эффективности комплекса задач
• 3.4 Обеспечение безопасности работы
• Заключение
• Список использованной литературы
• Список условных сокращений
• Приложение 1. Документация, обрабатываемая на ЭВМ
• Приложение 2. Листинг программы

Введение

В настоящее время в условиях рыночной экономики и повсеместного роста производства происходит значительный рост потребности населения в недвижимых объектах, в частности, в строительстве промышленных предприятий, торговых площадей, и, естественно, жилого фонда. В подтверждение этих слов можно привести график динамики объема работ, выполненных по договору строительного подряда в 2001 - 2002 г.г., составленный по официальным данным по России Национальной службой информации «МедиаТекст» (рис. 1).

Рис. 1. Динамика объема работ, выполненных по договору строительного подряда в 2001 - 2002 г.г.

Естественно, отмеченный спрос на подрядные работы создает предпосылки для развития такой отрасли народного хозяйства, как строительство. Строительство занимает особое место среди других отраслей материального производства, поскольку строительные отношения имеют свою особую специфику, т.к. от того, каким образом будут распределены права и обязанности сторон, зачастую зависит успешное выполнение работы. Здесь важную роль играет нормативно-правовая база, регулирующая строительную деятельность. Основным документом в области строительства являет Гражданский кодекс РФ, а также договор (контракт) строительного подряда, который наравне с законом определяет порядок проведения работ по строительству и реконструкции объектов. Кроме того, правила строительного подряда содержатся в Строительных нормах и правилах (СНиП), стандартах и технических условиях, различных инструкциях и положениях, принимаемых уполномоченными государственными органами.

Данный дипломный проект посвящен автоматизации комплекса задач складского учета в генподрядной строительной организации. Базой для проектирования является ООО «Энерго», являющееся генподрядчиком и субподрядчиком при строительстве и капитальном ремонте. Целью автоматизации является решение круга задач, стоящих перед руководством предприятия: складской учет для ускорения процесса обработки сводных данных (отчетов), аналитический учет договоров.

Диплом содержит следующие разделы:

1. Общая характеристика деятельности предприятия и организация управления, где приводится характеристика предприятия, уровень оснащенности СВТ, организация документооборота, анализируются основные проблемы учета движения материалов на предприятии, ставится конкретная задача решения этих проблем.

2. Проектирование комплекса задач автоматизации складского учета в генподрядной строительной организации: обследуется предметная область, описываются задачи, проектируется информационная база. В этом разделе осуществляется выбор программных средств, состава и параметров технических средств, для реализации проекта, приводится алгоритм решения одного из модулей задачи и информационно-технологическая схема.

3. Реализация разработки и технико-экономические расчеты - содержит инструкцию пользователя, пример решения задачи, расчет экономической эффективности и срок окупаемости. В этом разделе также рассматривается обеспечение безопасности жизнедеятельности на предприятии.

В приложениях приведены формы действующих документов до автоматизации, после автоматизации и листинг программы.

Настоящий дипломный проект является результатом полугодовой работы проделанной автором совместно с генеральным директором ООО «Энерго» над проблемами, возникшими на предприятии.

Выполненная разработка внедрена на предприятии и подтвердила свою эффективность.

Глава I. Характеристика предприятия, анализ его деятельности и организации управления

1.1 Общие сведения об организационной структуре и хозяйственной деятельности общества с ограниченной ответственностью (ООО) «Энерго»

Общая характеристика хозяйственной деятельности предприятия.

Общество с ограниченной ответственностью «Энерго» основано в 1999 году. Основным видом деятельности является осуществление функции генерального подрядчика и субподрядчика при строительстве и капитальном ремонте зданий.

Согласно ГК РФ, ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ПОДРЯДЧИК - фирма, являющаяся главным исполнителем договорного подряда, то есть соглашения с заказчиком о выполнении определенного круга работ, чаще всего - строительных. Генеральный подрядчик отвечает перед заказчиком за выполнение всего круга, комплекса работ, установленных договором.

СУБПОДРЯДЧИК - фирма, привлекаемая генеральным подрядчиком к участию в сооружении объекта.

В период с 2001 по 2002 год ООО «Энерго» являлось субподрядчиком у генерального подрядчика ЗАО «Балтийская корпорация» по строительству жилого многоквартирного дома квартал 71А район Каменка «ЛОТ-4.1» общая площадь строительства 18 276,5 кв.м., количество квартир 254, а также по строительству коттеджей квартал 71А район Каменка «ЛОТ-2.7» общая площадь строительства 4 307.0 кв.м., количество коттеджей 27, площадь встроенных гаражей 281,0 кв.м. Заказчиком строительства являлось ЗАО «Балтинвестстрой». В марте 2002 года оба объекта успешно прошли Государственную приемочную комиссию.

Начиная с октября 2002 года и по текущий период ООО «Энерго» является субподрядчиком у генерального подрядчика ООО «Строительная компания «Природа-сервис» по реконструкции и реставрационным работам в Ботаническом Саду Ботанического института им. В.Л. Комарова по адресу: СПб, ул. Профессора Попова д.2 а. Заказчиком работ является «Федеральное Государственное Учреждение Северо-западная дирекция Госстроя России». Работы, порученные на 2002, 2003 год и определенные выделенными лимитами, были выполнены в установленные сроки, и претензий по качеству работ заказчик не имеет.

