Рис.14 Техническая система СЭД ВМО Тверское

Проанализировав схему (рис.)14, можно сделать следующие выводы.

Существующая система управления разрешает не допустить дублирующей информации, практически сразу получать информацию, позволяет уменьшить употребление ресурсов: временных - (не надо ходить из офиса в офис); материальных - (экономия бумаги, и места), быстрый поиск подходящего документа и контроль исполнения текущих задач.

Хотя при работе с документами возникает ряд трудностей.

Обмениваться документами с посторонними организациями, трудноразрешимая задача. Отсутствует возможность: подписывать документы напрямик в программе при помощи электронно-цифровой подписи, регистрации документов напрямик с факса и отправка по факсу из программы, не распечатывая, это существенно уменьшило бы время работы экономиста, неимение web-доступа к базе данных, это нужно, для начала, руководителю и программерам.

Для решения проблем необходимо усовершенствовать существующую систему электронного документооборота. Поэтому очевидна необходимость выбора современного СЭД для ВМО Тверское, так как они имеют широкие возможности. На их основе можно выделить задачи, необходимые ВМО Тверское, для решения ежедневных задач:

- регистрация любых типов документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; поддержка ЭЦП;

- сортировка исходящих документов по реестрам на отправку; печать реестров отправки документов, конвертов;

- создание и работа с поручениями любой вложенности и разветвленности; работа с проектами поручений; назначение внутренних и внешних исполнителей; контрольные и не контрольные поручения; информирование о поступлении в кабинет новых поручений;

- просмотр отчетов об исполнении и снятие с контроля любых поручений; контроль всех поручений - от пунктов, до сложных многоступенчатых резолюций, имеющих разных авторов, контролеров и исполнителей. Механизм оповещения о поступлении новых документов; создание напоминаний по поручениям; информирование о нарушении срока исполнения документов;

- гибкие настройки процесса согласования; создание различных маршрутов; пути согласования для различных документов; сроки согласования; напоминания и оповещения;

- работа с СЭД через мобильные устройства (iPad, iPhone, смартфоны, коммуникаторы, также мобильные телефоны, планшетные компьютеры);

- организация полноценного взаимодействия СЭД с контролем прохождения документов в организациях-адресатах;

- сканирование - перевод документации в электронный вид; автоматизированная регистрация распознанных документов; распечатка и распознавание штрих кодов;

- коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов;

- создание отчетов - подготовки и печать отчетных форм; статистика; произвольные отчеты; выбор шаблонов печати отчетов;

- веб-доступ - полноценная удаленная работа с документами;

- исполнение поручений; контроль исполнения; согласование; поиск;

- ЭЦП - подписание файлов и реквизитов документов; использование при подписании и согласовании; ввод информации от руки (факсимильная подпись, комментарий, отчет). [19]

Перечисленные возможности, прежде всего, помогут снизить издержки:

1) экономические: в результате потери или же несвоевременного предоставления документов, компания имеет возможность понести валютные издержки;

2) кратковременные издержки: СЭД разрешает понизить кратковременные расходы на поиск документов, согласование, утверждение, документы заносятся 1 раз, а после этого применяются постепенно;

3) увеличивается качество обслуживания;

4) растет скорость реагирования на запрос;

5) вероятность осуществлять контроль все происходящие процессы в режиме настоящего времени;

6) поддерживается лучшая управляемость - возможность, намечать и осуществлять контроль выполнение проектов и обращать внимание на перемены среды;

7) возрастает скорость распространения информации по управлению;

8) перемена корпоративной культуры - введение СЭД приводит к творению наиболее действенных деловых коммуникаций меж структурными подразделениями организации и внутри самих подразделений;

9)..совершенствование нравственного климата и ступени довольству работников собственным трудом;

10) высококачественное принятие решений;

11) обеспечение соотношения имеющимся правилам и законам.

А так же позволит снизить влияние человеческого фактора.

Проанализируем рынок СЭД, учитывая потребности системы управления ВМО Тверское. Для начала необходимо определить крупнейших поставщиков СЭД по итогам 2011 года.

Компания ЭОС занимает лидирующее положение на рынке СЭД и ECM- систем. Ситуация на рынке СЭД представлена на (рис.15).

Рис.15 Структура российского рынка СЭД в 2011г

По количеству внедрений на территории России ЭОС занимает первое место и 30% рынка, у ближайшего конкурента компания DIRECTUM - 25% .

Выберем три компании, из первой пятерке поставщиков. Этими компаниями будут: Directum и Босс-референт, так как мы рассматривали их функциональные возможности в первой главе (табл. 1) и они подходят под потребности ВМО Тверское, и компанию ЭОС с программным продуктом «Дело», как одного из лидеров российского рынка.

Рассмотрим каждую поподробнее.

DIRECTUM - система электронного документооборота и управления взаимодействием, направленная на увеличение производительности работы всех служащих организации в различных областях их совместной работы.

Система DIRECTUM соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами. При всем этом классическое \"бумажное\" делопроизводство органически вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM гарантирует успешную компанию и контроль деловых действий на базе workflow. Согласование документов, обработка заявок, подготовка и проведение совещаний, поддержка других действий взаимодействия. Интегрируя с системами бизнес - моделирования, DIRECTUM выступает как среда выполнения бизнес-процессов в масштабах общего цикла процессного управления (BPM в DIRECTUM).

Работа в DIRECTUM при помощи разных мобильных приспособлений и планшетов разрешает обеспечить непрерывность работы и дать пользователю возможность удобной работы с документами и данными системы независимо от местонахождения либо применяемых технологий.

Опора на отечественные стереотипы в области делопроизводства, систематическое улучшение технологий и партнерство с ведущими разработчиками и интеграторами обеспечивают наибольший результат от введения системы DIRECTUM.

