Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЙ ОБЗОР ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

1.1 Система электронного документооборота: предпосылки внедрения, определение, основные функции и свойства, выгоды от внедрения

1.2 Общая классификация систем электронного документооборота

1.3 Совершенствование систем электронного документооборота

2. АНАЛИЗ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ НА ПРИМЕРЕ ВМО ТВЕРСКОЕ

2.1 Анализ объекта исследования ВМО Тверское

2.2 Анализ системы электронного документооборота ВМО Тверское

3. АНАЛИЗ ЭФФЕКТИВНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СИСТЕМЫ

3.1 Этапы внедрения СЭД «Босс-референт»

3.2 Преимущества процедуры использования системы

3.3 Методология внедрения СЭД «Босс-референт»

Заключение

Список использованных источников и литературы

Приложение 1

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

ВВЕДЕНИЕ

Развитие науки и техники, возникновение новых форм собственности, расширение экономических и культурных связей, активизация общественных процессов привели к резкому увеличению объемов информации, которая необходима для управленческой деятельности. От ручной обработки информации, содержащейся в документах, которая применялась еще в начале XX века, до механизированной, а затем и автоматизированной - таким путем проходил процесс рационализации работы с документами. Однако нельзя автоматизировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить документацию, которую предстоит обрабатывать и использовать.

Документ является основным способом представления информации в любой организации. Эффективность управления предприятием зависит от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом.

Малоэффективное использование накопленных документов (или их утрата) может привести к потере или разрушению информации. Вовремя не полученный документ - это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности.

Вследствие этого, на любом предприятии, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота. Они позволяют успешно решить задачу эффективной работы с огромным количеством документов (включая прием, регистрацию, контроль исполнения, хранение, анализ информации, создание информационно-поисковых систем).

В настоящее время на большинстве предприятий корпоративная информация (договоры, прайс-листы, приказы, деловая переписка, финансовая документация и др.) хранится в бумажном виде (около 70%), создавая немалые трудности при ее поиске. И только около 30% информации хранится в электронном виде, которая часто располагается неупорядоченно на файл-сервере. При этом практически неизбежно возникает дублирование информации, а также не обеспечивается поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. Тем не менее, это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения.

Актуальность выбранной темы: Данная тема очень актуальна в век информации, поскольку документы в наше время выступают как универсальный инструмент управления, обеспечивают взаимодействие между подразделениями и отдельными сотрудниками. Но при росте объемов деятельности возникает парадокс - работа с документами требует все больше ресурсов и замедляет работу всей организации. Один из способов решения проблемы - использование специального программного обеспечения - систем электронного документооборота. Системы электронного делопроизводства обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства. Системы электронного документооборота обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий.

Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота. К ним относятся: Docs Vision 2.0 "Архив - Делопроизводство", Система КРОН, «Кодекс: Документооборот» «Company Media - Делопроизводство», «Гран - Док», "БОСС - Референт", СЭД «РЕКОРД» и др.

Благодаря современным электронным системам документооборота, секретари и другие работники делопроизводства смогут уделять больше времени качеству подготовки управленческих документов. Ведению номенклатуры дел, контролю исполнительской дисциплины и соблюдению нормативных требований. Главное при этом - улучшение взаимодействия всех подразделений организации, повышение управляемости, а также достижение более высокой оперативности в работе. Ведь для госаппарата быстрота реагирования - одна из важнейших характеристик эффективности функционирования его учреждений. В коммерческих структурах - это важное условие повышения конкурентоспособности организации, получения выигрыша за счет более быстрой реакции на изменение конъюнктуры. Все это определяет актуальность и практическую значимость избранной темы.

Для современного документоведения важны исследования возможностей современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией. Необходимы анализ накопленных достижений в области теории и практики документоведения, выявление тенденций их дальнейшего развития и получение на этой базе новых научных результатов.

Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечить их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Целью дипломной работы является исследование электронного документооборота, его особенностей и перспектив развития.

Задачами дипломной работы является:

1. Провести теоретический обзор использования систем электронного документооборота в организации.

2. Провести анализ систем управления электронным документооборотом на примере ВМО Тверское.

3. Проанализировать эффективность использования системы управления электронным документооборотом на примере ВМО Тверское.

4. Дать рекомендации по усовершенствованию электронного документооборота в организации.

Объектом исследования является внутригородское муниципальное образование Тверское.

Предметом изучения - системы управления электронным документооборотом в ВМО Тверское.

Вопросы организационного развития предприятий рассматриваются многими авторами. Можно говорить о становлении отечественной научной школы, в формирование которой внесли вклад Баласанян В.Э. учебник «Электронный документооборот - основа эффективного управления современным предприятием»; Витин, Ю.Г. учебник «От документооборота классического - к электронному»; Кочеткова, П. учебник «Система автоматизации делопроизводства» и др. Вместе с тем, следует отметить, что в этих работах преимущественно рассматриваются теоретические подходы к вопросам разработки и внедрения организационных нововведений, а конкретные рекомендации по практическим преобразованиям существующих систем управления промышленным предприятием имеют ограниченный характер. Многие положения этих работ требуют в настоящее время переосмысления и «привязку» к новым условиям функционирования предприятий.