С января 2003 года по октябрь 2003 года ООО «Энерго» является генеральным подрядчиком у заказчика ООО «СберБанкСтрой» на объекте «Складская база Государственного академического Мариинского театра» в нежилой зоне «Шушары-1». За это время было выполнено: общестроительные работы по сооружению 3 резервуаров для воды, общестроительные работы по насосной станции, работы по внешним сетям теплоснабжения от котельной до теплового пункта складской базы.

С января 2003 года и по настоящее время ООО «Энерго» является генеральным подрядчиком у заказчика «Государственное образовательное учреждение «Санкт-Петербургский Государственный Политехнический Университет». ООО «Энерго» выполняло работы по установке металлического ограждения в целях благоустройства территорий парковой зоны ГОУ «СПб ГПУ», так же выполняло косметический ремонт 2-го этажа главного корпуса ГОУ «СПб ГПУ», работы по капитальному ремонту подвала главного здания ГОУ «СПб ГПУ». Работы выполняются в срок и с надлежащим качеством, заказчик претензии не имеет.

С апреля 2003 года ООО «Энерго» является генеральным подрядчиком у заказчика ЖСК 1473 «ЛенГЭСС» по строительству жилого дома незавершенного строительства по адресу: СПб, Сестрорецк, Приморское шоссе, квартал 291. Работы ведутся соответственно графику работ.

В сентябре 2003 года ООО «Энерго» стало победителем тендера проводимого Федеральным государственным учреждением «Северо-Западная Дирекция по строительству, реконструкции и реставрации» Министерства культуры РФ.

ООО «Энерго» стало генеральным подрядчиком у государственного заказчика «Государственное образовательное учреждение «Санкт-Петербургская государственная консерватория им. Н.А. Римского-Корсакова» и заключило контракт на текущий ремонт помещений 3, 4, 5 этажей общежития по адресу СПб, ул. Доблести д.22. Работы в настоящее время ведутся.

На протяжении нескольких лет ООО «Энерго» тесно работает с постоянными подрядчиками: ООО «Фирма «РемСтройСервис», ООО «Троицкий дом -2», ООО «Спецэлектромонтаж-1», ЗАО НТФ «Строй-Вест», ООО «ИСК».

Организационная структура предприятия.

На предприятии используется линейная организационная структура управления, являющаяся одной из простейших структур управления. Она характеризуется тем, что во главе каждого структурного подразделения находится руководитель-единоначальник, наделенный всеми полномочиями и осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками и сосредотачивающий в своих руках все функции управления.

Линейная структура управления является логически более стройной и формально определенной, но вместе с тем и менее гибкой. Каждый из руководителей обладает всей полнотой власти, но относительно небольшими возможностями решения функциональных проблем, требующих узких, специальных знаний.

Действующая схема управления генподрядной строительной организацией «Энерго» приведена на рис. 1.1.

Размещено на http://www.allbest.ru/

170

Рис. 1.1. Действующая организационная структура ООО «Энерго».

Для более четкого представления о деятельности компании необходимо рассмотреть функции, выполняемые каждым подразделением.

Функции генерального директора:

· разрабатывает долгосрочные и краткосрочные планы деятельности предприятия;

· осуществляет организационное планирование;

· устанавливает порядок оплаты труда, распорядок рабочего дня, порядок выходных дней и отпусков;

· решает вопросы по распределению прибыли.

Функции заместителя генерального директора:

· разрабатывает планы закупки материалов (их количество и ассортимент);

· принимает решения о приеме и увольнении работников предприятия;

· проводит анализ работы с поставщиками;

· выполняет анализ документооборота внутри компании;

· выполняет функции генерального директора во время его отсутствия.

Функции директора по финансам и экономике:

· осуществляет финансовое планирование;

· проводит анализ денежных поступлений;

· осуществляет экономический анализ заключаемых договоров.

Функции главного бухгалтера:

· ведет бухгалтерский учет;

· ведет налоговый учет;

· выполняет контроль правильности операции, проводимых по расчетным счетам;

· ведет складской учет материалов;

· осуществляет начисление заработной платы работникам;

· отвечает за хозяйственную часть.

Функции главного инженера:

· проводит контроль работы на объектах;

· выполняет проверку соответствия выполняемых работ с технической документацией;

· осуществляет отслеживание поставки материалов на объекты.

Функции планово-технического отдела:

· разрабатывает всю техническую документацию;

· согласовывает техническую документацию с Заказчиком;

Функции инженерно-технической службы:

· проводит ознакомление с технической документацией;

· работает непосредственно на объектах в соответствии с документацией;

· осуществляет сдачу объекта главному инженеру.

Функции склада:

· оформляет приход материалов на склад;

· оформляет расход материалов со склада;

· осуществляет промер, разбраковка;

· оформляет приходные и расходные документы.

Уровень оснащенности предприятия СВТ и краткая характеристика существующей организации обработки информации на предприятии.

Эффективное управление предприятием невозможно без непрерывного отслеживания состояния объекта строительства, без оперативной координации деятельности сотрудников. В такой ситуации для сбора, обработки, и передачи информации в пределах планово-технического отдела компании используется локальная вычислительная сеть (ЛВС) Ethernet, поддерживающая топологии сети «Шина» и «Звезда».

ЛВС ООО «Энерго» работает под управлением операционной системы (ОС) Windows NT и имеет пропускную способность 10 Мб/сек. Сетью объединены три компьютера: сервер и две рабочих станции (рис. 1.2.).

Размещено на http://www.allbest.ru/

170

Рис. 1.2 Действующая структура ЛВС ООО «Энерго»

Помимо ЛВС на предприятии имеется еще два локальных компьютера у главного бухгалтера и директора по финансам и экономике, доступ к которым не имеет никто кроме них.