На базе системы DIRECTUM кроме того разрабатывается широкий набор бизнес - решений. Любое бизнес-решение ориентировано на охват точной бизнес-задачи и достижение бизнес-эффекта в наименьшие сроки и с минимальными изначальными вложениями.

Решение описанных задач обеспечивают модули системы DIRECTUM (рис. 6):

1. Управление электронными документами. Создание и хранение разных неструктурированных документов (офисные приложения, графические и медиа материалы, чертежи и так далее). Версии и ЭЦП, поддержка жизненного цикла документов, назначение прав доступа, ведение истории работы, полнотекстовый и атрибутивный поиск.

2. Управление деловыми действиями. Поддержка действий согласования и обработки документов, выдача заданий и контроль их выполнения. Обеспечение взаимодействия между работниками в процессе бизнес-процессов, поддержка независимых и строгих маршрутов (workflow).

3. Канцелярия. Абсолютное соответствие ГСДОУ, ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации.

4. Управление договорами. Регистрация и согласование договоров и сопутствующих документов, ведение реестров документов, обеспечение своевременной работы с ними (поиск, подписание, анализ и так далее).

5. Управление совещаниями и заседаниями. Подготовка и проведение совещаний и заседаний (согласование места и времени, состава участников, в том числе внешних, повестки), составление и рассылка протокола, контроль выполнения решений совещания.

6. Обращения людей и организаций. Организация работы с обращениями людей согласно с Федеральным законом № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений жителей РФ».

7. Управление признаками производительности. Оперативный контроль и анализ бизнес-процессов предприятия по основным признакам производительности с поддержкой сбалансированной системы характеристик (BSC).

Рис.16 Функциональные возможности системы DIRECTUM, СЭД «Босс-Референт»

Пользователями системы электронного документооборота БОСС-Референт считаются органы федеральной и региональной власти, муниципальные унитарные предприятия.

Автоматизация управления документами при помощи БОСС-Референт приводит к росту продуктивности работы служащих, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений. Улучшению исполнительской дисциплины, а значит, к единому увеличению качества управления.

СЭД БОСС-Референт поможет улучить следующие управленческие задачи:

-организовать успешную работу с договорами (заявками);

-устроить внутрикорпоративный документооборот безбумажным;

-автоматизировать документооборот органов власти федерального

и регионального значения;

-обеспечить высококачественный контроль выполнения поручений;

-воплотить проектный документооборот и возможность коллективной работы;

-сделать управление документами в рамках системы маркетинга качества. [3]

Компания ЭОС с СЭД «Дело»

Система электронного документооборота «ДЕЛО» -- комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию действий делопроизводства, также ведение вполне электронного документооборота организации.

Система «ДЕЛО» непрерывно обновляется согласно с принятыми стереотипами и пожеланиями пользователей.

Система электронного документооборота «ДЕЛО» высоко функционально относится к классу систем управления корпоративным контентом (ECM) . Она гарантирует как автоматизацию управлений единого документооборота организации, так и автоматизацию контролирования выполнения поручений, и еще случайных регламентированных действий.

Система «ДЕЛО» вполне подходит муниципальным нормативно-методическим требованиям в сфере управления документами. [12] Присутствие открытого API-интерфейса делает возможной интеграцию системы документооборота компании «ДЕЛО» с любыми используемыми в организации информационными системами и бизнес-приложениями.

Многофункциональные модули:

1.ДЕЛО-WEB -- решение для фирм с территориально распределенной структурой. При помощи web-технологий разрешает работникам удаленного отделения оставаться равноправными соучастниками документооборота в масштабах всего предприятия.

2.ЭЦП и шифрование -- разрешает исполнять неотложные условия для реализации защищенного электронного документооборота.

3.Сканирование и поточное сканирование -- дозволяет совершить сканирование и распознавание бумажных документов при помощи программ Abbyy Fine Reader 7.0 Scripting Edition.

4.Защита от несанкционированного доступа -- гарантирует защищенность хранимой информации при помощи Secret Disk Server NG фирмы Aladdin.

5.Подсистема извещений и уведомлений -- исполняет автоматическую рассылку уведомлений и извещений на электронную почту юзеров о разных событиях системы «ДЕЛО».

6.Подсистема управления действиями -- дозволяет конструировать и делать свободные документо-ориентированные прибавления.

7.Подсистема интеграция СЭД «ДЕЛО» и системы 1С -- дозволяет упорядочить работу с экономическими документами.

8.Мастер паролей -- исполняет авторизацию юзеров в системе «ДЕЛО», при входе в корпоративную сеть и Web, и еще фактически в любые Windows-приложения, использующие авторизацию.

9.Мониторинг документов -- исполняет: уведомления должностных лиц о поступлении документов и резолюций, извещение по контрольным срокам выполнения, визирования и подписания документов.

Главными покупателями продуктов фирмы «Электронные офисные системы» являются: муниципальный сектор, органы власти, банковский сектор, компании индустрии и топливно-энергетический сектор.

В 2011 году вышла новая версия ДЕЛО 11.0. Эта версия существенно отличается от предыдущих масштабом реализованных возможностей и задач. С версией 11.0 будут поставляться опционально три новые подсистемы: «Мобильный кабинет», «АРМ Руководителя» и «Сервер Электронного Взаимодействия» (СЭВ).

Из трех рассмотренных систем электронного документооборота наиболее полно удовлетворяет требованиям ВМО Тверское система «Босс-Референт» и система «ДЕЛО». Цена на систему ЭОС слишком высока, поэтому можно остановиться на выборе системы «Босс-Референт».