Методологическая основа исследования состояла в применении метода диалектики как общенаучного метода познания, а также ряда частных научных методов: описания, моделирования, системного анализа в их различном сочетании.

Данная работа состоит из введения, трех разделов, заключения, списка используемой литературы и приложения.

В первом разделе рассматривается теоретико-методологический обзор использования систем электронного документооборота.

Второй раздел посвящен анализу системы управления электронным документооборотом на примере внутригородского муниципального образования Тверское в городе Москве. В ходе проведения, которого были выявлены как сильные стороны его деятельности, так и недостатки, препятствующие рациональному функционированию системы управления и усложняющие процесс документооборота.

В третьем разделе на основе проведённого анализа представлены конкретные практические предложения по совершенствованию системы управления ВМО Тверское, произведен анализ эффективности использования выбранной системы.

В Заключении подведены итоги дипломного исследования, а также кратко излагаются полученные выводы.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЙ ОБЗОР ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

1.1 Система электронного документооборота: предпосылки внедрения, определение, основные функции и свойства, выгоды от внедрения

Основной метод управления в настоящее время - документационный. Документы выступают как универсальный инструмент управления, обеспечивают взаимодействие между структурными подразделениями, отдельными сотрудниками, партнерами, клиентами и вышестоящими организациями.

При этом для построения правильной стратегии взаимодействия необходима полная история отношений сторон, в нем участвующих, что достигается путем документирования деятельности.

Документирование деятельности, в частности, помогает избежать различные ситуации между клиентом и исполнителем, когда например, клиент говорит исполнителю, что вам было дано задание, а Вы его не выполнили, а исполнитель возражает «Вы же отменили это задание».

А ведь в динамично развивающейся компании в день могут отдаваться тысячи распоряжений: как сторонним организациям (исполнителям, партнерам), так и своим сотрудникам; клиенты компании также могут давать какие-то поручения её сотрудникам. Поэтому современные руководители знают, что нужно документировать, что делать, и делать только то, что задокументировано. Сегодня многие стараются придерживаться такого принципа, как: «Если управленческое решение не задокументировано, его не существует».

Документирование деятельности позволяет качественно улучшить процессы управления, потому что повышает сохранность информации, преемственность при ее передаче, возможность контролировать исполнение задокументированных решений (а не достигнутых устно договоренностей).

Но при дальнейшем росте объемов деятельности возникает следующее, работа с документами требует все больше ресурсов и начинает замедлять скорость работы организации, а также, что очень важно, - скорость принятия управленческих решений.

Огромный массив бумажных и электронных документов приводит к тому, что в них все труднее становится ориентироваться, сложнее оперативно найти необходимый документ, понять, у кого тот или иной документ находится, и уж тем более сложно определить, на какой он стадии работы: просмотрен ли, согласован, завизирован.

В России около 80% всей оперативной и справочной информации поступает на бумажных носителях; 20% - в электронном виде, в основном это текстовая информация и лишь 10% - в виде документов, приспособленных для дальнейшей автоматизированной обработки.

Это свидетельствует о необходимости использования в учреждениях и организациях электронного документооборота. Критериями выбора системы автоматизации документооборота являются масштабы организации, степень технической и технологической подготовки в области компьютерной обработке. Структуре управления, наличия или отсутствие других систем автоматизации управления.

Развитие средств вычислительной техники и методов программирования, использующих графический интерфейс, позволили по-новому подойти к созданию документов в компьютере, которые называются электронными документами.

Использование специального программного обеспечения - систем электронного документооборота (СЭД) - это один из способов решения проблемы.

Термин «электронный документооборот», или «система электронного документооборота», является сугубо российским определением, широко звучащим на различных выставках, в статьях, в рекламных материалах и даже в самом современном документе - в Федеральной программе «Электронная Россия».

Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между организациями, подразделениями одной организации, группами пользователей или пользователями. При этом под движением документов понимается не их физическое перемещение (так как они, как правило, постоянно хранятся на сервере), а передачу прав на их использование тем или иным пользователям или группам пользователей.

Таким образом, главным назначением СЭД является организация хранения электронных документов и организация эффективной работы с ними. Для таких систем в качестве критериев эффективности могут использоваться следующие параметры:

- ограничение на объем электронного архива документов;

- гибкость подсистем поиска (как реквизитных, так и полнотекстовых);

- возможность учета версий и надверсий документов;

- набор функций по управлению доступом к документам;

- наличие возможности протоколирования действий;

- возможность интеграции с существующими системами потокового ввода документов.

Основные свойства СЭД заключаются в следующем:

1) Открытость. Все современные СЭД построены по модульному принципу, а интерфейсы их связи с операционными средами (API-интерфейсы) являются открытыми. Это позволяет при необходимости добавлять к системам новые функции или расширять существующие.

В настоящее время разработка приложений, хорошо интефируемых с СЭД, представляет собой отдельное направление в области промышленного производства программного обеспечения. Возможность относительно простого добавления к СЭД множества модулей разработки третьих фирм значительно расширяет их функциональные возможности. Направления данных разработок связаны с построением модулей ввода документов со сканера. Обеспечением связи с электронной почтой, интеграцией с программами пересылки факсов и др.