Всего на балансе предприятия находятся пять компьютеров Pentium III на базе микропроцессора фирмы Intel с тактовой частотой 900 МГц, объем основной памяти 256 Мбайт, емкость винчестера 20 Гбайт.

Предприятие помимо этого имеет три лазерных принтера HP LaserJet 1200N, один из которых сетевой и подключен к серверу в планово-техническом отделе, а остальные два локальные и подключены к компьютерам главного бухгалтера и директора по финансам и экономике. Также имеется ксерокс Canon NP-6020 и факс Panafax UF-321 фирмы Panasonic.

Система автоматизированной информационной поддержки деятельности предприятия включает в себя:

1. Для информационной поддержки ведения бухгалтерского учета в генподрядной строительной организации используется программный продукт «1С: Предприятие 7.7» конфигурация «Бухгалтерский учет 4.4».

Применение редакции 4.4 конфигурации «Бухгалтерский учет» программного продукта «1С:Предприятие» связан с вступлением в силу Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль» ПБУ 18/02, утвержденного Приказом Минфина РФ от 19.11.2002 г. № 114 и дальнейшим развитием реализации налогового учета в соответствии с главой 25 Налогового кодекса РФ. Помимо отражения норм ПБУ 18/02 в этой редакции типовой конфигурации (по сравнению конфигурацией «Бухгалтерский учет 4.2.») автоматизированы новые участки бухгалтерского учета и расширены сервисные функции, повышающие удобство работы пользователей. В рабочий план счетов были добавлены новые счета: 09 «Отложенные налоговые активы» и 77 «Отложенные налоговые обязательства». Ведение аналитического учета по этим счетам предусмотрено в разрезе видов активов и обязательств согласно ПБУ 18/02. Кроме того, открыты дополнительные субсчета к счету 99 «Прибыли и убытки». В документ «Закрытие месяца» добавлены регламентные процедуры:

o Учет постоянных разниц;

o Учет временных разниц;

o Расчет налога на прибыль (согласно ПБУ 18/02).

Принцип работы процедур основан на сравнении данных бухгалтерского и налогового учета. Данные по налоговым счетам-регистрам помогают определить разницы в оценке активов и обязательств, доходов и расходов в бухгалтерском учете и для целей главы 25 НК РФ.

2. Складской учет материалов практически весь ведется вручную: на компьютере оформляются два документа - «Накладная на внутренне перемещение» и «Карточка учета материалов», затем они распечатываются и далее заполняются вручную.

3. Заработная плата начисляется с использованием программы «1С: Предприятие 7.7» Конфигурация «Зарплата + Кадры», редакция 2.3.

Программа предназначена для расчета заработной платы и кадрового учета. Она позволяет не только автоматизировать расчет заработной платы, но и организовать учет сотрудников, регистрировать служебные помещения, получать статистические справки по кадровому составу.

НАБОР ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ ЗАДАЧ, РЕШАЕМЫХ ПРОГРАММНЫМ ПРОДУКТОМ «1С:ПРЕДПРИЯТИЕ 7.7» КОНФИГУРАЦИЯ «ЗАРПЛАТА + КАДРЫ» РЕДАКЦИЯ 2.3:

· Расчет заработной платы:

ь Различные системы и формы оплаты труда;

ь Учет отработанного времени;

ь Учет северных и районный особенностей.

· Кадровый учет и штатное расписание:

ь Автоматизация кадрового учета и штатного расписания.

· Особенности бюджетных организаций:

ь Учет специфики бюджетных организаций.

· Дополнительные возможности системы:

ь Работа с распределенными информационными базами;

ь Администрирование, работа в сети и права доступа.

4. Составление и оформление контрактов, договоров, писем и прочих документов производится с помощью стандартных приложений Windows ХР. Основные шаблоны документов составлены в табличном процессоре Microsoft Excel и текстовом редакторе Microsoft Word.

5. Деловая переписка с партнерами по бизнесу осуществляется через почтовый ящик из программы «The Bat!» и пересылкой документов между сторонами по факсу.

Программа «The Bat!» позволяет автоматизировано обрабатывать, структурировать и сортировать корреспонденцию. Это программа для работы с электронной почтой, позволяющая работать с неограниченным количеством почтовых ящиков, использовать мощные средства фильтрации писем, шаблоны сообщений, диспетчер писем. The Bat! защищает компьютер от вирусов, которые распространяются через электронные письма, осуществляет просмотр и администрирование почты по POP3 протоколу без загрузки на локальный компьютер с помощью диспетчера почты, импорт сообщений из почтовых баз популярных e-mail клиентов. Программа имеет планировщик, который напоминает о предстоящих событиях, необработанных письмах и других заданиях, уникальный Mail Ticker, информирующий о новых сообщениях, а также многоязыковой интерфейс, поддерживающий 15 языков с переключением «на лету».

1.2 Организация документооборота ООО «Энерго»

Схема работы с поставщиками материалов для строительных работ ООО «Энерго».

ООО «Энерго» закупает большое количество материалов для проведения строительных работ.

Описание схемы работы с поставщиками материалов представлено на рис. 1.3.