Итак, существующая система в ВМО «Тверское» управления показала, как не допустить дублирующей информации, практически сразу получать информацию, позволяет уменьшить употребление ресурсов временных - (не надо ходить из офиса в офис); материальных - экономия бумаги, а значит и места, быстрого поиска подходящего документа и контролирования исполнения текущих задач.

Отсутствует возможность: подписывать документы напрямик в программе при помощи электронно-цифровой подписи, регистрации документов напрямик с факса и отправка по факсу из программы, не распечатывая, это существенно уменьшило бы время работы экономиста, неимение web-доступа к базе данных, это нужно, для начала, руководителю и программерам.

Для решения проблем необходимо усовершенствовать существующую систему электронного документооборота. Поэтому очевидна необходимость выбора современного СЭД для ВМО Тверское, так как они имеют широкие возможности.

Из трех рассмотренных систем электронного документооборота наиболее полно удовлетворяет требованиям ВМО Тверское система «Босс-Референт» и система «ДЕЛО». Цена на систему ЭОС слишком высока, поэтому остановились на выборе системы «Босс-Референт».

3. АНАЛИЗ ЭФФЕКТИВНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СИСТЕМЫ

3.1 Этапы внедрения СЭД «Босс-референт»

Внедрение систем электронного документооборота (СЭД) в организации требует от сотрудников дополнительных усилий на этапе внедрения и эксплуатации, но позволяет повысить эффективность работы.

Объем дел по введению СЭД «Босс-референт», зависит от необходимостей и персональных отличительных черт организации и, как следствие, - способности применения стандартных опций, дозволяющих:

1. Организовать общий файловый архив, с возможностью разделения прав;

2. организовать коллективную работу над документом, проектными данными;

3. воплотить быстрый поиск необходимой информации;

4. распределять ресурсы;

5. осуществлять контроль выполнение мероприятия сосредоточенные на документ, по плану;

6. обеспечить сохранность и разделение прав доступа к документам, проектным данным;

7. обрести доклады, определяющих текущее состояние последствий работы, статистические данные;

8. осуществлять контроль исполнение работы над документом, планом.

9. Процесс введения СЭД традиционно проходит в 6 рубежей.

Главные рубежи введения документооборота:

1. Сбор данных о бизнес-процессах, подлежащих автоматизации, разработка ТП (технического проекта), его согласование и утверждение Заказчиком.

2. Разработка СЭД, СУПД в соответствии с требованиями ТП (настройка базовых программных продуктов и разработка дополнительных модулей, интеграция с имеющимися в компании системами).

3. Обучение администраторов систем электронного документооборота.

4. Закупка и поставка базовых компонентов СЭД.

5. Пуско-наладка СЭД и обучение пользователей.

6. Сопровождение внедрения СЭД в процессе опытной и промышленной эксплуатации.

Для полноценной работы СЭД «Босс-референт» организация должна располагать необходимым программным и аппаратным обеспечением.

Рассмотрим требования к оборудованию, необходимому для работы СЭД.

Система электронного документооборота будет рассчитана на десть юзеров, а значит, нужно будет 10 PC с ОС Windows XP и выше, с возможностью выхода в сеть интернет. 1 сервер, на который будет установлена программа. Все клиентские рабочие станции и сервер должны быть соединены в локальную сеть. Аналогично рабочие места должны быть обустроены сканирующими приборами и принтерами.

Далее приведены минимальные требования к серверному оборудованию (таблица 3) и требования к рабочим станциям (табл. 4).

Табл. 3 Минимальные требования к серверным компьютерам

Наименование параметра	Характеристика
Тип процессора	Не ниже Pentium III 1,3 GHz
Объем оперативной памяти	Не ниже 1ГБ или больше
Объем дисковой памяти	40 ГБ
Наличие CD-ROM	Да
Тип ОС	Microsoft Windows 2000 Server или Advanced Server (ServicePack 4 и выше), Linux (версия ядра не ниже 2.4.18)
Наличие источника бесперебойного питания	Да
Устройство резервного копирования	ПО должно быть совместимо с Lotus Domino

Табл. 4 Минимальные требования к рабочим станциям

Наименование параметра Характеристика Примечание Тип процессора Pentium III 800 Mhz Рекомендуется P-III 800 и выше Объем оперативной памяти 512 Mb Рекомендуется 512 МБ и больше Объем дисковой памяти 1 Гб Наличие CD-ROM (DVD-ROM) Да Для установки системы Тип ОС Win XP (SP2), Linux Поддержка русского языка Да Наличие манипулятора «мышь» Да Монитор Не менее 15 дюймов Рекомендуется 17 дюймов Поддержка графического режима экрана Не менее 800х600 точек Рекомендуется от 1024x768

В ВМО Тверское все необходимое программное и аппаратное обеспечение есть, поэтому необходимо будет приобрести только десять лицензий на рабочие места.

Именно в данный момент введение передовых информационных технологий, невзирая на разнообразный ассортимент и регулярное понижение тарифов, остается дорогим проектом. Вследствие этого, важный вопрос о необходимости оценки целесообразности введения проекта. Для оценки экономической производительности разработан ряд способов, которые возможно поделить на 3 категории:

- традиционные финансовые методы, предполагающие определение таких показателей как чистый приведенный доход (NPV), экономическая привлекательность (EVA), совокупная стоимость владения (TCO) и другие;

- качественные методы оценки, основными из которых являются система сбалансированных показателей, информационная экономика;

- вероятностные методы оценки: справедливая цена опционов, прикладная информационная экономика и др. [16,с.4].

Совокупная стоимость владения (TCO)- это методика, предназначенная для определения затрат на информационные системы, рассчитывающихся на всех этапах жизненного цикла системы. Модель TCO позволяет сократить затраты и повысить эффективность вложений информационные технологии.[13]

В оценке эффективности будем использовать модель расчета и анализа TCO от Gartner Group. Совокупная стоимость владения ИС состоит из фиксированных и текущих затрат.