2) Высокая степень интеграции с прикладным программным обеспечением. Важной особенностью СЭД является также высокая степень их интеграции с прикладными программами за счет использования технологий, таких как: OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI и др. Позволяет пользователям иметь дело только с обычными прикладными программами, которые в момент инсталляции клиентской части СЭД дополняются новыми функциями и элементами меню. Например, пользователь текстового процессора MS Word, открывая файл, имеет возможность обращаться к библиотекам и папкам СЭД, При сохранении документ автоматически помещается в базу данных системы. Данный пример удачно иллюстрирует преимущества, связанные с возможностями интеграции системы с привычными для пользователя программами.

3) Особенности хранения документов. СЭД преимущественно работает на распределенных архитектурах, и используют разнообразные комбинации технологий сбора, индексирования, хранения, поиска и просмотра электронных документов. В таких системах реализована иерархическая система хранения документов. Каждый документ помещается в папку, которая, в свою очередь, находится на полке и т. д. Количество уровней вложения при хранении документов не ограничено. Один и тот же документ может входить в состав нескольких папок за счет применения механизма ссылок. В ряде СЭД реализованы еще более мощные возможности хранения за счет установления связей между документами. Пользователю предоставляется возможность устанавливать и редактировать связи между документами в графическом виде.

Любому документу в системе документооборота обязательно ставится определенный набор атрибутов (название, автор документа, время создания, конкретный срок и т.д.). Набор атрибутов может меняться в зависимости от типа документа, и в пределах одного типа документов (рис 1).

В общем случае подразумевается, что набор атрибутов одного и того же документа может изменяться на протяжении работы с ним. Учитывая данную особенность, современных СЭД для целей хранения атрибутов документов предпочтительнее использовать документно-ориентированную СУБД, а не реляционную.

Для каждого типа документов с помощью визуальных средств создается шаблон карточки, где в понятном графическом виде представлены наименования атрибутов документа. Для ввода электронного документа в систему используется необходимый шаблон для заполнения соответствующей карточки атрибутов. После заполнения карточка связывается с документом.

Исходя из вышеизложенных соображений, серверная часть любой СЭД обязательно содержит следующие логические компоненты (которые могут располагаться как на одном, так и на нескольких серверах):

- хранилище атрибутов документов (карточек);

- хранилище документов;

- сервисы полнотекстовой индексации

Под хранилищем документов обычно понимается хранилище содержимого документов. Хранилище атрибутов и хранилище документов часто объединяют под общим названием «архив документов». Для хранения атрибутов в большинстве СЭД используются СУБД, обеспечивающие поиск документов по атрибутам.

Для хранения непосредственно содержимого документов в большинстве систем применяются файл-серверы MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX и др. В этом случае могут быть реализованы и гетерогенные комбинации сетевых сред. Например, база данных с атрибутами документов может работать, под управлением ОС UNIX в сети TCP/IP, а сами документы могут храниться под ОС Novell NetWare в сети IPX/SPX. Следует отметить, что большим преимуществом СЭД является хранение документов в исходном формате и автоматическое распознавание множества форматов файлов.

В последнее время все большую популярность приобретает хранение документов вместе с атрибутами в базе данных. Такой подход имеет свои преимущества и недостатки. Преимуществом является значительное повышение безопасности доступа к документам, а основным недостатком - низкая эффективность работы с документами при большом объеме хранимой информации. При данном подходе также требуется использование мощных серверов с большими объемами оперативной памяти и жестких дисков. Кроме того, в случае сбоя базы данных восстановление хранившихся в ней документов является непростой задачей.

Поиск информации в пределах того или иного информационного ресурса является одной из основных задач любой автоматизированной системы. Существует множество технологий поиска, каждая из которых имеет свои достоинства и недостатки. Далее приведены определения, связанные с поисковыми технологиями.

Полнотекстовый поиск (full-text search) - автоматизированный документальный поиск, при котором в качестве поискового образа документа используется его полный текст и учитывается порядок расположения слов.

Полнотекстовый индекс (full-text index) - хранящаяся в базе проиндексированных текстов совокупность идентификаторов, определяющих учитываемую совокупность индексов для всех слов текстов проиндексированных информационных ресурсов. Полнотекстовый индекс предназначен для обеспечения поиска по тексту проиндексированного документа и может включать в себя морфологический индекс, синтаксический индекс, семантический индекс.

Синтаксический поиск (syntactic search) - вид автоматизированного полнотекстового информационного поиска с учетом синтаксического анализа слов, словосочетаний запроса пользователя и предложений текстов проиндексированных информационных ресурсов.

Синтаксический индекс (syntactic index) - совокупность идентификаторов, определяющая выявленный тип зависимостей между словами, словосочетаниями в предложении проиндексированного текста.

Семантический поиск (semantic search) - вид автоматизированного полнотекстового информационного поиска с учетом смыслового содержания слов и словосочетаний запроса пользователя и предложений текстов проиндексированных информационных ресурсов. Является синонимом понятию «концептуальный поиск».