Размещено на http://www.allbest.ru/

170

Рис. 1.3. Схема работы с поставщиками материалов для строительных работ ООО «Энерго»: где: З - заявка: подача поставщику заявки от ООО «Энерго» на требующиеся для строительства и отделочных работ материалы; Сз - счет на заявку: поставщик выставляет счет на материалы, которые есть в наличии; Дм - деньги за материалы: ООО «Энерго» оплачивает поставщику счет за материалы (предоплата); М - материалы: поставщик отгружает ООО «Энерго» материалы по выписанному счету.

Схема документооборота при покупке материалов для проведения строительных и отделочных работ ООО «Энерго».

Существующая на момент начала разработки структура движения документации при покупке материалов между подразделениями представлена на рис. 1.4.

Инженерно-техническая служба по заявке с объекта строительства подает главному инженеру и генеральному директору заявку на материалы необходимые для работ.

Главный инженер вместе с планово-техническим отделом вручную проверяет заявку со сметными документами, с целью соответствия количества требуемых материалов с документацией. После проверки главный инженер делает заказ на счет для оплаты у поставщика. После получения счета главный инженер отдает счет на оплату материалов директору по финансам и экономике.

Директор по финансам и экономике анализирует финансовое состояние организации и совместно с генеральным директором определяет в каком порядке срочности оплачивать счета и передает их главному бухгалтеру.

Главный бухгалтер оплачивает счет, после чего поставщик отгружает материалы на склад.

Поставщик отгружает материалы на склад ООО «Энерго» и при этом выдает счет-фактуру, накладную, подписанную обеими сторонами, со стороны поставщика о том, что материал передан, а со стороны ООО «Энерго» о том, что материал получен. Документы передаются главному бухгалтеру.

Главный бухгалтер учитывает поступление материалов на склад, заполняет карточку учета материалов (приложение 1), карточка оформляется на каждый вид материала. Затем карточка передается на склад.

Далее на складе в этой карточке фиксируется каждая операция по приходу или расходу материала.

Размещено на http://www.allbest.ru/

170

Рис. 1.4. Схема документооборота между подразделениями ООО «Энерго» и поставщиком при покупке материалов для строительных и отделочных работ

Затем по заявке с объекта строительства на складе заполняется требование-накладная (приложение 1), которая также подписана двумя сторонами, с одной стороны сотрудником, отпустившим материалы со склада, а с другой стороны сотрудником, получившим материалы для работы. При этом на материалы разных наименований можно выписывать общее требование-накладную. На основании этой накладной со склада выдаются материалы на строительство.

Главный бухгалтер вносит запись о том, на каком сотруднике теперь числятся материалы. При передаче материалов с одного объекта на другой снова заполняется накладная на внутренне перемещение материалов (приложение 1), и главный бухгалтер снова делает запись (в карточке учета материалов) о перемещении материалов от одного ответственного лица к другому. При сдаче объекта в бухгалтерию сдается ведомость о списании материалов, и главный бухгалтер списывает материалы в производство.

1.3 Обоснование необходимости автоматизации комплекса задач складского учета в генподрядной строительной организации ООО «Энерго»

Проблемы, с которыми столкнулось предприятие.

С помощью действующей на предприятии системы «1С: Предприятие 7.7» конфигураций «Бухгалтерский учет 4.4» и «Зарплата + Кадры» ООО «Энерго» осуществляет бухгалтерский учет и расчет зарплаты.

Весь складской учет (наименование товаров, приход, расход и т.д.) ведется вручную. В табличном процессоре Excel заполняется только форма документа и распечатывается, а все дальнейшие передвижения материала фиксируются вручную (приложение 1). Но в связи со спецификой работы и высоким уровнем материалоемкости продукции номенклатура используемых материалов очень обширна и поэтому требуется создание информационной базы для получения данных о материалах.

Кроме того, при управлении строительными работами постоянно возникает необходимость узнать какие материалы числятся на конкретном ответственном лице, к какому объекту относятся эти материалы, сделать анализ о соответствии фактически потраченных материалов на строительство с количеством материалов по сметным документам. Эти процессы ведутся вручную, что замедляет процесс документооборота в организации и затрудняет получение точных данных о материалах бухгалтерией.

Помимо вышеперечисленных проблем, перед компанией стоит также необходимость автоматизации учета договоров.

Анализ альтернативных решений.

Исследование предметной области при использовании доступных автору источников (СМИ, Internet) показало, что в настоящее время на рынке практически отсутствуют программы, предназначенные для ведения складского учета в небольших строительных организациях. Подобные предприятия имеют отличную от крупных строительных организаций как организационную структуру, а вследствие этого другую схему передачи документации, так и совершенно иную организацию производственных процессов. На информационном рынке существует много комплексных систем автоматизации управления крупными предприятиями, которые характеризуется четким разграничением оперативно-управленческих и учетных задач при полной интеграции на уровне единой БД и соблюдении принципа однократности ввода исходной информации. К наиболее распространенным относятся «1С:Предприятие», «Парус», «Галактика», «Босс Корпорация» и др. С точки зрения решаемых задач эти системы можно условно разделить на несколько функциональных контуров, которые могут быть использованы как изолированно друг от друга, так и в произвольных комбинациях. Каждая из указанных систем содержит свой модуль складского учета. Следует при этом отметить, что перечисленные системы относительно дороги.