К фиксированным затратам относят:

- стоимость первоначальной покупки ПО;

- разработка и внедрение проекта.

К текущим затратам относят:

- управление системой;

- техническая поддержка

- обучение;

- помощь и дополнительные настройки;

- Futz-фактор.

Модель от Gartner Group предлагает следующие весомые доли каждой из приведенных выше статей расходов по отношению к совокупной стоимости.

1) капитала вложения-21%;

2) управление системой-12%;

3) техническая поддержка и обновление-21%;

4) активность пользователя-46%.

Под "управлением системой" здесь подразумеваются затраты на администрирование серверов и других компонентов вычислительного комплекса, а стоимость обеспечения работы пользователя отражена в понятии "активность пользователя". Так как эта категория затрат имеет наиболее значимый вес в совокупной стоимости, рассмотрим подробнее, что в нее входит:

1) прямая помощь и дополнительные настройки-11%;

2) неформальное обучение-12%;

3) разработка приложений-14%;

4) работа с данными-15%;

5) формальное обучение-18%;

6) futz-фактор-30%.

Как следует из предполагаемой структуры расходов можно рассчитать общую: цена владения СЭД «Босс-Референт» для управления (табл. 5). Капитальные инвестиции складываются лишь из цены Программ и заработной платы профессионала по введению (их нужно две, дабы успеть окончить введение за 1 месяц), по следующим причинам нужное серверное оборудование, кабельные сети и аппаратное обеспечение уже присутствует.

Цена лицензии на одно рабочее место составляет 6700 рублей, нужно на 10 трудящихся. Введение системы внедрит фирма «АйТи», по следующим причинам, эта фирма считается генеральным партнером фирмы «БОСС-Референт» и даёт предложения по введению системы электронного документооборота, сопровождению созданных решений обучению пользователей.

Табл. 5 Совокупная стоимость владения СЭД «Босс-Референт» для ВМО Тверской

Наименование статьи расходов	За 1 год, руб.	За 2 год, руб.
Фиксированные затраты:	127000	-
1.Капитальные вложения -Стоимость программного обеспечения -стоимость работы специалиста по внедрению системы	67000 60000	- -
Текущие затраты:	477760,8	477760,8
1.Управление системой	72571,2	72571,2
2.Техническая поддержка и обновление	127000	127000
3.Активность пользователя:	278189,6	278189,6
-помощь и дополнительные настройки	30599,8	30599,8
-обучение	83454	83454
-работа с данными	41727	41727
-разработка приложений	38945,2	38945,2
Futz-фактор	83454	83454
Итого:	604 760,8	477 760,8
Итого за два года:	1 082 521,6

Таким образом, стоимость владения системой за первый год составит 604 760,8 руб., за второй - 477 760,8руб. Общая стоимость владения за два года составляет 1 082 521,6 рублей.

Модель общей стоимости владения разрешает увидеть структуру издержек на введение информационного продукта. Из таблицы видно, что немалая часть издержек приходится на текущие расходы, а конкретно на Futz-фактор. Принимая во внимание данное, нужно будет, отыскать возможности понижения общей цены владения, а конкретно возможно израсходовать больше средств на обучение персонала, в результате чего сократится значение futz-фактора (т.к. станет вставать меньше сбоев в работе от действия человеческого фактора).

В настоящее время в ходе хозяйственной работы появляется много документов, которые нужно будет где-то хранить, обрабатывать информацию, заключенную в них, принимать решения на основе приобретенных документов, а аналогично получать оперативный доступ к ним, постепенно. Непосредственно потому для организации вопросы оптимизации документооборота и контролирования за обработкой информации имеют ключевое значение. Все это готовы сделать прогрессивные СЭД. С помощью, внедренной в компании СЭД, произойдет уменьшение потерь:

- финансовые;

- временные.

Произойдет изменение и неких иных характеристик:

- улучшается качество профилактики;

- улучшается управляемость;

- наиболее стремительное и высококачественное принятие решения.

При помощи системы электронного документооборота «Босс-Референт» станут, решены последующие задачи:

-регистрация входящих и исходящих документов;

-просмотр и редактирование документов;

-централизованное безопасное сбережение документов;

-оперативный доступ к документам с учетом прав юзеров;

-подписывать документы электронно-цифровой подписью;

-контроль версий документов;

-полнотекстовый поиск документов по их содержанию;

-коллективная работа юзеров с вероятностью согласования, утверждения и контролирования выполнения документов;

-маршрутизация документов, настраиваемая по любому виду документов отдельно;

-автоматизированная загрузка документов из электронной почты, со сканера и факса;

-учет и контроль рабочего времени работников;

-web-доступ к информационной базе.

В общегосударственных стандартах термин документооборот означает контролируемое движение готовых документов. Электронный документооборот охватывает стадии подготовки документов и независимый обмен информацией по компьютерным сетям.

За прошедшие более чем сто лет в РФ сформировалась явная методология работы с документами. Разработка делопроизводства представляет ведение регистрационно-контрольных карточек и отчетных форм и журналов. Для обеспечения общего информационного порядка обработки документов учитывается создание специальных служб: управлений делами, секретариатов канцелярий. Вследствие этого системы электронного документооборота представляют собой не столько важнейшую область любого производства, но и сложно санкционированное приспособление по числу производимых задач и задействованного персонала. И главное, чтоб система управления документами имела отстроенную схему работы с документацией и легкодоступную в понимании организацию.

При рассмотрении производительности введения СЭД «Босс-Референт», обнаружено, что совокупная цена владения составит 1 082 521,6руб., это довольно большая сумма, поэтому разумно понизить TCO. Понижения цены общего владения может служить: наиболее твердое разделение прав доступа пользователей к действиям, повышение издержек на обучение персонала, поможет понизить значение futz-фактора.