Семантический индекс (semantic index) - совокупность идентификаторов, определяющая выявленное смысловое содержание слов и словосочетаний в предложении, которое соотносится с учитываемой в системе иерархической категорией смысловых понятий.

Морфологический поиск (morphological search) - вид автоматизированного полнотекстового информационного поиска с учетом морфологического анализа слов по запросу пользователя и текстов проиндексированных информационных ресурсов.

Морфологический индекс (morphological index) - совокупность идентификаторов, определяющих, для каждого проиндексированного слова данные о его основе и о правиле словообразования.

Морфологический анализ (morphological analyses) - процесс выявления морфологических характеристик индексируемых слов. Определяющими характеристиками являются основа слова и его окончания, позволяющие реализовать поиск слова в различных вариантах его написания. Морфологический анализ обеспечивает приведение слов русского и английского языка к нормальной форме (именительным падежам, инфинитивам), получение всех форм анализируемых слов, а также синтез лексем незнакомых слов.

Сервис полнотекстовой индексации обычно является опциональным (необязательным). Полнотекстовая индексация предназначена для индексации содержимого документов, чтобы, при необходимости, пользователь мог найти документы с указанными в строке поиска словами. Данный сервис должен работать с документами в их исходных форматах, т.е. должен понимать все поддерживаемые в СЭД форматы файлов. Он также должен поддерживать язык, с которым работает пользователь.

4) Особенности маршрутизации документов. Модули СЭД, отвечающие за организацию движения документов, принято называть модулями маршрутизации документов. В общем случае используется свободная и жесткая маршрутизация документов. При свободной маршрутизации любой участвующий в документообороте пользователь может по своему усмотрению изменить существующий или задать новый маршрут прохождения документов. При жесткой маршрутизации маршруты прохождения документов строго регламентированы, и пользователи не вправе их менять. Однако при жесткой маршрутизации может выполняться обработка логических операций, когда маршрут изменяется при выполнении каких-либо заранее заданных условий (например, отправке документа руководству при превышении конкретным пользователем своих должностных полномочий). В большинстве систем модуль маршрутизации входит в комплект поставки, в некоторых его необходимо приобретать отдельно. Некоторые полнофункциональные модули маршрутизации разрабатывают и поставляют третьи фирмы.

5) Мощные средства разграничения доступа. В СЭД должны быть реализованы надежные средства разграничения полномочий и контроля доступа к документам (рис. 2).

Рис. 2 Типовой набор прав доступа для документа в СЭД

В большинстве случаев с их помощью определяются следующие виды доступа:

- полный контроль над документом;

- право редактировать, но не уничтожать документ;

- право создавать новые версии документа, но не редактировать его;

- право аннотировать документ, но не редактировать его и не создавать новые версии;

- право читать документ, но не редактировать его;

- право доступа к карточке, но не к содержимому документа;

- полное отсутствие прав доступа к документу.

Во время работы с СЭД каждое действие пользователя протоколируется, и, таким образом, вся история его работы с документами прозрачна для администратора системы, т.е. может быть легко проконтролирована.

6) Отслеживание версий и подверсий документов. При одновременной работе с документом сразу нескольких пользователей (особенно в процессе его согласования) очень удобным свойством СЭД является использование версий и подверсий документа. Предположим, исполнитель создал первоначальную версию документа и передал ее на рассмотрение следующему пользователю. Второй пользователь изменил документ и создал на его основе уже новую версию. Затем он передал свою версию документа в следующую инстанцию третьему пользователю, который создал уже третью версию. Спустя определенное время, ознакомившись с замечаниями и исправлениями, первый исполнитель документа решает доработать исходную версию и на ее основе создает, подверсию первой версии документа (рис. 3).

Рис. 3 Схема учета версий электронных документов в СЭД

Достоинством СЭД является реализованная возможность автоматического отслеживания версий и подверсий документов (пользователи всегда могут определить, какая именно версия/подверсия документа является наиболее актуальной по порядку или времени их создания).

7) Наличие компьютерной программы утилит для просмотра документов разных форматов. В состав большинства СЭД входят утилиты для просмотра документов, распознающие множество файловых форматов. С помощью подобных утилит очень удобно работать, в частности, с графическими файлами. Помимо базового комплекта утилит просмотра, входящего в каждую СЭД, у третьих фирм можно приобрести дополнительные утилиты, хорошо интегрируемые с той или иной системой документооборота.

8) Возможность аннотирования документов. При организации групповой работы над документами обычно весьма полезна возможность их аннотирования. В некоторых случаях пользователи лишены прав на внесение каких-либо изменений в документ, но они могут воспользоваться возможностью его аннотирования. В большинстве СЭД аннотирование реализуется за счет включения в карточку документа атрибута. Для аннотации и передачи пользователям прав на редактирование данного поля электронной карточки.

Рис. 4 Аннотирование документов в СЭД

Однако, такое решение не всегда приемлемо (например, в случае аннотирования графического документа). В связи с этим в некоторых системах реализована так называемая функция «красного карандаша», с помощью, которой можно графически указать недостатки на самом изображении. Программные средства, в которых реализована такая функция, широко предлагаются третьими фирмами.