В частности, система «1С:Предприятие» конфигурация «Торговля и склад» стоит 280 у.е. и на ее установку требуется 4 часа работы специалиста (1 час стоит от 20 до 30 у.е.). Кроме того, с одной стороны, модуль содержит функции, которые не используются при ведении складского учета малой строительной организации (учет собственных товаров и товаров, взятых на реализацию; резервирование товаров и контроль оплаты; учет товарных кредитов и контроль их погашения и т.д.), а с другой стороны, не учтены дополнительные функции и необходима настройка на специфику предприятия (невозможность просмотреть к какому объекту строительства относится тот или иной материал; на каком ответственном лице числятся те или иные материалы; ведение сметной документации), что потребует дополнительных финансовых вложений. Они составляют приблизительно от 100% до 300% от цены программного продукта для типовых задач, т.е. около 1000 у.е. за адаптацию пакета к условиям предприятия.

Если рассматривать другие системы автоматизации складского учета, порядок цен на них такой же и возникает та же проблема настройки на специфику малой строительной организации и обусловленных этим дополнительных финансовых затрат.

Определение состава задач, подлежащих автоматизации.

Комплекс задач автоматизации складского учета генподрядной строительной организации «Энерго» должен включать в себя:

1. Задачу автоматизации складского учета:

ь приход на склад;

ь расход со склада;

ь информация об основных поставщиках;

ь информация о постоянных клиентах;

ь формирование форм ТТН, счет-фактур, накладных на внутренне перемещение и т.д.;

2. Задача учета материалов:

ь какие материалы числятся на конкретном ответственном лице;

ь к какому объекту строительства относятся материалы;

ь анализ соответствия фактически потраченных материалов на строительство с количеством материалов по сметным документам;

3. Задача автоматизации учета договоров.

Целесообразно создание единой БД, в которой будет храниться вся необходимая информация, что позволит решить вышеперечисленные задачи, стоящие перед руководством предприятия.

Глава II. Проектирование комплекса задач автоматизации складского учета в генподрядной строительной организации

2.1 Описание состава задач, подлежащих автоматизации

В результате обследования предметной области был выбран следующий экономический объект: ООО «Энерго». Рассматриваемый экономический объект осуществляет строительные, монтажные и отделочные работы, выступая при этом как генподрядчиком, так и субподрядчиком. Основные функции, осуществляемые предприятием:

· заключение договоров на строительные, монтажные и отделочные работы;

· учет договоров на строительные или ремонтные работы;

· закупка необходимых для строительства, монтажа и наладки материалов;

· регистрация материалов на складе;

· непосредственно строительство, монтаж, наладка объекта;

· ведение учета выбывшего со склада и прибывшего на склад материала при помощи выписанных ТТН и приходных/расходных кассовых ордеров;

· работа с поставщиками и заказчиками;

· расчет экономических показателей, характеризующих состояние предприятия.

В соответствии с вышеперечисленными функциями, на предприятии должен быть создан комплекс задач, предусматривающий автоматизацию ведения складского учета и аналитического учета договоров ООО «Энерго».

Комплекс задач должен включать следующие задачи:

· Задача автоматизации складского учета;

· Задача учета материалов;

· Задача автоматизации учета договоров строительного подряда.

Вновь созданный для комплекса задач программный комплекс должен быть очень прост в освоении, так чтобы пользователь с минимальной подготовкой смог им воспользоваться. Ввод данных должен сопровождаться контролем, для того, чтобы вероятность допущения ошибки пользователем была минимальной.

Ниже представлен список возможностей, которыми должна обладать данная разработка:

· Работа со складом (прием материалов на склад, просмотр имеющихся материалов, отчет о заканчивающихся материалах, списание материалов со склада - ТТН);

· Учет материалов (какие материалы числятся на конкретном ответственном лице, к какому объекту относятся эти материалы, анализ о соответствии фактически потраченных материалов на строительство с количеством материалов по сметным документам);

· Работа с договорами (добавление, удаление договоров, получение информации, содержащейся в договоре);

· Работа с БД (добавление, удаление сведений о поставщиках и заказчиках);

· Работа с архивом (просмотр таблиц Поставщики, Заказчики, Договора, Расценки);

· Получение справки по работе с Microsoft Access и о самой программе.

Так как комплекс задач разрабатывается с использованием средств, предоставляемых пакетом Microsoft Access, входящим в состав Microsoft Office, введенные данные будут сохраняться в формате доступном для других приложений Office и легко использоваться для других целей.

СУБД Microsoft Access имеет достаточно дружественный интерфейс, что позволит легко и быстро внедрить систему на предприятие, не затрачивая много времени на обучение персонала.

Разрабатываемый комплекс задач должен легко модифицироваться под решения различных задач, связанных с деятельностью предприятия. На данном этапе комплекс задач никак не увязан с остальными задачами, решаемыми предприятием, но предполагается дальнейшее развитие программного комплекса и создание единой интегрированной системы, которая существенно облегчит работу предприятия.

2.2 Внешняя спецификация

Входная информация.

Входная информация формируется на основании товарно-транспортной накладной (ТТН) и приходного кассового ордера (ПКО) от поставщика материалов (см. приложение 1), на основании которой, осуществляется регистрация вновь прибывших материалов на склад и формирование таблицы «Материалы». Отгрузка материалов осуществляется на основании требования-накладной (см. приложение 2), на основе которой происходит списание материала в производство (строительство). В качестве входной информации также используется договор строительного подряда, который является источником заполнения формы «Договор», данные из которой формируют таблицу «Договор» (см. рис. 2.11.).

Выходная информация.

В качестве выходной информации в комплексе задач будут использоваться отчеты и экранные формы.

Отчеты:

1. «Накладная на внутренне перемещение» (рис. 2.1.).