Внедренная система электронного документооборота с течением времени окупится, невзирая на большую цену общего владения системой. Благодаря ей, управление сумеет уменьшить пользование всевозможных ресурсов и сохранять превосходства с помощью передовых многофункциональных способностей системы «Босс-Референт».

3.2 Преимущества процедуры использования системы

«Босс-референт» обеспечивает создание любых регистрационных карточек, типов документов (приказов, входящих, исходящих и внутренних документов, договоров, заявок, обращений граждан, протоколов собраний, организационно-распорядительной документации и проч.), комбинируя заданный набор инструментов и средств полностью в графическом режиме работы. Подобный подход придает системе небывалые ранее гибкость и способность подстраиваться под любые задачи организации. И в любой момент «Босс-референт» может быть легко и быстро изменён в соответствии с изменившимися требованиями. Создание нового типа документа выполняется полностью в графическом режиме и, как правило, не превышает 30-60 минут.



Рис. 17 Содержание внутреннего документа

Отличительной особенности системы электронного документооборота «Босс-референт» является то, что документы в системе могут быть представлены не только в виде регистрационных карточек, но и непосредственно самостоятельно вплоть до полного копирования бумажных аналогов в электронный вид.

Тип документа в системе представляет собой совокупность полей, действий, шаблона и маршрута. Поля определяют информацию, которую содержит тип документа, шаблон - его внешний вид, а действия и маршрут - функционал и поведение. Каждый тип документа может принадлежать определённому журналу. Зайдя в нужный журнал, пользователь может получить доступ к созданным ранее документам или создать новый документ (конкретный экземпляр определенного типа документа).

Ведение номенклатурных дел - это программа электронного документооборота поддерживает ведение номенклатуры дел. Документы в «Босс-референт» объединяются в журналы. К одному журналу могут относиться несколько схожих типов документов. Принадлежность типов документов к журналам определяет администратор системы.

В системе существует специальный журнал «Формирование дел», в котором собирают документы, отнесенные к делам на основании принятой в организации номенклатуры дел. Поэтому с данной системой не придется разыскивать какой-нибудь документ.

Сканирование документов в системе «Босс-референт» возможно при помощи внешних средств, программ позволяющих произвести сканирование и распознавание текстов (например, ABBYY FineReader 7.0 Scripting Edition) и интеграции посредством web-сервисов. Сканированные на рабочих местах документы импортируются в систему через специальный мастер, вызываемый из средства сканирования.

Рис. 18 Регистрация документов из электронной почты

Для внутреннего обмена сообщениями между сотрудниками компании, уведомлении их о наличии документов, требующих внимания, а также организации работы с внешними почтовыми серверами в системе «Босс-референт» применяется модуль электронной почты. Каждому пользователю системы принадлежит собственный почтовый ящик, который может быть интегрирован с любым внешним почтовым сервером (например, mail.ru или gmail.com). Создаваемые пользователем письма адресатам, находящимся за пределами СЭД «Босс-референт», будут отправляться от его имени с указанного почтового сервера.

Такой подход позволяет пользователям не менять привычные инструменты работы. Например, сотрудники привыкли работать в MS Outlook. Поскольку вся внутренняя корреспонденция может перенаправляться на внешние почтовые серверы, им не обязательно изменять свои привычки. Уведомление о поступившем на рассмотрение документе будет перенаправлено на внешний почтовый сервер и пользователь получит его через свой почтовый клиент. В письме будет гиперссылка на документ, щелкнув на которую сотрудник в привычном браузере сможет ознакомиться с ним, внести соответствующие изменения и зарегистрировать его в привычном режиме.

«Босс-референт» поддерживает контроль и сопровождение всех видов документации, как бумажных, так и электронных на протяжении всего жизненного цикла документа.

Контроль заполнения обязательных полей в РКК - эта система электронного документооборота осуществляет контроль заполнения обязательных полей в регистрационно-контрольной карточке и типовых документах.

Система «Босс-референт» использует единое хранилище всех документов компании, это позволяет отслеживать ей дублирование документов при регистрации. При создании похожего и уже ранее созданного документа в системе предусмотрено автоматическое уведомление об этом сотрудника/пользователя.

Справочники могут использоваться в качестве полей в других справочниках или документах. Значения таких полей не заполняются вручную, а выбираются из соответствующего справочника.

Справочники могут использоваться в качестве полей в других справочниках или документах. Значения таких полей не заполняются вручную, а выбираются из соответствующего справочника.

Рис. 19 Использование справочников

Для настройки отображения (представления) записей справочников используется шаблон (очень похожий на шаблон, применяемый для настройки типов документов), в который можно задать любой внешний вид, включая возможность вставки графики, задания шрифтов, начертаний, цветов, расположения полей и пр.

Каждое поле в справочнике имеет настройки, которые позволяют включить группировку, сортировку и фильтрацию по данному полю, определить видимость поля в таблице (представлении) справочника, указать признак обязательности заполнения поля, значение по умолчанию и пр.



Рис. 20 Подготовка протокола совещаний

Организационная структура предприятия находит свое отражение в одноименном специализированном справочнике СЭД «Босс-референт». Структура представляет собой иерархическое дерево, обладающее неограниченным количеством уровней вложенности. К ветвям этого дерева присоединяются справочники подразделений и должностей. Создание справочников является самым простым процессом в администрировании системы. При наличии соответствующих прав создать новый справочник может даже неподготовленный пользователь. А для того, чтобы добавить новое поле, например, кадровую форму, понадобится не более одной-двух минут драгоценного рабочего времени.