9) Поддержка различных клиентских платформ. Базой, для клиентских мест в большинстве СЭД могут быть персональные компьютеры с операционными системами Windows 98, Windows NT, Windows 2000, Windows XP. В некоторых системах допускается также использование платформ UNIX и Macintosh. Кроме того, многие современные СЭД позволяют работать с документами посредством стандартного Web-клиента. Поскольку Web-браузер является стандартным сервисом практически любой современной операционной системы, данное решение снимает проблему обеспечения работы СЭД в гетерогенных сетевых средах. При использовании Интернет - технологий у таких систем появляется еще один серверный компонент, отвечающий за доступ к документам через Web-клиент.

1.2 Общая классификация систем электронного документооборота

Любая система документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий (рис. 5), но большинство из них имеет конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта.



Рис.5 Классификация систем электронного документооборота

1) Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы)

Электронный архив является частным случаем системы документооборота, ориентированным на эффективное хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т.д., другие за счет эффективной Организации хранения.

Проблема создания электронных архивов предприятий в настоящее время очень актуальна. Необходимость её решения состоит в наличии большого количества бумажной документации постепенно приходящей в негодность. Низкой эффективности ручной работы с документацией с одной стороны и наличием уже внедренных на предприятиях САПР, существовании необходимых программно-аппаратных средств и создания электронного архива, с другой стороны.

2) Системы с развитыми средствами поддержки потока документов (Workflow)

Системы с развитыми средствами поддержки потока документов в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам. На каждом этапе объект может изменяться. Системы такого типа называют системами Workflow. К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

3) Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопления знаний

Эти системы обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Данные системы активно используются в государственных структурах управления, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение. При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т. д.

4) Системы, ориентированные на поддержку совместной работы

Задачей таких систем является обеспечение совместной работы людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранение результатов этой работы. Наиболее удачное решение подобных задач - организация интернет-портала (рис. 6), который предоставляет сервисы хранения и публикации документов в интернет-сети, поиска информации, обсуждения, средств планирования и т.д.



Рис. 6 Логическая организация портала

5) Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы

В качестве подобных дополнительных сервисов современные СЭД могут предоставлять функции по управлению связями с клиентами, управлению проектами, встроенные средства электронной почты и т.п.

Приведенная классификация весьма условна. Любая реально существующая система электронного документооборота будет в той или иной мере обладать признаками любого из перечисленных типов.

Схема создания электронного документа в персональном компьютере представлена на (рис. 7).

Создание электронного документа не исключает и ручного ввода в компьютер первичных документов, поступивших на бумажных носителях. Ввод информации не отличается от рассмотренного порядка. В этом случае также создается электронный документ, который отражается на экране дисплея, регистрируется в журнале документов, а затем хранится в базе данных на жестоком диске. Однако ручное заполнение документов характеризуется высокой трудоемкостью и занимает большую часть времени всего цикла обработки информации.

Рис. 7 Схема создания электронного документа

На предприятиях ведется активная работа с документами, в результате чего возникает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Договоры, приказы, деловая переписка, финансовая, проектная и другие виды документации беспорядочно накапливаются на рабочих столах сотрудников или в файловых системах их компьютеров, затрудняя поиск информации, коллективную работу над документами, их согласование и соблюдение конфиденциальности. Возникла необходимость в таком средстве автоматизации, которое могло бы обеспечить не только хранение и поиск документов, но и обеспечить высокую эффективность работы с документами в масштабах всей организации.

Для управления электронными документами используется специальное программное обеспечение - системы управления электронными документами (СУЭД). В ряде изданий для их обозначения употребляется термин DMS (Document Management Systems) или EDMS (Electronic Document Management Systems).

Предприятия могут использовать для автоматизации документооборота достаточно распространенные и удобные текстовые редакторы. В управлении муниципальными районами с большим объемом документооборота, целесообразно специализированные системы управления документооборотом.

Г.А. Титоренко при выборе системы рекомендует учитывать следующие критерии:

- интеграция с другими автоматизированными системами и базами данных;

- легкость освоения, удобство работы;

- обеспечение работы в сетях;

- надежность системы;

- защита от несанкционированного доступа.

При создании информационных систем целесообразно использовать унифицированные формы документов, состав которых определяется в процессе проектных работ.

В основу создания унифицированных форм документов целесообразно использовать рекомендации Г.А. Титоренко.

При составлении первичного документа соблюдаются все требования ГОСТ, касающиеся стандартной формы построения и приспособления к автоматизированной обработке. Расположение основных реквизитов в документе осуществляется в соответствии с ГОСТ по трем частям: заголовочной, содержательной (табличной) и оформляющей, в которых выделяют шесть зон (табл.1).