Сведения вносятся на основе экранной формы «Накладная на внутренне перемещение». Реквизиты: организация, объект строительства, номер документа, дата составления, наименование материала, единицы измерения, количество, цена за единицу, сумма, итого по накладной, отпустил, получил.

2. «Сведения о материалах» (рис. 2.2.).

Отчет «Сведения о материалах» содержит информацию о том, на каком ответственном лице числится тот или иной материал по конкретному объекту строительства (ремонта). Сведения формируются за определенный диапазон времени (обычно за месяц), т.е. перед тем, как будет сформирован отчет, необходимо выбрать интересующий период времени. Также предусмотрен расчет итоговых показателей прихода и расхода материала, посредством суммирования значений.

НАКЛАДНАЯ НА ВНУТРЕННЕ ПЕРЕМЕЩЕНИЕ

№ п/п	Наименование, характеристика, сорт, артикул товара	Единицы измерения	Количество	Цена за единицу, руб.	Сумма, руб. коп.
1	2	3	4	5	6

Всего отпущено на сумму:

Отпустил: Получил:

Отчет «Сведения о материалах»

Материал _____________
Единицы измерения __________
Объект строительства _______________
Приход	Дата прихода	Расход	Дата расхода	Ответственный
Итого:
	х		х	х

3. «План-Факт по материалу» (рис. 2.3.).

В отчете «План-Факт по материалу» содержится информация о соответствии потраченных на строительство материалов с количеством материалов по сметным документам. Отчет содержит следующие реквизиты: материал, единицы измерения, объект строительства, дата расхода, расход, нарастающий итог, ответственный, план по смете. В графе «Нарастающий итог» ссумируется расход на каждую дату расхода по нарастающей. Графа «Фактически потрачено» рассчитывается как разница между планом по смете и расхода по нарастающему итогу. Как только графа «Фактически потрачено» становится равна нулю, это означает, что план выполнен, если число выделено красным цветом, то обнаружен перерасход материалов, если выделено синим, то избыток материалов.

Отчет «План-Факт по материалу»

Материал ________________________________
Единицы измерения __________________________
Объект строительства ______________________________
Дата расхода	Расход	Нарастающий итог	Фактически потрачено	План по смете

4. «План-Факт по объекту строительства» (рис. 2.4.).

В этом отчете содержится информация о соответствии потраченных на строительство всего объекта материалов с количеством материалов по сметным документам. Отчет содержит следующие реквизиты: объект строительства, материал, расход, нарастающий итог, ответственный, план по смете. В графе «Расход» показано итоговое значение расхода материала. Графа «Фактически потрачено» рассчитывается как разница между планом по смете и расхода по нарастающему итогу. Графа «Сумма» отражает финансовые затраты на материалы, а также предусмотрен расчет затрат по всему объекту строительства.

Отчет «План-Факт по объекту строительства»

Объект строительства ______________________________
Материал	Расход	План по смете	Фактически потрачено	Сумма
Итого:
х	х	х	х

Экранные формы.

Экранная форма образует основу интерфейса в человеко-машинном диалоге. Ее содержание должно отвечать принципу «дружественности»: обозначения реквизитов должны быть представлены на русском языке в соответствии с первичной для пользователя терминологией, процесс ввода информации должен сопровождаться подсказками и контролем.

Обращено особое внимание на контроль правильности вводимой информации, поскольку основная доля ошибок происходит по вине пользователя, а не машины.

Содержание экранной формы зависит от ее назначения. В данной разработке используются три класса экранных форм:

· для ввода информации в базу данных, то есть для формирования и ведения базы данных;

· для ввода параметров обработки информации по задаче и идентификаторов запросов (условия выборки);

· для вывода результатов решения задачи и справочной информации;

Описание разработанных экранных форм и соответствующего программного обеспечения:

1. ТТН (рис. 2.5.).

Содержит следующие реквизиты: грузоотправитель; основание; номер документа; дата составления; материал; единица измерения; количество; цена; сумма без учета НДС; ставка %; сумма НДС; сумма с учетом НДС; всего отпущено на сумму; отпустил; получил.

Данная форма заполняется на основе ТТН, сведения из формы заполняют таблицу «Материалы».

Рис. 2.5. ТТН

2. Накладная на внутреннее перемещение (рис. 2.6.).

Данные для экранной формы берутся из требования-накладной. После заполнения формы накладная может быть распечатана и будет оформлен расход материалов (таблица «Материалы»).

Рис. 2.6. Накладная на внутреннее перемещение

3. Сведения о материалах (рис. 2.7.).

Экранная форма содержит информацию о том, какие материалы числятся за каким ответственным лицом по конкретному объекту строительства. Форма является источником информации для отчета «Сведения о материалах».

Рис. 2.7. Сведения о материалах

4. План-Факт по материалу (рис. 2.8.).

Форма позволяет наглядно представить и сравнить количество материала, фактически потраченное на строительство конкретного объекта с планом сметных затрат. Является источником формирования отчета «План-Факт по материалу».

Рис. 2.8. План-Факт по материалу

5. План-Факт по объекту строительства (рис. 2.9.).

Экранная форма позволяет просмотреть соответствие количества потраченных на весь объект строительства материалов со сметными документами, а также определить стоимость всего объекта строительства (ремонта). Экранная форма является источником для отчета «План-Факт по объекту строительства».

Рис. 2.9. План-Факт по объекту строительства

6. Поставщики (рис. 2.10.).

Экранная форма содержит следующие реквизиты: наименование, адрес, телефон, ИНН, р/с, № договора, примечания. Данные заносятся в таблицу «Поставщики».