Наличие шаблонов создаваемых документов позволяют определить расположение полей и любой внешний вид документа (записи справочника). Более того, благодаря наличию шаблонов в системе, администратор при создании нового типа документа может указать типовые формулировки и, в результате, сотруднику, создающему документ, достаточно ввести только смысловую информацию.



Рис. 21 Пример регистрации входящего документа

Шаблоны описываются при помощи стандартного языка разметки HTML. Создание и изменение шаблонов осуществляется как в графическом (при помощи графического редактора), так и в текстовом режимах. Шаблоны предоставляют достаточно возможностей для создания бланков документов, полностью соответствующих бумажным аналогам.

В каждой карточке документа фиксируется история его изменений. Система «Босс-референт» предоставляет возможность просмотра даты и автора внесённых изменений, реквизитов, значения которых были отредактированы.

С помощью автоматизации бизнес-процессов в системе «Босс-референт» возможно, осуществлять как рассмотрение документов (последовательная маршрутизация - последовательное движение документов между пользователями), так и, например, согласование и подписание документов (параллельная маршрутизация - согласование документов происходит только тогда, когда все согласующие лица подпишут или утвердят его). В системе также присутствует возможность настроить смешанную схему маршрутизации.

В системе можно настроить маршруты любой сложности, системой поддерживаются типовые (известные заранее) маршруты. Для известных заранее маршрутов системе предусмотрен модуль работы с маршрутами. С помощью "жесткой" маршрутизации задается вся схема движения Дела между пользователями.

Помимо заданных (типовых) маршрутов, система поддержит и произвольные маршруты, когда дальнейшее движение документа определяется пользователем, у которого этот документ в данный момент находится. Для произвольного движения документов ("свободная маршрутизация") не требуется дополнительных модулей работы с маршрутами, и настраивать ничего не требуется. С помощью рассылки ("свободная маршрутизация") документ может в любой момент быть отправлено любому из сотрудников.

Уведомление сотрудника о поступление в его адрес документа, требующего его внимание, осуществляется посредством электронной почты.

Также уведомить определенных сотрудников компании о том, что поступил документ для согласования, позволяет Маршрут.

Помимо этого система «Босс-референт» выполняет автоматическую рассылку напоминаний и уведомлений о приближении даты окончания разработки, проверки документов, согласования, утверждения или о приближающейся дате ревизии. Пользователю предоставлена возможность настраивать список событий, по которым будет осуществляться рассылка, а также задавать периодичность и сроки рассылки сообщений.

Оперативный контроль рассмотрения документов позволяет отслеживать поручения, срок исполнения по которым истекает, сигнализирует о просроченных задачах. Руководитель может оперативно получать информацию о том, какие его поручения должны быть выполнены в ближайшее время или не выполнены в срок. Кроме этого руководитель может контролировать работу своих подчиненных -- система позволяет формировать отчеты по исполнению. Можно посмотреть срез по статусу -- сколько поручений находится на исполнении, на контроле, по скольким истекает срок, или срез по сотрудникам -- у кого из подчиненных, какое количество поручений и в каком статусе исполнения. Выявить специалистов, которые не справляются с задачами или перегружены, таким образом довольно просто. Для подразделений, контролирующих исполнение в рамках всей организации, система «Босс-референт» с возможностями формирования отчетов просто незаменима.

Контроль исполнительской дисциплины (как принято называть контроль исполнения поручений в государственных организациях) также гораздо проще осуществлять в системе электронного документооборота. Особенно если учесть, что специфика работы государственных служащих состоит в том, что почти все поручения выдаются на основании какого-то документа (распоряжения, протокола заседания, обращения гражданина и т.п.). Поэтому, если организация уже использует электронный документооборот, то и поручения следует автоматизировать в «Босс-референт». Поручением в данном случае выступает резолюция по документу, а срок исполнения предопределен законодательством.

«Босс-референт» содержит различные средства поиска документов, записей справочников, почтовых сообщений. Опираясь на поисковые возможности системы, пользователи всегда могут без особых временных затрат найти необходимую информацию. «Босс-референт» предлагает следующие поисковые инструменты:

· Быстрый поиск осуществляется по значениям полей, которые отображаются в табличных представлениях системы. В результате использования быстрого поиска в представлениях отображаются только те документы, записи справочников, почтовые сообщения, значение хотя бы одного отображаемого поля которых содержит искомую строку.

· Фильтрация относится скорее к средству формирования отчетов, т.к. позволяет вывести только те записи табличного представления (документы, записи справочника, почтовые сообщения), которые удовлетворяют набору заданных условий. Например, используя средства фильтрации, можно вывести договора, заключенные на протяжении третьего квартала минувшего года, сумма которых превышает определенное значение, а предметом является поставка какого-либо товара.

· Полнотекстовый поиск находит искомую строку с учетом морфологии русского языка по всему содержимому документа, записи справочника или почтового сообщения.

Рис. 22 Осуществление поиска

Система позволяет использовать перечисленные поисковые средства одновременно. Найденные документы (почтовые сообщения, записи справочников) могут быть отсортированы и/или сгруппированы для максимально удобного отображения результатов поиска.

Система «Босс-референт» осуществляет процесс делопроизводства и автоматизации на русском языке. Также полнотекстовый поиск находит искомую строку с учетом морфологии русского языка по всему содержимому документа, записи справочника или почтового сообщения.

Наличие в системе генератора отчетов, позволяет найти документы, отвечающие определенным критериям и настроить способ отображения полученного списка документов (выбрать поля для вывода в отчет, последовательность их расположения и поле для сортировки). После просмотра отчета система предоставляет возможность распечатать соответствующий поисковый отчет.

Статистические отчеты системы «Босс-референт» предоставляют возможность просматривать в табличном виде статистическую информацию о том, сколько и какие категории документов содержат те или иные атрибуты. (Например, документы по темам, областям, проектам). Сотрудники могут просматривать найденные документы и выводить на печать полученные отчёты.