Табл.1 Формуляр построения первичного унифицированного документа

Заголовочная часть	1	2
		3
	4
Содержательная (табличная) часть		5
Оформляющая часть	6

В зонах размещаются следующие реквизиты:

- зона 1 - наименование предприятия (организации, структурного подразделения), его почтовый адрес, банковские реквизиты;

- зона 2 - код формы и гриф ее утверждения;

- зона 3 - наименование и коды постоянных для документа реквизитов-признаков. Вверху документа выделяется рамка для проставления кодов, каждому реквизиту отводится две клетки - для впечатывания типографским способом наименования реквизита-признака и его кода, зона 3 обводится утолщенной линией, что свидетельствует о вводе реквизитов в персональный компьютер при вычислительной обработке;

- зона 4 - название документа, дата составления;

- зона 5 - табличная часть документа, содержащая наименования строк, граф и их значения; в таблице выделяют утолщенными линиями переменные реквизиты (признаки и основания), вводимые в персональный компьютер;

- зона 6 - подписи юридических лиц, отвечающих за правильность составления документов, дата заполнения документа.

Изложенные требования связаны с порядком размещения данных документов в памяти ЭВМ и с повышением эффективности автоматизированной обработки.

Современные информационные технологии предусматривают ввод данных с заполненных первичных документов в компьютере непосредственно пользователем путем набора данных на клавиатуре. Вначале формирование первичного документа происходит на экране дисплея, а затем в запоминающем устройстве (в базе данных) машины. Создается информационный файл однородных документов, используемый в дальнейшем для выполнения всех необходимых расчетов и составления сводных данных.

А.М. Карминский рекомендует организовать документооборот в соответствии схеме представленной на (рис.8).

Документы пересылаются с помощью СУЭД, которая содержит единые для всей организации базы справочников, классификаторов, словарей и нормативов.

Маршрутизация документов определяется внутренними регламентами в зависимости от вида документа. В организации создается архив электронных документов, включающий два компонента:

- электронный архив, содержащий электронные образы документов;

- базу данных, содержащую электронные документы, созданные в принятых в организации средах.

Рис. 8 Прогрессивная схема организации документооборота

Система управления документами должна автоматизировать работу документов практически на всех этапах, начиная от разработки и заканчивая удалением их архива, а также иметь возможность настройки на различные специфические участки работы, в том числе технологические.

Системы электронного документооборота ориентированы на максимальное использование электронных документов, что предусматривает преодоление психологического барьера, как пользователями, так и руководителями организаций.

Обмен документами с внешними организациями обеспечивается с помощью информационного портала.

Корпоративный информационный портал - средство коллективной работы сотрудников предприятия (организации) с корпоративными территориально распределенными информационными ресурсами на основе применения Web-технологий.

Основой систем электронного документооборота являются:

- ролевое рабочее место, предусматривающее оснащение работника организации компьютером с установленными на нем функциональными компонентами системы, позволяющими решать узкий круг задач в соответствии с ролью этого работника в документообороте организаций;

- бизнес-функция, устанавливающая маршрут движения документа по организации, задаваемый администратором системы. Обычно маршрут предопределяет движение документа от начальников к непосредственным исполнителям.

В современных учреждениях основным технологическим инструментом работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и руководителей и объединенные в одну сеть.

Как показала практика, внедрение систем управления электронными документами и переход к полноценному электронному документообороту позволяют обеспечить следующие результаты:

- сокращение времени обработки документов на 75%;

- рост производительности труда персонала на 20 - 25%;

- повышение качества бизнес-процессов;

- улучшение исполнительской дисциплины;

- рост уровня информационной безопасности;

- возможность перехода к электронной цифровой подписи;

- надежное взаимодействие между рабочими группами;

- переход к использованию единой базы знаний организации.

Достижение перечисленных показателей создаст безусловные предпосылки эффективности деятельности организации.

В настоящее время на российском рынке предлагается широкий выбор прикладных программ для автоматизации управления документооборотом.

Наиболее известны системы: «Флагман. Документооборот»; «Дело» «БОСС-Референт»; «1С электронный документооборот»; «Галактика» - модуль «Управление документооборотом»; «Кодекс: Документооборот» и другие.

1.3 Совершенствование систем электронного документооборота

Совершенствование СЭД происходит на основе систем электронной почты и электронной подписи, что значительно повышает эффективность операций.

Функциональность компьютерной системы - это набор функций, который в совокупности определяет ее реальное назначение.

В частности, современная система управления документами должна обеспечивать все библиотечные сервисы (рис. 10.)

1. Ведение карточки документа. Карточки настраиваются под специфику организации.

2. Выписка и возврат документов. Обеспечивает возможность работы с документом вне системы. Наличие этой функции важно еще потому, что не все сотрудники организации могут иметь доступ к СУЭД, но они могут отвечать за разработку и согласование документов. При подготовке документов для внешних организаций документ формируется и отсылается на рассмотрение клиенту.



Рис. 10 Перечень требований к функциональности СУЭД

1. Создание и редактирование документов.

2. Версионность и управление версиями. В ходе работы над документом возникает необходимость вернуться к предыдущей версии, поэтому полезно ее хранить.

3. История работы с документами для учета обращения к документам и ведения статистики работы, а также подготовки сводных отчетов.

4. Поиск как по атрибутам документа (полям карточки), так и по тексту (содержанию).