Рис. 2.10. Поставщики

7. Заказчики (рис. 2.11.).

Экранная форма содержит реквизиты: наименование, адрес, телефон, ИНН, р/с, № договора. Данные заносятся в таблицу «Заказчики».



Рис. 2.11. Заказчики

8. Договора (рис. 2.12.).

Реквизиты формы: № договора, вид договора, дата заключения договора, заказчик, объем работ, сроки выполнения работ, цена работ, порядок расчетов, срок действия контракта, банковские реквизиты заказчика (наименование, адрес, ИНН, р/с, БИК), ответственный от заказчика, ответственный от подрядчика. Данные заносятся в таблицу «Договора».

Рис. 2.12. Договора

2.3 Разработка состава и структуры БД

автоматизация складской учет строительный

Проектирование информационной базы включает в себя распределение информации, хранящейся в базе, по узлам обработки. На основе обследования предметной области и, исходя из поставленных задач, была спроектирована БД, состоящая из следующих таблиц: Материалы, Поставщики, Заказчики, Договора и Сметы по объектам (к каждому объекту строительства своя смета). На их основе были созданы экранные формы, с помощью которых и осуществляется работа в БД. Количество записей в БД ограничений не имеет.

В связи с ограниченность объема дипломной работы структура таблиц не приводится и будет показан только состав экранных форм (табл. 2.1).

Состав основных экранных форм БД «Складской учет».

Таблица 2.1.

Название экранной формы	Описание
ТТН	На основе ТТН оформляется приход материалов на склад (таблица «Материалы»)
Накладная на внутренне перемещение	Заполняется на основании требования-накладной, данные о расходе материалов заносятся в таблицу «Материалы» и/или могут быть распечатаны
Сведения о материалах	Заполняется на основании таблицы «Материалы» и является источником для отчета «Сведения о материалах»
План-Факт по материалу	Заполняется на основании таблиц «Материалы» и «Смета по объекту» и является источником для отчета «План-Факт по материалу»
План-Факт по объекту строительства	Заполняется на основании таблиц «Материалы» и «Смета по объекту» и является источником для отчета «План-Факт по объекту строительства»
Поставщики	Происходит добавление и/или удаление поставщиков материалов
Заказчики	Происходит добавление и/или удаление заказчиков строительства
Договора	Происходит добавление и/или удаление договоров строительного подряда

2.4 Выбор пользовательского интерфейса

Основной задачей представления информации пользователю является создание эффективного интерфейса. Он включает в себя экранные формы и меню. Экранные форма были рассмотрены в разделе 2.2. «Внешняя спецификация». Теперь необходимо обосновать выбор типа меню.

Пользовательский интерфейс целесообразно строить на основе концептуальной модели предметной области, которая представляется совокупностью взаимосвязанных объектов со своей структурой. Функциональная часть разработки имеет иерархическую структуру, т.е. содержит комплексы, подкомплексы и, наконец, отдельные задачи. Выбор требуемой задачи в этом случае удобно осуществлять с помощью иерархического меню.

Пользователю предоставляется возможность последовательно конкретизировать выбор интересующего подкомплекса задач и, наконец, отдельной задачи, которую он собирается решать.

Содержание меню составлено исходя из описанной выше предметной области и обоснования состава задач, образующих функциональную часть системы, и их иерархическую взаимосвязь. Выбор пользователем пункта меню может завершаться:

появлением на экране меню нижнего уровня;

выполнением команды (например, возвратом в системное меню);

выполнением процедуры (процедуры ввода вывода информации);

Итоги работы по содержательному проектированию меню представлены в виде таблицы (табл. 2.2.).

В главном меню следует предусмотреть пункт «ВЫХОД», который позволяет вернуться к системному меню, что удобно при отладке системы.

Структура главного меню и его связь с входными и выходными экранными формами.

Таблица 2.2.

Пункт главного меню Пункт подменю	Экранная форма для ввода информации	Выходная форма (отчет)
МАТЕРИАЛЫ	Подменю	--
Поступление материалов Расход материалов	ТТН Накладная на внутреннее перемещение	-- Накладная на внутреннее перемещение
ПОСТАВЩИКИ	Подменю	--
Добавление/Удаление Поиск по наименованию поставщика	Поставщики Поиск	-- --
ЗАКАЗЧИКИ	Подменю	--
Добавление/Удаление Поиск по наименованию заказчика	Заказчики Поиск	-- --
ДОГОВОРА	Подменю	--
Добавление/Удаление Поиск по № договора Поиск по дате заключения договора	Договора Поиск по номеру Поиск по дате	-- -- --
ОТЧЕТЫ	Подменю	--
Сведения о материалах План-Факт по материалу План-Факт по объекту строительства	Сведения о материалах План-Факт по материалу План-Факт по объекту строительства	Сведения о материалах План-Факт по материалу План-Факт по объекту строительства
СМЕТА	Подменю	--
Добавление/Удаление Просмотр	Смета Просмотр	-- --
СПРАВКА	Подменю	--
Справка по MicrosoftAccess О программе	Справка О программе	-- --
ВЫХОД	--	Закрытие программы

Главное меню представлено на рис. 2.12.



Рис. 2.12. Главное меню.

2.5 Обоснование выбора программно-технической платформы для решения комплекса задач автоматизации управления производственной деятельностью

Выбор состава и параметров технических средств необходимых для разработки комплекса задач автоматизации задач складского учета в генподрядной строительной организации осуществлялся исходя из того, что на предприятии уже существует программно-техническая база, которую можно использовать для реализации проекта (см. пункт 1.1. подпункт «Уровень оснащенности предприятия СВТ и краткая характеристика существующей организации обработки информации на предприятии»).