При просмотре, статистические отчеты отображается в виде таблицы, ячейки которой являются ссылками на документы. При нажатии ссылки открывается список соответствующих документов.

В целом СЭД «Босс-референт» еще развивающаяся система способна составить достойную конкуренцию ныне известным и уже получившим хорошую оценку со стороны крупных организаций и структур бизнеса системам. Эта система отвечает всем наиболее важным критериям и стандартам:

- создание любого вида регистрационных карточек;

- автоматическое ведение истории документов;

- автоматическое сохранение документов в архив;

- наличие генераторов отчета;

- оперативный контроль над выполнением поставленных задач перед персоналом;

- своевременное уведомление, как об поступивших документах, так и приближающихся важных событиях;

- возможность доступа сотрудника в любом месте при помощи интернета.

Последнее преимущество этой системы иногда может оборачиваться для организации нежелательными последствиями, так как функционирования сети не всегда бывает стабильным.

3.3 Методология внедрения СЭД «Босс-референт»

Внедрение - важнейший процесс создания законченного решения для потребителя. Внедрение систем электронного документооборота (СЭД) позволяет значительно повысить эффективность и корпоративную культуру работы с документами на предприятиях любой формы собственности. Сама по себе система «Босс-референт» как платформа, даже вместе с разработанным на ней приложением (стандартным, входящим в поставку, или созданным по заказу) еще не приносит реальной бизнес-отдачи заказчику. Отдача, ценность для бизнеса становится реальной только после завершения внедрения и начала использования системы. В процессе функционирования это уже иная, более широкая система, включающая в себя как часть систему «Босс-референт», также ее настройки (возможно - доработки), сконфигурированное программное обеспечение окружения, оборудование, регламенты работы, документацию, и обученных сотрудников.

Для создания в условиях ограниченных ресурсов и времени решения, отвечающего нуждам потребителя, требуется соответствующая квалификация, опыт и методология. Такая методология создана и развивается на основе опыта проектов внедрения и современных апробированных методологий менеджмента качества, управления проектами и бизнес-процессами, а также методологий разработки ИТ-решений: Microsoft Solutions Framework и других.

Методология внедрения «Босс-референт» содержит рекомендации и инструменты организации проекта внедрения и на сегодня включает в себя три модели:

- Модель решения

- Модель команды

- Модель процесса

Модель решения описывает возможные варианты создаваемой системы с точки зрения охватываемой предметной области, задействованной функциональности и используемых методов модификации «Босс-референт». От выбранного варианта решения зависят используемые варианты команды и процесса внедрения.

Модель команды описывает ролевой состав группы сотрудников, участвующих в процессе внедрения, их компетенции, функции, взаимосвязи. Используемый вариант команды зависит от варианта решения и оказывает влияние на вариант процесса.

Модель процесса - основная часть методологии, описывает схему процесса внедрения: последовательность шагов, состав выполняемых работ, создаваемые результаты и методы управления процессом. Используемый вариант процесса зависит от вариантов решения и команды.

В общем случае процесс внедрения включает в себя этапы, описанные представленные в (табл. 6). В зависимости от сложности проекта некоторые этапы могут объединяться, а отдельные работы на различных этапах - исключаться, рекомендации по этому вопросу содержатся в методологии.

Модель методологии внедрения «Босс-референт» предусматривает также итеративный подход к созданию решения: разделение на очереди и промежуточные результаты с фиксацией вех.

Использование методологии внедрения, развивающейся в сообществе партнеров «Босс-референт» на основе лучших мировых практик, способствует повышению качества решений, создаваемых на базе системы «Босс-референт».

документооборот система электронный

Табл. 6 Общий случай процесса внедрения

№	Этап	Описание
1	ЭКСПЕРТИЗА	Предварительный анализ предметной области, разработка концепции решения, предварительная оценка графика и бюджета проекта.
2	АНАЛИЗ	Детальный анализ процессов, подлежащих автоматизации, требований к системе, формирование технического задания на внедрение, уточнение графика и бюджета проекта.
3	ПРОЕКТИРОВАНИЕ	Разработка и документирование проектных решений по системе, описывающих вид и поведение каждой составляющей решения и решения в целом, прототипирование.
4	РАЗРАБОТКА	Настройка системы «Босс-референт», разработка дополнительных компонент, тестирование, разработка эксплуатационной документации.
5	ВВОД В ДЕЙСТВИЕ	Развертывание системы в рабочей среде, обучение персонала, опытная эксплуатация, доработка, сдача в постоянную эксплуатацию.
6	СОПРОВОЖДЕНИЕ	Разрешение инцидентов, консультирование по эксплуатации, анализ параметров функционирования, планирование развития.

Основная цель проекта - переход на безбумажные технологии работы с документами и упорядочение работы с технической и канцелярской документацией. Решаются задачи автоматизации регистрации и контроля исполнения документов в рамках канцелярии, включая обработку электронной почты. Построения электронных архивов технических документов по работе с заявлениями граждан, текущим документооборотом, автоматизация процессов обработки входящих сообщений. Реализована интеграция справочников контрагентов «Босс-референт» и системы управленческого учета. Тип решения: настройка приложений «Делопроизводство» и «Управление процессами», разработка утилитов синхронизации справочников контрагентов. Основные характеристики внедряемой системы представлены в (табл. 7).

Необходимо подписать договор на внедрение «Босс-референт» и до конца года выполнить данный процесс.

В рамках проекта специалистам следует провести обучение сотрудников ВМО «Тверское» работе с системой, а также обучить системных администраторов моделированию.