5. Маршрутизация документов для выполнения контроля исполнения документов и поручений, а также поддержка работы с электронными документами различных форматов. Для обеспечения системы разграничения доступа к документам нужно реализовать управление группами пользователей, ролями и т.д.

6. Интеграция с электронной почтой предполагает возможность сохранения в архиве почтовых сообщений и прикрепленных файлов, отправку документов по почте. Адекватная замена бумажного документооборота возможна только при наличии средств работы со сканированными изображениями документов.

Наиболее развитое современное программное обеспечение для систем документооборота позволяет создать Web-представительства организаций, не прибегая к существенным дополнительным трудозатратам. Это делается не только для того, чтобы клиенты получили комплексное решение, но главным образом для предоставления создания систем корпоративного взаимодействия на базе электронного документооборота с использованием Интернета и Интранета.

Внедрение развитой системы управления электронными документами позволит обеспечить сопровождение целого ряда основных бизнес-процессов в современной организации (рис. 11)

Развитие СУЭД за счет включения в работу дополнительных модулей позволит расширить ее возможности, обеспечивая следующие процессы:

- учет и хранение договоров;

- обработку заявок сотрудников;

- подготовку совещаний;

- формирование сводных планов и отчетов;

- планирование мероприятий;

- идентификацию и аутентификацию пользователей;

- поддержку электронной цифровой подписи.

Рис. 11 Обеспечение бизнес-процессов организации

В аспекте централизации информации система управления электронными документами может содержать несколько баз данных, объединяющих используемые сведения:

- нормативные и юридические документы;

- сканированные оригиналы документов (электронные образы);

- приказы, распоряжения, поручения;

- внутреннюю корреспонденцию и отчеты;

- переписку с клиентами и поставщиками;

- информацию от подразделений.

Таким образом, внедрение систем управления электронным документооборотом обеспечит рост эффективности деятельности предприятия.

Итак, для управления электронными документами используется специальное программное обеспечение - системы управления электронными документами.

Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между организациями, подразделениями одной организации, группами пользователей или пользователями. Главным назначением СЭД является организация хранения электронных документов и организация эффективной работы с ними.

Основой систем электронного документооборота являются: ролевое рабочее место, предусматривающее оснащение работника организации компьютером с установленными на нем функциональными компонентами системы, позволяющими решать узкий круг задач в соответствии с ролью этого работника в документообороте организаций; бизнес-функция, устанавливающая маршрут движения документа по организации, задаваемый администратором системы.

2. АНАЛИЗ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ НА ПРИМЕРЕ ВМО ТВЕРСКОЕ

2.1 Анализ объекта исследования ВМО Тверское

Муниципальный округ - это территориальная единица районного самоуправления, была сформирована в 1991-1992 годах.

Образованы округа в 1991 году согласно распоряжению Президиума Верховного Совета РСФСР от 25 марта 1991 года № 953-I «О предложении Моссовета по созданию экспериментальных городских округов».

12 сентября 1991 года, было подписано постановление мэра столицы, Попова Гавриила Харитоновича. «Об установлении временных границ городских округов Столицы». По постановлению территория столицы была разделена на административные округа, которые разделяются на 125 муниципальных округов.

Постановлением Мэра от 24 апреля 1992 г. № 106-РМ было утверждено Положение о муниципальном округе в столице, в котором городской округ (регион) определялся как изначальная административно-территориальная единица Москвы. Помимо прочего в положении указывалось, что границы городского округа (региона) инсталлируются Мэром. Исправную власть в городском округе осуществлял супрефект, который фактически считался главой городского округа.

Конституция РФ провозглашает Российскую Федерацию демократическим государством и формами народовластия в РФ считается районное самоуправление. Нередко жители нашей страны, сталкиваются с работой органов районного самоуправления, так - как городская власть наиболее приближена к горожанам и занята, решением их трудностей.

Районное самоуправление - это признаваемая и гарантируемая Конституцией РФ самостоятельная работа жителей внутри городского муниципального образования по решению вопросов районного значения.

Органы районного самоуправления не входят в систему органов государственной власти. Органы государственной власти делают требуемые условия для развития и становления районного самоуправления. Оказывают помощь в исполнении их функций и возможностей, контролируют соблюдения ими Устава и законов столицы и реализация органами районного самоуправления переданных им государственных возможностей.

Устав ВМО представлен в приложении 1.

К органам местного самоуправления относятся:

- представительственный орган местного самоуправления - муниципальное Собрание, образуемое в соответствии с федеральными законами, законами города Москвы, Уставом муниципального образования;

- исполнительно-распорядительный орган - муниципалитет, образуемый в соответствии с законами, Уставом муниципального образования;

- другие органы местного самоуправления, образуемые в соответствии с Уставом муниципального образования.

Следует рассмотреть полномочия органов местного самоуправления, данный термин является сравнительно новым для России. Впервые данное понятие приводится в ст. 12 и ст. 132 Конституции Российской Федерации 1993 года, в соответствии с которой органы местного самоуправления обладают полномочиями по самостоятельному решению вопросов местного значения, а также могут наделяться государственными полномочиями.