Проектируемый ПК «Складской учет в строительной организации» предназначен для эксплуатации на ПЭВМ типа IBM PC со следующей минимальной конфигурацией: компьютеры, которые имеют микропроцессоры Pentium I с тактовой частотой не ниже 233 МГц, объемом основной памяти 32 Мбайт, емкостью винчестера 10 Гбайт.

Выбор программного средства.

Современные средства управления данными предоставляют их пользователю широкие возможности для накопления, обработки и передачи большого количества данных. Кроме того, практически все вновь создаваемые системы содержат средства для обработки пользователем собственных приложений для более эффективного решения поставленной задачи.

Программная часть данного дипломного проекта реализована с использованием развитых средств, предоставляемых разработчикам пакетом Microsoft Access ХР, входящим в состав Microsoft Office ХР.

Access является системой, которая позволяет:

· создавать БД и работать с ними;

· создавать и разрабатывать таблицы;

· работать с данными;

· совместно использовать данные;

· работать с формами, отчетами, страницами доступа, элементами управления, выражениями;

· работать в Интернете, отправлять электронную почту;

· осуществлять защиту БД.

Язык структурированных запросов SQL (Structured Query Language) - мощное средство для работы с БД, доступное в Access. Базовый набор языка стандартизован ANSI. Средства SQL являются, с одной стороны, альтернативой объектному подходу к работе с БД, а с другой - они активно используются как значения свойств и параметров методов различных объектов Access. Это непроцедурный язык. Он предназначен именно для построения запросов и манипуляции данными и структурами данных.

В Access также встроен язык программирования, называемый VBA (Visual Basic for Application). Он является современным языком визуального и объектно-ориентированного программирования. Преимуществом VBA является возможность очень быстрого создания работоспособных приложений, работающих в среде Windows для любой области компьютерных технологий: бизнес - приложения, мультимедиа, БД. VBA позволяет формировать приложения средствами графического редактирования (компоновки), это позволяет свести процесс создания программного кода к минимуму.

На момент разработки ПК выбранный программный продукт, входящий в состав Microsoft Office XP для автоматизации окупился, т.к. был приобретен предприятием 2 года назад для работы. В большей степени для работы были задействованы Microsoft Word и Microsoft Excel, в Microsoft Access была начата разработка по ведению БД поставщиков и клиентов.

2.6 Разработка алгоритма решения задачи

Ниже приведена блок-схема решения задачи «Приход материалов на склад» (рис.2.13.).

Переменная mat обозначает наименование материала, C_ed - цена за единицу, col - количество материала на складе, kol - количество материала, которое поступило на склад.

При нажатии кнопки «Приход» все поля экранной формы должны быть заполнены. Если, хотя бы одно поле не заполнено, выведется сообщение: «Необходимо заполнить все поля».

Размещено на http://www.allbest.ru/

170

Рис. 2.13. Блок-схема работы модуля «Приход материалов на склад»

Примечание 1: данные вводятся из товарно-транспортной накладной, выписанной поставщиком, в форму «ТТН» и затем записываются в таблицу «Материалы». Проверка вводимых данных осуществляется по наименованию материала (mat=?) и по цене за единицу (C_ed=?).

Если материал раньше не поставлялся, то в таблице «Материалы» делается новая запись, если отличается цена материала от цены уже имеющегося на складе материала, то аналогично делается новая запись с новой ценой. Если и материал, и цена остались неизменными, то к уже имеющемуся на складе количеству материала прибавляется новое количество.

2.7 Построение информационно-технологической схемы формирования документа «Накладная на внутреннее перемещение»

Размещено на http://www.allbest.ru/

170

Размещено на http://www.allbest.ru/

170

Рис. 2.14. Информационно-технологическая схема формирования документа «Накладная на внутреннее перемещение».

Глава III. Реализация комплекса задач и технико-экономические расчеты

3.1 Описание программного обеспечения комплекса задач

Прикладное программное обеспечение для комплекса задач разработано в составе 8 таблиц (с возможностью добавления/удаления сметы) и созданных на их основе форм, отчетов. Практически каждая форма содержит макросы. Опишем формы с их макросами:

Форма «ТТН».

Prihod - ввод данных о поступивших на склад материалах в таблицу «Материалы»

Cancel - закрытие формы ввода

Форма «Накладная на внутренне перемещение»

Rashod - списание материалов на объект строительства из таблицы «Материалы», т.е. уменьшение количества материалов в таблице «Материалы» на количество вносимое в форму.

Print - печать документа «Накладная на внутренне перемещение»

Cancel1 - закрытие формы «Накладная на внутренне перемещение»

Форма «Поставщики»

Dob - добавление данных по поставщикам в таблицу «Поставщики»

Udal - удаление данных по поставщикам из таблицы «Поставщики»

Cancel2 - закрытие формы «Поставщики»

Форма «Заказчики»

Dob1 - добавление данных по заказчикам в таблицу «Заказчики»

Udal1 - удаление данных по заказчикам из таблицы «Заказчики»

Cancel3 - закрытие формы «Заказчики»

Форма «Договора»

Dob2 - добавление данных по договорам в таблицу «Договора»

Udal2 - удаление данных по договорам из таблицы «Договора»

Cancel4 - закрытие формы «Договора»

Форма «Смета по объекту»