Задачи, поставленные руководством ВМО «Тверское» перед внедряемой системой документооборота, включают в себя:

- построение электронных архивов технических документов и документов канцелярии;

- автоматизацию регистрации и учета документов в рамках канцелярии.

Система документооборота компании ВМО «Тверское» развернута на всех рабочих местах, и к работе в системе «Босс-референт» подключены все сотрудники, для которых обеспечен доступ к центральной сети.

Практические результаты по внедрению системы электронного документооборота «Босс-референт» будут решены следующие задачи, представленные таблицей в приложении.

- внедрен единый порядок работы с документами;

- упростились процедуры учета документов;

- уменьшение затрат времени на учет документов;

- экономится рабочего времени сотрудников на всех этапах работы с документами;

- улучшен контроль исполнительской дисциплины внутри организации;

- обеспечено безопасное хранение и использование документов.

Система обеспечивает автоматизацию всего комплекса работ с документами, в том числе присущего традиционному делопроизводству: создание, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение, регламентация доступа. «Босс-референт» является удобной платформой для автоматизации коллективной работы и документо-ориентированных бизнес-процессов. «Босс-референт» может с успехом использоваться в области автоматизации традиционного делопроизводства и любых бизнес-процессов, находящих свое отражение в документах (например, управление договорами, внутренними и внешними заявками).

Отличительной особенностью системы электронного документооборота «Босс-референт» является то, что документы в системе могут быть представлены самостоятельно вплоть до полного копирования бумажных аналогов в электронный вид.

«Босс-референт» поддерживает контроль и сопровождение всех видов документации, как бумажных, так и электронных на протяжении всего жизненного цикла документа.

Оперативный контроль рассмотрения документов позволяет отслеживать поручения. Руководитель может оперативно получать информацию о том, какие его поручения должны быть выполнены в ближайшее время или не выполнены в срок. Система позволяет формировать отчеты по исполнению, что позволяет руководителю контролировать работу своих подчиненных.

Систему документооборота компании ВМО «Тверское» будет развернута на всех рабочих местах, и к работе в системе «Босс-референт» будут подключены все сотрудники, для которых обеспечен доступ к центральной сети.

Система позволит автоматизировать комплекс работ с документами.

Исследовали, что внедренная система электронного документооборота с течением времени окупится. Управление сумеет уменьшить пользование всевозможных ресурсов, и сохранять превосходства с помощью передовых многофункциональных способностей системы «Босс-Референт».

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Целью дипломной работы являлось исследование электронного документооборота, его особенностей и перспектив развития.

Цель достигнута путем решения следующих задач:

1. Рассмотреть теоретический обзор использования систем электронного документооборот.

2. Провести анализ систем управления электронным документооборотом на примере ВМО Тверское.

3. Проанализировать эффективность использования системы управления электронным документооборотом на примере ВМО Тверское.

Подведем выводы:

1) В первой главе было выявлено, что для управления электронными документами используется специальное программное обеспечение - системы управления электронными документами.

Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между организациями, подразделениями одной организации, группами пользователей или пользователями. Главным назначением СЭД является организация хранения электронных документов и организация эффективной работы с ними.

Основой систем электронного документооборота являются: ролевое рабочее место, предусматривающее оснащение работника организации компьютером с установленными на нем функциональными компонентами системы, позволяющими решать узкий круг задач в соответствии с ролью этого работника в документообороте организаций; бизнес-функция, устанавливающая маршрут движения документа по организации, задаваемый администратором системы.

2) Во второй главе было исследовано, что существующая система в ВМО «Тверское» управления не допустит: дублирующей информации; получает информацию сразу; позволяет уменьшить употребление ресурсов: временных, материальных - экономия бумаги, а значит и места, позволяет быстрый поиск подходящего документа и контролирования исполнения текущих задач.

Отсутствует возможность: подписывать документы напрямик в программе при помощи электронно-цифровой подписи, регистрации документов напрямик с факса и отправка по факсу из программы, не распечатывая, это существенно уменьшило бы время работы экономиста, неимение web-доступа к базе данных, это нужно, для начала, руководителю и программерам.

Для решения проблем необходимо усовершенствовать существующую систему электронного документооборота. Поэтому очевидна необходимость выбора современного СЭД для ВМО Тверское, так как они имеют широкие возможности.

Из трех рассмотренных систем электронного документооборота наиболее полно удовлетворяет требованиям ВМО Тверское система «Босс-Референт» и система «ДЕЛО». Цена на систему ЭОС слишком высока, поэтому остановились на выборе системы «Босс-Референт».

Было исследовано, что внедренная система электронного документооборота с течением времени окупится, невзирая на большую цену общего владения системой. Благодаря ей, управление сумеет уменьшить пользование всевозможных ресурсов, и сохранять превосходства с помощью передовых многофункциональных способностей системы «Босс-Референт».

3) Практические результаты по внедрению системы электронного документооборота «Босс-референт» показали, что решены следующие задачи:

- внедрен единый порядок работы с документами;

- упростились процедуры учета документов;

- уменьшение затрат времени на учет документов;

- экономия рабочего времени сотрудников на всех этапах работы с документами;

-улучшен контроль исполнительской дисциплины внутри организации;

- обеспечено безопасное хранение и использование документов.

Система обеспечивает автоматизацию всего комплекса работ с документами, в том числе присущего традиционному делопроизводству: создание, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение, регламентация доступа. «Босс-референт» является удобной платформой для автоматизации коллективной работы и документо-ориентированных бизнес-процессов. «Босс-референт» может с успехом использоваться в области автоматизации традиционного делопроизводства и любых бизнес-процессов, находящих свое отражение в документах (например, управление договорами, внутренними и внешними заявками).

В результате внедрения программы «Босс-референт» в ВМО Тверское, мною разработана должностная инструкция системного администратора, которая поможет.