Согласно ст. 132 Конституции Российской Федерации органы местного самоуправления самостоятельно управляют муниципальной собственностью, формируют, утверждают и исполняют местный бюджет, осуществляют охрану общественного порядка, а также решают иные вопросы местного значения.

Основные задачи и полномочия муниципалитета:

Выполнение исполнительно-распорядительных функций по решению вопросов местного значения. Отдельных полномочий города Москвы переданных муниципалитету федеральными законами и законами города Москвы.

Муниципалитет Тверской осуществляет полномочия по решению следующих вопросов местного значения:

1. Формирование, исполнение местного бюджета.

2. Владение, пользование и распоряжение имуществом, находящимся в городской собственности.

3. Опека и попечительство.

4. Принятие решений о разрешении вступления в брак лицам, достигшим возраста 16 лет в порядке, установленном семейным законодательством РФ.

5. Принятие решений по охране имущественных и неимущественных прав и законных интересов несовершеннолетних.

6. Организация и проведение местных праздничных и иных мероприятий, развитие традиций.

7. Предоставление информации жителям о деятельности органов местного самоуправления.

8. Распространение экологической информации, полученной от государственных органов.

9. Сохранение, использование и популяризация объектов культурного наследия (памятников истории и культуры местного значения), находящихся в собственности муниципального образования.

10. Рассмотрение жалоб потребителей, консультирование их по вопросам защиты прав потребителей.

11. Взаимодействие с общественными объединениями.

12. Обеспечивает финансирование муниципальных учреждений, в соответствии с бюджетом муниципального образования.

13. Формирование и размещение муниципального заказа.

14. Организационное, информационное и материально-техническое обеспечение. Подготовки и проведения муниципальных выборов, местного референдума в соответствии с федеральными законами и законами города Москвы и Уставом муниципального образования. Проведение работы по повышению правовой культуры избирателей.

15. Осуществление отдельных полномочий столицы, передаваемых муниципалитету федеральными законами и законами г. Москвы.

Следует рассмотреть структуру муниципалитета внутригородского муниципального образования Тверское в г. Москве (табл.2 в приложении).

Рис. 12 Организационная структура ВМО Тверской

Рис. 13 Документооборот ВМО района Тверской

Следует рассмотреть функции основных отделов.

Функции бухгалтерии:

1) налоговое представительство:

-заключение договоров;

-создание (прием) отчетов в ИФНС и ПФР;

-выставление счетов, актов;

2) проведение расчетов с контрагентами, в этом случае защита информации происходит по средствам электронно-цифровой подписи;

3) начисление и выплата аванса и зарплаты сотрудникам;

4) отчеты в контролирующие органы;

5) предоставление бухгалтерских услуг;

Юридический отдел:

1) решение спорных вопросов;

2) проверка правильности заключения договоров;

Отдел экономики:

1) координация сотрудников информационного отдела;

2) выставление документов;

Информационный отдел:

1) информационно-консультационные услуги;

2) обновление программных продуктов;

3) внедрение, сопровождение программных продуктов;

4) техническая поддержка;

Система управления (СУ) - совокупность всех элементов, подсистем и коммуникаций между ними, а так же процессов, обеспечивающих заданное функционирование организации.

2.2 Анализ системы электронного документооборота ВМОТверское

В ВМО Тверское можно выделить два способа доведения поручений от руководства до исполнителей.

Первый вариант: первый день недели проводится планерка, на которой со всеми работниками обсуждаются текущие дела, произошедшие изменения и раздаются поручения от главы управления - до начальников отделов - к работникам.

Дальше подчиненные выполняют собственные прямые обязанности. В случае если рассматривать бухгалтерию, то бухгалтер исполняет воздействия по созданию и редактированию документов в программе 1С: Предприятие, системе банк - клиент и другие. Руководитель так же сможет осуществлять контроль исполнение текущих дел и состояние организации, с помощью отражения остатков капитала на расчетных счетах организации. Отражения перечня дебиторов и кредиторов, также перечня реестра оплат.

Если рассматривать экономиста, то исполняя собственные прямые обязанности, он координирует деятельность разработчиков программного обеспечения с посетителями (жителями). Разработчики программного обеспечения сами выставляют счета и акты выполненной работы и заносят их на подпись в бухгалтерию. Также экономист делает нужные заявки на оплату, которые отражаются в программе и бухгалтер, видя их, оплачивает, в соответствии с этим, исключительно подтвержденные главой управления. Также он временами наблюдает в программе десктоп, где отражаются главные эпизоды, даже не подтвержденные заявки и берет на себя решение которые необходимо утвердить, помечая их как «утверждено». Описанное представлено на (рис. 13).

Второй вариант: по мере исполнения личных текущих дел программеры, юрист, экономист и бухгалтерия делают документы. Руководитель сможет контролировать, заходя в программу удаленно. Бухгалтер имеет возможность видеть свежий статус заявки, и совершать последующие действия. Все абсолютные воздействия отражаются в программе, потому все пользователи имеют все шансы наблюдать за исполнением дел в распоряжении (рис. 14).